Plan de Afaceri - Studiu de Caz la o Firma de Software

21.DESCRIEREA CONCEPTELOR DE BAZ UTILIZATE

21.1.Prezentare general

21.2.Principalele funcii ndeplinite de IT:

2Comunicare

2Partajarea resurselor / informaiilor

3Evidena (Urmrire)

3Control

31.3.Software:

4Sistemele de operare (SO)

4Suite de programe de birou

5Lucrul n grup

5Programe dedicate

6A fabrica sau a cumpra ?

61.4.Hardware:

7Echipamente disponibile

7Compatibilitatea cu software-ul dvs.

8Disponibilitatea actulizarii

81.5.Servicii

8Service hardware

9Comunicare

10Gzduire

10Administrare

11Consultana

122.Evaluai nevoia firmei dumneavoastr

122.1.Cnd ar trebui s investii n IT?

12Studiu de caz

122.2.Criterii pentru evaluarea nevoilor de IT

12Procesul: cerine funcionale i necesiti de instruire

13Evaluai nevoia de TI a firmei dumneavoastr pe baza standardelor existente n domeniul n care activai

14Stabilii suportul pe care l poate asigura TI-ul n activitile dumneavoastr primare

14Evaluai disponibilitatea organizaiei dumneavoastr fa de IT

14Determinai gradul de conectivitate necesar n organizaia dumneavoastr

14Intranet i LAN

15Internet

15Servicii de voce

15Definii nivelul de securitate al organizaiei dumneavoastr

162.3.Ct ar trebui sa pltesc?

16Hardware de firm sau fr nume

16Cum sa realizai bugetul investiiilor IT

17Costul real: cost total al soluiei alese versus cost de achiziie

18Elementul cheie: Adaptai investiia TI avnd n vedere strict scopul afacerii dumneavoastr

18Exemplu de buget TI pentru o demarare clasic a unei societi

192.4.Cum se msoar returul investitiei.

203.Aspecte legale

203.1.Licene i moduri de liceniere

203.2.Taxe, penaliti

214.Linkuri utile

1. DESCRIEREA CONCEPTELOR DE BAZ UTILIZATE N TI

1.1. Prezentare general

Se adreseaz ntreprinderilor i organizaiilor care ncearc s valorizeze ct mai bine investiia n Tehnologia Informaionala (TI), sau celor care plnuiesc s fac una.

Scopul acestei brouri este de a familiariza echipa de manageri cu problemele implicate de alctuirea unui buget pentru TI de la crearea unei structuri durabile, sigure i funcionale, la dezvoltarea i actualizarea acesteia.

ntregul material pornete de la nevoile funcionale ale unei afaceri i continu cu determinarea software-ului, hardware-ului i a serviciilor necesare pentru servirea ct mai eficient a acestor nevoi. n paralel este dezvoltat i un mic studiu de caz pentru o microntreprindere care dorete s realizeze o serie din funciile sale cu ajutorul TI.

1.2. Principalele funcii ndeplinite de TI:

Comunicare

Prima funcie de baz ndeplinit de TI este cea de comunicare, iar una dintre problemele comunicrii este canalul de comunicare, mai precis lungimea sa. Comparativ cu nceputul secolului, cnd abia apruse telefonul, acum exist o mulime de mijloace care faciliteaz comunicarea la distan: telefoanele mobile, televiziunea, Internetul, e-mail-ul fiind doar cteva exemple. Prin folosirea acestor canale de comunicare, oamenii i mbuntesc eficiena, n principal prin reducerea timpului de acces la anumite informaii sau date.

Chiar dac exista mai demult, posibilitatea de comunicare la distan era de obicei 1 la 1, spre deosebire de momentul actual, n care se poate comunica 1 la n (transmiterea unui discurs / curs la distan ctre mai muli participani) sau n la n (video conferine)

TI satisface cu succes aceste nevoi de comunicare, n special prin e-mail, care n afaceri, cu excepia cerinelor legale, a nlocuit aproape total pota clasic.

Partajarea resurselor / informaiilor

Partajarea resurselor este necesar ntr-o organizaie n primul rnd din considerente economice. De exemplu, este mult mai uor ca ntr-o firma toi angajaii s foloseasc aceeai imprimant, n loc s se cumpere cte una pentru fiecare post de lucru (calculator).

Lucrurile stau la fel i n cazul gestiunii datelor, unde se pune problema sincronizrii versiunilor. S lum un alt exemplu: Popescu de la Contabilitate i Georgescu de la Stocuri utilizeaz aceleai date. Dac acestea ar fi inute n dou fiiere separate, pe calculatoare separate, ar fi greu s se gestioneze modificrile diferite fcute de cei doi asupra aceluiai set de date. Cineva ar trebui sa urmreasc ultimele modificri fcute de Popescu, sa le mbine cu modificrile fcute de Georgescu i apoi sa anune c fiierele sunt actualizate, iar aceste operaii in blocate mai multe resurse (n primul rnd persoana care ar trebui sa fac aceste sarcini) i necesit astfel un cost suplimentar. Ei bine, acest neajuns este nlturat de TI, care poate pune la dispoziia utilizatorilor un singur fiier. Acest lucru se realizeaz prin tehnologia de partajare a fiierelor (file sharing). De obicei, fiierele stau pe un singur calculator (numit server). Dac un utilizator are nevoie de o informaie, sau trebuie s modifice anumite date, care apoi trebuie sa fie disponibile i pentru ceilali, el acceseaz fiierul de pe server, l modifica i l nregistreaz, iar ceilali utilizatori vor vedea imediat modificrile la urmtoare accesare a fiierului.

Evidena (Urmrire)

TI permite evidena computerizat a anumitor date (de exemplu, datele despre angajaii unei companii sau despre facturile emise i ncasate de compania respectiv), oferind n felul acesta i posibilitatea prelucrrii uoare a acestora (centralizri, statistici, calculul indicatorilor.)

Evidena se poate nelege i la modul urmririi activitii unei persoane (de exemplu, nregistrarea automat a operaiilor fcute de un utilizator pe un calculator, pentru analiz sau referin ulterioar).

Control

Revenind la exemplul cu datele, se poate gestiona accesul la date prin politici de drepturi. Partajarea datelor permite unui numr de persoane s foloseasc acelai set, numai pentru citire (utilizatorul poate vedea coninutul fiierului respectiv, dar nu l poate modifica), modificare, copiere sau imprimare. Mediul afacerilor impune o serie de restricii minime, ce in de accesul sau modificarea anumitor date. De aceea utilizatorii vor avea niveluri diferite de permisiuni. TI faciliteaz acest proces de atribuire a permisiunilor, care n mod tradiional nici nu ar putea fi oferite n mod eficient (imaginai-v ce trebuie fcut pentru a putea restriciona posibilitatea de a terge sau modifica o data scris pe o hrtie fr ns a restriciona citirea ei ctre un anumit grup de persoane.)

Controlul se poate gestiona nu numai asupra fiierelor sau aplicaiilor software, ci i asupra echipamentelor fizice. De exemplu, se pot implementa politici care permit doar anumitor utilizatori folosirea imprimantei sau a unui dispozitiv de scriere a CD-urilor (CD-Writer.)

1.3. Software:

Legtura dintre TI i organizaie

Aceasta este structura tipic pentru o organizaie, din punct de vedere al legturii cu TI. Toate departamentele din cadrul unei companii depind de aplicaiile folosite (pe schema notate cu software), care nu pot rula fr echipamente hardware.

