Sistemul de control intern al

S.C UZTEL S.A Ploieşti

INTRODUCERE

În contextul economic actual, atenţia managerilor este îndreptată cu precădere spre

implementarea unor principii de eficienţă ce au drept scop stabilirea unui fundament stabil ce

priveşte ansamblul politicilor şi procedurilor aplicate în conducerea entităţii. Aceste obiective se

realizează prin intermediul unui sistem de control intern ce reprezintă un instrument important în

asigurarea performanţelor companiilor.

Un sistem de control intern este format din politici şi proceduri create pentru a oferi

responsabililor însărcinaţi cu guvernanţa corporativă şi conducerilor executive o asigurare

rezonabilă că entitatea îşi atinge obiectivele fixate prin strategiile adoptate. Definirea şi aplicarea

mecanismelor de control intern la nivelul fiecărei entităţi intră în răspunderea responsabililor

acestora. Aceste proceduri implică respectarea politicilor de gestiune, protejarea activelor,

prevenirea şi detectarea fraudelor şi erorilor, exactitatea şi exhaustivitatea înregistrărilor

contabile şi stabilirea la timp de informaţii financiare fiabile.1

În cadrul orcărei instituţii organizaţionale sistemul de control intern este conceput pe baza

unor principii fundamentale, respectiv:

1. Principiul prevederii şi organizării activităţilor economico-sociale, potrivit căruia

activităţile economice pot face obiectul unor acţiuni de control atât timp cât sunt

stabilite modalităţile desfăţurării lor.

2. Principiul autonomiei, competenţei şi autorităţii controlului, conform căruia organele

de control trebuie să fie relativ independente faţă de activitatea controlată, astfel încât

să poată acţiona fără restricţii în cadrul activităţilor desfăşurate.

3. Principiul adaptabilităţii controlului la structurile organizatorice şi funcţionale ale

unităţilor sau activităţilor controlate, potrivit căruia formele şi metodele de control

trebuie să fie suficient de flexibile pentru a se adapta cu uşurinţă la specificul

activităţilor supuse controlului, la formele lor de organizare şi desfăşurare.

1 Radu florea

4. Principiul apropierii controlului de locurile unde se iau deciziile şi unde se

concretizează răspunderile pentru administrarea patrimoniului, acesta urmărind

eliminarea legăturilor intermediare şi inutile din cadrul activităţii de control.

Activitatea de control intern reprezintă o latură inseparabilă a conducerii în economie,

datorită faptului că responsabilităţile în cadrul administrării patrimoniului şi a realizării sarcinilor

revin în primul rând unităţilor patrimoniale şi organelor lor de administraţie. Astfel, pentru

perfecţionarea activităţilor economice şi financiare, pentru a deveni un instrument eficient de

prevenire, identificare şi eliminare a stărilor anormale din domeniul economic, controlul trebuie

efectuat mai întâi de către organele de conducere şi de organele specializate proprii sau de

nivelurile imediat superioare.

Aspecte generale privind societatea comercială S.C. UZTEL S.A Ploieşti

S.C.UZTEL S.A Ploieşti a luat fiinţă în conformitate cu Legea 31/1990 prin preluarea

integrală a patrimoniului fostei Întreprinderi de Utilaj Petrolier şi Reparaţii (IUPR) Teleajen în

baza H.G. 1213/1990.

Societatea a fost înmatriculată la Camera de Comerţ şi Industrie Prahova-ORC sub nr.J

29/48/1991.

S.C. UZTEL S.A. Ploieşti este societate pe acţiuni deschisă cu personalitate

juridică,organizată şi acţionând în conformitate cu statutul propriu.

Societatea are ca obiect principal de activitate proiectarea, producţia, repararea şi

comercializarea la intern şi pe piaţa internaţională de subansamble, ansamble, utilaje şi instalaţii

petroliere, precum şi confecţia pieselor de schimb pentru utilaje petroliere, tractoare, maşini

industriale, instrumentaţia şi exploatarea sondelor, reparaţia maşinilor- unelte, a pieselor forjate

şi matriţate.

Prin existenţa unui control intern în cadrul societăţii, organele de conducere vizează

asigurarea conformităţii cu legislaţia în vigoare, aplicarea deciziilor luate, buna funcţionare a

activităţii interne a entităţii, fiabilitatea informaţiilor financiare, eficacitatea operaţiunilor

entităţii, utilizarea eficientă a resurselor, prevenirea şi controlul riscurilor de a nu se îndeplini

obiectivele fixate2. Prin urmare, controlul intern nu este limitat doar la un simplu set de proceduri

privind procesele contabile şi financiare.

