MANUALUL POLITICILOR

DE

CONTROL INTERN

AL

CALITATII

Temei legal utilizat la elaborarea acestui manual:

Standardul nr. 40 privind Controlul calitatii si managementul relatiilor cu clientii unei firme membre CECCAR OG nr. 65 din 1994, republicata, privind expertii contabili si contabilii autorizati Codul etic al profesionistilor contabili, emis de CECCAR Standardul International de Audit (ISA) 200, Controlul calitatii pentru auditul situatiilor financiare

SUMAR:

Declaratie generala privind politica de calitate a Cabinetului individual expert contabil..........................................................................................................................................41. Responsabilitatile expertului contabil cu privire la calitate in cadrul cabinetului..........................................................................................................................51.1 Tonul la varf...................................................................................................................51.2 Functii de conducere......................................................................................................52. Dispozitii relevante de etica..............................................................................................52.1 Independenta.................................................................................................................62.2 Conflict de interese........................................................................................................82.3 Confidentialitate...........................................................................................................103. Acceptarea si mentinerea relatiilor cu clientii si a misiunilor specifice.....................113.1 Acceptare si mentinere................................................................................................123.2 Noi propuneri de clienti................................................................................................133.3 Incetarea relatiei cu un client.......................................................................................134. Resurse umane................................................................................................................134.1 Recrutare si pastrare...................................................................................................144.2 Dezvoltare profesionala continua................................................................................144.3 Repartizarea echipelor misiunii...................................................................................144.4 Punerea in aplicare a politicilor de control...................................................................154.5 Recompensarea conformarii........................................................................................165. Realizarea misiunii...........................................................................................................195.1 Rolul partenerului de misiune.......................................................................................205.2 Consultare.215.3 Diferente de opinii........................................................................................................225.4 Examinarea controlului calitatii misiunii........................................................................226. Monitorizare......................................................................................................................236.1 Programul de monitorizare...........................................................................................246.2 Proceduri de inspectie..................................................................................................256.3 Raport privind rezultatele monitorizarii.........................................................................256.4 Evaluarea, comunicarea si remedierea deficientelor...................................................266.5 Reclamatii si acuzatii....................................................................................................277. Documentatie...................................................................................................................277.1 Documentatia privind politicile si procedurile firmei.....................................................277.2 Documentatia misiunii..................................................................................................277.3 Accesul la dosar si pastrarea acestuia.........................................................................28

Declaratia generala privind politica de calitate a cabinetului

Obiectivul Cabinetului expert contabil Ionescu Cosmin este de a stabili, implementa, mentine, supraveghea si aplica un sistem de control al calitatii care sa asigure in mod rezonabil faptul ca partenerii si membrii personalului cabinetului respecta Standardul nr. 40 privind controlul calitatii si standardele profesionale emise de CECCAR, precum si cerintele legale, iar rapoartele de misiune ale cabinetului sunt adecvate situatiilor concrete.Fiecare partener este, in diferite masuri, responsabil pentru punerea in aplicare a politicilor de control al calitatii in cadrul cabinetului. Mesajul de baza al tuturor partenerilor este un angajament de a asigura calitatea, de a incuraja si de a promova persoanele care sunt in egala masura angajate fata de aceasta agenda. Expertul contabil Ionescu Cosmin exercita autoritatea finala si poarta responsabilitatea pentru sistemul de control al calitatii in numele colaboratorilor sai.Valorile comune reflectate in cultura cabinetului sunt: Corectitudinea Integritatea Confidentialitatea Independenta Obiectivitatea SinceritateaToti colaboratorii cabinetului, impreuna cu expertul contabil trebuie sa se conformeze urmatoarelor indrumari: Sa trateze comportamentul etic si calitatea serviciilor drept principalele sale prioritati; Sa citeasca, sa inteleaga si sa aplice Codul etic national al profesionistilor contabili; Sa inteleaga responsabilitatile pe care colaboratorul si expertul contabil le are fata de identificarea, prezentarea si documentarea amenintarilor identificate; Sa evite situatiile care pot afecta (sau pot lasa impresia ca afecteaza) independenta; Sa se conformeze cu dispozitiile privind dezvoltarea profesionala continua, inclusiv pastrarea de registre ale dovezilor rezultate; Sa se mentina la curent cu principalele progrese inregistrate de profesie, cu cadrul general de raportare financiara in vigoare si cu standardele de certificare, prezentarea de informatii si practicile contabile, controlul calitatii, standardele pentru firma si progresele importante din sector si cele specifice clientului; Sa furnizeze celorlalti parteneri si personalului, certificare preventiva, atunci cand este necesara si cand se solicita, pentru a-i ajuta sa invete din procesul de impartasire a cunostintelo si a experientei si sa imbunatateasca, de asemenea, calitatea serviciului clientului; Sa pastreze registrele temporale detaliate si precise ( de obicei, inregistrate in sistemele de facturare si de organizare temporala) pentru a putea repera si identifica perioada de timp alocata misiunii si activitatilor de birou; Sa asigure masuri de protectie, sa utilizeze si sa pastreze corespunzator aparatura de birou si cea informatica (inclusiv retelele si resursele de comunicare) si alte bunuri comune. Printre acestea se numara utilizarea resurselor tehnologice ale cabinetului doar in scopuri de afaceri, avand in vedere etica, confidentialitatea clientului si caracterul secret al informatiilor; Sa pastreze datele despre cabinet si clienti, informatiile privind afacerea si clientul si informatiile personale protejat si pe deplin confidentiale; Sa se asigure ca informatiile electronice detinute de cabinet si care vizeaza clientul sau cabinetul sunt stocate in reteaua cabinetului, in conformitate cu procedurile corespunzatoare de stocare a informatiilor; Sa informeze orice colaborator cu privire la orice observatii despre incalcarile importante ale calitatii controlului firmei, ale eticii, inclusiv ale independentei, ale confidentialitatii sau despre utilizarea necorespunzatoare a resurselor cabinetului (inclusiv sisteme web si de e-mail); Sa documenteze si sa pastreze registre corespunzatoare cu toate datele de contact ale clientilor importanti atunci cand consultanta profesionala este furnizata sau solicitata; Sa documenteze si sa pastreze registre corespunzatoare cu toate consultarile, discutiile, analizele, rezolutiile si concluziile care vizeaza gestionarea amenintarii la adresa independentei, elemente dificile sau contencioase, divergente de opinii si conflicte de interese; Sa aplice practicile standard ale cabinetului cu privire la programul de lucru, participare, administrare, termene-limita pentru sedinte si controlul calitatii.

1. Responsabilitatile expertului contabil cu privire la calitate in cadrul cabinetului

1.1 Tonul la varf

Colaboratorii cabinetului impreuna cu expertul contabil iau decizii cu privire la aspectele cheie referitoare la cabinet si la activitatea profesionala a acestuia. Toti colaboratorii impreuna cu expertul contabil accepta responsabilitatea pntru conducerea si promovarea unei culturi de asigurare a calitatii in cadrul cabinetului si pentru furnizarea si mentinerea acestui manual si a tuturor mijloacelor practice si a altor indrumari necesare in vederea sprijinirii unei prestatii de calitate. Toti cei implicati in activitatile profesionale contabile ale acestui cabinet sunt responsabili pentru stabilirea structurii operative si de raportare din cadrul acestuia. Expertul contabil este cel responsabil cu diferite aspecte ale sistemului de control al calitatii. Periodic, acesta va fi evaluat pentru a se vedea daca are experienta si abilitatea necesara si suficienta pentru a-si indeplini atributiile pe linia calitatii.

1.2 Functii de conducere

Functia de conducere in cadrul cabinetului individual apartine exclusiv, expertului contabil Leleu Daniela. In cazul unor misiuni de contabilitate, in care este implicat si cabinetul individual, impreuna cu colaboratorii sai, functiile de conducere se stabilesc de comun acord, se nominalizeaza de fiecare data, astfel incat sa fie bine intelese responsabilitatile fiecaruia.

2. Dispozitii relevante de etica

Cabinetul recunoaste valoarea si autoritatea coordonatorului pe probleme de etica (persoana desemnata) cu privire la toate aspectele legate de etica. Persoana desemnata pe probleme de etica are urmatoarele responsabilitati: Mentine si pastreaza politicile pe probleme de etica; Identifica schimbarile de politica necesare cu privire la aspectele etice ( o atentie deosebita va fi acordata acestei functii dupa primirea rapoartelor persoanelor responsabile cu monitorizarea); Furnizeaza indrumari si consultanta cu privire la aspectele legate de etica atat pentru expertul contabil cat si pentru parteneri (de exemplu, cu privire la independenta, la conflictele de interese); Mentine lista clientilor cu privire la toate entitatile de interes public relevante (in vederea pastrarii independendentei); Monitorizeaza gradul de respectare a politicilor cabinetului si a procedurilor acesteia cu privire la toate aspectele legate de etica; Raporteaza cazurile de nerespectare a politicii cabinetului catre partenerii sai; Coordoneaza activitatea de formare a resurselor umane in ce priveste problemele de etica.

