UNIVERSITATEA SPIRU HARETFACULTATEA DE CONTABILITATE ŞI FINANŢE RM.VÂLCEA

Programul de studii universitare de masterat:Contabilitatea instituţiilor administraţiei publice

Controlul financiar contabil în cadrul Unității Militare

0XXXX Pitești

Proiect pentru disciplinaControl financiar public și expertiză contabilă

Autor:Chițu(Filip) Florentina Roxana

Râmnicu Vâlcea2012

Cuprins

Capitolul I – Conceptul de control....................................................................31.1. Definirea conceptului de control.............................................................................31.2. Controlul – functie eficienta a managementului...................................................41.3.Rolul, obiectul si functiile controlului.....................................................................61.4. Formele controlului.................................................................................................9

Capitolul II – Controlul financiar propriu efectuat în cadrul institușiilor publice................................................................................................................16

2.1. Organizarea controlului financiar preventiv propriu........................................162.2. Exercitarea controlului financiar preventiv propriu..........................................17

2.2.1. Viza de control financiar preventiv propriu....................................................172.2.2. Procedura de control..........................................................................................182.2.3. Refuzul de viză....................................................................................................19

2.3. Codul specific de norme profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu…………………………………20

Capitolul III - Studiu de caz privind exercitarea controlului financiar la UM 0XXXX Pitesti...........................................................................................23

3.1. Particularităţi privind organizarea şi exercitarea controlului financiar la nivelul Ministerului Apărării Naţionale.....................................................................233.2. Organizarea și exercitarea controlului financiar intern la UM 0XXXX Pitești

Concluzii............................................................................................................32

Bibliografie........................................................................................................33

2

CAPITOLUL ICONCEPTUL DE CONTROL

1.1. Definirea conceptului de control

Etimologia cuvântului control provine din expresia “contra rolus”, prin care se înţelege “verificarea unui act după original”1.

Controlul în accepţiunea lui semantică este o “analiză permanentă sau periodică a unei activităţi, a unei situaţii pentru a urmări mersul ei şi pentru a lua măsuri de îmbunătăţire” 2. În acelaşi timp el semnifică o supraveghere continuă, morală şi materială, ca şi stăpânirea unei activităţi, unei situaţii.

În literatura de specialitate mai avem şi alte accepţiuni astfel: În accepţiunea francofonă ”controlul este o verificare, o inspecţie atentă a

corectitudinii unui act”3. În accepţiunea anglo-saxonă “controlul este acţiunea de supraveghere a cuiva, a

ceva, o examinare minuţioasă sau puterea de a conduce ca un instrument de reglementare a unui mecanism”4.

Controlul este un “proces de comparare a situaţiei de fapt cu cea impusă sau planificată şi de întreprindere a demersurilor colective, astfel încât realizările să fie în concordanţă cu ţelurile prestabilite”5.

Pornind de la noţiunea de control şi în funcţie de evoluţiile înregistrate de domeniul economic căruia îi aparţine, controlul se defineşte “ca fiind acţiunea de determinare a stării unor activităţi economice reprezentate în documente financiare şi contabile, prin raportarea acestor reprezentări la prevederile legale prin care au fost definite”6.

Din analiza definiţiei rezultă că această importantă activitate, controlul financiar, reprezintă mai mult decât o acţiune de verificare determinată de necesitatea cunoaşterii stării unui anumit fenomen economic şi exercitată în scopul remedierii efectelor unor abateri de la anumite prevederi legale.

Tot din definiţie mai rezultă că, prin rezultatele sale, activitatea de control financiar serveşte unui triplu sistem de interese, si anume:

1. Controlul financiar este instrumentul care, prin efectele de prevenire şi de reglare a disfuncţionalităţilor ce pot interveni la un moment dat în activităţile desfăşurate în cadrul unităţii economice, serveşte intereselor statului în realizarea politicii acestuia, pe termen lung, în domeniul fiscalităţii.

2. Controlul financiar serveşte intereselor agenţilor economici care îl organizează şi exercită, atât prin acţiunea de prevenire a situaţiilor de disfuncţionalitate în procesul de

1 M.Ghită, Controlul financiar componentă a economiei de piaţă, Ed.Universitaria.Craiova, 1995, p.6.2 ***Dicţionarul explicativ al limbii române, Ed.Academiei, Bucureşti, 1975.3 ***Le petit Larousse- Dictionaire enciclopedique, Paris,Larousse, 1975.4 The New Merriam-Webster Dictionary, Merriam-Webster Inc, Publishers, Springfield, Massachusetts, 1989.5 I. Bostan, Control Financiar, Edit. Economică. Bucureşti, 1999, p.6.6 P.Popeangă, G. Popeangă, Control financiar şi fiscal, Ed. C.E.C.C.A.R., Bucureşti, 2004, p.19.

3

gestionare a patrimoniului, cât şi, mai ales prin cea de remediere a unor abateri de la prevederile legale, cu efecte perturbatorii în activitatea acestora.

3. Controlul financiar serveşte intereselor entităţilor economice partenere de piaţă, cărora le oferă informaţii exacte asupra stării patrimoniului unităţii economice de ale cărei rezultate sunt interesate, prin mediatizarea aspectelor pozitive sau negative, după caz, ale acesteia.

1.2. Controlul –funcţie eficientă a managementului

Pornind de la conceptul formulat de părinţii managementului, respectiv Henry Fayol şi F.W.Taylor potrivit cărora conducere înseamnă prevedere (planificare), organizare, comandă, coordonare şi control, controlul are o sferă de acţiune practic nelimitată, fiind implicat în toate activităţile umane organizate.

Procesul de conducere nu poate fi privit ca “o trecere succesivă de la o funcţie la alta, urmând ca totul să se reia de la capăt. Aceste funcţii ale conducerii reprezintă un tot unitar, ele se condiţionează reciproc”7.

Controlul reprezintă atât funcţia finalizatoare a procesului de conducere, cât şi funcţia care furnizează elementele necesare pentru realizarea celorlalte atribute ale conducerii.

Pe baza informaţiilor furnizate de către control, conducerea are posibilitatea să cunoască realitatea.

Fără informaţiile furnizate de către control, conducerea nu-şi poate realiza în condiţii bune celelalte atribute ale sale (previziunea, organizarea, coordonarea, antrenarea).

Controlul este o funcţie a conducerii care asigură “cunoaşterea şi perfecţionarea modului de gestionare a patrimoniului şi de orientare, organizare şi desfăşurare a activităţii de producţie, distribuţie şi desfacere”8.

Prin control, conducerea îşi asigură informarea dinamică, reală şi preventivă. Mai concret, unii specialişti în domeniu spun că, mecanismele controlului se manifestă ca

atribut al managementului” atât la nivelul fiecărei unităţi patrimoniale (care este vital interesată să-şi îmbunătăţească performanţele economice şi financiare) cât şi la nivelul organelor administraţiei publice(care gestionează interesele statului şi ale colectivităţilor locale) şi chiar la nivelul întregii societăţi civile (incluzând în acest caz pe toţi protagoniştii vieţii economice şi sociale, care trebuiesc corect informaţi şi, prin aceasta, protejaţi unor riscuri potenţiale)”9.

În raport cu interesele agenţilor ecomomici şi ale statului, controlul îndeplineşte, cu grad diferenţiat, funcţia de cunoaştere-evaluare a realităţii ecomomico-financiare a rezultatelor activităţii societăţii.

Prin funcţia de control “se apreciază şi se stabilesc, în condiţii de realitate şi legalitate, abaterile, orientările în care îşi au izvorul factorii a căror acţiune tind spre rezultate negative, spre ineficienţă economică”10.

7 C.N.Juncan, Contabilitate, control financiar şi expertiză contabilă- o abordare corelată-, Ed. Alma Mater, Sibiu, 2003, p 3. 8 Şt. Crăciun, Audit financiar şi audit intern/Controlul financiar şi expertiza contabilă, Ed. Economică, Bucureşti, 2004, p.314.9 I.Florea, R.Florea, Controlul ecomomico-financiar, Ed. C. E.C.A.R. .Bucureşti, 2000, p.12.10 M.Boulescu,M.Ghiţă, Control financiar şi expertiză contabilă, Ed.Eficient., Bucureşti, 1996, p.16.

4

În acest context, ne raliem părerii exprimate de majoritatea specialiştilor asupra importanţei fundamentale pe care controlul, secondat sau nu de expertiza contabilă sau audit, îndeplineşte un rol social deosebit de activ, contribuind la apărarea şi consolidarea patrimoniului privat şi public, la instaurarea ordinii şi disciplinei în lumea afacerilor, la corecta informare reciprocă, la stimularea performanţelor economice şi a rentabilităţii agenţilor economici, indiferent de domeniul în care activează.

Funcţia de control, funcţie eficientă şi necesară a managementului poate fi definită ca “ ansamblul proceselor prin care performanţele firmei, subsistemelor şi componenţilor acesteia sunt măsurate şi comparate cu obiectivele şi standardele stabilite iniţial, în vederea eliminării deficienţelor constatate şi integrării abaterilor pozitive”11.

Această funcţie răspunde la întrebarea “cu ce rezultate s-a finalizat munca depusă”.Controlul închide deci ciclul procesului de management, premergând previzionarea de

noi obiective, efectuarea de reorganizări, etc..Din investigaţiile efectuate de-a lungul timpului a rezultat că procesele de control, în

calitate de funcţie a managementului, implică patru faze:1. măsurarea realizărilor;2. compararea realizărilor cu obiectivele şi standardele stabilite iniţial, evidenţiind

abaterile propuse;3. determinarea cauzelor care au generat abaterile constatate;4. efectuarea corecturilor care se impun, inclusiv acţionarea, pe măsura posibilităţilor,

asupra cauzelor ce au generat abaterile negative.Pentru a fi eficient este necesar ca procesul de control să fie continuu, nelimitându-se

la perioadele de încheiere a planului sau programului-an, trimestru, lună, etc.De asemenea, funcţia de control trebuie să aibă într-o măsură cât mai mare un caracter

preventiv, deci de preîntâmpinare a deficienţelor şi, dacă acestea s-au produs, corectiv. În firma modernă, controlul de tip constatativ a dispărut, fiind înlocuită cu un control axat pe “analiza relaţiilor cauză-efect, cu un control activ, concretizat în decizii şi acţiuni manageriale eficace”12.

Această funcţie încheie ciclul de management, conţinutul şi eficacitatea sa condiţionând sensibil calitatea de ansamblu a procesului de conducere şi, în special eficienţa muncii depuse de personal pe termen scurt, mediu şi lung.

În acest context, controlul este la nivel micro şi macroeconomic, o funcţie eficientă şi necesară a managementului armonizând interesele individuale cu cele ale colectivităţii şi ale societăţii într-un tot unitar.

