proceduri de sistem care definesc sistemul de …

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!

www.poca.ro

Competența face diferența! Proiect selectat în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă cofinanțat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European Axa prioritară: Administrație publică și sistem judiciar accesibile și transparente Titlul proiectului: „Administratie eficienta, servicii de calitate la nivel judetean” cod SIPOCA/SMIS 682/129726

PROCEDURI DE SISTEM

CARE DEFINESC SISTEMUL DE MANAGEMENT AL

CALITĂȚII

GĂULEA PATRICIA-ELENA

NICOLAESCU IULICA


www.poca.ro

2

CUPRINS :

I. Noțiuni introductive despre proiect; rolul și importanța procedurilor de sistem

implementate în cadrul Consiliului Județean Olt ................................................ 3

II. Glosar cuprinzând termenii utilizați, noțiunile specifice și definițiile operaționale

........................................................................................................................... 8

III.Elementele definitorii ale unei proceduri de sistem ..................................... 14

IV.Managamentul calității în cadrul Consiliului Județean Olt. Proceduri existente.

Propuneri de noi proceduri de sistem ............................................................... 22

V.Concluzii ...................................................................................................... 28

VI.Figuri și anexe ............................................................................................ 30

Anexa 1 - Acțiunea preventivă și corectivă; .................................................. 30

Anexa 2 - Analiza efectuată de management;................................................ 39

Anexa 3 - Auditul intern; .............................................................................. 45

Anexa 4 - Conservarea și păstrarea documentelor; ........................................ 54

Anexa 5 - Contextul organizației; ................................................................. 62

Anexa 6 - Controlul documentelor; ............................................................... 67

Anexa 7 - Controlul înregistrărilor; ............................................................... 79

Anexa 8 - Formarea profesională; ................................................................. 86

Anexa 9 - Managementul riscurilor și al oportunităților; .............................. 93

Anexa 10 - Managementul schimbării; ...................................................... 102

Anexa 11 - Procese externalizate. ............................................................... 107

VII. Bibliografie ............................................................................................ 113


www.poca.ro

3

I. Noțiuni introductive despre proiect; rolul și importanța procedurilor

de sistem implementate în cadrul Consiliului Județean Olt

Prezentul livrabil a fost elaborat în cadrul proiectului “Administrație eficientă, servicii

de calitate la nivel județean”.

Acest proiect este implementat în cadrul Componentei 1 – CP10/2018 (pentru

regiunile mai puțin dezvoltate) – componentă vizând “Fundamentarea deciziilor, planificare

strategică și măsuri de simplificare pentru cetățeni la nivelul administrației publice locale

din regiunile mai puțin dezvoltate”, în cadrul axei prioritare “Administrație publică și sistem

judiciar accesibile și transparente”, operațiunea “Introducerea de sisteme și standarde

comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari

în concordanță cu SCAP”.

Activitățile variate ale proiectului își propun îmbunătățirea serviciilor oferite de

administrația publică la nivelul județului Olt, cu precădere a acelora oferite de Consiliul

Județean Olt, unde eficientizarea înseamnă oferirea de servicii de calitate.

Printre activitățile importante ale proiectului este și cea care își propune introducerea

la nivelul Consilului Județean Olt a sistemului de management al calității ISO 9001, și anume

Activitatea A5 : Introducerea instrumentului de management al calității și performanței în

administrația publică locală - ISO 9001, la nivelul Consiliului Județean Olt.

Vom prezenta pe scurt structura acestei activități, precum și subactivitățile

componente care se constituie în tot atâția pași de urmat în obținerea certificării ISO 9001.

Astfel, o primă subactivitate este reprezentată de A5.1. Analiza condițiilor existente de

implementare a unui sistem de management al calității, prin identificarea proceselor de bază

și a informațiilor documentate existente. Aceasta s-a finalizat cu elaborarea unui livrabil

denumit Raport de analiză a condițiilor existente pentru implementarea unui sistem de

management al calității în cadrul Consiliului Județean Olt.

Standardul de management al calității ISO 9001 are în vedere o abordare bazată pe

managementul proceselor organizației, având drept consecințe o structură mai logică,

orientarea către client/cetățean și evaluarea satisfacției acestuia, alături de angajamentul

structurilor de conducere pentru o îmbunătățire continuă.


www.poca.ro

4

Avantajele certificării acestui sistem de management al calității în cadrul

administrației publice sunt evidente: începând cu satisfacerea cerințelor legale și până la

mulțumirea cetățeanului, beneficiar al serviciilor administrației. Printre alte avantaje se

numără: creșterea nivelului de încredere în autoritățile publice; definirea clară a

responsabilităților la nivel intern, cât și extern; îmbunătățirea comunicării la nivel intern și

extern; precum și eficientizarea utilizării resurselor, alături de reducerea costurilor.

Sistemul actual de management al calității la nivelul Consiliului Județean Olt este

amplu și prezintă un caracter complex. Procesele existente sunt fundamentate pe

reglementările legale în vigoare în domeniu, la nivel național, alături de Regulamentul de

organizare și funcționare pentru aparatul de specialitate al Consiliului Județean Olt, precum și

pentru Cabinetul Președintelui Consiliului Județean Olt, adoptat prin Hotărâre de Consiliu

Județean.

În cadrul acestei subactivități – analiza condițiilor existente de implementare a unui

sistem de management al calității, prin identificarea proceselor de bază și a informațiilor

documentate existente – a fost făcută detalierea procesele de bază existente în cadrul

instituției, a fost abordată documentația exhaustivă a sistemelor de management, condițiile de

implementare pentru acestea, organigrama insitituției, precum și fluxul documentelor în

cadrul fiecărui compartiment, alături de procedurile interne, de sistem și operaționale, care

alcătuiesc sistemul actual de management intern al insituției.

Astfel, s-a remarcat existența unei baze solide pentru dezvoltarea ulterioară a

sistemului de management al calității existent la momentul actual în cadrul instituției.

Sistemul actual alcătuit din documentele interne, din procedurile de sistem și operaționale va

fi îmbunătățit semnificativ prin intermediul prezentelor activități de proiect, prin care se va

realiza corelarea procedurilor pentru a se maximiza efectul instituțional al acestora ducând, în

final, la atingerea nivelului necesar pentru obținerea standardului ISO.

Sistemul actual de management al calității la nivelul Consiliului Județean Olt este

funcțional și adaptat Codului controlului intern managerial al entităților publice, aprobat prin

Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 600/2018, publicat în Monitorul Oficial al

României, Partea 1, nr. 387 din 7 mai 2018. Procedurile existente asigură documentația

necesară implementării standardelor din Cod, precum și cadrul pentru implementarea


www.poca.ro

5

prevederilor legale aplicabile (din Codul muncii, din Legea privind accesul la informațiile de

interes public, din Legea administrației publice locale etc.); de asemenea, procedurile

existente sunt întocmite respectând legislația în vigoare.

În cadrul A 5.1. au fost analizate un total de 38 de proceduri (operaționale și de

sistem), regulamente și alte documente cu caracter intern ale instituției. Procedurile interne pe

care se bazează, la momentul actual, sistemul de management la nivelul Consiliului Județean

Olt reprezintă o bază solidă pentru activitățile din cadrul prezentului proiect. Aceste activități

vor asigura augmentarea efectelor pozitive la nivel instituțional, în scopul obținerii

standardului ISO.

Procedurile de sistem analizate sunt următoarele: procedura de semnalare a

neregulilor, procedura de evaluare și raportare a sistemului de control intern managerial,

procedura pentru delegare, procedura pentru asigurarea continuității activității, procedura de

monitorizare a performanțelor, procedura pentru stabilirea măsurilor de supraveghere și

supervizare, procedura pentru stabilirea, actualizarea/revizuirea și aprobarea obiectivelor,

procedura pentru planificare, procedura privind informarea și comunicarea.

Procedurile operaționale care au fost supuse analizei sunt: procedura accesului la

informațiile de interes public, procedura pentru stabilirea drepturilor salariale, procedura

pentru întocmirea și aprobarea fișelor de post, procedura pentru integrarea noilor angajați,

procedura privind implementarea Codului de conduită a funcționarilor publici și a

standardului privind etica și integritatea din Codul de control intern managerial, procedura

pentru acordarea premiilor de excelență, procedura pentru organizarea și desfășurarea

stagiilor de practică pentru studenți și masteranzi și, în fine, procedura pentru evaluarea

funcționarilor publici debutanți.

Orice sistem este perfectibil. În acest sens, întotdeauna există aspecte care pot fi

îmbunătățite pentru a desăvârși acest sistem și, în final, de a asigura toate condițiile ca

autoritatea publică să își împlinească menirea de a conduce și de a coordona activitățile

județului, în același timp aflându-se constant în slujba cetățeanului.

Următoarea subactivitate este reprezentată de A5.2. Elaborarea procedurilor specifice

care definesc sistemul de management al calității. Aici au fost prezentate și descrise

procedurile specifice (operaționale) existente la nivelul Consiliului Județean Olt, dar experții


www.poca.ro

6

proiectului au făcut și propuneri de noi proceduri specifice care ar putea servi drept model în

elaborarea unor proceduri viitoare, mai suple și mai eficiente, și care să poată fi efectiv

folosite de către angajații Consilului Județean Olt.

În cadrul acestui livrabil au fost prezentate aspectele preliminare privind importanța și

rolul procedurilor specifice în conturarea și definirea sistemului de management al calității la

nivelul Consiliului Județean Olt, după care s-a trecut la definirea termenilor utilizați, a

noțiunilor și a conceptelor operaționale în domeniul managementului calității.

Un capitol important l-a constituit definirea cadrului legislativ și a legislației

incidente, urmat fiind de o prezentare a sistemului de managament al calității ce este

implementat la nivelul Consiliului Județean Olt.

Partea cea mai importantă a documentului elaborat în cadrul subactivității A5.2. a

constat în prezentarea tipurilor de proceduri specifice definitorii, a structurii și a aplicabiliății

acestora.

După care, în partea concluzivă, au fost elaborate diverse recomandări, precum și un

set de nouă anexe de la care responsabilii cu managementul calității la nivelul Consiliului

Județean Olt ar putea pleca în elaborarea noilor proceduri specifice. Este vorba despre:

modelul unei proceduri operaționale; procese speciale; controlul serviciilor neconforme;

controlul produsului neconform; întreținere preventivă; aprovizionare; monitorizarea și

validarea echipamentelor; analiza comenzii; calibrare.

Prezentul document se constituie în livrabilul prevăzut în proiect în cadrul

subactivității A5.3. Elaborarea procedurilor de sistem care definesc sistemul de management

al calității. Această subactivitate vine în completarea subactivității A5.2, dar punând accentul

de data aceasta nu pe procedurile specifice (operaționale), ci pe procedurile de sistem prin:

- identificarea proceselor/activităților ce se desfășoară la nivelul compartimentelor

organizației;

- definirea conținutului formularului procedurii, a modului de redactare și de codificare;

- identificarea scopului, beneficiilor și a domeniului de aplicare pentru care vor fi formulate

procedurile de sistem;

- descrierea procedurii (documente utilizate, resurse necesare, mod de lucru etc.);


www.poca.ro

7

- stabilirea compartimentelor responsabile și a termenelor de realizare pentru procedurile de

sistem;

- procedurilor de sistem care definesc sistemul de management al calității.

Această subactivitate este prevăzută a fi implementată în perioada iunie-octombrie

2020.

Vom prezenta pe parcursul acestei lucrări: scopul și importanța acestor proceduri,

raportat la subactivitățile anterioare A5.1 și A5.2, precum și modul cum aceste două

subactivități sunt continuate prin livrabilul de față; ce ne propunem prin elaborarea setului de

proceduri de sistem; cui servesc acestea; ce recomandări pot fi utile factorilor decidenți în

materie de management al calității în îmbunătățirea serviciilor publice etc.

În urma definirii și a elaborării procedurilor de sistem, proiectul va continua cu

subactivitatea A5.4. Elaborarea manualului de management al calității, în perioada

noiembrie-decembrie 2020, subactivitate ce presupune elaborarea unui manual de

management al calității ce reprezintă principalul document folosit în implementarea unui

sistem al calității la nivelul Consiliului Județean Olt.

Manualul va analiza aspecte importante pentru managementul instituțional al calității,

precum: definirea politicii privind calitatea practicată de conducerea Consiliului Județean Olt

prin raport cu angajații săi, comunicarea elementelor sistemului de management al calității pe

care conducerea o face către angajații săi, identificarea structurilor organizatorice existente la

nivelul CJ Olt și a compartimentelor și direcțiilor responsabile cu realizarea sarcinilor și cu

implementarea deciziilor, structurarea și redactarea manualului de management al calității

astfel încât să corespundă exigențelor Consiliului Județean Olt și să fie elaborat ținând cont

de specificul acestei instituții publice, tocmai pentru a cunoaște o aplicare și o utilizare

efective.


www.poca.ro

8

II. Glosar cuprinzând termenii utilizați, noțiunile specifice și definițiile

operaționale

Prezentul capitol al lucrării noastre este dedicat termenilor folosiți în cadrul

procedurilor de sistem, noțiunilor specifice și definițiilor folosite în cadrul acestor proceduri,

care au scopul de a ușura și de a operaționaliza munca celor care redactează și implementează

procedurile de sistem la nivelul unei instituții publice de importanța și dimensiunea

Consiliului Județean Olt. Principalele noțiuni și concepte utilizate pe parcursul livrabilului

prevăzut în proiect în cadrul subactivității A5.3., sunt următoarele1:

Activitate procedurală – proces major sau activitate semnificativă pentru

care se pot stabili reguli şi modalităţi de lucru, general valabile, în vederea îndeplinirii, în

condiţii de regularitate, eficienţă, eficacitate, și economicitate a obiectivelor

compartimentului și/sau entităţii publice.

Actualizare procedură – constă fie în revizuirea procedurii, fie în

elaborarea unei noi ediții a acesteia.

Aprobare – acceptarea unui document de către o entitate organizatorică

sau de o persoană, prin care documentul capătă un caracter executoriu.

Avizare – acceptarea unui document de către o entitate organizatorică sau

de o persoană, care condiţionează circulaţia ulterioară a sa, fără ca prin aceasta documentul

să capete un caracter executoriu.

Cartuș procedură – text încadrat în chenar, pe o pagină imprimată.

1 O parte din aceste definiții se regăsesc în broșura Ghid pentru realizarea procedurilor de sistem și

operaționale, realizat în cadrul proiectului Competența face diferența!, care se regăsește pe site-ul

Secretariatului General al Guvernului României, la adresa exactă: https://sgg.gov.ro/new/wp-

content/uploads/2018/07/Ghid-proceduri.pdf


www.poca.ro

9

Compartiment – direcție generală, direcție, departament, serviciu, birou,

comisie, inclusiv instituție/structură fără personalitate juridică, aflată în subordinea,

coordonarea sau sub autoritatea entității.

Conducător compartiment – Director General, Director, Şef

Departament, Şef Serviciu, Şef Birou.

Control intern managerial – ansamblul formelor de control exercitate la

nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu

obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor

în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice,

metodele şi procedurile. Sintagma „control intern managerial” subliniază responsabilitatea

tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor proceselor interne desfăşurate

pentru realizarea obiectivelor generale şi a celor specifice.

Delegare – procesul de atribuire de către un conducător de

entitate/compartiment, pe o perioadă limitată, a unora dintre sarcinile sale unui subordonat,

împreună cu competenţele şi responsabilităţile aferente.

Diagrama de proces – schemă logică cu forme grafice care reprezintă

etapele și pașii realizării unui proces sau unei activități.

Document – informaţie împreunǎ cu mediul său suport care descrie

activităţi, procese, cerinţe şi responsabilităţi.

Documente interne – documente elaborate în cadrul organizației

(documente SMC, documente tehnice, documente organizatorice).


www.poca.ro

10

Documente externe – documente primite de către organizație de la alte

organizaţii cu care colaborează (furnizori de produse şi/sau servicii, foruri legislative,

organizaţii tutelare etc.)

Documente de referinţǎ – documente ale căror cerinţe sunt respectate în

procesul de elaborare a unei proceduri, precum şi cele la care face referire conţinutul acesteia.

Ediție procedură – forma actuală a procedurii; ediția unei proceduri se

modifică atunci când deja au fost realizate, de regulă, trei revizii ale respectivei proceduri sau

atunci când modificările din structura procedurii depășesc 50% din conținutul reviziei

anterioare.

Entitate publică – autoritate publică, instituţie publică,

companie/societate naţională, regie autonomă, societate la care statul sau o unitate

administrativ-teritorială este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care

utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public.

Fişa postului – document care defineşte locul şi contribuţia postului în

atingerea obiectivelor individuale şi organizaţionale, caracteristic atât individului, cât şi

entităţii, şi care precizează sarcinile şi responsabilităţile care îi revin titularului unui post.

Măsuri de control – acţiuni stabilite pentru gestionarea riscurilor și

pentru monitorizarea permanentă sau periodică a unei activităţi (situaţii).

Modificare – actualizarea unui document astfel încât acesta să fie în

conformitate cu structura organizatorică a societăţii, modul real de desfăşurare a activităţilor

şi cu datele de ieşire ale analizelor şi verificărilor efectuate.

Monitorizare – acțiune continuă de colectare a informaţiilor relevante

despre modul de desfăşurare a unui proces sau al unei activităţi.


www.poca.ro

11

Obiective generale – formulare generală privitoare la ceea ce va fi

realizat şi la îmbunătăţirile ce vor fi întreprinse; un obiectiv descrie un rezultat aşteptat sau un

impact şi rezumă motivele pentru care au fost întreprinse o serie de acţiuni.

Obiective individuale – exprimări cantitative sau calitative ale scopului

pentru care a fost creat şi funcţionează postul respectiv; aceste obiective se realizează prin

intermediul sarcinilor, ca urmare a competenţei profesionale, aautonomiei decizionale şi a

autorităţii formale de care dispune persoana angajată pe postul respectiv.

Obiective specifice – derivate din obiectivele generale şi care descriu, de

regulă, rezultate sau efecte așteptate ale unor activităţi care trebuie atinse pentru ca obiectivul

general corespunzător să fie îndeplinit.

Procedură documentată – modul specific de realizare a unei activități

sau al unui proces, editat pe suport de hârtie sau în format electronic; procedurile

documentate pot fi proceduri de sistem, precum şi proceduri operaţionale.

Procedură operaţională (procedură de lucru) – procedură care descrie

un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau al mai multor compartimente

dintr-o entitate, însă fără aplicabilitate la nivelul întregii entități publice.

Procedură de sistem (procedură generală) – descrie un proces sau o

activitate care se desfăşoară la nivelul entității publice aplicabil/aplicabilă majorității sau

tuturor compartimentelor din respectiva entitate publică.

Proces – un flux de activităţi sau o succesiune de activităţi logic

structurate și organizate, în scopul atingerii unor obiective definite.


www.poca.ro

12

Regularitate – caracteristica unei operațiuni de a se repeta sub toate

aspectele.

Responsabilitate – obligaţia de a îndeplini sarcina atribuită, a cărei

neîndeplinire atrage o sancţiune corespunzătoare, după caz.

Responsabilitate managerială – defineşte un raport juridic de obligaţie a

îndeplinirii sarcinilor de către conducătorul entităţii publice sau de către o structură

organizatorică a acesteia, care presupune să exercite managementul în limitele unor

determinări interne şi externe, în scopul realizării eficace, eficiente şi în conformitate cu

dispoziţiile legale a obiectivelor stabilite.

Resurse – totalitatea elementelor de natură fizică, tehnică, umană,

informaţională şi financiară, necesare ca input, pentru ca strategiile să fie operaţionale.