Principalele direcţii ale controlului intern sunt determinate în conformitate cu obiectivele

companiei. Aceste obiective ale controlului intern sunt aplicabile tuturor compartimentelor din

cadrul entităţii şi sunt comunicate în mod clar personalulului, astfel încât să poate adera la riscul

organizaţiei şi la politica de control intern.

Controlul intern aplicat de către societatea UZTEL S.A este construit pe baza regulilor de

conduită şi integritate admise de către organele de guvernare şi comunicate în mod permanent

personalului. Totuşi, sistemul de control intern implementat de companie nu poate preveni în

totalitate comiterea de fraude de către personalul acesteia, încălcarea prevederilor legale şi

comunicarea de informaţii eronate despre companie.

2 OMFP NR. 3055 din 2009

Pentru a beneficia de un sistem de control intern integrat şi eficient, organele de conducere

trebuie să aibă în vedere şi să înţeleagă cele cinci componente esenţiale ale controlului intern3:

1. Mediul de control care stabileşte bazele sistemului de control intern.

2. Definirea şi evaluarea riscurilor, lucru care implică din partea conducerii identificarea şi

analizarea riscurilor ce pot împiedica atingerea obiectivelor prestabilite.

3. Activităţile de control efective, reprezentate de politicile, procedurile şi instrucţiunile de

lucru interne prin care se asigură atât atingerea obiectivelor stabilite precum şi aplicarea

strategiilor de reducerea a riscurilor.

4. Informarea şi comunicarea activităţilor de control şi a rezultatelor acestora, care

reprezintă factori suport pentru instruirea angajaţilor cu privire la responsabilităţilor de

control, într-o manieră şi perioadă de timp care să le permită acestora să le aplice în

activităţile curente.

5. Monitorizarea, reprezentată printr-o verificare externă a controalelor interne, efectuată de

părţi neimplicate în proces, cum ar fi departamentul de audit intern cât şi de angajaţii

parte a unui proces, prin aplicarea unor metodologii de lucru cum ar fi liste de verificare

standard sau proceduri individualizate.

Mediul de control intern în cadrul societăţii UZTEL S.A stabileşte „tonul” organizaţiei

influenţând gradul de conştientizare a controlului de către personalul acesteia. Acest fapt

reprezentând baza fundamentală pentru celelealte componente ale controlului intern

asigurând disciplina în cadrul societăţii.

Caracteristicile mediului de control intern includ integritatea, valorile etice şi competenţele

personalului, stilul de conducere şi valorile morale ale membrilor directoratului, modul în

care conducerea defineşte nivelurile ierarhice de autoritate şi responsabilitate precum şi

importanţa acordată de către administratori4.

Mediul de control este stabilit prin intermediul Codului de etică a societăţii care prezintă

setul de reguli care stau la baza desfăşurării activităţii salariaţilor şi a persoanelor aflate la

conducere, reguli de comportament etic şi în scopul prevenirii acţiunilor ilegale care ar putea

să apară pe parcursul derulării afacerilor în cadrul societăţii. Acest cod cuprinde dispoziţii

3 http://www.ensightg.ro/newsletter/no26/articol2.htm

4 Internal control - integrated framework published in the USA by the Committee of SponsoringOrganisations of the Treadway Commission (‘COSO’) in 1992.

normative aplicabile tuturor angajaţilor indiferent de funcţia ocupată din care derivă drepturi

şi obligaţii.

Codul de etică a societăţii UZTEL S.A are caracter obligatoriu iar abaterile de valorile

prezentate în cadrul acestui cod sunt sancţionate conform legislaţiei în vigoare şi prevederilor

din regulamentul intern.

Identificarea riscurilor şi managementul acestora

Prin natura activităţilor desfăşurate, societatea UZTEL S.A este supusă la o serie de riscuri care pot afecta perfomanţele şi îndeplinirea obiectivelor strategice şi financiare. Evaluarea riscurilor presupune identificarea şi analiza riscurilor relevante având în vedere îndeplinirea obictivelor societăţii şi prin urmare identificarea mijloacelor optime de gestionare a acestora.

Tehnica folosită în cadrul societăţii UZTEL S.A este analiza SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats to the business.) iar rezultatele obţinute în urma acesteia sunt prezentate în anexa 1.

Activităţile de control

În afară de procesul de management al riscurilor, în cadrul companiei sunt prezente şi alte procese de control intern. Conducătorii departamentelor au un rol important în difuzarea în mod constant a politicilor majore şi a obiectivelor stabilite de managerul companiei.

