misiune de audit buna

119
Misiune de audit intern privind ,,Modul de Organizare a Activitatii de Gestiune a Resurselor Umane la firma SC DEICHMANN COMERCIALIZARE INCALTAMINTE SRL”, Filiala din Alba Iulia 0047 PROCEDURI PRIVIND CADRUL GENERAL DE DESFASURARE A MISIUNILOR DE AUDIT INTERN 21

Upload: andreea-ginju

Post on 17-Jan-2016

163 views

Category:

Documents


11 download

DESCRIPTION

misiune

TRANSCRIPT

Page 1: Misiune de Audit Buna

Misiune de audit intern privind ,,Modul de Organizare a Activitatii de Gestiune a Resurselor Umane la firma SC

DEICHMANN COMERCIALIZARE INCALTAMINTE SRL”, Filiala din Alba Iulia 0047

PROCEDURI PRIVIND CADRUL GENERAL DE DESFASURARE

AMISIUNILOR DE AUDIT INTERN

21

Page 2: Misiune de Audit Buna

CUPRINS

1. PROCEDURA PLAN DE AUDIT INTERN

2. PROCEDURA ORDIN DE MISIUNE

3. PROCEDURA ORDINUL DE SERVICIU

4. PROCEDURA NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN5. PROCEDURA COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMATIILOR

6. PROCEDURA IDENTIFICAREA SI ANALIZA RISCURILOR

7. PROCEDURA ELABORAREA PROGRAMULUI MISIUNII DE AUDIT

8. PROCEDURA SEDINTA DE DESCHIDERE

9. PROCEDURA COLECTAREA PROBELOR DE AUDIT

10. PROCEDURA REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

11. PROCEDURA ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN

12. PROCEDURA TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN13. PROCEDURA REUNIUNEA DE CONCILIERE

14. PROCEDURA MONITORIZAREA MISIUNII

15. PROCEDURA DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN

16. PROCEDURA MONITORIZAREA IMPLEMENTARII RECOMANDARILOR

22

Page 3: Misiune de Audit Buna

23

1. PROCEDURA PLAN DE AUDIT INTERN

Scopul:

Întocmirea planului de audit intern în conformitate cu cerinţele standardelor de audit intern.

Premise:

Planul de audit intern reprezintă cadrul de acţiune pentru Departamentul de Audit Intern şi se întocmeşte de către şeful acestui departament.

Procedura:

Şef Departament Audit

Intern

1. Întocmeşte planul anual de audit intern (Anexa 1).

2. Întocmeşte referatul cuprinzând criteriile de selectare a misiunilor de audit.

Comitetul de Audit 3. Analizează şi aprobă planul anual de audit.

Consiliul de

Administraţie

4. Analizează şi aprobă planul anual de audit.

Notă:

Planul anual de audit intern poate fi modificat în cursul anului în condiţiile

reiterarii procedurii.

Page 4: Misiune de Audit Buna

PLAN DE AUDIT INTERN

Anexa 1.

PLAN DE AUDIT INTERN

Pe anul 2013

Nr.

Crt

Tema

misiunii de audit

Obiective Perioada

supusă auditării

Unitatea

auditată

Perioada

desfăşurării misiunii de audit

0 1 2 3 4 5

1 Misiune de audit intern privind gestiunea resurselor umane

2. 2.1Organizarea recrutarii personalului

3.4. 2.2 Stabilirea

drepurilor salariale cuvenite personalului

5.6. 2.3 Evidenta prezentei,

invoirilor, concediilor 7.8. 2.4 Evolutia carierei

personalului9.

2.5 Pregatirea profesionala continua a personalului

2.6 Gestionarea carnetelor de munca

01.01.2012 – 31.12.2012

SC DEICHMANN COMERCIALIZAE INCALTAMINTE SRL – biroul resurse umane

01.11.2013 – 01.12.2013

Şef Departament Audit Intern,

Ginju Andreea Elena

Page 5: Misiune de Audit Buna

10. PROCEDURA ORDIN DE MISIUNE

Scopul:

Declanşarea misiunilor de audit intern în conformitate cu planul de audit aprobat.

Premise:

Ordinul de misiune reprezintă mandatul dat de către Comitetul de Audit Departamentului de Audit Intern pentru demararea misiunilor de audit intern în conformitate cu planul de audit intern aprobat. Ordinul de misiune are rolul de a preciza clar obiectivele misiunii de audit intern.

Procedura:

Şeful Departamentului de

Audit Intern

1.Întocmeşte ordinul de misiune (Anexa 2) în conformitate

cu planul de audit intern.Comitetul de Audit 2. Semnează ordinul de misiune întocmit în conformitate cu

planul de audit intern aprobat de către Consiliul de Administraţie.

Şeful Departamentului de

Audit Intern

3. Primeşte ordinul de misiune semnat şi iniţiază

procedurile de demarare a misiunii de audit intern.

Page 6: Misiune de Audit Buna

Anexa 2.

