Documentele si Registrele Obligatorii Privind Activitatea Comerciala la SC Sorste SRL

TEMA

DOCUMENTELE SI REGISTRELE OBLIGATORII IN DERULAREA OPERATIILOR PRIVIND ACTIVITATEA COMERCIALA LA S.C. SORSTE S.R.L

CUPRINS

ARGUMENT...............................................................................................................4

CAPITOLUL 1

DOCUMENTELE SI REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE DE AGENTUL ECONOMIC IN ACTIVITATEA COMERCIALA

1.1 DOCUMENTELE DE EVIDENTA.......................................................................61.1.1 Importanta si rolul documentelor de evidenta............................................61.1.2 Structura documentelor de evidenta...........................................................71.1.3 Clasificarea documentelor de evidenta.......................................................71.1.4 Intocmirea documentelor de evidenta......................................................101.1.5 Verificarea documentelor de evidenta......................................................111.1.6 Pastrarea si arhivarea documentelor de evidenta.....................................12

1.2 REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII.....................................................141.2.1 Rolul si importanta registrelor contabile in activitatea firmei..................141.2.2 Tipuri de registre contabile.......................................................................151.2.3 Completarea registrelor contabile.............................................................151.2.4 Verificarea registrelor contabile...............................................................17

CAPITOLUL 2

PREZENTAREA GENERALA A S.C. SORSTE S.R.L. ......................................18

CAPITOLUL 3STUDIU DE CAZ PRIVIND DOCUMENTELE SI REGISTRELE CONTABILE UTILIZATE DE S.C. SORSTE S.R.L.3.1 Studiu de caz privind documente utilizate de S.C. SORSTE S.R.L.....................203.2 Studiu de caz privind registrele contabile obligatorii utilizate de S.C. SORSTE S.R.L..............................................................................................22

BIBLIOGRAFIE.......................................................................................................24

ANEXEARGUMENT

Am ales lucrarea cu tema ,, Documentele si registrele obligatorii in derularea operatiilor privind activitatea comerciala la S.C. SORSTE S.R.L deoarece consider ca fara o evidenta operativa si contabila riguroasa a operatiilor economico- financiare agentul economic nu isi poate obtine datele informationale de care are nevoie pentru o buna desfasurare a activitatii sale.Principalii furnizori de date sunt documentele economice. Aceste inscrisuri stau la baza inregistrarilor in evidenta contabila, dobandind astfel calitatea de documente justificative pe baza carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile.Documentele contabile servesc la prelucrarea, contabilizarea si inregistrarea in evidenta contabila a operatiilor consemnate in documente justificative.Punctul de plecare al reflectarii operatiilor in evidenta economica il formeaza inregistrarile in documentele care alcatuiesc evidenta operativa, documente care consemneaza operatiile care au loc in momentul si la locul producerii lor sub raport imediat.Lucrarea de fata este structurata pe 3 capitole. In capitolul 1 am prezentat rolul si importanta documentelor de evidenta economica folosite de un agent economic.Documentele sunt acte scrise, ntocmite pentru operaiile economice sau financiare la locul i n momentul efecturii lor, cu scopul de a dovedi existena acestor operaii, precum i pentru evenimente izvorte din necesiti organizatorice i administrative ale entitii economice (ex. actele necesare pentru angajarea i ncadrarea personalului, contractele economice etc.).Am facut o clasificare a documentelor dupa criteriile: Dupa natura operatiilor economice; Dupa caracterul si functia pe care o indeplinesc; Dupa numarul operatiilor economice pe care le cuprind; Dupa momentul intocmirii si rolul lor; Dupa locul de unde se intocmesc si circula; Dupa sfera de aplicare; Dupa forma de prezentare; Dupa regimul de tiparire si utilizare; Dupa modul de intocmire si rolul pe care-l indeplinesc in cadrul sistemului informational- contabil;Documentele de eviden reflect toate operaiile legate de existena i micarea elementelor patrimoniale (mijloacelor, proceselor i surselor economice antrenate n desfurarea ciclului de exploatare din ntreprinderi), relaiilor de drepturi i obligaii generate de aceste operaii, precum i rezultatele obinute din activitatea desfurat.In continuare am prezentat importanta si rolul registrelor contabile obligatorii pentru activitatea unui agent economic, tipurile de registre contabile pentru evidenta cronologica , evidenta sistematica, combinata precum si pentru inventarierea patrimoniului.Am reliefat modul de completare a registrelor contabile precum si etapele de verificare a registrelor contabile .In capitolul 2 am realizat o prezentare generala a S.C. SORSTE S.R.L. care s-a constituit n conformitate cu prevederile Legii 31/1990 privind societile comerciale i ale Hotrrii Guvernului nr. 1278/08.10.1996. Societatea comercial SORSTE S.R.L este persoan juridic romn , avnd forma juridic de societate cu raspundere limitata cu capital integral privat i a fost nregistrat la Camera de Comer i Industrie a Judeului Dolj sub nr. J16/98/1996, avnd durat de funcionare nelimitat, ncepnd cu data nmatriculrii.Sediul societatii comerciale este in Romnia, jud. Dolj, municipiul Craiova, Bulevardul Gheorghe Chitu.ntreprinderea are un numar de 18 angajai si este specializata in executarea imbracamintei de dam, brbai i copii concretizat n: bluze, fuste, pantaloni, sacouri, jachete, paltoane, confectii sport avand un volum de productie cifrat la 140.000-160.000 confecii pe lun.In ultimul capitol am realizat un studiu de caz privind documentele si registrele contabile obligatorii pentru derularea unei afaceri insistand asupra celor mai reprezentative:factura, avizul de insotire a marfii,nota de receptie si constatare de diferente (NRCD), fisa de magazie, bonul de consum, registrul- jurnal, fisa de cont pentru operatii diverse, registrul- inventar.Pe baza documentelor justificative se realizeaza furnizarea unor informatii corecte si la timp necesare intocmirii documentelor de sinteza si de raportare ce ii permite agentului economic sa ia decizii economice specifice activitatii pe careo desfasoara.Pentru operatiile economico-financiare care nu au la baza un document justificativ , trebuie intocmite note de contabilitate (inregistrearea amortizarii mijloacelor fixe, repartizarea cheltuielilor si a veniturilor etc.) iar pentru operatiile de acelasi fel si din aceeasi perioada de gestiune se pot intocmi documente centralizatoare. In vederea inregistrarii operatiilor economice si financiare consemnate in documentele justificative, se face contarea acestora.