Managerul are drept scop supravegherea performanţelor companiei folosind rapoartele lunare întocmite la nivelul fiecărui compartiment. De asemena, stabileşte întâlniri periodice cu conducătorii departamentelor pentru a discuta eventualele diferenţe între performanţa realizată şi cea planificată precum şi asupra unor probleme care indică un potenţial risc.

Activităţile de control intern desfăşurate în cadrul organizaţiei privesc în general

aplicarea normelor şi procedurilor de control intern, la toate nivelele ierarhice şi funcţionale5:

aprobare, autorizare, verificare, evaluarea performanţelor operaţionale, securizarea activelor,

separarea funcţiilor. Aceste activităţi se mulează pe cele trei componente ale controlului intern

din cadrul SC UZTEL S.A Ploieşti.

Dintre formele proprii de control, cele mai reprezentative sunt controlul ierarhizat

(operaţional sau de compartiment), controlul financiar preventiv şi controlul gestionar.

În România, în cadrul legislaţiei actuale numai controlul financiar-preventiv şi cel

gestionar au la baza norme juridice şi metodologice obligatorii şi numai în cadrul sectorului de

5 http://www.curteadeconturi.ro/sites/ccr/RO/Control%20si%20Audit/Documente/GHIDCONTROLINTERN.pdf

stat al economiei. Astfel, controlul intern la entităţile private se desfăşoară sub forma unui

control efectuat pe cale ierarhică de către toţi responsabilii de compartimente care asigură

protecţia patrimoniului şi succesul afacerilor şi sub forma unui „control invizibil” care se

integrează în însăşi structurile de organizare şi conducere ale întreprinderii.

Controlul ierarhizat se exercită în cadrul atribuţiilor sau obligaţiilor normale de serviciu

de către toate persoanele cu funcţii de conducere. Acesta derivă din principiul general "al

delegării autorităţii de conducere şi control", potrivit căruia, fiecărei funcţii trebuie să i se

atribuie răspunderi bine precizate, însoţite de autoritatea adecvată funcţiei respective, astfel încât

îndeplinirea sarcinilor să poată fi urmărită şi măsurată.

Organizarea societăţii comerciale este reprezentată de organizarea procesuală ce are

drept rezultat funcţiunile firmei, activităţile, atribuţiile şi sarcinile executate la acest nivel şi

organizarea structurală reprezentată prin structura organizatorică. Structura organizatorică de tip

ierarhic-funcţională(Anexa 2) existentă în cadrul societăţii UZTEL S.A încorporează atât

compartimentele operaţionale cât şi pe cele funcţionale, subordonarea ierarhică depinzând numai

de managerul situat pe nivelul ierarhic imediat superior.

Documentele de formalizare a structurii organizatorice a societăţii luate pentru studiu

sunt reprezentate de:

- Regulamentul de funcţionare şi organizare (R.O.F) în cadrul căruia sunt cuprinse

informaţii privind organizarea funcţională, atribuţiile, conducerea organzaţiei,

compartimentele funcţionale şi operaţionale precum şi alte informaţii generale.

- Fişa postului; la nivelul societăţii pentru fiecare post de lucru este întocmită fişa postului

care cuprinde: informaţii privind pauza, compartimentul, cerinţele de studii şi de

vechime, relaţiile ierarhice de funcţionale de cooperare şi funcţionare, sarcinile, limitele

de corespondenţă şi responasbilităţile.

- Organigrama prin intermediul căreia este reprezentată grafic structura organizatorică a

societăţii UZTEL S.A. Aceasta este de tip piramidal, ordonată de sus în jos, mărimea

patrulaterului format este corelată cu amploarea obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi

responsabilităţile implicate. Plasarea liniilor în cadrul organigramei reflectă raporturile de

subordonare ierarhică existentă în societate.

Prin existenţa acestor documente în cadrul societăţii se asigură realizarea uneia dintre

activităţile de control, respectiv separarea separarea sarcinilor şi diviziunea muncii conform

cărui niciun angajat al firmei nu trebuie să răspundă pentru mai mult de una dintre următoarele

funcţii: autorizarea tranzacţiilor, custodia diverselor categorii de active şi ţinerea evidentei

financiar-contabile.

Având în vedere activităţile desfăşurate în cadrul societăţii UZTEL S.A, organele de

conducere asigură implementarea unor proceduri de control intern ce au în vedere:

- exercitarea unui control asupra compartimentelor aflate în subordine. Conducătorii

acestor compartimente supervizează la rândul lor activităţile curente, operative specifice

acestora;

- exercitarea unui control inopinat, realizat de către o persoană diferită de fiecare dată în

locurile unde se păstrează şi există operaţiuni cu valori materiale şi băneşti;

- dezvoltarea autocontrolului şi controlului mutual sau reciproc în activitatea curentă a

personalului din subordine. Fiecare angajat trebuie să îşi cunoască în mod clar atribuţiunile şi să

sesizeze persoanelor ierarhic superioare orice neregulă întalnită în desfăşurarea activităţii pentru

a previne anumite situaţii.

