Universitatea Lucian Blaga Din Sibiu Facultatea de tiine Economice

Ioan COSMESCU

TURISMUL DE AFACERI I DE

EVENIMENTE

- NOTE DE CURS

- PENTRU NVMNT LA DISTAN I CU FRECVEN REDUS -

2008

2

3

Cuprins

CAPITOLUL 1. Importana organizrii de evenimente n activitatea de turism ........................................................................................................................ 4 1.1. Turism evenimenial - motivaii i aspecte specifice............................................. 4 1.2. Turismul de afaceri i evenimentele specifice acestuia ......................................... 8 1.3. Tendine pe plan mondial n industria reuniunilor .............................................. 10 1.4. Romnia pe piaa de reuniuni i congrese........................................................... 13 1.5. Partenerii de afaceri pe piaa de reuniuni............................................................ 15

CAPITOLUL 2. Turismul de afaceri - istoric i concepte................................................ 19 2.1. Organizarea unui eveninsent tip reuniune (convenie, conferin, ntrunire,

seminar, program de training etc.)...................................................................... 20 2.2. Organizarea de evenimente n business-hoteluri ................................................. 30 2.3. Organizarea unui trg sau a unei expoziii.......................................................... 33 2.4. Programe i cltorii incentive ........................................................................... 34 2.5. Evenimente n aer liber (outdoor training, teambuilding).................................... 37

CAPITOLUL 3. Turismul de afaceri istoric i concepte ............................................... 40 3.1. Scurt istoric al turismului de afaceri ................................................................... 40 3.2. Concepte i teorii privind turismul de afaceri ..................................................... 42 3.3. Asemnri i deosebiri ntre turismul de afaceri i turismul de loisir .................. 44 3.4. Avantajele turismului de afaceri pentru destinaii............................................... 45 3.5. Piaa turismului de afaceri.................................................................................. 46

CAPITOLUL 4. Tendine ale turismului de afaceri pe plan mondial ............................. 48 4.1. Situaia actual a turismului de afaceri ............................................................... 48 4.2. Organisme i organizaii internaionale n turismul de afaceri ............................ 49 4.3. Turismul de afaceri n diferite ri ale lumii ....................................................... 50 4.4. Turismul de afaceri n Romnia ......................................................................... 52

4.4.1. Prezentarea generala a turismului de afaceri n Romnia ........................ 52 4.4.2. Organizarea turismului de afaceri n Romnia........................................ 54 4.4.3. Turismul de afaceri i oferta hotelier din Romnia ............................... 55 4.4.4. Centrele de conferine i expoziii .......................................................... 58

Capitolul 5. Resursele umane implicate n activitatea turistic evenimenial .......................................................................................................... 63 5.1. Director asistent / ef compartiment turism de afaceri i congrese ...................... 63 5.2. Ghid interpret (pentru congrese i manifestri internaionale)............................. 64 5.3. Organizator de evenimente (event organiser / PEO professional event

organiser)........................................................................................................... 65

Anexe ................................................................................................................................. 69 Anexa 1. Plan strategic. Organizarea unei reuniuni internaionale (congres,

convenie, conferin) ........................................................................................ 69 Anexa 2. Checklist organizare eveniment .............................................................. 73 Anexa 3. Model cerere de ofert (RPF Request for Proposal).............................. 77 Anexa 4. Buget eveniment ....................................................................................... 79 Anexa 5. Spaii i servicii pentru organizare evenimente (tip conferin, seminar,

trening) .............................................................................................................. 86 Anexa 6. Checklist pentru vizitarea locaiei (site inspection)..................................... 92

Rspunsurile la grilele de autoevaluare ............................................................................ 96

4

CAPITOLUL 1

Importana organizrii de evenimente n activitatea de turism

Obiective: nelegerea motivaiilor i tendinelor de dezvoltare a acestor forme de turism; structurarea pieei turistice evenimeniale; sesizarea adaptrii ofertei la aceste tendine; sistematizarea tipurilor de evenimente presupuse de turismul de afaceri; explicarea tendinelor pe plan mondial n industria reuniunilor; caracterizarea Romniei pe piaa de reuniuni i congrese; nominalizarea partenerilor de afaceri pe piaa de reuniuni.

Rezumat: Capitolul abordeaz motivaiile i aspectele specifice turismului evenimenia, tipurile de evenimente proprii turismului evenimenial, tipurile de evenimente proprii turismului de afaceri, tendinele pe plan mondial n industria reuniunilor, precum i prezena Romniei pe acest tip de pia, la care se adaug partenerii de afaceri pe piaa de reuniuni. Cuvinte cheie: eveniment, turism de afaceri, turism evenimenial, conferin, congres, convenie.

1.1. Turism evenimenial - motivaii i aspecte specifice Pentru nceput se impune definirea noiunii de eveniment n contextul activitilor de turism i implicit importana organizrii de evenimente pentru sectorul de turism. n literatura de specialitate turistic termenul eveniment apare utilizat n contexte diferite, putnd desemna fie o ntmplare sau o manifestare important de natur social, cultural, sportiv (o reuniune, un congres, un festival, o olimpiad sportiv, un campionat de fotbal etc.), fie o ntmplare ieit din comun, unic i cu mare potenial de a oferi triri deosebite, emoii sau o experien de via de neuitat. Organizarea de evenimentele din prima categorie este o activitate ce capt o importan tot mai mare n cadrul turismului de afaceri, alte evenimente innd mai mult de turismul cultural. Cea de-a doua categorie de evenimente a generat n ultimii ani o adevrat mod a turismului evenimenial sau special, unele agenii de turism (numite event agencies) specializndu-se n a oferta programe / pachete sau cltorii turistice centrate pe anumite evenimente unice naturale (eclipsa total de soare, erupia unui vulcan etc.) sau tematice / puse n scen (Dracula, festivaluri medievale) care s permit turitilor experiene deosebite, de neuitat. Acest tip de turism este asociat adesea i cu cel de aventur, de asemenea foarte gustat de un important segment de turiti. Motivaiile i tendinele de dezvoltare a acestor forme de turism in de evoluia general a sectorului de turism, determinat de prefacerile sociale i economice din ultimii ani, caracterizat prin:

Globalizarea economic, social, politic, dar i a riscurilor pentru turism nseamn adaptare la standarde de nivel internaional, flexibilitate n oferte, decelarea riscurilor, evaluarea rapid a tendinelor noi.

Contientizarea efectelor turismului asupra mediului i ntoarcerea spre natur, manifestat prin variate forme de turism ecologic, destinaiile care au aderat la acest concept fiind agreate i n cazul celorlalte forme de turism practicate.

5

Computerizarea i informatizarea societii - pentru turism nseamn utilizarea preponderent a noilor mijloace de comunicare on-line pentru a oferi informaii, consiliere i servicii, ele determinnd o mai mare vitez de derulare a activitii, precum i participarea pe piaa global a turismului n timp real.

Comunicarea este cuvntul cheie al societii postmoderne. avnd nenumrate faete, putnd fi realizat prin cele mai sofisticate medii de comunicare, dar, n mod surprinztor, chiar n domeniul afacerilor se pune tot mai mult accent pe reuniuni, simpozioane, seminarii, teambuilding, evenimente care au o pondere tot mai mare n segmentul turismului de afaceri, tinznd s devin o adevrat industrie. Astfel de evenimente se organizeaz, de obicei, n ara n care sunt iniiate, dar participarea este adesea internaional, iar tendina este de a le organiza tot mai frecvent n destinaii din afara rii respective, ceea ce dovedete globalizarea i n acest domeniu.

Creterea ponderii timpului liber, disponibil n mod individual, i a dorinei de petrecere a acestuia n conformitate cu valori stabilite personal - ceea ce pentru turism nseamn, contrar punctului anterior, acordarea unei atenii sporite clientului, individului, numit n limbaj de specialitate, managementul relaiei cu clientul (CRM - customer relationship management), avnd ca moto ,,este mai important de a pstra un client, nu de a ctiga unul nou. Valorizarea timpului liber a dus la apariia turismului evenimenial i la apariia ageniilor specializate n oferte de acest tip. Tendina merge att de departe, nct se ofer programe turistice modelate individual, la sugestia i dorina fiecrui client, iar informarea devine consiliere sau negociere fa n fa, direct, relaia interuman fiind mai important.

Segmentele pieei turistice sunt afectate n dezvoltarea lor de aceste noi condiii sociale, diferite de cele ale societii de consum n mas, studiile de marketing oferind urmtoarea ierarhizare:

turismul de afaceri, se situeaz pe primul loc, urmat de cltorii la distane mari (destinaii exotice), vacane club, turism de sntate i fitness, cltorii de lux, turism evenimenial i de aventur, cltorii de studii i educaie, vacane creative i de practicare a unui hobby, vacane active i practicarea sportului, turism ecologic.

Se observ, n principal, creterea cltoriilor sau vacanelor scurte, dar mai frecvente pe parcursul anului (week-end, zile de srbtoare), cltorii pentru participarea la evenimente culturale sau speciale, la data la care aceste sunt planificate, dar mai ales o puternic individualizare a pachetelor de servicii turistice. Tendinele (trend-urile) decelate implic, desigur, schimbarea atitudinii ageniilor de turism, n sensul adaptrii ofertei la aceste tendine, i anume: Tendina de petrecere a vacanei n mediu sau peisaj natural intact, creterea sensibilitii turitilor pentru mediu - impune oferte adecvate din partea ofertanilor din turism, cunoaterea i implicarea lor privind problemele de mediu, promovarea turismului ecologic. Tendina de individualizare a formelor de turism - oferte flexibile n sistem de module combinabile, pachete IT individuale, fiecare turist devine creatorul propriului program de cltorie / vacan. Tendina de a dispune de propria cas de vacan" - cumprarea de case de vacan n staiuni internaionale sau nchirierea de case sau apartamente de vacan, pe anumite perioade stabilite din an sau de lung durat.

