manager de proiect

Proiectul: concept sau idee

Toate proiectele ncep ntr-un fel, de la un concept sau de la o idee, dar unica raiune pentru existena unui proiect este s satisfac o NEVOIE sau s rezolve o PROBLEM. O dat cu contientizarea nevoii/ problemei ncep cutrile pentru o idee de proiect i o surs de finanare.Un proiect se caracterizeaz prin unicitate, prin obiective specifice care trebuie atinse conform unui plan, n limita resurselor alocate i a unui buget disponibil. Pe baza acestor elemente, putem defini proiectul ca fiind: Set de activiti desfurate ntr-o perioad de timp determinat, planificate i controlate i care au drept scop producerea unei schimbri n bine a situaiei beneficiarilor instituiei.

Caracteristicile unui proiect sunt:obiective clareo cerin de tip noulipsa muncii de rutinbuget propriutermene de start i de ncheiere precis definitecolaboratori motivai, cu cunotine i abiliti diferitedelimitri n raport cu alte intenii organizare specific (echip, management)afectate de riscObiectivul general al proiectului reprezinta punctul in care se doreste a fi adusa, la finalul proiectului, situatia descrisa de problema/nevoia identificata.

Proiectele se caracterizeaza prin parametri:Timp Resurse (costuri)Rezultate

Constrageri in proiect Timp

Resurse ObiectiveCalitate

Resursele sunt att o surs de putere ct i de constrngere.Resursele alcatuiesc bugetul unui proiect si NU sunt masurabile in lei. Acestea pot fi: Resurse umane Resurse materiale Resurse informaionale Resurse financiare Timp, etc.

Ce este managementul proiectelor?

Managementul proiectului este procesul de organizare i supraveghere a proiectului pentru a asigura c acesta se realizeaz conform programrii, n limitele bugetului i conform specificaiilor.Managementul proiectelor este centrala de comand a unui proiect i folosete ca instrument de management. El cuprinde: planificarea, organizarea, conducerea, controlul, implementarea/coordonarea.Managementul proiectelor presupune realizarea mai multor activitati:-initializarea proiectului-planificarea in detaliu-punerea la dispozitie a resurselor-finantarea-auditarea

n managementul proiectelor, principiul abordarea de la obiectiv ctre resurse ne spune c estimarea resurselor necesare se face numai dup ce , pornind de la obiectivul proiectului, se proiecteaz i activitile necesare.Marketing-ul de proiect reprezint un ansamblu de msuri i metode care determin acceptarea i nelegerea unui proiect de ctre opinia public i publicul despecialitate.Conform Institutului de Managementul Proiectelor, relaiile dintre activiti sunt clasificate astfel:de la final la start: o activitate trebuie finalizat nainte ca a doua s nceapde la final la final: o activitate trebuie finalizat nainte ca a doua s se terminede la start la start: o activitate trebuie nceput nainte celei de-a douade la start la final: o activitate trebuie nceput nainte ca a doua s se fi ncheiat.

Fazele proiectului

Faza de initiereFaza de planificareFaza de executieFaza de finalizare

Fazele proiectului Faza de initiere (definire)definirea obiectivelor (obiectivelor specifice, financiare i temporale),realizarea unui caiet de sarcini,alctuirea echipei de proiect.Identificarea domeniului/scopului reprezinta alegerea categoriei de activitati economice in cadrul caruia va fi planificat viitorul proiect.Obiectivele trebuie sa fie formulate astfel incat sa fie SMART specifice, masurabile, de atins, realiste, delimitate in timp.

Echipele de tip lider - dezvolta scopuri si directii strategice ale firmei/companiei ca intreg.

Echipele de tip rezolvare de probleme au rolul de a gasi solutii pentru o problema creata de catre membri care provin din diferite arii/parti ale organizatiei.

Fazele proiectului Faza de planificareformularea obiectivelor de detaliu,planificarea activitilor,planificarea termenelor,planificarea resurselor,planificarea costurilor,identificarea conflictelor ntre obiective.

Analiza STEPEste un instrument utilizat pentru definirea mediului operaional al organizaiei sau proiectului

Are n vedere identificarea factorilor dinmediul politicmediul legal - economicmediul socialmediul tehnologiccare pot favoriza sau mpiedica aplicarea strategiei i realizarea obiectivelor

Analiza SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)Noiuni ale lucrului n proiect

ExerciiuTrasai diagrama GanttTrasai graficul de planificare n reeaDac necesarul de resurse este de o persoan pe activitate, care este necesarul maxim de resurse umane dac fiecare activitate are cel mai devreme moment de start?Noiuni ale lucrului n proiect

ActivitateaDurataActiviti precedenteA5-B7-C5AD5BE5C,DF13B

GRAFICUL GANTT este format din:

o scal a timpului, aezat pe orizontalo lista de activiti, aezat pe verticalcte o bar orizontal pentru fiecare activitate, de lungime proporional cu durata timpului necesar realizrii activitii

Fazele proiectului

Faza de executie (control i de conducere)compararea datelor estimate / efective,prelucrarea modificrilor,nregistrarea n documente a progresului proiectului,rezolvarea conflictelor ntre obiective.

