sistemul de control intern – managerial, directia xyz

Standardele de control intern – managerial (SCIM) ,

elaborate la nivelul Directiei XYZ :

Pagina

Standardul 1 – ETICA, INTEGRITATEA …………………………………02

Standardul 2 – ATRIBUTII, FUNCTII, SARCINI ………………………..04

Standardul 3 – COMPETENTA, PERFORMANTA …………………….07

Standardul 4 – FUNCTIILE SENSIBILE …………………………………09

Standardul 5 – DELEGAREA ……………………………………………..12

Standardul 6 – STRUCTURA ORGANIZATORICA …………………….13

Standardul 7 – OBIECTIVE ………………………………………………..14

Standardul 8 – PLANIFICAREA …………………………………………..16

Standardul 9 – COORDONAREA ………………………………………...18

Standardul 10 – MONITORIZAREA PERFORMANTELOR ………….….20

Standardul 11 – MANAGEMENTUL RISCULUI …………………………..22

Standardul 12 – INFORMAREA …………………………………………….26

Standardul 13 – COMUNICAREA …………………………………………..28

Standardul 14 – CORESPONDENTA SI ARHIVAREA …………………..29

Standardul 15 – IPOTEZE, REEVALUARI ………………………………...30

Standardul 16 – SEMNALAREA NEREGULARITATILOR …………….…31

Standardul 17 – PROCEDURILE DE ACTIVITATE ………………….……34

Standardul 18 – SEPARAREA ATRIBUTIILOR ……………………….…..36

Standardul 19 – SUPRAVEGHEREA ………………………………………38

Standardul 20 – GESTIONAREA ABATERILOR …………………….……39

Standardul 21 – CONTINUITATEA ACTIVITATII …………………………40

Standardul 22 – STRATEGIILE DE CONTROL …………………………..42

Standardul 23 – ACCESUL LA RESURSE ………………………………..45

Standardul 24 – VERIFICAREA SI EVALUAREA CONTROLULUI …….47

Standardul 25 – AUDITUL INTERN ………………………………………..49

Situatia centralizatoare privind stadiul dezvoltarii SCIM …………………50

Chestionarul de autoevaluare a implementarii SCIM …………………….62

1

STANDARDUL 1 – ETICA, INTEGRITATEA

1.1. Descrierea standardului:

Entitatea publica asigura conditiile necesare cunoasterii de catre angajati a reglementarilor care guverneaza

comportamentul acestora, prevenirea si raportarea fraudelor si a neregulilor.

Frauda inseamna orice actiune sau omisiune intentionata in legatura cu: utilizarea sau prezentarea de

declaratii ori documente false, incorecte sau incomplete, inclusiv faptele penale prevazute in cap. III sectiunea

4^1 din Legea nr. 78 /2000 pentru prevenirea, descoperirea si sanctionarea faptelor de coruptie, bugetele

prevazute la art. 1 alin. (2) lit. a)–f) si l) din Legea nr. 500 /2002 privind finantele publice, si la art. 1 alin. (2) lit.

a)–d) din Legea nr. 273 /2006 privind finantele publice locale, actualizate; necomunicarea unei informatii prin

incalcarea unei obligatii specifice, avand acelasi efect la care s–a facut referire anterior; deturnarea acestor

fonduri de la scopurile pentru care au fost acordate initial.

1.2. Cerinte generale:

– Managerul si salariatii trebuie sa aiba un nivel corespunzator de integritate profesionala si personala si sa

fie constienti de importanta activitatii pe care o desfasoara;

– Managerul, prin deciziile sale si exemplul personal, sprijina si promoveaza valorile etice si integritatea

profesionala si personala a salariatilor. Deciziile si exemplul personal trebuie sa reflecte:

– valorificarea transparentei si probitatii in activitate;

– valorificarea competentei profesionale;

– initiativa prin exemplu;

– conformitatea cu legile, regulamentele, regulile si politicile specifice;

– respectarea confidentialitatii informatiilor;

– tratamentul echitabil si respectarea indivizilor;

– relatiile loiale cu colaboratorii;

– caracterul complet si exact al operatiilor si documentatiilor;

– modul profesional de abordare a informatiilor financiare;

– Salariatii manifesta acel comportament si dezvolta acele actiuni percepute ca etice in institutie;

– Toti salariatii au o abordare pozitiva fata de controlul financiar, a carui functionare o sprijina.

Valorile etice fac parte din cultura entitatii publice si constituie un cod nescris, pe baza caruia sunt evaluate

comportamentele. Separat de acesta, entitatea publica trebuie sa aiba un cod de conduita oficial, scris, care

este un mijloc de comunicare uniforma a valorilor etice a tuturor salariatilor.

Codul etic stabileste care sunt obligatiile rezultate din lege carora trebuie sa Ii se supuna salariatii, in plus

peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de munca: depunerea declaratiei de avere, a declaratiei pentru

prevenirea conflictului de interese. Exista si cazuri in care legea prevede incompatibilitati specifice privind

ocuparea unor functii publice.

2

Codul de conduita a functionarilor publici este aprobat prin lege. La nivelul fiecarei institutii, codul etic se

aproba de catre manager.

Pentru a putea actiona in conformitate cu valorile entitatii publice, salariatii au nevoie de sprijin si de o

comunicare deschisa, in special atunci cand este vorba despre ajutorul acordat pentru rezolvarea dilemelor si

a incertitudinilor in materie de conduita adecvata. Salariatii entitatilor publice sunt liberi sa comunice

preocuparile lor in materie de etica. Managementul entitatii trebuie sa creeze un mediu adecvat dialogului.

Conducerea trebuie sa supravegheze comportamentul efectiv al salariatilor din subordine, referitor la

standardul de etica si integritate si sa trateze in mod adecvat orice abatere de la codul de conduita.

1.3. Referinte normative:

– Legea nr. 188 /1999 privind Statutul functionarilor publici, actualizata;

– Legea nr. 7 /2004 privind Codul de conduita a functionarilor publici, actualizata;

– Legea nr. 477 /2004 privind Codul de conduita a personalului contractual din institutiile publice;

– Legea nr. 251 /2004 privind unele masuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor

actiuni de protocol in exercitarea mandatului sau a functiei;

– Legea nr. 161 /2003 privind asigurarea transparentei in exercitarea demnitatilor publice, a functiilor publice

si in mediul de afaceri, prevenirea si sanctionarea coruptiei, actualizata;

– Legea nr. 115 /1996 pentru declararea si controlul averii demnitarilor, magistratilor, a unor persoane cu

functii de conducere si de control si a functionarilor publici, actualizata;

– Legea nr. 78 /2000 ptr. prevenirea, descoperirea si sanctionarea faptelor de coruptie, actualizata;

– Legea nr. 144 /2007 privind infiintarea, organizarea si functionarea Agentiei Nationale de Integritate;

– Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 56 /2004 privind crearea statutului special al functionarului public

denumit manager public, actualizata;

– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.190 /2004 pentru aprobarea Codului etic al controlorului delegat;

– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 252 /2004 pentru aprobarea Codului etica auditorului intern.

3

STANDARDUL 2 – ATRIBUTII, FUNCTII, SARCINI


Entitatea publica transmite angajatilor si actualizeaza permanent:

– documentul privind misiunea entitatii publice;

– Regulamentele interne;

– Fisele posturilor / functiilor.


– Atributiile entitatii publice pot fi realizate numai daca sunt cunoscute de salariatii ce actioneaza concertat;

– Fiecare salariat are un rol bine definit in entitatea publica, stabilit prin Fisa postului / functiei;

– Sarcinile sunt incredintate si rezultatele sunt comunicate numai in raportul manager – salariat – manager

(sef – subaltern – sef);

– Managerii trebuie sa identifice sarcinile in realizarea carora salariatii pot fi expusi unor situatii dificile si

care influenteaza in mod negativ managementul entitatii;

– Managerul trebuie sa sustina salariatul in indeplinirea sarcinilor sale.

Managementul entitatii publice va comunica tuturor angajatilor care sunt sarcinile entitatii, rezultate din actul

normativ de organizare si functionare. Totodata, se va ingriji ca aceste sarcini sa se regaseasca in

Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice, la care sa aiba acces toti salariatii. Se vor intocmi

si se vor actualiza, ori de cate ori necesitatile o vor cere, Fisele postului pentru toti functionarii publici si

personalul contractual din entitatea publica, care este o obligatie permanenta a fiecarui nivel de management.

Regulamentul de organizare si functionare a entitatii se va publica pe pagina de internet a entitatii.

Realizarea misiunii entitatii publice sau realizarea unei anumite activitati, presupune respectarea tuturor

regulilor si normelor care ii sunt aplicabile.

Regulamentul de organizare si functionare (ROF) este actul cu caracter normativ prin care se

reglementeaza structura organizatorica a entitatii publice si a subdiviziunilor sale, se stabilesc si se

repartizeaza activitatile, atributiile, competentele, nivelurile de autoritate, responsabilitatile, mecanismele de

relatii. Documentul contine o prezentare a atributiilor tuturor compartimentelor din structura organizatorica a

entitatii, iar anexat sunt prezentate: organigrama, statul de functii, etc.

Regulamentul de ordine interioara (ROI) este documentul intocmit de entitate cu consultarea sindicatului

sau reprezentantilor salariatilor, dupa caz, prin care se stabilesc reguli privind protectia, igiena si securitatea in

munca in cadrul entitatii, reguli privind respectarea principiului

nediscriminarii si a inlaturarii oricarei forme de incalcare a demnitatii, drepturile si obligatiile angajatorului si ale

salariatilor, regulile privind disciplina muncii, abaterile si sanctiunile, etc.

4

Fisa postului reprezinta documentatia care defineste locul si contributia postului in atingerea obiectivelor

individuale si organizationale, caracteristic atât individului cât si entitatii si care precizeaza sarcinile si

responsabilitatile care ii revin titularului unui post.

In general fisa postului cuprinde: denumirea postului, obiectivele individuale, sarcinile, competentele,

responsabilitatile, relatiile cu alte posturi, cerintele specifice privind pregatirea, calitatile, aptitudinile si

deprinderile necesare realizarii obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv.

Obiectivele individuale sunt exprimari cantitative sau calitative ale scopului pentru care a fost creat si

functioneaza postul respectiv. Aceste tinte se realizeaza prin intermediul sarcinilor, ca urmare a competentei

profesionale, a autonomiei decizionale si a autoritatii formale de care dispune persoana angajata.

Responsabilitatea asociata unui post reprezinta obligatia morala si legala ce revine angajatului de a–si

indeplini obiectivele, la nivelul cerintelor de calitate si eficienta necesare.

Structura fiselor de post trebuie astfel stabilita incât sa devina unul din principalele suporturi pentru

organizarea si gestionarea intregului personal, precum si un instrument util in evaluarea performantelor si

responsabilizarea angajatului.

Functia reprezinta totalitatea posturilor care au caracteristici asemanatoare din punct de vedere al

sarcinilor, obiectivelor, competentelor, responsabilitatilor si procedurilor. Functiile pot fi:

– de conducere caracterizate printr–o sfera larga de responsabilitati si competente in legatura cu misiunea

ce trebuie indeplinita si implica previziunea, organizarea, antrenarea, stimularea si controlul altor persoane;

– de executie caracterizate prin obiective individuale limitate carora le sunt asociate competente si

responsabilitati mai reduse, iar sarcinile incorporate nu implica luari de decizii asupra activitatii altor persoane.

Sarcina este cel mai mic proces de activitate individuala si reprezinta actiunea sau inactiunea ce trebuie

efectuata pentru realizarea unui obiectiv primar asociat ei; realizarea unei sarcini fara atribuirea de competente

adecvate nu este posibila; de asemenea, atribuirea de sarcini presupune fixarea de responsabilitati.

Competenta este capacitatea de a lua decizii, in limite definite, pentru realizarea sarcinii.

Responsabilitatea este obligatia de a indeplini sarcina atribuita a carei neindeplinire atrage sanctiunea

corespunzatoare tipului de raspundere juridica.

Atributia reprezinta un ansamblu de sarcini de acelasi tip, necesare pentru realizarea unei anumite activitati

sau unei parti a acesteia, care se executa periodic sau continuu si care implica cunostinte specializate pentru

realizarea unui obiectiv specific.

Activitatea consta in totalitatea atributiilor de o anumita natura, care determina procese de munca cu un

grad de omogenitate si similaritate ridicat, cunostintele necesare realizarii activitatii sunt din domenii limitate,

personalul utilizat putând avea astfel o pregatire profesionala sensibil unitara; activitatea cuprinde atributii

omogene ce revin compartimentelor entitatii.

In orice entitate publica pentru realizarea unei structuri organizatorice rationale si eficiente trebuie sa se

respecte urmatoarele cerinte:

− sa acopere intregul spectru de activitati din organizatie;

− evitarea suprapunerilor si a paralelismelor de activitate;

5

− sa asigure continuitate si fluiditate in realizarea activitatilor;

− sa asigure respectarea unitatii de conducere la fiecare nivel;

− sa fie flexibila, in sensul de a se putea adapta usor diferitelor cerinte, cum ar fi: amplificari in cazul

dezvoltarii entitatii, reduceri de posturi in cazul restructurarii ori comasarii unor compartimente.


– Actele normative de organizare si functionare a entitatilor publice, de la nivelul central si local;

– Hotararea Guvernului nr. 611 /2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea si dezvoltarea carierei

functionarilor publici, actualizata;

– Hotararea Guvernului nr. 2.288 /2004 pentru aprobarea repartizarii principalelor functii de sprijin pe care le

asigura ministerele, celelalte organe centrale si organizatiile neguvernamentale privind prevenirea si

gestionarea situatiilor de urgenta.

6

STANDARDUL 3 – COMPETENTA, PERFORMANTA


Salariatii entitatii publice trebuie sa aiba cunostintele profesionale, competentele, atributiile si instrumentele

necesare pentru a contribui la realizarea obiectului de activitate al entitatii publice.

Este stabilit prin lege ca ocuparea posturilor unei entitati publice se face prin concurs. Acest lucru asigura

premisele realizarii sarcinilor entitatii de catre persoane capabile si competente, precum si atingerea

obiectivelor de viitor ale entitatii publice. Managementul entitatii publice evalueaza continuu nevoile si cerintele

acesteia, fapt care permite luarea unor decizii motivate in materie de formare, supraveghere, atribuire a

sarcinilor si de reorganizare. Conducerea poate recurge la servicii externe pentru a raspunde nevoilor care nu

pot fi satisfacute cu resursele entitatii publice.

Formarea profesionala poate fi axata pe acele competente care favorizeaza performantele individuale si pe

abilitatile interpersonale care vizeaza luarea deciziilor si invatarea in grup.

Managerul asigura ocuparea posturilor de catre persoane competente, carora le incredinteaza sarcini

potrivit competentelor si asigura conditii pentru dezvoltarea capacitatii profesionale a salariatilor.


– Managerul si salariatii au acele cunostinte, abilitati si experienta care fac posibila indeplinirea eficienta si

efectiva a sarcinilor;

– Competenta angajatilor si sarcinile incredintate trebuie sa se afle in echilibru permanent, stabil.

Actiuni pentru asigurarea acestuia:

– definirea cunostintelor si deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munca;

– conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit;

– identificarea planului de pregatire de baza a noului angajat, inca din timpul recrutarii;

– revederea necesitatilor de pregatire; evaluarea anuala a angajatilor; urmarirea evolutiei carierei;

– asigurarea faptului ca necesitatile de pregatire identificate sunt satisfacute;

– dezvoltarea capacitatii interne de pregatire complementara formelor de pregatire externe entitatii;

– definirea politicii de pregatire / mobilitate;

– Performantele angajatilor se evalueaza cel putin o data pe an si sunt discutate cu acestia de catre

realizatorul raportului;

– Competenta si performanta trebuie sustinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de calcul,

software–urile, brevetele, metodele de lucru, etc.;

– Nivelul de competenta necesar este cel care constituie premisa performantei.


– Legea nr. 53 /2003 privind Codul muncii, actualizat;

7



– Hotararea Guvernului nr. 432 /2004 privind dosarul profesional al functionarilor publici, actualizata;

– Legea administratiei publice locale nr. 215 /2001, actualizata;

– Hotararea Guvernului nr. 1.021 /2004 privind modelul comun european de curriculum vitae;

– Ordonanta Guvernului nr. 129 /2000 privind formarea profesionala a adultilor, actualizata;

– Hotararea Guvernului nr. 522 /2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor

Ordonantei Guvernului nr. 129 /2000 privind formarea profesionala a adultilor, actualizata.

