rreceptie

S.C. MULTISOFT S.R.L.

Str. Trandafirului, Nr.13 A, Constanta 900205, Romania

ReceptICS MANUAL DE UTILIZARE

Tel: 0241-61.52.11 Fax: 0241 - 54.80.08 Mobil: 0744.75.35.03, 0745.05.86.04 Email: [email protected] WWW: www.multisoft.ro

ReceptICS – manual de utilizare

2

CUPRINS

Pag.

Introducere..................................................................................................................... 4

1. Initializare sistem........................................................................................................ 5

2. Autentificare ............................................................................................................... 6

3. Meniul principal (descriere) ....................................................................................... 8

3.1 Butonul Diagrama ......................................................................................... 8

3.2 Butonul Stop ................................................................................................. 8

3.3 Ziua de lucru ................................................................................................. 9

3.4 Butonul Inchidere zi ...................................................................................... 10

4. Diagrama Hotelului .................................................................................................... 10

5. Introducerea turistului in camera (cazarea turistului) ................................................. 11

5.1 Cazare pe cont propriu ............................................................................... 11

5.2 Cazarea cu BOT/Voucher .......................................................................... 12

6. Operatii disponibile pe fisa turistului .......................................................................... 14

6.1 Vizualizare fisa turist .................................................................................... 14

6.2 Adaugare servicii .......................................................................................... 15

6.3 Modificare servicii ......................................................................................... 15

6.4 Stergere servicii ............................................................................................ 15

6.5 Adaugare minibar ......................................................................................... 16

6.6 Vizualizare minibar ....................................................................................... 17

6.7 Achitare servicii ............................................................................................ 17

6.8 Facturare servicii pe camera ........................................................................ 19

6.9 Vizualizare servicii achitate. Stergere Ordin de plata ................................... 22

6.10 Creare card acces camera .......................................................................... 22

6.11 Iesire anticipata ........................................................................................... 23

6.12 Verificare telefoane ..................................................................................... 23

6.13 Listare fisa turist .......................................................................................... 23

7. Operatii diponibile pe fisa camerei ............................................................................. 24

7.1 Mutare turist .................................................................................................. 24

7.2 Intrare turist ................................................................................................... 25

7.3 Editare fisa turist ............................................................................................ 25

7.4 Sterg turist ..................................................................................................... 25

7.5 Editare fisa turist plecat ................................................................................. 25

7.6 Iesire turist ..................................................................................................... 25

7.7Curatare camera ............................................................................................. 25


3

Pag.

8. Rezervari .................................................................................................................... 26

8.1. Adaugare rezervare ................................................................................................. 27

8.2. Modificare rezervarea .............................................................................................. 28

8.3. Anulare rezervare .................................................................................................... 28

8.4. Cazare turist din rezervare ...................................................................................... 28

8.5. Stergere rezervare ................................................................................................... 28

8.6. Cautare rezervare .................................................................................................... 29

8.7. Liste (rapoarte) pentru rezervari .............................................................................. 29

9. Facturare grupuri ........................................................................................................ 32

9.1 Facturare grup VIRAMENT ....................................................................................... 32

9.2 Facturare grup NUMERAR ....................................................................................... 34

9.3 Sterge Factura ……………………………………………………………………………. 35

10. Vanzare produse la receptie ..................................................................................... 36

10.1 Introducerea produselor .......................................................................................... 36

11. Telefoane .................................................................................................................. 38

12. Turisti plecati neachitati ............................................................................................ 39

13. Sala de conferinta ..................................................................................................... 40

14. Jurnalul de operatii .................................................................................................... 41

15. Nomenclatoare .......................................................................................................... 42

16. Liste (Rapoarte) ......................................................................................................... 50

17. Tarife ......................................................................................................................... 53

18. Fiscale ....................................................................................................................... 55

19. Curs valutar ............................................................................................................... 55

20. Alt user ...................................................................................................................... 56


4

Introducere

RECEPTICS este o aplicatie de evidenta hoteliera in elaborarea careia au fost utilizate tehnologii de ultima ora. Aplicatia se remarca prin usurinta in operare si numarul mic de pasi necesari pentu a efectua anumite functii, de exemplu o cazare impreuna cu o plata. Ca urmare, operarea aplicatiei nu impune angajarea de personal cu pregatire speciala, aceasta putand fi invatata cu usurinta de persoane care nu au cunostinte despre calculatoare.

Ca principale functii ale aplicatiei putem enumera: - prelucreaza bilete de odihna si tratament, note de plata, vauchere, intrari pe cont propriu; - tine evidenta ocuparii camerelor si editeaza diagrame si liste pe criterii diverse: perioade, nationalitate, sex, varsta; - permite rezervarea in avans a camerelor (atat pentru grupuri cat si individual) si listeaza diagrama cu camere disponibile intr-o perioada data; - listeaza raportul de gestiune si registrul jurnal precum si o serie de situatii care furnizeaza informatii despre activitatea hoteliera zilnica sau periodica; - listeaza bonuri fiscale si rapoartele fiscale (X, Z, lunar) pe o imprimanta fiscala avizata legata la calculator; - listeaza facturi fiscale pe listing pretiparit autocopiant, pentru clienti diversi sau agentiile de turism; - scoate rapoarte (monetare) paralele cu rapoartele fiscale (X, Z) pentru verificare ulterioara; - permite preluarea automata in contabilitate a bonurilor si a facturilor fiscale emise cu ajutorul aplicatiei; - in situatia existentei unei centrale telefonice digitale permite preluarea informatiilor din centrala si trimiterea telefoanelor pe camere precum si liste zilnice sau periodice cu telefoanele date; - in situatia existentei unui sistem de de intrare in camera cu cartela magnetica permite preluarea gestionarii si emiterii cartelelor magnetice;

- operarea aplicatiei se poate face atat cu mouse-ul cat si cu tastatura. Nota: Modul de operare al aplicatiei respecta regul ile definite de sistemul de operare Wndows. De exemplu un buton se poate apasa cu ajutorul mouse -ului sau apasand (unde este cazul) combinatia de taste “Alt + litera subliniata”. De asemenea in diverze zone ale ecranului se poate ajunge cu mouse -ul dand clic pe zona respectiva, cu ajutorul tastei “Tab” apasata succesiv pana se ajunge pe zona dorita, sau cu cu ajutorul combinatiei de taste “Alt + litera subliniata din et icheta zonei” . La campurile de tip combo – fig.1.0 – lista de optiuni se poate deschide apasand cu mous e-ul pe butonul din dreapta listei (cel incercuit cu rosu) sau pe tasta “F4” dupa care cu ajutorul tastelor de pozitionare sus/jos se selecteaza optiunea dorita iar apoi se apasa tasta “Enter”. Pentru a edita continutul unui camp se apasa tasta “F2” si c u ajutorul sagetilor de navigare stanga/dreapta se face deplasarea pana in locul dor it sau direct cu mouse -ul prin pozitionarea sagetii in locul dorit si apasarea buto nului din stanga al mouse -ului.