Controlul financiar, “parte integrantă a managementului şi a gestiunii financiare, constituie în acelaşi timp expresia unei necesităţi obiective ca formă de cunoaştere, ceea ce îi conferă o sferă mult mai largă şi cu semnificaţii multiple care depăşesc interesul strict al firmei”13. Mai mult acelaşi control care se efectuează în cadrul firmei are o triplă semnificaţie fiind în acelaşi timp un control pentru sine (control interior), un control pentru alţii (control exterior) şi un control pentru stat (control public).

Indiferent pentru cine şi cu ce scop s-ar efectua controlul, el este în acelaşi timp un proces de cunoaştere a trecutului, de apreciere a prezentului şi de descifrare a viitorului în legătură cu activitatea firmei şi cu performanţele ei economice, financiare. Cu alte cuvinte

11 O.Nicolescu, I.Verboncu, Management, Ed.Eficient,Ediţia aIII-a revizuită, p.48.12 Idem.13 M.Boulescu, M. Ghiţă, Control financiar, Ed. Eficient, Bucureşti, 1997, p.22.

5

controlul contribuie la integrarea firmei în mecanismul economiei de piaţă printr-o activitate managerială complexă şi continuă.

Aşadar, ”controlul trebuie să capete noi valenţe înmănunchind cele trei caracteristici esenţiale: ştiinţă, conştiinţă şi independenţă. Prin el, astfel, se poate detensiona presiunea concurenţei, limitarea incertitudinii şi riscurilor, maximizarea profitului, zonele cele mai fierbinţi cu care se confruntă managerii firmelor în economia de piaţă”14.

11.3. Rolul, obiectul şi funcţiile controlului

Rolul controlului reiese din faptul că acesta serveşte interesul mai multor entităţi şi ajută conducerea entităţilor prin informaţiile furnizate să ia cele mai bune decizii privind îndeplinirea obiectivelor şi, mai apoi, pentru dezvoltarea viitoare. Totodată, activitatea de control oferă informaţii diferitelor organisme internaţionale despre modul în care se utilizează fondurile puse la dispoziţie pentru finanţarea unor activităţi economice şi sociale şi vine în sprijinul statului în realizarea politicii sale economice şi în realizarea politicii de integrare în Uniunea Europeană.

În cadrul economiei de piaţă controlul are o sferă de acţiune aproape nelimitată, fiind implicat, în toate activităţile economice. El se manifestă ca funcţie a managementului, contribuind logic la îmbinarea şi reglarea intereselor individuale şi sociale într-un ansamblu unitar.

Controlul financiar este o activitate de larg interes social, deosebit de utilă şi necesară pentru practica economică şi socială, care presupune nenumărate probleme teoretice, organizatorice şi metodologice.

De asemenea, rolul controlului financiar a crescut şi a căpătat valenţe prin reevaluarea obiectului său de activitate şi al răspunderilor ce-i revin. În condiţiile actualului proces de privatizare, determinat de sistemul nou de relaţii , ce se stabilesc între stat şi agenţii ecomomici, privind interdependenţa şi autonomia acestora, a aportului decisiv al agenţilor economici la deciziile cu caracter financiar, bugetar şi fiscal care le adoptă legislaţia specifică apărută în domeniu, rolul controlului dobândeşte noi dimensiuni.

Obiectul controlului financiar, “pe fond, se poate prezenta sistematic drept manifestarea concretă a calităţii acestuia de a reliefa, de a evidenţia, prin aplicarea diferitelor metode, tehnici şi procedee de control, abaterile, lipsurile şi deficienţele din activitatea economică şi socială, rezultate din compararea regulilor, normelor şi dispoziţiilor date cu rezultate efective ale proceselor activităţii economice şi sociale”15, pe de o parte, iar pe de altă parte, capacitatea controlului financiar de a determina şi de a propune măsuri pentru remedierea lor şi, bineînţeles, pentru a le preveni în activitatea viitoare.

Controlul financiar, ca cea mai importantă componentă a controlului economic, urmăreşte o multitudine de obiective, se întinde şi prezintă interes de la cea mai mică unitate producătoare de venit şi până la ansamblul economiei naţionale.

În calitate de funcţie a managementului, controlul îşi realizează obiectivele prin intermediul funcţiilor sale. Aceste funcţii sunt tratate în mod diferit în literatura de specialitate.

14 I,Bogdan, Strategii de control, Ed.Nemira, Bucureşti, 1995, p.14.15 Şt.Crăciun, op. citată, p.330.

6

Principalele funcţii ale controlului sunt16:a) Funcţia constatativă;b) Funcţia constructivă;c) Funcţia coercitivă.Aceste funcţii acţionează atât concomitent cât şi consecutiv, fiecare din aceste funcţii

poate avea o importanţă mai mare sau mai mică, după cum controlul este executat din interiorul unităţilor patrimoniale sau din afara acestora.

a)Funcţia constatativă oferă controlului posibilitatea să urmărească modul cum se îndeplinesc obiectivele stabilite, să cunoască realitatea şi pe această bază să analizeze abaterile pe cauze şi responsabilităţi şi să ia sau să propună, măsuri pentru prevenirea şi eliminarea lor.

b)Funcţia constructivă dă posibilitatea conducerii să prevadă evoluţia viitoare a fenomenului, să prevină fenomenele nedorite, să ia măsuri pentru perfecţionarea activităţilor controlate.

c)Funcţia coercitivă este acea funcţie a controlului care, pentru a putea contribui la eliminarea şi prevenirea neregulilor, trage la răspundere pe cei care nu îşi îndeplinesc corespunzător sarcinile faţă de entitatea în care lucrează, faţă de bugetul administraţiei de stat sau faţă de alte persoane fizice sau juridice.

După un studiu aprofundat al literaturii de specialitate, am ajuns la concluzia că, şi controlul financiar îşi realizează sarcinile prin intermediul funcţiilor sale, atât specifice, cât şi particulare.

Prin funcţiile sale, activitatea de control financiar depăşeşte calitatea de instrument de lucru, de scop în sine devenind un factor important de creştere a calităţii sistemului în care este utilizată, prin cele trei elemente ale acesteia: economicitatea, eficacitatea şi eficienţa operaţiunilor ce fac obiectul programelor proprii. Aşadar, controlul asigură realizarea unor funcţii specifice, care rezidă din însăşi conţinutul şi natura sa.

Dintre funcţiile specifice controlului financiar17 menţionăm:1)Funcţia de prevenire şi funcţia de perfecţionare;Aceste funcţii se materializează în preîntâmpinarea producerii unor deficienţe sau

pagube în desfăşurarea activităţilor economico-financiare ceea ce presupune perfecţionarea acestora. Acţiunea de prevenire a abaterilor este “mult mai benefică desfăşurării în regim de eficienţă a unei activităţi economice decât acţiunea de corecţie ulterioară, care implică mult mai multe costuri, atât materiale, cât şi de muncă”18. Prin prevenirea tendinţelor şi fenomenelor care necesită decizii de corecţii, se asigură perfecţionarea modului de gestionare a patrimoniului , de organizare şi de conducere a activităţii agentului economic.

Aceste funcţii au un caracter previzional care constă în faptul că abaterile semnalate în cursul acţiunilor de control ca şi cauzele care le-au determinat stau la baza fundamentării deciziilor pentru perioadele viitoare.

2)Funcţia de constatare a situaţiei şi funcţia de corectare;Aceste funcţii se realizează prin procedee şi tehnici specifice controlului financiar cu

ajutorul cărora se constată nereguli, deficienţe şi abateri şi se valorifică constatările prin corectarea şi aducerea la parametri de normalitate şi legalitate a situaţiilor constate. Ele au un profund caracter coercitiv pentru acei agenţi economici şi ineficienţi.

3)Funcţia de cunoaştere şi funcţia de evaluare;

16 I. Oprean, Control şi audit financiar- contabil, Ed. Intelcredo, Deva, 2002, p.8.17 M.Boulescu, M. Ghiţă, op. citată, p.25.18 P.Popeangă, G. Popeangă, op. citată, p.45.

7

Funcţia de cunoaştere presupune o analiză riguroasă în vederea sesizării operative a tuturor neregulilor şi a eventualelor tendinţe negative în activitatea agenţilor economici. Ea se completează cu funcţia de evaluare a controlului financiar, care în condiţii de realitate şi egalitate stabileşte, şi în limita posibilităţilor individualizează consecinţele patrimoniale, financiare, bugetare, fiscale şi sociale.

Prin funcţia de cunoaştere-evaluare se realizează cunoaşterea exactă, reală, continuă şi completă a fenomenelor, proceselor sau a activităţilor supuse controlului financiar, care se constituie, în acest fel, în principala sursă de informaţii necesare fundamentării, dispunerii şi urmăririi deciziilor.

4)Funcţia educativă şi funcţia stimulativăPrin realizarea celorlalte funcţii ale controlului, dar mai ales prin cea de corectare,

controlul “capătă o funcţie educaţională pentru perioadele viitoare, pe baza rezultatelor obţinute şi a valorificării acestora”19. În acelaşi timp, controlul acţionează ca forţă pozitivă ce stimulează eforturile agenţilor economici pentru depăşirea situaţiei critice şi obţinerea unor rezultate superioare în viitor.

5)Funcţia de reglare a sistemuluiFuncţia de reglare a activităţii agentului economic controlat este cea prin care se

realizează eliminarea factorilor perturbatori în scopul menţinerii echilibrului economic şi al asigurării funcţionalităţii activităţii acestuia la parametrii proiectaţi.

În acest demers, funcţia de reglare a sistemului, a situaţiei patrimoniale a agenţilor economici-firmei implică, atât eliminarea şi recuperarea operativă a deficienţelor, a pagubelor constatate, a disfuncţionalităţilor ce apar, cât şi generalizarea aspectelor pozitive din viaţa firmei.

În afara acestor funcţii, pe care le considerăm de bază, “literatura de specialitate”20 mai indică şi alte funcţii, dintre care se menţionează:

Funcţia de măsurare a abaterilor planificate anticipat; Funcţia de intervenţie în cadrul competenţelor stabilite, pentru remedierea sau

soluţionarea abaterilor constatate; Funcţia de diagnosticare a erorilor financiare pe baza ecarturilor simptomatice care

afectează sau ameninţă activitatea agentului economic; Funcţia de redresare a activităţii prin asigurarea coerenţei acţiunii de control în

raport cu obiectivele subiectului controlat; Funcţia de revizuire a obiectivelor viitoare pe baza diagnosticului financiar.Din cele menţionate, se poate conchide că pentru realizarea obiectivelor generale ale

unui sistem economic funcţiile controlului financiar trebuie să se perfecţioneze să se completeze şi să se intercondiţioneze în permanenţă, pe măsura dezvoltării activităţii economice.

