unitatea: - · pdf filed.serviciul contabilitate-biroul financiar 1.evidenta indicatorilor...
TRANSCRIPT
UNITATEA: ____________________
SE APROBA
SERVICIUL DENUMIREA DOSARULUI (CONTINUTULUI PE
SCURT AL PROBLEMELOR LA CARE SE
REFERA)
TERMEN DE
PASTRARE
OBSERVATII
A. Secretariat 1.Registru procese verbale Comitet director P
2.Registru de intrare-iesire a corespondentei 10 ani
3.Registru privind acesul la informatii de interes
public
10 ani
4.Situatii si procese verbale ale comisiilor, pe
domenii de activitate, constituite la nivelul
spitalului.
3 ani
5.Condica si borderoul de expedierea
corespondentei
1 an
6.Copii ale ordinelor de deplasare 1 an
B. Serviciul de resurse
umane
1.State de functii. P
2,Ordine ale MSP, decizii ale DSP privind
structura organizatorica a institutiei
P
3.Registru de evidenta a salariatilor P
4.Regulamentul de organizare si functionare P
5.Regulamentul de ordine interioara P
6.Dosare personale (cuprinzind actele care stau la
baza completarii carnetelor de munca) .
50 ani
7,Contracte de munca, fise personale . 50 ani
8.Registre de evidenta a veniturilor salariale ale
angajatilor.
50 ani
9.Decizii ale conducerii institutiei( manager,
comitet director)
50 ani
10.Dari de seama privind structura de personal si
fondul de salarii consumat - anuale.
20 ani
11.Fisa postului 15 ani
12.Adrese, alte documente primite de la DSP
referitoare la incadrarea, transferarea sau
detasarea cadrelor de specialitate cu pregatire
superioara.
10 ani
13.Adeverinte de vechime eliberate pentru
completarea carnetelor de munca si a registrului
de evidenta a salariatilor.
10 ani
14.Corespondenta privind scoaterea posturilor
vacante la concurs pentru personalul cu studii
medii si superioare,conditii pentru examene sau
concursuri, lucrari ale candidatilor, procese-
verbale ale candidatilor, corespondenta in
legatura cu concursul sau examenul candidatilor,
contestatii.
5 ani
15.Fise de apreciere (inclusiv contestatiile) 5 ani
16.Dari de seama privind structura de personal si
fondul de salarii consumat - trimestriale.
5 ani
NOMENCLATORUL
ARHIVISTIC APROBAT PRIN DECIZIA Nr. ____________
17.Plan de dezvoltare profesionala a personalului 3 ani
18.Programari in concediu de odihna, comunicari,
aprobari si rechemari din concediu de odihna
3 ani
19.Corespondenta, informatii cerute si raspunsuri
privind locul si data, conditii pentru examene,
concursuri pentru personalul medical cu studii
superioare.
3 ani
20.Condici de prezenta 2 ani
21.Foaie colectiva de prezenta 2 ani
22.Grafice de activitate a personalului 1 an.
C. Biroul de internari
sistatistica medicala
1.Dari de seama statistice - anuale P
2.Registru de internari P
3.Foi de observatie clinica (inclusiv actele
anexate)
10 CS
4. Dari de sama statistice - trimestriale 10 ani
5.Rapoarte cu setul minim de date la nivel de
pacient
10 ani suport
informatic
6.Indicatori de eficienta, raport statistic privind
miscarea bolnavilor in sectii.
10 ani
7.Dari de seama - lunare 5 ani
D.Serviciul contabilitate-
biroul financiar
1.Evidenta indicatorilor financiari aprobati pe
unitati si actiuni
P
2.Bilantul contabil, cont de rezultat patrimonial si
anexele la bilant (fluxuri de trezorerie, anexe, note
explicative, raport de gestiune etc) - anuale
P
3.Bugetul de venituri si cheltuieli aprobat. P
4.Registru evidenta mijloacelor fixe (fise de
evidenta) pe locuri de folosinta, registrul inventar
P suport
informatic
5.Liste, devize si proiecte de executie, aprobate,
privind investitiile la cladiri (inclusiv reparatiile
capitale) si procese verbale de receptie a
lucrarilor.