8

STANDARDUL 4 – FUNCTIILE SENSIBILE


Entitatea publica identifica functiile considerate ca fiind sensibile si stabileste o politica adecvata de rotatie a

salariatilor care ocupa astfel de functii.


– In entitatea publica se intocmesc:

– inventarul functiilor sensibile;

– lista cu salariatii care ocupa functii sensibile;

– planul pentru asigurarea rotatiei salariatilor din functii sensibile, astfel incat un salariat sa nu activeze intr–

o astfel de functie, de regula, mai mult de 5 ani;

– In inventarul functiilor sensibile sunt reflectate, de regula, acele functii care prezinta risc semnificativ in

raport cu obiectivele institutiei;

– Rotatia personalului se face cu efect minim asupra activitatii entitatii publice si a salariatilor.

Etica, integritatea si functiile sensibile sunt subiecte strâns interdependente si asociate.

Legea si reglementarea emisa in aplicarea acesteia stabileste conditiile in care un functionar public

desemnat (consilierul etic al integritatii) poate indeplini sarcinile care i–au fost stabilite. Pe scurt, acest

angajat planifica, coordoneaza si raporteaza cu privire la diferite activitati prevazute in lege. Coordonatorul

integritatii va consilia managementul cu privire la aspectele legate de politica relevanta aplicabila in domeniu.

Legea nr. 7 /2004 privind Codul de conduita a functionarilor publici, republicata, stabileste inclusiv rolul

conducatorilor autoritatilor si institutiilor publice si al consilierilor etici in coordonarea, monitorizarea si controlul

aplicarii normelor de conduita profesionala. Prezentam, in acest sens, in rezumat, continutul principalelor

prevederi ale art. 21 din aceasta lege:

– alin. (1) stabileste ca, pentru aplicarea codului de conduita, conducatorii de autoritati si institutii publice

desemneaza, ca persoana responsabila, un functionar public, de obicei din departamentul de resurse umane,

cu atributii de consiliere etica si monitorizare a respectarii normelor de conduita;

– alin. (2) prevede ca functionarul public, desemnat conform alin. (1) sa aiba, ca atributie, acordarea de

consultanta si asistenta functionarilor publici, in scopul unei cât mai depline conformari la codul de conduita si

sa raporteze, trimestrial, cu privire la respectarea regulilor de conduita de catre functionarii publici din institutie;

– alin. (3) dispune ca atributiile acestui functionar public sa fie stabilite printr–un act administrativ al sefului

entitatii publice sau prin extinderea fisei postului cu atributiile specifice de consiliere si monitorizare a

respectarii regulilor codului de conduita.

In Legea nr. 182 /2002 sunt stabilite obligatii, raspunderi si sanctiuni privind protectia informatiilor clasificate.

Aceasta lege contine multe prevederi legate de „functiile sensibile”; prin aceasta lege sunt atribuite

responsabilitati si sarcini entitatii publice, care vor fi executate si coordonate de catre consilierul etic.

9

Atunci când ne referim la functiile sensibile, avem in vedere articolul 10 din aceasta lege, care prevede:

– Institutiile care detin sau utilizeaza informatii clasificate vor tine un registru de evidenta a autorizatiilor

acordate personalului, sub semnatura de primire a acestora;

– Fiecare autorizatie se reverifica ori de câte ori este necesar sa se garanteze ca este conforma

standardelor aplicabile functiei pe care respectiva persoana o ocupa.

De asemenea, articolul 7 al aceleiasi legi prevede ca persoanele care vor avea acces la informatiile

clasificate sa fie verificate, in prealabil, cu privire la onestitatea si profesionalismul lor, referitoare la utilizarea

acestor informatii.

In general, factorii de risc care necesita atentie sunt:

a) accesul la resursele materiale, financiare si informationale, fara detinerea unui document de autorizare;

b) activitatile ce se exercita in conditii de monopol, drepturi exclusive sau speciale;

c) modul de delegare a competentelor;

d) evaluare si consiliere, care pot implica grave consecinte;

e) achizitia publica de bunuri /servicii /lucrari, prin eludarea reglementarilor legale in materie;

f) neexecutarea sau executarea necorespunzatoare a sarcinii de munca atribuite;

g) lucrul in relatie directa cu cetatenii, politicienii sau terte persoane juridice;

h) functiile cu competenta decizionala exclusiva.

Dupa identificarea functiilor vulnerabile din entitate, aceasta are la dispozitie trei optiuni pentru a gestiona

riscurile identificate, respectiv:

1) Rotatia cadrelor

Rotatia cadrelor este politica organizatiei potrivit careia angajatii cu functii sensibile, dupa o perioada

prestabilita (de regula, 5 ani) schimba functiile.

2) Separarea sarcinilor (standardul 18)

Aceasta masura consta in separarea mandatelor si a sarcinilor, pentru a preveni ca un angajat sa fie supus

unor riscuri semnificative de integritate. Trebuie evitata executarea, in mod exclusiv individual, a unor

operatiuni care determina riscuri semnificative de integritate. Actionând in echipa, este evitat riscul de

integritate, prin eroare, frauda, incalcare a legislatiei, precum si riscul de a nu putea detecta aceste probleme.

3) Verificarea candidatilor

Functiile sensibile impun verificarea antecedentelor. Verificarea candidatilor in timpul procesului de recrutare

si selectie diminueaza posibilitatea de a angaja sau reloca, redirectiona persoane care, intr–o functie

anterioara, nu au demonstrat un comportament integru.

In concret, functiile sensibile din institutie sunt cele specifice conducatorilor de structuri, casierilor,

gestionarilor / magazionerilor.


– Legea nr. 53 /2003 privind Codul muncii, actualizat;

10

– Legea nr. 188 /1999 privind Statutul functionarilor publici, actualizat;

– Ordinul Presedintelui Agentiei Nationale a Functionarilor Publici privind monitorizarea respectarii normelor

de conduita de catre functionarii publici si a implementarii procedurilor disciplinare;

– Ordonanta Guvernului nr. 119 /1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, actualizata;

– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 522 /2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale

referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, actualizat;

– Legea contabilitatii nr. 82 /1991, actualizata;

– Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 1.917 /2005, actualizat, pentru aprobarea Normelor metodologice

privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice, Planul de conturi pentru institutiile

publice si instructiunile de aplicare ale acestuia;

– Legea nr. 319 /2006 a securitatii si sanatatii in munca, actualizata;

– Hotararea Guvernului 1.425 /2006 pentru aplicarea prevederilor Legii securitatii si sanatatii in munca nr.

319 /2006, actualizata;

– Hotararea Guvernului 1.091 /2006 privind cerintele minime de securitate si sanatate in munca, actualizata.

11

STANDARDUL 5 – DELEGAREA


Managerul stabileste, in scris, limitele competentelor si responsabilitatilor pe care le deleaga.


– Delegarea de competenta se face tinand cont de impartialitatea deciziilor ce urmeaza a fi luate de catre

persoanele delegate si de riscurile asociate acestor decizii;

– Salariatul delegat trebuie sa aiba cunostintele, experienta si capacitatea necesara efectuarii atributiei;

– Asumarea responsabilitatii de catre salariatul delegat se confirma prin semnatura;

– Subdelegarea este posibila cu acordul managerului;

– Delegarea de competenta nu il exonereaza pe manager de responsabilitate;

– Delegarea reprezinta transferul temporar de sarcini, competente si responsabilitati, dinspre manager spre

un subordonat nemijlocit. Regulile delegarii se refera la:

– nu se vor delega sarcinile de importanta strategica, deosebita, cu impact uman deosebit ori sarcini ce

definesc postul de management;

– transmiterea sarcinilor, competantelor si responsabilitatilor delegate trebuie realizata in scris;

– managerul este obligat sa creeze si sa intretine un climat propice manifestarii persoanei delegate pe tot

parcursul delegarii;

– controlul trebuie axat cu prioritate pe rezultate, si nu pe maniera de obtinere a acestora.


– Legea nr. 500 /2002 privind finantele publice, cu modificarile si completarile ulterioare, art. 20 alin.

(2): ,,Ordonatorii principali de credite pot delega aceasta calitate inlocuitorilor de drept, secretarilor

generali sau altor persoane imputernicite in acest scop. Prin actul de delegare ordonatorii principali de

credite vor preciza limitele si conditiile delegarii.";

– Legea nr. 273 /2006 privind finantele publice locale, cu modificarile si completarile ulterioare;

– Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice;

– Fisele posturilor;

– Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finantelor Publice, , publicat pe adresa de

internet a ministerului (pag. 14, pct. 2.1.2 ,,Delegarea de competenta");

– Hotararea Guvernului 1860 /2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor

publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul

localitatii, in interesul serviciului, actualizata.

12

STANDARDUL 6 – STRUCTURA ORGANIZATORICA


Entitatea publica are definite prin actul de organizare si functionare: propria configurare organizatorica,

competentele, responsabilitatile, sarcinile, obligatiile de raportare, pentru fiecare componenta structurala.


– Competentele, responsabilitatile, sarcinile si obligatiile de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea

trebuie sa fie clare, coerente si sa reflecte elementele avute in vedere pentru realizarea obiectivelor institutiei;

– Competenta constituie capacitatea de a lua decizii, in limite definite, pentru realizarea activitatilor postului;

– Responsabilitatea reprezinta obligatia de a indeplini sarcinile si se inscrie in limitele ariei de competenta;

– Raportarea reprezinta obligatia de a informa asupra indeplinirii sarcinilor.

In temeiul actului normativ privind organizarea si functionarea entitatii publice, managerul aproba structura

organizatorica: servicii, birouri, compartimente (posturi de lucru).

Incadrarea cu personalul de conducere si personalul de executie al acestor structuri se regaseste in Statul

de functii al institutiei.

Scopul acestei actiuni este realizarea in bune conditii de eficienta si eficacitate a obiectivelor entitatii publice.

Guvernanta corporativa trebuie privita ca un corp comun si interdependent organizational, sub aspectul

conducerii, executiei si al controlului, iar in acest sens vedeti si prevederile Ordonantei de Urgenta a

Guvernului nr. 109 /2011, privind guvernanta corporativa a intreprinderilor publice, publicata in Monitorul Oficial

al Romaniei, partea I, nr. 883 din 14 decembrie 2011.




– Actele normative de organizare si functionare a entitatilor publice, de la nivelul central si local.

13

STANDARDUL 7 – OBIECTIVELE


Entitatea publica trebuie sa defineasca obiectivele determinante, legate de scopurile entitatii, precum si cele

complementare, legate de fiabilitatea informatiilor, conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne si

sa comunice obiectivele definite tuturor salariatilor si tertilor interesati.


– Obiectivele generale sunt in concordanta cu misiunea entitatii publice;

– Entitatea publica transpune obiectivele generale in obiective specifice si in rezultate asteptate pentru

fiecare activitate si le comunica personalului;

– Obiectivele trebuie astfel definite incat sa raspunda pachetului de cerinte ,,S.M.A.R.T." , adica ele trebuie

sa fie: Specifice, Masurabile, Adecvate, Realiste, cu Termen de realizare;

– Fixarea obiectivelor reprezinta atributul managementului, iar responsabilitatea realizarii acestora revine

atat managementului, cat si salariatilor;

– Multitudinea si complexitatea obiectivelor impun utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a

facilita concretizarea responsabilitatilor, raspunderilor si de a asigura operativitate in cunoasterea rezultatelor;

Obiectivele generale ale entitatii publice se refera la realizarea unor servicii publice de buna calitate, in

conditii de eficienta si eficacitate maxima, astfel cum sunt prezentate aceste obiective in actul normativ care

reglementeaza organizarea si functionarea entitatii publice la nivel local.

Obiectivele generale legate de scopurile entitatii publice, precum si cele specifice legate de fiabilitatea

informatiilor, conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne sunt grupate in trei categorii:

1) Eficacitatea si eficienta functionarii = cuprind obiectivele legate de scopurile entitatii publice si de

utilizarea eficienta a resurselor; obiectivele privind protejarea resurselor entitatii publice de utilizare inadecvata

sau de pierderi, ca si identificarea si gestionarea pasivelor;

2) Fiabilitatea informatiilor interne si externe = includ obiectivele legate de tinerea unei contabilitati adecvate

si de fiabilitatea informatiilor utilizate in entitatea publica sau difuzate catre terti, precum si obiectivele privind

protejarea documentelor impotriva disimularii fraudei si distorsionarii rezultatelor;

3) Conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne = cuprind obiective legate de asigurarea ca

activitatile entitatii publice sa se desfasoare in conformitate cu obligatiile impuse de lege si de regulamente,

precum si cu respectarea politicilor interne.

La stabilirea obiectivelor generale se au in vedere, in principal, obiectivele determinante legate de scopul

entitatii publice, dar si cele complementare, astfel incât acestea sa prezinte tinte exprimate descriptiv sub

forma de efect, fixate pe termen mediu sau lung, la nivelul global al entitatii publice si /sau al functiunilor

acesteia. Obiectivele generale sunt cele explicit enuntate in actul normativ de organizare si functionare al

entitatii sau care rezulta din prevederile acestuia.

14

Obiectivele specifice sunt obiectivele rezultate prin derivare din obiectivele generale si constituie, de

regula, tinte anuale intermediare ale unor activitati care trebuie atinse pentru ca obiectivul general

corespunzator sa fie indeplinit.


– Standardul presupune ca, pentru toate obiectivele, sa fie alocate resursele financiare, materiale si umane

necesare. In acest sens, Legea nr. 500 /2002 privind finantele publice, actualizata, prevede:

– art. 3 alin. (2): ,,Creditele bugetare aprobate se utilizeaza pentru finantarea functiilor administratiei publice,

programelor, actiunilor, obiectivelor si sarcinilor prioritare, potrivit scopurilor prevazute de reglementari";

– art. 4 alin. (5): ,,Pentru actiunile multianuale se inscriu in buget, distinct, creditele de angajament si

creditele bugetare";

– art. 14 alin. (1): ,,Cheltuielile bugetare au destinatie precisa si limitata si sunt determinate de autorizarile

continute in legi specifice si in legile bugetare anuale";

– art. 15 alin. (1): ,,In cazurile in care se fac propuneri de elaborare a unor proiecte de acte normative a

caror aplicare atrage micsorarea veniturilor sau majorarea cheltuielilor aprobate prin buget, trebuie sa se

prevada si mijloacele necesare pentru acoperirea minusului de venituri sau cresterea cheltuielilor [...]";

– art. 22 alin. (1): ,,Ordonatorii de credite au obligatia de a angaja si a utiliza creditele bugetare numai in

limita prevederilor si destinatiilor aprobate, pentru cheltuieli strict legate de activitatea institutiilor publice

respective si cu respectarea dispozitiilor legale";

– art. 28 lit. f): referitor la estimarea anuala a performantelor fiecarui program care trebuie sa

precizeze: ,,actiunile, costurile asociate, obiectivele urmarite, rezultatele obtinute si estimate pentru anii

urmatori, masurate prin indicatori precisi, a caror alegere este justificata";

– art. 56 alin. (2): ,,Ordonatorii principali de credite au obligatia sa intocmeasca si sa anexeze la situatiile

financiare anuale [...] obiectivele [...]";

– Legea nr. 273 /2006 privind finantele publice locale, actualizata;

– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.159 /2004 pentru aprobarea Instructiunilor privind continutul,

forma de prezentare si structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite in scopul

finantarii unor actiuni sau ansamblu de actiuni;

– Legile bugetare anuale.

15

STANDARDUL 8 – PLANIFICAREA


Institutia intocmeste planuri care pun in concordanta activitatile necesare pentru atingerea obiectivelor, cu

resursele maxim posibile de alocat, astfel incat riscurile de a nu realiza aceste tinte sa fie minime.


– Planificarea este una din functiile esentiale ale managementului;

– Planificarea se refera la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea

obiectivelor. Avand in vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesita decizii cu privire la

cel mai bun mod de alocare;

– Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprima planului un caracter dinamic. Schimbarea tintelor,

resurselor sau a altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului;

– Nivelurile de structurare a proceselor de planificare, precum si detalierea planurilor variaza in functie de

diversi factori, precum: marimea entitatii publice, structura decizionala a acesteia, necesitatea avizarii sau

aprobarea formala a unor activitati, etc.

– Dupa orizontul de timp la care se refera, in general, se elaboreaza:

– planuri anuale;

– planuri multianuale.

– Specific planificarii multianuale este stabilirea unei succesiuni de masuri luate pentru atingerea tintelor.

Controlul intern – institutional este un mecanism necesar in raport cu planificarea, in sensul existentei unui

set clar de instrumente de masurare care sa poata indica, pe de o parte care este progresul in realizarea

obiectivelor si pe de alta parte actiunile corective, atunci cand este necesar.


