Sisteme Informatice de Management

C03Sisteme pentru procesarea tranzaciilor

2SI de suport al mana-gementului superior

SI de fundamentare a deciziilor

SI de management

SI office automation

SI de prelucrare a tranzaciilor

Manageri de nivel superior

Manageri

Manageri de nivel med iu, supervizori

Manageri, tehnicieni

Supervizo ri i personal operativ

C

o

m

e

r

c

i

a

l

P

r

o

d

u

c

i

e

C

o

n

t

a

b

i

l

i

t

a

t

e

F

i

n

a

n

e

R

e

s

u

r

s

e

u

m

a

n

e

Tipuri de Sisteme Informatice - SI Membrii firmei

3

4Sisteme pentru procesarea tranzaciilor - SPT

1. Generaliti asupra sistemelor pentru procesarea tranzaciilor2. Caracteristicile sistemelor pentru procesarea tranzaciilor3. Activitile procesrii tranzaciilor4. Metode ale procesrii tranzaciilor5. Obiectivele sistemelor pentru procesarea tranzaciilor6. Avantaje competitive7. Aplicaii ale procesrii tranzaciilor

7.1. Prelucrarea comenzilor 7.2. Facturri 7.3. Controlul stocurilor 7.4. Aprovizionarea 7.5. Recepia 7.6. Livrarea 7.7. Contabilitate 7.8. Salarizarea

8. Sisteme specializate de procesare a tranzaciilor

5 Generaliti Orice organizaie const din oameni care urmresc mpreun un grup comun de

obiective. Organizaiile economice produc bunuri i/sau servicii. Acest proces necesit

interaciuni cu clienii, furnizorii, angajaii, ageniile statului i alte grupuri. Aceste interaciuni genereaz tranzacii.

O tranzacie este orice schimb de valori sau de bunuri care afecteaz organizaia, ca de exemplu plata angajailor, expedierea facturilor sau completarea formularelor contabile. TRANZCIE = Convenie ntre dou sau mai multe pri, prin care se transmit

anumite drepturi, se face un schimb comercial etc. Sursa: DEX '98 Sistemul pentru procesarea tranzaciilor (SPT sau TPS) reprezint elementul

central al majoritii afacerilor deoarece capteaz, monitorizeaz, genereaz i stocheaz datele privind tranzaciile organizaiei.

n vederea procesrii tranzaciilor, majoritatea SPT cuprind toate componentele sistemelor informatice, respectiv oamenii, procedurile, software, hardware, telecomunicaiile i bazele de date. Totodat, pentru majoritatea afacerilor, SPTsunt implicate n activitile lor zilnice, ajutnd compania s adauge valoare bunurilor i/sau serviciilor oferite.

Deoarece SPT efectueaz adesea activiti n care este implicat clientul, ca de exemplu preluarea comenzilor sau facturarea, aceste sisteme adaug valoare i clienilor.

SPT adreseaz n principal problemele de rutin, repetitive specifice nivelelor inferioare ale piramidei manageriale fiind sursa de intrare pentru celelalte sisteme informaionale (informatice) ale organizaiei.

6Caracteristicile sistemelor pentru procesarea tranzaciilor

Indiferent de natura lor, un SPT preia intrrile, le proceseaz, le stocheaz n fiiere i/sau baze de date i genereaz documente i rapoarte.

Caracteristicile comune acestor sisteme includ: capacitatea editrii datelor pentru a asigura acurateea i

actualitatea lor; necesitatea existenei auditului datelor i proceselor (funcia

de control i de revizie); existena unor sisteme de siguran i securitate a datelor; exist un mare numr de utilizatori ai sistemului; posibilitatea unui impact negativ major asupra organizaiei

dac sistemul i ntrerupe funcionarea sau funcioneaz incorect.