Sistemele de operare (SO)

Sistemul de operare (SO) reprezint cel mai important program care ruleaz pe un calculator. Este necesar ca fiecare calculator sa aib un SO pentru a putea rula alte programe. Sistemele de operare ndeplinesc sarcini de baza, cum ar fi recunoaterea semnalelor de la tastatura, trimiterea rezultatelor pe monitor (ecran), evidenta fiierelor pe disc, controlul asupra echipamentelor periferice, cum ar fi hard disk-urile sau imprimantele.

Sistemele de operare ofer o platform software pe care se sprijin toate celelalte programe, numite aplicaii. Multe aplicaii sunt fcute sa ruleze doar pe un singur sistem de operare, deci alegerea sistemului de operare se face n funcie de aplicaiile care se doresc a rula pe el.

Pentru calculatoarele personale (cunoscute sub acronimul PC Personal Computer) cele mai cunoscute sisteme de operare sunt:

DOS (Disk Operating System)

Windows (cu versiunile sale mai vechi Windows 95, Windows 98, i cele mai noi Windows 2000, Windows XP)

Linux (cu distribuiile: SuSe, Debian, Mandrake, Red Hat, Caldera)

FreeBSD

Suite de programe de birou

Suitele de programe de birou reprezint pachete de aplicaii care includ programe pentru a crea, partaja i analiza datele. n mod obinuit, aceste pachete includ aplicaii pentru editarea documentelor (aplicaii cunoscute i sub numele de editoare de texte - word processing), calcul tabelar (spreadsheet) i conceperea prezentrilor.

Aceste aplicaii se vnd de obicei ntr-un singur pachet, din considerente de pre, integrare ntre programele care compun pachetul i rentabilitate pentru un utilizator normal (care n acest fel nu mai este nevoit sa cumpere licene diferite, de la furnizori diferii.)

Suita cea mai cunoscut i folosit la ora actual este Miscrosoft Office, care pn n prezent a cunoscut mai multe versiuni: MS Office 95, MS Office 97, MS Office 2000, MS Office XP. Aceasta suita ofer:

MS Word pentru editarea documentelor

MS Excel pentru calcul tabelar

MS PowerPoint pentru crearea prezentrilor

MS Outlook pentru e-mail

Sub Linux exist suitele StarOffice, 602 i OpenOffice, cu programe similare, dar destinate iniial a rula sub Linux. Diferena major intre suitele pentru Microsoft i cele pentru Linux ar fi costul mai sczut i facilitile mai reduse ale celor pentru Linux. Un alt lucru demn de luat n seam este faptul c la suitele de programe sub Linux exist posibilitatea de a crea documente parial compatibile cu cele pentru platforma Microsoft.

Ca alternative la suitele de birou exist programe care ofer suport pentru anumite funcionaliti din cadrul unei suite, dar care se vnd separat de aceasta (de exemplu, editoare de text independente sau programe de e-mail independente). Ca avantaje ale acestor tipuri de programe, putem meniona faptul ca uneori sunt mai robuste i ofer mai multe facilitai de prelucrare a datelor (de exemplu, editoarele de text pentru tipografii). Ca dezavantaj, putem aminti faptul c nu ofer ntotdeauna documente standard (de exemplu, formatarea fcut cu un anumit editor de text se pierde atunci cnd se editeaz documentul cu un alt editor de text dect cel n care a fost creat).

Lucrul n grup

Programele pentru lucrul n grup sunt cunoscute sub numele de groupware sau workgroup productivity software. Programele groupware i ajuta pe utilizatori s lucreze mpreun pe aceleai date, chiar dac fizic sunt la distan unii de alii. Datele pe care ei opereaz se refer n general la calendar, e-mail, planuri de proiecte i faciliti cum ar fi teleconferine sau video conferine.

Printre elementele cheie ale tehnologiei groupware se regsesc:

Comunicarea. Reprezint poate cea mai important funcionalitate pus la dispoziia utilizatorilor de ctre tehnologiile groupware. O comunicare eficient se asigur prin e-mail, Internet, teleconferine i videoconferine. Coordonarea. Prin intermediul unei tehnologii groupware se pot coordona uor activitile mai multor utilizatori, prin repartizarea sarcinilor, de exemplu, pe care le vd toi cei implicai n procesul respectiv. Distribuirea. Tehnologiile groupware ofer faciliti pentru a distribui, de exemplu, materiale, foarte uor n cadrul unei echipe (trimit un singur e-mail cu o anumit documentaie la toi utilizatorii care au nevoie de ea.) Posibilitatea extinderii, n sensul ca un sistem care implementeaz o tehnologie groupware poate fi usor extins (i se pot aduce imbunatatiri), fr costuri foarte mari sau configurari foarte complicate. Transparena. n mod normal, un proiect implic mai multe persoane i fiecare dintre ele trebuie s vad la un moment dat ce fac ceilali din cadrul echipei, adic sarcinile i rezultatele trebuie sa fie transparente tuturor celor implicai n proiect. Acest lucru se implementeaz uor prin partajarea informaiilor i a datelor. Partajarea conexiunilor la Internet, n sensul ca mai multe calculatoare aflate n reea pot folosi conexiunea configurat pe un singur calculator dintre ele pentru a se conecta la Internet.Programe dedicate

Se refer la aplicaii scrise pentru un anumit tip de activitati. Aici se pot include programele de contabilitate, de salarizare, de gestiune a stocurilor, a achiziiilor i a vnzrilor. Aceste programe sunt n general cunoscute de specialitii (contabili, analiti financiari) din domeniile pe care le deservesc.

A fabrica sau a cumpra ?

Una dintre problemele cu care se confrunt adesea un manager este aceea de a cumpra sau a dezvolta software n interiorul organizaiei (in-house). Dei pe piaa exist multe soluii pentru o anumit problem, unii manageri aleg uneori varianta dezvoltrii unui software cu propriile resurse, n marea majoritate a cazurilor dintr-un fals motiv: costul.

Argumentele pentru a dezvolta software n interiorul organizaiei:

cteodat nevoile unei anumite organizaii sunt unice (nu se regsesc implementate ntr-una din soluiile de pe piaa);

Argumentele pentru a cumpra software:

de multe ori este mai ieftin ;

n acest caz beneficiezi i de suportul, serviciile de ntreinere i facilitile de upgrade oferite de vnztor;

prin cumprarea unor programe se pot elibera anumite resurse umane interne ce pot fi realocate n interiorul organizaiei pentru alte nevoi, care nu pot fi satisfcute cumprnd resurse din exterior;

timpul de implementare este mai scurt, n acest fel diminund perioada de recuperare a investiiei;

se beneficiaz de investiia furnizorului n cercetare/dezvoltare i n perfecionarea continu a produselor sale.

In concluzie, atunci cnd suntem confruntai cu aceasta alegere, trebuie sa avem n vedere urmtoarele aspecte: flexibilitatea, posibilitile de mbuntire / extindere, costul total al proprietii (TCO - Total Cost of Ownership). TCO reprezint un mod de calcul al costurilor care i ajut pe consumatori sau manageri s evalueze att costurile de achiziie, ct i costurile colaterale n raport cu beneficiile, atunci cnd achiziioneaz o component TI (fie ea hardware sau software). De exemplu, la achiziionarea unei imprimante, costul de achiziie este preul pltit pentru imprimanta n sine, iar costurile colaterale sunt reprezentate de cumprarea de noi cartue sau reumplerea celor vechi i de ntreinerea periodic a aparatului.