P
6.Rapoarte privind activitatea spitalului pe
probleme financiare, medicale, administrative,
plan de dezvoltare a spitalului, plan de
management, plan de masuri privind igienizarea si
repararea cladirilor - anuale
P
7.State de plata salariilor 50 ani
8.Indicatori de evaluare fizici si de eficienta
pentru programele si subprogramele de sanatate -
anuale
20 ani
9.Contracte inchirieri ( spatii libere din incinta
spitalului, spatii in cladiri, bunuri din patrimoniul
spitalului)
15 ani
10.Referate, cereri, avize privind transferul si
miscarea mijloacelor fixe
15 ani
11,Contracte de furnizari servicii medicale si acte
aditionale la aceste contracte
15 ani
12.Indicatori de performanta a managementului
spitalului
15 ani
13.Procese verbale, decizii privind evaluarea
spitalului si documentele care au stat la baza
emiteri lor.
15 ani
14.Fisa de evaluare si documentele care au stat
la baza evaluari managerilor de spital.
15 ani
15.Dispozitii, procese verbale, inventare, privind
primirea si predarea gestiunilor
10 ani
16.Acte de garantie si fise personale de garantii 10 ani Dupa incetarea
activitatii
17.Declaratii privind plata contributiilor la
asigurarile de sanatate, somaj, asigurari sociale,
impozit pe venitul din salarii si alte contributii
pentru constituirea unor fonduri publice.
10 ani
18.Acte justificative, documente primare si
contabile care stau la baza inregistrarilor in
conturile contabile (note contabile, facturi, avize,
ordonantari plata, extrase de cont etc)
10 ani CS
19.Fise de evidenta obiectelor de inventar pe
locuri de folosinta
10 ani
20.Referate, decizii, procese verbale ale comisiei
de inventariere a patrimoniului institutiei
10 ani
21.Rapoarte privind activitatea spitalului pe
probleme financiare,medicale, administrative, plan
de dezvoltare a spitalului, plan de management,
plan de masuri privind igienizarea si repararea
cladirilor - trimerstriale
10 ani
22.Adeverinte privind scutirea de impozitul pe
venitul din salarii
10 ani
23.Fise sintetice si analitice, registrul jurnal si
cartea mare, balante de verificare sintetice si
analitice, fisa contului.
10 ani
24.Bilantul contabil, cont de rezultat patrimonial si
anexele la bilant (fluxuri de trezorerie, anexe, note
explicative, raport de gestiune etc) - trimestriale
10 ani
25.Indicatori pe structuri clinice si asimilate
(aplicatia EXBUGET)
10 ani
26.Decizii si procese verbale de constatare si
scoatere din functiune a mijloacelor fixe, obiecte
de inventar si alte bunuri materiale aprobate la
casare cu corespondenta respectiva.
10 ani
27.Tarife pentru plata unor prestatii medicale
acordate la cererea persoanelor fizice si juridice
(referate de aprobare, lista tarife, corespondenta
in legatura cu aceste tarife)
10 ani
28. Referate, decizii, planuri, proceduri
operationale privind: organizarea controlului
financiar preventiv si de gestiune interna; numirea
responsabililor cu monitorizarea programului de
dezvoltare a sistemului de control managerial.
10 ani
29.Desfasurator pentru decontarea serviciilor
medicale furnizate in baza contractelor incheiate
cu CASJ, rapoarte de activitate pentru servicii
spitalicesti transmise de SNSPMS.
10 ani
30.State de plata concediilor de odihna si a
certificatelor de concedii medicale.
10 ani
31Circulare, protocoale, instructiuni, programe de
masuri, primite de la organele erarhice superioare
(CNAS, MSP, DSP, CASJ, consiliile locale si
judetene) pentru implementarea reformei in
sistemul sanitar, politici sanitare.