Revizie procedură – acţiune de modificare, respectiv adăugare sau

eliminare a unor informații, date, componente ale ediției unei proceduri, modificări ce

implică de regulă sub 50% din conținutul procedurii.

Secretariat tehnic al Comisiei de Monitorizare – persoană/persoane

desemnată/desemnate de către președintele Comisiei de Monitorizare sau compartiment,

având ca sarcină principală managementul documentelor ce sunt în atribuția comisiei, în

funcție de complexitatea structurii organizatorice a entității publice.

Specificaţie – document care stabileşte cerinţe, caiete de sarcini,

specificaţii tehnice de execuţie etc.

Utilizator – funcție sau persoană care a primit un document inclus în

SMC care are obligația de a-l gestiona pe toată perioada valabilității lui, de a respecta și

aplica prevederile acestuia și de a-l preda (sau distruge, după cum este cazul) la sfârșitul

perioadei de valabilitate.


www.poca.ro

13

Acești termeni se întâlnesc atât în cadrul etapei de elaborare a procedurilor, cât și în

descrierea și în corpul respectivelor proceduri. Unii dintre termeni sunt folosiți, de asemenea,

la nivelul instituției Consiliului Județean Olt pentru a descrie activități și interacțiuni

cotidiene în cadrul instituției.


www.poca.ro

14

III. Elementele definitorii ale unei proceduri de sistem

Pentru început, vom relua definiția procedurii de sistem (care mai este denumită și

procedură generală), prin care înțelegem acea procedură care descrie un proces sau o

activitate care se desfășoară la nivelul unei entități/instituții publice, având aplicabilitate fie în

toate compartimentele acelei entități/instituții publice, fie în majoritatea compartimentelor

acesteia2 – fapt care îi conferă acest caracter general.

Se remarcă o diferențiere semnificativă față de procedura operațională (cunoscută și

sub denumirea de procedură de lucru), care descrie un proces sau o activitate care se

desfăşoară la nivelul unuia sau al mai multor compartimente dintr-o entitate, însă fără

aplicabilitate la nivelul întregii entități publice. Diferențierea principală dintre cele două tipuri

de proceduri este domeniul de aplicare al acestora.

Spre deosebire de procedurile operaționale, care sunt aplicabile la nivelul unuia sau al

câtorva compartimente dintr-o instituție, procedurile de sistem au caracteristica

universalității, aplicându-se fie în toate compartimentele instituției, fie în majoritatea

acestora.

Printre elementele definitorii ale unei proceduri de sistem, pe lângă domeniul de

aplicare, se regăsesc aspecte referitoare la structura procedurii de sistem, la adoptarea

acesteia, persoanele responsabile, la versiunile procedurii și formatul acesteia, precum și la

monitorizarea procedurii.

Datele de identificare ale unei proceduri de sistem sunt structurate conform figurii

următoare:

2https://sgg.gov.ro/new/wp-content/uploads/2018/07/Ghid-proceduri.pdf, pag. 51, website consultat la data

de 19 iunie 2020.

https://sgg.gov.ro/new/wp-content/uploads/2018/07/Ghid-proceduri.pdf


www.poca.ro

15

(Figura 1- Datele de identificare ale unei proceduri de sistem;)

Prin Hotărârea Comisiei de monitorizare nr. 10/23.08.2018 s-a aprobat o procedură

pentru inițierea, elaborarea, avizarea, aprobarea și revizia oricărei proceduri documentate

utilizate în cadrul sistemului de control intern managerial. Astfel, structura acestor proceduri

conține 12 elemente ordonate după următoarea schemă:

Pagina de gardă;

Cuprins;

Scop;

Domeniu de aplicare;

Documente de referință;

Definiții și abrevieri;

Descrierea procedurii;

Responsabilități;

Formular de evidență a modificărilor;

Formular de analiză a procedurii;

Formular de distribuire/difuzare a procedurii;

Anexe, inclusiv diagrama de proces.

Cu privire la adoptarea procedurilor de sistem, etapa preliminară adoptării este cea de

analiză care presupune transmiterea procedurii în discuție compartimentelor implicate, spre

analiză, în vederea exprimării unui punct de vedere. Această etapă se gestionează unitar de

către compartimentul inițiator, iar toate sunt centralizate într-un formular de analiză a

procedurii. Formularul trebuie să includă informații precum:

denumirea compartimentului care exprimă punctul de vedere;

numele și prenumele conducătorului și înlocuitorului de drept al acestuia;


www.poca.ro

16

avizul favorabil ce presupune data și semnătura sau cel nefavorabil care,

pe lângă dată și semnătură, conține și precizarea explicită a observațiilor la procedură.

Formularul de analiză se regăsește în figura de mai jos:

(Figura 2- Formularul de analiză pentru procedurile de sistem;)

O nouă fază a etapei de analiză prezupune transmiterea procedurii către Secretariatul

tehnic al Comisiei de monitorizare. Acesta analizează conformitatea structurii procedurii cu

modelele de proceduri aprobate prin Hotărârea Comisiei de monitorizare nr. 10/23.08.2018.

În urma aprobării procedurii de sistem, aceasta se distribuie tuturor compartimentelor

de la nivelul instituției. Aici se remarcă din nou deosebirea față de procedura operațională,

pentru aceasta fiind necesară transmiterea doar către compartimentele implicate direct.

De asemenea, procedura trebuie transmisă către Secretariatul tehnic al Comisiei de

monitorizare. Formularul prevăzut pentru distribuirea sau difuzarea procedurii conține

următoarele informații:

datele de identificare ale compartimentului care primește noua ediție/revizie a

procedurii (denumirea compartimentului, numele, prenumele și semnătura persoanei

responsabile).

data primirii.

data retragerii versiunii procedurii înlocuite și data intrării în vigoare a noii proceduri.

Modelul formularului pentru distribuirea procedurii este următorul:


www.poca.ro

17

(Figura 3- Formularul de analiză pentru procedurile de sistem;)

Trebuie precizat aspectul că o dată cu distribuirea/difuzarea unei ediții/revizii a

procedurii, este obligatoriu să fie retrasă procedura care a fost înlocuită.

Aspectele privind responsabilii traseului și implementării procedurilor de sistem

vizează identificarea tuturor acţiunilor care au legătură cu activitatea procedurală, apoi

stabilirea acestora pe compartimente, precum și nominalizarea personalului responsabil cu

realizarea acțiunilor3.

Entitățile responsabile cu elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, distribuirea,

actualizarea și arhivarea procedurilor de sistem sunt în număr de șase, și anume:

Responsabilul cu elaborarea și actualizarea procedurii de sistem;

Conducătorul compartimentului;

Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare;

Comisia de Monitorizare;

Președintele Comisiei de Monitorizare;

Conducătorul entității.

Responsabilul cu elaborarea și actualizarea procedurii de sistem are cinci prerogative,

după cum urmează:

elaborează Diagrama de proces a procedurii de sistem;

elaborează procedura de sistem;

3Responsabilii și sarcinile acestora sunt detaliat trasate în cadrul broșurii Ghid pentru realizarea procedurilor de

sistem și operaționale, realizat în cadrul proiectului Competențe face diferența!, care se regăsește pe site-ul

Secretariatului General al Guvernului României, la adresa exactă



www.poca.ro

18

efectuează modificări și completări ale procedurii ori de câte ori primește

observații de la conducătorul compartimentului;

actualizează procedura de sistem;

transmite procedura către Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare.

Responsabilitățile conducătorului compartimentului sunt în număr de opt:

dispune elaborarea evidenței activităților procedurale pentru procedurile de

sistem aplicabile la nivelul compartimentului;

dispune transmiterea evidenței activităților procedurale pentru procedurile

de sistem, Secretariatului tehnic al Comisiei de Monitorizare;

stabilește persoanele responsabile cu elaborarea procedurilor de sistem;

verifică Diagrama de proces;

verifică procedura de sistem și o semnează;

retransmite procedura responsabilului cu elaborarea și actualizarea, ori de

câte ori este cazul pentru modificări și completări;

dispune transmiterea procedurii Secretariatului tehnic al Comisiei de

Monitorizare;

dispune actualizarea procedurilor de sistem.

Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare are cele mai multe responsabilități în

cadrul acestui traseu al procedurilor de sistem în cadrul instituției. Responsabilitățile, în

număr de zece, sunt următoarele :

centralizează activitățile procedurale de sistem de la compartimente;

transmite centralizarea activităților procedurale pentru procedurile de sistem (aprobată

de Comisia de Monitorizare) conducătorilor de compartimente;

înregistrează procedurile de sistem;

verifică formatul și structura procedurilor de sistem;

retransmite conducătorului compartimentului observațiile (proprii sau primite de la

Comisia de Monitorizare) cu privire la procedurile de sistem;

supune procedurile spre analiză Comisiei de Monitorizare;


www.poca.ro

19

distribuie copii ale procedurii aprobate conform Formularului de distribuire

(difuzare);

îndosariază originalele procedurilor de sistem aprobate;

transmite conducătorului compartimentului decizia Comisiei de Monitorizare în

vederea actualizării procedurilor de sistem;

arhivează procedurile de sistem retrase.

Comisia de Monitorizare are cinci responsabilități, anume:

dezbate și aprobă situația activităților procedurale la nivelul entității, pentru

procedurile de sistem;

analizează procedurile;

exprimă, prin Secretariatul tehnic al Comisiei de Monitorizare, observații la

procedurile de sistem, după caz;

dispune transmiterea procedurilor de sistem spre avizare Președintelui Comisiei de

Monitorizare;

dispune actualizarea procedurilor de sistem, după caz.

Președintele Comisiei de Monitorizare are două prerogative, anume de a aproba

situația activităților procedurale la nivelul entității, pentru procedurile de sistem, precum și de

a analiza și de a aviza procedurile de sistem.

În fine, rolul conducătorul entității este acela de a analiza și de a aproba procedurile

de sistem.

Formatul procedurii cuprinde aspecte privitoare la domeniul de aplicare, la

documentele de referință, la descrierea procedurii. Domeniul de aplicare definește acțiunile

specifice pentru care se aplică procedura, delimitează activitatea procedurală în cadrul

activităților desfășurate la nivelul compartimentului sau al instituției. De asemenea,

precizează compartimentul sau compartimentele responsabile de implementarea procedurii

operaționale, respectiv precizează aplicabilitatea procedurii de sistem la nivelul instituției.

Printre documentele de referință evidențiate în cadrul unei proceduri se regăsesc, după

caz, reglementări internaționale, legislație primară, legislație secundară, precum și alte


www.poca.ro

20

reglementări interne ale entității publice. În cadrul definițiilor și abrevierilor se dezvoltă

termenii folosiți cu cea mai mare frecvență în textul procedurii, conform definițiilor din

standarde, documentații tehnice etc., precum și se explicitează prescurtările utilizate.

Descrierea procedurii prezintă modul în care se desfășoară activitatea sau procesul în

succesiune logică, atribuțiile și sarcinile factorilor implicați trebuie trasate fără echivoc, iar

resursele și termenele de realizare trebuie specificate foarte clar. Un aspect important în

cadrul descrierii procedurii este reprezentat de circuitul documentelor aferente; există

obligația ca acesta să fie integrat în fluxul general al documentelor din cadrul instituției.

Procedura de sistem se află într-un proces continuu de monitorizare și

actualizare.Acesta presupune revizii sau elaborarea de noi ediții. Există un formular specific

de evidență a modificărilor care se utilizează în acest sens și care include următoarele

informații:

numărul și data ediției;

numărul și data reviziei;

numărul paginii unde s-a efectuat modificarea;

descrierea modificării realizate;

avizul conducătorului compartimentului responsabil de elaborarea

procedurii,

după cum se poate vedea în figura de mai jos:

(Figura 4- Formularul pentru evidența modificărilor procedurii de sistem;)


www.poca.ro

21

Aceste formulare specifice au o relevanță semnificativă în cadrul procesului continuu

de monitorizare, întrucât clarifică fluxul activităților și structurează informațiile referitoare la

etapele parcurse, la efectele și la modificările realizate.

O sintetizare a caracteristicilor și efectelor procedurilor de sistem trebuie să includă

faptul că ele reprezintă instrumente utile, atât pentru conducătorii entităților publice, cât și

pentru personalul responsabil cu aplicarea acestora. Scopul principal al procedurilor este

eficientizarea activităților compartimentului și entității publice.

Procedurile trebuie să fie clare, simple, specifice pentru fiecare activitate

semnificativă sau proces major repetitiv. Ele trebuie să fie actualizate ori de câte ori este

cazul, aduse la cunoștința întregului personal implicat, explicate și înțelese de către acesta.

Procedurile trebuie să fie elaborate chiar dacă există acte normative care

reglementează activitățile sau procesele în domeniu, întrucât procedurile au rolul de a

completa procesul în ansamblul său cu detalii privind responsabilii, termenele de realizare,

conexiunile între activități și secvențialitatea acestora.

Un aspect important este acela că procedurile trebuie să sprijine personalul entității

publice prin clarificări care nu sunt precizate în actele normative, nu doar să fie o reproducere

a acestora.

Procedurile trebuie să pună în practică standardele cuprinse de componentele

controlului intern managerial, respectiv mediul de control, performanţe şi managementul

riscului, activităţi de control, informarea şi comunicarea, evaluare şi audit.


www.poca.ro

22

IV. Managamentul calității în cadrul Consiliului Județean Olt.

Proceduri existente. Propuneri de noi proceduri de sistem

În această secțiune a livrabilului nostru vom realiza o prezentare succintă a sistemului

actual de management al calității implementat la nivelul Consiliului Județean Olt.

Totodată, pe parcursul acestui capitol vom prezenta și analiza procedurile de sistem

existente deja la nivelul Consiliului Județean Olt din perspectiva utilității și a funcționalității

lor, cărora le vom adăuga noi propuneri de proceduri de sistem care ar trebui implementate,

în viziunea noastră, pentru a putea obține certificarea potrivit standardului ISO 9001.

Procedurile de sistem existente la momentul actual la nivelul Consiliului Județean Olt

sunt în număr de zece:

procedura delegării,

procedura planificării,

procedura de informare și comunicare,

procedura de semnalare a neregulilor,

procedura pentru evaluarea și raportarea sistemului de control intern

managerial,

procedura pentru continuitatea derulării activității,

procedura pentru monitorizarea performanțelor activităților,

procedura pentru stabilirea măsurilor de supraveghere și supervizare a

activităților,

procedura privind stabilirea, actualizarea, revizuirea și aprobarea

obiectivelor generale ale Consiliului Județean Olt, precum și a celor specifice

compartimentelor din cadrul instituției,

procedura privind elaborarea procedurilor în cadrul sistemului de control

intern managerial – managementul calității.

Încă din denumirea fiecărei proceduri, caracterul sistemic al acestora este relevat,

nivelul de aplicabilitate fiind unul general, procedurile adresându-se mai multor

compartimente din cadrul instituției, sau chiar tuturor.


www.poca.ro

23

Fiecare dintre aceste proceduri este pe larg analizată din perspectiva conținutului, a

fundamentelor legale și a persoanelor responsabile, în cadrul livrabilului A5.1.Analiza

condițiilor existente de implementare a unui sistem demanagement al calității, prin

identificarea proceselor de bază și a informațiilor documentate existente. În cadrul

prezentului livrabil vom analiza procedurile din perspectiva evidenței modificărilor și a etapei

de analiză, de către compartimentele implicate.

Pentru toate cele zece proceduri de sistem există obligația de a fi difuzate către cele

unsprezece compartimente interne ale instituției Consiliului Județean Olt.

Cele unsprezece compartimente sunt : Direcția Economică, Buget – Finanțe; Direcția

Tehnică și Investiții; Arhitect Șef; Secretar al județului; Serviciul Relații Publice, Autoritatea

Teritorială de Ordine Publică și Transparență Decizională; Serviciul Administrație Publică,

Relații cu Consiliile Locale și Monitorul Oficial al Județului; Serviciul Dezvoltare Regională;

Serviciul Achiziții, Licitații, Contractări; Biroul Audit Public Intern; Serviciul Resurse

Umane și Managamentul Unităților Sanitare, precum și Cabinetul Președintelui Consiliului

Județean Olt.

În vederea etapei de analiză a procedurilor de sistem, toate cele zece proceduri au fost

transmise către aceste unsprezece compartimente menționate mai sus, cu o singură excepție.

Este vorba despre procedura de sistem nr. 24 - Informarea și comunicarea - care are ca scop

asigurarea unui cadru organizațional și procedural unitar pentru desfășurarea activităților de

comunicare și informare la nivelul instituției. Această procedură se transmite pentru analiză

doar către zece din cele unsprezece compartimente, iar compartimentul exceptat este

Serviciul Audit Public Intern.

Această procedură de sistem privind Informarea și comunicarea este aplicabilă acum

în ediția inițială, cea care datează din 18.12.2019, și nu a suferit modificări.

Procedura privind evaluarea și raportarea sistemului de control intern managerial la

nivelul Consiliului Județean Olt a fost elaborată, în primă ediție, la data de 01.08.2014. Prima

revizie a avut loc în data de 06.11.2015, când s-au modificat două pagini, în baza prevederilor

Ordinului Secretariatului General al Guvernului nr. 400/2015. La data de 05.12.2018,

procedura de sistem a fost revizuită integral, având în vedere prevederile Ordinului

Secretariatului General al Guvernului nr. 600/2018.


www.poca.ro

24

Procedura privind planificarea activităților în vederea atingerii obiectivelor, la nivelul

Consiliului Județean Olt, datează din 05.12.2018 și nu a fost supusă niciunei revizuiri.

Procedura privind continuitatea desfășurării activității la nivelul instituției a fost

elaborată în primă ediție la data de 01.08.2014. Asemenea procedurii privind evaluarea și

raportarea sistemului de control intern managerial, și în cazul acestei proceduri prima revizie

a avut loc în data de 06.11.2015, când s-au modificat două pagini, în baza prevederilor

Ordinului Secretariatului General al Guvernului nr. 400/2015. La data de 05.12.2018

procedura de sistem a fost revizuită integral, având în vedere prevederile Ordinului


Procedura privind elaborarea procedurilor documentate utilizate în cadrul sistemului

de control intern managerial al instituției, precum și procedura privind stabilirea,

actualizarea/revizuirea și aprobarea obiectivelor generale ale instituției și a obiectivelor

specifice ale compartimentelor datează din 05.02.2018. Niciuna dintre ele nu a suferit

revizuiri.

În fine, celelalte patru proceduri - cea privind supravegherea și supervizarea

activităților desfășurate în cadrul instituției, cea privind monitorizarea performanțelor

activităților desfășurate în cadrul instituției, cea privind modalitățile de delegare și cea

referitoare la modalitățile de semnalare de către salariați a neregulilor întâlnite - datează

toate, în primă ediție, de la 01.08.2014. În cazul tuturor acestor proceduri, o primă revizie a

avut loc în baza prevederilor Ordinului Secretariatului General al Guvernului nr. 400/2015. O

a doua revizie, cu caracter integral, a avut loc în 2018, în baza prevederilor Ordinului


O primă observație, în urma acestei analize, este aceea că diversele compartimente din

cadrul instituției Consiliului Județean Olt nu au operat nicio revizuire asupra procedurilor de

sistem. Singurele revizuiri au avut loc instituțional, pe calea normelor legislative în vigoare.