1.4. Hardware:

Hardware-ul reprezint partea fizic a unui calculator, cea care se vede. Un calculator nu poate funciona corespunztor daca nu are cel puin un minim de componente hardware. Acestea sunt:

Plac de baza (suportul pe care stau celelalte componente ale calculatorului; placa de baza asigura i comunicare intre dispozitivele calculatorului);

Procesor (partea cea mai important a calculatorului; procesorul realizeaz toate procesrile de date ntr-un calculator);

Placa video (convertorul care transform mesajele de la procesor n semnale pe nelesul utilizatorilor, aceste semnale regsindu-se pe ecranul calculatorului);

HDD (Hard Disk Drive unitate de stocare a datelor i programelor pe care acestea le folosesc);

Memorie RAM (Random Access Memory memorie pe care programele o folosesc atunci cnd calculatorul este pornit. Diferena intre RAM i HDD este c RAM reprezint o memorie volatil, adic ii pierde coninutul atunci cnd se oprete calculatorul, i c procesorul comunic cu RAM mult mai repede dect cu HDD);

Carcas (cutia n care se fixeaz placa de baza i care acoper toate celelalte componente interne ale calculatorului);

Tastatura, mouse-ul i ecranul;

Plac de reea / modem

CD-ROM, unitate de dischet.

Echipamente disponibile

Pe piaa exist foarte multe echipamente hardware disponibile i foarte multe firme care le comercializeaz.

Un calculator depinde att de componentele sale hardware (procesor, memorie, disc), ct i de magistrale (prin magistrala nelegem conductele prin care diferitele echipamente comunic ntre ele). n exemplul de mai sus, degeaba avem un procesor i o memorie foarte performante, daca legtura dintre ele, canalul de date, nu se ridic la acelai nivel, crend astfel o gtuire.

In general, diferena dintre diferite computere este fcut i de firma productoare i mai ales de justa calibrare a tuturor componentelor dintr-un calculator i a legturilor dintre ele. Exist astfel: "de firm" - marca global cunoscut la nivel mondial (HP, Dell, IBM etc.)

marc obinuit, cunoscut de obicei numai la nivel naional (Acorp, Flamingo, Ager etc.)

"fr nume" (no name), asamblate de un prieten, firme mici (pe genunchi)

Diferena ntre firme este n funcie att de componentele folosite i de adecvata mbinare lor, ct i de serviciile oferite.

Un calculator din prima categorie funcioneaz cu circa 20 % mai repede i este mai fiabil, dar are i un pre ceva mai ridicat. De asemenea, trebuie amintite riscurile legate de garania oferit de furnizor. Astfel, pentru firmele cunoscute la nivel mondial (care au la dispoziie laboratoare i tehnici de testare avansate), garania i service-ul sunt mult mai sigure n comparaie cu cele cunoscute la nivel naional. Totui, acestea din urm, ca i cele globale, au o imagine de aprat i n consecina nu i pot permite sa nu ofere garanie la anumite standarde. Pentru firmele mici, dei se ofer o garanie mare la echipamentele hardware, exist riscul ca acestea sa dispar de pe pia nainte ca termenul de garanie s expire.

Compatibilitatea cu software-ul dvs.

Aspectul de luat n seam la acest capitol este viteza cu care tehnologia avanseaz. De exemplu, o plac de baz care acum 6 luni deinea supremaia n cadrul clasei ei de componente poate fi n prezent uzat moral n proporie de 30-50%.

Legtura ntre hardware i software din punct de vedere tehnologic este foarte strns. Dac o firm productoare de componente lanseaz un produs nou, dezvolttorii de software se grbesc s implementeze noile funcionaliti i vice-versa.

Anumite aplicaii nu pot rula dect pentru anumite cerine minime hardware. De aceea, n manualul de instalare al unui software se specific i configuraia hardware minim pe care acel soft poate fi rulat i de multe ori una recomandat, care este de preferat n cele mai multe cazuri, fiindc cea minim presupune ca nimic altceva s nu ruleze n acelai timp pe acel calculator, iar viteza de execuie poate deveni o problem serioas chiar dac software-ul execut corect comenzile. De exemplu, sistemul de operare Windows XP nu poate rula pe o configuraie hardware care include memorie RAM de mai puin de 64 MB.

Disponibilitatea actulizarii

innd cont de considerentele de la punctul anterior, apare la un moment dat un decalaj de performana ntre hardware i software, n sensul c la un moment dat s-ar putea s fie necesar o anumit aplicaie pe care hardware-ul existent nu o poate rula. n acest caz, din considerente de rentabilitate, nu se poate face tot timpul o schimbare complet a echipamentelor. Soluia este actualizarea.

In terminologia TI, actualizarea (upgrade-ul) reprezint o nou versiune a unui produs hardware sau software care este deja instalat i n folosin, sau suplimentarea fizic cu o serie de extensii. n cazul hardware-ului, actualizarea se dovedete a fi o soluie mai puin costisitoare n comparaie cu schimbarea ntregului echipament i este posibil datorit faptului c productorii de hardware pstreaz compatibilitatea cu tehnologia mai veche pentru o perioada de timp i un sistem modular de construcie.

entru a nelege mai bine acest aspect, sa lum un exemplu: presupunem ca avem un calculator cu memorie RAM de 128 MB i am achiziionat o licen a unui program care are nevoie de minim 256 MB. n acest caz, este clar ca vom cumpra nc 128 MB RAM i i vom ataa sistemului, dect sa schimbm ntregul calculator.

Totui actualizarea are i limitri, n sensul c nu tot timpul se poate implementa o anumit soluie tehnologic. n exemplul de mai sus, locurile unde poate fi instalat memoria suplimentar sunt deja ocupate, sau este greu sa gsim pe pia memorie care sa se potriveasc cu calculatorul nostru "vechi de 3 ani".

Legtura dintre hardware i software

Dup cum se poate observa din schema de mai sus, legtura intre hardware i software este asigurat de sistemul de operare. De asemenea, partea vizibil utilizatorilor obinuii este cea cu aplicaiile i sistemul de operare, de multe ori acetia neavnd nevoie sa tie pe ce configuraie hardware sunt instalate SO i software-ul.

1.5. Servicii

Service hardware

Atunci cnd se achiziioneaz o componenta hardware, furnizorul local (firma autorizat de productor sa vnd echipamentul respectiv) ofer prin contractul de vnzare cumprare o anumit garanie, durata ei variind de la o component la alta. Garania presupune repararea pe ct posibil sau inlocuirea gratuit a echipamentului, dac acesta s-a defectat din diverse motive. Garania se pierde ns daca defeciunea a survenit din utilizarea necorespunztoare a echipamentului de ctre utilizator (a fost scpat pe jos i s-a spart, nu s-a respectat succesiunea pailor pentru instalarea corect a echipamentului etc). Dup expirarea garaniei, se poate oferi service hardware, ns contra cost.

Pe piaa din Romnia, termenele de garanie hardware (n intervalul acesta de timp fiind incluse service sau nlocuire gratuite) difer de la o component la alta i de la un furnizor la altul. Recomandat este c atunci cnd achiziionai un calculator (sistem) sa solicitai o garanie minim de 18 - 24 luni, iar dac achiziionai componente separate, sa avei o garanie minim de 12 luni.

Comunicare

Unul din cele mai importante servicii pe care le ofer TI este comunicarea. Un mijloc frecvent de comunicare actualmente este e-mail-ul (electronic mail = pot electronic). Procesul este similar potei normale, cu diferena c totul se face electronic.

O a doua facilitate oferit de TI n ceea ce privete comunicarea este conectivitatea de la distan. Aceasta cuprinde orice mijloc care permite calculatoarelor aflate n locaii fizice diferite s comunice ntre ele: VPN (Virtual Private Network sau Reea privat virtual), RAS (Remote Access Service sau Serviciul de acces la distan), Remote Desktop Connectivity (Conectarea la un calculator de la distan).