7 Sistem de procesare a tranzaciilor

8Activitile sistemelor de procesare a tranzaciilor

Pe lng caracteristicile comune prezentate, sistemele pentru procesarea tranzaciilor includ i alte activiti precum sunt: Colectarea datelor Manipularea datelor Stocarea datelor Generarea documentelor

9 Colectarea datelor Colectarea datelor este procesul de culegere i capturare

a datelor necesare efecturii uneia sau mai multor tranzacii

Procesul poate fi efectuat manual (ca de exemplu introducerea n calculator a comenzilor scrise de mn sau a modificrilor de inventar) sau automat cu ajutorul scanner-elor, dispozitivelor optice pentru coduri de bare sau alte tipuri de terminale.

Introducerea prelurii automate a condus nu numai la creterea vitezei de preluare i mbuntirea fiabilitii dar i la posibilitatea efecturii de activiti complementare. De exemplu, preluarea datelor despre produse cu ajutorul

codurilor de bare permite att generarea automat a facturii sau chitanei dar i urmrirea nivelului stocurilor i eventual generarea notelor privind refacerea acestuia.

10 Manipularea datelor Manipularea datelor este procesul prin intermediul cruia

datele sunt supuse diverselor operaii de prelucrare sautransformri n funcie de specificul tranzaciei.

Manipularea datelor poate include: clasificri, sortri, filtrri, duplicri, efectuarea de calcule, extragerea de sinteze, stocarea datelor n alte fiiere sau baze de date n vederea

altor prelucrri.

11 Stocarea datelor Stocarea datelor implic plasarea datelor i informaiilor

n una sau mai multe baze de date de unde acestea pot fiulterior preluate i prelucrate.

Sistemele pentru procesarea tranzaciilor sunt cele careofer "materia prim" celorlalte sisteme informatice cumsunt sistemele informatice pentru management isistemele informatice pentru suport decizional.

12 Generarea documentelor Generarea documentelor este activitatea prin care

datele sunt fie tiprite pe documente de hrtie (copiihard), fie afiate la terminalele video (copii soft). De exemplu, fluturaii de salarizare sunt copii hard, n

timp ce o situaie privind stocul de materiale afiat pemonitor este o copie soft.

Aceast activitate se refer att la afiarea datelorbrute, ca de exemplu datele preluate ntr-un anumitinterval de timp, fie la rapoarte de sintez, ca deexemplu cele privind situaia stocurilor.

13 Metode de procesare a tranzaciilor

Prelucrare n loturi (batch processing) Prelucrare n timp real (on-line) Sistem cu intrri online dar procesare ntrziat

14 Prelucrare n loturi

Iniial, sistemele pentru procesarea tranzaciilor au utilizat doar metoda de prelucrare n loturi (batch processing).

Aceast metod const din prelucrarea secvenial i periodic a tranzaciilor organizate n grupuri. De exemplu, facturile erau colectate la sfritul unei

sptmni, pregtite n vederea prelurii, introduse n sistem i apoi prelucrate.

15

Acest tip de prelucrare a datelor implic efectuarea (procesarea) tranzaciei atunci cnd aceasta a avut loc (de exemplu, la rezervarea unui bilet de avion).n acest caz, toate fiierele aferente, cum sunt cele privind numrul de locuri i biletele distribuite agenilor, sunt actualizate imediat pentru a reflecta situaia curent.

Procesarea n timp real sau procesarea on-line

16Intrri online dar procesare ntrziat

n cadrul acestui sistem, intrrile sunt preluate n sistemul informatic imediat cum apar dar procesarea lor se efectueaz ulterior, atunci cnd este necesar.

Un astfel de sistem se ntlnete frecvent n sistemele de salarizare cnd datele privind prezena se preiau la nceputul i sfritul schimbului n timp ce prelucrarea lor, n vederea stabilirii salariului, se efectueaz la ncheierea lunii.

Statisticile arat c 20 - 40% din activitile unei organizaii pot utiliza aceast metod de prelucrare.

17Obiectivele sistemelor pentru procesarea tranzaciilor

SPT sunt critice pentru asigurarea desfurrii activitilor curente, susinnd profitabilitatea i succesul afacerilor. Importana lor devine i mai mare dac se ine seama c SPT stau la baza celorlalte sisteme informaionale din organizaii.

