Unităţile auditate:

Direcţia generală asistenţă socială a Consiliului municipal Chişinău

Direcţia generală locativ-comunală şi amenajare a Consiliului municipal Chişinău

Direcţia generală educaţie, tineret şi sport a Consiliului municipal Chişinău

Primăria municipiului Chişinău

Proiectul raportului validat de către „Şeful echipei” în numele echipei de audit intern.

Semnătura _______________

Proiectul raportului aprobat de către „supervizor” (Şeful Direcţiei audit intern).

Semnătura _______________

2011

SUPERVIZOR:

Raisa Cotorobai

ŞEFUL ECHIPEI:

Roman Vitiuc MEMBRUL ECHIPEI:

Ion Dudnicenco

Titlul misiunii de audit: „Evaluarea procesului de management al resurselor umane şi

retribuire a muncii”

Raport de audit intern

Managementul resurselor umane şi retribuire a muncii

Direcţia Audit Intern

2

CUPRINS pag.

Lista abrevierilor ………….………………………….……...…………................ 3

I. SUMAR EXECUTIV………….……………………………………................ 4

II. INTRODUCERE………….………………………...……………….….……. 7

III. CONTEXT ADMINISTRATIV …………………………………….........…. 9

IV. DOMENII DE ÎMBUNĂTĂŢIRE ŞI RECOMANDĂRI..….….…..…. 11

4.1 Planificarea necesarului de resurse umane:

recrutarea şi selectarea personalului calificat..…….…………....…….……. 11

4.2 Dezvoltarea resurselor umane:

integrarea, instruirea şi evoluţia carierei personalului..……………………. 15

4.3 Evaluarea performanţelor profesionale,

motivarea personalului şi asigurarea respectării disciplinei muncii…….…. 18

4.4 Retribuirea muncii salariaţilor ………………………………..……………. 21

4.5 Gestionarea documentelor aferente activităţii de management

al resurselor umane …………………………………………………………. 23

V. CONCLUZII …….…………………………..….……..…..…………….……... 25

VI. ANEXE

Managementul resurselor umane şi retribuire a muncii

Direcţia Audit Intern

3

SUMAR EXECUTIV

În perioada 15.08.2011 - 28.09.2011, echipa de audit a efectuat un audit al procesului de

management al resurselor umane şi retribuire a muncii în cadrul subdiviziunilor subordonate CMC

şi PMC selectate în urma examinării chestionarelor de control intern.

Auditul s-a axat pe identificarea ariilor de îmbunătăţire în scopul furnizării de recomandări,

cu accent asupra consolidării controlului intern.

În rezultatul misiunii de audit au fost formulate constatări ale situaţiei existente, care

afectează mai mult sau mai puţin procesul, totodată fiind elaborate recomandările de rigoare.

În continuare sunt prezentate constatările şi recomandările de importanţă majoră, care au un

impact esenţial şi prezintă o fezabilitate raţională.

CONSTATĂRI

RECOMANDĂRI Posibile rezultate

- în cadrul DGETS numărul

de metodişti depăşeşte unităţile

prevăzute de circa 2 ori;

- în cadrul DGLCA au fost

instituite secţii sarcinile şi

atribuţiile cărora sunt similare

cu cele ale subdiviziunilor de o

importanţă primordială din

cadrul autorităţii publice;

- numărul funcţionarilor din

cadrul unor subdiviziuni este

net superior volumului

sarcinilor atribuite;

- existenţa posturilor vacante în

cadrul entităţilor.

Managerii subdiviziunilor

subordonate PMC şi CMC vor

asigura evaluarea structurilor

organizatorice, în funcţie de

necesităţile reale, prezentând

propuneri privind optimizarea

acestora, odată cu aprobarea

bugetului pentru anul 2012.

Optimizarea structurilor

organizatorice;

Diminuarea cheltuielilor de

personal;

Utilizarea eficientă a

resurselor umane.

- ocuparea funcţiei publice

vacante fără concurs;

- insuficienţa transparenţei

concursurilor organizate;

- neîntrunirea condiţiilor de

participare sau necompletarea

dosarelor pentru concurs;

- organizarea, desfăşurarea şi

finalizarea concursurilor

nerespectând procedurile

stabilite.

Managementul entităţilor va

asigura implementarea şi

dezvoltarea politicii de

recrutare şi selectare a

personalului prin organizarea

şi desfăşurarea concursurilor

pentru ocuparea funcţiilor

publice vacante.

Elaborarea si aprobarea

procedurilor interne scrise.

Instruirea membrilor

comisiei de concurs.

Cooptarea persoanelor

calificate din cadrul entităţii în

scopul asistării la elaborarea

subiectelor pentru proba scrisă

şi interviu.

Participarea la concurs a

unui număr mai mare al

candidaţilor;

Asigurarea conformităţii

procedurii cu cadrul

normativ;

Recrutarea şi selectarea

personalului calificat.

