comunicare 7 formele comunicĂrii verbale

41
FORMELE COMUNICĂRII VERBALE Curs 7

Upload: ioana-breaz

Post on 27-Jun-2015

1.591 views

Category:

Documents


5 download

TRANSCRIPT

Page 1: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Curs 7

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

1 monologul2 conferinţa3 expunerea4 prelegerea5 relatarea6 discursul7 toastul8 alocuţiunea9 povestirea

10 pledoaria11 predica12 intervenţia13 interpelarea14 dialogul15 dezbaterea16 seminarul17 interviul 18 colocviul

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Monologul ndash formă a comuinicării icircn care emitentul nu implică receptorul icircn această formă a comunicării există totuşi feed-back dar nu există un public anume icircn acelaşi timp nici nu se poate vorbi de existenţa unui monolog absolut

Conferinţa ndash conferinţă clasică ndash presupune o adresare directă publică icircn care cel care susţine conferinţă ndash conferenţiarul ndash evită să enunţe propriile judecăţi de valoare rezumicircndu‑se să le prezinte cu fidelitate pe cele ale autorilor despre care conferenţiază conferinţa cu preopinenţi ndash icircn cadrul acestei forme de conferenţiere se prezintă mai mulţi conferenţiari care prezintă idei opuse pe aceeaşi temă conferinţa cu preopinenţi poate fi regizată sau spontană

Expunerea ndash este forma de discurs care angajează icircn mod explicit personalitatea opiniile sistemul de valori ale celui care vorbeşte care icircşi transmite opiniile cu privire la un subiect

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Prelegerea ndash este situaţia comunicativă icircn care publicul care asistă la o prelegere a avut posibilitatea să sistematizeze informaţii fapte evenimente anterioare angajării acestui tip de comunicare presupune un nivel de abordare mai ridicat fără o introducere de acomodare cu subiectul pus icircn discuţie

Relatarea ndash o formă de comunicare icircn care se face o decodificare o dezvăluire o prezentare apelacircnd la un tip sau altul de limbaj a unei realităţi obiective a unor stări de fapt a unor acţiuni fără implicarea celui care participă ferită de subiectivism şi de implicare personală

Discursul ndash forma cea mai evoluată şi cea mai pretenţioasă a monologului care presupune emiterea argumentarea şi susţinerea unor puncte de vedere şi a unor idei inedite care exprimă un moment sau o situaţie crucială icircn evoluţia domeniului respectiv

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Toastul ndash o rostire angajată cu prilejul unor evenimente deosebite nu trebuie să depăşească 3 4 minute trebuie să fie o comunicare care face apel la emoţionalitatea celor prezenţi dar cu măsură

Alocuţiunea ndash reprezintă o intervenţie din partea unui vorbitor icircntr‑un context comunicaţional avacircnd drept scop ilustrarea unui punct de vedere nu trebuie să depăşească 10 minute

Povestirea ndash este forma cea mai amplă a comunicării icircn care se folosesc cele mai variate modalităţi care face apel la imaginaţie şi sentimente la emoţii la cunoştinţe anterioare icircn mod deosebit icirci este specifică angajarea dimensiunii temporale sub forma trecutului subiectivitatea povestitorului este prezentă din plin lăsacircndu‑şi amprenta pe forma şi stilul mesajelor transmise

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Pledoaria ndash este asemănătoare ca formă şi funcţie discursivă cu alocuţiunea diferenţiindu‑se de aceasta prin aceea că prezintă şi susţine un punct de vedere propriu

Predica ndash tip de adresare icircn care posibilitatea de contraargumentare şi manifestare critică sunt reduse sau chiar anulate specifică instituţiilor puternic ierarhizate

Intervenţia ndash situaţia icircn care emiţătorul vine icircn sprijunul unor idei ale unui alt participant la discuţie acesta din urmă declaracircndu‑şi fie şi tacit acordul cu mesajul enunţat prin intervenţie emitentul adicircnceşte un punct de vedere şi icircl susţine

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Interpelarea ndash situaţia icircn care cineva aflat icircn postura de distribuitor de informaţie cere unor anumite surse o mai bună precizare icircn anumite probleme pe anumite domenii

Dialogul ndash comunicare icircn cadrul căreia mesajele se schimbă icircntre participanţi fiecare fiind pe racircnd emiţător şi receptor rolurile de E şi R se schimbă reciproc participanţii la dialog fac un schimb de informaţii toţi participanţii la dialog se consideră egali icircşi acordă acelaşi statut

Dezbaterea ndash o formă a comunicării icircn care nu sunt implicate structuri evaluative este destinată clarificării şi aprofundării unor idei nu are un centru de autoritate vizibil dar are un moderator

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Seminarul ndash formă de comunicare dialogală care implică serioase structuri evaluative are un centru autorizat de comunicare care este şi centrul de conducere al discuţiilor din cadrul seminarului

Interviul ndash forma rigidă a dialogului icircn care rolurile de emitent şi receptor nu se schimbă este folosit ca metodă de obţinere de informaţii icircn presă de aceea cunoaşte o icircntreagă teorie amintim formele dialoguluirsquorsquoicircn pacirclnie liniar tunel

Colocviul ndash este forma de comunicare icircn care participanţii dezbat icircn comun o anumită idee icircn baza unei discuţii pe un anumit subiect prin participarea fiecăruia la discuţii icircmbogăţindu‑se sfera subiectului abordat

DISCURSURI ŞI PREZENTĂRI

Sfaturi pentru reuşita discursului Gacircndiţi-vă la auditoriu la mesajele pe care icircncercaţi să le transmiteţi acestuia şi la cacirct va fi de

receptiv Ce obiectiv urmăriţi ndash să-l informaţi să-l convingeţi să-l inspiraţi sau să-l distraţi

Cunoaşteţi-vă subiectul şi conţinutul acestuia Modul de prezentare este foarte importantCunoaşteţi-vă mesajul ndash şi poziţia Aveţi icircncredere icircn ele

Stabiliţi care vor fi atitudinea tonul dumneavoastră Om de stat sau agent de vacircnzări Autoritate sau catalizator

Stabiliţi ce răspuns doriţi să obţineţi ndash unul general sau unul la obiect 1048766 Folosiţi un limbaj simplu şi familiar Dacă 10 din ceea ce aţi spus s-a reţinut aţi reuşit

Fiţi pregătiţi să vă vedeţi şi să vă ascultaţi vorbind ndash aşa cum face auditoriul Fiţi politicos şi prietenos ndash priviţi din cacircnd icircn cacircnd icircn ochi auditoriul

Concentraţi-vă atunci cacircnd alţi membri din echipa sau comitetul dvs Iau cuvacircntul Susţineţi-vă membrii echipei prin cuvinte şi atitudine

Pregătirea iniţială

1 Examinaţi conţinutul faceţi ca acesta să fie interesant şi relevant pentru auditoriul respectiv

2 Gacircndiţi mesajul pentru a fi rostit nu pentru a fi scris

3 Introducerea este importantă deschide comunicarea icircntre dvs auditori şi subiect

4 Informaţia-cheie ndash mesajul dvs trebuie să se refere la maximum trei puncte

5 Concluzia conduce auditoriul spre reacţia pe care o aşteptaţi

6 Cacircnd scrieţi ciorna schiţaţi mai icircntacirci discursul după care completaţi conţinutul Gacircndiţi-vă cacirct de lung va fi discursul şi dacă vor exista eventuale icircntrebări Găsiţi anecdote citate şi maxime

7 Editaţi discursul cu multă atenţie

Cercetare

Icircn faza de cercetare adunaţi toate informaţiile disponibile despre subiectul respectiv

Faptele opiniile documentaţia cauzele şi efectele Toate datele pe care le folosiţi trebuie să fie exacte şi să provină din surse sigure

Folosiţi informaţii interesante şi arătaţi ambele feţe ale argumentaţiei Găsiţi nota de umor potrivită sub forma anecdotelor citatelor povestirilor

Căutaţi exemple de reuşită studii de caz şi gacircndiţi-vă care din acestea sunt mai eficiente icircn cazul auditoriului icircn speţă

Structura discursului

Schiţa ndash o icircnşiruire de gacircnduri principale sau teme logice ordonate şi corelate

Introducerea Deschiderea ndash prezintă relaţia vorbitorului cu auditoriul subiectul obiectul şi conţinutul pe scurt

Fundamentarea ndash istoric motivele discursului parametri şi ipoteze şi dacă este cazul referinţe despre vorbitor

Esenţa ndash 2 sau 3 puncte-cheie elaborate şi susţinute colocvial Subliniaţi punctele forte referiţi-vă la contra-argumente pentru a asigura credibilitatea

Concluzia ndash Concluzionaţi şi conduceţi auditoriul spre reacţiile emoţionale şi specifice dorite

Discursul trebuie să se desfăşoare natural şi logic pentru a putea fi uşor urmărit Segmentele discursului trebuie să fie legate icircntre ele Icircntrerupeţi prezentarea la fiecare două-trei minute cu o replică prin care să stacircrniţi o reacţie (sau aplauze) din partea auditoriului Folosiţi materiale audiovizuale numai dacă acestea clarifică sau susţin discursul

Pregătiri la faţa locului

1 Stabiliţi mişcările pe care le veţi face (aşezat la pupitru + icircntrebări) Observaţi dacă există ceva care poate distrage atenţia ndash sunt oameni care stau icircn spatele dvs pe podium

2 Dacă este posibil folosiţi un pupitru cu microfon Verificaţi icircnălţimea şi distanţa faţă de microfon

3 Repetaţi cu voce tare icircn picioare la pupitru cel puţin o dată la faţa locului

4 Asiguraţi-vă că aveţi aparatura pentru a vă adresa publicului dacă este posibil - pentru prezenţă nu pentru volum Verificaţi aparatura respectivă ndash vă auziţi bine

5 Atenţie la luminile icircn care veţi privi

6 Beţi apă Nu prea rece nici prea acidulată

7 Verificaţi dacă presa va fi prezentă ndash reţineţi unde sunt amplasate camerele de luat vederi şi presa

8 Icircnregistraţi fiecare discurs ndash audio şi video

9 Aflaţi din timp unde se află toaleta

Textul

1 Folosiţi foi de hacircrtie sau carneţele pentru notiţe Dacă este nevoie de textul complet folosiţi jumătatea superioară a colii de format A4 şi caractere de 16 sau 17 Punctuaţia va fi cea pentru textul rostit cu marcarea pauzelor a accentuărilor a vitezei şi a inflexiunilor vocii

2 Dacă se foloseşte prompterul exersaţi cu operatorul pacircnă ajungeţi să stăpacircniţi perfect tehnica3 Fiţi pregătiţi să intraţi icircn dialog cu ceilalţi vorbitori dacă este cazul4 Cronometraţi-vă - scurtaţi ndash imprimaţi textul dacă este nevoie5 Ce anume trebuie să evitaţi icircn text

ndash Sa vă placircngeţi Icircn timpul scurt pe care l-am avut la dispoziţie ldquoabia ieri am fost solicitatndash Scuzele Nu sunt tocmai icircn măsură Mi-au cerut să iau cuvacircntulhellipicircnsă vedeţindash Falsa modestieatitudinea defensivă Consider Cred Icircn opinia mea Sper că veţi Credem că am

icircncercat Ştiu că mulţi mă vor contrazice darndash Banalităţi Sper că sunteţi icircn asentimentul O zi bună Este o onoare să mă adresez unui auditori atacirct de

distinsndash Clişeele ldquoPacircnă la urmăhellip Icircn acest moment Icircn concluzie exact aşa Adevărul este căhellipndash Ticuri verbaleeu atacircta spun ldquoicircnţelegindash Cuvinte expresii redundante foarte mare enormndash Cuvinte uracircte nu impresionează

6 Repetiţia la faţa locului Repetaţi icircn mod real Cu voce tare cu gesticulaţie şi cu aplomb Repetaţi icircntacirci fără mijloacele audio-video ndash apoi cu acesteaVorbiţi tare ndash la pupitru ndash către auditoriu ndash icircn condiţii cacirct mai aproape de cele reale

Rostirea discursului

Priviţi auditoriul -şi ldquoreacţionaţi la reacţia acestuiardquo Cuceriţi mai icircntacirci oamenii - apoi argumentaţi

Atitudinea dvs influenţează modul icircn care auditoriul vă va recepţiona - icircnainte de a icircncepe să vorbiţi

Rostiţi cuvintele icircn direcţia microfonului Alternaţi viteza şi tonul Rostiţi propoziţiile cu claritate pacircnă la capăt

Folosiţi pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee

Folosiţi limbajul trupului dar controlaţi-l Gesticulaţi natural

Ţineţi capul sus şi priviţi auditoriul icircn ochi

Nu vă simţiţi jenat să vă citiţi notiţele

Folosiţi ocazional auto-ironia

Arătaţi că vă bucuraţi de ocazia pe care o aveţi de a vorbi auditoriului

Materiale vizuale

Există diferenţe icircntre un discurs

ndash ţinut icircntr-un cadru oficial - trebuie să vedeţi care sunt circumstanţele dacă este vorba de un discurs la icircnceputul sau la sfacircrşitul conferinţei un discurs după cină etc şi să stabiliţi dacă este sau nu nevoie de materiale vizuale şi dacă acestea servesc discursului

ndash o prezentare informativă - trebuie să recurgeţi la cacirct mai multe materiale vizuale sau cel puţin la o prezentare redactată icircn power point

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 2: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

1 monologul2 conferinţa3 expunerea4 prelegerea5 relatarea6 discursul7 toastul8 alocuţiunea9 povestirea

10 pledoaria11 predica12 intervenţia13 interpelarea14 dialogul15 dezbaterea16 seminarul17 interviul 18 colocviul

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Monologul ndash formă a comuinicării icircn care emitentul nu implică receptorul icircn această formă a comunicării există totuşi feed-back dar nu există un public anume icircn acelaşi timp nici nu se poate vorbi de existenţa unui monolog absolut

Conferinţa ndash conferinţă clasică ndash presupune o adresare directă publică icircn care cel care susţine conferinţă ndash conferenţiarul ndash evită să enunţe propriile judecăţi de valoare rezumicircndu‑se să le prezinte cu fidelitate pe cele ale autorilor despre care conferenţiază conferinţa cu preopinenţi ndash icircn cadrul acestei forme de conferenţiere se prezintă mai mulţi conferenţiari care prezintă idei opuse pe aceeaşi temă conferinţa cu preopinenţi poate fi regizată sau spontană

Expunerea ndash este forma de discurs care angajează icircn mod explicit personalitatea opiniile sistemul de valori ale celui care vorbeşte care icircşi transmite opiniile cu privire la un subiect

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Prelegerea ndash este situaţia comunicativă icircn care publicul care asistă la o prelegere a avut posibilitatea să sistematizeze informaţii fapte evenimente anterioare angajării acestui tip de comunicare presupune un nivel de abordare mai ridicat fără o introducere de acomodare cu subiectul pus icircn discuţie

Relatarea ndash o formă de comunicare icircn care se face o decodificare o dezvăluire o prezentare apelacircnd la un tip sau altul de limbaj a unei realităţi obiective a unor stări de fapt a unor acţiuni fără implicarea celui care participă ferită de subiectivism şi de implicare personală

Discursul ndash forma cea mai evoluată şi cea mai pretenţioasă a monologului care presupune emiterea argumentarea şi susţinerea unor puncte de vedere şi a unor idei inedite care exprimă un moment sau o situaţie crucială icircn evoluţia domeniului respectiv

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Toastul ndash o rostire angajată cu prilejul unor evenimente deosebite nu trebuie să depăşească 3 4 minute trebuie să fie o comunicare care face apel la emoţionalitatea celor prezenţi dar cu măsură

Alocuţiunea ndash reprezintă o intervenţie din partea unui vorbitor icircntr‑un context comunicaţional avacircnd drept scop ilustrarea unui punct de vedere nu trebuie să depăşească 10 minute

Povestirea ndash este forma cea mai amplă a comunicării icircn care se folosesc cele mai variate modalităţi care face apel la imaginaţie şi sentimente la emoţii la cunoştinţe anterioare icircn mod deosebit icirci este specifică angajarea dimensiunii temporale sub forma trecutului subiectivitatea povestitorului este prezentă din plin lăsacircndu‑şi amprenta pe forma şi stilul mesajelor transmise

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Pledoaria ndash este asemănătoare ca formă şi funcţie discursivă cu alocuţiunea diferenţiindu‑se de aceasta prin aceea că prezintă şi susţine un punct de vedere propriu

Predica ndash tip de adresare icircn care posibilitatea de contraargumentare şi manifestare critică sunt reduse sau chiar anulate specifică instituţiilor puternic ierarhizate

Intervenţia ndash situaţia icircn care emiţătorul vine icircn sprijunul unor idei ale unui alt participant la discuţie acesta din urmă declaracircndu‑şi fie şi tacit acordul cu mesajul enunţat prin intervenţie emitentul adicircnceşte un punct de vedere şi icircl susţine

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Interpelarea ndash situaţia icircn care cineva aflat icircn postura de distribuitor de informaţie cere unor anumite surse o mai bună precizare icircn anumite probleme pe anumite domenii