ORDIN DE MISIUNE

Nr 01/15.11.2013

De audit intern privind gestiunea resurselor umane

Data 15.11.2013

ORDIN DE MISIUNE

Destinatar: Ginju Andreea Elena

Copie pentru informare: Contabil sef

Obiectul misiunii: Misiune de audit intern privind activitatea de gestiune a resurselor umane

Comitetul de Audit,

MAGDA IOANADRAGOS DIANA

Page 7: Misiune de Audit Buna

11. PROCEDURA ORDINUL DE SERVICIU

Scopul:

Repartizarea sarcinilor de serviciu pe auditorii interni astfel încât să se poată demara misiunea de audit intern.

Premise:

Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de misiune dat de către Departamentul de Audit Intern şi se întocmeşte de către şeful acestui departament, pe baza planului anual de audit intern şi a ordinului de misiune.

Procedura:

Şef Departament Audit

Intern

1. Numeşte şeful misiunii de audit intern.

2. Repartizează sarcinile de serviciu pe fiecare auditor în parte.3. Întocmeşte ordinul de serviciu (Anexa 3) pe baza planului de audit intern.

Secretariatul 4. Alocă un număr ordinului de serviciu.

5. Asigură copii ale ordinului de serviciu fiecărui membru al misiunii de audit intern.

Auditorii interni 6. Iau la cunoştinţă ordinul de serviciu şi sarcinile

repartizate.

Page 8: Misiune de Audit Buna

Anexa 3.

ORDIN DE SERVICIU

Nr. 02/15.11.2013

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile ordinului de misiune nr. 01/15.11.2013 şi cu planul anual de audit intern, se va efectua o misiune de audit intern la SC DEICHMANN COMERCIALIZARE INCALTAMINTE SRL, filiala 0047 Alba Iulia (locaţia, unitatea) în perioada 01.11.2013 – 01.12.2013. Scopul misiunii de audit intern este MODUL DE ORAGINIZARE A ACTIVITATII DE GESTIUNE A RESURSELOR UMANE, iar obiectivele acesteia sunt:

Cum se recruteaza personalul Stabilirea drepturilor salariale cuvenite persoanlului Cum este evidentiata prezenta personalului, a concediilor si invoirilor Evolutia carierei personalului Pregatirea profesionala continua a personalului Cum sunt gestionate carnetele de munca Cum sunt arhivate documentele

Menţionăm că se va efectua un audit de REGULARITATE al modului de

organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane din entitatea urmarita.Echipa misiunii de audit interni este formată din următorii DRAGOS

DIANA, MAGDA IOANA.

Şef Departament Audit Intern,

GINJU ANDREEA ELENA

Page 9: Misiune de Audit Buna

12. PROCEDURA NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Scopul:

Informarea sefului activităţii ce urmează a fi auditată, in baza ordinului de misiune semnat de Comitetul de Audit, cu privire la declanşarea misiunii de audit intern.

Premise:

Prin această notificare se urmăreşte să se asigure desfăşurarea în condiţii corespunzătoare a misiunii de audit.

Procedura:

Auditorii 1. Pregătesc notificarea (Anexa 4) către serviciul /

activitatea ce urmează a fi auditată în vederea transmiterii acesteia cu 30 zile înainte de declanşarea misiunii de audit intern.

Şeful Departamentului de

Audit Intern

2. Verifică notificarea;

3. Semnează notificarea.Auditorii 4. Reţin domeniile de interes în vederea includerii în

planul de audit al misiunii, studiază particularităţile activităţii in contextul general al afacerii.

Page 10: Misiune de Audit Buna
Page 11: Misiune de Audit Buna

30

NOTIFICARE PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Nr. 123 Data

NOTIFICARE PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

În conformitate cu Planul anual de audit intern, urmează ca în perioada de01.11.2013 – 01.12.2013 să se efectueze o misiune de audit intern cu tema Gestiunea resurselor umane . Misiunea de audit se va desfăşura sub coordonarea Dnei. Ginju Andreea Elena

Vă vom contacta ulterior pentru a stabili, de comun acord, o şedinţă de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit şi anume:

- prezentarea auditorilor;

- scopul misiunii de audit;

- prezentarea obiectivelor misiunii de audit intern;

- programul misiunii de audit;

- alte aspecte.

Pentru pregătirea misiunii de audit intern, vă rugăm să ne puneţi la dispoziţie următoarea documentaţie necesara privind activitatea de gestiune a reusurselor umane:

legile şi reglementările specifice entităţii; regulamentele de organizare şi funcţionare care se aplică; fişele posturilor existente; toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia

organizarii activitatii; un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit

anterioare care se refera la aceasta tema.

Dacă aveţi întrebări privind această misiune de audit sau aveţi domenii care aţi dori să facă obiectul investigaţiei noastre vă rugam sa-l contactati pe doamna Magda Ioana- auditor, coordonatorul misiunii sau pe seful misiunii de audit .