VPN Reprezint o modalitate de a oferi birourilor aflate la distanta sau utilizatorilor individuali acces securizat la reeaua organizaiei prin intermediul Internet-ului. Cu alte cuvinte, un utilizator aflat n afara reelei poate accesa fiierele de pe serverul reelei ca i cum ar fi fizic conectat la aceasta.RAS Reprezint un serviciu oferit de sistemele de operare, care d posibilitatea realizrii unei conexiuni de date (reea) ntre dou calculatoare prin intermediul telefonului, cu ajutorul unor modem-uri.

Remote Desktop Connectivity este o aplicaie care permite conectarea de la un calculator dintr-o reea la alt calculator din alta reea, ca i cum utilizatorul ar fi prezent fizic n faa calculatorului la care se conecteaz. Prin aceasta tehnologie, un utilizator poate lucra de la distan pe un alt calculator, aflat uneori chiar la mii de km deprtare.

Nu putem ncheia acest capitol fr a meniona cea mai important modalitate de comunicare i informare pe care o ofer TI: reeaua Internet. Internet-ul, aa cum sugereaz i numele lui, este o reea de reele: reele locale (LAN - Local Area Network) i reele pe arii extinse (WAN - Wide Area Network).

Principalele funcii care pot fi ndeplinite cu succes de aceasta (reeaua Internet) sunt:

1. Comunicare

Pota electronic (e-mail) prin care se pot transmite i primi mesaje;

Liste de discuii (discussion lists) care permit participarea la discuii i schimburi de informaii n grupuri, pe diverse teme;

Grupuri de tiri (Newsgroups) care permit consultarea sau participarea n grupuri de tiri publice;

Chat-ul care permite comunicarea on-line (termen care de obicei desemneaz o entitate calculator-utilizator conectat la Internet) a 2 sau mai muli utilizatori.

2. Informare prin accesul la distan i la surse de informaii

World Wide Web (WWW - sau mai pe scurt Web-ul) prin care se pot accesa paginile Web care conin informaii de larg circulaie i resurse, cu ajutorul instrumentelor de cutare i a hyper-legturilor (hyperlinks) inserate n documente;

FTP ( File Transfer Protocol ) care permite transmiterea i primirea de informaii la i de la distan.Caracteristica pentru legturile la Internet este limea de band. Practic, aceasta reprezint viteza de acces a utilizatorului la paginile Web sau la alte resurse aflate pe Internet.

Aceste caracteristici sunt limitate i de natura conexiunii la Internet. Astfel, exist mai multe tipuri de conectare:

dial-up prin modem i linie telefonic, vitez maxim 56 kb per secund;

acces broadband prin modem de cablu coaxial (cablu CATV) 10 Mb/s (10 240 kb/s)

acces prin satelit, viteza maxim este de ordinul Gb/s (peste 1 000 000 kb/s)

Trebuie tiut ca n orice legtur Internet exist 3 mari tipuri de tronsoane: de la utilizator la furnizor, de la furnizorul utilizatorului la cel al destinaiei cerute i de la furnizorul destinaiei la destinaie. Viteza cu care se face transferul ntre utilizator i destinaie este limitat de cel mai slab dintre aceste trei mari tronsoane, aa cum puterea unui lan este dat de cea mai slab verig a sa. De obicei tronsoanele 1 i 3 sunt verigile slabe, furnizorii de Internet fiind conectai ntre ei la viteze suficient de mari.

Gzduire

Gzduirea se refer la oferirea de spaiu pentru pstrarea anumitor fiiere/date pentru unul sau mai multe site-uri web, e-mail, fiiere de date etc. Mai important dect spaiul oferit pentru inerea fiierelor este conectivitatea rapid la Internet a furnizorului acestui serviciu. Folosind serviciile de gzduire, o companie nu trebuie sa achiziioneze un anumit tip de conexiune (necesar dac ar fi inut datele pe serverul propriu care ar fi trebuit sa fie conectat n permanen la Internet), conexiune uneori destul de costisitoare. Pe piaa romneasc exist deja o oferta destul de competitiv (pre-faciliti) pentru gzduirea de pagini web, e-mail i fiiere.

Administrare

Muli se ntreab ce anume se poate administra? Ei bine, n TI sunt multe aspecte care necesit administrare, unele chiar supraveghere continu: reeaua local i securitatea acesteia, aplicaiile instalate pe fiecare post de lucru, site-ul web, fiierele pe disc i lista poate continua. n timp ce anumite lucruri se pot face relativ uor i fr un cost foarte mare (de exemplu, pstrarea n ordine a fiierelor pe disc sau actualizarea coninutului website-ului), altele necesit anumite componente (de exemplu, securizarea datelor).

Pentru firmele mici i mijlocii, o modalitate de a realiza totui aceste sarcini complexe este externalizarea (outsourcing). Externalizarea reprezint ncredinarea unui serviciu sau a unei funcii unui prestator extern specializat, de obicei pentru o durat mai mare de un an. Cu alte cuvinte, raportndu-ne la TI, externalizarea nseamn c organizaia angajeaz o firm specializat s se ocupe de o anumit funcie TI sau chiar de toate funciile TI. Exemple tipice n acest caz: o organizaie poate angaja o firm care se ocupa cu site-urile web pentru a-i crea un site propriu funcional i pentru a-l gzdui, sau o firm specializat pe securitate care s i instaleze i s i ntrein un firewall (aplicaie pentru protecia unei reele conectate la Internet) i un VPN (reea virtual privat). Astfel, companiile angajate joac rolul de departament TI al organizaiei angajatoare, care poate s i concentreze resursele pe activitatea de baz.

Ca avantaje pentru outsourcing putem meniona:

costuri mai mici pentru ntreprinztor

disponibilizarea mai multor resurse (care nu mai sunt ocupate cu realizarea sarcinilor fcute de consultanii externi)

eficien sporit.

Desigur, exist i cteva dezavantaje:

contactul consultantului cu organizaia (nu ntotdeauna consultanii sunt bine vzui n cadrul organizaiei, pentru c de cele mai multe ori ei aduc schimbri, venind din structuri cu alt cultur de afaceri); disponibilitatea consultantului fa de organizaie (un consultant are mai muli clieni pentru care lucreaz, n consecin el nu poate rspunde la probleme/solicitri ntotdeauna imediat ce acestea apar).Consultana

In sfrit, am ajuns la un aspect delicat legat de TI. n Romnia, muli manageri, antreprenori nu apreciaz corect necesitatea acestei laturi a TI, fie din mndrie (Eu nu am nevoie de consultani. EU tiu sa fac totul!), fie din faptul c la un moment dat poate au fost nelai de pseudo-consultani.

Totui, pentru a realiza o infrastructur TI competitiv este nevoie de competene i acestea se achiziioneaz cel mai uor din exterior. Dac ar fi s argumentm nevoia de consultan, am meniona faptul c firmele specializate n consultan sunt obiective, au deja dezvoltat o metodologie flexibil (pentru ca nici o misiune de consultan nu seamn cu alta), au competene i experien n domeniu, cunosc foarte bine piaa.