În practică, specialiştii în domeniu, recomandă “să se pună un accent mai însemnat pe funcţia de prevenire cu caracterul ei previzional şi mai puţin pe cele cu caracter coercitiv, deoarece acestea contribuie la realizarea unor însemnate economii”21.

1.4. Formele controlului

19 M.Boulescu, M. Ghiţă, op. citată, p.26.20 P.Popeangă, G. Popeangă, op. citată, p.44.21 M.Ghiţă, op citată, p15.

8

Pentru realizarea funcţiei sale de reglare a situaţiei patrimoniale a agenţilor economici, pe ansamblu, în diversitatea structurală şi în dinamică, controlul, ca atribut al managementului, ca sistem, se manifestă prin forme diferite, corelative cu conţinutul acestuia care reflectă realitatea atât sub aspectul general şi esenţial, cât şi sub cel concret şi particular.

Formele de control se deosebesc între ele prin ceea ce reflectă cu precădere din ansamblul activităţii economice-sociale, prin conţinutul şi rolul sau funcţia lor socială specifică, şi anume aceea de reflectare şi influenţare pozitivă a dezvoltării activităţilor entităţilor, a protejării patrimoniului, a creşterii profitului.

În literatura de specialitate există o întreagă tipologie a controlului22, dar din punct de vedere al exercitării acestuia, conform legislaţiei în vigoare, avem:

A)Control intern;B)Control extern;

A)Control intern

Controlul intern este acel control care cuprinde ansamblul controalelor din interiorul entităţii.

Controlul intern se defineşte ca fiind ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace.

Controlul intern nu este numai ierarhic şi nu este represiv, este o manieră de abordare a procesului de administrare care asigură o mai bună stăpânire a întreprinderii, este o metodă de conducere şi gestiune, o îmbinare de mijloace şi procedee şi nu un serviciu sau un compartiment, deşi în unele unităţi se organizează compartimente distincte care au atribuţiuni exclusiv pe linia controlului intern.

Controlul intern este caracterizat cu ajutorul obiectivelor generale, dintre care enumerăm:

- realizarea, la un nivel corespunzător de calitate, a atribuţiilor instituţiilor publice, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă;

- protejarea fondurilor publice împotriva pierderilor datorate erorii, risipei, abuzului sau fraudei;

- respectarea legii, a reglementărilor şi deciziilor conducerii;- dezvoltarea şi întreţinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare şi

difuzare a datelor şi informaţiilor financiare şi de conducere, precum şi a unor sisteme şi proceduri de informare publică adecvată prin rapoarte periodice.

Definirea conceptului de control intern, problemă care încă mai comportă controverse, s-a internaţionalizat şi tinde să accepte acelaşi sens al termenului din engleză “control intern”. Care înseamnă în primul rând “ a deţine controlul” şi apoi “a verifica” şi nu sensul termenului din francez care înseamnă “a verifica” şi apoi “a inspecta”.

În cadrul modelului COSO controlul intern se defineşte ca fiind un proces efectuat de consiliul de administraţie, conducere şi întregul personal al entităţii, menit să furnizeze o asigurare rezonabilă cu privire la îndeplinirea obiectivelor organizaţiei, având în vedere:

- eficacitatea şi eficienţa operaţiilor;

22 M.Ghiţă-op. Citată, p.53-64.

9

- realitatea rapoartelor financiare;- conformarea cu legile şi regulamentele aplicabile.Elementele caracteristice pe care la desprindem din definiţia controlului intern sunt

următoarele:- controlul intern este un proces, un mijloc pentru a atinge un scop şi nu un scop în

sine;- controlul intern este efectuat de toată lumea;- controlul intern implică relativitate în organizare;- controlul intern dă managerului asigurări rezonabile şi nu absolute privind

îndeplinirea obiectivelor organizaţiei;- controlul intern se referă la toate categoriile de entităţi şi activităţi şi nu numai la

organizaţii sau întreprinderi;- controlul intern priveşte spre îndeplinirea obiectivelor care stau în faţa entităţii.COSO a elaborat un model al controlului intern de evaluare a riscurilor.Acest model este reprezentat în mod simbolic printr-o piramidă, şi conţine cinci

elemente esenţiale, Figura 1- Modelul COSO:

mediul de control; evaluarea riscurilor; activităţile de control; informaţii şi comunicare; monitorizare.Mediul de control reprezintă atitudinea generală, integritatea, valorile etice şi

comportamentele angajaţilor, filozofia şi stilul de operare al managementului, modul de atribuire al autorităţii şi responsabilităţii şi sistemul de organizare şi dezvoltare al angajaţilor Consiliului de administraţie.

Mediul de control este unul din elementele importante de care au nevoie întreprinderile pentru a-şi organiza un sistem de control intern eficient. Astfel, auditorii se pot confrunta cu:

10

un mediu de control favorabil care presupune existenţa unui climat unde valorile de etică sunt privilegiate, care utilizează, acceptă şi apreciază controlul.

un mediu de control adecvat este un mediu unde se respectă legile, regulile, procedurile, terţii-parteneri de afaceri, salariaţii, contractele încheiate şi astfel activităţiile entităţii sunt stăpânite.

un mediu de control deteriorat este un mediu unde nu există proceduri formalizate, se evită controalele, există încălcări ale normelor de conduită şi regulamentelor de funcţionare sau chiar de nerespectarea cadrului legislativ ceea ce prejudiciază controlul intern.

În aceste condiţii, auditorii trebuie să pornească de la stabilirea unei politici organizaţionale clare, respectiv definirea delegărilor de competenţă, adaptarea permanentă a competenţelor salariaţilor la cerinţele posturilor, stabilirea de obiective realiste şi realizabile şi asigurarea unei gestionări eficiente a resurselor umane şi chiar o finanţare transparentă şi la vedere pentru toată lumea.

Mediul de control contribuie la îmbunătăţirea procedurilor de control specifice, însă nu poate prin el însuţi, chiar dacă este un mediu de control solid, să asigure eficacitatea sistemului de control intern.

Din punct de vedere structural cei mai importanţi factori care influenţează în mod decisiv mediul de control sunt:

1. funcţionarea structurilor de conducere;2. politica managerială şi stilul de operare al acesteia;3. structura organizatorică a entităţilor;4. modul de stabilire a autorităţii şi a responsabilităţilor;5. sistemul de control managerial, care include şi funcţia de audit intern;6. politicile şi procedurile de personal;7. modul de segregare al sarcinilor.Mediul de control favorizează şi sensibilizează controlul intern, iar funcţia de audit

intern va fi cu atât mai eficace şi mai performantă. În acest context, putem vorbi de o cultură a controlului intern care atrage după sine o cultură a auditului. Acest mediu favorizează comunicarea, facilitează cooperarea în muncă, permite un câştig reciproc şi duce la propuneri constructive, în care fiecare se recunoaşte, şi astfel sunt implementate rapid şi eficient.

Evaluarea riscurilorOrice entitate este supusă riscurilor care pot fi riscuri proprii funcţionării organizaţiei

însăţi, riscuri specifice fiecărei activităţi, dar şi riscuri externe. Unele riscuri sunt acceptabile şi inerente fiecărei activităţi, însă există şi riscuri neacceptabile.

Un element fundamental al controlului intern al unei entităţi îl reprezintă existenţa unui sistem de analiză şi evaluare a riscurilor din cadrul acesteia.

Evaluarea riscurilor presupune definirea obiectivelor şi condiţiilor pe care trebuie să le avem în vedere în special pentru gestionarea schimbării, ţinând cont de faptul că oamenii se schimbă, procedurile se schimbă, organizarea şi politicile se schimbă, deci şi riscurile se schimbă şi în consecinţă controlul intern este condamnat la o permanentă adaptare la noile condiţii.

Modul de gestionare al schimbării este o preocupare constantă şi a auditului intern care evaluează fiabilitatea sistemelor de control intern şi actualizează în permanenţă geografia riscurilor entităţii, care poate fi un punct de plecare al oricărei analize ulterioare.

Activităţile de control sunt elemente specifice (politici, proceduri ş.a.) care vor permite administrarea funcţiei/activităţii/subactivităţii/operaţiei în conformitate cu obiectivele generale ale controlului intern.

11

Activităţile de control pot fi grupate, spre exemplu, în: activităţi de control proprii entităţii pentru evitarea riscurilor generale; activităţi de control proprii fiecărei funcţii, foarte numeroase şi specifice; activităţi de control general valabil şi unanim recunoscute în special din domenii

conexe.În consecinţă, putem afirma că, nu există un control intern/sistem de control intern în

cadrul unei entităţi dacă nu există la fiecare nivel ierarhic sau subfuncţie/operaţie, activităţi de control în vederea evitării riscurilor de la acele nivele.

Informaţii şi comunicareInformaţiile relevante sunt informaţiile pertinente, cheie, care de regulă ne parvin la

timp şi într-o formă convenabilă. Acestea trebuie identificate, colectate şi comunicate într-o formă şi într-un calendar de timp care să dea oamenilor posibilitatea să îşi îndeplinească responsabilităţile. Informaţia necesară trebuie înlăturată, iar informaţia critică trebuie analizată.

Comunicarea efectivă trebuie să aibă loc într-un sens mai larg şi să implice toate activităţile şi toate structurile organizaţiei.

Controlul intern are relaţii cu cei controlaţi prin intermediul informaţiilor şi comunicaţiilor, completate de referinţe privind mediul extern. Toate acestea ajung la vârf şi managementul le monitorizează şi dă dispoziţii pentru realizarea lor.

În consecinţă, un control intern bun trebuie să privească la lumea înconjurătoare, să aibă semnale de jos şi din afară, să-şi cunoască obiectivele care trebuie actualizate periodic şi apoi să se organizeze pentru a stăpâni riscurile. Riscurile majore sunt monitorizate de managerul general, dar cad şi în responsabilitatea grupului care trebuie să la gestioneze prin delegare formală, ceea ce presupune specificarea activităţilor care revin managementului de linie şi mijloacele prin care acesta înţelege/crede că şi le va îndeplini.

MonitorizareaMonitorizarea este un proces care evaluează calitatea performanţei sistemului în timp şi

este realizată prin activităţi de supervizare continuă, evaluări separate sau prin combinarea celor două.

Monitorizarea continuă se realizează în cursul efectuării operaţiunilor şi include managementul şi activităţi de supraveghere şi alte acţiuni pe care le întreprinde personalul pentru a-şi îndeplini propriile sarcini.

Aria şi frecvenţa evaluărilor separate vor depinde de evaluarea riscurilor şi de eficacitatea activităţilor de monitorizare continuă.

Deficienţele constatate în sistemul de control intern trebuie raportate superiorilor ierarhici iar problemele importante trebuie raportate directorului şi nu consiliului de administraţie.