6

Tendina ctre destinaii nsorite, dorina de soare, plaj, cldur n orice anotimp - ofert de destinaii n rile care corespund acestor criterii, dar implic i riscuri legate de anumite destinaii exotice i nesigure, fiind necesar existena unor oferte variate, ntruct tendina este de rezervare n ultimul moment (last minute), dup aflarea datelor meteo sau avertizrile de risc privind anumite destinaii. Tendina ctre oferte cu standard nalt de confort i calitate - ofertele trebuie s corespund tuturor cerinelor i dorinelor unei clientele tot mai pretenioase, s asigure prin ambient i faciliti o stare de confort sufletesc, de ndeplinire a unor ritualuri personale i s ofere o animaie discret, aproape neobservabil. Tendina ctre un mix de relaxare i aciune/aventur n comportamentul turitilor - implic oferte de evenimente cu potenial de stimulare, de distracie relaxant, de socializare informal. Tendina ctre cltorii / vacane mai scurte, conform principiului mai bine mai scurt, dar mai des - oferte de excursii de o zi, cltorii scurte, vizitarea unor orae i shopping, vizitarea unor obiective importante dintr-o ar sau participarea la evenimente la anumite date, spre deosebire de lungi i obositoare circuite. Tendina ctre rezervri n ultimul moment (last minute), decizii luate spontan i n ultima clip, mobilitate mai mare n vacane (excursii, vizite), alegerea unor destinaii multiple pentru o singur vacan de mai lung durat - oferte adecvate din partea ageniilor. Tendina ctre vacane de club / programe speciale - club pentru familii, persoane singure, seniori, gourmet, de sntate, fani computer, cunoaterea unei ri i a locuitorilor si, natur (observare flor, faun) etc. Tendina ctre vacane oferite unor grupuri-int - prieteni, grupuri de interese, specialiti din anumite domenii, cursuri de limb a rii respective pentru elevi i studeni etc. Analiznd aceste tendine, se observ c aceast nou atitudine a clientelei privind petrecerea timpului liber prin cltorii i vacane, implic luarea n considerare de ctre ageniile de turism a dorinelor puternic individualizate ale noii clientele i adaptarea atitudinii i a ofertei ageniei la aceste cerine. n centrul ateniei nu trebuie s stea produsul, superstandardizat sau superatractiv ca pre, ci gradul n care produsul poate satisface dorina clientului de a tri ceva deosebit, adic gradul n care acesta poate genera un eveniment, cu alte cuvinte, clientul dorete s i se ofere un eveniment, dac se poate doar pentru el, nu un produs standard, acelai pentru toat lumea. De ce exist aceste tendine? Superoferta de produse, dar i de posibiliti de distracie creeaz n toate domeniile, deci i n turism, o imens presiune concurenial. ntruct n rile dezvoltate din punct de vedere economic, majoritatea populaiei are asigurate trebuinele fizice de baz, consumatorii avnd la dispoziie produse i servicii n nenumrate variante care se concureaz reciproc pe pia, nu mai sunt importante aspectele de baz ale acestora, ci cele care ofer ceva n plus, permind o alegere dup gustul personal al consumatorului. Emoiile, tririle, ntmplrile, experiena sau experimentul ocup acum un loc central n via. Se profileaz astfel o nou ramur economic, aceea a economiei sau industriei event-ului (evenimentului). Consumatorul din aceast nou ramur n devenire nu va mai cheltui bani pentru un produs, ci n primul rnd pentru evenimentul i sentimentul care nsoete cumprarea i consumul acestui produs. Ceea ce nseamn c tendina spre eveniment se va accentua, diferitele manifestri n acest sens vor fi tot mai variate i n direcii noi, nu doar de aventur extrem sau anumite evenimente exagerat nscenate. Moto: Evenimentul sunt EU! Noii consumatori doresc s-i aranjeze singuri evenimentele, organizatorii trebuie doar s le ofere ocazia, eventual locaia.

7

n viitor nu vor mai fi gustate manifestrile organizate perfect dup un plan sau scenariu bine stabilit. Trebuie doar oferit un cadru n care oamenii s-i nsceneze singuri evenimentele sau s le deruleze dup propriul plac. Pentru organizatori, nseamn s descopere valenele unor locaii, produse sau servicii, n concordan cu dorinele clientelei-int. Principiul este: mai mult coninut dect abunden cantitativ. Predomin deci calitatea. Teoria economic decizional spune: cu ct se consum mai mult dintr-un bun, cu att valoarea adugat scade dac se consum o unitate n plus din acest bun. Iar dac se depete chiar o anume cantitate, aceast valoare devine negativ. Cel mai bun exemplu este o instalaie de muzic i lumini care, dac i se dubleaz puterea, i asurzete i orbete pe participani. Cu alte cuvinte, chiar dac se organizeaz tot mai multe evenimente, tot mai exagerate, ele nu pot deveni dect obositoare sau plictisitoare. Conteaz doar adecvarea lor la ateptrile clienilor, n general, a turitilor, n special. n turism acest fapt se observ n supralicitarea turismului de aventur sau cel evenimenial n care abund oferte de activiti precum sporturi extreme, excursii n locuri slbatice etc. promind ntmplri i triri ieite din comun. Tendina este ns, de a analiza corect cerinele clientelei, de a crea programe turistice cu o palet ct mai larg de evenimente din care potenialii turiti s-i aleag cltoriile i vacanele potrivite. Concurena este foarte mare, de aceea imaginaia i creativitatea ofertanilor din turism va fi pus la grea ncercare. S dm doar un exemplu: Galeries Lafayette din Paris pune la dispoziie clienilor venii la cumprturi, pe lng courile obinuite, n fiecare joi ntre orele 18.30 i 20.30 couri de culoare lila. Cine alege un co lila semnalizeaz c este dispus la un flirt, astfel c, dup efectuarea cumprturilor, la barul casei poate sta de vorb la un pahar de vin pentru a face cunotin. n acest caz, magazinul ofer infrastructura i cadrul, decizia de a provoca ntmplarea i amintirea ce o va lsa, rmne la latitudinea fiecruia. Pentru ageniile de turism ceea ce nseamn c pachetele prefabricate de programe turistice sunt tot mai puin cerute, deci greu vandabile, fiind n trend cltoriile scurte, individuale sau cele de grup la comand sau n regie proprie, fapt pentru care paleta de oferte trebuie s conin sau s gseasc ceea ce dorete potenialul client. Componentele ofertei adaptate acestei cereri pot fi circumscrise astfel: Destinaii: mari metropole, localiti cu obiective turistice atractive Evenimente speciale: srbtori folclorice, tradiii i obiceiuri locale, festivaluri tradiionale (ale berii, ale vinului etc.), aniversri istorice (...ani de la fondarea unei localiti, de Ia naterea unei personaliti etc.), memoriale, evenimente sportive internaionale sau de mare rezonan, festivaluri culturale, carnavaluri, expoziii de art, reuniuni ale unor grupuri determinate de un anumit hobby sau nclinaii. Mijloace de transport n comun: tren, avion de linie sau charter, vase de croazier, ferry-boat, vapor de excursie. Mijloace de transport special pentru turism: trenuri speciale de vacan, trenuri turistice (cu locomotive cu aburi, mocnie, trenuri istorice), autocare sau tramvaie transformate n bistro, pentru party sau alt tem, excursii cu pluta, rafting cu plute pneumatice. Restauraie: bufet cu autoservire, dineuri de gal, mese speciale precum grtar n aer liber, foc de tabr cu picnic, mese n stil medieval, cu specific naional sau local etc. Programe de animaie: folclor, show, dans, tur de ora, excursii, concursuri cu premii sau pentru amuzament, degustri de vinuri sau bere, spectacole n hale industriale dezafectate, cu alte cuvinte tot ceea ce implic eveniment.

8

Cazare: hoteluri, parcuri de vacan, pensiuni particulare, case de oaspei ale unor organizaii non-profit. Servicii de agenie: mape de informare pentru (toi) participani, pachet de asigurare individual sau de grup, locuri gratuite proporional cu numrul de participani, cocteil de bun venit la destinaie.

Agenie de turism specializat pe evenimente Analog cu tendina de dezvoltare de la un comer de aprovizionare la un comer axat pe evenimente, o comparaie ntre o agenie de turism de aprovizionare cu una de eveniment relev urmtoarele aspecte: Agenie de turism Agenie de evenimente Tip de agenie agenie de zboruri ieftine, discount agenie integrat, specializat Strategie de marketing strategie de pre / volum strategie preferenial Focusare pe pia Cumprare / pre Client / individ Concepie de baz trading down trading up

Satisfacere cerine cerine de baz cerine speciale

Palet sortimental mic mare

Produse turistice grad mare de standardizare puternic difereniate

Nivel de pre mic-mediu mediu - mare

Pre mediu mic - mediu mediu - mare Personal personal de nregistrare personal de consiliere Intensitate consiliere mic mare Intensitate servire mic mare Comunicare telecomunicaii direct face to face Dotarea ageniei funcional-tehnic ambiental

1.2. Turismul de afaceri i evenimentele specifice acestuia Turismul de afaceri cuprinde mai multe tipuri evenimente care au n comun faptul c se cltorete n scopuri legate de afaceri:

ntlniri / reuniuni de afaceri (Meetings) Programe i cltorii incentive (Incentives) Congrese, conferine, convenii (Congresses) Expoziii - trguri de comer (Expositions)

Acestea sunt prezentate n lucrrile de specialitate (brouri, site-uri etc.) sub sigla MICE, incluznd toate formele de reuniuni de la cele de grupuri mici - seminarii, simpozioane, activiti de training sub form de cursuri tradiionale sau n aer liber, teambuilding n variate forme etc., pn la conferine i congrese sau trguri de anvergur, numit alteori turism de reuniuni i congrese sau, pe scurt, turism de congrese. Trebuie remarcat c adesea cltoriile incentive sunt evideniate separat, fiind o form de cltorii organizate de ctre firme, adesea nedeosebindu-se de alte excursii i cltorii i nu necesit aceeai logistic ca reuniunile i congresele. Din acest motiv le vom prezenta, pe scurt, chiar de la nceput.

Cltoriile incentive Incentivele sunt stimulente oferite sub diferite forme angajailor de ctre firme (premii, cadouri) acestea fiind practicate mai ales de companiile cu cifre mari de afaceri, care au suficient putere economic. n majoritatea ntreprinderilor, aceste bonusuri sunt oferite

9

conform unor reguli clar stabilite, de ele beneficiind mai ales lucrtorii din departamentele de vnzri i distribuie, precum i lucrtorii comerciali. Conform unor studii internaionale, cele mai apreciate sunt cltoriile incentive, cu toate c acestea implic cheltuieli mai mari, dar ntruct au ceva deosebit, ele las o impresie mai puternic i rmn mai mult timp n memoria celor care au beneficiat de ele, de aceea, din totalul de cheltuieli alocate pentru incentive, aproximativ jumtate se aloc pentru cltorii incentive. Aceste cltorii sunt considerate turism de afaceri deoarece implic oameni ce cltoresc mpreun datorit specificului muncii lor. Ele pot fi scurte excursii sau vacane oferite de ctre o companie salariailor si, ca stimulent pentru realizri deosebite sau pentru rezultate bune n munc, dar pot fi oferite i clienilor fideli sau sub forma de ctiguri la anumite concursuri, prin programele de atragere de clieni sau cele de fidelizare. Din datele OMT se arat c circa 11 milioane de oameni cltoresc n aceast form de turism. Programele oferite sunt packages, precum i vacanele tradiionale, cu deosebirea c pachetul de servicii cuprinde i vizite la locuri de interes profesional, banchete, participarea la manifestri culturale etc. Principalele piee pentru acest tip de turism sunt SUA, apoi Europa, principalele destinaii fiind Paris i Londra. Pentru turism, din aceste cltorii au de profitat hotelierii crora le revine cam 40% din cheltuielile alocate pentru cltorii incentive, iar pentru transport 26%. Doar 32% dintre firme fac rezervri n hoteluri de 5 stele, 55% n hoteluri de 4 stele, 59% dintre aceste cltorii au destinaii strine, 41% se fac n ara respectiv. Turismul de reuniuni, privit sub toate componentele sale, reprezint un segment important al industriei ospitalitii, generatoare de venituri substaniale, mai ales n perioadele de extrasezon, dar i de imagine pozitiv pentru destinaiile implicate i chiar pentru imaginea turistic de ansamblu a unei ri. Din datele statistice reiese c acest segment poate fi considerat ca fiind componenta cea mai eficient i mai profitabil din turism, tinznd s devin chiar o industrie independent. Prin urmare, turismul de reuniuni este componenta eficient i dinamic din economia turismului unei ri / regiuni / localiti care nglobeaz nu doar activiti turistice comune (cazare, restauraie, transport), ci i o serie complex de servicii organizatorice profesioniste de ntruniri, conferine, expoziii, seminarii, programe incentive sau de training, gzduite de destinaia respectiv (nchirierea locaiilor, dotri i servicii audio-video, traducere simultan, mijloace promoionale pentru eveniment, hosting, asisten etc.). ntlnirile de afaceri (reuniuni) reprezint activiti n care oamenii cltoresc pentru a se ntlni i a discuta afaceri sau pentru schimburi de informaii ntre cei de aceeai profesie sau din aceeai asociaie:

ntlniri de breasl, cu scopul de a favoriza afacerile ntre participani; ntlniri ale unor asociaii, n care oamenii cu aceleai interese sau aparinnd unei

asociaii locale, naionale sau internaionale, se ntlnesc pentru schimburi de idei i informaii.

