Ce trebuie s ai n vedere atunci cnd organizezi un eveniment

Ce trebuie s ai n vedere atunci cnd organizezi un eveniment?

s-a vzut lipsa mea de cteva zile de pe blog, dar eu zic c a fost cu un scop nobil: organizarea evenimentului Online Career Day. Din punctul nostru de vedere, a ieit extrem de bine i ateptm cu nerbdare urmtoarea ediie de luna viitoare. OCD mi-a adus aminte de cteva idei eseniale despre organizarea unui eveniment i, fiind att de muli tudeni n sal, m-am gndit s le mprtesc pe blog.

Organizarea unui eveniment nu este un lucru uor, dei muli ar crede c e floare la ureche. Ei bine, nu e. Chiar i dup ani de experien, organizarea efectiv a unui eveniment i d mari bti de cap, iar nivelul de stres este extrem de ridicat. Asta, bineneles, dac i pas cum iese evenimentul i, mai ales, ce spun participanii despre el i, implicit, despre tine.

Exist cteva lucruri pe care trebuie s le ai n vedere atunci cnd organizezi un eveniment, indiferent de tipul i de proporia lui:

- Stabilete de la bun nceput motivul pentru care organizezi acest eveniment. Este vorba de bani, de imagine sau de schimbarea unor comportamente i/sau atitudini? Cu ct tii mai precis scopul evenimentului, cu att poi ajunge mai aproape i mai repede la succes, adic la rezultate palpabile;

- Asigur-te c te poi baza pe o echip de oameni! Un eveniment nu se organizeaz singur, ci are nevoie de multe resurse, iar cele mai importante sunt resursele umane. Dac nu ai oameni care s planifice activiti i s le deruleze, nu poi avea un eveniment. Dac nu ai oameni care s adune fondurile necesare desfurrii optime a activitilor, nu poi avea un eveniment. Dac nu ai oameni care s participe efectiv la eveniment clar nu poi avea un eveniment;

- Imagineaz-i derularea efectiv a evenimentului i pune pe foaie toi paii i, mai ales, toate resursele de care ai nevoie pentru fiecare activitate n parte. Altfel, te poi trezi n mijlocul evenimentului c ai uitat ceva i, cu siguran, nu va fi foarte plcut;

- Nu uita s mpari sarcini i s scrii n planificarea ta cine e responsabil de fiecare activitate n parte. Nu te atepta ca oamenii din echip s aib iniiativa realizrii unei sarcini nedelagate i s speri c va exista cineva dintre toi care va ndeplini acele activiti;

- De asemenea, nu uita s fixezi termene-limit pentru toate aceste sarcini i s te asiguri c ele sunt respectate de restul echipei. Nu e prea amuzant s afli c materialele nu vor fi gata la timp, pentru c unuia dintre membri nu i s-a dat un termen-limit;

- Nu uita s ceri feedback-ul participanilor la eveniment, printr-un chestionar de evaluare. De asemenea, verific i ceea ce s-a scris ulterior despre eveniment ca s tii dac i-ai atins obiectivele sau nu. Totodat, nu uita s mulumeti pentru feedback i pentru participare;

- Dup terminarea evenimentului, nu trebuie s dispari n neant rmi n contact cu partenerii, cu sponsorii, cu participanii. Mulumete-le pentru sprijin i ine-i n priz pentru evenimente ulterioare.

nainte de a organiza un evenimentn primul rnd, atunci cnd te hotrti s organizezi un eveniment trebuie s te ntrebi mai nti dac ai nevoie de un eveniment i ce anume doreti s obii prin acel eveniment: bani, imagine sau poate amndou?

n jurul conceptului evenimentului tu st ntreaga forfot care va urma. Aadar, pregtete-te alturi de echipa ta i scrie scenariul n cel mai mic detaliu:- Care este tema evenimentului?- Este evenimentul organizat cu un prilej anume?- Ce vrem s obinem n urma acestui eveniment?- Pentru cine facem acest eveniment?- Cum vom promova acest eveniment?- Cnd vom organiza acest eveniment?- Pe ce perioad se va ntinde evenimentul?- Unde vom desfura evenimentul nostru?- Care sunt activitile pe care ni le propunem n acest eveniment?- Care sunt resursele umane disponibile pentru acest eveniment?- Care este bugetul evenimentului?- Ce resurse avem i de care mai avem nevoie?- Cine sunt oamenii-cheie care ne pot ajuta n susinerea evenimentului?- Care sunt riscurile ca acest eveniment s nu ias cum ne-am propus?- Care sunt planurile de rezerv pentru riscurile identificate?

Ia-i ntotdeauna timp destul pentru pregtire, deoarece un eveniment bine organizat ncepe cu cel puin 3-6 luni de la data efectiv a implementrii lui.

Verific ntotdeauna dac n acea perioad sunt srbtori religioase sau alte evenimente care ar putea s i dea peste cap programul i mai ales lista de invitai. Verific agendele instituiilor, calendarele cu zilele libere i cele religioase, chiar dac la prima vedere nu i va veni n minte un alt eveniment.

Nu face un eveniment doar de dragul de a organiza ceva. Gndete-te i analizeaz bine nevoile pe care le are compania ta. Dac nu dispui de destui oameni sau de destule resurse, mai bine amn totul pentru cnd toate acestea vor fi la un nivel mai ridicat.

Asigur-te c locul ales este unul cunoscut de cei pe care i-ai invitat sau, dac nu, mcar s le oferi un kit complet prin care s neleag cum s ajung acolo.

Nu te gndi c dac rezervi o sal de conferine, cel ce deine sala i va pune la dispoziie i restul de echipamente: videoproiector, laptop, sunet etc. Cere-le expres i trece-le n contractul de nchiriere.

Pune-te n pielea invitailor: ce au nevoie, unde vor sta, cu cine vor vorbi, cum se vor simi etc. Deruleaz dinainte firul evenimentului pentru a nu se ajunge atunci la un haos complet.

Nu pune n list activiti care nu au nici o legtur cu tema evenimentului i care nu ndeplinesc obiectivele propuse. Chiar dac poi i i place s le faci, pstreaz-le pentru un cu totul alt eveniment.

Ai grij la cele mai mici detalii: spun i hrtie igienic la toalet, curenie n toate locurile evenimentului, nici un scaun rupt sau stricat, mncare proaspt i delicioas, ap i cafea la discreie, echipament tehnic funcional, lumin potrivit n sal, transport pn la locul evenimentului etc.

Dup ce se termin evenimentul, nu ncasa banii i nu te bucura de articolele aprute despre tine n pres, ci ncearc s iei pulsul evenimentului direct de la participani pentru a ti ce a fost bine i ce trebuie s schimbi data viitoare. Pentru c dac ari c nu i pas, e foarte posibil s nu mai fie deloc o dat viitoare