CAPITOLUL 1DOCUMENTELE SI REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE DE AGENTUL ECONOMIC IN ACTIVITATEA COMERCIALA1.1 DOCUMENTELE DE EVIDENTA1.1.1. Importanta si rolul documentelor de evidenta

Documentele sunt acte scrise, ntocmite pentru operaiile economice sau financiare la locul i n momentul efecturii lor, cu scopul de a dovedi existena acestor operaii, precum i pentru evenimente izvorte din necesiti organizatorice i administrative ale entitii economice (ex. actele necesare pentru angajarea i ncadrarea personalului, contractele economice etc.).Documentele de eviden sau documentele primare sunt numai acele documente care au legtur direct sau indirect cu nregistrrile contabile.Documentele de eviden reflect toate operaiile legate de existena i micarea elementelor patrimoniale (mijloacelor, proceselor i surselor economice antrenate n desfurarea ciclului de exploatare din ntreprinderi), relaiilor de drepturi i obligaii generate de aceste operaii, precum i rezultatele obinute din activitatea desfurat. Importan:In documentele de eviden sunt consemnate datele i informaiile proprii circuitului economic al patrimoniului ntreprinderii, servind: ca baz pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate. Prin datele pe care le conin, ele fac dovada nfptuirii operaiilor economice i financiare; la ntocmirea unor documente ce se nregistreaz n contabilitate inclusiv a documentelor cumulative . Astfel, documentele de eviden se pot utiliza succesiv i pentru celelalte forme de eviden, contribuind la stabilirea unei legturi organice ntre ele i la evitarea de paralelism; la efectuarea controlului economic si financiar pentru aprarea patrimoniului, constituind mijlocul folosit n descoperirea unor nereguli n gestiunea acestuia, lipsuri i sustrageri de bunuri, efectuarea de cheltuieli i pli fr baz legal . Totodat, prin intermediul lor, se asigur respectarea disciplinei financiare i contractuale; ca mijloc de prob n justiie pentru descoperirea adevrului. Astfel, documentele de eviden au i o importan juridic prin caracterul lor de acte justificative; nevoilor organizatorice i administrative care nu au nici o legtur cu nregistrarea n contabilitate;

1.1.2. Structura documentelor de evidenta

Structura documentelor de eviden este definit prin informaiile (elementele) consemnate i diferit n funcie de caracterul operaiilor economice nregistrate. Documentele de eviden conin dou feluri de elemente: comune; specifice.Elementele comunedenumirea documentului;antetul;data ntocmirii documentului i efecturii operaiei;prile care contribuie la efectuarea operaiei economice respective;coninutul operaiei;baza legal, dac este cazul;unitatea de msur sau elementul n care se exprim operaia economic respectiv;semnturile persoanelor responsabile de ntocmirea documentului;tampila;Acestea au un caracter repetitiv i general, fiind de regul tiprite (tipizate).Elementele specifice:difer i se completeaz n funcie de natura operaiei economice sau financiare;Acestea sunt specifice condiiilor concrete n care se produc operaiile economice i financiare (sunt n general netipizate).