Conferinele, congresele i conveniile au un deosebit potenial de a atrage participani n numr mare i reprezint o bun afacere pentru destinaiile unde se organizeaz. Lunile de vrf ale acestor manifestri internaionale i naionale sunt septembrie, octombrie i mai, iunie. Pe plan mondial, orae recunoscute ca organizatoare pentru astfel de manifestri sunt: Londra, Madrid, Paris, Viena, Bruxelles, Singapore, Washington, Strasbourg, Roma (90) .a. Durata acestor manifestri este de 3 - 7 zile. La aceste manifestri 2/3 din participani vin cu soia / soul sau o persoan nsoitoare, iar rezervrile pentru asemenea manifestri se fac chiar i cu 2 ani nainte. Expoziiile i trgurile de comer reprezint un sector important al turismului de

10

afaceri, deoarece la aceste evenimente se fac tranzacii ntre vnztori i cumprtori, se plaseaz comenzi, se fac contracte de durat etc. Un exemplu clasic este salonul de aviaie de la Paris, iar n turism, Trgul Internaional de la Berlin (ITB), care atrage anual ntre 20.000 - 50.000 de specialiti la fiecare manifestare i peste 100.000 persoane / manifestare din cadrul publicului larg. De multe ori, expoziiile sunt combinate cu conferine care atrag un numr mai mare de participani la acest gen de turism de afaceri.

1.3. Tendine pe plan mondial n industria reuniunilor

n cadrul turismului de afaceri trebuie remarcat faptul c ponderea cea mai mare revine segmentului de reuniuni i congrese, trguri sau expoziii care sunt privite, n general, n ansamblu, avnd caracteristici comune privind organizarea i derularea lor. n acest sens, sunt relevante datele statistice adunate de International Meetings Association, publicate prin ICCA DATAbase, cu specificaia c acestea nregistreaz doar manifestrile cu minimum 50 participani ale unor asociaii i cele cu minimum 20 participani ale unor ntreprinderi i care sunt declarate din proprie iniiativ. Pentru anul 2000, 5.075 de organizatori au comunicat ICCA DATAbase date statistice privind reuniuni internaionale, dintre care 65% cu sediul n Europa. n anul 2000 pe primul Ioc se afla SUA cu 234 reuniuni, reprezentnd un segment de pia de 8,2. Marea Britanie se afla pe locul 2, Germania pe 3. n ceea ce privete orelul-locaii pentru congrese, n top se afla Londra, urmat de Madrid, Paris i Viena. Numrul participanilor la congrese a fost, n medie, de 250 - 500 persoane, doar 11 procente cuprinznd mai mult de 2.000 participani. Cifra medie a participanilor la diverse reuniuni a crescut din 1993 de la 638 la 815. Din totalul participanilor, 54% revin Europei, 17% Americii de Nord, 13% Asiei. Durata manifestrilor a sczut fa de anii anteriori la 4, 5 zile. Ca tematic, un sfert din totalul congreselor a fost de natur medical, n general manifestrile de natur tiinific s-au diminuat, urmate de tehnologie (locul 3) i industrie (locul 4). Pentru anul 2003 statistica ICCA a nregistrat 3.297 reuniuni internaionale, din care 62% au avut loc n Europa. ntruct n aceste date statistice nu sunt cuprinse dect acele reuniuni care corespund criteriilor impuse de International Meetings Association, ele nu reflect n totalitate amploarea acestora n cadrul turismului de afaceri. Trebuie remarcat faptul c turismul de reuniuni i congrese se desfoar preponderent n lunile mai, iunie, septembrie i octombrie, deci n perioade cnd sezonul turistic de vacan se afl tradiional n recul, avnd deci o mare importan n ocuparea capacitilor turistice prin astfel de manifestri. n acest sens activitatea de organizare a evenimentelor tinde s devin o form complementar de turism, deosebit de important n economia turismului unei ri, necesitnd ns adaptarea infrastructurii turistice existente sau crearea de noi infrastructuri, adecvate acestei activiti. Pentru exemplificare sunt relevante datele statistice din rile europene cu experien n acest domeniu, prin care se pot decela avantajele acestui segment de pia n cadrul economiei turismului al unei ri, dar i condiiile care se impun a fi ndeplinite pentru ca Romnia, care are reale posibiliti de a se lansa pe piaa turismului de reuniuni, s devin o ar atractiv n acest domeniu. Austria. n anul 2001, n aceast ar existau 244 orae i comune cu 557 ofertani de congrese i reuniuni, capabili s organizeze manifestri pentru 100 i mai muli participani. Cele 2.705 spaii de reuniuni din aceste locaii pot cuprinde 392.660 persoane. Oraul cel mai solicitat este Viena care i pe plan mondial este o destinaie preferat pentru organizare de congrese, ocupnd n ierarhia european locul 3, dup Londra i Paris.

11

Se confirm, pentru ultimii trei ani, c industria de congrese este un segment de pia cu o accentuat tendin de cretere: Cu 4 milioane de nnoptri doar din turismul de congrese, volumul acestora a crescut n ultimii 15 ani de 3 ori, reprezentnd ntre 3,1 - 3,5% din totalul de nnoptri n Austria. Hotelria din cele 244 localiti organizatoare de congrese a cunoscut n medie o mrire a duratei de ocupare cu 36 zile fa de celelalte localiti turistice din Austria. Italia. Patrimoniul cultural i artistic al Italiei este un puternic magnet de atracie i pentru turismul de reuniuni, existnd n acest domeniu 1.163 centre de conferine i 4.504 hoteluri, 39.600 palate i castele, plus 30.500 reedine istorice, la care se adaug complexe de trguri i expoziii, stadioane pentru concerte i manifestri sportive, teatre, cinematografe. Locaiile cele mai solicitate sunt oraele mari i metropolele: Rota, Milano, Florena, Neapole, Bologna, dar i localitile culturale i artistice mai mici, precum i centrele turistice recunoscute. n anul 2000, n Italia au avut loc 104.563 conferine cu 17,5 milioane participani, piaa de congrese reprezentnd 21% din totalul veniturilor realizate din turism. Acestea se datoreaz numrului crescut de nnoptri (cretere 20.2% fa de anii anteriori), dar i prin creterea duratei manifestrilor, ntruct congresele care au durat mai mult de 3 zile au crescut cu 95%, iar reuniunile de 1 zi au sczut cu 4,9%. 66,41% ale manifestrilor s-au derulat n hoteluri specializate pentru reuniuni (69.437), 33,59% n centre de congrese (35.126). Semnificativ este creterea reuniunilor internaionale (23,7%). 52,6% (3.701) au avut loc n orae mari, 20,97% (1.475) n localiti culturale i artistice sau mici, 26,42% (1.859) n centre turistice. 69% dintre organizatorii de reuniuni internaionale prefer hotelurile, 31% alte locaii de reuniuni. n ceea ce privete participanii, 89% au fost de provenien naional, 11% internaional. Caracteristic, pentru Italia, este creterea numrului de participani la congrese (evenimente de mare anvergur), acesta fiind n medie de 336 participani. Reuniunile cu mai puin de 300 participani au sczut cu 8,4%, n timp ce congresele de 1.000 - 4.000 persoane au crescut cu 39%, iar cele cu peste 4.000 chiar cu 125%. Germania. n anul 2002 s-au desfurat n cele 11.000 de locaii pentru reuniuni 1,3 milioane de manifestri cu 69 milioane de participani. Cele 11.000 locaii pentru reuniuni constau n 10.000 hoteluri (93%), 420 centre de congrese (4%), 330 institute de nvmnt superior (3%). La acestea se adaug 1.500 locaii alternative precum castele, palate, mnstiri i sli de concerte, precum i 75 centre de conferine ale unor firme. n total sunt 65.000 spaii cu 3,1 milioane mp spaii de reuniuni i 1,4 milioane mp de spaii de expoziie. Dintre acestea, 6% centre de conferine (656), printre care toate centrele de congrese, ofer spaii pentru manifestri de mare anvergur cu 500 i mai mult de participani. n domeniul hotelier, 85% dintre ofertani sunt din segmentul de 3 i 4 stele. Preul mediu de nnoptare acceptat pe piaa de congrese este de 100 Euro. Cifra de nnoptri a delegailor a crescut la 67,6 milioane, fa de 65 milioane n anul 1999. Raportat la totalul de nnoptri hoteliere, 35,5% revine segmentului de reuniuni i congrese, prin urmare fiecare al treilea client este un participant la o reuniuni. Din statistic mai rezult c fiecare al treilea loc de munc din turism este creat direct sau indirect prin segmentul de organizare reuniuni care cuprinde n total 970.000 lucrtori full-time. Astfel este clar demonstrat importana congreselor i a reuniunilor n special pentru activitatea de hotelrie, precum i pentru turism n general.

