Prezentare generala Programul de formare este accesibil oricărui absolvent de universitate (cu profil economic, tehnic sau echivalent) care a lucrat timp de cel puŃin 1 an în managementul mediului si care dovedeste o bună cunoastere a clauzelor standardului SR EN ISO 14001:2005. OBIECTIVE: - ÎnŃelegerea si aplicarea principiilor SMM - ÎnŃelegerea si aplicarea SMM către procesele operaŃionale - Evaluareare riscurilor prezentate de către aspectele de mediu semnificative în contextul SMM - Evaluarea eficacităŃii si metodologiei de control a riscurilor de mediu - Evaluarea rolurilor si responsabilitatilor SMM in context organizational - Stablirea efectivitătii unui SMM - ÎnŃelegerea aptitudinilor personal si interpersonale necesare pentru realizarea unui audit SMM - Demonstrarea tehnicilor de comunicare adecvate necesare pentru conducerea auditurilor SMM GRUP łINTĂ: - Responsabili cu managementul mediului si auditori din cadrul organizaŃiilor; - Persoane ce doresc certificarea competenŃelor de auditor în cadrul Sistemului NaŃional de Formare Profesională Profesională

CUNOASTEREA CERINTELOR STANDARDELOR SR EN ISO

14001/2005 SI SR EN ISO 19011/2003

PARTEA 2

1.2 SR EN ISO 19011/2003 – GHID PENTRU AUDITAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITATII SI / SAU DE MEDIU

DOMENIU DE APLICARE

FURNIZEAZA INDRUMARI REFERITOARE LA PRINCIPIILE DE AUDITARE, CONDUCEREA PROGRAMELOR DE AUDIT, DESFASURAREA AUDITURILOR SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII SI SISTEMULUI DE MANAGEMENT DE MEDIU, PRECUM SI COMPETENTA AUDITORILOR SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII SI DE MEDIU

CE ESTE AUDITUL ?

UN INSTRUMENT DE MANAGEMENT PENTRU MONITORIZAREA SI VERIFICAREA IMPLEMENTARII EFICACE A POLITICII ORGANIZATIEI REFERITOARE LA CALITATE SI / SAU MEDIU.

ATENTIE !!!

AUDITUL NU TREBUIE CONSIDERAT UN CONTROL / VERIFICARE CU SCOPUL DE A DEPISTA DEFICIENTELE PRIVIND ACTIVITATEA ORGANIZATIEI.

IN CADRUL UNU AUDIT NU SE VERIFICA DATELE SI PERFORMANTELE ECONOMICE ALE ORGANIZATIEI

EXEMPLU:- NU SE VERIFICA CE CANTITATE DE PRODUS REALIZAT- SE VERIFICA DACA INDICATORII DE PERFORMANTA REFERITORI LA REALIZAREA PRODUCTIEI AU

FOST INDEPLINITIINDICATOR DE PERFORMANTA PROPUS:- PRODUSE REALIZATE / LUNAVALOARE TINTA : 100VALOARE REALIZATA : 80CE SE URMARESTE IN CADRUL AUDITULUI ?1 VALOAREA REALIZATA ESTE O CONSECINTA A UNEI SITUATII ACCIDENTALE?- DACA DA; ATUNCI ACEASTA A FOST TRATATA CA O NECONFORMITATE?- DACA DA; ATUNICI S-AU STABILIT MASURI CORECTICVE SI PREVENTIVE?- DACA DA; ATUNCI S-A URMARIT APLICAREA SI EFICIENTA ACESTORA?2. VALOAREA REALIZATA ESTE SUB VALOAREA TINTA, PE PARCURSUL A MAI MULTE MASURATORI

CONSECUTIVE ?- DACA DA; ATUNCI S-A ANALIZAT MODUL IN CARE A FOST STABILIT INDICATORUL?- DACA DA; ATUNCI S-AU LUAT MASURI CORECTIVE SI PREVENTIVE?- DACA DA ; ATUNCI S-A URMARIT APLICAREA SI EFICIENTA ACESTORA?

