Rapoarte i Macrouri

RAPOARTE (Reports) Vizualizarea datelor dintr-o baz de date se poate face pe ecran sau hrtie (la

imprimant) prin intermediul foilor de date, formularelor i situaiilor finale. Ultima reprezint cea mai potrivit posibilitate de prezentare a datelor pe hrtie. O situaie final (REPORT) este o grupare de date prezentate ntr-un anumit format i o structur de pagin n funcie de necesitile utilizatorilor i care servesc diverselor scopuri de subtotaluri (dup anumitecriterii), subformulare grafice i obiecte de tip OLE. Sursa datelor unei situaii finale o constituie n principal cererile de interogare sau tabelele, restul fcnd parte din structura acestora. n general dac datele ce trebuie introduse n situaia final au ca surs mai mult de un tabel, se creeaz mai nti o cerere de interogare (care reunete datele din tabele) i apoi situaia final bazat pe aceasta. Elementele de legtur ntre sursa de date i situaiile finale sunt controalele, zonele de text (pentru datele numerice i alfanumerice), cadrele (pentru imagini i grafice) i etichetele (pentru titluri, linii separatoare i ptrate decorative.

Din punct de vedere al formei de prezentare, situaiile finale sunt de trei feluri: 1) Pe o singur coloan simpl; 2) Gen tabel cu posibiliti de a genera mai multe grade de totaluri; 3) Etichet potal. Crearea unei situaii finale (REPORT) se poate face n dou moduri: 1) Far instrumentul wizard, utiliznd modul de lucru Design View. 2) Cu ajutorul instrumentului wizard. Pentru a crea un raport se va alege seciunea Reports, butonul New i apoi modul de

lucru n care se va crea raportul. Se va specifica apoi tabela pentru care se dorete afiarea unor situaii finale.

Structura unui raport este ierarhizat pe mai multe seciuni: - antetul raportului - antetul de pagin - antetul de grup - corpul propriu-zis - subsol de grup - subsol de pagin - subsolul raportului

Controalele care apar n corpul acesteia sunt 3 feluri : independente, dependente i calculate.

Dup crearea unui raport, pentru verificarea rezultatului nainte de imprimare, se poate vizualiza parial sau total. Vizualizarea parial (un eantion) permite verificarea dispunerii n pagin, tipul de caractere i dimensiunea acestora, gradele de totaluri (dac au fost definite).

Vizualizarea total permite verificarea datelor i constituie imaginea pe ecran a paginilor de imprimant. nregistrarea i nchiderea unui raport se face ca la oricare alt fiier. Rezultatul unui raport poate fi tiprit sau salvat ntr-un fiier, n vederea conservrii. nainte de tiprire este necesar definirea parametrului de orientare a paginii. Utilizarea instrumentului wizard permite crearea unor situaii finale cu o structur standard care nu ine seama n totalitate de cerinele utilizatorului. Aceast structur poate fi ulterior modificat cu ajutorul instrumentelor disponibile (trusa cu instrumente). Trusa cu intrumente (Toolbox) i tipurile de controale au acelai coninut i funcionalitate ca i cele de la formulare. Prin urmare, toate operaiile de aducere a cmpurilor din lista de cmpuri a tabelului, redimensionarea, deplasarea i modificarea acestora se fac ntr-o manier asemntoare ca i la formulare.

Sortarea i regruparea datelor Operaiile de sortare i regrupare a datelor apar foarte des n cadrul aplicaiilor

economice care utilizeaz un volum mare de date. Pentru sortarea datelor se trece pe modul de lucru Design View - se alege care va afia pe ecran o fereastr dialog:

- n prima linie din coloana Field/Expression se selecteaz un nume de cmp sau se introduce o expresie; se continu cu linia a doua, etc.

- n coloana Sort order se stabilete ordinea de sortare cresctoare Ascending sau descresctoare Descending; valoarea presupus fiind cresctoare.

- se nchide fereastra de dialog. Prima linie din fereastra de dialog corespunde primului nivel de sortare, a doua celui

de-al doilea etc.

Combinarea rapoartelor (RAPOARTE/SUBRAPOARTE) Pentru a combina dou sau mai multe situaii finale, una dintre acestea trebuie s fie

definit ca i situaie principal iar celelalte subsituaii (ca i ansamblul formular principal - subformular). Modul de lucru este asemntor cu cel de la formulare/subformulare.

