Definire metodologie

flux informațional în cadrul ONG-ului

și în comunicarea externă

cu administrația publică

Autor Monica DAN

1

Nivel acces documente per departamente şi user

Utilizatorii pot fi grupați conform organigramei. Departamentele sunt predefinite în

aplicație, utilizatorii neavând drepturi de modificare în ceea ce privește structura departamentelor și a repartizării userilor în departamente, ei putând doar să vadă (listeze) structura arborescentă a organizării pe departamente. Modificările de structură din cadrul departamentelor (creare/ştergere departamente, apartenența utilizatorilor la departamente), pot fi făcute doar de către administratorul aplicației, acestea implicând modificări la nivelul Fluxurilor de documente și a permisiunilor asociate.

După aprobarea înregistrării noului cont, utilizatorul va fi atribuit automat unui grup de utilizatori. Există nivele diferite de securitate pentru fiecare grup urmând organigrama ARAS.

2

Drepturile utilizatorilor vor fi acordate de la început în funcţie de grupul de utilizatori în care este arondat. De asemenea drepturile pot fi atribuite şi ulterior pe grupuri de useri sau acordate individual per proiect sau per departament. Din aceastea menţionăm câteva: încărcare de fişiere, descărcare de fisieri, adăugare fişier nou într-un folder, modificare fişier, vizualizare fişier etc.

Fiecărui grup îi corespunde un anumit nivel de securitate, cel mai avansat avându-l grupul “Director executiv” care poate vizualiza, modifica, şterge etc. orice mesaj sau document al altui utilizator din organizaţie.

Informaţiile interdepartamentale vor fi disponibile doar atribuind unui departament anume drepturi. Ex. Informaţiile din departamentul “Financiar&administrativ” vor fi disponibile directorul financiar şi membrilor acestui departament, dar nu vor fi disponibile altor departamente decât după acordarea drepturilor de către directorul financiar.

Pentru a restricţiona unui utilizator accesul vom selecta din lista de Fişiere al proiectului (din meniul Acces Utilizatori la Fişiere) numele utilizatorului care vrem să nu mai aibă acces la fişierul la care avea acces şi apăsam pe “Delete”. Apoi vom valida acţiunea prin “Yes”.

În funcție de drepturile pe care le au numai anumiți utilizatori pot Adăuga, Șterge, Modifica folderele.

Fiecare utilizator îşi poate organiza folderul de utilizator, adăugând noi foldere în acesta. Nu poate în schimb accesa şi modifica folderele altor utilizatori, exceptând cazurile în care i se acorda drepturi în acest sens.

Check Out Fiecare utilizator ce are drepturi asupra unui document din sistemul de gestiunea

documentelor, are posibilitatea să blocheze acest document sub influenţa sa, prin utilizarea butonului check ouţ, adică scoaterea documentului din circuit. Acest lucru nu înseamnă că alţi utilizatori nu vor mai putea să-l acceseze, ci doar că temporar nu-l vor mai putea modifica. După ce documentul a fost modificat, utilizatorul poate să-l deblocheze prin apăsarea butonului de check în, repunând astfel documentul pe rol.

Sistemul acorda toate drepturile creatorilor de documente (utilizatorii care au încărcat în sistem documentele respective). Şefii lor ierarhici au de asemenea, toate drepturile rezervate. Ceilalţi utilizatori pot avea drepturi în măsura în care acestea le sunt acordate de către utilizatorii cu drept de acordare de permisiuni (Grant Permissions). Celelalte drepturi sunt: a vedea documentul, a-l modifica (respectiv încarca o nouă versiune), şterge.

3

Etape, structura şi timp de răspuns în comunicarea cu instituţiile publice Platforma externă spaţiu colaborativ în relaţie cu instituţiile publice va urmări facilitarea comunicării între ARAS şi partenerii externi în vederea îmbunatăţirii şi extinderii serviciilor medico-psiho-sociale şi a celor de prevenire HIV-SIDA. Comunicarea între ARAS şi instituţiile partenere va urma mai multe etape, astfel: În urma seminarului cadrul legal comunicare ONG - instituţiile publice şi prezentarea celor mai bune practici de comunicare, vor fi semnate mai multe parteneriate. De asemenea, ARAS are deja mai multe parteneriate cu instituţii publice. În urma acestor parteneriate, ARAS va crea pentru fiecare instituţie parteneră un cont în cadrul platformei spaţiu colaborativ (username şi parola). Platforma.hivnet.ro În funcţie de natură şi scopul parteneriatului, ARAS va agreea cu fiecare instituţie publică în parte natura şi conţinutul materialelor share-uite în cadrul platformei. ARAS îşi asumă ca în comunicarea cu instituţiile publice să creeze contul de utilizator în 3-5 zile lucrătoare şi să răspundă oricărei solicitări venite din partea partenerilor în maxim 5 zile lucrătoare. De asemenea, ARAS va desemna 2 persoane responsabile de respectarea timpului de răspuns.

Participarea la seminarii (nu e obligatoriu)

Semnarea parteneriatului

Crearea unui cont de utilizaror (timp raspuns 3-

5zile)

Downloadarea/uploadarea documentelor

necesare(timp raspuns 3-5zile)

4

5

Mod de utilizare interdepartamental spaţiu gestiune proiecte

3.1. Prezentarea aplicaţiei Aplicaţia web de Management Financiar al Proiectelor poate fi un instrument util în

managementul financiar al proiectelor, aceasta permiţând: Gestiunea bugetelor proiectelor – modalităţi de editare a capitolelor bugetare, a

tipurilor de cheltuieli eligibile şi neeligibile specifice programelor operaţionale ale fondurilor europene; estimarea bugetelor iniţiale şi urmărirea (trackingul) al cheltuielilor efective în perioada de implementare cu posibilitatea de a compara bugetele din etapa de planificare cu cele din etapa de implementare, în vederea reperării rapide a abaterilor de la bugetele planificate şi remedierea acestora astfel încât proiectele să fie finalizate în limitele bugetare contractate.

Cash-flow-ul proiectelor (calculul prefinantarii, eşalonarea cererilor de rambursare a cheltuielilor, calculul valorii cererilor de rambursare (finanţare solicitată, finanţare primită după deducerea prefinantarii), contribuţia proprie la finanţarea proiectelor, necesarul de avansat pentru acoperirea necesarului temporar de plăţi, calcul efortului total financiar al aplicantului – contribuţie proprie la cheltuieli eligibile şi neeligibile, acoperirea necesarului temporar .

Analiza financiară şi economică (Analiza Cost-Beneficiu), (FRR, ERR, NPV (VAN financiară, economică) – analiza de oportunitate a investiţiilor în baza indicatorilor de performanţă ai proiectelor – suport pentru activităţile decizionale privind prioritizarea investiţiilor.

Analiza de risc şi senzitivitate, simularea principalilor indicatori de performanţă ai proiectelor.

Managementul documentelor proiectelor (documentaţia aferenta proiectelor) şi acces securizat la documente pe bază de roluri şi permisiuni.

Un modul userfriendly de administrare a drepturilor diverselor categorii de utilizatori cu mai multe nivele de securitate în back-end accesibile doar administratorilor de sistem, dezvoltatorilor aplicaţiei (specialişti IT) şi o interfaţă care să permită minime configurări de drepturi pentru neprofesionişti IT (manageri de proiecte).

Configurarea diagramei Gantt cu posibilitatea de a edita activităţile – descriere activităţi, grad de prioritate, data început/data sfârşit ca valori baseline şi posibilitatea de a urmări activităţile şi a introduce valori reale (data de început efectivă/data de sfârşit efectivă); precum şi constrângeri pentru activităţile dependente.

Încărcarea de documente într-un Document Center (biblioteca) cu linkuri utile (web-site-uri de prezentare a programelor), ghiduri şi manuale ale aplicantului, un dicţionar cu termenii folosiţi în managementul proiectelor, diverse formulare tipizate care să susţină activitatea de instruire continuă a persoanelor implicate în managementul proiectelor.

6

Interfaţa Web ce permite utilizatorilor să customizeze mediul de lucru client, prin intermediul temelor, culorilor, fonturilor folosite şi formatelor. Aceste configurări pot fi salvate pentru utilizările viitoare ale aceluiaşi utilizator.

Funcţionalităţi de administrare drepturi per utilizatori - accesul în subsistem se va face în funcţie de drepturi (de ex: vizualizare, editare, administrator, etc). Utilizatorii pot efectua operaţiile specifice rolurilor atribuite. Meniurile subsistemului sunt configurate în concordanţă cu drepturile asociate rolului atribuit fiecărui utilizator.

3.2.Modulul Utilizatori După aprobarea înregistrării noului cont, utilizatorul va fi atribuit automat grupului

“Members”.Pentru a shimba încadrarea utilizatorului, mergem la “Grupuri Utilizatori” din meniul Utilizatori al aplicaitiei.

Din acest grid adăugăm sau ştergem utilizatori care aparţin grupurilor cu nivele de securitate inferioare celui din care facem parte (nu putem adăuga un utilizator în grupul de developers în calitate de Consultant).

Fiecărui grup îi corespunde un anumit nivel de securitate, cel mai avansat avându-l grupul “Developers”. Developers – este un grup tehnic specializat care asigura mentenanţa aplicaţiei configurând metodele serviciilor (Methods Services Rights); Având în vedere implicaţiile majore ale acestor configurări de back-end această funcţie a fost rezervată unui grup special creat în acest sens care în cazul acestei aplicaţii sunt dezvoltatorii – programatorii firmei dezvoltatoare a acestui produs, astfel rezervându-ne dreptul exclusiv de asigurare a funcţionalităţilor din fron-end.

Administratorul său unul dintre managerii aplicaţiei va valida înregistrarea din submeniul “Utilizatori în aşteptare”.Înregistrarea este aprobată.Datele personale pot fi modificate din meniul “Utilizatori”, care poate fi accesat din bară principală de instrumente.Cei cărora trebuie să le acordăm drepturi sunt executanţi, restul grupurilor neavând nevoie de o acordare expresă pe proiecte de drepturi, ei avându-le din oficiu.

Ne vom duce la Utilizatori - > “Drepturi Utilizatori pe Proiecte” de unde vom selecta proiectul.Iar cu ajutorul butonului “Adauga” vom introduce noi utilizatori la lista de drepturi pentru proiectul selectat specificând şi dreptul acordat. Din meniul Utilizatori selectaţi submeniul “Acces Utilizatori la fişiere” selectaţi proiectul ale cărui fişiere vreţi să le acceseze alţi useri.

La lista drepturilor de acces a userilor la acest proiect veţi vedea fişierele anexate proiectului selectat la care userii din listă au acces (drept de descărcare a documentului). Nicio înregistrare semnalează faptul că la proiectul selectat nu a fost anexat niciun document. Acordaţi acces (dreptul de a descărca fişiere) unui utilizator cu ajutorul butonului “Adăuga”.

Acordând unui utilizator dreptul de a încărca fişiere şi a le ataşa unui proiect, acordăm automat dreptul de a vedea acest proiect. Utilizatorul în acest caz va vedea la “Documente” fişierul la care i-aţi acordat drept de vizualizare şi, astfel un membru va vedea doar fişierele încărcate de el însuşi şi fişierele încărcate de alţi utilzatori la care managerul i-a acordat drept de acces.

7

Pentru a restricţiona unui utilizator accesul vom selecta din lista de Fişiere al proiectului (din meniul Acces Utilizatori la Fişiere) numele utilizatorului care vrem să nu mai aibă acces la fişierul la care avea acces şi apăsam pe “Delete”. Apoi vom valida acţiunea prin “Yes”.

Altfel, unui utilizator putem acorda drepturi pe a descărca fişierele ataşate unui proiect, acordându-i expres acest drept din submeniul “Drepturi Utilizatori pe Proiecte” (de la Utilizatori). Selectam proiectul şi utilizatorul căruia vrem să-i acordăm drepturi.

Bifam drepturile Încarcă fişiere ataşabile şi descarca fişiere ataşabile şi apăsam pe “Commit”.Drepturile Grupurilor pot fi configurate în submeniul “Drepturi pentru Grupuri” din meniul “Administrare aplicaţie”.Au fost definite 5 grupuri de utilizatori, cu drepturi asociate unui anumit nivel de securitate.

Pentru drepturi suplimentare administrare proiecte (modifica analiza, buget, cash-flow), se vor configura drepturi per proiect şi per utilizator din submeniul: “Useri în Drepturi Proiecte” din meniul de administrare a aplicaţiei.

8

Managementul informatiei utilizand aplicatia Dynamicweb CMS

Conţinut Principalele secţiuni din Ghidul de Utilizare rapidă:

Cum ma conectez? Descrie cum vă veţi conecta la Panoul de administrare Dynamicweb.

Interfaţa cu utilizatorul Descrie schema de bază a Dynamicweb administrare interfaţa utilizatorului.

Ce sunt paginile şi alineate? Explică noţiunea de pagini şi alineate în Dynamicweb.

Cum adaug continut ? Descrie cum să adăugaţi conţinutul website-ul dumneavoastră prin crearea pagini, şi adăugarea de conţinut cu ajutorul alineate.

Cum pot edita continutul? Descrie cum să modifice conţinut existent pe site-ul web; Pagini, precum şi alineate.

Cum ma conectez? Administrarea efectivă a soluţiei Dynamicweb este efectuată "în spatele" site-ul web. Pentru a avea acces la interfata de administrare Dynamicweb (denumită de asemenea "backend" ), efectuaţi următoarele:

9

1. Deschideţi un browser web şi introduceţi ADRESA URL a site-ul dvs. urmat de /Admin (De ex.www.mycompany.com/admin ).

2. Pe pagina de login, care este prezentata mai jos, introduceţi numele de utilizator şi parola pe care le-aţi primit.

3. Faceţi clic pe Sign In. 4.

Conectare automată : Dacă doriţi să săriţi peste pagina de login si sa va autentificati automat când accesaţi /Admin , Selectaţi « Remember me on this computer ». Schimbare limbă: Limba utilizată în panoul de administrare Dynamicweb este indicata de steagul din partea de jos a ferestrei de login. Puteţi schimba limba apasand Change language.

10

Interfaţa cu utilizatorul

Odată ce aţi accesat Panoul de administrare Dynamicweb, veţi vedea pagina My Dynamicweb cu Meniul Principal, Conţinut Panou si Navigation.

1. Meniul Principal Meniul principal, vă permite să accesaţi cele mai esenţiale funcţionalităţi ale Panoului de administrare Dynamicweb.