DEFINITIA AUDITULUI :

PROCES SISTEMATIC, INDEPENDENT SI DOCUMENTAT IN SCOPUL OBTINERII DE DOVEZI DE AUDIT SI EVALUAREA LOR CU OBIECTIVITATE PENTRU A DETERMINA MASURA IN CARE SUNT INDEPLINITE CRIERIILE DE AUDIT

IN FUNCTIE DE SCOPUL AUDITULUI SI PROVENIENTA AUDITORILOR, AUDITURILE POT FI :

AUDITURI INTERNE – Se realizeaza in cadrul organizatiei de catre auditori proprii, in numele conducerii organizatiei

AUDITURI EXTERNE – Se realizeaza din exteriorul organizatiei de care :

- auditorii clientului : AUDIT DE SECUNDA PARTE

- auditori independenti : AUDIT DE TERTA PARTE

AUDITURI COMBINATE – Se realizeaza atunci cand SMC si SMM sunt audiate impreuna

AUDITURI COMUNE – Se realizeaza atunci cand doua sau mai multe organizatii de audit coopereaza pentru a audita in comul un singur auditat.

EXEMPLU

AUDIT INTERN:

ORGANIZATIA FORMEAZA O ECHIPA DE AUDITORI INTERNI, CARE VERIFICA PERIODIC, PLANIFICAT, REPECTAREA IN CADRUL ORGANIZATIEI A POLITICI, A OBIECTIVELOR PROPUSE, PRECUM SI CONFORMAREA ACTIVITATILOR CU CERINTELE STANDARELOR

AUDIT DE SECUNDA PARTE:

1. ORGANIZATIA DESEMNEAZA O ECHIPA DE AUDITORI CARE VERIFICA PERIODIC SI PLANIFICAT DACA FURNIZORII RESPECTA CERINTELE ORGANIZATIEI SAU ALE STANDARDELOR APLICABILE, CU PRIVIRE LA PODUSELE SAU SERVICIILE FURNIZATE

2. BENEFICIARII DESEMNEAZA O ECHIPA DE AUDITORI CARE VERIFICA PERIODIC SI PLANIFICAT DACA ORGANIZATIA RESPECTA CERINTELE LOR SAU ALE STANDARDELOR APLICABILE, CU PRIVIRE LA PODUSELE SAU SERVICIILE FURNIZATE

AUDIT DE TERTA PARTE :

1. AUDIT DE CERTIFICARE – DUPA IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT CF STANSDARD …….

2. AUDIT DE SUPRAVEGHERE – MENTINEREA SI IMBUNATATIREA CONTINUA A SISTEMULUI DE MANAGEMENT……..

3. AUDIT DE RECERTIFICARE – RECERTIFICAREA PERIODICA, LA SOLICITAREA ORGANIZATIEI A SISTEMELOR DE MANAGEMENT……IMPLEMENTATE

PROGRAME DE AUDIT :

PROGRAMELE DE AUDIT INCLUD :

- PLANIFICAREA AUDITULUI

- FURNIZAREA RESURSELOR

- STABILIREA PROCEDURILOR DE REALIZARE A AUDITURILOR

OBIECTIVELE PROGRAMELOR DE AUDIT

Pentru a orienta planificarea si efectuarea auditurilor, trebuie stabilite obiective ale programelor de audit. Acestea pot fi stabilite luand in considerare urmatoarele :

- prioritati manageriale

- intentii comerciale

- cerinte ale sistemului de management

- necesitatea evaluarii furnizorului

- cerintele clientului

- necesitati ale partilor interesate

- riscuri potentiale pentru organizatie

OBIECTIVELE PROGRAMELOR DE AUDIT POT FI :

- respectarea cerintelor pentru certificarea sistemului de management conform unui standard

- verificarea conformitatii cu cerintele contractuale

- obtinerea si mentinerea increderii in capabilitatea furnizorului

- identificarea posibilitatilor de imbunatatire pentru sistemul de management

AMPLOAREA UNUI PROGRAM DE AUDIT

Amploarea unui program de audit poate varia si va fi influentata de:

Marimea, natura si complexitatea organizatiei auditate

Domeniul, obiectivele si durata fiecarui audit ce urmeaza a fi realizat

Frecventa auditurilor ce urmeaza a fi realizate

Numarul, importanta, complexitatea, similaritatea si locatiile activitatilor de auditat

Cerinte de reglementare, standarde,cerinte contractuale si alte criterii de audit

Cerinte de acreditare sau inregistrare / certificare

Rezultatele auditurilor anterioare sau rezultatele unei analize anteriore programului de audit

Aspecte sociale, de limba sau cultura

Preocupari ale partilor interesate

Modificari importante intr-o organizatie

EXEMPLU

- O organizatie cu un punct de lucru si 1- 25 angajati – o zi; o echipa de audit

- O organizatie cu 2-3 puncte de lucru si 250 – 500 angajati – 3 – 5 zile; 2 echipe

Cum planificam auditul de supraveghere intr-o organizatie cu:

- 3 puncte de lucru, situate in localitati diferite, la distanta de 100km intre ele, unul dintre ele situat intr-o zona in care populatia majoritara este de etnie turca

- 400 de angajati

- A carei activitate este reglementata prin regulamente specifice si care necesita autorizari si licente atat pentru organizatie cat si pentru personalul angajat

- _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

RESPONSABILITATILE, RESURSELE SI PROCEDURILE PROGRAMELOR DE AUDIT

RESPONSABILITATI :

Sunt desemnati unul sau mai multi responsabili pentru realizarea programelor de audit care trebuie sa aiba:

Abilitati manageriale

Cunostinte tehnice si de afaceri relevante pentru activitatile ce vor fi audiate

O buna cunoastere a principiilor de audit

O buna cunoastere a competentei auditorilor

O buna cunoastere a tehnicilor de audit

Responsabilii desemnati pentru realizarea programelor de audit trebuie sa :

Stabileasca obiectivele si amploarea programului de audit

Stabileasca responsabilitatile si procedurile si sa se asigure ca resursele sunt disponibile

Asigure implementarea programelor de audit

Asigure ca sunt mentinute inregistrarile corespunzatoare pentru programul de audit

Monitorizeze, analizeze si imbunatateasca programul de audit

RESURSE

Cand se identifica resursele pentru programul de audit trebuie sa se ia in considerare urmatoarele :

Resursele financiare necesare pentru dezvoltatrea, implementarea, realizarea si imbunatatirea activitatilor de audit

Tehnicile de audit

Procesele de realizare si mentinere a competentei auditorilor si de imbunatatire a performantei acestora

Disponibilitatea auditorilor si expertilor tehnici, care au competenta adecvata obiectivelor specifice programelor de audit

Amploarea programului de audit

Timpul de calatorie, cazare si alte necesitati de audit

Aplicatie

De ce resurse vom avea nevoie pentru planificarea unui audit intr-o organizatie :

- Cu 250 angajati- cu activitate reglementata prin regulamente, norme si normative specifice- Cu 4 puncte de lucru la distanta de 50 km intre ele, unul dintre lele fiind

situat intr-o zona cu populatie majoritara de etnie turca?- ___________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

PROCEDURI

Procedurile programelor de audit trebuie stabilite si includ :

Planificarea auditurilor

Asigurarea competentei auditorilor si auditorilor sefi

Selectarea echipelor de audit corespunzatoare si atribuirea rolurilor si responsabilitatilor

Realizarea auditurilor

Realizarea auditului de urmarire daca este necesar

Pastrarea inregistrarilor programelor de audit

Monitorizarea performantei si eficacitatii programelor de audit

Raportarea managementului de la cel mai inalt nivel, referitor la realizarile globale ale programului de audit

Principii de auditare

Comportament etic - increderea, integritatea, confidentialitatea, discretia

Prezentarea corecta – constatarile, concluziile sirapoartele de audit reflecta cu sinceritate siacuratete activitatile de audit

Responsabilitatea profesionala – auditoriiactioneaza cu grija, in concordanta cu importantasarcinii pe care o are de indeplinit

Independenta – auditorii sunt independenti fatade activitatea pe care o auditeaza si nu suntsupusi unor influente sau interese

