misiune audit intern m-organizarea și efectuarea inventarierii

MISIUNE AUDIT INTERN

Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor,datoriilor şi capitalurilor şi valorificarea rezultatelor inventarierii, la Grup Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de

Sus

Student:

I. Introducere

1.0 Compartimentele de audit intern din cadrul entitatilor publice efectuează misiuni de asigurare și/sau misiuni de consiliere pentru evaluarea sistemului de control managerial din cadrul acestora, urmărind conformitatea și regularitatea cu cadrul legal si/sau desfășurarea activității în condiții de performanță.

Principalele obiective ale misiunilor de audit intern sunt:-evaluarea managementului riscurilor, aferente activităților desfășurate în cadrul entității, cu

respectarea cadrului normativ și a celui procedural de derulare a acestora, a principiilor, regulilor si reglementărilor în domeniu;

-evalurea sistemului de control intern în acord cu obiectivele misiunii, în vederea identificării eventualelor disfunționalități și eventual iregularități în activitatea acestora;

-consilierea managementului, menită să adauge valoare și să îmbunătățească administrarea entității publice.1

Desfășurarea misiunilor de audit intern este structurată în patru etape, după cum urmează: În etapa de pregătire a misiunii de audit se colectează datele și informațiile și se

elaborează documentele prevăzute în normele generale, cele cu importanță deosebită fiind Analiza riscurilor, care presupune identificarea obiectelor auditabile, respectiv a activităților și eventual a operațiilor structurate pe obiective; clasarea și ierarhizarea acestora în vederea selectării obiectelor auditabile, care vor reprezenta Tematica misiunii de audit intern. Pe baza tematicii adoptate pentru desfășurarea misiunii de audit intern se elaborează Programul preliminar al intervenției la fața locului, care se va concetra pe activitatea de testare în vederea constituirii dovezilor de audit, raportarea rezultatelor activității de audit și urmărirea implementării recomandărilor.1

În etapa de intervenție la fața locului se realizează colectarea și prelucrarea informațiilor, dovezilor, testarea pe eșantioanele stabilite și elaborarea foilor de lucru, chestionarea și intervievarea în vederea analizei și evaluării propriu-zise, pe teren, a obiectelor auditabile selectate. Testarea se materializează în verificarea documentelor eșantionate, analiza datelor și informațiilor obținute, evaluarea eficienței sistemelor de control intern1.

În etapa de elaborare a raportului de audit intern se urmărește structurarea acestuia pe tematica în detaliu a misiunii de audit obținută în procedura de analiza riscurilor și transferarea fișelor de identificare și analiză a problemelor și a formularului de constatare și raportare a iregularităților cu comentariile de specialitate ale auditorilor interni într-un raport în formă standardizată pentru a fi ușor utilizat de către managementul entității.

În etapa de urmărire a recomandărilor ne asigurăm că recomandările cuprinse în Raportul de audit intern sunt transferate în fișa de urmărire a recomandărilor și vor fi implementate întocmai și la termenele stabilite.

Misiunea de audit intern se va încheia cu Programul de asigurare și îmbunătățire a calității misiunii de audit intern sub toate aspectele, care se structurează pe evaluarea internă și evaluarea externă a activității de audit intern , cat și pe documentele elaborate în aceste situații1.

1 Guvernața corporativă și auditul intern, Marcel Ghiță, Elena Hlaciuc, Florin Boghean, Răzvan Ghiță, TopoMoldova, Iași, 2010

2

I.1 Prezentarea entității auditateGrupul scolar „ Ion Nistor” din Vicovu de Sus, jud. Suceava, având codul fiscal 4327081,

CAEN 8531 este unul din centrele de execuție bugetară subordonate Primăriei orașului Vicovu de Sus.

Unitatea desfăşoară activităţi didactice, fiind o unitate de învăţământ primar, gimnaziu, liceal, școală tehnică.

Conform Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar de stat (primar, gimnazial, liceal, profesional şi post liceal), aprobat prin Ordinul ministrului Educaţiei şi Cercetării nr. 4747/16.10.2001 şi publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 131/19.02.2002, organizarea şi funcţionarea unităţilor de învăţământ preuniversitar de stat se realizează în conformitate cu Legea învăţământului nr. 84/1995, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, cu Legea nr. 128/1997 privind Statutul personalului didactic, cu modificările şi completările ulterioare, cu acte normative elaborate de Ministerul Educaţiei şi Cercetării (M.E.C.) şi de alte ministere şi cu deciziile inspectoratelor şcolare. Respectarea regulamentului este obligatorie pentru inspectorii din M.E.C., din inspectoratele şcolare judeţene, pentru directori, personalul didactic de predare şi instruire practică, personalul didactic auxiliar şi nedidactic, elevi şi părinţi care vin în contact cu unitatea şcolară.

La nivelul fiecărei unităţi şcolare este elaborat Regulamentul de ordine interioară, care cuprinde prevederi pentru elevi, părinţi etc., specifice condiţiilor concrete din fiecare şcoală (art. 2).

I.2 Organele de conducere şi natura ordonatorului de crediteConducerea Grupului Scolar ”Ion Nistor ” este asigurată de un cosiliu de administratie al

carui presedinte este directorul scolii, Traian Cardei. Conducătorul entităţii auditate îndeplineşte calitatea de ordonator terţiar de credite .Numirea cadrelor de conducere (director, director adjunct etc.) ale unităţilor şcolare se

face conform Legii învăţământului şi a Statutului personalului didactic. Directorul unităţii şcolare este direct subordonat Inspectoratului şcolar judeţean,

reprezentat prin inspectorul şcolar general al judeţului Suceava pe linie de programe de invatamant si Consiliului Local pe linie de finantare, bugete.

Grupul Școlar ”Ion Nistor ” cu personalitate juridică, are un compartiment financiar-contabil (prin care se realizează evidenţa contabilă sintetică şi analitică precum şi execuţia bugetară a unităţii de învăţământ), iar personalul acestui compartiment este subordonat directorului şi îşi desfăşoară activitatea conform atribuțiilor stabilite de acesta prin fişa postului.

Evidenţa analitică a creditelor bugetare, plăţilor de casă şi cheltuielilor efective se ţine cu ajutorul „Fişei pentru operaţii bugetare”. De asemenea instituţia publică utilizează sisteme de prelucrare automată a informaţiilor contabile, care sunt stocate pe suporţi magnetici şi permit în orice moment reconstituirea elementelor şi conţinuturilor conturilor, a listelor şi a conţinuturilor supuse verificării. Instituţia utilizează un program de prelucrare automată a datelor din contabilitatea sintetică, un program de evidenţă a stocurilor şi unul de evidenţă a obiectelor de inventar şi mijloacelor fixe şi de calcul al amortizării.

Inventarierea patrimoniului se efectuează, în conformitate cu Legea contabilităţii nr.82/1991 şi Ordinul Ministerului Finanţelor Publice nr.1753/2004, de către comisiile de inventariere numite prin decizie scrisă, emisă de ordonatorul de credite. Aceste comisii răspund de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere potrivit prevederilor legale.

3

II. Misiunea de audit

P01: Initierea Auditului

INSPECTORATUL JUDEȚEAN SUCEAVA Compartimentul De Audit Public Intern

ORDIN DE SERVICIU

din data de 15.09.2012

În conformitate cu prevederile art.8 lit.c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, actualizată, a O.M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern, a Planului de audit intern pentru anul 2012, se va realiza misiunea de audit intern privind „Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor,datoriilor şi capitalurilor şi valorificarea rezultatelor inventarierii, pentru anul 2011, la Grup Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de Sus”, în perioada 01.10.2012 - 15.11.2012.

Scopul misiunii de audit este de a asigura că inventarierea anuală a patrimoniului Grup Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de Sus pe anul 2011 a fost efectuată în conformitate cu prevederile legale şi casarea şi amortizarea imobilizărilor respectă cerinţele stabilite prin Ordinul Ministerului Finanţelor Publice.