12

Prin cumprturile efectuate de participani are de ctigat i comerul en detail, care se cifreaz n Germania la circa 1,7 miliarde Euro pe an. Centrele de congrese i slile polivalente (hale) s-au adaptat n ultimii ani, mai ales din punct de vedere structural, noilor cerine ale pieei. Pe lng spaii de mare capacitate ofer tot mai mult i spaii adecvate pentru grupuri de lucru mai mici. Datorit situaiei economice tensionate, se observ o cretere a rolului centrelor de reuniuni integrate firmelor, mai ales pentru organizarea de activiti de instruire i educaie continu. n schimb se dezvolt n mod dinamic oferta pe pia a unor locaii ieite din comun pentru evenimente, precum palate, castele, mnstiri, crame, construcii industriale dezafectate, cinematografe, teatre de musical. Circa 1.500 ofertani (fa 1.000 n 1999) din acest segment deruleaz pe an cam 25.000 manifestri cu circa 5 milioane de participani. Se observ o tendin general de scurtare a duratei manifestrilor. 45% din totalul evenimentelor dureaz maximum 1 zi. Durata medie n 2002 era de 1,8 zile (1999: 1,9 zile). Doar una din ase manifestri dureaz 3 sau mai multe zile. Durata depinde mai ales de tipul de eveniment: n timp ce congresele dureaz n general, mai multe zile, un trening dureaz, de regul, doar 2 zile. Numrul participanilor este n medie de 53, doar 1% din totalul de evenimente (adic 13.000) reprezint manifestri de anvengur cu peste 1.000 participani. 84% din totalul de 1.3 milioane de evenimente au fost organizate n hoteluri specializate pe acest segment, 8% au fost n legtur cu expoziii, iar congresele au fost flancate de expoziii chiar n 30% din cazuri. n ceea ce privete sezonalitatea acestora, nu se observ schimbri: februarie, martie, aprilie, octombrie i noiembrie sunt lunile preferate pentru reuniuni i congrese. Week-end-urile sunt n continuare puin atractive. Cele 1.3 milioane de manifestri sunt iniiate n proporie de 60% (780.000) de ctre ntreprinderi i firme, incluznd diferite forme de instruire i perfecionare cu un numr mai mic de participani, dar i reuniuni i congrese cu mii de delegai. Conform principiului all business are local majoritatea participanilor sunt din regiunea nconjurtoare de pn la 200 km, iar la cele de anvergur i de Ia distane mai mari. n anul 2002 prin cei 3.5 milioane de delegai strini, Germania a atras la reuniuni i congrese cu un milion de clieni mai mult dect n anii anteriori. Punctele forte ale Germaniei ca ar de congrese sunt: profesionalismul, perfecionismul, corectitudinea, paleta larg a ofertei, raportul optim pre / servicii, precum i volumul i varietatea pieei. n concluzie: Se observ c, mai ales la congrese, caracterul internaional al acestora este n cretere. Conform unor studii, tor mai muli organizatori de congrese i trguri doresc s le deruleze n afara rii respective. n general, se observ o cretere a cererii de organizare de reuniuni n timp ce oferta de capaciti locative rmne constant. Se caut locaii cu imagine recunoscut internaional, dar i cele cu ofert cultural i turistic variat i interesant. Se confirm i tendina de descretere a numrului de participani, de scurtare a duratei, dar cu o cretere a cerinelor privind standardele de organizare. De aceste tendine pot profita n mare msur, pe lng locaiile de reuniuni i ageniile de turism, precum i ali prestatori care sunt solicitai n organizarea i derularea de manifestri cu caracter internaional. Ca i n domeniul turismului, se observ i n cel al congreselor o tendin de a face planificri i rezervri pe termen scurt. Din partea prestatorilor specializai pe congrese se ateapt un suport mai puternic care ar putea fi chiar sub forma unor pachete de servicii de congrese (congress-packages) difereniate, Ia alegere.

13

Cerine i servicii pe piaa turismului de reuniuni i congrese Turismul de reuniuni, incluznd aici toate componentele sale precum conferine, congrese, trguri i expoziii, incentive i alte activiti pe grupuri profesionale, este un domeniu prin excelen dinamic la nivelul ntregii lumi. n ultimii 15-20 de ani, circulaia turistic mondial are din ce n ce mai frecvent drept motivaie deplasarea individual sau de grup n scopul participrii la reuniuni sau forumuri de afaceri, congrese internaionale, expoziii i trguri specializate, cltorii incentive sau activiti de training (programe de instruire, de perfecionare i specializare, educaie profesional) i de teambuilding. n acest context, aranjamentele de cltorie n scop profesional i de atacuri presupun o serie ntreag de alte servicii pe lng cele specifice turismului clasic. Pentru a intra pe aceast piaa se impune:

existena unor structuri de primire turistice i a unor centre de conferine, trguri i expoziii;

gam larg de faciliti de cazare, mas, transferuri rapide i posibiliti de distracie i agrement;

personal de turism specializat pe turismul de afaceri; promovarea i publicitatea turismului de afaceri prin asociaii specializate n

turismul de afaceri, prin brouri speciale etc. Organizarea de reuniuni i congrese implic numeroase activiti comune cu turismul de afaceri, precum cazare, catering, transferuri i transport local, tururi pre- i post-eveniment, dar i activiti specifice: calcularea i procurarea bugetului necesar, stabilirea, invitarea, nregistrarea participanilor, selecia i nchirierea locaiilor i a spaiilor, hostess, selecia i organizarea programelor sociale adiacente, producia de obiecte i mijloace promoionale personalizate pentru eveniment, tiprirea brourilor, cataloagelor, mapelor i lucrrilor necesare evenimentului (conferin, congres, seminar etc.).

1.4. Romnia pe piaa de reuniuni i congrese Atragerea de evenimente internaionale spre a fi gzduite i organizate n Romnia este o direcie ce ar trebui urmrit prioritar n preocuprile privind promovarea turismului romnesc. Organizarea de reuniuni aduce mari beneficii att pentru imaginea rii pe plan mondial, ct i pentru agenii economici locali implicai n procesul de organizare a acestora. Beneficiile n plan material nseamn creterea ncasrilor, profit mai mare prin grad sporit de ocupare i utilizare a infrastructurii de cazare i de reuniuni, crearea i asigurarea de locuri de munc, atragerea participanilor i ca turiti n alte perioade ale anului, taxe i impozite ncasate la bugetul de stat, creterea volumului de vnzri n alte sectoare comerciale. Pentru a realiza aceste beneficii este ns necesar asigurarea unui standard nalt al serviciilor din partea prestatorilor implicai i o cooperare i din partea autoritilor i administraiei locale pentru stimularea acestor activiti deosebit de utile pentru ntreaga comunitate local, astfel c localitatea (staiune, ora) n sine s fie considerat i recunoscut ca o destinaie-locaie adecvat pentru astfel de evenimente. Percepia industriei organizrii de evenimente ca fiind un domeniu profitabil pentru orice comunitate local specializat ca destinaie n acest sens este dat de cifrele statistice din alte ri care dovedesc evoluia acestei industrii pe plan mondial i realitatea financiar a acestor destinaii n comparaie cu destinaii turistice tradiionale. Pe lng veniturile directe provenite din organizarea unei reuniuni care rspltesc eforturile prestatorilor / furnizorilor de servicii dedicate reuniunii, comunitatea local, guvernul i municipalitatea destinaiei care gzduiete evenimentul beneficiaz i ele de o serie de venituri substaniale. Este tiut faptul c din totalul venituri rezultat din organizarea unei reuniuni internaionale, un procent minim revine beneficiarului reuniunii, pentru acoperirea unor cheltuieli proprii aferente evenimentului i, eventual, un oarecare profit n schimb, aproximativ 86-90% din venituri sunt ncasate de prestatorii din ara care gzduiete

14

evenimentul, acestea regsindu-se n produsul intern brut. Din aceste ncasri se vireaz ctre bugetul de stat i bugetul administraiei locale taxele aferente (TVA 19%). n paralel, comunitatea local are de profitat prin veniturile generate, cu ocazia evenimentului, de consumul suplimentar de produse i servicii (cumprri de suveniruri i alte produse pentru nevoi personale, agrement, vizite la obiective turistice locale) de ctre participanii la eveniment. Pe termen lung, reuita evenimentului va putea genera revenirea participanilor n destinaia respectiv, att ca turiti, ct i ca oameni de afaceri i chiar ca investitori pe piaa local. Totodat, organizarea unui eveniment ntr-o anumit destinaie (fie c ne referim la ar, regiune sau ora), reprezint o ocazie oportun de a promova acea ar sau zon ca destinaie turistic. Participanii profit de prilejul deplasrii n scop profesional pentru a cunoate ara respectiv, iar prin programele pre / post-eveniment vor putea fi atrai s-i petreac eventual un sejur n acea destinaie. Depinde de abilitatea i creativitatea organizatorului profesionist ct de reprezentative pentru destinaie i ct de atractive pentru participani vor fi aceste programe turistice adiacente. n evaluarea pe care un potenial beneficiar o face n perspectiva alegerii Romniei ca destinaie pentru evenimentul su va avea n vedere urmtoarele criterii:

competitivitatea (locaie, organizare, servicii), securitatea / sigurana destinaiei, credibilitatea mediului de afaceri local.

Fa de aceste criterii, Romnia prezint o serie ntreag de avantaje reale, dar i de minusuri. Multe caliti au fost confirmate de clienii care au intrat deja n contact cu profesionitii romni i au beneficiat de serviciile acestora. Punctele slabe sunt perceptibile n:

existena n numr mic i distribuia inegal pe teritoriul rii a facilitilor de conferine i expoziii (centre de afaceri, centre de conferine, hoteluri specializate pe organizare de reuniuni i seminarii), mai ales n Bucureti, fr a se valorifica potenialul staiunilor turistice pitoreti din ar, desigur cu unele excepii;

lipsa investiiilor majore n infrastructura necesar (centre de conferin cu capacitate mare, centre de expoziie multifuncionale, hoteluri cu faciliti de reuniuni n alte regiuni dect Bucureti);

insuficienta susinere din partea autoritilor naionale i locale privind stimularea i promovarea industriei de reuniuni, n special internaionale, ca mijloc de dezvoltare durabil a unor regiuni sau destinaii (orae, centre culturale i istorice, staiuni, castele i palate etc.);

Totui n ultimii ani Romnia a devenit treptat o destinaie acceptat i apreciat pentru evenimente, miznd pe o serie de avantaje care o pot transforma ntr-un punct de referin n Europa de Est, acestea fiind:

destinaie inedit, dispunnd de un peisaj natural i valori culturale i istorice unice, existente n toate regiunile geografice ale rii;

stabilitatea politic i social; amplasare ideal n spaiul central-estic al Europei, uor accesibil prin legturi

aeriene cu majoritatea capitalelor lumii; infrastructura pentru conferine i expoziii ntr-un proces de modernizare,

diversificare i extindere rapid, genernd totodat posibiliti de investiii strine sau mixte, amortizabile n termen scurt;

prezena unor renumite lanuri hoteliere i companii multinaionale, alturi de cele locale de cazare, la nivel de 3-5 stele;

stadiu avansat de implementare a standardelor internaionale de calitate a serviciilor n industria ospitalitii;

15

specializarea profesional a tot mai multor agenii / companii romneti n organizarea diferitelor tipuri de reuniuni, de la seminarii i simpozioane Ia cele de mare anvergur, putnd deveni parteneri de ncredere ai oricror organizatori sau beneficiari din ntreaga lume care vizeaz Romnia ca destinaie pentru evenimentele lor.

Dintre evenimentele internaionale de anvergur pentru care Romnia a fost aleas ca destinaie se pot enumera: Adunarea Parlamentar Anual a OSCE (2000), Conferina Anual i Adunarea General a BERD (2002), Summit-ul efilor de stat din Europa Central. de la Mamaia, 27 mai 2004, Summit-ul NATO (Reuniunea Informal a Minitrilor Aprrii din rile NATO) de la Poiana Braov, 13 - 14 oct. 2004, precum i Conferina Internaional de Turism Rural, organizat de A.N.T.R.E.C. 8-9 octombrie 2004 Ia Cheile Grditei, n frumoasa zon a Branului, sunt doar cteva dintre exemplele a ultimilor ani.