Fazele proiectului

Faza de finalizareinterpretarea i prezentarea rezultatelor proiectului,realizarea unui raport final al proiectului.

Obiectivul specificObiectivul specific este descris printr-o sarcin definit exact i orientat spre rezultat i este obiectivul principal al proiectului. El ar trebui s fie formulat cuprinztor ntr-un caiet de sarcini.Obiectivul financiarFiecare proiect trebuie s aib un buget propriu la dispoziie. Bugetele proiectelor sunt n general calculate la limit, astfel nct meninerea n limita acestui buget reprezint un obiectiv la fel de important ca oricare altul, pentru echipa de proiect.Noiuni ale lucrului n proiect

Obiectivul temporalObiectivul temporal al unui proiect este determinat de un termen de nceput i de sfrit. n timpul acestei perioade, proiectul trebuie finalizat cu succes. De aceea, managementul termenelor este o sarcin important pentru conductorul de proiect i echipa sa, deoarece de regul n proiecte se ajunge n criz de timp.Noiuni ale lucrului n proiect

Caracteristicile obiectivelor Specific obiectivul este descris prin dimensiunile care definesc rezultatul ateptat

Msurabil se apreciaz valoarea dimensiunilor

Accesibil posibil de ndeplinit

Realist are resurse alocate

Temporal determinat are o dat limit de timp

Specific

Measurable

Available

Relevant

Tangible

Conflicte ntre obiectiveSituaii critice apar de exemplucnd o performan specific (sarcin) se poate ndeplini la timp numai prin introducerea unor resurse suplimentare, care cost bani;cnd o performan specific nu se poate ndeplini cu banii i resursele existente dect cu depirea termenului de final;dac obiectivul specific trebuie schimbat sau completat. Termenele nu se mai pot respecta i atunci bugetul avut la dispoziie nu mai ajunge pentru ndeplinirea problemelor. Noiuni ale lucrului n proiect

Riscul Riscul = nesigurana asociat oricrui rezultatNesigurana = probabilitatea de apariie a unui eveniment , efectul sau influena unui eveniment n cazul n care se produceRiscul este definit in managementul de proiect ca un eveniment sau o conditie incerta care in cazul in care se manifesta are un efect pozitiv sau negativ asupra obiectivelor proiectuluiRiscurile se concretizeaz cel mai frecvent prin:nerespectarea termenelor depirea bugetului aprobat nencadrarea n parametri (cantitativi sau calitativi) de performan i calitate stabilii

ARBORELE PROBLEMELOR este o tehnic care permite:analiza unei situaii existenteidentificarea problemelor cheie existente la un moment dat n domeniul de care se ocup organizaia;vizualizarea problemelor in forma unei diagrame/arbore (relaie cauz-efect )Unele dintre msurile care pot fi luate pentru gestionarea riscurilor sunt:evitarea riscului (prin nlturarea cauzelor de apariie a lor, care pot fi identificate prin diagrama cauz efect, dar poate fi imposibil uneori)diminuarea probabilitii de manifestare a unui risc sau a impactului produs de acesta Dintre factorii considerai a fi hoi de timp, fac parte urmtorii: Schimbri neateptate Incompeten n delegarea responsabilitilor O activitate administrativ excesiv Amnarea hotrrilor Implicarea prea multor persoane n actul de decizie Un spaiu de lucru prost organizat Lipsa cunotinelor de specialitate.

EvaluareaDefinireeste procesul de msurare a rezultatelor finale sau intermediare se identific constrngerile, se caut soluii de remediereutilizeaz experiena trecut

Procesul de evaluareEx ante (Fezabilitate), Interim (Rezultat intermediar), Ex post (Impact)Control i conducere

Monitorizarese efectueaz pe parcursul ntregului ciclu al proiectuluise analizeaz influenele mediului se definesc scopul i obiectivele se stabilete strategia, metodele de lucru i resursele ce vor fi utilizate se stabilete graficul, incluznd raportrile intermediare, precum i resursele necesare fiecrei etapeControl i conducere