10 ani
32.Referate, liste de investitii aprobate (inclusiv
reparatiile capitale) la aparatura medicala si alte
bunuri de natura mijloacelor fixe, instalatii sanitare
si electrice, liste dotari independente.
10 ani
33.Procese verbale de control financiar intern,
rapoarte de control ale Curtii de Conturi,
Serviciului de audit intern al DSP, CASJ si alte
organe din afara unitatii cu atributii de control al
activitatii institutiei.
10 ani
34.Rapoarte privind activitatea spitalului pe
probleme financiare, medicale, administrative,
plan de dezvoltare a spitalului, plan de
management, plan de masuri privind igienizarea si
repararea cladirilor - lunare
10 ani
35.Program privind necesarul de numerar in
casierie, situatii privind prognoza lunara a
veniturior (incasate prin trezorerie) si a platilor
efectuate prin trezorerie, procese verbale de
verificare a numerarului din casierie.
5 ani
36.Fise de magazie 5 ani
37.Note de fundamentare privind calculul costului
la medicamente si materiale sanitare pe un pat
fizic si ocupat, pe zi spitalitare si pe un bolnav.
5 ani
38.Conturi de executie lunare, situatii privind
monitorizarea cheltuielilor de personal, bunuri si
servicii, investitii
5 ani
39.Cereri, liste servicii medicale, note de
fundamentare tarife/serviciu medical, tabele cu
polite asigurari raspundere civila si cu autorizatiile
de libera practica, cu aparatura medicala din
dotare, care stau la baza incheierii contractelor
de furnizari servicii medicale cu CAS.
5 ani
40.Lista obligatiile de plata defalcata pe articole
bugetare (in termen, arierate) fata de furnizorii de
bunuri si servicii
5 ani
41.Indicatori fizici, de eficienta si de rezultate
pentru programele si subprogramele de sanatate -
trimestriale
5 ani
42.Corespondenta interna si externa pe probleme
financiare
3 ani
43.Cereri de deschidere de conturi la banci si
deschideri de credite lunare, cereri de admitere la
finantare
3 ani
44.Liste de retineri rate CAR, imprumuturi la
banci, imputatii,debite etc) din drepturile
personalului
3 ani
45.Dispozitii de livrare (avize de expeditie), facturi,
note de receptie, carnete cecuri (cotoare), bonuri
de consum, registru casierie - in copie
2 ani
46.Deconturi de cheltuieli pentru pacienti (sectii
spital si ambulator)
3 ani
47.Circulare, instructiuni, primite de la forurile
ierarhic superioare pe probleme financiare
3 ani
48.Registru privind operatiunile prezentate la viza
de control financiar preventiv.
3 ani
49.Registru privind evidenta angajamentelor
bugetare si legale pe structura clasificatiei
bugetare
3 ani
50.Proiectul bugetului de venituri si cheltuieli 3 ani
E. Serviciul de
aprovizionare
1.Contracte incheiate cu furnizirii de bunuri,
servicii si executari de lucrari.
10 ani
2.Procese verbale pentru recuperarea
materialelor cu continut de metale pretioase.
10 ani
3.Contracte, procese verbale, referitoare la donatii
si sponsorizari
5 ani
4.Anunturi publicitare, certificate care atesta
eligibilitatea entitatilor contractante, caiet de
sarcini si alte documente care stau la baza
organizarii si derularii procedurilor de achizitii
(dosarul achizitiilor publice)
5 ani
5.Corespondenta diversa privind activitatea de
aprovizionare
3 ani
6.Copii ale comenzilor (exemplarul 2) pentru
achizitii de bunuri si servicii
3 ani
7.Planul anual de achizitii publice, documente
care stau la baza intocmirii acestuia (referate de
necesitate, extrase de materiale pentru reparatia
si intretinerea curenta a cladirilor)
3 ani
8.Referate pentru propuneri de achizitii directe,
oferte de pret pentru achizitii directe de bunuri si
servicii si procese varbale de selectie a acestor
oferte.