2. Panoul Navigare Panoul de navigare afişează structura website-ului dumneavoastră/pagini web. Acesta este locul unde vă creaţi noi pagini şi selectaţi paginile pentru editare.

3. Conţinutul ferestrei Conţinutul ferestrei este unde editaţi şi interacţionaţi cu conţinut site-ului web sau cu conţinutul şi setările elementului selectat în meniul principal.

11

Ce sunt paginile şi paragrafele? Paginile sunt folosite pentru a realiza structura site-ului web. Panoul de navigare afişează paginile website-ului dumneavoastră şi cum sunt acestea sunt relationate in site-ul web. Paginile cu cel mai inalt nivel (poziţionat cel mai îndepărtat la stânga în fereastra de navigare) sunt Pagini principale (Main Page). Toate celelalte pagini sunt numite Subpagini (Subpage). Paginile principale şi subpaginile diferă numai prin poziţia lor pe site-ul web în

structura.

Când faceţi clic pe o pagină în fereastra de navigare, lista de paragrafe de pe pagina respectivă este afişată în fereastra de conţinut.

Când faceţi clic pe un paragraf, continutul Paragrafului (1) este indicat în conţinutul ferestrei.

Pe linga text si imagini, puteţi aplica funcţionalitate avansată la paragraf cu ajutorul modulelor Dynamicweb module. Puteţi edita un paragraf sub tab-ul Conţinutul (Content).

12

Sub Text in panoul de instrumente puteţi edita text şi imagini, sub Modul (Module) in panoul instrumente puteţi edita setările pentru un posibil modul atasat. Sub tab-ul Opţiuni (Options) Puteţi configura diverse alte opţiuni.

13

Cum adaug continut?

Pentru a adăuga conţinut in website-ul dumneavoastră, trebuie să creaţi un număr de pagini. După aceea puteţi începe adăugarea paragrafelor (cu text, imagini, etc. ) in fiecare pagina.

1. Cum pot crea pagini? Depinde dacă doriţi să creaţi o pagină principală sau o subpagină.

Paginile principale pot fi create prin executarea unui clic Pagină Nouă(New page) in partea de jos a ferestrei de navigare sau făcând clic dreapta pe panoul de navigare şi selectand Pagină Nouă (New Page).

Subpaginile sunt create prin clic dreapta pe pagina cea mai de jos şi selectarea subpaginii Subpagină Noua (New subpage) din meniu sau făcând clic pe Pagină Nouă (New Page)

Atunci când creaţi o pagină (indiferent daca este o pagina principală sau o subpagină) veţi vedea următoarele în conţinutul ferestrei:

Trebuie să completaţi întotdeauna în campul Numele paginii (Page name) . Acest nume este văzut de vizitatori pe site-ul web, în meniuri şi breadcrumbs.

14

Pagina este creata prin executarea unui clic Salvare (Save) sau Salvaţi şi închideţi (Save and close), si poate fi vazuta pe site-ul web imediat.

15

2. Cum pot crea paragrafe? Pentru a adăuga conţinut pentru o pagină, trebuie sa creati un paragraf. Faceţi clic pe pagina unde doriţi să adăugaţi conţinutul. Pagina de continut (paragraf) este afişată în fereastra de continut asa cum este indicat mai jos:

Făcând clic pe Paragraf Nou (New Paragraph) se deschide următoarea în conţinutul

ferestrei:

16

In aceasta fereastra puteti sa scrieti textul ce urmeaza a fi afisat pe pagina web. Puteţi formata cu ajutorul meniului derulant Style.

Sub Şablon (Template) in tab-ul Continut (Content), puteţi modifica Sablonul (Template-ul) paragrafului. Acesta controlează modul în care este afisat continutul paragrafului. Imaginea, textul si cum sunt acestea pozitionate unul fata de celalalt. Atunci când creaţi un nou paragraf, este selectat automat Template-ul Standard pentru paragraf.

Sub Imagine (Image), puteţi selecta o imagine pentru a fi afisata impreuna cu textul paragrafului. Poziţionarea aceastei imagini este controlată de şablonul (template-ul) selectat.

Pentru a adăuga funcţionalitate avansată unui paragraf, puteţi adăuga un modul Dynamicweb. Faceţi acest lucru făcând clic pe Selectaţi Modul (Module) din tab-ul Continut (Content) care va deschide lista de module. Modulele disponibile depind de soluţia dumneavoastră. Poziţionarea acestui modul este controlată de şablonul selectat.

Trebuie să completati întotdeauna în campul Nume paragraf (Paragraph name). Acest nume este utilizat numai pentru dvs, pentru a vă ajuta să distingeti diferitele alineate pe o pagina. Nu este văzut de vizitatori pe site-ul web.

Puteţi adăuga imagini direct in fereastra de text a paragrafului, unde puteţi controla poziţionarea indiferent de şablonul selectat. Pentru acest lucru trebuie sa folositi optiunea Adauga/Editeaza Imaginea (Insert/Edit Image) din bara de instrumente.

17

Cum pot edita continutul? În cele din urmă va trebui să actualizaţi conţinutul de pe site-ul web. Dynamicweb vă permite să editaţi tot ce ati creat, atat paginile cat si paragrafele, în orice moment.

1. Cum pot edita o pagină? 2. Cum pot edita un paragraf?

1. Cum pot edita o pagină? La editarea paginilor, nu există nici o diferenţă între Paginile principalele şi Subpagini. Faceţi clic dreapta pe pagină şi selectaţi Proprietăţi .

18

Acest lucru vă oferă următoarele opţiuni:

Acum aveţi aceleaşi opţiuni ca atunci când creati pagini.

Pagina este creata prin executarea unui clic Salvare (Save) sau Salvaţi şi închideţi (Save and close), si poate fi vazuta pe site-ul web imediat.

19

2. Cum pot edita un paragraf?

Pentru a edita un paragraf, trebuie să faceţi clic pe pagina care conţine paragraful. Aceasta vă va oferi o listă a paragrafelor in pagina din panoul de conţinut:

Faceţi clic pe paragraful pe care doriţi să il editaţi. Aceasta va afişa următoarele:

20

Acum aveţi aceleaşi opţiuni disponibile ca atunci când creati paragrafe.

Pagina este creata prin executarea unui clic Salvare (Save) sau Salvaţi şi închideţi (Save and close), si poate fi vazuta pe site-ul web imediat.

21

Managementul riscului in fluxurile informationale

1. Ce este Managementul Riscului?

Managementul Riscului, atât în cadrul unei organizaţii, cât şi în cadrul unui proiect, reprezintă procesul prin care managerul şi angajaţii (managerul de proiect şi echipa de proiect) identifică, analizează, raportează sistematic factorii de risc şi iau măsurile potrivite pentru tratarea riscurilor identificate.

Obiectivele cursului

Obietivul acestui curs este de a intelege cele mai importante tehnici si metode de management al riscurilor, precum si de a va familiariza cu aplicatia de Registru de Risc care sa va permita sa puneti in aplicare aceste instrumente si tehnici in propria organizatie.

In urma acestui curs vei avea:

• o baza teoretica pentru implementarea conceptului de management al riscurilor in organizatie.

• vei putea identifica si evalua riscurile ce pot afecta obiectivele. • vei sti cum sa diminuezi probabilitatea materializarii riscurilor si cum sa le reduci

impactul (aplica strategii de raspuns la risc si intocmi un plan de actiuni de raspuns la risc)

• veti sti sa intocmiti un profil de risc organizational si un plan de management al riscurilor.

• Veti sti cum sa controlati si sa monitorizati riscul.

Necesitatea Managementul Riscurilor

• Managementul Riscurilor poate susţine activitatea de fundamentare a programelor de investiţii şi achiziţii ale organizaţiei, prin generarea de liste de probleme/riscuri ce necesită rezolvare prioritară.

• Managementul Riscurilor asigură dezvoltarea unui sistem de management permanent al riscurilor care va influența pozitiv stilul de management general al instituției, trecând de la corecţie la prevenţie, ştiut fiind faptul că a preveni este mai ieftin şi mai eficient decât a trata.

• Managementul Riscurilor permite creşterea capacităţii de adaptare la modificările şi provocările din viitor, sistemul de management al riscurilor fiind un instrument de control al incertitudinilor, iar pe baza experienței în tratare, un instrument de predicție.

22

• Manamgentul Riscurilor asigură conştientizarea riscurilor şi o mai bună capacitate de răspuns la risc.

• Managementul Riscurilor permite cunoaşterea și evaluarea cauzelor profunde ale problemelor organizației și prin extensie, ale comunităţii, fiind un instrument valoros în gestiunea problemelor curente ale organizaţiilor.

• Managementul Riscurilor asigură concentrarea eforturilor pe riscurile iminente şi problemele urgente.

• Managementul riscurilor facilitează realizarea eficientă şi eficace a obiectivelor organizaţiei.

• Managementul riscurilor asigură condiţiile de bază pentru un control intern sănătos.

Definitii (Glosar) Termen Descriere

Obiective Scopurile pe care şi le stabileşte o organizaţie. Obiectivele generale se descompun, la nivel operaţional, în obiective derivate şi specifice.

• Obiectivul general oferă direcţia şi ţinta finală spre care trebuie direcţionate eforturile şi resursele. Trebuie să asigure relaţia între prezent şi nevoia prognozată si sa fie realist, să asigure posibilitatea de a fi efectiv atins.

• Obiectivele specifice reprezintă operaţionalizarea obiectivului general în priorităţi de dezvoltare ale organizatiei la nivel de departamente.

• Obiectivele operaţionale sunt desfăşurarea temporară a unui set de activităţi menite să ducă la livrarea unui serviciu sau produs unic, cu obiective, mijloace şi resurse predefinite (rezultate concrete).

Risc O problemă (situaţie, eveniment etc.) care nu a apărut încă, dar care poate să apară în viitor, caz în care obţinerea obiectivelor prealabil fixate este ameninţată sau potentată.

Risc inerent Expunerea la un anumit risc, înainte să fie luată vreo masură de atenuare (diminuare) a lui.

Risc rezidual Expunerea cauzată de un anumit risc dupa ce au fost luate măsuri de atenuare a lui. Măsurile de atenuare a riscurilor apartin controlului intern.

Hazardul Împrejurare sau concurs de împrejurări (favorabile sau nefavorabile) a căror cauză rămâne în general necunoscută; p. ext. întâmplare neprevăzută, neașteptată.

Toleranţa la risc “Cantitatea” de risc pe care o organizaţie este pregatită să o tolereze sau la care este dispusă să se expună la un moment dat.

23

Managementul riscurilor

Toate procesele privind identificarea, evaluarea riscurilor, stabilirea responsabilităţilor, luarea de măsuri de atenuare sau anticipare a acestora, revizuirea periodică şi monitorizarea progresului

Controlul intern Orice acţiune / măsură provenită din organizaţie, luată în scopul gestionării riscurilor. Aceste măsuri pot fi luate fie pentru a diminua impactul în cazul materializării riscurilor, fie pentru a reduce probabilitatea de materializare a riscurilor.

Probabilitatea de materializare a riscului

Posibilitatea ca un risc să se materializeze.

Impact Consecinţa asupra rezultatelor (obiectivelor), daca riscul s-ar materializa.

Expunere la risc Combinaţia dintre probabilitate şi impact, pe care le poate resimţi o organizaţie în raport cu obiectivele prestabilite, în cazul în care riscul se materializeaza.

Materializarea riscului

Producerea evenimentului perceput anterior ca risc.

Evaluarea riscului Evaluarea consecinţelor materializării riscului, în combinaţie cu evaluarea probabilităţii de materializare a riscului.

Profilul de risc Un tablou cuprinzând evaluarea generală documentată şi prioritizată, a gamei de riscuri specifice cu care se confruntă organizaţia.

Strategii de risc Abordarea generală pe care o are organizaţia în privinţa riscurilor. Ea trebuie să fie documentată şi uşor accesibilă în organizaţie. În cadrul strategiei de risc se defineşte toleranţa la risc.

Diminuarea riscului

Măsurile întreprinse pentru diminuarea probabilităţii (posibilităţii) de apariţie a riscului sau/şi de diminuare a consecinţelor (impactului) asupra rezultatelor (obiectivelor) dacă riscul s-ar materializa.

Plan de continuitate (sau planul de contingență)

Planul de continuitate a activitatii organizatiei are ca obiective: identificarea resurselor critice si necesare firmei pentru mentinerea unui nivel de functionare acceptabil; protejarea acestor resurse; pregatirea unor proceduri de "supravietuire" pentru perioade critice, de intrerupere a activitatii.

24

Echipa de evaluare Riscuri Rol Descriere Identificator de risc

Persoana care identifica si completeaza formularul de identificare de risc. Rolul de identificator de risc se va atribui unei persoane aflata cel putin intr-o pozitie de middle management.

Evaluator Persoana care realizeaza evaluare calitativa a riscului identificat.Completeaza formul de evaluare risc , stabileste probabilitatea si impactul riscului conform cu datele primite de la identificatorul riscului.

Planificator Planificatorul este persoana raspunzatoare privind desemnarea de masuri, propunere rezolvitori, deadline, costuri in cadrul planificarilor de risc.

Rezolvitor Persoana raspunzatoare cu rezolvarea masurilor desemnate de catre planificator in termenele si bugetele mentionate.

Verificator

Persoana desemnata sa verifice statusul masurilor preluate de catre rezolvitor, aflate in stadiul de Rezolvat.

Responsabil de Risc

Responsabilul de risc este persoana raspunzatoare in cazul declansarii riscului efectiv. Are si rol de verificator, monitorizare a riscului si completare a Jurnalului de actiune in caz de declansare a riscului.

Clasificare riscuri

Stiinta si practica Managementului Riscurilor au identificat numeroase tipuri de riscuri. Acestea pot fi grupate in urmatoarele categorii mari:

• Riscurile reale sunt riscurile care s-au manifestat deja, dar care sunt negestionate corespunzator,pot apare şi în viitor.

• Riscurile care nu s-au manifestat încă, dar care pot să se materializeze în viitor, sunt cunoscute sub denumirea de riscuri potenţiale.

• Riscuri interne: riscurile operationale ale organizatiei. • Riscuri externe: schimbări în legislatie, în preferintele consumatorilor, in tedintele

pietii, s.a.

O alta clasificare a acestora grupeaza riscurile in: riscuri strategice, operaționale și financiare.