2.1 Independenta

Expertul contabil cat si colaboratorii sai trebuie sa fie independenti atat mental, cat si fizic fata de toti clientii si de toate misiunile de audit si/sau certificare.Independenta va fi mentinuta pe intreg parcursul misiunii de audit si/sau certificare, dupa cum se mentioneaza in: Codul etic al profesionistilor contabili, emis de CECCAR; Standardul nr. 40 privind controlul calitatii, emis de CECCAR; Standardul International de Audit (ISA) 200, Controlul calitatii pentru auditul situatiilor financiare.In cazul in care, aspectele care reprezinta o amenintare la adresa independentei nu pot fi eliminate sau reduse la un nivel acceptabil, cabinetul va elimina activitatea, interesele sau relatiile care creeaza amenintarea respectiva sau va refuza sa accepte sau sa continue misiunea respectiva (in caul in care este posibil). Cazurile de nerespectare a dispozitiilor de independenta vor fi raportate catre colaboratori.Independenta va fi stabilita in urma intocmirii unei declaratii de independenta, conform modelului de mai jos:

DECLARAIE DE INDEPENDENTA

Subsemnata Leleu Daniela, expert contabil cu numrul matricol 29963, n legtur cu cauza ce face obiectul Dosarului nr. ......./....... al ............................, declar urmtoarele:

a) nu m aflu n niciuna dintre situaiile de incompatibilitate sau conflict de interese prevzute de art. 12 alin. (1) i (2) din Ordonana Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activitii de expertiz contabil i a contabililor autorizai, republicat, i de art. 8 din Hotrrea Conferinei naionale a Corpului Experilor Contabili i Contabililor Autorizai din Romnia nr. 53/2005 emise n baza art. 20 lit. d) din Ordonana Guvernului nr. 65/1994, republicat.

b) fa de prevederile reglementrilor sus-menionate m aflu n urmtoarele situaii: - ........................................................................ ........................................................................ - ........................................................................ ........................................................................ - ........................................................................ ........................................................................

Prezenta declaraie este dat pe propria rspundere, fiind conform cu realitatea, avnd n vedere prevederile legii privind falsul n nscrisuri i declaraii.

Data Semntura

.................. ..........................

2.1.1 Responsabilitatile cabinetului

Cabinetul este responsabil de dezvoltarea, implementarea, monitorizarea si punerea in aplicare a politicilor si procedurilor elaborate in vederea sprijinirii tuturor colaboratorilor in ceea ce priveste intelegerea, identificarea, documentarea si gestionarea amenintarilor legate de independenta care apar anterior sau in cursul desfasurarii misiunilor.D-nul Ionescu Cosmin este responsabila cu etica in cadrul cabinetului si trebuie sa asigure solutionarea adecvata a amenintarilor la adresa independentei pe care echipa ce se ocupa de misiune nu a reusit sa le rezolve sau sa le reduca la un nivel acceptabil. Expertul contabil responsabil pe probleme de etica in cabinet, va lua decizia finala cu privire la orice amenintare la adresa independentei, inclusiv: Renuntarea la o anumita misiune sau relatie cu clientii; Identificarea si impunerea masurilor de protectie, a actiunilor si a procedurilor specificate in vederea gestionarii adecvate a amenintarilor efective si potentiale; Audierea si investigarea problemelor nesolutionate legate de respectarea prevederilor referitoare la independenta, ridicate de membrii echipei de certificare (sau de catre alti parteneri sau membri ai personalului); Asigurarea documentarii adecvate a procesului si solutionarea tuturor aspectelor relevante legate de independenta; Invocarea sanctiunilor aplicabile in cazul nerespectarii prevederilor; Initierea si participarea la masurile de planificare anticipative care au in vedere evitarea si gestionarea potentialelor probleme legate de independenta; Furnizarea de consultanta suplimentara, daca este cazul; Instituirea si mentinerea unei politici care sa impuna tuturor partenerilor sa isi examineze circumstantele proprii si sa informeze cabinetul cu privire la orice amenintari la adresa independentei.Toti colaboratorii trebuie sa analizeze circumstantele specifice amenintarilor efective sau potentiale legate de independenta si sa informeze persoana responsabila cu etica cu privire la orice astfel de amenintari identificate.

2.1.2 Responsabilitatile colaboratorilor

Toti colaboratorii trebuie sa cunoasca si sa inteleaga Sectiunile 290 si 291 din Codul etic national al profesionistilor contabili. Politica privind independenta a cabinetului, solicita tuturor colaboratorilor si echipelor de certificare sa respecte aceste prevederi pentru toate misiunile de certificare si rapoartele emise.Toti colaboratorii implicati trebuie sa dea anual cabinetului o confirmare scrisa privind faptul ca inteleg si au respectat prevederile Sectiunii 290 si Sectiunii 291 din Codul etic national al profesionistilor contabili, precum si politicile cabinetului privind independenta.Expertul contabil si colaboratorii sai vor confirma persoanei responsabile cu misiunea respectiva, ca este independent de clientul si de misiunea respectiva sau va notifica partenerului orice amenintare la adresa independentei , astfel incat sa poata fi aplicate masuri de protectie adecvate.Expertul contabil si colaboratorii sai trebuie sa notifice patenerului responsabil de misiune, daca, potrivit informatiilor pe care le detin, un membru al echipei care se ocupa de misiunea in cauza, a furnizat, in perioada respectiva, servicii care sunt interzise conform dispozitiilor din Sectiunea 290 si din Sectiunea 291 din Codul etic sau ale altor autoritati de reglementare, si care ar putea face ca biroul individual sa nu isi poata indeplini misiunea.Atunci cand apar posibile ameninitari la adresa independentei, persoana desemnata trebuie sa aplice masuri de protectie adecvata in vederea eliminarii sau reducerii amenintarii la adresa independendentei. Aceste masuri includ: Eliminarea membrului din echipa de certificare care afecteaza indeplinirea misiunii din punct de vedere a indepedendentei; Incetarea sau modificarea anumitor tipuri de activitati sau servicii specifice realizate intr-o misiune; Renuntarea la anumite interese financiare; Eliminarea unui membru al echipei de certificare din procesul decizional referitor la misiune; Incetarea sau modificarea naturii relatiilor personale sau de afaceri cu clientii; Supunerea lucrarilor unei analize suplimentare efectuate catre alti colaboratori; Luarea oricaror alte masuri rezonabile adecvate in imprejurarile respective.

2.1.3 Asocierea pe termen lung a personalului cu experienta in cadrul misiunilor de audit pentru entitatile de interes public

Expertul contabil si colaboratorii sai trebuie sa respecte dispozitiile din Sectiunea 290 si Sectiunea 291 din Codul etic cu privire la rotatia obligatorie a partenerilor misiunii, la persoana responsabila cu examinarea controlului de calitate a misiunii si alti parteneri, daca este cazul, ai echipei misiunii care iau decizii esentiale sau emit rationamente referitor la aspecte importante cu privire la misiunile de audit pentru entitatile de interes public.In conformitate cu punctul 290.151, in cazul in care clientul auditului este o entitate de interes public, si o persoana a fost un partener principal de audit pentru o anumita perioada de 4 ani, persoana in cauza nu poate participa la misiunea respectiva mai devreme de 3 ani. Totusi se permite un anumit grad de flexibilitate in cazul in care continuitatea activitatii patenerului misiunii respective sau a responsabilului cu controlul calitatii in legatura cu desfasurarea auditului in cauza este foarte importanta. In acest caz, se aplica masuri de protectie suplimentare in vederea reducerii amenintarilor la un nivel acceptabil prin efectuarea unor analize de catre o persoana colaboratoare care nu a mai facut parte din echipa de audit. Circumstantele in care rotatia nu este recomandata sau solicitata trebuie sa fie convingatoare. Atunci cand o amenintare importanta la adresa independentei colaboratorului misiunii este recurenta, rotatia va fi prima masura de protectie necesara pentru a reduce amenintarea la un nivel acceptabil.Evaluarea independentei echipei de certificare reprezinta un aspect important al acordului clientului si al procedurilor de continuare. In cazul in care in urma evaluarii se ajunge la concluzia ca rotatia unei (unor) anumite persoane este necesara, acest aspect va fi inaintat spre solutionare catre responsabilul cu etica din cadrul cabinetului.

2.2 Conflict de interese

Expertul contabil si colaboratorii trebuie sa respecte dispozitiile din Sectiunea 220 a Codului etic cu privire la orice interese, influente sau relatii care pot duce la un conflict de interese. Expertul contabil si colaboratorii sai nu trebuie sa aiba vreun interes, vreo influenta sau vreun raport cu privire la afacerile clientului care sa contravina judecatii profesionale sau obiectivitatii acestuia.

2.2.1. Conflict de interese cabinet

Cabinetul este responsabil de dezvoltarea, implementarea, respectiv punerea in aplicare si monitorizarea metodelor si procedurilor practice menite sa sprijine toate persoanele implicate in ceea ce priveste intelegerea, identificarea, documentarea si tratarea conflictelor de interese si in gasirea unei solutii adecvate.Expertul contabil, responsabilul cu etica, va asigura respectarea procedurilor adecvate in cazul in care anumite conflicte de interese efective sau potentiale au fost identificate. Atunci cand un conflict efectiv sau potential este identificat, partenerii sau membrii personalului nu vor intreprinde nicio actiune si nu vor furniza niciun sfat sau nu vor face niciun comentariu pana cand nu vor fi analizat situatia in detaliu si toate faptele si circumstantele aferente, iar responsabilul cu etica este de acord ca masurile de protectie si de informare necesare sunt puse in aplicare si persoanele respective pot actiona.Dupa consultarea cu alti parteneri si colaboratori, responsabilul cu etica are autoritatea de a lua decizia finala cu privire la solutionarea oricarui conflict de interese, inclusiv: Refuzarea sau incetarea furnizarii serviciului, misiunii sau actiunii in cauza; Stabilirea si solicitarea de actiuni si proceduri specifice, in vederea abordarii adecvate a conflictului, protejarii informatiilor-cheie si a celor specifice clientului, si asigurarea obtinerii consimtamintelor adecvate si dezvaluirii informatiilor necesare atunci cand se stabileste ca se poate actiona; Administrarea procedurilor privind disciplina sa si a colaboratorilor si a sanctiunilor pentru incalcarea dispozitiilor; Initierea si participarea la elaborarea masurilor anticipative de planificare menite sa contribuie la evitarea conflictelor de interese care pot aparea.