Managementul resurselor umane şi retribuire a muncii

Direcţia Audit Intern

4

- stabilirea neconformă a

salariului tarifar;

- majorarea neîntemeiată a

drepturilor salariale (lipsa

studiilor superioare);

- efectuarea calcului sporului la

salariu într-un cuantum majorat

faţă de cel indicat prin actul

administrativ, totodată,

nerespectând condiţiile indicate

prin acesta.

- suma primei unice a depăşit

salariul de funcţie al salariatului

premiat;

- premierea lunară a

funcţionarilor are loc prin

stabilirea unui spor echivalent

(50%), fără a ţine cont de

aportul personal în muncă al

fiecărui angajat;

- stabilirea sporurilor majorate

în baza gradelor de calificare

conferite necorespunzător;

Instituirea unui sistem de

verificare selectivă de către

contabilul pe salariu, şeful

serviciului contabil şi un

reprezentat al serviciului

resurse umane a modului de

calcul a drepturilor salariale,

sporurilor atribuite şi

achitărilor efectuate.

Implementarea stabilirii

diferenţiate a mărimii premiilor

lunare pentru fiecare

funcţionar în funcţie de aportul

personal al acestora la

realizarea obiectivelor

subdiviziunilor şi a entităţii în

întregime, precum şi a gradului

de performanţă realizat pe

parcursul perioadei de

referinţă.

Utilizarea eficientă a

resurselor financiare

disponibile;

Sporirea competitivităţii

profesionale;

Motivarea personalului;

Sporirea gradului

performanţelor

înregistrate.

- admiterea cazurilor de

absenţă nemotivată de la locul

de muncă;

- insuficienţa măsurilor

întreprinse pentru evidenţa

timpului de muncă şi de odihnă;

Întreprinderea periodică a

verificărilor prezenţei

angajaţilor la locul de muncă,

contrapunerea datelor indicate

în tabelele de pontaj, registre

de evidenţă a ieşirilor în teren

şi ordinele de personal.

Asigurarea respectării

disciplinei muncii;

Responsabilizarea

personalului entităţii.

- nu este asigurată

plenitudinea şi integritatea

dosarelor personale;

- neactualizarea carnetelor de

muncă;

- neasigurarea specificării clare

şi exacte a sarcinilor şi

responsabilităţilor ce revin

titularului postului;

- condiţii inadecvate de păstrare

a documentelor ce conţin datele

de personal.

Examinarea posibilităţii

suplinirii personalului din cadrul

serviciului resurse umane;

Examinarea posibilităţii

implementării în cadrul

serviciului resurse umane a

bazei de date electronice în

vederea automatizării procesului

de evidenţă a datelor privind

personalul.

Asigurarea condiţiilor

necesare pentru păstrarea şi

arhivarea documentelor cu

privire la personal.

Desfăşurarea procedurilor

de personal în termenii şi

condiţiile stabilite;

Monitorizarea suficientă a

modului de întocmire a

documentelor de personal;

Furnizarea promptă şi

veridică a informaţiilor

privind personalul;

Asigurarea protecţiei şi

confidenţialităţii datelor

privind angajaţii.

- formalism în efectuarea

procedurii de evaluare a

performanţelor;

- obiectivele şi indicatorii de

performanţă nu întrunesc

condiţiile necesare.

Instruirea evaluatorilor şi

personalului de conducere din

cadrul entităţilor;

Desfăşurarea de către

serviciul resurse umane a

activităţilor de conştientizare a

importanţei procedurii de

Monitorizarea activităţii

personalului şi a entităţii

per ansamblu;

Asigurarea realizării

obiectivelor operaţionale;

Decizii corecte privind

procedurile de personal ce

Managementul resurselor umane şi retribuire a muncii

Direcţia Audit Intern

5

evaluare a performanţelor;

Revizuirea periodică a

obiectivelor şi indicatorilor de

performanţă stabilite.

urmează a fi aplicate;

conferirea gradelor de

calificare funcţionarilor publici,

nerespectând consecutivitatea

claselor stabilite sau a

condiţiilor necesare avansării în

grad.

Instituirea Registrului de

evidenţă a gradelor de

calificare deţinute de

funcţionarii publici, în scopul

urmăririi consecutivităţii

conferirii acestora;

Conformitatea procedurii

de conferire a gradelor;

Motivarea personalului;

Utilizarea eficientă a

resurselor financiare;

CONCLUZII

Auditul efectuat atestă faptul că, procedurile de control intern existente în cadrul procesului

auditat asigură funcţionalitatea acestuia, cu multiplele deficienţe descrise pe parcursul întregului

raport.

Constatările au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor efectuate consemnate în

documentele de lucru.

Implementarea recomandărilor oferite, va îmbunătăţi procesul de management al resurselor

umane şi retribuire a muncii în cadrul subdiviziunilor CMC şi PMC. Ca rezultat, va asigura

conformitatea procedurilor de personal aplicate cu prevederile actelor normative în vigoare.

Raportul de audit intern conţine şi alte recomandări pertinente, a căror implementare va

conduce la eliminarea disfuncţiilor constatate şi creştere a nivelului de performanţă şi eficacitate a

sistemelor de control existente sau care urmează a fi instituite.