– Legile bugetare anuale;

– Legea nr. 500 /2002 privind finantele publice, actualizata;

– art. 4 alin. (1): ,,Legea bugetara anuala prevede si autorizeaza, pentru anul bugetar, veniturile si

cheltuielile bugetare, precum si reglementari specifice exercitiului bugetar";

– art. 4 alin. (5): ,,Pentru actiunile multianuale se inscriu in buget, distinct, creditele de angajament si

creditele bugetare";

– art. 4 alin. (6): ,,In vederea realizarii actiunilor multianuale ordonatorii de credite incheie angajamente

legale, in limita creditelor de angajament aprobate prin buget pentru anul bugetar respectiv";

– art. 22 alin. (2) lit. g): ,,Organizarea evidentei programelor, inclusiv a indicatorilor aferenti acestora.";

16

– art. 32: ,,Ministerul Finantelor Publice va inainta Guvernului, pana la data de 1 mai, obiectivele politicii

fiscale si bugetare pentru anul bugetar pentru care se elaboreaza proiectul de buget si urmatorii 3 ani,

impreuna cu limitele de cheltuieli stabilite pe ordonatorii principali de credite [...]";

– art. 34 alin. (1): ,,Ordonatorii principali de credite au obligatia ca pana la data de 15 iulie a fiecarui an sa

depuna la Ministerul Finantelor Publice propunerile pentru proiectul de buget si anexele la acesta, pentru

anul bugetar urmator, cu incadrarea in limitele de cheltuieli si estimarile pentru urmatorii 3 ani [...];

– art. 39 alin. (1): ,,Ordonatorii principali de credite vor prezenta anual programul de investitii publice, pe

clasificatia functionala";

– art. 39 alin. (2): ,,Ordonatorii principali de credite vor transmite pentru fiecare obiectiv de investitii inclus in

programul de investitii informatii financiare si nefinanciare";

– art. 43 referitor la cuprinderea in buget a obiectivelor de investitii;

– art. 53 alin. (1)–(3) referitor la planificarea platii salariilor;

– Hotararea Guvernului nr. 925 /2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la

atribuirea contractelor de achizitie publica din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34 /2006 privind

atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a

contractelor de concesiune de servicii, actualizata;



finantarii unor actiuni sau ansamblu de actiuni;


– Ordonanta Guvernului nr. 80 /2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritatile

administratiei publice si institutiile publice, actualizata.

17

STANDARDUL 9 – COORDONAREA


Pentru atingerea obiectivelor, deciziile si actiunile componentelor structurale ale entitatii publice trebuie

coordonate, in scopul asigurarii convergentei si coerentei acestora.


– Managementul asigura coordonarea deciziilor si actiunilor structurilor entitatii publice;

– Atunci cand necesitatile o impun, se pot delega atributii si organiza structuri specializate, care sa sprijine

managementul in activitatea de coordonare;

– Coordonarea influenteaza decisiv interactiunea dintre salariati in cadrul raporturilor profesionale;

– Salariatii trebuie sa tina cont de consecintele deciziilor si ale actiunilor lor asupra intregii institutii;

– Coordonarea eficienta presupune consultari prealabile, atat in cadrul structurilor unei entitati publice, cat si

intre structurile respective.





publice si instructiunile de aplicare a acestuia;

– Legea nr. 500 /2002 privind finantele publice, actualizata:

,,Art. 22. – (1) Ordonatorii de credite au obligatia de a angaja si de a utiliza creditele bugetare numai in limita

prevederilor si destinatiilor aprobate, pentru cheltuieli strict legate de activitatea institutiilor publice

respective si cu respectarea dispozitiilor legale.

(2) Ordonatorii de credite raspund, potrivit legii, de:

a) angajarea, lichidarea si ordonantarea cheltuielilor in limita creditelor bugetare repartizate si aprobate

potrivit prevederilor art. 21;

b) realizarea veniturilor;

c) angajarea si utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare;

d) integritatea bunurilor incredintate institutiei pe care o conduc;

e) organizarea si tinerea la zi a contabilitatii si prezentarea la termen a situatiilor financiare asupra situatiei

patrimoniului aflat in administrare si executiei bugetare;

f) organizarea sistemului de monitorizare a programului de achizitii publice si a investitiilor publice;

g) organizarea evidentei programelor, inclusiv a indicatorilor aferenti acestora;

h) organizarea si tinerea la zi a evidentei patrimoniului, conform prevederilor legale."

18

– Ordonanta Guvernului nr. 119 /1999 privind controlul intern / managerial si controlul financiar preventiv,

actualizata, art. 4 alin. (1): ,,Conducatorii entitatii publice trebuie sa asigure elaborarea, aprobarea,

aplicarea si perfectionarea structurilor organizatorice, reglementarilor metodologice, procedurilor si

criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerintele generale si specifice de control intern / managerial";




– Hotararea Guvernului nr. 925 /2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la

atribuirea contractelor de achizitie publica din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34 /2006 privind

atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a

contractelor de concesiune de servicii, actualizata.

19

STANDARDUL 10 – MONITORIZAREA PERFORMANTELOR


Monitorizarea reprezinta totalitatea operatiilor privind supravegherea, urmarirea, controlul, realizate de catre

conducerea institutiei cu ajutorul unor indicatori relevanti, asupra performantelor activitatilor desfasurate.

Entitatea publica asigura, pentru fiecare politica si activitate, monitorizarea performantelor, utilizand

indicatori cantitativi si calitativi relevanti, inclusiv cu privire la economicitate, eficienta si eficacitate.

Indicatorii de performanta a proceselor de activitate privesc realizarea obiectivelor si obtinerea rezultatelor

de catre entitate cu economicitate, eficacitate, eficienta, celeritate, randament, calitate si competitivitate, alaturi

de modul de alocare a resurselor (umane, financiare, materiale, tehnologice, energetice, temporale,

informationale, de utilitati).


– Managementul trebuie sa primeasca sistematic raportari asupra desfasurarii activitatii entitatii;

– Managementul evalueaza performantele, constatand eventualele abateri de la obiective, in scopul luarii

masurilor corective care se impun;

– Sistemul de monitorizare a performantei este influentat de marimea si natura entitatii publice, de

modificarea / schimbarea obiectivelor sau / si a indicatorilor, de modul de acces al salariatilor la date;

– Pentru evaluarea performantelor se aplica metode specifice de masurare si monitorizare a fiecarui proces;

– Cu ajutorul acestor metode se demonstreaza ca activitatile institutionale realizeaza rezultatele planificate

si se pot propune actiuni de imbunatatire a acestora;

– In cadrul operatiilor de masurare se au in vedere: rezultatele planificate; eficienta personalului; reducerea

pierderilor; repartizarea si reducerea costurilor;

– Atunci cand nu se obtin rezultatele planificate, conducerea executiva din analiza datelor ia decizii privind

aplicarea de corectii si actiuni corective, dupa cum este cazul, pentru a se asigura conformitatea procesului;

– Identificarea proceselor se face de catre conducatorii structurilor institutionale, care va identifica resursele

necesare fiecarui proces (materiale, umane, informationale, financiare si de timp );

– Monitorizarea si masurarea se fac prin culegerea datelor la intervalele stabilite, ciclice, iar in baza acestor

operatii sunt stabilite atunci cand este cazul actiuni corective, preventive, de imbunatatire a proceselor entitatii.



– art. 22 alin. (2) lit. c): ,,angajarea si utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare.";

– art. 22 alin. (2) lit. f): ,,organizarea sistemului de monitorizare a programului de achizitii publice si a

programului de lucrari si investitii publice.";

20

– art. 56 alin. (2): ,,Ordonatorii principali de credite au obligatia sa intocmeasca si sa anexeze la situatiile

financiare anuale rapoarte anuale de performanta, in care sa prezinte, pe fiecare program, obiectivele,

rezultatele preconizate si cele obtinute, indicatorii si costurile asociate, precum si situatii privind

angajamentele legale.";




finantarii unor actiuni sau ansamblu de actiuni.

21

STANDARDUL 11 – MANAGEMENTUL RISCULUI


Managementul riscului este reprezentat de catre metodologia care vizeaza asigurarea unui control global al

riscului, care permite mentinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea publica, (cu

economicitatea), cheltuindu–se resurse minime.

EXHAUSTIV, RISCURILE SI CONSECINTELE LOR REPREZINTA NERESPECTAREA LEGISLATIEI.

Definitii:

– Risc – O problema (situatie, eveniment, etc.) care nu a aparut inca, dar care poate apare in viitor, caz in

care obtinerea rezultatelor prealabil fixate este amenintata sau potentata. In prima situatie, riscul reprezinta o

amenintare, iar in cea de–a doua, riscul reprezinta o oportunitate. Riscul reprezinta incertitudinea in obtinerea

rezultatelor dorite si trebuie privit ca o combinatie intre probabilitate si impact;

– Impact – Reprezinta consecinta (efectul) asupra rezultatelor (obiectivelor), daca riscul s–ar materializa;

– Expunerea la risc – Reprezinta consecintele pe care le poate resimti o organizatie in raport cu obiectivele

prestabilite, in cazul in care riscul se materializeaza si se defineste ca produsul dintre probabilitate si impact;

– Materializarea riscului – Translatarea riscului din domeniul incertitudinii (posibilului) in cel al certitudinii (al

faptului implinit). Riscul materializat se transforma dintr–o problema posibila intr–o problema dificila, daca riscul

reprezinta o amenintare, sau intr–o situatie favorabila, daca riscul reprezinta o oportunitate;

– Atenuarea riscului – Masurile intreprinse pentru diminuarea probabilitatii de aparitie a riscului sau / si de

diminuare a consecintelor asupra rezultatelor si obiectivelor, daca pericolul s–ar materializa;

– Evaluarea riscului – Evaluarea consecintelor materializarii riscului, in combinatie cu evaluarea probabilitatii

de materializare a riscului. Mai concis, evaluarea riscului reprezinta evaluarea expunerii la risc;

– Strategia de risc – Abordarea generala pe care o are organizatia in privinta riscurilor. Ea trebuie sa fie

documentata si usor accesibila in organizatie. In cadrul strategiei de risc se defineste toleranta la risc;

– Toleranta la risc – ,,Cantitatea” de risc pe care o organizatie este pregatita sa o accepte sau la care este

dispusa sa se expuna la un anumit moment dat;

– Risc inerent – Expunerea la un anumit risc, inainte sa fie luata vreo masura de atenuare a lui;

– Risc rezidual – Expunerea cauzata de un anumit risc dupa ce au fost luate masuri de atenuare a lui.

Masurile de atenuare a riscurilor apartin controlului intern. Din aceasta cauza riscul rezidual este o masura a

eficacitatii controlului intern, fapt pentru care s–a inlocuit termenul de risc rezidual cu cel de risc de control;

– Gestionarea riscurilor sau managementul riscurilor – Toate procesele privind identificarea, evaluarea si

aprecierea riscurilor, stabilirea responsabilitatilor, luarea de masuri de atenuare sau anticipare a acestora,

revizuirea periodica si monitorizarea progresului;

– Managementul riscului – metodologie care vizeaza asigurarea unui control global al riscului, ce permite

mentinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitate, cu costuri minime.

Vulnerabilitatile conexe (asociate) pot consta in cauzele, conditiile, circumstantele ce privesc

nerespectarea si neindeplinirea planurilor strategice, schimbarile statutelor existente de drept, activitatile

22

organizationale (depasirea fondurilor alocate, a termenelor planificate, nerespectarea legislatiei sau a

contractelor incheiate), desuetudinea proceselor tehnologice sau a tehnologiile utilizate, neasigurarea ori

nerespectarea politicilor de securitate, nedisponibilitatea sau nevalidarea datelor obtinute, neprotejarea

informatiilor publice si private, lipsa alocarii ori a disponibilitatii resurselor, decredibilizarea imaginii

institutionale, (ne)asigurarea si (ne)respectarea securitatii fizice si electronice a patrimoniului; accesarea sau

dezvaluirea ilegala ori nevalidarea, pierderea, instrainarea, distrugerea, neactualizarea datelor si a informatiilor

organizationale existente in format fizic ori electronic.

Etapele managementului riscurilor, realizate de catre structurile de control intern, constau in: identificarea

slabiciunilor si a vulnerabilitatilor interne asociate, precum si a pericolelor externe care planeaza asupra

misiunii, functiilor, imaginii, reputatiei organizatiilor publice si statale; examinarea, evaluarea, clasificarea si

cuantificarea financiar – contabila a semnificatiei primejdiilor si a consecintelor posibile; luarea masurilor de

oprire, reprimare ori micsorare a survenirii riscurilor ori aparitiei efectelor nedorite; (re–)actualizarile Planurilor

referitoare la managementul riscurilor si a Planurilor de recuperare a datelor si de continuitate a activitatii in

caz de dezastru, alaturi de raportarea tuturor acestor operatii (incluzand rezultatele, consumul resurselor

alocate si esecurile intampinate).

Identificarea riscurilor se va face la orice nivel unde se sesizeaza ca exista consecinte asupra atingerii

obiectivelor si pot fi luate masuri specifice de solutionare a problemelor, ridicate de respectivele riscuri.

Riscurile nu pot fi identificate si definite decat in raport cu obiectivele a caror realizare este afectata de

materializarea lor. Din aceasta cauza existenta unui sistem de obiective clar definite in organizatie constituie

premisa esentiala pentru identificarea si definirea riscurilor.

Riscul este o incertitudine, si nu ceva sigur. Prin urmare, atunci cand se identifica un pericol trebuie analizat

daca nu este vorba despre o situatie existenta, care are un impact asupra obiectivului.

De cele mai multe ori, situatia existenta reprezinta un risc materializat, adica unul care s–a produs. In

niciunul din cazurile de mai sus nu mai este vorba despre un risc, ci despre o problema dificila, care trebuie

gestionata sau despre o oportunitate care trebuie exploatata.

Nu constituie riscuri probleme (situatii, evenimente) care nu pot apare. Riscurile sunt probleme care pot

apare si nu probleme (situatii, evenimente) a caror aparitie este imposibila.

Nu constituie risc o probleme care va aparea cu siguranta. Acestea nu sunt riscuri, ci certitudini.

Riscurile nu trebuie definite prin impactul lor asupra obiectivelor. Impactul nu este risc, ci consecinta

materializarii riscurilor asupra realizarii obiectivelor.

Riscurile sunt situatii, evenimente probabile, care daca s–ar materializa ar avea consecinte asupra

obiectivelor. Nu se vor identifica pericole care nu afecteaza tintele organizatiei publice.

Nu exista riscuri in mod absolut, ci numai riscuri corelate cu obiectivele institutionale, generale, asociate,

particulare si specifice.

Identificarea riscurilor nu este un scop in sine. Scopul identificarii riscurilor este tocmai inventarierea acelor

probleme care ar putea conduce la nerealizarea obiectivelor, daca acestea s–ar materializa (adica ar deveni

situatii materializate in fapt).

23

Evaluarea riscurilor

Evaluarea riscurilor presupune evaluarea probabilitatii de materializare si a impactului (consecintelor)

asupra obiectivelor in cazul in care acestea se materializeaza. Combinatia dintre nivelul estimat al probabilitatii

si nivelul estimat al impactului constituie expunerea la risc, in baza careia se realizeaza profilul riscurilor.

Evaluarea probabilitatii de materializare a riscului identificat presupune determinarea sanselor de aparitie a

unui rezultat specific. In cazul riscurilor care nu s–au materializat in trecut, dar care se pot materializa in viitor

se va aplica metoda analizei circumstantelor. Riscurile au o cauza si un efect, iar cauza reprezinta o situatie

care exista (conditie) si care favorizeaza aparitia riscului.

Dupa ce riscurile au fost identificate si evaluate, este necesara stabilirea tipului de raspuns pentru fiecare

risc in parte, care poate consta in: monitorizarea permanenta; evitarea prin eliminarea activitatilor

(circumstantelor) care genereaza riscurile; tratarea (atenuarea), constand in faptul ca in timp ce organizatia va

continua sa desfasoare activitatile care genereaza riscuri, aceasta ia masuri (implementeaza instrumente,

mijloace, dispozitive de control intern) pentru a mentine riscurile in limite acceptabile (tolerabile).

Revizuirea si raportarea riscurilor

Procesele de revizuire trebuie puse in aplicare pentru a analiza daca: riscurile persista; au aparut riscuri noi;

impactul si probabilitatea acestora au suferit modificari; mijloacele de control intern puse in opera sunt eficace.