25

Riscurile strategice

Riscul strategic reprezinta posibilitatea ca un eveniment sau o actiune sa afecteze in mod negativ capacitatea organizatiei de a-si indeplini obiectivele asumate sau strategiile propuse. Este compus din toate acele riscuri a caror manifestare afecteaza si este legata de activitatea unei organizatii.

Riscurile strategice includ atat riscuri cuantificabile, cum ar fi cele legate de economie sau fluctuatii ale cererii, lansarea unor noi produse/servicii, dar si riscuri care necuantificabile, cum ar fi modificari in comportamentul unui concurent, riscuri legate de decizii de fuziuni si achizitii, riscuri care tin de schimbarea strategiilor de actiune, de alegerea si lansarea unor servicii/produse sau de schimbari tehnologice.

26

Nota:

Manifestarea oricarui tip de risc in cadrul unei organizatii, ameninta si are impact asupra obiectivelor si a bunului mers al activității organizatiei.

Riscurile financiare

Riscul financiar - reflecta impactul pe care sursele sau/si resursele de natura financiara il exercita asupra afacerii organizatiei.

Desi manifestarea acestui tip de risc se realizeaza prin metode - riscuri ¨componente¨ diferite, aparitia lui conduce de cele mai multe ori doar la un singur efect: aparitia si manifestarea riscului de faliment.

27

Riscurile operationale

Riscul operational - consta in probabilitatea ca organizatia sa inregistreze pierderi sau sa nu isi atinga obiectivele propuse, ca efect al modului neadecvat de organizare interna a activitatii desfasurate.

Derularea necorespunzatoare a unor contracte comerciale, mentinerea unui personal slab calificat sau existenta unor sisteme informatice slab performante, sunt cateva dintre conditiile ce determina aparitia si manifestarea riscului operational la nivelul unei firme.

28

Procesele de Management al Riscurilor

Organizaţiile care abordează în mod constant şi serios problema riscurilor dezvoltă proceduri pentru colectarea şi analiza surselor de risc, fiind astfel pregătite să reacţioneze prompt la orice problemă.

Principalele proceduri de management al riscului sunt:

Identificarea riscurilor - documentarea factorilor de risc, identificarea riscurilor reale, potențiale, interne și externe, organizationale.

Evaluarea: • analiza calitativă a riscurilor - realizarea

unei grile de priorităţi în abordarea factorilor de risc.

• analiza cantitativă a riscurilor - cuantificarea gradului de expunere la risc.

Monitorizarea şi controlul monitorizarea surselor permanente de risc, identificarea surselor noi, evaluarea eficienţei planurilor de risc.

Tratarea riscurilor - elaborarea strategiilor de raspuns la risc si tratarea riscurilor, implementarea planurilor pentru reducerea riscurilor

29

Profilul de Risc al Organizatiei

Profilul de risc al afacerii (sau Profilul de risc al organizației) poate fi definit drept Planul de afaceri al organizației intocmit si privit din punct de vedere al riscului.

In Profilul de risc al Organizatiei sunt descrise riscurile la care poate fi expusa organizația precum si oportunitatile care pot aparea ca efect al manifestarii riscurilor in derularea activitatii.

El este utilizat de regula de catre managementul organizației pentru:

• constientizarea aparitiei si manifestarii riscurilor in cadrul organizației; • intelegerea rolului managementului de risc si importanta implementarii lui; • determinarea cadrului in care oportunitatile potentiale pot fi valorificate.

Cum se intocmeste un Profil de Risc al Organizaitiei?

Fiind un document internorganizatiei, este de dorit ca Profilul de risc sa fie adaptat specificului activitatii si indicatorilor urmariti de catre management. Un cadru de Profil de risc al afacerii este indicat mai jos:

Profilul de risc al Organizatiei

Scurta descriere a Organizatiei/Obiectul de activitate

Misiunea organizatiei

Obiectivele principale

Identificarea contexutlui

o Context extern o Context intern o Context de realizare a procesului de management al riscului

30

Parti interesate (Stakeholderi)

o Stakeholderi externi o Stakeholderi interni

Surse/cauze /factori de risc

Tipuri de risc Nivelul riscului Nivel acceptabil

Riscuri majore

Oportunitati posibile

Dupa cum se observa, sunt specificate si detaliate informatii generale cu privire la organizația:

• obiect de activitate; • misiune; • obiectivele principale, • precum si contextul extern si intern in care isi deruleaza activitatea.

De asemenea, este recomandat sa se mentioneze contextul specific in care se desfasoara procesul de management al riscului la nivel de organizația, prin indicarea:

• resurselor necesare functionarii procesului de management al riscului (resurse umane, software dedicat etc);

• personalului implicat in actiunile dedicate managementului riscului; • actiunilor stabilite si a responsabilitatilor personalului in conditiile aparitiei si

manifestarii riscului.

Foarte importanti in activitatea si obiectivele unei firme, stakeholder-ii externi si interni afacerii trebuie mentionati in cadrul Profilului de risc realizat. Nu trebuie uitata niciun

31

moment implicarea acestora in activitatea organizației si cu atat mai mult nu trebuie omis interesul lor in afacere. In continuare sunt detaliate:

• cauzele/sursele/factorii de risc la care poate fi expusa organizația; • riscurile majore cu care se poate confrunta, • potentialele oportunitati care pot fi valorificate.

Este utila specificarea tipurilor de risc cu potential de aparitie la nivelul organizației precum si o estimare a nivelului de risc ce se poate manifesta. Aceasta estimare se realizeaza in functie de anumite criterii de evaluare care ajuta in compararea nivelului riscului fata de nivelul stabilit drept acceptabil pentru organizația.

Nota:

Profilul de risc al organizației nu este un document standardizat. El se detaliaza de catre fiecare organizație in functie de specificul acesteia si de obiectivele urmarite.

Planificarea Managementului Riscurilor

Planificarea managementului riscului este un proces ciclic, precum multe procese de management. Acesta presupun parcurgerea următoarelor 4 etape: 1) identificarea riscurilor, 2) analiza riscurilor şi 3)planificarea acțiunilor de răspuns la risc 4)monitorizare și control.

Finalitatea procesului de management al riscului se va constitui într-un plan pentru managementul riscului.

Un plan de management al riscurilor va avea următoarea structură:

• Metodologia de abordare - instrumente, surse de informare. • Roluri şi responsabilităţi - atribuţiile şi responsabilii pentru fiecare activitate de

management al riscurilor. • Buget - sumele alocate managementului riscurilor

32

• Planificarea fazelor (Calendar)

Exemplu de Plan de Management al riscurilor

Organizaţie/Proiect Data validării Persoanele participante la validare

Manager

1. Metodologie

2. Roluri şi responsabilităţi

Rol desemnat Nume Responsabilităţi Data raportării

Identificator risc

Evaluator riscuri

Planificator riscuri

Responsabili de risc

NP - identificare riscuri financiare majore

data de 15 ale lunii

3. Buget

4. Planificarea fazelor

Proces

Identificarea riscurilor

Analiza riscurilor

Planuri de reacţie la riscuri

Monitorizarea şi controlul riscurilor

33

NB Un bun manager alocă de la începutul proiectului un buget de rezervă pentru riscuri (prevăzut pentru planurile de contingenţă /planurile B). Statisticile au arătat că pentru situaţiile neprevăzute se poate adăuga la bugetul proiectului un 5% pentru cheltuieli neprevăzute. Toate proiectele au riscuri şi toate riscurile au un cost. Preocuparea managementului e ca acest cost să nu depăşească impactul riscului asupra proiectului.

Identificarea riscurilor

Pentru identificarea riscurilor, mai intai, definiti clar sistemul de obiective, începând cu cele generale şi terminând cu cele individuale, şi numai după aceea încati să identifici ameninţările şi oportunităţile.

Identificarea inițiala a riscurilor caracteristică organizaţiilor noi sau care nu şi-au identificat anterior riscurile, într-o manieră structurată. De asemenea, această situaţie se întalneşte în cazul demarării unui nou proiect sau atunci când o activitate nouă este introdusă în organizaţie.

Identificarea permanentă a riscurilor caracteristică organizaţiilor în care s-a consolidat managementul riscurilor. Identificarea continuă este necesară pentru cunoaşterea riscurilor

34

care nu s-au manifestat anterior datorită circumstanţelor, a schimbării circumstanţelor în care se manifestă riscurile identificate anterior, precum şi pentru stabilirea riscurilor care s-au manifestat în trecut, dar care nu mai prezintă, în prezent, importanţa pentru organizaţie.

Pentru un management eficace al riscurilor, identificarea riscurilor trebuie sa se constituie intr-o activitate permanenta a organizatiei.

Intrări Identificare

• planul managementului riscurilor • schema de categorii de riscuri • informaţii istorice • strategii, regulamente de ordine interioară, planuri, documente financiare, contracte,

proceduri interne, rapoarte de activitate, s.a.m.d.

Reguli in identificare Riscul este o incertitudine!

Riscul este o problemă (situaţie, eveniment) care poate să apară, dar care nu a apărut încă.

Riscul este o posibilitate şi nu un fapt implinit.

Problemele repetitive pot deveni riscuri viitoare!

Problemele dificile pot deveni riscuri în situaţii repetitive în cadrul aceleiaşi organizaţii sau pentru alte organizaţii în care astfel de riscuri nu s-au materializat.

Nu constituie riscuri problemele care nu pot apărea!

Considerarea unor ficţiuni ca fiind riscuri, generează risipă de resurse şi disiparea eforturilor spre probleme ipotetice!/necesitatea unui plan de răspuns.

Riscul nu este o certitudine!

Răspunsul la certitudini nu este un plan de răspunsuri la risc ci un plan construit având ca punct de referinţă certitudinea.

Certitudinile trebuie gestionate. În cele mai multe cazuri, ele determină o schimbare de strategie, de obiective şi o realocare de resurse.

Riscurile nu trebuie definite prin impactul lor asupra obiectivelor!

Impactul nu este un risc, ci consecinţa materializării riscurilor asupra realizării unuia sau mai multor obiective. Impactul este un efect şi îşi are sorgintea în risc.

Raportaţi-vă la obiective!

Definiţi apoi ce efecte negative există asupra acestor obiective. Identificaţi situaţii sau evenimente care ar putea produce aceste efecte. Reţineţi că definirea riscurilor nu este absolută, ci relativă, fiind condiţionată de definirea

35

obiectivelor. Nici atunci cand obiectivele sunt aceleaşi, deoarece ele depind de circumstanţele concrete din fiecare organizaţie, riscurile nu se definesc la fel.

Nu definiţi riscurile prin negarea obiectivelor!

Prin identificarea riscurilor prin negarea obiectivelor nu găsim măsuri adecvate pentru atenuarea riscurilor. Astfel, nu avem asigurarea rezonabilă că rezultatele aşteptate vor fi îndeplinite.

Riscurile care nu vă afectează obiectivele, nu sunt riscuri!

Există tentaţia de a face legatura între riscuri şi obiective prin lanţuri de cauzalităţi lungi şi indirecte.

La identificarea riscurilor este necesar să se elimine, pe cât posibil, tentaţia stabilirii unor cauzalităţi indirecte. În caz contrar, există pericolul de a se vedea riscuri peste tot.

Riscurile au o cauză şi un efect asupra obiectivelor!

Există o cauză (situaţie, circumstanţă) pentru fiecare risc şi există un efect (consecinţă) al acestuia numai dacă riscul se materializează.

Măsurile de atenuare a riscurilor se formulează pornind de la cauze şi nu de la riscuri sau impact. De aceea, atunci cand identificaţi riscuri, încercaţi să definiţi şi cauzele şi efectele.

Orice risc identificat este de fapt o triadă: cauză – risc – impact, raportata la obiective.

Faceţi deosebirea între riscul inerent şi riscul rezidual!

Riscul inerent este riscul specific ce ţine de realizarea obiectivului, fără a se interveni prin măsuri de atenuare a riscului (controlul intern).

Identificarea riscurilor inerente este utilă deoarece crează o imagine de ansamblu a riscurilor cu care se poate confrunta organizaţia dacă sistemul de control nu funcţionează corespunzator.

Riscul rezidual este riscul ce rămâne după ce s-au pus în operă măsurile de atenuare a riscurilor identificate sau, cu alte cuvinte, riscurile remanente controlului intern.

Riscurile reziduale reprezintă o măsură a eficacităţii controlului intern, dar şi un reper de raportare la tolerabilitate.

Identificarea riscurilor este o problemă de percepţie!

Se poate organizatia că nu se operează în sine cu riscuri, ci cu percepţii asupra riscurilor.

Pentru a atenua subiectivismul în percepţia riscurilor, este recomandat să se recurgă la aplicarea unor metode complementare de identificare a riscurilor cu care se confruntă organizaţia (autoevalluarea riscurilor/o buna cunoastere a problemelor vs desemnarea unei echipe /atenuarea subiectivismului)

36

Gândiţi-vă şi la riscurile potenţiale!

Adaptarea la schimbare impune identificarea unor riscuri ce pot apărea în viitor (riscuri potentiale) ca urmare a unor transformări vizibile.

Prin cultura organizaţională a riscului, managerii de risc trebuie să se pregatească din timp pentru a putea face faţă unor riscuri viitoare.

Grupaţi riscurile identificate!

Fiecare organizaţie poate adopta propriul sistem de grupare a riscurilor, neexistând o grupare standard.

Încadrarea în categoria riscurilor (interne/externe), amploarea impactului (strategice sau operaţionale), apartenenţa la o clasă de probleme, nivelele de responsabilitate în gestionarea riscurilor, congruenţa măsurilor ce trebuie luate, nivel de expunere la risc (riscuri critice) etc., constituie criterii în baza cărora se poate concepe propriul sistem de grupare.

Riscuri, cauze şi efecte

Exercitiu

Există o cauză pentru orice risc şi un efect în cazul materializării riscului. A nu se confunda cauza cu riscul în sine sau efectul acestuia. Cauza este o situaţie existentă care pregăteşte potenţialul risc. Cauza este o realitate sau o certitudine. Efectul este rezultatul probabil al materializării riscului!

Exemplu:

O soluţie informatică trebuie implementată în toate locaţiile organizatiei, inclusiv în cele aflate în afara capitalei. Dacă infrastructura hardware nu va fi modernizata odata cu implementarea solutiei, aceasta nu va fi disponibila în acele locaţii.

Care este cauza, riscul şi efectul?