Obiectivele misiunii de audit sunt următoarele:

1. Pregătirea inventarierii;2. Inventarierea patrimoniului;3. Valorificarea inventarierii.

Menționăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare și efectuare a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor

Auditor

4

Declararea independenței se realizează de către auditorii interni în fața șefului compartimentului de audit intern , înainte de începerea fiecărei misiuni de audit , prin care il asigură pe acest că este independent față de misiunea repartizată , nu se află în niciuna din situațiile de incompatibiitate prevăzute de cadrul normativ și în consecință, pe parcursul derulării misiunii de audit vor putea fi obiectivi2.


DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Misiunea de audit: “Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor şi valorificarea rezultatelor inventarierii, pentru anul 2011, la Grup Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de Sus”Perioada auditată: 03.01.2011 – 31.12.2011

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea auditatăDa Nu

1.Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?

- X

2.Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?

- X

3.Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?

- X

4.Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea resurselor umane? - X

5.Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?

X

6.Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă? - X

7.Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental? - X

8.Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?

- X

9.Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? - X10.Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată?

- X

11.Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi conducătorul unităţii de urgenţă?

X -

Data,15.09.2012 auditor intern,

2 Codul privind conduita etică a auditorului intern-Ordin nr.252 din 3 februarie 20045

P03: Initierea Auditului

INSPECTORATUL JUDEȚEAN SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

NOTIFICARE PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Către: GRUP ȘCOLAR ”ION NISTOR” Vicovu de SusDe la : INSPECTORATUL JUDEȚEAN SUCEAVA

Compartimentul De Audit Public InternReferitor la: misiunea de audit intern cu tema: „Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor şi valorificarea rezultatelor inventarierii, pentru anul 2011, la Grup Școlar ”Ion Nistor Vicovu de Sus”.

În conformitate cu Planul de audit intern, urmează ca în perioada 01.10.2012 - 15.11.2012, să se efectueze o misiune de audit intern cu tema: „Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor şi valorificarea rezultatelor inventarierii, pentru anul 2011, la Grup Școlar ”Ion Nistor Vicovu de Sus”.

Scopul misiunii de audit interneste acela de a evalua modul în care s-a stabilit situaţia reală a elementelor de activ şi pasiv ce alcătuiesc patrimoniul Grupului Școlar ”Ion Nistor Vicovu de Sus.

Vă rugăm să desemnaţi o persoană de contact pentru a ne ajuta în timpul derulăriimisiunii de audit intern, urmând a stabili de comun acord data şedinţei de deschidere, având pe ordinea de zi următoarele:- prezentarea auditorilor;- prezentarea şi discutarea obiectivelor misiunii de audit intern;- discutarea programului intervenţiei la faţa locului;- stabilirea persoanelor de legătură în cadrul compartimentelor auditate;- alte aspecte organizatorice necesare desfăşurării misiunii.

Pentru o mai bună documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea auditată, vă rugăm sa ne puneţi la dispoziţie următoarele documente:

- Dosarul cuprinzând inventarierea anuală (decizia de numire a comisiei de inventariere, listele de inventariere, procesul verbal al inventarierii, listele de casare, aprobările privind scoaterea din funcţiune a imobilizărilor şi casarea obiectelor de inventar);

- Registrul inventar;- Balanţa de verificare la 31.12.2011;- Fişa postului a persoanelor cu atribuţii în procesul de inventariere; - Balanţele analitice la active fixe, materiale, obiecte de inventar, furnizori, debitori şi

creditori diverşi, (pentru imobilizări şi stocuri balanţele analitice vor fi întocmite pe conturi şi gestiuni);

6

- procedurile scrise care descriu activităţile ce se desfăşoară in cadrul compartimentului financiar-contabil;

- rapoartele de audit intern anterioare;- Alte documente.

Cu deosebită considerație,Auditor intern,

P04: Colectarea Și Prelucrarea Informațiilor


COLECTAREA INFORMAŢIILOR

Misiunea de audit: “Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor şi valorificarea rezultatelor inventarierii, pentru anul 2011, la Grup Școlar Ion Nistor Vicovu de Sus”Perioada auditată: 03.01.2011 – 31.12.2011

COLECTAREA INFORMAŢIILOR

COMPARTIMENTUL FINANCIAR-CONTABIL DA NU Observaţii

Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile structurii auditate

x -

Dosarul cuprinzând inventarierea anuală x -

Registrul inventar, Balanţa de verificare la 31.12.2011 x -

Balanţele analitice la active fixe, materiale, obiecte de inventar, furnizori, debitori şi creditori diverşi

x -

Obţinerea fişelor posturilor x -

Obţinerea procedurilor scrise x Parţial

Identificarea personalului responsabil x -

Obţinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior

- x

Auditor intern,

7

P05: analiza riscurilor


LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE


Nr. crt. Obiective Obiecte auditabile Legislatie / Observaţii

1 Pregătirea inventarierii

Existenţa procedurilor scrise; ~Legea contabilitatii nr.82/1991 republicata ~OMFP nr.1850/2004~OMFP 3055/2009,MOf 766 bis/2009

Decizia de numire a comisiei de inventariere;

Elaborarea si transmiterea catre comisia de inventariere a procedurilor scrise adaptate la specificul institutiei

Operarea la zi a evidenței contabile;

Efectuarea punctajului dintre evidenţa contabilă şi evidenta tehnico-operativa

2 Inventarierea patrimoniului

Declarațiile la începutul inventarului; Bararea şi semnarea fişelor de magazie la ultima operaţiune;

~Legea contabilitatii nr.82/1991 republicata

Inventarierea elementelor patrimoniale; ~OMFP nr.1850/2004~OMFP 3055/2009,MOf 766 bis/2009

Întocmirea listelor de inventariere; Participarea întregii comisii de inventariere la activitățile de inventariere;

Semnarea listelor de inventar; Declaratia de sfarsit de inventar;

3 Valorificarea inventarierii

Stabilirea rezultatelor inventarierii; Înscrierea corectă a rezultatelor inventarierii în procesul verbal de inventariere;

~Legea contabilitatii nr.82/1991 republicata

Stabilirea plusurilor sau minusurilor;~OMFP 3055/2009,MOf

8

766 bis/2009Înregistrarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii;

Procedura P06: analiza riscului


IDENTIFICAREA RISCURILOR


nr.crt. Obiective Obiecte auditabile

Identificarea riscurilorObservaţii


Existenţa procedurilor scrise; -Inexistenţa procedurilor scrise;


-În comisia de inventariere s-a numit gestionarul sau/si contabilii care ţin evidenţa gestiunilor inventariate;

Elaborarea si transmiterea comisiei de inventariere a procedurilor scrise adaptate la specificul instituţiei;

-Inventariere necorespunzatoare din cauza necunoaşterii responsabilităţilor;

Operarea la zi a evidentei tehnico-operative și contabile;

-Evidenta contabilă nu este operată la zi;

Efectuarea punctajului dintre evidenţa contabilă şi evidenta tehnico-operativă.

-Neefectuarea punctajului între evidenţa contabilă şi evidenţa tehnico-operativă;


Declaratia de inceput de inventar; -Completarea eronata a declaratiei de inceput de inventar;

Bararea şi semnarea fişelor de magazie la ultima operaţiune;

-Nesemnarea şi nebararea fişelor de magazie;

Inventarierea elementelor patrimoniale;

-Neinventarierea tuturor elementelor patrimoniale;

Participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere;

-Neparticiparea tuturor membrilor comisiei la lucrările de inventariere;

Întocmirea listelor de inventariere;

-Necuprinderea în liste a tuturor elementelor patrimoniale inventariate;

9

Semnarea listelor de inventar; -Nesemnarea listelor de inventariere pe fiecare pagina de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar;

Declaratia de sfarsit de inventar; -Inexistenta declaraţiei de sfârşit de inventar;


Stabilirea rezultatelor inventarierii;

-Erori în stabilirea stocurilor faptice şi scriptice;

Înscrierea corectă a rezultatelor inventarierii în procesul verbal;

-Lipsa procesului verbal privind rezultatele inventarierii;

-Întocmirea eronată a procesului verbal privind rezultatele inventarierii;

Stabilirea şi definitivarea plusurilor sau minusurilor;

-Erori în stabilirea şi definitivarea plusurilor sau minusurilor;

Înregistrarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii;

- Neînregistrarea corectă a rezultatelor inventarierii.

