1

MINISTERUL ADMINISTRAIEI Exemplar Nr._

I INTERNELOR Nr. 4414504 din 05.01.2012

ACADEMIA DE POLIIE

Alexandru Ioan Cuza

Standarde de control intern i managerial

Standardul 1 - ETICA, INTEGRITATEA

Realizarea periodic a unor informri i prelucrri privind prevederile Codurilor de deontologie profesional i a regulilor de comportament etic n realizarea sarcinilor

de serviciu, n relaia cu publicul i cu studenii / cursanii Academiei

2. Prelucrarea cazurilor de nerespectare a comportamentului etic i a deontologiei profesionale ntregului personal n cazul svririi unor nclcri ale acestora la

nivelul M.A.I

3. Salariaii beneficiaz de consiliere etic 4. Includerea n tematica de pregtire profesional a unor teme privind reguli de etic profesional i social i a sanciunilor n cazul svririi de nclcri a acestor

norme

Standardul 2 ATRIBUII, FUNCII, SARCINI

1.1 Stabilirea sarcinilor i a responsabilitilor fiecrei structuri in funcie de obiectivele ACADEMIEI

1.2 Stabilirea responsabilitilor pentru fiecare angajat i stabilirea sarcinilor precise de lucru prin realizarea fiselor de post

1.3 Actualizarea si revizuirea periodic a sarcinilor i a fielor de post.

Standardul 3 - COMPETENA, PERFORMANA

3.1. Efectuarea unor analize riguroase privind nevoile de ocupare a unor posturi n cadrul instituiei

3.2. Identificarea nevoilor de pregtire i a competenelor asociate posturilor n concordan cu competenele necesare realizrii sarcinilor

3.3. Realizarea unor programe de pregtire profesional continu conform nevoilor i a tendinelor operaionale identificate i actualizate periodic

3.4. Participarea personalului Academiei la cursurile organizate n cadrul M.A.I. i alte structuri ce organizeaz cursuri de pregtire .

Standardul 4 - FUNCII SENSIBILE

4.1 ntocmirea listelor cu funciile / persoanele ce ocup funcii sensibile de la nivelul fiecrei structuri ale Academiei

4.2. Stabilirea unor msuri de rotaie a personalului acolo unde este posibil 4.3. Realizarea de instructaje periodice cu persoanele ce ocup aceste funcii sensibile i sprijinirea lor n realizarea sarcinilor profesionale.

2

Standardul 5 - DELEGAREA

5.1. Stabilirea la nivelul fiecrei structuri a modului cum se realizeaz activitatea privind delegarea competenei

5.2. Realizarea unor instruciuni/proceduri privind modul de realizare a delegrii competenelor i limitele acesteia

Standardul 6 - STRUCTURA ORGANIZATORIC

6.1. Stabilirea structurilor organizatorice, a competenelor i a responsabilitilor fiecrei structuri n corelare cu obiectivele generale ale ACADEMIEI

6.2. Identificarea la nivelul structurilor a unor indicatori de performan care s cuantifice activitatea desfurat (acolo unde este cazul)

6.3. Corelarea indicatorilor de performan cu standardele de munc i de calitate stabilite la nivel naional i european

6.4. Asigurarea coordonrii deciziilor i aciunilor planificate cu Planurile strategice ale M.A.I. i M.E.C.T.S.

6.5. Monitorizarea performanelor pentru fiecare structur/compartiment utiliznd indicatori cantitativi i calitativi relevani.

Standardul 7 - OBIECTIVE

7.1. Stabilirea obiectivelor generale i specifice ale ACADEMIEI n concordan cu cele ale M.A.I. i conform Programelor educaionale ale Guvernului / M.E.C.T.S.

7.2. Elaborarea R.O.F. ului i a celorlalte documente strategice care s evidenieze obiectivele generale i specifice, sarcinile i responsabilitile pentru fiecare

structur.

Standardul 8 PLANIFICAREA

8.1. Identificarea i elaborarea unor planuri anuale de aciune cu stabilirea de responsabiliti, sarcini i termene precise

8.2. Stabilirea pe baza unor analize complexe a activitilor care pot fi cuntificate cantitativ a unor indicatori de performan n conformitate cu standardele unui

management eficient

8.3 Trasarea de sarcini i responsabiliti clare i precise ( termene i sarcini clare) personalului din cadrul fiecrei structuri / compartiment

8.4 Introducerea n documentele de lucru (planurile de munc) a indicatorilor de performan i urmrirea / monitorizarea stadiului de ndeplinire.