Cauza Soluţia trebuie implementată în toate locaţiile organizatiei

Risc infrastructura hardware nu va fi modernizata odata cu implementarea solutiei software

Efect Soluţia nu va putea fi implementată în unele locaţii ale organizatiei din afara capitalei

37

Metode de identificare Metodă

Descriere Avantaje Dezavantaje

Interviul Interviul este pregătită în avans (obiectivele, participanţii, proiectarea interviului - structurat sau nestructurat, întrebări deschise sau închise), iar derularea se realizează într-o atmosferă relaxantă (cu o logistică adecvată). Discuţiile pot fi cu unul sau mai mulţi intervievaţi.

probleme sensibile sunt identificate rapid într-o întălnire faţă în faţă

implică oamenii în managmentul riscului

Poate solicita mult timp, necesită pregătire, selectarea partiipanţilor, un spaţiu adecvat pentru o atmosferă relaxantă

Brainstorming (Asaltul de idei)

Cel mai des utilizată tehnică pentru identificarea riscului. Scopul metodei este de a obtine o listă cât mai completă a riscurilor organizaţiei.

Pentru brainstorming se organizează o reuniune cu participarea expertilor, având un caracter multidisciplinar. În timpul şedintei, care este condusă de un moderator, sunt generate idei despre riscurile organizaţionale.

REGULILE brainstormingului: Etapa 1. 1) Nu există idei nebuneşti sau ridicole, fiecare participant este liber să spună tot ce-i trece prin minte. 2) Interdicţia criticilor 3)cantitatea primează în faţa calităţii 4)toate ideile trebuie notate 5)fiecare membru este important (nu există şefi sau subalterni). Etapa 2. Perioada de incubaţie, de reflecţie, evaluare şi selecţie a ideilor după nişte criterii bine stabilite.

Sursele de risc sunt identificate în sens larg şi sunt afişate pentru a fi

O listă lungă de riscuri într-o perioadă scurtă de timp, riscurile sunt instant împărtăşite cu ceilalţi

Necesită o triere ulterioară.

38

examinate de toti participantii.

Vizita la faţa locului

Discuţii cu cei expuşi la risc, crearea unei reţele informaţionale de contactate necesare managerului de risc pentru îmbunătăţirea capacităţii de identificare a riscurilor.

Contactul cu surse importante care pot furniza informaţii utile.

Consumator de timp, necesită pregătiri în prealabil,

Cercetare la masa de lucru

Studierea documentelor, planurilor elaborate de organizaţie, a rezultatelor, a bazelor de date, descrieri de procese, s.a.

Principalele documente: rapoarte anuale, documente financiar-contabile, fotografii, planuri ale locaţiilor, documentaţii tehnice, contracte, înregistrari s.a.

pot fi vizate cele mai frecvente riscuri

pot fi luate în considerare riscuri la care a fost formulat un răspuns

Experţi (Tehnica Delphi)

o modalitate de a obţine consensul experţilor asupra riscurile organizaţiei. Experţii sunt identificaţi, dar participă la analiză anonim, fără a se întâlni faţă în faţă. Responsabilul cu identificarea riscului utilizează un chestionar prin care solicită idei despre cele mai importante riscuri. Riscurile astfel identificate sunt transmise apoi experţilor spre analiză şi comentarii. Consensul asupra principalelor riscuri poate fi obţinut prin câteva reluări ale acestui proces.

o părere avizată independentă

costuri ridicate, împărtăşire de informaţii sensibile

Analiză Stakeholderi

Factorii interesaţi (publicul afectat) de deciziile şi activităţile organizaţiei pot influenţa la rândul lor realizarea obiectivelor organizaţionale. Analiza Factorilor Interesaţiu vizează identificarea: interesului manifestat de către

oferă o înţelegere a intereselor, atitudinilor, şi a acţiunilor potenţiale ale factorilor interesaţi

acces dificil la aceste grupuri, nu este un instrument dedicat identificării riscurilor

39

aceştia, importanţa relaţiei cu aceştia, riscurile asociat fiecărui grup de stakeholderi, s.a.

Liste de verificare/liste de control

acestea cuprind surse potenţiale de risc, cum ar fi: cadrul în care se desfăşoara activitatea, personalul care participă la realizarea acesteia, estimări eronate de buget, conditii de mediu, rezultatele asteptate, personalul, modificari ale obiectivelor, erorile si omisiunile de proiectare si executie, estimarile costurilor si a termenelor de executie

pot conţine informaţii specifice concrete

rezultatele pot fi prea generale

SWOT Analiza SWOT evidenţiază punctele tari şi slabe ale organizaţiei, asociate cu oportunităţile (riscurile cu impac pozitiv) şi ameninţările (riscurile cu impact negativ) existente la un moment în mediul extern al organizaţiei. De asemenea, punctele slabe ale organizaţiei ar putea fi analizate ca surse potenţiale de riscuri interne, iar cele puternice ca oportunităţi de valorificat.

simplitate, multiple domenii de analiză, rapidă

nu sunt evidenţiate interdependenţele, trecerea cu vederea a unor aspecte importante generatoare de risc, nu este un instrument dedicat identificării riscurilor

Analiza Cauzei Rădăcina sau Cei 5 De Ce?

Pentru inceput se defineşte problema sau se descriu faptele. (caracteristici cantitative si calitative, de loc, de timp, de amploare a problemei, s.a.m.d).

Scrieţi denumirea problemei pe un flip-chart.

Intreabaţi: "De ce credeţi ca se intampla acest lucru?" si raspundeţi sub aceasta intrebare.

Intreabaţi din nou: "De ce?" si

Ofera intelegerea cauzelor primare ale problemelor

Nu este un instrument dedicat identificarii riscurilor, vom retine cauzele şi lantul de cauzalitate a problemelor.

40

raspundeţi la aceasta intrebare sub primul raspuns de pe flip-chart. Acest "de ce?" inseamna "Care sunt factorii care au dus la aceasta problema?". Totodata, aţi putea intreba "De ce se intampla acest lucru?" sau "Ce cauzeaza acest lucru?".

Continuaţi cu intrebarea De Ce? pana sunteţi convins ca aţi identificat cauza reala a problemei.

Diagrama cauza - efect (sau os de peşte)

1. Notati problema in partea dreapta a unei coli mari de hartie si desenati o structura ramificata asemenea oaselor de peste.

2. Ganditi-va la toate cauzele posibile ale problemei respective.

3. Este bine sa denumiti ramurile inainte de aplasa pe ele cauze pe una dintre ramuri.

4. Grupaţi cauzele similare pe aceeaşi ramură.

Ofera o intelegere complexa asupra problemelor, a interdependentelor intre cauze si efecte.

Nu este un instrument dedicat identificarii riscurilor/Necesita adaptare, retinem cauzele unor probleme ce pot genera riscuri care se pot materializa in viitor.

Literatura şi conferinte de specialitate

Identificarea riscurilor impuse din exterior (prin legislatie, schimbari în economie, tehnologie, relatii cu sindicatele) prin desemnarea unei persoane care sa participe la întrunirile asociatiilor profesionale, la conferinte si care sa parcurga publicatiile de specialitate.

ofera o baza de cunoaştere şi o viziune de ansamblu

costisitoare, concluzii generale

Ieşiri Identificare • Listă de riscuri identificate şi grupate pe categorii de riscuri • Fişa riscului: Denumire risc, Descriere risc, Cauza riscului, Efectul riscului, Obiectul

afectat, Nume Identificator, Data Identficării. • Trigerul riscului/evenimentul declanşator al riscului (ex. ploi abundente de cel puţin 60

l/m2 în decursul a 24 de ore pentru riscul de revărsare a râului în zona barajului fisurat)

41

• Documente ataşate în baza carora s-a făcut identificarea (dacă este cazul)

Exercitii de identificare a riscurilor

Exerciţiu 1

1. Definiţi un obiectiv personal 2. Stabiliţi ce efecte negative vă pot zădărnici realizarea obiectivului 3. Identificaţi situaţiile sau evenimentele care pot produce aceste efecte 4. Formulaţi riscurile identificate! 5. Stabiliţi pentru fiecare risc o posibilă cauză. Enunţaţi triada cauză-risc -efect.

Exerciţiu 2. Alcătuiţi un profil de risc personal.

Exerciţiul 3. identificati riscuri pentru 1) un proiect IT 2) o campanie media 3) un cabinet de psihologie.

Evaluare si Analiza Riscurilor

Evaluarea şi Analilza riscurilor constă în parcurgerea următoarelor etape:

a. evaluarea probabilităţii de materializare a riscului identificat; b. evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul în care riscul s-ar materializa; c. evaluarea expunerii la risc ca o combinaţie între probabilitate şi impact.

Analiza riscurilor oferă managementului capacitatea de a:

• decide dacă riscul este sau nu acceptabil • cunoaşte exact consecinţele deciziei sale • lua măsuri de reducere a riscului acţionând asupra celor mai riscante variabile ale

proiectului.

Intrari Analiză • Listă de riscuri identificate şi grupate pe categorii de riscuri • Fişa riscului: Denumire risc, Descriere risc, Cauza riscului, Efectul riscului, Obiectul

afectat, Nume Identificator, Data Identficării. • Trigerul riscului/evenimentul declanşator al riscului (ex. ploi abundente de cel puţin 60

l/m2 în decursul a 24 de ore pentru riscul de revărsare a râului în zona barajului fisurat) • Documente ataşate în baza carora s-a făcut identificarea (dacă este cazul) • Planul managementului riscului: este documentul rezultat din procesul anterior de

planificare a managementului riscului;

42

• informatii istorice privind riscurile materializate • evaluarile expertilor: datele de intrare pot să provină de la echipa de proiect sau de la

experti în domeniu; • alte ieşiri din planificarea proiectelor: cum ar fi estimări ale duratelor activitătilor,

structura activitătilor proiectului, costurile estimate pentru aceste activităti, precum şi obiectivele tehnice ale proiectului.

Analiza calitativa

Analiza calitativă a riscului este procesul de realizare a unei evaluări de natură calitativă a riscurilor identificate în etapa anterioară. Acest proces stabileşte o prioritate a riscurilor, în functie de efectul lor potential asupra obiectivelor organizatiei. Analiza calitativă este o modalitate de determinarea importantei riscurilor identificate şi un ghid pentru măsurile de răspuns la risc. Analiza calitativă a riscului necesită estimarea probabilitătii şi impactului riscului, utilizând metode şi tehnici de analiză calitativa.

Probabilitate

Probabilitate materializării unui risc - posibilitatea/eventualitatea şi frecvenţa cu care un risc se materializează / o măsură a incertitudinii.

Poate fi cuantificată astfel:

Denumire Scor Descriere

Foarte puţin probabil 1 poate să apară în circumstanţe excepţionale

Puţin probabil 2 posibil, dar puţin probabil (probabilitate incertă, aplicabilă

riscurilor potenţiale).

Probabil 3 incidenţă în funcţie de natura riscului (s-a întâmplat în

trecut deci se mai poate întâmpla şi în viitor)

Foarte probabil 4 incidenţa în funcţie de natura riscului (o incidenţă mai

mare decât ocazională)

Aproape sigur 5 foarte frecvent / incidenţa în funcţie de natura riscului

/poate să apară în mai multe circumstanţe /circumstanţele de manifestare a riscului la fel de probabile.

Metode de Analiză Calitativă

43

1. Metoda statistică/clasică Din 1000 de credite, 150 s-au dovedit neperformante, prin urmare riscul de neplată are probabilitatea de 15%. Formulare de calcul: Evenimente favorabile / total evenimente posibile. Nu se pot stabili nişte praguri de probabilitate în funcţie de incidenţa evenimentelor, deoarece scala de evaluare a riscului depinde de natura riscului şi de atitudinea faţă de risc. (ex. 5% din facturi eronate la compartimentul de facturare este un risc cu o probabilitate foarte mare).

2. Metoda analizei circumstanţelor: dacă există aceleaşi cauze, vor exista aceleaşi efecte. Cauza unui risc fiind o situaţie care există şi care favorizează apariţia riscului. Se aplică în cazul riscurilor potenţiale. Ex. încălzirea globală şi defrisările masive favorizează apariţia riscului de inundaţii, scăderea veniturilor şi gradul de îndatorare a populaţiei favorizează riscul de neperformanţă a creditelor.

În concluzie, riscuri diferite cu o incidenţă similară vor avea scale de probabilitate diferite.

Pentru Analiza Cantitativă vom reţine valoarea procentuală a probabilităţii.

Impact

Reprezintă consecinţa asupra rezultatelor (obiectivelor), daca riscul s-ar materializa. Daca riscul este o ameninţare, consecinţa asupra rezultatelor este negativă, iar dacă riscul este o oportunitate, consecinţa este pozitivă.

Descrie scorul acordat impactului riscului

Denumire Scor Descriere

Foarte scăzut (sau meglijabil) 1 Nesemnificativ / minimal

Scăzut (sau minor) 2 Minor / o deviaţie cu mai puţin de 5% faţă de scop

Mediu 3 Măsurabil / o deviaţie de 5-10% faţă de scop

Ridicat (Major) 4 Semnificativ / 10-25% deviaţie faţă de scop

Foarte ridicat (Dezastru) 5 Major / o deviaţie mai mare de 25% faţă de scop

(ex. calendarul propus, termeni de furnizare, bugetul aprobat, s.a.)

Impactul se poate descompune astfel:

• Impact calitativ (care poate produce indicatori cantitativi) • Impact bugetar/patrimonial • Impact de timp

44

• Impact de efort

Exemple:

• impactul produs de angajările de personal neconform: deteriorare climat de muncă, 30 mii lei/an efort bugetar, 500 ore întârziere în îndeplinirea de sarcini.

• impact produs de materializarea riscului de inundaţii: afectarea credibilităţii în capacitatea administraţiei de a gestiona situaţiile de urgenţă, pierderi de vieţi omeneşti, pierderi de bunuri în valoare de 300 mln lei.

• impact produs de materializarea riscului de nerambursare a creditelor - 12 mln lei imobilizaţi în creanţe greu recuperabile şi 24 mln lei pierderi acoperite din provizioane.

Scorul dat impactului unui risc va reflecta importanţa acordată/percepută în raport cu obiectivele.

Pentru Analiza Cantitativă vom reţine Impactul bugetar al riscului.

Expunere Risc

Concept probabilistic care exprimă combinaţia între probabilitate şi impact.