Şef Departament Audit Intern, Ginju Andreea

Către: Voisan Paula (Conducătorul activităţii auditate)

De la: Şef Departament de Audit Intern

Referinţe: Denumirea misiunii de audit internModul de organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane

Page 12: Misiune de Audit Buna

30

13. PROCEDURA COLECTAREA ŞI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR

Scopul:

Colectarea de informaţii privitoare la structura/ activitatea auditată astfel încât auditorul să se familiarizeze cu domeniul ce urmează a fi auditat şi identificarea factorilor de reuşită a misiunii de audit.

Premise:

Colectarea informaţiilor în această etapă va permite ulterior divizarea proceselor sau activităţilor auditate în sarcini elementare, identificarea riscurilor proprii fiecărei sarcini şi evaluarea lor.

Colectarea informaţiilor presupune:- Identificarea principalelor elemente ale contextului economic în care entitatea

/ activitatea auditată îşi desfăşoară activitatea;- Cunoaşterea cadrului legislativ - normativ care reglementează activitatea

entităţii / activităţii auditate;- Identificarea sistemelor de control pentru o evaluare prealabilă a punctelor

forte şi slabe;- Reţinerea constatărilor semnificative şi recomandărilor din dosarul permanent

si rapoartele de audit intern precedente, relevante pentru stabilirea obiectivelor misiunii de audit intern;

- Identificarea şi evaluarea riscurilor semnificative;- Identificarea surselor potenţiale de informaţii care ar putea fi folosite ca probe

ale auditului

Page 13: Misiune de Audit Buna

31

Activitati:

Auditorii 1. Identifică legile, regulamentele şi normele aplicabile structurii / activităţii auditate.2. Obţin în vederea analizei: organigrama, regulamentele de funcţionare, fişe ale posturilor, proceduri scrise ale structurii / activităţii auditate etc;3. Identifica responsabilităţilor pe persoane;

4.Studiază circuitul informaţiilor în cadrul structurii auditate;

Page 14: Misiune de Audit Buna

32

S.C. DEICHMANN COMERCIALIZARE INCALTAMINTE S.R.L.Compartimentul de audit intern

COLECTAREA INFORMAŢIILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2012 – 31.12.2012.Întocmit: Dragos Diana – auditor intern.Avizat: Ginju Andreea – auditor intern.

Colectarea informaţiilorDepartamenul Resurse Umane Da Nu ObservaţiiIdentificarea legilor şi regulamentelor aplicabile structurii auditate.

X

Obţinerea organigramei entităţii XObţinerea Regulamentului de organizare şi funcţionare XObţinerea fişelor posturilor X Doar partialObţinerea procedurilor scrise

XExista proceduri scrise partial

Identificarea personalului responsabil XObţinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior

X

Anterior nu au fost executate misiuni de audit intern

Page 15: Misiune de Audit Buna

33

S.C. DEICHMANN COMERCIALIZARE INCALTAMINTE SRL.Compartimentul de audit intern

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ

Misiunea de audit:Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2012 – 31.12.2012Întocmit: DRAGOS DIANA – auditor intern.Avizat: GINJU ANDREEA – auditor intern.

Nr.crt.

Enunţul întrebării Răspuns

1. Care este actul de înfiinţare al entităţii? Certificatul de înregistrare fiscală CIF: RO21101687

2. Unde se află situată unitatea? STR. CALEA MOTILOR NR.118Telefon:021 300 2671

3. Societatea are elaborat “Regulament de organizare şi funcţionare” (ROF)? Precizaţi nr. şi data ordinului de aprobare.

Da

4. Care este obiectul principal de activitate al entităţii?

Cod CAEN 4772: Comert cu amanuntul al incaltamintei si articolelor din piele, in magazine specializate

5. Care sunt atribuţiile sistemului auditat? (extras din ROF)

6. Sunt diferenţe între atribuţiile din ROF şi cele realizate efectiv? Care sunt acestea? Nu

7. Sunt întocmite fişe ale posturilor pentru toate funcţiile aferente sistemului auditat?

Da

8. Cine asigură asistenţa juridică a societăţii? JURIST 9. Există la nivel de entitate un grafic (circuit)

informaţional al documentelor?Da

10. Care sunt riscurile semnificative identificate de unitate în atingerea obiectivelor?

Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost modificate pentru abateri disciplinareEfectuare de ore nejustificate peste programul de lucru

11. Au fost sesizate, până acum, neregularităţi/ disfuncţionalităţi la nivelul sistemului auditat? Daca da, cum a fost gestionată rezolvarea lor?

Anterior entitatea nu a fost auditata.

12. Pentru urmărirea realizării eficace a obiectivelor sistemului auditat a fost organizat şi se exercită

Da

Page 16: Misiune de Audit Buna

34

controlul intern?13. Cum este dotarea cu spaţii de lucru, mobilier şi

tehnică necesară a sistemului auditat?Corespunzător

14. Spaţiile destinate depozitării bunurilor sunt corespunzătoare?

Da

15. Entitatea are completate toate registrele cerute de Legea contabilităţii nr. 82/1991?

Da

16. Cum sunt, raportat la numărul acestora, operaţiunile efectuate în cadrul sistemului auditat (pentru fiecare atribuţie din ROF):- operaţiuni numeroase- operaţiuni mai puţin numeroase- operaţiuni puţin numeroase

X

17.

