1

Unele aspecte ale relaţiei „bibliotecar – utilizator” în cadrul bibliotecii

universitare Angela AMORŢITU, şef serviciu

„Colecţia de Patrimoniu”, BŞ ASEM

Relaţiile cu publicul constituie o permanentă preocupare a oricărei biblioteci. Pentru ca serviciile oferite de bibliotecă să devină atractive şi de un real

folos pentru utilizatori, se impune o conlucrare benefică între bibliotecar şi utilizator.

Un bibliotecar modern sau bibliotecarul 2.0 trebuie să înţeleagă utilizatorul 2.0, să posede instrumente web

2.0, să adopte rapid decizii relevante, să fie inovativ şi renovativ.

Structurile şi substructurile care intră în relaţii directe cu publicul, în cazul Bibliotecii Ştiinţifice ASEM „Comunicarea Colecţiilor”, reprezintă punctul-cheie al bibliotecii în care sunt fructificate realizările tuturor celorlalte activităţi din cadrul ei.

Pentru o mai bună conlucrare şi înţelegere şi în vederea unei serviri calitative a utilizatorului este necesară identificarea algoritmului satisfacerii cerinţei informaţionale a utilizatorului.

Pentru a realiza misiunea principală a Bibliotecii Ştiinţifice a ASEM „de a contribui la dezvoltarea învăţământului universitar şi ştiinţei economice prin satisfacerea deplină a necesităţilor informaţionale complexe” şi pentru a face faţă cerinţelor complexe, venite din partea utilizatorului, bibliotecarul trebuie să întrunească un set de competenţe profesionale: abilităţi de comunicare, abilităţi organizaţionale, posedarea instrumentelor tehnologice moderne. Bibliotecarul care stă în faţa utilizatorului trebuie:

• să recunoască şi să identifice corect nevoia de informare;

• să stabilească şi să diferenţieze sursele de acces la informaţia solicitată;

• să poată accesa şi localiza informaţia;

• să poată compara şi evalua informaţiile din surse diferite;

• să susţină un dialog calm şi explicit cu utilizatorul.

InfoStand biblioteconomic Buletin de informare al secţiunii ABRM «Procese tehnologice de bibliotecă»

nr. 1 (11), 2015

SUMAR

Angela AMORŢITU. Unele aspecte ale relaţiei „bibliotecar – utilizator” în cadrul bibliotecii universitare

Nomenclator-cadru al proceselor şi operaţiilor tehnologice în instituţiile infodocumentare (Sfârşit)

Victoria MOŞNEAGA. Schema tehnologică de organizare şi prezentare a expoziţiilor on-line (cazul DIB ULIM)

Direcţii şi orientări prioritare de dezvoltare a bibliotecilor din învăţământul profesional tehnic (atelier profesional)

Rubrica „Întrebări-Răspunsuri”

Editor: Asociaţia Bibliotecarilor din Republica Moldova. Secţiunea de profil „Procese Tehnologice de Bibliotecă”

Redactor şef: Viorica LUPU

Tehnoredactare: Iulia TĂTĂRESCU

Adresa redacţiei: str. Mirceşti, 42, Chişinău, MD 2049 tel.(+373 22)432592 e-mail: v.lupu@uasm.md i.tatarescu@uasm.md

  2

Una dintre calităţile speciale pe care trebuie să le posede un bibliotecar profesional este erudiţia. Erudiţia este o calitate a memoriei bazată pe cunoştinţe dobândite pe parcursul vieţii şi/sau prin lectură intensă. Erudiţia este un nivel mental pe care unii bibliotecari îl ating, iar alţii doar jinduiesc să-l atingă.

Să analizăm paşii pe care îi face utilizatorul, atunci când vine la bibliotecă şi vrea să obţină informaţia sau documentul necesar. La prima etapă – dialogul, când utilizatorul îşi formulează necesităţile sale informaţionale, bibliotecarul, prin întrebările pe care le pune, se străduie să identifice corect şi să obţină date cât mai concrete privind doleanţele şi preferinţele de informare ale utilizatorului.

În cazul în care suntem siguri că am identificat clar cererea de informare, utilizatorului i se propun surse sau i se oferă posibilitatea de a selecta de sinestătător publicaţiile la raft (în cazul accesului liber la raft). Suplimentar, bibliotecarul poate oferi utilizatorului surse adiacente ce ar completa solicitarea informaţională a utilizatorului.

