Elaborarea procedurilor SMC

1 SCOP

Prezenta procedură are drept scop stabilirea unui mod unitar de elaborare, redactare,avizare, aprobare, multiplicare, difuzare, revizuire şi arhivare a procedurilor sistemului demanagement integrat de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi instrucţiunilorde lucru.

2 DOMENIU

Această procedură se aplică tuturor procedurilor sistemului de management integratelaborate în cadrul organizaţiei.

3 DEFINIŢII ŞI ABREVIERI

Definiţiile termenilor specifici se regăsesc în standardele SR EN ISO 9000 : 2001 Sisteme demanagement al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular; SR EN ISO 14001:2005 Sistemde management de mediu.Cerinţe cu ghid de utilizare; OHSAS 18001 : 2004 Sisteme demanagement al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale. Specificaţii.

RM – Reprezentantul ManagemEntulUi SMI – Sistem de management integrat (calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională) 4 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

Documentele de referinţă se regasesc în capitolul 2.2, al Manualului de ManagementIntegrat (Calitate, Protecţia mediului, Sănătate şi securitate ocupaţională), MMI-01, ediţia 1,rev. 0.

5 RESPONSABILITĂŢI 5.1 Compartimentele care elaborează proceduri

5.1.1 Fiecare compartiment va elabora procedurile proprii. Persoanele responsabile cuelaborarea procedurilor vor fi îndrumate metodologic de către şefii decomp/birou/RM.

5.1.2 Menţin controlul documentelor întocmite, conform procedurii generale Controluldocumentelor (PG-01-01).

5.2 RM

1 1 1/6

5.2.1 Coordonează metodologic activitatea de concepţie, redactare şi revizuire a procedurilorîntocmite de celelalte compartimente.

5.2.2 Menţine controlul documentelor întocmite, conform procedurii generale Controluldocumentelor (PG-01-01).

5.2.3 Codifică şi ţine evidenţa tuturor procedurilor elaborate în cadrul organizaţiei.

5.3 Administratorul

5.3.1 Analizează şi aprobă procedurile SMI.

6 PROCEDURA

NRCRT

ETAPAPROCES

RESPONSABIL DESCRIERE ÎNREGISTRĂRI

1 Stabilireaprocedurii

Şefcomp/birou

O procedură poate fi stabilită în urma:- cerinţelor impuse de standarde/legi pe carele organizaţia intenţionează să leimplementeze;- identificării necesităţii unei abordări uniformeşi controlate pentru desfăşurarea unoractivităţi/ procese în cadrul organizaţiei;-exprimării cerinţelor contractuale ale clienţilor.

2 Identificareaprocedurii

RM • Tipuri de proceduri

După natura conţinutului, procedurile seclasifică în:a) proceduri generale: acestea descriu aceleactivităţi privitoare la menţinerea sub control şiîmbunătăţirea sistemului de managementintegrat. Aceste proceduri sunt cuprinse înProceduri Generale PG-01:17-01.b) proceduri de organizare – PO: acestea

descriu modul de organizare alactivităţilor.

c) proceduri / instrucţiuni de lucru – PL:specifică modul de realizare a unei etapedintr-un proces; este mult mai detaliată şicuprinde detalii tEhnicE.

• Codificare /Indexare

Fiecare procedură este identificată printr-uncod. Acest cod furnizează informaţii despre:a) tipul procedurii (de exemplu: PO).b) numărul de ordine stabilit după criteriideterminate (de exemplu: 03).

2 2 2/6

NRCRT

ETAPAPROCES

RESPONSABIL DESCRIERE ÎNREGISTRĂRI

c) numărul ediţiei (de exemplu: 02).d) numărul reviziei, maxim 5 revizii (deexemplu: revizia 2)Exemplu: PO-03-02, revizia 2 - Proceduraoperaţională numărul 03, ediţia 2, revizia 2.

3 Redactareaprocedurii

Personaldesemnat

• Format

La redactarea tuturor procedurilor se va folosiformularul cu codul F – 4.2.3 – 03. Pe acestformular se indică obligatoriu pe fiecare paginăcodul procedurii respective şi paginaţia (paginaşi numărul total de pagini).

Editarea procedurilor se va face pe calculator,pe format A4, alinierea, spaţierea, caractereleşi numerotarea fiind cele indicate mai jos:a) Alinierea - textul se va alinia la o distanţăde 2,5 cm faţă de marginea din stânga şi la odistanţă de 1 cm faţă de marginea din dreapta.b) Caractere - fontul utilizat pentru scriere va fiArial. Titlurile capitolelor se vor scrie cumajuscule iar cele ale subcapitolelor se vorscrie cu litere mici. Ambele categorii de titlurise vor îngroşa. În cazul tabelelor, funcţie despaţiul disponibil pentru scriere şi de esteticaacestora se pot folosi şi alte mărimi alecaracterelor. Denumirile documentelor, sescriu înclinat. Elaboratorul procedurii, arelibertatea de a folosi evidenţieri de tipul: literemari/mici îngroşate, litere aplecate, sublinieride cuvinte, propoziţii, atunci când consideră căacestea prezintă indicaţii importante caretrebuie reliefate şi reţinute.