Auditor intern,

P07: analiza riscului

10


STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILOR ȘI NIVELURILOR

DE APRECIERE A RISCURILOR


Factori de risc(Fi)

Ponderea factorilor de

risc (Pi)

Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

N 1 N 2 N 3

Aprecierea controlului intern F1

P1 – 50%Există

proceduri şi se aplică

Există proceduri, sunt cunoscute, dar

nu se aplică

Nu există proceduri

Aprecierea cantitativă

F2P2 – 30%

Impact financiar

scăzut

Impact financiar

mediu

Impact financiar ridicat

Aprecierea calitativă

F3P3 – 20%

Vulnerabilitate mică

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitate mare

Auditor intern,


11


CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ

Misiunea de audit: “Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor şi valorificarea rezultatelor inventarierii, pentru anul 2011, la Grup Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de Sus”Perioada auditată: 03.01.2011 – 31.12.2011Intocmit:

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBSERVAŢIIPregatirea inventaieriiExistă proceduri scrise în legtura cu activitatea de inventariere a patrimoniului? x

cadrul normativ

A fost constituită comisia pentru efectuarea lucrărilor de inventariere a patrimoniului prin decizia scrisă a conducerii? x

În decizia de numire a comisiei de inventariere au fost menţionate datele obligatorii privind:

x

- componenţa comisiei;- numele responsabilului comisiei;- modul de efectuare a inventarierii;- gestiunea supusă inventarierii;- data de începere şi terminare a operaţiunilor?Membrii comisiei de inventariere au pregătire corespunzătoare, cunosc procedurile legate de inventariere? x

Evidenta contabla este operata la zi a și cea tehnico-operativa? x testareInventarierea patrimoniului Înainte de începerea lucrărilor de inventariere comisia a luat declaraţii de la responsabilii cu gestionarea bunurilor? x

Declaraţiile luate de la gestionarul răspunzator au fost datate şi semnate de către gestionarul răspunzator de gestiunea bunurilor şi de către comisia de inventariere care atestă că a fost dată în prezenţa sa?

x

Au fost inventariate imobilizările necorporale aflate în evidenţă?x

Au fost inventariate imobilizările necorporale aflate în curs de execuţie pe baza devizelor pe stadii de execuţie?

x nu este cazul

Bunurile inventariate au fost înscrise în listele de inventariere pe locuri de depozitare, pe gestiuni şi pe categorii de bunuri? x

testare

Pentru bunurile depreciate, inutilizabile, deteriorate, fără x

12

mişcare, au fost întocmite liste de inventariere separate sau situaţii analitice separate?Au fost inventariate valorile din casierie şi alte valori deţinute?

x testare

Disponibilităţile aflate în conturi la bănci au fost inventariate prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont cu cele din contabilitatea entităţii?

x

Listele de inventariere sunt semnate pe fiecare filă de către membrii comisiei de inventariere şi de către responsabili pe locuri de folosinţă?

x

Bunurile inventariate sunt înscrise în listele de inventariere x

Valorificarea inventarierii

Elementele de activ şi pasiv inventariate au fost înscrise în Registrul inventar pe baza listelor de inventariere, proceselor verbale de inventariere şi situaţiilor analitice

x

Evaluarea elementelor de activ şi pasiv s-a efectuat la valoarea de inventar a bunurilor, starea acestora şi valoarea cu care acestea sunt evidenţiate în contabilitate?

x

Rezultatele inventarierii au fost înscrise de către comisia de inventariere într-un proces verbal? x

Procesul verbal privind rezultatele inventarierii cuprinde următoarele elemente:

x

- data întocmirii;- numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere;- gestiunea inventariată;- data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere;- rezultatele inventarierii;- concluziile şi propunerile comisiei de inventariere;- cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate –persoanele vinovate;- propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar ;- declasarea, casarea unor bunuri;Pentru plusurile, lipsurile sau deprecierile constatate la bunuri comisia de inventariere a primit explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestionarii acestora?

x

Comisia de inventariere a stabilit caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, al plusurilor, propunând modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice rezultate în urma inventarierii?

x

Propunerile cuprinse în procesul verbal al comisiei de x

13

inventariere au fost prezentate în termen de 3 zile de la încheierea operatiunilor de inventariere conducatorului instituţiei?Rezultatele inventarierii au fost înregistrate în evidenţa tehnico - operativă în termen de trei zile de la data aprobării procesului verbal de inventariere de către ordonatorul de credite?

x

Rezultatele inventarierii au fost înregistrate în contabilitate conform Legii nr. 82/1991 republicată, cu modificările şi completările ulterioare ?

x testare

14



STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI


Nr. crt. Obiective Obiecte auditabile Riscuri identificate

Criterii de analiză a riscurilor PunctajAprecierea controlului

intern

Aprecierea cantitativă

Aprecierea calitativă

totalP1

50% N1 P2 30% N2 P3 20% N3 1 Pregătirea

inventarieriiExistenţa procedurilor scrise; Inexistenţa procedurilor

scrise; 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8Decizia de numire a comisiei de inventariere;

-În comisia de inventariere s-a numit gestionarul sau/si contabilii care ţin evidenţa gestiunilor inventariate; 0,5 2 0,3 3 0,2 1 2,1


-Inventariere necorespunzatoare din cauza necunoaşterii responsabilităţilor; 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2

Operarea la zi a evidentei tehnico-operative și

-Neoperarea la zi a evidenţei tehnico-operative; 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

contabile;Efectuarea punctajului dintre evidenţa contabilă şi evident tehnico-operativă.

-Neefectuarea punctajului între

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2

evidenţa contabilă şi evidenţa tehnico-operativă;


Declaratia de inceput de inventar;

Completarea eronata a declaratiei de inceput de inventar; 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


Nesemnarea şi nebararea fişelor de magazie; 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


Neinventarierea tuturor elementelor patrimoniale; 0,5 2 0,3 3 0,2 3 2,5

Participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere;

Neparticiparea tuturor membrilor comisiei la lucrările de inventariere; 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


Necuprinderea în liste a tuturor elementelor patrimoniale inventariate; 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2

Semnarea listelor de inventar; Nesemnarea listelor de inventariere pe fiecare pagina de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar; 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2

Declaratia de sfarsit de inventar;

Inexistenta declaraţiei de sfârşit de inventar; 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


Stabilirea rezultatelor inventarierii;

Erori în stabilirea stocurilor faptice şi scriptice; 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

16

Înscrierea corectă a rezultatelor inventarierii în procesul verbal;

Lipsa procesului verbal privind rezultatele inventarierii sau intocmirea eronată; 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2


Erori în stabilirea şi definitivarea plusurilor sau minusurilor ; 0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2


Neînregistrarea corectă a rezultatelor inventarierii. 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5

Auditorul intern a stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar şi în funcţie de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ş.a.) şi pentru continuarea analizei, au împărţit riscurile, în următoarele trei categorii.