Fig.1.0


5

Initializarea sistemului

Fig. 1.1

Pentru a porni aplicatia de receptie, de pe ecranul principal al sistemului de operare (WINDOWS) se apasa cu mouse-ul (dublu click) pe iconota din Fig. 1.1. Pe ecran va aparea o fereastra (Fig. 1.2), de unde se va selecta “Hotel” sau “Receptie hoteliera” si se va apasa pe butonul “Lanseaza” care va declansa procedura de autentificare in aplicatie.

Fig. 1.2


6

2.Autentificarea ( Intrarea in aplicatie )

Sistemul va solicita autentificarea utilizatorului in aplicatie - Fig 2.1 - prin selectarea unui grup de utilizatori, a unui utilizator si introducerea unei parole. Continuarea se face apasand butonul OK. In situatia in care parola este tastata gresit, aplicatia permite inca doua incercari

dupa care se inchide. In continuare aplicatia verifica existenta imprimantei fiscale. In situatia in care aceasta nu este prezenta sau nu este operationala va fi afisat un mesaj de atentionare – Fig.2.2.

In aceasta situatie aplicatia nu mai poate folosi nici o functie fiscala, singurele modalitati de achitare fiind OP-ul (ordinul de plata) si emiterea de facturi fiscale.

Daca aplicatia este pornita dupa o oprire fortata a calculatorului in timpul unui bon fiscal (fara oprirea imprimantei fiscale) aplicatia reia operatia de tiparire a bonului fiscal din punctul in care a ramas - Fig.2.3.

Fig. 2.1

Fig. 2.2


7

Daca a fost oprita si imprimanta fiscala in acelasi timp cu calculatorul, atunci bonul fiscal care era in curs de tiparire va fi anulat; acest lucru va fi anuntat si pe listingul imprimantei fiscale prin mesajul "Cadere de tensiune ! BON ANULAT" . In acest caz plata trebuie repetata - Fig.2.4

In situatia in care la pornirea aplicatiei dupa oprirea calculatorului, in timpul listarii unui bon fiscal, imprimanta fiscala nu este operationala, este afisat mesajul din -Fig.2.5- dupa care aplicatia se inchide nemaipermitand lucru decat dupa conectarea imprimantei fiscale.

utentstop.jpg)

Dupa autentificarea operatorului si verificarea imprimantei fiscale, va aparea ecranul principal – Fig.3.1.

Fig. 2.3

Fig. 2.4

Fig. 2.5


8

3. Meniul principal (descriere)

.jpg 3.1. Butonul Diagrama Apasarea cu mouse-ul pe acest buton va lansa afisarea diagramei hotelului. Daca sistemul este configurat pentru a lucra cu mai multe hoteluri, atunci va cere utilizatorului sa aleaga hotelul Fig 3.2. Dupa selectarea din lista a hotelului cu care se doreste a se lucra, se apasa pe butonul “Afiseaza”. Sistemul va afisa diagrama hotelului selectat anterior. Fig.4.1.

3.2. Butonul Stop Parasirea aplicatiei - se face apasand cu mouse-ul pe butonul “STOP” sau cu ajutorul combinatiei de taste “ALT + S”

Fig. 3.2

Fig. 3.1


9

Fig. 3.3

3.3 Ziua de lucru. Prin pozitionarea mouse-lui in zona unde este trecuta data de lucru si apasarea butonului stang al mouse-lui, sistemul permite schimarea datei curente de lucru. Accesul la aceasta optiune este permisa tuturor utilizatorilor mai putin Receptionerilor. Dupa schimarea datei de lucru sistemul va afisa cursul valutar pentru monedele din sistem. In cazul in care acestea nu au fost inca introduse le va afisa cu 0. Prin pozitionarea pe campul din dreapta prescurtarii monedei se pot modifica valorile pentru cursul valutar Fig 3.4

Fig. 3.4


10

3.4. Butonul Inchidere Zi Aceasta optiune face trecerea la urmatoarea zi de lucru. Inainte de schimbarea datei de lucru sistemul va trimite o serie de rapoarte catre imprimanta, dupa care va cere valorile pentru cursul valutar. Fig.3.3.

4. Diagrama hotelului

Diagrama prezinta situatia hotelului in data de lucru.

Dupa cum se poate observa pe ecran exista trei zone distincte in care se afiseaza informatii : 1.Zona superioara – este zona in care apar diverse informatii in legatura cu gradul de ocupare, operator, zi de lucru, hotelul pe care se lucreaza etc, 2. Zona de mijloc –este zona in care apare diagrama cu camerele hotelului pe culori:

- verde - camera libera; - mov - camera ocupata; - portocaliu - camera ce urmeaza a fi eliberata in ziua curenta; - crem - camera libera dar murdara

3. Zona de subsol – este zona in care apar butoane pentru functii si operatii de lucru cu aplicatia

Fig. 4.1


11

5. Introducerea turistului in camera (cazarea turis tului)

5.1 Cazarea pe cont propriu Pentru a caza un turist venit la receptie trebuie sa se aleaga o camera, de pe diagrama hotelului Fig 4.1. Apasand cu mouse-ul, butonul stanga, pe o camera se va deschide fereastra din Fig.5.1. In cazul in care camera este ocupata, apasand cu mouse-ul, buton stanga, se va afisa fereastra asemanatoare cu cea din figura 5.1. Diferenta fiind ca acea camera va avea majoritatea campurilor completate cu datele turistului care este deja in camera. Dupa ce se va apasa pe butonul “Renunta”, sistemul va afisa ferestra ce prezinta situatia camerei Fig.6.1. De pe aceasta fereastra, daca se apasa butonul “Intrare turist” sistemul va intreba daca doriti partaj cu turistul din camera Fig 5.2. Daca veti selecta “YES” vi se va deschide o fisa de turist noua pentru a o completa. Pentru a putea caza in partaj turistul care este in camera deja, trebuie sa aiba tipul de ocupare “Regim partaj”. Daca turistul care exista deja nu are tipul de ocupare cel prezentat de mai sus atunci sistemul nu va va permite sa cazati inca un turist. Mesajul afisat este cel din Fig. 5.3

Fig. 5.1.