Care este impactul financiar al operaţiunilor efectuate în cadrul sistemului auditat în cazul producerii riscului asociat (pentru fiecare atribuţie din ROF):- mare- mediu X- minim

18. Care sunt constatările verificărilor anterioare efectuate de alte structuri (interne şi/sau externe) in perioada supusă auditului, cu privire la sistemul auditat?

-

19. Cum este fluctuaţia personalului în cadrul sistemului auditat? (mare/medie/mică)

Medie.

Page 17: Misiune de Audit Buna

35

6. PROCEDURA IDENTIFICAREA ŞI ANALIZA RISCURILOR

Scopul:

Procedura urmăreşte identificarea riscurilor specifice structurii / activităţii auditate. Evaluarea controlului intern din cadrul structurii / activităţii auditate.Premise:

Aprecierea unui risc se realizează în funcţie de:- natura şi specificul activităţii / funcţiei auditate;- calitatea controlului intern;- gravitatea consecinţelor directe şi indirecte ale producerii riscului;- probabilitatea producerii riscului.

Riscurile potenţiale impun recomandări de audit, aceste riscuri fiind identificate pe baza concluziilor misiunilor de audit anterioare.Procedura:

Auditorii 1. Realizează, pe baza informaţiilor culese, lista activităţilor

auditabile;

2. Pentru fiecare activitate auditabilă se stabilesc sarcini elementare;3. Identifica riscurile asociate pentru fiecare sarcină elementară;

4. Precizează criteriile de evaluare a riscurilor;

5. Evaluează riscurile identificate;

6. Stabilesc obiectivele de auditat ca urmare a riscurilor identificate.7. Precizează dispozitivele specifice fiecărei sarcini (obiective, mijloace, sistem informaţional);8. Întocmesc Tabelul Analiza riscurilor (Anexa 5).

Şeful

Departamentului de Audit Intern

9. Organizează o şedinţă de analiză a obiectivelor de audit, a

riscurilor şi criteriilor de evaluare a acestora. După caz, poate dispune reevaluarea obiectivelor şi riscurile identificate;10. Aprobă Tabelul Analiza riscurilor.

Auditorii 11. Reţin Tabelul Analiza riscurilor în dosarul misiunii de audit

intern.

Page 18: Misiune de Audit Buna

36

Anexa nr. Procedura - P05: Analiza riscurilor

S.C. DEICHMANN COMERCIALIZARE INCALTAMINTE SRL.Compartimentul de audit intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORAŞI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Misiunea de audit:Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2012 – 31.12.2012Întocmit: DRAGOS DIANA – auditor intern.Avizat: GINJU ANDREEA – auditor intern.

Factori de risc(Fi)

Ponderea factorilor de risc (Pi)

Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

N 1 N 2 N 3

Aprecierea controlului intern F1

P1 – 50%Există proceduri şi se aplică

Există proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplică

Nu există proceduri

Aprecierea cantitativă F2

P2 – 30%Impact financiar scăzut

Impact financiar mediu

Impact financiar ridicat

Aprecierea calitativă F3

P3 – 20%Vulnerabilitate mică

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitate mare

Notă:Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de risc, ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor.Cei trei factori de risc sunt stabiliţi prin normele generale şi sunt acoperitori pentru entitate, însă dacă dorim să evidenţiem şi alţi factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, trebuie să se aibă în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.

Page 19: Misiune de Audit Buna

37

Anexa 5.

TABEL ANALIZA RISCURILOR

Obiective/obiectiveAuditabile

RiscuriIdentificate

P150%

P230%

P320%

PunctajTotal

1.Organizarea recrutarii personalului1.1 Publicarea anuntului de recrutare de personal

Anuntul a fost facut public prin prezentarea afisului in vitrina magazinului, cat si la intrarea in incinta magazinului la InfoPoint.

10.5

10.3

10.2

1

1.2 organizarea interviurilor Anuntul de interviu nu este publicat pe site-ul firmei cu cel putin 30 de zile inainte de data sustinerii interviului

21

10.3

20.4

1,70

Nu este raspunzator pentru sustinerea interviului seful de magazin ci responsabilul superior

10.5

10.5

10.5

1,50

Nu sunt probe standardizate pentru sustinerea interviulu (este un interviu liber)

21

10.3

20.4

1.7

Intrebarile si raspunsurile nu sunt consemnate intr-un raport

21

20.6

20.4

2,00

2. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului2.1 Stabilirea elementelor de natura salariala

