comunicare interna

COMUNICAREAINTERNĂ

2.12.1 ABORDAREA FUNCŢIONALĂABORDAREA FUNCŢIONALĂ

2.22.2 ABORDAREA ORIENTATĂ ABORDAREA ORIENTATĂ SPRE ÎNŢELEGERESPRE ÎNŢELEGERE

2.32.3 ABORDAREA DIN ABORDAREA DIN PERSPECTIVA DEZVOLTĂRIIPERSPECTIVA DEZVOLTĂRII

Prof.dr.ing.Anca Alexandra Purcărea – COMUNICAREA – suport de curs 19

2.12.1 ABORDAREA FUNCŢIONALĂABORDAREA FUNCŢIONALĂ

Abordarea funcţionalăAbordarea funcţională – – calea înţelegerii comunicării calea înţelegerii comunicării organizaţionale prin care se descriu mesajele generate în organizaţionale prin care se descriu mesajele generate în interiorul organizaţiei şi circulaţia lorinteriorul organizaţiei şi circulaţia lor

Funcţiile comunicăriiFuncţiile comunicării

OrganizareaOrganizarea

RelaţionareaRelaţionarea

SchimbareaSchimbarea

Structura comunicăriiStructura comunicării

ReţeleReţele

CanaleCanale

DirecţieDirecţie

Încărcare şi DistorsionareÎncărcare şi Distorsionare


Funcţiile comunicăriiFuncţiile comunicării

Sistemul comunicării organizaţionaleSistemul comunicării organizaţionale - - ansamblul unităţilor ansamblul unităţilor care lucrează împreună pentrucare lucrează împreună pentru crearea crearea şi a modelarea şi a modelarea evenimentelor din organizaţieevenimentelor din organizaţie

Funcţia de organizare Funcţia de organizare - - stabileşte reguli şi regulamente pentru stabileşte reguli şi regulamente pentru un mediu particular (manuale, scrisori, etc.) refritor la cum se un mediu particular (manuale, scrisori, etc.) refritor la cum se doreşte să se efectueze munca. Mesajele de organizare definesc doreşte să se efectueze munca. Mesajele de organizare definesc şi clarifică sarcinile, dezvoltă instrucţiuni de lucru etc.şi clarifică sarcinile, dezvoltă instrucţiuni de lucru etc.

Funcţia de relaţionareFuncţia de relaţionare - -. Se stabilesc relaţiile între superiori şi . Se stabilesc relaţiile între superiori şi subordonaţi, între subordonaţi.subordonaţi, între subordonaţi.

Funcţia schimbăriiFuncţia schimbării - ajută organizaţia să se adapteze la ceea ce - ajută organizaţia să se adapteze la ceea ce face şi cum să realizeze această muncă bine. face şi cum să realizeze această muncă bine.

Structura comunicăriiStructura comunicării

ReţeleleReţelele - modele formale şi informale ale comunicării care - modele formale şi informale ale comunicării care unesc membrii organizaţieiunesc membrii organizaţiei

CanaleleCanalele - - arată pe unde circulă informaţiilearată pe unde circulă informaţiile


Direcţia mesajuluiDirecţia mesajului - - descrie mişcarea mesajului în organizaţie, descrie mişcarea mesajului în organizaţie, bazată pe autoritate sau poziţia nivelului emiţătorului şi bazată pe autoritate sau poziţia nivelului emiţătorului şi receptoruluireceptorului

ÎncărcareaÎncărcarea - arată numărul de mesaje care circulă în sistem - arată numărul de mesaje care circulă în sistem

DistorsionareaDistorsionarea - problemele şi cauzele pentru care se modifică - problemele şi cauzele pentru care se modifică mesajelemesajele

Canale de comunicare

formale

definite prin structura organizaţională şi destinate explicit circulaţiei informaţionale necesare realizării sarcinilor specifice şi atingerii scopurilor organizaţiei;

Reţele de comunicare „face to face”

Reţele centralizate

a. Lanţ ● ● ●

b. Roată ● ● ● ● ●

Reţele descentralizate

a. Circular


b. Stea

Informale

necuprinse în structura organizaţională, destinate comunicării între indivizi şi / sau grupuri, în interesul sarcinilor de serviciu şi în afara lor.

relaţia emiţător – receptor

- unidirecţională (cu „sens unic”), atunci când emiţătorul şi receptorul au poziţii fixe

- bi/multi – direcţională (cu „dublu / multiplu sens”), atunci când emiţătorul (emiţătorii) şi receptorul (receptorii) îşi schimbă succesiv, rolurile

direcţia şi sensul de circulaţie a informaţiei

- verticală, între niveluri ierarhice diferite, cu sens:

ascendent (de la baza ierarhiei spre vârf) sau descendent (în sens invers)

- orizontală, la acelaşi nivel ierarhic;


- oblică (sau diagonală), între niveluri ierarhice diferite şi totodată, între emiţători / receptori situaţi în subsisteme organizaţionale diferite.