12

In campurile “Nume turist” si “Nume turist2” - se trece identitatea turistilor care urmeaza sa fie cazati in camera. Ulterior exista posibilitatea de a scoate o lista cu istoricul unui turist dupa nume. “Data intrarii” si “Data iesirii” definesc durata sejurului. “La ce ora” reprezinta ora la care turistul trebuie sa elibereze camera. In situatia in care hotelul este prevazut cu sistem de yale cu cartela magnetica reprezinata ora pana la care poate intra in camera cu cartela. Campul “Nr.zile” este un camp calculat in care se afiseaza durata totala a sejurului. In continuare trebuiesc introduse campurile referitoare la numarul total de persoane cazate din care copii, nationalitate, tipul de masa (mic dejun, demipensiune – mic dejun si cina sau mic dejun si dejun, pensiune competa, etc), numarul de persoane de la masa, tipul de ocupare al camerei(Totala, Regim single, Partaj etc) precum si codul de tarif.. Campul “Valoare zilnica masa virament” este folosit doar in situatia in care aplicatia RESTICS este folosita la restaurant. In continuare se pot introduce serviciile care urmeaza a fi prestate catre turist si achitate de acesta cum ar fi: cazare, mic dejun/ masa , taxe diverse, pagube, telefoane, etc. Odata introduse si obligatii de plata se poate parasi ecranul. Pentru a salva toate informatiile introduse trebuie apasat butonul “Salveaza”. In situatia in care nu s-a achitat nimic se poate renunta la inchiriere toate informatiile introduse (in situatia ca a intervenit ceva neprevazut) apasand pe butonul “Renunta”. Odata salvat un turist aceasta nu mai poate fi sters (doar modificate anumite campuri) decat de catre un utilizator cu drept de administrator daca nu s-a facut nici o achitare la acel turist. In situatia in care perioadele pentru serviciul “Cazare” se intersecteaza, sistemul nu va permite salvarea fisei si nici inchiderea acesteia. 5.2 Cazarea cu BOT/Voucher Campul Tip Intrare, de pe fisa turistului, poate avea doua valori: CP – cont propriu sau VR – virament. Pentru virament (turistul care vine printr-o agentie cu BOT sau VOUCHER) mai trebuiesc completate si campurile din Fig.5.4. : tipul documentului (BOT sau Voucher), numarul si data documentului, precum si furnizorul (cel caruia i se va emite factura pentru serviciile turistice prestate). In situatia in care furnizorul nu exista se va solicita introducerea lui printr-un ecran ca in Fig.5.5.

Fig 5.2

Fig.5.3.


13

Pentru turistii cu bilete, intrare prin agentie, serviciile sunt postate astfel incat ele sa intre pe virament. Aceasta se observa pe fisa turistului la obligatiile de plata, campul CP nu este bifat Fig.5.6. De asemnea totalul la virament este in partea stanga jos, tot la obligatiile de plata.

Fig. 5.4.

Fig. 5.5.

Fig. 5.6


14

6. Operatii disponibile pe fisa turistului

6.1 Vizualizare fisa turist Selectarea camerei dorite se poate face in doua feluri: prin introducerea numarului de camera dorit in campul “Camera”, de pe diagrama hotelului(Fig.4.1.), sau prin selectia cu ajutorul mouse-ului a camerei dorite si apasare buton stanga al acestuia. Acest lucru are ca efect aparitia imaginii din Fig.6.1., in cazul in care pe camera sunt introduse 2 sau mai multe fise turist (turisti cazati in partaj) sau Fig.6.2., in cazul in care pe camera este introdusa o singura fisa turist. Pentru a vizualiza fisa unui turist, in situatia in care pe camera sunt mai multe fise, se selecteaza numele turistului, de care suntem interesat, si se apasa pe butonul “Editare fisa turist” din Fig. 6.1.

Fig. 6.1.


15

6.2. Adaugare servicii Pentru adaugarea de servicii pe fisa deschisa a unui turist, se merge pe ultimul rand al obligatiilor de plata. Pentru deplasare in fisa turistului se pot utiliza fie TAB-ul fie bara de defilare din dreapta. Ajunsi pe ultimul rand fie se deruleaza lista de servicii, fie se completeaza literele ce compun denumirea serviciului pana cand apare numele complet al serviciului ce se doreste a se adauga. In continuare, folosind TAB-ul, se deplaseaza cursorul din camp in camp si se completeaza cu informatiile pe care doriti sa le contina acea linie.

6.3 Modificare servicii Pentru modificarea unui serviciu se pozitioneaza cursorul pe linia ce se doreste a se modifica. Deplasarea se face fie cu TAB-ul fie folosind bara de defilare din dreapta obligatiilor de plata. Se foloseste TAB-ul pentru a se pozitiona pe campul ce se doreste a se modifica, se sterge vechia valoare, dupa care se introduce noua valoare. Modificarea informatiilor este valabila si pentru fisa turistului nu numai pentru obligatiile de plata ale acestuia. De asemenea dupa modificare se apasa pe butonul ”Salveaza” al fisei turistului. Serviciile care au fost achitate nu mai pot fi modificate de nici unul din tipurile de utilizatori ai aplicatiei. 6.4 Stergere servicii Pentru a sterge un serviciu se apasa cu mouse-ul, buton stanga, in patratul din stanga denumirii serviciului ce se doreste a se sterge. Serviciul este selectat daca patratul din stanga este negru Fig. 6.3. Stergerea se face apasand pe butonul “Delete” al tastaturii. Sistemul va intreba daca sunteti siguri de stergere Fig.6.4., si daca veti alege “YES” atunci se va sterge datoria. In cazul obligatiilor de plata, RECEPTIONERUL nu mai poate sterge datoriile decat in prima zi, adica in ziua cazarii turistului.

Fig. 6.2.


16

Serviciile care au fost achitate nu mai pot fi sterse de nici unul din tipurile de utilizatori ai aplicatiei.

Fig. 6.3

Fig. 5.4

6.5 Adaugare minibar Pentru postarea minibarului se apasa pe butonul “Minibar Gen” (minibar generare) de pe fisa turistului Fig.6.2. Sistemul va afisa fereastra din Fig. 6.5. Generearea consumului se face prin specificarea cantitatii consumate in campul Consumat din fereastra din Fig. 6.5. Adaugarea minibarului se face prin apasarea butonului “Salveaza”. Dupa salvare se adauga automat in fisa turistului la obligatiile de plata o noua linie “MINIBAR” cu valoare totalul introdus anterior.

Fig. 6.5


17

6.6 Vizualizare minibar

Pentru vizualizarea sau verificarea unui serviciu minibar se selecteaza linia ce contine cerviciul dorit dupa care se apasa pe butonul “Minibar Viz” de pe fisa turistului Fig.6.2. Sistemul va afisa fereastra din Fig. 6.6. Pentru a inchide fereastra se apasa fie pe “Salveaza”, fie pe “Renunta”

6.7 Achitare servicii Pentru a face achitarea serviciilor de pe fisa turistului se apasa pe butonul “Achitare” Fig.6.2.. Sistemul va afisa fereastra din figura Fig. 6.7 In ecranul din Fig.6.7. in partea de sus sunt datoriile neachitate de turist iar in partea de jos sunt datoriile selectate pentru achitare. Cu ajutorul butoanelor de pe ecran se poate selecta pentru plata o datorie sau toate, similar in partea de jos se poate renunta la plata unei datorii sau la toate. Dupa selectia datoriilor care se doresc a fi platite se apasa butonul “ACHITARE” pentru a continua operatiunea de achitare. In cazul incare programul lucreaza fiscal atunci pe ecran va aparea fereastra din Fig.6.8. De aici se selecteaza tipul de achitare(plata). Daca programul nu vede imprimanata fiscala sau nu lucreaza fiscal (Ex. Mai multe calculatoare in receptie din care numai unul lucreaza fiscal) pe ecran va aparea fereastra din Fig.6.9. unde se poate selecta numai tipul de plata “Virament” sau “OP”(Ordin de plata).