Stabilirea gresita a unui spor de lucru pentru complexitatea in munca

21

20.6

10.2

1.8

Acordarea de salarii de merit necuvenite

21

10.3

30.6

1.9

2.2 Modificarea drepturilor salariale

Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale

21

20.6

20.4

2

Page 20: Misiune de Audit Buna

38

2.3 Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

31.5

20.6

20.4

2.5

3. Evidenta prezentei, invoiriilor, concediiilor7. Utilizarea foilor colective de

prezenţăEvidenta prezentei nu este

efectuata conform princiilor de conformitate

31.5

20.6

20.4

2.5

8. Evidenţa concediilor de odihnă

Evidenta concediilor de odihna nu se încadrează in principiile de conformitate

10.5

20.6

10.2

1.3

9.4 Evolutia carierei personalului

10.Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii

Nu s-a respectat vechimea in munca pentru promovarea si ocuparea unei functii suplimentare

21

10.3

10.2

1.5

5 Pregatirea continua a personaluluiPlanuri individuale de pregatire profesionala

Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregătire profesională nu au fost nominalizate

21

10.3

20.4

1.7

Sistemul indicatorilor de performanta privind pregatirea profesionala

Persoanele responsabile pentru urmărirea realizării indicatorilor de performanţă nu au fost stabilite

21

10.3

20.4

1.7

6 Gestionarea carnetelor de muncaNorme si proceduri referitoare la gestionarea carnetelor de munca

Insuficienţa procedurilor şi normelor referitoare la gestionarea carnetelor de munca

21

20.6

10.2

1.8

Constituirea dosarelor pentru fiecare salariat in parte

Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite

10.5

20.6

20.4

1.5

7. Arhivarea documentelorNorme si proceduri

privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus in cadrul normelor şi procedurilor

10.5

20.6

20.4

1.5

Desemnarea de personal responsabil cu arhivarea documentelor

Atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune a

21

30.9

20.4

2.3

Page 21: Misiune de Audit Buna

39

resurselor umane nu au fost nominalizate

NOTA:Stabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al riscului este documentul din procedura de Analiza riscurilor în care auditorul evaluează riscurile pe baza documentelor în posesia cărora a intrat până în acest moment, dar şi a expertizei personale în domeniu.Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar şi în funcţie de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ş.a.) şi pentru continuarea analizei, au împărţit riscurile, în următoarele trei categorii.

Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,2 Riscuri mari 2,3 - 3,0

Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate şi din aceste motive auditorii interni aduc îmbunătăţiri acestei lucrări pe toată durata misiunii de audit pe toată perioada intervenţiei la faţa locului în funcţie de informaţiile privind activităţile auditate şi a riscurilor ataşate acestora, pe care le constată.

0

Page 22: Misiune de Audit Buna

40

Risc Clasificarea

riscului

Probabilitate

Impact Descrierea

consecinţei

Strategia

existenta

Clasificarea

riscului rezidual

Strategii

Necesare

1. Organizarea recrutarii personalului1.2 organizarea interviurilor

Intrebarile si raspunsurile interviului nu sunt consemnate intr-un raport

Mediu Ridicata Control – mediuFinanciar – mediuVulnerabilitate –medie

Nu este o evidinta a candidatilor si nu se poate sustine obiectivitatea alegerii

Norme interne

Ridicat Instituirea unei proceduri privind consemnarea intrebarilor si

2. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Stabilirea gresita a unui spor de lucru pentru complexitatea in munca

Mediu Scazuta Control – mediuFinanciar – mediuVulnerabilitate – scăzută

Ocheltuieli nejustificate pentru bugetul firmei

Legea nr.53/2003 Codul Muncii

Mic Respectarea procedurilor scrise

Acordarea de salarii de merit necuvenite

Mediu Scazuta Control – mediuFinanciar –mediuVulnerabilitate – ridicata

Plata unor sume necuvenite din bugetul firmei

Legea nr.53/2003 Codul Muncii

Ridicat

Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale

Mediu Medie Control – mediuFinanciar –mediuVulnerabilitate – ridicata

Reflectarea nereala a situatiei personalului in documentele administrative

Legea nr.53/2003 Codul Muncii

Mic Respectarea procedurilor legale

3. Evidenta prezentei, invoiriilor, concediiilor

Evidenta prezentei nu este efectuata conform princiilor de conformitate

Ridicat Ridicata Control – ridicatFinanciar –ridicatVulnerabilitate - scazut

Incalcarea drepturilor, inregistrarea eronata si favorizarea anumitor angajati

Reglementari contabile

Mic Stabilirea clara de proceduri privind evidenta salariatilor

Page 23: Misiune de Audit Buna

41

6 Gestionarea carnetelor de munca

I Insuficienţa proceprocedurilor şi

normelor referitoare la gestionarea

carnetelor de munca

Mediu Ridicata Control – mediuFinanciar –mediuVulnerabilitate - scazut

Ridicat Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de munca

7. Arhivarea documentelor

Atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate

Mare Ridicata Control – mediuFinanciar –ridicatVulnerabilitate - mediu

In lipsa unei persoane responsabile cu aceasta activitate exista probabilitate pierferii/disparitiei documentelor, dificultate in gasirea documentelor

Pct. 50-57 din Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 Art. 149 alin. (6) din Codul fiscal Art. 261 din Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale.