Canale formale de comunicaţii

Canalele organizaţionale formale de comunicaţie


Preşedinte

Vicepreşedintepersonal

Vicepreşedintefinanţe

Vicepreşedinteproducţie

Vicepreşedintemarketing

Vicepreşedintetehnică calcul

Manager executiv

Administrator

Supervizor Supervizor Supervizor

Muncitori Muncitori Muncitori

Comunicaţii în sus:- sisteme de sugerare;- sisteme de audienţe;- plângeri;- rapoarte disciplinare.

Comunicaţii în jos:- instrucţiuni;- manuale;- memorii şi rapoarte;- postere;- declaraţii de politică a

firmei

Comunicaţii orizontale:- întâlniri de personal;- conferinţe cu participare largă;- memorii şi rapoarte-

Canale „diagonale” formale de comunicaţie

Canale informale de comunicaţii

Sociometrie = metoda de cercetare a comunicaţiilor între membrii unui grup

Dan


Preşedinte

Manager 1 Manager 2 Manager 3

S1 S2 S3 S1 S2 S3 S1 S2 S3

Doru

Anca Dan

Doina Silvia

Nicu

Ada Gelu

Carmen

Petre

Radu Ştefan

Ioana Oana

GrupGrup

Grup

IzolatăIzolată

Legătura

Sociogramă. Un model informal de comunicaţie orientat pe aspecte tehnice ale serviciului

BârfăUnul spune tuturor

CiorchineFâşie singulară Unii spun doar unora selectaţi Fiecare comunică cu o persoană Este cea mai frecventă formă

ProbablitateFiecare spune la

întâmplare


F

E

D

C

B

A

B

C

DE F

G

H

A

A

C

D

F

B

J

I

E

K G

F

A

C

D

X H

I

B

Comunicaţii „staff and line” şi „staff and staff”

Acţiunile managerilor – orientate către:

Profitabilitate

Competitivitate

Eficienţă

Flexibilitate

Manager tip „line” – activităţi care reprezintă scopul organizaţiei(producerea şi vânzarea bunurilor)

Manager tip „staff” – activităţi care susţin atingerea scopului organizaţiei (cercetare, finanţe)

Autoritatea funcţională – puterea (influenţa) pe care un individ sau departament o pot căpăta în funcţie de diverse procese, practici sau politici de firmă.


Delegarea autorităţii funcţionale


Controlor Managerpersonal

Manager de aprovizionare

Manager de PR

Manager diviziei de vest

Manager diviziei centrale

Manager diviziei de est

relaţie tip „line” normală

---------------------delegare a autorităţii funcţionale de la autoritatea tip „line” a preşedintelui

Autoritate tip „linie” a preşedintelui

Autoritate după delegare

Pro

cedu

ri c

onta

bile

Pro

cedu

ri d

e pe

rson

al

Pro

cedu

ri d

e or

gani

zare

Pro

cedu

ri d

e P

R(P

ubli

c R

elat

ions

)

--------------- autoritate funcţională

autoritate de linie

Autoritate funcţională în departamente tip „line”


Preşedinte

Vicepreşedintevânzări

Vicepreşedintefinanciar

Vicepreşedinteinginerie

Vicepreşedinteproducţie

Managerdivizie produs A

Managerdivizie produs B

Managerdivizie produs C

Managerdivizie produs D

------------- autoritate funcţională _________ autoritate de linie

Autoritate funcţională de tip linie

Relaţiile de autoritate „line” şi „staff”


Preşedinte

Director de personal Director de PR

Vicepreşedinte financiar

Vicepreşedinte vânzări

Vicepreşedinte de producţie

Preşedinte

Vicepreşedinte financiar

Vicepreşedinte vânzări

Vicepreşedintevânzări

Manager personal Manager producţie Manager buget

Consilier al preşedintelui

SupervizorA

SupervizorB

SupervizorC

Circuite şi fluxuri informaţionale

Proces de circulaţie a informaţiei = colectarea, stocarea şi transmiterea succesivă a datelor

Circuit informaţional = circulaţia completă a informaţiilor organizată la nivelul unei unităţi incluzând în întregime intervalul respectiv, ciclul care se scurge din momentul evenimentului petrecut şi până când, pe baza cunoaşterii acestuia, se declanşează evenimentul nou.