1.1.3. Clasificarea documentelor de eviden

In activitatea unitii patrimoniale sunt utilizate numeroase i variate documente de eviden n raport cu operaiunile economice i/sau financiare pe care le consemneaz.In funcie de trsturile caracteristice ale operaiilor economice i financiare, documentele de eviden se clasific dup mai multe criterii.1) Dupa natura operatiilor economice, documentele de evidenta se impart in documente privind: a) imobilizarile corporale:proces-verbal de predare-preluare;proces-verbal de receptie si punere in functiune; proces-verbal de scoatere din functiune . b) activele circulante- materiale - not de recepie i constatare de diferene; bonul de consum; fia- limit de consum .c) disponibilitile bneti: chitane, dispoziia de plat-ncasare.d) salariile i alte drepturi cuvenite angajailor: statul de salarii, lista de avans chenzinal, ordinul de deplasare, decontul de cheltuieli .e) vnzrile: factura sau factura fiscal, dispoziie de livrare, aviz de nsoire a mrfii.f) corespondena.g) arhiva.2) Dupa caracterul si functia pe care o indeplinesc documentele se impart in:a) documente de dispoziie: sunt acele documente prin care se transmite ordinul de a efectua o operaie economic sau financiar, precum i indicaiile necesare executrii : ordinul de plat, comanda, dispoziii de ncasare sau dispoziii de plat .b) documente justificative sau de execuie sunt acelea care cuprind date cu privire la executarea unei operaii economice. Spre deosebire de documentele de dispoziie, acestea stau la baza nregistrrii operaiilor n conturi : factura, factura fiscal, chitana, bonul de consum .c) documente mixte sunt acelea care cuprind att nsuirile documentelor de dispoziie, ct i a celor de execuie: dispoziie de livrare, aviz de nsoire a mrfii, fia-limit de consum .3) Dupa numarul operatiilor economice pe care le cuprind, documentele se impart in:a) documente singulare sunt acelea care consemneaz o singur operaie economic: chitana, factura .b) documente cumulative sunt acelea care acumuleaz i genereaz datele din documente singulare, consemneaz mai multe operaii economice de acelai fel: jurnalul de cumprri, jurnalul de vnzri .4) Dupa momentul intocmirii si rolul lor, documentele de evidenta pot fi:a) documente primare sunt acele documente n care se consemneaz pentru prima dat operaiile economice sau financiare. Ele se ntocmesc de regul n momentul efecturii acestor operaii economice sau financiare: chitana, factura .b) documente secundare sunt documentele ce se ntocmesc pe baza documentelor primare.5) Dupa locul de unde se intocmesc si circula, documentele se impart in:a) documente interne sunt acelea care se ntocmesc n cadrul unitii patrimoniale pentru operaiile economice i financiare cu privire la activitatea ei. O parte dintre aceste documente rmn n interiorul ntreprinderii, ca de exemplu: bonul de consum. Alte documente interne circul n exteriorul ntreprinderii, ca de ex.: facturile ntocmite pentru produsele livrate, lucrrile executate i serviciile prestate, ordinul de plat, cecul .b) documete externe sunt acelea care se intocmesc in alte unitati patrimoniale, dar care circula si in cadrul acesteia. Aceste documente reflecta relatiile unitatii patrimoniale cu terte persoane fizice sau juridice, ca de exemplu: factura primita de la furnizor, extrasul de cont primit de la banca .6) Dupa sfera de aplicare, documentele de evidenta se grupeaza in:a)documente de uz general (documente generale) sunt acele documente care se folosesc n toate unitile patrimoniale din toate ramurile de activitate: not de intrare-recepie, chitan, factur, bon de consum, stat de salarii; b) documente specifice sunt acelea care se utilizeaz numai n anumite ramuri de activitate, uniti patrimoniale, cum ar fi: actul de ftare, folosit n zootehnie, devizul, contractul de antrepriz, n construcii .7)Dupa forma de prezentare , documentele de evidenta se impart in:a) documente tipizate sunt acele documente care se ntocmesc pe formulare-tip i a cror folosire este obligatorie;b) documente netipizate sunt acele documente care se ntocmesc pe formulare specifice fiecrei ramuri de activitate, unitii patrimoniale n parte.8)Dupa regimul de tiparire si utilizare, documentele de evidenta se grupeaza in:a) documente cu regim special sunt acele documente pentru care exist dispoziii legale cu.precizri exprese privind modul de ntocmire, circulaie i pstrare. Pentru aceste documente exist reguli privind evidena i utilizarea lor. Astfel, pentru documentele care se prezint sub form de carnete se impune i urmrirea, sigilarea i certificarea numrului de exemplare, iar pentru cele sub form de foi volante se impune numerotarea i parafarea lor. Pentru aceste documente cu regim special, n cadrul unitilor economice se ine o eviden operativ special. Ex.: factura, factura fiscal, cecurile de numerar, chitana .b) documente fr regim special sau cu regim uzual sunt documentele care se folosesc cu respectarea normelor generale de ntocmire, circulaie i pstrare. Ex.; nota de contabilitate, borderoul de achiziie, ordinul de plat ;c) documente cu reglementri exprese sunt acele documente care se folosesc numai pentru anumite operaii economice, i anume: mrci potale, fiscale, certificate medicale, carnete de munc .9)Dupa modul de intocmire si rolul pe care-l indeplinesc in cadrul sistemului informational- contabil, documentele de evidenta se impart in: a) documente justificative sunt acele documente care se ntocmesc la locul i n urma executrii operaiilor economice sau financiare, prin semnarea lor de ctre persoanele care le-au ntocmit, verificat i nregistrat. Ele asigur certitudinea i realitatea efecturii operaiilor respective. Aceste documente preced i fundamenteaz datele cuprinse n ele, fac dovada efecturii operaiilor i angajeaz rspunderi, drepturi i obligaii cu privire la existena i micarea elementelor patrimoniale: orice operaiune patrimonial se consemneaza n urma efecturii ei ntr-un nscris care st la baza nregistrrilor n contabilitate, dobndind astfel calitatea de document justificativ. Ele angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat ori aprobat, ori nregistrat n contabilitate" conform Legii Contabilitii nr. 82/1991, art.6. b)documente de eviden contabil sunt registrele contabile n care se consemneaz i pstreaz informaiile n structura proprie contului. In cadrul registrelor contabile propriu-zise intr: registrul-Jurnal, registrul Cartea Mare, registrul-inventar. De asemenea, registrele contabile pot fi nsoite i de registre de eviden operativ care se ntocmesc pentru stocarea informaiilor de un anumit fel, pe locuri de gestionare, i anume: registrul cheltuielilor, registrul stocurilor, registrul veniturilor, jurnalul de vnzri, jurnalul de cumprri . c)documente de sintez i raportare contabil sunt acele documente prin care se cumuleaz i se transmit informaiile n exteriorul unitii patrimoniale i din care amintim: bilanul contabil semestrial i anual i notele explicative, balana de verificare sintetic la sfritul lunii, privind impozitul pe profit la sfritul trimestrului (anului).Documentele de evidenta sunt elaborate in functie de continutul operatiilor economice si financiare pentru care sunt concepute, concomitent urmarindu-se sa fie clar, sa redea in forma simpla activitatile desfasurate de catre unitatea patrimoniala, cu cheltuieli materiale si umane minime.In ara noastr s-a elaborat un sistem raional de organizare a documentelor n conformitate cu noul sistem contabil al agenilor economici, care cuprinde: Nomenclatorul privind modelele registrelor i formularelor tipizate anume pentru activitatea financiar i contabil". Acest nomenclator cuprinde instruciuni precise cu privire la forma, coninutul, structura, ntocmirea i folosirea obligatorie a acestor documente.

1.1.4. Intocmirea documentelor de evidenta

In orice unitate patrimonial, ntocmirea documentelor pentru fiecare operaie economic i financiar reprezint o cerin major pentru cunoaterea i managementul activitii, ntruct aceasta reclam un control riguros att asupra integritii i modului de gestionare a patrimoniului n totalitate sau a prilor componente, ct i a fiecrei operaii n parte.Intocmirea documentelor se poate face manual sau cu mijloace de prelucrare automat, astfel nct acestea s fie lizibile, nefiind admise tersturi, rzturi, modificri sau alte asemenea procedee, precum i lsarea de spaiu liber ntre operaiile consemnate n acestea.Intocmirea documentelor are loc, de regul, la locul unde se produce operaia economic sau financiar.Un rol important n ntocmirea documentelor l constituie raionalizarea i tipizarea acestora prin care se urmrete stabilirea unor tipuri unitare de documente pentru toate ntreprinderile de acelai tip. Prin aceast aciune se reduc cheltuielile de imprimare i volumul de munc pentru completarea lor, eliminarea paralelismelor n ntocmire i circulaie, proiectarea unor documente care s corespund necesitilor de prelucrare automat, satisfacerea cerinelor de informare a tuturor formelor de eviden, ntocmirea manual se poate face prin folosirea: cernelii, a pastei sau creionului chimic, ntocmirea automat cu mijloace tehnice se poate efectua cu maina de scris, calculatorul etc.Intocmirea documentelor i prelucrarea automat a datelor prezint avantaje fa de prelucrarea manual n ceea ce privete exactitatea i operativitatea datelor, precum i reducerea considerabil a volumului de munc i rutin.Dup ntocmire, documentele se supun verificrii i prelucrrii.