1.5. Partenerii de afaceri pe piaa de reuniuni Iniiatorii, respectiv beneficiarii unei reuniuni pot fi:

companii de stat sau private, romneti sau mixte; instituii publice sau guvernamentale; asociaii profesionale naionale sau internaionale; institute de cercetare n diverse domenii (tiinific, tehnologic etc.) avnd sediul fie

n Bucureti sau n ar, fie oriunde n lume. Beneficiarul este cel care iniiaz, de obicei, evenimentul (o conferin, un congres, un seminar, o sesiune de training etc.) fie pe principiul periodicitii, majoritatea reuniunilor avnd mai mult de o singur ediie i o caden n general anual, fie este vorba de evenimente singulare sau unice n felul lor. De multe ori, beneficiarul caut pentru fiecare ediie o nou destinaie, spre a oferi diversitate i o not spectaculoas evenimentului, dar i din motive concrete (tematica, originea majoritii participanilor etc.). Beneficiarul este cel mai adesea din afara domeniului turismului, n general, i al organizrii profesioniste de reuniuni, n special. Din punct de vedere comercial, atribuiile sale se refer Ia iniierea evenimentului propriu-zis, la constituirea listelor potenialilor confereniari i participani, precum i la supervizarea administrrii bugetului manifestrii i atragerea de surse adiacente de venituri, care pot fi pe lng taxele de participare, sponsorizri, finanri guvernamentale nerambursabile etc. Participanii la eveniment sunt fie persoane fizice, fie companii i instituii care i trimit delegaii la reuniune, precum i personaliti din domeniul de referin al evenimentului, specialiti, cercettori, confereniari, respectiv invitai oficiali. Acestora li se adaug reprezentani ai autoritilor centrale i locale care, conform uzanelor consacrate n lume, reprezint patronajul onorific sau acord faciliti pentru evenimentele locale sau internaionale de importan major pentru interesele unei ri, regiuni sau localiti. Organizatorii i / sau intermediarii de servicii pentru reuniuni sunt companii care au capacitatea profesional dovedit i abilitatea s identifice, s planifice, s gestioneze i s opereze integral segmentul de servicii necesare derulrii profesioniste a unui eveniment n acord cu caracteristicile i anvergura evenimentului, bugetul i cerinele beneficiarului. Companiile implicate n organizarea de evenimente sunt: CB (Convention Bureau) naional (n Romnia RCB - Romanian Convention Bureau) sau municipal (n alte ri exist astfel de birouri la nivelul localitilor implicate n organizarea de evenimente) care ofer gratuit i neprtinitor informaii i consultan pentru gsirea unei locaii adecvate reuniunii. Crearea unui bidbook (pachet de oferte) este gratuit, dar multe birouri municipale ofer n plus servicii cu plat, ca de exemplu gsirea de spaii hoteliere pentru conferine, nregistrarea invitailor etc. aceste birouri fiind finanate de municipalitate sau de ctre

16

sponsori. Ele poart aceeai denumire internaional, difereniat printr-o liter ce indic numele rii (de ex. GCB German Convention Bureau), i au rol de integrator ntre beneficiari i furnizorii de servicii pentru reuniuni, oferind prin website-uri accesibile i brouri difuzate gratuit informaii detaliate i la zi privind PCOs (organizatorii profesioniti de congrese), furnizorii de servicii individualizate, companii de transport, DMCs (agenii touroperatoare), oficii de turism naionale n strintate, agenii de turism locale, prestatori de servicii pentru trguri etc. Organizatori profesioniti de congrese (PCOs - Professional Congress Organisers), companii specializate n furnizarea la cheie a structurii integrale de servicii necesare pentru orice tip de reuniune, respectiv congres, conferin, trguri i expoziii integrate acestora sau de sine stttoare etc.; acetia aui capacitate profesional atestat i recunoscut s identifice, s planifice, s gestioneze i s opereze integral segmentele de servicii necesare organizrii profesioniste a unui eveniment (conferin, congres, seminar sau trg expoziie specializat), n acord cu caracteristicile i anvergura evenimentului, cu bugetul i cerinele beneficiarului. Furnizori de servicii individualizate - furnizori de echipamente specifice pentru reuniuni, de servicii de translaie i traducere, de servicii de hostess, centrele de conferine i hotelurile specializate avnd adesea furnizori de servicii agreai, pe care i indic n ofertele lor. Transportatori oficiali - cel mai adesea marile companii aeriene, dar care ofer contracte atractive de transportator oficial doar pentru evenimente de anvergur, de cel puin 500 participani i cu anumite condiii (reuniunea s fie organizat n ara respectiv, un numr mare de participani s fie din rile nvecinate etc.). Agenii touroperatoare / Companii de management al destinaiei (DMC -Incoming-Agenty / Destination Management Company), agenii de turism care au abiliti de PCO, fiind competente i experimentate n integrarea de servicii profesioniste specializate de turism pentru evenimente, de afaceri i incentive la destinaie, prelund sarcini la nivel local, precum gsirea hotelului adecvat, organizarea transferului cu autocarul, programe sociale etc.

Alte agenii implicate care pot oferi servicii specifice: Agenii de turism - pentru servicii de ticketing, cazare, organizare de programe sociale Agenii specializate pe evenimente (Event agency) - programe sociale deosebite, prezentri, seri speciale (spectacole, serate, localuri cu programe nonconvenionale etc. Agenii de PR (Public Relation) - ofer servicii de publicitate, elaboreaz brouri, programe, relaii cu presa. Companii de design i construcii de standuri - servicii pentru trguri i expoziii. n practic, activitatea organizatorului presupune furnizarea n mod direct sau prin subcontractarea unor ali furnizori a structurii integrale de servicii necesare evenimentului, de la gestionarea informaional a nscrierilor i a rezervrilor hoteliere ale participanilor pn la asigurarea efectiv a transferurilor la i de la aeroport, cazare, nchirierea slilor de conferin i expoziii, a echipamentelor audio-video necesare, construcia standurilor, asigurarea dotrilor i a mobilierului expoziional, catering, personal de hosting i asisten specializat, organizarea evenimentelor sociale adiacente reuniunii, a tururilor opionale pre- i post-eveniment. n Romnia, numrul companiilor care se specializeaz n astfel de activiti este n vizibil cretere, urmnd tendina ascendent a pieei mondiale privind ponderea ncasrilor din turismul de reuniuni. Furnizorii de servicii pentru reuniuni reprezint o mare varietate de domenii, intervenind n procesul de organizare a evenimentului ca prestatori efectivi ai fiecruia dintre segmentele de servicii necesare:

deintorii de locaii / spaii de conferine i expoziii (centre de conferine, hoteluri

17

specializate pe conferine sau hoteluri care ofer spaii echipate special pentru conferine alturi de activitatea obinuit de cazare, instituii de nvmnt, complexe de trguri i expoziii .a.);

deintorii de structuri de cazare (hoteluri urbane, pensiuni rurale, vile etc.); companiile locale de transport cu autocare, microbuze, autoturisme (transferuri

individuale sau de grup, tururi de ora, vizite tehnice, excursii etc.); furnizorii de echipamente tehnice, respectiv audio-video (instalaii de sonorizare,

proiectoare, instalaii de traducere simultan, IT i multimedia), dar i de alte materiale necesare (flipchart-uri, suporturi i instrumente de scris, ecusoane etc.);

restaurante i companii de catering care asigur serviciile necesare n cadrul evenimentelor: cocktail-uri de primire, pauze de cafea, buturi rcoritoare, cine festive, recepii, banchete, dejunuri i dineuri;

traductori / interprei de conferin; hostess; ghizi nsoitori i interprei; tipografii (materialele de promovare a evenimentelor, suporturi tiprite ale

materialelor prezentate de confereniari sau pentru training-uri); agenii de publicitate, PR i pres (producie de obiecte promoionale personalizate

pentru eveniment, conferine de pres etc.) Sub aspect comercial, relaia dintre beneficiar, organizator i furnizorii de segmente de servicii poate fi n raport (recomandabil) de contractare general a evenimentului de ctre organizatorul profesionist care asigur gestionarea logistic, informaional i financiar a evenimentului, subcontractnd furnizori de servicii pe segmentele pe care nu Ie poate acoperi n regie proprie sau n raport direct dintre beneficiar i furnizorii individuali pe fiecare segment de servicii (caz n care beneficiarul realizeaz practic integrarea evenimentului, ceea ce este mai puin recomandabil la evenimente de anvergur). n primul caz, beneficiarul are avantajul c este degrevat de efortul de timp, resurse umane i eventuale pierderi financiare, ntruct PCO-ul are, prin menirea sa, obligaia de a optimiza bugetul, negociind cu furnizorii tarife mult mai sczute fa de cele obinute - chiar i n urina unei negocieri - de ctre un beneficiar final.

ntrebri recapitulative 1. Comentai motivaiile i tendinele de dezvoltare a acestor forme de turism? 2. Enunai segmentele pieei turistice evenimeniale? 3. Caracterizai procesul adaptrii ofertei turistice n direcia apariiei i dezvoltrii

turismului evenimenial? 4. Ce tipuri de evenimente cumuleaz turismul de afaceri? 5. Cum caracterizai tendinele pe plan mondial n industria reuniunilor? 6. Caracterizai locul Romniei pe piaa de reuniuni i congrese? 7. Menionai partenerii de afaceri pe piaa de reuniuni?

Teste gril pentru autoevaluare 1. Motivaiile turismului evenimenial in de evoluia general a sectorului de turism,

caracterizat prin: a. globalizarea economic, social, politic i a riscurilor; b. contientizarea efectelor turismului asupra mediului; c. creterea ponderii timpului liber; d. comunicarea prin evenimentele turismului de afaceri. A (a, b, c, d); B (a, b, c); C (b, c, d); D (c, d)

2. Marketingul turistic ofer urmtoarea ierarhizare n segmentarea pieei turistice: a. turismul de afaceri;

18

b. cltorii la distane mari; c. turismul de sntate i fitness; d. cltorii de studii i educaie, etc. A (c, d); B (a, b, c, d); C (a, b, c); D (b, c, d)

3. Tipurile de evenimente proprii turismului de afaceri sunt: a. reuniuni de afaceri (ntlniri); b. programe i cltorii incentive; c. congrese, conferine, convenii; d. expoziii trguri de comer. A (a, c); B (a, b, c); C (a, b, c, d); D (a, c, d)

4. Intrarea pe piaa turismului de reuniuni i congrese, presupune respectarea unor cerine: a. existena unor structuri de primire turistice specifice (centre de conferine, trguri

i expoziii); b. gam larg de faciliti de cazare, mas, transferuri, inclusiv posibiliti de

distracie i agrement; c. personal de turism specializat pentru turismul de afaceri; d. promovarea i publicitatea turismului de afaceri. A (a, b, d); B (a, b, c, d); C (a, b, c); D (b, c)

5. Iniiatorii, respectiv beneficiarii unei reuniuni pot fi: a. companii de stat sau private, romneti sau mixte; b. instituii publice sau guvernamentale; c. asociaii profesionale naionale sau internaionale; d. institute de cercetare n diverse domenii. A (a, b, c); B (a, b); C (b, c, d); D (a, b, c, d)

Bibliografie selectiv 1. Chiriac Alexandra Crina (2004), Asistena turistic n organizarea evenimentelor,

Editura THR-CG, Bucureti, pg.5-23. 2. Belous Mdlina, Florea Constantin (2004), Organizarea evenimentelor i

banquetingul n structurile de primire, Editura THR-CG, Bucureti, pg.5-9.