Rezultatele revizuirilor trebuie raportate pentru a se asigura monitorizarea continua a situatiei riscurilor si

pentru a se sesiza schimbarile majore care impun modificarea prioritatilor.

Responsabilii de risc au obligatia de a evalua, cel putin o data pe an, riscurile din sfera lor de activitate,

precum stadiul de implementare a instrumentelor de control intern preconizate si eficacitatea lor.


– Orice actiune sau inactiune prezinta un risc de nerealizare a obiectivelor;

– Riscurile sunt acceptabile daca masurile ce vizeaza evitarea lor sunt infime in plan financiar;

– Riscurile semnificative apar si se dezvolta in special ca urmare a desfasurarii inadecvate a raporturilor

dintre institutie si mediile in care aceasta actioneaza, precum si prin conducerea centralizata excesiv;

– Sistemul de control intern eficient presupune implementarea in institutie a managementului riscurilor;

– Managerul va crea si va dezvolta un sistem de control intern / managerial performant prin:

– identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea si eficienta operatiunilor, respectarea regulilor si

regulamentelor, increderea in informatiile financiare si de management intern si extern, protejarea bunurilor,

prevenirea si descoperirea fraudelor;

– definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;

– evaluarea probabilitatii ca riscul sa se materializeze si a marimii impactului acestuia;

– monitorizarea si evaluarea riscurilor si a gradului de adecvare a controlului gestionarea riscurilor;

– verificarea raportarii executiei bugetului, inclusiv a celui pe programe.

24



– art. 21 alin. (4): ,,Ordonatorii principali de credite vor repartiza, potrivit alin. (1), creditele bugetare, dupa

retinerea a 10% din prevederile aprobate acestora, pentru asigurarea unei executii bugetare prudente, cu

exceptia cheltuielilor de personal si a celor care decurg din obligatii internationale, care vor fi repartizate

integral. Repartizarea sumelor retinute in proportie de 10% se face in semestrul al doilea, dupa

examinarea de catre Guvern a executiei bugetare pe primul semestru.";

– Hotararea Guvernului nr. 2.288 /2004 pentru aprobarea repartizarii functiilor pe care le asigura ministerele

si organizatiile neguvernamentale privind prevenirea situatiilor de urgenta;


– Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finantelor Publice, Directia generala de

control financiar preventiv, publicat pe adresa de internet a Ministerului Finantelor Publice – (pagina 82,

pct. 4.4. ,,Controlul preventiv al unor operatiuni cu risc ridicat").

25

STANDARDUL 12 – INFORMAREA


Entitatea publica stabileste tipurile datelor, continutul, calitatea, frecventa, sursele si destinatarii acestora,

astfel incat managerii si salariatii, prin primirea si transmiterea informatiilor, sa isi poata indeplini sarcinile.


– Informatia este indispensabila unui management sanatos, unei monitorizari eficace, identificarii situatiilor

de risc in faze anterioare ale manifestarii acestora;

– Datele trebuie sa fie corecte, credibile, clare, complete, oportune, utile, usor de inteles si receptat;

– Managerul si salariatii trebuie sa primeasca si sa transmita datele necesare pentru indeplinirea sarcinilor;

– Datele trebuie sa beneficieze de o circulatie rapida, in toate sensurile, inclusiv in si din exterior.

– Cultura entitatii publice are o incidenta majora asupra cantitatii, naturii si a fiabilitatii informatiilor, ca si in

ceea ce priveste largirea gamei acestora in domeniul valorilor etice, politicii, puterii, responsabilitatilor si

obligatiilor de raportare, obiectivelor entitatii publice, planurilor etc..

Cultura entitatii publice reprezinta armonizarea valorilor individuale, in vederea orientarii lor convergente

spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entitatii publice, reflectand atitudinea pe care o are entitatea

publica fata de schimbare. Intr–o entitate publica cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise si prin

standarde de etica sociala si de comportare stabile in timp.

In entitatile publice exista, in general, o cultura de tip normativ, in care accentul se pune pe urmarirea

corecta a procedurilor, care sunt mai importante decat rezultatele. De asemenea, in acest tip de cultura

organizationala standardele profesionale, morale, etice, etc. sunt ridicate.

Fiecare angajat cu drept de operare in cadrul tehnologiei informatiilor si comunicarii are propriul sau user

(nume) si parola (cod de identificare). Niciodata mai multi salariati nu trebuie sa aiba acelasi user si parola.

Orice cont de utilizator este insotit de o modalitate de autentificare, realizata prin introducerea userului si

parolei, care nu se afiseaza in clar pe monitor. Parolele vor fi schimbate periodic, iar sistemul informatic va fi

configurat sa refuze in mod automat accesul unui utilizator dupa 5 introduceri gresite ale parolei.

Informatiile inregistrate in fisierele de acces sunt: codul de identificare (numele utilizatorului pentru bazele de

date cu caracter personal care se opereaza manual, neautomat); numele fisierului accesat (fisei); numarul

inregistrarilor efectuate; tipul de acces; codul operatiei executate sau al programul folosit; data accesului (an,

luna, zi); timpul (ora, minutul, secunda).

Pentru prelucrarile automate aceste informatii vor fi stocate intr–un fisier de acces general sau in fisiere

separate pentru fiecare utilizator. Orice incercare de acces neautorizat va fi, de asemenea, inregistrata.


– Legea nr. 52 /2003 privind transparenta decizionala in administratia publica, actualizata;

26

– Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 27 /2003 privind procedura aprobarii tacite, actualizata;

– Legea nr. 544 /2001 privind liberul acces la informatii de interes public, actualizata;

– Hotararea Guvernului nr. 123 /2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr.

544 /2001 privind liberul acces la informatii de interes public;

– Legea nr. 677 /2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si

libera circulatie a acestor date, actualizata;


– Bugetul aprobat al fiecarei institutii publice;

– Analize periodice asupra executiei bugetare;

– Analize periodice asupra documentelor a caror viza a fost refuzata de controlul financiar preventiv, precum

si asupra operatiunilor efectuate pe propria raspundere a ordonatorului de credite;

– Dispozitiile interne ale conducatorului entitatii publice.

27

STANDARDUL 13 – COMUNICAREA


Institutia trebuie sa dezvolte un sistem eficient de comunicare interna si externa care sa asigure o difuzare

rapida, fluenta si precisa a informatiilor, astfel incat acestea sa ajunga complete si in timp util catre beneficiari.


– Managerul asigura functionarea unui sistem eficient de comunicare;

– Prin componentele sale, sistemul de comunicare serveste scopurilor utilizatorilor;

– Sistemul de comunicare trebuie sa fie flexibil si rapid, in interiorul institutiei, intre aceasta si mediul extern;

– Procesul de comunicare trebuie sa fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, in ceea ce privesc prelucrarea

informatiilor si achitarea de responsabilitati in materie de comunicare.


– Legea nr. 544 /2001 privind liberul acces la informatii de interes public, actualizata;


544 /2001 privind liberul acces la informatii de interes public;

– Adresa de internet a entitatii publice;







publice si instructiunile de aplicare ale acestuia;

– Legea nr. 161 /2003 privind masurile pentru asigurarea transparentei in exercitarea demnitatilor publice, a

functiilor publice si in mediul de afaceri, prevenirea si sanctionarea coruptiei, actualizata.

28

STANDARDUL 14 – CORESPONDENTA SI ARHIVAREA


Fiecare entitate publica organizeaza primirea, inregistrarea, expedierea, repartizarea si arhivarea

corespondentei, astfel incat sistemul sa fie accesibil managerului, angajatilor si tertilor interesati in domeniu.


– Corespondenta trebuie sa fie purtatoarea unor informatii utile in interiorul si in exteriorul institutiei;

– Corespondenta utilizeaza medii purtatoare diferite ale informatiei (hartie, benzi magnetice, dischete, CD,

DVD, memory–stick–uri, etc.) si se realizeaza prin mijloace diferite (curier, posta, posta electronica, fax, etc.);

– Ponderea in care institutia utilizeaza unul sau altul dintre mijloacele de realizare si transmitere a

corespondentei este determinata de o serie de factori: gradul de dotare interna si / sau al tertilor, nivelul de

pregatire al salariatilor, urgenta, distanta, costul, siguranta, restrictiile din reglementari etc.;

– In functie de tipul de purtator si mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenta, operatiunile de

intrare, iesire, inregistrare, distributie si stocare sunt adaptate corespunzator, astfel incat, pentru fiecare caz,

sa poata fi reflectate cerintele majore privind:

– asigurarea primirii, respectiv a expedierii corespondentei;

– confirmarea primirii, respectiv a trimiterii mesajelor;

– stocarea (arhivarea) corespondentei;

– accesul la corespondenta realizata.


– Hotararea Guvernului nr. 1.259 /2001 privind aprobarea Normelor tehnice si metodologice pentru

aplicarea Legii nr. 455 /2001 privind semnatura electronica, actualizata;

– Legea Arhivelor Nationale nr. 16 /1996, actualizata;

– Ordonanta Guvernului nr. 27 /2002 privind solutionarea petitiilor, actualizata;

– Hotararea Guvernului nr. 1.349 /2002 privind colectarea, transportul, distribuirea si protectia, pe teritoriul

Romaniei, a corespondentei clasificate, cu modificarile si completarile ulterioare;


544 /2001 privind liberul acces la informatiile de interes public, actualizata;

– Legea nr. 135 /2007, privind arhivarea documentelor in forma electronica, actualizata;

– Ordinul Ministrului Comunicatiilor si Societatii Informationale nr. 439 /2009 privind normele tehnice si

metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135 /2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica.

29

STANDARDUL 15 – IPOTEZE, REEVALUARI


Fixarea obiectivelor ia in considerare ipoteze acceptate constient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca

urmare a transformarii mediului, impune reevaluarea obiectivelor.


– Ipotezele, conditiile, circumstantele, capabilitatile se formuleaza si se repartizeaza in legatura cu tintele

care urmeaza sa fie realizate si stau la baza stabilirii acestora;

– Salariatii implicati in realizarea unui obiectiv trebuie sa fie constienti de ipotezele formulate si acceptate in

legatura cu obiectivul in cauza;

– Ipotezele de care salariatii nu sunt constienti reprezinta un obstacol in capacitatea de adaptare;

– Reevaluarile nevoilor de informare sunt concretizate prin schimbarile ce privesc informatiile necesare a fi

colectate, in modul de obtinute, in continutul rapoartelor sau al sistemelor de informatii.




– Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice.

30

STANDARDUL 16 – SEMNALAREA NEREGULARITATILOR


Realizarea acestui standard se realizeaza in contextul increderii generale si pentru asigurarea unui mediu

de moralitate in cadrul atingerii obiectivelor entitatii publice de a realiza servicii publice de buna calitate, cu

costuri minime, necesare beneficiarilor finali.

Intr–un astfel de mediu se creeaza mijloacele necesare reechilibrarii sistemului, in cazul producerii unor

atacuri si vulnerabilitati in interiorul ori din exteriorul entitatii publice. Daca nu se creeaza astfel de instrumente,

managementul trebuie sa asigure descoperirea si inlaturarea neregularitatilor, prin dialog liber cu salariatii.

Angajatilor le revine sarcina ca, in cazul identificarii unor dovezi in ceea ce priveste existenta unor posibile

fraude, coruptie sau orice alta activitate ce poate afecta in sens negativ interesele majore ale institutiei, care

depasesc nivelul de competenta al managementului propriu sau in cazul in care sunt implicate nivele ale

acestuia, sa aduca respectivele dovezi la cunostinta organelor statului.

Salariatul care descopera dovezi de acest gen si actioneaza pentru scoaterea lor la lumina nu trebuie

sanctionat ori recompensat, activitatea sa fiind privita ca aducerea la indeplinire a unei indatoriri profesionale.

Personalul, deosebit de comunicarile pe care le realizeaza in legatura cu atingerea obiectivelor fata de care

este responsabil, are si posibilitatea sa incunostiinteze neregularitatile descoperite, fara ca astfel de semnalari

sa atraga un tratament inechitabil sau discriminatoriu fata de acesta.

Realizarea in practica a acestui standard se face si cu ajutorul Fisei postului.


– Managerii au obligatia sa intreprinda cercetarile adecvate, in scopul elucidarii aspectelor semnalate si,

daca este cazul, sa ia masurile de corectie care se impun;

– Salariatii care aduc la cunostinta respectivele neregularitati, de care direct sau indirect au cunostinta, vor fi

protejati impotriva oricaror discriminari;

– Semnalarea iregularitatilor are un caracter transparent, pentru eliminarea suspiciunii de delatiune;

– Conducerea trebuie sa promoveze respectul fata de lege si increderea reciproca.

Principii generale:

– principiul responsabilitatii, conform caruia orice persoana care semnaleaza incalcari ale legii este datoare

sa sustina reclamatia cu date sau indicii privind fapta savarsita;

– principiul nesanctionarii abuzive, conform caruia nu pot fi sanctionate persoanele care reclama sau

sesizeaza incalcari ale legii, direct sau indirect;

– principiul bunei administrari, conform caruia Institutia este datoare sa isi desfasoare activitatea cu un grad

ridicat de profesionalism, in conditii de eficienta, eficacitate si economicitate a folosirii resurselor;

– principiul bunei conduite, conform caruia este ocrotit si incurajat actul de avertizare cu privire la aspectele

de integritate morala si buna administrare, cu scopul de a spori capacitatea administrativa si prestigiul entitatii;

31

– principiul bunei credinte, conform caruia este ocrotit salariatul care a facut o sesizare, convins fiind de

realitatea starii de fapt sau ca fapta constituie o incalcare a legii.

Semnalarea unor fapte prevazute de lege ca fiind abateri disciplinare, contraventii, infractiuni sau incalcari

ale normelor interne se refera la:

– infractiuni de coruptie, infractiuni asimilate infractiunilor de coruptie, infractiuni in legatura directa cu

infractiunile de coruptie, infractiunile de fals si infractiunile de serviciu sau in legatura cu serviciul;

– practici sau tratamente preferentiale ori discriminatorii in exercitarea atributiilor unor functii din institutie;

– incalcarea prevederilor privind incompatibilitatile si conflictele de interese;

– folosirea abuziva a resurselor;

– partizanatul politic in exercitarea prerogativelor postului;

– incalcari ale legii in privinta accesului la informatii si a transparentei decizionale;

– incalcarea prevederilor legale privind achizitiile publice si finantarile nerambursabile;

– incompetenta sau neglijenta in serviciu;

– evaluarile neobiective ale personalului in procesul de recrutare, selectare, promovare, retrogradare;

– incalcari ale procedurilor administrative sau stabilirea unor proceduri interne cu nerespectarea legii;

– administrarea defectuoasa sau frauduloasa a patrimoniului public si privat;

– incalcarea altor dispozitii legale, care impun respectarea principiului bunei administrari.

Prin abateri si nereguli se intelege incalcarea: prevederilor Codului etic, legislatiei, normelor, codurilor de

buna practica ori a reglementarilor si regulamentelor aplicabile; abuzul de putere sau de incredere; punerea in

pericol a sanatatii si sigurantei muncii; conduita sociala necorespunzatoare; ascunderea oricarei neglijente.

Protectia angajatilor care semnaleaza nereguli:

– angajatul beneficiaza de prezumtia de buna credinta, pana la proba contrara;

– cand reclamatul este sef ierarhic (in–)direct ori are atributii de control, inspectie si evaluare a angajatului

care a semnalat neregula, comisia de disciplina va asigura protectia angajatului, ascunzandu–i identitatea;

– sunt excluse orice consecinte pentru sesizarile facute de buna–credinta.

Dispozitii speciale privind semnalarea neregulilor de catre persoanele cu atributii de control:

– Acestea sunt obligate sa instiinteze conducerea institutiei sau, dupa caz, organul abilitat de lege sa

constatate savarsirea infractiunilor, cu privire la orice date din care rezulta indicii ca s–a efectuat o operatiune

sau un act ilicit ce poate atrage raspunderea penala;

– Persoanele cu atributii de control sunt obligate, in cursul efectuarii actului de control, sa procedeze la

asigurarea si conservarea urmelor infractiunii, a corpurilor delicte si a oricaror mijloace de proba ce pot servi

organelor de urmarire penala;

– Indeplinirea cu buna–credinta a acestor indatoriri nu reprezinta o incalcare a secretului profesional si nu

atrag raspunderea penala, civila sau disciplinara;

– Neindeplinirea cu rea–credinta a acestor obligatii sunt infractiuni si se pedepsesc potrivit legilor in vigoare.


32

– Legea nr. 571 /2004 privind protectia personalului care semnaleaza incalcari ale legii;

– Legea nr. 78 /2000 ptr. prevenirea, descoperirea si sanctionarea faptelor de coruptie, actualizata;




– Ordinul ministrului finantelor publice nr.