Fig. 6.6.


18

Fig. 6.7.

Fig.6.8.


19

6.8 Facturare servicii pe camera Pentru a factura serviciile de pe fisa unui turist se apasa pe butonul “Factura” din Fig.6.2. Pe ecran va aparea fereastra din fig. 6.10. Asemanator ca la Achitare se selecteaza serviciile pe care doriti sa le facturati. Se specifica clientul (partenerul), alegandu-se din lista daca exista, daca nu exista se adauaga numele noului partener, se alege moneda si se specifica cursul de facturare, in cazul in care se factureaza in alta moneda decat “ROL”. Pentru a continua se apasa pe butonul “Listeaza factura”. Sistemul va afisa fereastra din Fig.6.11. In continuare se va apasa pe butonul “Salveaza”, dupa care se apasa pe butonul “Factura format A4” din Fig. 6.11. Pentru listarea facturii se completeaza numarul facturii, eventual se adauga sau se selecteaza delegatul pentru factura, daca exista, si se apasa pe butonul “Tipareste factura” din FIG.6.12. Sistemul va va intreba daca sunteti siguri de arhivarea facturii, raspunzand cu “YES” Fig. 6.13, va va ruga sa puneti factura in imprimanta dupa care apasand pe “OK” Fig. 6.14, va trimite catre imprimanta factura creata.

Fig.6.9.


20

Fig. 6.10.

6.11.


21

Fig.6.12.

Fig.6.13.


22

6.9 Vizualizare servicii achitate. Stergere Ordin de plata Pentru vizualizarea serviciilor achitate sau facturate se apasa pe butonul “Achitari efectuate” din fig.6.2. Daca exista servicii facturate atunci se va afisa fereastra din Fig.6.15 altfel se va afisa mesajul din Fig.6.16. Pentru a sterge achitarea unor servicii achitate cu “OP” (Ordin de Plata), se apasa pe butonul “Sterge OP”.

6.10 Creare card acces camera Crearea de carduri de acces in camere se face prin apasaera butonului “Creaza card” Fig. 6.2. Sistemul va cere numarul de carduri pe care doriti sa il creati, dupa care va astepta

Fig. 6.14.

Fig. 6.15.

Fig. 6.16.


23

pana cand numarul de carduri solicitat a fost creat de aparatul care creaza fizic cardurile de acces. 6.11 Iesire anticipata In cazul in care turistul cazat intr-o camera doreste sa paraseasca camera inainte de data scrisa pe fisa turist, operatorul trebuie sa astepte pana in ziua plecarii, si in acea zi va apasa pe butonul “Iesire anticipata” din Fig.6.2. Sistemul va intreba daca sunteti siguri de iesirea anticipata a turistului Fig. 6.17. In caz afirmativ sistemul va va mai intreba daca doriti recalcularea obligatiilor de plata. Fig. 6.18. In cazul in care se raspunde cu ”NO” la intrebarea “Lasam datoriile asa cum sunt!” sistemul va recalcula datoriile turistului in functie de data curenta. Modificarea datoriiloe va fi posibila numai pentru serviciile care nu sunt achitate.

6.12 Verificare telefoane Pentru a verifica si adauga pe fisa turistului, telefoane date din camera curenta se apasa pe butonul “Verifica telefoane” Fig. 6.2. in cazul in care sistemul gaseste telefoane care au fost date de pe camera turistului, va adauga linii cu serviciul “Telefon” pentru toate telefoanele efectuate. 6.13 Listare fisa turist In Fig.6.2, butonul “Listare fisa”, va trimite catre imprimnata calculatorului fisa turistului care cuprinde: numele si serviciile postate pe fisa sa. ri

Fig. 6.17.

Fig. 6.18


24

7. Operatii diponibile pe fisa camerei

Fisa oricarei camere este formata din 2 parti: prima parte afiseaza informatii despre camera deschisa, a doua parte prezinta informatii despre turistii in hotel sau turistii iesiti din camera, precum si operatiile diponibile pentru acestia.

7.1 Mutare turist Pentru a muta un turist in hotel, acesta trebuie sa fie in hotel, adica sa nu fie plecat sau sa iasa din hotel in ziua curenta de lucru. Se selecteaza folosind mouse-ul (buton stanga), turistul pe care se doreste sa se mute. Apoi se apasa pe butonul “Mutare turist”. Sistemul va afisa fereastra din fig. 7.2 intreband operatorul in ce camera se doreste mutarea. Se selecteaza din lista afisata camera si se apasa pe butonul “Muta”.

Fig. 7.1.


25

7.2 Intrare turist Butonul “Intrare turist” este folosit pentru cazarea in partaj, in aceeasi camera a 2 sau mai multe persoane. Cazarea turistilor in partaj se face fie pentru turistmul cu bilete (Voucher, BOT) fie pentru turistii care stau in aceeasi camera dar doresc Bonuri Fiscale si/sau facturi fiscale separare . 7.3 Editare fisa turist Apasarea pe acest buton va aduce in fata operatorului fisa turistului selectat in zona “3.In hotel”. 7.4 Sterg turist Aceasta functie va sterge datele despre turistul selectat daca acesta nu are obligatii de plata achitate. 7.5 Editare fisa turist plecat Pentru a edita fisa unui turist plecat sau care are iesire in ziua curenta de lucru a aplicatie se apasa pe butonul “Editare fisa turist plecat”. 7.6 Iesire turist In momentul in care un turist paraseste hotelul, pentru a se elibera camera in care acesta a stat, se selecteaza turistul, dupa care se actioneaza butonul “Iesire turist”. Consecinta acestei actiuni este ca acea camera va deveni murdara, din ocupata. 7.7 Curatare camera Aceasta functie face ca o camera murdara sa devina curata. Acest lucru se face atunci cand o camera eliberata devine disponibila pentru o noua cazare. De asemenea o camera murdara se poate face curata si apasand cu mouse-ul pe ea (pe diagrama hotelului) in conditiile in care aceasta este murdara.

Fig. 7.2.


26

8. Rezervari

Meniul rezervari prezinta optiunile valabile pentru rapoartele utile in rezervari. Pentru operatiile legate de rezervari se apasa pe butonul “Rezervari” de pe diagrama hotelului Fig. 6.2. Aceasta actiune aduce in fata utilizatorului programului fereastra din Fig.8.2. Aceasa fereastra cuprinde in partea de sus rezervarile curente, sau dupa caz rezervarile anulate sau cazate. In partea de jos afiseaza informatiile rezervarii selectate din partea de sus. In dreapta se gasesc butoane utilizate in lucrul cu rezervarile.

Fig. 8.1

Fig. 8.2.