CAPITOLUL 2

Turismul de afaceri - istoric i concepte

Obiective: conturarea etapelor presupuse de organizarea unui eveniment; consacrarea rolului planificrii strategice n organizarea unui eveniment; nominalizarea criteriilor de selecie ntre ofertele de locaii pentru organizarea

evenimentelor; proiectarea unei structuri a bugetului (estimarea cheltuielilor i a veniturilor); precizarea echipamentelor i serviciilor tehnice aferente; etapizarea unui program de organizare a unui eveniment.

Rezumat: Orice eveniment are drept scop comunicarea. De aceea, cei antrenai n planificarea i organizarea unui eveniment sunt implicai ntr-o afacere bazat pe comunicare. Prin urmare, orice organizator are sarcina de a asigura eficiena acestui proces de comunicare. Cuvinte cheie: locaie, cerere de ofert, buget de venituri i cheltuieli, trg, expoziii, incentive etc. Scopul oricrui eveniment, indiferent din ce domeniu, este comunicarea fie c este vorba de informaii, idei sau doar de distracie. De aceea, cei implicai n planificarea i organizarea unui eveniment (reuniune, congres, trg, seminar sau training) sunt implicai ntr-o afacere bazat pe comunicare. Prin urmare, orice organizator are sarcina de a asigura eficiena acestui proces de comunicare, iar pentru a se achita de aceast obligaie i a avea succes n acest domeniu trebuie s dovedeasc competene i utiliti privind: tehnici de comunicare, administrare, organizarea muncii n echip, metode de management, de educaie a adulilor, turism i hotelrie, tehnologie informaional (IT), multimedia, bugetare i negociere, dar i altele ce ar putea interveni n unele situaii neprevzute. n vederea reuitei oricrui eveniment este necesar ca n organizarea lui s se parcurg urmtoarele etape:

Definea profilul evenimentului Obiective Durata evenimentului (inclusiv timpul necesar de pregtire a locaiei i dezafectarea

spaiilor utilizate) Stabilirea datei - se va avea n vedere s nu se suprapun cu alte evenimente locale

(trguri, alte reuniuni) Responsabiliti de organizare (entiti implicate: asociaii naionale i

internaionale, firme, organizator profesionist, ali furnizori de servicii) Programului (orarul de desfurare a evenimentelor, tururi de informare organizate

nainte sau dup eveniment) Numrul participanilor Confereniari / participanii invitai s ia cuvntul Spaiul necesar (numrul slilor de conferin, spaii pentru expoziii etc.) Cerine tehnice i de infrastructur specific pentru eveniment Selectarea unor posibile regiuni sau locaii adecvate pentru profilul evenimentului

Profilul participanilor

20

Caracteristicile participanilor (grupuri-int) rile de unde vin participanii (formaliti pentru obinerea vizei) Psihograma participantului (vrst, sex, profesie, naionalitate, limba matern,

motivaie) Persoane nsoitoare (so / soie, parteneri, invitai ai participanilor)

Stabilirea bugetului Lista costurilor Cine suport cheltuielile i pentru ce ncasri (din taxa de participare, pentru expoziie, sponsori) Investigarea altor opiuni financiare (de ex. programe de finanare ale fundaiilor sau ale altor companii, asisten public, sponsori) Clarificarea problemelor legate de fiscalitate i legislaie

Elaborarea planului de aciune Diagram realizat pe calculator sau caiet de sarcini n care se specific cine, ce i

cnd trebuie executat. Grafice de lucru, n care se specific exact data i sarcinile de executat pentru

echipele implicate, inclusiv modificrile ce apar pe parcurs, pn la startul evenimentului, privind: - Selectarea locaiei - Materiale tiprite - nregistrarea / sosirea participanilor - Programe sociale i timp liber - Cazare - Confereniari - VIP-uri - Catering - Repetiii - Audio-video i IT - Marketing - Evaluare - Eventualiti

2.1. Organizarea unui eveniment tip reuniune (convenie, conferin, ntrunire, seminar, program de training etc.)

Succesul organizrii unui eveniment const n planificarea strategic, nceput cu mult naintea deschiderii oficiale. Structura serviciilor necesare fiind extrem de complex, beneficiarul adesea lipsit de experien are dificulti de gestionare. Contactarea unui organizator profesionist local de evenimente este aadar o garanie de performan i succes, acesta putnd identifica, proiecta i gestiona integral cele mai potrivite servicii necesare, permind astfel beneficiarului s se concentreze asupra coninutului evenimentului. Majoritatea clienilor practic alegerea unui PCO / DMC locul sau a unor furnizori de secvene de servicii, pe baza anumitor repere (caracteristicile evenimentului, buget, experiena ediiilor trecute) i a seleciei de oferte. n Romnia acetia sunt n special membrii REB, clientul beneficiind de avantajul c aceste companii cunosc piaa specific romneasc i politicile tarifare pentru grupuri sau evenimente, practicate de fiecare locaie. n planificarea strategic (vezi anexa nr. 1), este esenial, aa cum s-a artat mai sus, determinarea timpurie a ctorva elemente:

- caracteristicile, anvergura i programul general al evenimentului - data la care va avea loc reuniunea

21

- destinaia / localitatea unde se va desfura reuniunea - numrul i profilul participanilor, care se stabilesc, cel mai adesea, de ctre iniiatorul

/ beneficiarul evenimentului, pe baza crora se poate prefigura bugetul necesar, iar organizatorul i va elabora planul de aciune propriu-zis, pe care l va urmri pe baza unei liste de control (vezi anexa nr.2) generale, precum i prin liste de control separate (de ex. pentru site inspection; vezi anexa nr.6) detaliate, pentru anumite aciuni relevante din cadrul planului.

Stabilirea datei evenimentului este, de obicei, la latitudinea beneficiarului, dar n determinarea ei trebuie totui s se in cont de: intervalul din sptmn, anotimp, perioade de vacan / extrasezon (tarife reduse, disponibiliti spaii cazare etc.), evenimente similare care au Ioc n acea perioad ntr-o destinaie agreat etc., ceea ce va avea un efect de optimizare a bugetului. Destinaia poate fi stabilit de beneficiar, din anumite considerente i interese proprii, sau poate avansa anumite preferine. Trebuie avut n vedere c destinaia adaug un plus de valoare i interes evenimentului, de aceea sunt preferate adesea localiti cu variate atracii naturale, culturale, turistice i posibiliti de petrecere a timpului liber sau de organizare a unor programe sociale interesante, complementare reuniunii. n alegerea unei destinaii trebuie avute n vedere:

obiectivele reuniunii ateptrile participanilor cerinele grupurilor de interese localitile anterioare n care s-au desfurat astfel de reuniuni (comparaie) distana de la care sosesc participanii (timpul necesar pentru cltorie) bugetul disponibil considerente politice i sociale clima (anotimp, condiii meteo) atitudinea oficialitilor locale (sprijin) obiective turistice

n funcie de stilul reuniunii se va alege ntre: centrul unui ora staiune turistic de munte sau de litoral zon rural aeroport

Trebuie s se in cont de originea geografic a majoritii participanilor, destinaia optim fiind la maximum 20 km deprtare de localitile de reedin ale participanilor, excepie fcnd reuniunile internaionale. Acest procedeu impune o planificare cu mult timp n avans, mai ales pentru congrese i reuniuni sau alte evenimente de anvergur. Pentru cele cu un numr mai mic de participani este, firesc, mult mai uor de stabilit destinaia i de gsit o locaie. Alegerea locaiei cade, de obicei, n seama organizatorului profesionist care propune lista posibilelor locaii ce corespund dimensiunilor evenimentului i exigenelor beneficiarului (clasificarea calitativ, numr i capaciti sli, spaiu expoziional). Locaiile pot fi:

hoteluri centre de conferine sau congrese centre culturale alte locaii (palate, castele, hale industriale, nave de agrement etc.)

Pentru a selecta dintre locaiile existente ntr-o regiune sau localitate evideniate n materialele publicitare, este de recomandat ca organizatorul s transmit cereri de oferte cu specificarea cerinelor de ndeplinit n legtur cu reuniunea planificat, cererea de ofert (RPF - request for proposals) este un instrument de lucru (formular / list) n care, dup o scurt prezentare a profilului reuniunii, organizatorul va specifica toate caracteristicile pe care

22

trebuie s le ndeplineasc o locaie pentru a corespunde ca loc de desfurare a reuniunii, avnd alluri meniunea obligatoriu sau de dorit, dup curn unele cerine sunt imperative, altele mai puin importante, dar preferabile (vezi anexa nr. 3) Cerinele trebuie s se refere la: numrul i mrimea spaiilor necesare reuniunii. capaciti de cazare, catering, evenimente sociale (cocktail de primire, dineu, banchet), precum i la factorii restrictivi: buget limitat, faciliti pentru persoane cu dizabiliti, echipamente audio-video etc. Dup primirea ofertelor corespunztoare se face o prim selecie, astfel c n joc vor rmne doar cteva locaii Ia care este recomandabil s se fac o inspecie Ia faa locului, pe baza unei liste de control detaliate (vezi anexa nr. 6), de preferat mpreun cu clientul, urmnd s se stabileasc locaia cu cea mai potrivit infrastructur pentru reuniune. Adesea se efectueaz rezervri de principiu a locaiilor alternative, pn la momentul opiunii ferme. Studiile de pia n acest domeniu relev c printre criteriile de selecie ntre oferte de locaii similare, pe primele locuri se situeaz:

Condiii generale Organizare perfect Echipament modern pentru derulare de conferine, seminarii Servicii perfecte Ofert gastronomic adecvat Calitate superioar a ofertei Existena unor spaii pentru expoziii Reputaia locaiei - recomandarea acesteia din partea altor clieni satisfcui

Amplasament Acces uor pe cile rutiere Ambian natural atractiv Zon geografic central Obiective turistice atractive Localitate turistic renumit

Se poate uor observa c n acest sector lideri de pia sunt locaiile (hotelurile, centre de conferine, complexe) situate n orae, dar sunt preferate tot mai des cele situate n zone pitoreti, ntruct se observ tendina de a organiza frecvent evenimente pentru grupuri mici (12-20 persoane), n special angajai ai unei firme incentive, teambuilding, training) la care se pune accent mai mare pe activiti n aer liber sau pe programul complementar oferit participanilor (relaxare, sport, vizite etc.). Este important deci, ca n oferte s se evidenieze i facilitile de acest gen (acces gratuit la sauna, centru de fitness: instructor de gimnastic pentru pauzele dintre activiti: faciliti pentru practicarea sportului n grup: organizarea de tururi cu biciclete mountain-bikcs, puse la dispoziie de hotel, organizare drumeie, rafting, n mprejurimi; program artistic seara: drumeie cu tore, noaptea etc.), neprecupeind imaginaia n acest domeniu, activitile complementare fiind adesea sarea n bucate care determin succesul pe piaa de evenimente.