– Legea nr. 672 /2002 privind auditul public intern, actualizata;

– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 38 /2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea

activitatii de audit public intern, actualizat.

33

STANDARDUL 17 – PROCEDURILE DE ACTIVITATE


Procedurile sunt reprezentate de catre:

– regulamentele, normele, precizarile, instructiunile metodologice interne elaborate de catre entitatea

publica pentru organizarea aplicarii unor reglementari de rang superior, aprobate de catre conducatorul entitatii

publice sau emise pentru aplicare chiar de catre Guvern / ministere;

– metodele de lucru scrise, formalizate, care constituie obiectul acestui standard, specifice pentru fiecare

institutie publica, referitoare la activitatile acesteia.

Aceste proceduri trebuie sa aiba urmatoarele caracteristici:

– sunt scrise, respectiv formalizate. Cunostintele individuale si colective trebuie stocate si clasificate, puse in

ordinea corespunzatoare scopurilor organizatiei publice;

– sunt simple si specifice, ele constand in instrumente de lucru utilizate pentru ca executantii sa cunoasca

normele legale ce trebuie respectate pentru fiecare domeniu al entitatii publice;

– sunt actualizate in mod permanent, in functie de evolutia reglementarilor in materie;

– sunt aduse la cunostinta angajatilor. Pentru activitatile din cadrul institutiei si in special pentru operatiunile

economice, entitatea publica elaboreaza proceduri scrise care se comunica tuturor salariatilor implicati.


– Entitatea publica trebuie sa se asigure ca pentru orice actiune si / sau eveniment semnificativ exista o

documentatie adecvata si ca operatiunile respective sunt consemnate in documente;

– Evidentele trebuie sa fie complete, precise si sa corespunda structurilor si politicilor institutiei;

– Aceste acte cuprind politici administrative, manuale, ghiduri, instructiuni operationale, liste de verificare

(check–list–uri) sau alte forme de prezentare a procedurilor respective;

– Documentatia trebuie sa fie actualizata, utila, precisa, usor de examinat, disponibila si accesibila

managerului, salariatilor, precum si tertilor interesati, daca este cazul;

– Evidentele asigura continuitatea activitatii, in pofida fluctuatiei de personal;

– Lipsa actelor respective, caracterul incomplet sau / si neactualizarea acesteia constituie riscuri in

realizarea obiectivelor institutiei.





actualizata, art. 4 alin. (1): ,,Conducatorul entitatii publice trebuie sa asigure elaborarea, aprobarea,

34

aplicarea si perfectionarea structurilor organizatorice, reglementarilor metodologice, procedurilor si

criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerintele generale si specifice de control intern / managerial.";

– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 522 /2003 privind Normele metodologice generale referitoare la

exercitarea controlului financiar preventiv, actualizat;

– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.792 /2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind

angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor institutiilor publice, precum si organizarea,

evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale, actualizat.

35

STANDARDUL 18 – SEPARAREA ATRIBUTIILOR


Elementele operationale si financiare ale fiecarei actiuni sunt efectuate de persoane independente una fata

de cealalta, respectiv functiile de initiere si verificare trebuie sa fie separate.


– Segregarea atributiilor si responsabilitatilor este una dintre modalitatile prin care se reduce riscul de

eroare, frauda, incalcare a legislatiei, precum si riscul de a nu se putea detecta aceste probleme;

– Prin separarea atributiilor salariatilor se creeaza conditiile ca nici o persoana sau structura de activitate sa

nu poata influenta toate etapele importante ale unui proces operational sau ale unui eveniment;

– Separarea atributiilor si a responsabilitatilor creeaza premisele unui echilibru eficace al puterilor;

– Managerii entitatilor publice in care ca o consecinta a numarului mic de salariati se limiteaza posibilitatea

de aplicare a separarii atributiilor si responsabilitatilor, trebuie sa fie constienti de riscuri si sa compenseze

aceasta limitare prin alte masuri de control intern institutional.

Segregarea atributiilor decurge din cerinta elementara ca nici o persoana sau veriga organizatorica sa nu

detina controlul exclusiv asupra tuturor etapelor importante ale unei tranzactii, activitati sau operatiuni.

Urmatoarele trei functii fundamentale sunt incompatibile in oricare entitate publica:

– functia de autorizare (sau de decizie), care apartine managerului general / ordonatorului de credite;

– functia de inregistrare contabila, care nu poate fi exercitata decât de contabil;

– functia financiara, care consta in actul de plata sau de incasare, indeplinita de finantist sau de un casier.

A le atribui pe toate trei sau doar pe doua dintre ele, unei singure persoane, determina asumarea unor

riscuri importante privind securitatea patrimoniului institutional.

Acestor trei functii permanente si incompatibile li se adauga functia de control, aici cuvântul ,,control” având

intelesul exclusiv de verificare, ca activitate specializata si functia de detinere, specifica persoanelor care detin

in gestiune bunuri fizice sau alte valori.

Organizarea, ca functie manageriala, constituie un ansamblu de masuri, metode, tehnici, mijloace si

operatiuni prin care conducerea stabileste in conformitate cu anumite principii, criterii, reguli si norme,

componentele procesuale (sarcina, atributia, activitatea) si componentele structurale (postul, functia,

compartimentul, nivelurile ierarhice si relatiile organizatorice) realizarea obiectivelor institutionale fixate.

Structura organizatorica si componentele sale sunt cuprinse in Regulamentul de organizare si

functionare, document cu caracter normativ, elaborat si aprobat la nivelul entitatii publice.

Atributia reprezinta un ansamblu de sarcini de acelasi tip, necesare pentru realizareaunei anumite activitati

sau unei parti a acesteia, care se executa periodic sau continuu si care implica cunostinte specializate pentru

realizarea unui obiectiv specific.

36

Activitatea consta in totalitatea atributiilor de o anumita natura, care determina procese de munca cu un

grad de omogenitate si similaritate ridicat, cunostintele necesare realizarii activitatii sunt din domenii apropiate,

personalul utilizat putând avea astfel o pregatire profesionala sensibil unitara; activitatea cuprinde atributii

omogene ce revin compartimentelor entitatii.

Fisa postului reprezinta documentul care defineste locul si contributia postului in atingerea obiectivelor

individuale si organizationale, caracteristic atât salariatului cât si institutiei si care precizeaza sarcinile si

responsabilitatile care ii revin titularului unui post.

Standardul 18 ,,Separarea atributiilor” presupune separarea atributiilor privind efectuarea de operatiuni intre

salariati astfel incât atributiile de aprobare, control si inregistrare sa fie, intr–o masura adecvata, incredintate

unor persoane diferite, cum ar fi de exemplu: auditul intern si controlul financiar trebuie sa fie independente de

managementul activitatilor; executia bugetara se bazeaza pe principiul separarii atributiilor persoanelor care au

calitatea de ordonator de credite de atributiile persoanelor care au calitatea de contabil.

De asemenea, in exercitarea activitatii de control financiar preventiv propriu, conducerea este obligata sa ia

masurile necesare pentru separarea atributiilor de aprobare, efectuare si control al operatiunilor, astfel incât

acestea sa fie incredintate unor angajati diferiti.


– Legea nr. 500 /2002 privind finantele publice, actualizata, art. 24 alin. (1): ,,Angajarea, lichidarea si

ordonantarea cheltuielilor din fonduri publice se aproba de ordonatorul de credite, iar plata acestora se

efectueaza de catre contabil.";


actualizata, ,,Separarea atributiilor": ,,Persoana care exercita controlul financiar preventiv propriu nu

trebuie sa fie implicata, prin sarcinile de serviciu, in efectuarea operatiunii supuse controlului financiar

preventiv propriu.";



– Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finantelor Publice, Directia generala de

control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finantelor Publice – cap. 2

– ,,Actorii financiari. Principiul separarii functiunilor";

– Legea nr. 273 /2006 privind finantele publice locale, actualizata.

37

STANDARDUL 19 – SUPRAVEGHEREA


Managementul entitatilor publice are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atributiile ce ii

revin pe linia supravegherii curente a activitatii, conditiile de exercitare a acesteia si raspunderile si, de

asemenea, sa initieze, sa aplice si sa dezvolte forme de control institutional (monitorizare / supraveghere)

flexibile si eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual si controlul ierarhic al salariatilor.

Entitatea publica asigura masuri de supraveghere adecvata a proceselor operationale, pe baza unor

proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex–post, in scopul realizarii in mod eficace a acestora.


– Conducerea trebuie sa monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere pentru a se asigura ca

procedurile sunt respectate de catre salariati in mod efectiv si continuu;

– Controalele de monitorizare implica revizuiri in ceea ce privesc: munca depusa de salariati, raportarile

exceptiilor, testari prin sondaje sau alte modalitati care confirma respectarea procedurilor;

– Managementul verifica, avizeaza, aproba activitatile salariatilor, indruma pentru a micsora erorile,

greselile, fraudele, pentru respectarea legislatiei si vegheaza la intelegerea si aplicarea instructiunilor;

– Supravegherea proceselor este adecvata in masura in care:

– fiecarui salariat i se comunica atributiile, responsabilitatile si limitele de competenta atribuite;

– se evalueaza sistematic munca fiecarui salariat;

– se aproba rezultatele muncii obtinute in diverse etape ale realizarii operatiunii.


– Ordonanta Guvernului nr. 119 /1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, actualizata:

– art. 4: ,,Obligatiile conducatorului entitatii publice in domeniul controlului intern / managerial; cerintele

controlului intern / managerial." [alin. (1) si (2)];

– art. 22: ,,Masuri operative" alin. (1) – (9) cu privire la inspectii;



– Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice;

– Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice.

38

STANDARDUL 20 – GESTIONAREA ABATERILOR


Entitatea publica se asigura ca pentru toate situatiile in care, datorita unor circumstante deosebite, apar

abateri fata de politicile sau procedurile stabilite, se intocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel

corespunzator, inainte de efectuarea operatiunilor.


– In derularea actiunilor pot aparea circumstante deosebite, ce nu au putut fi anticipate si care induc abateri

ce nu permit derularea operatiilor prin procedurile existente;

– Abaterile trebuie sa fie documentate si justificate, in vederea prezentarii spre aprobare;

– Este necesara analiza periodica a conditiilor si a modului cum au fost gestionate actiunile, in vederea

desprinderii unor concluzii de buna practica pentru viitor si care urmeaza sa fie formalizate;

– Abaterile fata de cerintele specificate sunt identificate, analizate si tratate in mod corespunzator prin

intreprinderea de corectii si actiuni corective. Personalul are autoritatea si responsabilitatea de a asigura

detectarea si tratarea in timp util a abaterilor.

– Abaterile identificate pot fi tratate astfel:

– atunci cand abaterea nu este repetitiva se actioneaza printr–o corectie pentru eliminare efectului abaterii;

– atunci cand abaterea este repetitiva se actioneaza printr–o actiune corectiva pentru eliminare cauzei sale.

Peridic se va face o analiza a circumstantelor care au condus la abateri in scopul indentificarii de actiuni

corective si a unor actiuni de buna practica.

Responsabilitatile managerului pentru sistemul de control managerial:

– Analizeaza anual abaterile inregistrate;

– Supravegheaza modul in care sunt respectate prevederile procedurii si face propuneri de imbunatatire;

– Coordoneaza implementarea corectiilor si a masurilor corective pentru eliminarea cauzelor abaterilor,


– Ordonanta Guvernului nr. 119 /1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, actualizata:

– art. 20: ,,Regimul refuzului de viza";

– art. 21: ,,Autorizarea efectuarii unor operatiuni pentru care se refuza viza de C.F.P.";

– art. 22: ,,Masuri operative";


referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, actualizat.

39

STANDARDUL 21 – CONTINUITATEA ACTIVITATII


Institutia asigura masurile corespunzatoare pentru ca activitatea acesteia sa poata continua in orice

moment, in toate imprejurarile si pe toate planurile, cu deosebire in cel economico – financiar.


– Activitatile entitatii publice trebuie sa se deruleze continuu prin structurile componente, iar eventuala

intrerupere a operatiilor acesteia afecteaza atingerea obiectivelor fixate;

– Situatiile care afecteaza continuitatea proceselor pot fi: mobilitatea salariatilor; defectiunile

echipamentelor; disfunctionalitatile cauzate de catre unii contractanti; schimbarea procedurilor, etc.;

– Pentru fiecare din situatiile care apar, entitatea publica trebuie sa actioneze in vederea asigurarii

continuitatii proceselor operationale de activitate prin diverse masuri, ca de exemplu:

– angajarea de personal in locul celor pensionati sau plecati din institutie din alte considerente;

– delegarea, in cazul absentei temporare (concedii, delegari, detasari, etc.);

– contracte de service pentru intretinerea tehnicii si tehnologiilor din dotare;

– contracte de achizitii pentru inlocuirea unor echipamente patrimoniale;

– realizarea inventarului situatiilor ce pot conduce la discontinuitati in activitate si a masurilor de prevenire.

Scop: reluarea si continuitatea activitatilor, reducerea pierderilor, derularea in conditii de siguranta a tuturor

proceselor, indeplinirea obiectivelor si onorarea obligatiilor institutiei publice.

Termeni specifici:

Avarie – deteriorare insemnata asupra unui bun (constructie, infrastructura, echipament, etc.);

Dezastru – incident sever (tragedie, calamitate, catastrofa) care influenteaza activitatea unei organizatii si

care necesita pentru reluarea activitatii, punerea in aplicare a unui plan de actiune;

Incident – intimplare neasteptata si nedorita, care apare in desfasurarea unei actiuni / activitati;

Echipa de actiune in caz de dezastru – angajatii carora le revine responsabilitatea implementarii si executarii

planului de continuitate a activitatii;

Echipa de coordonare a crizei – salariatii cu atributii de conducere care coordoneaza activitatea celorlalte

echipe pe parcursul procesului de redresare a activitatii;

Reluarea activitatii – set de proceduri, strategii, actiuni, avand ca obiectiv minimizarea influentelor unei

intreruperi a activitatii si restabilirea conditiilor initiale.

Obiective:

– Identificarea resurselor disponibile pentre reluarea activitatii;

– Executarea unui set necesar de actiuni cu scopul continuarii activitatii fara pierderi semnificative;

– Stabilirea legaturilor de comunicare interna si externa;

– Colectarea si evaluarea informatiilor privind gravitatea distrugerilor si a pagubelor.

40


– Legea nr. 53 /2003 – privind Codul muncii, actualizat;



– Hotararea Guvernului nr. 432 /2004 privind dosarul profesional al functionarilor publici, actualizata;

– Hotararea Guvernului nr. 1.021 /2004 privind modelul comun european de curriculum vitae;

– Legea nr. 263 /2010 privind sistemul unitar de pensii publice, actualizata;

– Legea nr. 188 /1999 privind Statutul functionarilor publici, actualizata.

41

STANDARDUL 22 – STRATEGIILE DE CONTROL


Entitatea publica intocmeste si actualizeaza politici adecvate strategiilor de control si programelor concepute

pentru atingerea tintelor fixate si mentinerea in echilibru a acestor strategii.

Controlul intern institutional general asociat reprezinta suma tuturor proceselor si activitatilor adoptate,

configurate, mentinute si dezvoltate de catre guvernanta corporativa (intra–institutionala manageriala,

guvernamentala si de catre personalul cu atributii specifice), administrate si desemnate pentru a furniza

asigurari temeinic fundamentate privind indeplinirea tintelor planificate, atingerea si pastrarea indicatorilor de

performanta a rezultatelor, administrarea riscurilor, conformitatea si respectarea legislatiei, regulamentelor,

standardelor, planificarilor, obiectivelor generale si speciale si strategiilor ce apartin entitatii publice.


– Exista un raport de interdependenta intre strategiile, politicile si programele elaborate pentru atingerea

obiectivelor si controlul institutional intern. Fara o strategie de control adecvata creste riscul de manifestare a

abaterilor de la strategia, politica si programele generale si speciale ale entitatii publice, avand drept

consecinta nerealizarea obiectivelor la nivelul exigentelor dorite;

– Strategiile de control sunt influentate de complexitatea si dificultatea obiectivelor institutiei;

– Controlul institutional intern este guvernat de catre conceptul general de strategie, acesta necesitand

studii si evaluari in vederea stabilirii obiectivelor si tintelor, a resurselor alocate, pregatirii personalului,

imbunatatirii metodelor si procedurilor, a modului de evaluare a controlului, etc.;

– Strategiile de control se refera la tipurile de control aplicabile situatiilor generale si particulare.