27

Campurile principale din fereastra au urmatoarea semnificatie: Hotel – reprezinta locatia; Data intrarii – data in care urmeaza sa intre turistii/ turistul; Firma – se introduce o firma cu contract sau o persoana pe cont propriu; Data iesirii – Se introduce data in care se incheie sejurul; NrCamere – numarul de camere care urmeaza sa se ocupe Camera nr. - reprezinta numarul camerei in care se doreste cazarea Tip Tarif – tipul de tarif atasat rezervarii curente Furnizor – partenerul pentru care se doreste factura Cine rezerva – partenerul care face rezervarea Nume cine rezerva - numele persoanei, sau departamentul, care a facut rezervarea Date1 si date2 – cuprind informatii diverse Vip - daca este sau nu vip persoana care se va caza din aceasta rezervare User – cine a introdus rezervarea Observatii – un camp in care se trec diverse informatii pentru receptionri Anulat – rezervare anulata (ori anuntata ori neonorata) User – cine anuleaza rezervare

La butonul de stergere are acces un utilizator incepand cu drepturile unui sef de receptie. 8.1 Adaugare rezervare Se apasa pe butonul “Adauga rezervare” care va avea ca efect aducerea in fata operatorului a ecranului din fereastra 8.3.

Dupa completarea numarului de camere aplicatia va afisa un mesaj prin care fie confirma existenta numarului de camere dorite pentru rezervare Fig.8.4. fie va anunta utilizatorul ca nu poate rezerva numarul de camere dorit, specificand tot o data si numarul de camere diponibile fig. 8.5.

Fig. 8.3.


28

8.2 Modificare rezervare Pentru modificarea unei rezervari in fereastra din Fig.8.2. Se selecteaza rezervarea care se doreste a se modifica. Selectarea se face apasand cu mouse-ul (buton stanga) pe rezervare in lista din partea superioara a ferestrei din Fig.8.2. Dupa care in partea de jos vor fi afisate datele rezervarii. Se modifica orice informatie se doreste si salvarea se va face automat dupa fiecare modificare. 8.3 Anulare rezervare Anularea unei rezervari se face prin bifarea campului “Anulat” si completarea motivului pentru care se anuleaza rezervarea. Automat rezervarea va trece in rezervari anulate.

8.4 Cazare turist din rezervare Pentru a caza din rezervare, se selecteaza rezervarea din care se doreste a se face cazarea, dupa care se apasa pe butonul “Cazeaza turist” din fig.8.2. In cazul in care rezervarea are data de intrare diferita (mai mare) decat data curenta de lucru atunci sistemul va afisa mesajul din Fig.8.6. Daca se poate caza rezervarea selectata, atunci sistemul va afisa diagrama hotelului de unde receptionerul va selecta camera in care se face cazarea. Automat pe camera selectata se vor prelua datele din rezervare, numele turistului, perioada sejurului, tipul de tarif etc. Dupa completarea numarului de persoane si tipul de ocupare sistemul va calcula si afisa tarifele serviciilor aferente. La salvarea fisei turistului rezervarea va trece in rezervari cazate din lista rezervarilor curente.

8.5. Sterge rezervare Pentru a elimina din sistem o rezervare se selecteaza rezervarea ce se doreste a se sterge, dupa care se achtioneaza butonul “Sterge rezervare”

Fig. 8.4.

Fig. 8.5.

Fig. 8.6.


29

8.6. Cautare rezervare Orice rezervare se poate cauta fie dupa numarul de confirmare fie dupa numele turistului, prin actionarea a unul din butoanele “Cauta dupa nume” sau “Cauta dupa nr. Confirmare”. Sistemul va intreba numele turistului Fig. 8.7., sau numarul de confirmare Fig.8.8. Dupa introducerea textului cerut si apasarea butonului “OK” sistemul va afisa rezervarea daca o

va gasi daca nu va afisa mesajul din fig. 8.9.

8.7. Liste (rapoarte) pentru rezervari Lista rezervari pe total camere Fig.8.10. Reprezinta diagrama ocuparii camerelor calculata conform rezervarilor si turistilor existenti in din hotel.

Fig. 8.7.

Fig. 8.8.

Fig. 8.9.


30

Lista rezervari pe tipuri de camere. Reprezinta diagrama ocuparii camerelor calculata conform rezervarilor existente si turistilor existenti in hotel, dezvoltata pe fiecare tip de camera in parte. Fig. 8.11.

Intrari intr -un interval din Sosiri certe Fig.8.12. este o o lista a obtinuta din sosirile

certe a intrarilor in hotel intr-un interval.

Fig. 8.10.

Fig. 8.11.


31

Iesiri intr -un interval din Sosiri certe –fig.8.13.- este o lista obtinuta tot din sosirile certe cu eliberari de camere intr-un interval.

Fig. 8.12.

Fig. 8.13


32

9. Facturare grupuri

Pentru facturarea grupurilor, fie ca sunt cu virament fie ca sunt cu numerar se alege din meniul operatii Fig.9.1. , optiunea Facturare care ca aduce in prim plan fereastra din fig. 9.2. din aceasta fereastra se pot face urmatoarele operatii:

� Operatii cu factura: aduce in fata operatorului factura selectat si permite acestuia sa o retipareasca.

� Lista de verificare + generare factura: permite emiterea facturii fiscale pentru grupuri intrate prin virament (BOT sau VOUCHER)

� Lista de verificare + generare factura NUMERAR: permite emiterea unei facturi pentru un grup care a intrat in hotel fara bilete de tratament sau voucher.

� Sterge factura

9.1 Facturare grup VIRAMENT Cu acesta optiune se emit facturile fiscale pentru tarifarea serviciilor prestate atat catre persoane juridice cat si pentru persoane fizice. Se pot factura numai acele servicii care sunt virament nu cont propriu si care apar pe fisele care au tip de intrare “Virament”. Aceste fise trebuie sa aiba completate datele despre bilet si la furnizor, partenerul pentru care se va emite factura virament.

Fig. 9.1.

Fig.9.2.


33

Acest lucru se realizeaza selectand clientul pentru care dorim sa facem factura. Dupa selectia clientului se trece in partea de jos unde se introduce data in care dorim sa se faca factura (o factura poate fi pregatita cu o zi sau doua inainte de listare). Daca se doreste efectuarea unei facturi pentru o agentie de turism se poate folosi functia de generare automata pe care o are aplicatia apasand butonul “Lista de verificare + generare factura” care duce la aparitia dialogului din Fig.9.3. Petru a emite factura pentru grup se executa urmatori pasi: 1. Se precizeaza, daca este cazul, data intrari si/sau data iesirii 2. Se apasa pe butonul “Afiseaza” 3. Se bifeaza la “Facturez” turistii pentru care se doreste a se emite factura. Daca se factureaza toti turistii afisati atunci se apsa pe butonul din stanga jos “Selecteaza tot”. 4. Se specifica moneda si cursul , daca este alta moneda decat “ROL” 5. Se apsa pe butonul “Lista de verificare”, care va afisa turistii si obligatiile de plata care se vor factura Fig.9.4.. Dupa care se apasa pe tasta “ESC” care va inchide fereastra cu raportul. 6. se apasa pe butonul generare factura. Acest buton devine accesibil numai dupa ce se afiseaza lista de verificare. 7. Se apasa pe butonul “Factura format A4” 8. Se urmeaza aceeasi pasi ca la generarea oricarei facturi, exact ca in cazul facturilor emise de pe camera.