• Conţinutul procedurii

a) Scopul

Acest capitol trebuie să răspundă la întrebareaDe ce este necesară procedura? Persoanacare elaborează procedura trebuie să descrieîn mod clar şi concis scopul acesteia.

b) Domeniu de aplicare

Acest capitol descrie limitele de aplicabilitateale procedurii elaborate.

c) Definiţii şi abrevieri

Formular deprocedură

3 3 3/6

NRCRT

ETAPAPROCES

RESPONSABIL DESCRIERE ÎNREGISTRĂRI

În cadrul acestui capitol se vor defini numaitermenii care ar putea duce la confuzii sauinterpretări eronate dacă nu sunt precizate sauclarificate suplimentar. Se prezintă şiabrevierile utilizate în procedură.

d) Documente de referinţă

Se vor enumera numai documentele careconţin informaţii relevante, privind scopul şidomeniul procedurii precum şi activitateadescrisă de aceasta. Prin documente seînţeleg standarde, acte normative, norme învigoare, etc.

e) Procedura

Trebuie să conţină:a. etapele de realizare a proceselor;b. responsabilităţile aferente fiecărei etape;c. descrierea etapei procesulUi (fLuxul detaliatal procesului);d. înregistrările ce rezultă în urma realizăriifiecărei etape privite ca dovezi ce atestăîndeplinirea cerinţelor stabilite prin procedură.

f) Diagrama flux

La acest capitol se va introduce dacă esteaplicabilă o schemă ce reprezintă sintezaprocedurii.

g) Anexe

Dacă este necesară explicitarea anumitorcapitole se pot elabora anexe. Acestea vor fiscrise pe acelaşi format ca şi procedura şi vorconţine atât denumirea şi codul procedurii câtşi numărul şi titlul anexei. În numărul total depagini ale procedurii se includ şi anexeleaferente acesteia.

h) Formulare

Procedurilor li se asociază specimenele deformulare ce trebuie utilizate în aplicareaprocedurii respective.

4 4 4/6

NRCRT

ETAPAPROCES

RESPONSABIL DESCRIERE ÎNREGISTRĂRI

4 Verificare,avizare,

aprobare

Persoanecompetentedesemnate

prin fişapostului

Verificarea, avizarea şi aprobareadocumentelor se realizează conform proceduriiControlul documentelor, PG-01-01, ediţia şirevizia în vigoare.

Semnăturile pe Lista de control aediţiilor/reviziilor, formular cod F- 4.2.3 – 01, apersoanelor responsabile pentru verificarea,avizarea şi aprobarea procedurilor fac dovadaacestor activităţi.

De asemenea, în Lista de control aediţiilor/reviziilor sunt consemnate şimodificările ce au condus la elaborarea uneinoi ediţii sau revizii în rubrica Obiectulediţiei/reviziei. Lista de control aediţiilor/reviziilor va însoţi copia proceduriidifuzate.

Lista de control aediţiilor/reviziilor,

5 Evidenţaprocedurilor

RM Toate procedurile elaborate sunt evidenţiate înlista procedurilor SMI, în vederea introduceriiunor eventuale modificări în sistem.

Listadocumentelor

interne

6 Difuzare RM Pentru verificarea conţinutului de cătrepersoanele responsabile evidenţiate înprocedură, variantele de procedură pot fidifuzate cu scop informativ, purtândspecificaţia COPIE INFORMATIVĂ. Numaidupă aprobarea acestora, procedurile vor aveaspecificaţia COPIE CONTROLATĂ.

Difuzarea procedurilor se realizează numaidupă aprobarea acestora de cătreAdministrator, îN bazA Listei dedifuzare/retragere, formular cod F- 4.2.3 – 02, în care se consemneazăcompartimentele sau funcţiile cărora li s-audifuzat respectiva procedură. Lista dedifuzare/retragere reprezintă o evidenţă atuturor copiilor difuzate, iar ea va rămâne laemitent.

Variantele originale rămân la Administrator şivor fi identificate prin exemplarul 1.

Listei dedifuzare/retragere

7 Retragere şiarhivare

RM Procedura va fi retrasă din uz atunci când:- se modifică fluxul informaţiilor,

organigrama, etc.;- se aduc îmbunătăţiri de conţinut la

procedură (nu se iau în calcul greşelile

Listei dedifuzare/retragere

5 5 5/6

NRCRT

ETAPAPROCES

RESPONSABIL DESCRIERE ÎNREGISTRĂRI

de limbă care afectează înţelegereatextului);

- se elimină din sistem procesul la careprocedura face referire.

Retragerea procedurilor perimate se face înbaza Listei de difuzare/retragere careevidenţiază returnarea aceloraşi copii aleprocedurilor difuzate.

Procedurile originale perimate sunt arhivate peperioade de maximum 3 ani, în timp ce copiilesunt distruse. Originalele păstrează Lista decontrol a ediţiei/reviziei, precum şi Lista dedifuzare/retragere.

8 Modificareaediţiei/reviziei

Şefcomp/birou

Se elaborează o nouă revizie atunci cândmodificările intenţionate nu afectează mai multde 25% din conţinutul procedurii.

Modificările importante, cum ar fi schimbareaorganigramei, a modului de organizare,introducerea unor noi procese ca urmare adezvoltării activităţilor organizaţiei, genereazăo nouă ediţie.

Obiectul modificării ediţiei/reviziei procedurii sespecifică în Lista de control a ediţiilor/reviziilor,formular cod F- 4.2.3 – 01.

Modificările efectuate respectă procedura decontrol descrisă în procedura generalăControlul documentelor, PG-01-01, ediţia şirevizia în vigoare.

Lista de control aediţiilor/reviziilor,

7 DIAGRAMA FLUX

Neaplicabilă.

6 6 6/6