dezvoltarea comunicării electronice

5/17/2018 Dezvoltarea comunic rii electronice - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/dezvoltarea-comunicarii-electronice 1/7

Comunicarea electronica

Petrache AlexandraAMS an I



2

Comunicarea electronica

Dezvoltarea comunicării electronice, în special a Internetului, a deschis încă o cale, mult mai facilă.Internetul nu e ceva pe care să-l frunzăreşti o dată şi apoi să-l pui pe un raft sau să-l arunci la coş. Pelângă faptul că informaţia din Internet este într-un continuu proces de actualizare – durata medie deviaţă a unui fişier în Internet este de trei luni – Internetul oferă şansa (şi provocarea) schimbului

permanent de informaţii, a dialogului interactiv. În plus, Internetul oferă unei organizaţii posibilitatea de a comunica direct cu publicurile pe care le vizează, renunţând la aportul mass-media.Această posibilitate este însă atât un avantaj, cât şi un risc asumat: un avantaj pentru că organizaţiadecide cele mai adecvate modalităţi de comunicare şi oportunităţile pe care le va utiliza; risc pentru

că nimeni nu garantează că publicurile-ţintă pe care le vizează organizaţia vor accesa informaţiile pecare aceasta le oferă, după cum nu este garantat nici faptul că nu vor exista, în proporţie foarte mare,alţi vizitatori la care nu ne-am aşteptat sau chiar nu ni i-am dorit (de exemplu, cazul unui forum alsuporterilor unui club de fotbal, forum pe care intervin suporteri ai cluburilor concurente, înveninândîn mod inevitabil discuţiile şi diluând concentrarea acestora pe un anumit subiect).Există în prezent o multitudine de modalităţi de comunicare ce pot utiliza ca suport Internetul. Înfuncţie de resursele pe care le avem la îndemână, putem utiliza mai multe sau mai puţine dintreaceste modalităţi pentru a promova imaginea propriei organizaţii în mediul comunicării electronice.Iată câteva dintre ele:

– utilizarea poştei electronice. Pentru aceasta, trebuie create în primul rând nişte liste cu adresele de

e-mail ale persoanelor care fac parte din publicurile pe care le vizează organizaţia. La adresele dinaceste liste putem trimite apoi, periodic, mesajele organizaţiei, proces oarecum asemănător cu cel al

poştei directe realizat prin intermediul serviciilor poştale „clasice”. De asemenea, există firme carerealizează baze de date cu adrese de e-mail, pe care le selectează în funcţie de anumite criterii,oferind apoi organizaţiilor interesate servicii de Internet de genul poştei directe, precum şi liste deadrese care cuprind publicuri cu caracteristici cât mai adecvate aşteptărilor organizaţiei solicitante.Putem trimite periodic mesaje utilizând asemenea liste de adrese, dar va trebui să ne asiguram cămesajele respectă măcar regulile minime pentru a nu intra în categoria „spam”: specificarea adreseiexpeditorului, posibilitatea de dezabonare ş.a.m.d. de asemenea, nu trebuie să neglijam oportunitateacomunicării prin e-mail cu jurnaliştii, fapt care a devenit o practică mai mult decât cotidiană înactivitatea de relaţii publice din zilele noastre: într-adevăr, jurnaliştii, în marea lor majoritate, preferăsă primească informaţii (comunicate, alerte, dosare de presă, fişiere, scrisori, documente etc.) prin

poşta electronică; în 2005, de exemplu, un sondaj efectuat în Marea Britanie arăta că 91% dintre jurnalişti preferă să primească copii (fişiere) pe cale electronică (Bland, 2005, 36); – crearea şi difuzarea unor newslettere electronice. Un newsletter de acest gen poate mediatiza unanumit subiect sau o anumită organizaţie. Şi într -un caz şi în celălalt, newsletterul se difuzeazăelectronic, conform procedeelor descrise mai sus. Şi de această dată va trebui să ne implicam înselectarea judicioasă a publicurilor -ţintă pe care le vizează organizaţia . Pentru mai multă eficacitate,newsletterul poate fi stocat pe Internet, unde cei interesaţi pot găsi oricând arhive în care să cauteinformaţiile dorite. Difuzat de preferinţă gratuit, un astfel de newsletter trebuie să fie simplu deîncărcat şi de mânuit; în plus, el trebuie să ofere cititor ului atât posibilitatea de a se abona, cât şi pe

cea de a întrerupe oricând abonamentul său. Nerespectarea dorinţei de întrerupere a abonamentului