Un moment important în dialogul bibliotecar-utilizator este limbajul de exprimare. Întrebările trebuie să fie puse cu un ton liniştit, clar pentru a obţine răspunsuri la fel de clare şi exacte.

Proiectarea serviciilor de bibliotecă creează medii virtuale elegante, neagasante, care conduc biblioteca spre o experienţă de cercetare pe care utilizatorii o vor aprecia şi care îi va determina să considere instituţia ca fiind prima opţiune în cazul în care vor mai avea nevoie de informare.

Proiectarea unor servicii de bibliotecă, destinate publicului, din perspectiva mediului tehnologic, obligă la aplicarea principiilor de accesibilitate, grad de utilizare şi marketing pentru a reduce cantitatea de muncă pe care utilizatorul ar trebui să o depună în procesul de navigare prin mediile de informare ale bibliotecii. Astfel, timpul economisit este utilizat în procesul de învăţare şi creare.

Concluzia la care am ajuns este că bibliotecile sunt obligate să-şi desfăşoare activitatea într-un nou context informaţional şi de comunicare, ele fiind de fapt, acele structuri de informare şi

documentare care trebuie să capitalizeze, prelucreze, disponibilizeze şi să valorifice cele mai diverse resurse informaţionale şi documentare.

Pentru a-şi îndeplini menirea, bibliotecile trebuie să se preocupe de elaborarea şi punerea în aplicare a unor noi modele de organizare a informaţiei; să stabilească şi să furnizeze modele noi de regăsire a informaţiei (criterii derivate din analiza comunităţii deservite, din misiunea şi obiectivele bibliotecii, din cunoaşterea modalităţilor şi formelor de construcţie şi comunicare a informaţiei); să asigure selectivitatea în regăsirea informaţiei (prin stabilirea criteriilor, particularizării informaţiei în funcţie de situaţii informative contextuale); elaborarea de produse şi servicii de informare electronice accesibile prin Internet; dezvoltarea cercetării fundamentale şi aplicative în domeniul ştiinţelor informării şi comunicării.

Referinţe bibliografice: 1. DEDIU, Liviu. Managementul serviciilor

pentru utilizator în bibliotecile contemporane [online]. Bucureşti: Editura ANBPR, 2012. ISBN 978-606-92717-0-4. 193 p. Disponibil: http://www.unibuc.ro/studies/ Doctorate2010Ianuarie/Dediu

2. KULIKOVSKI, Lidia. Exploatarea conceptuală a relaţiei cu utilizatorii: contexte actuale şi emergente. In: Lectura. 2007, nr. 3-4, pp. 12-15.

3. KULIKOVSKI, Lidia. Managementul relaţiei cu utilizatorii [online]. Disponibil: http://www.slideshare.net/cdbclub/02-kulikovski-managementul-relatiei-cu-utilizatorii

4. Strategia de dezvoltare a Bibliotecii Ştiinţifice ASEM (2011-2015). Chişinău: ASEM, 2010. 25 p.

  3

CICLUL IX. MANAGEMENT Proces 1. Planificarea activităţii de bibliotecă Evaluarea activităţii, analiza SWOT şi PEST

Determinarea obiectivelor de bază şi termenele de realizare

Elaborarea propriu-zisă a programelor de activitate

Discutarea programelor în cadrul Consiliul de Administraţie.

Revizuirea şi aprobarea programului

Proces 2. Evidenţa activităţii de bibliotecă. Statistici. Indicatori Evidenţa statistică a utilizatorilor

Evidenţa împrumuturilor de documente

Evidenţa referinţelor bibliografice

Evidenţa individuală a activităţii de muncă

Evidenţa altor activităţi (expoziţii, livrare electronica a documentelor, DSI etc.)