Fig. 9.3.


34

9.2 Facturare grup NUMERAR Petru a emite factura pentru grup se executa urmatorii pasi:

1. Pentru fiecare camera care se doreste a se factura pe grup, trebuie ca pe fisa turistului la campul “Firma factura”, stanga sus,Fig. 9.5. sa se precizeze numele partenerului pe care se emite factura. 2. Din meniul aplicatiei se selecteaza Operatii->Facturare 3. se selecteaza clientul pentru care dorim sa facem factura. Dupa selectia clientului se trece in partea de jos unde se introduce data in care dorim sa se faca factura 4.Se apasa butonul “Lista de verificare + generare factura NUMERAR” care duce la aparitia dialogului din Fig.9.6. 2. Se precizeaza, daca este cazul, data intrari si/sau data iesirii 3. Se apasa pe butonul “Afiseaza” 4. Se bifeaza la “Facturez” turitii pentru care se doreste a se emite factura. Daca se factureaza toti turistii afisati atunci se apsa pe butonul din stanga jos “Selecteaza tot”. 5. Se specifica in stanga jos la zona “Ce facturam?” serviciile pe care se doreste sa se factureze “Toate pozitiile”,”Pozitiile Achitate”, “Pozitiile Neachitate”(Fig.9.6.). 6. Se specifica moneda si cursul , daca este alta moneda decat “ROL” 7. Se apsa pe butonul “Lista de verificare”, care va afisa turisti i si obligatiile de plata care se vor factura Fig.9.7.. Dupa care se apasa pe tasta “ESC” care va inchide fereastra cu raportul 8. Se apasa pe butonul generare factura. Acest buton devine accesibil numai dupa ce se afiseaza lista de verificare. 9. Se apasa pe butonul “Factura format A4” 10. Se urmeaza aceeasi pasi ca la generarea oricarei facturi, exact ca in cazul facturilor emise de pe camera.

Fig. 9.4.

Fig. 9.5.


35

9.3 Stergere Factura Pentru a sterge o factura tiparita se executa urmatorii pasi:

1. De pe diagrama hotelului se apasa pe butonul “Facturi” 2. Se specifica la Partener numele societatii catre care s-a emis factura (Fig. 9.2). 3. Se selecteaza numarul facturii care se doreste a se sterge 4. Se apasa pe butonul “Sterge factura” si se confirma stergerea.

Fig. 9.6.

Fig.9.7.


36

10. Vanzare produse la receptie Pentru vazarea produselor in receptia hotelului se actioneaza butonul “Produse” de pe diagrama hotelului Fig.4.1. Sistemul va afisa fereastra din Fig.10.1. Se completeaza denumirea produsului, alegandu-se din lista, moneda, si tariful in moneda dupa care se apasa pe “Achitare”.

10.1 Introdcerea produselor Din meniul aplicatiei se alege optiunea “Receptie”. Din submeniul afisat Fig.11.2 se alege “Produse receptie”. Sistemul va afisa fereastra din Fig.11.3. Pe ultima linie, linia care nu are nici un continut, se introduce noul produs cu denumire sa, pretul, valoarea tva si gestiunea. Pentru a incheia se apasa pe butonul “Gata”.

Fig. 10.2.

Fig.10.1.


37

Fig. 10.3.


38

11. Telefoane

Pentru verificarea, achitarea, rezolvarea telefoanelor, de pe diagrama hotelului (Fig.4.1) se apasa pe butonul “Citire telefoane“. Sistemul va va intreba daca doriti citirea telefoanelor Fig.11.1, dupa care va afisa fereastra din Fig.11.2. Pentru achitarea la receptie a unui telefon dat se selecteaza telefonul din lista, dupa care se apasa pe butonul “Achitare”. Pentru a trimite toate telefoanele la camere se apasa pe butonul ”Trimite la camere toate telefoanele”. Pentru a trimite la o anumita camera un telefon, se selecteaza telefonul din lista dupa care se apasa pe butonul “Trimite telefonul curent la o camera”, sistemul va cere numarul camerei dupa care va trimite telefonul la camera precizata anterior. Pentru telefoanele date in interes de serviciu se selecteaza numarul de telefon din lista afisata si cu mouse-ul, buton stanga, se bifeaza campul din dreapta numit “Telefoane proprii”.

Fig. 11.2

Fig. 11.1.


39

12. Turisti plecati neachitati Turisti plecati neachitati –Fig 12.1. – este o optiune prin care pot fi vizualizati toti turistii care au iesit din hotel in ziua curenta sau din urma, si care nu sunt achitati. Exista posibilitatea ca in urma selectiei unui turist care are servicii neachitate in numerar, prin apasarea butonului “Achitare” sa apara fereastra din Fig.6.7 descrisa mai sus. Turistii care urmeaza sa fie achitati prin virament dispar din lista in momentul in care se elibereaza factura fiscala catre agentia de turism corespunzatoare. De asemenea se pot emite si facturi pentru turistii neachitati, prin selectarea butonului “Factura”, care are ca si consecinta dialogul pentru facturare. Prin selectarea unui turist din lista si apasarea pe butonul “Vizualizare fisa” pe ecran va aparea fisa turistului.

Fig. 12.1


40

13. Sala de conferinta

Apasand pe butonul “Sala conferinta” de pe diagrama hotelului, sistemul va aduce in fata receptionerului fereastra din Fig. 13.1. De aici se poat adauga, modifica si sterge rezervarile pentru sala de conferinta. De asemenea prin selectarea unei rezervari si apasarea pe butonul “Achitare receptie” se va face achitarea rezervarii respective. Prin selectarea unei rezervari si apasarea pe butonul “Sterge rezervare” se va sterge rezervarea selectata. Apasand dublu click (buton stanga mouse de 2 ori consecutiv) sistemul va aduce spre completare si modificare rezervarea selectata. Modificand datele pentru rezervare si apasand pe butonul “Salveaza / Modifica” se salveaza rezervarea modificata. Apasand cu mouse-ul fie pe rezervari achitate fie pe rezervari curente sistemul va afisa dupa caz: rezervarile curente sau rezervarile achitate.

Fig. 13.1


41

14. Jurnalul de operatii

Jurnalul de operatii afiseaza toate operatiile importante care se petrec pe parcursul operarii sistemului. Operatiile mai delicate sunt indicate in Fig.14.1. prin aparitia in campul AT a 3 semne de exclamare “!!!”. Initial, la deschidere, fereastra afiseaza toate operatiile executate de toti utilizatorii adica toate operatiile inregistrate pana in momentul respectiv. Se pot afisa operatiile pentru o anumita data, prin selectia in campul “Data”(stanga sus) a datei dorite, sau operatiile efectuate de un anume operator, prin selectarea operatorului .

Fig. 14.1.