Componentele Modelului COSO, prezentate mai sus, creează o sinergie care formează un sistem integrat ce reacţionează în mod dinamic la condiţiile schimbătoare ale mediului extern.

Conducătorul entităţii stabileşte pentru fiecare grup de activităţi formele de control intern menite să limiteze sau să elimine riscurile astfel:

1. Autocontrolul, care presupune verificare propriei activităţi, cu scopul de a putea stabili dacă obiectivele propuse au fost realizate, dacă activitatea desfăşurată este la nivelul cerinţelor.

2. Controlul mutual, care este exercitat de fiecare post de lucru asupra modului de efectuare a prelucrărilor în cadrul postului de lucru anterior pentru a putea adăuga propriile prelucrări şi de a pregăti controlul pe care îl va efectua postul de lucru următor.

12

3. Controlul ierarhic, care este exercitat pe fiecare nivel de responsabilitate.4. Controlul partenerial, care se realizează prin delegarea anumitor competenţe între

diferitele paliere de responsabilitate.Pe lângă aceste forme de control intern, conducătorul mai stabileşte şi alte forme de

control, dar care presupun costuri suplimentare, având reguli procedurale diferite, fiind chiar structuri de sine stătătoare, cum ar fi :

Controale de calitate; Control financiar preventiv; Control de gestiune(patrimonial); Control financiar-contabil; Control administrativ; Inspecţii ,etc.Alături de aceste forme, putem evidenţia importanţa auditului intern, care are rolul de a

evalua şi de a da asigurare fundamentală şi obiectivă managementului asupra gradului de funcţionalitate, atât pe ansamblul sistemului de control intern, cât şi pe fiecare formă concretă de manifestare a acestuia, conform cadrului metodologic şi procedural şi a practicii recunoscute în domeniu.

Dintre toate formele controlului intern evidenţiate mai sus, prin lucrarea de faţă aş dori să caracterizez şi să dezvolt conceptul de control financiar preventiv, şi, mai ales, controlul financiar preventiv propriu.

Controlul financiar preventiv se defineşte ca fiind activitatea prin care se verifică legalitatea şi regularitatea operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, înainte de aprobarea acestora23.

Controlul financiar preventiv este o formă a controlului financiar ale cărui trăsături caracteristici sunt următoarele:

Să se exercite înainte de efectuarea operaţiunii sau activităţii supuse verificării sau înainte de transmiterea unui document în procesul economic;

Are drept scop identificarea şi eliminarea operaţiunilor care ar putea determina perturbaţii în activitatea unităţii economice;

Contribuie la realizarea unui management eficient al activităţii desfăşurate de unităţile economice;

Se organizează în cadrul compartimentului financiar-contabil al unităţii economice.Trebuie menţionat faptul că, activitatea de control financiar preventiv “se exercită

asupra operaţiilor expres menţionate în lege, operaţii economice şi financiare prevăzute în documentele întocmite şi semnate de conducătorii compartimentelor de specialitate, prezentate la control înainte de efectuarea propriu - zisă a operaţiilor în cauză”24.

Obiectul controlului financiar preventiv25 îl fac proiectele de operaţiuni care vizează, în principal:

- angajamente legale şi angajamente bugetare;- deschiderea şi repartizarea de credite bugetare;

23 Ordonanţa nr. 119 din 31 august a Guvernului României, privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, publicată în Monitorul Oficial nr. 430 din 31 august 1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, art.1, alin. c).24 Şt.Crăciun, op.citată, p.336.25 Ordonanţa nr. 119 din 31 august a Guvernului României, privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, publicată în Monitorul Oficial nr. 430 din 31 august 1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

13

- modificarea repartizării pe trimestre şi pe subdiviziuni ale clasificaţiei bugetare a creditelor aprobate, inclusiv prin virări de credite;

- ordonanţarea cheltuielilor;- efectuarea de încasări în numerar;- constituirea veniturilor publice, în privinţa autorizării şi a stabilirii titlurilor de

încasare;- reducerea, eşalonarea sau anularea titlurilor de încasare;- concesionarea sau închirierea de bunuri aparţinând domeniului public al statului sau

al unităţilor administrativ - teritoriale;- constituirea resurselor proprii ale bugetului Uniunii Europene, reprezentând

contribuţia viitoare a României la acest organism;- recuperarea sumelor avansate şi care ulterior au devenit necuvenite;- vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri aparţinând domeniului

privat al statului sau al unităţilor administrativ-teritoriale;- alte categorii de operaţiuni stabilite legal.Controlul financiar preventiv este reglementat şi coordonat, pentru toate entităţile

publice, de Ministerul Finanţelor Publice.Controlul financiar preventiv se organizează şi exercită în următoarele forme26:a) controlul financiar preventiv propriu , la toate entităţile publice şi asupra tuturor

operaţiunilor cu impact financiar asupra fondurilor publice şi patrimoniului public;b) controlul financiar preventiv delegat , la ordonatorii principali de credite ai

bugetului de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, precum şi ai bugetului oricărui fond special, la Fondul naţional şi la agenţiile de implementare a fondurilor comunitare, precum şi la alte entităţi publice cu risc ridicat, prin controlori delegaţi ai Ministerului Finanţelor Publice.

Controlul financiar preventiv propriu - componentă a controlului intern- este, de regulă, un control al conformităţii putând formula avize cu caracter consultativ referitoare la performanţa operaţiunilor verificate.

Organizarea controlului financiar intern se realizează cu caracter preventiv sau postoperativ, diferenţiat, în funcţie de tipul unităţii economice, de obiectivele şi sfera de activitate ale acesteia, astfel:

La nivelul instituţiilor publice şi al altor unităţi asimilare acestora, activitatea de control financiar propriu se organizează în formele:

control financiar preventiv propriu; audit financiar intern.La nivelul societăţilor comerciale, activitatea de control financiar intern se organizează

în formele: control financiar preventiv; control financiar de gestiune

B)Control extern

Controlul extern a evoluat şi s-a structurat continuu, în prezent concretizându-se în următoarele forme:

1. Controlul financiar delegat, exercitat de Ministerul Finanţelor Publice, prin controlori delegaţi, la ordonatorii principali de credite ai bugetului de stat;

26 Idem.

14

2. Controlul fiscal, exercitat de Ministerul Finanţelor Publice, prin inspectori din cadrul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală;

3.Controlul operativ şi inopinat al Gărzii financiare din cadrul Ministerului Finanţelor Publice;

4. Controlul financiar şi inspecţii, realizate prin structurile din subordinea Autorităţii Naţionale de Control;

5. Controlul financiar exercitat de Curtea de Conturi a României pentru urmărirea modului de formare, de administrare şi de întrebuinţare a resurselor financiare ale statului şi sectorului public;

6. Expertize contabile realizate de Corpul Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România - CECCAR, prin lucrările de strictă specialitate, la solicitarea instanţelor sau persoanelor fizice şi juridice.

CAPITOLUL IICONTROLUL FINANCIAR PROPRIU EFECTUAT ÎN CADRUL

INSTITUŢIILOR PUBLICE

15

2.1. Organizarea controlului financiar preventiv propriu

Activitatea de control financiar preventiv propriu se organizează în cadrul tuturor instituţiilor publice, conform prevederilor legale proprii27, pe baza următoarelor principii:

- coordonarea şi reglementarea controlului financiar preventiv propriu se face, pentru toate entităţile publice, de către Ministerul Finanţelor Publice;

- organizarea şi exercitarea controlului financiar preventiv propriu se efectuează: la toate entităţile publice şi asupra tuturor operaţiunilor privind finanţele publice şi

patrimoniului public; de către structuri competente, în mod unitar, conform prevederilor legale de

reglementare;- organizarea controlului financiar preventiv se face astfel încât “să asigure integrarea

acestei activităţi, în mod treptat, în sfera răspunderii manageriale”28. Aşadar, conducătorii entităţilor publice au obligaţia legală :- să organizeze controlul financiar preventiv propriu şi evidenţa angajamentelor în

cadrul compartimentului contabil de specialitate financiar-contabilă. În raport cu natura operaţiunilor, conducătorul entităţii publice poate decide extinderea acestuia şi la nivelul altor compartimente de specialitate în care se iniţiază, prin acte juridice, sau se constată obligaţii de plată sau alte obligaţii de natură patrimonială;

- să stabilească proiectele de operaţiuni supuse controlului financiar preventiv, documentele justificative şi circuitul acestora, cu respectarea dispoziţiilor legale , în funcţie de natura şi complexitatea operaţiunilor cuprinse în cadrul general şi/sau specific al operaţiunilor supuse controlului preventiv.

- să desemneze persoanele din cadrul compartimentelor de specialitate care să exercite, prin viză, controlul financiar preventiv. Actul de numire cuprinde şi limitele de competenţă în exercitarea controlului financiar preventiv propriu(Anexa nr.1). Persoanele desemnate să efectueze această activitate sunt altele decât cele care iniţiază operaţiunea supusă vizei.

2.2. Exercitarea controlului financiar preventiv propriu

Controlul financiar preventiv propriu se exercită prin viză.Se supun controlului financiar preventiv propriu proiectele de operaţiuni însoţite de

documentele justificative, în vederea stabilirii cerinţelor de legalitate şi încadrarea în limitele angajamentelor bugetare aprobate, necesare acordării sau nu a vizei.

27 Ordonanţa nr. 119 din 31 august a Guvernului României, privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, publicată în Monitorul Oficial nr. 430 din 31 august 1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.28 P.Popeangă, G. Popeangă, op. citată, p.93.

16

Exercitarea controlului financiar propriu se realizează în “cadrul programului de management general al unităţilor economice patrimoniale, în scopul eliminării sau limitării pe cât posibil a introducerii în activitatea economică a unor date şi informaţii eronate cu efect perturbator”29.

Principalele activităţi asupra cărora se exercită controlul financiar preventiv în vederea acordării vizei pot fi:

aprovizionarea cu mărfuri, ambalaje, materii prime şi materiale, piese de schimb, obiecte de inventar;

efectuarea de lucrări şi prestări de servicii pe bază de contracte sau note de comandă încheiate cu parteneri interni şi externi;

plăţile şi încasările în lei şi/sau valută efectuate prin casieria unităţii sau prin bancă; trecerea pe cheltuieli, fonduri sau rezultate a unor sume care duc la diminuarea

profitului sau capitalului social; gajarea, închiderea şi concesionarea bunurilor unităţilor sau ale subunităţilor acestora; predarea gestiunilor în locaţie gestionară; evaluarea mijloacelor fixe propuse spre vânzare; vânzarea prin licitaţie a activelor; solicitările de credite pentru finanţarea activităţii curente sau pentru investiţii; vânzarea prin virament.