2.2.2 Conflict de interese colaboratori

Toti colaboratorii trebuie sa analizeze circumstantele specifice si sa notifice cu privire la orice conflicte de interese efective sau potentiale care ii implica direct pe ei insisi sau pe membrii apropiati familiilor lor. Colaboratorii trebuie, de asemenea, sa dezvaluie orice conflicte de interese care exista intre ei insisi si clientii cabinetului, in special in cazul in care furnizeaza servicii directe catre clientii respectivi, si trebuie sa informeze responsabilul cu etica cu privire la orice conflicte efective sau potentiale semnificative. Acestia trebuie sa actioneze cu grija, sa respecte politica firmei si sa dezbata circumstantele specifice cu responsabilul cu etica, daca este cazul, pentru a stabili cum sa abordeze situatia si daca prestarea anumitor servicii trebuie evitata.In functie de situatiile care genereaza conflict, este necesara adoptarea urmatoarelor masuri: Notificarea clientului cu privire la interesul in afacere al cabinetului sau la acea activitate care poate genera un conflict;. Notificarea tuturor partilor importante ca biroul individual lucreaza cu doua sau mai multe parti pentru o problema care a generat un conflict de interese intre acestea; Notificarea clientului asupra faptului ca partenerii cabinetului nu actioneaza exclusiv pentru un client in ceea ce priveste furnizarea serviciilor propuse.Indiferent de situatie, trebuie obtinut consimtamantul clientului pentru a putea lua masuri.In cazul in care cabinetul decide sa accepte sau sa continue misiunea, partenerii, impreuna cu expertul contabil responsabil de etica vor documenta in cadrul dosarului misiunii respectivele conflicte identificate, de obicei in sectiunile de acceptare si continuare sau de planificare. Aici va fi inclusa orice corespondenta sau discutie cu privire la natura conflictului, precum si toate consultatiile cu alte persoane, concluziile la care s-a ajuns, masurile de protectie aplicate si procedurile urmate in vederea solutionarii conflictului.In cazul in care se impune confidentialitatea la nivel intern, este posibil sa fie necesar sa nu se permita accesul altor colaboratori la informatiile respective, prin folosirea de: sisteme electronice de protectie; masuri de securitate fizica, de securitate a dosarelor si a informatiilor; contracte specifice de confidentialitate sau segregarea si interzicerea accesului la dosare si la date. Dupa adoptarea acestor masuri, toti colaboratorii, impreuna cu expertul contabil implicat, trebuie sa le respecte fara exceptie. In cazul in care acestia nu sunt siguri cu privire la responsabilitatile pe care le au cu privire la evaluarea unui conflict efectiv sau potential, se recomanda o discutie cu alti parteneri neimplicati, pentru solicitarea de ajutor cu privire la evaluarea in cauza. In cazul in care conflictul este semnificativ si foarte sensibil, acesta va fi inaintat catre responsabilul cu etica in vederea examinarii si luarii deciziei finale.

2.3 Confidentialitate

Expertul contabil Leleu Daniela, impreuna cu toti colaboratorii sai, vor proteja si pastra confidentialitatea tuturor informatiilor clientilor a caror confidentialitate trebuie pastrata si protejata conform legislatiei aplicabile, reglementarilor Corpului, dispozitiilor din Sectiunea 140 din Codul etic, politicii cabinetului si instructiunilor sau conventiilor specifice incheiate cu clientii.Informatiile clientilor si orice informatii personale obtinute pe durata misiunii vor fi utilizate numai in scopul in care au fost primite.Informatiile personale si informatiile clientilor vor fi retinute numai conform dispozitiilor politicii cabinetului privind accesul si pastrarea informatiilor. Documentele vor fi pastrate la dosar atat timp cat este necesar in vederea satisfacerii dispozitiilor profesionale, de reglementare sau legislative.Politica acestui cabinet impune ca toate informatiile personale si informatiile clientilor sa fie cat mai exacte, complete si actualizate posibil. Politica acestui cabinet permite unei persoane fizice sau unui client (pe baza autorizarii adecvate) sa fie informata, la solicitarea acesteia, cu privire la existenta, utilizarea si dezvaluirea informatiilor personale sau a informatiilor de afaceri specifice si sa aiba acces (daca este cazul) la aceste informatii. Aceste informatii nu includ neaparat documentele aflate in lucru, care sunt proprietatea cabinetului.

2.3.1. Confidentialitate cabinet

Cabinetul trebuie sa isi indeplineasca indatoririle legale, profesionale si fiduciare prevazute de legislatia privind confidentialitatea datelor si de Sectiunea 140 din Codul etic. Cabinetul individual comunica politicile sale si va acorda accesul la informatiile referitoare la indrumari, reguli si interpretari prin prezentarea manualului de control al calitatii, alte documentatii privind cabinetul (cum ar fi materiale de formare) si in format electronic in vederea educarii tuturor colaboratorilor cu privire la confidentialitate si dispozitiile si apectele legate de confidentialitatea informatiilor clientilor.Cabinetul solicita de asemenea ca o declaratie de pastrare a confidentialitatii sa fie semnata de toti partenerii in momentul colaborarii si sa fie reinnoita ulterior in fiecare an, si ca aceasta documentatie sa fie pastrata la dosar. Toti colaboratorii trebuie sa fie familiarizati cu politica biroului individual cu privire la confidentialitate si sa respecte dispozitiile acesteia. Confirmarea intelegerii acestei politici se va face prin semnarea unui acord de confidentialitate cu cabinetul, dupa modelul de mai jos:

DECLARATIE DE CONFIDENTIALITATE

Subsemnatul___________________________________(numele si datele de identificare)Expert contabil/colaborator______________________________, numit prin documentul _____________________________________, (denumire autorizatie de libera practica vizata)emis de ____________________________________ , la data de _________.(denumire organism emitent)declar pe propria raspundere urmatoarele:

Prin termenul informatie inteleg orice data, document contabil, contracte, avize/autorizatii , programe de calculator, baze de date si alte asemenea, stocate prin orice mijloc si, de asemenea, orice informatie pusa la dispozitie in legatura directa ori indirecta cu clientul _________________________pentru _____________________________________(definire obiect contract de servicii) Voi trata orice informatie la care am acces sau mi-a fost data ori adusa la cunostinta drept secreta si confidentiala si nu voi transmite unei terte parti fara aprobarea in scris a conducerii cabinetului sau a unui potential client, dupa cum este cazul. Inteleg, de asemenea, ca aceasta obligatie nu se aplica in cazul in care transmiterea informatiilor se face ca o consecinta a unei obligatii legale. Informatiile pe care le detin le voi folosii in unicul scop de a efectua evaluarea misiunile de audit si/sau certificare _____________________________________. Ma angajez sa nu copiez, sa nu multiplic si sa nu reproduc informatia fara aprobarea in scris a conducerii cabinetului si sa nu permit persoanelor din afara cabinetului sa intre in contact cu informatia. Voi lua toate masurile rezonabil posibile pentru a impiedica accesul la informatia aflata sub controlul meu precum si copierea acesteia. Voi informa imediat conducerea cabinetului daca am cunostinte despre orice acces neautorizat la orice informatie si modul in care a avut loc acest acces.

Dau prezenta declaratie de confidentialitate pe propria raspundere, cunoscand prevederile legale cu privire la confidentialitatea si pastrarea secretului informatiei.Data, Semnatura,

3. Acceptarea si mentinerea relatiilor cu clientii si a misiunilor specifice

3.1 Acceptare si mentinere

Expertul contabil, impreuna cu partenerii sai vor accepta misiuni sau vor continua misiunile si relatiile existente cu clientii numai dupa ce partenerul sau seful misiunii, pe baza procesului de analiza efectuat de echipa misiunii, a aprobat acceptarea sau continuarea misiunii, in conformitate cu politica si procedurile cabinetului.

3.1.1 Acceptare si mentinere cabinet

Cabinetul foloseste procedurile stabilite care sa-l asigure ca identifica si evalueaza potentialele surse de riscuri associate cu o noua relatie cu clientul sau cu o misiune specifica.Pentru fiecare misiune in curs de desfasurare este necesara o analiza documentata a continuarii misiunii pentru a se stabili daca furnizarea in continuare de servicii catre clientul respectiv si planificarea continuarii misiunii sunt adecvate, pe baza misiunii anterioare. Aceasta examinare va include de asemenea luarea in considerare a dispozitiilor privind rotatia. Colaboratorul sau expertul contabil trebuie sa aprobe si sa semneze decizia de acceptare sau continuare a misiunii.In cazul in care dupa finalizarea etapei de acceptare si planificare a misiunii sunt identificate riscuri semnificative asociate cu clientul sau cu misiunea respectiva, acest aspect va fi discutat cu conducatorul cabinetului. Este necesara aprobarea oficiala a expertului contabil iar cabinetul trebuie sa documenteze modul in care problemele au fost solutionate. In cazul in care motivele de ingrijorare privesc aspecte legate de etica , este necesara de asemenea aprobarea persoanei responsabile cu etica.Expertul contabil nu poate accepta un client nou sau continuarea relatiei cu un client vechi in cazul in care exista riscuri mari (de natura etica, legate de independenta, conflicte de interese, financiare, privind respectarea de catre client a dispozitiilor din referentialul contabil), fara consimtamantul scris al unui alt collaborator.In cazul in care, dupa acceptarea sau continuarea misiunii, cabinetul primeste informatii care, daca ar fi fost cunoscute mai devreme, ar fi dus la refuzarea misiunii respective, acesta trebuie sa analizeze daca va mai continua sau nu misiunea si in mod normal va solicita consiliere juridica privind pozitia si optiunile sale pentru a se asigura ca indeplineste dispozitiile profesionale, legale si de reglementare.Atunci cand decide daca accepta sau refuza o anumita misiune, cabinetul trebuie sa aiba in vedere: Daca partenerii sunt sau pot deveni in mod rezonabil, suficient de competenti pentru a intreprinde misiunea (aceasta presupune cunoasterea sectorului, a subiectelor tratate si experienta cu dispozitiile de reglmentare sau de raportare); Accesul la orice experti care pot fi necesari; Identificarea si disponibilitatea persoanelor desemnate sa desfasoare examinarea controlului de calitate al misiunii (daca este necesar); Orice utilizare propusa a activitatii intreprinse de alt audit sau contabil (inclusiv orice colaborare cu alti functionari ai cabinetului sau cu alte cabinete de profil care poate fi necesara); Capacitatea de a respecta termenul limita pentru raportarea misiunii; Daca exista conflicte de interese concrete sau potentiale; Daca impotriva amenintarilor identificate la adresa independentei se iau sau se pot lua masuri de protectie pe care sa le aplice si sa le mentina cu scopul de a reduce amenintarile la un nivel acceptabil; Calitatea conducerii clientului (potential), precum si persoanele desemnate cu guvernarea si persoanele care controleaza entitatea sau care exercita o influenta semnificativa asupra entitatii, inclusiv cheltuiala pentru un proces sau publicitatea negativa la adresa cabinetului), precum si experienta actuala si anterioara a cabinetului; Atitudinea acestor persoane si grupuri fata de mediul intern de control si opiniile acestora legate de interpretarile agresive sau necorespunzatoare alte standardelor sau reglementarilor contabile (inclusiv luarea in considerare a rapoartelor modificate care au fost emise anterior si natura calificarilor); Natura operatiunilor entitatii, inclusiv preacticile afacerii si conformitatea fiscala a organizatiei; Daca biroul este supus presiunilor din partea clientului pentru a mentine orele impozabile (pentru care se percep onorarii) la un nivel rezonabil scazut; Daca biroul se asteapta la limitari ale domeniului de aplicare; Daca sunt indicii ale unei implicari criminale; Consideratii privind caracterul fiabil al activitatii intreprinse de firma anterioara si privind modalitatea prin care predecesorul sau a raspuns celor communicate (printre acestea se numara cunoasterea motivelor pentru care clientul a parasit firma anterioara).