Stabileşte nivelul riscului după ce am stabilit probabilitatea de materializare şi impactul riscului în eventualitatea apariţiei lui. Se calculează după următorul algoritm Nivel risc = Probabilitate X Impact

Exemple:

ID Probailitate Impact Nivel risc COD culori

Risc ID 2 4 8 Mediu

Risc ID 2 1 2 Scăzut

Risc ID 4 5 20 Ridicat

Ratingul se bazează pe scorul de prioritate. Vom folosi următorul sistem pentru determinarea Rating-ului

45

Nivel risc Rating Cod culoare

1– 4 Scăzut Verde

5-8 Mediu (I) Galben

9 – 12 Mediu (II) Portocaliu

13 – 25 Ridicat Roşu

Gruparea riscurilor identificate într-o organizaţie în funcţie de expunerea la risc conduce la realizarea profilului organizaţiei.

Nivelul de risc determină nivelul de toleranţă a riscurilor

Nivel toleranţă Explicatie

1 – 4 Tolerabil Nu necesita nicio masura de control

5 - 8 Tolerare ridicata Necesita masuri de control pe termen mediu / lung

9 - 12 Tolerare scazuta Necesita masuri de control pe termen scurt

13 - 25 Intolerabil Necesita masuri de control urgente

Analiza cantitativa

Numai unele riscuri se pretează unei evaluări cantitative, pentru majoritatea riscurilor fiind posibilă doar evaluarea calitativă. Analiza cantitativă se realizează pentru:

• a cuantifica expunerea la risc • a determina mărimea rezervelor neprevăzute pentru costuri şi pentru program care ar

putea fi necesare; • a identifica riscurile care implică o atentie mai mare prin cuantificarea contributiei lor

relative la riscurile generale. • a identifica realist costurile, acţiunile si obiectivele ce pot fi realizate

Bugetarea pe bază de riscuri presupune alocarea în buget a unei rezerve aferentă riscurilor atât identificate cât şi neidentificate.

46

Ex. Riscul 1 - Probabilitate de apariţie a riscului 10%, Impactul majorare costuri - 30 mln lei, astfel Expunerea la risc = 30 mln lei *50% = 3 mln lei (cuantificarea expunerii la risc)

Astfel bugetul pe bază de risc va fi suplimentat cu 3 mln lei /pierdere sau majorare costuri *probabilitate ca acest risc să se materializeze.

Tehnici de Analiza Cantitativa Interviul: tehnicile de intervievare sunt utilizate pentru a cuantifica probabilitatea şi impactulriscurilor asupra obiectivelor proiectului. Primul pas îl constituie realizarea unor interviuri cu participarea responsabililor sau a expertilor. Informatia care este necesară depinde de tipul distributiilor de probabilitate care vor fi utilizate pentru modelarea riscului. Se stabilesc astfel argumentele care au stat la baza parametrilor atribuiti distributiilor de probabilitate ale modelelor de risc care vor constitui elemente de intrare pentru strategiile de răspuns la risc; Analiza de senzitivitate: această tehnică ajută la determinarea acelor riscuri care au cel mai mare potential de impact asupra proiectului. Aceasta examinează gradul în care incertitudinea fiecărui element de risc al proiectului influentează obiectivele proiectului atunci când celelalte elemente variabile şi incerte sunt mentinute la valorile lor cele mai probabile. Analiza arborilor de decizie: se utilizează pentru a reprezenta problema de decizie considerând implicatiile alegerii dintre alternativele disponibile. Metoda utilizează probabilitătile riscurilor precum şi elemente de pierdere sau câştig pentru fiecare secventă decizională. Rezolvarea arborelui de decizie indică decidentului o evaluare în termeni cantitativi a riscului fiecărei decizii înconditii de incertitudine; Simularea: aceasta utilizează un model al proiectului care translatează incertitudinile specificate până la un anumit nivel de detaliere privind impactul potential. Pentru simulare se utilizează metoda Monte Carlo.

Ieşiri Analiză • lista riscurilor prioritare cuantificate: include riscurile care constituie cea mai mare

amenintare pentru proiect sau care oferă cea mai mare oportunitate, împreună cu o măsură a impactului lor;

• analiza probabilistă a proiectului: face o predictie asupra programului şi costurilor proiectului,furnizând intervale de încredere;

• probabilitatea de a atinge obiectivele de cost şi timp ale proiectului: poate fi estimată probabilitatea de a atinge obiectivele de cost şi timp ale proiectului, în conditiile riscurilor actuale

Tratarea riscurilor

Strategii de răspuns la risc

47

Tratarea riscurilor presupune selectarea si adoptarea celor mai bune strategii si solutii pentru minimizarea impactului riscului asupra activitatii organizației.

Tratarea se realizeaza pe baza unui proces repetitiv (descris in Figura nr. 6.2.) care sa conduca la obtinerea unui nivel al riscului acceptabil de catre organizația.

Tratarea riscurilor ia in considerare valorile, perceptiile, interesele diferitilor stakeholderi in activitatea organizației, precum si gradul de aversiune a managementului fata de risc si vizeaza:

• identificarea tuturor variantelor posibile de tratare a riscurilor; • selectarea modalitatii adecvate/optime de tratare a riscurilor; • pregatirea si realizarea actiunilor de tratare a riscurilor; • analiza si evaluarea riscului neacoperit/netratat (rezidual).

Strategiile de tratare vizeaza si se realizeaza prin:

• Acceptarea riscurilor; • Transferul riscurilor; • Monitorizarea riscurilor. • Controlul/reducerea riscurilor; • Respingerea/evitarea riscurilor.

48

Denumire strategie Descriere

Acceptare /tolerare Nu trebuie făcut nimic pentru a reduce riscul /Risc cu impact scăzut

şi probabilitate de materializare scăzută / Metoda de tratare prin

intermediul careia riscurile identificate sunt asumate/suportate in

totalitate de catre organizatie. Aceasta deoarece, managementul

organizației considera ca nu este fezabil din punct de vedere

economic sa se opteze catre o alta metoda de tratare datorita

impactului redus sau a probabilitatii scazute de manifestare a

riscurilor identificate /Verde.

Monitorizare Riscuri tolerabile cu probabilitate scăzută, dar care sunt

monitorizate pentru a vedea dacă probabilitatea de apariţie se

modifică în timp. Dacă probabilitate creşte, se formulează un

răspuns mai târziu / Riscuri cu impact mediu cu probabilitate

scăzută de apariţie / Galben.

Transfer Transfer - transferul unei părţi din povara financiară (a pierderilor)

către un terţ (ex. asigurări în caz de incendii şi alte hazarde

naturale) sau externalizarea unei activităţi./Unde este posibil

/Galben

Evitare Metoda care are drept scop indepartarea riscurilor. In aceasta

situatie, organizația poate lua decizia de a nu initia o anumita

tranzactie (considerata riscanta) sau de a stabili un pret/tarif foarte

mare pentru produsele/serviciile sale, pret prin care sa acopere

riscurile etc.

Selectarea si adoptarea unei variante de tratare a riscurilor se face si

prin compararea costurilor rezultate cu beneficiile inregistrate din

implementarea acestei strategii. Costul tratarii riscurilor trebuie sa

fie justificat, deci sa fie mai mic decat consecintele pe care le-ar

putea inregistra organizația prin manifestarea riscului. (Figura nr.

6.3.)

Numărul acțiunii = Risc – Beneficii.

49

Dacă numărul acțiunii este pozitiv, atunci se dă curs acțiunii,

dacă este negativ, atunci nu se întreprinde acțiunea (este

evitată).

Reducere pentru riscurile considerate intolerabile /Reacţia de răspuns în

majoritatea cazurilor / Acţiuni preventive pentru a diminua

probabilitatea de apariţie şi acţiuni corective pentru a diminua

efectul (impactul) riscului, dacă acesta se materializează. Prin

masuri tehnice (ex. izolare fonică a unui utilaj), masuri

organizatorice (restricţionarea accesului în zonă), instruirea

personalului (cheia unui comportament responsabil), utilizarea de

echipament individual de protecţie, s.a.

50

51

Nota:

Tratarea riscurilor poate fi ea insasi generatoare de risc. Aceasta deoarece un risc semnificativ este reprezentat chiar de ineficienta strategiilor de tratare.

Metodele de tratare a riscurilor trebuie sa fie adaptate in mod continuu situatiei in cauza, mediului intern/extern organizației etc. Strategiile adoptate pentru un anumit tip de risc intr-o anumita conjunctura/moment se pot dovedi ineficiente pentru acelasi tip de risc tratat intr-o situatie diferita.

Cele mai multe dintre optiunile care conduc la evitarea riscului tind sa scoata organizația din afaceri. O organizația cu aversiune prea mare fata de risc nu va supravietui mult timp.

Plan Actiuni (Fisa de lucru)

Planul de acţiuni trebuie să conţină:

• Descrierea riscului (sursă (cauză), efect (măsurabil în unităţi monetare une este posibil), frecvenţă, impact, importantă, activitate / persoane afectate, ş.a.)

• Strategia selectată • Planul de măsuri (acţiunile concrete prevenitive si corective) • Data estimată de finalizare a activităţilor • Responsabilul de risc • Data reală de finalizare a activităţilor • Indicatori de măsurare

52

Risc Pierderi în cazul producerii riscului

Strategie

Acţiuni preventive

Calendar acţiuni preventive

Buget estimat acţiuni preventive

Acţiuni corective Data finalizare acţiuni corective

Buget estimat acţiuni corective

Responsabil de risc

Indicatori de măsurare

Risc de pierdere date în caz de inundaţie (Probabilitate medie, impact mare)

85.000 lei

Reducere

• Identificarea datelor critice

• Back-up zilnic al datelor critice pe un server cu o altă locaţie fizică

• Achiziţie sistem arhivare electronică

Iulie 2013

August 2013

65.000 lei

• Estimarea gradului de afectare fizică a surselor de date

• Restaurare date de pe sursele afectate

• Restaurare date de pe serverele de backup rămase intacte

În termen de 15 zile de la materializarea riscului

X.Z. inspector SSM

Bază date critice

Hosting server extern

Sistem arhivare electronică

53

Planul de Continuitate

Acesta are rolul de a asigura restabilirea activitatii si de a readuce organizația pe traseul normal, de dinaintea manifestarii riscului.

Planul de continuitate reprezinta rezultatul unei activitati dedicate din cadrul managementului riscului, de planificare a continuitatii activitatii organizației, care are drept obiective:

• identificarea resurselor critice si necesare organizației pentru mentinerea unui nivel de functionare acceptabil;

• protejarea acestor resurse; • pregatirea unor proceduri de "supravietuire" pentru perioade critice, de intrerupere a

activitatii.

Planificarea continuitatii activitatii se realizeaza pentru a raspunde la o intrerupere in activitatea organizației, incident major sau dezastru, intr-un mod in care functiile critice ale acesteia sa fie mentinute cel putin la nivel minimal pana la restaurarea completa dupa manifestarea riscului.

Monitorizare si control

Monitorizarea şi controlul riscului este procesul de urmărire a riscurilor identificate, de monitorizare a riscurilor reziduale şi de identificare a noilor riscuri, asigurând executia planurilor de risc şi evaluarea eficacitătii lor în reducerea riscului.

Pe măsură ce organizația evoluează, riscurile se schimbă, apar riscuri noi sau riscuri care au fost anticipate dispar. Un proces corespunzător de monitorizare şi control al riscului furnizează informatia necesară adoptării deciziilor, înainte ca riscurile să apară.

Comunicarea cu toti responsabilii de riscuri este necesară pentru a evalua periodic nivelul de risc al organizaţiei. Scopul monitorizarii si controlului riscului este de a stabili dacă:

• răspunsurile la risc au fost implementate aşa cum a fost planificat; • actiunile de răspuns la risc au eficacitatea aşteptată sau dacă trebuie elaborate noi

răspunsuri la risc; • ipotezele care au stat la baza identificării riscurilor sunt încă valide. • expunerea la risc s-a schimbat fata de starea anterioara • a aparut un semnal nou de risc; • riscurile identificate s-au declanşat / s-au declanşat riscuri care nu fusesera identificate

initial.

54

Intrari Monitorizare

Intrari în monitorizarea şi controlul riscului:

• planurile de răspuns la risc: documentul rezultat din procesul anterior "Planul de acţiuni" • Rapoartele utilizate pentru monitorizarea şi controlul riscului pot include liste de

probleme şi actiuni, note de avertizare sau de atentionare; • identificarea şi analiza riscului suplimentar: pot sa apara riscuri potentiale care nu au fost

identificate anterior, astfel vom folosi întrările de la etapa 1 "Identificarea riscurilor"

Tehnici şi Metode Monitorizare

Mijloace şi tehnici de monitorizare şi controlul riscului:

• liste de verificare: listele de verificare utilizate pentru identificarea riscului pot fi utilizate şi în monitorizarea şi controlul riscului.

• Revizuiri periodice ale riscurilor: trebuie programate revizuiri periodice ale riscului proiectului, astfel încât riscurile organizaţiei sa fie pe agenda de lucru a fiecarui responsabil de risc. Clasamentul şi prioritatea riscurilor se pot schimba pe parcurs şi orice schimbare necesita analize suplimentare calitative şi cantitative ale riscului;

• Analiza rezultatelor: pentru monitorizarea performantelor generale ale organizaţiei se utilizeaza analiza rezultatelor obtinute fata de planul initial. Aceste rezultate pot indica abateri potentiale de la obiectivele de costuri sau de program stabilite. Atunci când se înregistrează abateri semnificative de la planul initial, trebuie actualizate analizele de identificare, evaluare şi cuantificare a riscului;

Planificarea suplimentară a răspunsului la risc:

atunci când se manifestă un risc care nu afost anticipat în planul de răspuns la risc sau impactul acestui risc asupra obiectivelor este mai mare decât cel aşteptat, este posibil ca răspunsul planificat să nu fi fost adecvat. Pentru controlul riscului va fi necesară planificarea suplimentară a răspunsului la risc.

55

Ieşiri Monitorizare

• planul de urgentă: sunt răspunsuri neplanificate anterior la riscurile urgente. Aceste planuri trebuie documentate şi încorporate în planul general al organizaţiei şi în planurile de răspuns la risc;

• actiuni corective: constau din aplicarea planurilor de rezervă sau de urgentă; • cereri de schimbare: rezultă din implementarea planurilor de rezervă sau de urgentă,

conducând la modificări ale procedurilor organizaţiei; • actualizări ale planului de răspuns la risc: riscurile pot să apară sau nu.