Riscuri mici 1,0 - 1,8 Riscuri medii 1,9 - 2,2 Riscuri mari 2,3 - 3,0

17



CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE ÎN FUNCȚIE DE ANALIZA RISCULUI


Nr. crt. Obiective Obiecte auditabile Identificarea riscurilor

Punctaj total Clasare Observaţii


Existenţa procedurilor scrise; -Inexistenţa procedurilor scrise; 1,8 mic. Nu se vor audita


-În comisia de inventariere s-a numit gestionarul sau/si contabilii care ţin evidenţa gestiunilor

inventariate;

2,1 Mediu



2,2 Mediu

Operarea la zi a evidentei tehnico-operative;

-Neoperarea la zi a evidenţei tehnico-operative; 1,8 Mic nu

Efectuarea punctajului dintre evidenţa contabilă şi evident tehnico-operativă.


2 Mediu


Declaratia de inceput de inventar; Completarea eronata a declaratiei de inceput de inventar;

1,8 Mic nu


Nesemnarea şi nebararea fişelor de magazie; 1,7 Mic nu


Neinventarierea tuturor elementelor patrimoniale; 2,5 Mare

Participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de

inventariere;

Neparticiparea tuturor membrilor comisiei la lucrările de inventariere;

1,8 Mic nu

Întocmirea listelor de inventariere; Necuprinderea în liste a tuturor elementelor patrimoniale inventariate;

2,2 Mediu

Semnarea listelor de inventar; Nesemnarea listelor de inventariere pe fiecare pagina de către membrii comisiei de inventariere

şi de către gestionar;

2,2 Mediu

Declaratia de sfarsit de inventar; Inexistenta declaraţiei de sfârşit de inventar; 1,7 Mic nu


Stabilirea rezultatelor inventarierii; Erori în stabilirea stocurilor faptice şi scriptice; 1,8 Mic nu

Înscrierea rezultatelor inventarierii în procesul verbal;

Lipsa procesului verbal privind rezultatele inventarierii sau intocmirea eronata;

2 Mediu


Erori în stabilirea şi definitivarea plusurilor sau minusurilor;

1,2 Mic nu


Neînregistrarea corectă a rezultatelor inventarierii.

1,5 Mic nu

19



TABELUL PUNCTE TARI ȘI PUNCTE SLABE


Nr. crt

Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative puncte T/S

Consecinţa funcţionarii/

nefuncţionării controlului intern

Grad de încredere în

controlul intern

Observaţii


Componența comisiei de inventariere;

-În comisia de inventariere s-a numit gestionarul sau/si contabilii care ţin evidenţa gestiunilor inventariate;

T există o bună distribuire a sarcinilor ,

procedurile sunt bine cunoscute

ridicat nu se va audita



S Mediu

Efectuarea punctajului dintre evidenţa contabilă şi evident tehnico-operativă.


S Mediu



Neinventarierea tuturor elementelor patrimoniale;

S Mediu

Întocmirea listelor de inventariere; Necuprinderea în liste a tuturor elementelor patrimoniale inventariate;

S Mediu

Semnarea listelor de inventar; Nesemnarea listelor de inventariere pe fiecare pagina de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar;

S Mediu


Înscrierea rezultatelor inventarierii într-un proces verbal;

Lipsa procesului verbal privind rezultatele inventarierii;

S Mediu

21



TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN


Nr.crt Obiective

Obiecte auditabile Pozitia in RAIselectate


1.Elaborarea si transmiterea comisiei de inventariere a procedurilor scrise adaptate la specificul instituţiei;

analiza responsabilitatilor privind inventarierea si verificarea cunoasterii responsabilitatilor de catre membrii comisiei

2.Efectuarea punctajului dintre evidenţa contabilă şi evidenta tehnico-operativă.

Analiza organizarii evidentei tehnico-operative si corespondenta cu evidenta contabila


3.Inventarierea elementelor patrimoniale;

Analiza inventarierii complete a elementelor patrimoniale 1

4.Întocmirea listelor de inventariere; verificarea listelor de inventar si completarea acestora

5.Semnarea listelor de inventar; verificarea semnarii listelor de inventariere pe fiecare pagina de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar;


6.Înscrierea rezultatelor inventarierii în procesul verbal;

analiza procedurilor si a gradului de cunostere de catre executanti

transmiterea extraselor de cont catre debitori

P13: elaborarea programului de audit intern


PROGRAMUL DE AUDIT INTERN


OBIECTIVELE AUDITULUI ACTIVITATILE PROGRAMATEDURATA

(H)PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFASURARII

209 1. Pregatirea misiunii de audit 35

1.Tiparirea si procesarea ordinului de serviciu 1 DAPI2.Tiparirea si procesarea declaratiei de independenta 1 DAPI3.Pregatirea si trimiterea notificarii privind declansarea activitatii de audit 1 DAPI

4.Colectarea si procesarea informatiilor 8DAPI,

AUDITAT5.Intocmirea listei centralizatoare a obiectelor auditabile 6 DAPI6.elaborarea tabelului puncte tai si puncte slabe 4 DAPI7.Intocmirea programului de audit intern 4 DAPI8.Intocmirea notei si programului interventiei la fata locului 4 DAPI

9.Planificarea si organizarea sedintei de deschidere cu conducerea Grup Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de Sus” 4

DAPI, AUDITAT

10.Redactarea minutei sedintei de deschidere, obtinerea numelor persoanelor de contact si stabilirea unui loc pentru desfasurarea activitatii de audit 2 AUDITAT

2. Interventia la fata locului 132

23

Obiectivul1: Pregatirea inventarierii 1.1 efectuarea testarilor 14

DAPI, AUDITAT

1.2. discutarea constatarilor cu directorul Grup Scolar ~Ion Nistor~ 21.3.elaborarea FIAP-urilor 101.4.colectarea dovezilor 101.5. revizuirea documentelor de lucru privind continutul si forma si intocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru 8

Obiectivul2: Inventarierea patrimoniului

2.1. efectuarea testarilor 14

DAPI, AUDITAT


Obiectivul3: Valorificarea inventarierii

3.1 efectuarea testarilor 14

ilena DAPI, AUDITAT


3. Raportul de audit intern 34 11.Redactarea proiectului de audit intern 8 DAPI12.Revizuirea proiectului de audit intern 6 DAPI13.Obtinerea aprobarilor pentru proiectul de audit intern 4 DAPI

14.Transmiterea raportului de audit intern la auditat si obtinerea unui raspuns in termen de 15 zile 4 DAPI15.planifocarea si organizarea reuniunii de conciliere daca e cazul 2 AUDITAT16.includerea in raportul de audit intern si a unor puncte de vedere ale auditatului 4 DAPI17.Finalizarea raportului de audit intern 2 DAPI18.obtinerea raportului de audit intern aprobat de conducerea institutiei 2 DAPI

24

19.transmiterea recomandarilor probate catre auditat 2 DAPI

4. Urmarirea recomandarilor20.intocmirea fisei de urmarire a recomandarilor 8 DAPI


PROGRAMUL INTERVENTIEI LA FATA LOCULUI


Obiectivul1: Pregatirea inventarieriiNR CRT OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTARII LOCUL

DURATA (H) NR TEST

NR LISTA DE VERIFICARE AUDITORI

1


analiza procedurilor scrise

PC 8

interviu nr. 1.1.1

test nr.1.1.2

LV1Sandu Milena

2Efectuarea punctajului dintre evidenţa contabilă şi evidenta tehnico-operativă.

analiza inregistrarilor din evidenta tehnico-operativa si concordanta cu evidenta contabila

PC 16 test nr.1.2.1.