Ridicat Elaborare de proceduri scrise si desemnarea unui responsabil din cadrul firmei pentru activitatea de arhivare

Risc rezidual este mic daca este lesgislatie, daca nu este legislatie ramane mare.

Page 24: Misiune de Audit Buna

42

7. PROCEDURA ELABORAREA PROGRAMULUI MISIUNII DE AUDIT

Scopul:

Desfăşurarea în bune condiţiuni a misiunii de audit intern, cu respectarea tuturor etapelor şi procedurilor în vederea acoperirii tuturor obiectivelor auditabile şi a riscurilor asociate acestora.

Premise:

Programul misiunii de audit este un document de lucru al echipei de audit intern desemnate, întocmit în baza tematicii detaliate. Pentru fiecare obiectiv sunt precizate activităţile concrete de efectuat ( studii, cuantificări, teste, controale, analize etc ) precum şi repartizarea acestor activităţi pe membrii echipei de audit intern şi perioadele de timp în care respectivele activităţi vor fi executate.

Procedura:

Şeful Departamentului

Audit Intern

1. Întocmeşte programul misiunii de audit intern (Anexa

6);

2. Organizează o şedinţă de analiză a programului misiunii de audit intern cu toţi auditorii desemnaţi;

Auditorii 3. Reţin programul de audit în dosarul misiunii.

4. Aplică prevederile programului în efectuarea misiunii de audit intern.

Page 25: Misiune de Audit Buna

43

Anexa 6.

PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT COMPONENTE DE BAZA

1. Definirea obiectivului auditului intern. 14.11.2013

Misiune de audit intern privind ,,Modul de Organizare a Activitatii de Gestiune a Resurselor Umane

Organizarea recrutarii personalului Stabilirea drepurilor salariale cuvenite personalului Evidenta prezentei, invoirilor, concediilor Evolutia carierei personalului Pregatirea profesionala continua a personalului Gestionarea carnetelor de munca Arhivarea documentelor

2. Colectarea si prelucrarea informaţiilor cu privire la activitatea auditată. 15.11.2013Activitate efectuata in cadrul procedurii nr. 5. In cadrul acestei proceduri s-au

elaborat fisa de colectare a informatiilor si chestionarul de luare la cunostinta.

3. Evaluarea riscurilor si ierarhizarea acestora. 20.11.2013S-a intocmit in cadrul procedurii nr 6.

4. Elaborarea procedurilor de audit. 01.12.2013

5. Elaborarea chestionarelor. 6.12.2013

6. Completarea chestionarelor. 8.12.20137. Prelucrarea rezultatelor. 9.12.20138. Elaborarea foii de identificare si analiza a problemei. 11.12.20139. Colectarea probelor de audit. 13.12.201310. Revizuirea documentelor. 15.12.201311. Elaborarea proiectului de raport de audit intern. 17.12.2013

12. Discutarea proiectului de raport de audit intern cu structurile auditate şi soluţionarea contradicţiilor.

13. Finalizarea raportului de audit intern. Finalizarea misiunii de audit intern 01.01.2014

14. Prezentarea raportului de audit intern Comitetului de Audit.

15. Urmărirea aplicării recomandărilor.

Page 26: Misiune de Audit Buna

44

8. PROCEDURA ŞEDINŢA DE DESCHIDERE 28.

Scopul :

Prezentarea, într-un cadru organizat, a membrilor echipei de audit intern, a scopului misiunii, obiectivelor urmărite şi procedurilor de lucru.

Premise:

Participanţii la şedinţa de deschidere sunt membrii echipei de audit şi şefii structurii / activităţii auditate. Locul de desfăşurare este locul de desfăşurare al activităţii auditate.

Procedura:

1. prezentarea echipei de audit intern;

DRAGOS DIANA

MAGDA IOANA

2. prezentarea aprofundată a obiectivelor generale ale auditului intern; Organizarea recrutarii personalului Stabilirea drepurilor salariale cuvenite personalului Evidenta prezentei, invoirilor, concediilor Evolutia carierei personalului Pregatirea profesionala continua a personalului Gestionarea carnetelor de munca Arhivarea documentelor

3. prezentarea tematicii şi obiectivelor misiunii de audit, programului de audit etc;

4. stabilirea persoanelor cu care auditorii trebuie să lucreze, fie pentru a efectua teste, fie pentru a lua interviuri şi a culege informaţii precum şi stabilirea calendarului întâlnirilor;

GINJU ANDREEA, contact 0767125466.

5. logistica misiunii;

6. prezentarea procedurilor de audit.

Page 27: Misiune de Audit Buna

45

9. PROCEDURA COLECTAREA PROBELOR DE AUDIT

Scopul:

Asigurarea unei baze documentare relevante şi rezonabile pentru formularea constatărilor şi concluziilor auditorilor.

Premise:

Colectarea informaţiilor şi probelor de audit în conformitate cu obiectivele fixate. Se produc astfel probele de audit în baza cărora auditorii vor formula constatări, concluzii şi propuneri pentru înlăturarea deficienţelor identificate.