Întocmirea rapoartelor de activitate a subdiviziunilor bibliotecii

Întocmirea raportului anual de activitate a bibliotecii

Completarea Raportului statistic anual Nr 6-C

Întocmirea raportului statistic anual al activităţii bibliotecilor din reţea

Proces 3. Organizarea conferinţelor, seminarelor, atelierelor profesionale Determinarea tematicii acţiunii

Alcătuirea programului şi a textului invitaţiei

Informarea/invitarea participanţilor

Multiplicarea materialelor-suport

Organizarea acţiunii

Evaluarea acţiunii

Proces 4. Elaborarea şi publicarea lucrărilor ştiinţifice Elaborarea articolului

Pregătirea comunicării

Elaborarea unei culegeri de lucrări

Proces 5. Organizarea şedinţelor Organizarea şedinţelor Consiliului de Administraţie

Organizarea şedinţelor grupurilor de lucru specializate

Întocmirea procesului verbal

Proces 6. Realizarea controlului managerial Controlul calităţii şi corectitudinii îndeplinirii activităţilor de bibliotecă

Controlul îndeplinirii deciziilor (ordine, dispoziţii, decizii metodologice etc.)

Asigurarea transparenţei rezultatelor controlului şi luarea de decizii

Implementarea şi menţinerea unui sistem de management al calităţii

Proces 7. Realizarea activităţii de marketing Elaborarea politicilor de produs, preţ, distribuţie şi promovare

Elaborarea strategiilor de marketing

Realizarea studiilor de piaţă

Realizarea auditului de marketing

NOMENCLATOR-CADRU AL PROCESELOR ŞI OPERAŢIILOR TEHNOLOGICE ÎN INSTITUŢIILE INFODOCUMENTARE

Sfârşit

  4

Compartimentul I: Conceptual Scop: • informarea utilizatorilor asupra

resurselor documentare şi informaţionale ale DIB ULIM prin intermediul mijloacelor noi de informare;

• valorificarea ştiinţifică a colecţiilor informaţionale şi documentare de care dispune biblioteca;

• sprijinirea procesului de învăţământ şi a activităţilor ştiinţifice din cadrul universităţii;

• pregătirea studenţilor şi profesorilor pentru diverse manifestări şi activităţi;

• atragerea noilor utilizatori prin intermediul unor metode accesibile;

• promovarea fondului şi resurselor documentare deţinute de DIB ULIM;

• promovarea imaginii DIB ULIM în comunitatea universitară.

Destinaţie: Expoziţiile on-line sunt destinate atât

studenţilor şi cadrelor didactice din comunitatea universitară, cât şi pentru alţi beneficiari „de la distanţă” care pot accesa pagina web a DIB ULIM. Tipuri de expoziţii: • Achiziţii noi; • Expoziţii tematice; • Publicaţii universitare; • Valori Bibliofile.

Compartimentul II: Elaborare şi prezentare

1. Selectarea documentelor:

Achiziţii noi Selectarea documentelor se realizează în colaborare cu personalul serviciului Dezvoltarea şi Prelucrarea Analitico-Sintetică a Resurselor Infodocumentare. Criteriul selectivităţii – exhaustivitate. Sunt preluate toate documentele noi care au fost incluse în fondul bibliotecii într-o perioadă anumită de timp pentru a le pune la dispoziţia utilizatorilor.

Expoziţii tematice Pentru expoziţiile tematice organizate

cu prilejul unor date remarcabile se selectează 8-10 publicaţii din fondurile de bază cu participarea nemijlocită a managerilor responsabili.

Pentru fiecare expoziţie se respectâ următoarele criterii: - corespunderea profilului universităţii; - destinaţie funcţională; - autoritatea profesională a autorului şi a

editurii; - interesele utilizatorilor; - limba în care este realizată expoziţia; - noutatea şi tematica conţinutului

documentelor expuse.

Publicaţii universitare Se selectează exhaustiv toate

documentele cadrelor profesoral-didactice şi ale studenţilor care au apărut sub egida ULIM la o anumită perioadă de timp (1-2 luni de zile).

Valori bibliofile Are loc selectarea cărţilor vechi din

cadrul DIB fără nici o restricţie, deoarece ele constituie valoarea inedită a ULIM. Pentru a nu fi deteriorate, valorile bibliofile sunt puse la dispoziţia utilizatorilor doar în format electronic (foaia de titlu şi cuprinsul).

2. Designul şi prezentarea poligrafică a documentelor:

La această etapă documentele sunt supuse scanării, se scanează coperta şi cuprinsul lucrării.