Întrucât orice sistem este perfectibil și nicio procedură nu poate fi completă și perfect

eficientă încă de la prima ediție, putem deduce de aici că personalul instituției Consiliului

Județean Olt a acceptat inevitabilele imperfecțiuni, probabil minore, ale procedurilor,

preferând să nu le mai revizuiască.


www.poca.ro

25

Putem opina că proceduri precum cea privind modalitățile de semnalare de către

salariați a neregulilor întâlnite nu au fost atât de des aplicate la nivelul instituției, întrucât nu

au existat nereguli semnalate. Pe de altă parte, alte proceduri, precum cea privind planificarea

activităților în vederea atingerii obiectivelor, au un caracter mai frecvent aplicabil, iar

eventualele aspecte care necesită îmbunătățiri ar fi putut fi observate și remediate.

Prin livrabilul de față, ținând cont de procedurile de sistem existente la nivelul

Consiliului Județean Olt, dar și de nevoia continuă de a le îmbunătăți pe cele existente,

precum și de a le adăuga altele noi, propunem factorilor decidenți din cadrul Consiliului

Județean Olt câteva noi modele de proceduri de sistem de la care s-ar putea pleca în

îmbunătățirea managementului calității la nivelul acestei importante instituții publice.

Propunerile noastre de proceduri interne de sistem (a se vedea anexele atașate

livrabilului) vizează:

Acțiunea preventivă și corectivă (Anexa 1) - care descrie modalitățile prin care se iau măsuri

corective și preventive pentru a detecta cu promptitudine condițiile care sunt nefavorabile

calității serviciului, produsului, procesului și sistemului de management al calității pentru

Consiliul Județean Olt. Cauzele neconformităților reale sau potențiale sunt investigate,

documentate și prevenite;

Analiza efectuată de management (Anexa 2) - procedură ce descrie procesul de analiză

efectuată de management privind evaluarea funcţionării şi eficacităţii SMC din cadrul

Consiliului Județean Olt şi pentru a susţine îmbunătăţirea continuă a acestuia;

Auditul intern (Anexa 3) – are scopul de a stabili procedurile și responsabilitățile pentru

efectuarea auditului intern al tuturor operațiunilor și activităților legate de sistemul de

management al calității. De asemenea, este folosit pentru a verifica dacă sistemul de

management al calității este la fel de eficient pe cât ar trebui să fie și dacă sunt necesare

modificări;

Conservarea și păstrarea documentelor (Anexa 4) - definește cerințele pentru conservarea și

protejarea documentelor, produselor, a materiilor prime sau a altor ieșiri de procese cheie;


www.poca.ro

26

Contextul organizației (Anexa 5) - Scopul acestei proceduri este de a defini modalitatea în

care direcția strategică a Consiliului Județean Olt este dezvoltată de către managementul

superior prin identificarea părților interesate, a aspectelor de interes și a riscurilor și

oportunităților;

Controlul documentelor (Anexa 6) – este o procedură ce stabileşte cerinţele referitoare la

menţinerea sub control a tuturor documentelor care sunt în legatură cu SMC,

responsabilităţile funcţiilor care elaborează, verifică sau, după caz, aprobă, actualizează şi

gestioneazǎ documente interne, respectiv, primesc, înregistrează, difuzează şi gestionează

documentele externe;

Controlul înregistrărilor (Anexa 7) - Scopul acestei proceduri este de a descrie detaliile

privind identificarea, indexarea, colectarea, accesul, depozitarea, stocarea, menținerea și

dispunerea înregistrărilor sistemului;

Formarea profesională (Anexa 8) – urmărește să definească cerințele pentru pozițiile din

cadrul instituției publice/companiei care afectează calitatea, angajarea, formarea personalului,

conștientizarea, evaluarea și motivarea angajaților, pentru a se asigura că aceste cerințe sunt

îndeplinite și pentru a evalua eficacitatea formării oferite;

Managementul riscurilor și al oportunităților (Anexa 9) - Scopul acestei proceduri este de a

asigura un sistem și instrucțiuni, precum și atribuirea responsabilităților pentru identificarea și

evaluarea riscurilor și a oportunităților;

Managementul schimbării (Anexa 10) - Scopul acestei proceduri este de a defini metodele

pentru gestionarea într-o manieră controlată a modificărilor aduse proceselor și altor aspecte

legate de sistemul de management;


www.poca.ro

27

Procese externalizate (Anexa 11) - Scopul acestei proceduri este de a defini procesele critice

furnizate de terțe părți, cât și mijloacele de control utilizate pentru a asigura calitatea

rezultatelor acestor procese specifice.


www.poca.ro

28

V. Concluzii

Lucrarea de față se încheie cu o serie de concluzii pe care ni le dorim a fi practice și a

servi factorilor decidenți din cadrul Consiliului Județean Olt (și nu numai), în activitatea lor

de structurare a unor servicii publice de calitate și în încercarea de a crea un management

public eficient, flexibil și adaptat rigorilor contemporane europene și internaționale.

Întregul set de livrabile elaborat de experții proiectului în cadrul activității A5 –

începând cu « radiografia » sistemului de management al calității existent la nivelul județului

Olt, continuând cu procedurile specifice implementate de către Consiliul Județean Olt și

sfârșind cu procedurile de sistem ce fac obiectul acestei lucrări – au rolul de a fundamenta

elaborarea Manualului de management al calității care, la rândul lui, va sprijini obținerea

certificării ISO 9001.

Prezentând sistemul de management al calității implementat la nivelul Consiliului

Județean Olt și analizând procedurile de sistem care sunt în vigoare în cadrul acestei instituții

publice deosebit de importanță, putem concluziona că procedurile respective sunt bine

redactate, sunt funcționale și sunt utilizate de angajații Consiliului. Ele ar trebui totuși

revizuite și flexibilizate, astfel încât persoanele avute în vedere atunci când aceste procedure

au fost redactate să le poată ușor asimila dar, mai ales, să le poată aplica în mod eficient. De

aceea, procedurile propuse de noi prin intermediul acestui livrabil vin să completeze sistemul

de management al calității la nivelul Consiliului Județean Olt în sensul ușurării muncii

angajaților și, astfel, al deservirii superioare a cetățeanului.

Proiectul în sine, prin activitățile și obiectivele sale, prin seturile de proceduri

operaționale sau de sistem, va contribui în mod decisiv la obținerea certificării ISO și

îmbunătățirea, astfel, a calității serviciilor publice deservite de Consiliul Județean Olt. În

acest sens, în cadrul procedurii certificării ISO 9001 se pot distinge cinci etape diferite,

graduale4.

4 Cele cinci etape sunt detaliate pe siteul TÜV Rheinland, la secțiunea referitoare la certificarea ISO 9001 :

https://www.tuv.com/romania/en/iso-9001-certification.html și

https://www.tuv.com/romania/ro/certificare-%C3%AEn-conformitate-cu-standardul-iso-9001.html


www.poca.ro

29

Prima etapă recomandată, opțională însă, prevede un audit preliminar, o evaluare

inițială prin care auditorii să determine gradul curent de implementare a cerințelor

standardului ISO 9001, la nivelul instituției.

Cea de-a doua etapă, auditul de certificare, presupune analiza documentației

sistemului de management al calității, analiza aplicațiilor practice și evaluarea eficacității

sistemului.

A treia etapă este cea a emiterii certificatului ISO 9001. Aceasta presupune

certificarea conformității cu standardele și certificarea angajamentului de a menține această

conformitate, de a respecta în continuare cerințele standardului ISO 9001. De asemenea, în

urma certificării ISO 9001, instituția intră în baza de date online pentru certificate.

Certificarea ISO 9001 este urmată de diverse proceduri de audit de supraveghere, care

reprezintă cea de-a patra etapă. Aceste proceduri presupun un audit anual care vizează

optimizarea proceselor și respectarea standardelor ISO 9001.

În fine, cea de-a cincea și ultima etapă – recertificarea - are loc în termen de trei ani de

la certificare. Auditul de recertificare verifică evidența și rezultatele procesului de optimizare

continuă a funcționării instituției.

Iată că, deși drumul către obținerea certificării ISO poate părea dificil și de lungă

durată, prin livrabile precum acesta apropierea de atingerea obiectivului este vizibilă, însă

totul având ca scop creșterea nivelului managementului calității la nivelul Consiliului

Județean Olt, care va fi pus astfel, într-un mod mult mai eficient, în slujba cetățenilor din

acest județ.


www.poca.ro

30

VI. Figuri și anexe

Anexa 1 - Acțiunea preventivă și corectivă;

Departament

_________

CONSILIUL JUDEȚEAN OLT

Procedură

ACȚIUNEA CORECTIVĂ ȘI PREVENTIVĂ

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

Nr. exemplar Copie controlată Copie necontrolată

INTOCMIT VERIFICAT RMC APROBAT DIRECTOR

Nume [Intocmit] [Verificat] [Manager]

Semnatura

Data [Data completare] [Data verificare] [Data aprobare]

Lista modificarilor procedurii

Versiune Data Pagina / Capitol Descrierea

modificarii

[Numarul versiunii] [Data intocmirii] [_____________] [_________________

__]

Pregătit și aprobat de Semnătura Pagina

RMC 30 din 9


www.poca.ro

31

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

1.0 SCOP

Această procedură descrie modalitatile prin care se iau măsuri corective și preventive

pentru a detecta cu promptitudine condițiile care sunt nefavorabile calității produsului,

procesului și sistemului de management al calității pentru Consiliul Județean Olt.

Cauzele neconformităților reale sau potențiale sunt investigate, documentate și

prevenite.

2.0 DOMENIU

Acesta procedura acoperă acțiunile corective pentru neconformități și acțiuni preventive

pentru potențiale neconformități identificate pentru sistemul de gestionare a produselor,

proceselor și calității, fie în timpul supravegherii, revizuirii și auditului intern in cadrul

Consiliului Județean Olt. Este, de asemenea, aplicabilă tuturor reclamațiilor și analizelor

efectuate de client sau terțe părți

3.0 DOCUMENTE DE REFERINTA

3.1 SR EN ISO 9001 : 2015, Sisteme de management al calitatii. Cerinte.

3.2 SR EN ISO 9004 : 2010, Conducerea unei organizatii catre un succes durabil.

3.3 SR EN ISO 9000 : 2015, Sisteme de management al calitatii. Principii

fundamentale si vocabular.


RMC 2 din 9


www.poca.ro

32

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

4.0 DEFINITII SI PRESCURTARI

SMC – Sistem de management al calitatii

RMC – Reprezentantul managementului calitatii

RAC – Raport de actiuni corective

RAP – Raport de actiuni preventive

[Modificati/completati cu ce considerati ca este necesar]

5.0 DESCRIEREA PROCESULUI

5.1 Analize și acțiuni

5.1.1 Analiza neconformității (reală și potențială) și acțiunea corectivă / acțiunea

preventivă a acesteia va fi luată ori de câte ori este identificată în:

• Achiziționarea de consumabile și materiale.

• Rapoarte de neconformitate produs / proces,

• Nerespectarea documentelor stipulate și eșecul sistemului de calitate (analiza

datelor).

• Rapoarte privind reclamațiile cetățenilor / satisfacția cetățenilor.

• Nerespectarea planurilor de operare.

• Revizuirea rezultatelor obiectivelor departamentului de calitate și a rezultatelor

revizuirii managementului

5.1.2 Acțiunea corectivă poate include o revizuire prin următoarele

Planificarea acțiunilor corective ar trebui să includă evaluarea semnificației problemelor

care afectează calitatea sau satisfacția cetățenilor. Neconformitățile majore sau repetitive

sunt identificate pentru a lua măsuri corective în domeniile enumerate la punctul 5.1.1.


RMC 3 din 9


www.poca.ro

33

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

a) [Functie persoana responsabila] centralizeaza neconformitățile (inclusiv

reclamațiile cetățenilor) identificate în zonele lor și le analizează.

b) Cauza principală a neconformităților este identificată în zonă, cum ar fi omul,

mașina, materialul, managementul (sistemul), banii (resursele) etc.

c) Având în vedere evaluarea și aspecte precum costurile de neconformitate, acțiunile

întreprinse, eșecul întâmplător, satisfacția cetățenilor etc., este evaluată necesitatea de

acțiune pentru a se asigura că neconformitățile nu reapar. Pentru neconformități de

natură minoră sau eșec aleatoriu este înregistrată în formularul „Obiective de calitate”

și nu se inregistreaza in RAC.

După analizarea neconformităților sau deficiențelor pentru problemele majore sau repetitive,

este necesară o acțiune corectivă.

a) Pe baza analizei cauzelor se determină acțiunea corectivă care trebuie luată. Dacă

este aplicabil pentru alt departament, formularul RAC este transmis funcției de

interes. Sunt puse în aplicare măsuri corective necesare.

b) Daca rezultatele acțiunilor întreprinse, înregistrate în formularul RAC și comparate

cu rezultatele anterioare nu sunt satisfăcătoare, atunci se repetă întregul proces.

c) După completarea formularului de acțiune corectivă, acesta este transmis RMC

pentru a se întreprinde acțiunile corective întreprinse. El analizează eficacitatea

acțiunii corective pentru a revizui caracterul adecvat al acestor măsuri. Rezumatul

eficacității acțiunilor corective este discutat și revizuit în cadrul sedintei de revizuire a

conducerii.

5.1.3 Acțiunea preventivă poate include o revizuire astfel:

Metodele preventive sunt utilizate de către persoanele responsabile desemnate pentru a

identifica cauzele potențialelor neconformități. Exemple de astfel de metodologii includ

analiza departamentală a realizării obiectivelor de calitate pe bază trimestrială, analiza

defecțiunilor, orice domenii speciale identificate de către directorul responsabil etc.


RMC 4 din 9


www.poca.ro

34

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

a) Pe baza analizei diferitelor înregistrări enumerate la punctul 5.1.1, șefii responsabili

determină potențialele neconformități. Aceștia inițiază acțiuni și dacă este necesară o resursă,

atunci aceleași măsuri sunt aprobate de conducerea superioară. Cauzele unor astfel de

neconformități potențiale se vor afla în domeniul cerințelor omului, mașinilor, materialelor,

sistemelor și resurselor. Același lucru este speficicat în raportul de acțiune preventivă (RAP).

b) Directorul responsabil evaluează necesitatea luării de măsuri, luând în considerare costul

acțiunii versus beneficiile obținute de Consiliul Județean Olt si daca este oportun, aceste

masuri se iau. Pentru neconformități potențiale minore sau aleatorii nu se iau măsuri

preventive.

c) Acțiunea preventivă care trebuie luată este identificată și dacă este legată de un alt

departament, atunci RAP este transmis către departamentul corespunzator. Acțiunile de

prevenire necesare sunt puse

în aplicare după cum este necesar și raportate în acțiunea preventivă. Unele acțiuni preventive

pe termen lung (mai mult de 6 luni) sunt luate și se iau măsuri conform planului de acțiune.

d) Înregistrările pentru rezultate sunt, de asemenea, menținute și sintetizate în RAP.

e) RAP este transmis la RMC după finalizare. El va revizui eficacitatea și revizuirea

ulterioară se va face în cadrul sedintei de examinare a conducerii.

5.1.4 În urma analizei și identificării cauzelor probabile, se iau măsuri corective și

preventive pentru a elimina cauzele neconformității pentru neconformitățile majore /

neconformitati minore repetative identificate iar înregistrările sunt menținute de

reprezentantul de conducere inițiator după finalizarea acțiunilor întreprinse. Inițiatorul trebuie

să păstreze o copie a formularului RAC sau RAP.


RMC 5 din 9


www.poca.ro

35

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.2 Procesul de urmărire a RAC / RAP (revizuire, investigație și punere în

aplicare)

5.2.1 Reprezentantul conducerii și persoana interesată revizuiesc RAC / RAP. Aceștia pot

obține ajutor inter-departamental dacă este necesar atunci când propun și întreprinde acțiuni

corective și preventive.

5.2.2 După revizuirea și investigarea sugestiei sau plângerii de neconformitate sau

potențial de neconformitate sau de îmbunătățire, recenzentul propune acțiuni corective și

preventive în formularul RAC / RAP.

5.2.3 Persoana responsabilă desemnată în RAC / RAP implementează acțiunile propuse.

Personalul de implementare monitorizează efectele acțiunilor corective și preventive.

5.2.4 În cazul reclamațiilor cetățenilor, managementul de varf si RMC răspund în scris

cetățeanului, rezultatele anchetei și măsurile corective și preventive luate pentru a elimina

cauza neconformității.

5.2.5 Modificările procedurilor rezultate din acțiunile corective și preventive sunt puse în

aplicare și înregistrate de către RMC.

5.2.6 Persoana interesată poate investiga cauza principală și se iau măsuri corective cum

ar fi instruirea, schimbarea metodologiei, schimbarea documentului, metoda de inspecție etc.

Iar acestea sunt înregistrate în aceeași formă. Dacă se identifică o problemă și un departament

generează un formular dar acțiunea trebuie să fie luată de un alt departament, atunci

formularul RAC / RAP este trimis la departamentul respectiv prin intermediul RMC.


RMC 6 din 9


www.poca.ro

36

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.2.7 RAC / RACP este returnat la reprezentantul de conducere, oferind feedback pentru

rezultatul investigațiilor și acțiunilor întreprinse. RMC păstrează astfel de înregistrări.

Persoanele vizate sunt informate să schimbe documentele ori de câte ori este necesar pentru

luarea de măsuri.

5.2.8 Se pot întreprinde acțiuni preventive suplimentare pentru a elimina cauzele

potențiale în anumite zone. Acestea determină pașii necesari pentru a preveni recurența și

sunt înregistrate în formularul RAP.

5.3 Follow–Up

5.3.1 Monitorizarea ulterioară este efectuată de catre reprezentantul managementului sau

de șefii desemnati pentru a verifica dacă acțiunile corective și preventive sunt puse în aplicare

și pentru a se asigura că obiectivele dorite sunt atinse.

5.3.2 RAC / RAP este semnat și închis dacă acțiunile corective și preventive sunt

satisfăcătoare. Dacă rezultatele nu sunt satisfăcătoare, noile neconformități observate sunt

tratate conform acestei proceduri.

5.3.3 Reprezentantul managementului monitorizează eficacitatea acțiunilor corective și

preventive prin revizuirea rezultatelor pentru o perioadă adecvată, de la caz la caz.

5.3.4 Dacă sunt necesare modificări majore în oricare dintre documentele relevante prin

acțiuni corective și preventive, atunci acest lucru se face în conformitate cu procedura

[Controlul documentelor și datelor] și se păstrează înregistrările.


RMC 7 din 9


www.poca.ro

37

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

6.0 RESPONSABILITATE SI AUTORITATE

6.1 Conducerea de varf, reprezentanții conducerii și sefii de departamente sunt

responsabili de revizuirea și determinarea cauzelor neconformităților, precum și de eventuale

neconformități în cazul defectelor majore / tipurilor repetate de deficiențe, de determinarea și

punerea în aplicare a acțiunilor corective și a acțiunilor preventive necesare pentru a preveni

reapariția lor în domeniul lor de activitate. Aceștia sunt, de asemenea, responsabili pentru

revizuirea acțiunilor corective și preventive în zona lor.

6.2 Reprezentantul managementului este responsabil pentru:

A) Efectuarea acțiunilor corective și preventive necesare pentru neconformitățile legate

de sistemul de calitate pe baza analizei rapoartelor de audit.

B) Revizuirea acțiunilor corective și preventive luate de persoana interesată pentru

eficacitate și pregătirea informațiilor pentru analiza în cadrul ședinței de revizuire a

conducerii, precum și pentru menținerea înregistrărilor.



RMC 8 din 9


www.poca.ro

38

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

7.0 INFORMATII DOCUMENTATE

[Raport de actiuni corective cod: ________

Raport de neconformitati pentru procese cod: ________]

[modificati dupa caz]



RMC 9 din 9


www.poca.ro

39

Anexa 2 - Analiza efectuată de management;

Departament

_________


Procedură

ANALIZA EFECTUATĂ DE MANAGEMENT

Cod Proc.

