Subiectul 1Principiile generale ale managementului proiectului sunt următoarele:

§ realizarea proiectului la parametrii de calitate propuşi (parametrii de calitate pot fi standarde, normative, standardele ISO, proceduri stabilite în interiorul proiectului, etc.). În funcţie de tipul proiectului, parametrii de calitate pot fi urmăriţi pe faze şi ei implică certificarea calităţii materialelor, echipamentelor, lucrărilor şi serviciilor;

§ încadrarea în bugetul alocat. Aceasta presupune analiza costurilor (informaţii privind preţurile, indici de cost, etc.) şi evaluarea acestora. Costurile proiectului trebuie permanent monitorizate prin intermediul unor evidenţe riguroase ţinute pentru avansuri, plăţi intermediare, plăţi suplimentare, garanţii, etc.;

§ respectarea duratei de implementare a proiectului.

Subiectul 2 Managementul plăţilorUn rol important în managementul plăţilor revine responsabilul financiar, care: • este obligat să aibă o evidență la zi a plăților, o previzionare pt.luna în curs și estimarea permanentă a costului final al contractului;• trebuie să verifice dacă documentele de plată sunt corecte și complete, să urmărească traseul acestora.

Subiectul 3Nereguli şi corecţii financiareNeregulile reprezintă un concept definit conform prevederilor OG nr.79/2003. Acestea sunt diverse, iar clasificarea acestora se face după următoarele criterii:

• după cauzalitate: intenţionate (fraude) şi neintenţionate; • după impact: cu impact financiar şi cu impact non – financiar; • după frecvenţă: sistemice şi specifice.

Neregulile în contractele supuse directivelor de achiziție publică ale UE provin din:P neconformarea cu procedurile de publicitate; P atribuirea contractelor fără competiţie, în absenţa unei urgenţe extreme cauzate de evenimente neprevăzute; P lucrări sau servicii adiţionale care depăşesc limita stabilită de directivele prevăzute în circumstanţe neprevăzute; P nedeclararea tuturor criteriilor de selecţie şi de atribuire a contractelor în documentele saunotificările de licitaţie; P aplicarea unui criteriu ilegal de selecţie a contractului; P selectare ilegală şi/sau criterii de atribuire a contractului stabilite în procedura de licitaţie; P determinarea insuficientă sau discriminatorie a obiectului contractului; P negocierea în timpul procedurii de atribuire; P reducerea obiectivului contractului;

1

Neregulile în contractele nesupuse sau supuse incomplet directivelor de achiziție publică ale UE provin din:P neconformarea cu cerința privind gradul adecvat de publicitate și transparență;P atribuirea contractelor fără competiţie în absenţa unei urgenţe extreme cauzate deevenimente neprevăzute sau de lucrări şi servicii complementare cauzate de circumstanţe neprevăzute;P aplicarea unei selecţii ilegale şi/sau a unor criterii de atribuire a contractului;P încălcarea principiului tratamentului egal.Din neregulile şi/sau fraudele prezentate anterior pot rezulta creanțe bugetare (numite corecții financiare) . Scopul corecțiilor constă în îndreptarea unei situații prin care să se asigure că 100% din costurile declarate pentru cofinanțare din fondurile structurale sunt utilizate conform reglementărilor aplicabile la nivel național și al UE. Corecțiile pot fi aplicate în % între 5% - 100% din cheltuielile declarate.

Subiectul 4În procesul de gestionare a fondurilor europene intervine şi debitorul. Acest debitor poate fi:

• operatorul economic în calitate de debitor sau reprezentantul său, care a beneficiat în mod necuvenit de sume din fonduri comunitare şi/sau din fonduri de cofinanţare aferente ca urmare a unei nereguli şi/sau fraude;

• instituţia/persoana care îşi asumă obligatia la plată a debitorului, printr-un angajament de plată sau printr-un alt act încheiat în formă autentică, cu asigurarea unei garantii reale la nivelul obligatiei la plată;

• alte instituţii/persoane, în condiţiile legii.