Pentru a putea implementa în mod eficient aceste proceduri, managerul societăţii cât şi

persoanele care au funcţii de conducere în cadrul compartimentelor au la dispoziţie următoarele

mijloace tehnice6:

a) Inspectarea sau observarea directă, la faţa locului, a compartimentelor sau sectoarelor de activitate, în scopul cunoaşterii modului în care se îndeplinesc sarcinile curente, comparativ cu prevederile iniţiale, cu normele de muncă sau cu reglementările în vigoare;

b) Informarea personală sau organizarea unor discuţii (şedinţe operative) între conducători şi subordonaţi, în scopul cunoaşterii şi analizei operative a realizării sarcinilor, rezultatelor obţinute, factorilor de influenţă.

c) Folosirea unor mijloace rapide de comunicare şi informare (telefon,e-mail,avizier) .

d) Întocmirea şi înaintarea periodică a unor rapoarte, situaţii operative, documente centralizatoare sau comparative.

e) Stabilirea anticipată a unor sarcini concrete sau cifre de control, care urmează să fie verificate sau confruntate periodic.

Separarea sarcinilor şi diviziunea muncii în cadrul societăţii asigură faptul că greşelile intenţionate sau neintenţionate nu pot trece neobservate de către o altă persoană.

6 Lect. Dr. Ionela – Corina Chersan, Suport de curs privind controlul şi auditul intern,2008,Iaşi, pag. 37

Un factor important pentru sistemul de control intern şi eficienţa acestuia este reprezentat de politica de resurse umane. Personalul din cadrul Departamentului de Resurse Umane stabileşte şi pune în aplicare politicile, programele şi sistemele necesare pentru a îndeplini cerinţele de recrutare ale companiei, asigurând în acelaşi timp dezvoltarea competenţelor angajaţilor existenţi.

De asemenea, politica de resurse umane a companiei este centrată pe instruirea şi

perfecţionarea personalului existent în domenii noi sau tradiţionale ale activităţii societăţii.

Managementul companiei a stabilit orientări ferme în privinţa creşterii ataşamentului

organizaţional al angajaţilor, vizând astfel dezvoltarea performanţelor acestora. Salariaţii

societăţii beneficiază de dotare tehnico-materială modernă, atmosferă de lucru plăcuta, programe

de instruire adecvate pentru dezvoltarea profesională, pachete de servicii sociale, management

performant, preocupat de informarea corectă a angajaţilor.

O altă activitate vizată de controlul intern a societăţii este reprezentată de autorizarea

adecvată a sarcinilor de serviciu care prevede stabilirea şi solicitarea de autorizaţii ale angajaţilor

pentru a realiza sarcini în afara celor prevăzute în fişa postului şi în alte documente. Pentru a li se

aproba anumite operaţiuni, angajaţii care le solicită trebuie să aibă în vedere procedurile privind

controlul intern specifice departamentului. Operaţiunile aprobate trebuie să fie îndeplinite într-o

anumită perioadă de timp pentru a evita modificarea acestora şi posibilitatea unei fraude.

Activitatea de control care are în vedere documentele şi înregistrarea adecvată a acestora se

referă la locul şi rolul documentelor justificative în cadrul sistemului de control intern, şi

verificarea modului de completare şi utilizare a acestora. Aceste documente ce reflectă

tranzacţiile şi operaţiunile societăţii nu se pot controla decât în momentul reflectării acestora în

contabilitate. Astfel, funcţia de control a contabilităţii este inseparabilă de funcţia de înregistrare

şi de informare a acesteia.

Controlul financiar preventiv a societăţii se manifestă sub forma controlului financiar

propriu care urmăreşte evitarea nerespectării prevederilor legale în domeniu, ce ar genera efecte

cu caracter perturbator asupra activităţii desfăşurate. Acesta are în vedere realitatea, sinceritatea

şi integritatea informaţiilor furnizate de evidenţa economică, precum şi realitatea, legalitatea,

eficienţa şi eficacitatea tranzacţiilor şi operaţiunilor consemnate în evidenţă, precum şi

integritatea patrimoniului societăţii.

Prin intermediul controlului, managerii urmăresc să stabilească natura deficienţelor (de

formă sau de fond) şi să impună măsuri pentru prevenirea şi eliminarea lor şi pentru sancţionarea

celor vinovaţi.