LV1 Sandu Milena


25

1 Inventarierea elementelor patrimoniale;

Analiza inventarierii complete a elementelor patrimoniale

PC 16 interviu nr.2 LV2Sandu Milena

2 Întocmirea listelor de inventariere;

verificarea listelor de inventar si completarea acestora

PC 8test

nr.2.1.1. LV2Sandu Milena

3 Semnarea listelor de inventar;

verificarea semnarii listelor de inventariere pe fiecare pagina de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar;

PC 2 interviu nr.2 LV2 Sandu Milena


1 Înscrierea rezultatelor inventarierii în procesul verbal;

analiza procedurilor si a gradului de cunoastere de catre executanti

PC 8 Interviu nr.3.1.1

LV3 Sandu Milena

INSPECTORATUL JUDEȚEAN SUCEAVA

26

Compartimentul De Audit Public Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: “Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor şi valorificarea rezultatelor inventarierii, pentru anul 2011, la Grup Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de Sus”Perioada auditată: 03.01.2011 – 31.12.2011Intocmit: Data 20.09.2012 A.Lista participanţilor:

Numele Funcţia Compartimentul Nr. telefon SemnăturaSandu Milena Auditor intern ISJ/Audit public

internGalan Elisabeta Contabil șef Financiar - ContabilGheorghiu Referent economic

de specialitateFinanciar - contabil

Traian Cârdei Director Grup Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de Sus

B.Stenograma ședinței

În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:- Prezentarea auditorului care urmează să efectueze misiunea de audit intern;- Prezentarea şi discutarea obiectivului general al auditului intern, semnificaţia acestora. Înacelaşi timp, a fost cerută părerea auditaţilor cu privire la acest obiectiv.- Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, respectiv modul de abordare pe teren aobiectivelor auditabile care vor fi testate, după analiza de risc efectuată.- Stabilirea persoanelor pe care auditorul intern le poate contacta în vederea colectăriiinformaţiilor, efectuării de teste şi asupra modului de obţinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;- Stabilirea condiţiilor minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizăriimisiunii de audit (spaţiu de lucru, calculator, posibilitate de editare etc.)- Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul derulării misiunii de audit, informarea sistematică asupra constatărilor efectuate etc.- Stabilirea Şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor la aceasta;- Stabilirea modalităţii de redactare a Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit).- Explicarea modului cum vor fi discutate şi analizate recomandările formulate, ca urmare aeventualelor disfuncţionalităţi constatate, inclusiv Planul de acţiune realizat de entitatea auditată şi Calendarul implementării acestora, cu termene şi persoane responsabile.

Auditor intern, Auditat,P14: colectarea dovezilor

INSPECTORATUL JUDEȚEAN SUCEAVA

27

Compartimentul De Audit Public Intern

LISTA DE VERIFICARE NR.1


Obiectivul1: Pregatirea inventarierii

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1.1. Elaborarea si transmiterea comisiei de inventariere a procedurilor scrise adaptate la specificul instituţiei

- - Interviu 1.1.1.

- examinarea listei activităţilor pentru realizarea obiectivului - - - identificarea activităţilor care nu au la bază proceduri de lucru - - - garantarea cuprinderii în procedurile de lucru a reglementărilor cadrului normativ, aplicabile activităţii de inventariere

x

- examinarea modelelor de formulare specifice - - - examinarea algoritmilor de calcul şi a modalităţilor de completare a formularelor

xTest 1.1.2.

- examinarea sistemului de raportare al activităţii - -1.2. Efectuarea punctajului dintre evidenţa contabilă şi evidența

tehnico-operativă.- examinarea înregistrării cronologice a datelor în contabilitate x

Test 1.2.1.-examinarea fișelor de magazie a obiectelor de inventar x-asigurarea prelucrarii datelor în sistemul informatic x-compararea valorilor inregistrate in contabilitate cu cele rezultate din centralizarea fișelor de magazie și alte evidențe

x


28

INTERVIU NR. 1.1.1privind pregatirea activităţii de inventariere, adresat d-nei Galan Elisabeta-contabil șef


Nr. Crt Activitatea de audit Da Nu Observaţii

1 Aţi semnat fişa postului pe acest an? x

2În fişa postului aveţi atribuţii privind inventarierea patrimoniului? x

3

Aveţi ca atribuţii în fişa postului verificarea activităţilor de înregistrare în contabilitate a rezultatelor inventarierii? x

4

La nivelul entităţii există proceduri de lucru, scrise şi formalizate privind activitatea de inventariere a patrimoniului? x

5

Pentru inventarierea patrimoniului aferentă anului 2011, există la nivelul entităţii un document prin care au fost stabilite comisiile de inventariere? x

6

Înaintea începerii inventarierii a fost realizată instruirea comisiei de inventariere de către persoane cu pregătire profesională corespunzătoare din cadrul entităţii? x

7

La nivelul entităţii s-au luat măsurile necesare pentru desfăşurarea în bune condiţii inventarierea patrimoniului? x

8

Din comisiile de inventariere au făcut parte persoane cu pregătirea profesională necesară pentru inventarierea anumitor elemente ale patrimoniului? x

9Pentru inventarierea creanţelor s-a folosit documentul Extras de cont? x

10

Dacă da, au fost trimise extrase de cont pentru confirmarea debitelor care deţin ponderea valorică în totalul soldurilor conturilor de creanţe? x

29

11Pentru centralizarea creanţelor ineventariate s-a folosit documentul Listă de inventariere? x

12

După inventariere, au fost analizate creanţele, respectiv dacă Listele de inventariere cuprind valoarea evaluată, valoarea contabilă şi diferenţa dintre valoarea evaluată şi valoarea contabilă creanţelor? x

13Există responsabil cu realizarea şi actualizarea procedurilor? x

14Există responsabil cu completarea şi actualizarea procedurilor de lucru? x

15Consideraţi procedurile folosite corespunzătoare şi suficiente? x

16Aţi constatat disfuncţionalităţi în sistemul de înregistrare în contabilitate? x

17 Există propuneri de perfecţionare a procedurii? x Data, 05.10.2012

auditor intern, intervievat


30

TEST NR. 1.1.2

Misiunea de audit: “Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor şi valorificarea rezultatelor inventarierii, pentru anul 2011, la Grup Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de Sus”Perioada auditată: 03.01.2011 – 31.12.2011Intocmit: Obiectul testului: formularele de inventarObiectivul testului: examinarea algoritmilor de calcul şi a modalităţilor de completare a formularelor de inventarDescrierea testului:

- Pentru realizarea testului s-au luat formularele folosite la inventar și s-au verificat completarea tuturor rubricilor si efectuarea corectă a calculelor.

- Din totalitatea listelor de inventar intocmite s-au luat cele referitoare la inventarierea obiectelor de inventar aflate in depozitul central aflat în cladirea pincipală a școlii și listele de inventar ale obiectelor de inventar aflate în atelierul-școală și în laboratoarele de chimie, respectiv biologie.

- Testarea a urmărit corectitudinea calculelor.Constatări:

Din examinarea formularelor de inventar s-a constatat existența că , deși listele de inventar sunt completate manual, nu sunt greșeli de calcul, ceea ce conduce la idea că listele de inventar sunt întocmite corect, eventualele greșeli de calcul fiind oricum descoperite în momentul in care aceste liste de inventar ajung la departamentul contabil pentru verificare și procesare. S-a constatat însă că unele materiale de natura obiectelor de inventar au fost înregistrate în fișele de inventar ca materiale consumabile, ceea ce solicita corectarea acestora pentru a fi conforme cu înregistrările contabile.

Data, 06.10.2012 auditor intern,


31

TEST NR. 1.2.1.

Misiunea de audit: “Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor şi valorificarea rezultatelor inventarierii, pentru anul 2011, la Grup Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de Sus”Perioada auditată: 03.01.2011 – 31.12.2011Intocmit: Obiectul testului: evidența tehnico-opetativă și cea contabilăObiectivul testului: analiza inregistrarilor din evidenta tehnico-operativa si concordanta cu evidenta contabilaDescrierea testului:

- Pentru realizarea testului s-au luat fișele de magazie de la depozitul central, de la atelierul școală și de la laboratoarele de chimie și biologie.