Subiectul 5Recuperarea creanţelorProcedura de recuperare a creanţelor bugetare menţionate cuprinde două etape:

1) constatarea – care este de fapt activitatea de control prin care se stabileşte şi se individualizează obligaţia de plată sub forma unui titlu de creanţăBeneficiarul este anunţat de către echipa de control, prin notificare referitoare la data declanșării acțiunii, precizând scopul și durata acesteia. Obiectul controlului/auditului constă în verificarea respectării legalității și regularităţilor în folosirea și administrarea fondurilor nerambursabile, precum și a fondurilor de cofinanțare aferente, pentru identificarea neregulilor, gestionărilor financiare defectuoase și a fraudelor, a stabilirii eventualelor prejudicii. Controlul se efectuează în totalitate sau prin sondaj, în raport cu complexitatea activităţii și operaţiunile supuse verificării, valoarea și natura bunurilor, precum și frecvenţa abaterilor constatate anterior, cuprinzând un număr reprezentativ de operațiuni care să permită tragerea unor concluzii întemeiate. Beneficiarul are obligaţia de a oferi la termenele stabilite toate datele și documentele solicitate. Misiunea de verificare se finalizează prin întocmirea unui "Proces Verbal de Constatare" şi care trebuie să conţină:

2

a) datele de identificare a organelor de control şi a persoanelor responsabile din structura controlată, sediul acesteia şi locurile unde s-a desfăşurat controlul; b) descrierea contextului în care s-au produs neregulile/frauda, actele normative încălcate, creanţa bugetară, cu defalcarea acesteia pe bugetele afectate, inclusiv fondurile europene, precum şi persoanele răspunzătoare; c) conturile bancare unde urmează a fi recuperate creanţele bugetare; d) întregul material probant care a condus la stabilirea constatărilor se constituie ca anexe. "Procesul Verbal de Constatare" prin care Autoritatea de Management notifică beneficiarul cu privire la restituirea unor sume considerate a nu fi eligibile sau rezultate ca urmare a neregulilor sau a comiterii unor fraude este titlu de creanţă.

2) recuperarea propriu-zisă a creanţei bugetare se realizează prin plata voluntară, deducerea din declaraţiile ulterioare de cheltuieli, prin executare silită sau prin alte modalităţi prevăzute de lege.Autoritatea de Management transmite către beneficiar, notificarea cu privire la debit, document în care sunt înscrise motivele pentru care este solicitată achitarea creanţei bugetare şi posibilităţile de stingere a acesteia (prin plata voluntară sau prin reţinerea din următoarele Cereri de rambursare), conturile în care se poate efectua plata, accesoriile şi costurile bancare legate de obligaţiile de plată.

Subiectul 6Eligibilitatea cheltuielilorCondițiile generale ce trebuie să fie îndeplinite cumulativ de cheltuieli pentru a fi eligibile sunt:

a) să fie efectiv plătită de către beneficiar, între 1 ianuarie 2007 si 31 decembrie 2015, dacă Autoritatea de management nu decide altfel prin contractul de finanţare;

b) să fie însoţită de facturi, în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalentă facturilor, pe baza cărora cheltuielile să poată fi auditate si identificate;

c) să fie în conformitate cu prevederile "Contractului de finanţare" încheiat de către Autoritatea de Management sau Organismul Intermediar, pentru şi în numele acesteia,

pentru aprobarea operaţiunii, cu respectarea art. 54(5) şi art. 60 din Regulamentul Consiliului nr. 1.083/2006;

d) să fie conformă cu prevederile legislaţiei naţionale şi comunitare.

Subiectul 7Tipurile de cheltuieli prevăzute pentru implementarea activităţilor din proiect se clasifică în:

a. cheltuieli directe - cheltuieli efectuate de către beneficiar sau de către partener/i, care pot fi atribuite unei activităţi eligibile din proiect;

b. cheltuieli indirecte - cheltuieli efectuate de către beneficiar sau de către partener/i care sunt necesare proiectului însă nu pot fi atribuite direct unor activităţi finanţate.

Verificarea şi confirmarea eligibilităţii cheltuielilor efectuate sunt stabilite prin proceduri specifice, elaborate de Autorităţile de Management.

3

Subiectul 8Prezentarea subvenţiilor guvernamentale în situaţiile financiare se face după cum urmează:

a) pentru subvenţiile guvernamentale pentru active Subvenţiile guvernamentale pentru active (inclusiv subvenţiile nemonetare la valoarea justă) se prezintă în bilanţ fie ca venit amânat, fie prin deducerea subvenţiei din costul activului pentru a obţine valoarea contabilă a acestuia.

b) pentru subvenţiile aferente veniturilor

Acestea vor fi prezentate în “Situaţia rezultatului global“ într-o poziţie distinctă sau într-o poziţie cumulativă (ca de ex.“Alte venituri“) sau pot fi deduse în raportarea cheltuielilor aferente.

Atunci când intervine o ajustare a unei estimări contabile specifice subvenţiilor guvernamentale, acestea devin rambursabile.