Societatea UZTEL S.A utilizează pentru derularea activităţii şi pentru înregistrările

financiar-contabile un sistem computerizat. Acesta micşorează riscul erorile umane privind

calculul, dar în acelaşi timp poate influenţa rezultatele prin modificarea sumelor sau adăugarea

unor tranzacţii noi.

Pentru a avea un control asupra informaţiilor financiare cât şi a tranzacţiilor efectuate,

accesul personalului la acestea este limitat în funcţie de atribuţiile şi responsabilităţile din cadrul

societăţii.

Controlul financiar de gestiune se poate defini ca forma controlului financiar propriu care se

efectuează în vederea stabilirii modului de respectare a prevederilor legale, ca şi a normelor

interne cu privire la gestionarea şi gospodărirea mijloacelor materiale şi băneşti, pe baza

operaţiunilor înregistrate în documente şi evidenţe tehnico -operative, financiare şi contabile din

cadrul unei unităţi economice.

Controlul financiar de gestiune se efectuează de către personal cu studii economice superioare

sau medii, în funcţie de volumul şi complexitatea gestiunilor şi are următoarele obiective7:

-  asigurarea integrităţii patrimoniului operatorului economic, precum şi a bunurilor din domeniul public şi privat al statului şi al unităţilor administrativ-teritoriale aflate în administrarea, în concesiunea sau în închirierea acestora;-  respectarea prevederilor legale şi a reglementărilor interne, incidente activităţii economico-financiare a operatorului economic;-  creşterea eficienţei în utilizarea resurselor alocate.

Având în vedere obiectul de activitate principal (proiectarea, producţia, repararea şi

comercializarea la intern şi pe piaţa internaţională de subansamble, ansamble, utilaje şi instalaţii

petroliere, precum şi confecţia pieselor de schimb pentru utilaje petroliere, tractoare, maşini

industriale, instrumentaţia şi exploatarea sondelor, reparaţia maşinilor- unelte, a pieselor forjate

şi matriţate.), managerii pun accent pe activitatea de control gestionar în cadrul societăţii care

include în primul rând controlul intern sporit al conturilor de stocuri, care reprezintă

principala parte a activului SC UZTEL S.A Ploieşti. Controlul intern al stocurilor are în vedere

ca acestea să fie sigure şi protejate din punct de vedere fizic, bine organizate, nedepreciate,

7 HG 1151/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de organizare si exercitare a controlului financiar de gestiune

înregistrate în mod corect atât în contabilitatea sintetică, cât şi în cea analitică, conform

documentelor justificate aferente, precum şi corect evaluate.

Pentru a se asigura un control eficient al stocurilor, conducerea societăţii a impus anumite

reguli ce au în vedere următoarele :

- persoanele desemnate cu gestiunea stocurilor trebuie să fie diferite de cele care le

înregistrează în contabilitate;

- accesul la depozitele de stocurii şi magazii se face pe bază de cheie şi numai de

persoanele desemnate;

- utilizarea sistemelor electronice de monitorizare a activităţii şi locaţiilor de producţie şi

depozitare a stocurilor;

-  revizuirea şi analiza aprofundată a cifrei de afaceri rezultată din vânzarea producţiei, a

lipsurilor din gestiune şi a evoluţiei vânzărilor;

- persoanele care autorizează tranzacţiile cu stocuri nu trebuie să fie aceleaşi cu cele care

eliberează stocurile din magazie;

-  înregistrarea documentelor de achiziţie şi vânzare atât în evidenţa contabilă, cât şi în cea

operativă (fişa de magazie).

Societatea UZTEL S.A pune la dispoziţia tuturor angajaţilor manualul de proceduri interne care

cuprind instrucţiuni şi norme de lucru interne pentru a se asigura buna derulare a activităţilor

zilnice şi realizarea facilă a obiectivelor societăţii.

Informarea şi comunicarea activităţilor de control şi a rezultatelor acestora în cadrul

societăţii se referă la faptul că informaţiile pertinente trebuie să fie consemnate şi comunicate

personalului într-un timp cât mai util pentru a li se permite să îşi îndeplinească obligaţiile. Prin

intermediul sistemului informaţional se întocmesc rapoarte care cuprind informaţii financiare şi

operaţionale utile în desfăşurarea activităţii şi a controlului asupra afacerii.

Managerul transmite în mod frecvent faptul că procedurile de control intern trebuie respectate de către toţi membrii societăţii şi că fiecare dintre aceştia trebuie să conştientizeze propriul rol în cadrul sistemului de control intern şi modul în care activităţile individuale au legătură cu alte activităţi. Prin urmare, prin implementarea unui control intern managerul