3.2 Noi propuneri de clienti

Emiterea unei propuneri privind un client nou va fi precedata de o evaluare a clientului respectiv si de o aprobare autorizata. Pentru fiecare client nou al misiunii se va desfasura un proces de analiza si documentare inainte ca firma sa accepte misiunea respectiva. Acest proces va include o evaluare a riscurilor asociate clientului in cauza.Cabinetul expertului contabil va analiza situatia personalului sau a tertelor parti atunci cand va lua in considerare o propunere privind un client nou. Cabinetul va efectua de asemenea, cercetari detaliate, folosind, de exemplu, informatii online disponibile.Dupa ce s-a luat hotararea acceptarii unui nou client, cabinetul trebuie sa respecte dispozitiile etice relevante (cum ar fi notificarea fostei firme sau cabinet, daca acest lucru este solicitat de codul etic) si va pregati scrisoare de misiune care trebuie semnata de noul client.

3.3 Incetarea relatiei cu un client

Cabinetul trebuie sa urmeze un proces bine definit in cazul in care se decide ca este necesara retragerea dintr-o anumita misiune. Acest proces include luarea in considerare a dispozitiilor profesionale, legale si de reglementare, precum si orice rapoarte obligatorii care trebuie elaborate ca urmare a retragerii respective.Partenerul se va angaja sa se intalneasca cu conducerea clientului si cu persoanele insarcinate cu conducerea pentru a discuta faptele si circumstantele care au dus la retragerea in cauza.Cabinetul va documenta aspectele semnificative care au condus la retragerea in cauza, inclusiv rezultatele oricarei consultari, concluzii trase si motivele care au stat la baza concluziilor respective.In cazul in care exista o dispozitie profesionala, legala sau de reglementare care obliga cabinetul de contabilitate sa continue misiunea respectiva, motivele continuarii trebuie documentate, luandu-se in considerare inclusiv consultarea consilierului juridic.

4. Resurse umane

Cabinetul recunoaste valoarea si autoritatea sefului de resurse umane cu privire la toate aspectele legate de resursele umane. Acesta este responsabil de urmatoarele aspecte: Mentinerea politicilor de resurse umane; Identificarea schimbarilor de politica necesare, rezultate in urma legislatiei si reglementarilor in domeniul muncii si pentru ca biroul sa ramana competitive pe piata; Furnizarea de indrumari si consultant ape probleme de resurse umane; Mentinerea sistemelor de evaluare a performantelor; La cerere, recomandarea de actiuni sau proceduri specifice adecvate circumstantelor (cu privire la disciplina, procesul de recrutare); Planificarea dezvoltarii profesionale in cadrul cabinetului; Mentinerea dosarelor de personal (inclusiv declaratiile anuale de independenta, recunoasterea obligatiei de pastrare a confidentialitatii si continuarea rapoartelor privind dezvoltarea profesionala); Dezvoltarea si furnizarea de programe de formare.

4.1 Recrutare si pastrare

Conducatorul cabinetului si responsabilul cu resursele umane trebuie sa evalueze dispozitiile legate de serviciile profesionale pentru a se asigura ca biroul de contabilitate dispune de capacitatea si competenta necesara pentru a raspunde nevoilor clientilor sai. In acest scop se va face de obicei o evaluare detaliata a posibilelor dispozitii privind misiunile in decursul fiecarei perioade calendaristice in vederea identificarii perioadelor de varf si a potentialelor crize de resurse umane.Responsabilul cu resursele umane va lua in considerare urmatoarele elemente atunci cand cabinetul cauta candidati pentru angajare: Verificarea recomandarilor academice si profesionale si confirmarea scrisorilor de recomandare; Clarificarea neclaritatilor din CV-urile candidatilor; Verificarea cazierului si a situatiilor financiare; Clarificarea candidatilor privind solicitarile cabinetului de a declara in scris, in fiecare an si pentru fiecare misiune de certificare, daca sunt independenti si daca nu au conflicte de interese; Informarea candidatilor despre dispozitia referitoare la semnarea unei declaratii privind intelegerea si conformitatea cu politica de confidentialitate a cabinetului.Politica biroului de contabilitate prevede ca toti membrii noi ai personalului sa primeasca informatii privind noul loc de munca in cel mai scurt timp posibil dupa angajare. Materialele privind noul loc de munca vor include o copie dupa toate politicile si procedurile cabinetului. Toti noii membri a personalului vor fi supusi unei perioade de proba de maxim 60 de zle, in vederea testarii aptitudinilor profesionale si de adaptabilitate la noile cerinte. Cabinetul de contabilitate depune toate eforturile in vederea identificarii de oportunitati pentru dezvoltarea carierei personalului, astfel incat sa isi mentina personalul competent si sa sustina dezvoltarea continua si durabila a cabinetului. De asemenea, se va analiza periodic eficacitatea programului de recrutare si se va face in acelasi timp o evaluare a nevoilor sale curente de resurse umane pentru a vedea daca este nevoie de modificarea programului de recrutare.

4.2 Dezvoltarea profesionala continua

Partenerii si membrii personalului indeplinesc dispozitiile minime legate de dezvoltarea profesionala continua asa cum sunt acestea definite in Programul National de Dezvoltare Profesionala emis de CECCAR in standardul profesional nr. 38.Participarea la cursuri externe de dezvoltare profesionala trebuie aprobata de responsabilul de resurse umane si de conducatorul cabinetului de contabilitate. Partenerii si membrii personalului sunt responsabili de mentinerea fiselor personale de dezvoltare profesionala, care sunt analizate la nivelul conducerii.

4.3 Repartizarea echipelor misiunii

Prin politicile si procedurile sale, cabinetul de contabilitate asigura repartizarea partenerilor si a personalului adecvat (individual sau colectiv) pentru fiecare misiune. Responsabilitatile partenerului care se ocupa de o misiune sunt clar identificate in acest manual si in modelele de misiune furnizate de cabinet. Partenerul responsabil al misiunii va planifica repartizarea partenerilor si a membrilor personalului. Partenerul responsabil al misiunii se va asigura de asemenea ca persoanele desemnate si echipa misiunii dispun de competentele necesare in vederea indeplinirii misiunii conform standardelor profesionale si sistemului de control al calitatii folosit in cadrul cabinetului de contabilitate.Identitatea si rolurile partenerului responsabi al misiunii vor fi communicate conducerii clientului si altor parti responsabile de administrarea persoanei juridice sau fizice autorizate respective.Cabinetul de contabilitate trebuie sa se asigure ca partenerul repartizat drept responsabil al misiunii dispune de competentele necesare si are suficient timp la dispozitie pentru a-si asuma responsabilitatea pentru indeplinirea misiunii respective, conform standardelor profesionale, prevederilor legale si reglementarilor aplicabile.Partenerul misiunii va planifica de asemenea oportunitatile de instruire pentru personalul fara experienta in vederea indrumarii dezvoltarii acestuia.La stabilirea membrilor adecvati ai personalului care se vor ocupa de o misiune, o atentie deosebita se va acorda continuitatii activitatii desfasurate pentru un anumit client, precum si dispozitiilor privind rotatia in vederea asigurarii completarilor si oportunitatilor adecvate pentru echipa care se ocupa de misiune.Conducerea cabinetului are autoritatea necesara si este in ultima instanta responsabila de toate aspectele legate de planificarea misiunilor si va juca rolul de arbitru final in toate conflictele privind resursele umane si alte resurse.