Dialogul ndash comunicare icircn cadrul căreia mesajele se schimbă icircntre participanţi fiecare fiind pe racircnd emiţător şi receptor rolurile de E şi R se schimbă reciproc participanţii la dialog fac un schimb de informaţii toţi participanţii la dialog se consideră egali icircşi acordă acelaşi statut

Dezbaterea ndash o formă a comunicării icircn care nu sunt implicate structuri evaluative este destinată clarificării şi aprofundării unor idei nu are un centru de autoritate vizibil dar are un moderator

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Seminarul ndash formă de comunicare dialogală care implică serioase structuri evaluative are un centru autorizat de comunicare care este şi centrul de conducere al discuţiilor din cadrul seminarului

Interviul ndash forma rigidă a dialogului icircn care rolurile de emitent şi receptor nu se schimbă este folosit ca metodă de obţinere de informaţii icircn presă de aceea cunoaşte o icircntreagă teorie amintim formele dialoguluirsquorsquoicircn pacirclnie liniar tunel

Colocviul ndash este forma de comunicare icircn care participanţii dezbat icircn comun o anumită idee icircn baza unei discuţii pe un anumit subiect prin participarea fiecăruia la discuţii icircmbogăţindu‑se sfera subiectului abordat

DISCURSURI ŞI PREZENTĂRI

Sfaturi pentru reuşita discursului Gacircndiţi-vă la auditoriu la mesajele pe care icircncercaţi să le transmiteţi acestuia şi la cacirct va fi de

receptiv Ce obiectiv urmăriţi ndash să-l informaţi să-l convingeţi să-l inspiraţi sau să-l distraţi

Cunoaşteţi-vă subiectul şi conţinutul acestuia Modul de prezentare este foarte importantCunoaşteţi-vă mesajul ndash şi poziţia Aveţi icircncredere icircn ele

Stabiliţi care vor fi atitudinea tonul dumneavoastră Om de stat sau agent de vacircnzări Autoritate sau catalizator

Stabiliţi ce răspuns doriţi să obţineţi ndash unul general sau unul la obiect 1048766 Folosiţi un limbaj simplu şi familiar Dacă 10 din ceea ce aţi spus s-a reţinut aţi reuşit

Fiţi pregătiţi să vă vedeţi şi să vă ascultaţi vorbind ndash aşa cum face auditoriul Fiţi politicos şi prietenos ndash priviţi din cacircnd icircn cacircnd icircn ochi auditoriul

Concentraţi-vă atunci cacircnd alţi membri din echipa sau comitetul dvs Iau cuvacircntul Susţineţi-vă membrii echipei prin cuvinte şi atitudine

Pregătirea iniţială

1 Examinaţi conţinutul faceţi ca acesta să fie interesant şi relevant pentru auditoriul respectiv

2 Gacircndiţi mesajul pentru a fi rostit nu pentru a fi scris

3 Introducerea este importantă deschide comunicarea icircntre dvs auditori şi subiect

4 Informaţia-cheie ndash mesajul dvs trebuie să se refere la maximum trei puncte

5 Concluzia conduce auditoriul spre reacţia pe care o aşteptaţi

6 Cacircnd scrieţi ciorna schiţaţi mai icircntacirci discursul după care completaţi conţinutul Gacircndiţi-vă cacirct de lung va fi discursul şi dacă vor exista eventuale icircntrebări Găsiţi anecdote citate şi maxime

7 Editaţi discursul cu multă atenţie

Cercetare

Icircn faza de cercetare adunaţi toate informaţiile disponibile despre subiectul respectiv

Faptele opiniile documentaţia cauzele şi efectele Toate datele pe care le folosiţi trebuie să fie exacte şi să provină din surse sigure

Folosiţi informaţii interesante şi arătaţi ambele feţe ale argumentaţiei Găsiţi nota de umor potrivită sub forma anecdotelor citatelor povestirilor

Căutaţi exemple de reuşită studii de caz şi gacircndiţi-vă care din acestea sunt mai eficiente icircn cazul auditoriului icircn speţă

Structura discursului

Schiţa ndash o icircnşiruire de gacircnduri principale sau teme logice ordonate şi corelate

Introducerea Deschiderea ndash prezintă relaţia vorbitorului cu auditoriul subiectul obiectul şi conţinutul pe scurt

Fundamentarea ndash istoric motivele discursului parametri şi ipoteze şi dacă este cazul referinţe despre vorbitor

Esenţa ndash 2 sau 3 puncte-cheie elaborate şi susţinute colocvial Subliniaţi punctele forte referiţi-vă la contra-argumente pentru a asigura credibilitatea

Concluzia ndash Concluzionaţi şi conduceţi auditoriul spre reacţiile emoţionale şi specifice dorite

Discursul trebuie să se desfăşoare natural şi logic pentru a putea fi uşor urmărit Segmentele discursului trebuie să fie legate icircntre ele Icircntrerupeţi prezentarea la fiecare două-trei minute cu o replică prin care să stacircrniţi o reacţie (sau aplauze) din partea auditoriului Folosiţi materiale audiovizuale numai dacă acestea clarifică sau susţin discursul

Pregătiri la faţa locului

1 Stabiliţi mişcările pe care le veţi face (aşezat la pupitru + icircntrebări) Observaţi dacă există ceva care poate distrage atenţia ndash sunt oameni care stau icircn spatele dvs pe podium

2 Dacă este posibil folosiţi un pupitru cu microfon Verificaţi icircnălţimea şi distanţa faţă de microfon

3 Repetaţi cu voce tare icircn picioare la pupitru cel puţin o dată la faţa locului

4 Asiguraţi-vă că aveţi aparatura pentru a vă adresa publicului dacă este posibil - pentru prezenţă nu pentru volum Verificaţi aparatura respectivă ndash vă auziţi bine

5 Atenţie la luminile icircn care veţi privi

6 Beţi apă Nu prea rece nici prea acidulată

7 Verificaţi dacă presa va fi prezentă ndash reţineţi unde sunt amplasate camerele de luat vederi şi presa

8 Icircnregistraţi fiecare discurs ndash audio şi video

9 Aflaţi din timp unde se află toaleta

Textul

1 Folosiţi foi de hacircrtie sau carneţele pentru notiţe Dacă este nevoie de textul complet folosiţi jumătatea superioară a colii de format A4 şi caractere de 16 sau 17 Punctuaţia va fi cea pentru textul rostit cu marcarea pauzelor a accentuărilor a vitezei şi a inflexiunilor vocii

2 Dacă se foloseşte prompterul exersaţi cu operatorul pacircnă ajungeţi să stăpacircniţi perfect tehnica3 Fiţi pregătiţi să intraţi icircn dialog cu ceilalţi vorbitori dacă este cazul4 Cronometraţi-vă - scurtaţi ndash imprimaţi textul dacă este nevoie5 Ce anume trebuie să evitaţi icircn text

ndash Sa vă placircngeţi Icircn timpul scurt pe care l-am avut la dispoziţie ldquoabia ieri am fost solicitatndash Scuzele Nu sunt tocmai icircn măsură Mi-au cerut să iau cuvacircntulhellipicircnsă vedeţindash Falsa modestieatitudinea defensivă Consider Cred Icircn opinia mea Sper că veţi Credem că am

icircncercat Ştiu că mulţi mă vor contrazice darndash Banalităţi Sper că sunteţi icircn asentimentul O zi bună Este o onoare să mă adresez unui auditori atacirct de

distinsndash Clişeele ldquoPacircnă la urmăhellip Icircn acest moment Icircn concluzie exact aşa Adevărul este căhellipndash Ticuri verbaleeu atacircta spun ldquoicircnţelegindash Cuvinte expresii redundante foarte mare enormndash Cuvinte uracircte nu impresionează

6 Repetiţia la faţa locului Repetaţi icircn mod real Cu voce tare cu gesticulaţie şi cu aplomb Repetaţi icircntacirci fără mijloacele audio-video ndash apoi cu acesteaVorbiţi tare ndash la pupitru ndash către auditoriu ndash icircn condiţii cacirct mai aproape de cele reale

Rostirea discursului

Priviţi auditoriul -şi ldquoreacţionaţi la reacţia acestuiardquo Cuceriţi mai icircntacirci oamenii - apoi argumentaţi

Atitudinea dvs influenţează modul icircn care auditoriul vă va recepţiona - icircnainte de a icircncepe să vorbiţi

Rostiţi cuvintele icircn direcţia microfonului Alternaţi viteza şi tonul Rostiţi propoziţiile cu claritate pacircnă la capăt

Folosiţi pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee

Folosiţi limbajul trupului dar controlaţi-l Gesticulaţi natural

Ţineţi capul sus şi priviţi auditoriul icircn ochi

Nu vă simţiţi jenat să vă citiţi notiţele

Folosiţi ocazional auto-ironia

Arătaţi că vă bucuraţi de ocazia pe care o aveţi de a vorbi auditoriului

Materiale vizuale

Există diferenţe icircntre un discurs

ndash ţinut icircntr-un cadru oficial - trebuie să vedeţi care sunt circumstanţele dacă este vorba de un discurs la icircnceputul sau la sfacircrşitul conferinţei un discurs după cină etc şi să stabiliţi dacă este sau nu nevoie de materiale vizuale şi dacă acestea servesc discursului

ndash o prezentare informativă - trebuie să recurgeţi la cacirct mai multe materiale vizuale sau cel puţin la o prezentare redactată icircn power point

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 3: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Monologul ndash formă a comuinicării icircn care emitentul nu implică receptorul icircn această formă a comunicării există totuşi feed-back dar nu există un public anume icircn acelaşi timp nici nu se poate vorbi de existenţa unui monolog absolut

Conferinţa ndash conferinţă clasică ndash presupune o adresare directă publică icircn care cel care susţine conferinţă ndash conferenţiarul ndash evită să enunţe propriile judecăţi de valoare rezumicircndu‑se să le prezinte cu fidelitate pe cele ale autorilor despre care conferenţiază conferinţa cu preopinenţi ndash icircn cadrul acestei forme de conferenţiere se prezintă mai mulţi conferenţiari care prezintă idei opuse pe aceeaşi temă conferinţa cu preopinenţi poate fi regizată sau spontană

Expunerea ndash este forma de discurs care angajează icircn mod explicit personalitatea opiniile sistemul de valori ale celui care vorbeşte care icircşi transmite opiniile cu privire la un subiect

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Prelegerea ndash este situaţia comunicativă icircn care publicul care asistă la o prelegere a avut posibilitatea să sistematizeze informaţii fapte evenimente anterioare angajării acestui tip de comunicare presupune un nivel de abordare mai ridicat fără o introducere de acomodare cu subiectul pus icircn discuţie

Relatarea ndash o formă de comunicare icircn care se face o decodificare o dezvăluire o prezentare apelacircnd la un tip sau altul de limbaj a unei realităţi obiective a unor stări de fapt a unor acţiuni fără implicarea celui care participă ferită de subiectivism şi de implicare personală

Discursul ndash forma cea mai evoluată şi cea mai pretenţioasă a monologului care presupune emiterea argumentarea şi susţinerea unor puncte de vedere şi a unor idei inedite care exprimă un moment sau o situaţie crucială icircn evoluţia domeniului respectiv

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Toastul ndash o rostire angajată cu prilejul unor evenimente deosebite nu trebuie să depăşească 3 4 minute trebuie să fie o comunicare care face apel la emoţionalitatea celor prezenţi dar cu măsură

Alocuţiunea ndash reprezintă o intervenţie din partea unui vorbitor icircntr‑un context comunicaţional avacircnd drept scop ilustrarea unui punct de vedere nu trebuie să depăşească 10 minute

Povestirea ndash este forma cea mai amplă a comunicării icircn care se folosesc cele mai variate modalităţi care face apel la imaginaţie şi sentimente la emoţii la cunoştinţe anterioare icircn mod deosebit icirci este specifică angajarea dimensiunii temporale sub forma trecutului subiectivitatea povestitorului este prezentă din plin lăsacircndu‑şi amprenta pe forma şi stilul mesajelor transmise

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Pledoaria ndash este asemănătoare ca formă şi funcţie discursivă cu alocuţiunea diferenţiindu‑se de aceasta prin aceea că prezintă şi susţine un punct de vedere propriu

Predica ndash tip de adresare icircn care posibilitatea de contraargumentare şi manifestare critică sunt reduse sau chiar anulate specifică instituţiilor puternic ierarhizate

Intervenţia ndash situaţia icircn care emiţătorul vine icircn sprijunul unor idei ale unui alt participant la discuţie acesta din urmă declaracircndu‑şi fie şi tacit acordul cu mesajul enunţat prin intervenţie emitentul adicircnceşte un punct de vedere şi icircl susţine

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Interpelarea ndash situaţia icircn care cineva aflat icircn postura de distribuitor de informaţie cere unor anumite surse o mai bună precizare icircn anumite probleme pe anumite domenii

Dialogul ndash comunicare icircn cadrul căreia mesajele se schimbă icircntre participanţi fiecare fiind pe racircnd emiţător şi receptor rolurile de E şi R se schimbă reciproc participanţii la dialog fac un schimb de informaţii toţi participanţii la dialog se consideră egali icircşi acordă acelaşi statut

Dezbaterea ndash o formă a comunicării icircn care nu sunt implicate structuri evaluative este destinată clarificării şi aprofundării unor idei nu are un centru de autoritate vizibil dar are un moderator

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Seminarul ndash formă de comunicare dialogală care implică serioase structuri evaluative are un centru autorizat de comunicare care este şi centrul de conducere al discuţiilor din cadrul seminarului

Interviul ndash forma rigidă a dialogului icircn care rolurile de emitent şi receptor nu se schimbă este folosit ca metodă de obţinere de informaţii icircn presă de aceea cunoaşte o icircntreagă teorie amintim formele dialoguluirsquorsquoicircn pacirclnie liniar tunel

Colocviul ndash este forma de comunicare icircn care participanţii dezbat icircn comun o anumită idee icircn baza unei discuţii pe un anumit subiect prin participarea fiecăruia la discuţii icircmbogăţindu‑se sfera subiectului abordat

DISCURSURI ŞI PREZENTĂRI

Sfaturi pentru reuşita discursului Gacircndiţi-vă la auditoriu la mesajele pe care icircncercaţi să le transmiteţi acestuia şi la cacirct va fi de

receptiv Ce obiectiv urmăriţi ndash să-l informaţi să-l convingeţi să-l inspiraţi sau să-l distraţi

Cunoaşteţi-vă subiectul şi conţinutul acestuia Modul de prezentare este foarte importantCunoaşteţi-vă mesajul ndash şi poziţia Aveţi icircncredere icircn ele

Stabiliţi care vor fi atitudinea tonul dumneavoastră Om de stat sau agent de vacircnzări Autoritate sau catalizator

Stabiliţi ce răspuns doriţi să obţineţi ndash unul general sau unul la obiect 1048766 Folosiţi un limbaj simplu şi familiar Dacă 10 din ceea ce aţi spus s-a reţinut aţi reuşit

Fiţi pregătiţi să vă vedeţi şi să vă ascultaţi vorbind ndash aşa cum face auditoriul Fiţi politicos şi prietenos ndash priviţi din cacircnd icircn cacircnd icircn ochi auditoriul

Concentraţi-vă atunci cacircnd alţi membri din echipa sau comitetul dvs Iau cuvacircntul Susţineţi-vă membrii echipei prin cuvinte şi atitudine

Pregătirea iniţială

1 Examinaţi conţinutul faceţi ca acesta să fie interesant şi relevant pentru auditoriul respectiv

2 Gacircndiţi mesajul pentru a fi rostit nu pentru a fi scris

3 Introducerea este importantă deschide comunicarea icircntre dvs auditori şi subiect

4 Informaţia-cheie ndash mesajul dvs trebuie să se refere la maximum trei puncte

5 Concluzia conduce auditoriul spre reacţia pe care o aşteptaţi

6 Cacircnd scrieţi ciorna schiţaţi mai icircntacirci discursul după care completaţi conţinutul Gacircndiţi-vă cacirct de lung va fi discursul şi dacă vor exista eventuale icircntrebări Găsiţi anecdote citate şi maxime

7 Editaţi discursul cu multă atenţie

Cercetare

Icircn faza de cercetare adunaţi toate informaţiile disponibile despre subiectul respectiv

Faptele opiniile documentaţia cauzele şi efectele Toate datele pe care le folosiţi trebuie să fie exacte şi să provină din surse sigure

Folosiţi informaţii interesante şi arătaţi ambele feţe ale argumentaţiei Găsiţi nota de umor potrivită sub forma anecdotelor citatelor povestirilor

Căutaţi exemple de reuşită studii de caz şi gacircndiţi-vă care din acestea sunt mai eficiente icircn cazul auditoriului icircn speţă

Structura discursului

Schiţa ndash o icircnşiruire de gacircnduri principale sau teme logice ordonate şi corelate

Introducerea Deschiderea ndash prezintă relaţia vorbitorului cu auditoriul subiectul obiectul şi conţinutul pe scurt

Fundamentarea ndash istoric motivele discursului parametri şi ipoteze şi dacă este cazul referinţe despre vorbitor

Esenţa ndash 2 sau 3 puncte-cheie elaborate şi susţinute colocvial Subliniaţi punctele forte referiţi-vă la contra-argumente pentru a asigura credibilitatea

Concluzia ndash Concluzionaţi şi conduceţi auditoriul spre reacţiile emoţionale şi specifice dorite