Exist mai multe domenii pentru care se ofer consultan TI. Dintre acestea, le menionam pe cele mai importante:

Realizarea site-urilor web. n condiiile n care Internet-ul a cunoscut o dezvoltare exponeniala n ultimii ani, companiile s-au grbit sa foloseasc aceast metod de promovare. Paginile web reprezint astzi una din cele mai uoare modaliti de a te face cunoscut i de a atrage clientel. Strategii TI. Intr-o organizaie, menirea departamentului TI este de a susine tehnologic afacerea. De multe ori managerii nu estimeaz corect necesarul TI n raport cu nevoile organizaiei. Consultanii pot ajuta la dimensionarea corect a echipamentelor hardware i a programelor care sunt necesare organizaiei pentru a i desfura activitatea corespunztor. Auditul funciei TI. De multe ori este nevoie de o evaluare obiectiv a departamentului TI dintr-o organizaie. Rolul consultanilor n acest caz este dublu: de a corecta anumite nereguli din funcionarea departamentului i de a stabili noi direcii de dezvoltare investiii n TI pentru extinderea organizaiei vizate. Securizarea informaiilor. A aprut ca urmare a dezvoltrii rapide a Internet-ului i a nevoii organizaiilor de a putea comunica liber unele cu altele, dar de a avea sigurana datelor i informaiilor pe care le dein. Este realizat de ethical hackers (experi n probleme de securitate care sunt angajai sa evalueze ameninrile posibililor intrui la care sunt expuse organizaiile). Ethical hacker-ii au cunotine solide de programare i securitate i trebuie sa fie demni de ncredere, pentru ca atunci cnd evalueaz o organizaie, dein practic cheile acelei organizaii, avnd acces la informaii i date sensibile. Ethical hacking-ul reprezint procesul prin care se descoper punctele slabe ale unui anumit mediu de lucru. De obicei, cei care fac aceasta munc aplic aceleai tehnici pe care le folosete un atacator, dar fr a dauna organizaiei int. n acest fel, ei evalueaz sigurana sistemului informatic al clientului i ntocmesc un raport cu recomandri n funcie de punctele slabe descoperite.

2. Evaluai nevoia de TI a firmei dumneavoastr

2.1. Cnd ar trebui s investii n TI?

Tehnologia informaiei ofer suport pentru afacerea dumneavoastr atunci cnd exist activiti repetitive i similare.

Ajutorul dat de un echipament de calcul se poate clasifica astfel:

Comunicare

Partajarea resurselor / informaiei

Eviden

Control

In orice organizaie managementul nseamn decizii bazate pe informaii i de aici rezult c informatica este necesar oricrui manager, la orice talie de ntreprindere, poate la cele mici mai acut dect la cele mari, unde exist oameni cu experien pe fiecare domeniu (financiar, resurse umane, legal, etc.) i care pot lua decizii bazate mai mult pe experien proprie, n lipsa anumitor date actuale despre organizaia n care lucreaz. Micul ntreprinztor este esenial sa fie informat.

Studiu de caz

Pentru o mai bun nelegere vom face un studiu de caz pentru o microntreprindere. Pentru aceasta am ales o societate care cultiv, ambaleaz i distribuie ciuperci, avnd 8 angajai.

In cazul nostru, cei 8 angajai ai firmei productoare de ciuperci sunt dispui astfel n organizaie:

1 Manager

1 Agent comercial (distribuie)

1 Secretar (facturare/eviden stoc)

3 Cultivatori de ciuperci

2 Ambalatori produse

Firma are 50-60 de clieni i livreaz zilnic produse ctre majoritatea dintre acetia.

2.2. Criterii pentru evaluarea nevoilor de TI

Pentru o bun evaluare a nevoilor este necesar cunoaterea cerinelor care trebuie ndeplinite de ctre echipamentele hardware ce vor fi achiziionate pentru a suporta ct mai bine software-ul pe care l vei folosi, adic necesitile afacerii dumneavoastr. Deci nu trebuie niciodat sa ncepem direct cu achiziiile de hardware.

Procesul: cerine funcionale i necesiti de instruireProcesul este foarte important i pornete de la nevoile afacerii.

Paii procesului sunt urmtorii:

Identificarea nevoilor funcionale care trebuie satisfcute.

Identificarea programelor (software) care le pot satisface mai eficient i/sau cu o calitate crescut fa de tratarea manual a acelorai cerine.

Dimensionarea hardware-ului n mod corespunztor pentru aceste programe (software).

Identificarea nivelului de pregtire a personalului ce va lucra cu programele selectate la pasul anterior

Instruirea personalului pentru asigurarea unui nivel minim de cunotine necesare.

Nevoile funcionale trebuie privite pe ansamblul firmei, att n partea de producie, ct mai ales pe funciile de suport cum ar fi:

Contabilitate

Salarizare

Financiar

Vnzri

Aprovizionare

Comunicare

n general, aceste funcii sunt organizate similar n toate ntreprinderile, indiferent de domeniul de activitate i asta atat din cauza legislatiei, cat i din cauza instrumentelor specifice consacrate (contabilitatea n partid dubla, indicatorii financiari, evidena de facturi nencasate i nepltite etc.) Astfel, pe pia exist deja o serie de programe care acoper aceste funcii de suport ale ntreprinderii i aici este primul loc n care trebuie s ne uitm.

La prima vedere ciupercile nu au nimic n comun cu calculatoarele i totui, aa cum am artat mai sus, ne uitm n primul rnd la funciile de suport i constatm c salarizarea i contabilitatea pot fi inute cu ajutorul a dou programe, eliminnd astfel necesitatea angajrii unei persoane pentru a realiza aceste funcii manual.

Activitatea de aprovizionare nu are un volum att de ridicat nct sa trebuiasc servit de un program dedicat, dar cea de vnzri da (livrrile ridicndu-se la peste 500 pe lun), datorita numrului mare de clieni care trebuie servii. Stocul de produse este de asemenea important de controlat, datorit perisabilitii i a termenului scurt de livrare pe care l impun clienii. Astfel, nevoia de tehnologie i face simit prezena ntr-o a doua faz, att pentru a putea ine o eviden a stocurilor de ciuperci ce urmeaz a fi vndute, ct i pentru facturarea cantitilor cerute de clieni.

Foarte important este ofertarea pentru activitatea de distribuie. Prezentarea grafic a acesteia se poate realiza uor, eficient i cu un design atrgtor, folosind tot calculatorul i software-ul de tipul procesoarelor de text.Tot pentru partea de ofertare, foarte important este comunicaia i bineneles gsirea unor poteniali clieni. n mod tradiional, aceasta se face btnd din u n u. ns cu un calculator, acces la Internet i e-mail, un prim contact poate fi iniiat prin acest mediu de comunicare.Evaluai nevoia de TI a firmei dumneavoastr pe baza standardelor existente n domeniul n care activai

Pentru aceast etap trebuie obinute informaii despre companii similare, pentru a putea "fura" din experiena altora. Acest lucru este important din 2 puncte de vedere:

Ne ajuta sa ne cunoatem mai bine concurena Ne arat ce metode sunt validate n practic n domeniul de activitate respectiv

Bineneles c nu trebuie s copiem ntru totul concurena, putem s ncercm noi metode informatice n domeniul respectiv de activitate, dar n acest caz trebuie sa fim contieni de faptul c efectum un experiment, deci ne expunem anumitor riscuri care se traduc n general prin eventuale pierderi financiare (de fapt timp, angajai, clieni.)

Aici ar fi foarte important de spus ca exist studii de caz sau cri despre succesul altor companii cu domenii de activitate similare cu al dumneavoastr, pe Internet, dar i n alte publicaii, iar inta pentru informare ar trebui s fie companiile cele mai de succes i care promoveaz cele mai bune practici n domeniu.

In exemplul nostru presupunem ca am fcut o astfel de documentare i am aflat c o firm similar folosete un singur computer pentru o secretar care se ocup de ofertare i de coresponden sporadic prin e-mail. Contabilitatea i salariile sunt inute manual de ctre un angajat specializat pentru aceste activiti. Nimeni altcineva din firm nu interacioneaz cu calculatorul.Stabilii suportul pe care l poate asigura TI-ul n activitile dumneavoastr primare

In aceast etap se vor stabili care sunt sarcinile repetitive i care necesit o putere mare de calcul pentru a reduce timpul alocat acestora. De asemenea, se va gndi i modul n care vor fi identificai potenialii clieni i cu ajutorul cror metode de comunicare vom ine relaia cu acetia.