In paleta larga a tipurilor de control si a criteriilor de clasificare a acestora regasim clasifica dupa:

– activitatile de control: observatia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor; coordonarea;

verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea; monitorizarea, etc.;

– modul de cuprindere a obiectivelor: control total si selectiv (prin sondaj);

– in functie de scopul urmarit: de conformitate; de perfectionare; de adaptare etc.;

– dupa apartenenta organelor de control: control sau exterior;

– clasificarea controlului in functie de executanti: autocontrol; mutual; ierarhic; de specialitate;

– dupa modul de executie: direct; indirect; incrucisat;

– clasificarea controlului in functie de baza normativa: normativ; practic; teoretic;

– clasificarea controlului in functie de interesul entitatii: control pentru sine; control pentru altii;

– clasificarea controlului in functie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat;

– dupa momentul efectuarii acestuia: control ex–ante; control concomitent; control ex–post.

Nu exista o strategie universala de control, aplicabila in orice circumstanta. De regula strategiile de control

sunt interdependente. Drept urmare se va utiliza combinatii ale urmatoarelor strategii:

42

– Controlul prin politica de personal, se realizeaza prin verificarea modalitatilor de selectare, promovare,

transferare si instruire a personalului;

– Controlul prin structura formala a organizatiei, ce oglindeste linia ierarhica a autoritatii, reflectand clar

responsabilitatile fiecarui manager / sef de compartiment, canalele laterale, verticale si diagonale de informatii

si extensia controlului aferent pozitiei lui in structura;

– Controlul prin reguli, proceduri si reglementari formale, care ajuta la uniformizarea comportamentului in

elaborarea deciziei si in activitatea curenta a membrilor organizatiei;

– Controlul financiar: Include o varietate de tehnici si proceduri menite sa previna proasta alocare a

resurselor financiare si sa ofere feed–back despre modul de utilizare a lor. Se adopta proceduri operationale

care vizeaza controlul financiar;

– Controlul prin evaluarea performantelor, utilizat pentru prevenirea sau corectarea comportamentelor si a

rezultatelor nedorite, in urma caruia se contureaza combinatii variate de stimulente si sanctiuni ale salariatilor.

Controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a oferi o asigurare rezonabila ca obiectivele

organizatiei sunt atinse si este prezent pe toate palierele entitatii organizationale si in toate functiile,

manifestandu–se sub forma autocontrolului, controlului in lant (pe faze ale procesului) si a controlului ierarhic.

Informatiile obtinute prin control sunt esentiale pentru finalizarea functiei de planificare si pentru inceperea

unui nou ciclu managerial (planificare, organizare, conducere, control).

Exercitarea functiei de control presupune de asemenea elaborarea strategiei de control, in vederea evitarii

riscurilor ce pot determina abateri nedorite de la politicile si obiectivele stabilite. Strategia va viza, in principal:

– stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate;

– stabilirea activitatilor de control ce vor fi aplicate;

– integrarea controlului in componentele procesuale si structurale ale organizarii entitatii organizationale;

– definirea obiectivelor controlului: urmarirea si masurarea rezultatelor obtinute in comparatie cu prevederile

legale, regulamantele, normele, planurile si programele aplicabile, in vederea adoptarii de masuri corective si

de dezvoltare pe mai departe a entitatii organizationale.

Un control adecvat va duce la: fiabilitatea si integritatea informatiilor; conformitatea cu politicile, planurile,

procedurile, legile si regulamantele in vigoare; protejarea patrimoniului; utilizarea economica, eficienta si

eficace a resurselor; atingerea obiectivelor specifice si generale.

– Pentru eficacitatea strategiilor ce au in vedere exercitarea controlului, se asigura urmatoarele premise,

absolut necesare: stabilirea precisa a activitatilor, atributiilor, sarcinilor si obiectivelor acestora (exprimate prin

indicatori cantitativi sau calitativi), pe structuri institutitonale si pe posturi de executie si de conducere;

atribuirea de competente adecvate, exact delimitate, pentru indeplinirea sarcinilor atribuite; stabilirea in mod

corect a responsabilitatilor individuale; existenta procedurilor scrise, pentru activitatile relevante care se

desfasoara in cadrul entitatii publice.

– Informatiile trebuie inregistrate si comunicate in scris conducerii si altor persoane interesate, intr–un

interval de timp care sa permita luarea unor decizii adecvate. Inregistrarea informatiilor si comunicarea se

efectueaza conform procedurilor de sistem si a celor operationale.

43

– Strategiile de control se evalueaza periodic (cel putin o data pe an) in vederea adaptarii permanente la

modificarile externe si interne care afecteaza activitatile entitatii organizationale.


– Ordonanta Guvernului nr. 119 /1999 privind controlul intern / managerial si controlul financiar preventiv;


referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, ambele acte normative actualizate.

44

STANDARDUL 23 – ACCESUL LA RESURSE


Managerul stabileste prin emiterea Dispozitiilor interne persoanele care au acces la resursele materiale,

financiare, tehnice si informationale ale entitatii publice si numeste salariatii responsabili pentru protejarea si

folosirea corecta a acestor resurse (umane, financiare, materiale, tehnologice, energetice, temporale,

informationale, de utilitati).


– Restrangerea accesului la resurse reduce riscul utilizarii inadecvate a acestora;

– Severitatea restrictiei depinde de slabiciunea tipului de resursa si de riscul pierderilor potentiale, care

trebuie evaluate in mod periodic / ciclic. La determinarea vulnerabilitatii bunurilor si valorilor patrimoniale se

vor avea in vedere costul, riscul potential de pierdere sau utilizare inadecvata;

– Intre resurse si sumele inregistrate in evidente se fac comparatii periodice (inventarieri).

Vulnerabilitatea bunurilor si a valorilor determina frecventa acestor verificari.

Enumerarea principiilor:

– managementul revizuieste drepturile de acces ale utilizatorilor la intervale regulate;

– se urmareste prevenirea accesului neautorizat a utilizatorilor, precum si compromiterea sau furtul de

informatii si sisteme de procesare a informatiilor;

– salariatilor li se cere sa urmeze bunele practici de securitate privind selectia si utilizarea parolelor;

– utilizatorii sunt obligati sa se asigure ca echipamentul lasat nesupravegheat este protejat in mod adecvat;

– angajatilor li se permite accesul doar pentru operatile pentru care au fost autorizati specific sa le realizeze.






publice si instructiunile de aplicare a acestuia;

– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.718 /2011 pentru aprobarea Precizarilor privind intocmirea si

actualizarea inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public al statului;

– Ordinul ministrului finantelor nr. 2.861 /2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea

inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii;

– Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 146 /2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin

trezoreria statului, actualizata;

45

– Legea nr. 213 /1998 privind proprietatea publica si regimul juridic al acesteia, actualizata;

– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.661 bis /2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind

modul de incasare si utilizare a fondurilor banesti primite sub forma donatiilor si sponsorizarilor de catre

institutiile publice;


– Legea nr. 15 /1994 privind amortizarea capitalului imobilizat in active (ne–)corporale, actualizata;

– Hotararea Guvernului nr. 841 /1995 privind procedurile de transmitere fara plata si de valorificare a

bunurilor apartinand institutiilor publice, actualizata;

– Legea nr. 22 /1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu

gestionarea bunurilor, actualizata;

– Decretul nr. 209 /1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casa;

– Legea nr. 182 /2002 privind protectia informatiilor clasificate, actualizata;

– Hotararea Guvernului nr. 781 /2002 privind protectia informatiilor secrete de serviciu;

– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.235 /2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare

a prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 146 /2002 privind formarea si utilizarea resurselor

derulate prin trezoreria statului, actualizat.

46

STANDARDUL 24 – VERIFICAREA SI EVALUAREA CONTROLULUI


Entitatea publica instituie o functie de evaluare a controlului intern si elaboreaza politici, planuri si programe

privind derularea acestor actiuni.


– Managerul trebuie sa asigure verificarea si evaluarea in mod continuu a functionarii elementelor sistemului

de control intern. Disfunctionalitatile ori problemele identificate trebuie rezolvate rapid, prin masuri corective;

– Verificarea operatiunilor garanteaza contributia tipurilor de control intern la realizarea obiectivelor;

– Evaluarea eficacitatii controlului intern institutional se poate referi, in functie de cerintele specifice si / sau

conjuncturale, la ansamblul obiectivelor institutiei sau la unele dintre acestea, optiune care revine managerului;

– Conducerea organizatiei publice stabileste modul de realizare a evaluarii eficacitatii controlului.

Procesul managerial concretizat in functiile manageriale de previziune, coordonare, organizare si instruire

are ca suport exercitarea continua a functiei de evaluare–control, care consta in esenta, in compararea

rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzelor care determina abaterile pozitive sau negative constatate si

luarea masurilor corective sau preventive necesare.

Controlul este feedback–ul procesului managerial si prin aceasta, impulsul actiunii manageriale continue.

Prin controlul exercitat se confirma sau infirma conformitatea sau neconformitatea rezultatelor cu obiectivele

prestabilite, evidentiindu–se abaterile aparute si cauzele producerii acestora. Evaluare sistemele de control

trebuie ele insele sa fie controlate / evaluate pentru a se constata daca acestea functioneaza in mod eficace.

In acest scop se recurge atat la metoda evaluarii (ce are loc in cadrul activitatilor curente si care consta in

controalele punctuale efectuate de persoanele cu functie de conducere), cat si la metoda evaluarilor periodice

(autocontrolul si auditul intern). Slabiciunile sistemului de control, constatate cu ocazia evaluarii, trebuie

semnalate superiorului ierarhic. Activitatile de control sunt realizate la toate nivelurile ierarhice si functionale

ale structurii organizatorice si cuprind: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea,

supervizarea, avizarea, autorizarea.

Autoevaluarea se realizeaza atunci când managerii determina eficacitatea controalelor pentru activitatile

aflate in responsabilitatea lor. Termenul este utilizat pentru a descrie evaluarea efectuata de personalul care

opereaza controlul. Procedeul autoevaluarii constituie un important instrument pedagogic de dezvoltare a

culturii controlului intern in cadrul entitatii publice, facându–i pe cei care ocupa o functie de conducere sa fie

constienti de datoria lor de a detine un cât mai bun control asupra functionarii entitatii.

Autoevaluarea este considerata a fi unul dintre mijloacele cele mai importante de crestere a calitatii si

durabilitatii controalelor interne. In autoevaluare, persoanele responsabile isi evalueaza propriul subsistem de

control intern, performantele, rezultatele, interactiunile si procesele la care iau parte. Ceea ce se chestioneaza

este propriul domeniu de responsabilitate. In autoevaluare persoanele care sunt subiectul evaluarii si cele care

47

efectueaza autoevaluarea sunt aceleasi. Autoevaluarea efectuata de catre conducere, nu poate inlocui

evaluarea realizata de structura de audit intern sau cea efectuata de catre auditorii externi.

Operatiunea de evaluare consta in:

– analiza critica a instrumentelor specifice de control intern deja implementate, pentru a se putea constata in

ce masura acestea sunt eficace in stapânirea riscurilor respective si a se efectua corectiile care se impun;

– conceperea si definirea precisa a instrumentelor specifice de control intern necesare a fi implementate.

Evaluarea este functia manageriala care consta in compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea

cauzala a principalelor abateri (pozitive si negative) si luarea unor masuri cu caracter corectiv sau preventiv.

Fiecare entitate trebuie sa implementeze o functie de evaluare, prin care sa poata evalua ex–ante si ex–

post fiecare activitate. De asemenea, fiecare entitate trebuie sa evalueze anual sistemul de control intern

/managerial si sa isi intocmeasca un raport cu privire la acesta.

Autoevaluarea controlului intern poate fi definita ca un proces in care eficacitatea controlului intern este

examinata si evaluata, in scopul asigurarii rezonabile ca toate obiectivele entitatii au fost realizate.

Deficienta se refera la o situatie care afecteaza capacitatea institutiei de a–si atinge obiectivele. O

deficienta poate fi, deci, un defect perceput, potential sau real sau o oportunitate de a consolida controlul intern

pentru a spori probabilitatea ca obiectivele generale ale institutiei vor fi atinse.

Controlul se bazeaza pe compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzelor care determina

abaterile constatate si luarea masurilor corective. Scopul controlului este acela de crestere a eficientei si

eficacitatii activitatii desfasurate. Aceasta inseamna ca procesul managerial, concretizat in functiile

manageriale, are ca suport exercitarea continua a functiei de evaluare – control.

Autoevaluarea ajuta managementul sa detecteze devreme problemele si sa minimalizeze costurile, putand

determina schimbarile necesare in cultura controlului intern din sectorul public. Utilizarea acestui instrument

implica necesitatea ca managerii si personalul cu atributii de management sa evalueze propriile lor activitati si

proceduri si sa determine eficacitatea acestora in raport cu obiectivele de control intern adoptate.

Cel mai bun moment pentru evaluarea controlului intern este atunci când totul merge bine, iar cel mai prost

moment este in timpul sau dupa o criza, deoarece aceasta tinde sa distorsioneze perspectiva normala si ca

urmare rezultatele vor fi ineficiente.






– Actul normativ si Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice.

48

STANDARDUL 25 – AUDITUL INTERN


Entitatea publica infiinteaza sau are acces la o capacitate de audit public intern care are in structura sa

personal competent si a carui activitate se desfasoara, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.


– Auditul intern evalueaza independent si obiectiv sistemul de control intern al entitatii publice;

– Auditorul intern finalizeaza actiunile sale prin Rapoartele Misiunilor de Audit Public Intern, in care enunta

punctele slabe identificate in sistem si formuleaza recomandari de ameliorare si imbunatatire;

– Managerul dispune masurile necesare in scopul eliminarii deficientelor constatate.



– Ordinul ministrului finantelor publice nr. 38 /2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea

activitatii de audit public intern, actualizat;

– Actul intern de aprobare a Normelor metodologice de organizare si exercitare a auditului public intern in

cadrul entitatii publice.

49

Situatia centralizatoare privind stadiul dezvoltarii sistemului de control intern / managerial :

Nr.

crt.

Specificatii Total

(nr.)

din care, aferent:

Obs.Aparatului propriu Institutiilor publice subordonate

0 1 2 3 4 5

1. Entitati publice

subordonate

2. Entitati publice

in care s–a

constituit

structura cu

atributii de

monitorizare,

coordonare si

indrumare

metodologica a

sistemului de

control intern /

managerial

–

3. Entitati publice

in care s–a

elaborat si

aprobat

programul de

dezvoltare a

sistemului de

control intern /

managerial

–

4. Entitati publice

care si–au

stabilit

obiectivele

generale

–

5. Obiective

generale

stabilite de

catre entitatile

publice de la

Total

nr:

53

– intensificarea activitatilor de

control si monitorizare,

desfasurate la nivelul fiecarei

structuri, in scopul eliminarii

riscurilor existente si utilizarii

– intensificarea activitatilor de

control si monitorizare,

desfasurate la nivelul fiecarei

structuri, in scopul eliminarii

riscurilor existente si utilizarii cu

–

50

pct. 4 cu eficienta a resurselor

alocate;

– dezvoltarea activitatilor de

prevenire si control intern, in

scopul protejarii resurselor

alocate impotriva pierderilor

cauzate de risipa, abuzuri,

erori sau fraude;

– imbunatatirea comunicarii intre

structurile unitatii, in scopul

asigurarii circulatiei

informatiilor si datelor in mod

operativ, fara distorsiuni, astfel

incat acestea sa poata fi

valorificate eficient in

activitatea de prevenire si

control intern;

– proiectarea la nivelul fiecarei

structuri, a standardelor de

performanta pentru fiecare

activitate, in scopul utilizarii

acestora si pentru realizarea

analizelor pe baza de criterii

obiective, privind valorificarea

resurselor alocate;

– cunoasterea de catre angajati

a reglementarilor care

guverneaza comportamentul

acestora la locul de munca,

prevenirea si raportarea

fraudelor si neregulilor;

– intocmirea si actualizarea

permanenta a regulamentelor

de organizare si functionare si

a fiselor de post pentru

mentinerea concordantei intre

atributiile institutiei si cele ale

eficienta a resurselor alocate;

– dezvoltarea activitatilor de

prevenire si control intern, in

scopul protejarii resurselor

alocate impotriva pierderilor

cauzate de risipa, abuzuri, erori

sau fraude;

– imbunatatirea comunicarii intre

structurile unitatii, in scopul

asigurarii circulatiei informatiilor

si datelor in mod operativ, fara

distorsiuni, astfel incat acestea

sa poata fi valorificate eficient in

activitatea de prevenire si

control intern;