Discursul trebuie să se desfăşoare natural şi logic pentru a putea fi uşor urmărit Segmentele discursului trebuie să fie legate icircntre ele Icircntrerupeţi prezentarea la fiecare două-trei minute cu o replică prin care să stacircrniţi o reacţie (sau aplauze) din partea auditoriului Folosiţi materiale audiovizuale numai dacă acestea clarifică sau susţin discursul

Pregătiri la faţa locului

1 Stabiliţi mişcările pe care le veţi face (aşezat la pupitru + icircntrebări) Observaţi dacă există ceva care poate distrage atenţia ndash sunt oameni care stau icircn spatele dvs pe podium

2 Dacă este posibil folosiţi un pupitru cu microfon Verificaţi icircnălţimea şi distanţa faţă de microfon

3 Repetaţi cu voce tare icircn picioare la pupitru cel puţin o dată la faţa locului

4 Asiguraţi-vă că aveţi aparatura pentru a vă adresa publicului dacă este posibil - pentru prezenţă nu pentru volum Verificaţi aparatura respectivă ndash vă auziţi bine

5 Atenţie la luminile icircn care veţi privi

6 Beţi apă Nu prea rece nici prea acidulată

7 Verificaţi dacă presa va fi prezentă ndash reţineţi unde sunt amplasate camerele de luat vederi şi presa

8 Icircnregistraţi fiecare discurs ndash audio şi video

9 Aflaţi din timp unde se află toaleta

Textul

1 Folosiţi foi de hacircrtie sau carneţele pentru notiţe Dacă este nevoie de textul complet folosiţi jumătatea superioară a colii de format A4 şi caractere de 16 sau 17 Punctuaţia va fi cea pentru textul rostit cu marcarea pauzelor a accentuărilor a vitezei şi a inflexiunilor vocii

2 Dacă se foloseşte prompterul exersaţi cu operatorul pacircnă ajungeţi să stăpacircniţi perfect tehnica3 Fiţi pregătiţi să intraţi icircn dialog cu ceilalţi vorbitori dacă este cazul4 Cronometraţi-vă - scurtaţi ndash imprimaţi textul dacă este nevoie5 Ce anume trebuie să evitaţi icircn text

ndash Sa vă placircngeţi Icircn timpul scurt pe care l-am avut la dispoziţie ldquoabia ieri am fost solicitatndash Scuzele Nu sunt tocmai icircn măsură Mi-au cerut să iau cuvacircntulhellipicircnsă vedeţindash Falsa modestieatitudinea defensivă Consider Cred Icircn opinia mea Sper că veţi Credem că am

icircncercat Ştiu că mulţi mă vor contrazice darndash Banalităţi Sper că sunteţi icircn asentimentul O zi bună Este o onoare să mă adresez unui auditori atacirct de

distinsndash Clişeele ldquoPacircnă la urmăhellip Icircn acest moment Icircn concluzie exact aşa Adevărul este căhellipndash Ticuri verbaleeu atacircta spun ldquoicircnţelegindash Cuvinte expresii redundante foarte mare enormndash Cuvinte uracircte nu impresionează

6 Repetiţia la faţa locului Repetaţi icircn mod real Cu voce tare cu gesticulaţie şi cu aplomb Repetaţi icircntacirci fără mijloacele audio-video ndash apoi cu acesteaVorbiţi tare ndash la pupitru ndash către auditoriu ndash icircn condiţii cacirct mai aproape de cele reale

Rostirea discursului

Priviţi auditoriul -şi ldquoreacţionaţi la reacţia acestuiardquo Cuceriţi mai icircntacirci oamenii - apoi argumentaţi

Atitudinea dvs influenţează modul icircn care auditoriul vă va recepţiona - icircnainte de a icircncepe să vorbiţi

Rostiţi cuvintele icircn direcţia microfonului Alternaţi viteza şi tonul Rostiţi propoziţiile cu claritate pacircnă la capăt

Folosiţi pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee

Folosiţi limbajul trupului dar controlaţi-l Gesticulaţi natural

Ţineţi capul sus şi priviţi auditoriul icircn ochi

Nu vă simţiţi jenat să vă citiţi notiţele

Folosiţi ocazional auto-ironia

Arătaţi că vă bucuraţi de ocazia pe care o aveţi de a vorbi auditoriului

Materiale vizuale

Există diferenţe icircntre un discurs

ndash ţinut icircntr-un cadru oficial - trebuie să vedeţi care sunt circumstanţele dacă este vorba de un discurs la icircnceputul sau la sfacircrşitul conferinţei un discurs după cină etc şi să stabiliţi dacă este sau nu nevoie de materiale vizuale şi dacă acestea servesc discursului

ndash o prezentare informativă - trebuie să recurgeţi la cacirct mai multe materiale vizuale sau cel puţin la o prezentare redactată icircn power point

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 4: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Prelegerea ndash este situaţia comunicativă icircn care publicul care asistă la o prelegere a avut posibilitatea să sistematizeze informaţii fapte evenimente anterioare angajării acestui tip de comunicare presupune un nivel de abordare mai ridicat fără o introducere de acomodare cu subiectul pus icircn discuţie

Relatarea ndash o formă de comunicare icircn care se face o decodificare o dezvăluire o prezentare apelacircnd la un tip sau altul de limbaj a unei realităţi obiective a unor stări de fapt a unor acţiuni fără implicarea celui care participă ferită de subiectivism şi de implicare personală

Discursul ndash forma cea mai evoluată şi cea mai pretenţioasă a monologului care presupune emiterea argumentarea şi susţinerea unor puncte de vedere şi a unor idei inedite care exprimă un moment sau o situaţie crucială icircn evoluţia domeniului respectiv

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Toastul ndash o rostire angajată cu prilejul unor evenimente deosebite nu trebuie să depăşească 3 4 minute trebuie să fie o comunicare care face apel la emoţionalitatea celor prezenţi dar cu măsură

Alocuţiunea ndash reprezintă o intervenţie din partea unui vorbitor icircntr‑un context comunicaţional avacircnd drept scop ilustrarea unui punct de vedere nu trebuie să depăşească 10 minute

Povestirea ndash este forma cea mai amplă a comunicării icircn care se folosesc cele mai variate modalităţi care face apel la imaginaţie şi sentimente la emoţii la cunoştinţe anterioare icircn mod deosebit icirci este specifică angajarea dimensiunii temporale sub forma trecutului subiectivitatea povestitorului este prezentă din plin lăsacircndu‑şi amprenta pe forma şi stilul mesajelor transmise

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Pledoaria ndash este asemănătoare ca formă şi funcţie discursivă cu alocuţiunea diferenţiindu‑se de aceasta prin aceea că prezintă şi susţine un punct de vedere propriu

Predica ndash tip de adresare icircn care posibilitatea de contraargumentare şi manifestare critică sunt reduse sau chiar anulate specifică instituţiilor puternic ierarhizate

Intervenţia ndash situaţia icircn care emiţătorul vine icircn sprijunul unor idei ale unui alt participant la discuţie acesta din urmă declaracircndu‑şi fie şi tacit acordul cu mesajul enunţat prin intervenţie emitentul adicircnceşte un punct de vedere şi icircl susţine

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Interpelarea ndash situaţia icircn care cineva aflat icircn postura de distribuitor de informaţie cere unor anumite surse o mai bună precizare icircn anumite probleme pe anumite domenii

Dialogul ndash comunicare icircn cadrul căreia mesajele se schimbă icircntre participanţi fiecare fiind pe racircnd emiţător şi receptor rolurile de E şi R se schimbă reciproc participanţii la dialog fac un schimb de informaţii toţi participanţii la dialog se consideră egali icircşi acordă acelaşi statut

Dezbaterea ndash o formă a comunicării icircn care nu sunt implicate structuri evaluative este destinată clarificării şi aprofundării unor idei nu are un centru de autoritate vizibil dar are un moderator

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Seminarul ndash formă de comunicare dialogală care implică serioase structuri evaluative are un centru autorizat de comunicare care este şi centrul de conducere al discuţiilor din cadrul seminarului

Interviul ndash forma rigidă a dialogului icircn care rolurile de emitent şi receptor nu se schimbă este folosit ca metodă de obţinere de informaţii icircn presă de aceea cunoaşte o icircntreagă teorie amintim formele dialoguluirsquorsquoicircn pacirclnie liniar tunel

Colocviul ndash este forma de comunicare icircn care participanţii dezbat icircn comun o anumită idee icircn baza unei discuţii pe un anumit subiect prin participarea fiecăruia la discuţii icircmbogăţindu‑se sfera subiectului abordat

DISCURSURI ŞI PREZENTĂRI

Sfaturi pentru reuşita discursului Gacircndiţi-vă la auditoriu la mesajele pe care icircncercaţi să le transmiteţi acestuia şi la cacirct va fi de

receptiv Ce obiectiv urmăriţi ndash să-l informaţi să-l convingeţi să-l inspiraţi sau să-l distraţi

Cunoaşteţi-vă subiectul şi conţinutul acestuia Modul de prezentare este foarte importantCunoaşteţi-vă mesajul ndash şi poziţia Aveţi icircncredere icircn ele

Stabiliţi care vor fi atitudinea tonul dumneavoastră Om de stat sau agent de vacircnzări Autoritate sau catalizator

Stabiliţi ce răspuns doriţi să obţineţi ndash unul general sau unul la obiect 1048766 Folosiţi un limbaj simplu şi familiar Dacă 10 din ceea ce aţi spus s-a reţinut aţi reuşit

Fiţi pregătiţi să vă vedeţi şi să vă ascultaţi vorbind ndash aşa cum face auditoriul Fiţi politicos şi prietenos ndash priviţi din cacircnd icircn cacircnd icircn ochi auditoriul

Concentraţi-vă atunci cacircnd alţi membri din echipa sau comitetul dvs Iau cuvacircntul Susţineţi-vă membrii echipei prin cuvinte şi atitudine

Pregătirea iniţială

1 Examinaţi conţinutul faceţi ca acesta să fie interesant şi relevant pentru auditoriul respectiv

2 Gacircndiţi mesajul pentru a fi rostit nu pentru a fi scris

3 Introducerea este importantă deschide comunicarea icircntre dvs auditori şi subiect

4 Informaţia-cheie ndash mesajul dvs trebuie să se refere la maximum trei puncte

5 Concluzia conduce auditoriul spre reacţia pe care o aşteptaţi

6 Cacircnd scrieţi ciorna schiţaţi mai icircntacirci discursul după care completaţi conţinutul Gacircndiţi-vă cacirct de lung va fi discursul şi dacă vor exista eventuale icircntrebări Găsiţi anecdote citate şi maxime

7 Editaţi discursul cu multă atenţie

Cercetare

Icircn faza de cercetare adunaţi toate informaţiile disponibile despre subiectul respectiv

Faptele opiniile documentaţia cauzele şi efectele Toate datele pe care le folosiţi trebuie să fie exacte şi să provină din surse sigure

Folosiţi informaţii interesante şi arătaţi ambele feţe ale argumentaţiei Găsiţi nota de umor potrivită sub forma anecdotelor citatelor povestirilor

Căutaţi exemple de reuşită studii de caz şi gacircndiţi-vă care din acestea sunt mai eficiente icircn cazul auditoriului icircn speţă

Structura discursului

Schiţa ndash o icircnşiruire de gacircnduri principale sau teme logice ordonate şi corelate

Introducerea Deschiderea ndash prezintă relaţia vorbitorului cu auditoriul subiectul obiectul şi conţinutul pe scurt

Fundamentarea ndash istoric motivele discursului parametri şi ipoteze şi dacă este cazul referinţe despre vorbitor

Esenţa ndash 2 sau 3 puncte-cheie elaborate şi susţinute colocvial Subliniaţi punctele forte referiţi-vă la contra-argumente pentru a asigura credibilitatea

Concluzia ndash Concluzionaţi şi conduceţi auditoriul spre reacţiile emoţionale şi specifice dorite

Discursul trebuie să se desfăşoare natural şi logic pentru a putea fi uşor urmărit Segmentele discursului trebuie să fie legate icircntre ele Icircntrerupeţi prezentarea la fiecare două-trei minute cu o replică prin care să stacircrniţi o reacţie (sau aplauze) din partea auditoriului Folosiţi materiale audiovizuale numai dacă acestea clarifică sau susţin discursul

Pregătiri la faţa locului

1 Stabiliţi mişcările pe care le veţi face (aşezat la pupitru + icircntrebări) Observaţi dacă există ceva care poate distrage atenţia ndash sunt oameni care stau icircn spatele dvs pe podium

2 Dacă este posibil folosiţi un pupitru cu microfon Verificaţi icircnălţimea şi distanţa faţă de microfon

3 Repetaţi cu voce tare icircn picioare la pupitru cel puţin o dată la faţa locului

4 Asiguraţi-vă că aveţi aparatura pentru a vă adresa publicului dacă este posibil - pentru prezenţă nu pentru volum Verificaţi aparatura respectivă ndash vă auziţi bine

5 Atenţie la luminile icircn care veţi privi

6 Beţi apă Nu prea rece nici prea acidulată

7 Verificaţi dacă presa va fi prezentă ndash reţineţi unde sunt amplasate camerele de luat vederi şi presa

8 Icircnregistraţi fiecare discurs ndash audio şi video

9 Aflaţi din timp unde se află toaleta

Textul

1 Folosiţi foi de hacircrtie sau carneţele pentru notiţe Dacă este nevoie de textul complet folosiţi jumătatea superioară a colii de format A4 şi caractere de 16 sau 17 Punctuaţia va fi cea pentru textul rostit cu marcarea pauzelor a accentuărilor a vitezei şi a inflexiunilor vocii

2 Dacă se foloseşte prompterul exersaţi cu operatorul pacircnă ajungeţi să stăpacircniţi perfect tehnica3 Fiţi pregătiţi să intraţi icircn dialog cu ceilalţi vorbitori dacă este cazul4 Cronometraţi-vă - scurtaţi ndash imprimaţi textul dacă este nevoie5 Ce anume trebuie să evitaţi icircn text

ndash Sa vă placircngeţi Icircn timpul scurt pe care l-am avut la dispoziţie ldquoabia ieri am fost solicitatndash Scuzele Nu sunt tocmai icircn măsură Mi-au cerut să iau cuvacircntulhellipicircnsă vedeţindash Falsa modestieatitudinea defensivă Consider Cred Icircn opinia mea Sper că veţi Credem că am

icircncercat Ştiu că mulţi mă vor contrazice darndash Banalităţi Sper că sunteţi icircn asentimentul O zi bună Este o onoare să mă adresez unui auditori atacirct de

distinsndash Clişeele ldquoPacircnă la urmăhellip Icircn acest moment Icircn concluzie exact aşa Adevărul este căhellipndash Ticuri verbaleeu atacircta spun ldquoicircnţelegindash Cuvinte expresii redundante foarte mare enormndash Cuvinte uracircte nu impresionează

6 Repetiţia la faţa locului Repetaţi icircn mod real Cu voce tare cu gesticulaţie şi cu aplomb Repetaţi icircntacirci fără mijloacele audio-video ndash apoi cu acesteaVorbiţi tare ndash la pupitru ndash către auditoriu ndash icircn condiţii cacirct mai aproape de cele reale

Rostirea discursului

Priviţi auditoriul -şi ldquoreacţionaţi la reacţia acestuiardquo Cuceriţi mai icircntacirci oamenii - apoi argumentaţi

Atitudinea dvs influenţează modul icircn care auditoriul vă va recepţiona - icircnainte de a icircncepe să vorbiţi

Rostiţi cuvintele icircn direcţia microfonului Alternaţi viteza şi tonul Rostiţi propoziţiile cu claritate pacircnă la capăt

Folosiţi pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee

Folosiţi limbajul trupului dar controlaţi-l Gesticulaţi natural

Ţineţi capul sus şi priviţi auditoriul icircn ochi

Nu vă simţiţi jenat să vă citiţi notiţele

Folosiţi ocazional auto-ironia

Arătaţi că vă bucuraţi de ocazia pe care o aveţi de a vorbi auditoriului

Materiale vizuale

Există diferenţe icircntre un discurs

ndash ţinut icircntr-un cadru oficial - trebuie să vedeţi care sunt circumstanţele dacă este vorba de un discurs la icircnceputul sau la sfacircrşitul conferinţei un discurs după cină etc şi să stabiliţi dacă este sau nu nevoie de materiale vizuale şi dacă acestea servesc discursului

ndash o prezentare informativă - trebuie să recurgeţi la cacirct mai multe materiale vizuale sau cel puţin la o prezentare redactată icircn power point

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 5: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Toastul ndash o rostire angajată cu prilejul unor evenimente deosebite nu trebuie să depăşească 3 4 minute trebuie să fie o comunicare care face apel la emoţionalitatea celor prezenţi dar cu măsură

Alocuţiunea ndash reprezintă o intervenţie din partea unui vorbitor icircntr‑un context comunicaţional avacircnd drept scop ilustrarea unui punct de vedere nu trebuie să depăşească 10 minute

Povestirea ndash este forma cea mai amplă a comunicării icircn care se folosesc cele mai variate modalităţi care face apel la imaginaţie şi sentimente la emoţii la cunoştinţe anterioare icircn mod deosebit icirci este specifică angajarea dimensiunii temporale sub forma trecutului subiectivitatea povestitorului este prezentă din plin lăsacircndu‑şi amprenta pe forma şi stilul mesajelor transmise