Subiectul 9Atunci când intervine o ajustare a unei estimări contabile specifice subvenţiilor guvernamentale, acestea devin rambursabile. Rambursarea subvenţiilor se face diferenţiat şi anume:

§ Rambursarea subvenţiilor pentru activeIAS 20 prevede că rambursarea unei subvenţii referitoare la un activ, apărută, prin nerespectarea condiţiilor impuse, se înregistrează în situaţia poziţiei financiare prin creşterea valorii contabile nete a activului sau prin reducerea soldului venitului amânat cu suma rambursabilă. În această situaţie, situaţia rezultatului global este tratată ca o schimbare de estimare contabilă. Valoarea restituirii trebuie recunoscută în situaţia rezultatului global în perioada în care apare modificarea, adică în perioada în care devine probabil că nu vor mai fi îndeplinite condiţiile necesare acordării subvenţiei. Astfel, avem: a. rambursarea în condiţiile utilizării metodei de recunoaştere a subvenţiei ca venit amânatb. rambursarea în condiţiile utilizării metodei de recunoaştere a subvenţiei ca deducere din costul activului subvenţionat:

§ Rambursarea subvenţiilor pentru venituriRambursarea poate să survină atunci când condiţiile de acordare nu au fost respectate. Restituirea se va înregistra în contabilitate ca o schimbare a estimărilor contabile, afectând doar exerciţiul prezent şi pe cele viitoare. Rambursarea unei subvenţii aferente veniturilor presupune, în primul rând, reluarea sumelor aferente subvenţiei reflectate în venituri amânate. Dacă suma ce trebuie rambursată depăşeşte soldul venitului amânat, această diferenţă se va recunoaşte drept o cheltuială de exploatare, pentru că IAS 20 nu precizează altfel.

Subiectul 10Luând în considerare recunoaşterea, derecunoaşterea şi rambursarea subvenţiilor, precizăm faptul că, în setul de situaţii financiare este obligatorie prezentarea următoarele informaţii cu privire la subvenţiile guvernamentale primite de entitate:

4

a) politica contabilă adoptată pentru subvenţiile guvernamentale, inclusiv metodele de prezentare adoptate în situaţiile financiare; b) natura şi valoarea subvenţiilor guvernamentale recunoscute în situaţiile financiare şi indicii cu privire la alte forme de asistenţă guvernamentală de care a beneficiat în mod direct entitatea; şi c) condiţii impuse şi neîndeplinite precum şi alte contingenţe ataşate subvenţiilor guvernamentale recunoscute în situaţiile financiare.

Subiectul 11Principalele aspecte ce trebuie urmărite sunt: § separarea funcţiilor între personalul responsabil pentru certificarea primirii bunurilor şi serviciilor (prin facturare) şi cel responsabil cu efectuarea plăţilor; § cel puţin o persoană va fi responsabilă cu examinarea validităţii şi corectitudinii cererilor de rambursare; § certificarea (prin semnături) a cererilor de rambursare se va atribui unui număr minim de 2 membri ai personalului desemnat de Beneficiar; § includerea în cererea de rambursare exclusiv a sumelor datorate; § deducerea din fondurile alocate a cheltuielilor non-eligibile (cheltuieli administrative şi TVA, în cazul în care beneficiarul are obligaţia achitării acestuia); § evitarea consemnării plăţilor neefectuate; § asigurarea faptului că nu se pot efectua plăţi fără a fi consemnate.

Subiectul 12Organismele Intermediare realizează monitorizarea şi controlul financiar al tuturor proiectelor care includ achiziţii publice, iar procesul de monitorizare începe din momentul semnării contractului de finanţare şi se termină la 5 ani după finalizarea proiectului. Organismul Intermediar efectuează următoarele activităţi pentru realizarea monitorizării fizice a proiectelor:

� verificarea conţinutului documentelor de raportare elaborate şi transmise de către beneficiar;

� vizite de monitorizare cu scopul verificării implementării proiectului la faţa locului/sediul beneficiarului (anunţate şi ad-hoc);

� monitorizarea durabilităţii investiţiilor.

Subiectul 12 Prefinanţarea în cadrul proiectuluiConform OMFP nr. 2286/2009 prefinanţarea acordată beneficiarilor de proiecte finanţate din instrumente structurale se acordă beneficiarilor de proiecte finanţate din instrumente structurale în limita de 30% din valoarea eligibilă a contractului/deciziei/ordinului de finanţare încheiat între Autoritatea de Management/Organismul Intermediar şi beneficiar.

