8/6/2019 U3 Procesele Managementului de Proiect

http://slidepdf.com/reader/full/u3-procesele-managementului-de-proiect 1/6

1

Unitatea de învăţare nr.3. Procesele managementului de proiect 

Managementul de proiect este un efort integrator  – o actiune sau esecul de a lua masuri

intr-un domeniu va avea de regula efect in celelalte domenii. Interactiunile pot fi directe si bine

intelese sau pot fi subtile si incerte. De exemplu, schimbarea scopului va afecta aproape

intotdeauna costurile proiectului, dar poate sau nu sa afecteze moralul echipei sau calitatea

produsului.

Aceste interactiuni adesea necesita compromisuri intre obiectivele proiectului  –  

performanta intr-un domeniu poate fi imbunatatita numai prin sacrificarea performantei in altul.

Un management de proiect de succes necesita gestionarea activa a acestor interactiuni.

Pentru a ajuta intelegerea naturii integratoare a managementului de proiect si pentru a

sublinia importanta integrarii, acest document descrie managementul de proiect in termenii

proceselor sale componente si a interactiunilor dintre acestea.

U3.1. Procesele proiectului

Proiectele sunt compuse din procese. Un proces este „o serie de actiuni care conduc la un

rezultat”. Procesele proiectului sunt desfasurate de oameni si, de obicei, se incadreaza intr-una

din cele doua categorii importante:

Procesele managementului de proiect se ocupa cu descrierea si organizarea

muncii de proiect.

Procesele orientate pe produs se ocupa cu specificarea si crearea produsului de

proiect.

Procesele managementului de proiect si procesele orientate pe produs se suprapun si

interactioneaza de-a lungul proiectului. De exemplu, scopul proiectului nu poate fi definit in

absenta unor notiuni de baza despre cum este creat produsul.

8/6/2019 U3 Procesele Managementului de Proiect

http://slidepdf.com/reader/full/u3-procesele-managementului-de-proiect 2/6

2

U3.2 Grupurile de procese

Procesele managementului de proiect pot fi organizate in cinci grupuri formate din unul

sau mai multe procese fiecare:

Initierea proceselor  –  recunoasterea faptului ca un proiect sau o faza trebuie sa

inceapa si angajamentul de face acest lucru.

Procesele de planificare – elaborarea si mentinerea unei scheme de lucru pentru ca

proiectul sa fie dus la indeplinire.

Executarea proceselor  –  coordonarea oamenilor si a altor resurse pentru a

indeplini planul.

Controlarea proceselor  –  asigurarea ca obiectivele proiectului sunt atinse prin

monitorizarea si masurarea progresului si prin luarea masurilor de corectie cand

este necesar.

Incheierea proceselor – acceptarea formala a proiectului sau a fazei si incheierea ei

in mod ordonat.

Grupurile de procese sunt legate de rezultatele pe care le produc  – rezultatul sau produsul

unuia devine un inceput pentru altul. Intre grupurile centrale de procese legaturile sunt reiterate  –  

planificarea asigura executiei un plan de proiect bine pus la punct la inceput si, pe masura ce

proiectul progreseaza, furnizeaza documente actualizate. In plus, grupurile de procese din

managementul de proiect nu sunt evenimente singulare, discrete; ele se sunt activitati ce se

suprapun care apar la diverse niveluri de intensitate de-a lungul fiecarei faze de proiect.

In cele din urma, interctiunile grupurilor de procese traverseaza etape, astfel incat

inheierea unei faze este un pas catre initierea alteia. De exemplu, incheierea unei etape de

proiectare are nevoie de aprobarea clientului pe desene. Simultan, planurile definesc descrierea

produsului pentru faza de implementare ce urmeaza.

Repetarea proceselor de initiere la inceputul fiecarei etape contribuie la concentrarea

proiectului pe ducerea la indeplinire a nevoii afacerii. Ar trebui sa fie de ajutor si la oprirea

proiectului daca nevoia nu mai exista sai proiectul nu pare sa satisfaca acea nevoie.