- S-a verificat soldul final al acestora cu valoarea existent în contabilitate la categoria obiecte de inventar aflate inregistrate în laboratorul de chimie și cel de biologie și la categoria materialelor consumabile din depozitul central

- Testarea a urmărit corespondența cantitativă și valorică între cele două evidențe.Testarea s-a concretizat in elaborarea listei de control nr.1.2.1. privind analiza inregistrarilor din evidenta tehnico-operativa si concordanta cu evidenta contabila care are pe orizontală elemetele testate, iar pe vertical elementele eșantionate.Constatări:

Din examinarea listei de control nr.1.2.1. s-a constatat nerespectarea înregistrării cronologice și sistematice a mișcărilor de stoc a obiectelor de inventar la laboratorul de biologie, precum și neefectuarea tuturor calculelor si neînregistrarea tuturor mișcărilor de stoc a obiectelor de inventar la laboratorul de chimie.Concluzii:

În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr.1.2.1.

Data, 06.10.2012 auditor intern,

32

LISTA DE CONTROL NR. 1.2.1.

privind analiza inregistrarilor din evidenta tehnico-operativa si concordanta cu evidenta contabila

elemente

testate

elemente

șantionate

Examinarea

inregistrarilor

cronologice din

fișele de magazie

Existența efectuării

tuturor calculelor

și mișcărilor de

stoc

Examinarea

înregistrărilor în

evidența contabilă

Verificarea

corespondenței

înregistrărilor

și soldurilor

finale la cele

două evidențe

Deposit central x x x x

Atelierul-școală x x x x

Laborator chimie x FIAP x x

Laborator biologie FIAP x x x

Data,18.10.2012 auditor intern, in prezența,


33

FIȘA DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR.1.2.1.


PROBLEMA: neînregistrarea cronologică și sistematică a mișcărilor de stoc a activelor de natura obiectelor de inventor, precum și neefectuarea tuturor calculelor aferente fiecărei mișcări de stocCONSTATARE:-la entitatea auditată fișele de magazile de la locurile de depozitare se completează manual-auditorul a constatat nerespectarea modului de înregistrare cronologică mișcărilor de stoc, precum și neefectuarea calculelor aferente mișcărilor de stoc după data de intocmie sau de intrare a obiectelor în stoc.CAUZE:-lipsa de interes a celor care intocmesc aceste fișe -inexistența unei pregătiri adecvate a persoanei care efectuează aceste operațiuniCONSECINȚĂ:-din cauza neînregistrării cronologice și sistematice precum și neefectuării tuturor calculelor nu se poate urmări, în orice moment corespondența evidenței tehnico-operative cu evidența contabilă.RECOMAMDĂRI:-elaborarea unor proceduri pentru completarea fișelor de magazie și urmărirea periodică a completării corecte a acestora;-elaborarea unui sistem de instruire a personalului responsabil cu efectarea acestor înregistrări;-stabilirea relațiilor de colaborare între structurile funcționale, astfel încât să permită o circulație rapidă a informațiilor fără o distorsionare a conținutului acestora

Data , 20.10.2012 auditor intern,

P15: colectarea dovezilor


34




Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDITDA

NU

OBS.

1.1.

Inventarierea elementelor patrimoniale;- -

- Analiza inventarierii complete a elementelor patrimoniale

- -

- identificarea tuturor locurilor de depozitare a activelor de natura obiectelor de inventar si materialelor consumabile

- -

- garantarea cuprinderii în listele de inventariere a tuturor activelor de natura stocurilor

- -interviu nr.2.1.2.

- verificarea inventarierii creantelor- -

interviu nr.2.1.2.

1.2.


- verificarea completarii listelor de inventar x-au fost efectuate calculele necesare pentru determinarea soldului final , cantitatilor si soldurilor clientilor?

x

1.3.

Semnarea listelor de inventar;

-verificarea semnarii listelor de inventariere pe fiecare pagina de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.

35


INTERVIU NR. 2.1.2.privind cuprinderea în listele de inventariere a tuturor activelor de natura stocurilor,

adresat d-nei Gheorghiu -referent de specialitate economic



1 Aţi semnat fişa postului pe acest an? x

2 În fişa postului aveţi atribuţii privind inventarierea patrimoniului? x

3 cunoasteti procedurile de lucru privind activitatea de inventariere a patrimoniului? x

4

au fost inventariate toate materialele de natura stocurilor: obiecte de nventar, materiale consumbile, etc? x

Exista posibilitatea omisiunii unor obiecte de inventar din cauza nenumaratelor locuri de depozitare a acestora

5

au fost cuprinse toate locurile de depozitare?x

6

au fost inscrise in listele de inventariere toate cntitatile si valorile inventariate?

x

Nu a fost cuprins în listele de inventariere noul corp de cladire în care se va afla sala de sport și vestiare

7

Pentru centralizarea creanţelor și datoriilor inventariate s-a folosit documentul Listă de inventariere?

x

Nu s-au inventariat conturile de datorii

8

După inventariere, au fost analizate creanţele, respectiv dacă Listele de inventariere cuprind valoarea evaluată, valoarea contabilă şi diferenţa dintre valoarea evaluată şi valoarea contabilă creanţelor?

x

Data,10.10.2012auditor intern, intervievat

Gheorghiu

36

P15: colectarea dovezilor





Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1.1. Înscrierea rezultatelor inventarierii în procesul verbal și în registrul inventar

- - Interviu 3.1.1.

- analiza procedurilor si a gradului de cunoastere de catre executanti

- -

- confirmarea completării Registrului-inventar, respectiv a fiecărui post de activ şi de pasiv, cuprins în bilanţul contabil;

- -

- inregistrarea în contabilitate diferențelor rezultate din inventariere

- -

37


INTERVIU NR. 2.1.2.privind înregistrarea în contabilitate a diferenţelor rezultate în urma inventarierii ,

adresat d-nei Gheorghiu -referent de specialitate economic



1 Sunt desemnate atribuţii în fişa postului privitoare la inventarierea patrimoniului?

x

2 La nivelul entităţii există proceduri specifice, scrise şi formalizate privind înregistrarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii?

x

3 Dacă da, cunoaşteţi procedurile de lucru? x 4 După aprobare, procesele verbale de

inventariere a creanţelor şi datoriilor entităţii au fost transmise la Biroul financiar-contabilitate pentru înregistrare?

x

5 Au fost înregistrate în contabilitate diferenţele constatate în urma inventarierii creanţelor şi datoriilor entităţii ?

x Din cauza lipsei personalului si timpului necesar acestei activități sunt cazuri de omisiune a înregistrarii tututror diferențelor

6 Are loc verificarea înregistrărilor rezultatelor inventarierii în contabilitate?

x

7 Mai aveţi ceva de adăugat? x

Data, 25.10.2012auditor intern, intervievat

38


MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE


Data 20.09.2012 A.Lista participanţilor:Numele Funcţia Compartimentul Nr. telefon Semnătura

Sandu Milena Auditor intern ISJ/Audit public intern

Galan Elisabeta Contabil șef Financiar - ContabilGheorghiu Referent economic

de specialitateFinanciar - contabil

Traian Cârdei Director Grup Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de Sus

B.Concluzii

În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor şi au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate.

Pentru constatările/deficienţele prezentate nu au fost formulate obiecţii, fiind însuşite în totalitate.

În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor şi datele de realizare ale acestora.

Data,15.11.2012

39


PLANUL DE ACŢIUNE ŞI CALENDARUL IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR


Nr. crt.

Recomandări Acţiuni Termene Responsabil

1 -Completarea listelor de inventariere corespunzător, pe baza constatării la faţa locului şi înscrierii valorilor din documentaţia existentă.