1.1.5. Verificarea documentelor de evidenta

Verificarea documentelor de eviden este operaia premergtoare nregistrrii operaiilor economice i financiare n conturi i const n controlul respectrii condiiilor de form i de fond pe care acestea trebuie s le ndeplineasc. Verificarea are ca scop evitarea greelilor, neregulilor i abuzurilor, precum i pentru reflectarea realitii n contabilitate. Verificarea documentelor de eviden este de trei feluri:0. verificare din punct de vedere al formei;0. verificare aritmetic;0. verificare de fond.Verificarea din punct de vedere al formei se refera la:a) corespondena modelului de document cu natura operaiei consemnate;b) completarea tuturor elementelor obligatorii din formular;c) corespondena cu cele din anexe;d) existena semnturilor persoanelor responsabile de ntocmirea documentelor i efectuarea calculelor;e) ntocmirea n numrul de exemplare prevzut i existena aceluiai numr de ordine pe fiecare exemplar.Documentele de evidenta se supun si unei verificari aritmetice prin care se urmareste: exactitatea datelor cifrice inscrise; preluarea exacta a cantitatilor si preturilor; corectitudinea calculelor aritmetice.Verificarea de fond a documentelor presupune urmarirea legalitatii, necesitatii, realitatii, oportunitatii si economicitatii operatiilor economice si financiare pentru care acestea s-au intocmit. Legalitatea operaiei consemnate se apreciaz prin raportarea acesteia la actele normative ce reglementeaz operaiile respective (legi, ordonane,ordine,instruciuni) Necesitatea operaiei consemnate se apreciaz prin raportarea acesteia la cerinele activitii unitii patrimoniale, deoarece nu orice operaie economic sau financiar care este legal este i necesar ntreprinderii. Realitatea datelor nregistrate se apreciaz prin controlul reciproc al acestora, pentru a se confirma executarea operaiei. (Ex.: bonul de predare produse se compar cu bonurile de lucru pentru cantitile de produse obinute.) Oportunitatea i economicitatea operaiei au n vedere faptul c ea trebuie s se realizeze cu cheltuieli minime i la momentul oportun (optim). Ex.: efectuarea unei reparaii la exteriorul unei cldiri presupune efectuarea acestora n sezonul cald, care influeneaz att costul lucrrilor, ct i calitatea acestora. Verificarea documentelor de eviden se efectueaz n general de ctre alte persoane dect cele care le-au ntocmit i prelucrat. Dup verificare, documentele corect ntocmite sunt supuse analizei contabile i contrii, adic nscrierii pe ele a conturilor sintetice i analitice debitoare i creditoare n care urmeaz a se nregistra operaiile economice sau financiare. Contarea i nregistrarea n contabilitate se fac document cu document sau dup o centralizare a documentelor care se refer la operaii de aceeai natur i din aceeai perioad. Din punct de vedere metodologic, nregistrarea n contabilitate a operaiunilor economice i financiare se face cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor individuale sau centralizatoare, n funcie de data ntocmirii sau intrrii n unitate i sistematic n registrele deschise pe conturi sintetice i analitice.In urma verificrii, documentele care se constat c nu ndeplinesc condiiile i cerinele se napoiaz compartimentelor sau unitilor de unde provin pentru a fi corectate sau completate corespunztor.CorectareaCorectarea erorilor din documente presupune respectarea unor reguli prin care:s se permit recunoaterea momentului cnd s-a produs greeala (la ntocmire sau la prelucrare);s se aduc la cunotin celor care au ntocmit documentul;s se efectueze corectarea prin tierea cu o linie a textului sau a sumei greite, n aa fel nct s se poat citi ce s-a greit. Apoi se scrie deasupra textul sau suma corect, fcndu-se meniunea pe documentul rectificat asupra acestui fapt;datele corecte s fie certificate prin semnturile persoanei care a completat iniial documentul sau a corectorului, cnd eroarea s-a constatat la prelucrare.In documentele referitoare la mijloace bneti (Registrul de cas, Chitan, Cec etc.) dac se fac greeli, nu se admit corecturi. Ele se anuleaz i se pstreaz n carnetele respective fr a fi detaate, cu meniunea anulat.