– proiectarea la nivelul fiecarei

structuri, a standardelor de


activitate, in scopul utilizarii

acestora si pentru realizarea

analizelor pe baza de criterii

obiective, privind valorificarea

resurselor alocate;

– cunoasterea de catre angajati a

reglementarilor care


acestora la locul de munca,

prevenirea si raportarea

fraudelor si neregulilor;

– intocmirea si actualizarea


de organizare si functionare si a

fiselor de post pentru

mentinerea concordantei intre


personalului angajat;

– perfectionarea profesionala atât

51


– perfectionarea profesionala

atât a persoanelor cu functii de

conducere cât si pentru cele

de executie si asigurarea

ocuparii posturilor cu personal

competent si evaluarea

periodica a acestora;

– identificarea functiilor sensibile

si stabilirea unei politici

adecvate de rotatie a

salariatilor care ocupa astfel

de functii;

– stabilirea modalitatilor de

delegare de competente a

limitelor si responsabilitatilor

pe care le delega;

– aprobarea de catre director a

structurii organizatorice

(servicii, birouri, posturi de

lucru) si incadrarea cu

personal de conducere si

personal de executie a acestor

structuri care se regasesc in

statul de functii;

– definirea obiectivelor din

regulamentele de organizare si

functionare;

– intocmirea planurilor prin care

se pun in concordanta

activitatile programate cu

resursele financiare, astfel

incât riscurile de a nu realiza

obiectivele sa fie minime;

– coordonarea in scopul

asigurarii coerentei si

convergentei pentru atingerea

a persoanelor cu functii de

conducere cât si pentru cele de

executie si asigurarea ocuparii

posturilor cu personal

competent si evaluarea

periodica a acestora;

– identificarea functiilor sensibile

si stabilirea unei politici

adecvate de rotatie a salariatilor

care ocupa astfel de functii;

– stabilirea modalitatilor de

delegare de competente a

limitelor si responsabilitatilor pe

care le delega;

– aprobarea de catre director a

structurii organizatorice

(servicii, birouri, posturi de

lucru) si incadrarea cu personal

de conducere si personal de

executie a acestor structuri care

se regasesc in statul de functii;

– definirea obiectivelor din

regulamentele de organizare si

functionare;

– intocmirea planurilor prin care

se pun in concordanta


resursele financiare, astfel incât

riscurile de a nu realiza

obiectivele sa fie minime;

– coordonarea in scopul asigurarii

coerentei si convergentei

pentru atingerea obiectivelor

prin deciziile si actiunile

componentelor structurale;

– monitorizarea performantelor

pentru fiecare activitate,

52

obiectivelor prin deciziile si

actiunile componentelor

structurale;

– monitorizarea performantelor

pentru fiecare activitate,

utilizând indicatorii cantitativi si

calitativi relevanti, inclusiv cu

privire la economicitate,

eficienta si eficacitate;

– analizarea cel putin o data pe

an a riscurilor legate de

desfasurarea activitatilor

principale, dezvoltarea de

planuri corespunzatoare in

directia limitarii posibilelor

consecinte ale acestor riscuri

(prin numirea salariatilor in

aplicarea planurilor

respective);

– stabilirea tipurilor de informatii,

cantitatea, calitatea, frecventa,

sursele si destinatarii acestora,

astfel incât directorul

coordonator si salariatii care le

primesc, valideaza,

prelucreaza si le transmit sa–si

poata indeplini sarcinile,

inclusiv cele cu privire la

controlul intern;

– dezvoltarea unui sistem

eficient al comunicarii interne

si externe institutiei, care sa

asigure o difuzare rapida,

fluenta si precisa a

informatiilor, astfel incât

acestea sa ajunga complete si

la timp la utilizatori;

utilizând indicatorii cantitativi si

calitativi relevanti, inclusiv cu

privire la economicitate,

eficienta si eficacitate;

– analizarea cel putin o data pe

an a riscurilor legate de

desfasurarea activitatilor

principale, dezvoltarea de

planuri corespunzatoare in

directia limitarii posibilelor

consecinte ale acestor riscuri

(prin numirea salariatilor in

aplicarea planurilor respective);

– stabilirea tipurilor de informatii,

cantitatea, calitatea, frecventa,

sursele si destinatarii acestora,

astfel incât directorul

coordonator si salariatii care le

primesc, valideaza, prelucreaza

si le transmit sa–si poata

indeplini sarcinile, inclusiv cele

cu privire la controlul intern;

– dezvoltarea unui sistem eficient

al comunicarii interne si externe

institutiei, care sa asigure o

difuzare rapida, fluenta si

precisa a informatiilor, astfel

incât acestea sa ajunga

complete si la timp la utilizatori;

– organizarea primirii si

expedierii, inregistrarii si

arhivarii corespondentei, astfel

incât sistemul sa fie accesibil

directorului coordonator,

precum si angajatilor si tertilor

cu abilitare in domeniu;

– semnalarea de catre salariati a

53

– organizarea primirii si


arhivarii corespondentei, astfel

incât sistemul sa fie accesibil

directorului coordonator,

precum si angajatilor si tertilor

cu abilitare in domeniu;

– semnalarea de catre salariati a

ilegalitatilor prin stabilirea unor

proceduri distincte (fara ca

astfel de semnalari sa atraga

un tratament inechitabil sau

discriminatoriu fata de angajatii

care se conformeaza unor

astfel de proceduri);

– elaborarea procedurilor scrise

de catre fiecare structura din

cadrul unitatii, iar documentele

in care se reflecta operatiunile

de la intrare si pâna la

finalizare sa fie clare si

complete;

– separarea atributiilor de

serviciu, astfel incât aspectele

operationale si financiare ale

fiecarei operatiuni sa fie

verificate de doua persoane

independente una fata de

cealalta (functiile de initiere si

verificare a fiecarei operatiuni

sa fie separate);

– instituirea masurilor de

supraveghere adecvate a

operatiunilor pe baza unor

proceduri prestabilite, inclusiv

prin controlul ex–post, in

scopul realizarii eficace a

ilegalitatilor prin stabilirea unor

proceduri distincte (fara ca

astfel de semnalari sa atraga

un tratament inechitabil sau

discriminatoriu fata de angajatii

care se conformeaza unor

astfel de proceduri);

– elaborarea procedurilor scrise

de catre fiecare structura din

cadrul unitatii, iar documentele

in care se reflecta operatiunile

de la intrare si pâna la finalizare

sa fie clare si complete;

– separarea atributiilor de

serviciu, astfel incât aspectele

operationale si financiare ale

fiecarei operatiuni sa fie

verificate de doua persoane

independente una fata de

cealalta (functiile de initiere si

verificare a fiecarei operatiuni

sa fie separate);

– instituirea masurilor de

supraveghere adecvate a

operatiunilor pe baza unor

proceduri prestabilite, inclusiv

prin controlul ex–post, in scopul

realizarii eficace a actiunilor;

– asigurarea masurilor

corespunzatoare pentru ca in

orice moment si in toate

imprejurarile activitatea

institutiei sa poata continua pe

toate planurile;

– construirea strategiilor de

control adecvate politicilor si

programelor concepute pentru

54

actiunilor;

– asigurarea masurilor

corespunzatoare pentru ca in

orice moment si in toate

imprejurarile activitatea

institutiei sa poata continua pe

toate planurile;

– construirea strategiilor de

control adecvate politicilor si

programelor concepute pentru

atingerea obiectivelor si

mentinerea echilibrului in

aplicarea acestor strategii pe

toata durata realizarii

obiectivelor respective;

– stabilirea de catre directorul

executiv, prin emiterea de

Dispozitii, a persoanelor care

au accesul la resursele

materiale, financiare si

informationale ale institutiei si

numirea persoanelor

responsabile pentru protejarea

si folosirea corecta a acestor

resurse;

– derularea functiei de evaluare

a controlului intern si

elaborarea de planuri si

programe de derulare a

acestor actiuni;

– actiunea de derulare a

auditului intern, a carui

activitate sa se desfasoare

conform unor programe bazate

pe evaluarea riscului.

atingerea obiectivelor si

mentinerea echilibrului in

aplicarea acestor strategii pe

toata durata realizarii

obiectivelor respective;

– stabilirea de catre directorul

executiv, prin emiterea de

Dispozitii, a persoanelor care



informationale ale institutiei si

numirea persoanelor



resurse;

– derularea functiei de evaluare a

controlului intern si elaborarea

de planuri si programe de

derulare a acestor actiuni;

6. Entitati publice

care si–au

Total

nr:

–

55

inventariat

activitatile

procedurabile

7. Activitati

procedurabile

inventariate de

catre entitatile

publice de la

pct. 6

Total

nr:

26

– activitatile directorului executiv

al XYZ;


adjunct economic al XYZ;


adjunct de sanatate publica;

– Serviciul de supraveghere in

sanatate publica (cu

urmatoarele structuri:

Compartimentul de

supraveghere epidemiologica

si control boli transmisibile;

Compartimentul de evaluare a

factorilor de risc din mediul de

viata si munca;

Compartimentul de evaluare si

promovare a sanatatii;

Laboratorul de diagnostic si

investigare in sanatate publica;

Laboratorul de igiena

radiatiilor);

– Serviciul de control in sanatate

publica (cu urmatoarele

structuri: Biroul inspectia si

controlul factorilor de risc din

mediul de viata si munca;

Biroul control unitati si servicii

de sanatate);

– domeniul resurselor umane;

– domeniul juridic;

– domeniul auditului intern;

– domeniul informaticii si

statisticii;

– domeniul secretariatului si

– activitatile managerilor;

– activitatile directorilor adjuncti

economici;

– compartimentele de

monitorizare a infectiilor

nosocomiale;

– compartimentele de securitate

si sanatate in munca;


– domeniul juridic;

– domeniul informaticii si

statisticii;


registraturii;

– domeniul asistentei medicale;

– domeniul de achizitii publice;

– domeniul administrativ si

mentenanta.

–

56

registraturii;

– compartimentul relatii cu

publicul;

– compartimentul de avizari si

autorizari sanitare;

– domeniul asistentei medicale

si programelor de sanatate;


– domeniul administrativ si de

mentenanta.

8. Entitati publice

care au

elaborat

proceduri

Total

nr:

–

9. Proceduri

elaborate de

catre entitatile

publice de la

pct. 8

Total

nr:

9

– activitatile de avizare,

aprobare si control financiar

preventiv;


– domeniul auditului intern

(Normele metodologice

specifice activitatii de auditului

public intern);


relatii cu publicul;


– activitatile de avizare, aprobare,

control financiar preventiv;





–

10. Entitati publice

care au

inventariat

functiile

sensibile

Total

nr:

–

11. Functii sensibile

inventariate de

catre entitatile

publice de la

pct. 10

Total

nr:

12

– controlul intern din cadrul

unitatii (are drept obiective:

realizarea atributiilor la nivelul

fiecarei structuri in mod

economic, eficace si eficient;

protejarea fondurilor publice;

respectarea cadrului legislativ

– controlul intern din cadrul

unitatilor;

– dezvoltarea unor sisteme de

colectare, stocare, actualizare

si difuzare a datelor si

informatiilor financiare si de

–

57

si a standardelor in vigoare);

– dezvoltarea unor sisteme de

colectare, stocare, actualizare

si difuzare a datelor si

informatiilor financiare si de

conducere;

– activitatile de avizare,

aprobare si control financiar

preventiv;





conducere;

– activitatile de avizare, aprobare,

control financiar preventiv;






care au

elaborat

indicatori

asociati

obiectivelor

generale si

specifice

Total

nr:

–

13. Indicatori

asociati

obiectivelor

generale si

specifice

elaborate de

entitatile

publice de la

pct. 12

Total

nr:

– conform cadrului legislativ si a

standardelor in vigoare;

– conform cadrului legislativ si a

standardelor in vigoare;

–


care au

identificat,

analizat si

gestionat

riscuri

Total

nr:

–

15. Riscuri Total – neintensificarea activitatilor de – neintensificarea activitatilor de –

58

inregistrate in

Registrul

riscurilor de

catre entitatile

publice de la

pct. 14

nr:

57

control si monitorizare;

– nedezvoltarea activitatilor de

prevenire si control intern;

– neimbunatatirea comunicarii

intre structurile unitatii;

– neproiectarea la nivelul

structurilor a standardelor de


activitate;

– necunoasterea, incalcarea sau

ignorarea de catre angajati a



acestora la locul de munca;

– neprevenirea si neraportarea

fraudelor si neregulilor

constatate;

– neintocmirea si neactualizarea


de organizare si functionare si

a fiselor de post, avand drept

consecinte neconcordanta

intre atributiile institutiei si cele

ale personalului angajat;

– neperfectionarea profesionala

a personalului angajat;

– nestabilirea unei politici

adecvate de rotatie a

salariatilor care ocupa functii

sensibile;

– nestabilirea modalitatilor de

delegare a competentelor sau

a limitelor si responsabilitatilor

delegate;

– neaprobarea de catre superiori

a structurii organizatorice;

– neincadrarea cu personal de

control si monitorizare;

– nedezvoltarea activitatilor de

prevenire si control intern;

– neimbunatatirea comunicarii

intre structurile unitatii;

– neproiectarea la nivelul

structurilor a standardelor de


activitate;

– necunoasterea, incalcarea sau

ignorarea de catre angajati a



acestora la locul de munca;

– neprevenirea si neraportarea

fraudelor si neregulilor

constatate;

– neintocmirea si neactualizarea


de organizare si functionare si a

fiselor de post, avand drept

consecinte neconcordanta intre



– neperfectionarea profesionala a


– nestabilirea unei politici

adecvate de rotatie a salariatilor

care ocupa functii sensibile;

– nestabilirea modalitatilor de

delegare a competentelor sau a

limitelor si responsabilitatilor

delegate;

– neaprobarea de catre superiori

a structurii organizatorice;

– neincadrarea cu personal de

conducere si personal de

59

conducere si personal de

executie a acestor structuri

care se regasesc in Statul de

functii;

– nedefinirea sau nerespectarea

obiectivelor din regulamentele

de organizare si functionare;

– neintocmirea planurilor prin

care se pun in concordanta


resursele disponibile;

– necoordonarea pentru

atingerea obiectivelor prin

deciziile si actiunile structurilor

institutiei publice;

– neurmarirea sau neutilizarea

indicatorilor cantitativi si

calitativi relevanti de


activitate;

– neanalizarea riscurilor legate

de indeplinirea activitatilor

– nedezvoltarea de planificari

corespunzatoare pentru

limitarea posibilelor consecinte

ale riscurilor;

– nevalidarea, divulgarea, lipsa

de calitate a datelor si

informatiilor;

– nedezvoltarea unui sistem

eficient al comunicarii interne

si externe institutiei;

– neorganizarea primirii si


arhivarii corespondentei;

– nestabilirea unor proceduri

distincte de semnalare de

executie a acestor structuri care

se regasesc in statul de functii;

– nedefinirea sau nerespectarea

obiectivelor din regulamentele

de organizare si functionare;

– neintocmirea planurilor prin

care se pun in concordanta


resursele disponibile;

– necoordonarea pentru

atingerea obiectivelor prin

deciziile si actiunile structurilor

institutiei publice;

– neurmarirea sau neutilizarea

indicatorilor cantitativi si

calitativi relevanti de


activitate;

– neanalizarea riscurilor legate de

indeplinirea activitatilor

– nedezvoltarea de planificari

corespunzatoare pentru

limitarea posibilelor consecinte

ale riscurilor;

– nevalidarea, divulgarea, lipsa

de calitate a datelor si

informatiilor;

– nedezvoltarea unui sistem

eficient al comunicarii interne si

externe institutiei;

– neorganizarea primirii si


arhivarii corespondentei;

– nestabilirea unor proceduri

distincte de semnalare de catre

salariati a ilegalitatilor;

– neelaborarea sau

60

catre salariati a ilegalitatilor;

– neelaborarea sau

neactualizarea procedurilor de

activitate scrise de catre

fiecare structura din institutie;

– nesegregarea atributiilor si

responsabilitatilor de serviciu;

– neinstituirea masurilor sau

nesupravegherea adecvata a

tuturor operatiilor;

– neasigurarea masurilor privind

continuitatea sau permanenta

activitatilor;

– nestabilirea persoanelor care



informationale ale institutiei

sau nenumirea persoanelor



resurse;

– neevaluarea controlului intern

si neelaborarea de planuri si

programe de derulare a

acestor actiuni;

– neurmarirea de catre auditul

public intern a modurilor in

care se fac evaluarile riscurilor

si vulnerabilitatilor asociate.

neactualizarea procedurilor de

activitate scrise de catre fiecare

structura din cadrul unitatii;

– nesegregarea atributiilor si

responsabilitatilor de serviciu;

– neinstituirea masurilor sau

nesupravegherea adecvata a

tuturor operatiilor;

– neasigurarea masurilor privind

continuitatea sau permanenta

activitatilor;

– nestabilirea persoanelor care



informationale ale institutiei sau

nenumirea persoanelor



resurse;

– neevaluarea controlului intern si

neelaborarea de planuri si

programe de derulare a acestor

actiuni.