3. Prelucrarea tehnică a imaginii (machetarea):

Se realizează prelucrarea tehnică a imaginii obţinute conferindu-i o prezentare grafică atractivă, frumoasă şi care îi va insufla utilizatorului încredere prin utilitatea sa.

4. Expertiza preventivă a expoziţiilor: Până a fi plasate pe site-ul bibliotecii

expoziţiile on-line sunt supuse unei expertize preventive de către personalul în a cărui responsabilitate este acest proces. După redactare sau modificare (dacă este necesar) expoziţia este plasată pe pagina web a DIB ULIM.

5.Responsabilităţi de elaborare şi prezentare:

Expoziţiile virtuale întrunesc două aspecte importante: aspectul documentar-bibliografic şi aspectul tehnic.

SCHEMA TEHNOLOGICĂ DE ORGANIZARE ŞI PREZENTARE A EXPOZIŢIILOR ON-LINE (CAZUL DIB ULIM)

  5

Partea documentar-bibliografică este acoperită de către serviciul Informare Bibliografică şi Documentară. Acesta efectuează următoarele procese: selectarea preventivă a documentelor pentru expoziţie; alcătuirea descrierii bibliografice şi a adnotării; determinarea necesităţii de prezentare a sumarului documentului; culegerea la computer a informaţiilor de prezentare.

Toate elementele menţionate sunt transmise ulterior de serviciul Informare Bibliografică şi Documentară către Centrul de Automatizare.

Responsabilitatea proceselor tehnice revine Centrului de Automatizare DIB ULIM: scanarea materialelor, designul expoziţiei, amplasarea materialelor, prezentarea lor pe WEB.

Realizat: Victoria MOŞNEAGA

Comunicat informativ despre atelierul profesional din data de

04 iunie 2015 “Direcţii şi orientări prioritare de

dezvoltare a bibliotecilor din învăţământul profesional tehnic” Secţiunile “Biblioteci de colegiu şi şcoli

profesionale” şi “Procese tehnologice de bibliotecă” ale Asociaţiei Bibliotecarilor din Republica Moldova, în colaborare cu Şcoala Profesională nr. 9 din mun. Chişinău, au organizat în data de 4 iunie 2015 atelierul profesional cu genericul “Direcţii şi orientări prioritare de dezvoltare a bibliotecilor din învăţământul profesional tehnic”.

Obiectivele atelierului au fost informarea bibliotecarilor despre tendinţele şi priorităţile bibliotecilor din instituţiile de învăţământ vocaţional/tehnic, despre documentele normative şi de reglementare din domeniul biblioteconomiei, precum şi prezentarea unor activităţi practice privind evidenţa şi statistica activităţilor de bibliotecă.

Startul atelierului a fost dat de preşedintele secţiunii “Biblioteci de colegiu şi şcoli profesionale” (BCŞP), Tatiana Ambroci, care a salutat participanţii, a mulţumit administraţiei instituţiei de învăţământ pentru deschiderea şi disponibilitatea de a găzdui acest eveniment profesional, evidenţiind importanţa întrunirilor profesionale pentru amplificarea comunicării interbibliotecare,

schimbului de experienţe, idei, dezbaterea problemelor profesionale cu care se confruntă bibliotecarii şi pentru identificarea în comun a soluţiilor.

Directorul Şcolii Profesionale nr. 9, dl Petru Golovatenco, în cuvântul său de salut a subliniat importanţa bibliotecii în viaţa didactică a şcolii profesionale, a apreciat inteligenţa bibliotecarilor în cunoaşterea diferitor domenii de activitate, şi-a exprimat dorinţa de susţinere a bibliotecilor şi bibliotecarilor în organizarea diferitor reuniuni profesionale şi deschiderea pentru colaborare cu ABRM.

Un cuvânt de salut a avut şi preşedintele secţiunii “Procese tehnologice de bibliotecă” dna Viorica Lupu, care a salutat şi apreciat prezenţa predominantă la această întrunire a bibliotecarilor din şcoli profesionale şi de meserii, menţionând că această categorie de bibliotecari este mai puţin implicată în activitatea ABRM şi mai puţin prezentă la evenimentele organizate de asociaţie. Concomitent, dna Viorica Lupu a prezentat succint informaţii despre activitatea secţiunii “Procese tehnologice de bibliotecă”, a prezentat buletinul “InfoStand Biblioteconomic”, care oferă bibliotecarilor instrumente profesionale privind realizarea proceselor tehnologice/de producţie în bibliotecă şi care poate fi accesat de pe site-ul ABRM.