42

15. Meniul Nomenclatoare Fig.15.1.

Fig. 15.1

Camere – Fig.15.2. – Cu ajutorul acestei optiuni se introduc informatii despre camerele hotelului: nr de locuri in camera, tipul camerei, daca este functionala sau nu (o camera setata ca nefunctionala nu mai este luata in considerare in situatii), precum si anumite observatii pentru camera (unde are vederea spre exemplu)

Fig.15.2.


43

Nationalitati Fig.15.3. Permite adaugarea si modificarea nationalitatilor turistilor.

TVA-Vizualizare cote

Permite configurarea cotelor de TVA cu care lucreaza sistemul. Fig.15.4.

Fig.15.3.

Fig.15.4.


44

Nomenclatorul de Servicii Permite configurarea serviciilor din sistem. Fig.15.5.

Produse minibar, Fig.15.6.

Fig.15.5.

Fig.15.6.


45

Produsele din minibar sunt acele produse introduse la receptie dar care au la gestiune specificat “Minibar”. Adaugarea se face mergandu-se la ultima linie care este necompletata, si se alege din lista un produs la care se specifica tariful. Parteneri, Fig.15.7 – Cu ajutorul acestei optiuni se introduc clientii persoane juridice sau persoane fizice.

Actualizare banci lei - Fig.15.8.– prin formatul de la aceasta optiune se introduc

bancile si conturile in lei cu care lucreaza firma. Acestea vor fi folosite la emiterea facturilor de prestatie in lei.

pg

Fig.15.8.

Fig.15.7.


46

Actualizare banci valuta – Fig.15.9.- pe la aceasta optiune se introduc bancile si conturile in valuta pe care le are firma si care vor fi folosite de asemenea la emiterea facturilor fiscale.

.jpg

Servicii / Conturi –Fig.15.10- la aceasta optiune se introduc si se seteaza conturile contabile pentru tipurile de prestari de servicii care vor fi facturate in vederea preluarii in contabilitate a notelor contabile generate de facturi.

Fig.15.9.

Fig.15.10.


47

Zone telefonice, Fig.15.11.

Permite ca pentru orice prefix telefonic sa se ataseze o zona telefonica, care zona telefonica descrie politica de tarifare a unitatii foteliere in ce priveste telefoanele.

Fig.15.11.


48

Tarife telefoane, Fig.15.12. Descrie zonele de tarifare cu tariful pentru fiecare zona in parte, comisionul, numarul de secunde gratuite si numarul de secunde taxabile.

Nomenclator useri – Fig.15.13. Cu ajutorul acestei optiuni se administreaza utilizatorii aplicatiei . In functie de drepturile acordate un utilizator are sau nu acees la anumite optiuni din meniu sau din cadrul unor suboptiuni. Utilizatorii care nu mai utilizeaza aplicatia trebuie sa aiba campul blocat bifat, pentru ca sa nu se mai poata autentifica ulterior pentru a folosi aplicatia.

Fig. 15.13

Fig.15.12.


49

Primul camp reprezinta grupul din care face parte utilizatorul. Acestia se pot grupa dupa preferinta in:

- administratori - sefi de hotel - sefi de receptie - receptioneri

sau se pot grupa in functie de locatie: - Palas (Hotel Palas) - Pelican (Hotel Pelican)

Obs: In cazul de fata cele doua hoteluri fac parte dintr-un complex hotelier cu 2 locatii diferite. Urmatorul camp este numele utilizatorului, urmeaza parola, campul blocat pentru blocarea accesului la aplicatie a anumitor utilizatori, dreptul de acces:

1 – Receptioner – acestia nu pot schimba ziua de lucru, nu au acces la meniul nomenclatoare si au acces doar la anumite liste. In cadrul optiunii de introducere turisti nu pot face stergeri de datorii neachitate introduse gresit . La liste in cadrul optiunii monetare pot sa listeze doar incasarile care se fac cu userul respectiv.Din punct de vedere fiscal poate scoate X si Z 2 – Sef de receptie – are toate drepturile unui receptioner si in plus acestia pot schimba ziua de lucru, pot face corectii si stergeri de datorii neachitate, sau diverse informatii introduse gresit. Au acces la toate listele pentru hotelul respectiv. 3 – Sef de hotel (complex) – Au acces la toate optiunile mai putin la optiunea de “Nomenclator useri”, pot face mutari intre doua locatii ale aceluiasi complex, scoate liste pe intregul complex sau pe o singura locatie, pot face facturi fiscale, corectii, modificari. Nu poate sterge un turist introdus gresit care nu are nici o plata. Din punct de vedere fiscal poate scoate X si Z. 4 – Administrator – Are acces la toate optiunile din meniu. Din punct de vedere fiscal poate scoate X, Z, raport fiscal lunar cumulat sau extins si poate schimba data 5 – Multisoft (rezervat) – Are toate drepturile administratorului; in plus are acces unic in meniul fiscal la “Raportul tehnic” si la “Operatii fi scalizare”

Urmeaza campurile care autentifica utilizatorul actul de identitate cu serie si numar si codul numeric persoanal.

Initial exista un doar 2 useri : Multisoft si Admin. Parola initiala a userului Admin este tot Admin sau 1.


50

16. Liste (Rapoarte) Liste - Fig.16.1.- Contine o serie de liste si situatii care ofera informatii operative despre activitatea hotelului. 16.1.Situatia prestatiilor si decontarilor: reda situatia fiecarui turist din hotel, cei care au parasit hotelul in ziua curenta si turistii care au parasit hotelul dar au inca datorii neachitate. Lista prezinta serviciile postate in ziua respectiva diferentiat, cele 2 solduri: initial si final, si incasarile fi ele in numerar sau virament. Situatie aparte face Micul Dejun care apare in Situatia prestatiilor si decontarilor exact in ziua in care este(trebuie) servit.

16.2.Prestatii si decontari pe perioada: Prezinta totalurile pe servicii pe fiecare zi in parte. Ultima linie evidentiaza totalul general pe toate zilele.

Fig. 16.1.