Vers. nr.

Data




Semnatura




modificarii


__]

1.0 SCOP

Procedura descrie procesul de analiză efectuată de management privind evaluarea funcţionării

şi eficacităţii SMC din cadrul Consiliului Județean Olt şi pentru a susţine îmbunătăţirea

continuă a acestuia.


RMC 39 din 117


www.poca.ro

40

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

2.0 DOMENIU

Procedura este valabilă pentru toate analizele efectuate de management in cadrul Consiliului

Județean Olt.


3.1 SR EN ISO 9001:2008/2015 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.

3.2 Harta SMC

3.3 Organigrama , RI, ROF

3.4 MC

3.5 Politica privind calitatea si obiectivele in domeniul calitatii.

[Modificati/completati cu ce considerati necesar]


Analiza efectuată de management - evaluare oficială efectuată de managementul de la cel

mai înalt nivel, asupra stadiului şi adecvării SMC în raport cu politica privind calitatea,

precum şi cu obiectivele specifice stabilite

SMC - Sistemul de management al calității

MC - Manualul Calității

RMC - Responsabil cu managementul calității



RMC 2 din 117


www.poca.ro

41

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data


5.1 Programarea analizelor efectuate de management

SMC este analizat de conducerea organizatiei ori de cate ori este nevoie pentru a determina

stadiul implementării, pentru a fi menţinut eficace si pentru a fi îmbunătăţit continuu.

Intervalul de timp planificat intre doua analize de management consecutive nu este mai mare

de un an calendaristic. Aceste analize includ evaluarea oportunităţilor pentru îmbunătăţire şi

necesitatea schimbărilor din cadrul SMC, incluzându-se şi politica, cu obiectivele generale şi

specifice aferente.

5.2 Pregatirea analizei de management

5.2.1 Dupa efectuarea auditului intern conform proceduri [Audit intern] sau ori de cate ori

considera necesar, RMC informeaza directorul general cu privire la necesitatea efectuarii unei

analize de management.

5.2.2 Dupa stabilirea datei la care se va desfasura analiza de management, RMC se ocupa

de pregatirea tuturor datelor relevante privind functionarea proceselor SMC si întocmeşte un

Raport informativ [cod raport ____] prin care este analizat stadiul funcţionării SMC, în

perioada care a trecut de la ultima analiză şi se stabilesc elementele care urmeaza a fi

analizate.

5.2.3 Raportul informativ este difuzat la director si la adminstrator cu min. o săptămână

înainte de data programată pentru reuniunea de analiză.

5.3 Analiză Raport informativ


RMC 3 din 117


www.poca.ro

42

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

Raportul informativ este analizat de catre toti factorii implicati, RA pregatindu-si punctele de

vedere asupra modalităţilor de soluţionare a problemelor apărute.Toti RA implicati isi vor

prezenta si sustine punctele de vedere in cadrul reuniunii propriu-zise .

5.4 Desfasurarea analizei de management

5.4.1 La data stabilita se desfasoara sedinta de analiza a SMC.

În reuniunea de analiză se dezbat:

- Raportul informativ şi punctele de vedere ale participanţilor

- Documentele de referinţă

- Se constată eventualele neconformităţi în funcţionarea SMC.

5.4.2 Pentru îmbunătăţirea continuă a SMC, se stabilesc :

- acţiuni corective pentru neconformităţi constatate,

- acţiuni preventive in vederea prevenirii apariţiei unor neconformităţi potenţiale

- propuneri pentru îmbunătăţiri potenţiale în cadrul SMC,

- dupa caz, se modifica politica si/sau obiectivele in domeniul calitatii

- resursele necesare implementării acţiunilor corective, preventive şi de îmbunătăţire

(realizarii obiectivelor),

- termene de realizare, responsabilităţi pentru aplicarea acestora.

5.4.3 Rezultatele discutiilor purtate in sedinta de analiza de management sunt consemnate

in în Raportul de analiză efectuată de management care va fi semnat de catre toti participantii

la reuniunea de analiza a SMC.

5.4.4 Raportul completat şi semnat se difuzează în copie tuturor persoanelor cu

responsabilităţi în aplicarea acţiunilor corective/preventive, iar originalul se păstrează la

RMC.


RMC 4 din 117


www.poca.ro

43

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.5 Aplicare acţiuni corective/preventive

5.5.1 Acţiunile corective/preventive trebuie aplicate în termenele stabilite în Raportul

privind analiza efectuată de management.

5.5.2 Verificare aplicare acţiuni corective/preventive

- Se verifică, la data planificată, dacă acţiunile corective/preventive stabilite au fost

implementate şi inainte de urmatoarea analiza de management, dacă au fost eficace,

iar rezultatele sunt înregistrate în Raportul analizei efectuate de management – în

original şi pe copii

- Dacă acţiunile corective/preventive nu sunt eficace, se consemnează în Raportul

privind analiza efectuată de management, iar la următoarea analiză efectuată de

management se vor stabili alte acţiuni corective/preventive.

5.6 Închidere Raport privind analiză efectuată de management

Raportul definitivat va fi supus următoarei analize efectuate de management.


6.1 Director

- Stabileste data la care se va desfasura analiza de management si RA care vor participa la

reuniunea de analiza.

- Conduce/Participa la analiza de management, aproband/stabilind, dupa caz, a.c./a.p.

care se impun

- Aproba Raportul privind analiza efectuata de management.

- Dupa caz, aproba modificarile aduse la politica, obiective, etc. asigurand toate

resursele necesare

implementarii acestora.

- Asigura resursele necesare implementarii a.c. / a.p. stabilite in cadrul analizei.


RMC 5 din 117


www.poca.ro

44

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

6.2 RMC

- Centralizeaza / analizeaza / prelucreaza statistic toate datele privind functionarea proceselor

- Intocmeste Raportul informativ, difuzandu-l tuturor RA implicati.

- Intocmeste Raportul analizei efectuate de management, se asigura de semnarea lui de catre

toti RA si aprobarea de catre Director si-l difuzeaza tuturor RA.

- Gestioneaza exemplarele originale ale documentelor supuse analizei manageriale, verificand

implementarea si eficacitatea a.c. / a.p. stabilite.

6.3 RA

- Pregatesc puncte de vedere pe baza raportului informativ si le sustin in cadrul reuniunii de

analiza.

- Raspund de implementarea a.c./a.p. stabilite in cadrul analize.


[Raport informativ ]

[Raport al analizei efectuate de Management]



RMC 6 din 117


www.poca.ro

45

Anexa 3 - Auditul intern;

Departament

_________


Procedură

AUDIT INTERN

Cod Proc.

Vers. nr.

Data




Semnatura




modificarii


__]

1.0 SCOP

Scopul prezentei este de a stabili procedurile și responsabilitățile pentru efectuarea auditului

intern al tuturor operațiunilor și activităților legate de sistemul nostru de management al

calității. De asemenea, este folosit pentru a verifica dacă sistemul de management al calității

este la fel de eficient pe cat ar trebui să fie și dacă sunt necesare modificări.


RMC 1 din 9


www.poca.ro

46

Departament

_________


Procedură

AUDIT INTERN

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

2.0 DOMENIU

Această procedură se aplică auditării tuturor activităților descrise și cuprinse în Manualul

Calitatii și a procedurilor și documentelor de sprijin.


3.1. SR EN ISO 9001:2015, Sisteme de management al calitatii. Cerinte.

3.2. SR EN ISO 9004:2010, Conducerea unei organizatii catre un succes durabil.

3.3. SR EN ISO 9000: 2015, Sisteme de management al calitatii.

3.4. SR EN ISO 19011: 2011, Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitatii si/ sau

de mediu.



Auditul calitatii - Examinare sistematică şi independentă în scopul de a determina dacă

activităţile referitoare la calitate şi rezultatele aferente satisfac dispoziţiile prestabilite,

precum şi dacă aceste dispoziţii sunt implementate efectiv şi sunt corespunzătoare pentru

realizarea obiectivelor.

Auditor- Persoana calificată pentru efectuarea auditurilor calităţii.

Auditor sef -Un auditor al calităţii desemnat să conducă un audit al calităţii.

Neconformitate- Nesatisfacere a unei condiţii specificate.

CEAC-Comisia de Evaluare si Asigurare a Calitatii;


RMC 2 din 9


www.poca.ro

47

Departament

_________


Procedură

AUDIT INTERN

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

AS- Auditor Şef;

NC – Neconformităţi;

AC – Acţiuni corective;

SMC - Sistemul de management al calitatii

MC - Manualul Calitatii

RNC – Raport de neconformitate

RMC - Responsabil cu managementul calitatii


5.0 DESCRIEREA PROCEDURII

5.1 Generalităţi

5.1.1 Procedura descrie în mod unitar, modul de operare şi ţinere sub control a unuia din

procesele sistemului de management al calitatii, precizând responsabilităţile, obiectivele

cuantificabile, datele de intrare ale procesului, datele de ieşire ale procesului, activităţile

procesului, resursele (umane, materiale, de mediu) necesare desfăşurării, ţinerii sub control şi

monitorizării proceselor.

5.2 Documente utilizate

- Manualul calitatii ;

- Instrucţiunile de lucru;

- Inregistrări;

- Instrucţiuni şi reglementări naţionale şi internaţionale aplicabile;



RMC 3 din 9


www.poca.ro

48

Departament

_________


Procedură

AUDIT INTERN

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.3 Resurse necesare

5.3.1 Resurse materiale

- program legislativ actualizat;

- computere, laptopuri;

- acces Internet, Intranet;

- abonamente la diferite publicaţii de specialitate;

- birotică + consumabile .

5.3.2 Resurse umane

5.3.2.1 Personalul implicat în cadrul procesului are competenţa necesară din punct de

vedere al studiilor, al instruirii, al abilităţilor şi al experienţei.

5.3.2.2 Procesul de planificare, instruire şi perfecţionare, testare şi certificare a

achiziţiei de cunoştinţe şi formarea de deprinderi pentru implementarea sistemului de

management al calităţii conform standardelor de referinţă este reglementat şi realizat

urmărind realizarea obiectivelor calităţii.

5.3.3 Resurse financiare

5.3.3.1 Prevederile bugetare ale sumelor necesare privind cheltuielilor de funcţionare

(materiale consumabile, întreţinerea logisticii, cheltuielile aferente drepturilor personalului

direct implicat).

5.3.4 Modul de lucru - derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii


RMC 4 din 9


www.poca.ro

49

Departament

_________


Procedură

AUDIT INTERN

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.3.4.1 Auditurile interne sunt planificate printr-un plan anual întocmit de către

CEAC. Planificarea se face astfel încât să fie auditate toate compartimentele cel puţin o data

pe an. Planul anual de audituri interne, precizează compartimentele ce vor fi auditate şi luna

în care urmează să se desfăşoare auditurile.

5.3.4.2 Planul anual se păstrează la CEAC în dosarul “Auditul intern” şi o copie, după

aprobare, se va transmite tuturor şefilor de compartimente ce urmează să fi auditate.

5.3.4.3 Auditurile interne neplanificate sunt declanşate la cererea conducerii sau a

şefilor de departamente, atunci când intervin schimbări importante în Sistemul de

Management integrat si al procedurilor sale, când se înregistrează reclamaţii care fac să apară

dubii privind conformitatea sistemului sistemului integrat cu politica şi procedurile proprii

sau pentru a verifica dacă acţiunile corective iniţiale sunt realizate şi eficiente.

5.3.4.4 Auditurile interne neplanificate sunt înregistrate în planul anual de audituri

interne existent la CEAC în acelaşi mod cu cele planificate, dar utilizând culoare roşie.

5.3.4.5 Etapele de desfăşurare a auditurilor interne precum şi responsabilităţile

generale sunt cele prevăzute în anexa [denumire – cod anexa].

5.3.4.6 Mărimea echipei, auditorul şef, componenţa echipei de audit este stabilită de

CEAC. În faza de pregătire a auditului se studiază documentele referitoare la compartimentul

auditat (MC, proceduri, norme, standarde, rapoartele de audit anterioare etc.) Pentru buna

desfăşurare a auditului se pot întocmi Liste de verificări specifice zonei auditate, ce se

completează în timpul auditului.

5.3.4.7 În timpul efectuării auditului se vor nota neconformităţile şi toate observaţiile

referitoare la zona auditată. Neconformităţile se clasifică în majore şi minore.

5.3.4.8 Neconformitatea minoră este neconformitatea prin care se pune în evidenţă

neîndeplinirea unei singure cerinţe din cadrul unui element al Sistemului de Management al

Calitatii.


RMC 5 din 9


www.poca.ro

50

Departament

_________


Procedură

AUDIT INTERN

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.3.4.9 Neconformitatea majoră este neconformitatea prin care se pune în evidenţă

neîndeplinirea unei părţi a Sistemului de Management sau care pune în evidenţă cumulul mai

multor neconformităţi minore pe acelaşi element al sistemului şi care conduce la

incapacitatea funcţionării unei părţi esenţiale a sistemului.

5.3.4.10 Auditorul şef va întocmi Raportul de audit intern [conf. anexa – cod anexa]

care trebuie să conţină:

- departamentul/activitatea auditată;

- scopul auditului;

- componenţa echipei de audit;

- documente de referinţă;

- persoane contactate;

şi anexe

- neconformităţi;

- acţiuni corective propuse;

- acceptarea din partea auditorilor a propunerilor de AC.

5.3.4.11 În cazul constatării de neconformităţi ca urmare a auditului, acestea sunt

trecute în Anexa la raportul de audit. Neconformităţile se vor numerota şi clasifica şi în

paranteză se va indica numărul capitolului şi subcapitolul din standardul ales ca referinţă

pentru sistemul calităţii în care se încadreazăfiecare neconformitate.

5.3.4.12 Raportul de audit se discută cu Şeful departamentului auditat căruia i se pune

la dispoziţie un exemplar din raport completat cu neconformităţile găsite de auditori la

rubrica [rubrica – anexa].

5.3.4.13 Pentru neconformităţile semnalate de auditori, Şeful departamentului auditat

stabileşte în decurs de 10 zile acţiunile corective, termenele şi responsabilităţile pentru

realizarea lor. Acestea vor fi trecute în anexa Raportului de audit la rubrica [rubrica].


RMC 6 din 9


www.poca.ro

51

Departament

_________


Procedură

AUDIT INTERN

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.3.4.14 Auditorul şef sau auditorul trebuie să-şi dea acceptul cu privire la AC propuse

de şeful departamentului audiat. Acest accept va fi trecut în anexa Raportului de audit la

rubrica [numar rubrica].

5.3.4.15 Auditorul şef efectuează o verificare a modului de aplicare şi a eficienţei

acţiunilor corective la termenele stabilite, pentru NC majore şi minore, sau la următorul audit

intern pentru NC minore. Dacă ele sunt realizate şi sunt eficiente, Auditorul şef semnează în

dreptul AC din raport şi în final se completează [rubrica____] din raportul de Audit.

Auditorul şef avizează încheierea raportului de audit, după finalizarea satisfăcătoare a tuturor

AC.

5.3.4.16 Raportul de audit va fi difuzat astfel:

- un exemplar la Şeful departamentului auditat;

- un exemplar la CEAC.

5.3.4.17 Rezultatele auditurilor interne constituie date de intrare pentru analiza

periodică a sistemului calităţii efectuată de management.

5.3.4.18 Personalul însărcinat cu efectuarea auditurilor interne este independent de

activitatea supusăauditului. Auditorii vor fi calificaţi în baza studiilor, instruirii în domeniul

auditului şi a experienţei, aşa cum se prevede în procedura generală. Se pot utiliza şi auditori

externi cu condiţia să fie certificaţi de un organism de certificare auditori.

5.3.4.19 Auditorii calităţii sunt stabiliţi de Consiliul Județean Olt. Directorul aprobă

Lista evaluatorilor independenţi care sunt nominalizaţi prin decizia care stabileşte Colectivul

de monitorizare şi evaluare internă a calităţii.


RMC 7 din 9


www.poca.ro

52

Departament

_________


Procedură

AUDIT INTERN

Cod Proc.

Vers. nr.

Data


6.1 Directorul are următoarele responsabilităţi:

- aprobă planul anual de audit;

- examinează şi aprobă lista auditorilor interni.

6.2 CEAC are responsabilităţile:

- analizează rapoartele de audit din diferite compartimente auditate şi acţiunile corective

pentru a stabili eventuale aspecte adverse calităţii;

- întocmeşte planul anual de audituri;

- aduce la cunoştinţa departamentelor data desfăşurării auditurilor interne cu 5-7 zile înainte

de începerea acestora;

- numeşte AS pentru echipa de audit;

- ţine evidenţa desfăşurării auditurilor interne şi completează planul anual de audituri pe

măsura derulării lui;

- participă de regulă la desfăşurarea auditurilor interne;

- completează Registrul de audituri;

- evaluează auditorii interni şi întocmeşte lista acestora;

- păstrează rapoartele de audit şi alte documente referitoare la audituri în dosarul “Audituri

interne” care este întocmit anual.

6.3 AS are responsabilităţile:

- întocmeşte lista de verificări care se vor efectua în cadrul auditului, după caz;

- coordonează efectuarea auditului;

- întocmeşte raportul de audit;


RMC 8 din 9


www.poca.ro

53

Departament

_________


Procedură

AUDIT INTERN

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

- distribuie raportul de audit;

- verifică îndeplinirea AC;

- avizează raportul de audit şi anexele la finalizarea AC.

La cererea Şefului departamentului auditat, Auditorul Şef (AS) şi auditorii pot face

recomandări privind modul de soluţionare a problemelor. Membrii comisiei de audit

acţionează conform AS în timpul pregătirii şi desfăşurării auditului.

Şeful departamentului auditat are obligaţia de a colabora cu AS pentru buna desfăşurare a

auditului, stabileşte acţiunile corective şi răspunde de implementarea lor.


Lista de auditori interni cod: _____

Program de audituri interne cod: _____

Plan de audit cod: _____

Chestionar de audit cod: _____

Raport de neconformitati cod: _____

Raport de audit cod: _____

[modificati dupa caz]


RMC 9 din 9


www.poca.ro

54

Anexa 4 - Conservarea și păstrarea documentelor;

Departament

_________


Procedură

CONSERVARE ȘI PĂSTRARE

Cod Proc.

Vers. nr.

Data




Semnatura




modificarii


__]

1.0 SCOP

Această procedură definește cerințele pentru conservarea și protejarea documentelor,

produselor, a materiilor prime sau a altor ieșiri de procese cheie.


RMC 1 din 8


www.poca.ro

55

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

2.0 DOMENIU

[functia desemnata] este responsabil pentru implementarea și gestionarea acestei proceduri.



- SR EN 9001- 2015 Sisteme de management al calitatii – cerinte;

- SR EN 9001- 2008 Sisteme de management al calitatii – principii esentiale,

vocabular;

- SMC – Sistemul de management al calitatii ;

- Procedura Controlul produsului neconform;

- Porocedura Livrarea.








RMC 2 din 8


www.poca.ro

56

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data


5.1 Manipulare si etichetare

5.1.1 Se efectuează manipularea corespunzătoare a tuturor documentelor, părților și a

materiilor prime.

5.1.2 Cerințele specifice de manipulare pentru operațiuni vor fi definite în instrucțiunile

de lucru corespunzătoare, după caz.

5.1.3 Cerințele de manipulare mandatate de către client vor fi definite în documentația de

comandă.

5.1.4 Etichetarea cerințelor speciale de manipulare (cum ar fi avertismentele de pericol)

va fi utilizată, după caz.