MACROURI (Macros) Pn n prezent s-a ilustrat modul de construcie a principalelor obiecte care compun

o aplicaie Access. Se poate observa cu uurin c o aplicaie complex presupune un numr mare de obiecte (formulare, interogri, rapoarte, etc.). Toate aceste obiecte trebuiesc legate ntr-un flux continuu de operaii, trecerea de la un obiect la altul realizndu-se automat. Cu alte cuvinte, n cadrul unei aplicaii Access o importan deosebit o prezint automatizarea acesteia. Prin automatizare nelegem c pe baza unei aciuni a utilizatorului (o apsare pe buton de pe ecran sau de la tastatur, un dublu click) determin realizarea uneia sau a mai multor operaii (deschiderea unuia sau mai multor obiecte, rularea unor interogri, etc).

Aceast automatizare a aplicaiilor realizate n Access se poate face n dou moduri: - prin utilizarea limbajului Visual Basic for Applications VBA - prin utilizarea comenzilor MACRO, care reprezint o form simplificat a

limbajului de programare VBA. Comenzile MACRO sunt deosebite prin caracteristica lor unic i anume c permit

automatizarea diverselor evenimente fr ca realizatorul aplicaiei s fie nevoit s cunoasc un anumit limbaj de programare. Prin evenimente nelegem:

- modificri ale datelor - deschiderea sau nchiderea unui formular sau raport - sau chiar diferite selecii asupra obiectelor de control n cadrul unor formulare n cadrul comenzilor MACRO pot fi incluse un numr mare de aciuni a cror

derulare poate fi condiionat de anumite valori afiate n formulare sau rapoarte. Microsoft Access ofer un numr mare de aciuni ce pot fi executate n cadrul unor comenzi macro:

- deschiderea sau nchiderea de tabele, interogri, formulare sau rapoarte

- vizualizarea i tiprirea rapoartelor - rularea interogrilor - apelarea altor comenzi macro - efectuarea condiionat a anumitor aciuni - cutarea anumitor date n tabele - deschiderea sau includerea diferitelor meniuri din Access - afiarea de mesaje de atenionare sau chiar sunete de atenionare - tergerea, redenumirea, copierea sau salvarea diferitelor obiecte ale aplicaiei - comunicarea cu alte produse software (WORD, EXCEL,)

Crearea unei comenzi MACRO Comenzile macro se creeaz n cadrul ferestrei de proiectare :

Fereastra de proiectare are dou pri: - Lista de aciuni cu comentarii - Descrierea fiecrei aciuni din cadrul listei

Comunicarea ntre aplicaiile Office Pachetul Office produs de Microsoft s-a dorit a fi un instrument util i foarte

performant cu ajutorul cruia s se poat realiza un numr mare de sarcini n cadrul biroului unei firme sau chiar acas. Creterea popularitii produsului Office se datoreaz, pe lng gradul sporit de complexitate, facilitii sale deosebite de a permite diferitelor aplicaii ce-l compun s comunice ntre ele. Astfel, date ce se gsesc ntr-o aplicaie Access pot fi transferate (exportate) ntr-un document Word n vederea realizrii unui document de sintez. Odat cu lansarea sistemului de operare Windows 95 a fost introdus o nou facilitate Object Linking and Embedding (introducerea i legarea obiectului) sau pe scurt OLE. OLE este o metod de transfer a informaiei ntre diferite aplicaii Windows sub form de obiecte. Metoda OLE ofer un mare avantaj aplicaiilor realizate n ACCESS, putnd fi create baze de date de tip multimedia n care pot fi stocate fiiere audio (WAV, MID), fotografii i desene (BMP, TIF), animaie i filme (AVI).

Access introduce 3 faciliti: 1. DDE - Dynamic Data Exchange - schimbul dinamic de date

2. ActiveX Objects - obiecte ActiveX 3. ActiveX Custom Controls - controale personalizate ActiveX 1) DDE - permite executarea unor funcii, precum i transmiterea de date ntre

Access i orice alt aplicaie Windows care suport facilitatea DDE. 2) ActiveX - permite crearea unor anumite legturi ntre obiecte, precum i

includerea lor n cadrul bazelor de date Access (fotografii, grafice, foi de calcul). Access poate lucra cu acele isteme de gestiune a bazelor de date care sunt compatibile cu standardul Open Database Conectivity (ODBC), incluznd urmtoarele sisteme:

1. Microsoft SQL Server 2. Oracle 3. DB2 4. Ingres