51

16.3. Raportul de gestiune si Raportul de gestiune pe perioada: prezinta raportul de gestiune fie pe o zi anume fie pe o perioada ceruta. 16.4. Lista cu Micul Dejun – listeaza micul dejun pentru turistii care sunt in hotel sau care parasesc hotelul in ziua curenta. Micul dejun este listat in ziua in care se utilizeaza serviciul propriu zis. 16.5. Listare borderou servicii: prezinta fie toate fie un anumit serviciu, prezentand unde a fost postat. 16.6. Borderou incasari: prezinta incasarile pe toate tipurile de plati. Exista mai multe variante care sa redea exact informatiile care sunt necesare. Astfel se pot lista incasarile facute de utilizatorul curent, diferentiate pe plati, diferentiate pe turisti sau diferentiate pe totaluri servicii. 16.7. Lista BOT/Voucher intrari: evidentiaza pe fiecare partener in parte biletele introduse in sistem, alaturi de serviciile postate de pe acele bilete si totalurile pentru turistii care au intrat in hotel cu virament pentru data specificata. 16.8. Lista documente emise: afiseaza toate documentele emise din sistem(facturi, bonuri fiscale, etc) 16.9. Jurnalul facturilor emise: prezinta toate facturile emise pentru o perioada specificata. 16.10. Lista produselor vandute: prezinta toate produsele vandute din receptie pentru o anumita perioada, diferentiate pe fiecare gestiune in parte. 16.11. Incasari card: afiseaza incasarile dintr-o data specificata numai pe carte de credit. 16.12. Diagrama camerei si diagrama partaje: prima lista prezinta fiecare camera ocupata si/sau libera si cea de a doua lista prezinta camerele ocupate in partaj inclusiv camere ocupate in partaj dar care nu au ocupare totala. 16.13. Intrari turisti, iesiri turisti: prezinta intrarile de turisti, prima lista, si cea de a doua iesirile de turisti atat analitic(detaliat) cat si sintetic(condensat). 16.14. Camere libere/ camere ocupate: prezinta camerele ocupate si libere, lista poate fi listata si pentru restaurant. 16.15. Lista mutarilor turistilor: reda mutarile turistilor intr-o camera in alta pentru o anumita zi specificata de operator. 16.16. Desfasurare zilnica: prezinta numarul de turisti romani si straini, copii si adulti. 16.17. Nr turisti si nationalitatea: prezinta numarul total de turisti diferentiati pe tari. 16.18. Turisti pe agentii : afiseaza numarul de turisti romani-straini, copii-adulti pentru o data specificata, pe fiecare agentie in parte. 16.19. Situatie intrari turisti pe agentii si natio nalitati: prezinta intrarile pentru o anumita perioada specificata de operator diferentiate pe agentii si nationalitati. 16.20. Intrari in hotel intr -un interval : evidentiaza intrarile in hotel pentru o perioada specificata diferentiate pe toate agentiile (inclusiv cont propriu), sau numai pentru o anume agentie. 16.21. Iesiri din hotel intr -un interval: iesirile din hotel pentru o perioada specificata. 16.22. Intrari pe agentii intr -un interval: prezinta impartirea turistilor pe agentii pentru o anumita perioada 16.23. Cautare turist: Asigura regasirea datelor despre turistii care au ocupat camere in hotel. Fig. 16.2. prezinta un formular care permite introducerea numelui sau o parte din nume dupa care apasandu-se pe “Cauta” sistemul va afisa fereastra din Fig. 16.3. cu datele pe care le-a gasit in sistem. Tot aici daca se selecteaza un turist si se apasa pe butonul “Vizualizare fisa” sistemul va afisa fisa turistului cu toate obligatiile de plata postate anterior.


52

16.24. Situatie datornici: prezinta pentru fiecare agentie in parte, fie pentru toate simultan f datoriile. Aceste datorii pot si afisate pe totaluri (sintetic) sau pot fi afisate pe fiecare turist in parte (analitic). 16.25. Situatie turisti la masa: Afiseaza numarul de turisti straini si romani repartizati pe fiecare tip de masa in parte: mic dejun, pranz si cina. 16.26. Situatie statistica turisti: reprezinta situatia statistica ce cuprinde: numarul de camere disponibile, numarul de locuri, disponibile si pentru fiecare tara in parte numarul de sosiri si numarul de innoptari pentru o perioada specificata de operator. 16.27. Istoric camera: prezinta pentru fiecare camera, individual sau pentru toate camerele simultan, turistii care au ocupat acea camera pana in prezent.

Fig.16.2.

Fig. 16.3.


53

17. Tarife

Reprezinta un mod de a specifica tarifele in functie de sezoane si tipurile de camere din sistem. Pentru configurarea tarifelor se alege din meniu optiunea Operatii si din lista care se deruleaza se alege “Tarife”. Astfel sistemul va afisa fereastra din Fig. 17.1.

Pentru adaugarea unui nou tip de tarif se apasa pe butonul “Tipuri de tarif”, care va avea ca efect aducerea in fata operatorului a ferestrei din Fig.17.2.

Fig. 17.1.

Fig. 17.2.


54

Aici pe ultimul rand, randul care nu are completat nimic, se specifica numele noului tip de tarif. Se precizeaza o descriere, daca acest tip de tarif este vizibil pentru intrarile la cont propriu atunci se bifeaza optiunea “Vizibil CP”. Daca taxa este inclusa in tariful pentru cazare, se bifeaza optiunea “Taxa inclusa”. In cazul in care unul sau mai multe tipuri de tarif nu mai sunt folosite se bifeaza optiunea “sters”, pentru ca acesta sa nu mai apara in optiuni la cazarea turistilor. Pentru inchidere se apasa pe “Gata”

In continuare pe ultima linie din fig. 17.1. se alege noul tip de tarif, dupa care se continua cu specificarea sezonului. Dupa ce s-a definit si sezonul se apasa pe butonul “Perioade sezon” din Fig.17.1. Aceasta actiune va avea ca efect aparitia ferestrei din fig.17.3. Aceste perioade nu trebuie se intersecteze nici intre ele si nici cu perioadele altor sezoane pentru acelasi tip de tarif. Pentru parasirea ferestrei se apsa pe butonul “Gata”. In continuare pentru definirea tarifelor la servicii pentru sezonul precizat anterior se apasa pe butonul “Tarife sezon”. Sistemul va afisa fereastra din Fig.17.4. Aici se specifica cazarea, micul dejun si restul de servicii valabile pentru sezonul specificat. In cazul in care pentru un serviciu nu se precizeaza tipul de camera atunci acel serviciu este automat postat pentru toate tipurile de camere. La fel se intampla si in cazul tipului de ocupare, daca nu este precizat un tip de ocupare atunci se va posta serviciul pentru orice tip de ocupare, in cazul tipului de tarif considerat. Se specifica in continuare Moneda si tariful in moneda , tariful in moneda pentru weekend. Bifarea campului “La persoana” specifica sistemului ca acel tarif este pentru o persoana si ca in cazul in care in camera sunt mai multe persoane valoarea finala se va obtine prin inmultirea numarului de persoane cu tariful pentru o persoana. Campul “Inclus” specifica ca acel serviciu este automat postat la introducerea turistului in camera. Prin actionarea butonului “Gata” se incheie definirea tarifului pentru sezonul selectat.

Fig. 17.3.


55

18. FISCALE

Acest meniu ofera functiile fiscale pentru imprimanta fiscala. Drepturile de lucru ale utilizatorilor cu meniul “FISCALE” au fost descris la optiunea “Nomenclator useri” 19. Curs –Fig.19.1.- Cu ajutorul acestei optiuni se poate introduce sau modifica cursul pentru Euro si Dolar. Cele doua monezi pot fi folosite in fisa cu obligatii ale clientului, aplicatia facand automat conversia valutara.

Fig. 17.1

Fig. 17.4.


56

20. Alt user – la selectarea acestei optiuni apare fereastra de dialog din -Fig.2.1- ( Initializarea sistemului ), prin care se permite autentificarea unui alt utilizator pentru lucru cu aplicatia. Imprimare – Aceasta optiune este folosita pentru a trimite la imprimanta o lista activa de pe ecran.

Fig.19.1.

rreceptie

Documents