Evaluarea i controlul proiectelor au drept scop de a determina nivelul de ndeplinire al obiectivelor asumate i de a stabili relevana, eficiena, impactul i sustenabilitatea acestuia.Raportul final NU cuprinde activitile proiectului, rezultatele i efectele acestuia, recomandri ctre beneficiari ct i utilizarea tuturor resurselor.In managementul proiectelor a audita inseamna a controla modul in care sunt utilizate fondurile puse la dispozitie de finantator; Raportrile privind execuia sarcinilor de ctre membrii echipei de proiect presupun colectarea i diseminarea informaiilor legate de performanele proiectului.n managementul proiectelor a evalua nseamn a analiza ceea ce sa ntmplat dup ce sa ntmplatEvaluarea final reprezint emiterea de judeci privind progresul nregistrat pe calea atingerii obiectivelor propuse.Evaluarea se face neaprat la sfritul proiectului, dar este deosebit de util ca pe parcursul lui s aib loc evaluri parialeConform principiului monitorizarea i evaluarea , proiectele trebuie :Monitorizate i evaluate att de manager ct i de finaator atunci cnd consider ei c este necesar Permanent monitorizate intern de managerul de proiect i evaluate extern de evaluatori din afara proiectului.

4. Munca n echipa de proiect Caracteristicile unei echipe

Grup de 2-9(10) persoane (mai multe- se mpart n subgrupe!)Funcioneaz pe termen limitat, care poate fi prelungit (prea scurt nu are sens)Poate lucra continuu sau la anumite termeneAre o sarcin de lucru comunObiective comunemprirea rolurilor i a sarcinilorLucreaz strns unii cu aliiComunic regulat i sistematic (contacte personale)Sunt legai prin spirit de echip

Munca n echipa de proiect Management vs. LeadershipATITUDINE FA DE OBIECTIVEACCEPTARE SOLUIIRELAIIADAPTABILITATEIMPERSONAL/PASIVPERSONAL I ACTIVCOORDONARE /ECHILIBRUVALORI CONFLICTUALECREARE ENTUZIASMIMPLICARE EMOIONAL MICIDENTIFICARE CU STATUS-QUOEMPATIE I ATENIECAUT OPORTUNITI DE SCHIMBARE

Conductorul de proiect Sarcini:planificarea, conducerea i controlul proiectului, elaborarea documentaiei i planului proiectului (cheltuieli, termene i mijloace folosite)pregtirea i derularea licitaiilor,urmrirea ndeplinirii contractului,efectuarea analizei cost / beneficii,pregtirea i urmrirea deciziilor operative,recunoaterea riscurilor posibile n proiect i introducerea msurilor adecvate,nsrcinarea angajailor din proiect,elaborarea rapoartelor ctre managerul de proiect i, dup caz, ctre alte foruri de conducere.Munca n echipa de proiect

Conductorul de proiect Cunotine i abiliti cerute:experien n derularea proiectelor,nelegerea corelaiilor ntre procesele de lucru tehnice i economice,cunotine despre utilizarea i mediul de funcionare a sistemului,cunotine despre mediul de dezvoltare,cunotine despre metode i tehnici,capacitatea de impunere i de a obine acceptarea din partea angajailor din proiect,abiliti de conducere, motivare i moderare,abiliti de organizare i comunicare. Munca n echipa de proiect

Aptitudinile i abilitile managerului de proiect sunt:Aptitudini de conducere i leadership;Abiliti de comunicare;Cunotine i abiliti de negociere;

Negocierea in cadrul proiectelor este procesul prin care sunt indeplinite cerintele unui proiect (ale unei echipe sauale unui departament) pe calea obtinerii unei intelegeri ori a unui compromis cu alte parti interesate.

Munca n echipa de proiect Comunicareacrearea, transmiterea, interpretarea, utilizarea mesajului

MesajultransmisMunca n echipa de proiect Aspectele mesajului (cele patru urechi)

Procesul prin care oamenii iau informaii din mediul nconjurtor le selecteaz le organizeaz n acel mod pe care l consider cel mai potrivit pentru scopul urmritPlanificarea comunicrilor presupune stabilirea nevoilor de informare i comunicare acelor implicai n proiect, momentul n care acestea le sunt necesare i modul n care le vor fi oferite.

Munca n echipa de proiect Bariere ce intervin n comunicarepsihologice - legate de modul n care fiecare vede i nelege lucrurileconcrete - prea multe sau prea puine informaii, zgomotulde coninut - semnificaiile diferite ale cuvintelor, imaginilor, aciunilor

Munca n echipa de proiect Ce se audeEste destul de uor s controlm ce spunem, dar este mai greu s controlm cum sun ceea ce spunemCe spunem este influenat de:Ce dorim s spunemCe spunem de faptCe aude cellaltCe nelegeCe reineCe acceptCe spune mai departeCum sun cuvintele este n funcie de:nlimea vociiVolumul vociiDiciaAccentulPauzeleIntonaiaRitmul vorbirii

n plus fa de ce se aude, comunicm prin ce se vede: MimicPrivireinuta corpuluiContact fizicOrientarea corpuluiMicrile capuluiPoziia minilor i a picioarelorAspectul exterior, mbrcmintea Dac ce se aude difer de ceea ce se vede, de cele mai multe ori este mai credibil ce se vede (sinergologie!)