Standardul 9 - COORDONAREA

9.1. Adoptarea de msuri de coordonare a activitilor i a deciziilor cu cele ale structurilor cu care se colaboreaz i conform Planurilor strategice naionale din

domeniul siguranei publice i educaionale

9.2 Realizarea unor grafice si a unui sistem integrat de coordonare i control a circuitului documentelor i informaiilor

9.3 Stabilirea unei structuri de monitorizare a modului de ndeplinire a sarcinilor din cadrul Planurilor anuale de aciune.

3

Standardul 10 - MONITORIZAREA PERFORMANELOR

10.1. Instituirea unui sistem de monitorizare i raportare a performanelor 10.2 Evaluarea periodic a performanelor i stabilirea de msuri de ncadrare n termenele stabilite anterior i operarea de ajustri

10.3. Proiectarea unor Planuri de munc i de aciune care s aib specificat clar indicatori de performan ce trebuie realizai la termen

10.4. Realizarea de informri periodice prealabile, participarea la consultri, avizarea Planurilor anuale de ctre structurile de conducere ale M.A.I.

Standardul 11 MANAGEMENTUL RISCULUI

11.1. Identificarea i evaluarea riscurilor de la nivelul structurilor / compartimentelor

11.2. Stabilirea unor msuri de diminuare a riscurilor i a unor responsabili pentru realizarea acestora

11.3. Completarea i actualizarea Registrului de Riscuri

Standardul 12 - INFORMAREA

12.1. Asigurarea unui flux informaional i al datelor coerent care s permit ndeplinirea sarcinilor de serviciu i realizarea obiectivelor calitii

12.2. Inventarierea tipurilor de documente i fluxuri de informaii care intr i ies din ACADEMIE

12.3. Stabilirea locului de prelucrare primar a informaiilor, a destinaiei lor, a documentelor/lucrrilor.

Standardul 13 - COMUNICAREA

13.1 Stabilirea modului de comunicare cu structurile ierarhice superioare i cu alte instituii din interiorul sau din afara M.A.I.

13.2. Numirea persoanelor cu atribuii n acest sens i realizarea unui circuit / procedur de realizare a comunicrii

13.3 Stabilirea responsabilitilor pentru fiecare structur n parte care poate contribui la realizarea unei bune reprezentri a intereselor Academiei n relaia cu

diferii parteneri

13.4 Stabilirea unui flux al documentelor i al informaiilor, inclusiv diseminarea lor persoanelor sau structurilor cu astfel de atribuii

13.5 Realizarea unor canale adecvate de comunicare ntre managerii instituiei i personalul de execuie care s contribuie la realizarea obiectivelor asumate

13.6. Realizarea unor prezentri i informri periodice privind activitatea instituional, afiarea noutilor pe site-ul Academiei.

Standardul 14 - CORESPONDENA

14.1 Stabilirea compartimentului/structurilor cu atribuii privind primirea i expedierii corespondenei la nivelul Academiei

14.2 Elaborarea unei proceduri de lucru specifice care s reglementeze acest domeniu i instruirea ntregului personal despre acesta.

4

Standardul 15 - IP0TEZE, REEVALURI

15.1 Stabilirea obiectivelor specifice va avea la baz ipoteze/premise, acceptate prin consens

15.2 Reevaluarea obiectivelor specifice cand au loc schimbri ale premiselor sau condiiilor

15.3 Consemnarea n documentele strategice a modificrilor intervenite pe parcurs.

Standardul 16- SEMNALAREA NEREGULARITILOR

16.1 Prelucrarea obligativitii pentru ntreg personalul de a raporta apariia unor neajunsuri, nereguli sau deficiene n ndeplinirea sarcinilor de munc sau n

colaborarea cu alte structuri

16.2 Elaborarea unei proceduri de lucru specifice care s reglementeze acest domeniu i instruirea ntregului personal despre acesta.

Standardul 17 - PROCEDURI

17.1 Stabilirea persoanelor responsabile cu ntocmirea procedurilor de lucru generale/comune i a celor specifice de la nivelul Academiei / structurilor

17.2 ntocmirea unei Proceduri privind modul de ntocmire a Procedurilor comune i specifice la nivelul structurilor

17.3 Elaborarea procedurilor de lucru i difuzarea lor pe baz de semntur n cadrul fiecrui compartiment / structur i actualizarea lor cnd apar nouti

legislative sau modificri de structurale.