SPT trebuie s susin urmtoarele obiective: s prelucreze datele generate despre i prin tranzacii. Obiectivul

principal al oricrui SPT este de a captura, procesa i stoca datele aferente tranzaciilor i de a produce documentele aferente;

s menin un nalt grad de precizie, fr erori de intrare i de prelucrare. n acest scop sunt utilizate activiti de tipul celor de verificare i editare manuale i/sau automate;

s asigure integritatea i protecia datelor i informaiilor; s produc documentele i rapoartele corespunztoare atunci cnd este

necesar; s creasc eficiena muncii, prin reducerea activitilor manuale i

necesitii implicrii unui numr mare de personal; s ajute la creterea i mbuntirea serviciilor oferite.

De exemplu, tot mai multe companii utilizeaz schimbul electronic de date n relaiile cu clienii i furnizorii, eliminnd metodele comunicrii scrise sau orale.

Este necesar ca SPT s susin obiectivele organizaiei prin reducerea costurilor, creterea productivitii, creterea calitii i satisfaciei consumatorilor i prin eficientizarea operaiilor.

18 Avantaje competitive Un obiectiv comun organizaiilor l reprezint ctigarea i

meninerea unui avantaj competitiv. Un astfel de avantaj ofer companiei beneficii pe termen lung. De aceea atunci cnd este dezvoltat un nou SPT trebuie avut n vedere cum va influena acesta beneficiile att cantitativ ct i calitativ. n general, companiile utilizeaz SPT pentru a obine avantaje competitive prin: calitate superioar i produse mbuntite; servicii superioare concurenei; colectarea superioar a informaiei; mbuntirea planificrii i previzionrii.

Selectarea i dezvoltarea unui SPT trebuie fcut n strns legtur cu obiectivele organizaiei prin balansarea costurilor, controlului i complexitii astfel nct sistemul s ofere avantaje competitive. De exemplu, un sistem complet automat de rezervare a locurilor ntr-un

hotel poate conduce la nregistrri eronate sau pariale a datelor, n timp ce un sistem care utilizeaz un sistem semi-automat n care sunt implicai i ageni specializai, dei mai lent i posibil mai scump, poate oferi ns date de calitate mai ridicat i servicii mbuntite.

19 Structura SPT

Majoritatea SPT au urmtoarea structur

Componentele unui SPT

n general, SPT utilizeaz dou categorii de fiiere, fiierele master i fiierele de tranzacii.Fiierele master sunt fiierele permanente stocate pe un dispozitiv de memorare.Fiierele de tranzaciisunt fiiere care conin date curente ce vor afecta fiierele master. De exemplu, fiierul cu angajai este un fiier master n timp ce fiierul care conine numrul de ore lucrate de ctre angajai ntr-o sptmn este un fiier de tranzacii.

20Aplicaii ale procesrii tranzaciilor

Prelucrarea comenzilor Facturare Controlul stocurilor Aprovizionarea Recepia Livrarea Contabilitate Salarizarea

21

Sistem de prelucrare a comenzilor

Prelucrarea comenzilorActivitatea implic colectarea comenzilor de la consumatori i clieni, fie telefonic, fie prin pot sau direct de la calculatorul acestora. Odat comenzile preluate sunt iniiate programe de facturare, stocuri i conturi active. Principalele ieiri ale sistemelor de preluare a comenzilor sunt facturile ctre clieni, avize, borderouri i alte documente.O parte important a activitii acestor sisteme o poate reprezenta schimbul electronic de date. n acest mod, clienii i pot plasa comenzile i ordinele direct n sistem. De asemenea, furnizorii sau terii pot fi conectai direct n sistem conducnd la utilizarea din ce n ce mai redus a suporturilor hard (de exemplu a hrtiei).

Prelucrarea comenzilor este una din primele aplicaii ale SPT.

22 Facturare Facturile, ordine de plat sau alte instrumente din aceeai

categorie sunt furnizate clienilor cu ajutorul aplicaiilor pentru facturri. Prin intermediul acestor programe se calculeaz automat reducerile, taxele, impozitele, etc.