Dar, potrivit ultimelor modificări din 2011 (OMFP 2359/2011), cota de prefinanţare a proiectelor din fonduri europene este de la 10% din valoarea eligibila a proiectului. Totusi, noile reglementări formulează şi excepţii. Astfel, în cazul proiectelor majore, cota de prefinanţare

5

poate fi de 20%, în timp ce, pentru proiectele care intră sub incidenţa ajutorului de stat/de minimis, prefinanţarea se poate acorda în cotă de maximum 35% din valoarea totală a finanţării, conform contractului / deciziei / ordinului de finanţare. Tot ultimul act normativ stabileşte că prefinanţarea se va acorda în cel puţin două tranşe, însa în "in cazul proiectelor pentru care contractele / deciziile / ordinele de finanţare prevăd depunerea a cel mult două cereri de rambursare, prefinanţarea se poate acorda în- tr-o singură tranşă”. Şi pentru proiectele care intră sub incidenţa ajutorului de stat / de minimis, prefinanţarea se poate acorda într-o singură tranşă. De asemenea, se mai stabileşte faptul că suma reprezentând diferenţa dintre dobânda acumulată în cont corespunzătoare sumelor de prefinanţare rămase disponibile în cont şi valoarea impozitelor aferente, precum şi a comisioanelor de gestionare a contului respectiv se raportează Autorităţii de management şi se deduce de către aceasta din sumele rambursate beneficiarilor, cel târziu până la plata finală inclusiv. În plus, firmele vor fi obligate să restituie întreaga prefinanţare contractată dacă într-un interval de cel mult patru luni nu transmit autorităţilor documentaţia de rambursare. Autorităţile de management au obligaţia să recupereze integral prefinanţările acordate în cazul proiectelor pentru care beneficiarii nu transmit nici o cerere de rambursare în termen de maximum patru luni de la primirea acestora. În cazul proiectelor pentru care beneficiarii nu transmit în termen de maximum şase luni de la primirea primei tranşe de prefinanţare "Cereri de rambursare" în cuantum de minimum 20% din valoarea prefinanţării acordate, Autorităţile de management au obligatia recuperării prefinanţării neutilizate.

Prefinanţarea solicitată de beneficiari se realizează cu condiţia existenţei următoarelor documente:

w solicitare scrisă din partea beneficiarului, conform contractului / deciziei / ordinului de finanţare;

w un contract de furnizare de bunuri/prestare de servicii/execuţie de lucrări încheiat între beneficiar şi un operator economic, cu excepţia proiectelor a căror implementare se realizează fără încheierea vreunui astfel de contract;

w scrisoare de garanţie bancară pentru suma aferentă prefinanţării solicitate, numai in cazul proiectelor care intră sub incidenţa ajutorului de stat.Pentru a putea beneficia de prefinanţare, beneficiarii au obligaţia să deschidă un cont dedicat exclusiv primirii prefinanţării şi efectuării de cheltuieli aferente proiectelor din aceste sume, inclusiv acordarea de avansuri către contractori şi/sau transferul de sume către parteneri, în cazul proiectelor implementate în parteneriat. Totodată, sumele acordate ca prefinanţare în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale se deduc prin aplicarea unui procent la valarea cererilor de rambursare transmise de beneficiari, conform prevederilor contractelor / deciziilor / ordinelor de finanţare.

ATENŢIE! Nu beneficiază de prefinanţare:

- beneficiarii finanţaţi integral din bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat sau bugetele fondurilor speciale;

6

- beneficiarii aflaţi în subordinea Ministerului Transporturilor şi Infrastructurii (Compania Naţională de Autostrăzi şi Drumuri Naţionale din România - S.A., Compania Naţională de Căi Ferate "C.F.R" - S.A., Regia Autonomă "Administraţia Fluvială a Dunării de Jos" Galaţi, Compania Naţională "Administraţia Porturilor Maritime" - S.A. Constanţa, etc.) - Administraţia Naţională "Apele Române", aflată în subordinea Ministerului Mediului.

Subiectul 13Beneficiarul fondurilor europene este obligat:• să țină o evidență contabilă analitică a proiectului; • să gestioneze primirea și utilizarea fondurilor structurale; • să păstreze toate documentele originale, inclusiv cele contabile, privind activităţile și cheltuielile eligibile pentru asigurarea unei piste de audit adecvate, conform reglementărilor comunitare și naționale. Aspectele ce trebuie urmărite în cadrul managementului contabil al proiectului privind accesarea fondurilor europene sunt:- asistenţa financiară furnizată de Uniunea Europeană trebuie separată în mod clar în cadrul sistemului financiar-contabil de alte activităţi desfăşurate de către organizaţie; - sistemul de contabilitate al beneficiarului trebuie să reflecte/identifice primirea cofinanţării naţionale Subiectul 14 Potrivit prevederilor din OMFP 3055/2009 există 2 categorii de subvenții şi anume:

å subvenţii aferente activelor, pentru acordarea cărora principala condiţie este ca entitatea beneficiară să achiziţioneze sau să construiască active imobilizate;

å subvenţii aferente veniturilor, care cuprind toate subvenţiile, altele decât cele pentru active (aceste subvenţii pot fi primite de la guvernul propriu-zis, agenții guvernamentale și alte instituții similare naționale și internaționale)

Subiectul 15 Procedurile contabile pentru derularea fondurilor nerambursile sunt stabilite în conformitate cu tratamentul contabil aplicabil atât subvenţiilor aferente activelor, cât şi celor aferente veniturilor. Iată de ce, regula de bază folosită presupune corelarea corespunzătoare a veniturilor din subvenţii, cu cheltuielile prevăzute a se efectua din aceste surse. Deci, recunoașterea subvenţiilor se face la semnarea contractului.

Înregistrarea în contabilitate a fondurilor nerambile se realizează diferit în funcție de destinația acestora, ca:

• ca subvenţii pentru investiţii (subvenţii aferente activelor), în cazul primirii şi utilizării fondurilor pentru finanţarea investiţiilor (spre exemplu: achiziţia de tractoare, maşini şi echipamente agricole performante, investiţii pentru modernizarea tehnologiilor de obţinere a produselor agricole);

7

� ca venituri în avans sau venituri din subvenţii de exploatare (subvenţii aferente veniturilor), în cazul primirii şi utilizării fondurilor pentru finanţarea cheltuielilor (spre exemplu: achiziţia de materii prime şi materiale necesare începerii procesului de producţie, plata salariilor, sprijinirea activităţilor de formare profesională, informare, diseminare şi difuzare a cunoştinţelor, sprijinirea furnizării serviciilor de consultanţă şi consiliere pentru ferme).

Subiectul 16Corectarea sumelor solicitate autorităţilor de management, ca urmare a autorizării/certificării parţiale a cheltuielilor aferente fondurilor externe nerambursabile postaderare pentru:

- anul curent se face prin stornarea în roşu a înregistrării subvenţiei de primit; - anii precedenţi se face prin stornarea în roşu a înregistrării subvenţiei de primit, în

măsura în care aceasta a afectat un cont de venit în avans sau de subvenţie şi prin utilizarea contului 117 "Rezultat reportat" (în măsura în care înregistrarea iniţială s-a făcut pe seama unui cont de venit); virarea sumei reprezentând subvenţia către partener se înregistrează prin folosirea contului 458 "Decontări din operaţii în participaţie".Sumele de primit în contul partenerilor (ce vor fi virate de către Autoritatea de Management beneficiarului fondului) vor fi evidenţiate în contul 458 "Decontări din operaţii în participaţie", analitic distinct pentru partenerul respectiv. Subiectul 17O condiţie generală de eligibilitate pe care trebuie să o îndeplinească un potenţial beneficiar al fondurilor structurale, este aceea de a contribui financiar şi de a dovedi această contribuţie (cofinanţarea privată). Acesta poate fi asigurată:- fie din surse proprii, în cazul potenţialilor beneficiari care deţin deja fondurile necesare pentru contribuţia financiară;- fie din venituri provenite din sponsorizări, donaţii etc. dovedite în condiţiile legii;- fie prin credit bancar, în situaţia în care potenţialii beneficiari nu deţin fondurile necesare pentru contribuţia financiară proprie, dar îndeplinesc condiţiile contractării unui credit bancar.

Subiectul 18Principiile și procedurile contabile sunt reglementate de acordurile încheiate cu Autoritatea de Certificare, cu reglementările CE şi se vor afla în conformitate cu:

å Legea contabilităţii nr.82/1991, cu modificările şi completările ulterioare;å OMFP nr. 3055/2009 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu

directivele europene; å Legea nr.571/2003 privind Codul Fiscal al României, cu modificările şi completările

ulterioare.

Subiectul 19Obligaţiile beneficiarilor de proiecte finanţate din fonduri europene nerambursabile sunt: - beneficiarul va permite Comisiei Europene, Oficiului European Anti-fraudă şi Curţii Europene a Auditorilor să verifice, prin examinarea documentelor sau prin inspecţii la faţa