Procedura:

Auditorii 1. Efectuează testările şi procedurile stabilite în programul de

audit;

2. Apreciază dacă probele obţinute sunt suficiente, relevante, complete;

3. Colectează documente care să servească la argumentarea concluziilor finale;

4. Întocmesc foile de lucru (Anexa 7 a) şi Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor – FIAP (Anexa 7 b);

Şeful misiunii de audit 5. Analizează şi aprobă testele;

6. Revede şi aprobă fişele de lucru şi Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor;

7. În funcţie de constatările incluse în FIAP poate propune, şefului Departamentului de Audit Intern, extinderea verificărilor şi testelor în limita obiectivelor de audit ale misiunii;

Şeful departamentului

de audit intern

8. În cazuri deosebite, dispune extinderea testelor si a verificărilor şi orice alte măsuri pe care le consideră necesare;

Page 28: Misiune de Audit Buna

40

Procedura – P08: Colectarea dovezilorCompartimentul de Audit Intern

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2012 – 31.12.2012Întocmit: Magda Ioana Avizat: Ginju Andreea

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Obiectivul I.

ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Organizarea interviurilor- există un sistem procedural privind organizarea interviurilor? X- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind organizarea

interviurilor?X

Există, dar nu sunt formalizate

- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X- atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea

sarcinilor prin proceduri şi compararea acestora cu cele prevăzute în fişa postului:

X

- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor şi corespund cu atribuţiile din fişele postului- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuţiile din fişele postului- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuţiile din fişele postului, care la rândul lor sunt incomplete/neactualizate;

X

- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor şi nici nu corespund cu atribuţiile din fişele postului;- există proceduri?/ (nu există proceduri?)

- dacă “da”, vă rugăm să ne înaintaţi fişa postului. X Fişa postului- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea

profesională necesare postului?X

- persoanele responsabile cu interviurile au experienţa şi pregătirea necesară?

X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista activităţilor

Page 29: Misiune de Audit Buna

40

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

- există un sistem privind susţinerea interviurilor?X

Există, dar nu sunt formalizate

- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiecti-vului?

X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XObiectivul II.STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUIStabilirea elementelor de natura salarială- există un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de

natură salarială?X

Există dar nu sunt formalizate

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X- există stabilită persoană responsabilă pentru elaborarea şi

actualizarea procedurilor?X

- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiecti-vului?

X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea

profesională necesare postului?X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postuluiModificarea drepturilor salariale- există un sistem procedural de organizare al activităţii privind

modificarea şi comunicarea drepturilor salariale?X

Există, dar nu este formalizat

- există stabilită persoana responsabilă? X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea

profesională necesare postului?X

- există responsabil cu actualizarea sistematică a procedurilor? X- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiecti-

vului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XSalarizarea muncii peste programul normal de lucru- exista un sistem procedural privind timpul lucrat peste

programul normal de lucru?X

Există dar nu este formalizat

- se ţine un registru special? X- aveţi stabilit un responsabil pentru analiza şi aprobarea

fundamentării timpului lucrat peste programul normal de lucru?X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului- aveţi stabilit un responsabil privind aprobarea efectuării muncii

peste programul normal de lucru?X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea

profesională necesare postului?X

- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiecti-vului?

X

Page 30: Misiune de Audit Buna

40

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XObiectivul III.EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR ŞI RECUPERĂRILOR- există un sistem general de norme şi proceduri referitoare la

modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperărilor?

XExistă, dar nu este formalizat

- dacă da, vă rugăm ni-l furnizaţi? X- aveţi un responsabil pentru supravegherea şi actualizarea acestui

sistem?X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului- există personal responsabil pentru completarea foilor colective de

prezenţă şi pentru evidenţa concediilor de odihnă, concediilor medicale şi a concediilor de studii?

X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişele posturilor respective.

X

- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiecti-vului?

X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XObiectivul IV.EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI- există o procedură scrisă şi formalizată?

XExistă, dar nu este formalizată

- dacă da, vă rugăm sa ne furnizaţi un exemplar. X- este asigurată concordanţa între obiectivele entităţii şi capacitatea

profesională a personalului?X

- există un responsabil cu îmbunătăţirea/actualizarea acesteia? X- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa

postului.X

- există planuri de acţiune pentru realizarea concordanţei? X- dacă da, vă rugăm să ni le furnizaţi. X Plan de acţiune- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiecti-

vului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X

Obiectivul V.

PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

- există proceduri scrise şi formalizate?X

Există, dar nu sunt formalizate

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X- modificarea politicilor/obiectivelor au influenţat fundamentarea

planurilor de pregătire profesională?X

- planurile individuale sunt adaptate la cerinţele de pregătire X

Page 31: Misiune de Audit Buna

40

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

profesională ale fiecărui salariat?- există o fundamentare detaliată a planurilor? X- aveţi persoane responsabile cu elaborarea planurilor strategice şi

anuale de pregătire profesională?X

- există persoane responsabile cu elaborarea planurilor individuale de pregătire profesională?