4.4 Punerea in aplicare a politicilor de control al calitatii (disciplina)

Sistemul de control al calitatii necesita mai mult decat o monitorizare eficace. Procesul de punere in aplicare este esential si include consecintele si procedurile corective in cazul nerespectarii, neglijarii, lipsei de atentie si grija, abuzului si inducerii in eroare.Conducatorul cabinetului de contabilitate este responsabil in ultima instanta de procesul disciplinar al acestuia. Actiunile corective sunt stabilite si administrate in urma unui proces de consultare, si nu in mod autocratic. Actiunile corective intreprinse depind de circumstante.Infractiunile grave, intentionate si repetate sau neglijarea politicilor si regulilor profesionale ale firmei nu pot fi tolerate. Trebuie luate masurile necesare in vederea corectarii comportamentului partenerului sau membrului respectiv al personalului sau in vederea incetarii relatiei acestuia cu cabinetul de contabilitate.Masurile corective intreprinse de cabinet depind de circumstante. Astfel de actiuni includ: Intervievarea celor implicati pentru a stabili evenimentele care au avut loc si pentru a discuta cauzele si solutiile; Realizarea de interviuri suplimentare pentru a se asigura imbunatatirea conformitatii sau pentru a avertiza personalul implicat ca, in caz contrar, se vor aplica masuri corective mai stricte pentru a proteja interesele clientului si ale firmei, de exemplu: mustrare (orala sau scrisa); dispozitie obligatorie privind finalizarea dezvoltarii profesionale continue definite; o mentiune in scris in dosarul personalului; suspendarea angajatului; incheierea contractului cu angajatul; avertisment oficial completat de sesizarea comisiei de disciplina a filialei CECCAR.

4.5 Recompensarea conformarii

Respectarea politicilor cabinetului va fi luata in considerare si inclusa in evaluarea specifica si generala a partenerilor si membrilor individuali ai personalului in mod continuu si in cadrul procesului de analiza regulata a personalului conform planificarilor.O pondere adecvata o vor avea caracteristicile identificate in evaluarea performantelor profesionale si in stabilirea nivelului salarial, a primelor, avansarii pe alta pozitie, dezvoltarii carierei si autoritatii in cadrul cabinetului de contabilitate.Evaluarea performantelor, realizata periodic, va include forma si continutul definite de politica biroului de contabilitate.Modelul de evaluare a performantelor personalului in cadrul cabinetului de contabilitate este:

Perioada evaluat: .. .

FIA DE EVALUARE PERSONAL

Nume i prenume angajat: ..Matricola: . Loc de munc: Funcie: .. Data angajrii: Data evalurii:.

1. CALITATEA MUNCII (de ex:respectare documentatie, proceduri si standarde, organizare a muncii, pastrare si utilizare dotari, etc)- Indeplinete mai mult dect cerinelecomentarii- Indeplinete cerinele postului- Indeplinete minimum de cerine- Nu ndeplinete ateptrile

2.VOLUMUL DE MUNC (de ex: folosirea integrala a programului de munca, capacitatea de a respecta planul de lucru in conditii normale de munca etc)- Indeplinete mai mult dect cerinelecomentarii- Indeplinete cerinele postului- Indeplinete minimum de cerine- Nu ndeplinete ateptrile

3.CUNOTINE PROFESIONALE ( de ex:profesionalism in indeplinirea sarcinilor, deprinderi invatate/dobandite, capacitate de evaluare a unor situatii aparute etc)- Indeplinete mai mult dect cerinelecomentarii- Indeplinete cerinele postului- Indeplinete minimum de cerine- Nu ndeplinete ateptrile

4.COMPORTAMENT (de ex:cooperarea cu membrii cabinetului, atitudinea fata de cabinet, dorinta de perfectionare a activitatii, acomodarea la situatii noi, disciplina)- Indeplinete mai mult dect cerinelecomentarii- Indeplinete cerinele postului- Indeplinete minimum de cerine- Nu ndeplinete ateptrile

5. EVALUAREA INTREGII ACTIVITI (de ex: reactia fata de sarcinile de serviciu, asumarea responsabilitatii, abilitatea de a pune in aplicare idei noi)- Indeplinete mai mult dect cerinelecomentarii- Indeplinete cerinele postului- Indeplinete minimum de cerine- Nu ndeplinete ateptrile

6. APRECIERE .. 7.RECOMANDRI .

8. Punctul de vedere al angajatului in caz de contestare a punctajului obinut:....

EF IERARHIC :ANGAJAT:

Nume Nume.Funcie..Funcie..

Semntura.Semntura.

Semnificatia calificativelor obtinute in urma evaluarii performantelor salariatilor din cadrul cabinetului de contabilitate sunt:

Exceptional (peste ateptri): angajatul poate fi promovat ierarhic; angajatul beneficiaza de majorare salariala (negociere individuala); salariatul poate fi recompensat (salarial sau nesalarial) pentru performanta obtinuta.Foarte bine : angajatul beneficiaza de majorare salariala ; salariatul poate fi recompensat (salarial sau nesalarial) pentru performanta obtinuta.Bine ( normal): angajatul beneficiaza de majorare salariala ; angajatul poate beneficia numai de recompensa nesalariala; angajatului i se va recomanda, de catre seful ierarhic superior, participarea la cursuri de perfectionare/instruire, in vederea cresterii performantei profesionale. Satisfacator: angajatul nu beneficiaza de majorare salariala sau recompense ; angajatului i se va impune, de catre seful ierarhic superior, participarea la cursuri de perfectionare/instruire, in vederea cresterii performantei profesionale.Nesatisfacator: angajatul nu poate beneficia de majorare salariala sau recompensa si nu mai poate fi mentinut pe postul ocupat.

In cazul in care exista un post vacant, la nivelul cabinetului, compatibil pregatirii sale profesionale sau, dupa caz, cu capacitatea de munca stabilita de medicul de medicina muncii, se vor face propuneri pentru trecerea pe acel post. In situatia in care nu exista locuri de munca vacante, compatibile cu pregatirea profesionala si capacitatea de munca stabilita de medicul de medicina muncii, conducatorul cabinetului de contabilitate sau seful resurselor umane, va solicita sprijinul AJOFM pentru redistribuirea salariatului.Acest procedeu se deruleaza conform prevederilor Codului Muncii.

Procedura privind evaluarea performantelor profesionale in cadrul cabinetului de contabilitate

Descrierea procedurii

Evaluarea performantelor este aprecierea gradului in care resursele umane isi indeplinesc responsabilitatile ce le revin, in raport cu obiectivele postului ocupat.Evaluarea se efectueaza de catre seful ierarhic superior si se efectueaza cel putin odata pe an. Nivelurile de performan sunt:- Indeplinete mai mult dect cerinele postului 4 puncte- Indeplinete cerinele postului 3 puncte- Indeplinete minimum de cerine 2 puncte- Nu ndeplinete ateptrile 1 punctEvaluarea se efectueaz prin nsumarea punctajelor (din casutele care au fost marcate cu x) aferente evaluatului i se nscrie la pct.6 din fia de evaluare. In cazul n care angajatul a efectuat activiti n afara programului de lucru, seful ierarhic poate acorda suplimentar un punctaj cuprins ntre 1 i 3 puncte n funcie de felul cum se reflect aceast activitate pe perioada pentru care se efectueaz evaluarea. Acest punctaj se adaug la suma criteriilor 1-5 i se nscrie la pct.6. Evaluarea trebuie facuta cu probitate, deontologie profesionala, realism si obiectivitate. Incalcarea acestor cerinte poate constitui abatere si se poate sanctiona disciplinar. Criteriile de evaluare a performantelor profesionale individuale si continutul acestora sunt cele prevazute in Fisa de evaluare (de la punctul 1 la punctul 5).Standardele de performanta, stabilite pentru fiecare post, constituie baza de referinta pentru aprecierea rezultatelor obtinute de angajati si trebuie sa reflecte repartizarea echitabila a sarcinilor intre posturi, sarcini rezultate din obiectivele cuantificate ale cabinetului de contabilitate. Standardele de performanta ale fiecarui post se stabilesc prin fisa postului.Criterii pentru apreciere:Nr.crt.Punctaj acordat

Apreciere

1pn la 5 puncte

Nesatisfacator

2ntre 6 i 9 puncte, inclusivSatisfacator

3ntre 10 i 14 puncte, inclusivBine

4ntre 15 i 20 puncte, inclusiv

Foarte bine

5peste 21 puncte, inclusiv

Exceptional (peste asteptri)

Feedback-ul evaluarii

Seful fiecarui departament comunica fiecarui angajat din subordine, punctajul obtinut si aprecierea de care se bucura in vederea insusirii lui si a cunoasterii recomandarilor pentru imbunatatirea performantelor. Angajatul poate sa conteste anumite punctaje sau evaluarea in ansamblul ei, prin inscrierea motivelor inainte de a semna Fisa de evaluare personala. In acest caz, evaluarea este arbitrata de conducatorul cabinetului de contabilitate; acesta analizeaza motivele evaluatorului pentru acordarea punctajelor pe fiecare criteriu de performanta comparativ cu motivele contestatiei si consulta ambele parti privind punctajele in discutie. Acesta decide acordarea punctajului final.

Ierarhizarea salariatilorIerarhizarea se efectueaza prin metoda compararii simple.Metoda permite, in functie de punctajul rezultat, ierarhizarea salariatilor dintr-un compartiment sau pentru intregul cabinet.