Asigurarea securitii i a satisfaciei participanilor Responsabilitatea cea mai mare a unui organizator de reuniuni const n asigurarea securitii participanilor, dar i a unei stri de satisfacie i bun dispoziie n decursul reuniunii. Aceasta este o responsabilitate moral, dar i o obligaie stipulat legal n rile europene, privind securitatea fizic i spiritual a oricrui prestator / organizator fa de clienii / invitaii si. Din acest punct de vedere, organizatorul trebuie s se asigure c nu exist nici un pericol privind:

23

Aciuni criminale Terorism Incendii Cltorii auto periculoase Activiti sportive nesupravegheate Condiii extreme de clim i meteo

n acest context trebuie s fie luate urmtoarele msuri: S se asigure ca toi participanii s fie nregistrai. S se verifice dac exist sisteme i msuri de securitate n locaia aleas. S fie informai participanii asupra potenialelor pericole din localitate. S se verifice existena certificatelor sanitare privind igiena din departamentele de

producie culinar. S se verifice existena licenelor organizatorilor de sporturi extreme S existe post de prim-ajutor. Participanii s fie informai asupra condiiilor meteo de Ia destinaie S fie verificai oferii dac au permisele i competenele corespunztoare activitii

desfurate. S fie asigurat supravegherea bagajelor. S existe la ndemn o list cu cabinete medicale disponibile n acea perioad

(servicii de urgen, ambulane, cabinete specializate etc.)

Stabilirea structurii bugetului estimarea cheltuielilor i a veniturilor Beneficiarul, asistat de PCO / DMC, realizeaz proiectarea i structurarea bugetului reuniunii. Lund n considerare caracteristicile evenimentului i experiena anterioar, cei doi parteneri identific sursele de venituri, potenialul financiar al acestora i distribuia lor n raport cu categoriile de cheltuieli angajate. Proiectul bugetului este permanent adaptabil, suferind reproiectri succesive convenite pe baza elementelor concrete relevate pe parcursul procesului de organizare. Important este estimarea costurilor reuniunii, care n principiu sunt de dou feluri:

costuri fixe (care nu sunt determinate de numrul participanilor: marketing, onorarii pentru confereniari etc.)

costuri variabile (de ex. costuri per participant privind preparate i buturi, acestea fiind de obicei cele mai mari din totalul de costuri ale unei reuniunii)

Pentru a nu pierde nimic din vedere, este indicat s se utilizeze o list (vezi anexa nr. 4) n care sunt prevzute toate poziiile posibile ale unui buget i de a puncta cele care intervin n organizarea reuniunii respective. Principalele surse de venit sunt: taxele de participare, subvenii din partea unor organisme locale, naionale sau europene, sponsorizri, nchiriere de spaiu expoziional (expoziie conex), vnzri de spaiu publicitar (inserii n materialele promoionale scrise / audio-video / multimedia ale conferinei brouri, mape de prezentare, casete video, CD etc.), de suveniruri, de lucrri tiprite. Taxele de participare rmn ns componenta de baz a veniturilor, de aceea, trebuie determinat cu exactitate numrul de participani pltitori, numrul de participani ale cror costuri sunt preluate de iniiatori, integral sau parial (confereniari principali, invitai speciali), i nivelul valoric al taxelor, care poate fi difereniat att n funcie de categoriile de participani, ct i de data la care se efectueaz nscrierea (timpurie / trzie / la faa locului). Politica de contramandri se definete n raport cu momentul anulrii nchirierii, n general, se stabilesc cteva etape, care pot diferi de la caz la caz:

a. primul termen de nscriere este i cel pn la care este posibil restituirea integral a taxei

b. pn cu o lun naintea evenimentului, se percepe o penalizare de cca. 10 %

24

c. ntre o lun i 48 de ore naintea evenimentului, penalizarea este de 50 % d. pentru contramandrile care survin la mai puin de 48 de ore nainte de deschiderea

conferinei nu se restituie taxa de participare. Aceste reglementri i au justificarea n etapele i procedurile recunoscute n industria hotelier i turism pe plan mondial. Toate drepturile, obligaiile i riscurile financiare descrise mai sus se cuvin a fi comunicate participanilor n invitaia de participare, brourile i website-ul de prezentare ale conferinei. Totodat, o politic prea dur a contramandrilor poate descuraja nscrierile timpurii ale participanilor, diminund fluxul ncasrilor n avans pentru bugetul conferinei. O completare adesea salutar a veniturilor o constituie fondurile provenite din sponsorizri, n obinerea crora sunt deosebit de utile propunerile de pachete de sponsorizare, coninnd diverse forme de recunoatere public a meritului sponsorului, n funcie de aportul su:

invitarea i menionarea sponsorilor la ceremonia de deschidere i momente oficiale;

inserarea de materiale promoionale ale sponsorilor n cadrul conferinei (mape, afie, bannere);

includerea numelui i siglei sponsorului n machetele de publicitate din pres; inserii de publicitate electronic n website-ul manifestrii acordarea unui spaiu expoziional preferenial pentru produsele sau prezentarea

sponsorului. Orice PCO / DMC trebuie s aib capacitatea de a optimiza permanent bugetul, n funcie de necesiti. De exemplu, costul pentru nchirierea locaiilor de conferin se poate diminua prin utilizarea serviciilor de catering ale locaiei pe durata conferinei. Locaia ofer un pre-pachet / zi pentru un numr minim de persoane anunat, care include: pauze de cafea, prnz, chiria slilor de ntruniri, amenajare i minime dotri audio-video.

nregistrarea participanilor nregistrarea participanilor se face fie dinainte, fie la nceperea manifestrii. Datele cerute prin formularul de nregistrare se stabilesc de ctre beneficiar, asistat de PCO/DMC Formularul de nregistrare se transmite participanilor prin pot, e-mail sau este disponibil on-line n website-ul manifestrii. Acesta este principala surs de informaii despre participanii care intenioneaz sau confirm s participe la eveniment. Prin urmare, trebuie s se solicite explicit datele personale i de contact ale fiecrui participant, tipul nscrierii, metoda de plat acceptat i, totodat, s se specifice condiiile de anulare / contramandare. Dup recepionarea fiecrui formular, organizatorul transmite confirmarea de primire i documentul de facturare a sumei aferente. Centralizarea nregistrrilor poate fi realizat de ctre beneficiar, care le comunic organizatorului, dar este recomandabil s fie fcut chiar de ctre PCO / DMC, degrevnd beneficiarul de un volum de munc apreciabil. Organizatorul profesionist are datoria de a furniza n orice moment beneficiarului informaiile privind numrul nscrierilor i aspectele financiare. Invitarea confereniarilor este o problem ce ine att de componenta tiinific / tematic gestionat de beneficiar, ct i de cea organizatoric gestionat de PCO / DMC. Formularul de depunere a rezumatului tiinific este documentul prin care confereniarul sau alt participant (care dorete s fac o comunicare) care i-a confirmat nscrierea precizeaz datele i sumarul lucrrii pe care urmeaz s o prezinte n cadrul conferinei, forma de prezentare (expunere liber, prezentare de postere), precum i echipamentele audio-video necesare. Formularul de rezervare hotelier trebuie s includ tarifele speciale de cazare negociate de PCO / DMC pentru eveniment, difereniat n funcie de data rezervrii, precum i condiiile de contramandare. Participantul va completa datele sale de identitate, prima i a

25

doua opiune pentru hotel, data sosirii i data plecrii, inclusiv orarul de zbor dac solicit transfer de la i la aeroport, numrul i tipul camerelor rezervate, eventuale cerine speciale, numele nsoitorilor, opiunea pentru programele sociale i tururile pre- i post- congres facultative, modalitatea de plat. Pe baza formularelor de nregistrare completate de participani, organizatorul va gestiona aranjamentele pentru:

transportul internaional (eventuale tarife prefereniale negociate cu companiile aeriene)

transport local al participanilor de la hotel la locaia conferinei i retur, precum i n cadrul programelor sociale i turistice

ntmpinarea, preluarea i transferul participanilor aeroport / hotel / aeroport (n funcie de programul individual de zbor)

rezervrile hoteliere i comunicarea de rooming-lists ctre hoteluri, conform cerinelor i duratei sejurului fiecrui participant

rezervrile i constituirea grupurilor pentru tururi i programe sociale facultative. nregistrarea participanilor se poate face i la sosirea n locaie, motiv pentru care organizatorul trebuie s amenajeze un spaiu ca Birou de nregistrare, s dispun de resurse umane i echipamentele necesare. Amplasat la vedere, acest birou devine funcional n ziua primei sosiri, avnd activitate permanent pentru participani pe durata conferinei (oferind informaii despre programele sociale, tururi pre- i post- congres) i i nceteaz activitatea organizatoric dup plecarea ultimului participant. Biroul de nregistrare distribuie ecusoanele i mapa de conferin fiecrui participant.

Cazare Indiferent c este gestionat de PCO / DMC, de beneficiar sau este lsat la libera alegere a participanilor, cazarea reprezint unul dintre serviciile de baz din pachetul de conferin. Evenimentele de anvergur presupun rezolvarea unui numr mare de camere, de cele mai multe ori n hoteluri diferite, fiind necesar obinerea de oferte echivalente pentru fiecare grad de confort, pentru a asigura disponibiliti suficiente de cazare. Se recomand includerea n oferta de cazare a unor hoteluri cu grad de confort de la 3 la 5 stele, accesibile diverselor categorii socio-economice participante. De obicei, se solicit camere single (cu pat dublu) sau duble (cu dou paturi), cu mic dejun inclus, invitaii VIP i sponsorii putnd solicita eventual apartamente. Hotelurile orientate spre turismul de afaceri pot acorda anumite gratuiti n funcie de numrul total de camere rezervate.

Spaiile / slile de conferin Profilul conferinei determin nevoia de ntlniri fie n plen (sli mari), fie pe seciuni (activiti n grupuri mai mici, n sli adecvate), care i desfoar activitatea simultan sau succesiv, fapt care devine un criteriu n selectarea locaiei. Organizatorul identific locaia potrivit i efectueaz rezervarea unui numr de sli corespunztor nevoilor evenimentului, cu dimensiuni i capaciti optim adaptate numrului de participani i tipului de amenajare a fiecrei sli solicitat de beneficiar (vezi anexa 5). Izolarea fonic i cerinele speciale (ecrane ncorporate, podium pentru prezidiu etc.) sunt elemente suplimentare ce pot condiiona alegerea locaiei. n completare, pot fi necesare sli sau spaii pentru diverse activiti / necesiti (secretariatul conferinei, birou de pres, vestiar etc.). Cele mai cerute forme de amenajare a spaiilor sunt urmtoarele (vezi anexa nr.5):

Aranjarea convenional (stil teatru / cinema) Prezidiul va fi plasat pe o estrad bine centrat, n faa auditoriului. n cazul participrii a 200 de persoane este necesar s se amenajeze o alee central.