Standardul 18 - SEPARAREA ATRIBUIILOR

18.1 Stabilirea sarcinilor i a responsabilitilor fiecrei structuri in funcie de obiectivele ACADEMIEI

18.2 Stabilirea responsabilitilor pentru fiecare angajat i stabilirea sarcinilor precise de lucru prin realizarea fiselor de post

18.3 Actualizarea si revizuirea periodic a fiselor de post n funcie de modificrile intervenite n obiectivele ACADEMIEI

Standardul 19 - SUPRAVEGHEREA

19.1. Instituirea unui sistem de monitorizare i raportare a stadiului de ndeplinire a sarcinilor

19.2 Evaluarea periodic a performanelor i stabilirea de msuri de ncadrare n termenele stabilite anterior i operarea de ajustri

19.3 Raportarea periodic sau la cerere a stadiului de ndeplinire a sarcinilor din cadrul Planurilor anuale / manageriale.

Standardul 20 - GESTIONAREA ABATERILOR

20.1 Emiterea unei Decizii/Dispoziii a rectorului privind stabilirea compartimentului cu atribuii privind Gestionarea abaterilor i neconformitilor

20.2 Constituirea altor comisii sau grupe de control n cazul unor situaii speciale care s cerceteze unele aspecte ce exced celor de control intern i raportarea

concluziilor conducerii Academiei

20.3 ntocmirea de Rapoarte privind abaterile i neconformitile ce au rezultat cu ocazia controalelor la structurile interne

5

20.4 Stabilirea unor recomandri sau msuri de remediere a neconformitilor, a unor termene i a responsabilitilor

20.5. Informarea structurilor de conducere asupra constatrilor / concluziilor, msurilor i a modului de remediere a neajunsurilor.

Standardul 21 - CONTINUITATEA ACTIVITII

21.1 Au fost inventariate situaiile posibile generatoare de ntreruperi n derularea activiti

22.2 Sunt stabilite i aplicate msuri pentru asigurarea continuitii activitii, n cazul apariiei unor situaii generatoare de ntreruperi

21.3. Periodic sunt actualizate Planurile de asigurare a continuitii activitii Academiei.

Standardul 22 - STRATEGII DE CONTROL

22.1 Emiterea unei Decizii/Dispoziii a rectorului privind stabilirea compartimentului cu atribuii de control intern, cu atribuiile i limitele de

competen, cu persoanele cu drept de control i cu procedura de lucru

22.2. Instruirea personalului cu drept de control asupra obiectivelor controalelor i actualizarea lor permanent

22.3 Constituirea altor comisii sau grupe de control n cazul unor situaii speciale care s cerceteze unele aspecte ce exced celor de control intern i raportarea

concluziilor conducerii Academiei

22.4. Informarea structurilor ierarhic superioare asupra modului de desfurare a controalelor, asupra constatrilor / concluziilor i msurilor

22.5 Elaborarea unei proceduri privind modul de executare a controlului, multiplicarea acesteia i difuzarea ei structurilor n vederea prelucrrii ei.

Standardul 23 - Accesul la resurse

23.1 Au fost emise acte administrative de reglementare a accesului salariailor din compartimente la resursele materiale, financiare i informaionale

23.2. Accesul personalului la resurse se realizeaz cu respectarea strict a normelor cuprinse n actele administrative de reglementare cu acest obiect

23.3 Verificarea periodic a stocurilor privind resursele la nivelul Academiei i dup caz limitarea consumului n vederea ncadrrii n standardele de consum legale

Standardul 24 - Verificarea i evaluarea controlului 24.1 Numirea, prin dispoziie a Rectorului, a unui responsabil cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare a sistemul de control intern/ managerial la

nivelul Academiei

24.2 Solicitarea la structurile cu atribuii privind sistemele de control intern/managerial de la nivelul M.A.I., a unor specialiti pentru consiliere

metodologic n vederea pregtirii autoevalurii

24.3 Stabilirea msurilor de organizare i realizare a operaiunii de autoevaluare anual a sistemului de control intern

24.4 Completarea chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/ managerial

6

24.5 ntocmirea de ctre persoana responsabil a Situaiei sintetice a rezultatelor autoevalurii, prin centralizarea informaiilor din chestionarele de autoevaluare,

semnate i transmise de efii de structuri

24.6 Aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern/ managerial cu standardele de control, n raport cu numrul de standarde

implementate.

ef Serviciul

Asigurarea Calitii nvmntului i Metodologii

Comisar ef

Valentin MELNIC

ntocmit

Responsabil Managementul Calitii

Cms.

DAN DORU

Telefon: 021.317.55.23 Fax: 021.317.55.17

Aleea Privighetorilor, nr.1, sector 1 Bucureti

C:\Documents \CONTROL 2012\dispozitie - atributii.doc

V.M./ D.D./ nr. 5 / 05.01.2012 / Pagina 2/2