5. Realizarea misiunii

Prin politicile si procedurile stabilite si prin controlul calitatii, cabinetul solicita ca misiunile sa fie realizate conform standardelor profesionale si dispozitiilor legale si reglementarilor aplicabile. Sistemele generale ale cabinetului sunt menite sa asigure clientii ca acesta, partenerii si personalul acestuia planifica, monitorizeaza si analizeaza in mod adecvat misiunile si elaboreaza rapoarte adecvate privind misiunile, in functie de circumstante.Pentru a facilita realizarea consecventa a misiunilor de catre partenerii si membrii personalului conform standardelor profesionale si dispozitiilor de reglementare si legale, cabinetul de contabilitate furnizeaza modele in vederea documentarii procesului pentru uzul clientilor. Membrii personalului folosesc modele pentru a documenta fapte, riscuri si evaluari de baza, legate de acceptarea sau continuarea fiecarei misiuni. Membrii personalului sunt incurajati sa isi exercite judecata profesionala atunci cand modifica aceste modele pentru a se asigura ca aspectele respective sunt documentate si evaluate in mod adecvat pentru fiecare misiune in conformitate cu standardele profesionale si politica biroului de contabilitate.Sunt de asemenea, disponibile in cadrul biroului de contabilitate: echipament hardware, softuri de contabilitate, legislatie; carti si reviste de specialitate in vederea respectarii normelor CECCAR privind dezvoltarea profesionala.In indeplinirea unei misiuni, toti partenerii si membrii personalului trebuie: Sa urmeze si sa adere la politicile de planificare, monitorizare si analiza ale cabinetului; Sa foloseasca modelele cabinetului privind pregatirea dosarelor, documentarea si corespondenta, precum si programele, instrumentele de cercetare si procedurile de semnare si eliberare adecvate pentru misiunea respectiva; Sa urmeze si sa adere la politica pe probleme de etica ale cabinetului si a profesiei; Sa isi indeplineasca misiunile conform standardelor profesionale si a celor adoptate de cabinet, cu cea mai mare atentie si grija; Sa isi documenteze activitatea, analizele, consultatiile si concluziile in mod suficient si adecvat; Sa isi finalizeze misiunile cu obiectivitate si cu un grad adecvat de independenta, in timp util si in mod eficient, si sa isi documenteze activitatea intr-un mod organizat, sistematic, complet si inteligibil; Sa se asigure ca toate documentele de lucru, documentele aflate la dosar si memoriile, poarta initialele, trimiterile si datele adecvate, pe baza consultarii adecvate in cazurile dificile sau in litigii; Sa se asigure ca toate comunicarile, declaratiile, analizele si responsabilitatile adecvate clientilor sunt clar stabilite si documentate; Sa se asigure ca raportul privind misiunea respectiva reflecta activitatea desfasurata si scopul avut in vedere si ca acesta este elaborat in scurt timp dupa finalizarea muncii de teren.

5.1 Rolul partenerului sau sefului de misiune

Conducatorul misiunii este responsabil de semnarea raportului misiunii. In calitate de conducator al echipei misiunii, aceasta persoana este responsabila de: Calitatea generala a fiecarei misiuni care i-a fost repartizata; Formularea unei concluzii privind respectarea dispozitiilor legate de independenta solicitata de client si obtinerea in acest scop a informatiilor cerute in vederea identificarii amenintarilor la adresa independendentei, intreprinderea de actiuni pentru eliminarea unor astfel de amenintari sau pentru reducerea lor la un nivel acceptabil prin aplicarea masurilor de protectie adecvate si asigurarea elaborarii documentatiei necesare; Asigurarea faptuui ca procedurile corespunzatoare privind acceptarea si continuarea relatiilor cu clientul au fost urmate si ca toate concluziile la care s-a ajuns in aceasta privinta sunt adecvate si au fost documentate; Comunicarea promta catre cabinetul de contabilitate a oricaror informatii obtinute care ar fi motivat cabinetul sa refuze sarcina daca informatiile respective ar fi fost disponibile mai devreme, astfel incat cabinetul si partenerul misiunii sa poata face demersurile necesare; Asigurarea faptului ca echipa misiunii dispune de capacitatea, competenta si timpul necesar pentru realizarea misiunii in conformitate cu standardele profesionale si cu dispozitiile de reglementare si legale; Monitorizarea si/sau indeplinirea misiunii in conformitate cu standardele profesionale si dispozitiile de reglementare si legale si asigurarea adecvarii raportului misiunii emis la circumstantele respective; Comunicarea catre membrii de baza ai conducerii clientului si catre persoane insarcinate cu conducerea identitatii si rolului de conducator al misiunii; Asigurarea, prin examinarea documentatiei privind misiunea si prin purtarea de discutii cu echipa misiunii, a faptului ca exista dovezi suficiente in vederea justificarii concluziilor la care s-a ajuns si in vederea emiterii raportului misiunii; Asumarea responsabilitatii prin echipa misiunii in baza consultatiilor adecvate (atat la nivel intern, cat si la nivel extern) cu privire la aspectele dificile sau litigioase.

5.2 Consultare

Cabinetul de contabilitate incurajeaza consultatiile in cadrul echipei misiunii si, atunci cand este vorba de aspecte semnificative, cu alti membri ai personalului intern, precum si cu persoane din afara cabinetului, pe baza de autorizatie. Consultatiile interne se bazeaza pe experienta colectiva si pe expertiza tehnica a membrilor personalului cabinetului in vederea reducerii riscurilor de erori si imbunatatirii calitatii modului de indeplinire a misiunii. Un remediu ce stimuleaza consultatiile imbunatateste cunostintele partenerilor si ale membrilor personalului, precum si procesul de dezvoltare si consolideaza baza de cunostinte colective a cabinetului, sistemul de control al calitatii si capacitatea profesionala.Pentru orice problema importanta, dificila sau controversata identificata in timpul planificarii sau desfasurarii misiunilor, se recomanda ca partenerul misiunii sa se consulte cu alti parteneri si angajati din cadrul cabinetului care au experienta, cunostintele, competenta si autoritatea necesara. Oricand este posibil, toti profesionisii din cadrul cabinetului se vor asista reciproc in tratarea si formularea concluziilor asupra unor asemenea chestiuni problematice.Se recomanda de asemenea, ca biroul de contabilitate sa asigure disponibilitatea unui personal indeajuns de competent si a resurselor financiare si informationale pentru a permite efectuarea consultarii interne si externe corespunzatoare.Cand se solicita consultare interna, iar problema este importanta, membrii echipei misiunii trebuie sa documenteze consultarea si rezultatul acesteia. Cand se solicita consultare externa, si aceasta este autorizata, situatia trebuie documentata in mod oficial. Se recomanda ca opiniile sau pozitiile expertilor externi sa fie indeajuns de documentate pentru a permite celor care analizeaza dosarele sa inteleaga proportiile reale ale naturii consultarii, calificarile si competentele relevante ale expertului extern si demersurile recomandate.Expetul extern va primi toate datele relevante pentru a putea furniza consiliere adecvata. Atunci cand este nevoie de consiliere, nu trebuie sa se ascunda date sau sa se directioneze fluxul de informatii in vederea obtinerii unui anumit rezultat. Expertul extern trebuie sa fie independent fata de client, sa nu aiba niciun conflict de interese si sa prezinte un inalt standard de obiectivitate.Pentru toate consultarile externe, trebuie respectate drepturile de confidentialitate si confidentialitatea clientului. Poate fi necesara solicitarea consilierii juridice asupra acestor aspecte sau a altora cu pivire la etica, conduita profesionala sau chestiuni de reglementare sau legale.

5.3 Diferente de opinii

Se recomanda ca biroul de contabilitate, partenerii si personalul acestuia sa urmeze orice pasi necesari, potrivit standardelor profesionale ale cabinetului, pentru a identifica, analiza, documenta si rezolva adecvat diferentele de opinie care pot aparea intr-o paleta larga de circumstante.Toti partenerii si membrii personalului vor depune eforturi pentru a fi obiectivi, constiinciosi, deschisi si rezonabili in vederea sprijinirii, facilitarii sau solutionarii in timp util si in mod amiabil a oricaror dispute sau diferente de opinii.Toate persoanele care sunt implicate intr-o disputa sau diferenta de opinii vor incerca sa rezolve problema in timp util si intr-u mod profesionist, amiabil si bazat pe respect reciproc, prin discutii, cercetare si consultatii cu alte persoane.Daca problema nu poate fi rezolvata sau planeaza o nesiguranta cu privire la actiunea care trebuie urmata, partile trebuie in mod normal sa adreseze problema unui membru senior al echipei sau partenerului misiunii.Daca disputa sau diferenta de opinii persista, sau daca una sau mai multe persoane implicate nu sunt multumite cu decizia partenerului, persoana poate aprecia daca problema este una de control al calitatii indeajuns de grava sau daca este indeajuns de serioasa pentru a motiva deferirea problemei respective catre autoritatea suprema din cadrul cabinetului.Toti partenerii si membrii personalului sunt protejati de orice forma de retributie, limitare a carierei sau actiuni punitive pentru semnalarea unei probleme legitime si semnificative, cu buna-credinta si avand in vedere interesele publicului, clientului, cabinetului sau colegilor.Este important ca partenerii si personalul sa inteleaga ca deferirea unei probleme mai sus de nivelul echipei misiunii sau al partenerului misiunii este serioasa si nu trebuie minimalizata, intrucat este probabil ca va necesita destul timp din partea partenerului pentru a o aborda. Deferirea poate fi verbala, daca este extrem de delicata sau confidentiala (desi practica deferirii verbale este descurajata), sau in scris.In cazul in care persoana este in continuare nesatisfacuta cu decizia adoptata si nu mai poate face apel la nicio alta persoana din cadrul cabinetului, aceasta va trebui sa ia in considerare importanta problemei, precum si responsabilitatile sale profesionale si pozitia in cadrul cabinetului sau continuarea desfasurarii activitatii in cadrul acestuia.Disputele sau diferentele de opinii trebuie documentate in mod corespunzator. In toate cazurile, raportul misiunii nu poate fi datat pana cand problema nu este solutionata.Contractul de parteneriat scris prevede politica adoptata cu privire la solutionarea disputelor si dizolvarea parteneriatului in cazul in care problema nu poate fi solutionata pe cale amiabila.