Abordarea pe baza de dovezi – dovada audituluieste verificabila. Se bazeaza pe esantioane ale informatiei disponibile

Roluri si responsabilitati in cadrul echipei de audit

Seful echipei de audit :- Sustine sedinta de deschidere; prezinta ceilalti membri ai echipei

de audit; stabileste rolul fiecarui membru al echipei; coordoneaza activitatea de audit

Membrii echipei de audit- Participa la audit in limita competentelor si a rolului stabilit de seful

echipei de audit Experti tehnici- Sunt solicitati functie de specificul activitatii organizatiei- Pot fi auditori, dar nu este obligatoriu. Rolul lor este acela de a

analiza conformarea activitatilor organizatiei auditate cu normele sau reglementarile tehnice specifice domeniului de activitate.

Observatori- In general sunt auditori in pregatire, care asista la audit, trag

propriile concluzii si le prezinta sau le confrunta cu cele ale membrilor echipei de audit, in cadrul sedintei pentru concluzii.

Insotitori- Reprezentanti din partea organizatiei care conduc echipele de audit

si se ingrijesc de probleme de organizare in cadrul procesului de audit, asista la audit, dar nu pot raspunde la intrebari in timpul auditului si nici nu pot participa la sedinta de concluzii

Desfasurarea auditului

Sedinta de deschidere:- Prezentarea echipei de audit – rolurile fiecarui membru al echipei- Prezentarea auditatilor –- Stabilirea modului in care se va desfasura auditul Desfasurarea auditului, care poate fi:- Pe baza de chestionar – intrebari si raspunsuri, - Deplasari pe teren sau urmarirea practica a procesului de productie- Prin analiza documentelor si reglementarilor aplicabile – in compartimentul

auditat- Combinat, prin cele trei metode Concluziile echipei de audit- Discutii intre membrii echipei de audit si punerea de acord in vederea

elaborarii unei concluzii finale comune Sedinta de inchidere:- Prezentarea concluziilor echipei de audit- Comentariile auditatilor referitoare la concluziiloe echipei de audit Raportul de audit- Inregistrarea concluziilor de audit, - Aprobarea raportului de audit de catre managementul organizatiei- Comunicarea raportului de audit compartmentului auditat

IMPLEMENTAREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Implementarea programului de audit trebuie sa includa:

Comunicarea programului de audit partilor relevante

Coordonarea si planificarea auditurilor si a altor activitati din programele de audit

Stabilirea si mentinerea unui proces pentru evaluarea auditorilor si a dezvoltarii profesionale continue a acestora

Selectarea echipelor de audit

Asigurarea resurselor necesare echipelor de audit

Asigurarea realizarii auditurilor in conformitate cu programele de audit

Asigurarea analizei si aprobarea rapoartelor de audit si asigurarea difuzarii lor la clientii de audit si la alte parti interesate

Realizarea auditului de urmarire daca este posibil

Interviul in cadrul auditului

Pe baza de intrebari. Acestea vor fi :

- Deschise

- Fara a sugera raspunsul

- Vor urma pasii : Descrie, Documenteaza, dovedeste

- Directe : Ce? Cum? Cine? De ce? Cand? Unde?

- Vor urmari ciclul P-D-C-A

INREGISTRARILE PROGRAMELOR DE AUDIT

Trebuie mentinute inregistrari pentru a demonstra implementarea programelor de audit si acestea trebuie sa includa :

– Inregistrari pentru un anumit tip de audit, cum ar fi :

- planuri de audit

- rapoarte de audit

- rapoarte de neconformitate

- rapoarte de actiuni corective si preventive

- rapoartele auditului de urmarire, daca este cazul

- Inregistrarea analizelor programului de audit

- Inregistrarile referitoare la personalul de audit, cum ar fi:

- evaluarea competentei si performantei auditorilor

- selectarea echipei de audit

- mentinerea si imbunatatirea competentei

Inregistrarile trebuie mentinute si pastrate in siguranta

Dovezi de audit

DOVEZILE VOR FI:- FIZICE, PRIN OBSERVARE DIRECTA- DOCUMENTATE, PRIN VERIFICAREA DOCUMENTELOR / INREGISTRARILOR- VERBALE – PRIN INTERVIUATENTIE !Dovada auditului este verificabila

In cadrul unui audit, auditorul va solicita dovezi privind respectrea cerintelor standardelor, a politicii si obiectivelor organizatiei, a procedurilor si a altor reglementari aplicabile in cadrul compartimentului auditat.