3

creează o reacţie de adversitate, mai ales în condiţ iile în care cutiile poştale de e-mail aleinternauţilor devin din ce în ce mai neîncăpătoare;

– participarea la grupuri de discuţii sau crearea unor grupuri de discuţii proprii. Această posibilitate este utilă, de exemplu, în cazul publicur ilor interne, pentru realizarea comunicării fără a

fi necesară adunarea periodică a membrilor, întreruperea activităţilor organizaţiei ş.a.m.d. În ceea ce priveşte publicurile externe, asemenea grupuri de discuţii necesită un consum mare de timp; totuşi,unele organizaţii îşi permit să întreţină forumuri de discuţii cu publicurile externe, introducând îndezbatere şi moderând (de preferinţă 24 de ore din 24) subiecte de interes atât pentru organizaţie, câtşi pentru vizitatorii virtuali. Este foarte recomandabil ca, în măsura în care timpul ne permite, săverificam cât mai des cu putinţă ceea ce se spune pe forumuri sau în grupuri de discuţii care tratează subiecte legate de funcţionarea organizaţiei: de regulă, aceste modalităţi de comunicare oferă şimulte informaţii despre care nu se poate afirma dacă au sau nu un suport în realitate. Cu toateacestea, odată postate, ele au şanse destul de mari să fie considerate ca fiind veridice, să fie acceptateca fapte evidente (o caracteristică a comunicării prin Internet o constituie faptul că opiniile personalecapătă mai multă consistenţă – Bland, 2005, 37). De aceea, este foarte indicat să cunoaştem în timp

util asemenea ameninţări la adresa reputaţiei organizaţiei şi să reacţionam în mod oportun şi adecvat;

– utilizarea blogging-ului corporatist Blogging-ul – ţinerea pe Internet a unor „jurnale” care trateazădiferite subiecte sau aspecte (jurnale scrise, fotografice, video sau audio, cu posibilitatea ca vizitatoriisă posteze comentarii) – devine un fenomen din ce în ce mai răspândit. Dacă până nu demult el semanifesta ca formă individuală de prezenţă şi de interacţiune în lumea virtuală, astăzi organizaţiile

preiau această tehnică şi încearcă să-i valorifice potenţialul în sfera comunicării corporatiste. În acestfel, calea preponderent unidirecţională a comunicării dinspre organizaţie spre publicul-ţintă esteînlocuită cu calea bidirecţională în care organizaţia interacţionează – de cele mai multe ori în timpreal – cu fiecare interlocutor în parte.Blogging-ul prezintă avantaje ca: feedback -ul rapid cu referire la mesajul postat de conducătorii saumembrii organizaţiei; posibilitatea de a obţine în mod gratuit date relevante despre cei care constituiepublicurile-ţintă ale organizaţiei (vârstă, sex, educaţie, ocupaţie, apartenenţa la mediul urban saurural, nivel de trai etc.); posibilitatea de a utiliza un blog şi ca instrument de comunicare internă, princare membrii organizaţiei nu numai că sunt informaţi în timp real cu privire la anumite evoluţii, dar

pot să-şi spună şi propriile păreri; posibilitatea de a răspunde rapid unor nemulţumiri, înainte caacestea să se răspândească în interiorul sau exteriorul organizaţiei; posibilitatea ca jurnaliştii să seinformeze despre evoluţii foarte recente – chiar aflate în curs de desfăşurare – din organizaţie;adăugarea unui plus de „umanizare” la imaginea organizaţiei; posibilitatea de a comunicaorganizaţiilor concurente mesajele pe care doriţi ca acestea să le recepţioneze; posibilitatea de arecepţiona idei şi sugestii realmente utile organizaţiei; posibilitatea ca, prin comunicare transparentă,

organizaţia să-şi perfecţioneze calitatea produselor sau serviciilor pe care le oferă; posibilitatea de acreşte substanţial vizibilitatea publică a organizaţiei;