2.2.1. Viza de control financiar preventiv propriu

Controlul financiar preventiv se exercită, prin viză30, de către persoane din cadrul compartimentelor de specialitate desemnate în acest sens de către conducătorul entităţii publice.

Se supun aprobării ordonatorului de credite numai proiectele de operaţiuni care respectă întru totul cerinţele de legalitate, regularitate şi încadrarea în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi de angajament.

În vederea acordării vizei, personalul cu sarcini de control financiar preventiv analizează atât documentele anexate proiectelor de operaţiuni, cât şi alte documente şi informaţii pe care le apreciază ca necesare şi consultă la nevoie personalul tehnic care a participat la întocmirea documentelor la care se referă operaţiunile economice ce fac obiectul analizei.

Viza de control financiar preventiv propriu se exercită prin semnătura persoanei desemnate şi prin aplicarea de către aceasta a sigiliului personal, care va cuprinde următoarele informaţii: denumirea entităţii publice, menţiunea “vizat pentru control financiar preventiv”, numărul sigiliului( cel de identificare a titularului acestuia), elementele de identificare a datei acordării vizei (an, lună, zi).

Documentele prezentate la viza de control financiar preventiv se înscriu în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv(Anexa nr. 2).

29 P.Popeangă, G. Popeangă, op. citată,p 285.30 Ordonanţa nr. 119 din 31 august a Guvernului României, privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, publicată în Monitorul Oficial nr. 430 din 31 august 1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

17

Termenul pentru pronunţare(acordarea/refuzul vizei) se stabileşte prin decizie internă, de conducătorul entităţii publice în funcţie de natura şi complexitatea operaţiunilor înscrise în Cadrul general şi/sau specific al operaţiunilor supuse controlului preventiv.

2.2.2. Procedura de control

Documentele care privesc operaţiuni asupra cărora este obligatorie exercitarea controlului financiar preventiv se transmit persoanelor desemnate cu exercitarea acestuia de către compartimentele de specialitate care iniţiază operaţiunea.

Documentele privind operaţiunile prin care se afectează fondurile publice şi/sau patrimoniul public vor fi însoţite de avizele compartimentelor de specialitate, de note de fundamentare, de acte şi/sau documente justificative şi, după caz, de o "Propunere de angajare a unei cheltuieli" şi/sau de un "Angajament individual/global"( Anexa 3 şi 4).

Persoanele desemnate pentru exercitarea controlului financiar preventiv parcurg lista de control( check-list31) specifică operaţiunii, primită la viză. Parcurgerea listei primite la viză este obligatorie, dar nu şi limitativă şi pot extinde controlul ori de câte ori este necesar.

Aceste persoane procedează la controlul formal al documentelor. Dacă prin parcurgerea listei de control cel puţin unul dintre elementele controlului nu este îndeplinit, operaţiunea nu poate fi autorizată. Sunt elemente ale controlului formal: completarea documentelor în concordanţă cu conţinutul acestora, existenţa semnăturilor persoanelor autorizate din cadrul compartimentelor de specialitate, existenţa actelor justificative specifice operaţiunii prezentate la viză. Pentru simplificarea şi accelerarea circuitului administrativ, în astfel de situaţii nu se face consemnarea refuzului de viză, procedându-se la restituirea documentelor către compartimentul care a iniţiat operaţiunea, indicându-se în scris motivele restituirii.

După efectuarea controlului formal, persoanele desemnate să exercite controlul financiar preventiv înregistrează documentele în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv şi efectuează verificarea operaţiunii din punct de vedere al legalităţii, regularităţii şi, după caz, al încadrării în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament. Dacă necesităţile o impun, în vederea exercitării unui control preventiv cât mai complet, se pot solicita şi alte acte justificative, precum şi avizul compartimentului de specialitate juridică. Întârzierea sau refuzul furnizării actelor justificative ori avizelor solicitate va fi comunicat conducătorului entităţii publice, pentru a dispune măsurile legale.

Dacă în urma verificării de fond operaţiunea îndeplineşte condiţiile de legalitate, regularitate şi, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, se acordă viza prin aplicarea sigiliului şi a semnăturii pe exemplarul documentului care se arhivează la entitatea publică. Prin acordarea vizei se certifică implicit şi îndeplinirea condiţiilor menţionate în listele de control.

Documentele vizate şi actele justificative ce le-au însoţit sunt restituite, sub semnătură, compartimentului de specialitate emitent, în vederea continuării circuitului acestora, consemnându-se acest fapt în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.

31 Ordinul nr. 912 din 15 iunie 2004 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003, cu modificările ulterioare, publicat în Monitorul Oficial nr. 627 din 9 iulie 2004.

18

Acordarea vizei de control financiar preventiv nu exonerează de răspundere persoanele care au întocmit, semnat şi aprobat documentele dacă ulterior se constată că toate sau numai anumite operaţiuni efectuate în baza acestora nu sunt legale, necesare, oportune şi eficiente.

Persoanele desemnate pentru exercitarea controlului financiar preventiv nu trebuie să fie implicate, prin sarcinile de serviciu, în efectuarea operaţiunii supuse controlului financiar preventiv.

2.2.3. Refuzul de viză

Dacă în urma verificării se constată că cel puţin un element de fond cuprins în lista de control nu este îndeplinit şi în esenţă, operaţiunile nu întrunesc condiţiile de legalitate, regularitate şi, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv vor refuza motivat, în scris, acordarea vizei de control financiar preventiv (Anexa nr.5), consemnând acest fapt în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.

Refuzul de viză32, însoţit de actele justificative semnificative, va fi adus la cunoştinţa conducătorului entităţii publice, iar celelalte documente se vor restitui, sub semnătură, compartimentelor de specialitate care au iniţiat operaţiunea.

Operaţiunile refuzate la viză se pot efectua pe propria răspundere a conducătorului entităţii publice numai dacă prin acestea nu se depăşeşte creditul bugetar şi/sau de angajament.

Efectuarea pe propria răspundere a operaţiunii refuzate la viza de control financiar preventiv se face printr-un act de decizie internă emis de conducătorul entităţii publice. O copie de pe actul de decizie internă va fi transmisă persoanei care a refuzat viza, compartimentului de audit public intern al entităţii publice, precum şi, după caz, controlorului delegat.

Persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv vor informa Curtea de Conturi, Ministerul Finanţelor Publice şi, după caz, organul ierarhic superior al entităţii publice asupra operaţiunilor refuzate la viză şi efectuate pe propria răspundere.

Informarea organului ierarhic superior se va face de îndată ce efectuarea operaţiunii a fost dispusă, prin transmiterea unei copii de pe actul de decizie internă şi de pe motivaţia refuzului de viză. Conducătorul organului ierarhic superior are obligaţia de a lua măsurile legale pentru restabilirea situaţiei de drept.

Dacă prin operaţiunea refuzată la viză, dar efectuată pe propria răspundere de către conducătorul entităţii publice, se prejudiciază patrimonial entitatea şi dacă conducătorul organului ierarhic superior (după caz) nu a dispus măsurile legale, atunci vor fi sesizate inspecţia centrală şi/sau inspecţiile teritoriale ale Ministerului Finanţelor Publice.

Informarea Curţii de Conturi se va face cu ocazia efectuării controalelor de descărcare de gestiune sau a altor controale ce intră în competenţa sa.

32 Ordinul .Ministrului Finantelor Publice 522 din 2003 , privind aprobarea Normelor metodologice generalere referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, publicat în Monitorul Oficial nr.320 din 13 mai 2003 cu modificările ulterioare.

19

2.3. Codul specific de norme profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu

Pot fi numite, în vederea exercitării controlului financiar preventiv propriu, persoanele care sunt angajate ale entităţii publice sau, după caz, au capacitatea legală de a încheia un contract pentru îndeplinirea acestei atribuţii şi care îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii 33:

a) au numai cetăţenia română si domiciliul în România;b) cunosc limba româna scris şi vorbit;c) au capacitate deplină de exerciţiu;d) au o stare de sănătate corespunzătoare, atestată pe baza de examen medical de

specialitate;e) au studii superioare economice sau juridice. Prin excepţie, când nu există persoane

cu pregătire superioară, care să îndeplinească prezentele condiţii, pot fi numite pentru exercitarea controlului financiar preventiv propriu şi persoane cu studii medii de specialitate economică;

f) au o vechime efectivă în domeniul finanţelor publice de minimum 3 ani, în cazul instituţiilor publice şi de minimum 3 ani în domeniul financiar-contabil, în cazul celorlalte entităţi publice;

g) nu au fost condamnate pentru săvârşirea unei infracţiuni care le-ar face incompatibile cu exercitarea acestei activităţi;

h) prezintă minimum două scrisori de recomandare.Persoanele care exercită controlul financiar preventiv propriu sunt, de regulă, numite

din cadrul compartimentului financiar-contabil, putând însă face parte şi din alte compartimente de specialitate; persoanele respective trebuie să fie altele decât cele care iniţiază, aprobă şi efectuează operaţiunea supusă vizei.

Persoanele desemnate cu exercitarea activităţii de control financiar preventiv propriu trebuie “să aibă competenţele profesionale solicitate de această activitate şi să respecte codul specific de norme profesionale, elaborat de Ministerul Finanţelor Publice, care cuprinde printre altele condiţiile şi criteriile unitare pe care entităţile publice trebuie să le respecte în cazul numirii, suspendării, destituirii sau schimbării persoanelor care desfăşoară această activitate”34.

Principiile care stau la baza exercitării activităţii de control financiar preventiv propriu35 sunt următoarele:

a) Competenţa profesională Persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu trebuie să

cunoască şi să aplice cu consecvenţă şi fermitate prevederile legale în domeniu, asigurând legalitatea şi regularitatea proiectelor de operaţiuni ce fac obiectul vizei, precum şi încadrarea acestora în limitele creditelor bugetare sau ale creditelor de angajament. În acest scop, aceasta

33 Anexa nr.8 la Ordinul ministrului Finanţelor Publice nr.5223 din 16 aprilie 2003, M. Of. Nr.320/13.05.200334 M. Boulescu, C. Bârnea, O. Ispir, op.citată, p. 49.35 Anexa nr.8 la Ordinul .Ministrului Finantelor Publice 522 din 2003 , privind aprobarea Normelor metotologice generalere referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, publicat în Monitorul Oficial nr.320 din 13 mau 2003 cu modificările ulterioare.