5.2 Depozitare si protectie

5.2.1 Toate documentele, materiile prime și lucrările în proces sunt stocate într-un mod

care împiedică neconformitatea.

5.2.2 Consiliul Județean Olt utilizează camere de depozitare, arhive conforme, spații de

depozitare, rafturi și alte mijloace de separare și stocare a materialelor. Accesul la spațiile de

depozitare este limitat la personalul autorizat, această autorizație fiind înregistrată în dosarul

de formare al angajatului.

5.2.3 Eliberarea și îndepărtarea părților din camera de depozitare este controlată utilizând

următoarele metode:


RMC 3 din 8


www.poca.ro

57

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.2.3.1 Părțile sunt eliminate sau înlocuite [descrieți metodele de inventar aici, atât

în interior, cât și în exterior].

5.2.3.2[persoana desemnata] exercită controlul asupra sălilor de depozitare.

5.2.3.3 Toate părțile scoase din camera de stocare sunt înregistrate în [documentul]

care a solicitat eliminarea lor.

5.2.3.4 Materia primă se eliberează numai împreună cu un document eliberat

[documentul]. Numărul comenzii de achiziție este înregistrat în [document].

5.2.3.5 Părțile cu neconformitate suspectată sunt etichetate și stocate în conformitate

cu procedura [Controlul produsului neconform].

5.2.3.6 Nicio parte sau material care face obiectul unei investigații pentru

neconformități suspectate nu este plasat în camera de depozitare, cu excepția cazului în care

se iau măsuri pentru a împiedica emiterea acestora, inclusiv identificarea adecvată.

5.2.4[persoana desemnata] examinează orice daune recurente legate de metodele de protecție

aprobate în prezent, pentru a se asigura că se fac modificări pentru a proteja în mod adecvat

materialele și piesele.

5.2.5 Orice echipament de manipulare a documentelor si materialelor utilizat în operațiunile

Consiliului Județean Olt este utilizat în conformitate cu instrucțiunile de utilizare ale

producătorului. O copie a acestor instrucțiuni este menținută de [persoana desemnata] si pusă

la dispoziția personalului necesar. Orice persoană care utilizează echipamente de manipulare

a materialului pentru prima dată este instruită cu privire la utilizarea echipamentului de către

o persoană calificată.

5.2.6 Părțile sunt stivuite pentru a preveni deteriorarea de la contactul cu alte părți sau

strivirea. Dacă este necesar, materialul este utilizat pentru a separa părțile sensibile pentru a

preveni deteriorarea.

5.2.7 Cele mai bune practici din domeniu sunt folosite de [persoana desemnata] când

arhivează, îndosariază, leagă, înfășoară sau sprijină părți pentru a exclude deplasarea și

căderea.


RMC 4 din 8


www.poca.ro

58

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.2.8 O grijă deosebită este avuta in vedere pentru a preveni deteriorarea suprafețelor

prelucrate critice, a suprafețelor foarte lustruite sau a pieselor placate. Metodele includ

recipiente de protecție, ambalaj, material de protecție sau rafturi speciale.

5.2.9 Se acordă o atenție deosebită purtării mănușilor de protecție oriunde amprentele digitale

pot provoca deteriorarea documentului/piesei sau pot cauza o adeziune inadecvată în timpul

operațiilor de fixare.

5.2.10 Materiile prime, documentele, piesele, ansamblurile și piesele finite sunt protejate

împotriva deteriorării sau contaminării în timpul tranzitului, folosind următoarele metode:

- Piesele și materialele sunt ambalate în cutie sau legate, separate, pentru a împiedica

amestecarea.

- Componentele sunt reținute în recipientele originale cât mai mult posibil.

- Părțile susceptibile la vibrații și deteriorare la șocuri sunt ambalate cu spumă, tampoane sau

alte ambalaje speciale.

5.2.11 Toate piesele și materialele sunt protejate de condițiile meteorologice care le-ar putea

afecta negativ. Acestea includ învelișuri sau recipiente speciale pentru materii prime pentru a

preveni coroziunea sau rugina.

5.2.12 Materialele sensibile la mediu sunt protejate utilizând următoarele proceduri speciale:

5.2.12.1. Materialele sunt depozitate în recipiente originale sau, dacă sunt

îndepărtate pentru inspecție, sunt sigilate corespunzător.

5.2.12.2. Stocurile sunt verificate pentru a asigura respectarea oricăror proceduri

scrise pentru materiale sensibile la mediul înconjurător.

5.2.12.3. Când temperatura și umiditatea trebuie controlate, dispozitivele de

înregistrare si calibrate sunt utilizate pentru a urmări temperatura și umiditatea și pentru a fi

monitorizate. Dacă limitele sunt depășite, [persoana desemnata] va determina acțiunea

corectivă care trebuie luată.


RMC 5 din 8


www.poca.ro

59

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.2.12.4. Departamentul desemnat inspectează gospodărirea generală a spațiilor de

depozitare.

5.2.12.5. Personalul camerelor de depozitare este instruit în procedurile speciale

necesare pentru materialele sensibile la mediul înconjurător

5.2.13. Elementele senzitive electrostatice fac obiectul controalelor definite în instrucțiunile

de lucru speciale.

5.2.14. Auditul intern va asigura adecvarea permanentă a tuturor materialelor și

echipamentelor stocate de catre Consiliul Județean Olt, inclusiv a părților constitutive ale

ansamblurilor. Rapoartele corespunzătoare privind neconformitatea produselor și acțiunile

corective sunt completate atunci când se constată că materialul este stocat în mod

necorespunzător sau prezintă risc de neconformitate.

5.3 Ambalare

5.3.1. Sunt utilizate bune practici de ambalare acceptate care mențin conformitatea produsului

și integritatea prin livrare. Cerințele de ambalare impuse de client sunt retinute și utilizate

atunci când este necesar.

5.3.2. Numai piese care au fost fabricate și care îndeplinesc criteriile stabilite de acceptare

sunt ambalate pentru expediere. Standardele de conservare, ambalare și expediere sunt

utilizate pentru documentele în lucru. Toate subcomponentele sunt identificate înainte de

ambalare.

5.3.3. Produsele sensibile electrostatic trebuie să fie ambalate în ambalaj antistatic.


RMC 6 din 8


www.poca.ro

60

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.4 Conservare

5.4.1. Produsul este menținut în mod corespunzător în timpul fabricării, inspecției și livrării

pentru a preveni neconformitatea. Eforturile de conservare includ segregarea și / sau

utilizarea unor medii sau condiții controlate. Asemenea cerințe sunt incluse în instrucțiunile

de lucru, după cum este necesar.

5.4.2.[persoana desemnata] este responsabila pentru controlul materialului de depozitare.

Materialele sensibile la vârstă (perisabile) sunt identificate și controlate după cum urmează:

5.4.2.1. Atunci când materialul este primit în sistem, un inspector de recepție

determină dacă termenul de valabilitate este aplicabil. În majoritatea cazurilor, producătorul

va indica perioada de valabilitate. În alte cazuri, data fabricării este dată și inspectorul trebuie

să determine durata de viață pe baza unor date acceptabile. Perioada de valabilitate a

produsului este marcată în modul descris mai jos.

5.4.2.2. Pentru anumite materiale, termenul de valabilitate este determinat după ce

este deschis pentru utilizare. În aceste cazuri, persoana care deschide materialul trebuie să

introducă o etichetă pe container așa cum se menționează mai jos.

5.4.2.3. Orice prelungire a termenului de valabilitate trebuie să fie acoperită de

instrucțiuni speciale de retestare stabilite de autoritatea competentă. Trebuie să se stabilească

și să se înregistreze perioada de valabilitate care poate fi extinsă.

5.4.2.4. Containerele care conțin elemente de depozitare sunt marcate în mod clar ca

atare.

5.4.2.5. Sala de depozitare este verificată în fiecare lună pentru produsele

depozitate. Orice elemente care se dovedesc a fi depășite sunt îndepărtate și segregate într-o

zonă controlată până când se poate realiza re-inspecția si retestarea.

5.4.2.6. Produsele care intră sub incidența perioadei de valabilitate sunt controlate și

etichetate cu o etichetă specială în timpul inspecției; această etichetă identifică data de

expirare.


RMC 7 din 8


www.poca.ro

61

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.5 Curațare

5.5.1. Părțile sunt curățate pentru a îndepărta eventualele reziduuri, obiecte străine, spărturi

etc. pe tot parcursul procesului de producție.

5.5.2. Orice detergenți, solvenți sau alte fluide utilizate în zona de producție sunt marcate

corespunzător și depozitate în recipiente destinate depozitării solventului. Acestea sunt

depozitate într-o zonă separată împreună cu alte fluide și substanțe chimice.

5.6 Livrare

5.6.1. Conservarea referitoare la metodele de livrare este definită în procedura documentată

[Livrarea].


Seful de departament este responsabil de faptul ca această procedură sa fie cunoscută de

personalul angajat în activitățile menționate mai sus și de faptul că mărfurile sunt însoțite de

documentația necesară.



[Fisa de inspectie]

[Declaratie de conformitate]

[Certificat de garantie ] .

[Proces verbal de receptie si instalare]

[Registrul de neconformitati]


RMC 8 din 8


www.poca.ro

62

Anexa 5 - Contextul organizației;

Departament

_________


Procedură

CONTEXTUL ORGANIZAȚIEI

Cod Proc.

Vers. nr.

Data




Semnatura



Versiune Data Pagina / Capitol Descrierea modificarii

[Numarul versiunii] [Data intocmirii] [______________] [___________________]

1.0 SCOP

Scopul acestei proceduri este de a defini modalitatea in care directia strategica a

Consiliului Județean Olt este dezvoltata de catre managementul superior prin identificarea

partilor interesate, a aspectelor de interes si a riscurilor si oportunitatilor.

2.0 DOMENIU

Această procedură se aplică conducerii superioare a Consiliului Județean Olt.


RMC 1 din 5


www.poca.ro

63

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data



3.2 Manualul Calitatii

3.3 Procedura Managementul riscurilor si oportunitatilor

3.4 Procedura Analiza efectuata de management



Procedura - Mod specificat de desfăşurare a unei activităţi sau a unui proces;






5.1 Produse si servicii

5.1.1 Consiliul Județean Olt furnizeaza urmatoarele servicii de interes public:

Detaliati aici]


RMC 2 din 5


www.poca.ro

64

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.1.2 [Daca exista limitari folositi acesta sectiune; in caz contrar eliminati-o]

Consiliul Județean Olt limiteaza oferta de servicii si produse dupa cum urmeaza:

Detaliati aici

5.2 Partile interesate

5.2.1 “Partile interesate” se refera la agentii economici care receptioneaza produsele si

serviciile noastre, care au impact asupra gamei noastre de produse si servicii sau care au orice

fel de interes semnificativ fata de organizatia noastra. In cazul Consiliului Județean Olt partile

interesate sunt detaliate intr-un jurnal dedicat, care cuprinde si motivatia includerii lor. Sunt

incluse atat partile interesate interne cat si cele externe.

5.3 Aspecte de interes

5.3.1 In cazul fiecarei parti interesate, aspectele de interes specifice trebuie sa fie

identificate in cadrul jurnalului dedicat. Aceste aspecte se pot referi la diverse preocupari

directe ale partii interesate (spre exemplu, clientii pot fi ingrijorati cu privire la calitatea

produselor si serviciilor achizitionate) sau preocupari indirecte. Aceste preocupari pot avea

impact asupra partii interesate.

5.3.2 Aspectele de interes pot fi interne sau externe, in conformitatea cu pozitia partii

interesate, interna sau externa. Mai mult, o parte interesata poate avea preocupari si

ingrijorari de natura interna sau externa.

5.3.3 La incercarea de identificare a preocuparilor interne poate fi util sa se ia in

considerare aspectele legate de tehnologie, preocuparile angajatilor etc.


RMC 3 din 5


www.poca.ro

65

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.3.4 La incercarea de identificare a preocuparilor de natura externa este util sa se tina cont

de aspectele legate de competitie, societate si cultura, relatiile de munca, aspectele statutare si

reglementatoare, lantul de aprovizionare, problematica economica etc.

5.4 Riscuri si oportunitati

5.4.1 In cadrul jurnalului dedicat partilor interesate, conducerea va identifica riscurile si

oportunitatile legate de aspectele de interes.

5.4.2 In cadrul jurnalului, fiecare risc si oportunitate va fi definita, alaturi de procesul

principal implicat si gradul de prioritate. Se va mentiona deca este vorba de un risc, de o

oportunitate sau de un amestec al celor doua categorii.

5.4.3 Ulterior conducerea va determina metoda de tratare pentru fiecare risc si oportunitate.

Riscurile sunt gestionate astfel incat sa se reduca probabilitatea lor de aparitie si a

consecintelor negative in timp ce oportunitatile sunt gestionate astfel incat sa creasca

probabilitatea de aparitie si a consecintelor pozitive. Aspectele bivalente necesita o metoda de

tratare mai complexa.

5.4.4 In cazul in care se determina ca un risc sa fie tratat dupa metoda FMEA (analiza

modurilor de defectare si a efectelor), aceste aspecte trebuie sa fie introduse in jurnal intr-o

rubrica dedicata, registrul riscurilor.

Oportunitatile sunt gestionate in cadrul registrului oportunitatilor din cadrul jurnalului.

5.4.5 Pentru mai multe detalii legate de managementului riscurilor si oportunitatilor

consultati procedura [Managementul riscurilor si al oportunitatilor].


RMC 4 din 5


www.poca.ro

66

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.5 Directia strategica

5.5.1 Luand in considerare aspectele de mai sus echipa de conducere fundamenteaza o “directie

strategica” care este documentata in inregistrarile analizei efectuate de mangement. Consultati

procedura [Analiza efectuata de management].


[Nume functie] este responsabila pentru implementarea si gestionarea acestei proceduri.



Controlul înregistrărilor calităţii

Controlul neconformităţilor

etc



RMC 5 din 5


www.poca.ro

67

Anexa 6 - Controlul documentelor;

Departament

_________


Procedură

CONTROLUL DOCUMENTELOR ȘI

ÎNREGISTRĂRILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data




Semnatura



Versiune Data Pagina / Capitol Descrierea modificarii

[Numarul versiunii] [Data intocmirii] [______________] [___________________]

1.0 SCOP

Prezenta procedură stabileşte cerinţele referitoare la menţinerea sub control a tuturor

documentelor care sunt în legatură cu SMC, responsabilităţile funcţiilor care elaborează,

verifică, după caz, aprobă, actualizează şi gestioneazǎ documente interne, respectiv, primesc,

înregistrează, difuzează şi gestionează documentele externe.


RMC 1 din 12


www.poca.ro

68

Departament

_________


Procedură


ÎNREGISTRĂRILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

2.0 DOMENIU

Prevederile prezentei proceduri se aplică tuturor functiilor existente în cadrul Consiliului

Județean Olt precum si documentelor elaborate intern şi documentelor de provenienta

externa, necesare pentru operarea şi controlul eficace al sistemului de management al calitatii.






Document - informaţie împreunǎ cu mediul său suport care descrie activităţi, procese, cerinţe

şi responsabilităţi;

Documente interne -documente elaborate în cadrul organizatiei (documente SMC,

documente tehnice, documente organizatorice);

Documente externe -documente primite de către organizatia de la alte organizaţii cu care

colaborează (furnizori de produse şi/sau servicii, foruri legislative, organizaţii tutelare etc.);

Specificaţie -document care stabileşte cerinţe, caiete de sarcini, specificaţii tehnice de

execuţie etc.

Documente de referinţǎ -documente ale căror cerinţe sunt respectate la elaborarea unei

proceduri, precum şi cele la care face referire conţinutul acesteia;

Avizare- acceptarea unui document de către o entitate organizatorică sau o persoană, care

condiţionează circulaţia ulterioară a sa, fără ca prin aceasta documentul să capete un caracter

executoriu.


RMC 2 din 12


www.poca.ro

69

Departament

_________


Procedură


ÎNREGISTRĂRILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

Aprobare -acceptarea unui document de către o entitate organizatorică sau o persoană, prin

care documentul capătă un caracter executoriu.

Utilizator -functie sau persoana care a primit un document inclus in SMC care are obligatia

de a-l gestiona pe toata perioada valabilitatii lui, de a respecta si aplica prevederile acestuia si

de a-l preda (sau distruge - dupa cum este aplicabil) la sfarsitul perioadei de valabilitate.

Modificare -actualizarea unui document astfel încât acesta să fie în conformitate cu

structura organizatorică a societăţii, modul real de desfăşurare a activităţilor şi cu datele de

ieşire ale analizelor şi verificărilor efectuate.






RMC 3 din 12


www.poca.ro

70

Departament

_________


Procedură


ÎNREGISTRĂRILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data


5.1 Generalitati

Pentru funcţionarea eficace a SMC in cadrul Consiliului Județean Olt, menţinerea sub

control a documentelor este necesarǎ pentru a asigura cǎ:

− documentele sunt aprobate înainte de emitere, din punct de vedere al adecvǎrii lor;

− documentele sunt analizate, actualizate atunci când este necesar şi reaprobate;

− modificǎrile şi stadiul reviziilor curente a documentelor sunt identificate;

− utilizatorii se gǎsesc în posesia tuturor documentelor necesare, aflate la ediţia în

vigoare;

− documentele sunt pǎstrate astfel încât sǎ rǎmânǎ lizibile şi identificabile cu uşurinţǎ;

− documentele de provenienţǎ externǎ sunt identificate şi difuzarea lor este controlatǎ;

− documentele perimate sunt identificate adecvat pentru a evita utilizarea neintenţionatǎ a

lor.

5.2 Proceduri

5.2.1 Procedurile conţin următoarele capitole:

1. Scop,

2. Domeniul de aplicare,

4. Documente de referinţǎ,

3. Terminologie şi abrevieri,

5. Descrierea procesului,

6. Responsabilităţi,

7. Informatii documentate,

8. Anexe (acestea conţin modele pentru formularele/registrele utilizate la menţinerea

înregistrărilor

stabilite).


RMC 4 din 12


www.poca.ro

71

Departament

_________


Procedură


ÎNREGISTRĂRILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.2.2 Procedurile sunt codificate dupa cum urmeaza:

− proceduri de sistem (care reglementeaza sistemul in ansamblu, iar aplicarea lor este

obligatorie pentru toate procesele din cadrul SMC) – cod PS

− proceduri operationale (care reglementeaza anumite procese din cadrul sistemului, ele

putand fi neaplicabile in cadrul unor procese din cadrul SMC) – cod PO

5.3 Instructiuni de lucru

5.3.1 Instrucţiunile de lucru reglementează modul de realizare al unei activitǎţi dintr-un

proces al SMC si sunt realizate in conformitate cu cerintele interne ale institutiei si

prevederile legale.

5.3.2 Instrucţiunile de lucru sunt elaborate de către seful de serviciu/birou/compartiment a

cărui activitate este reglementată prin acestea, sunt avizate de către RMC (in vederea stabilirii

conformitatii cu prevederile SR EN ISO 9001:2015) şi sunt aprobate de către directorul

general.

5.3.3 Instructiunile de lucru sunt centralizate in ROI (Regulamentul de ordine interioara) si

respectarea prevederilor acestora este o cerinta obligatorie pentru toti angajatii institutiei.

5.4 Formulare

5.4.1 Formularele utilizate pentru înregistrǎri sunt introduse prin proceduri şi instrucţiuni

care descriu activitatea la care se referǎ, ele fiind anexate la documentul care le introduce.

5.4.2 Codificarea formularelor – codul procedurii/instructiunii urmat de o litera F

(formular) si un numǎr de ordine atribuit cronologic elaborarii documentului.