- Înscrierea în listele de inventariere pentru fiecare obiect în parte, pe baza constatării la faţa locului a elementelor obligatorii, pe baza valorii din documentaţia existentă;

31.12.2012 Compartiment Financiar - Contabil

-Efectuarea inventarierii, atât scriptic cât şi faptic a tuturor elementelor patrimoniului, înregistrarea în contabilitate a diferenţelor rezultate şi completarea Registrului – inventar cu rezultatele inventarierii

- Înregistrarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii;

-Completarea Registrului-inventar.

2 -Efectuarea inventarierii datoriilor pe perioada auditată, cu respectarea reglementărilor în vigoare, astfel încât întocmirea situaţiilor financiare periodice să fie elaborate pe baza acestor rezultate.

-Efectuarea inventarierii datoriilor pe perioada auditată, cu respectarea reglementărilor în vigoare.


3 -Elaborarea unor atribuţii precise privind întocmirea registrelor contabile;

-Fixarea unor atribuţii concrete, coroborate cu procedurile şi fişa postului pentru personalul implicat in aceste activităţi;


- Realizarea unei acţiuni de control pentru întreaga perioadă auditată, a modului de valorificare a inventarului;

-Luarea măsurilor pentru intrarea în legalitate privind organizarea şi efectuarea

-Întocmirea Registrului-inventar. operaţiuni de inventariere a patrimoniului, înregistrarea rezultatelor inventarierii conform prevederilor legale.

41


RAPORT DE AUDIT


I. INTRODUCERE

Auditul a fost efectuat de doamna – auditor internOrdinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu din data de 15.09.2012Baza legală a acţiunii de auditare:

- Planul de audit intern pe anul 2012 aprobat de conducerea instituţiei;- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;- O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern;- LEGE nr.571 din 22 decembrie 2003 privind Codul fiscal;- Ordonanţa Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedură fiscală, republicată, actualizată 24 iunie 2011;- Legea 53 /24.01. 2003 CODUL MUNCII - actualizată cu Legea 40/2011;- Metodele de audit, procedurile de lucru, precum şi regulile de conduită ale auditorului intern au fost stabilite conform cartei

auditului intern şi Codului privind conduita etică a auditorului intern;- Normele proprii de exercitare a auditului public intern în cadrul entităţii publice;

Durata acţiunii de auditare: 01.10.2012 - 15.11.2012Perioada supusă auditării: 01.01.2011 - 31.12.2011 Obiectivele misiunii de audit: - Pregătirea inventarierii;- Inventarierea patrimoniului;- Valorificarea inventarierii;

42

Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.Tehnici utilizate:

a) verificarea în vederea asigurării realităţii şi acurateţei înregistrărilor în contabilitate a documentelor şi a concordanţei cu legile şi regulamentele în vigoare, precum şi a eficacităţii controlului intern.

Tehnici de verificare utilizate:- comparaţia: pentru confirmarea identităţii unor informaţii, după obţinerea lor din două sau mai multe surse diferite;- examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea documentelor ;- garantarea: pentru verificarea realităţii procedurilor si a documentelor care au stat la baza justificării acestora;- urmărirea: pentru a se constata daca toate operaţiunile au fost real efectuate;

b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor;c) eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi emitere a documentelor.

Instrumente de audit: - chestionarele;- liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le îndeplinească fiecare obiectiv auditabil.

Documente şi materiale examinate: Au fost verificate următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada 01.01.2011-31.12.2011:

- Dosarul cuprinzând inventarierea anuală (decizia de numire a comisiei de inventariere, listele de inventariere, procesul verbal al inventarierii, listele de casare, aprobările privind scoaterea din funcţiune a imobilizărilor şi casarea obiectelor de inventar, extrase de cont);

- Registrul inventar;- Balanţa de verificare la 31.12.2011;- Fişa postului a persoanelor cu atribuţii în procesul de inventariere; - Balanţele analitice la active fixe, materiale, obiecte de inventar, furnizori, debitori şi creditori diverşi; (pentru imobilizări şi stocuri

balanţele analitice vor fi întocmite pe conturi şi gestiuni);- Alte documente.

Materiale întocmite pe timpul auditării:- lista centralizatoare a obiectelor auditabile;- tabelul puncte tari şi puncte slabe;- tematica în detaliu a misiunii de audit intern;- liste de verificare;- teste;- liste de control;

43

- fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate - FIAP-uri;- minutele şedinţelor de deschidere, de închidere;- proiectul de raport;- documente de lucru;

Organizarea structurii auditate Compartimentul Financiar – Contabil a funcţionat în perioada supusă auditării cu un număr de 3 angajati. Organizarea şi funcţionarea

compartimentului a fost în conformitate cu Organigrama şi Regulamentul de organizare şi funcţionare.Au fost întocmite fişe ale posturilor prin care s-au stabilit relaţiile ierarhice de subordonare şi de colaborare, precum şi sarcinile de

serviciu.

II. CONSTATĂRI ȘI RECOMANDĂRI

În acest capitol, prezentam principalele constatări ale auditorului intern, cauzele, consecinţele si recomandările formulate, obţinute în urma testărilor efectuate si concretizate în FIAP-urile întocmite în Etapa Intervenţiei la faţa locului, în vederea corectării disfuncţionalitatilor semnalate sau ale celor care pot să apară în perioada imediat următoare, urmare a acestor constatări. De asemenea, vom prezenta si comenta posibila evoluţie a riscurilor existente si a necesitatilor de dezvoltare a sistemelor de management si control intern al activitatilor auditate, cu scopul facilitării atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general.

Constatări cu caracter negativ1. Neinventarierea tuturor elementelor patrimoniale

Pentru analiza modului de efectuare a procesului de inventariere s-au avut în vedere listele de inventariere, respectiv Procesul-verbal de inventariere întocmite.

În urma verificărilor efectuate s-a constatat că inventarierea activelor fixe în curs de execuţie nu a fost efectuată, nerespectându-se prevederile legale ale Ordinului Nr. 2861 din 9 octombrie 2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, Alin. 13: „În listele de inventariere a imobilizărilor necorporale şi corporale, aflate în curs de execuţie, se menţionează pentru fiecare obiect în parte, pe baza constatării la faţa locului: denumirea obiectului şi valoarea determinată potrivit stadiului de execuţie, pe baza valorii din documentaţia existentă (devize), precum şi în funcţie de volumul lucrărilor realizate la data inventarierii.”

Pe viitor se va urmări efectuarea inventarierii conform alin. (1), pct. 2 al OMFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii “Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii ale fiecărei entităţi, precum şi a bunurilor şi

44

valorilor deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei entităţii pentru respectivul exerciţiu financiar”.

Neefectuarea inventarierii generale a elementelor patrimoniale duce la necorelarea datelor din bilanţul contabil cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situaţia reală a patrimoniului, stabilită pe baza inventarierii.

Recomandare:-completarea listelor de inventariere corespunzător, pe baza constatării la faţa locului şi înscrierii valorilor din documentaţia existentă.

2. Nerespectarea procedurii privind inventarierea datoriilor S-a avut în vedere modul de efectuare a inventarierii conturilor de datorii şi creanţe, prin verificarea şi confirmarea acestora pe baza

extraselor sau a punctajelor reciproce scrise.Conform prevederilor Ordinului nr. 2861 din 9 octombrie 2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii

elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii de la pct. 28. – (1) “Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de creanţe şi datorii care deţin ponderea valorică în totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" sau punctajelor reciproce scrise”

Consecinţa: nu se poate stabili situaţia reală a datoriilor, situaţiile financiare aferente anului 2011, elaborate pe baza Balanţei de verificare, care se bazează şi pe rezultatele inventarierii nu reflectă o imagine fidelă a patrimoniului.

Recomandare: efectuarea inventarierii datoriilor pe perioada auditată, cu respectarea reglementărilor în vigoare.