Flux informaţional = secţiune din circuitul informaţional, caracterizat prin precizarea conţinutului şi destinaţiei informaţiilor transmise într-un interval de timp determinat

- fluxuri informaţionale la nivel macroeconomic- fluxuri informaţionale la nivel microeconomic

sau

- fluxuri orizontale – vizează compartimente ale firmei pe acelaşi nivel

- fluxuri verticale – vizează compartimente pe niveluri ierarhice diferite

sau

- fluxuri informaţionale pentru intrări de date- fluxuri informaţionale pentru ieşiri de date- fluxuri informaţionale pentru prelucrarea datelor.

Metodele de reprezentare grafică a fluxurilor informaţionale


- schema bloc- schema orizontală- schema verticală

Simbolurile schemei orizontale (flow-chart)

Simboluri simple

- crearea unui document nou sau înregistrarea pentru

prima oară a unor date într-un document în alb, manual, la maşina de scris, la calculator, la un echipament semiautomat

- adăugare de date pe un document elaborat anterior

- manipularea documentului: colaţionarea, capsarea, etc.

- este folosit când etapa de prelucrare cere o verificare calitativă sau cantitativă a înregistrărilor efectuate dintr-un document, cu consecinţele respective: acceptare sau respingere

- mişcare unuia sau mai multor documente de la o persoană la alta, de la un compartiment la altul, de la un loc de muncă la altul

D - staţionare sau îndosariere temporară, este folosit pentru a arăta orice întârziere intervenită

- arhivare sau distrugere, este folosit pentru a arăta locul din ciclul unde documentul devine inactiv (păstrat în arhivă conform regulamentului în vigoare sau distrus)


Simboluri combinate

- linia de influenţă, arată efectul exercitat de un document asupra altuia sau mai multor documente

- document creat în „n” exemplare

- documentele 1, 2, 3 suferă aceeaşi operaţie

- verificare cu adăugare de date (semnătura)


123

1

2

3

2.42.4 ABORDAREA ORIENTATĂ ABORDAREA ORIENTATĂ SPRE ÎNŢELEGERESPRE ÎNŢELEGERE

Abordarea orientată spre înţelegereAbordarea orientată spre înţelegere- - calea înţelegerii calea înţelegerii comunicării organizaţionale prin gasirea modalităţii prin care comunicării organizaţionale prin gasirea modalităţii prin care interacţiunea umană generează realitatea organizaţionalăinteracţiunea umană generează realitatea organizaţională

Comunicarea este privită ca un proces destinat generăriiComunicarea este privită ca un proces destinat generării realităţilor comune, care susţine organizarea, luarea deciziilor,realităţilor comune, care susţine organizarea, luarea deciziilor, direcţia, influenţaşi cultura, este un proces complex care crează şidirecţia, influenţaşi cultura, este un proces complex care crează şi modelează evenimentele organizaţionale.modelează evenimentele organizaţionale. Comunicarea, organizarea şi luarea deciziilor sunt văzute în Comunicarea, organizarea şi luarea deciziilor sunt văzute în această abordare ca procese aproape sinonime.această abordare ca procese aproape sinonime.

Această abordare presupune:Această abordare presupune: toata interacţiunea umană este comunicare într-o formă sau toata interacţiunea umană este comunicare într-o formă sau

altaalta organizaţiile există prin interacţiunea umană; structurile şi organizaţiile există prin interacţiunea umană; structurile şi

tehnologiile rezultă din informaţii la care reacţionează indiviziitehnologiile rezultă din informaţii la care reacţionează indivizii realităţile organizaţionale împărtăşite reflectă interpretarea realităţile organizaţionale împărtăşite reflectă interpretarea

colectivă a membrilor organizaţiei despre toate activităţile colectivă a membrilor organizaţiei despre toate activităţile organizaţieiorganizaţiei

organizarea şi luarea deciziilor sunt fenomene organizarea şi luarea deciziilor sunt fenomene comunicaţionalecomunicaţionale

direcţia combină acţiunea cu interpretarea; identificarea, direcţia combină acţiunea cu interpretarea; identificarea, socializarea,regulile comunicării şi puterea sunt procese de socializarea,regulile comunicării şi puterea sunt procese de comunicare care reflectă cum se realizează influenţa comunicare care reflectă cum se realizează influenţa organizaţionalăorganizaţională

procesele de organizare, luarea deciziilor şi influenţa descriu procesele de organizare, luarea deciziilor şi influenţa descriu cultura organizaţiei aratand cum organizaţiile fac lucrurile şi cultura organizaţiei aratand cum organizaţiile fac lucrurile şi cum se vorbeşte despre cum se fac lucrurile cum se vorbeşte despre cum se fac lucrurile


culturile şi subculturile organizaţionale reflectă cum realităţile culturile şi subculturile organizaţionale reflectă cum realităţile împărţite din organizaţie şi cum aceste realităţi creează şi împărţite din organizaţie şi cum aceste realităţi creează şi formează evenimentele organizaţionaleformează evenimentele organizaţionale

climatul comunicării este reacţia evaluativă a membrilor climatul comunicării este reacţia evaluativă a membrilor organizaţiei la evenimentele comunicaţionale ale organizaţiei la evenimentele comunicaţionale ale organizaţiei, reacţia lor la cultura organizaţională organizaţiei, reacţia lor la cultura organizaţională