În calitate de formatori ai atelierului au fost experţi în domeniul biblioteconomiei şi ştiinţei informării, bibliotecari cu grad de calificare superioară: Ludmila Corghenci, preşedintele comisiei ”Formare profesională continuă” din cadrul CBN, membru a comisiei ABRM “Formare profesională continuă”, director interimar DIB ULIM; Iulia Tătărescu şi Vera Sobeţchi de la Biblioteca Republicană Ştiinţifică Agricolă a UASM.

Conform programului, prima comunicare a fost prezentată de preşedintele BCŞP, dna Tatiana Ambroci, care a adus la cunoştinţa celor prezenţi rezultatele unui studiu efectuat în anul 2014 privind infrastructura şi serviciile bibliotecilor de colegii din Republica Moldova. Studiul a identificat mai multe probleme, care au fost aduse la cunoştinţa celor prezenţi. Cele mai stringente probleme identificate s-au dovedit a fi cele ce ţin de evidenţa statistică a activităţii bibliotecilor, autorul studiului venind şi cu recomandări în scopul ameliorării domeniului.

  6

Subiectul prezentat de formatorul Ludmila Corghenci a ţinut de noul Regulament privind modul de conferire a categoriilor de calificare personalului de specialitate din biblioteci, aprobat în februarie 2015. Bibliotecarii prezenţi la această reuniune pentru prima dată au avut ocazia să facă cunoştinţă mai profund cu structura şi conţinutul acestui document, cu algoritmul cunoaşterii şi aplicării anexelor regulamentului. Dna Ludmila Corghenci a propus şi unele recomandări privind cunoaşterea fenomenului ”atestarea bibliotecarilor”, însuşirea şi cunoaşterea regulamentului, printre care: pregătirea dosarului pentru atestare, colectarea documentelor necesare, orientarea/implicarea pentru formarea continuă etc.

În calitatea sa de membru al comisiei ABRM ” Formare profesională continuă” şi de preşedinte a comisiei ” Formare profesională continuă ” din cadrul Consiliului Biblioteconomic Naţional dna Ludmila Corghenci a informat bibliotecarii despre ofertele de formare continuă din cadrul Centrului de Excelenţă, a facultăţii de Jurnalism şi Ştiinţe ale Comunicării din cadrul USM, a Centrului de Formare Continuă USM etc.

Dna Iulia Tătărescu, în comunicarea sa „Evidenţa tehnico-operativă a fondului documentar: aspecte teoretice şi aplicare practică”, s-a referit la astfel de componente ale evidenţei tehnico-operative ca: evidenţa globală, realizată în Registrul de Mişcare a Fondului (RMF), evidenţa individuală în Registrul Inventar (RI) şi unele metode de evidenţă a periodicelor.

Pe parcursul comunicării a fost prezentat un model de RMF şi model de fişă de evidenţă a publicaţiilor periodice.

Dna Tătărescu a subliniat importanţa elaborării şi adoptării la nivel naţional a unui model-cadru al RMF-ului pentru bibliotecile din învăţământ.

Evidenţa activităţilor de bibliotecă a fost reflectată în prezentarea dnei Vera Sobeţchi “Evidenţa şi statistica activităţilor de bibliotecă: comunicarea colecţiilor, activităţi culturale, servicii de referinţe”.

Referindu-se la importanţa consemnării zilnice a activităţii, în special, a proceselor biblioteconomice ce ţin de raporturile bibliotecii cu utilizatorii, formatorul V. Sobieţchi a menţionat că această preocupare este esenţială atât pentru planificare şi control, pentru raportare şi măsurarea performanţelor, cât şi pentru analiza statistică a activităţii bibliotecii. În condiţiile, în care o bună parte din bibliotecile şcolilor profesionale şi de colegii nu prezintă rapoarte statistice anuale la nivel naţional, fapt ce indică deficienţe la capitolul evidenţei zilnice a activităţii, a fost prezentat şi propus pentru adaptare (utilizare) un set de forme de evidenţă elaborate cu specificul bibliotecilor din învăţământ, şi anume: caietul de evidenţă a activităţii de bibliotecă, fişa de evidenţă zilnică, fişa de înregistrare a utilizatorului, fişa contract de împrumut etc. Aceste forme de evidenţă ar putea fi utile bibliotecilor din instituţiile de învăţământ profesional tehnic, ţinând cont şi de faptul, că în prezent forme tipizate de evidenţă nu se mai produc în mod centralizat.