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Pledoaria ndash este asemănătoare ca formă şi funcţie discursivă cu alocuţiunea diferenţiindu‑se de aceasta prin aceea că prezintă şi susţine un punct de vedere propriu

Predica ndash tip de adresare icircn care posibilitatea de contraargumentare şi manifestare critică sunt reduse sau chiar anulate specifică instituţiilor puternic ierarhizate

Intervenţia ndash situaţia icircn care emiţătorul vine icircn sprijunul unor idei ale unui alt participant la discuţie acesta din urmă declaracircndu‑şi fie şi tacit acordul cu mesajul enunţat prin intervenţie emitentul adicircnceşte un punct de vedere şi icircl susţine

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Interpelarea ndash situaţia icircn care cineva aflat icircn postura de distribuitor de informaţie cere unor anumite surse o mai bună precizare icircn anumite probleme pe anumite domenii

Dialogul ndash comunicare icircn cadrul căreia mesajele se schimbă icircntre participanţi fiecare fiind pe racircnd emiţător şi receptor rolurile de E şi R se schimbă reciproc participanţii la dialog fac un schimb de informaţii toţi participanţii la dialog se consideră egali icircşi acordă acelaşi statut

Dezbaterea ndash o formă a comunicării icircn care nu sunt implicate structuri evaluative este destinată clarificării şi aprofundării unor idei nu are un centru de autoritate vizibil dar are un moderator

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Seminarul ndash formă de comunicare dialogală care implică serioase structuri evaluative are un centru autorizat de comunicare care este şi centrul de conducere al discuţiilor din cadrul seminarului

Interviul ndash forma rigidă a dialogului icircn care rolurile de emitent şi receptor nu se schimbă este folosit ca metodă de obţinere de informaţii icircn presă de aceea cunoaşte o icircntreagă teorie amintim formele dialoguluirsquorsquoicircn pacirclnie liniar tunel

Colocviul ndash este forma de comunicare icircn care participanţii dezbat icircn comun o anumită idee icircn baza unei discuţii pe un anumit subiect prin participarea fiecăruia la discuţii icircmbogăţindu‑se sfera subiectului abordat

DISCURSURI ŞI PREZENTĂRI

Sfaturi pentru reuşita discursului Gacircndiţi-vă la auditoriu la mesajele pe care icircncercaţi să le transmiteţi acestuia şi la cacirct va fi de

receptiv Ce obiectiv urmăriţi ndash să-l informaţi să-l convingeţi să-l inspiraţi sau să-l distraţi

Cunoaşteţi-vă subiectul şi conţinutul acestuia Modul de prezentare este foarte importantCunoaşteţi-vă mesajul ndash şi poziţia Aveţi icircncredere icircn ele

Stabiliţi care vor fi atitudinea tonul dumneavoastră Om de stat sau agent de vacircnzări Autoritate sau catalizator

Stabiliţi ce răspuns doriţi să obţineţi ndash unul general sau unul la obiect 1048766 Folosiţi un limbaj simplu şi familiar Dacă 10 din ceea ce aţi spus s-a reţinut aţi reuşit

Fiţi pregătiţi să vă vedeţi şi să vă ascultaţi vorbind ndash aşa cum face auditoriul Fiţi politicos şi prietenos ndash priviţi din cacircnd icircn cacircnd icircn ochi auditoriul

Concentraţi-vă atunci cacircnd alţi membri din echipa sau comitetul dvs Iau cuvacircntul Susţineţi-vă membrii echipei prin cuvinte şi atitudine

Pregătirea iniţială

1 Examinaţi conţinutul faceţi ca acesta să fie interesant şi relevant pentru auditoriul respectiv

2 Gacircndiţi mesajul pentru a fi rostit nu pentru a fi scris

3 Introducerea este importantă deschide comunicarea icircntre dvs auditori şi subiect

4 Informaţia-cheie ndash mesajul dvs trebuie să se refere la maximum trei puncte

5 Concluzia conduce auditoriul spre reacţia pe care o aşteptaţi

6 Cacircnd scrieţi ciorna schiţaţi mai icircntacirci discursul după care completaţi conţinutul Gacircndiţi-vă cacirct de lung va fi discursul şi dacă vor exista eventuale icircntrebări Găsiţi anecdote citate şi maxime

7 Editaţi discursul cu multă atenţie

Cercetare

Icircn faza de cercetare adunaţi toate informaţiile disponibile despre subiectul respectiv

Faptele opiniile documentaţia cauzele şi efectele Toate datele pe care le folosiţi trebuie să fie exacte şi să provină din surse sigure

Folosiţi informaţii interesante şi arătaţi ambele feţe ale argumentaţiei Găsiţi nota de umor potrivită sub forma anecdotelor citatelor povestirilor

Căutaţi exemple de reuşită studii de caz şi gacircndiţi-vă care din acestea sunt mai eficiente icircn cazul auditoriului icircn speţă

Structura discursului

Schiţa ndash o icircnşiruire de gacircnduri principale sau teme logice ordonate şi corelate

Introducerea Deschiderea ndash prezintă relaţia vorbitorului cu auditoriul subiectul obiectul şi conţinutul pe scurt

Fundamentarea ndash istoric motivele discursului parametri şi ipoteze şi dacă este cazul referinţe despre vorbitor

Esenţa ndash 2 sau 3 puncte-cheie elaborate şi susţinute colocvial Subliniaţi punctele forte referiţi-vă la contra-argumente pentru a asigura credibilitatea

Concluzia ndash Concluzionaţi şi conduceţi auditoriul spre reacţiile emoţionale şi specifice dorite

Discursul trebuie să se desfăşoare natural şi logic pentru a putea fi uşor urmărit Segmentele discursului trebuie să fie legate icircntre ele Icircntrerupeţi prezentarea la fiecare două-trei minute cu o replică prin care să stacircrniţi o reacţie (sau aplauze) din partea auditoriului Folosiţi materiale audiovizuale numai dacă acestea clarifică sau susţin discursul

Pregătiri la faţa locului

1 Stabiliţi mişcările pe care le veţi face (aşezat la pupitru + icircntrebări) Observaţi dacă există ceva care poate distrage atenţia ndash sunt oameni care stau icircn spatele dvs pe podium

2 Dacă este posibil folosiţi un pupitru cu microfon Verificaţi icircnălţimea şi distanţa faţă de microfon

3 Repetaţi cu voce tare icircn picioare la pupitru cel puţin o dată la faţa locului

4 Asiguraţi-vă că aveţi aparatura pentru a vă adresa publicului dacă este posibil - pentru prezenţă nu pentru volum Verificaţi aparatura respectivă ndash vă auziţi bine

5 Atenţie la luminile icircn care veţi privi

6 Beţi apă Nu prea rece nici prea acidulată

7 Verificaţi dacă presa va fi prezentă ndash reţineţi unde sunt amplasate camerele de luat vederi şi presa

8 Icircnregistraţi fiecare discurs ndash audio şi video

9 Aflaţi din timp unde se află toaleta

Textul

1 Folosiţi foi de hacircrtie sau carneţele pentru notiţe Dacă este nevoie de textul complet folosiţi jumătatea superioară a colii de format A4 şi caractere de 16 sau 17 Punctuaţia va fi cea pentru textul rostit cu marcarea pauzelor a accentuărilor a vitezei şi a inflexiunilor vocii

2 Dacă se foloseşte prompterul exersaţi cu operatorul pacircnă ajungeţi să stăpacircniţi perfect tehnica3 Fiţi pregătiţi să intraţi icircn dialog cu ceilalţi vorbitori dacă este cazul4 Cronometraţi-vă - scurtaţi ndash imprimaţi textul dacă este nevoie5 Ce anume trebuie să evitaţi icircn text

ndash Sa vă placircngeţi Icircn timpul scurt pe care l-am avut la dispoziţie ldquoabia ieri am fost solicitatndash Scuzele Nu sunt tocmai icircn măsură Mi-au cerut să iau cuvacircntulhellipicircnsă vedeţindash Falsa modestieatitudinea defensivă Consider Cred Icircn opinia mea Sper că veţi Credem că am

icircncercat Ştiu că mulţi mă vor contrazice darndash Banalităţi Sper că sunteţi icircn asentimentul O zi bună Este o onoare să mă adresez unui auditori atacirct de

distinsndash Clişeele ldquoPacircnă la urmăhellip Icircn acest moment Icircn concluzie exact aşa Adevărul este căhellipndash Ticuri verbaleeu atacircta spun ldquoicircnţelegindash Cuvinte expresii redundante foarte mare enormndash Cuvinte uracircte nu impresionează

6 Repetiţia la faţa locului Repetaţi icircn mod real Cu voce tare cu gesticulaţie şi cu aplomb Repetaţi icircntacirci fără mijloacele audio-video ndash apoi cu acesteaVorbiţi tare ndash la pupitru ndash către auditoriu ndash icircn condiţii cacirct mai aproape de cele reale

Rostirea discursului

Priviţi auditoriul -şi ldquoreacţionaţi la reacţia acestuiardquo Cuceriţi mai icircntacirci oamenii - apoi argumentaţi

Atitudinea dvs influenţează modul icircn care auditoriul vă va recepţiona - icircnainte de a icircncepe să vorbiţi

Rostiţi cuvintele icircn direcţia microfonului Alternaţi viteza şi tonul Rostiţi propoziţiile cu claritate pacircnă la capăt

Folosiţi pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee

Folosiţi limbajul trupului dar controlaţi-l Gesticulaţi natural

Ţineţi capul sus şi priviţi auditoriul icircn ochi

Nu vă simţiţi jenat să vă citiţi notiţele

Folosiţi ocazional auto-ironia

Arătaţi că vă bucuraţi de ocazia pe care o aveţi de a vorbi auditoriului

Materiale vizuale

Există diferenţe icircntre un discurs

ndash ţinut icircntr-un cadru oficial - trebuie să vedeţi care sunt circumstanţele dacă este vorba de un discurs la icircnceputul sau la sfacircrşitul conferinţei un discurs după cină etc şi să stabiliţi dacă este sau nu nevoie de materiale vizuale şi dacă acestea servesc discursului

ndash o prezentare informativă - trebuie să recurgeţi la cacirct mai multe materiale vizuale sau cel puţin la o prezentare redactată icircn power point

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 6: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Pledoaria ndash este asemănătoare ca formă şi funcţie discursivă cu alocuţiunea diferenţiindu‑se de aceasta prin aceea că prezintă şi susţine un punct de vedere propriu

Predica ndash tip de adresare icircn care posibilitatea de contraargumentare şi manifestare critică sunt reduse sau chiar anulate specifică instituţiilor puternic ierarhizate

Intervenţia ndash situaţia icircn care emiţătorul vine icircn sprijunul unor idei ale unui alt participant la discuţie acesta din urmă declaracircndu‑şi fie şi tacit acordul cu mesajul enunţat prin intervenţie emitentul adicircnceşte un punct de vedere şi icircl susţine

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Interpelarea ndash situaţia icircn care cineva aflat icircn postura de distribuitor de informaţie cere unor anumite surse o mai bună precizare icircn anumite probleme pe anumite domenii

Dialogul ndash comunicare icircn cadrul căreia mesajele se schimbă icircntre participanţi fiecare fiind pe racircnd emiţător şi receptor rolurile de E şi R se schimbă reciproc participanţii la dialog fac un schimb de informaţii toţi participanţii la dialog se consideră egali icircşi acordă acelaşi statut

Dezbaterea ndash o formă a comunicării icircn care nu sunt implicate structuri evaluative este destinată clarificării şi aprofundării unor idei nu are un centru de autoritate vizibil dar are un moderator

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Seminarul ndash formă de comunicare dialogală care implică serioase structuri evaluative are un centru autorizat de comunicare care este şi centrul de conducere al discuţiilor din cadrul seminarului

Interviul ndash forma rigidă a dialogului icircn care rolurile de emitent şi receptor nu se schimbă este folosit ca metodă de obţinere de informaţii icircn presă de aceea cunoaşte o icircntreagă teorie amintim formele dialoguluirsquorsquoicircn pacirclnie liniar tunel

Colocviul ndash este forma de comunicare icircn care participanţii dezbat icircn comun o anumită idee icircn baza unei discuţii pe un anumit subiect prin participarea fiecăruia la discuţii icircmbogăţindu‑se sfera subiectului abordat

DISCURSURI ŞI PREZENTĂRI

Sfaturi pentru reuşita discursului Gacircndiţi-vă la auditoriu la mesajele pe care icircncercaţi să le transmiteţi acestuia şi la cacirct va fi de

receptiv Ce obiectiv urmăriţi ndash să-l informaţi să-l convingeţi să-l inspiraţi sau să-l distraţi

Cunoaşteţi-vă subiectul şi conţinutul acestuia Modul de prezentare este foarte importantCunoaşteţi-vă mesajul ndash şi poziţia Aveţi icircncredere icircn ele

Stabiliţi care vor fi atitudinea tonul dumneavoastră Om de stat sau agent de vacircnzări Autoritate sau catalizator

Stabiliţi ce răspuns doriţi să obţineţi ndash unul general sau unul la obiect 1048766 Folosiţi un limbaj simplu şi familiar Dacă 10 din ceea ce aţi spus s-a reţinut aţi reuşit

Fiţi pregătiţi să vă vedeţi şi să vă ascultaţi vorbind ndash aşa cum face auditoriul Fiţi politicos şi prietenos ndash priviţi din cacircnd icircn cacircnd icircn ochi auditoriul

Concentraţi-vă atunci cacircnd alţi membri din echipa sau comitetul dvs Iau cuvacircntul Susţineţi-vă membrii echipei prin cuvinte şi atitudine

Pregătirea iniţială

1 Examinaţi conţinutul faceţi ca acesta să fie interesant şi relevant pentru auditoriul respectiv

2 Gacircndiţi mesajul pentru a fi rostit nu pentru a fi scris

3 Introducerea este importantă deschide comunicarea icircntre dvs auditori şi subiect

4 Informaţia-cheie ndash mesajul dvs trebuie să se refere la maximum trei puncte

5 Concluzia conduce auditoriul spre reacţia pe care o aşteptaţi

6 Cacircnd scrieţi ciorna schiţaţi mai icircntacirci discursul după care completaţi conţinutul Gacircndiţi-vă cacirct de lung va fi discursul şi dacă vor exista eventuale icircntrebări Găsiţi anecdote citate şi maxime

7 Editaţi discursul cu multă atenţie

Cercetare

Icircn faza de cercetare adunaţi toate informaţiile disponibile despre subiectul respectiv

Faptele opiniile documentaţia cauzele şi efectele Toate datele pe care le folosiţi trebuie să fie exacte şi să provină din surse sigure

Folosiţi informaţii interesante şi arătaţi ambele feţe ale argumentaţiei Găsiţi nota de umor potrivită sub forma anecdotelor citatelor povestirilor

Căutaţi exemple de reuşită studii de caz şi gacircndiţi-vă care din acestea sunt mai eficiente icircn cazul auditoriului icircn speţă

Structura discursului

Schiţa ndash o icircnşiruire de gacircnduri principale sau teme logice ordonate şi corelate

Introducerea Deschiderea ndash prezintă relaţia vorbitorului cu auditoriul subiectul obiectul şi conţinutul pe scurt

Fundamentarea ndash istoric motivele discursului parametri şi ipoteze şi dacă este cazul referinţe despre vorbitor

Esenţa ndash 2 sau 3 puncte-cheie elaborate şi susţinute colocvial Subliniaţi punctele forte referiţi-vă la contra-argumente pentru a asigura credibilitatea

Concluzia ndash Concluzionaţi şi conduceţi auditoriul spre reacţiile emoţionale şi specifice dorite

Discursul trebuie să se desfăşoare natural şi logic pentru a putea fi uşor urmărit Segmentele discursului trebuie să fie legate icircntre ele Icircntrerupeţi prezentarea la fiecare două-trei minute cu o replică prin care să stacircrniţi o reacţie (sau aplauze) din partea auditoriului Folosiţi materiale audiovizuale numai dacă acestea clarifică sau susţin discursul

Pregătiri la faţa locului

1 Stabiliţi mişcările pe care le veţi face (aşezat la pupitru + icircntrebări) Observaţi dacă există ceva care poate distrage atenţia ndash sunt oameni care stau icircn spatele dvs pe podium

2 Dacă este posibil folosiţi un pupitru cu microfon Verificaţi icircnălţimea şi distanţa faţă de microfon

3 Repetaţi cu voce tare icircn picioare la pupitru cel puţin o dată la faţa locului

4 Asiguraţi-vă că aveţi aparatura pentru a vă adresa publicului dacă este posibil - pentru prezenţă nu pentru volum Verificaţi aparatura respectivă ndash vă auziţi bine

5 Atenţie la luminile icircn care veţi privi

6 Beţi apă Nu prea rece nici prea acidulată

7 Verificaţi dacă presa va fi prezentă ndash reţineţi unde sunt amplasate camerele de luat vederi şi presa

8 Icircnregistraţi fiecare discurs ndash audio şi video

9 Aflaţi din timp unde se află toaleta

Textul

1 Folosiţi foi de hacircrtie sau carneţele pentru notiţe Dacă este nevoie de textul complet folosiţi jumătatea superioară a colii de format A4 şi caractere de 16 sau 17 Punctuaţia va fi cea pentru textul rostit cu marcarea pauzelor a accentuărilor a vitezei şi a inflexiunilor vocii