3 ani
F.Compartimentul
protectia muncii si PSI
1.Dosare individuale privind accidentele de munca
si bolile profesionale
15 ani
2.Referate, fise, rapoarte, privind activitatea de
PSI
10 ani
3.Referate, fise, normative proprii pentru
echipamentul de protectie, rapoarte, privind
activitatea de protectie si securitate a muncii
10 ani
4.Planul de paza, referate, procese-verbale,
situatii si corespondenta in legatura cu
organizarea si efectuarea pazei
5 ani
5.Foile de parcurs pentru autovehicule, fise pentru
activitatea zilnica a autovehiculelor
3 ani
6.Registru de predare si primire a a serviciului de
paza
2 ani
7.Bonuri de intrare in unitate pentru vizitatori 1 an
8.Cotoare bonuri cantitati fixe carburanti. 1 an
G.Sectii si compartimente
medicale
1.Registru de evidenta a nasterilor P
2.Registru de interventii chirurgicale, protocoale
operatorii
50 ani
3.Protocoale necropsie 15 ani
4.Registre, autorizatii, retete cu timbru sec, pentru
produsele si substantele stupefiante
10 ani CS
5.Registru de evidenta a nou nascutilor 10 ani
6.Registru de consultatii pentru inregistrarea
bolnavilor extrateritoriali (inclusiv pentru camera
de garda)
5 ani
7.Fise, registre pentru evidenta tratamentelor
efectuate
5 ani
8.Condica de transfuzii sange 5 ani
9.Certificate constatatoare de nastere si de deces 5 ani
10.Cotoare certificate de concediu medical
(inclusiv adeverinte de urgenta)
3 ani
11.Condica de garda 3 ani
12.Fise pentru intreruperea cursului sarcinii,
inclusiv registru de evidenta al acestor si a
cererilor de intrerupere a sarcinii.
3 ani
13.Grafice, procese verbale, referitoare la
activitatea de dezinfectii, deratizari.
2 ani
14.Copii de pe condicile medicale de prescriptii
medicamente
H.Cabinete de
specialitate,dispensare -
ambulator.
1.Fise (carnete) de consultatii adulti si copii pentru
bolnavii cronici (inclusiv acte anexate)
50 ani
2.Registru de consultatii 10 ani
3.Registru pentru evidenta gravidelor 5 ani
4.Anchete epidemiologige pentru boli transmisibile
venerice, TBC.
3 ani
5.Registru de evidenta a medicamentelor de la
aparatul de urgenta
3 ani
6.Calendarul vaccinarilor 3 ani
I.SERVICII DE
LABORATOR
1.Registru de determinare a grupei sanguine la
populatie
3 ani
2.Registru de investigatii medicale (analize de
laborator, explorari functionale, radiografii,
radioscopii)
3 ani
j.CONTENCIOS 1.Ordine ale MSP si CNAS P
2.Dosare privind cauzele civile sau penale cu
hotarari cuprinzind despagubiri civile sau fara
despagubiri civile la instantele de drept comun
10 ani de la
pronuntarea
sentintei3.Dispozitii, decizii si avize pe probleme medicale,
financiare si administrative ale comitetului director
10 ani
4.Corespondenta, borderouri si evidenta privind
urmarirea in vederea incasarii debitelor din taxe
spitalizare, imputatii, clienti.
5 ani
K.BIROUL ARHIVA 1.Nomenclatorul Arhivistic, inventare arhivistice,
procese verbale de predare-primire a
documentelor de la compartimente, lucrarile
comisiei de selectare, lucrarile de selectionare,
procese verbale de control pe linie de arhive,
corespondenta cu arhivele nationale.
P
2.Registru de evidenta a intrarii-iesirii unitatilor
arhivistice
P
3.Registru de depozit P
4.Aprobari, consultari materiale din arhiva 2 ani