Pentru afacerea noastr este nevoie de calcul rapid, n cazul aplicaiei de contabilitate, care poate fi una dedicat (program de contabilitate) sau de calcul tabelar. Un computer ne-ar ajuta i la ntocmirea ofertelor i a unei evidene a clienilor i a cantitilor cerute de acetia, pentru a putea elabora dup o anumit perioad de timp un raport despre puterea de producie i cererile pieei.Evaluai disponibilitatea organizaiei dumneavoastr fa de ITDisponibilitatea organizaiei fa de TI se rezum de la rezistena personalului la schimbare. Evaluarea personalului se poate realiza distribuind o serie de chestionare sau cu ajutorul unor mini interviuri. Pe baza acestora se decide asupra nevoii de pregtire a angajailor pentru folosirea echipamentelor i a soft-ului ce urmeaz a fi achiziionat.

Pentru a putea folosi un calculator n mod eficient, orice angajat trebuie sa aib pe lng cunotinele necesare utilizrii programelor respective (birotic, contabilitate, etc.) i cunotine generale despre calculator i sistemul de operare folosit.

Determinai gradul de conectivitate necesar n organizaia dumneavoastr

Pentru a determina gradul de conectivitate necesar pentru organizaia dumneavoastr trebuie sa inei cont de cteva lucruri eseniale:

Gradul de mobilitate al angajailor (ct de mult sunt ei plecai de la sediile firmei)

Necesitatea accesrii datelor companiei de la distan atunci cnd sunt plecai de la sediile firmei

Necestitatea conectrii la Internet a sediilor firmei.

Intranet i LAN

Pentru ca o ntreprindere sa aib succes, astzi mai mult ca oricnd, trebuie s beneficieze de un sistem de comunicare rapid i performant, att cu partenerii i clienii, cat i cu furnizorii si externi. O soluie din ce n ce mai rspndit o reprezint Intranet-ul, sau reeaua local. Cea mai concis definiie a sa este "implementarea tehnologiilor Internet n cadrul unei instituii/ntreprinderi". Un intranet nu implica neaprat i conectarea sa la reeaua publica globala Internet. Totui, aceasta aduce multe beneficii. Imaginai-v un web intern care va permite sa accesai o mare cantitate de informaii de firma stocate pe un server i prin care se poate naviga dup mai multe criterii de clasificare. Imaginai-v ca suntei capabil sa creai i sa distribuii documente i informaii eficient i rapid, folosind un software simplu i ieftin de tip web browser. Dei reelele de tip Internet i Intranet se bazeaz pe aceleai tehnologii, ele difer totui foarte mult.

n prezent, cele mai multe corporaii folosesc reele bazate pe PC-uri conectate la baze de date centralizate. Aplicaiile care ruleaz pe PC-uri pot accesa datele corporaiei prin reea, de pe serverele pe care sunt stocate informaiile. Un asemenea scenariu este n mod obinuit numit "client-server" i este tipic structurilor TI aflate astzi n ntreprinderi.

n acest caz vom avea nevoie de 3 computere: pentru manager, pentru secretar i unul care va fi folosit de agentul comercial i de cultivatorii de ciuperci pe rnd, 1 imprimant matriceala (pentru tiprirea facturilor), 1 imprimant multifuncional (scaner, fax, imprimant) pentru oferte.

Cele 3 computere vor fi interconectate unul cu celalalt prin intermediul unui HUB cu 8 porturi care ofer o viteza de transfer de 100 Mb/s, vitez asigurat i de plcile de reea din staiile de lucru.

Internet

Internet nseamn comunicare i informare, iar aceste lucruri sunt importante pentru orice afacere. Caracteristica principal pentru legturile la Internet este limea de band. Aa cum gsim menionat i mai sus aceasta poate varia n funcie de necesiti i de numrul de utilizatori care acceseaz simultan resurse publicate pe Internet. n cazul n care avem mai muli utilizatori (user-i) care acceseaz Internet-ul, vom avea nevoie de o lime de band mai mare pentru a nu se produce o gtuire a conexiunii.

Odat cu o conexiune la Internet va fi necesar i o modalitate de a limita accesul la o serie de resurse neimportante i chiar periculoase pentru afacerea (site-uri pornografice, web mail, sau download-urile de fiiere multimedia filme, muzic care nu servesc scopurilor afacerii). O restricionare i un control al traficului se poate face cu un calculator care s fie configurat pentru a limita accesul la diferite resurse aflate pe Internet n mod dinamic i poate genera rapoarte de trafic. Acestea ajut la descoperirea utilizatorilor care petrec mult timp rmnnd conectai la Internet, pentru luarea de msuri n consecin. Acest calculator poarta numele de firewall.

In cazul nostru Internet-ul ne poate ajuta n ofertare i n cutarea de noi clieni, fr a mai fi nevoii s cheltuim alte resurse dect timpul petrecut cu navigarea. Pentru conectarea la Internet vom avea nevoie de un modem cu care vom face o legtura de tip dial-up la 56k, acoperind astfel necesitile noastre.Servicii de voce

Deocamdat, n Romnia, supremaia transmisiilor de voce la nivel naional o deine Romtelecom, deci nu prea avem de unde alege. ns pentru convorbiri n strintate s-a dezvoltat un concept nou numit VoIP (Voice over Internet Protocol) sau comunicaie voce prin (Vo) legturi de date (IP). Datorit acestui serviciu, convorbirile internaionale au sczut cu pn la 4 ori ca i costuri, ntr-o oarecare msur n detrimentul calitii, fiind ns un real progres pentru viitorul comunicaiilor.

Definii nivelul de securitate al organizaiei dumneavoastr

Securitatea informaiei ntr-o organizaie este foarte important i nu depinde de mrimea acesteia. Putem proteja informaiile sensibile de la oameni din afara organizaiei sau chiar de angajaii proprii.

De obicei se procedeaz pornind de la:

sensibilitatea informaiilor vehiculate

principiul c tot ce nu este necesar unui anumit utilizator trebuie restricionat.

Pe lng restriciile tehnice care se impun, se pot defini o serie de masuri administrative, cum ar fi: clauze de confidenialitate, regulamente de ordine interioar cu instruciuni specifice referitoare la lucrul cu datele-proprietate a firmei.

Despre nivelul de securitate n cazul companiei productoare de ciuperci trebuie spus c preurile de desfacere sunt confideniale. De asemenea, gestiunea stocurilor, contabilitatea, evidena clienilor i salariile sunt i ele confideniale. Suportul asigurat de TI n acest caz este maxim, astfel nct posesorii de computere s poat partaja informaii, s poat trimite i primi e-mail-uri (Internet e-mail), s poat verifica stocul i plata facturilor emise, s poat imprima oferte i facturi tipizate, iar pe Internet pot cuta informaii despre cele mai cunoscute culturi de ciuperci, despre furnizori de spori i de ce nu chiar o pia de desfacere pentru produsele comercializate.

2.3. Ct ar trebui sa pltesc?

Pentru a putea rspunde la aceast ntrebare am avea nevoie de cteva oferte de preuri de la furnizorii de echipamente TI. Dup comparare am putea avea o ofert care s ne satisfac cererea cu costuri de achiziie minime.

Hardware de firm sau fr nume

Alegerea hardware-ului pentru echipamentele de calcul i dilema de mai sus sunt valabile doar n cazul n care avem cunotine solide despre aceste echipamente i subansamblele lor, sau apelm la competene din exteriorul firmei pentru a putea realiza o soluie pe baza unor echipamente fr nume, cel puin pentru computerele utilizatorilor.

Diferentele de pre dintre mrcile locale i calculatoarele asamblate de dumneavoastr sunt destul de mici. Cumprnd o marc local, eliminai eventualele incompatibiliti ntre componente i posibilele greeli de asamblare.