20

are obligaţia să cunoască în permanenţă toate reglementările legale specifice domeniului în care îşi exercită atribuţiile de acordare a vizei de control financiar preventiv propriu.

b) Independenţa decizională în condiţiile separării atribuţiilor Persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu este independentă

în luarea deciziilor şi nu i se poate impune în nici un fel acordarea sau refuzul vizei de control financiar preventiv propriu. Pentru actele sale, întreprinse cu bună credinţă, în exerciţiul atribuţiilor sale şi în limita acestora, cu respectarea prevederilor legale, persoana respectivă nu poate fi sancţionată sau schimbată din această activitate. Conducerea entităţii publice în care se exercită activitatea de control financiar preventiv propriu este obligată să ia măsurile necesare pentru separarea atribuţiilor de aprobare, efectuare şi control a operaţiunilor, astfel încât acestea să fie încredinţate unor persoane diferite.

c) Obiectivitate În exercitarea activităţii de control financiar preventiv propriu şi, mai ales, în luarea

deciziei de a acorda sau respinge viza, persoana desemnată trebuie să verifice sistematic şi temeinic proiectele de operaţiuni, să nu cedeze unor prejudecăţi, presiuni sau influenţe ce i-ar putea afecta aprecierea corectă a acestora, să dea dovadă de imparţialitate, să aibă o atitudine neutră, lipsită de subiectivism.

d) Conduită morală Persoana desemnată cu exercitarea activităţii de control financiar preventiv propriu

trebuie să fie de o probitate morală recunoscută, să aibă o conduită corectă, să dea dovadă de comportare profesională ireproşabilă, la nivelul celor mai înalte standarde. Aceasta trebuie să aibă o comportare demnă în societate, să-şi desfăşoare activitatea astfel încât să aibă o bună reputaţie.

e) Confidenţialitate Persoana desemnată să exercite activitatea de control financiar preventiv propriu este

obligată să păstreze secretul de stat, secretul de serviciu, după caz, în legatură cu conţinutul proiectelor de operaţiuni ce fac obiectul vizei, să nu divulge în nici un fel informaţiile unei terţe persoane, cu excepţia cazurilor în care este autorizată în mod expres de către cei în drept, sau în situaţia în care furnizarea informaţiei reprezintă o obligaţie legală sau profesională.

f) Incompatibilitate Nu pot fi desemnate să exercite activitatea de control financiar preventiv propriu

persoanele aflate în curs de urmărire penală, de judecată, sau care au fost condamnate, pentru fapte privitoare la abuz în serviciu, fals, uz de fals, înşelăciune, dare sau luare de mită şi alte infracţiuni prin care au produs daune patrimoniului persoanelor fizice sau juridice.

Dacă în cazul urmăririi penale, al judecăţii sau după condamnare a intervenit amnistia, persoana în cauză nu poate să fie desemnată pentru exercitarea activităţii de control financiar preventiv propriu timp de doi ani de la data aplicării amnistiei. Persoana căreia i s-a suspendat condiţionat executarea pedepsei nu poate să exercite această activitate în cursul termenului de încercare şi pe parcursul a doi ani de la expirarea acestui termen.

Nu pot fi desemnate pentru exercitarea controlului financiar preventiv propriu persoanele care sunt soţi sau rude de gradul I cu conducătorul entităţii publice pe lângă care urmează să exercite această activitate, cât şi acele persoane care pot să se afle într-o situaţie de conflict, de interese în legătura cu operaţiunile care îi sunt supuse spre avizare. Persoana desemnată să exercite activitatea de control financiar preventiv propriu nu poate fi implicată, prin sarcinile de serviciu, în aprobarea, efectuarea şi înregistrarea operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu.

21

Persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu trebuie să-şi îmbunătăţească cunoştinţele şi practica profesională printr-o pregătire continuă.

Conducerea entităţii publice va asigura condiţiile necesare pregătirii profesionale.

Capitolul IIIStudiu de caz privind exercitarea controlului financiar

La UM 0XXXX Pitesti

22

3.1. Particularităţi privind organizarea şi exercitarea controlului financiar la nivelul Ministerului Apărării Naţionale

Asemeni necesităţii unei democratizări a întregului sistem al controlului financiar, şi cunoaşterea mediului economic şi financiar în care evoluează sistemul militar reprezintă o cerinţă de bază a asigurării unei conduceri eficiente. În acest context, cunoaşterea situaţiei patrimoniale a unităţii militare în orice moment, a capacităţii de a reacţiona eficient şi oportun la stimuli externi şi interni este asigurată atât cu ajutorul contabilităţii cât şi a controlului operaţiilor economico-financiare.

Controlul reprezintă o necesitate obiectivă şi totodată subiectivă a procesului planificării logistice şi a realizării cheltuielilor unităţii militare, dar nu este un scop în sine, ci un mijloc de perfecţionare a activităţii de execuţie, inclusiv a procesului de conducere a acestuia. După cum s-a remarcat obiectul controlului îl constituie relevarea erorilor, devierilor de la obiectivele operaţionale previzionate lipsurilor şi deficienţelor şi stabilirea acţiunilor şi măsurilor concrete eliminarea acestora şi evitarea procedurii lor în viitor.

În opinia multora, activitatea de control a operaţiilor patrimoniale evidenţei realizării cheltuielilor de către unitatea militară, privită ca un proces bine structurat şi aflat în interdependenţă cu celelalte activităţi logistice, presupune parcurgerea unor etape logice care s-ar putea prezenta astfel:

Formularea obiectivelor logice ale controlului; Stabilirea normelor de control şi organelor(persoanelor) competente să execute

controlul în raport cu obiectivele previzionate; Identificarea surselor de informare necesare executării controlului(documente

primare, documente de evidenţă contabilă, alte documente); Determinarea procedeelor şi metodelor de control necesare a fi utilizate; Identificarea abaterilor, lipsurilor şi deficienţelor , precum şi rezervele de

perfecţionare ce se pot constata în sfera de cuprindere a compartimentului controlat; Stabilirea actelor de control în care se vor înscrie constatările; Stabilirea măsurilor pentru finalizarea activităţii de control; Analiza eficienţei controlului pe linia prevenirii pagubelor şi a perfecţionării

activităţii controlate.Astfel, cunoaşterea situaţiei patrimoniale şi financiare a unităţii militare în orice

moment are la bază preluarea informaţiilor conţinute în documentele primare privind intrarea-ieşirea bunurilor materiale în(din) unitate (factura fiscală, nota de primire, recepţie şi constatare diferenţe, bonul de transfer-restituire, actul de primire), precum şi în verificarea periodică a documentelor şi formularelor pe baza cărora se ţine evidenţa operativă, contabilă şi statistică(fişa de magazie, fişa mijlocului fix, fişa de cont analitic). De apreciat este faptul că o permisă a fundamentării proiectelor şi planurilor de aprovizionare şi consum pe baze reale o constituie asigurarea exactităţii, corectitudinii şi realităţii datelor şi informaţiilor cuprinse în aceste documente.

Controlul are menirea de a orienta activităţile compartimentului logistic spre obiectivele majore cuprinse în planurile de aprovizionare tehnico-materială asigurându-şi abordarea şi ordonarea în funcţie de priorităţile raţionale şi de perspectivă.

23

După cum se cunoaşte în unităţile militare, ca de altfel în întreaga armată, controlul activităţii financiare se execută de către organele proprii (control intern) precum şi de către organele abilitate ale statului(control extern).

Controlul intern se exercită atât de organele specializate ale Ministerului Apărării Naţionale cât şi de către personalul unităţii militare(comandant, şef al logisticii, contabil şef, şefii de compartimente) şi are de regulă un caracter preventiv dar şi unul de verificare a activităţii financiar-contabile desfăşurate în unităţile militare.

Controlul extern se efectuează la diferite niveluri de către organele abilitate ale statului(Ministerul Apărării Naţionale, Curtea de Conturi) care verifică modul de utilizare a fondurilor băneşti primite de la bugetul de stat. Potrivit prevederilor legale, în Ministerul Apărării Naţionale se organizează şi funcţionează controlul financiar care se exercită în următoarele forme:

- controlul ierarhic al unităţilor militare;- controlul financiar preventiv;- auditul intern.După timpul în care se desfăşoară, raportat la momentul efectuării operaţiilor sau

activităţilor supuse controlului, controlul financiar se manifestă sub trei forme:- anticipativ sau preventiv;- concomitent sau operativ-curent;- postoperativ sau ulterior.Toate aceste forme aflându-se într-o strânsă interdependenţă şi completându-se

reciproc.Prin control, organele de conducere logistică îşi asigură deci informarea dinamică,

reală şi preventivă susţinând îmbunătăţirea calităţii deciziilor pe baza valorii concluziilor. Controlul pătrunde efectiv în esenţa fenomenelor şi asigură conducerea fundamentată ştiinţific prin sesizarea aspectelor deviante: anterior sau în modul manifestării acestora, pentru a interveni oportun şi eficient în vederea prevenirii şi lichidării cauzelor generatoare de disfuncţionalităţi.

Bazându-se pe conceptul democratizării controlului şi a restructurării sistemului în sine către o eficientizare maximă determinăm astfel necesitatea practicării unui control orientat spre viitor, iar controlul spre trecut, fapt care nu mai prezintă actualitate datorită valabilităţii îndoielnice.

Controlul orientat spre viitor permite obţinerea unor informaţii şi date pe baza cărora programele stabilite anterior pot fi corectate pentru a obţine concordanţa între previziuni şi performanţele urmărite în activitatea logistică din cadrul unităţii militare. Controlul nu trebuie să se rezume doar la a constata o anumită stare a sistemului ci trebuie să poată fi folosit ca instrument de intervenţie pentru corectarea şi lichidarea cauzelor care au determinat devierea sistemului de la obiectivele previzionate.

Dar controlul, oricât de complex ar fi contextul utilizării lui, nu trebuie să facă derogare de la :

- respectarea legalităţii, oportunităţii şi necesităţii administrării şi utilizării fondurilor bugetare puse la dispoziţia unităţilor militare;

- modul în care sunt utilizate şi întocmite documentele justificative;- prevenirea, descoperirea şi recuperarea pagubelor şi asigurarea integrităţii

patrimoniului unităţii militare.

24

Viza de control financiar preventiv propriu, se exercită prin semnătura persoanei în drept să acorde această viză (sau, după caz, a înlocuitorului desemnat ori a persoanei împuternicite), precum şi prin aplicarea sigiliului personal. Sigiliul personal va cuprinde următoarele informaţii:

1) denumirea indicativului unităţii militare;2) menţiune “ vizat pentru control financiar preventiv propriu”;3) numărul sigiliului ( cel de identificare a titularului);4) elementele de identificare a datei acordării vizei(an, lună, zi).

3.2. Organizarea și exercitarea controlului financiar intern la UM 0XXXX Pitești

Comandanţii/şefii unităţilor militare, care au atribuită calitatea de ordonatori de credite, au obligaţia de a organiza controlul financiar preventiv propriu şi evidenţa angajamentelor în cadrul compartimentului financiar-contabil şi de a stabili, în condiţiile legii, proiectele de operaţiuni supuse controlului financiar preventiv propriu, documentele justificative şi circuitul acestora36.