– utilizarea serviciilor de difuzare a comunicatelor de presă pe Internet . Difuzarea unui comunicatde presă prin metodele „clasice” poate fi dublată şi de trimiterea lui către un asemenea portalspecializat. Mulţi oameni utilizează aceste portaluri ca sursă de documentar e, iar comunicatul, odată publicat astfel, poate deveni sursă a unor relatări în mass-media;

– publicarea de comunicate de presă multimedia (MNR – multimedia news release). Spre deosebirede formatul „tradiţional” al comunicatului de presă realizat sub formă de text, un MNR utilizează

forţa imaginilor şi a sunetului care pot îmbogăţi substanţa textului: un MNR constituie, în realitate,un website de sine stătător, relativ mic (câteva fişiere legate între ele), sau o secţiune a website-ului



4

organizaţiei, în care fişierele de text sunt prezentate împreună cu fişiere video, audio, foto etc. careaduc informaţii şi explicaţii suplimentare despre un subiect, produs, eveniment etc. Adresa deInternet a acestui MNR poate fi apoi trimisă celor interesaţi sau poate fi publicată în portalurile dedifuzare a comunicatelor de presă sau în alte portaluri şi website-uri care au legătură cu subiectul(produsul);

– difuzarea de materiale specifice comunicaţiilor mobile (podcast-uri, SMS-uri, MMS-uri etc.); – realizarea unui website. Un website este o grupare de fişiere, organizate de obicei într-o structurăarborescentă. Această grupare este apoi gestionată din punct de vedere tehnic de către un furnizor deservicii Internet, care asigură accesibilitatea lor permanentă. Trebuie reţinut faptul că furnizorul deservicii Internet nu asigură menţinerea şi actualizarea website-ului din punctul de vedere alconţinutului informaţional, acest lucru constituind în totalitate sarcina organizaţiei deţinătoare. Înrealizarea website-ului, va trebui să ne gândim cu precădere la informaţiile pe care le vor căutavizitatorii acestuia. În acest sens, specialiştii (Orzan, 2004, 52-53) recomandă câteva categorii de

informaţii care ar trebui să se afle într -un website:

– prezentarea organizaţiei, a valorilor sale, a structurii, a conducerii, a acţionarilor, apartenerilor; – anunţuri noi (ştiri şi comunicate de presă sau rezumate ale acestora postate uneori chiar pe prima pagină) şi relatări apărute în presă; – descrieri ale produselor şi serviciilor oferite de organizaţie; – cataloage online complete cu produsele şi serviciile oferite; – date tehnice şi specificaţii despre produse (dacă consideraţi necesar, inclusiv comparaţ ii cu alteproduse concurente);

– scurte demonstraţii video despre produse şi servicii;– scurte demonstraţii video despre produse şiservicii;

– modalităţile de comandă online pentru produse şi servicii;

– informaţii sintetice sau sub formă grafică din rapoarte anuale şi/sau periodice; – informaţii istorice despre organizaţie; – resurse oferite vizitatorilor pentru a fi descărcate: sonerii pentru telefonul mobil; grafică pentrucalculatoare (wallpapers, screensavers); mici jocuri; felicitări virtuale; software gratuit; documentede interes ş.a.m.d. La acest capitol al resurselor oferite pentru descărcare, nu trebuie să scăpaţi dinvedere necesitatea unei pagini (secţiuni) speciale care oferă material vizual, foarte util în specialpentru cei din mass-media: fotografii, clipuri video (bineînţeles, cu explicaţiile necesare şi lacalitatea cerută de eventuala lor utilizare în presa scrisă, în TV etc.);

– date despre modul de contactare a diverselor compartimente; – informaţii despre eforturile de dezvoltare şi cercetare ale firmei; – aprecieri privind piaţa produselor sau serviciilor sau aspectelor tehnologice legate de linia deproduse;

– scurte clipuri audio-video (de exemplu, mesaje ale conducerii companiei; declaraţii ale clienţilor care au încercat produsele/serviciile, ale susţinătorilor, ale simpatizanţilor, ale analiştilor etc.);

– link-uri către alte surse de informare de pe Internet legate de subiect; – lista cu întrebările adresate frecvent de vizitatori şi răspunsur ile la acestea; – un calendar al conferinţelor, seminarelor sau evenimentelor importante pentru organizaţie; Pentru ca un website să răspundă exigenţelor impuse de comunicarea prin intermediul Internetului, elar trebui realizat ţinându-se cont de următoar ele sugestii:

– website-ul nu trebuie să aibă un singur autor. Fiecare structură organizaţională trebuie să

contribuie la acesta cu propriile informaţii.