1.1.6. Pastrarea si arhivarea documentelor de evidenta

Clasarea este operaia de aezare (aranjare) a documentelor ntr-o anumit ordine strict determinat, n scopul pstrrii i al gsirii lor cu uurin atunci cnd sunt cutate pentru furnizarea informaiilor necesare organelor de eviden, conducere si control.Arhivarea documentelor de evidenDocumentele de eviden de orice natur trebuie pstrate n condiii care s asigure integritatea deplin a lor pentru o anumit perioad de timp.De aceea se constituie un compartiment special de arhivare n care se pstreaz: documente originale, copii, fotocopii, filme, corespondene, planuri, schie.Pstrarea documentelor se realizeaz prin arhivarea lor, care poate fi de dou feluri:a)arhiva curent este organizat n cadrul fiecrui sector i serviciu din ntreprindere i permite consultarea documentelor n cursul exerciiului financiar.b)arhiva general este organizat la nivel de unitate patrimonial i la care se predau documente dup expirarea exerciiului financiar.Arhivarea documentelor de eviden se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea urmtoarelor reguli:documentele se grupeaz n dosare, numerotate, numite i parapete; gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, n cadrulfiecrui exerciiu financiar la care se refer acesta. In cazul fuziunii sau al lichidrii unitii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaz separat;evidena documentelor de analiz se ine cu ajutorul Registrului de eviden, n care sunt inute evidenele dosarelor i documentelor intrate n arhiv, precum i micarea acestora n decursul timpului.Documentele de cas i unele documente contabile cum sunt: bilanul, balana de verificare, fiele de cont se pstreaz n casa de fier sau n spaii special amenajate, pe rspunderea contabilului-ef sau a altei persoane competente n acest sens, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.In cazul utilizrii tehnicii de calcul, clasarea i pstrarea informaiilor se realizeaz cu ajutorul compact-discurilor, dischetelor i poart denumirea de arhiv electronic.Dup expirarea exerciiului financiar i aprobarea bilanurilor financiare anuale (bilanul contabil), documentele se predau la arhiva general a unitilor. Din arhiva general, documentele nu se scot dect cu aprobarea persoanelor competente, la cererea instanelor judectoreti i a organelor de control.In vederea scoaterii din arhiv a documentelor se ntocmete un proces-verbal n care se arat:cine a cerut documentul respectiv;cine a aprobat eliberarea documentului respectiv;scopul eliberrii documentului .In locul documentului solicitat se duce copia certificat de pe document, procesul verbal ncheiat, aprobarea de eliberare a documentelor i dovada semnat de persoana care a ridicat originalul.Termenele de pstrare a documentelor n arhiva ntreprinderii sunt stabilite prin dispoziii legale i sunt diferite, n funcie de natura, destinaia i categoria din care acestea fac parte. Astfel, documentele specifice unor ramuri au termen de pstrare stabilit prin instruciuni departamentale, de ramur, iar cele comune pe economia naional au termene stabilite de Direcia General a Arhivelor Statului.Ex.: documente justificative i registre de contabilitate se pstreaz n arhiva unitii patrimoniale timp de zece ani de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, cu excepia situaiilor financiare anuale ale agentului economic i a statelor de salarii, care se pstreaz timp de 50 de ani.Documentele cu valoare istoric, tiinific i politic se dau spre pstrare la arhivele statului.Restul documentelor se predau la arhiva ntreprinderii pentru topire, la expirarea termenului de pstrare, ntrunindu-se o comisie sub conducerea administratorului sau ordonatorului de credite, dup caz. Cu acest prilej, se ntocmete un proces verbal i se opereaz scderea documentelor eliminate din Registrul de eviden curent a arhivei.In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se iau msuri de reconstituire a acestora n termen de maximum 30 de zile de la constatare i aceste documente poart n mod obligatoriu i vizibil pe ele meniunea RECONSTITUIT", cu specificarea numrului i datei dispoziiei pe baza creia s-a fcut reconstituirea.

1.2. REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII1.2.1. Rolul si importanta registrelor contabile in activitatea firmeiRegistrele contabile sunt acele documente-formulare (tipizate) cu ajutorul crora se efectueaz nregistrarea operaiilor economice i financiare n conturi, precum i furnizarea informaiilor privind starea i micarea patrimoniului unei unitti. Registrele contabile, indiferent de forma de prezentare (jurnale, fise, situatii etc.), trebuie sa cuprinda elemente cu privire la :felul, numarul si data documentului justificativ;sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare ;semnaturile pentru intocmire si verificare;

Registrele contabile prezinta o deosebita importanta: servesc la prelucrarea, centralizarea i nregistrarea n contabilitate a operaiilor economice i financiare consemnate n documentele justificative; servesc la nregistrarea cronologic i sistematic a tuturor operaiilor economice i financiare i se ntocmesc manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor corespunztor cerinelor privind respectarea coninutului minimal de informaii i a normelor de ntocmire i utilizare a acestora; servesc la ntocmirea balanelor de verificare sintetice i aqalltice, precum i a situaiilor financiare; servesc la analiza economico-financiar a activitii desfurate de unitatea patrimonial n cadrul exerciiului financiar prin furnizarea de informaii; nentocmirea, ntocmirea eronat i/sau neutilizarea documentelor justificative i financiar- contabile, precum i a registrelor contabile obligatorii conform legii se sancioneaz potrivit prevederilor legale n vigoare; servesc drept prob n justiie n scopul soluionrii litigiilor;

1.2.2. Tipuri de registre contabileDesfasurarea activitatii in cadrul intreprinderilor implica multiple operatii economico-financiare care sunt consemnate in documente justificative. Operatiile economice si financiare consemnate in documentele justificative sunt inregistrate in ordine cronologica si sistematica grupate in registrele contabile. Registrele contabile pot fi clasificate dupa mai multe criterii: registre legate sau sub forma de caiete; I. Dupa forma in care se prezinta registre sub forma de fise sau foi volante; continutul, distingem: registre sub forma de listari informatice; registre sub forma de situatii;

II. Dupa modul de inregistrare a A. pentru evidenta cronologica; operatiilor economice si financiareB. pentru evidenta sistematica; privind patrimoniul unitatii, C. pentru evidenta combinata. registrele contabile pot fi:D. pentru inventarierea patrimoniului;

III. Dupa sfera de cuprindere a de evidenta sintetica; informatiilor, registrele contabile de evidenta analitica; pot fi: de evidenta combinata;Tipurile de registre prezentate: se folosesc n cadrul tuturor tehnicilor de prelucrare i nregistrare informaiilor; coninutul acestora este acelai, diferit este numai forma lor de prezentri nu circul ntre compartimentele unitii i nici n afara acesteia; se pstreaz n cursul anului n cadrul compartimentului de contabilitate; n exerciiul financiar urmtor se predau la arhiva general a unitii, unde se pstreaz timp de zece ani de la data nchiderii exerciiului respectiv; n cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii vor fi reconstituite n maximui 30 de zile de la constatare.