8/6/2019 U3 Procesele Managementului de Proiect

http://slidepdf.com/reader/full/u3-procesele-managementului-de-proiect 3/6

3

U3.3 Interactiunile proceselor

In cadrul fiecarui grup de procese, procesele individuale sunt legate prin input-uri si

output-uri. Daca ne concentram pe aceste legaturi, putem descrie fiecare proces in termeni de:

Input-uri – documente sau obiecte documentabile pe baza carora se poate actiona

Instrumente si tehnici – mecanisme aplicate input-urilor pentru a crea output-uri

Output-uri - documente sau obiecte documentabile care sunt un rezultat al procesului

U3.3.1 Procesele de initiere

Initierea  – angajarea organizatiei in inceperea urmatoarei etape a proiectului.

U3.3.2 Procesele de planificare

Planificarea este foarte importanta pentru proiect deoarece un proiect inseamna a face

ceva ce nu a mai fost facut inainte. Drept urmare, in aceasta sectiune sunt destul de multe

procese. Totusi, numarul ridicat de procese nu inseamna ca managementul de proiect este numai

planificare  –  planificarea trebuie sa fie comensurata cu scopul proiectului si cu utilitatea

informatiei dezvolatate. Aceste procese se repeta de multe ori inainte de a finaliza planul. De

exemplu, daca data de finalizare initiala este inacceptabila, resursele, costurile sau chiar scopul

proiectului trebuiesc redefinite. In plus, planificarea nu este o stiinta exacta – doua echipe diferite

pot genera planuri diferite pentru aceslasi proiect.

Procesele de baza. Unele dintre procesele de planificare au dependente si trebuiesc

executate in aceeasi ordine in majoritatea proiectelor. De exemplu, activitatile trebuiesc definite

inainte de a fi programate sau evaluate ca si cost. Aceste procese de planificare de baza pot fi

repetate de mai multe ori in timpul oricarei etape a unui proiect. Includ:

Planificarea scopului  –  o expunere scrisa a scopului ca punct de plecare pentru

viitoarele decizii in cadrul proiectului.

Definirea scopului  –  impartirea rezultatelor importante in componente mai mici

si mai usor de gestionat.

8/6/2019 U3 Procesele Managementului de Proiect

http://slidepdf.com/reader/full/u3-procesele-managementului-de-proiect 4/6

4

Definirea activitatii  – identificarea activitatilor specifice care trebuiesc executate

pentru a ajunge la rezultatele proiectului.

Secventierea activitatii – identificarea si documentarea dependentelor interactive

Estimarea duratei activitatii  – estimarea numarului de etape de lucru care va finecesar pentru a termina activitatile individuale.

Planificarea resurselor  – determinarea resurselor (oameni, echipament,materiale)

si cantitatilor necesare din fiecare pentru executarea activitatilor proiectului

Bugetul  – impartirea costului global estimat pe elemente de lucru individuale

Dezvoltarea planului de proiect  –  preluarea rezultatelor altor procese de

planificare si asezarea lor intr-un document coerent

Procesele ajutatoare/de facilitare. Interactiunile, dintre procesele de planificare, depind

cel mai mult de natura proiectului. De exemplu, in unele proiecte poate exista un risc mic sau

neidentificabil pina ce planificarea este aproape terminata si echipa recunoaste ca termenele si

costurile sunt extrem de agresive , implicand astfel un risc considerabil. Desi aceste procese

ajutatoare/de facilitare se desfasoara intermitent si atunci cand este nevoie de-a lungul

planificarii proiectului, ele nu sunt optionale. Includ:

Planificarea calitatii – identificarea standardelor de calitate relevante pentru proiect si

a metodelor de a le satisface

Planificare organizationala  – identificarea, documentarea si desemnarea functiilor in

cadrul proiectului, a responsabilitatilor si a relatiilor de raportare

Achizitia/recrutarea de personal – repartizarea resurselor umane necesare pentru lucrul

la proiect

Planificarea comunicatiilor  –  stabilirea nevoilor de comunicare si informatie ale

partilor interesate: cine are nevoie de ce informatie, cand vor avea nevoie de ea si

cum le va fi transmisa

Identificarea riscurilor  –  stabilirea riscurilor care ar putea afecta proiectul si