Elementele comunicarii non-verbale:Limbajul corpuluiLimbajul spatiuluiLimbajul timpuluiLimbajul tacerii Limbajul lucrurilor Limbajul culorilor Limbajul paraverbalAsertivitatea este:capacitate invatata de a ne exprima emotiile si convingerile fara a afecta si ataca drepturile celorlalti

Munca n echipa de proiectSurse de conflict

Credine i preferine(diferene de personalitate)

Interese (conducere, ncrcare inegal)

Instrumentare ( idei, metode) Fapte

Scopuri

Metode

Valori

Munca n echipa de proiect Cauzele conflictelor

nenelegeri carene n comunicare i informare nesiguran/lipsa de ncredere n sine stres/lipsa timpului i metodei frustrri/lipsa de recunoatere comportament de aprare/lipsa puterii sinelui poziia celui de pe margine/carene de adaptare social carene de adaptare la situaie lipsa cunotinelor, abilitilor etc.

Munca n echipa de proiect Abordarea conflictelorStrategia soluionrii problemei

Principii:SeparareaCompensareaIntegrarea (munca n comun ntr-o sarcin win-win )

Munca n echipa de proiect Abordarea conflictelor

Succesiunea pailor n soluionarea conflictuluiPasul I analiza problemei (conflict de obiective, conflict material)Pasul II gsirea de alternative, fr evaluarePasul III evaluarea alternativelor (criterii, durata, punerea n practic realist)Pasul IV decizie (compromis, compensaii)Pasul V punerea n practic a soluieiPasul VI rund de feedback, dup un timp

Strategia de rezolvare a unui conflict implica sustinerea reciproca si cooperarea.La abordarile agresive : - nu atacam pentru ca il stimulam sa reactioneze si nu incercam sa-l linistim Linistiti-va, nu va enervati pentru ca sub raspunsul Nu sunt nervos se va accentua starea de nervozitate.Agresivitatea este o modalitate violenta de rezolvare a conflictelor, folosind critici, blamari, ironizari si atacuri de multe ori nedrepte asupra persoanei in cauza.

Decalogul greelilor frecvente, al zonelor critice

Nemprirea ndatoririlor dup prioritiNeprogramarea activitilorAsumarea prea multor responsabilitiIncapacitatea de a spune nuNescrierea obiectivelor, n vederea respectrii termenelorIgnorarea folosirii unui calendar, n vederea onorrii angajamentelorIncapacitatea de a schimba prioritile pentru a face loc sarcinilor mai urgenteIncapacitatea de a renuna la dezordine i la hrograia inutilIncapacitatea de a renuna la tendina de a controla absolut totulIncapacitatea de a accepta amnrile

Munca n echipa de proiectStresul cronic

Organizarenecorespunztoare a timpuluiNerespectareatermenelor-limitSuprancrcarecantitativTransferul frecvent al ateniei i ntreruperea secvenei de reacieScderea calitii gndiriiStresIneficienaprofesionalProdus de organizarea necorespunztoare a timpului

Munca n echipa de proiect Stabilirea prioritilor

Principiul lui EisenhowerSarcini BSarcini AStabileti un termen limit (sau le delegi)Te ocupi de ele imediatClaseaz-le sau arunc-leDSarcini C

DeleagImportanaUrgena

De ce eueaz proiectele

obiective neclare sau contradictorii,sprijin slab din partea conducerii organizaiei,insuficienta implicare a celor vizai,conflicte ntre responsabilii pe linie ierarhic i cei din proiect,implicarea n proiect a angajailor care nu doreau s participe,conducere de proiect incapabil,

De ce eueaz proiectele

angajai incapabili care au fost preluai n proiect,conflicte n echipa de proiect,lipsa de acceptan i sprijin din partea beneficiarilor,conflicte i greeli de comunicare nedescoperite sau descoperite prea trziudesconsiderarea / nencrederea n cadrul echipei

Ce nseamn un proiect de succes?

Atingerea rezultatelor ateptate, n termenele planificate i cu costurile planificateSustenabilitatea (In managementul proiectelor sustenabilitatea masoara contributia pe care proiectul a adus-ola asigurarea unor beneficii de durata si permanente).Entuziasmul i recompensarea echipeiCtigarea de experien la lucrul n echip i pentru alte proiecte

Cum ducem un proiect spre succes? recunoaterea timpurie i soluionarea conflictelorstabilirea obiectivelor i respectarea acestorapstrarea n echilibru a forelor din gruppunerea la dispoziie i prezentarea informaiiloracceptarea i promovarea creativitiifolosirea conceptului rolurilor i competenelorntreinerea cilor de comunicarefolosirea discuiilor moderateintroducerea unui stil de conducere adecvatimplicarea unui consultant extern Munca n echipa de proiect

************************************************