2 Dacă se foloseşte prompterul exersaţi cu operatorul pacircnă ajungeţi să stăpacircniţi perfect tehnica3 Fiţi pregătiţi să intraţi icircn dialog cu ceilalţi vorbitori dacă este cazul4 Cronometraţi-vă - scurtaţi ndash imprimaţi textul dacă este nevoie5 Ce anume trebuie să evitaţi icircn text

ndash Sa vă placircngeţi Icircn timpul scurt pe care l-am avut la dispoziţie ldquoabia ieri am fost solicitatndash Scuzele Nu sunt tocmai icircn măsură Mi-au cerut să iau cuvacircntulhellipicircnsă vedeţindash Falsa modestieatitudinea defensivă Consider Cred Icircn opinia mea Sper că veţi Credem că am

icircncercat Ştiu că mulţi mă vor contrazice darndash Banalităţi Sper că sunteţi icircn asentimentul O zi bună Este o onoare să mă adresez unui auditori atacirct de

distinsndash Clişeele ldquoPacircnă la urmăhellip Icircn acest moment Icircn concluzie exact aşa Adevărul este căhellipndash Ticuri verbaleeu atacircta spun ldquoicircnţelegindash Cuvinte expresii redundante foarte mare enormndash Cuvinte uracircte nu impresionează

6 Repetiţia la faţa locului Repetaţi icircn mod real Cu voce tare cu gesticulaţie şi cu aplomb Repetaţi icircntacirci fără mijloacele audio-video ndash apoi cu acesteaVorbiţi tare ndash la pupitru ndash către auditoriu ndash icircn condiţii cacirct mai aproape de cele reale

Rostirea discursului

Priviţi auditoriul -şi ldquoreacţionaţi la reacţia acestuiardquo Cuceriţi mai icircntacirci oamenii - apoi argumentaţi

Atitudinea dvs influenţează modul icircn care auditoriul vă va recepţiona - icircnainte de a icircncepe să vorbiţi

Rostiţi cuvintele icircn direcţia microfonului Alternaţi viteza şi tonul Rostiţi propoziţiile cu claritate pacircnă la capăt

Folosiţi pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee

Folosiţi limbajul trupului dar controlaţi-l Gesticulaţi natural

Ţineţi capul sus şi priviţi auditoriul icircn ochi

Nu vă simţiţi jenat să vă citiţi notiţele

Folosiţi ocazional auto-ironia

Arătaţi că vă bucuraţi de ocazia pe care o aveţi de a vorbi auditoriului

Materiale vizuale

Există diferenţe icircntre un discurs

ndash ţinut icircntr-un cadru oficial - trebuie să vedeţi care sunt circumstanţele dacă este vorba de un discurs la icircnceputul sau la sfacircrşitul conferinţei un discurs după cină etc şi să stabiliţi dacă este sau nu nevoie de materiale vizuale şi dacă acestea servesc discursului

ndash o prezentare informativă - trebuie să recurgeţi la cacirct mai multe materiale vizuale sau cel puţin la o prezentare redactată icircn power point

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 7: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Interpelarea ndash situaţia icircn care cineva aflat icircn postura de distribuitor de informaţie cere unor anumite surse o mai bună precizare icircn anumite probleme pe anumite domenii

Dialogul ndash comunicare icircn cadrul căreia mesajele se schimbă icircntre participanţi fiecare fiind pe racircnd emiţător şi receptor rolurile de E şi R se schimbă reciproc participanţii la dialog fac un schimb de informaţii toţi participanţii la dialog se consideră egali icircşi acordă acelaşi statut

Dezbaterea ndash o formă a comunicării icircn care nu sunt implicate structuri evaluative este destinată clarificării şi aprofundării unor idei nu are un centru de autoritate vizibil dar are un moderator

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Seminarul ndash formă de comunicare dialogală care implică serioase structuri evaluative are un centru autorizat de comunicare care este şi centrul de conducere al discuţiilor din cadrul seminarului

Interviul ndash forma rigidă a dialogului icircn care rolurile de emitent şi receptor nu se schimbă este folosit ca metodă de obţinere de informaţii icircn presă de aceea cunoaşte o icircntreagă teorie amintim formele dialoguluirsquorsquoicircn pacirclnie liniar tunel

Colocviul ndash este forma de comunicare icircn care participanţii dezbat icircn comun o anumită idee icircn baza unei discuţii pe un anumit subiect prin participarea fiecăruia la discuţii icircmbogăţindu‑se sfera subiectului abordat

DISCURSURI ŞI PREZENTĂRI

Sfaturi pentru reuşita discursului Gacircndiţi-vă la auditoriu la mesajele pe care icircncercaţi să le transmiteţi acestuia şi la cacirct va fi de

receptiv Ce obiectiv urmăriţi ndash să-l informaţi să-l convingeţi să-l inspiraţi sau să-l distraţi

Cunoaşteţi-vă subiectul şi conţinutul acestuia Modul de prezentare este foarte importantCunoaşteţi-vă mesajul ndash şi poziţia Aveţi icircncredere icircn ele

Stabiliţi care vor fi atitudinea tonul dumneavoastră Om de stat sau agent de vacircnzări Autoritate sau catalizator

Stabiliţi ce răspuns doriţi să obţineţi ndash unul general sau unul la obiect 1048766 Folosiţi un limbaj simplu şi familiar Dacă 10 din ceea ce aţi spus s-a reţinut aţi reuşit

Fiţi pregătiţi să vă vedeţi şi să vă ascultaţi vorbind ndash aşa cum face auditoriul Fiţi politicos şi prietenos ndash priviţi din cacircnd icircn cacircnd icircn ochi auditoriul

Concentraţi-vă atunci cacircnd alţi membri din echipa sau comitetul dvs Iau cuvacircntul Susţineţi-vă membrii echipei prin cuvinte şi atitudine

Pregătirea iniţială

1 Examinaţi conţinutul faceţi ca acesta să fie interesant şi relevant pentru auditoriul respectiv

2 Gacircndiţi mesajul pentru a fi rostit nu pentru a fi scris

3 Introducerea este importantă deschide comunicarea icircntre dvs auditori şi subiect

4 Informaţia-cheie ndash mesajul dvs trebuie să se refere la maximum trei puncte

5 Concluzia conduce auditoriul spre reacţia pe care o aşteptaţi

6 Cacircnd scrieţi ciorna schiţaţi mai icircntacirci discursul după care completaţi conţinutul Gacircndiţi-vă cacirct de lung va fi discursul şi dacă vor exista eventuale icircntrebări Găsiţi anecdote citate şi maxime

7 Editaţi discursul cu multă atenţie

Cercetare

Icircn faza de cercetare adunaţi toate informaţiile disponibile despre subiectul respectiv

Faptele opiniile documentaţia cauzele şi efectele Toate datele pe care le folosiţi trebuie să fie exacte şi să provină din surse sigure

Folosiţi informaţii interesante şi arătaţi ambele feţe ale argumentaţiei Găsiţi nota de umor potrivită sub forma anecdotelor citatelor povestirilor

Căutaţi exemple de reuşită studii de caz şi gacircndiţi-vă care din acestea sunt mai eficiente icircn cazul auditoriului icircn speţă

Structura discursului

Schiţa ndash o icircnşiruire de gacircnduri principale sau teme logice ordonate şi corelate

Introducerea Deschiderea ndash prezintă relaţia vorbitorului cu auditoriul subiectul obiectul şi conţinutul pe scurt

Fundamentarea ndash istoric motivele discursului parametri şi ipoteze şi dacă este cazul referinţe despre vorbitor

Esenţa ndash 2 sau 3 puncte-cheie elaborate şi susţinute colocvial Subliniaţi punctele forte referiţi-vă la contra-argumente pentru a asigura credibilitatea

Concluzia ndash Concluzionaţi şi conduceţi auditoriul spre reacţiile emoţionale şi specifice dorite

Discursul trebuie să se desfăşoare natural şi logic pentru a putea fi uşor urmărit Segmentele discursului trebuie să fie legate icircntre ele Icircntrerupeţi prezentarea la fiecare două-trei minute cu o replică prin care să stacircrniţi o reacţie (sau aplauze) din partea auditoriului Folosiţi materiale audiovizuale numai dacă acestea clarifică sau susţin discursul

Pregătiri la faţa locului

1 Stabiliţi mişcările pe care le veţi face (aşezat la pupitru + icircntrebări) Observaţi dacă există ceva care poate distrage atenţia ndash sunt oameni care stau icircn spatele dvs pe podium

2 Dacă este posibil folosiţi un pupitru cu microfon Verificaţi icircnălţimea şi distanţa faţă de microfon

3 Repetaţi cu voce tare icircn picioare la pupitru cel puţin o dată la faţa locului

4 Asiguraţi-vă că aveţi aparatura pentru a vă adresa publicului dacă este posibil - pentru prezenţă nu pentru volum Verificaţi aparatura respectivă ndash vă auziţi bine

5 Atenţie la luminile icircn care veţi privi

6 Beţi apă Nu prea rece nici prea acidulată

7 Verificaţi dacă presa va fi prezentă ndash reţineţi unde sunt amplasate camerele de luat vederi şi presa

8 Icircnregistraţi fiecare discurs ndash audio şi video

9 Aflaţi din timp unde se află toaleta

Textul

1 Folosiţi foi de hacircrtie sau carneţele pentru notiţe Dacă este nevoie de textul complet folosiţi jumătatea superioară a colii de format A4 şi caractere de 16 sau 17 Punctuaţia va fi cea pentru textul rostit cu marcarea pauzelor a accentuărilor a vitezei şi a inflexiunilor vocii

2 Dacă se foloseşte prompterul exersaţi cu operatorul pacircnă ajungeţi să stăpacircniţi perfect tehnica3 Fiţi pregătiţi să intraţi icircn dialog cu ceilalţi vorbitori dacă este cazul4 Cronometraţi-vă - scurtaţi ndash imprimaţi textul dacă este nevoie5 Ce anume trebuie să evitaţi icircn text

ndash Sa vă placircngeţi Icircn timpul scurt pe care l-am avut la dispoziţie ldquoabia ieri am fost solicitatndash Scuzele Nu sunt tocmai icircn măsură Mi-au cerut să iau cuvacircntulhellipicircnsă vedeţindash Falsa modestieatitudinea defensivă Consider Cred Icircn opinia mea Sper că veţi Credem că am

icircncercat Ştiu că mulţi mă vor contrazice darndash Banalităţi Sper că sunteţi icircn asentimentul O zi bună Este o onoare să mă adresez unui auditori atacirct de

distinsndash Clişeele ldquoPacircnă la urmăhellip Icircn acest moment Icircn concluzie exact aşa Adevărul este căhellipndash Ticuri verbaleeu atacircta spun ldquoicircnţelegindash Cuvinte expresii redundante foarte mare enormndash Cuvinte uracircte nu impresionează

6 Repetiţia la faţa locului Repetaţi icircn mod real Cu voce tare cu gesticulaţie şi cu aplomb Repetaţi icircntacirci fără mijloacele audio-video ndash apoi cu acesteaVorbiţi tare ndash la pupitru ndash către auditoriu ndash icircn condiţii cacirct mai aproape de cele reale

Rostirea discursului

Priviţi auditoriul -şi ldquoreacţionaţi la reacţia acestuiardquo Cuceriţi mai icircntacirci oamenii - apoi argumentaţi

Atitudinea dvs influenţează modul icircn care auditoriul vă va recepţiona - icircnainte de a icircncepe să vorbiţi

Rostiţi cuvintele icircn direcţia microfonului Alternaţi viteza şi tonul Rostiţi propoziţiile cu claritate pacircnă la capăt

Folosiţi pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee

Folosiţi limbajul trupului dar controlaţi-l Gesticulaţi natural

Ţineţi capul sus şi priviţi auditoriul icircn ochi

Nu vă simţiţi jenat să vă citiţi notiţele

Folosiţi ocazional auto-ironia

Arătaţi că vă bucuraţi de ocazia pe care o aveţi de a vorbi auditoriului

Materiale vizuale

Există diferenţe icircntre un discurs

ndash ţinut icircntr-un cadru oficial - trebuie să vedeţi care sunt circumstanţele dacă este vorba de un discurs la icircnceputul sau la sfacircrşitul conferinţei un discurs după cină etc şi să stabiliţi dacă este sau nu nevoie de materiale vizuale şi dacă acestea servesc discursului

ndash o prezentare informativă - trebuie să recurgeţi la cacirct mai multe materiale vizuale sau cel puţin la o prezentare redactată icircn power point

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 8: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

FORMELE COMUNICĂRII ORALE

Seminarul ndash formă de comunicare dialogală care implică serioase structuri evaluative are un centru autorizat de comunicare care este şi centrul de conducere al discuţiilor din cadrul seminarului

Interviul ndash forma rigidă a dialogului icircn care rolurile de emitent şi receptor nu se schimbă este folosit ca metodă de obţinere de informaţii icircn presă de aceea cunoaşte o icircntreagă teorie amintim formele dialoguluirsquorsquoicircn pacirclnie liniar tunel

Colocviul ndash este forma de comunicare icircn care participanţii dezbat icircn comun o anumită idee icircn baza unei discuţii pe un anumit subiect prin participarea fiecăruia la discuţii icircmbogăţindu‑se sfera subiectului abordat

DISCURSURI ŞI PREZENTĂRI

Sfaturi pentru reuşita discursului Gacircndiţi-vă la auditoriu la mesajele pe care icircncercaţi să le transmiteţi acestuia şi la cacirct va fi de

receptiv Ce obiectiv urmăriţi ndash să-l informaţi să-l convingeţi să-l inspiraţi sau să-l distraţi

Cunoaşteţi-vă subiectul şi conţinutul acestuia Modul de prezentare este foarte importantCunoaşteţi-vă mesajul ndash şi poziţia Aveţi icircncredere icircn ele

Stabiliţi care vor fi atitudinea tonul dumneavoastră Om de stat sau agent de vacircnzări Autoritate sau catalizator

Stabiliţi ce răspuns doriţi să obţineţi ndash unul general sau unul la obiect 1048766 Folosiţi un limbaj simplu şi familiar Dacă 10 din ceea ce aţi spus s-a reţinut aţi reuşit

Fiţi pregătiţi să vă vedeţi şi să vă ascultaţi vorbind ndash aşa cum face auditoriul Fiţi politicos şi prietenos ndash priviţi din cacircnd icircn cacircnd icircn ochi auditoriul

Concentraţi-vă atunci cacircnd alţi membri din echipa sau comitetul dvs Iau cuvacircntul Susţineţi-vă membrii echipei prin cuvinte şi atitudine

Pregătirea iniţială

1 Examinaţi conţinutul faceţi ca acesta să fie interesant şi relevant pentru auditoriul respectiv

2 Gacircndiţi mesajul pentru a fi rostit nu pentru a fi scris

3 Introducerea este importantă deschide comunicarea icircntre dvs auditori şi subiect

4 Informaţia-cheie ndash mesajul dvs trebuie să se refere la maximum trei puncte

5 Concluzia conduce auditoriul spre reacţia pe care o aşteptaţi

6 Cacircnd scrieţi ciorna schiţaţi mai icircntacirci discursul după care completaţi conţinutul Gacircndiţi-vă cacirct de lung va fi discursul şi dacă vor exista eventuale icircntrebări Găsiţi anecdote citate şi maxime

7 Editaţi discursul cu multă atenţie

Cercetare

Icircn faza de cercetare adunaţi toate informaţiile disponibile despre subiectul respectiv

Faptele opiniile documentaţia cauzele şi efectele Toate datele pe care le folosiţi trebuie să fie exacte şi să provină din surse sigure

Folosiţi informaţii interesante şi arătaţi ambele feţe ale argumentaţiei Găsiţi nota de umor potrivită sub forma anecdotelor citatelor povestirilor

Căutaţi exemple de reuşită studii de caz şi gacircndiţi-vă care din acestea sunt mai eficiente icircn cazul auditoriului icircn speţă

Structura discursului

Schiţa ndash o icircnşiruire de gacircnduri principale sau teme logice ordonate şi corelate

Introducerea Deschiderea ndash prezintă relaţia vorbitorului cu auditoriul subiectul obiectul şi conţinutul pe scurt

Fundamentarea ndash istoric motivele discursului parametri şi ipoteze şi dacă este cazul referinţe despre vorbitor

Esenţa ndash 2 sau 3 puncte-cheie elaborate şi susţinute colocvial Subliniaţi punctele forte referiţi-vă la contra-argumente pentru a asigura credibilitatea

Concluzia ndash Concluzionaţi şi conduceţi auditoriul spre reacţiile emoţionale şi specifice dorite

Discursul trebuie să se desfăşoare natural şi logic pentru a putea fi uşor urmărit Segmentele discursului trebuie să fie legate icircntre ele Icircntrerupeţi prezentarea la fiecare două-trei minute cu o replică prin care să stacircrniţi o reacţie (sau aplauze) din partea auditoriului Folosiţi materiale audiovizuale numai dacă acestea clarifică sau susţin discursul