5.4 Examinarea controlului calitatii misiunii

Toate misiunile trebuie evaluate conform criteriilor stabilite ale cabinetului pentru a decide daca examinarea controlului calitatii trebuie efectuata. Aceasta evaluare trebuie efectuata in cazul unui client nou, inainte de a accepta misiunea, si pentru clientii mai vechi, pe parcursul etapei de planificare a misiunii.Se poate analiza nevoia unei examinari complete a controlului calitatii pentru misiuni inainte de datarea raportului misiunii, atunci cand: Aceasta face parte dintr-un set de masuri de protectie aplicat atunci cand cabinetul se confrunta cu o amenintare importanta si recurenta generate de o stransa relatie personala prelungita sau de o relatie stransa de afaceri cu clientul, care a fost redusa anterior la un nivel acceptabil prin alte masuri de protectie; O amenintare identificata la adresa independentei care implica biroul de contabilitate este recurenta si considerata importanta, insa utilizarea unei examinari poate reduce considerabil aceasta amenintare la un nivel acceptabil; Obiectul unei misiuni are legatura cu organizatii care sunt importante pentru anumite comunitati pentru publicul larg; Un numar mare de actionari pasivi, detinatori de parti sociale echivalente, parteneri, parteneri in asocieri in participatiune, beneficiari sau alte parti similare implicate primesc sau se bazeaza pe raportul misiunii; Un risc important este identificat si asociat cu decizia de a acepta sau continua misiunea; Se pun anumite intrebari referitor la capacitatea entitatii de a continua permanent si la posibilul impact asupra utilizatorilor terti (altii decat conducerea cabinetului); Impacturile si riscurile substantiale pentru utilizatori implica tranzactii spcializate noi si foarte complexe, precum instrumente derivate si acoperiri impotriva riscurilor, compensatii bazate pe actiuni, instrumente financiare neobisnuite, uz extensiv al estimarilor conducerii si judecati care au un impact potential semnificativ asupra utilizatorilor constituiti ca terte parti; Entitatea este o entitate mare (sau un grup aferent aflat sub responsabilitatea aceluiasi partener al misiunii); Comisioanele totale platite de client reprezinta o proportie mare fie pentru un partener individual, fie din venitul brut anual al cabinetului (de ex, mai mare de 10-15%).Suplimentar, pot exista factori care sa declanseze o examinare a controlului calitatii misiunii dupa inceperea unei misiuni. In acest caz se pot regasi situatii in care: Riscul unei misiuni a sporit pe parcursul misiunii, de exemplu atunci cand clientul este preluat; Membrii echipei misiunii sunt ingrijorati cu privire la caracterul corespunzator al raportului pentru toate situatiile intalnite; Au fost identificati utilizatori noi si importanti ai situatiilor financiare; Clientul este implicat intr-un litigiu major care nu a existat pe parcursul procesului de acceptare a misiunii; Importanta si amplasarea prezentarilor eronate identificate pe parcursul misiunii si care au fost sau nu corectate reprezinta o preocupare; Au existat anumite neintelegeri cu conducerea cu privire la aspecte contabile importante sau la limitarile domeniului de aplicare al auditului Exista limitari ale domeniului de aplicare.

6. Monitorizare

Politicile si procedurile de control al calitatii sunt o piesa-cheie a sistemului de control intern al firmei. Monitorizarea consta in principal in intelegerea acestui sistem de control si stabilirea prin interviuri, teste si inspectii ale dosarelor. Ea cuprinde dezvoltarea recomandarilor de imbunatatire a sistemului, in special daca punctele slabe sunt detectate sau daca standardele profesionale s-au modificat.Cabinetul se bazeaza pe fiecare partener si membru al personalului de la toate nivelurile pentru a monitoriza si pentru a aplica in mod informal calitatea, etica si standardele profesionale si cele ale cabinetului de contabilitate. Aceasta monitorizare este inerenta fiecarui aspect al muncii profesionale. Partenerii si personalul care sunt in pozitii cu putere de decizie de monitorizare a muncii celorlalti au un nivel mai mare de responsabilitate.Cabinetul trebuie sa ia in considerare feedbackul primit din partea auditului de calitate efectuat de CECCAR. Totusi, acesta nu este un substitut pentru programul de monitorizare interna a cabinetului.Masurile de protectie care actioneaza ca mecanisme de monitorizare pentru cabinet cuprind: Programe de educatie si instruire interne si externe; Dispozitii ca asociatii si angajatii sa cunoasca, sa inteleaga si sa aplice politicile si procedurile cabinetului pentru examinarile misiunii, examinarile controlului calitatii si aprobarile conducatorului misiunii; O declaratie de politica ce instruieste angajatii sa nu divulge informati cu privire la situatia financiara a oricarei misiuni decat daca toate aprobarile necesare sunt semnate; Sistemul de control standard al finalizarii si emiterii misiunii cabinetului, care schiteaza aprobarile necesare pe tip de misiune, functie si persoana responsabila; Instructiuni catre partenerul misiunii si rsponsabilul cu examinarea controlului calitatii misiunilor pentru monitorizarea permanenta a aprobarilor corespunzatoare; Instructiuni pentru toti partenerii si angajatii incepatori de a solicita consultanta pesonalului cu experienta din cadrul cabinetului atunci cand observa incalcari importante sau incalcari mici, dar repetate ale politicilor sau protocoalelor cabinetului.Cabinetul de contabilitate trebuie sa acorde atentie necesitatii de a inspecta sistemul de control al calitatii pentru a asigura eficienta continua, avand in vedere cele mai recente progrese, si de a examina periodic controalele prin monitorizarea oficiala la nivelul misiunii, pentru a se asigura ca aceste controale sunt eficiente si ca nu sunt subestimate sau aplicate cu mai putina rigoare fata de modalitatea urmarita.In prezent, cabinetul de contabilitate are un sistem intern de monitorizare a sistemului intern de control, bazat in special pe autosupraveghere si autosupervizare.

6.1 Programul de monitorizare

Responsabilitatea pentru monitorizarea aplicarii politicilor si procedurilor de control al calitatii este separata de responsabilitatea globala pentru controlul calitatii. Scopul programului de monitorizare este de a asista cabinetul pentru a obtine asigurarea ca politicile si procedurile sale cu privire la sistemul de control al calitatii sunt relevante si opereaza eficient. De asemenea, programul trebuie sa ajute la asigurarea conformitatii cu practica si dispozitiile de examinare ale reglementarilor.Sistemul este menit sa ofere cabinetului o certificare rezonabila ca sunt posibilitati mici sa apara sau sa nu fie detectate incalcari semnificative si repetate ale politicii si controlului calitatii. Persoanele implicate in echipa misiunii nu trebuie sa fie eligibile pentru rolul de monitorizare in acelasi dosar.Pentru ca monitoizarea sa fie eficienta, toti colaboratorii si personalul trebuie sa coopereze cu responsabilul cu monitorizarea, admitand ca aceasta persoana este o componenta estentiala a sistemului de control al calitatii. Sunt cu precadere importante sustinerea partenerilor si managerilor de proces si faptul de a aplica comentariile si constatarile responsabilului cu monitorizarea. Dezacordul, neconformitatea sau neluarea in seama a constatarilor responsabilului cu monitorizarea vor fi solutionate prin procesul de rezolvare a disputelor cabinetului.Cabinetul de contabiliate va efectua periodic inspectii pe o selectie de misiuni individuale, care pot fi alese fara instiintarea prealabila a echipei misiunii. In general, se vor verifica una sau mai multe misiuni incheiate si receptionate, precum si un numar de cel putin 5 misiuni de contabilitate, avand grija ca dosarele fiecarui partener sa fie selectate in mod ciclic.

6.2 Procedura de inspectie

Monitorizarea sistemului de control al calitatii cabinetului de contabilitate va fi finalizata periodic. Misiunile individuale selectate pentru inspectie vor fi realizate anual, iar fisierele fiecarui partener vor fi inspectate ciclic.Ciclul de inspectie va avea o durata de trei ani.Persoana insarcinata cu monitorizarea va examina atunci cand este efectuata inspectia, rezultatele monitorizarii anterioare, natura si extinderea autoritatii atribuite angajatilor, natura si complexitatea practicii firmei si riscurile specifice asociate cu clientul cabinetului.Cabinetul va instrui o persoana insarcinata cu monitorizarea (in prezent aceasta este expertul contabil Leleu Daniela), sa pregateasca documentatia inspectiilor, care va include: O evaluare a aderarii la standardele profesionale si la dispozitiile legale si de reglementare aplicabile; Rezultatele din evaluarea elementelor sistemului de control al calitatii; O evaluare a faptului daca firma are politici si proceduri de control al calitatii; O evaluare a adeziunii la standardele profesionale si la reglementarile si dispozitiile legale; O evaluare a faptului daca raportul misiunii este adecvat circumstantelor; Identificarea deficientelor, a efectului lor, si o decizie daca o actiune suplimentara este necesara, descriind aceasta actiune in detaliu; Un rezumat al rezultatelor si concluziilor (furnizarea de catre cabinet), cu recomandari pentru actiuni corective sau modificari necesare.Partenerii misiunii se vor intalni cu persoana insarcinata cu monitorizarea pentru a examina raportul (impreuna cu alti angajati) si vor decide actiunea corectiva si/sau modificarile de efectuat la sistem, roluri si responsabilitati, actiunea disciplinara, recunoasterea si alte aspecte.Toti partenerii si colaboratorii vor primi anual informatii cu privire la rezultatele procesului de monitorizare, inclusiv o prezentare detaliata a procesului de monitorizare si a concluziilor pentru conformitatea totala a cabinetului si eficienta sa.

6.3 Raportul privind rezultatele monitorizarii

Dupa finalizarea evaluarii anuale a sistemului de control al calitatii, persoana insarcinata cu monitorizarea trebuie sa raporteze rezultatele conducerii cabinetului de contabilitate, partenerilor misiunii sau angajatilor. Raportul trebuie sa cuprinda o descriere detaliata a procedurilor si concluziilor examinarii. Daca sunt observate deficiente sistemice, repetitive sau semnificative, raportul trebuie sa cuprinda si masurile luate pentru remedierea deficientelor.Cabinetul va instrui o persoana insarcinata cu monitorizarea sa pregateasca un raport care va cuprinde cel putin: O descriere a procedurilor de monitorizare intreprinse; Concluziile trase in urma procedurilor de monitorizare; O descriere a deficientelor sistemice, repetitive sau semnificative, si a actiunilor recomandate pentru remedierea acestor deficiente.

