Training “Time Management”Handout 4

Activităţi cronofage

Activităţi/ Atitudini Posibile soluţii

Amânarea activităţilor dificile

- Împărţirea activităţii pe bucăţi mai mici- Să ne gândim care ar fi consecinţele nerealizării activităţii.- Să gasim recompense pentru îndeplinirea activităţii.- Să începem cu acele bucaţi pe care le putem rezolva. - Gestionarea ei într-un moment al zilei când suntem cei mai

productivi.- Să nu ajungă in cadranul I

Amânarea activităţilor neplăcute

- Împărţirea activităţii pe bucăţi mai mici- Să ne gândim care ar fi consecinţele nerealizării activităţii.- Să gasim recompense pentru îndeplinirea activităţii. - Gestionarea ei într-un moment al zilei când suntem cei mai

productivi.- Să nu ajungă in cadranul I

Intreruperi cu telefonul

- Să stabilim o perioadă din zi când sunăm toate persoanele de la care am primit apeluri- poate sa fie 1X/ora cate 10 minute.

- Să stabilim pe cât posibil ora când are loc un apel telefonic- să programăm telefoanele.

- Să încercăm să ne concentrăm doar pe ace lapel, căci astfel conversaţia va fi mai scurtă si mai eficientă, eventual luăm notiţe şi rezolvăm problemele ulterior.

Întreruperi cu e-mail-ul

- Să stabilim intervale în timpul zilei când citim şi răspundem la mail-uri.

- Să notăm situaţiile de rezolvat în listă şi să le abordăm ulterior în funcţie de priorităţi.

Întreruperi cu Internetul

- Să stabilim intervale în timpul zilei când citim diverse pagini de Internet (Facebook, Gmail, Yahoo, etc).

- Să notăm situaţiile de rezolvat în listă şi să le abordăm ulterior în funcţie de priorităţi.

Întreruperi cauzate de către colegi

- Să rugăm colegii să revină când suntem mai liberi, în cazul în care nu este urgent pentru ei.

- Să ii rugăm, în măsura în care se poate, să vină la noi cu mai multe puncte de discutat si nu doar cu unul atunci când işi aduc aminte.

- Să programăm pe cât posibil şi întâlnirile cu ei.

Întreruperi cauzate de către şefi

- Ca şi în cazul colegilor, să îi rugăm să revină când suntem mai puţin ocupaţi, dacă nu este foarte urgent.

Training “Time Management”Handout 4

Întreruperi cauzate de către clienţi

- Să programăm pe cât posibil discuţiile cu clienţii la fel ca şi cu ceilalţi (colegi sau şefi)

Întalniri ineficiente

- Să analizam dacă într-adevăr este nevoie de o întâlnire sau se pot rezolva lucrurile şi prin mail, telefon, etc.

- Să existe o agendă clară a întâlnirii care să fie comunicată de la început.

- Să existe o oră de începere şi o oră de încheiere a şedinţei/ întâlnirii.

- Să fim întotdeauna pregătiţi pe subiecte abordate şi să insistam ca şi celelate persoane să vină cu temele făcute. Putem chiar să le cerem acest lucru în mail-ul cu agenda discuţiei.

- Să fie comunicate concluziile într-o manieră foarte clară.

Lipsa delegării

- Să cautăm persoanele care chiar ar putea să facă acea sarcină.- Să identificăm care sarcini pot fi delegate.- Să nu avem asteptări ca cei cărora le delegăm să rezolve sarcina în

acelaşi fel ca noi.- Să stabilim criterii clare pentru sarcinile delegate.

Incapacitatea de a spune “nu”

- Să oferim motive foarte solide pentru care refuzăm să facem o anumită sarcină sau pentru care o amânăm.

- Să fim diplomaţi- Să oferim o alternativă pentru refuz.

Perfecţionismul

- Să stabilim constant cu managerul direct care sunt rezultatele aşteptate.

- Să stabilim cu echipa întâlniri regulate pentru a preveni toate riscurile ce pot apărea.

- Să abordăm sarcinile dificile mai repede ca o provocare şi nu ca pe un lucru imposibil.

Lipsa de concentrare

- Să reducem pe cât posibil întreruperile- Să ne ocupăm de o singură sarcină odată.- Să nu răspundem la mail sau telefon în timp ce lucrăm la o sarcină

important.- Să împărţim timpul pe activităţi ce sunt realizate într-un anumit

timp. De ex: citit şi răspuns mail- 15 minute; vorbit cu persoanele de vânzări- 10 minute, etc.