Riscurile care apar trebuie documentate şi evaluate. Toate acestea trebuie să fie incluse în planurile actualizate de răspuns la risc;

• baze de date pentru risc: sunt depozite de date pentru colectarea, actualizarea şi analiza datelor rezultate din managementul riscului

• actualizări ale listelor de verificare a riscurilor identificate.

Listele de verificare sunt actualizate pe baza informatiilor rezultate din procesul de monitorizare şi control al riscului.

56

Comunicarea in managementul proiectelor

Aplicatie interna privind metodologia fluxurilor de date pentru managementul proiectelor

1. Prezentare succinta a aplicatiei

1.1. Structura aplicatiei Aplicatia web de Management Financiar al Proiectelor poate fi un instrument util in managementul financiar al proiectelor, aceasta permitand:

- Gestiunea bugetelor proiectelor – modalitati de editare a capitolelor bugetare, a tipurilor de cheltuieli eligibile si neeligibile specifice programelor operationale ale fondurilor europene; estimarea bugetelor initiale si urmarirea (trackingul) al cheltuielilor efective in perioada de implementare cu posibilitatea de a compara bugetele din etapa de planificare cu cele din etapa de implementare, in vederea reperarii rapide a abaterilor de la bugetele planificate si remedierea acestora astfel incat proiectele sa fie finalizate in limitele bugetare contractate.

- Cash-flow-ul proiectelor (calculul prefinantarii, esalonarea cererilor de rambursare a cheltuielilor, calculul valorii cererilor de rambursare (finantare solicitata, finantare primita dupa deducerea prefinantarii), contributia proprie la finantarea proiectelor, necesarul de avansat pentru acoperirea necesarului temporar de plati, calcul efortului total financiar al aplicantului – contributie proprie la cheltuieli eligibile si neeligibile, acoperirea necesarului temporar – un instrument de calcul al cash-flow-ului proiectului care sa ne raspunda la urmatoarele intrebari:

• Care este cuantumul contributiei proprii la implementarea proiectului?

• Care este calendarul platilor, valoarea cheltuielilor eligibile/neeligibile pe luni/trimestre – pe intreaga durata a proiectului;

• Cand vom transele finantarii nerambursabile in functie de calendarul depunerii cererilor de rambursare a cheltuielilor?

• Cand vom recupera banii avansati pentru acoperirea necesarului temporar de plati?

57

• Ce iesiri si intrari (soldul financiar) de capital vom avea in contul de proiect pe durata de implementare a proiectului?

• Cash-flowul efectiv din perioada de implementare este conform cu cel progrnozat?

- Analiza financiara si economica (Analiza Cost-Beneficiu), (FRR, ERR, NPV (VAN financiara, economica) – analiza de oportunitate a investitiilor in baza indicatorilor de performanta ai proiectelor – suport pentru activitatile decizionale privind prioritizarea investitiilor;

- Analiza de risc si senzitivitate, simularea principalilor indicatori de performanta ai proiectelor;

- Managementul documentelor proiectelor (documentatia aferenta proiectelor) si acces securizat la documente pe baza de roluri si permisiuni;

- Un modul userfriendly de administrare a drepturilor diverselor categorii de utilizatori cu mai multe nivele de securitate in back-end accesibile doar administratorilor de sistem, dezvoltatorilor aplicatiei (specialisti IT) si o interfata care sa permita minime configurari de drepturi pentru neprofesionisti IT (manageri de proiecte);

- Configurarea diagramei Gantt cu posibilitatea de a edita activitatile – descriere activitati, grad de prioritate, data inceput/data sfarsit ca valori baseline si posibilitatea de a urmari activitatile si a introduce valori reale (data de inceput efectiva/data de sfarsit efectiva); precum si constrangeri pentru activitatile dependente.

- Incarcarea de documente intr-un Document Center (biblioteca) cu linkuri utile (web-site-uri de prezentare a programelor), ghiduri si manuale ale aplicantului, un dictionar cu termenii folositi in managementul proiectelor, diverse formulare tipizate care sa sustina activitatea de instruire continua a persoanelor implicate in managementul proiectelor.

- Interfaţa Web ce permite utilizatorilor sa customizeze mediul de lucru client, prin intermediul temelor, culorilor, fonturilor folosite si formatelor. Aceste configurari pot fi salvate pentru utilizarile viitoare ale aceluiasi utilizator.

- Functionalitati de administrare drepturi per utilizatori - accesul in subsistem se va face in functie de drepturi (de ex: vizualizare, editare, administrator, etc). Utilizatorii pot efectua operatiile specifice rolurilor atribuite. Meniurile subsistemului sunt configurate in concordanta cu drepturile asociate rolului atribuit fiecarui utilizator.

Aplicatia este structurata dupa urmatoarea schema functionala:

a) Meniul principal – UNELTE

58

Cu urmatoarele submeniuri: Proiecte, Grupari Proiecte, Verifica Valori Indicatori Analiza, Rapoarte.

- Proiecte

Submeniul “Proiecte” permite publicarea datelor generale despre proiect cum ar fi titlul proiectului, beneficiarul finantarii, autoritatea de implementare a proiectului, precum si date financiare ale proiecului. Valorile introduse la Detalii Financiare sunt folosite la diverse calcule de Buget si Cash-flow (procent asistenta nerambursabila, procent contributie proprie, procent prefinantare, cota TVA, TVA eligibil sau neeligibil.

- Buget

Instrumentele incorporate in aceasta aplicatie va ajuta sa configurati un buget de proiect conform cu cerintele programelor de fonduri europeene prin utilizarea unui cod de apel al proiectului - ex. POR A3 DMI 3.1. – program Operational Regional Axa prioritara 3, Domeniu Major de Interventie 3. Operatiune 1; Un astfel de buget se configureaza in sectiunea Nomenclatoare, editand Codul de Buget conform necesitatilor proiectului.

- Cash-flow

Cu ajutorul acestui instrument de calcul, inserand ca date de intrare cheltuielile eligibile si cele neeligibile, puteti previziona fluxul net (cash-flowul) al proiectului si de a calcula necesarul de numerar care trebuie acoperit periodic de catre beneficiar pentru acoperirea platilor. Aplicatia calculeaza prefinantarea acordata de finantator, graficul de rambursare a prefinantarii si de depunere a cererilor de rambursare a cheltuielilor conform specificatiilor dvs.

- Analiza

Aplicatia permite calculul principalilor indicatori financiari si economici – Rata interna de rentabilitate Investitiei (FRR/C), Valoarea neta actualizata a investitiei (FNPV/C), Rata interna de rentabilitate economica (ERR) si Valoarea neta actualizata economica (ENPV), precum si Raportul Cost/Beneficiu.

Calculul principalilor indicatori economici foloseste o serie de factori de conversie a cheltuielilor si veniturilor de exploatare, precum si corectii fiscale predefinite sau editabile in tabelul de calcul.

b) NOMENCLATOARE

Meniul este organizat in mai multe submeniuri care permit editarea de nomenclatoare pentru:

59

- Materiale utile – posibilitatea de a configura tipul materialelor utile de genul linkuri, formulare, manuale, ghiduri cu proprietatea aferente de Upload sau nu (un submeniu needitabil).

- Status proiect – “implementare”, “contractare” sau alte specificatii, configurabile prin optiunile de editare (Edit) sau adaugare (Add) din Nomenclatoare.

- Localitati - specificarea localizarii desfasurarii proiectului ne faciliteaza operatiunea de cautare a proiectului dupa localitate care este un criteriu de cautare al unui proiect specific.

- Valute – calculele pot fi efectuate in orice valuta pe care o editati in nomenclatorul de valute

- Coduri de Buget conform programelor de finantare (ex. POR A2 DMI 2.1. – Programul Operational Regional Axa 2 Domeniul Major de Interventie 2.1.) – un element obligatoriu la intocmirea bugetelor, selectand codul de buget aveti posibilitatea de a va configura bugetul dorit, bifand liniile bugetare care va definesc bugetul proiectului. Tot aici se configureaza si categoriile de cheltuieli si subcheltuieli aferente fiecarui cod de Buget.

- Drepturi Utilizatori – drepturile care pot fi acordate utilizatorilor (pot fi atribuite ulterior pe grupuri de useri sau acordate individual per proiect). Din acestea mentionam cateva: Incarca fisiere, descarca fisiere, adauga proiect nou, administreaza proiect, adauga informatii la sectiunea “Ajutor” .

- Valori TVA – configurarea valorilor pentru cotele TVA utilizate in proiect.

- Cheltuieli de exploatare – configurati aici tipul cheltuielilor de exploatare utilizate la Analiza financiara si economica a proiectelor

- Venituri de exploatare - configurati aici tipul veniturilor de exploatare utilizate la Analiza financiara si economica a proiectelor

- Tip aplicant – setati tipul de organizatie coordonatoare de proiect

- Indicatori – atribuiti indicatorii setati la unitati de masura pe proiecte.

- Unitati de masura – setati unitati de masura pentru indicatorii de monitorizare (km, m, kg, numar de vizitatori, numar de participanti, s.a.)

- Tipuri de perioade - setati tipul de perioada pentru monitorizarea indicatorilor (luna, trimestru, semestru, an

- Perioade – setati perioadele calendaristice vizate de monitorizarea indicatorilor.

c) UTILIZATORI

60

Din meniul Utilizatori administratorul aplicatiei poate adauga utilizatori, grupa utilizatori, aproba noi cereri de creare conturi, precum si setarea drepturilor utilizatorilor individual si pe proiecte.

d) ADMINISTRARE APLICATIE Administrare aplicatie este un meniu din care sunt traducerile, meniul principal de administrare al aplicatiei, precum si alte setari ale aplicatiei. Tot aici putem administra Evenimentele. In acest meniu putem seta drepturile asociate grupurilor de utilizatori. Astfel, conform configurarilor actuale ale aplicatiei, avem 5 grupe de utilizatori cu drepturi diferite. Lista drepturilor aferente fiecarui grup poate fi modificata de catre administratorul aplicatiei.

e) SECTIUNEA AJUTOR – editati tipurile de informatii pe care doriti sa le afisati in sectiunea “Help” – manuale, ghiduri, modele de proiecte, formulare de cerere de finantare, formule de calcul, dictionar si altele. Prin urmare, sectiunea Help va arata exact cum v-o doriti – cu sau fara linkuri utile, cu sau fara formulare, totul in functie de necesitatile dvs. de documentare si informare ale utilizatorilor aplicatiei.

61

2. Meniul Unelte

2.1. Proiecte Din meniul principal selectati “Unelte” – instrumente si selectati submeniul “Proiecte” . In aceasta sectiune veti regasi toate proiectele asupra carora aveti drept de administrare sau doar de vizualizare.

In tabelul “Proiecte” aveti listate toate proiectele adaugate:

Prin sistemul de drepturi accesul la Proiecte va fi restrictionat dupa caz in functie de persoanele implicate in implementarea proiectelor.

Consultantii vor putea vedea intreaga lista de proiecte, Membrii vor putea doar vedea sau /si modifica (administra) proiecte in functie de drepturile care le vor fi acordate de catre managerii lor.

In lista generala de proiecte avem informatii sumare despre proiect:

62

Fig. lista proiecte cu detalii generale – titlul proiectului, tipul proiectului, data de inceput/data de sfarsit al proiectului, statusul proiectului (faza in care se afla un proiect), Programul de Finantare, Valoarea proiectului, Moneda in care au fost estimate costurile si alte detalii privind autorul proiectului sau autorul ultimei modificari a proiectului.

Accesand fiecare cap de coloana putem modifica ordinea aparitiei proiectelor (rearanjate in ordine alfa-numerica); Astfel puteti gasi rapid un proiect dupa mai multe criterii – spre ex. valuta – apasati pe capul coloanei “Valuta” si lista de proiecte se va reorganiza in functie de acest criteriu selectat – proiectele a caror valoarea a fost calculata folosind o moneda anume vor fi grupate in ordine consecutiva; Daca va intereseaza proiectele intr-o anumita faza (ex. – doar proiectele in faza de pre-aprobare) apasati pe capul coloanei “Status proiect” pentru a repera pe acelasi principiu proiectele aflate in diverse faze de implementare.

Puteti folosi pentru o cautare rapida Filtrul fiecarei coloane. Apasati pe sageata din dreptul fiecarui titlu de coloana. Se va deschide un tabel din care selectati “Filters”, iar in caseta alaturata scrieti prima/ primele litere cu care ar putea incepe prorietatea cautata (ex. – cautati proiecte transfrontaliere – tastati primele litere pana in lista raman doar proiectele care au la tipul proiectului o proprietate care incepe cu litere specificate de dvs. (trans – transfrontalier sau transport). Daca rezultatul este nemultumitor, restrangeti aria de cautare, tastand intregul cuvant.

Pentru a anula selectia si a reveni la lista generala debifati campul “Filters”.

Cautarile dupa data se vor reorganiza in ordine cronologica, iar cele dupa valoarea proiectului in ordine descrescatoare sau crescatoare a valorilor.

2.2. Adaugare si/sau editare proiect Pentru a adauga un nou proiect apasati butonul “Add”.

63

Pentru a edita proiectul care va intereseaza, pozitionati mouse-ul pe proiectul in cauza, dati dublu click sau apasati butonul “Edit”.

Formularul de adaugare a unui nou proiect si cel de editare este acelasi, diferenta fiind data de butonul de validare a datelor de “Submit” in cazul proiectelor noi si de “Update” in cazul proiectelor existente.

Butonul de “Submit” se va activa doar dupa ce veti introduce date in toate campurile semnalate ca obligatorii din cele doua ferestre ale formularului – Detalii Generale si Detalii Financiare.

64

Daca doriti sa vedeti detaliile deja editate, selectati proiectul si rulati de scroll in jos – in a doua jumatate a ecranului aveti detaliile despre proiect sau pentru a le vedea pe toata pagina, apasati [pe butonul “View big description” de pe bara de instrumente.

Expandati pe intreaga pagina descrierea proiectului:

65

2.3. Campuri obligatorii Necompletarea campurilor oblgiatorii (din cele doua sectiuni Detalii Generale si Detalii Financiare) nu permite salvarea datelor inregistrate in formular.

Ultimele 3 campuri de la Detalii Financiare nu sunt obligatorii de completat, aceste campuri importand in mod automat datele din ultima versiune a bugetului de referinta.

66

2.5. Detalii localizare In sectiunea “Detalii localizare” (neobligatorie) puteti salva date despre localizarea atat a aplicantului (Beneficiarului proiectului), cat si date suplimentare – adresa Beneficiarului si localitati din lista de localitati ale Nomenclatorului.