Aceste dovezi – documente, inregistrari, referitoare la procesul auditat solicitate de auditor trebuie sa furnizeze informatii clare despre proces / produs.

In timp, dupa mai multe audituri consecutive, cand sistemul de management a ajuns la maturitate, auditorul poate lua in considerare si aspectele de buna practica, observate in organizatie, fara a mai solicita si dovezi materiale, conditia esentiala fiind aceea ca buna practica sa se incadreze in cerintele standardului si sa decurga din politica organizatiei.

Tipuri de neconformitati

Neconformitate = neindeplinirea cerintelor standardului

Neconformitate majora = abatere de la cerintele standardului care determina nefunctionarea sistemului

Neconformitate minora =abteri sporadice de la cerintele standardului, care nu perturba functionarea sistemului

In afara de neconformitati, intr-un audit pot fi formulate :- observatii = abateri minore de la proceduri sau cerinte ale

standardului, care nu influenteaza functionarea sistemului

- Recomandari de imbunatatire = noi solutii/metode de aplicare a cerintelor standardului, in scopul cresterii performantelo.

In urma auditului pot fi semnalate,

cu privire la cerintele srandardelor :

Neconformitati majore

Neconformitati minore

Observatii

Recomandari de imbunatatire

Aplicatie

In urma auditului in compartimentul functional A, au fost identificate 2 produse neconforme, dar nu au fost prezentate dovezi privind tratarea produsului neconform.

Cum vom incadra aceasta constatare:

- Ca neconformitate majora

- Ca neconformitate minora

- Ca observatie

- Ca recomandare de imbunatatire

ANALIZAREA SI MONITORIZAREA PROGRAMELOR DE AUDIT

Implementarea programelor de audit trebuie sa fie monitorizata si, la intervale corespunzatoare, analizata pentru a se evalua daca obiectivele au fost atinse si pentru a identifica oprtunitatile pentru imbunatatire

Trebuie utilizati indicatorii de performanta pentru a monitoriza caracteristici cum ar fi :

Abilitatea echipelor de audit de a implementa planul de audit

Conformitatea cu programele si cu planurile de audit

Feedback-urile de la clientii auditului, auditati si auditori

In cdrul analizei programelor de audit, trebuie sa se ia in considerare urmatorele :

Conformitatea cu procedurile

Evolutia necesitatilor si asteptarile partilor interesate

Inregistrari de audit

Alternative sau practici noi de audit

Compatibilitatea performantelor echipelor de audit in situatii similare

ACTIVITATI DE AUDIT

INITIEREA AUDITULUI Numirea sefului echipei de audit Definirea obiectivelor, domeniului, criteriilor Determinarea fezabilitatii auditului Selectarea echipei de audit Stabilirea contactelor initiale cu auditatulEFECTUAREA ANALIZEI DOCUMENTELOR Analiza documentelor relevante ale sistemului de management, inclusiv

inregistrari si determinarea adecventei lorPREGATIREA PENTRU ACTIVITATILE DE AUDIT LA FATA LOCULUI Intocmirea planului de audit Desemnarea sarcinilor membrilor echipei de audit Pregatirea documentatiei de lucruEFECTUAREA AUDITULUI LA FATA LOCULUI Sedinta de deschidere Comunicarea in timpul auditului Rolurile si responsabilitatile pentru insotitori si observatori Colectarea si verificarea informatiilor Identificarea constatarilor de audit Pregatirea concluziilor de audit Realizarea sedintei de inchidereINTOCMIREA, APROBAREA SI DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT Intocmirea raportului de audit Aprobarea si difuzarea raportului de auditREALIZAREA AUDITULUI DE URMARIREFINALIZAREA AUDITULUI