Pregătiri la faţa locului

1 Stabiliţi mişcările pe care le veţi face (aşezat la pupitru + icircntrebări) Observaţi dacă există ceva care poate distrage atenţia ndash sunt oameni care stau icircn spatele dvs pe podium

2 Dacă este posibil folosiţi un pupitru cu microfon Verificaţi icircnălţimea şi distanţa faţă de microfon

3 Repetaţi cu voce tare icircn picioare la pupitru cel puţin o dată la faţa locului

4 Asiguraţi-vă că aveţi aparatura pentru a vă adresa publicului dacă este posibil - pentru prezenţă nu pentru volum Verificaţi aparatura respectivă ndash vă auziţi bine

5 Atenţie la luminile icircn care veţi privi

6 Beţi apă Nu prea rece nici prea acidulată

7 Verificaţi dacă presa va fi prezentă ndash reţineţi unde sunt amplasate camerele de luat vederi şi presa

8 Icircnregistraţi fiecare discurs ndash audio şi video

9 Aflaţi din timp unde se află toaleta

Textul

1 Folosiţi foi de hacircrtie sau carneţele pentru notiţe Dacă este nevoie de textul complet folosiţi jumătatea superioară a colii de format A4 şi caractere de 16 sau 17 Punctuaţia va fi cea pentru textul rostit cu marcarea pauzelor a accentuărilor a vitezei şi a inflexiunilor vocii

2 Dacă se foloseşte prompterul exersaţi cu operatorul pacircnă ajungeţi să stăpacircniţi perfect tehnica3 Fiţi pregătiţi să intraţi icircn dialog cu ceilalţi vorbitori dacă este cazul4 Cronometraţi-vă - scurtaţi ndash imprimaţi textul dacă este nevoie5 Ce anume trebuie să evitaţi icircn text

ndash Sa vă placircngeţi Icircn timpul scurt pe care l-am avut la dispoziţie ldquoabia ieri am fost solicitatndash Scuzele Nu sunt tocmai icircn măsură Mi-au cerut să iau cuvacircntulhellipicircnsă vedeţindash Falsa modestieatitudinea defensivă Consider Cred Icircn opinia mea Sper că veţi Credem că am

icircncercat Ştiu că mulţi mă vor contrazice darndash Banalităţi Sper că sunteţi icircn asentimentul O zi bună Este o onoare să mă adresez unui auditori atacirct de

distinsndash Clişeele ldquoPacircnă la urmăhellip Icircn acest moment Icircn concluzie exact aşa Adevărul este căhellipndash Ticuri verbaleeu atacircta spun ldquoicircnţelegindash Cuvinte expresii redundante foarte mare enormndash Cuvinte uracircte nu impresionează

6 Repetiţia la faţa locului Repetaţi icircn mod real Cu voce tare cu gesticulaţie şi cu aplomb Repetaţi icircntacirci fără mijloacele audio-video ndash apoi cu acesteaVorbiţi tare ndash la pupitru ndash către auditoriu ndash icircn condiţii cacirct mai aproape de cele reale

Rostirea discursului

Priviţi auditoriul -şi ldquoreacţionaţi la reacţia acestuiardquo Cuceriţi mai icircntacirci oamenii - apoi argumentaţi

Atitudinea dvs influenţează modul icircn care auditoriul vă va recepţiona - icircnainte de a icircncepe să vorbiţi

Rostiţi cuvintele icircn direcţia microfonului Alternaţi viteza şi tonul Rostiţi propoziţiile cu claritate pacircnă la capăt

Folosiţi pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee

Folosiţi limbajul trupului dar controlaţi-l Gesticulaţi natural

Ţineţi capul sus şi priviţi auditoriul icircn ochi

Nu vă simţiţi jenat să vă citiţi notiţele

Folosiţi ocazional auto-ironia

Arătaţi că vă bucuraţi de ocazia pe care o aveţi de a vorbi auditoriului

Materiale vizuale

Există diferenţe icircntre un discurs

ndash ţinut icircntr-un cadru oficial - trebuie să vedeţi care sunt circumstanţele dacă este vorba de un discurs la icircnceputul sau la sfacircrşitul conferinţei un discurs după cină etc şi să stabiliţi dacă este sau nu nevoie de materiale vizuale şi dacă acestea servesc discursului

ndash o prezentare informativă - trebuie să recurgeţi la cacirct mai multe materiale vizuale sau cel puţin la o prezentare redactată icircn power point

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 9: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

DISCURSURI ŞI PREZENTĂRI

Sfaturi pentru reuşita discursului Gacircndiţi-vă la auditoriu la mesajele pe care icircncercaţi să le transmiteţi acestuia şi la cacirct va fi de

receptiv Ce obiectiv urmăriţi ndash să-l informaţi să-l convingeţi să-l inspiraţi sau să-l distraţi

Cunoaşteţi-vă subiectul şi conţinutul acestuia Modul de prezentare este foarte importantCunoaşteţi-vă mesajul ndash şi poziţia Aveţi icircncredere icircn ele

Stabiliţi care vor fi atitudinea tonul dumneavoastră Om de stat sau agent de vacircnzări Autoritate sau catalizator

Stabiliţi ce răspuns doriţi să obţineţi ndash unul general sau unul la obiect 1048766 Folosiţi un limbaj simplu şi familiar Dacă 10 din ceea ce aţi spus s-a reţinut aţi reuşit

Fiţi pregătiţi să vă vedeţi şi să vă ascultaţi vorbind ndash aşa cum face auditoriul Fiţi politicos şi prietenos ndash priviţi din cacircnd icircn cacircnd icircn ochi auditoriul

Concentraţi-vă atunci cacircnd alţi membri din echipa sau comitetul dvs Iau cuvacircntul Susţineţi-vă membrii echipei prin cuvinte şi atitudine

Pregătirea iniţială

1 Examinaţi conţinutul faceţi ca acesta să fie interesant şi relevant pentru auditoriul respectiv

2 Gacircndiţi mesajul pentru a fi rostit nu pentru a fi scris

3 Introducerea este importantă deschide comunicarea icircntre dvs auditori şi subiect

4 Informaţia-cheie ndash mesajul dvs trebuie să se refere la maximum trei puncte

5 Concluzia conduce auditoriul spre reacţia pe care o aşteptaţi

6 Cacircnd scrieţi ciorna schiţaţi mai icircntacirci discursul după care completaţi conţinutul Gacircndiţi-vă cacirct de lung va fi discursul şi dacă vor exista eventuale icircntrebări Găsiţi anecdote citate şi maxime

7 Editaţi discursul cu multă atenţie

Cercetare

Icircn faza de cercetare adunaţi toate informaţiile disponibile despre subiectul respectiv

Faptele opiniile documentaţia cauzele şi efectele Toate datele pe care le folosiţi trebuie să fie exacte şi să provină din surse sigure

Folosiţi informaţii interesante şi arătaţi ambele feţe ale argumentaţiei Găsiţi nota de umor potrivită sub forma anecdotelor citatelor povestirilor

Căutaţi exemple de reuşită studii de caz şi gacircndiţi-vă care din acestea sunt mai eficiente icircn cazul auditoriului icircn speţă

Structura discursului

Schiţa ndash o icircnşiruire de gacircnduri principale sau teme logice ordonate şi corelate

Introducerea Deschiderea ndash prezintă relaţia vorbitorului cu auditoriul subiectul obiectul şi conţinutul pe scurt

Fundamentarea ndash istoric motivele discursului parametri şi ipoteze şi dacă este cazul referinţe despre vorbitor

Esenţa ndash 2 sau 3 puncte-cheie elaborate şi susţinute colocvial Subliniaţi punctele forte referiţi-vă la contra-argumente pentru a asigura credibilitatea

Concluzia ndash Concluzionaţi şi conduceţi auditoriul spre reacţiile emoţionale şi specifice dorite

Discursul trebuie să se desfăşoare natural şi logic pentru a putea fi uşor urmărit Segmentele discursului trebuie să fie legate icircntre ele Icircntrerupeţi prezentarea la fiecare două-trei minute cu o replică prin care să stacircrniţi o reacţie (sau aplauze) din partea auditoriului Folosiţi materiale audiovizuale numai dacă acestea clarifică sau susţin discursul

Pregătiri la faţa locului

1 Stabiliţi mişcările pe care le veţi face (aşezat la pupitru + icircntrebări) Observaţi dacă există ceva care poate distrage atenţia ndash sunt oameni care stau icircn spatele dvs pe podium

2 Dacă este posibil folosiţi un pupitru cu microfon Verificaţi icircnălţimea şi distanţa faţă de microfon

3 Repetaţi cu voce tare icircn picioare la pupitru cel puţin o dată la faţa locului

4 Asiguraţi-vă că aveţi aparatura pentru a vă adresa publicului dacă este posibil - pentru prezenţă nu pentru volum Verificaţi aparatura respectivă ndash vă auziţi bine

5 Atenţie la luminile icircn care veţi privi

6 Beţi apă Nu prea rece nici prea acidulată

7 Verificaţi dacă presa va fi prezentă ndash reţineţi unde sunt amplasate camerele de luat vederi şi presa

8 Icircnregistraţi fiecare discurs ndash audio şi video

9 Aflaţi din timp unde se află toaleta

Textul

1 Folosiţi foi de hacircrtie sau carneţele pentru notiţe Dacă este nevoie de textul complet folosiţi jumătatea superioară a colii de format A4 şi caractere de 16 sau 17 Punctuaţia va fi cea pentru textul rostit cu marcarea pauzelor a accentuărilor a vitezei şi a inflexiunilor vocii

2 Dacă se foloseşte prompterul exersaţi cu operatorul pacircnă ajungeţi să stăpacircniţi perfect tehnica3 Fiţi pregătiţi să intraţi icircn dialog cu ceilalţi vorbitori dacă este cazul4 Cronometraţi-vă - scurtaţi ndash imprimaţi textul dacă este nevoie5 Ce anume trebuie să evitaţi icircn text

ndash Sa vă placircngeţi Icircn timpul scurt pe care l-am avut la dispoziţie ldquoabia ieri am fost solicitatndash Scuzele Nu sunt tocmai icircn măsură Mi-au cerut să iau cuvacircntulhellipicircnsă vedeţindash Falsa modestieatitudinea defensivă Consider Cred Icircn opinia mea Sper că veţi Credem că am

icircncercat Ştiu că mulţi mă vor contrazice darndash Banalităţi Sper că sunteţi icircn asentimentul O zi bună Este o onoare să mă adresez unui auditori atacirct de

distinsndash Clişeele ldquoPacircnă la urmăhellip Icircn acest moment Icircn concluzie exact aşa Adevărul este căhellipndash Ticuri verbaleeu atacircta spun ldquoicircnţelegindash Cuvinte expresii redundante foarte mare enormndash Cuvinte uracircte nu impresionează

6 Repetiţia la faţa locului Repetaţi icircn mod real Cu voce tare cu gesticulaţie şi cu aplomb Repetaţi icircntacirci fără mijloacele audio-video ndash apoi cu acesteaVorbiţi tare ndash la pupitru ndash către auditoriu ndash icircn condiţii cacirct mai aproape de cele reale

Rostirea discursului

Priviţi auditoriul -şi ldquoreacţionaţi la reacţia acestuiardquo Cuceriţi mai icircntacirci oamenii - apoi argumentaţi

Atitudinea dvs influenţează modul icircn care auditoriul vă va recepţiona - icircnainte de a icircncepe să vorbiţi

Rostiţi cuvintele icircn direcţia microfonului Alternaţi viteza şi tonul Rostiţi propoziţiile cu claritate pacircnă la capăt

Folosiţi pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee

Folosiţi limbajul trupului dar controlaţi-l Gesticulaţi natural

Ţineţi capul sus şi priviţi auditoriul icircn ochi

Nu vă simţiţi jenat să vă citiţi notiţele

Folosiţi ocazional auto-ironia

Arătaţi că vă bucuraţi de ocazia pe care o aveţi de a vorbi auditoriului

Materiale vizuale

Există diferenţe icircntre un discurs

ndash ţinut icircntr-un cadru oficial - trebuie să vedeţi care sunt circumstanţele dacă este vorba de un discurs la icircnceputul sau la sfacircrşitul conferinţei un discurs după cină etc şi să stabiliţi dacă este sau nu nevoie de materiale vizuale şi dacă acestea servesc discursului

ndash o prezentare informativă - trebuie să recurgeţi la cacirct mai multe materiale vizuale sau cel puţin la o prezentare redactată icircn power point

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 10: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Pregătirea iniţială

1 Examinaţi conţinutul faceţi ca acesta să fie interesant şi relevant pentru auditoriul respectiv

2 Gacircndiţi mesajul pentru a fi rostit nu pentru a fi scris

3 Introducerea este importantă deschide comunicarea icircntre dvs auditori şi subiect

4 Informaţia-cheie ndash mesajul dvs trebuie să se refere la maximum trei puncte

5 Concluzia conduce auditoriul spre reacţia pe care o aşteptaţi

6 Cacircnd scrieţi ciorna schiţaţi mai icircntacirci discursul după care completaţi conţinutul Gacircndiţi-vă cacirct de lung va fi discursul şi dacă vor exista eventuale icircntrebări Găsiţi anecdote citate şi maxime

7 Editaţi discursul cu multă atenţie

Cercetare

Icircn faza de cercetare adunaţi toate informaţiile disponibile despre subiectul respectiv

Faptele opiniile documentaţia cauzele şi efectele Toate datele pe care le folosiţi trebuie să fie exacte şi să provină din surse sigure

Folosiţi informaţii interesante şi arătaţi ambele feţe ale argumentaţiei Găsiţi nota de umor potrivită sub forma anecdotelor citatelor povestirilor

Căutaţi exemple de reuşită studii de caz şi gacircndiţi-vă care din acestea sunt mai eficiente icircn cazul auditoriului icircn speţă

Structura discursului

Schiţa ndash o icircnşiruire de gacircnduri principale sau teme logice ordonate şi corelate

Introducerea Deschiderea ndash prezintă relaţia vorbitorului cu auditoriul subiectul obiectul şi conţinutul pe scurt

Fundamentarea ndash istoric motivele discursului parametri şi ipoteze şi dacă este cazul referinţe despre vorbitor

Esenţa ndash 2 sau 3 puncte-cheie elaborate şi susţinute colocvial Subliniaţi punctele forte referiţi-vă la contra-argumente pentru a asigura credibilitatea

Concluzia ndash Concluzionaţi şi conduceţi auditoriul spre reacţiile emoţionale şi specifice dorite

Discursul trebuie să se desfăşoare natural şi logic pentru a putea fi uşor urmărit Segmentele discursului trebuie să fie legate icircntre ele Icircntrerupeţi prezentarea la fiecare două-trei minute cu o replică prin care să stacircrniţi o reacţie (sau aplauze) din partea auditoriului Folosiţi materiale audiovizuale numai dacă acestea clarifică sau susţin discursul

Pregătiri la faţa locului

1 Stabiliţi mişcările pe care le veţi face (aşezat la pupitru + icircntrebări) Observaţi dacă există ceva care poate distrage atenţia ndash sunt oameni care stau icircn spatele dvs pe podium

2 Dacă este posibil folosiţi un pupitru cu microfon Verificaţi icircnălţimea şi distanţa faţă de microfon

3 Repetaţi cu voce tare icircn picioare la pupitru cel puţin o dată la faţa locului

4 Asiguraţi-vă că aveţi aparatura pentru a vă adresa publicului dacă este posibil - pentru prezenţă nu pentru volum Verificaţi aparatura respectivă ndash vă auziţi bine

5 Atenţie la luminile icircn care veţi privi

6 Beţi apă Nu prea rece nici prea acidulată

7 Verificaţi dacă presa va fi prezentă ndash reţineţi unde sunt amplasate camerele de luat vederi şi presa

8 Icircnregistraţi fiecare discurs ndash audio şi video

9 Aflaţi din timp unde se află toaleta

Textul

1 Folosiţi foi de hacircrtie sau carneţele pentru notiţe Dacă este nevoie de textul complet folosiţi jumătatea superioară a colii de format A4 şi caractere de 16 sau 17 Punctuaţia va fi cea pentru textul rostit cu marcarea pauzelor a accentuărilor a vitezei şi a inflexiunilor vocii

2 Dacă se foloseşte prompterul exersaţi cu operatorul pacircnă ajungeţi să stăpacircniţi perfect tehnica3 Fiţi pregătiţi să intraţi icircn dialog cu ceilalţi vorbitori dacă este cazul4 Cronometraţi-vă - scurtaţi ndash imprimaţi textul dacă este nevoie5 Ce anume trebuie să evitaţi icircn text

ndash Sa vă placircngeţi Icircn timpul scurt pe care l-am avut la dispoziţie ldquoabia ieri am fost solicitatndash Scuzele Nu sunt tocmai icircn măsură Mi-au cerut să iau cuvacircntulhellipicircnsă vedeţindash Falsa modestieatitudinea defensivă Consider Cred Icircn opinia mea Sper că veţi Credem că am

icircncercat Ştiu că mulţi mă vor contrazice darndash Banalităţi Sper că sunteţi icircn asentimentul O zi bună Este o onoare să mă adresez unui auditori atacirct de

distinsndash Clişeele ldquoPacircnă la urmăhellip Icircn acest moment Icircn concluzie exact aşa Adevărul este căhellipndash Ticuri verbaleeu atacircta spun ldquoicircnţelegindash Cuvinte expresii redundante foarte mare enormndash Cuvinte uracircte nu impresionează