RMC 5 din 12


www.poca.ro

72

Departament

_________


Procedură


ÎNREGISTRĂRILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.5 Documente interne

5.5.1 În cazul în care apare necesitatea elaborării altor tipuri de documente interne, decât

cele reglementate prin proceduri si/sau RI (de exemplu: rapoarte, situaţii statistice etc.)

referitoare la activitǎţile şi procesele desfǎşurate în organizatia incluse în SMC, RA

desemneazăfuncţiile/persoanele care au responsabilitatea elaborării, verificării după caz,

modificării, difuzării şi gestionării acestora.

5.5.2 La elaborarea, aprobarea, avizarea după caz, modificarea şi difuzarea acestor

documente, persoanele desemnate, respectă cerinţele reglementate prin prezenta procedură.

5.5.3 Organigrama, ROF, RI, proiectele sunt elaborate în forma de proiect de către RA (şefi

de departamente, directori), avizate de către directorul general.

5.5.4 Fişele posturilor sunt elaborate de responsabilii de activitate şi aprobate de directorul

de departament. Biroul resurse umane este responsabil de gestionarea exemplarelor originale

din Organigramă, R.O.F., decizii, fişa postului.

5.5.5 Identificarea documentelor

Documentele interne, existente in cadrul SMC al organizatiei au urmǎtoarele date de

identificare:

− antet cu numele organizaţiei şi/sau departamentului care le emite;

− numele/titlul documentului;

− cod, ediţie;

− numărul paginii/numărul total de pagini;

− data reviziei documentului;

− funcţia, numele, prenumele şi semnătura persoanelor care le elaborează, le avizeaza şi

le aprobă;


RMC 6 din 12


www.poca.ro

73

Departament

_________


Procedură


ÎNREGISTRĂRILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

− caracterul documentului (copiile documentelor pentru care este prevăzut controlul

modificărilor sunt identificate de către persoana care efectuează difuzarea prin marcarea

căsuţei ’’Copie controlatǎ”.

Pentru documentele cu caracter informativ (pentru care nu este prevăzut controlul

modificărilor), persoana care le difuzează, va evidenţia acest fapt prin marcarea căsuţei

’’Copie necontrolatǎ”.)

− numele fisierului si calea de acces catre acesta.

5.5.6 Difuzarea si evidenta documentelor

5.5.6.1 Documentele SMC pe suport de hartie vor fi:

- copiate

- se va bifa casuta „Copie controlatǎ” (pentru documentele la care a fost prevazut

controlul modificarilor).

- numarul exemplarului copiat va fi evidentiat in rubrica „ Nr exemplar”

- copia controlata se va difuza pe bazǎ de Listǎ de difuzare, formular [cod

formular]. Prin semnarea de primire, utilizatorul documentului isi asuma responsabilitatea

gestionarii documentului primit conform prevederilor proceduri.

- copiile pentru care nu a fost prevazut controlul modificarilor (documente cu caracter

informativ) vor avea marcata casuta „Copie necontrolata” si se vor difuza fara a fi obligatorie

completarea Listei de difuzare.

5.5.6.2 Documentele SMC pe suport informatic vor fi:

- salvate de catre reprezentantii IT in reteaua interna a institutiei intr-un format care nu

poate fi modificat (PDF, TIF, etc)

- trimise tuturor utilizatorilor care au acces la reteaua interna. Totodata utilizatorii vor

fi

informati prin nota interna asupra obligativitatii respectarii prevederilor documentului.


RMC 7 din 12


www.poca.ro

74

Departament

_________


Procedură


ÎNREGISTRĂRILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.5.7 Evidenta documentelor SMC se realizeaza dupa cum urmeaza:

- RMC pastreaza evidenta tuturor documentelor SMC prin menţinerea la zi şi actualizeazarea

Listei de evidenţă a documentelor în vigoare, formular [cod formular];

- RMC pastreaza evidenta si controlul tuturor copiilor controlate a documentelor difuzate prin

mentinerea tuturor Listelor de difuzare.

5.5.8 Actualizarea documentelor

5.5.8.1 Modificarea/actualizarea documentelor interne este efectuatǎ de elaboratorul

documentului şi presupune urmǎtoarelor etape principale:

− stabilirea necesităţii modificării;

− efectuarea modificării propriu-zise;

− actualizarea datelor de intrare în vigoare (data, numǎrul reviziei creşte cu o unitate);

− verificarea, avizarea şi aprobarea documentului de cǎtre aceleaşi funcţii care au verificat,

avizat, aprobat iniţial documentul.

5.5.8.2 Difuzarea documentului modificat (actualizat) se face conform ordinii

interioare în acelaşi timp cu retragerea documentului perimat. Responsabilitatea distrugerii

documentului perimat este a RMC (prin distrugerea tuturor copiilor perimate). Evidenţa

modificǎrilor efectuate pe un document este menţinuta de elaboratorul documentului în Lista

de evidenţă a modificǎrilor, formular [cod formular]. Lista de evidenţă a modificǎrilor se

pǎstreazǎ alǎturi de originalul documentului.

5.5.8.3 Functia/persoana care gestionează originalele perimate ale documentelor

interne, pe suport de hartie, le marchează cu inscripţia “PERIMAT”, le păstrează pe perioada

stabilită, după care stabileşte necesitatea păstrării în continuare, a predării la arhivă sau a

eliminării prin distrugerea acestora. Schema detaliată a modificării/actualizării documentelor

este prezentată în anexa la prezenta procedură.


RMC 8 din 12


www.poca.ro

75

Departament

_________


Procedură


ÎNREGISTRĂRILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.6 Documente externe

5.6.1 Corespondenţă (de exemplu: adrese, notificări, informări cu caracter de obligativitate,

contracte,

comenzi, oferte, reclamaţii primite de la cetăţeni / colaboratori / alte organizaţii;

5.6.2 Autorizaţii şi avize necesare funcţionării şi desfăşurării activităţilor specifice

organizaţiei;

5.6.3 Documentele normative, reglementari, literatura de specialitate:

- Actele normative (legislaţie, reglementări, HCL, etc.)

- Formulare si registre cu regim special

- Standarde şi alte prevederi legale aplicabile

- Documentaţia tehnică si licente pentru echipamente de calcul şi soft

- Documentatie de executie a lucrarilor (proiecte, caiete de sarcini, studii de specialitate)

- Manuale de specialitate, suporturi de curs.

5.7 Corespondenta

5.7.1 Documentele externe primite prin poştă, curierat sau personal de la expeditorul

documentului, sunt primite de către registratura generala a institutiei care:

- le înregistrează în registrul organizatiei de Intrari ;

- stabileşte destinatarii, conform numerelor de inregistrare atribuite

- le difuzează la destinatari, in termen de max. 12 ore.

5.7.2 Documentarea difuzării este realizată prin data şi semnătura de primire a

destinatarului în Registrul de intrare-ieşire. In cadrul fiecarui departament documentele

externe primite de la registratura, cat si documentele externe primite direct prin fax, telex sau

alte mijloace, sunt inregistrate in Registrul de intrare-iesire propriu, dupa care sunt analizate

de seful de departament si repartizate catre RA in vederea solutionarii acestora.


RMC 9 din 12


www.poca.ro

76

Departament

_________


Procedură


ÎNREGISTRĂRILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.7.3 Persoanele care primesc documente prin e-mail stabilesc necesitatea listării acestora şi

a informării altor funcţii procedând în conformitate cu cele prezentate mai sus, a păstrării

(bază de date) sau arhivării acestora. Persoanele responsabile cu primirea şi gestionarea

documentelor externe din cadrul departamentelor organizaţiei au responsabilitatea de a păstra

originalele/copiile primite şi de a verifica valabilitatea acestora.

5.7.4 Persoanele care gestionează documente externe:

− stabilesc necesitatea înştiinţării altor funcţii din cadrul organizaţiei despre conţintul

acestora;

− difuzează copiile/originale funcţiilor interesate, care datează şi semnează de primire in

Registrul de intrare-iesire propriu sau în Lista de difuzare, formular [cod formular].

− stabilesc necesitatea şi instruiesc, sau asigură instruirea funcţiilor interesate referitor la

continutul documentelor, atunci când este aplicabil, conform procedurii [Instruire,

conştientizare, competenţǎ].

5.7.5 Cu excepţia prevederilor legale şi a standardelor externe, persoanele responsabile cu

primirea şi gestionarea documentelor externe ţin evidenţa acestora în opisul

dosarelor/bibliorafturilor în care acestea sunt păstrate.

5.7.6 În cazul în care documentele externe determină modificări ale documentelor

sistemului de management al calităţii, RMC stabileşte necesitatea şi asigură efectuarea

modificărilor necesare şi a instruirii personalului implicat în legătură cu aceste modificări.

5.7.7 Corespondenţa externă este păstrată de către persoanele care o gestionează, timp de

cel puţin 1 an după încheierea perioadei de valabilitate a acesteia, dupa care se preda la arhiva

(daca nu sunt alte prevederi legale aplicabile)


RMC 10 din 12


www.poca.ro

77

Departament

_________


Procedură


ÎNREGISTRĂRILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.7.8 Copiile documentelor externe difuzate în cadrul organizaţiei se supun aceloraşi reguli

de păstrare, marcare la expirarea valabilităţii acestora şi de păstrare sau eliminare prin

distrugere, ca în cazul originalelor acestora.

5.8 Documentele normative

5.8.1 Prevederile legale sunt multiplicate şi difuzate către toate direcţiile/departamentele

interesate de către compartimentul Juridic-contencios pe baza Listei de difuzare [cod

formular].

5.8.2 Utilizatorii au obligatia înregistrarii acestora în Registrele de intrări-ieşiri proprii si,

dupa caz, in Lista documentelor, [cod formular]. Pastrarea si gestionarea acestor documente

se realizeaza de catre RA la care au fost repartizate.

5.8.3 Standardele si normativele aplicabile sunt ţinute în evidenţă prin înregistrarea acestora

în lista documentelor [cod lista] si, dupa caz, in Registrele de intrări-ieşiri proprii de către

funcţiile care le gestionează, după cum urmează:

− standardele referitoare la sistemul de management al calităţii, sunt gestionate de către

RMC;

− celelalte standarde cu caracter tehnic, sunt gestionate de RA implicaţi.

5.9 Monitorizarea proceselor

Se realizează prin audituri interne, conform procedurii generale [Audit intern], [cod ____].

Date rezultate referitoare la controlul documentelor sunt analizate, eventual prelucrate

statistic şi

prezentate în analiza efectuatǎ de management conform procedurii operationale [Analiza

efectuatǎ de management] [cod ____].


RMC 11 din 12


www.poca.ro

78

Departament

_________


Procedură


ÎNREGISTRĂRILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data


Responsabilii de activitate

− elaborează IL specifice activităţilor de care sunt responsabili, înaintându-le spre verificare

RMC;

− întocmesc/avizează documente interne, în limitele de competenţă atribuite (ex: note interne,

FP

etc.);

− gestionează documentele interne sau externe emise sau care le-au fost repartizate, fiind

responsabili de:

− aducerea la îndeplinire a cerinţelor acestora

− arhivarea şi păstrarea acestora conform prevederilor prezentei proceduri

− marcarea documentelor originale perimate şi distrugerea copiilor documentelor

nevalabile


- Lista de difuzare

- Lista de evidenta a documentelor

- Lista de evidenta a modificarilor

- Registru de intrea-iesire, etc.



RMC 12 din 12


www.poca.ro

79

Anexa 7 - Controlul înregistrărilor;

Departament

_________


Procedură

CONTROLUL ÎNREGISTRĂRILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data




Semnatura




modificarii


__]

1.0 SCOP

Scopul acestei proceduri este de a descrie detaliile privind identificarea, indexarea,

colectarea, accesul, depozitarea, stocarea, menținerea și dispunerea înregistrărilor sistemului.


RMC 1 din 7


www.poca.ro

80

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

2.0 DOMENIU

Această procedură acoperă toate înregistrările sistemului, inclusiv "Certificatul de testare și

calibrare" primite de la subcontractanti / laboratoarele de încercări, care sunt incluse în

sistemul de management al calității (SMC). Acesta include, de asemenea, toate înregistrările

menținute ca parte a cerințelor contractuale și legale.


3.1 SR EN ISO 9001:2015, Sisteme de management al calitatii. Cerinte.

3.2 SR EN ISO 9004:2010, Conducerea unei organizatii catre un succes durabil.

3.3 SR EN ISO 9000: 2015, Sisteme de management al calitatii.



SMC: Sistemul de management al calitatii

MC: Manualul Calitatii

RMC: Responsabil cu managementul calitatii



RMC 2 din 7


www.poca.ro

81

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data


5.1 Identificarea înregistrărilor

5.1.1 Toate formatele folosite pentru a păstra înregistrările au un număr/cod

unic în funcție de tipul de activitate, conform sistemului de numerotare descris în procedura

[Controlul produselor neconforme]. Formatele realizate manual/tipărite utilizate în registre

nu pot primi un număr unic. Copiile master ale acestor formate sunt păstrate cu aprobarea

unei persoane autorizate. Numărul de identificare pentru orice format utilizat este scris pe

prima pagină a fișierelor și nu este necesar să fie scris pe fiecare pagină. Înregistrările

separate pentru subgrupuri (cum ar fi zonele, produsele etc.) sunt făcute pentru simplitate, dar

numărul de înregistrare pentru subgrupă rămâne același sau alfabetul suplimentar este dat ca

sufix pentru numarul înregistrarii. Dacă este necesar, se poate specifica titlul de subgrupă pe

prima pagina/coperta pentru o localizare facila. De asemenea, toate înregistrările suport legate

de cerințele legale și de reglementare sunt acoperite pentru controlul înregistrărilor.

5.1.2 Înregistrările păstrate în medii electronice cum ar computerul sunt identificate

de numele fișierului și indexate corespunzător de către utilizatori.

5.2 Colectarea înregistrărilor

Datele sunt înregistrate de personal în formate standard/ cărți/registre de memorii. Ori de câte

ori se utilizează formate standard, responsabilii pentru aprobarea formatelor respective sunt

reprezentanții conducerii / directorii de departament. De asemenea, formatul poate fi scris pe

formulare. Frecvența colectării este stabilită și documentată în lista de evidență a

materialelor.


RMC 3 din 7


www.poca.ro

82

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.3 Depunerea înregistrărilor

Formatele completate sunt lizibile și depuse în fișierele respective sau pur și simplu

înregistrate în registre/cărți. Înregistrările sunt păstrate în dosar, fișier, calculatoare, registre

etc.

5.4 Accesul la înregistrări

Accesarea înregistrărilor din sistem este limitată la RMC/directorii autorizati sau la cei care

au nevoie de acces din cauza activităților lor de zi cu zi într-o practică de rutină. În cazul în

care este necesar să se acceseze de către o altă persoană/departament, atunci este prevăzută

asigurarea unei disponibilități facile.

Pentru înregistrările pe computer, accesul este limitat la un anumit numar de utilizatori prin

folosirea de parolă de acces. Dacă este necesar, înregistrările sunt puse la dispoziția clientului

sau a reprezentantului său pentru evaluare pe o perioadă de timp convenită ca parte a

contractului.

5.5 Metoda de indexare

Înregistrările sunt depuse astfel încât ultima înregistrare să poată rămâne în partea de sus a

fișierelor sau pe ultima pagină. Înregistrările sunt indexate în funcție de dată .

5.6 Stocarea și mentenanța înregistrărilor

5.6.1 Înregistrările sub formă de fișiere sau registre sunt stocate în dulapuri de

depozitare sau în orice loc potrivit pentru a le proteja de daune sau pierderi. Acest lucru ar fi

într-un mediu adecvat sub responsabilitatea personalului și în locația menționată în lista

principală de înregistrări. Înregistrările includ, de asemenea, înregistrările de inspecție și de

testare a subcontractantului, înregistrările de calibrare a laboratorului de încercări și toate

înregistrările menținute ca parte a cerințelor legale și de reglementare.


RMC 4 din 7


www.poca.ro

83

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.6.2 Înregistrările sunt, de asemenea, păstrate în calculator și nu necesită

imprimarea pe calculator. În astfel de cazuri, fișierele pentru astfel de date sunt gestionate de

o persoană autorizată pentru a evita deteriorarea înregistrărilor și a datelor de către o persoană

neautorizată. Back-up-ul datelor de pe computer este preluat de departamentul autorizat

pentru a proteja astfel de înregistrări de pierderi sau pagube, periodic. De asemenea, parolele

sunt utilizate ori de câte ori este necesar și identificate de persoana autorizată în cauză pentru

a stabili controlul.

5.7 Protecția înregistrărilor

5.7.1 Sunt luate măsuri de precauție necesare pentru a proteja înregistrările de la

o persoană neautorizată și pentru a pierde date din și de pe suporturi de hârtie sau de pe

suport electronic de înregistrări. Accesul la înregistrările sistemului este limitat la nivel

managerial sau la cei implicați în activitățile de zi cu zi. Dacă li se cere să le furnizeze altor

persoane/departamente, disponibilitatea este facilitată.

5.7.2 Suportul datelor computerizate este preluat de catre departamentul IT al

societatii pentru a fi protejat de pierderi sau pagube .

5.8 Dispunerea înregistrărilor

5.8.1 După completarea fișierelor/registrelor/cărților, perioada de înscriere este

scrisă pe prima pagină a acestui dosar și păstrată până la perioada de păstrare menționată în

lista principală de evidență sau conform cerințelor contractuale și legale. Se începe o nouă

înregistrare cu același număr de identificare a înregistrării, dar data finalizării nu va fi pusă

decât dacă este finalizată.

5.8.2 După încheierea perioadei de pastrare a inregistrarilor, acestea se păstrează

mai mult timp sau se vor distruge de către persoana responsabila cu menținerea acestor

înregistrări prin rupere/taiere sau ardere.


RMC 5 din 7


www.poca.ro

84

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.9 Diferitele tipuri de înregistrări ale sistemului sunt păstrate pentru o perioadă

specificată într-un contract sau prin cerințele interne într-un mediu care să asigure

recuperarea.

5.10 RMC revizuieste în mod regulat metoda de înregistrare a tuturor înregistrărilor

sistemului de management al calității pentru a se asigura că acestea continuă să satisfacă

cerințele.

5.11 Cerința legală/a cetățeanului

5.11.1 În cazul în care este stipulat în contract sau în mod legal, reținerea

înregistrărilor se poate face pentru o perioadă diferită (mai mult) decât cea prevăzută deja.

Acest lucru este indicat de către RMC, directorii de departament sau alte persoane autorizate.

Se identifică astfel de înregistrări prin înregistrarea "Pentru a fi păstrate până la data ______".

5.11.2 Înregistrările sunt puse la dispoziție pentru evaluare de către client sau de

reprezentantul acestuia, dacă acest lucru este stipulat in contract ca dovadă a conformității

produsului cu cerințele specificate.

5.11.3 Persoanele autorizate si RMC păstrează o listă originala de înregistrări.

Copia principală a tuturor formatelor aprobate de către RMC și folosită în zona respectivă

este păstrată de catre RMC.


6.1 RMC este responsabil pentru codificarea numărului de identificare și stabilirea

controlului sistemului de înregistrare, care se aplică înregistrărilor sistemului în întreaga

organizație.


RMC 6 din 7


www.poca.ro

85

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

6.2 Directorii de departamente sunt responsabili pentru a asigura că înregistrările

sistemului din departamentele lor sunt colectate corect, numerotate, depuse, stocate, lizibile și

ușor de recuperat cu ajutorul unei metode adecvate de indexare de către persoanele

responsabile.