documentarea detaliata a fiecaruia

8/6/2019 U3 Procesele Managementului de Proiect

http://slidepdf.com/reader/full/u3-procesele-managementului-de-proiect 5/6

5

Cuantificarea riscurilor  –  evaluarea riscurilor si a interactiunii riscurilor pentru a

stabili registrul de posibile rezultate ale proiectului

Perfectionarea raspunsului la risc  –  definirea pasilor de imbunatatire pentru

oportunitati si raspunsul la amenintari

Planul de achizitii -stabilirea a ceea ce trebuie achizitionat si cand

Planificarea solicitarii –  documentarea cerintelor de produs si identificarea

potentialelor surse.

U3.3.3 Procesele de executie

Procesele de executie includ procesele de baza si procesele de facilitare, asa cum sunt descrise in

sectiunea 3.3.2, Procese de planificare

U3.3.4 Procesele de control

Performanta proiectului trebuie masurata in mod regulat pentru a identifica abaterile de la

plan/schimbarile fata de planul initial. Abaterile sunt introduse in procesele de control in diferite

domenii. In masura in care aceste abateri/schimbari semnificative sunt observate ( acelea care

pun in pericol obiectivele proiectului) ajustarile sunt facute prin repetarea proceselor de

planificare adecvate. De exemplu, depasirea unui termen de finalizare poate atrage dupa sine

ajustari ale planului de personal, recurgerea la ore suplimentare sau compromisuri intre buget si

programul de obiective. Controlul include si luarea unor masuri preventive ca o anticipare a

posibilelor probleme.

Grupul proceselor de control cuprinde procese de baza si procese ajutatoare,asa cum sunt

descrise in sectiune 3.3.2, Procesele de planificare.

U3.3.5 Procesele de incheiere/ finalizare

Incheierea administrativa  –  generarea, colectarea si diseminarea informatiei pentru a

formaliza sfarsitul unei faze sau al proiectului

8/6/2019 U3 Procesele Managementului de Proiect

http://slidepdf.com/reader/full/u3-procesele-managementului-de-proiect 6/6

6

Incheierea unui contract  –  incheierea si reglementarea contractului, inclusiv rezolutii

referitoare la intrebarile deschise

U3.4 Personalizarea interactiunilor proceselor

Procesele identificate si interactiunile ilustrate in sectiunea 3.3 trec testul acceptarii

generale – se aplica la majoritatea proiectelor in majoritatea timpului. Totusi, nu toate procesele

vor fi necesare in toate proiectele si nu toate interactiunile se vor aplica in toate proiectele. Spre

exemplu:

O organizatie care utilizeaza pe scara larga contractori, poate descrie explicit unde

anume in procesul de planificare apare procesul de achizitie.

Absenta unui proces nu inseamna ca acesta nu ar trebuie sa se desfasoare. Echipa

de management de proiect trebuie sa identifice si sa gestioneze toate procesele

necesare pentru a asigura succesul proiectului.

Procesele care depind de resurse unice (dezvoltarea de software comenrcial,

biofarmaceutice, etc) pot defini roluri si responsabilitati inainte definirii scopului,

de vreme ce ceea ce poate fi facut poate fi o activitate a cui va fi disponibi sa o

faca

Unele output-uri ale proceselor pot fi predefinite ca si constrangeri. De exemplu,

conducerea poate preciza o data de atingere a target-ului in loc ca aceasta sa

rezulte din procesul de planificare

Proiectele mai vaste pot avea nevoie de mai multe detalii. De exemplu,

identificarea riscurilor poate fi divizatapentru a se concentra separat pe

identificarea riscurilor de cost, a riscurilor programului, a riscurilor tehnice si a

riscurilor de calitate.

In subproiecte si in proiecte mai mici, va fi depus un efort mai mic in procesele

ale caror output-uri au fost definite la nivel de proiect ( un subcontractor poate

ignora riscuri asumate explicit de contractorul principal) sau in procesele care

ofera utilitate marginala (intr-un proiect de patru persoane poate sa nu existe un

plan de comunicare oficiala).