Deoarece sistemele de facturri conin informaii despre clieni i stocuri, multe astfel de aplicaii necesit doar informaii asupra comenzilor i pentru identificarea clienilor, ca apoi acestea s efectueze toate celelalte operaii.

23

Exemplu de aplicaie pentru controlul stocurilor

Controlul stocurilor

Sistemele pentru controlul stocurilor se regsesc ntre sistemele de prelucrare a comenzilor i cele de facturare.Aceste sisteme produc o serie de rapoarte i documente cum sunt: listele de colectare scrisorile de nsoire rapoartele privind stocurile

24 Aprovizionarea Departamentul aprovizionare din organizaii cuprinde

personalul responsabil cu toate activitile legate de achiziiile de materiale i bunuri.

Aplicaiile destinate aprovizionrii permit efectuarea achiziiilor rapid i eficient innd cont de practicile, politicile i procedurile specifice fiecrei organizaii.

Aceste aplicaii faciliteaz procesul de achiziie prin stocarea unor vaste cantiti de date privind furnizorii de bunuri i servicii. Tehnologii precum Internet-ul i reelele de calculatoare permit compararea produselor i serviciilor listate n cataloage electronice i largi baze de date.

Odat selectat furnizorul i bunurile (i/sau serviciile) dorite, sistemul informatic al furnizorului poate fi conectat automat cu sistemul informatic al cumprtorului i comenzile se transmit prin schimbul electronic de date.

25 Recepia n mod similar ca pentru aprovizionare, multe organizaii

dein departamente specializate n recepia materialelor, echipamentelor i a altor bunuri.

Departamentul Recepie este responsabil de preluarea fizic, inspecia i distribuirea produselor ctre departamentele care au nevoie de acestea.

n plus, recepia atenioneaz aprovizionarea asupra momentului n care bunurile comandate au sosit n organizaie.

O sarcin important a acestui departament este verificarea calitii prin inspecie. De obicei inspecia se efectueaz prin eantionare, deoarece inspecia ntregului lot poate fi mult prea costisitoare. n funcie de rezultatele inspeciei, lotul este respins, se extrage un alt eantion pentru inspecie sau se accept ntregul lot.

26 Livrarea Aplicaiile privind livrrile coordoneaz fluxul de produse i

bunuri dinspre organizaie ctre clieni. Acest departament are sarcina ambalrii i livrrii ctre clieni sau intermediari.

Sistemele de livrare ajut att la efectuarea inspeciilor finale dar i la urmrirea produselor i bunurilor de-a lungul traseului acestora ctre destinatari.

Astfel, aceste sisteme pot comanda echipamente automate care s efectueze mpachetarea i ncrcarea n vederea transportului sau pot permite clienilor s cunoasc exact locaia produsului ateptat i cnd l vor primi.

27 Contabilitate Aplicaiile de contabilitate sunt destinate automatizrii activitilor

financiar-contabile, elaborrii bilanurilor i declaraiilor de venituri i cheltuieli.

Aplicaiile sunt utilizate pentru determinarea profitabilitii organizaiei, analizelor privind tendinele i urmririi costurilor.

Pe lng acestea, exist aplicaii specifice conturilor de ncasri i pli. Astfel, conturile cu ncasrile monitorizeaz vnzrile, ajut la mbuntirea fluxului de numerar prin reducerea timpului de efectuare a ncasrilor de la clieni i contribuie continuu la urmrirea profitabilitii.

Aceste sisteme ajut la minimizarea pierderilor datorate plilor nencasate sau care trebuie efectuate.

Aplicaiile privind plile i gestionarea conturilor aferente controleaz i monitorizeaz fluxurile de fonduri care ies din organizaie ctre furnizori sau ali parteneri.

Majoritatea acestor aplicaii au scopul de a exercita control asupra achiziiilor, de a mbunti fluxul de numerar, de a crete profitabilitatea i a gestiona mai bine pasivele.

Documentele specifice sunt jurnalele de pli/ncasri.