1.2.3. Completarea registrelor contabileRegulile de completare a registrelor contabile difer dup modul de nregistrare a operaiilor economice i financiare n cadrul sistemului de conturi, astfel: pentru evidena cronologic, pentru evidena sistematic, pentru evidena combinat i pentru inventarierea patrimoniului.A) Evidena cronologic se reflect n nregistrarea operaiilor economice i . financiare n ordinea n care acestea au fost efectuate n timp. Funcia principal a registrelor pentru evidena cronologic const n cunoaterea rulajului valoric al operaiilor economice i financiare pe o anumit perioad de gestiune. Din aceast categorie de registre enumerm:a)registrul-jurnal;b)registrul-jurnal de ncasri i pli;c)nota de contabilitate . a) Registrul-jurnalReprezint un document obligatoriu folosit pentru nregistrarea cronologic a micrii elementelor patrimoniale, ce se ntocmete ntr-un singur exemplar de ctre regii autonome, societi comerciale, instituii publice, uniti cooperatiste, asociaii, fundaii i alte persoane juridice, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat i certificat de ctre organele teritoriale ompetente, la nceperea activitii unitii, precum i ori de cte ori este cazul. Se numeroteaz fil cu fil, iar volumele se numeroteaz n ordinea completrii lor.Nu trebuie s conin tersturi, tieturi, modificri i lsarea de spaii libere ntre operaiunile nscrise n acesta sau file lips.Erorile constatate se corecteaz prin nregistrri contabile de stornare.Nu circul ntre compartimentele unitii patrimoniale sau n afara acesteia.Poate servi ca prob n justiie n scopul soluionrii litigiilor.b) Registrul-jurnal de ncasri i pliRegistrul-jurnal de ncasri i pli este documentul contabil utilizat pentru nregistrarea operativ a ncasrilor i plilor pe baz de documente justificative, precum i documentul prin care se stabilete situaia financiar a unitii patrimoniale "respective. In acest registru sunt consemnate att operaiile n numerar, ct i cele efectuate prin contul de la banc, indiferent dac a avut lor ncasarea sau plata efectiv. Acesta se numeroteaz i se snuruieste.c) Nota de contabilitate Nota de contabilitate este documentul care servete la nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic a operaiunilor care nu au la baz documente justificative (stornri etc.).Se ntocmete ntr-un exemplar de ctre compartimentul financiar-contabil. Conform legislaiei n vigoare, documentul Not de contabilitate" nu mai are caracter obligatoriu, deoarece funciile sale au fost preluate de registrul-jurnal.B) Evidena sistematic prezint avantajul gruprii i nregistrrii operaiilor att n funcie de natura lor, ct i n funcie de data efecturii acestora. Din aceast categorie face parte registrul (formularul) Cartea mare", care poate avea mai multe forme:a)fi de cont pentru operaii diverse;b)fie sintetice ah sau pe conturi corespondente.Registrul Cartea mare" reprezint un document contabil obligatoriu, de sintez i sistematizare, care servete la nregistrarea i gruparea operaiilor economice i financiare dup natura lor, iar n cadrul fiecrei grupri, n ordinea succesiunii efecturii lor n timp i n sensul modificrii contului.Registrul Cartea mare" se completeaz lunar i sistematic, nregistrnd existena i micarea fiecrui element patrimonial prin regruparea conturilor. n acest scop, in urma nregistrrilor efectuate n registrul Cartea mare" se stabilete situaia fiecrui cont, care cuprinde:soldul initial,rulajul debitor,rulajul creditor,soldul final.C) Evidena combinat. Registrul de eviden combinat se prezint sub form de jurnal-cartea mare, n care operaiile se nregistreaz simultan, att n ordine cronologic, ct i sistematic, pe feluri de operaii de aceeai natur. Se Utilizeaz de ctre unitile patrimoniale cu un volum mic de operaii, care aplic ; forma de nregistrare contabil pe jurnale. Registrul Cartea mare", indiferent de forma pe care o mbrac, este un document contabil care st la baza ntocmirii balanei de verificare sintetice. Se intocmeste intr-un singur exemplar, lunar, fara stersaturi, modificari sau spatii libere.D) Inventarierea patrimoniului unitii se realizeaz cu ajutorul registrului- inventar. Registrul-inventar reprezint un document contabil obligatoriu folosit pentru, nregistrarea anual i gruparea rezultatelor inventarierii patrimoniului unei unitiRegistrul-inventar trebuie mai nti numerotat i nuruit dup care s efectueaz nregistrarea tuturor elementelor patrimoniale de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor i inventariate conform normelor legale n vigoare. Se ntocmete ntr-un singur exemplar, fr spaii libere i fr tersturi, pe baza listele de inventariere i a proceselor-verbale de inventariere care justific coninutul fiecrui element patrimonial.Cnd inventarierea are loc pe parcursul anului, n registrul-inventar s nregistreaz soldurile existente la data inventarierii, la care se adun rulajele intrrilor i din care se scad rulajele ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar respectiv.

1.2.4. Verificarea registrelor contabile

Dupa ce au fost completate, se trece la verificarea registrelor contabile.Etapele de verificare sunt :

1.Verificarea concordantei dintre:rulajul curent din registrul jurnal;rulajul curent din balanta de verificare;2.Se verifica ecuatia contului SI+I-E=SF, unde:Intrarile/iesirile sunt preluate din notele de contabilitate intocmite pe operatii in baza informatiilor din documentele centralizatoare.3.Verificarea concordantei dintre evidenta contabila(cronologica si sistematica) si evidenta operativa(punctaj).Toate documentele de evidenta(nr/data)trebuie sa se regaseasca in documentele cumulative intocmite pe operatii.Informatiile economice inscrise in documente trebuie sa corespunda cu cele din centralizatoare.

