Documente contabile obligatorii pentru societatile comerciale.

Fiecare admistrator de firma ar trebui sa cunoasca( chiar daca exista o firma de contabilitate carese ocupa de aceste activitati) si aceste norme legale.Vom incerca in acest articol o abordare sumara a actelor contabile din firma, din perspectivacomerciantului si nu a contabilului.Legea nr. 252/2003 a instituit obligativitatea persoanelor juridice, inregistrate la Oficiul National alRegistrului Comertului, de a tine un Registru unic de controlRegistrul unic de control are ca scop evidentierea tuturor controalelor desfasurate la contribuabilde catre toate organele de control specializate, in domeniile: financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar,urbanism, calitatea in constructii, protectia consumatorului, protectia muncii, inspectia muncii,protectia impotriva incendiilor, precum si in alte domenii prevazute de lege.Registrul unic de control se elibereaza, contra cost, de directiile generale ale finantelor publicedin raza teritoriala unde isi are sediul social comerciantul, pe baza certificatului de inregistrare.Potrivit Legii nr. 252/2003, contribuabilii nou-infiintati sunt obligati ca, in termen de 30 de zile de ladata inregistrarii, sa achizitioneze registrul unic de control.Registrul actionarilor pentru SA Potrivit Legii nr. 31/1990, in afara de evidentele prevazute de lege, societatile pe actiuni trebuiesa tina:a) un registru al actionarilor care sa arate, dupa caz, numele si prenumele, codul numericpersonal, denumirea, domiciliul sau sediul actionarilor cu actiuni nominative, precum sivarsamintele facute in contul actiunilor. Evidenta actiunilor tranzactionate pe o piatareglementata/sistem alternativ de tranzactionare se realizeaza cu respectarea legislatiei specificepietei de capital;b) un registru al sedintelor si deliberarilor adunarilor generale;c) un registru al sedintei si deliberarilor consiliului de administratie, respectiv ale directoratului siconsiliului de supraveghere;d) un registru al deliberarilor si constatarilor facute de cenzori si, dupa caz, de auditori interni, inexercitarea mandatului lor;e) un registru al obligatiunilor, care sa arate totalul obligatiunilor emise si al celor rambursate,precum si numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul titularilor, cand ele suntnominative. Evidenta obligatiunilor emise in forma dematerializata si tranzactionate pe o piatareglementata sau printr-un sistem alternativ de tranzactionare va fi tinuta conform legislatieispecifice pietei de capital;g) orice alte registre prevazute de acte normative speciale.Registrul asociatilor pentru SRLLegea nr. 31/1990 privind societatile comerciale prevede la articolul 198 ca societatile curaspundere limitata “ trebuie sa tina, prin grija administratorilor, un registru al asociatilor, in carese vor inscrie, dupa caz, numele si prenumele, denumirea, domiciliul

sau sediul fiecarui asociat,partea acestuia din capitalul social, transferul partilor sociale sau orice alta modificare privitoarela acestea. “Registrului general de evidenta a salariatilor Angajatorii au obligatia de a intocmi un registru general de evidenta a salariatilor, in conformitatecu dispozitiile HG nr. 161/2006 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta asalariatilor, cu modificarile si completarile ulterioare.Registrul trebuie transmis in forma electronica la inspectoratul teritorial de munca in a carui razateritoriala isi are sediul sau domiciliul, dupa caz, in termen de 20 de zile de la data angajariiprimului salariat. In cazul modificarii anumitor elemente, angajatorii trebuie sa transmita registrulactualizat in termen de 5 zile de la data la care au survenit modificarile.Registrul se pastreaza in forma electronica la sediul angajatorului si, dupa caz, la sediulsucursalei, agentiei, reprezentantei sau al altor asemenea unitati fara personalitate juridicaRegistru special pentru banii personali ai angajatilor/administratorul unitatii OG nr. 47/2007 privind reglementarea unor masuri financiar-fiscale a introdus obligativitateautilizatorilor de aparate de marcat electronice fiscale de a inregistra banii personali detinuti deangajati si/sau de administratorul unitatii intr-un registru special intocmit in acest sens si de aintroduce, la inceputul fiecarei zile, in aparatele de marcat electronice fiscale soldul initialreprezentand monedele/bancnotele divizionare necesare pentru a da restul clientului.OG nr. 47/2007 a modificat OUG nr. 28/1999 privind obligatia agentilor economici de a utilizaaparate de marcat electronice fiscale, care stabileste ca operatorii economici care efectueazalivrari de bunuri cu amanuntul, precum si prestari de servicii direct catre populatie sunt obligati sautilizeze aparate de marcat electronice fiscale.Registre contabile obligatorii-Legea nr. 82/1991 contabilitatii Legea nr. 82/1991 a contabilitatii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare stabilesteca registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Cartea mare.Potrivit Normei metodologice de intocmire si utilizare a registrelor si formularelor comune peeconomie privind activitatea financiara si contabila, publicata in Monitorul Oficial, Partea I nr.23bis din 7.01.2005, registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registru, foi volantesau listari informatice, dupa caz. Numerotarea paginilor registrelor se va face in ordinecrescatoare, iar volumele se vor numerota in ordinea completarii lor.Registrul-jurnal

(cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza, inmod cronologic, toate operatiunile economico-financiare. Operatiunile de aceeasi natura,realizate in acelasi loc de activitate, pot fi recapitulate intr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care sta la baza inregistrarii in Registrul-jurnal.Orice inregistrare in Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul sidata documentului justificativ, explicatii privind operatiunile respective si conturile sinteticedebitoare si creditoare in care s-au inregistrat sumele corespunzatoare operatiunilor efectuateCartea mare(cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar sisistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor de activ si depasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteza si sistematizare si continesimbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor,precum si soldul contului pentru fiecare luna a anului curent. Cartea mare sta la baza intocmiriibalantei de verificare.

 Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Registrul Cartea mare se pastreaza in unitate timp de 10 anide la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, iar in caz de pierdere,sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite in termen de maximum 30 de zile de laconstatare.Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toateelementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivitlegii.Statul de salariiserveste atat ca document pentru calculul drepturilor banesti cuvenitesalariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate, cat si ca document justificativ deinregistrare in contabilitate. Platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile,indemnizatiile de concediu etc. se includ in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreagasuma a salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva.Registrul de evidenta fiscala – contribuabilii platitori de impozit pe profitPotrivit Ordinului Ministerului Finantelor Publice nr. 870/2005, contribuabilii inregistrati ca platitoride impozit pe profit, sunt obligati sa intocmeasca un Registrul de evidenta fiscala.Registrul de evidenta fiscala are ca scop inscrierea tuturor informatiilor care au stat ladeterminarea profitului impozabil si a calculului impozitului pe profit cuprins in declaratia privindobligatiile de plata la bugetul general consolidat. Registrul de evidenta fiscala se utilizeaza instricta concordanta cu destinatia acestuia si se completeaza

astfel incat sa permita in oricemoment identificarea si controlul operatiunilor efectuate pentru determinarea impozitului pe profitcuprins in declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat.Dispozitiile dinTITLUL IV Codul commercialRegistrele comerciantilor vor fi tinute în limba românã sau vreuna din limbilemoderne europene, dupã ordinea datei fiecãrei operatiuni, fãrã a se lãsa vreun loc în alb, fãrãstergere sau adãugire; se pot face îndreptãri si stersãturi, dacã aceasta este necesar; se vor face însã numai astfel ca cuvintele îndreptate sau sterse sã fie citibileComerciantii sunt datori a pãstra, în timp de 10 ani de la cea din urmã vizã, registrele pe carelegea le impune a tine, precum si scrisorile si telegramele primite*.Asemenea sunt datori a pãstra, cel putin pânã la doi ani, facturile mãrfurilor cumpãrate siintroduse în stabilimentele** lor.În completare, a se vedea art. 25 si art. 30 din L. nr. 82/1991, în care se prevedeobligativitatea pãstrãrii unor documente un timp mai îndelungat, respectiv de 50 de ani pentru state de salarii si tot 50 de ani pentru bilanturi contabile.Av.COLTUC MARIUS VICENTIU