2.6. Inchiderea unui proiect Inchiderea unui proiect asigura pastrarea acestuia in baza de date cu mentiunea ca un proiect va putea fi accesat dar nu si modificat. Vom arhiva un proiect, selectand din lista de proiecte si activand butonul “Close”.

67

Un membru nu poate “inchide” un proiect decat daca i se acorda dreptul de a inchide proiectul respectiv.

Inchiderea unui proiect va atrage dupa sine “inchiderea” celorlalte submeniuri atasate unui proiect - a analizei, a bugetelor, a cash-flow-ului, a diagramei Gantt, ceea ce inseamna ca datele proiectului inchis nu vor mai putea fi modificate, ci doar vizualizate.

Inchiderea unui buget sau a unui Cash-flow nu atrage automat inchiderea proiectului, insa Bugetul si Cash-flow-ul inchise deven inactive si nu mai pot fi editate.

Daca cererile sau bugetele sau analiza nu corespund datelor reale, apelati functia de editare si nu de inchidere. Inchiderea unui proiect presupune ca nu mai intentionati sa modificati nicio inregistrare.

In concluzie, inchideti doar proiectele finalizate si doar daca sunteti foarte sigur ca nu veti mai avea de modificat nicio inregistrare legata de acest proiect.

3. Analiza financiara/Analiza economica

3.1. Adaugarea unei noi analize In submeniul “Proiecte” selectam proiectul in tabelul din stanga si in cel din dreapta “Aanaliza” si “Adauga”

Apoi inserati date de intrare in pagina “Editeaza parametrii”

Numar perioade (ani), rata de actualizare economica, rata de actualizare financiara proiectul pentru care doriti sa efectuati analiza si statusul analizei (pre-fezabilitate, fezabilitate, monitorizare, s.a.). De asemenea, putem insera Comentarii in care putem argumenta alegerile facute (numar ani, tipuri cheltuieli si venituri, tipuri beneficii si costuri).

68

Nota bene! – puneti semnul (.) – punct si nu virgula (,) pentru sumele cu zecimale.

Dand click pe “Submit”, vom avea o noua pagina “Selectati variablele dorite” in care putem configura Beneficiile si Costurile externe, Cheltuielile si Veniturile de exploatare.

Pentru Venituri si Cheltuieli de exploatare selectati veniturile si cheltuielile deja configurate in Nomenclator.

69

Pentru Beneficii si Costuri editati noi tipuri de beneficii si costuri in formularul de la Beneficii si Costuri Externe.

Pentru inregistrari succesive folositi butonul “Add new->”, fara a inchide formularul, dupa ce ati validat inregistrarea anterioara cu butonul “Submit”

In cazul in care nu ati gasit in inregistrarile din Nomenclator categoriile de venituri si cheltuieli pe care intentionati sa le folositi la Analiza Financiara, reveniti la Nomenclator si configurati categoriile de Venituri si Cheltuieli de care aveti nevoie. Managerii au posibilitatea de a edita inregistrarile existente, Executantii au dreptul doar de a adauga noi inregistrari.

70

3.2. Analiza financiara In pagina urmatoare “Calculeaza analiza”, introducand valori pentru campurile editabile.

71

Ca rezultat veti avea urmatorii indicatori:

1. Valoarea neta actualizata financiara a Investitiei (VAN)

2. RIR financiara a Investitiei

3. Raportul V/C (venituri/cheltuieli) pentru analiza financiara.

Puteti modifica datele introduse initial si salva modificarile, apasand butonul “apply changes”

La modificarile (editarile) ulterioare nu veti mai parcurge pasii succesivi – “editeaza parametrii” -> selectati variabilele dorite” - > “calculeaza analiza” ci veti avea posibilitatea de a edita oricare dintre pagini pe care le aveti ca tab-uri pe ultima pagina. Validati modificarile prin apasarea butonului corespunzator “apply changes” , “submit” sau “update” dupa caz.

3.3. Analiza economica Factorul de conversie aplicat modifica parametrii din analiza financiara:

Corectiile fiscale

0% pentru venituri

Corectie fiscala de 19% pentru venituri

72

Alte corectii fiscale aplicate veniturilor – de 1%

Editarea Beneficiilor externe

Costuri totale ale proiectului cu factorul de conversie 1, cheltuielile cu proiectul sunt sumele din analiza financiara.

In eventualitatea in care vrem sa aplicam corectii fiscale introducem cota procentuala in urmatorul camp

Editarea cheltuielilor: factor de conversie 1 pentru cheltuieli si corectii fiscale 19%, total cheltuieli de exploatare.

73

Configurare costuri externe – editabile in coloanele de perioade.

Mai jos aveti calculul Fluxului de Numerar Net, Flux Numerar Actualizat, Flux Numerar Actualizat cumulat, factorul de actualizare.

In final avem indicatorii economici:

3.4. Verifica Valori Apasati pe butonul “Verifica valori Indicatori Analiza” din submeniul Unelte

74

Introduceti valorile obtinute la Analiza. Butonul verde indica un Indicator corespunzator din punctul de vedere al rentabilitatii unei investitii.

Toate valorile indicatorilor analizei respecta urmatoarele criterii de validare:

Raport B/C – supraunitar;

VAN financiara – negativa;

VAN economica – pozitiva;

IRR economica mai mare decat rata de actualizare economica;

IRR financiara mai mica decat rata de actualizare financiara.

75

3.5. Simulare indicatori Simulati principalii parametri si obtineti variatia principalilor indicatori in functie de intervalul de variatie al parametrilor:

Introduceri valori minime si maxime pentru urmatorii parametri, apoi apasati pe “Submit”

La finalul simularii vom avea un fisier .xls descarcabil cu datele introduse pentru simulare si graficele aferente.

76

3.6. Analiza de senzitivitate a) Recuperare investitie pe ani: Selectati modul de vizualizare: 1) Forma raportului (bare, linii); 2) Indicatori (VAN, RIR, B/C sau V/C)

Vom avea valorile pentru indicatori (RIR, VAN, B/C si V/C) pe fiecare an al orizontului de timp luat in calcul. Din datele de mai jos deducem ca abia in anul 8 vom recupera investitia initiala, avand un RIR mai mare decat rata de actualizare, un VAN pozitiv si un raport B/C mai mare decat 1 (in perioada anterioara in anul 7 fiind raportul B/C de 0,96 subunitar), anul 8 fiind primul an in care inregistram valorile care ne indica recuperarea investitiei.

77

78

4. Bugete

4.1. Adaugarea unui buget de referinta US1.3.2 Adăugare buget nou Actori implicați

Toți utilizatorii pot adăuga un buget nou.

Descriere Adăugarea unui nou buget de referință (base-line), precum și a unui de implementare, selectând din Nomenclator un program de finanțare cu codul de cheltuieli aferent.

Precondiții

Logare în sistem, accesarea meniului ”Unelte”, ”Proiecte”, apoi selectarea unui proiect deja adăugat, care nu are un buget de referință.

Post-condiții

Salvarea datelor introduse (cu ajutorul butoanelor ”Submit” pentru prima înreigistrare și ”Apply changes” pentru modificările ulterioare.

Fluxul normal

1. Din interfața meniului principal (Unelte -> Proiecte->Proiect) se adaugă o nouă înregistrare cu ajutorul butonului ”Add” în submeniul din dreapta, primul din listă ”Buget”.

2. Se completează câmpurile obligatorii de la ”Detalii” – tipul bugetului, numărul de

perioade (cu posibilitatea de a selecta tipul perioadei – lună, trimestru, an), cod buget (din Nomenclatorul Aplicației se selectează un cod deja existent conform programului de finanțare al proiectului).

3. Se apasă butonul ”Submit” din partea de jos a ferestrei submeniului. 4. În continuare, se selectează tipul de cheltuieli pe care le vom folosi la configurarea

bugetului din lista de cheltuieli aferentă codului de buget. By default, sunt selectate toate tipurile de cheltuieli. Dacă nu se operează modificări (se debifează cheltuieli), se

79

trece la submeniul următor,”Calcul” cu butonul ”Submit” din partea de jos dreapta a ecranului.

5. Se introduc valori în celulele editabile ale foii de calcul. Aplicația va calcula automat sumele pe orizontală, veriticală, precum și cotele aferente contribuției proprii, asistenței nerambursabile, TVA (dacă am selectat opțiunea neeligibil de la Detalii Financiare – Proiecte)

6. La final, salvați modificările cu ”Apply changes” și ieșiți din submeniu cu ”Close”. 7. Pentru a vizualiza Bugetul (fără opțiunea de a introduce modificări), se apelează

funcția ”Preview”. Această funcție este disponibilă ca drept de acces limitat pentru utilizatorii care nu au drept de modificare a unui buget, ci doar de vizualizare (Vezi Drept Vizualizare Buget).

8. Pentru vizualizarea Bugetului în reprezentare grafică, se selectează opțiunea ”Grafice”.

9. Pentru adăugarea unui buget de implementare se vor realua pașii 1-6 cu mici modificări: nu avem alte opțiuni decât buget de implementare, nu putem selecta un alt cod de buget, numărul de perioade va fi același ca la bugetul de referință. (Sau va fi calculat automat de către aplicație folosind ca bază de calcul Data de început și Data de Sfârșit al proiectului (estimată pentru bugetele de referință și reală pentru bugetele de implementare).

10. Automat, aplicația va genera o foie nouă de calcul Variația Costurilor unde vom avea cu culori roșu (mai mari cu o unitate) și verde (zero sau mai mici, în sens de cheltuiala mai mică decât cea planificată) abaterile de la Bugetul de Referință.

Flux alternativ

Pentru modificarea Bugetelor deja introduse se vor relua pașii 5-6 cu opțiunea ”Edit”.

Excepții

Sistemul nu oferă modalități alternative de adăugare a unui buget nou. Sistemul permite introducerea unui singur buget de referință și a unui singur buget de implementare. Totodată, permite salvarea tuturor versiunilor modificate în submeniul ”Versiuni Buget”. La adăugarea unui prim buget, sistemul va permite configurarea unui buget de referință. La a doua comandă de adăugare a unui buget pentru același proiect, aplicația va permite doar configurarea unui buget de implementare. La a treia comandă de adăugare a unui buget pentru același proiect, aplicație va remite un mesaj de atenționare că nu poate fi creat un nou buget.

Frecvența utilizării

On demand.

Cerințe speciale

• Sistemul asigură acces concurent la aceleași resurse ale aplicației. • Modificările introduse de un utilizator vor fi vizibile pentru ceilalți utilizatori

80

autorizați după salvarea modificărilor cu ”Apply changes”. • Drepturile de acces/ permisiunile utilizatorilor pot fi configurate din meniul Drepturi

utilizatori. • Din momentul în care a fost selectat un cod de buget, acesta nu poate fi modificat. • Codul de Buget se selectează dintr-o listă deja definită de coduri Buget.

Supoziții Existența unui proiect în portofoliul organizației. Observați

i Pot fi editate doar bugetele proiectelor deschise (având status ”activ”) editării. Bugetele pot fi printate cu opțiunea ”Print” din dreapta jos a ecranului.

4.2. Introducerea valorilor Din fisierul in format excel copiati (cu optiunea “Copy”) sirul de valori:

Apoi reveniti in aplicatie si executati comanda “Import values” cu optiunea “Paste” in fereastra deschisa:

Folositi separatorul de mii (,) sau (.) dupa caz si apasati pe butonul corspunzatori: importa valorile la rand, importa doar valorile eligibile sau neeligibile.

Am optat pentru importa valorile la rand si valorile importate au fost distribuite la rand la cheltuieli eligibile si neeligibile ale fiecarei luni.

81

In al doilea caz am optat pentru “importa valorile eligibile” – au fost completate cu valori doar celulele ce corespunde cheltuielilor eligibile.

Pentru stergerea unui rand dati click pe “clear row values”.

Dupa distibuirea valorilor pe luni si pe categorii, nu uitati sa validati modificarile cu butonul “apply changes”, in urma careia veti avea calculate si valorile din primele 5 coloane (total eligibile, cheltuieli neeligibile, asistenta nerambursabila, contributie proprie si TVA).

La finalul tabelului veti avea totalul pe perioade al cheltuielilor eligibile si neeligibile si prezentarea grafica a cheltuielilor:

Pentru a modifica datele inserate in tabel folositi butonul:

82

Dupa ce editati inserand date in coloanele Eligibile 1, Eligibile 2, s.a.m.d. aveti distributia pe surse (Asistenta nerambursabila, Contributie proprie), Neeligibile, Total Eligibile, TVA aferent cheltuielilor eligibile.

Iar la finele tabelului vom avea:

Pentru utilizatorii doar cu drept de vizualizare a proiectelor exista butonul “Preview”. In modul de vizualizare “Preview” nu mai aveti butonul de “Apply changes”, putand doar vedea bugetul fara a opera modificari.

Nota bene!

Daca nu apar liniile bugetare care considerati ca ar terbui sa le aiba bugetul, inseamna ca nu a fost editat corect codul de buget selectat, verificati inainte de a configura un buget daca sunt editate corect liniile bugetare, respectiv toate tipurile de cheltuieli care va intereseaza. Puteti edita si ulterior asocierii unui buget un cod de buget, sa mergeti la sursa – Nomenclatoare si sa adaugati tipul de cheltuiala care lipseste din configuratia codului. Nu puteti insa modifica codul de buget odata ce ati asociat un cod unui buget.

4.3. Editarea unui cod de buget

Vrem sa editam un buget al unui proiect incadrat in POR AXA 5 DMI 5.1.

Mergem la “Nomenclatoare” -> Coduri Proiect.

83

Aici editati initial codul

84

Selectand codul de buget se va deschide in evantai gridul pentru cheltuielile codului.

Aici adaugati in continuare cheltuielile aferente codului cu optiunile Add si Edit.

Selectand o cheltuiala din gridul de Cheltuieli se va deschide in evantai gridul pentru subcheltuieli unde veti putea edita subcheltuielile aferente cheltuielii selectate din gridul Cheltuieli.

85

5. Cash-flowul proiectului

5.1. Adăugare cash-flow nou US1.3.2 Adăugare cash flow nou Actori implicați

Toți utilizatorii pot adăuga un cash flow nou.

Descriere Adăugarea unui cash-flow nou de referință (base-line), precum și a unui cash flow de implementare.