6.3 Conducerea de varf (top management) / reprezentantii acesteia este/sunt

responsabilă/responsabili să transmită mesajul către șefii de departament respectivi, dacă

există în contract o cerință specifică privind menținerea și păstrarea înregistrărilor care diferă

de sistemul actual.

6.4 RMC este responsabil de păstrarea tuturor dosarelor juridice în conformitate cu

perioada specificată de păstrare


[- Formularele utilizate pentru înregistrări - cod _________

- Registrul de intrări și ieșiri documente SMC - cod _________

- Registru de procese verbale - cod _________]



RMC 7 din 7


www.poca.ro

86

Anexa 8 - Formarea profesională;

Departament

_________


Procedură

FORMAREA PROFESIONALĂ

Cod Proc.

Vers. nr.

Data




Semnatura




modificarii


__]

1.0 SCOP

Scopul acestei proceduri este de a defini cerințele pentru pozițiile din cadrul instituției

publice/companiei care afectează calitatea, angajarea, formarea personalului, constientizarea,

evaluarea si motivarea angajatilor pentru a se asigura că aceste cerințe sunt îndeplinite și

pentru a evalua eficacitatea formării oferite.


RMC 1 din 7


www.poca.ro

87

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

2.0 DOMENIU

Această procedură se aplică tuturor angajaților existenți precum și noilor angajati in vederea

formarii lor profesionale. Acesta include, de asemenea, identificarea nevoilor de instruire ale

angajaților și furnizarea acestora.


3.1 SR EN ISO 9001:2015, Sistem de management al calității. Cerinte.

3.2 SR EN ISO 9004:2001, Sistem de management al calității. Linii directoare pentru

îmbunătățirea performanțelor.

3.3 SR EN ISO 9000:2015: Sistem de management al calității. Principii fundamentale și

vocabulare.

3.4 SR ISO/TR 10015:2000: Managementul calității. Linii directoare pentru instruire.


Formarea personalului - ansamblul proceselor prin care angajatii isi insusesc intr-un cadru

organizat cunostintele, aptitudinile si comportamentele necesare exercitarii respectivei

ocupatii.

Evaluarea personalului - ansamblu a proceselor prin intermediul căruia sunt emise judecăți

de valoare asupra salariaților organizației, considerați separați, în calitatea lor de titulari ai

anumitor posturi, ținând seama de elementele esențiale ale modului de realizare a obiectivelor

și sarcinilor conferite și de exercitarea competențelor și responsabilitățile, acordarea de

recompense și sancțiuni, stabilirea modalităților de perfecționare a pregătirii, a conturarii

perspectivelor de promovare.


RMC 2 din 7


www.poca.ro

88

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

Promovarea personalului - ansamblul proceselor prin care se atribuie personalului din

organizație posturi manageriale situate pe un nivel ierahic superior.




MRU – Manager resurse umane



5.1 Identificarea necesităților de formare

Activitatea totală de formare identificată și oferita este împărțită în patru domenii majore:

• Programe de conștientizare a sistemului de management al calității (SMC).

• Instruirea initiala a noilor angajați.

• Feedback anual (evaluarea performanței).

• Feedback pe baza de rutină (formarea la locul de muncă).

Sistemul detaliat de identificare și de formare este descris în paragrafele prezentate mai jos.

5.2 Programe de conștientizare a sistemului

5.2.1 Toți membrii personalului din cadrul organizației sunt instruiți inițial pentru

conceptul de sistem de management al calității ISO 9001 prin programe de sensibilizare

desfășurate la niveluri diferite de către profesioniști externi.

5.2.2 După aceea, dacă este identificată o necesitate de instruire de către managerul de

resurse umane (MRU) pentru recruți noi sau pentru personalul existent pentru conștientizarea

ISO 9001, atunci aceleași lucruri sunt furnizate prin surse interne / externe. MRU este

responsabil să organizeze același lucru. El păstrează înregistrări.


RMC 3 din 7


www.poca.ro

89

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.2.3 Toți angajații, inclusiv noii recruți, sunt familiarizați cu politica de calitate a

organizației și cu documentele relevante ale SMC de către MRU / RMC / șefii de

departament.

5.3 Instruirea initiala pentru noii angajați

5.3.1 MRU is asuma instruirea intiala a angajaților la momentul angajarii in companie si

oferă formularul de formare initiala.

5.3.2 În timpul formarii initale, fiecare angajat este informat de următoarele:

• Detalii despre organizație

• Activitățile societatii

• Organizarea în general

• Salariul, condițiile de muncă și de angajare

• Relații industriale și probleme de siguranță

• Probleme de securitatea și confidențialitate

• Responsabilitățile și autoritățile de muncă, în special în ceea ce privește aspectele legate de

calitate

• Politica și angajamentul privind calitatea

• Sistemul de management al calității în general

• Documentele aplicabile

• Importanța implementării adecvate a SMC și a efectelor satisfacției clienților de

performanță slabă etc.

• Formarea funcțională

5.3.3 Persoana responsabilă de instruire se asigură că persoana instruita este informata de

locul unde se găsesc documente relevante cum ar fi procedurile, declarația politicii de

calitate, instrucțiunile de lucru etc. Intructorul completează fisa de formare initala. Persoana

instuita semnează fisa de formare initiala și este trimis la MRU pentru înregistrarea dosarelor

de formare.


RMC 4 din 7


www.poca.ro

90

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.3.4 Dacă un angajat este transferat intern în altă zonă de lucru, el va fi familiarizat cu

documentele și sistemul de lucru al departamentului respectiv.

5.4 Evaluarea anuală (evaluarea performanței)

5.4.1 Necesitățile de instruire sunt evaluate anual și înregistrate în Fișa de instrucțiuni

pentru formare profesionala. Managementul de vârf evaluează nevoia de formare a șefilor de

departamente. Seful de departament face evaluarea personalului și a altor persoane și

înregistrează detaliile in fișa de instruire.

5.4.2 Pe parcursul evaluărilor se ține seama de performanțele anterioare ale personalului,

calificările, experiența, aptitudinile, responsabilitățile de lucru și schimbările tehnologice

anticipate.

5.4.3 Directorul superior/de departament completează evaluarea, identifică nevoile de

instruire și informează MRU pentru instruirea identificată pe baza evaluării. Directorul MRU

/ RMC planifică o astfel de instruire în Calendarul de formare.

5.4.4 MRU organizează programe interne prin intermediul unei echipe selectate de

formatori și coordonează programele externe.

5.4.5 MRU asigură păstrarea copiilor înregistrărilor de instruire, cum ar fi documentele

de cursuri și certificatele obținute, conform procedurii [Controlul înregistrărilor].

5.5 Instruirea profesională la locul de muncă

5.5.1 Este responsabilitatea șefilor de departament de a vedea că persoanele desemnate

pentru orice sarcină sunt calificate și au experiența necesara coforma cu cerintele postului in

care activeaza. MRU publica o descriere a postului și o specificație privind responsabilitatea

și autoritatea profesională.


RMC 5 din 7


www.poca.ro

91

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.5.2 Astfel, nevoile de formare profesională sunt identificate pe bază de rutină, ori de

câte ori este necesar.

5.5.3 În astfel de cazuri, se identifică nevoia de formare profesionala și se asigură

instruirea prin intermediul unor surse interne/externe.

5.6 Pe baza datelor centralizate si obtinute ca urmare a identificarii nevoilor de formare

profesionala, MRU pregătește un calendar de formare pentru a oferi instruirea. Calendarul de

formare va fi pregătit pentru programe de formare internă/externă. Calendarul de instruire

este actualizat pe măsură ce instruirea are loc.

5.7 De asemenea, după finalizarea instruirii legate de:

• Instructaj initial,

• Formarea la locul de munca,

• Instruire privind sistemul de management al calității,

• Formare anuală bazată pe evaluare,

Este obtinut feedback-ul de la cursant. De asemenea, eficacitatea instruirii este verificată de

seful de departament / MRU și este înregistrată în aceeași formă sau foaia este pregătită și

anexată formularului respectiv.

5.8 Inregistrările de instruire oferite angajaților sunt păstrate.


6.1 Directorul general este responsabil pentru identificarea nevoilor de instruire ale

tuturor persoanelor, inclusiv pentru propria persoana și pregateste resursele necesare. Este

responsabil pentru revizuirea și furnizarea forței de muncă funcțiilor în cauză iar RMC îl

asistă în exercitarea acestor funcții de rutină. De asemenea, aproba angajarea, promovarea,

instruirea sau destuirea personalului societatii cat si penalizarea sau recompensarea acestuia,

dupa caz.


RMC 6 din 7


www.poca.ro

92

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

6.2 RMC este responsabil pentru identificarea și furnizarea de instruire referitoare la

sistemul de management al calității. El este, de asemenea, în general responsabil pentru

coordonarea activităților de formare cu șefii de departamente, este responsabil pentru

menținerea evidențelor de formare și a înregistrărilor privind competențele angajaților.

6.3 Directorii de departament sunt responsabili în general pentru identificarea

necesităților de formare a personalului lor. De asemenea, să informeze MRU cu privire la

identificarea nevoilor de instruire și să ajute directorul de resurse umane să desfășoare

activități de instruire.


7.1 Fisa de evaluare a performantelor personalului - cod _________

7.2 Fisa instruirii - cod _________

7.3 Programul anual de instruire, - cod _________

7.4 Chestionare de evaluare a satisfacției personalului, - cod _________

7.5 Fise post - cod _________]



RMC 7 din 7


www.poca.ro

93

Anexa 9 - Managementul riscurilor și al oportunităților;

Departament

_________


Procedură

MANAGEMENTUL RISCURILOR ȘI AL

OPORTUNITĂȚILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data




Semnatura




modificarii


__]

1.0 SCOP

Scopul acestei proceduri este de a asigura un sistem și instrucțiuni, precum și atribuirea

responsabilităților pentru identificarea și evaluarea riscurilor și oportunităților.


RMC 1 din 9


www.poca.ro

94

Departament

_________


Procedură


OPORTUNITĂȚILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

2.0 DOMENIU

Această procedură se aplică riscurilor legate de procese, calitate, furnizori etc., cat și

oportunităților care decurg din acțiunile de control ale acestor riscuri.



3.1 SR ISO 31000:2010 Managementul riscului. Principii şi linii directoare

3.2 Legea 319/2006 - privind securitatea si sanatatea in munca

3.3 HG nr. 1425/2006 - Norme metodologice de aplicare a prevederilor Legii securitatii si

sanatatii 3.4 SR EN ISO 9001:2015, Sisteme de management al calitatii. Cerinte.

3.5 Manualul calitǎţii - MC



Managementul riscului - metodologie care vizează asigurarea unui control global al riscului, ce

permite menţinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc cu costuri minime

Gestionarea riscurilor – componentaa managementului riscului şi constituie un ansamblu de

activităţi riguros definite şi organizate care permit administrarea şi monitorizarea eficienta a

riscului

Nivelul de risc - cuantificarea combinaţiei dintre impact şi probabilitate, definită ca produsul

acestora

Impact - efectul produs în cazul când un risc se materializează

Probabilitate - posibilitatea ca un anumit eveniment/risc să aibă loc sau să se materializeze;


RMC 2 din 9


www.poca.ro

95

Departament

_________


Procedură


OPORTUNITĂȚILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

Risc - incertitudinea unuirezultat, a unor acţiuni sau evenimente, fie sub forma uneioportunităţi

pozitive sau a unei ameninţări negative.

Registrul de riscuri - reprezintă instrumentul de lucru care cuprinde sub forma unui tabel,

elementele necesare gestionării eficiente a riscurilor;

Factor de risc - situaţie/fapt/condiţie reprezentând motivul care stă la baza riscului şi care

declanşează manifestarea.



5.1 Identificarea riscurilor

5.1.1 Necesitatea identificării riscurilor este determinată pe baza informațiilor și

tendințelor în ceea ce privește performanța și eficacitatea sistemului de management al

calității. În particular:

- Ratele de refuzare și risipă

- Neconformități de produs și servicii

- Probleme de proces și neconformități

- Înregistrarea performanțelor calității furnizorului

- Rezultatele serviciului de teren

- Performanța livrării la timp

- Fișiere de întreținere a echipamentelor de producție

- Feedback client și reclamații

- Înregistrările auditului sistemului de management al calității

- Pierderi/deteriorari de date, întreruperi ale rețelei etc.


RMC 3 din 9


www.poca.ro

96

Departament

_________


Procedură


OPORTUNITĂȚILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.1.2 Riscurile sunt identificate și evaluate atunci când datele privind performanțele de

calitate indică faptul că există tendințele de scădere a capacității de calitate și / sau a

eficacității managementului calității.

De exemplu: creșterea incidenței neconformității produsului; probleme excesive cu

echipamentul; creșterea numărului de constatări de audit împotriva aceluiași proces de sistem

de calitate sau departament.

5.2 Oportunități

5.2.1 O oportunitate reprezinta o serie de circumstanțe care fac posibilă realizarea unor

lucruri pozitive, de exemplu:

- Dezvoltarea de noi produse și servicii

- Dezvoltarea de noi piețe și / sau creșterea cotei de piață

- Îmbunătățirea mediului de lucru

- Îmbunătățirea productivitații

- Îmbunătățirea eficienței operaționale (reducerea utilizării resurselor, reducerea

deșeurilor etc.)

5.2.2 Oportunitățile pot fi identificate ca efecte pozitive ale riscurilor.

De exemplu, riscurile pentru sănătate pot necesita măsuri de îmbunătățire a mediului de

lucru. Cu toate acestea, aceste măsuri măresc și oportunitățile de a atrage mai bine angajați

calificați, îmbunătățirea satisfacției morale și a locului de muncă și reducerea cifrei de

afaceri; și așa mai departe riscul pentru sănătate creează oportunități de îmbunătățire a

satisfacției generale a locului de muncă.

5.2.3 Folosirea sau refuzul unei oportunități prezintă niveluri diferite de risc. Pentru a

evalua aceste riscuri, luarea (sau nu) a oportunității este definită ca un proiect de gestionare a

riscurilor și riscurile asociate sunt evaluate ca în cazul oricărui alt proiect, adică în urma

acestei proceduri.


RMC 4 din 9


www.poca.ro

97

Departament

_________


Procedură


OPORTUNITĂȚILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.3 Inițierea proiectelor de gestionare a riscurilor

5.3.1 Riscurile sunt identificate, evaluate și adresate într-un modul special de gestionare a

riscurilor.

5.3.2 Proiectele de management al riscului pot fi propuse de către orice unitate

organizațională și orice angajat din cadrul Consiliului Județean Olt.

5.3.4 Numai [persoana desemnata] are autoritatea de a iniția sau de a aproba inițierea

gestionării proiectelor de risk management. Aceasta are scopul de a prioritiza și direcționarea

resursele catre proiectul în care controlul riscurilor este cel mai urgent.

5.4 Proiect de management al riscului

5.4.1 La inițierea unui nou proiect, se alege metoda de evaluare a riscului care va fi

folosita pentru proiect:

5.4.1.1 Evaluarea pericolelor

Aceasta este mai mult o metodă de evaluare a pericolelor și a daunelor asociate

decât estimarea riscurilor reale. Metoda se bazează pe evaluarea situațiilor periculoase și a

daunelor asociate (cazuri de risc) și a controalelor existente care reduc probabilitatea ca

situația periculoasă să apară și / sau reduce severitatea vătămării. Rezultatul evaluarii duce la

o decizie dacă trebuie implementate controale suplimentare pentru a reduce în continuare

riscul. Deși nu este o analiză completă a riscurilor, este o metodă excelentă de demonstrare a

"gândirii bazată pe risc", fără a trece la studii de analiză a riscurilor complexe. Metode

asemănătoare sunt utilizate pe scară largă pentru identificarea și controlul riscurilor legate de

sănătate și siguranță.


RMC 5 din 9


www.poca.ro

98

Departament

_________


Procedură


OPORTUNITĂȚILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.4.1.2 Analiza matricei de risc

Aceasta este o metodă structurata, formală, pentru evaluarea riscurilor prin

utilizarea unei matrice de risc. Matricea de risc pentru proiect este definită folosind un

fisa/formular special/a. Această metodă este adesea menționată în literatura tehnică ca analiză

preliminară a riscului. Este o abordare de sus în jos, folosind o listă a pericolelor cunoscute ca

intrări pentru analiza de risc. Metoda este cel mai flexibil și versatil instrument, deoarece

poate fi aplicat oricărui produs, proces sau sistem și nu necesită cunoștințe detaliate despre

sistemul care urmează să fie analizat.

5.4.1.3 Alte metode

Alte metode de evaluare a riscurilor pot fi de exemplu: Analiza modurilor de defectare și a

efectelor lor (FMEA), Modul de defectare, analiza efectelor si criticității (FMECA), Analiza

arborelui defectuos (FTA), Analiza riscurilor și a punctelor critice de control (HACCP),

Analiza riscurilor şi operabilităţii (HAZOP), etc.

5.4.2 Proiectele de gestionare a riscurilor sunt revizuite periodic pentru a se asigura că

acestea rămân relevante și la zi.

5.5 Pericolele

5.5.1 Pericolele sunt practici, condiții sau lucruri care pot fi o sursă de rău sau pierdere.

Pericole nu cauzează daune; ele fac posibile daunele. Pericolele sunt, de obicei, constante,

adică sunt întotdeauna acolo, cu excepția cazului în care pericolul este complet eliminat.


RMC 6 din 9


www.poca.ro

99

Departament

_________


Procedură


OPORTUNITĂȚILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.5.2 Pentru fiecare proiect de gestionare a riscurilor, se identifica toate pericolele

relevante și se introduc in [formularul].

5.6 Cazuri de risc

5.6.1 Cazul de risc este o combinație de eveniment periculos și prejudiciul care rezultă

din eveniment. Evenimentul periculos este legat de un anumit pericol: apare atunci când se

realizează un pericol.

5.6.2 In teorie, numărul tuturor cazurilor de risc posibil este numărul de combinații dintre

toate posibilele evenimente periculoase și toate posibilele daune rezultate din aceste

evenimente. Cu toate acestea, nu toate combinațiile eveniment-vătămare vor fi relevante. În

practică, este suficient a analiza doar câteva cazuri de risc per pericol pentru a acoperi

riscurile cele mai realiste și semnificative.

5.6.3 Cazurile de risc sunt documentate și analizate în formularul „Cazuri de risc”.

5.7 Evaluarea riscului utilizând Metoda de evaluare a riscurilor

5.7.1 Pentru metoda de evaluare a riscurilor, procesarea unui caz de risc urmează acești

pași de bază:

a) Documentați evenimentul periculos și daunele rezultate care definesc cazul riscului.

b) Documentarea măsurilor existente deja implementate pentru controlul riscului. Acesta

inseamna "Ce se face deja?" pentru a reduce riscul.

c) Se evalueaza dacă trebuie implementate acțiuni suplimentare de reducere a riscurilor și /

sau controale pentru a reduce în continuare riscul. Intrebarea este "Ce altceva se poate face?".

d) Dacă evaluarea determină ca o reducere suplimentară a riscurilor este necesara, utilizati o

acțiune noua sau utilizati una deja implementată pentru a reduce riscurile în un alt caz de risc

sau proiect.