61

Chestionarul de autoevaluare a implementarii standardelor de control intern / managerial :

Criterii generale de evaluare a stadiului

implementarii standardului*1)

Raspuns si explicatii*2) Sandardul

este*4):

Da

/Nu*3)

Explicatia asociata raspunsului I /PI /NI

1 2 3 4

I. MEDIUL DE CONTROL

Standardul 1 – Etica, integritate I

A fost comunicat personalului un cod de

conduita, care stabileste reguli de

comportament etic in realizarea atributiilor de

serviciu, aplicabil atat personalului de

conducere, cat si celui de executie din cadrul

compartimentului ?

Da A fost comunicat personalului Codul de

conduita

I

Salariatii beneficiaza de consiliere etica si li se

aplica un sistem de monitorizare a respectarii

normelor de conduita ?

Da Salariatii beneficiaza de consiliere etica I

Standardul 2 – Atributii, functii, sarcini I

Personalului ii sunt aduse la cunostinta

documentele actualizate privind misiunea

entitatii, regulamentele interne si fisele posturilor

?

Da Personalului ii sunt aduse la cunostinta

documentele actualizate privind misiunea

entitatii, regulamentele interne si fisele

posturilor

I

Sarcinile /Atributiile asociate posturilor sunt

stabilite in concordanta cu competentele

decizionale necesare realizarii acestora ?

Da Sarcinile /Atributiile asociate posturilor sunt

stabilite in concordanta cu competentele

decizionale necesare realizarii acestora

I

Standardul 3 – Competenta, performanta I

Au fost analizate si stabilite cunostintele si

aptitudinile necesare a fi detinute in vederea

indeplinirii sarcinilor /atributiilor asociate fiecarui

post ?

Da Au fost analizate si stabilite cunostintele si

aptitudinile necesare a fi detinute in vederea

indeplinirii sarcinilor /atributiilor asociate fiecarui

post

I

Sunt identificate nevoile de perfectionare a

pregatirii profesionale a personalului ?

Da Sunt identificate nevoile de perfectionare a

pregatirii profesionale a personalului

I

Sunt elaborate si realizate programe de

pregatire profesionala a personalului, conform

nevoilor de perfectionare identificate anterior ?

Da Sunt elaborate si realizate programe de

pregatire profesionala a personalului, conform

nevoilor de perfectionare identificate anterior

I

Standardul 4 – Functii sensibile PI

62

A fost intocmit inventarul functiilor sensibile ? Da A fost intocmit inventarul functiilor sensibile PI

Este stabilita o politica adecvata de rotatie a

salariatilor din functiile sensibile ?

Nu Nu este stabilita o politica adecvata de rotatie a

salariatilor din functiile sensibile , din cauza

lipsei de personal

PI

Standardul 5 – Delegarea I

Sunt stabilite si comunicate limitele

competentelor si responsabilitatilor care se

deleaga ?

Da Sunt stabilite si comunicate limitele

competentelor si responsabilitatilor care se

deleaga

I

Delegarea /Subdelegarea de competenta se

realizeaza in baza unor proceduri specifice

aprobate ?

Da Delegarea /Subdelegarea de competenta se

realizeaza in baza unor proceduri specifice

aprobate

I

Standardul 6 – Structura organizatorica PI

Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor

activitati, in scopul identificarii eventualelor

disfunctionalitati in fixarea sarcinilor de lucru

individuale prin fisele posturilor si in stabilirea

atributiilor compartimentului ?

Da Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor

activitati, in scopul identificarii eventualelor

disfunctionalitati in fixarea sarcinilor de lucru

individuale prin fisele posturilor si in stabilirea

atributiilor compartimentului

PI

Structura organizatorica asigura functionarea

circuitelor si fluxurilor informationale necesare

supravegherii si realizarii activitatilor proprii ?

Nu Structura organizatorica nu asigura

functionarea circuitelor si fluxurilor

informationale necesare supravegherii si

realizarii activitatilor proprii , din cauza lipsei de

personal

PI

II. PERFORMANTA SI MANAGEMENTUL RISCULUI

Standardul 7 – Obiective I

Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul

compartimentului ?

Da Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul

compartimentului

I

Obiectivele sunt astfel stabilite incat sa

raspunda pachetului de cerinte S.M.A.R.T. ?

(Unde: S – precise; M – masurabile si

verificabile; A – necesare; R – realiste; T – cu

termen de realizare.)

Da Obiectivele sunt astfel stabilite incat sa

raspunda pachetului de cerinte S.M.A.R.T.

(Unde: S – precise; M – masurabile si

verificabile; A – necesare; R – realiste; T – cu

termen de realizare.)

I

63

Sunt stabilite activitatile individuale pentru

fiecare salariat, care sa conduca la atingerea

obiectivelor specifice compartimentului ?

Da Sunt stabilite activitatile individuale pentru

fiecare salariat, care sa conduca la atingerea

obiectivelor specifice compartimentului

I

Standardul 8 – Planificarea PI

Resursele alocate sunt astfel repartizate incat

sa asigure activitatile necesare realizarii

obiectivelor specifice compartimentului ?

Nu Resursele (umane, financiare, logistice) alocate

nu sunt astfel repartizate incat sa asigure

activitatile necesare realizarii obiectivelor

specifice compartimentului

PI

In cazul modificarii obiectivelor specifice, sunt

stabilite masurile necesare pentru incadrarea in

resursele repartizate ?

Da In cazul modificarii obiectivelor specifice, sunt

stabilite masurile necesare pentru incadrarea in

resursele repartizate

PI

Standardul 9 – Coordonarea I

Sunt adoptate masuri de coordonare a deciziilor

si activitatilor compartimentului cu cele ale altor

compartimente, in scopul asigurarii

convergentei si coerentei acestora ?

Da Sunt adoptate masuri de coordonare a deciziilor

si activitatilor compartimentului cu cele ale altor

compartimente, in scopul asigurarii

convergentei si coerentei acestora

I

In compartiment se realizeaza consultarea

prealabila, in vederea coordonarii activitatilor ?

Da In compartiment se realizeaza consultarea

prealabila, in vederea coordonarii activitatilor

I

Standardul 10 – Monitorizarea performantelor I

Este instituit un sistem de monitorizare si

raportare a performantelor, pe baza indicatorilor

asociati obiectivelor specifice ?

Da Este instituit un sistem de monitorizare si

raportare a performantelor, pe baza indicatorilor

asociati obiectivelor specifice

I

Atunci cand necesitatile o impun, se efectueaza

o reevaluare a relevantei indicatorilor asociati

obiectivelor specifice, in scopul operarii

corectiilor cuvenite ?

Da Atunci cand necesitatile o impun, se efectueaza

o reevaluare a relevantei indicatorilor asociati

obiectivelor specifice, in scopul operarii

corectiilor cuvenite

I

Standardul 11 – Managementul riscului I

Sunt identificate si evaluate principalele riscuri,

proprii activitatilor din cadrul compartimentului ?

Da Sunt identificate si evaluate principalele riscuri,

proprii activitatilor din cadrul compartimentului

I

Sunt stabilite masuri de gestionare a riscurilor

identificate si evaluate la nivelul activitatilor din

cadrul compartimentului ?

Da Sunt stabilite masuri de gestionare a riscurilor

identificate si evaluate la nivelul activitatilor din

cadrul compartimentului

I

Este asigurata completarea /actualizarea

registrului riscurilor ?

Da Este asigurata completarea /actualizarea

registrului riscurilor

I

Standardul 15 – Ipoteze, reevaluari I

64

Stabilirea obiectivelor specifice are la baza

formularea de ipoteze /premise, acceptate prin

consens ?

Da Stabilirea obiectivelor specifice are la baza

formularea de ipoteze /premise, acceptate prin

consens

I

Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci

cand se constata modificari ale ipotezelor

/premiselor care au stat la baza fixarii

acestora ?

Da Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci

cand se constata modificari ale ipotezelor

/premiselor care au stat la baza fixarii acestora

I

III. INFORMAREA SI COMUNICAREA

Standardul 12 – Informarea PI

Au fost stabilite tipurile de informatii, continutul,

calitatea, frecventa, sursele si destinatarii

acestora, astfel incat personalul de conducere si

cel de executie, prin primirea si transmiterea

informatiilor, sa isi poata indeplini sarcinile de

serviciu ?

Da Au fost stabilite tipurile de informatii, continutul,

calitatea, frecventa, sursele si destinatarii

acestora, astfel incat personalul de conducere

si cel de executie, prin primirea si transmiterea

informatiilor, sa isi poata indeplini sarcinile de

serviciu

PI

Colectarea, prelucrarea si centralizarea

informatiilor se realizeaza in sistem

informatizat ?

Nu Colectarea, prelucrarea si centralizarea

informatiilor nu se realizeaza doar /numai prin

sistemele informatizate

PI

Standardul 13 – Comunicarea I

Circuitele informationale (traseele pe care

circula informatiile) asigura o difuzare rapida,

fluenta si precisa a informatiilor, astfel incat

acestea sa ajunga la timp la utilizatori ?

Da Circuitele informationale (traseele pe care

circula informatiile) asigura o difuzare rapida,

fluenta si precisa a informatiilor, astfel incat

acestea sa ajunga la timp la utilizatori

I

Sunt stabilite canale adecvate de comunicare

prin care managerii si personalul de executie

din cadrul unui compartiment sa fie informati cu

privire la proiectele de decizii sau initiative,

adoptate la nivelul altor compartimente, care le–

ar putea afecta sarcinile si responsabilitatile ?

Da Sunt stabilite canale adecvate de comunicare

prin care managerii si personalul de executie

din cadrul unui compartiment sa fie informati cu

privire la proiectele de decizii sau initiative,

adoptate la nivelul altor compartimente, care le–

ar putea afecta sarcinile si responsabilitatile

I

Standardul 14 – Corespondenta si arhivarea I

Sunt aplicate proceduri pentru primirea

/expedierea, inregistrarea si arhivarea

corespondentei ?

Da Sunt aplicate proceduri pentru primirea

/expedierea, inregistrarea si arhivarea

corespondentei

I

Reglementarile legale in vigoare cu privire la

manipularea si depozitarea informatiilor

Da Reglementarile legale in vigoare cu privire la

manipularea si depozitarea informatiilor

I

65

clasificate sunt cunoscute si aplicate in

practica ?

clasificate sunt cunoscute si aplicate in practica

Standardul 16 – Semnalarea neregularitatilor I

A fost comunicata salariatilor procedura

aplicabila in cazul semnalarii unor

neregularitati ?

Da A fost comunicata salariatilor procedura

aplicabila in cazul semnalarii unor neregularitati

I

In cazul semnalarii unor neregularitati,

conducatorul de compartiment a intreprins

cercetarile adecvate in scopul elucidarii

acestora si a aplicat masurile care se impun ?

Da In cazul semnalarii unor neregularitati,

conducatorul de compartiment a intreprins

cercetarile adecvate in scopul elucidarii

acestora si a aplicat masurile care se impun

I

IV. ACTIVITATI DE CONTROL

Standardul 17 – Proceduri I

Pentru activitatile proprii au fost elaborate

/actualizate proceduri operationale ?

Da Pentru activitatile proprii au fost elaborate

/actualizate proceduri operationale

I

Procedurile operationale comunicate salariatilor

sunt aplicate ?

Da Procedurile operationale comunicate salariatilor

sunt aplicate

I

Standardul 18 – Separarea atributiilor I

Functiile de initiere, verificare si aprobare a

operatiunilor sunt functii separate si exercitate

de persoane diferite ?

Da Functiile de initiere, verificare si aprobare a

operatiunilor sunt functii separate si exercitate

de persoane diferite

I

Conceperea si aplicarea procedurilor asigura

separarea atributiilor ?

Da Conceperea si aplicarea procedurilor asigura

segregarea atributiilor

I

Standardul 19 – Supravegherea I

Managerii supravegheaza si supervizeaza

activitatile care intra in responsabilitatea lor

directa ?

Da Managerii supravegheaza si supervizeaza

activitatile care intra in responsabilitatea lor

directa

I

Supervizarea unor activitati care implica un grad

ridicat de expunere la risc se realizeaza pe baza

unor proceduri prestabilite ?

Da Supervizarea unor activitati care implica un

grad ridicat de expunere la risc se realizeaza pe

baza unor proceduri prestabilite

I

Standardul 20 – Gestiunea abaterilor NI

In situatia in care, din cauza unor circumstante

deosebite, apar abateri fata de procedurile

stabilite, se intocmesc documente adecvate,

aprobate la nivel corespunzator, inainte de

Nu Nu au fost inregistrate asemenea cazuri

/manifestari

NI

66

efectuarea operatiunilor ?

Se efectueaza o analiza periodica a

circumstantelor si a modului cum au fost

gestionate abaterile in vederea desprinderii,

pentru viitor, a unor concluzii de buna practica ?

Nu Nu au fost inregistrate asemenea cazuri

/manifestari

NI

Standardul 21 – Continuitatea activitatii I

Sunt inventariate situatiile generatoare de

intreruperi in derularea unor activitati ?

Da Sunt inventariate situatiile generatoare de

intreruperi in derularea unor activitati

I

Sunt stabilite si aplicate masuri pentru

asigurarea continuitatii activitatii, in cazul

aparitiei unor situatii generatoare de

intreruperi ?

Da Sunt stabilite si aplicate masuri pentru

asigurarea continuitatii activitatii, in cazul

aparitiei unor situatii generatoare de intreruperi

I

Standardul 22 – Strategii de control I

Au fost elaborate strategii de control adecvate

pentru atingerea obiectivelor specifice ?

Da Au fost elaborate strategii de control adecvate

pentru atingerea obiectivelor specifice

I

Strategiile de control aplicate furnizeaza o

asigurare rezonabila cu privire la atingerea

obiectivelor specifice ?

Da Strategiile de control aplicate furnizeaza o

asigurare rezonabila cu privire la atingerea

obiectivelor specifice

I

Standardul 23 – Accesul la resurse I

Sunt emise acte administrative de reglementare

a accesului salariatilor din compartiment la

resursele materiale, financiare si

informationale ?

Da Sunt emise acte administrative de reglementare

a accesului salariatilor din compartiment la

resursele materiale, financiare si informationale

I

Accesul personalului la resurse se realizeaza cu

respectarea stricta a normelor cuprinse in actele

administrative de reglementare cu acest

obiect ?

Da Accesul personalului la resurse se realizeaza

cu respectarea stricta a normelor cuprinse in

actele administrative de reglementare cu acest

obiect

I

V. AUDITAREA SI EVALUAREA

Standardul 24 – Verificarea si evaluarea controlului I

Conducatorul compartimentului realizeaza

anual, operatiunea de autoevaluare a

subsistemului de control intern /managerial

existent la acest nivel ?

Da Conducatorul compartimentului realizeaza

anual, operatiunea de autoevaluare a

subsistemului de control intern /managerial

existent la acest nivel

I

Operatiunile de autoevaluare a subsistemului de

control intern /managerial au drept rezultat date,

Da Operatiunile de autoevaluare a subsistemului

de control intern /managerial au drept rezultat

I

67

informatii si constatari pertinente necesare luarii

de decizii operationale, precum si raportarii ?

date, informatii si constatari pertinente necesare

luarii de decizii operationale, precum si

raportarii

Standardul 25 – Auditul intern I

Compartimentul de audit intern executa, in afara

misiunilor de asigurare, planificate si aprobate

de manager, si misiuni de consiliere privind

pregatirea procesului de autoevaluare a

sistemului de control intern /managerial al

compartimentului ?

Da Compartimentul de audit intern executa, in

afara misiunilor de asigurare, planificate si

aprobate de manager, si misiuni de consiliere

privind pregatirea procesului de autoevaluare a

sistemului de control intern /managerial al

compartimentului

I

Compartimentul de audit intern dispune de

suficient personal pentru a realiza integral

programul anual de audit ?

Da Compartimentul de audit intern dispune de

suficient personal pentru a realiza integral

programul anual de audit

I

Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern /managerial

Masuri de adoptat: PERFECTAREA IMPLEMENTARILOR.

68

sistemul de control intern – managerial, directia xyz

Documents