  7

În rezultatul dezbaterilor pe marginea lucrărilor atelierului profesional au fost propuse următoarele recomandări:

- elaborarea şi aprobarea la nivel naţional a unor formulare tipizate destinate activităţii de bibliotecă;

- organizarea atelierelor profesionale orientate spre tehnologii concrete, direcţii practice de bibliotecă (evidenţa colecţiilor, servicii de referinţe, elaborarea bibliografiilor, organizarea acţiunilor de informare etc.);

- discuţii cu Ministerul Educaţiei privind procedura de prezentare a documentelor ce ţin de eliminarea publicaţiilor din colecţiile bibliotecilor de colegiu şi şcoli profesionale;

- organizarea unui atelier profesional cu privire la metodologia de aplicare a Regulamentului privind modul de conferire a categoriilor de calificare personalului de specialitate din biblioteci. La această reuniune au participat 43 de

bibliotecari, dintre care 29 de bibliotecari- din şcoli profesionale şi de meserii. Este important de menţionat şi faptul că la Asociaţia Bibliotecarilor din RM au mai aderat 8 membri: 4 bibliotecari din bibliotecile de colegiu şi 4 – din şcoli profesionale.

Elaborat: Viorica Lupu, Tatiana Ambroci

În cadrul rubricii din numărul respectiv

al buletinului ne propunem să răspundem la întrebări referitoare la unele tipuri de referinţe prestate utilizatorilor de către bibliotecă. Întrebarea 1: Care este diferenţa între referinţa statistică şi referinţa factologică? Răspuns: Orice informaţie (referinţă) statistică este referinţă factologică şi - nu

orice referinţă factologică conţine neapărat date statistice.

Exemplu 1: Soiuri de măr autohtone (de toamnă): Calvil de Zăpadă, Codreanca, Domneşti, Izvoraş, Nistreţ, Ţiganca. Sursa: Cimpoieş, Gh. Cultura mărului. Chişinău: Bons offices, 2012. ISBN 978-9975-80-547-6.

Exemplu 2: Populaţia RM constituie 3555,2 mii persoane. Sursa: Biroul Naţional de Statistică al RM. Disponibil: http://www.statistica.md/ newsview.php?l=ro&idc=168&id=4678

Ambele exemple conţin răspunsuri ce trebuie înregistrate ca referinţe factologice.

Întrebarea 2: La ce tip de referinţă putem clasifica răspunsul la întrebarea: Ce serviciu al bibliotecii se ocupă cu redactarea listei bibliografice la o teză de master?

Răspuns: La nici un tip, aceasta nu va fi referinţă, ci răspuns la o întrebare de orientare. Întrebarea 3: Cum diferenţiem o referinţă bibliografică tematică de o cercetare bibliografică tematică?

Răspuns: Referinţa bibliografică tematică îndeplinită numai în baza catalogului bibliotecii şi care va conţine nu mai mult de 10 surse (în cazul exportului automatizat din catalogul electronic al bibliotecii pot fi şi mai multe) - aceasta va fi o referinţă bibliografică tematică; când utilizatorul solicita o listă de publicaţii la o anumită temă şi din alte biblioteci, atât din ţară cât şi de peste hotare, cu indicarea parametrilor cronologici şi lingvistici, atunci aceasta va fi o cercetare bibliografică.

Întrebarea 4: E neapărat de indicat sursa de unde am găsit informaţia?

Răspuns: Da, ca să fim corecţi, este necesar neapărat de indicat sursa, utilizând elementele obligatorii ale referinţei bibliografice (şi aici avem în vedere descrierea bibliografică succintă a publicaţiei).

Vă aşteptăm şi cu alte întrebări referitoate la prosesele, serviciile şi produsele de bibliotecă. Pentru a da răspunsuri corecte vom apela la ajutorul experţilor în domeniu.