Odat cu achiziionarea unui computer ca ntreg, beneficiai de garanie unitar pentru toate componentele sale. Perioada de garanie unitar este de obicei de 2 ori mai lung dect cea pentru componentele cumprate separat.

In exemplul ales mai sus am ales computere standard fabricate de dealeri locali (mrci locale) cu plci de baz care integreaz placa video i cea de sunet, hard-disk-uri de capacitate medie (40-60Gb), placi de reea 10/100 i monitoare de 15 perfecte pentru aplicaiile de birou (de exemplu: MS Office) i cele de contabilitate (de exemplu: Ciel). Specificaiile de mai sus sunt luate numai ca exemplu la data redactrii prezentei brouri.Cum sa realizai bugetul investiiilor TI

Un buget reprezint previziunea cifric a resurselor disponibile i a responsabilitilor aferente pentru realizarea obiectivelor firmei n condiii de maximizare a profitului.

Pentru elaborarea oricrui buget trebuie respectate cteva principii, ns cea mai important este previziunea financiar.

Ea se realizeaz prin intermediul bugetelor firmei, care ajuta sa va orientai spre realizarea obiectivelor propuse.

In lipsa unui astfel de plan, conducerea ar fi aleatoare i s-ar baza numai pe experiena precedent, care nu ntotdeauna este concludent.

Mai jos am exemplificat cteva idei ce trebuie luate n calcul la elaborarea unui buget pentru TI:

Buget TI pentru firma ABC

TotalDetalii

Infrastructur

Cablarea structuratLegturile fizice dintre calculatoare

Camera serverului cu Aer condiionatLocaia unde vor funciona serverele. Pentru o bun funcionare vor avea nevoie de o temperatur adecvat

Conexiune InternetLegtura reelei proprii la Internet

VoIPServicii de voce prin Internet

Echipamente

Switch / hubEchipament necesar pentru interconectarea a mai mult de dou calculatoare n reea

Hardware pentru controller-ul de domeniuServerul care se va ocupa de autentificare n retea

Hardware pentru serverul de mesagerie Serverul care va controla comunicaia e-mail din interiorul organizaiei.

Hardware pentru serverul de fiiereServerul care va gzdui toate fiierele de lucru (oferte)

Hardware pentru serverul de firewallServerul care va proteja Intranet-ul de eventuale atacuri venite din partea user-ilor conectai la Internet

Unitate pentru back-upSoluie aleas pentru depozitarea backup-ului.

Computere portabileLaptop-uri, notebook-uri

PDAEchipamente portabile de genul organizatoarelor

UPSSurse continue de curent care vor proteja serverele de pierderea informaiei n cazul unei eventuale cderi de tensiune

Hardware pentru calculatoarele utilizatorilorStaiile de lucru pentru utilizatori

Consumabile

Mentenan pentru imprimante i fax-uriCurare periodic pentru imprimante i fax-uri

Cartue pentru imprimanteCerneal pentru imprimant

Medii de stocare (floppy, CD)Suport pentru pstrarea datelor

Pachete software

Sisteme de operarePentru staiile de lucru

Suita BiroticProcesoare de text

Software pentru serverul de mesagerieAplicaii care va gestiona comunicaia e-mail

Sistem de operare pentru controller-ul de domeniuSistem de operare

Sistem de operare pentru serverul de fiiereSistem de operare pentru serverul care va stoca documentele companiei

Pagina de webDesignul i realizarea pagii de web pentru o mai bun redare a imaginii companiei

Alte soft-uri specifice afaceriiSoftware specific n funcie de organizaie (procesoare pentru grafic sau film, arhitectur, programare)

AntiVirusSoftware pentru gsirea i eliminarea posibilelor infecii cu virui

Pregtire Cursuri

Sisteme de operareNoiuni introductive i lucru cu fiierele i directoarele

Suita biroticNoiuni referitoare la calculul tabelar i formatarea documentelor

Recurent

Set-up network infrastructureRealizarea reelei

Administrare lunarAdministrarea echipamentelor de reea i help-desk

ASPGzduire de aplicaii la un furnizor de aplicaii

GzduireGzduirea paginii de web de ctre un ISP

Altele

Costul real: cost total al soluiei alese versus cost de achiziie

La alegerea unei soluii informatice trebuie avut n vedere costul de implementare al respectivei soluii, lucrul acesta este de obicei uitat sau se produce confuzie la ntocmirea unui plan de implementare. Costul de achiziie al echipamentelor hardware i cel al softului necesar unei bune funcionri reprezint numai o parte din costurile totale implicate de acel echipament.

Costul real de implementare al soluiei cuprinde costul de achiziie i costurile de instalare, configurare a respectivei soluii, inclusiv eforturile de timp fcute de angajaii organizaiei la momentul implementrii i n perioada urmtoare pentru administrarea recurent.

Elementele care constituie calculul costului total al soluiei alese sunt:

costurile echipamentelor hardware (staii de lucru, servere)

costurile licenelor software necesare pe staiile de lucru i servere

costurile administrrii curente

costurile pentru consumabile (cartue imprimant)

Elementul cheie: Adaptai investiia TI avnd n vedere strict scopul afacerii dumneavoastr

Pentru a adapta investiia dumneavoastr n TI ct mai bine pentru societatea pe care o conducei trebuie sa parcurgei toi paii de mai sus ncepnd cu:

Cerine funcionale i cerine sau necesiti de instruire;

Evaluai nevoia de TI a firmei dumneavoastr pe baza standardelor existente n domeniul n care activiti;

Stabilii suportul pe care l poate asigura TI-ul n activitile dumneavoastr primare.

Automatizarea activitilor din cadrul organizaiei dumneavoastr poate fi realizat cu succes printr-o investiie n TI. Mai important este s se neleag ca investiia n TI nu este o investiie pentru TI, ci pentru bunul mers al organizaiei respective. Cei care iau decizii n acest sens trebuie sa vad n aceste investiii beneficiile, profitul ce urmeaz sa apar peste ctva timp.

Exemplu de buget TI pentru o demarare clasic a unei societi

Mai jos vom trata exclusiv exemplul nostru legat de societatea de cultivare i de distribuire de ciuperci cu un numr de 3 utilizatori.

Budget TI pentru un an pentru firma Ciuperca SAMS

u.m.Linux

u.m.

Total general31852595

Infrastructur

Cablare structurat (100Mb/sec UTP Cat5 + Patch panel de perete) 150150

Conexiune Internet abonament lunar1515

Total165165

Echipamente

Hub 8 porturi9595

Imprimant combinat cu fax200200

O unitate CD-RW pentru programul de backup6060

Hardware cu sistem de operare preinstalat pentru posturile utilizatorilor 1.200850

Total1.5551205

Consumabile

Mentenan imprimante (curare periodic)1515

Cartue imprimante100100

Uniti de stocare (CD-uri, casete, dischete etc.)1010

Total125125

Pachete software

3* Microsoft Office / OpenOffice6000

3* RAV (antivirus romnesc)900

Total6900

Cursuri formare

Sisteme de operare200400

Suita birotic250300

Recurent

Administrare100300

Alte100100

Total6501100

Soluia de buget prezentat mai sus se bazeaz, n prima coloan, pe un sistem de operare Windows i suita de birou Office de la Microsoft, iar n cea de a doua coloan, pe un sistem bazat pe SUSE Linux i OPEN OFFICE. Dup cum se observa, administrarea celei Linux este ceva mai costisitoare dect cea de Microsoft, care este ns mai scump din punct de vedere al achiziiei. Pe de alt parte i costurile de training pentru varianta Linux pot fi ceva mai ridicate, datorita rspndirii ei mai mici pe pia la ora actuala i deci implicit a probabilitii reduse pentru utilizatorii s fie familiari cu programele respective.