Raport privind rezultatele monitorizarii

Incheiat, astazi, in urma verificarii modului de aplicare a politicilor de control intern aplicate in cadrul Cabinetului de contabilitate.Misiunea analizata din punct de vedere al politicilor controlului intern este.. S-au respectat procedurile de control intern specifice cabinetului; S-au respectat principiile de independenta, integritate, obiectivitate , sinceritate si confidentialitate; In realizarea misiunii, nu au aparut conflicte de interese; S-au utilizat toate resursele umane, tehnice si de specialitate necesare astfel incat misiunea sa fie realizata cu profesionalism; Au existat / nu au existat diferente de opinii intre partenerii misiunii; Documentele utilizate au fost predate administratorului la terminarea misiunii; S-au stabilit urmatoarele deficiente Deficientele stabilite au fost remediate astfel

Data,Persoana responsabila, Expert contabil

6.4 Evaluarea, comunicarea si remedierea deficientelor

Cabinetul trebuie sa trateze toate deficientele detectate si raportate de persoana insarcinata cu monitorizarea. Cabinetul trebuie sa examineze daca aceste deficiente indica defecte structurale in sistemul de control al calitatii sau demonstreaza neconformitatea unui anumit partener sau membru al personalului.Defectele structurale indicate de deficiente pot necesita modificari ale sistemului de documentatie sau de control al calitatii. Persoana insarcinata cu monitorizarea trebuie sa trimita aceste modificari partenerilor si angajatilor rsponsabili cu sistemul de documentatie sau de control al calitatii, pentru efectuarea corectiilor.Cabinetul de contabilitate trebuie sa examineze cu atentie deficientele semnificative si sa respecte standardele profesionale si dispozitiile legale si de reglementare daca a emis un raport de misiune inadecvat sau daca subiectul raportului de misiune contine o prezentare falsa sau inexactitati. In acest caz, cabinetul de contabilitate va trebui sa caute consultanta juridica de specialitate.Daca deficientele sunt sistemice sau repetitive, se vor lua masuri corective imediate. In majoritatea cazurilor, deficientele cu privire la independenta si conflictul de interese vor necesita masuri corective imediate.Compartimentul de resurse umane trebuie sa revizuiasca deficientele detectate pentru a stabili daca educatia suplimentara sau cursurile ar putea solutiona problemele care au generat deficientele.

6.4.1. Neconformitate

Neconformitatea cu sistemul de control al calitatii cabinetului este o problema grava, in special daca un partener sau un membru al personalului a refuzat sa se conformeze politicilor firmei.Deoarece sistemul de control al calitatii protejeaza interesul public, firma va solutiona neconformitatea voita in mod transparent si riguros. Neconformitatea voita va fi solutionata in mai multe moduri, inclusiv prin: instituirea unui plan de imbunatatire a performantei; examinarea performantei si reanalizarea ocaziilor de promovare si compensare crescuta; si, in final, realizarea angajarii.In unele cazuri este necesar sa se impuna un regim de monitorizare temporara pentru personalul si angajatii care intampina dificultati in respectarea sistemului de control al calitatii. Acest lucru poate include examinarea activitatii realizate de un alt partener sau evaluarea de catre persoana insarcinata cu monitorizarea a muncii inainte de emiterea raportului de misiune. Ca alternativa, cabinetul poate restrictiona tipul de activitate desfasurata, de exemplu, prin restrictionarea implicarii in misiunile entitatilor mari, fie temporar, fie permanent.

6.5 Reclamatii si acuzatii

Biroul de contabilitate recunoaste autoritatea conducatorului cabinetului in toate problemele privind reclamatiile si acuzatiile. Reclamatiile si acuzatiile in special cu privire la incapacitatea de a exercita obligatia referitoare la activitatea clientului sau o alta incalcare a datoriilor profesionale sau legale de catre asociati si angajati sunt grave.Orice reclamatie primita de la un client sau de la un tert va primi un raspuns in cel mai scurt timp, cu asigurarea ca problema este analizata si ca se va da un raspuns dupa investigarea atenta a acesteia.Cabinetul pastreaza o politica definita cu proceduri care detaliaza procesul de urmat atunci cand apare o reclamatie sau o acuzatie. Rezultatele acestui proces vor fi documentate impreuna cu raspunsul. Procesul prevede ca toti partenerii si angajatii sunt liberi pentru a ridica probleme fara teama de represalii.

7. Documentatie

7.1 Documentatia privind politicile si procedurile cabinetului

Cabinetul de contabilitate Ionescu Cosmin mentine politici si proceduri care specifica nivelul si extinderea documentatiei solicitate in toate misiunile si pentru uzul general al cabinetului. El mentine, de asemenea, politicile si procedurile care solicita documentatia adevata pentru a furniza dovezi ale operatiei fiecarui element al sistemului sau de control al calitatii.Aceste politici asigura ca documentatia este suficienta si adecvata pentru a furniza dovezi in legatura cu: Aderarea la fiecare element al sistemului de control al calitatii cabinetului; Sprijinul pentru fiecare raport de misiune emis, in conformitate cu standardele cabinetului si cu standardele profesionale si dispozitiile legale si de reglementare, impreuna cu dovezi ca examinarea calitatii misiunii a fost finalizata la data sau inainte de data raportului.

7.2 Documentatia misiunii

Conform politicii cabinetului de contabilitate, documentatia misiunii trebuie sa cuprinda: Tabelul de planificare a misiunii sau acordul; Aspectele identificate cu privire la dispozitiile etice (inclusiv demonstrarea conformitatii); Conformitatea cu dispozitiile de independenta si cu documentatia pentru toate dezbaterile aferente acestor aspecte; Concluziile trase cu privire la acceptarea sau continuarea relatiei cu clientul; Procedurile desfasurate pentru evaluarea riscului implicat de prezentari eronate semnificative generate de frauda sau eroare in situatia financiara si nivelul declaratiei; Natura, perioada de timp aferenta si amploarea procedurilor cu privire la riscul evaluat, inclusiv rezultatele si concluziile; Natura, domeniul de aplicare si concluziile rezultate din consultari; Toate comunicarile emise si primite; Rezultatele examinarilor calitatii care au fost finalizate la data raportului sau anterior acestei date; Confirmarea ca nu sunt aspecte nesolutionate in urma carora supraveghetorul ar ajunge la concluzia ca rationamentele principale facute si deciziile luate nu sunt corespunzatoare; Concluzia ca dovezi suficiente, corespunzatoare de audit au fost adunate si evaluate si ca acestea sustin raportul care va fi emis; Clasarea dosarului, inclusiv semnatura de incheiere corespunzatoare.

Dispozitiile minime ale documentatiei misiunii sunt: fisa de caracterizare a clientului, contractul de prestari servicii, dosarul de contabilitate (pentru misiunea de tinere a contabilitatii), dosarul juridic, dosarul fiscal, dosarul social, dosarul de control anual.

Politica biroului de contabilitate cere ca intocmirea finala a dosarului misiunii sa fie finalizata in termen de 30 de zile. Daca exista doua sau mai multe rapoarte emise pentru aceleasi informatii, politica biroului trebuie sa indice ca limitele de timp pentru intocmirea dosarului misiunii trebuie sa fie in asa fel incat fiecare raport sa fie tratat ca si cum ar fi o misiune separata.Documentatia de orice natura trebuie sa fie retinuta si pastrata o perioada de 6 ani pentru a permite efectuarea procedurilor de monitorizare in vederea evaluarii gradului de conformitate a cabinetului cu sistemul sau intern de control, precum si a nevoilor firmei, conform standardelor profesionale, legii sau reglementarilor.

7.3 Accesul la dosar si pastrarea acestuia

Politica biroului de contabilitate este de a mentine confidentialitatea, pastrarea in conditii de siguranta, integritatea, accesibilitatea si recuperabilitatea documentatiei de misiune.Aceste politici mai include analizarea diferitelor dispozitii privind pastrarea conform statutului si reglementarilor pentru a asigura ca documentatia misiunii este pastrata o perioada destul de lunga pentru a satisface nevoile cabinetului.Toate documentele de lucru, rapoartele si alte documente intocmite de firma, inclusiv foile de pontaj pregatite de client, sunt confidentiale si trebuie protejate de accesul neautorizat.Conducatorul cabinetului de contabilitate trebuie sa aprobe toate cererile externe de examinare a documentelor de lucru si nicio emitere de documente nu va fi finalizata pana cand nu se obtine aprobarea.Documentele de lucru nu vor fi puse la dispozitia tertilor decat in cazul in care: Clientul a autorizat in scris prezentarea de informatii; Exista o datorie profesionala de a prezenta informatiile; Prezentarea este solicitat printr-un proces legal sau juridic; Prezentarea este solicitata prin lege sau reglementare.Cu exceptia cazului in care legea interzice, cabinetul de contabilitate trebuie sa informeze si sa obtina autorizatie scrisa de la client inainte de a prezenta documentele spre examinare. O scrisoare de autorizatie trebuie sa fie obtinuta atunci cand exista o cerere de examinare a dosarelor de la un potential comparator, investitor sau imprumutator. Se va solicita consultanta juridica in cazul in care clientul nu autorizeaza o prezentare necesara de informatii.In cazul unui litigiu sau potential litigiu sau al procedurilor administrative sau de reglementare, documentele de lucru nu trebuie furnizate fara obtinerea aprobarii de la departamentul juridic al firmei.Politica biroului de contabilitate privind pastrarea dosarelor este: Dosare permanente5 ani Dosare fiscale..5 ani Situatii si rapoarte financiare.5 ani Documente de lucru anuale sau periodice..5 ani Corespondenta.3 aniPerioada minima de pastrare a documentelor de lucru si a dosarelor fostului client este de minim 3 ani si maxim 5 ani.Cabinetul de contabilitate va avea un registru permanent cu toate dosarele stocate off-site si fiecare recipient de stocare va fi etichetat corespunzator pentru identificare si recuperare usoare. Partenerul responsabil cu administrarea biroului trebuie sa aprobe distrugerea dosarelor si sa pastreze o arhiva permanenta cu toate materialele distruse.

Intocmit de,

Expert contabil

Manualul politicilor de control intern al calitatii1