2.22.2 ABORDAREA DIN ABORDAREA DIN PERSPECTIVA DEZVOLTĂRIIPERSPECTIVA DEZVOLTĂRII

Abordarea din perspectiva dezvoltării Abordarea din perspectiva dezvoltării descrie comunicare ca un descrie comunicare ca un proces constitutiv luand în considerare trei teorii: proces constitutiv luand în considerare trei teorii: postmodernismul, teoria criticii şi teoria feministă.postmodernismul, teoria criticii şi teoria feministă.

Comunicarea ca un proces constitutiv ( Stanlez Deetz-1992 ) Comunicarea ca un proces constitutiv ( Stanlez Deetz-1992 ) spune că organizarea nu este sinonimă cu organizarea luarea spune că organizarea nu este sinonimă cu organizarea luarea deciziilor şi influenţa, dar poate fi privită ca un proces caredeciziilor şi influenţa, dar poate fi privită ca un proces care „„ produce” organizarea, luarea deciziilor şi influenţa. produce” organizarea, luarea deciziilor şi influenţa.

Perspectiva postmodernistă Perspectiva postmodernistă se referă la perspectiva care se se referă la perspectiva care se înstrăinează faţă de trecut, priveşte cu scepticism structurile de înstrăinează faţă de trecut, priveşte cu scepticism structurile de autoritate, cultura de masă.autoritate, cultura de masă.

Presupunerile privind modernismul au fost sintetizate de Eric Presupunerile privind modernismul au fost sintetizate de Eric Eisenberg şi H.L.Goodal (1993) astfel:Eisenberg şi H.L.Goodal (1993) astfel:

- diviziunea muncii şi ierarhia conduc la creşterea eficienţei;- diviziunea muncii şi ierarhia conduc la creşterea eficienţei;- comunicarea este instrumentul ce conduce la îndeplinirea - comunicarea este instrumentul ce conduce la îndeplinirea sarcinilor;sarcinilor;- eficacitatea poate fi măsurată şi răsplăteşte realizările- eficacitatea poate fi măsurată şi răsplăteşte realizările


- sensurile ( înţelegerile) sunt importante în limbaj ca un sistem - sensurile ( înţelegerile) sunt importante în limbaj ca un sistem simbolic.simbolic.

Aceeaşi autori sintetizează şi presupunerile referitoare la Aceeaşi autori sintetizează şi presupunerile referitoare la postmodernism:postmodernism:

- aplatizarea structurilor conduce la o mai mare flexibilitate şi - aplatizarea structurilor conduce la o mai mare flexibilitate şi eficienţăeficienţă- comunicarea este atat instrument cat şi înţeles- comunicarea este atat instrument cat şi înţeles- împlinirile şi recompensele grupurilor sunt mai viabile decat - împlinirile şi recompensele grupurilor sunt mai viabile decat recunoaşterea individuală; eficacitatea poate fi măsurată numai recunoaşterea individuală; eficacitatea poate fi măsurată numai parţial; munca şi casa nu sunt treburi separateparţial; munca şi casa nu sunt treburi separate- ambiguitatea este pretutindeni, simbolurile sunt deschise la mai - ambiguitatea este pretutindeni, simbolurile sunt deschise la mai multe interpretărimulte interpretări

Teoria criticii Teoria criticii se referă la studiul puterii şi al abuzurilor puterii prin se referă la studiul puterii şi al abuzurilor puterii prin comunicare. Această abordare descrie organizaţiile ca sistemecomunicare. Această abordare descrie organizaţiile ca sisteme unde puterea este ascunsă şi menţinuta prin controlul legitimunde puterea este ascunsă şi menţinuta prin controlul legitim asupra salariaţilor. Această teorie pune întrebări referitoare la cumasupra salariaţilor. Această teorie pune întrebări referitoare la cum trebuie schimbate şi reformate organizaţiile pentru a acordatrebuie schimbate şi reformate organizaţiile pentru a acorda interesele stakeholderilor cu cele ale competiţiei.interesele stakeholderilor cu cele ale competiţiei.

Teoria feministăTeoria feministă se referă la marginalizarea şi dominarea femeilor se referă la marginalizarea şi dominarea femeilor în organizaţii şi la valorificarea părerii lor în proceseleîn organizaţii şi la valorificarea părerii lor în procesele organizaţionale.organizaţionale.


comunicare interna

Documents