8

locului, implementarea Proiectului, şi să realizeze, dacă este necesar, un audit complet pe baza documentelor justificative, a documentelor de înregistrare în contabilitate şi a oricăror alte documente relevante pentru finanţarea Proiectului;   - beneficiarul va permite Oficiului European Anti-fraudă să facă verificări la faţa locului în conformitate cu procedurile stabilite de legislaţia Comisiei Europene pentru protejarea intereselor financiare ale Comunităţilor Europene împotriva fraudelor şi a oricăror altor nereguli;   - beneficiarul se angajează să permită personalului sau agenţilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraudă şi ai Curţii Europene a Auditorilor, personalului Organismelor Intermediare şi Autorităţii de management accesul în locurile şi spaţiile unde se implementează Proiectul, inclusiv accesul la sistemele informatice şi la toate documentele şi bazele de date privind managementul tehnic şi financiar al Proiectului;   - beneficiarul se angajează că va lua toate măsurile pentru a facilita munca acestora. Accesul agenţilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraudă şi Curţii Europene a Auditorilor se face în condiţiile păstrării confidenţialităţii faţă de terţi, fără a prejudicia obligaţiile de drept public cărora le sunt supuse, motiv pentru care documentele trebuie să fie uşor accesibile şi să fie arhivate astfel încât să permită o verificare uşoară (beneficiarul este obligat să informeze Autoritatea Contractantă asupra adresei exacte unde acestea sunt păstrate).

Subiectul 20În vederea determinării rezultatului fiscal, în titlul II din Codul Fiscal nu sunt inserate prevederi legale speciale pentru veniturile şi cheltuielile din proiecte. Cu toate acestea, practica contabilă permite identificarea a două abordări posibile:

a. tratamentul deductibil al cheltuielilor la calculul profitului impozabil, conform căruia cheltuielile angajate pentru realizarea activităţilor din proiect sunt deductibile dacă respectă regula generală de la art. 21 alin. 1 din Codul Fiscal “sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate în scopul realizării de venituri impozabile”.

Potrivit acestei prime abordări, toate cheltuielile efectuate in proiect pot fi deduse la calculul profitului impozabil, deoarece, indirect, generează plus valoare pentru entitate. Dar, cheltuielile neeligibile pot fi cheltuieli deductibile, dacă sunt efectuate în scopul realizării indicatorilor de performanţă asumaţi la contractarea proiectului. În urma aplicării acestui tratament, se câştigă, ca şi cheltuieli deductibile, cheltuielile finanţate din contribuţie proprie sau neeligibile. Însă, dezavantajul acestuia rezidă din faptul că excepţiile, referitoare la deductibilitate, prevăzute la art. 21 alin. 2-4 din Codul Fiscal se vor aplica şi cheltuielilor efectuate în proiect. Acesta este motivul pentru care apar situaţii în care cheltuieli nedeductibile prin aplicarea excepţiilor, vor genera venituri din subvenţii impozabile.

b.tratamentul nedeductibil al cheltuielilor la calculul profitului impozabil, conform căruia cheltuielile angajate pentru realizarea activităţilor din proiect sunt nedeductibile întrucât nu respectă regula generală de la art. 21 alin. 1 “sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate în scopul realizării de venituri impozabile”, deoarece implementarea unui

9

astfel de proiect se consideră a fi o acţiune de responsabilitate socială a entităţii si nu o acţiune ce are ca scop obţinerea de profit.

Potrivit celei de a doua abordări, toate cheltuielile efectuate în proiect sunt nedeductibile, iar veniturile din subvenţii vor fi neimpozabile prin aplicarea excepţiei de la art. 20 lit c “sunt neimpozabile veniturile din recuperarea cheltuielilor nedeductibile”. În urma aplicării acestui tratament, se pierd, ca şi cheltuieli nedeductibile, cheltuielile finanţate din contribuţie proprie şi cele neeligibile. Totuşi, avantajul acestui tratament este simplitatea aplicării.

Subiectul 21Soluţionarea litigiilor în instanţă

Procesele şi cererile privind acordarea despăgubirilor pentru repararea prejudiciilor cauzate în cadrul procedurii de atribuire, precum şi cele privind executarea, nulitatea, anularea, rezoluţiunea, rezilierea sau denunţarea unilaterală a contractelor de achiziţie publică se soluţionează în primă instanţă de către secţia comercială a tribunalului în circumscripţia căruia se află sediul autorităţii contractante. Despăgubirile pentru repararea prejudiciului cauzat în cadrul procedurii de atribuire se solicită în justiţie prin acţiune separată. Dacă se solicită plata de despăgubiri pentru repararea prejudiciului reprezentând cheltuieli de elaborare a ofertei sau de participare la procedura de atribuire, persoana vătămată trebuie să facă doar dovada încălcării prevederilor legale, precum şi a faptului că ar fi avut o şansă reală de a câştiga contractul, iar aceasta a fost compromisă ca urmare a încălcării respective. Judecătorul, de îndată ce constată că sunt îndeplinite condiţiile prevăzute de lege pentru cererea de chemare în judecată, dispune prin rezoluţie comunicarea acesteia, precum şi a înscrisurilor către pârât. Pârâtul este obligat să depună întâmpinarea în termen de 3 zile de la comunicarea cererii de chemare în judecată. Întâmpinarea se comunică de îndată reclamantului, care este obligat să depună răspuns la întâmpinare în termen de 3 zile de la comunicare. Pârâtul va lua cunoştinţă de răspunsul la întâmpinare de la dosarul cauzei.