26

Modalitatea de aranjare este urmtoarea: se determin amplasarea mesei vorbitorilor (centrat, Ia extremitatea slii); primul rnd de scaune va fi plasat Ia 1,80/ 2,50 m de prezidiu; se alege aleea central, plasnd primele dou scaune (capete de rnd), apoi celelalte,

respectnd aliniamentul. Spaiul ntre dou scaune va fi de minimum 5 cm. distana ntre dou rnduri va fi de 40 - 50 cm; aleea central va avea 1,50 - 2,00 m, dac numrul participanilor depete 200; se las alei de degajare de 1,50 m pe margini (laturi).

Aranjarea sal de clas (numit i stil parlament) Pentru aceast dispunere este de dorit s existe n dotare mese de 1,20 m sau 1,80 m lungime i 0,45 m lime pentru a ctiga Ioc. Metoda de aranjare este urmtoarea:

se aliniaz mesele pe rnduri cte 2 sau 3 urmnd limea slii; se face o alee central de dimensiuni suficiente i alei de degajare ntre rnduri; distana ntre dou rnduri de mese trebuie s fie de 0,60 m minimum, dar

pentru un confort mai bun se poate 0,70 m. Aranjarea n form de U / careu

Acest fel de amenajare a meselor se utilizeaz, mai ales, pentru activiti n grupuri de lucru: workshop, seminar, training, oferind vizibilitate tuturor participanilor spre moderator, precum i spre ecranul de proiecie sau alte mijloace de lucru folosite (flipchart, TV).

Aranjarea meselor pentru reuniuni de lucru / consiliu (bloc ptrat, n form de T, n form l, mas oval, mas rotund)

se acoper masa sau blocul de mese cu fee de mas speciale pentru asemenea aciuni;

se aeaz pentru fiecare persoan o map, un creion, hrtie de scris; se repartizeaz n diverse puncte ale slii, couri de hrtie; se aeaz un pahar / persoan i se repartizeaz pe mas sticle cu ap mineral i

alte buturi rcoritoare, n funcie de comand; paharele se pun pe suporturile speciale, iar sticlele pe tav cu ervet, pentru a proteja faa de mas;

se aranjeaz flori pe mas i n sal, cu mult discreie. Aranjarea mesei n form de I

Se recomand ca limea mesei s fie de 1,20 m - 1,50 m, astfel nct participanii s se poat vedea fr dificultate. Aceast dispunere se utilizeaz pentru consiliul de administraie sau aciuni la care numrul participanilor nu depete 30.

Aranjarea stil banchet (mese rotunde) Acest fel de aranjare poate fi utilizat i pentru activiti pe echipe, n sli de lucru (workshop).

Stil cocktail (la mese, stnd n picioare) utilizat, n special, n cadrul programelor sociale ale evenimentului.

Pentru aciunile de protocol (banqueting) - cocktail-uri de bun venit, recepii, banchete - aranjarea slilor / saloanelor se va stabili cu departamentul banqueting sau de restauraie, ntruct i pentru aceste aciuni exist nenumrate posibiliti de amenajare: bufet cu autoservire, recepii i cocktail-uri stnd n picioare, cu cteva mese amplasate n jur, banchete cu servire la mas de ctre personal specializat, mesele pentru oaspei putnd avea o aranjare variat. Se practic curent aranjarea meselor n form de I, T, U, E , pieptene, evantai simplu, evantai dublu, careu, rotund, oval , de obicei, cu o mas de onoare amplasat n fa sau la mijlocul meselor invitailor.

Este recomandabil ca Ia inspecia locaiei (vezi anexa nr. 6) s se observe anumite elemente care, de obicei, nu sunt nscrise n oferte, dar care sunt foarte importante pentru o bun derulare a unui eveniment:

27

Accesul: acces separat pentru participanii la reuniune (direct din hol sau din strad) acces pentru aprovizionare / furnizori acces adecvat pentru persoane cu dizabiliti

Spaiile pentru reuniune sunt situate n apropiere sau la distan de: intrarea principal locul / biroul de nregistrare alte sli utilizate de participani saloane de restaurant i buctrie (miros, zgomot) lift i telefon toalete ieiri obinuite sau de urgen

Dotarea: decor pardoseli, perei (s fie fono-izolante, culori plcute, nu iptoare, fr modele

agresive) perei despritori sau glasvanduri fono-izolante sistem de nclzire, climatizare forma spaiilor i sistemul de modulare / compartimentare coloane, alte obstacole amplasarea uilor ieiri de urgen lumin natural / vedere spre lustre, oglinzi sistem de reglare a luminii i cldurii prize electrice i de telefon posibiliti de ntunecare a spaiului acustic nlimea spaiului

Mobilierul: Scaune (confort) Mese (mrime, materialul blatului) Decor pentru mese (dac va fi pus la dispoziie)

Echipamente i servicii tehnice Calitatea echipamentelor audio-video i a serviciilor tehnice contribuie n msur considerabil la succesul conferinei. Adesea, prezentrile i dezbaterile se susin cu ajutorul videoproiectoarelor, retroproiectoarelor, flipchart-urilor, computerelor i conexiunilor Internet n sli. Slile cu capacitate de peste 25 de persoane impun utilizarea instalaiilor de sonorizare, la care se pot ataa microfoane fr fir / lavaliere / de mas pentru prezidiu / cu pupitru pentru vorbitor. Birourile funcionale au propriile necesiti logistice: computere, imprimante, copiatoare, linii telefonice internaionale, fax etc. Serviciile de traducere simultan se includ din timp n buget i n planul organizatoric, fiind i un argument n ncurajarea creterii numrului de participani. Traducerea poate fi asigurat fie simultan, de ctre traductori aflai n cabine speciale, prin instalaie individual, fie consecutiv de ctre un interpret pentru vorbitori. Prestarea acestor servicii trebuie s respecte reglementri internaionale privind numrul minim de traductori / echip, precum i numrul maxim de ore de lucru / zi /

28

traductor etc. Suplimentar, poate fi amenajat pentru participani un Internet cafe cu acces gratuit pe durata evenimentului. Pentru aceasta, se iau n calcul costurile de nchiriere a echipamentelor electronice i a conexiunii Internet, precum i prezena resurselor umane care asigur asistena tehnic. n cazurile n care conferina include o component expoziional, organizatorul (printr-un furnizor subcontractat) va gestiona nchirierea spaiului ctre expozani i asigurarea serviciilor tehnice (proiectarea i instalarea standurilor, inscripionarea paziilor, mobilier i dotri n standuri, depozitarea exponatelor). Orientarea participanilor n locaie este facilitat prin marcaje, indicatoare i signalectic (panouri electronice, tv cu circuit intern etc.). Derularea conferinei Ceremonia de deschidere oficial a conferinei marcheaz ntr-un cadru protocolar i chiar spectaculos debutul evenimentului, determinnd prin impresiile pozitive atmosfera ntregului eveniment. Impactul pozitiv depinde de cteva elemente pe care organizatorul profesionist le aplic: discursuri oficiale de scurt durat, parada steagurilor naionale, momente artistice (dans popular, orchestr). n cadrul sesiunilor n plen i pe seciuni, numrul i calitatea vorbitorilor invitai dau substan coninutului conferinei. Ordinea lurilor de cuvnt, tematica lucrrilor, forma i durata admis a prezentrii, programul tiinific al evenimentului sunt stabilite i comunicate vorbitorilor n prealabil, n paralel cu corespondena legat de serviciile de cazare i pachetul de conferin. Ceremonia de nchidere a conferinei este un argument al meninerii prezenei delegailor pn la finalul evenimentului, n special dac este urmat de decernare de premii, un banchet, dineu.

Catering Pe durata conferinei, se prefer servirea unor prnzuri de afaceri de durat medie, n aceeai locaie. Programul prevede i pauze de cafea pentru participani (cafea, ceai, rcoritoare, produse de patiserie, gustri etc.). Cateringul n slile de conferin se refer la necesarul de buturi rcoritoare pentru vorbitori i public. Recepiile de bun-venit, o cin n ambiana tradiional local, dineurile oficiale fac parte din programul obinuit al conferinelor, facilitnd stabilirea raporturilor sociale ntre participani. n funcie de natura activitii de catering, se practic servirea la mese sau de tip bufet. Meniurile se stabilesc n acord cu beneficiarul, respectnd caracteristicile fiecrei aciuni n parte, innd cont de diferite cerine speciale (vegetarieni / diabetici / apartenen cultural sau religioas). Pentru ca i din acest punct de vedere, participanii s plece cu amintiri plcute, tiind c mncarea i butura consumate, dar i serviciile dintr-un restaurant, contribuie decisiv la buna dispoziie a clienilor, este necesar a acorda o atenie sporit i a verifica urmtoarele elemente:

micul dejun (sortiment, mod de servire) lista de preparate i buturi (coninut, aspect, preuri) preparatele servite (aspect, gust) condiii de igien n buctrie serviciul din restaurant (personal calificat, inut, promptitudine, atitudine,

numr suficient al personalului fa de cel al clienilor) decoraia meselor ambient, iluminare

29

instalaie de sonorizare acces i faciliti pentru persoanele cu dizabiliti ieiri de siguran i alte msuri generale de securitate (incendii) garderob, toalete (amplasare, igien) orar de funcionare (bar, restaurant, alte localuri) baciuri, alte taxe

Programe turistice i sociale opionale Un eveniment internaional gzduit de o anumit destinaie este o ocazie pentru aceasta de a-i dezvlui valorile turistice, culturale i de civilizaie, prin completarea pachetului de servicii pentru conferin cu programe sociale sau turistice opionale, adresate participanilor i nsoitorilor. Compania contractant ca PEO / DME local propune alternative interesante i atractive, de la spectacole de balet, oper, folclor, la tururi de ora, vizite de obiective turistice reprezentative, excursie de o zi n mprejurimile oraului. Muli delegai sunt interesai s foloseasc deplasarea pentru conferin ca pe un prilej de a petrece i un sejur de 4-5 zile n ara gazd, fie nainte, fie dup perioada conferinei. Astfel de sejururi sunt ofertate de PEO/DME ca programe facultative complete (transport, cazare, mic dejun, dejun, cin, ghid etc.), cu variante pitoreti de trasee posibile. n general, costurile tururilor nu sunt incluse n taxa de participare, ci sunt exprimate separat. Participanii vor fi cu att mai satisfcui, cu ct programul le va oferi i timp liber pentru relaxare i agrement, adic s existe un echilibru ntre activitatea impus i activitile la libera alegere din timpul liber. Dar i aceste posibiliti trebuie inventariate de organizator, pentru a oferi informaiile necesare participanilor. Trebuie astfel stabilit o corelaie optim ntre dorinele participanilor i oferta de agrement la destinaie, dup urmtoarele criterii: Participani

scopul reuniunii numrul de participani profilul participanilor obinuinele i preferinele participanilor ateptrile / preteniile participanilor starea material a participanilor (ce cheltuieli i pot permite) activiti n ziua sosirii (preziua nceperii reuniunii) starea participanilor dup cltoria de sosire (oboseal, diferene de fus orar etc.)

Planificarea timpului (timing) timp liber disponibil orarul magazinelor de la destinaie timp necesar pentru transfer la locuri de agrement orar de mas nainte i dup timpul liber disponibil orar pentru programu