De regulă, controlul financiar preventiv se exercită de către contabilul şef, iar în funcţie de volumul şi complexitatea operaţiilor ce se supun controlului, la propunerea contabilului şef, comandantul unităţii poate împuternici şi alte persoane să exercite controlul financiar preventiv.

Aceste persoane(locţiitorii comandantului, şefii de compartimente, etc.) trebuie să aibă pregătirea şi experienţa necesară, să fie cinstişi şi corecţi.

Persoanele care exercită controlul financiar preventiv răspund pentru legalitatea şi eficienţa operaţiilor cuprinse în documentele prezentate de către compartimentele de aprovizionare tehnico-materială.

Exercitarea controlului financiar preventiv se face pe bază de documente însoţite de acte justificative corespunzătoare, certificate în privinţa realităţii şi a egalităţii.

Cadrul specific se elaborează de către contabilul şef, ca document distinct şi se aprobă de ordonatorul de credite. În acest cadru se trec toate proiectele de operaţiuni specifice fiecărei unităţi militare37.

Se vor supune aprobării ordonatorului de credite numai proiectele de operaţiuni care poartă viza de control financiar preventiv propriu.

Unitatea militară Nr. 0XXXX, în cadrul căreia urmează să se desfăşoare misiunea de audit, prezintă organizarea şi exercitarea controlului intern după cum urmează:

Începând cu data de 04.01.2011 controlul ierarhic în cadrul UM 0XXXX Pitești se execută în conformitate cu prevederile O.G. 21/1992, actualizată și republicată în MO in 27/12/2008, cap.I şi II de către:

36 Fi-6- Norme metodologice specifice privind organizarea şi exercitarea controlului financiar preventiv propriu în Ministerul Apărării naţionale, Bucureşti, 2003.37 Conform Fi-6-capitolul IV, secţiunea 1, art.12, alineatul 3.

25

1. Gl.bg. TODEA EMIL - comandantul unităţii, efectuează controaleprivind:

condiţiile de trai ale studenţilor şi militarilor în termen starea de operativitate a armamentului, muniţiei şi tehnicii de luptă asigurarea condiţiilor de pază şi păstrare a materialelor inventarierea numerarului şi a actelor de valoare modul de depozitare, conservare, întreţinere, păstrare şi preschimbare a tuturor

categoriilor de bunuri folosirea şi întreţinerea construcţiilor şi stării de fixaţie existenţa şi funcţionalitatea mijloacelor P.S.I, organizarea şi executarea inventarierilor periodice, predări-primiri de gestiuni şi

funcţii, declasarea şi casarea materialelor, recoltarea produselor din G.A.Z. sacrificări de animale, analiza situaţiei pagubelor din unitate organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire a gestiunilor pentru

inventariere.

2. Col. MARCU VIOREL - locţiitor al comandantului efectuează controale privind: condiţiile de trai ale studenţilor şi militarilor în termen asigurarea condiţiilor de pază şi păstrare a armamentului, muniţiei şi celorlalte

bunuri din dotare existenţa bunurilor materiale de la "serviciu" şi "stocul de mobilizare" existenţa pe teren în produse şi animale, întocmirea documentelor şi evidenţa

G.A.Z. modul de folosire şi întreţinere a construcţiilor, stării de fixaţie şi instalaţiilor

aferente din întreaga cazarmă existenţa mijloacelor necesare şi respectarea normelor P.S.l. la depozite, magazii,

parcuri tehnice, platouri şi orice alte locuri de păstrare a tehnicii şi materialelo modul de desfăşurare a activităţii de recepţie a bunurilor primite de la agenţii

economici şi unităţi militare executarea operaţiunilor de inventarieri periodice, predări - primiri de gestiuni şi

funcţii cu atribuţii administrativ -gestionare scoaterea din funcţiune, declasarea şi valorificarea bunurilor materiale casate,

ţinerea evidenţei păstrarea, existenţa, manipularea şi folosirea legală a documentelor de strictă

justificare ţinerea corectă şi la zi a evidenţei cantitativ - valorice a tuturor bunurilor

materiale şi mijloacelor financiare.

3. Col. STOICA VASILE - şef de stat major efectuează controale privind: condiţiile de pază şi păstrare a armamentului, muniţiei şi celorlalte bunuri din

dotare, starea de operativitate a armamentului, muniţiilor şi tehnicii de luptă, existenţa pe teren a bunurilor materiale de la "serviciu" şi "stocul de

mobilizare",

26

organizarea şi desfăşurarea de activităţi de pregătire de specialitate în vederea întăririi spiritului de răspundere întregului personal din subordine faţă de buna gospodărire şi gestionare bunurilor puse la dispoziţia unităţii.

4. Lt.col. BĂRBULEŢ GHEORGHE - şef secţie logistică controlează: condiţiile de trai ale studenţilor şi militarilor în termen, starea igienico - sanitară,

cazare, existenţa şi starea tehnică a bunurilor materiale, existenţa animalelor,

întocmirea şi evidenţa statistică a G.A.Z., modul de depozitare, conservare, întreţinere, păstrare şi preschimbarea tuturor

categoriilor de bunuri, modul de folosire şi întreţinere a construcţiilor, stării de fixaţie şi instalaţiilor aferente din întreaga cazarmă,

mijloacele P.S.I., activităţile de recepţie a bunurilor materiale de resortul alimentelor, materialelor de resortul hranei, echipament,

organizarea şi exercitarea inventarierilor periodice, documentele cu regim special, scoaterea din funcţiunea mijloacelor fixe, declasarea şi casarea obiectelor de inventar.

5. Mr.TATU VICTOR - şef birou asigurare tehnico - materială, controlează: asigurarea condiţiilor de pază şi păstrarea a materialelor, existenţa pe teren a bunurilor, modul de depozitare, întreţinere, conservare a

tuturor categoriilor de bunuri din dotare, activităţile de recepţie a bunurilor primite de unitate de resortul auto, geniu,

chimic, A.T.A.M., organizarea şi executarea inventarierilor periodice, starea tehnică a materialelor, ţinerea evidenţei statistice corect şi la zi la compartimentul pe care îl conduce, scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, declasarea şi casarea obiectelor de

inventar de resortul materialelor tehnice.

6. Col. MOHAN IOAN - şef secţie comunicaţii şi informatică contolează: asigurarea condiţiilor de pază şi păstrarea tehnicii de calcul electronic şi a

materialelor de resortul transmisiuni, a celorlalte bunuri din dotare, existenţa pe teren a acestora,

modul de utilizare şi întreţinere a tehnicii de calcul şi a instalaţiilor de resortul transmisiuni,

existenţa mijloacelor P.S.I. la depozitul transmisiuni, magazii, platouri, încăperi şi orice alte locuri de păstrare a tehnicii de calcul şi a mijloacelor de transmisiuni,

recepţia bunurilor materiale primite de la agenţii economici, de la alte unităţi militare prin transfer, donaţii sau sponsorizare,

executarea operaţiunii de inventariere periodică, activitatea de predare - primire de gestiuni şi funcţii cu atribuţii administrativ - gestionare,

scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, declasarea şi casarea obiectelor de inventar de resortul transmisiuni, ţinerea la zi a evidenţei statistice şi operative la S6.

27

7. Mr. VINTILĂ BOGDAN - contabil şef - controlează: Existenţa actelor de valoare, cum se execută atribuţiile de control financiar

preventiv, integritatea şi folosirea legală a documentelor cu regim special, ţinerea corectă şi la zi a evidenţei contabile şi valorice, înregistrarea

operaţiunilor de încasări şi plăţi în numerar, efectuarea reţinerilor şi decontărilor cu debitorii şi creditorii, efectuarea integrală a plăţii drepturilor băneşti cuvenite militarilor şi

salariaţilor civili, operaţiunile financiare, privind G.A.Z., C.A.R., popota cadre, modul de organizare şi executare a inventarierilor în conformitate cu FI

12/1999, declasarea şi casarea obiectelor de inventar din unitate, scoaterea din funcţiune

a mijloacelor fixe, darea în consum a bunurilor materiale, transferul bunurilor materiale în cadrul unităţii de la un compartiment la un alt compartiment cât şi a celor transferate în afara unităţii,

modul de confruntare a evidenţei contabile cu cea operativă de la toate gestiunile din unitate, toate sectoarele din unitate unde au loc mânuiri de mijloace financiare.

8. Col. RISTEA MIRCEA - medicul şef - controlează: condiţiile de trai ale studenţilor şi militarilor în termen ( hrănire, echipare, stare

igienico - sanitară şi cazare), condiţiile de pază şi păstrare a materialelor toxice şi otrăvitoare de resortul

compartimentului medical, starea de operativitate a mijloacelor de transport pentru bolnavi, existenţa

bunurilor materiale de Ia "stocul de mobilizare" şi servicii, existenţa şi modul de păstrare şi întreţinere a mijloacelor fixe, obiectelor de

inventar din dotare, darea în folosinţă a lor, scoaterea din funcţiune, declasarea şi casarea lor, darea în consum a medicamentelor şi materialelor de resort,

ţinerea la zi a evidenţei statistice de resortul compartimentului medical.

9. Mr. ROMAN CRISTINA - şef compartiment asigurare logistică, controlează: condiţiile de trai ale studenţilor şi militarilor în termen (hrănire, echipare), existenţa bunurilor materiale de la "stocul de mobilizare" şi "servicii", existenţa

pe teren în animale şi produse, întocmirea documentelor şi ţinerea evidenţei statistice a G.A.Z., a celorlalte

gestiuni de resortul alimentelor, echipamentului, starea de operativitate a tehnicii de preparat hrana pe timp de campanie,

existenţa şi modul de păstrare şi utilizare a bunurilor materiale aflate în folosinţa studenţilor şi militarilor în termen,

modul de depozitare, conservare, întreţinere, păstrare şi preschimbare a bunurilor materiale de resort din depozitele unităţii, magaziile subunităţilor potrivit instrucţiunilor în vigoare,

activitatea de recepţie a bunurilor primite de la agenţii economici şi unităţi militare, darea în consum a acestora pentru nevoile unităţii sau transferul acestora la alte unităţi în cadrul armatei ori din afară,

28

executarea operaţiunilor de inventariere la compartimentele alimente, echipament şi carburanţi lubrifianţi,

modul de predare - primire a gestiunilor şi funcţiilor cu atribuţii administrativ - gestionare, modul de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe, declasarea şi casarea obiectelor de inventar de resortul echipamentului,

valorificarea bunurilor materiale casate, recoltarea de produse din G.A.Z., modul de ţinere corect şi la zi a evidenţei statistice şi confruntarea acesteia cu cea operativă şi contabilă.