Repercusiunile contabile şi fiscale ale acestor contestaţii pe calea juridică, generează înregistrări de cheltuieli deductibile sau nu (în funcţie de prevederile Codului Fiscal în vigoare la acea dată) cu provizioanele pentru litigii constituite. Anularea acestora generează venituri impozabile la calculul profitului impozabil.

Subiectul 22Astfel, autorităţile de management sunt responsabile cu:

• asigurarea faptului că proiectele sunt selectate pentru finanţare în conformitate cu criteriile aplicabile programului operaţional şi că aceste proiecte sunt conforme cu regulile naţionale şi comunitare pe întreaga durată a implementării lor;

10

• verificări referitoare la livrarea bunurilor şi serviciilor cofinanţate, la cheltuielile declarate de către beneficiari în cadrul proiectelor şi realizarea lor efectivă precum şi dacă acestea sunt în conformitate cu regulile naţionale şi cele comunitare;

• asigurarea faptului că autoritatea de certificare primeşte, în scopul certificării cheltuielilor, toate informaţiile necesare despre procedurile şi verificările realizate referitoare la cheltuieli;

• asigurarea conformităţii cu obligaţiile privind informarea şi publicitatea.

Subiectul 23Pentru evitarea riscurilor ce provin din faptul că autoritatea de management este responsabilă atât de selectarea şi aprobarea proiectelor cât şi de verificările de management, trebuie asigurată o separare a funcţiilor corespunzătoare între aceste două sarcini.

Organismele Intermediare răspund pentru centralizarea declaraţiilor de cheltuieli primite de la un anumit număr de beneficiari într-o declaraţie de cheltuieli generală pe care o trimit ulterior la autoritatea de management. În această situaţie, autoritatea de management efectuează verificări care să îi ofere asigurări asupra exactităţii declaraţiei generale de cheltuieli emisă de organismul intermediar, controale ce pot fi realizate pe bază de eşantion selectat în urma unei analize a riscului.

Beneficiarii sunt operatori, instituţii sau firme, publice sau private, responsabile cu iniţierea sau cu iniţierea şi implementarea proiectelor, având responsabilitatea de a oferi asigurări asupra faptului că cheltuielile declarate pentru cofinanţare sunt legale şi conforme cu toate normele legale naţionale şi comunitare aplicabile. Pentru furnizarea acestei asigurări, beneficiarii trebuie să aibă propriile proceduri de control intern, proporţionale cu dimensiunea instituţiei şi cu natura proiectelor derulate.

Subiectul 24Potrivit regulamentelor europene1, verificările de management conţin două elemente: � verificările administrative (adică verificările realizate la birou) realizate asupra fiecărei cereri depuse de beneficiari; � verificările la faţa locului a proiectelor.Toate cererile de plată emise de beneficiari, intermediare sau finale, ar trebui supuse verificărilor administrative care se vor realiza pe baza examinării cererilor precum şi a documentelor suport (de exemplu facturi, note de recepţie, extrase de cont, rapoarte de progres, pontaje, etc.). În cazuri justificate, verificarea documentelor suport se poate face pe bază de eşantion. Natura acestor documente suport ce vor fi transmise de beneficiar se stabileşte de către autoritatea de management, luând în considerare sistemul de control în general, iar în particular nivelul verificărilor la faţa locului. Totuşi, se recomandă a se cere cel puţin o listă şi o descriere a facturilor care însoţesc cererea, precum şi o listă a contractelor încheiate.