Precondiții

Logare în sistem, accesarea meniului ”Unelte”, ”Proiecte”, apoi selectarea unui proiect deja adăugat, care nu are un cash-flow de referință adăugat.

Post-condiții

Salvarea datelor introduse (cu ajutorul butoanelor ”Submit” pentru prima înreigistrare și ”Update” pentru modificările ulterioare.

Fluxul normal

1. Din interfața meniului principal (Unelte -> Proiecte->Proiect X) se adaugă o nouă înregistrare cu ajutorul butonului ”Add” în submeniul din dreapta, primul din listă ”Cash-flow”.

2. În modulul de editare a Funcției Cash-Flow, accesibilă cu opțiunile ”Add” (pentru o primă înregistrare) și ”Edit” pentru modificările ulterioare, avem următoarele opțiuni:

a) Importă valori din Buget (precondiție – existența unui buget aferent

proiectului configurat deja) b) Importarea de valori dintr-un document de tip .xls cu funcțiile Copy/Paste. c) Inserarea manuală a fiecărei valori în celulele editabile.

3. Apasă butonul ”Submit”/”Update” din partea de jos a ferestrei submeniului. 4. Pentru vizualizarea Cash —flow-ului, revenim în submeniul Cash-flow.

Selectăm Cash-flow-ul pe care vrem să-l vizualizăm și apăsăm pe butonul ”Vizualizare Cerere”.

5. Pentru modificarea intrărilor de numerar (Asistența nerambursabilă) selectăm numărul de perioade (luni sau trimestre) în care anticipăm o intrare de finanțare.

6. Pentru adăugarea unui Cash-Flow de implementare, reluați pașii 1-5. Sistemul va permite adăugarea unui singur Cash-flow de Implementare. Modulul de editare va conține datele introduse deja la Cash-Flow-ul de Referință, care pot fi modificate în funcție de necesități. Tabelul va conține o coloană nouă ”Diferența” și ”Total Referință”, va face diferența între Bugetul de Referință și Bugetul de implementare.

86

7. Aplicația va genera automat un tabel nou ”Variația costurilor” unde vom avea cu roșu - abateri mai mari cu o unitate și verde - abateri zero sau mai mici, în sens de cheltuiala mai mică decât cea planificată, de la Cash-Flow-ul de Referință.

Flux alternativ

Pentru modificarea Cas-flow-urilor deja introduse se vor relua pașii 1-5 cu opțiunea ”Edit”.

Excepții

Sistemul nu oferă modalități alternative de adăugare a unui buget nou. Sistemul permite introducerea unui singur Cash-flow de referință și a unui singur Cash-flow de implementare.

Frecvența utilizării

On demand.

Cerințe speciale

• Sistemul asigură acces concurent la aceleași resurse ale aplicației. • Modificările introduse de un utilizator vor fi vizibile pentru ceilalți utilizatori

autorizați după salvarea modificărilor cu ”Update”. • Drepturile de acces/ permisiunile utilizatorilor pot fi configurate din meniul

Drepturi utilizatori. Supoziții Existența unui proiect în portofoliul organizației. Existența unui buget al proiectului din

care pot fi importate date (în caz contrar există celelalte opțiuni, de copy-paste din documente de tip .xls sau introducerea manuală a valorilor în fiecare celulă editabilă.

Observații

Pot fi editate doar Cash-Flow-urile proiectelor deschise (având status ”activ”) editării. Tabelele de Cash-flow pot fi printate cu opțiunea ”Print” din dreapta jos a ecranului.

5.2. Vizualizare cash-flowului Selectand “Cash-flow de referinta” si apasand pe butonul “Vizualeaza Cerere” vom avea in continuare o pagina cu 2 tabele. In primul tabel avem un grafic al cererilor de rambursare – al finantarilor solicitate si al finantarilor primite dupa deducerea prefinantarii:

Putem modifica numarul de perioade (luni in cazul de fata) in care estimam ca vom primi finantarea solicitata in functie de procedurile de verificare si validare a cererilor care pot dura intre 3 si 5 luni, dupa caz. Validati modificarile privind periodicitatea depunerii cererilor cu butonul de “Apply changes” situat in coltul din dreapta al tabelului.

87

Vizualizati Intrarile si Iesirile de capital

In acest tabel putem vedea soldul pozitiv sau negativ dupa caz al intrarilor si al iesirilor de capital, calendarul platilor si al surselor din care vom acoperi aceste plati (contributie proprie, necesarul temporar de plati pe care va trebui sa-l acoperim din surse proprii, bani pe care-i vom recupera ulterior, precum si un total al efortului financiar din partea Beneficiarului in fiecare perioada al proiectului). In exemplul de fata doar in a 4-a vom avea plati pe care va trebui sa le acoperim din surse proprii.

88

6. Diagrama Gantt Diagrama Gantt a activitatilor proiectului poate fi configurata din meniul proiecte -> submeniul “Gantt” din tabelul din dreapta meniului.

De aici putem adauga sau modifica actitatile existente (butonul “Adauga” sau “Editeaza” dupa caz):

1) introducem date generale despre activitate (denumire, descriere, prioritate, grad de finalizare in faza de implementare):

89

2) Setam data de inceput si sfarsit al activitatii:

3) Introducem constrangeri in cazul actvitatilor dependente una de alta si eventual introducem un numar de zile decalaj fata de data de finalizare a activitatii precedente (estimat si real in faza de implementare).

90

4) Afla istoricul modificarilor efectuate din tabul “Istoric”.

Vizualizati diagrama Gantt accesand optiunea corespunzatoare “Vizualizare Gantt”

6.1. Vizualizarea Gantt Putem vizualiza in forma grafica (bare) accesandu optiunea”Vizualeaza Gantt” de pe bara de instrumente.

91

Gantt in forma grafica:

Aici puteti adauga activitati noi, puteti modifica durata activitatilor tragand de bare si apoi salvand modificarile, insera constrangeri (cu drag), modifica tipul de afisare (luni-zile cu luni-ani), vizualiza anumite secvente de timp (cu data de inceput si sfarsit), miscora sau mari imaginea (zoom).

7. Documente Intreaga documentatie aferenta proiectului poate fi atasata in sectiunea “Documente”. Managerii de proiect vor vedea toate fisierele incarcate de catre ceilalti utilizatori care au drept de incarcare a fisierelor intr-un proiect.

Ceilalti utilizatori vor avea acces la fisierele atasate doar in masura in care li se va acorda acest drept (pe fiecare fisier in parte sau pe toate fisierele anexate unui proiect). Managerii sunt cei care vor restrictiona accesul la aceste fisiere diferentiat in functie de atributiile fiecaruia in proiect.

92

8. Grupari de proiecte Avem optiunea de a configura portofolii de proiecte si de a calcula bugete si cash-flow-uri comasate ale acestora.

Pasul 1 – adaugam o grupare de proiecte din “Unelte” -> Grupare de Proiecte” -> “Add”:

Pasul 2- adaugam proiecte la aceasta grupare, cu ajutorul butonul “Add”.

93

Apoi selectam din lista de proiecte, proiectul pe care vrem sa-l adaugam. Validam selectia cu butonul “select”, apoi validam inca o data formularul cu butonul “Update”.

94

9. Modulul Utilizatori

9.1. Lista de utilizatori

9.1.1. Crearea unui cont nou

Selectati limba (din cele 2 optiunni existente):

“Creaza un Cont Nou” sau “Create New Account” (in functie de limba pentru care ati optat).

95

Completati formularul de inregistrare:

9.1.2. Modificarea datelor unui utilizator Datele unui cont existent se pot modifica din meniul de administrare a aplicatie si submeniul cu lista utilizatorilor:

96

Vom selecta un utlizator din lista de utilizatori si vom apasa pe butonul “Editeaza”.

Vom avea acelasi formular pe care l-am completat la crearea unui cont nou unde vom putea modifica datele utilizatorului selectat.

Tot aici vom putea adauga noi utilizatori activand butonul “Adauga”, si un formular similar, singura diferenta fiind campul cu “parola”.

97

9.2. Grupuri utilizatori Dupa aprobarea inregistrarii noului cont, utilizatorul va fi atribuit automat grupului “Members”.

Pentru a shimba incadrarea utilizatorului, mergem la “Grupuri Utilizatori” din meniul Utilizatori al aplicaitiei.

Din acest grid adaugam sau stergem utilizatori care apartin grupurilor cu nivele de securitate inferioare celui din care facem parte (nu putem adauga un utilizator in grupul de developers in calitate de Consultant).

Pentru a schimba statutul unui utilizator, duceti-va la primul grid si selectati grupul in care vreti sa-l incadrati. Apoi la “Lista utilizatori in grup” adaugati noul membru cu ajutorul butonului “Adauga”.

Selectati utilizatorul din lista de utilizatori si dati “Select” apoi “Submit”.

Fiecarui grup ii corespunde un anumit nivel de securitate, cel mai avansat avandu-l grupul “Developers”. Developers – este un grup tehnic specializat care asigura mentenanta aplicatiei configurand metodele serviciilor (Methods Services Rights); Avand in vedere implicatiile majore ale acestor configurari de back-end aceasta functie a fost rezervata unui grup special

98

creat in acest sens care in cazul acestei aplicatii sunt dezvoltatorii – programatorii firmei dezvoltatoare a acestui produs, astfel rezervandu-ne dreptul exclusiv de asigurare a functionalitatilor din fron-end.

9.3. Utilizatori in asteptare Administratorul sau unul dintre managerii aplicatiei va valida inregistrarea din submeniul “Utilizatori in asteptare”

Inregistrarea este aprobata:

9.4. Panou utilizator Datele personale pot fi modificate din meniul “Utilizatori” (Panou Utilizator), care poate fi accesat din bara principala de instrumente.

99

In formularul aferent introducem noile date si salvam modificarile efectuate.

100

9.5. Drepturi utilizatori pe proiecte Cei carora trebuie sa le acordam drepturi sunt executanti, restul grupurilor neavand nevoie de o acordare expresa pe proiecte de drepturi, ei avandu-le din oficiu.

Ne vom duce la Utilizatori - > “Drepturi Utilizatori pe Proiecte” de unde vom selecta proiectul.

Iar cu ajutorul butonului “Adauga” vom introduce noi utilizatori la lista de drepturi pentru proiectul selectat specificand si dreptul acordat.

101

9.6. Acces Utilizatori la Fisiere Din meniul Utilizatori selectati submeniul “Acces Utilizatori la fisiere” selectati proiectul ale carui fisiere vreti sa le acceseze alti useri.

La lista drepturilor de acces a userilor la acest proiect veti vedea fisierele anexate proiectului selectat la care userii din lista au acces (drept de descarcare a documentului).

Nicio inregistrare semnaleaza faptul ca la proiectul selectat nu a fost anexat niciun document.

Acordati acces (dreptul de a descarca fisiere) unui utilizator cu ajutorul butonului “Adauga”:

In formularul care apare selectati un utilizator si un fisier, dupa care care apasati pe butonul ”Submit”

102

Acordand unui utilizator dreptul de a incarca fisiere si a le atasa unui proiect, acordam automat dreptul de a vedea acest proiect. Utilizatorul in acest caz va vedea la “Documente” fisierul la care i-ati acordat drept de vizualizare si, astfel un membru va vedea doar fisierele incarcate de el insusi si fisierele incarcate de alti utilzatori la care managerul i-a acordat drept de acces.

Pentru a restrictiona unui utilizator accesul vom selecta din lista de Fisiere al proiectului (din meniul Acces Utilizatori la Fisiere) numele utilizatorului care vrem sa nu mai aiba acces la fisierul la care avea acces si apasam pe “Delete”. Apoi vom valida actiunea prin “Yes”.

103

Altfel, unui utilizator putem acorda drepturi pe a descarca fisierele atasate unui proiect, acordandu-i expres acest drept din submeniul “Drepturi Utilizatori pe Proiecte” (de la Utilizatori). Selectam proiectul si utilizatorul caruia vrem sa-i acordam drepturi.

Bifam drepturile Incarca fisiere atasabile si descarca fisiere atasabile si apasam pe “Commit”.

10. Modul Administrare aplicatie

10.1. Administrarea drepturilor grupurilor Drepturile Grupurilor pot fi configurate in submeniul “Drepturi pentru Grupuri” din meniul “Administrare aplicatie”.

Au fost definite 5 grupuri de utilizatori, cu drepturi asociate unui anumit nivel de securitate.

104

Fiecarui grup i-au fost asociate niste grupuri de grup. Spre ex. executantii au urmatoarele drepturi:

Pentru drepturi suplimentare administrare proiecte (modifica analiza, buget, cash-flow), se vor configura drepturi per proiect si per utilizator din submeniul: “Useri in Drepturi Proiecte” din meniul de administrare a aplicatiei.

11. Ajutor Aceasta sectiune a fost conceputa pentru incarcarea diverselor materiale care pot fi utile in scrierea unui proiect – cum ar fi ghiduri, manuale, formulare, anexe, modele, sabloane.

11.1. Dictionar Adaugati termeni de referinta cu ajutorul butonului “Adauga”, editati un termen cu ajutorul optiunii “Editeaza”, cautati termeni folosind motorul de cautare “Search”.

105

Inserati date despre un termen in formularul de mai jos (cu optiunea “Adauga”):

Inserati imagini in format .jpg. Adaugati noi termeni apeland optiunea “Add new” din formular care este utila atunci cand avem de facut mai inregistrati succesive.

Cautati termeni care incep cu o anumita litera, se termina cu o anumita litera sau imbinare de litere sau care contin o anumita litera sau imbinare de litere:

106

Rezultate cautare pentru orice combinatie a literelor “ac”.

Deazactivati selectia apasand pe semnul X, realuati cautarea cu alte combinatii apasand pe lupa.

11.2. Manuale, ghiduri, linkuri utile Adaugati noi materiale informative la sectiunea “Ajutor”, “Manuale”, “Ghiduri” sau “Sabloane documente”, cu optiunea “Adauga” sau “Editeaza”.

107

De asemenea, realizati o baza de date cu linkuri utile ale fondurilor, programelor, proiectelor implementate.

Titlul programului: Fondul Social European, Programul Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative

Titlul proiectului: Îmbunătăţirea capacităţii organizaţionale de comunicare şi gestiune informaţii în relaţia

cu instituţiile administraţiei publice

Cod SMIS: 35672

Editorul materialului: ARAS – Asociaţia Română Anti-SIDA

Data publicării: 31 iulie 2013

Conţinutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziţia oficială a Uniunii Europene

sau a Guvernului României