6 Repetiţia la faţa locului Repetaţi icircn mod real Cu voce tare cu gesticulaţie şi cu aplomb Repetaţi icircntacirci fără mijloacele audio-video ndash apoi cu acesteaVorbiţi tare ndash la pupitru ndash către auditoriu ndash icircn condiţii cacirct mai aproape de cele reale

Rostirea discursului

Priviţi auditoriul -şi ldquoreacţionaţi la reacţia acestuiardquo Cuceriţi mai icircntacirci oamenii - apoi argumentaţi

Atitudinea dvs influenţează modul icircn care auditoriul vă va recepţiona - icircnainte de a icircncepe să vorbiţi

Rostiţi cuvintele icircn direcţia microfonului Alternaţi viteza şi tonul Rostiţi propoziţiile cu claritate pacircnă la capăt

Folosiţi pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee

Folosiţi limbajul trupului dar controlaţi-l Gesticulaţi natural

Ţineţi capul sus şi priviţi auditoriul icircn ochi

Nu vă simţiţi jenat să vă citiţi notiţele

Folosiţi ocazional auto-ironia

Arătaţi că vă bucuraţi de ocazia pe care o aveţi de a vorbi auditoriului

Materiale vizuale

Există diferenţe icircntre un discurs

ndash ţinut icircntr-un cadru oficial - trebuie să vedeţi care sunt circumstanţele dacă este vorba de un discurs la icircnceputul sau la sfacircrşitul conferinţei un discurs după cină etc şi să stabiliţi dacă este sau nu nevoie de materiale vizuale şi dacă acestea servesc discursului

ndash o prezentare informativă - trebuie să recurgeţi la cacirct mai multe materiale vizuale sau cel puţin la o prezentare redactată icircn power point

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 11: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Cercetare

Icircn faza de cercetare adunaţi toate informaţiile disponibile despre subiectul respectiv

Faptele opiniile documentaţia cauzele şi efectele Toate datele pe care le folosiţi trebuie să fie exacte şi să provină din surse sigure

Folosiţi informaţii interesante şi arătaţi ambele feţe ale argumentaţiei Găsiţi nota de umor potrivită sub forma anecdotelor citatelor povestirilor

Căutaţi exemple de reuşită studii de caz şi gacircndiţi-vă care din acestea sunt mai eficiente icircn cazul auditoriului icircn speţă

Structura discursului

Schiţa ndash o icircnşiruire de gacircnduri principale sau teme logice ordonate şi corelate

Introducerea Deschiderea ndash prezintă relaţia vorbitorului cu auditoriul subiectul obiectul şi conţinutul pe scurt

Fundamentarea ndash istoric motivele discursului parametri şi ipoteze şi dacă este cazul referinţe despre vorbitor

Esenţa ndash 2 sau 3 puncte-cheie elaborate şi susţinute colocvial Subliniaţi punctele forte referiţi-vă la contra-argumente pentru a asigura credibilitatea

Concluzia ndash Concluzionaţi şi conduceţi auditoriul spre reacţiile emoţionale şi specifice dorite

Discursul trebuie să se desfăşoare natural şi logic pentru a putea fi uşor urmărit Segmentele discursului trebuie să fie legate icircntre ele Icircntrerupeţi prezentarea la fiecare două-trei minute cu o replică prin care să stacircrniţi o reacţie (sau aplauze) din partea auditoriului Folosiţi materiale audiovizuale numai dacă acestea clarifică sau susţin discursul

Pregătiri la faţa locului

1 Stabiliţi mişcările pe care le veţi face (aşezat la pupitru + icircntrebări) Observaţi dacă există ceva care poate distrage atenţia ndash sunt oameni care stau icircn spatele dvs pe podium

2 Dacă este posibil folosiţi un pupitru cu microfon Verificaţi icircnălţimea şi distanţa faţă de microfon

3 Repetaţi cu voce tare icircn picioare la pupitru cel puţin o dată la faţa locului

4 Asiguraţi-vă că aveţi aparatura pentru a vă adresa publicului dacă este posibil - pentru prezenţă nu pentru volum Verificaţi aparatura respectivă ndash vă auziţi bine

5 Atenţie la luminile icircn care veţi privi

6 Beţi apă Nu prea rece nici prea acidulată

7 Verificaţi dacă presa va fi prezentă ndash reţineţi unde sunt amplasate camerele de luat vederi şi presa

8 Icircnregistraţi fiecare discurs ndash audio şi video

9 Aflaţi din timp unde se află toaleta

Textul

1 Folosiţi foi de hacircrtie sau carneţele pentru notiţe Dacă este nevoie de textul complet folosiţi jumătatea superioară a colii de format A4 şi caractere de 16 sau 17 Punctuaţia va fi cea pentru textul rostit cu marcarea pauzelor a accentuărilor a vitezei şi a inflexiunilor vocii

2 Dacă se foloseşte prompterul exersaţi cu operatorul pacircnă ajungeţi să stăpacircniţi perfect tehnica3 Fiţi pregătiţi să intraţi icircn dialog cu ceilalţi vorbitori dacă este cazul4 Cronometraţi-vă - scurtaţi ndash imprimaţi textul dacă este nevoie5 Ce anume trebuie să evitaţi icircn text

ndash Sa vă placircngeţi Icircn timpul scurt pe care l-am avut la dispoziţie ldquoabia ieri am fost solicitatndash Scuzele Nu sunt tocmai icircn măsură Mi-au cerut să iau cuvacircntulhellipicircnsă vedeţindash Falsa modestieatitudinea defensivă Consider Cred Icircn opinia mea Sper că veţi Credem că am

icircncercat Ştiu că mulţi mă vor contrazice darndash Banalităţi Sper că sunteţi icircn asentimentul O zi bună Este o onoare să mă adresez unui auditori atacirct de

distinsndash Clişeele ldquoPacircnă la urmăhellip Icircn acest moment Icircn concluzie exact aşa Adevărul este căhellipndash Ticuri verbaleeu atacircta spun ldquoicircnţelegindash Cuvinte expresii redundante foarte mare enormndash Cuvinte uracircte nu impresionează

6 Repetiţia la faţa locului Repetaţi icircn mod real Cu voce tare cu gesticulaţie şi cu aplomb Repetaţi icircntacirci fără mijloacele audio-video ndash apoi cu acesteaVorbiţi tare ndash la pupitru ndash către auditoriu ndash icircn condiţii cacirct mai aproape de cele reale

Rostirea discursului

Priviţi auditoriul -şi ldquoreacţionaţi la reacţia acestuiardquo Cuceriţi mai icircntacirci oamenii - apoi argumentaţi

Atitudinea dvs influenţează modul icircn care auditoriul vă va recepţiona - icircnainte de a icircncepe să vorbiţi

Rostiţi cuvintele icircn direcţia microfonului Alternaţi viteza şi tonul Rostiţi propoziţiile cu claritate pacircnă la capăt

Folosiţi pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee

Folosiţi limbajul trupului dar controlaţi-l Gesticulaţi natural

Ţineţi capul sus şi priviţi auditoriul icircn ochi

Nu vă simţiţi jenat să vă citiţi notiţele

Folosiţi ocazional auto-ironia

Arătaţi că vă bucuraţi de ocazia pe care o aveţi de a vorbi auditoriului

Materiale vizuale

Există diferenţe icircntre un discurs

ndash ţinut icircntr-un cadru oficial - trebuie să vedeţi care sunt circumstanţele dacă este vorba de un discurs la icircnceputul sau la sfacircrşitul conferinţei un discurs după cină etc şi să stabiliţi dacă este sau nu nevoie de materiale vizuale şi dacă acestea servesc discursului

ndash o prezentare informativă - trebuie să recurgeţi la cacirct mai multe materiale vizuale sau cel puţin la o prezentare redactată icircn power point

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 12: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Structura discursului

Schiţa ndash o icircnşiruire de gacircnduri principale sau teme logice ordonate şi corelate

Introducerea Deschiderea ndash prezintă relaţia vorbitorului cu auditoriul subiectul obiectul şi conţinutul pe scurt

Fundamentarea ndash istoric motivele discursului parametri şi ipoteze şi dacă este cazul referinţe despre vorbitor

Esenţa ndash 2 sau 3 puncte-cheie elaborate şi susţinute colocvial Subliniaţi punctele forte referiţi-vă la contra-argumente pentru a asigura credibilitatea

Concluzia ndash Concluzionaţi şi conduceţi auditoriul spre reacţiile emoţionale şi specifice dorite

Discursul trebuie să se desfăşoare natural şi logic pentru a putea fi uşor urmărit Segmentele discursului trebuie să fie legate icircntre ele Icircntrerupeţi prezentarea la fiecare două-trei minute cu o replică prin care să stacircrniţi o reacţie (sau aplauze) din partea auditoriului Folosiţi materiale audiovizuale numai dacă acestea clarifică sau susţin discursul

Pregătiri la faţa locului

1 Stabiliţi mişcările pe care le veţi face (aşezat la pupitru + icircntrebări) Observaţi dacă există ceva care poate distrage atenţia ndash sunt oameni care stau icircn spatele dvs pe podium

2 Dacă este posibil folosiţi un pupitru cu microfon Verificaţi icircnălţimea şi distanţa faţă de microfon

3 Repetaţi cu voce tare icircn picioare la pupitru cel puţin o dată la faţa locului

4 Asiguraţi-vă că aveţi aparatura pentru a vă adresa publicului dacă este posibil - pentru prezenţă nu pentru volum Verificaţi aparatura respectivă ndash vă auziţi bine

5 Atenţie la luminile icircn care veţi privi

6 Beţi apă Nu prea rece nici prea acidulată

7 Verificaţi dacă presa va fi prezentă ndash reţineţi unde sunt amplasate camerele de luat vederi şi presa

8 Icircnregistraţi fiecare discurs ndash audio şi video

9 Aflaţi din timp unde se află toaleta

Textul

1 Folosiţi foi de hacircrtie sau carneţele pentru notiţe Dacă este nevoie de textul complet folosiţi jumătatea superioară a colii de format A4 şi caractere de 16 sau 17 Punctuaţia va fi cea pentru textul rostit cu marcarea pauzelor a accentuărilor a vitezei şi a inflexiunilor vocii

2 Dacă se foloseşte prompterul exersaţi cu operatorul pacircnă ajungeţi să stăpacircniţi perfect tehnica3 Fiţi pregătiţi să intraţi icircn dialog cu ceilalţi vorbitori dacă este cazul4 Cronometraţi-vă - scurtaţi ndash imprimaţi textul dacă este nevoie5 Ce anume trebuie să evitaţi icircn text

ndash Sa vă placircngeţi Icircn timpul scurt pe care l-am avut la dispoziţie ldquoabia ieri am fost solicitatndash Scuzele Nu sunt tocmai icircn măsură Mi-au cerut să iau cuvacircntulhellipicircnsă vedeţindash Falsa modestieatitudinea defensivă Consider Cred Icircn opinia mea Sper că veţi Credem că am

icircncercat Ştiu că mulţi mă vor contrazice darndash Banalităţi Sper că sunteţi icircn asentimentul O zi bună Este o onoare să mă adresez unui auditori atacirct de

distinsndash Clişeele ldquoPacircnă la urmăhellip Icircn acest moment Icircn concluzie exact aşa Adevărul este căhellipndash Ticuri verbaleeu atacircta spun ldquoicircnţelegindash Cuvinte expresii redundante foarte mare enormndash Cuvinte uracircte nu impresionează

6 Repetiţia la faţa locului Repetaţi icircn mod real Cu voce tare cu gesticulaţie şi cu aplomb Repetaţi icircntacirci fără mijloacele audio-video ndash apoi cu acesteaVorbiţi tare ndash la pupitru ndash către auditoriu ndash icircn condiţii cacirct mai aproape de cele reale

Rostirea discursului

Priviţi auditoriul -şi ldquoreacţionaţi la reacţia acestuiardquo Cuceriţi mai icircntacirci oamenii - apoi argumentaţi

Atitudinea dvs influenţează modul icircn care auditoriul vă va recepţiona - icircnainte de a icircncepe să vorbiţi

Rostiţi cuvintele icircn direcţia microfonului Alternaţi viteza şi tonul Rostiţi propoziţiile cu claritate pacircnă la capăt

Folosiţi pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee

Folosiţi limbajul trupului dar controlaţi-l Gesticulaţi natural

Ţineţi capul sus şi priviţi auditoriul icircn ochi

Nu vă simţiţi jenat să vă citiţi notiţele

Folosiţi ocazional auto-ironia

Arătaţi că vă bucuraţi de ocazia pe care o aveţi de a vorbi auditoriului

Materiale vizuale

Există diferenţe icircntre un discurs

ndash ţinut icircntr-un cadru oficial - trebuie să vedeţi care sunt circumstanţele dacă este vorba de un discurs la icircnceputul sau la sfacircrşitul conferinţei un discurs după cină etc şi să stabiliţi dacă este sau nu nevoie de materiale vizuale şi dacă acestea servesc discursului

ndash o prezentare informativă - trebuie să recurgeţi la cacirct mai multe materiale vizuale sau cel puţin la o prezentare redactată icircn power point

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 13: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Pregătiri la faţa locului

1 Stabiliţi mişcările pe care le veţi face (aşezat la pupitru + icircntrebări) Observaţi dacă există ceva care poate distrage atenţia ndash sunt oameni care stau icircn spatele dvs pe podium

2 Dacă este posibil folosiţi un pupitru cu microfon Verificaţi icircnălţimea şi distanţa faţă de microfon

3 Repetaţi cu voce tare icircn picioare la pupitru cel puţin o dată la faţa locului

4 Asiguraţi-vă că aveţi aparatura pentru a vă adresa publicului dacă este posibil - pentru prezenţă nu pentru volum Verificaţi aparatura respectivă ndash vă auziţi bine

5 Atenţie la luminile icircn care veţi privi

6 Beţi apă Nu prea rece nici prea acidulată

7 Verificaţi dacă presa va fi prezentă ndash reţineţi unde sunt amplasate camerele de luat vederi şi presa

8 Icircnregistraţi fiecare discurs ndash audio şi video

9 Aflaţi din timp unde se află toaleta

Textul

1 Folosiţi foi de hacircrtie sau carneţele pentru notiţe Dacă este nevoie de textul complet folosiţi jumătatea superioară a colii de format A4 şi caractere de 16 sau 17 Punctuaţia va fi cea pentru textul rostit cu marcarea pauzelor a accentuărilor a vitezei şi a inflexiunilor vocii

2 Dacă se foloseşte prompterul exersaţi cu operatorul pacircnă ajungeţi să stăpacircniţi perfect tehnica3 Fiţi pregătiţi să intraţi icircn dialog cu ceilalţi vorbitori dacă este cazul4 Cronometraţi-vă - scurtaţi ndash imprimaţi textul dacă este nevoie5 Ce anume trebuie să evitaţi icircn text

ndash Sa vă placircngeţi Icircn timpul scurt pe care l-am avut la dispoziţie ldquoabia ieri am fost solicitatndash Scuzele Nu sunt tocmai icircn măsură Mi-au cerut să iau cuvacircntulhellipicircnsă vedeţindash Falsa modestieatitudinea defensivă Consider Cred Icircn opinia mea Sper că veţi Credem că am

icircncercat Ştiu că mulţi mă vor contrazice darndash Banalităţi Sper că sunteţi icircn asentimentul O zi bună Este o onoare să mă adresez unui auditori atacirct de

distinsndash Clişeele ldquoPacircnă la urmăhellip Icircn acest moment Icircn concluzie exact aşa Adevărul este căhellipndash Ticuri verbaleeu atacircta spun ldquoicircnţelegindash Cuvinte expresii redundante foarte mare enormndash Cuvinte uracircte nu impresionează

6 Repetiţia la faţa locului Repetaţi icircn mod real Cu voce tare cu gesticulaţie şi cu aplomb Repetaţi icircntacirci fără mijloacele audio-video ndash apoi cu acesteaVorbiţi tare ndash la pupitru ndash către auditoriu ndash icircn condiţii cacirct mai aproape de cele reale

Rostirea discursului

Priviţi auditoriul -şi ldquoreacţionaţi la reacţia acestuiardquo Cuceriţi mai icircntacirci oamenii - apoi argumentaţi

Atitudinea dvs influenţează modul icircn care auditoriul vă va recepţiona - icircnainte de a icircncepe să vorbiţi

Rostiţi cuvintele icircn direcţia microfonului Alternaţi viteza şi tonul Rostiţi propoziţiile cu claritate pacircnă la capăt

Folosiţi pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee

Folosiţi limbajul trupului dar controlaţi-l Gesticulaţi natural

Ţineţi capul sus şi priviţi auditoriul icircn ochi

Nu vă simţiţi jenat să vă citiţi notiţele

Folosiţi ocazional auto-ironia

Arătaţi că vă bucuraţi de ocazia pe care o aveţi de a vorbi auditoriului

Materiale vizuale

Există diferenţe icircntre un discurs

ndash ţinut icircntr-un cadru oficial - trebuie să vedeţi care sunt circumstanţele dacă este vorba de un discurs la icircnceputul sau la sfacircrşitul conferinţei un discurs după cină etc şi să stabiliţi dacă este sau nu nevoie de materiale vizuale şi dacă acestea servesc discursului

ndash o prezentare informativă - trebuie să recurgeţi la cacirct mai multe materiale vizuale sau cel puţin la o prezentare redactată icircn power point