2.4. Cum se msoar returul investitiei.

Pentru msurarea performanelor unei investiii sunt folosii o serie de indicatori financiari, cum ar fi: ctigul pe investiie (ROI Return on Investment), perioada de recuperare. nainte de a calcula aceti indicatori, trebuie estimate costurile necesare investiiei i beneficiile obinute.

In general beneficiile obinute n urma unei investiii n TI sunt:

Reducerea costurilor (cu anumite activiti, de personal, de achiziie etc.)

Creterea productivitii angajailor

mbuntirea calitii rezultatelor.

Ctigul pe investiie (ROI) se calculeaz prin raportarea beneficiilor nete estimate la costurile investiiei. De exemplu obinerea unor beneficii de 2 USD la o investiie de 1 USD implica un ctig pe investiie de 200%. Acest indicator nu ine cont de valoarea n timp a banilor.

ROI =

Beneficiile nete reprezint acea parte din profit rmas dup plata taxelor i impozitelor ctre stat.

Termenul de recuperare poate fi definit ca timp necesar pentru ca investiia iniial s fie recuperat prin intrrile anuale de numerar. Cea mai utilizat metod de calcul a TR este metoda de calcul exhaustiv i presupune deducerea intrrilor anuale de numerar din valoarea investiiei iniiale pn cnd aceast valoare devine egal cu zero. Formula metodei exhaustive este:

Termenul de recuperare = Investiie iniial Intrri de numerar cumulate

Calcularea termenului de recuperare prin metoda exhaustiv este un proces repetitiv care necesit ca beneficiile cumulate s fie sczute din investiia iniial pn cnd rezultatul este 0. Timpul care a trecut pn la acel moment reprezint timpul n care investiia a fost recuperat.

Referitor la msurarea rezultatelor obinute n urma unei investiii n TI, una dintre cele mai dificile sarcini fiind cuantificarea beneficiilor. Spre deosebire de investiiile obinuite n active, investiiile n TI genereaz o serie de beneficii intangibile i uneori greu de cuantificat cum ar fi: creterea satisfaciei angajailor i a clienilor, mbuntirea imaginii companiei, etc.

In msura n care este posibil, aceste beneficii trebuie cuantificate i considerate n calculul indicatorilor de rentabilitate a investiiei.

3. Aspecte legale

Legea dreptului de autor a generat schimbri majore n toate domeniile n care este implicat informatica. n primul rnd, este vorba despre legalitatea deinerii de software i licene pentru folosirea lui i apoi, un aspect deseori omis este cel al eticii profesionale.

3.1. Licene i moduri de liceniere

Achiziionarea de software sau licenierea este pusa la dispoziie de cel care deine drepturile de autor (copyright-ul) ctre persoana sau organizaia ce achiziioneaz o copie a produsului respectiv, dnd permisiunea de a folosi produsul n schimbul unei taxe de liceniere ("preul"). Licena poate fi pentru o perioad de timp fix, care se poate eventual prelungi, sau poate s nu existe nici o menionare a duratei, caz n care se presupune c licena e valabil att timp ct produsul este protejat de drepturile de autor.

Licenierea prin nchiriere de software este o variant demna de luat n calcul, ntruct costurile licenelor se repartizeaz pe o perioad mai mare de timp. Tot mai muli productori de software au n programul lor de vnzri i acest tip de liceniere.

Un alt mod de folosire a unei aplicaii este licenierea prin nchirierea de aplicaii. Astfel aplicaia nu se instaleaz local pe staiile de lucru din organizaia dumneavoastr gzduirea ei se face la productor sau o ter parte (Application Service Provider) i clientul pltete pentru dreptul de acces la aplicaia respectiv. Pentru acest lucru trebuie ns sa avei o legtur de date (eventual prin Internet) pn la cel care o pune la dispoziie.

3.2. Taxe, penaliti

In urma conjugrii eforturilor la nivel internaional pentru combaterea i stoparea pirateriei n materie de software, au fost create organisme care urmresc eventualele fraude. n acest fel, persoana sau compania care nu are o licen pentru fiecare dintre produsele informatice pe care le folosete va fi expus penalitilor stipulate n legislaia de pe teritoriul statului cruia i aparine, n urma sesizrii parvenite de la o autoritate de control, de la productorul sau distribuitorul autorizat al respectivului produs.

In urma sesizrilor se va iniia un proces pentru despgubirea productorului de software, i/sau pentru penalizarea fraudei utilizatorului, amenzile fiind determinate de ctre fiecare cas de software, autoritate naional sau internaional n parte.Conform legislaiei n vigoare pe teritoriul Romniei, orice comunicaie cu caracter comercial care nu a fost solicitat, primit prin canale de comunicaie electronic poate fi reclamat ca atare. Iniial, reclamantul va trimite un mesaj de avertizare ctre surs, urmnd ca aceasta s nceteze emiterea mesajelor n cauza i fr a fi autorizat sa reia comunicarea dect n cazul unui mesaj adresat direct destinatarului.

n cazul n care emitentul mesajului continu sa trimit mesaje nesolicitate, acestuia i pot fi aplicate taxe sau penaliti financiare, administrative sau chiar penale.

n cazul n care comunicaiile electronice sunt emise de pe un server fr acordul sau cunotina proprietarului acestuia, persoana n cauza va fi inut de orice rspundere administrativ sau penal, urmnd a fi gsit i identificat persoana care a provocat mesajele respective, pentru a-i fi aplicate sanciunile necesare.

Exist tendina ca angajatorul sa citeasc e-mail-urile angajailor fr ca s-i fi avertizat n prealabil. Pentru a evita problemele generate de aspectele legale aceste aciuni trebuie documentate prin regulamente de ordine interioar.

4. Linkuri utile

Software: www.microsoft.ro,, www.redhat.com, www.suse.com, ,www.antivirus.ro,

Site de comparaie i sfaturi pentru birotica sau alte aplicaii: www.cnet.com, www.zdnet.com

Lanuri de magazine romneti: www.flamingo.ro, www.price.ro, www.bestcomputers.ro, www.elsaco.ro, www.ager.ro, www.genesys.roReele: www.smc.com, www.3com.com, www.nexans.ro,

Site-uri de comparaie i sfaturi: www.nwfusion.com/index.html,

tiri TI: www.ensight.ro, http://www.techrepublic.com/, www.smartnews.ro, www.rol.ro ,

Reviste interactive: www.chip.ro, www.pcmagazine.ro, www.agora.roFurnizori servicii Internet: www.pcnet.ro, www.fx.ro, www.rdsnet.ro, www.xnet.ro

Gzduire: www.myx.net, www.gazduire.roProbleme legate de liceniere (BSA): global.bsa.org/romania/Consultan TI: www.ensight.ro, www.compass.ro, www.gecad.ro, www.accenture.com.

Realizat: Popescu Flavius

Profesor: Popescu Flavius

EMBED Word.Picture.8

EMBED Word.Picture.8

Hardware

Software (aplicaii)

Sistem de operare

Pentru detalii suplimentare vizitati: HYPERLINK "http://www.alinean.com/Meth-Value.asp" www.alinean.com/Meth-Value.asp (pagina Internet n limba engleza)

_1125983628.doc

CPU

5 GHz

RAM

HDD

Procesor

Canal date

Memorie

Disc

Ecran

_1125984043.doc

Utilizator sursa

Utilizator destinatie

Furnizor utilizator destinatie

Furnizor utilizator sursa

Utilizator sursa

Utilizator destinatie

Furnizor utilizator destinatie

Furnizor utilizator sursa

Primul tronson

Al

doilea tronson

Al doilea tronson

Al treilea tronson

_1124807768.unknown