10. Ceilalţi şefi de compartimente vor controla în sectoarele de care răspund: condiţiile de trai ale studenţilor şi militarilor în termen, asigurarea condiţiilor de pază - şi păstrare a materialelor din dotare, starea de

operativitate a tehnicii existente pe teren, a bunurilor materiale, modul de depozitare, conservare, întreţinere, păstrare a bunurilor materiale, modul de utilizare a construcţiilor şi instalaţiilor, starea de fixaţie şi instalaţiile

aferente, existenţa şi funcţionarea mijloacelor P.S.I., recepţia bunurilor materiale primite, executarea inventarierilor periodice, justificarea formularelor cu regim special, ţinerea corectă şi la zi a evidenţei statistice şi confruntarea acesteia cu evidenţa

operativă şi contabilă, cantitativ şi valoric, modul de predare - primire de gestiuni şi funcţii cu atribuţii administrativ -

gestionare, scoaterea din funcţiunea mijloacelor fixe, declasarea şi casarea obiectelor de

inventar şi valorificarea bunurilor rezultate din casare, organizarea şi desfăşurarea de activităţi de pregătire de specialitate în vederea întăririi spiritului de răspundere a întregului personal din subordine faţă de buna gospodărire şi gestionare a bunurilor puse la dispoziţia unităţii.

11. Comandanţii de subunităţi - (batalion, companie, pluton) vor controla: condiţiile de trai ale subordonaţilor, asigurarea condiţiilor de pază şi păstrare a armamentului, muniţiei şi celorlalte

bunuri din dotare, starea de operativitate a armamentului, muniţiilor şi tehnicii de luptă, existenţa pe teren a bunurilor materiale din dotarea subunităţii, modul de păstrare şi întreţinere a tehnicii şi celorlalte bunuri aflate în folosinţa

studenţilor şi militarilor în termen, existenţa armamentului, muniţiei şi a mijloacelor de marcare a focului, a tuturor

bunurilor materiale scoase din subunitate cu ocazia exerciţiilor tactice, tragerilor în poligon, aplicaţii, după înapoierea subunităţii inclusiv a celor de pe oameni,

existenţa aparaturii, accesoriilor şi tuturor elementelor din compunerea tehnicii şi inventarelor de complet aparţinând subunităţii,

modul de depozitare, conservare, întreţinere, păstrare a bunurilor materiale din magazia subunităţii,

modul de folosire şi întreţinere a construcţiilor, stării de fixaţie şi instalaţiilor aferente, existenţa şi funcţionarea mijloacelor P.S.I. în subunitate,

29

modul de primire a bunurilor materiale la nivel de subunitate interzicând . lucrul studenţilor şi militarilor în termen în depozite şi magazii în lipsa gestionarilor sau nesupravegheaţi şi încredinţarea cheilor acestora sau altor persoane neautorizate, prezenţa lor este obligatorie pe timpul executării operaţiunii de inventariere a patrimoniului subunităţilor pe care le comandă. Răspund de predarea - primirea corectă şi a termenelor stabilite gestiunilor cu ocazia schimbării din funcţii a comandanţilor şi plutonierilor de subunităţi.

Verifică ţinerea la zi a evidenţei operative şi o confruntă trimestrial cu evidenţa contabilă cantitativ şi valorică.

Verifică efectuarea integrală a plăţii soldelor atestând prin semnătură pe state de plată autenticitatea semnăturilor.

Persoanele trecute în prezentul ordin vor executa controalele ierarhice la termenele prevăzute în anexa 18 la instrucţiunile nr. O.G. 21/1992, actualizată și republicată în MO in 27/12/2008.

Rezultatele fiecărui control vor fi consemnate în actele şi documentele prevăzute de ordine şi instrucţiuni.

Atunci când se constată abateri de la dispoziţiile legale şi alte nereguli rezultatele controalelor vor fi raportate în scris comandantului unităţii în termen de 24 ore de la constatare.

Astfel, controlul financiar preventiv propriu se materializează, la final, prin viza pusă pe documentele respective, de către persoanele în drept, cu ajutorul unei ştampile, cu condiţia ca data şi semnătura să fie scrise cu cerneală(pastă). Personal de către cei care exercită controlul, conform modelului de mai jos:

MINISTERUL APĂRĂRII NAŢIONALE

Unitatea Militară nr.0XXXX Pitești

Vizat pentru controlFinanciar preventiv propriu

Nr.1

Data 10.01.2011

Gl.bg. TODEA EMIL – comandant

Semnătura și ștampila _________________

De asemenea, trebuie menţionat faptul că în vederea acordării vizei de control financiar preventiv propriu, proiectele de operaţiuni, însoţite de documentele justificative corespunzătoare, sunt transmise la compartimentul financiar-contabil, condus de Mr. VINTILĂ BOGDAN - contabil şef, cu drept de a exercita control financiar preventiv propriu. Acestea vor cuprinde, în mod obligatoriu, următoarele menţiuni: sintagma “Certific realitatea, regularitatea şi legalitatea

30

operaţiunii şi a documentelor”, funcţia, gradul, numele şi prenumele, data şi semnătură conducătorilor compartimentelor de specialitate, menţiuni care pot fi înscrise cu ajutorul unei ştampile, conform modelului de mai jos:

Data 10.01.2011

Certific realitatea, regularitatea şi legalitatea operaţiunii şi a documentelor

Contabil Șef(Funcţia)

Maior VINTILĂ BOGDAN(Gradul, numele şi prenumele)

_______________________________(Semnătura)

În cadrul activităţii de control financiar preventiv fiecare persoană amintită mai sus va urmări obiective specifice a căror finalitate o va constitui verificarea modului în care au fost realizate cheltuielile şi asigurarea integrităţii patrimoniului unităţii militare.

Concluzii

Conceptul de control financiar este unult relativ recent, care se încadrează în efortul general de modernizare a managementului financiar, atât în sectorul privat, cât şi în cel public.

31

Actualmente, reforma în domeniul sistemului românesc de control financiar-fiscal este realizată la un nivel destul de ridicat. Datorită faptului că sistemul de control financiar-fiscal românesc este aliniat la standardele europene, capitolul de negociere, referitor la această activitate, dintre România şi Uniunea Europeană s-a încheiat.

Pentru realizarea la un nivel foarte ridicat a reformei sistemului românesc de control a fost necesar şi util să se respecte şi să se realizeze următoarele condiţii:

- introducerea unui sistem informatic integrat la nivel naţional care să cuprindă toate instituţiile supuse controlului;

- adoptarea unui pachet legislativ coerent, unitar şi complex;- constituirea şi legiferarea unui sistem de indicatori pentru măsurarea

performanţelor şi stabilirea unor tehnici de evaluare şi redactare a rapoartelor privind activitatea de audit, compatibile cu buna practică în domeniu, etc.

Aşadar, pentru buna exercitare a controlului financiar propriu este necesară o foarte bună pregătire a personalului abilitat pentru exercitarea lui, asigurarea publicaţiilor de specialitate necesare, în special, pentru cunoaşterea cadrului legislativ care reglementează evidenţa contabilă generală şi a bunurilor materiale pentru instituţiile publice.

Conducătorii entităţilor publice, în vederea exercitării funcţiei de control, sunt datori să organizeze în entităţile pe care le conduc, activitatea de control intern şi de control financiar propriu, pentru prevenirea pagubelor, risipei, alocării necorespunzătoare a resurselor materiale şi financiare, evitării creării de stocuri supranormative sau cu mişcare lentă, utilizării eficiente a mijloacelor materiale şi financiare alocate activităţii proprii sau unităţilor subordonate.

În final, în vederea remedierii eventualelor deficienţe, dar mai ales pentru eficientizarea activităţilor de control, am emis o serie de propuneri, după cum urmează:

- dotarea organelor de control cu echipament tehnic de înaltă tehnologie şi performanţă;

- evitarea hăţişului legislativ prin simplificarea formei legilor şi documentelor utilizate pentru exercitarea controlului;

- creşterea obiectivităţii controlului ierarhic intern;- preocuparea conducerii entităţii faţă de pregătirea profesională continuă a

angajaţilor;- organizarea permanentă a unor convocări de specialitate;- testarea periodică a nivelului cunoştinţelor în domeniul controlului.După părerea mea, ca şi o măsură finală, precizez că la nivelul controlului intern

trebuie să fie revăzut sistemul de informare/raportare, la nivelul conducerii entităţii, în scopul proiectării unor linii de responsabilizare clare şi permanente, de natură nu numai de a spori responsabilitatea conducerii entităţii, dar şi de a-l ajuta pe acesta în proiectarea propriilor sisteme de control şi semnalizare.

Bibliografie

32

1. Bogdan, I., Strategii de control, Ed.Nemira, Bucureşti, 1995 ;

2. Bostan, I., Control Financiar, Edit. Economică. Bucureşti, 1999;

3. Boulescu, M., Ghiţă, M., Control financiar, Ed. Eficient, Bucureşti, 1997 ;

4. Crăciun,St., Audit financiar şi audit intern/Controlul financiar şi expertiza contabilă,

Ed. Economică, Bucureşti, 2004;

5. Florea, I., Florea, R., Controlul ecomomico-financiar, Ed. C.E.C.A.R., Bucureşti,

2000;

6. Ghiţă, M., Controlul financiar componentă a economiei de piaţă, Ed.Universitaria,

Craiova, 1995 ;

7. Juncan, C., N., Contabilitate, control financiar şi expertiză contabilă- o abordare

corelată-, Ed. Alma Mater, Sibiu, 2003;

8. I. Oprean, Control şi audit financiar- contabil, Ed. Intelcredo, Deva, 2002;

9. Popeangă, P., Popeangă, G., Control financiar şi fiscal, Ed. C.E.C.C.A.R., Bucureşti,

2004;

***

10. Legea contabilităţii nr.82 din 24 decembrie, publicată în Monitorul Oficial nr.265

din 27 decembrie 1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

11. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 522 din 2003 , privind aprobarea

Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar

preventiv, publicat în Monitorul Oficial nr.320 din 13 mai 2003 cu modificările şi

completările ulterioare.

12. Ordinul nr. 912 din 15 iunie 2004 pentru modificarea şi completarea Normelor

metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv,

aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003, cu modificările

ulterioare, publicat în Monitorul Oficial nr. 627 din 9 iulie 2004.

13. Fi-6 - Norme metodologice privind organizarea şi exercitarea controlului financiar

preventiv în Ministerul Apărării Naţionale, Bucureşti, 2003;

33

14. Ordonanţa nr. 119 din 31 august a Guvernului României, privind controlul intern şi

controlul financiar preventiv, publicată în Monitorul Oficial nr. 430 din 31 august 1999,

republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

***

15. www.ase.ro;

16. www.mfinanţe.ro;

17. www legis.ro.

34