5

– un website trebuie construit pornind de la ideea că el trebuie să ofere puncte de atracţ ie pentru

publicuri diferite. Acelaşi website ar trebui să aibă, concomitent, o „zonă de joacă” pentru copii, încare aceştia să poată descoperi, prin intermediul jocului, informaţia care i-ar putea captiva; o altăzonă va fi destinată simpatizanţilor, clienţilor, cumpărătorilor, care vor putea găsi argumente însprijinul simpatiilor şi convingerilor lor, vor putea viziona mostre, compara preţuri şi alte avantaje,

aprecia calităţile produselor. Analiştii economici vor găsi şi ei zona lor, cu date statistice, indicatorisintetici etc. Publicul intern va putea intra într-o zonă cu acces limitat, în care va găsi informaţiilenecesare şi va putea participa la grupuri de discuţii pe diferite subiecte legate de preocupările

propriei organizaţii. Jurnaliştii interesaţi de noutăţi obţinute „la prima mână” vor avea acces într -osală virtuală de conferinţe de presă. Organizaţiile guvernamentale vor trebui să găsească şi ele punctede interes care răspund propriilor preocupări etc. Un website trebuie conceput astfel încât să atragă

publicurile de care este interesată organizaţia respectivă; website-ul trebuie nu numai să atragăvizitatori care sunt actuali sau potenţiali susţinători, simpatizanţi, clienţi etc., ci să le şi stimulezedorinţa de a reveni;

– website-ul trebuie evaluat cât mai des cu putinţă din punctul de vedere al utilităţii. Este foarte

recomandat ca această evaluare să nu se facă doar pe baza opiniilor publicului intern, ci mai ales princhestionarea publicurilor exterioare organizaţiei; evaluările trebuie să determine de ce şi cum

utilizează publicul extern website-ul unei organizaţii. Acest lucru se poate realiza relativ simplu, prinoferirea posibilităţii ca vizitatorii website-ului să trimită mesaje e-mail celor care se ocupă deactualizarea lui, prin crearea unui formular de vot etc.;

– website-ul trebuie actualizat în permanenţă şi completat cu informaţii pe care le caută vizitatorii. Nu există o periodicitate stabilită apriori căreia trebuie să vă supuneţi în actualizarea informaţiilor:regula esenţială este ca, atunci când se produce o schimbare, ea să fie operată de îndată în conţinutulwebsite-ului (în marea majoritate a cazurilor, acest „de îndată” este de ordinul minutelor, deoareceInternetul înseamnă, mai presus de orice, informaţie în timp real)

– website-ul trebuie să funcţioneze cât mai bine din punct de vedere tehnic : fişierele nu trebuie săaibă dimensiuni prea mari, pentru a se putea încărca într -un timp cât mai scurt; aspectul grafictrebuie să fie omogen şi să ilustreze o anumită idee; link -urile dintre fişiere trebuie să funcţionezeireproşabil; cel puţin fişierul de bază (pagina principală – homepage) trebuie să conţină în structurasa cuvinte-cheie, comentarii şi alte asemenea amănunte tehnice care sporesc şansele ca website-ul săintre în motoarele de căutare;vizitatorul nu trebuie să se piardă într -un hăţiş de link -uri, ci săgăsească informaţia de care are nevoie după un număr rezonabil de click -uri (4 – 5 click-uri; acestlucru se poate realiza prin includerea unui număr sporit de link -uri în pagina principală, care săconducă rapid către fişierele cele mai solicitate ale website-ului); conţinutul fişierelor trebuie să aibă

dimensiuni rezonabile, ştiut fiind faptul că vizitatorul care accesează un astfel de fişier petrece înmedie 3 – 11 secunde pentru a decide dacă este sau nu de interes pentru el;