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 14: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Textul

1 Folosiţi foi de hacircrtie sau carneţele pentru notiţe Dacă este nevoie de textul complet folosiţi jumătatea superioară a colii de format A4 şi caractere de 16 sau 17 Punctuaţia va fi cea pentru textul rostit cu marcarea pauzelor a accentuărilor a vitezei şi a inflexiunilor vocii

2 Dacă se foloseşte prompterul exersaţi cu operatorul pacircnă ajungeţi să stăpacircniţi perfect tehnica3 Fiţi pregătiţi să intraţi icircn dialog cu ceilalţi vorbitori dacă este cazul4 Cronometraţi-vă - scurtaţi ndash imprimaţi textul dacă este nevoie5 Ce anume trebuie să evitaţi icircn text

ndash Sa vă placircngeţi Icircn timpul scurt pe care l-am avut la dispoziţie ldquoabia ieri am fost solicitatndash Scuzele Nu sunt tocmai icircn măsură Mi-au cerut să iau cuvacircntulhellipicircnsă vedeţindash Falsa modestieatitudinea defensivă Consider Cred Icircn opinia mea Sper că veţi Credem că am

icircncercat Ştiu că mulţi mă vor contrazice darndash Banalităţi Sper că sunteţi icircn asentimentul O zi bună Este o onoare să mă adresez unui auditori atacirct de

distinsndash Clişeele ldquoPacircnă la urmăhellip Icircn acest moment Icircn concluzie exact aşa Adevărul este căhellipndash Ticuri verbaleeu atacircta spun ldquoicircnţelegindash Cuvinte expresii redundante foarte mare enormndash Cuvinte uracircte nu impresionează

6 Repetiţia la faţa locului Repetaţi icircn mod real Cu voce tare cu gesticulaţie şi cu aplomb Repetaţi icircntacirci fără mijloacele audio-video ndash apoi cu acesteaVorbiţi tare ndash la pupitru ndash către auditoriu ndash icircn condiţii cacirct mai aproape de cele reale

Rostirea discursului

Priviţi auditoriul -şi ldquoreacţionaţi la reacţia acestuiardquo Cuceriţi mai icircntacirci oamenii - apoi argumentaţi

Atitudinea dvs influenţează modul icircn care auditoriul vă va recepţiona - icircnainte de a icircncepe să vorbiţi

Rostiţi cuvintele icircn direcţia microfonului Alternaţi viteza şi tonul Rostiţi propoziţiile cu claritate pacircnă la capăt

Folosiţi pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee

Folosiţi limbajul trupului dar controlaţi-l Gesticulaţi natural

Ţineţi capul sus şi priviţi auditoriul icircn ochi

Nu vă simţiţi jenat să vă citiţi notiţele

Folosiţi ocazional auto-ironia

Arătaţi că vă bucuraţi de ocazia pe care o aveţi de a vorbi auditoriului

Materiale vizuale

Există diferenţe icircntre un discurs

ndash ţinut icircntr-un cadru oficial - trebuie să vedeţi care sunt circumstanţele dacă este vorba de un discurs la icircnceputul sau la sfacircrşitul conferinţei un discurs după cină etc şi să stabiliţi dacă este sau nu nevoie de materiale vizuale şi dacă acestea servesc discursului

ndash o prezentare informativă - trebuie să recurgeţi la cacirct mai multe materiale vizuale sau cel puţin la o prezentare redactată icircn power point

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 15: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Rostirea discursului

Priviţi auditoriul -şi ldquoreacţionaţi la reacţia acestuiardquo Cuceriţi mai icircntacirci oamenii - apoi argumentaţi

Atitudinea dvs influenţează modul icircn care auditoriul vă va recepţiona - icircnainte de a icircncepe să vorbiţi

Rostiţi cuvintele icircn direcţia microfonului Alternaţi viteza şi tonul Rostiţi propoziţiile cu claritate pacircnă la capăt

Folosiţi pauze pentru a schimba sau a dezvolta o idee

Folosiţi limbajul trupului dar controlaţi-l Gesticulaţi natural

Ţineţi capul sus şi priviţi auditoriul icircn ochi

Nu vă simţiţi jenat să vă citiţi notiţele

Folosiţi ocazional auto-ironia

Arătaţi că vă bucuraţi de ocazia pe care o aveţi de a vorbi auditoriului

Materiale vizuale

Există diferenţe icircntre un discurs

ndash ţinut icircntr-un cadru oficial - trebuie să vedeţi care sunt circumstanţele dacă este vorba de un discurs la icircnceputul sau la sfacircrşitul conferinţei un discurs după cină etc şi să stabiliţi dacă este sau nu nevoie de materiale vizuale şi dacă acestea servesc discursului

ndash o prezentare informativă - trebuie să recurgeţi la cacirct mai multe materiale vizuale sau cel puţin la o prezentare redactată icircn power point

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 16: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Materiale vizuale

Există diferenţe icircntre un discurs

ndash ţinut icircntr-un cadru oficial - trebuie să vedeţi care sunt circumstanţele dacă este vorba de un discurs la icircnceputul sau la sfacircrşitul conferinţei un discurs după cină etc şi să stabiliţi dacă este sau nu nevoie de materiale vizuale şi dacă acestea servesc discursului

ndash o prezentare informativă - trebuie să recurgeţi la cacirct mai multe materiale vizuale sau cel puţin la o prezentare redactată icircn power point

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 17: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Pregătiţi-vă discursul fără materiale vizuale după care hotăracircţi ce este de făcut

Dacă veţi folosi materiale vizuale grafica pe calculator este de preferat Este mai comod şi de cele mai multe ori mai eficient dacă nu trebuie să manevraţi aparatura personal

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 18: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

După discurs

Discursul este menit pentru a vă spune punctul de vedere fără emfază

Cacircnd aţi terminat reluaţi-vă locul dacă nu sunteţi anunţat să rămacircneţi la pupitru

Rămacircneţi şi discutaţi amical cu auditoriul ndash arătaţi-vă interesul faţă de acesta - după sesiune

Puneţi icircntrebări subtile ca să vedeţi dacă auditoriul icircşi aminteşte ce aţispus

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 19: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

REALIZAREA PREZENTĂRILOR EFICIENTE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 20: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

PREZENTĂRI EFICIENTE

Etape de bază pentru susţinerea unei prezentări eficientendash 1 Planificareandash 2 Repetarea prezentăriindash 3 Acţiunea propriu-zisăndash 4 Implicarea audienţeindash 5 Verificarea rezultatelorndash 6 Asigurarea continuităţii

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 21: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Planificarea

Icircn faza de planificare trebuie să obţii următoarele informaţii Participanţi (număr componenţa grupului aşteptări)

Context (cine finanţează cursul ce aşteptări au cei care te contractează detalii cu privire la agenda cursului)

Resurse (timpul avut la dispoziţie coechipieri materiale necesare)

Logistică (echipamente materiale sala ndasharanjament poziţie lumina acustică ventilaretemperatură prize spaţiu pentru afişare- săli disponibile pentru lucru icircn grupuri mici etc)

Documentare (asupra subiectelor de prezentat bibliografie etc)

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 22: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Planificarea

Demersurile icircn etapa planificării sunt

ndash 1 Analiza audienţei

ndash 2 Definirea rezultatelor dorite

ndash 3 Alegerea resurselor

ndash 4 Definirea şi planificarea conţinutului

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 23: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Planificarea Analiza audienţei

Icircn funcţie de grupul ce va audia cursul nostru vom elabora agenda şi designul cursului Ce trebuie să aflămndash Cacircte persoane vor participandash Care este grupa de vacircrstă din care fac partendash Ce ocupaţie profesie şi poziţie aundash Au cunoştinţe despre tema pusă icircn discuţiendash Motivaţia lor de a participa la un cursndash Ce relaţii există icircntre participanţi

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 24: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Planificarea Aşteptările participanţilor auditoriului

Aşteptările participanţilor auditoriului Verificaţi

ndash din ce categorie socio-profesională fac parte ndash ce ştiu despre subiectul abordat ndash ce temeri au cu privire la curs care sunt preocupările lor ndash dacă se află acolo de bunăvoie ndash dacă au fost constracircnşi să participe ndash dacă au fost selectaţi icircnainte de a participa la curs etcndash identificaţi care sunt valorile participanţilţor

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 25: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Planificarea Numărul de participanţi

Numărul de participanţi Cunoscacircnd exact numărul participanţilor veţi

decide ndash care este cel mai potrivit stil de prezentarendash cele mai bune mijloace de prezentare ndash formatul săliindash modul de aranjare a participanţilor

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 26: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Auditoriul + tipuri

5-10 persoane reprezintă un grup restracircns - trebuie să comunicăm cu fiecare icircn parte şi nu numai cu grupul luat ca icircntreg

10-30 de oameni necesită o abordare mai oficială - trebuie ca fiecare persoană să vă preocupe Mijloacele vizuale trebuie să aibă dimensiuni mari şi va trebui să acordaţi o atenţie specială modului icircn care vor fi puse icircntrebările

30-100 de persoane auditoriul apare sub forma unei mase amorfe necunoscute şi mult mai greu de abordat Raportul de comunicare cu fiecare persoană este dificil şi greu de stabilit iar mijloacele de prezentare trebuie să fie ireproşabile Se foloseşte microfonul

de peste 100 de oameni pregătiţi-vă să fiţi actor pe scenă

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 27: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Planificarea 2 Definirea rezultatelor dorite

Definirea rezultatelor presupune

ndash Elaborarea obiectivelor şi a activităţilorndash Aranjarea icircn timp a activităţilorndash Confirmarea aşteptărilor participanţilorndash Elaborarea de planuri de contingenţă

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 28: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Mijloace de prezentare

Mijloacele prin care putem transmite informaţii sunt de trei tipuri

ndash auditive ndash vizuale şi ndash materiale scrise (hand-out)

important este ca icircn cadrul unei prezentări seminar să alegem acele mijloace care se potrivesc cel mai bine grupului sălii şi obiectivelor prezentării noastre

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 29: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Mijloacele vizuale Graficele

Graficele

ndash Pot fi utilizate aproape pentru orice tip de audienţă şi orice temă

ndash Se poate adăuga culoare pentru a evidenţia mai bine mesajul transmis şi pentru a nu plictisi audienţa

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 30: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Mijloacele vizuale Flip-chart-uri

Flip-chart-uri

ndash Pot fi utilizate icircn orice moment pe parcursul unei prezentări

ndash Sunt extrem de utile pentru a nota răspunsurile participanţilor

ndash Pot fi pregătite din timp sau făcute ad-hoc

ndash Preferabil să se folosească pentru un grup de 25-30 persoane

ndash Principalul lor avantaj este că implică audienţa

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 31: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Mijloacele vizuale Retroproiectorvideoproiector

Retroproiectorvideoproiector

ndash Sunt folosite mai cu seamă icircn cadrul prezentărilor la care asistă peste 50 de persoane

ndash Este important ca atunci cacircnd folosiţi aceste mijloace să cunoaşteţi modul lor de a funcţiona

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 32: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Mijloacele vizuale Indicaţii icircn folosirea retro video proiectoarelor

Nu icircl poziţionaţi astfel icircncacirct să trebuiască să păşiţi prin faţa sa icircn timpul prezentării proiectacircndu-vă imaginea pe ecran

Nu icircntrerupeţi iluminarea sălii şi aşezaţi-l icircntr-un loc unde toţi participanţii pot vedea

Sortaţi slide-urile icircnainte de icircnceperea prezentării

Folosiţi o baghetă sau un creion subţire pentru a sublinia punctele esenţiale ale prezentării

Aveţi grijă ca sala să fie utilată cu tot ce vă este necesar pentru funcţionarea acestor mijloace

Pregătiţi-vă o alternativă icircn cazul icircn care aparatul nu funcţionează sau se defectează

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 33: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Mijloacele vizuale Diapozitivele

Se folosesc cacircnd este nevoie de fotografii icircn prezentări

Pot conferi profesionalism prezentării dacă sunt utilizate cum trebuie dar pot şi ruina o prezentare dacă nu sunt aranjate icircn ordine

Icircncăperea trebuie să fie icircntunecoasă icircn acest caz contactul vizual cu audienţa se limitează

Se folosesc pentru audienţe mari (200 de persoane)

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 34: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Mijloacele vizuale Casete video

Ca şi icircn cazul celorlalte mijloacelor moderne electronice trebuie să cunoaşteţi modul icircn care funcţionează echipamentul de proiecţie

Revedeţi filmul icircnainte de icircnceperea prezentării planificaţi-vă cu grijă segmentele alese

O secvenţă nu ar trebui să depăşească mai mult de 5-7 minute

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 35: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Repetarea prezentării

Repetaţi-vă prezentareandash Cereţi feed-backul colegilor repetaţi icircn oglindă

analizaţi casete videondash Verificaţi-vă timpii prezentăriindash Autoevaluaţi-vă postura gesturile voceandash Evaluaţi conţinutul materialelor icircmpreună cu o

persoană care nu este implicată icircn acţiunea Dvs

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 36: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

3 Acţiunea

Cele mai dificile momente sunt primele 5 minute emitatorul nu cunoaşte grupul nu ştie ce aşteptări au de la el nu ştie cacirct de informati sunt sau cacirct de lipsiţi de cunoştinţe

Pentru a depăşi cu succes aceste momentendash Cacircştigă credibilitatea- prezintă-te oferă participanţilor motive să aibă icircncrederea icircn ceea ce spui

Uneori este bine să fii prezentat de o persoană cu autoritate icircn faţa participanţilorndash Prezentările Alege o metodă interactivă de prezentare care să asigure o minimă comunicare icircntre

cei prezenţi Nu este indicat să forţaţi icircn această etapă dezvăluirea unor aspecte personale ci chestiuni convenţionale de exemplu nume prenume localitatea ocupaţia

ndash Identifică aşteptările participanţilor Află motivul pentru care sunt prezenţi la curs Este bine să aflăm şi temerile lor legate de curs Notează toate aceste informaţii şi comentează-le vei avea ocazia să demonstrezi aşteptările sau temerile inutile aşa icircncacirct participanţii vor ştii clar la ce să se aştepte

ndash Anunţă obiectivele seminarului şi agenda Fă legătura icircntre aşteptările lor şi obiectivele seminarului precum şi subiectele agendei Dacă aşteptările lor nu se regăsesc deloc icircn obiectivele şi agenda cursului putem negocia agenda cu participanţii icircn aşa fel icircncacirct să răspundem la cacirct mai multe aşteptări

ndash Negociază regulile de funcţionare a grupului Nu uita să le afişezi icircn loc vizibilndash Anunţă diferite detalii administrative (pauză de cafea masă program de lucru etc)

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 37: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Pe tot parcursul prezentării trebuie să aveţi icircn vedere tot timpul următoarele detalii

ndash Ce s-a spus icircn sala pacircnă icircn momentul respectivndash Cum se leagă partea pe care urmează s-o prezinţi cu ceea ce s-a

spus dejandash Care este punctul cheie al fiecărui subiectndash Cum primeşte audienţa masajul dacă a fost icircnţeles dacă sunt

lucruri neclare dacă sunt icircntrebări dacă sunt relevante exerciţiilendash Respectarea designului din punct de vederea al timpuluindash Unde ne aflăm cu agenda la ce subiect am ajuns ce urmeazăndash Confortul sălii de curs starea participanţilor

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 38: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

4 Instrumente utile icircn implicarea audienţei

Şedinţe eficiente Brainstorming Tehnica Grupului nominal Lucru icircn grupuri mici Folosirea studiilor de caz Colectarea informaţiilor de la participanţi Generalizarea Prezentarea propriu-zisă a informaţiilor Exersarea elementelor noi Jocurile

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 39: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

Implicarea audienţei

ajungeţi primul icircn sală şi uraţi bun venit tuturor stabiliţi şi menţineţi contactul vizual fiţi deschis pozitiv şi plăcut folosiţi o introducere credibilă icircncălziţi atmosfera oferiţi detalii despre ce urmează icircncurajaţi interacţiunea luaţi permanent pulsul audienţei schimbaţi-vă planul la nevoie nu deviaţi de la subiect arătaţi entuziasm şi fiţi energic modulaţi-vă vocea Nu folosiţi acelaşi ritm folosiţi gesturi deschise mai ales daca aceste gesturi vă aparţin vă

caracterizează o ţinută cacirct mai decentă fără să exageraţi

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 40: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

5 Verificarea rezultatelor

Evaluarea şi verificarea rezultatelor se poate face prin

ndash părerile exprimate de participanţi pe marginea unui subiect prezentat

ndash punacircnd icircntrebări participanţilor

ndash evaluarea mesajelor nonverbale ale audienţei

ndash prin feed-back cerut participanţilor

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa

Page 41: comunicare 7 FORMELE COMUNICĂRII VERBALE

6 Asigurarea continuităţii

distribuiţi materiale nu plecaţi fără a planifica pasul următor permiteţi contacte ulterioare respectaţi-vă promisiunile analizaţi-vă performanţa