Consecinţe cu caracter pozitiv

Existenţa procedurilor operaţionale scriseDin verificările efectuate a rezultat că există procedura operaţională scrisă privind inventarul şi inventarierea elementelor de activ şi pasiv

a patrimoniului Grupului Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de Sus.

III. CONCLUZII

Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost întocmit în baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit şi a Programului intervenţiei la faţa locului, a constatărilor efectuate în etapa de colectării şi prelucrării informaţiilor şi în timpul intervenţiei la fata locului. Toate constatările efectuate au la bază probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control si in urma analizei si interpretării acestora s-au elaborat FIAP-uri care au condus la recomandările şi concluziile cuprinse in Raportul de audit intern.

Structura auditată are obligaţia să întocmească Programul de acţiune si Calendarul implementării recomandărilor și să raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementării acestora.

Echipa de auditori interni, pe baza analizelor și evaluărilor efectuate apreciază activitatea de organizare şi efectuare a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor şi valorificarea rezultatelor inventarierii, conform grilei prezentate în continuare.

OBIECTIVUL APRECIERE

45

Nr. crt.

1.

2.

3.

FUNCŢIONAL DE ÎMBUNĂTĂŢIT CRITIC

Pregatirea inventarierii x

Inventarierea patrimoniuluix

Valorificarea inventarierii

x

Evaluarea are la bază discuţiile care au avut loc, cu privire la recomandările auditorului intern, în §edinţele de închidere și conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de către participanţi, ca fiind realiste și posibil de implementat în practică.

De asemenea, considerăm că rezultatele evaluării auditorului intern privind ”Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor şi valorificarea rezultatelor inventarierii” se înscriu în parametrii normali pentru această perioadă de implementare a funcţiei de audit intern în entitatile publice.

Structura auditată are obligaţia să respecte Programul de acţiune și Calendarul de implementare a recomandărilor, cu scopul implementării recomandărilor la termenele stabilite și să raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementării acestora.

Auditor intern,

III.Urmarirea recomandarilor, Evaluarea misiunii de audit


FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR


Nr.obiec

tivRECOMANDÃRI

Misiunea de audit:Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura

activelor, datoriilor şi capitalurilor şi valorificarea rezultatelor inventarierii, pentru anul 2011

46

1.

R e c o m a n d a r e a Implementat Parţial implementat Neimplementat Data planificată / Data implementarii

-Completarea listelor de inventariere corespunzător, pe baza constatării la faţa locului şi înscrierii valorilor din documentaţia existentă. x

31.12.2012

2. -Efectuarea inventarierii, atât scriptic cât şi faptic a tuturor elementelor patrimoniului, înregistrarea în contabilitate a diferenţelor rezultate şi completarea Registrului – inventar cu rezultatele inventarierii

x

31.12.2012

3. -Efectuarea inventarierii datoriilor pe perioada auditată, cu respectarea reglementărilor în vigoare, astfel încât întocmirea situaţiilor financiare periodice să fie elaborate pe baza acestor rezultate.

x

31.12.2012

4. -Elaborarea unor atribuţii precise privind întocmirea registrelor contabile;

x31.12.2012

5. - Realizarea unei acţiuni de control pentru întreaga perioadă auditată, a modului de valorificare a inventarului;

x31.12.2012

6. -Întocmirea Registrului-inventar. x 31.12.2012

Intocmit : Entitatea auditată Director Grup Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de Sus”

47

P18: Supervizarea

INSPECTORATUL §COLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern

FISA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERNMisiunea de audit: “Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor şi valorificarea rezultatelor inventarierii, pentru anul 2011, la Grup Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de Sus”Perioada auditată: 03.01.2011 – 31.12.2011Perioada misiunii: 01.10.2012 - 15.11.2012.Auditor evaluat:

Luat la cunostinta: Data:

Bugetul de timp efectiv: 209 ore Bugetul de timp planificat: 209 ore1 2 3 4 5 Observaţii

În etapa de pregdtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevazute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi a estimat corespunzător riscurile activitatii

X

Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat

X

Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a resurselor de audit

X

A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi conducerea structurii de audit intern;

X

A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de audit intern

X

Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în procesul de audit

x

Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp XAuditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandările când au fost identificate problemele

X

Normele de audit intern, au fost respectate XConstatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii, respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme identificate

X

Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte XExistă probe de audit care să susţină concluziile auditorului XProcedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare

X

Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în conformitate cu normele de audit intern

X

Bugetul de timp a fost respectat XNivel de productivitate personală al auditorului intern. X

49

Evaluarea externă a funcționalității activității de audit intern se realizează de UCAAPI, DAPI și/sau organul ierarhic superior , pentru structurile din subordine , prin verificarea respectării normelor metodologice generale și specifice , a Codului etic al profesiei, a Standardelor de audit intern și a bunei practici recunocute în domeniu.

Activitatea de evaluare externă a activității de audit intern , în Romania, conform cadrului normativ general , se realizează o dată la cinci ani, ocazie cu care, în funcție de necesități, se inițiză măsuri corective în colaborare cu conducătorul entității evaluate în cauză.

P18: Supervizarea

INSPECTORATUL SCOLAR AL JUDEŢULUI SUCEAVACompartimentul de Audit Public Intern

FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CĂTRE STRUCTURA AUDITATĂ

Misiunea de audit: “Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor şi valorificarea rezultatelor inventarierii, pentru anul 2011, la Grup Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de Sus”Perioada auditată: 03.01.2011 – 31.12.2011Perioada misiunii: 01.10.2012 - 15.11.2012.Auditor evaluat: Întocmit: Traian Cardei, director Grup Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de Sus”

Nr. crt.

Obiectiv auditat Note Obs.1 2 3 4 5

Obiectivele de audit au fost comunicate clar la începutul misiunii

X

Au fost furnizate suficiente informaţii privind misiunea de efectuat

X

Misiunea a contribuit la obţinerea de rezultate sau la îmbunătăţirea unora deja existente

X

Misiunea a beneficiat de direcţii clare si precise privind modul de desfasurare

X

Obiectivele de audit stabilite au fost în concordanta cu activitatile desfasurate

X

Constatările au fost prezentate într-o maniera logică, structurată, dinamică şi interesantă

X

S-a răspuns în toate cazurile la întrebările legate de misiunea de audit, iar răspunsurile au condus la obţinerea de concluzii relevante

x

Misiunea a fost desfasurată adecvat, intervenţia la fata locului a privit doar obiectivele stabilite si

X

50

A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util în găsirea de soluţii la probleme

X

Cum evaluaţi în general misiunea de audit XConsideraţi ca obiectivele de audit stabilite au privit activităţile cu riscuri majore

x

In desfăşurarea misiunii de audit au fost prezentate constatările şi recomandările când au fost identificate probleme

X

A existat o buna comunicare intre auditor şi auditat xAuditorii au avut un comportament adecvat şi XCe v-a plăcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit – descrieţi cel puţin 3 aspecte care v-au plăcut cel mai mult- claritatea recomandarilor- conduita auditorilor interni- calitatea discuţiilorCe v-a plăcut cel mai puţin pe timpul misiunii de audit – descrieţi cel puţin 3 aspecte care v-auplăcut cel mai puţinÎntâlnirile pe parcursul misiunii au fost limitateCe obiective de audit consideraţi că nu au fost atinse în totalitate din cele comunicate -

Ce obiective de audit consideraţi că ar fi necesar a fi cuprinse în programul viitor de audit -

Alte comentarii

Pe o scară de la 1-,,nesatisfăcător”, 2-,,satisfăcător”, 3-,,satisface cerinţele”, 4-,,bine”, 5-,,excelent”, se evaluează următoarele obiective.Notă: orice notare sub 3 va trebui explicată.

director Grup Școlar ”Ion Nistor” Vicovu de Sus”Data: 15.11.2012

Luat la cunostinta, auditor intern:

Data:15.11.2012

51

misiune audit intern m-organizarea și efectuarea inventarierii

Documents