– trebuie să existe cât mai multe link -uri dinspre alte website-uri către pagina principală a website-

ului unei organizaţii. Acest deziderat poate fi realizat prin: înscrierea websiteului în categoriilemarilor motoare de căutare, precum Google, Yahoo!, AltaVista etc.; înscrierea website-ului îndiferite portaluri şi baze de date, în funcţie de domeniul de activitate al organizaţiei; schimb de

bannere şi logo-uri publicitare (parteneriate) cu alte organizaţii care au website-uri; găzduirea contracost, pe website-urile care fac (şi) reclamă, a bannerului (logo-ului) propriului website ş.a.m.d.;

– trebuie să utilizam orice oportunitate de a promova website-ul organizaţ iei : pe cărţile de vizită

(tipărite sau virtuale); pe materialele tipărite (broşuri, pliante, flyere, afişe, postere, publicaţii,agende, calendare, bannere, plicuri şi papetărie de birou); pe orice alte materiale aparţinând



6

companiei (promoţionale, ambalaje); nu în ultimul rând, prin includerea adresei de Internet însemnăturile tuturor membrilor organizaţiei care utilizează poşta electronică.

Videoconferinţa înseamna comunicarea vizuala între persoane sau grupuri aflate în locaţii

geografice diferite ca şi cum ar fi în aceeaşi încăpere. Într-o videoconferinţă, doi sau mai mulţi participanţi separaţi fizic prin distanţă pot comunica verbalşi vizual şi îşi pot derula activitatea (schimb de date) într -un mod foarte similar cu cel al unei clasiceîntâlniri. Fiecare participant, din fiecare locaţie poate vedea şi auzi interlocutorul pe monitoare, la ocalitate video similară TV.De asemenea în cadrul aceleiaşi sesiuni pot interveni participanţi conectaţidoar audio (pe liniile telefonice normale sau mobile), precum şi participanţi video mobili, graţietehnologiei video a telefoanelor 3G.Videoconferinţele sunt realizate în timp real, ceea ce înseamnăcă între imaginile video şi sunet nu sunt întârzieri şi sunt dispuse pe monitorul interlocutoruluiinstantaneu.

Gama aplicaţiilor de videoconferinţă este foarte largă, această tehnologie putând fi utilizată oriundeeste nevoie de comunicare video.

Majoritatea utilizatorilor folosesc acest mijloc de comunicare modern pentru:

Şedinţe operative la nivel managerial Şedinţe zilnice sau săptămânale între directori sau filialele teritoriale Şedinţe de analiză Şedinţe interne (prezentarea datelor interne, a statisticilor, analiza performanţelor, luarea

deciziilor ce implică mai multe părţi) Relaţii cu terţe organisme de interes Comunicarea rapidă şi eficientă între două sau mai multe locaţii separate Sesiuni de pregătire şi perfecţionare a personalului Prezentarea schimbărilor în formularistica sau proceduri

Desigur acestea sunt doar câteva din aplicaţiile ce pot fi realizate utilizând sistemele devideoconferinţă, gama acestora poate fi lărgită şi personalizată în funcţie de necesităţile Instituţiei.

Fax-ul este un protocol de comunicaț ie capabil să transmită imagini prin intermediul telefoniei.Unfax este un aparat ce transmite imagini sub formă digitală: imaginea sursă este achiziț ionată în timpreal și transmisă aparatului receptor prin sistemul de telefonie, folosind semnal digital. În esenț ă, un

aparat fax este un modem, o imprimantă și un scaner într-o singură unitate, utilizată pentru un scopdat.Serviciul de fax prin Internet (e-mail fax) permite trimiterea/primirea fax-ului fara a necesita unaparat special; se trimite prin interfata web, prin e-mail.

La prima vedere, implicarea noastra în realizarea comunicării electronice pare dificilă din cauzaexigenţelor tehnice. În realitate, este suficient să fim familiarizati doar cu elementele tehnicefundamentale, pentru a fi în măsură să înţelegem modul în care se realizează acest tip de comunicare.În rest, vom folosi aceleaşi principii cunoscute din realitatea „clasică”, cu menţiunea că va trebui sădovedim creativitate în adaptarea lor la provocările acestui nou mod de a comunica.



7

Bibliografie: “Tehnici de relatii publice”, Cap. Particularitati ale comunicarii

Electronice, George David, Bucuresti, 2007

dezvoltarea comunicării electronice

Documents