28 Salarizare Salarizarea a fost, ca i contabilitatea, una din primele activiti

informatizate. Programele de salarizare actuale pot prelua on-line date privind

numrul de ore lucrate, producia realizat de fiecare angajat, timpul suplimentar de lucru, perioadele de vacan etc. i pot efectua legturi electronice, prin sistemul de schimb electronic de date, cu conturile angajailor pentru a le depune veniturile direct n acestea.

Ca multe alte SPT i programele de salarizare interacioneaz puternic cu alte aplicaii SPT din organizaie.

29Sisteme specializate de procesare a tranzaciilor

Multe companii utilizeaz sisteme specializate pentru procesarea tranzaciilor. Aceste sisteme realizeaz pe lng capturarea i procesarea datelor necesare i stocarea lor primar oferind suport pentru: suport sofisticat n procesul decizional n care sunt implicai

utilizatorii generarea de rapoarte personalizate; interfaa cu alte sisteme informaionale.

Astfel de sisteme exist n industria bancar i de investiii, n cadrul liniilor aeriene, n distribuirea de bunuri, n vnzrile cu amnuntul, n sectorul sntii sau a n domeniul utilitilor.

30

Majoritatea instituiilor financiare utilizeaz instrumente moderne de plat cum sunt crile de debit / credit i cecurile. Bancomatele (ATM- Automatic Teller Machines) permit efectuarea automat a unei largi varieti de tranzacii cum sunt depuneri, extrageri i transferuri ntre diverse conturi, mpreun cu multe alte servicii suplimentare.

Companiile specializate n investiii financiare utilizeaz sisteme evoluate care actualizeaz preurile aciunilor i obligaiunilor aa cum acestea rezult n urma activitilor bursiere. Acestea ofer totodat clienilor lor rapoarte privind preurile, evoluia lor, deintorii, dividendele sau dobnda aferent precum i evaluarea tendinele.

n industria aerian, sistemele de rezervare a biletelor de avion reprezint o aplicaie important. Astfel, agenii sau chiar clieni au acces la aceste sisteme n vederea rezervrii de bilete, comparrii preurilor i stabilirii traseului. n plus, automate similare bancomatelor permit clienilor s-i procure direct biletele de avion fr s interacioneze cu un agent sau funcionar de la ghieu. Sisteme sofisticate similare sunt utilizate i n transportul aerian de mrfuri n vederea planificrii transporturilor, ntreinerii avioanelor i planificrii reviziilor, etc.

31

n domeniul vnzrilor i serviciilor, exist sisteme care monitorizeaz activiti cum sunt cele de distribuie a bunurilor, electricitii, gazului i petrolului, etc. n plus aceste sisteme stabilesc traseele optime n vederea livrrii bunurilor de la o locaie la alta. Acestea pot stabilii i cnd este momentul cel mai bun pentru livrarea bunurilor i serviciilor.

SPT sunt utilizate la vnzarea cu amnuntul, n magazine specializate, supermagazine sau chiar n restaurante, aceste sisteme captnd toate informaiile legate de vnzri.

De exemplu, SPT permit managerilor s cunoasc exact starea stocurilor i efectul unor reduceri de preuri. Astfel acetia pot lua msuri imediate n vederea mbuntirii vnzrilor i creterii veniturilor. n plus, rapoartele care le sunt furnizate pot ajuta la stabilirea tendinelor, pieei int sau mbuntirii serviciilor.

32 Concluzii SPT desfoar i activiti mai complexe dect simpla

manipulare a tranzaciilor afacerilor. Structurate corespunztor, SPT pot ajuta tranzacia n sine

i stabili datele colectate pentru fiecare tranzacie. Atunci cnd SPT sunt integrate altor sisteme ale

organizaiei, acestea pot semnala evenimente care necesit decizii i aciuni specializate. Ele reprezint totodat o surs important de date utilizate n analize i procese decizionale.

i nu n ultimul rnd, prin rapoartele generate, SPTcontribuie la buna desfurare a activitilor zilnice ale organizaiei.