1 Articolul 13(2) din Regulamentul nr. 1828/2006

11

Verificările la faţa locului mai pot fi folosite şi pentru a controla dacă beneficiarul furnizează informaţii corecte asupra progresului fizic şi financiar al proiectului. Aceste tipuri de verificări se realizează şi atunci când proiectul se află într-un stadiu avansat fizic şi financiar. Totuşi, nu se recomandă aceste verificări dacă proiectul a fost încheiat, deoarece va fi prea târziu pentru a se lua măsuri corective, dacă sunt identificate probleme, iar între timp ar fi putut fi certificate cheltuieli neeligibile. Totodată, natura şi caracterul specific al unor proiecte vor influenţa adesea momentul efectuării verificărilor la faţa locului. Pentru marile proiecte de infrastructură, care au perioada de implementare de câţiva ani, cea mai bună practică ar implica efectuarea de-a lungul acestei perioade a unui număr de verificări la faţa locului, inclusiv o verificare făcută la încheierea proiectului pentru a verifica realitatea acestuia. Un alt aspect cu implicaţii contabile al verificărilor se referă la acordurile de subvenţionare ce implică construcţii sau achiziţionarea unui element de activ, şi care, de cele mai multe ori, impun beneficiarilor condiţii ce trebuie îndeplinite şi după achiziţia bunului sau încheierea proiectului (de exemplu, păstrarea în proprietate a bunului, păstrarea numărului de noi angajaţi). În asemenea situaţii, o verificare la faţa locului este necesară în timpul fazei operaţionale pentru a se asigura că sunt respectate în continuare condiţiile de acordare a fondurilor, în caz contrar solicitându-se returnarea acestora.

Subiectul 25Auditarea cheltuielilor din fonduri europene aferente perioadei de programare 2007-2013Contractele de finanţare pot include cerinţa ca beneficiarii să prezinte, odată cu declaraţia de cheltuieli şi un certificat al unui auditor. Cu toate că certificatele variază în funcţie de domeniul muncii auditorului, acestea acoperă, în general cerinţele de bază (cum ar fi: realizarea cheltuielilor în perioada de eligibilitate, articolele de cheltuieli au fost aprobate în cadrul contractului de finanţare şi sunt în conformitate cu acesta, iar înregistrările contabile există, inclusiv documentele justificative). Cu toate că asigurarea dată în conformitate cu prevederile articolului 13(2) din Regulamentul CE nr. 1828/2006 - verificări de management nu poate fi obţinută numai din verificările realizate de către beneficiari ori din cele realizate de către terţe părţi (auditori), certificatele auditorilor pot, dacă munca este realizată la un nivel calitativ ridicat, să ducă la o reducere a eşantionului suspus verificărilor de management, ţinând totodată cont şi de riscurile identificate, inclusiv de posibila lipsă de independenţă a auditorului. Totuşi, pentru a se baza pe informaţiile din certificat, este nevoie ca autoritatea de management să ofere linii directoare auditorului atât asupra domeniului activităţii de audit precum şi asupra certificatului ce trebuie prezentat. Aceste linii directoare permit ca opinia auditorului să nu se rezume doar la o singură propoziţie despre certificarea cheltuielilor din punct de vedere al regularităţii, ci ar trebui să descrie munca realizată de auditor precum şi rezultatele acesteia. Pentru a veni în întâmpinarea muncii complexe depuse de auditori, IFAC a emis Standardul Internaţional privind Serviciile Conexe (ISRS) 4400 numit "Angajamentele pentru realizarea procedurilor convenite privind informaţiile financiare" care stabileşte standardele şi furnizează îndrumări asupra responsabilităţii profesionale a auditorilor atunci când aceştia realizează o misiune pentru realizarea procedurilor convenite privind informaţiile financiare, precum şi forma şi conţinutul raportului emis de către auditor ca urmare a acestei misiuni. De fapt, misiunea asupra

12

procedurilor convenite poate fi folosită pentru emiterea unui certificat al unui auditor care însoţeşte declaraţia de cheltuieli. Obiectivul principal al acestei misiuni constă în aplicarea de către auditor al procedurilor convenite, în vederea raportării ulterioare a constatărilor realizate.Standardul Internaţional privind serviciile conexe 4400 abordează probleme precum:

• natura misiunii;• scopul misiunii;• identificarea informaţiilor financiare asupra cărora se aplică procedurile convenite;• natura, calendarul şi întinderea (măsura) în care se aplică procedurile;• forma raportului în care se vor prezenta constatările efectuate.

Raportul întocmit conform standardului internaţional menţionat anterior va descrie scopul şi procedurile suficient de detaliat, astfel încât cei interesaţi să înţeleagă natura şi întinderea muncii efectuate, iar utilizatorii informaţiilor din acesta să evalueze procedurile şi concluziile. În principal, raportul este adresat acelor părţi care au convenit asupra procedurilor ce trebuie efectuate, cu toate că ISRS 4400 stabileşte formate standard pentru rapoarte şi pentru ordinul de serviciu (engagement letter). Dacă situaţiile financiare anuale ale beneficiarului sunt auditate, raportul de audit întocmit în legătură cu acestea nu poate înlocui certificatul auditorului care trebuie să însoţească fiecare declaraţie de cheltuieli întocmită de beneficiar.

13