CAPITOLUL 2PREZENTAREA GENERALA A S.C. SORSTE S.R.L

Societatea comercial SORSTE S.R.L Craiova s-a constituit n conformitate cu prevederile Legii 31/1990 privind societile comerciale i ale Hotrrii Guvernului nr. 1278/08.10.1996. Societatea comercial SORSTE S.R.L este persoan juridic romn , avnd forma juridic de societate cu raspundere limitata cu capital integral privat i a fost nregistrat la Camera de Comer i Industrie a Judeului Dolj sub nr. J16/98/1996; avnd durat de funcionare nelimitat, ncepnd cu data nmatriculrii.Sediul societatii comerciale este in Romnia, jud. Dolj, municipiul Craiova, Bulevardul Gheorghe Chitu.ntreprinderea are un numar de 18 angajai si este specializata in executarea imbracamintei de dam, brbai i copii concretizat n: bluze, fuste, pantaloni, sacouri, jachete, paltoane, confectii sport avand un volum de productie cifrat la 140.000-160.000 confecii pe lun.Capitalul social total subscris al S.C. SORSTE S.R.L. Dolj este fixat la suma de 10.000 lei reprezentnd un numr de 400 parti sociale n valoare nominal egal a 25 lei fiecare.Scopul societii este:-producerea i comercializarea de confecii din pentru brbai, femei, copii din toat gama de materii prime fire si fibre naturale si sintetice ;-studii i lucrri privind activitatea de proiectare si cercetare a produselor de confecii i a unitilor de confecii;- producerea i comercializarea de piese de schimb;-prestarea de activiti de ntreinere a utilajelor proprii i pentru teri n domeniul industriei textile;-producerea i comercializarea tuturor bunurilor i serviciilor specifice activitilor din domeniul de activitate.Principali concurenti ai firmei sunt : ROSCA CONF SRL MILCOFIL CONFECII RM. SARATProdusele realizate n cadrul firmei n anul 2010: confecii brbai:Veste: 56.700Jachete:110.000Sacouri:170.300 confecii femei:Fuste: 450.100Jachete: 50.400Compleuri: 50.170Pantaloni:320.000Bluze: 15.000Veste: 7.000Bleizere: 60.600Rochii: 9.500Pardesiuri 38.000

Evoluia stocurilor de active circulante

Nr. crt.IndicatoriNivel nregistrat (mii lei)

200820092010

1.Stocuri de materii prime, materiale107,4674,02130,3

2.Stocuri de producie neterminat21,28,52,6

3.Stocuri de produse finite601,4718,4878,2

4.Solduri facturi nencasate1172,14681,41371,3

5.TOTAL1902,21482,322382,4

Analiza funcional a situaiei financiar-patrimoniale.

Nr. Crt.IndicatoriNivel inregistrat (mii lei)

200820092010

1.Capital pemanent432541904842

2.Active imobilizate296627162878

3.Fond de rulment135914731964

4.Nevoia de fond de rulment sau active circulante achitate i necreditate fr disponibiliti bneti, adic:-1559-2026-923

4.1.Active circulante (fr disponibiliti i plasament) din care se scad:210917922566

4.2.Provizioane pentru riscuri i cheltuieli511071

4.3.Datorii pe termen scurt315738183418

5.Plus fond de rulment (+)291835002888

CAPITOLUL 3STUDIU DE CAZ PRIVIND DOCUMENTELE SI REGISTRELE CONTABILE UTILIZATE DE S.C. SORSTE S.R.L.

3.1 Studiu de caz privind documente utilizate de S.C. Sorste S.R.L.

Am realizat un studiu de caz privind documentele de evidenta utilizate de agentul economic si am selectat pe cele mai importante: succesiunea operatiilor de prelucrare a informatiilor economice in contabilitate este prezentata in anexa 1.FacturaSe ntocmete manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, n trei exemplare, la livrarea produselor, executarea lucrrilor sau prestarea serviciilor, de ctre compartimenul de desfacere, pe baza dispoziiei de livrare, a avizului de nsoire a mrfii sau a altor documente similare. Factura reprezint un :document pe baza cruia se deconteaz produsele, lucrrile i serviciile prestate;document de nsoire a mrfii pe timpul transportului ;document de nregistrare n gestiunea beneficiaruiui;document justificativ n contabilitate.Avizul de nsotire a mrfiiSe ntocmete manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, n trei exemplare, la livrarea produselor, de ctre compartimentul de desfacere, atunci cnd, din motive obiective, nu se poate ntocmi Factura, cu mentiunea :Urmeaz factura". In cazul transferului de bunuri ntre gestiunile aceleiasi uniti, dispersate teritorial, avizul de insoire a mrfii va purta meniunea: nu se factureaz". Pe avizul de nsoire a mrfi emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la teri sau pentru vnzare n regim de consignaie se face meniunea Pentru prelucrare teri", respectiv Pentru vnzare n regim de consignaie".In alte situaii dect cele prezentate mai sus se face meniunea cauzei pentru care s-a ntocmit avizul. Servete ca :document de nsoire a mrfii pe timpul transportului;document care st la baza ntocmirii facturii;document de transfer al bunurilor materiale de la o gestiune la alta n cadrul unittii.Nota de recepie i constatare de diferene (N.R.C.D.)Se ntocmete n dou exemplare, la locul de depozitare sau n unitatea cu amnuntul, pe msura efecturii recepiei.Dac la recepie se constat diferene, Nota de receptie se ntocmeste n trei exemplare de ctre comisia de receptie legal constituit. Datele de pe verso-ul formularului nu se completeaz dect atunci cnd se constat diferene la recepie. In cazul cnd bunurile materiale sosesc n trane, se intocmete un formular pentru fiecare tran, care se anexeaz apoi la Factur sau la Avizul de insoire a mrfli. Serveste ca : document pentru recepia bunurilor aprovizionate ; document justificativ pentru intrarea n gestiune i nregistrare n contabilitate; act de prob n litigiile cu furnizorii, pentru diferenele constatate la recepie.

Raportului de gestiuneEvidenta operativ a mrfurilor din cadrul unitatilor de desfacere cu amnuntul se ine cu ajutorul raportului de gestiune, care poate fi zilnic sau periodic.Raportul de gestiune zilnic se intocmeste n dou exemplare de ctre gestionar, pentru fiecare gestiune in parte. Dup reportarea soldului din ziua precedenta, in coloanele de Marfuri" se inscriu, in ordinea intocmirii lor, documentele de intrari din ziua respectiva. La sfrsitul zilei se stabileste totalul intrarilor plus soldul scriptic de marfuri . In raportul de gestiune se inscriu att cumprturile i vnzrile de mrfuri la pretul de vnzare cu amnuntul, ct si alte intrri sau iesiri de mrfiiri care au ca efect modificarea in plus sau in minus a soldului de marfuri cum ar fi : modificarile de pret, transferul intre gestiuni, distrugerea mrfurilor degradate etc.Raportul de gestiune periodic cuprinde aceleai elemente ca i raportul zilnic, cu deosebirea c nscrierea acestora n formular se face la anumite perioade de timp (15 zile), soldul stabilindu-se la sfritul fecrei perioade.Raportul se completeaz n dou exemplare, documentele de intrare i ieire completndu-se n ordine cronologic, far a se face o grupare a lor pe intrri i ieiri.Monetarul are regim special de tiparire serveste ca document justificativ pentru evidenta la sfarsitul zilei a numerarului existent in casierie acesta se intocmeste in doua exemplare de catre casier care inventariaza numerarul existent in casierie pe categori de bancnote si monezi un exemplar circula la compartimentul financiar contabil si unul la carnet