RMC 7 din 9


www.poca.ro

100

Departament

_________


Procedură


OPORTUNITĂȚILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.8 Evaluarea riscului utilizând Metoda analizei matricei de risc și alte metode

5.8.1 Pentru metoda de analiză a matricelor de risc și a altor metode de analiză a

riscurilor, procesarea unui caz de risc urmează acești pași de bază:

a) Documentați evenimentul periculos (sau secvența evenimentelor) și prejudiciul rezultat

care defineste cazul de risc.

b) Determinarea riscului inițial înainte de punerea în aplicare a oricăror acțiuni de reducere a

riscurilor sau controale.

c) Evaluarea acceptabilității riscului inițial. Dacă riscul este ridicat (de obicei mediu sau înalt)

se pun în aplicare una sau mai multe acțiuni sau controale de reducere a riscurilor

d) Determinarea riscului rezidual după implementarea acțiunilor sau controalelor de reducere

a riscurilor (în cazul în care nu au fost implementate acțiuni sau controale suplimentare, riscul

rezidual va fi același ca riscul inițial).

e) Evaluarea acceptabilității riscului rezidual. Dacă riscul este ridicat (de obicei mediu sau

ridicat) se pun în aplicare acțiuni sau controale suplimentare de reducere a riscurilor sau se

consolideze controalele existente.

Se repeta pașii d) și e) până când riscul rezidual este acceptabil.

5.8.2 [Formularul _____/cod formular] dispune de instrumente integrate pentru

determinarea riscurilor pentru metoda de analiză a matricelor de risc.

Când se utilizeaza alte metode, pot fi foi de lucru externe, foi de calcul sau alte instrumente

necesare. Aceste foi de lucru trebuie să fie anexate la fișele de caz de risc ca anexe.

5.9 Acțiuni și controale de reducere a riscurilor

5.9.1 Noi acțiuni și controale de reducere a riscurilor pot fi inițiate direct din formularul

de risc [cod formular].

5.9.2 Procesul de inițiere și implementare a acțiunilor / controalelor de reducere a

riscurilor este documentat în procedura de proces [Reducerea riscurilor].


RMC 8 din 9


www.poca.ro

101

Departament

_________


Procedură


OPORTUNITĂȚILOR

Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.10 Închiderea cazurilor de risc

5.10.1 Inainte de a închide un caz de risc, poate fi necesar ca în unele cazuri să se adauge

note pentru a justifica de ce nu au fost puse în aplicare măsuri suplimentare de reducere a

riscurilor (analiză cost-beneficiu).


[Echipa de gestionare a riscurilor -

Responsabilul cu managementul calitatii -

Directorul -]



[Registrul riscurilor]

[Planul pentru implementarea măsurilor de control]



RMC 9 din 9


www.poca.ro

102

Anexa 10 - Managementul schimbării;

Departament

_________


Procedură

MANAGEMENTUL SCHIMBĂRII

Cod Proc.

Vers. nr.

Data




Semnatura




modificarii


__]

1.0 SCOP

Scopul acestei proceduri este de a defini metodele pentru gestionarea într-o manieră

controlată a modificărilor aduse proceselor și altor aspecte legate de sistemul de management.


RMC 1 din 5


www.poca.ro

103

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

2.0 DOMENIU

În cadrul acestui document, când se discută despre schimbările aduse proceselor, se iau în

considerare procesele de maximă importanță identificate în manualul de calitate.




3.3 Procedura [_____]



Elementele de iesire ale procesului – se refera la rezultatele oricarui tip de proces; tipic acestea

sunt detaliate, pentru fiecare proces important, in cadrul [Definitiei procesului].







5.1 Modificari ale proceselor

5.1.1 În mod uzual, modificările la procesele sistemului de management apar atunci când:

5.1.1.1 S-au identificat oportunități de îmbunătățire, de obicei pentru

îmbunătățirea eficacității.


RMC 2 din 5


www.poca.ro

104

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.1.1.2 Se identifică neconformitățile în cadrul unui proces care necesită

acțiuni corective

5.1.1.3 Apar modificări în cadrul companiei sau în domeniul in care

organizația activează, fiind necesară actualizarea procesului

5.1.1.4 Se introduc procese noi care au impact asupra proceselor existente,

fiind necesare modificări

5.1.1.5 Cerintele clientului impun o modificare a proceselor

5.1.1.6 Conducerea considera oportuna schimbarea

5.1.2 In aceste cazuri, procesul trebuie sa fie schimbat intr-o maniera controlata care sa

permita autorizarea si implementarea corespunzatoare a modificarilor.

5.1.3 La nivel minimal, modificarile aduse proceselor trebuie sa includa urmatorii pasi:

5.1.3.1 Necesitatea de modificarea a procesului trebuie sa fie documentata, in

mod uzual in cadrul formularului de solicitare a actiunii preventive, in conformitate cu

procedura [Actiune corectiva si preventiva]. Trebuie sa fie inregistrata si justificarea pentru

necesitatea schimbarii.

5.1.3.2 Modificarea trebuie sa fie analizata de conducere, inclusiv de

managerul responsabil de proces. Schimbarile trebuie sa fie aprobate inaintea implementarii.

5.1.3.3 Documentul corespunzator [Definirea procesului] trebuie sa fie

actualizat astfel incat sa reflecte modificarea. Documentul va fi supus analizei si aprobarii

conform procedurii [Controlul documentelor]. Numarul versiunii va fi ajustat corespunzator

si natura modificarii va fi inregistrata.

5.1.3.4 In cadrul urmatoarei etape de verificare a procesului se va cauta sa se

asigure ca modificarea si-a atins obiectivul si/sau a imbunatatit procesul. In caz contrar

modificarea va fi retrasa sau se vor face alte schimbari care sa corecteze deficientele aparute

in urma modificarii prealabile.

5.2 Modificari ale elementelor de iesire ale procesului

5.2.1 In mod uzual metodele de modificare a elementelor de iesire ale procesului sunt

definite in cadrul procedurii [Definirea procesului]. Se aplica regulile prezentate mai sus

pentru modificarea documentelor.


RMC 3 din 5


www.poca.ro

105

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.2.2 Modificarile formale ale elementelor de iesire ale procesului vor fi folosite atunci

cand sunt implementate schimbari importante. Schimbarile minore pot fi operate fara un

control formal; cu toate acestea decizia privitoare la ce constituie o schimbare minora sau

importanta trebuie sa se ia prin acordul persoanelor implicate in cadrul schimbarii. Daca un

client considera ca o schimbare este majora, opinia acestuia inlatura orice alta decizie interna

a organizatiei cu privire la acest lucru.

5.3 Modificari ale documentatiei

5.3.1 Documentele sistemului de management suporta modificari atunci cand este necesara

revizuirea lor.

5.3.2 Modificarile aduse documentatiei sunt realizate in conformitate cu procedura

[Controlul documentelor].

5.4 Modificari ale comenzilor sau contractelor

5.4.1 Modificari ale comenzilor sau contractelor in lucru pot aparea atunci cand clientul

schimba cerintele ulterior pornirii productiei; de asemenea modificarile pot fi initiate de client

la aparitia unor circumstante neobisnuite.

5.4.2 Cand modificarile sunt initiate de catre client, noile cerinte sunt supuse analizei si

acceptarii in conformitate cu procedura [Analiza comenzii]. Daca modificarile nu pot fi

acceptate de catre [Nume client], va fi negociata o solutie mutual satisfacatoare.

5.4.3 Cand modificarile sunt initiate de catre [Nume client], [persoana responsabila] va face

demersurile de informare si va negocia o solutie satisfactoare.


RMC 4 din 5


www.poca.ro

106

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.4.4 In toate cazurile, in urma obtinerii acordului asupra modificarilor, acestea vor fi

initiate astfel:

[detaliati aici]







RMC 5 din 5


www.poca.ro

107

Anexa 11 - Procese externalizate.

Departament

_________


Procedură

PROCESE EXTERNALIZATE

Cod Proc.

Vers. nr.

Data




Semnatura




modificarii


__]

1.0 SCOP

Scopul acestei proceduri este de a defini procesele critice furnizate de terte parti, cat si

mijloacele de control utilizate pentru a asigura calitatea rezultatelor acestor procese

specifice.


RMC 5 din 5


www.poca.ro

108

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

2.0 DOMENIU

Procedura este aplicabila atat in mediul de lucru intern al Consiliului Județean Olt, cat si altor

institutii aflate în subordinea acestuia.






Proces externalizat - proces pe care organizația l-a identificat ca fiind necesar pentru funcționarea

operatiilor societatii si sistemului de management al calității, dar pe care a ales să il realizeze cu un

furnizor extern din afara controlului managerial intern







RMC 5 din 5


www.poca.ro

109

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data


5.1 Un proces extern poate fi efectuat de catre un furnizor extern care este complet

independent de Consiliul Județean Olt sau care este deținut de aceeași organizație-mamă (de

exemplu, un departament sau o divizie separată care nu se supune aceluiași SMC).

5.2 Acesta poate fi furnizat la fața locului în incinta fizică sau în mediul de lucru al

organizației sau în afara amplasamentului într-uolocatie independentă.

5.3 Furnizorii externi sunt controlați și performanța lor este evaluată in mod constant de

catre organizatia noastră.

5.4 Consiliul Județean Olt demonstrează că exercită un control suficient pentru a se

asigura că procesul este realizat în conformitate cu cerințele ISO 9001 precum și cerințele

sistemului de management al calității al organizației.

5.5 Natura controlului depinde de importanța procesului externalizat, riscul implicat și

competența furnizorului sau furnizorului extern. De asemenea, procesul externalizat va

interacționa cu alte procese (fie efectuate de organizație, fie externalizate).

5.5 Consiliul Județean Olt se confrunta cu două situații care trebuie luate în considerare

atunci când se decide nivelul adecvat de control al unui proces externalizat:

5.5.1. Cazul în care Consiliul Județean Olt are competența și capacitatea de a efectua un proces,

dar alege să externalizeze acest proces (din motive comerciale sau de altă natură).

5.5.1.1 In acest caz criteriile de control al procesului ar fi trebuit deja definite și pot fi

transpuse în cerințe pentru ca furnizorul să se conformeze cu ele, dacă este necesar.

5.5.1.2 Dovada respectării acestor cerințe definite trebuie obținută de la organizația

care furnizează activitatea externalizată.


RMC 5 din 5


www.poca.ro

110

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

5.5.2. Cazul în care Consiliul Județean Olt nu are competența de a efectua procesul în sine

și alege să externalizeze.

5.5.2.1 Organizația se asigura de faptul că controalele propuse de furnizorul

procesului externalizat sunt clar definite și adecvate.

5.5.2.2 În unele cazuri, poate fi necesar să se implice specialiști externi în

efectuarea acestei evaluări. Dovada respectării acestor cerințe definite trebuie obținută de la

organizația care furnizează activitatea externalizată.

5.6 Consiliul Județean Olt se asigură că include toate procesele externalizate care afectează

calitatea produselor în scopul SMC.

5.7 Consiliul Județean Olt identifica, defineste și demonstreaza dovezi ale unor controale

suficiente asupra furnizorilor externi de procese externalizate pentru a se asigura că aceste procese

sunt efectuate în conformitate cu cerințele relevante din ISO 9001: 2015.

5.7.1 Natura și obiectul unui astfel de control va depinde de natura procesului externalizat sau

subcontractat și de riscul implicat.

5.8 Consiliul Județean Olt controleaza procesele externalizate în mai multe moduri:

- oferind furnizorului extern specificațiile produsului;

- manualul de calitate al furnizorului;

- solicitând rezultatele inspecției și ale testelor sau certificatele de conformitate;

- validarea procesului externalizat;

- efectuarea de audituri de produs;

- furnizarea desenelor, listelor de verificare și a formularelor etc.

5.9 In cadrul Consiliului Județean Olt, procesele externalizate sunt urmatoarele:


RMC 5 din 5


www.poca.ro

111

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data

Lista cu procese externalizate ale Consiliului Județean Olt:

Proces

externalizate Furnizor Metode de control

Servicii de calibrare [nume furnizor]

Laborator cu acreditare ISO 17025

Analiza certificatelor de calibrare primite in

vederea verificarii conformitatii

Servicii mentenanta

preventiva

[nume furnizor]

Verificarea functionarii corespunzatoare a

echipamentului

Definirea cerintelor in cadrul contractului cu

furnizorul

Auditor intern

[nume furnizor]

Toate rapoartele de audit vor fi analizate anterior

distributiei interne

Etc. ……… ………………… …………………

(editati cu procesele specifice Consilului Județean Olt)





RMC 5 din 5


www.poca.ro

112

Departament

_________


Procedură


Cod Proc.

Vers. nr.

Data


Specificatii de produs

Manualul calitatii

Rapoarte de audit

Certificat de conformitate

etc



RMC 5 din 5


www.poca.ro

113

VII. Bibliografie

1. Cărți, metodologii, ghiduri, monografii și studii

- Bartoli, A., Le management dans les organisations publiques, Ed. Dunod, Paris,

1997;

- Control intern – Cadru Integrat (Internal Control – Integrated Framework),

Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO),

mai 2013;

- Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem și operaționale, Ministerul

Dezvoltării Regionale și Turismului, 2011;

- Ghidul de instrumente şi bune practici în procesul decizional public ;

- Ghidul pentru planificarea și fundamentarea procesului decizional din

administrația publică locală, document ce poate fi accesat la următorul link:

http://poca.ro/wp-content/uploads/2016/04/Anexa-VI-Ghid-APL-1.pdf;

https://portal.feaa.uaic.ro/formarecontinua/Documents/ghid_bune_practici%20S

MIS_1192.pdf;

- Maxim, Emil, Managementul calităţii, Ed. Universităţii Al. I. Cuza, Iaşi, 2003;

- Moldoveanu George, Dobrin Cosmin, Managementul calității în sectorul

public, Academia de Științe Economice, București, 2006;

- Raportul Robinson/SGG, Policy, Planning & Budgeting in Romania, 2005,

document ce poate fi consultat la următorul link:

http://www.sgg.ro/docs/File/UPP/doc/FIRST_REPORT-ROBINSON-

19DE2005.pdf;

http://poca.ro/wp-content/uploads/2016/04/Anexa-VI-Ghid-APL-1.pdf

https://portal.feaa.uaic.ro/formarecontinua/Documents/ghid_bune_practici%20SMIS_1192.pdf


http://www.sgg.ro/docs/File/UPP/doc/FIRST_REPORT-ROBINSON-19DE2005.pdf

http://www.sgg.ro/docs/File/UPP/doc/FIRST_REPORT-ROBINSON-19DE2005.pdf


www.poca.ro

114

- SGG, Allio, L., Rodrigo, D., Torriti J., Kirkegaard, P., (2015). Metodologie de

evaluare preliminară a impactului, 2015, document ce poate fi consultat la

următorul link : http://sgg.gov.ro/new/politici-publice-si-

programe/documente/evaluarea-preliminara-a-impactului/;

- Unitatea de Politici Publice, Ministerul Administrației și Internelor, Ghidul

instituțiilor administrației publice pentru îmbunătățirea procesului politicilor

publice la nivel local, 2011.

2. Cadru normativ

- Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale, republicată, cu modificările

şi completările ulterioare;

- Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi

completările ulterioare;

- Hotărârea Guvernului nr. 909/2014 privind aprobarea Strategiei pentru

consolidarea administraţiei publice 2014-2020 şi constituirea Comitetului

naţional pentru coordonarea implementării Strategiei pentru consolidarea

administraţiei publice 2014-2020, publicată în Monitorul Oficial nr. 834 din 17

noiembrie 2014;

- Hotărârea Guvernului nr. 961/2009 privind aprobarea Ghidului-cadru pentru

elaborarea standardelor minime de calitate şi a standardelor minime de cost

pentru serviciile publice de calitate, publicată în Monitorul Oficial nr. 596 din

28august2009;

http://sgg.gov.ro/new/politici-publice-si-programe/documente/evaluarea-preliminara-a-impactului/

http://sgg.gov.ro/new/politici-publice-si-programe/documente/evaluarea-preliminara-a-impactului/


www.poca.ro

115

- Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 600 din 20 aprilie 2018

privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice,

publicat în Monitorul Oficial nr. 387 din 7 mai 2008;

- Anexa nr. 1 (Organigrama aparatului de specialitate al Consiliului Județean Olt)

a Hotărârii Consiliului Județean Olt nr. 212/19.12.2019, publicată în Monitorul

Oficial al Județului Olt nr. 10/2019;

- Legea nr.174/2015 pentru aprobarea Ordonanței de urgență a Guvernului

nr.86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare la nivelul

administrației publice centrale și pentru modificarea și completarea unor acte

normative;

- Ordonanța Guvernului nr.119/1999 privind controlul intern managerial și

controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările

ulterioare;

- Ordinul Secretarului General al Guvernului nr.600/2018 pentru aprobarea

Codului controlului intern managerial al entităților publice;

- Ordinul nr. 200/2016 privind modificarea și completarea Ordinului Secretarului

General al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului

intern/managerial al entităților publice;

- Hotărârea nr. 171 a Consiliului Județean Olt din 24 octombrie 2019cu privire la:

aprobarea organigramei, a statului de funcții și a Regulamentului de Organizare

și Funcționare pentru aparatul de specialitate al Consiliului Județean Olt,

precum și pentru Cabinetul Președintelui Consiliului Județean Olt, publicată în

Monitorul Oficial al Județului Olt nr. 8/2019;

- Legea nr. 188 din 8 decembrie 1999 privind Statutul funcționarilor publici,

publicată în Monitorul Oficial nr. 365 din 29 mai 2007;


www.poca.ro

116

- Legea nr. 544 din 12 octombrie 2001 privind liberul acces la informațiile de

interes public, publicată în Monitorul Oficial nr. 663 din 23 octombrie 2001;

- Legea nr. 52 din 21 ianuarie 2003 privind transparența decizională în

administrația publică, publicată în Monitorul Oficial nr. 749 din 3 decembrie

2013;

- Legea nr. 53 din 24 ianuarie 2003 privind Codul muncii, publicată în Monitorul

Oficial nr. 345 din 18 mai 2011;

- Legea nr.7 din 18 februarie 2004 privind Codul de conduită a funcționarilor

publici, publicată în Monitorul Oficial nr. 525 din 2 august 2007;

- Legea nr.477 din 8 noiembrie 2004 privind Codul de conduităa personalului

contractual din autorităţile şi instituţiile publice, publicată în Monitorul Oficial

nr. 1.105 din 26 noiembrie 2004;

- Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 57 din 3 iulie 2019 privind Codul

administrativ, publicată în Monitorul Oficial nr. 555 din 5 iulie 2019;

- Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57 din 3 iulie 2019 privind Codul

administrativ, publicată în Monitorul Oficial nr. 555 din 5 iulie 2019;

- Hotărârea nr. 171 din 24 octombrie 2019 a Consiliului Județean Olt. Anexa nr. 3

la această hotărâre de Consiliu județean cuprinde Regulamentul de organizare și

funcționare pentru aparatul de specialitate al Consiliului Județean Olt, precum

și pentru Cabinetul Președintelui Consiliului Județean Olt.

3. Surse internet

- http://poca.ro/wp-content/uploads/2016/04/Anexa-VI-Ghid-APL-1.pdf

- http://sgg.gov.ro

- http://www.anpm.ro

http://poca.ro/wp-content/uploads/2016/04/Anexa-VI-Ghid-APL-1.pdf

http://sgg.gov.ro/


www.poca.ro

117

- http://www.consilium.europa.eu

- http://www.ec.europa.eu

- http://www.europarl.europa.eu

- http://www.primariaslatina.ro/

- https://portal.feaa.uaic.ro/formarecontinua/Documents/ghid_bune_practici%20S

MIS_1192.pdf

- https://sgg.gov.ro/new/wp-content/uploads/2018/07/Ghid-proceduri.pdf

- https://www.cjolt.ro/ro

- https://www.tuv.com/romania/ro/certificare-%C3%AEn-conformitate-cu-

standardul-iso-9001.html

http://www.primariaslatina.ro/