Bonul de consumSe ntocmeste n dou exemplare, pe msura eliberrii materialelor din magazie pentru consum, pe baza programului de producie i a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale unitii care solicit materiale pentru a fi consumate. In conditiile utilizrii tehnicii de calcul, bonul de consum se poate ntocmi ntr-un singur exemplar. Bonul de consum colectiv se ntocmeste, n principiu, pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceluiai cont de materiale, loc de depozitare i loc de consum.Serveste ca :document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material respectiv a mai multor materiale ;document de scdere din gestiunedocument justificativ de nregistrare n evidena magaziei i n contabilitate. Fia de magazieSe ntocmeste separat pentru fiecare fel de material, ntr-un exemplar, de ctre :compartimentul financiar- contabil la deschiderea fiei persoana desemnat, care completeaz coloanele privind intrari, ieiri i stoc.Fiele de magazie se in la fiecare loc de depozitare a bunurilor materiale, pe feluri de materiale, ordonate pe conturi, grupe, eventual, subgrupe sau n ordine alfabetic. Inregistrarile in fie se fac document cu document. Stocul se poate stabili dup fiecare operaie inregistrat i obligatoriu zilnic. Serveste ca :document de eviden a intrarilor, ieirilor i stocurilor din cadrul depozitului;document de nregistrare in contabilitatea analitic in cazul metodei operativ- contabile;surs de informaii pentru controlul operativ curent i contabil al stocurilor.

3.2 Studiu de caz privind registrele contabile obligatorii utilizate de S.C. Sorste S.R.L

Registrele contabile utilizate de agentul economic sunt:registrul jurnal,Cartea Mare(fisa de cont pentru operatii diverse), registrul inventar.1.Registrul-jurnal este documentul contabil in care se efectueaza inregistrarea tuturor tranzactiilor si operatiilor, in ordine cronologica, prezentandu-se sumele debitoare si creditoare a conturilor utilizate.Acesta este de fapt un jurnal zilnic sau lunar in care se reflecta micsorarea patrimoniului unitatii, dupa caz; nu sunt admise stersaturi si spatii libere.Pentru a se evidentia fiecare operatie, se intocmeste cate un articol separat, procesul de inregistrare a acestora numindu-se jurnalizare sau inregistrare cronologica.Sumele din Registrul-jurnal (debitoare si creditoare) se preiau la sfarsitul fiecarei luni in balanta de verificare.Intre balanta de verificare si registrul jurnal exista corelatie:TOTAL RULAJ din Registrul-jurnal = TOTAL RULAJ din Balanta de verificare

2.Registrul Cartea-mare: este folosit pentru inregistrarea si gruparea operatiunilor economico-financiare dupa natura lor, in ordinea efectuarii lor cronologice. Acesta serveste la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice la unitatile ce aplica forma de inregistrare pe jurnale, la verificarea inregistrarilor contabile efectuate, la furnizarea de date, pentru efectuarea analizei activitatii economico-financiare a unitatii si la intocmirea balantei de verificare.S.C. SORSTE S.R.L foloseste fisele de cont operatiuni diverse, utilizate pentru evidenta analitica a furnizorilor, clientilor, creditorilor.3.Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu de inregistrare anuala si de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului.Acestea reprezinta o recapitulatie a datelor cu privire la datele patrimoniale din listele de inventariere, grupate dupa natura lor pe structurile patrimoniale de active si datorii.Registrul-inventar se numeroteaza si se snuruiesteDiferentele valorice constatate cu ocazia inventarierii si consemnate in registrul-inventar corecteaza valoarea de inregistrare a elementelor patrimoniale, aducand-o la valoare actuala(de inventar). Operatiile cuprinse in Registrul-inventar sunt operatii pregatitoare de inchidere a exercitiului financiar pentru intocmirea bilantului contabil.Fiecare operaie economic i financiar cu privire la existena i micarea elementelor patrimoniale ale unei entiti economice trebuie consemnat mai nti n documente care s ateste nfptuirea lor, pentru a putea fi apoi nregistrate n contabilitate. In contabilitate sunt respectate n mod obligatoriu dou principii: orice operaie economic sau financiar numai pe baz de document" i orice nregistrare contabil numai pe baz de document".

BIBLIOGRAFIE

Matis Dumitru - Bazele contabilitatii. Aspecte teoretice si si colectivul practice, Editura Alma Mater, Cluj Napoca, 2005

Pantea Iacob Petru - Contabilitatea financiara, Editura Intelcredo, Bodea Gheorghe Bucuresti 2011 Possler Ladislau - Contabilitatea intreprinderii- indrumar practic, Lambru Gheorghe Editia a X-a, Editura Fundatiei ,,Andrei Saguna , Lambru Bogdan Constanta, 2011

Sichigea Nicolae - Gestiunea financiara a intreprinderii, Editura si colectivul Universitaria , Craiova, 2006

*** - Noile reglementari contabile conforme cu Directivele europene, Editura Best Publishing, Bucuresti , 2011

Anexa 1

Succesiunea operatiilor de prelucrare a informatiilor economice in contabilitate

Anexa

FISA DE CONT PENTRU OPERATII DIVERSE

REGISTRUL- INVENTARla data de 31 decembrie 2010

Anexa Registrul jurnal Nr. inreg.Data inreg.DocumentulExplicatiaSimbol contSumele

FelulNr.DataDCDC

12345678910

12011Factura456001.03.2011Fz.16284426401401500120500120

22011Factura 767802.03.2011Fz.230144264014015000120050001200

32011Bon consum5103.03.2011601

3011500015000

42011Factura766504.03.2011Fz.361244264014011503615036

52011Chitanta768605.03.2011Fz.3401531117851785

62011Factura45656506.03.2011Fz.421334426404404

80000192008000019200

De reportat122991122991