X

- aveţi persoane responsabile cu realizarea programelor de pregătire profesională? X

- vă rugăm să ne prezentaţi atribuţiile specifice acestor funcţii. X Fişa postului- există un sistem de indicatori de performanţă privind pregătirea

profesională?X

- dacă da, vă rugam sa ne furnizaţi sistemul de indicatori. X- există persoana responsabila cu urmărirea realizării indicatorilor

de performanţă?X

- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.

X

- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiecti-vului?

X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista de activităţi

Obiectivul VI.

GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

- există un sistem pentru gestionarea carnetelor de muncă? X- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi competenţele necesare. X- aveţi personal responsabil? X- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişa

postului.X Fişa postului

- sunt nominalizate persoanele care au acces la carnetele de muncă?

X

- dacă da, vă rugăm să ne prezentaţi situaţia cu persoanele care au acces.

X Listă persoane

- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiecti-vului?

X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- există proceduri scrise şi formalizate?

XExistă, dar nu sunt formalizate

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X

Obiectivul VII.

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

- aveţi un sistem privind organizarea arhivării documentelor? X- există persoană desemnată pentru activitatea de arhivare a

dosarelor aferente activităţii de gestiune a resurselor umane?X

Page 32: Misiune de Audit Buna

40

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.

X Fişa postului

- persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesară? X- vă rugăm să ne furnizaţi atribuţiile postului. X- spaţiul destinat arhivării documentelor corespunde cerinţelor? X- completaţi lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subo-

biectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind arhivarea

documentelor?X

Există, dar nu sunt formalizate

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X

LISTA DE VERIFICARE NR. 1Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

TEST NR. 1 Modul de organizare al interviurilorFIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 1

LISTA DE VERIFICARE NR. 2Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

TEST NR. 2 Stabilirea elementelor de natura salarialaCENTRALIZATORprivind stabilirea elementelor de natură salarialăcuprinzând Listele de control nr. 1 – 6

LISTA DE VERIFICARE NR. 3

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Testul nr. 3 Modificarea drepturilor salariale

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 1

LISTA DE VERIFICARE NR. 4

Obiectivul VI. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCATEST NR. 4 Modul de completare al carnetelor de muncă

INTERVIU privind verificarea existenţei procedurilor scrise şi actualizarea carnetelor de muncă adresat salariaţilor care operează în carnetele de muncă

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 2Neactualizarea carnetelor de munca

Page 33: Misiune de Audit Buna

40

LISTA DE VERIFICARE NR. 5 OBIECTIVUL VII. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

INTERVIU privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor adresat domnei Voisan Paula, sef de magazin la SC DEICHMANN COMERCIALIZARE INCALTAMINTE SRL

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 3Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Compartimentului Resurse Umane

Page 34: Misiune de Audit Buna

40

LISTA DE VERIFICARE NR. 1Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Nr. crt.

Activitatea de audit DA NU OBS.

1. Organizarea interviului(Obiecte auditabile - LC)

Obiecte auditabile (TD)

1.1. Examinarea procedurii privind organizarea şi analiza cv-urilor candidaţilor pentru ocuparea posturilor:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor

necesare organizării interviurilor:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -

c) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; - -

d) oferirea unor exemple în acest sens; - -

e) prevederea situaţiilor de respingere a dosarelor candidaţilor;

- -

f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor; - -

g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor; - -

h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei contestaţiilor;

- -

i) existenţa componentei de actualizare a procedurii; - -1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale

procesului;- -

1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; - -1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru persoana desemnata cu

sustinerea interviurilor, respectiv verificarea statului de funcţii, publicarea anunţului de interviu, întocmirea procesului verbal privind analiza cv-urilor şi soluţionarea contestaţiilor, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente;

- -

1.1.5. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu cele cuprinse în fişele

posturilor- -

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în organizarea interviurilor

- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -

b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -

c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

a) completarea formularului de înscriere - -Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al interviului, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.), implică verificarea:

X Test nr. 2

a)existenţei posturilor în statul de funcţii; X - Liste de

Page 35: Misiune de Audit Buna

40

Nr. crt.

Activitatea de audit DA NU OBS.

control- Centralizatorul privind modul de organizare al concursurilor

b) solicitărea aprobarii sustinerii interviului de catre seful de magazin ierarhicului superior

X

c)emiteriea aprobarii pentru oragnizarea si sustinerea interviului Xd) publicării anunţului de interviu în incinta magazinului, in

locul destinat Info Point, precum si pe site-ul firmei cu cel puţin 30 de zile înaintea desfăşurării interviurilor;

X

e)depunerii cv-urilor candidaţilor în termen de 20 de zile de la publicare;

X

f) îndeplinirii condiţiilor inscrise in anuntul de angajare X1.8. Examinarea Procesului verbal de selecţie a angajatilor în care au fost

verificate:X

a) selectarea cv-urilor candidaţilor conforme cu cerintele postului în termen de 5 zile lucrătoare

X

b) consemnarea afişării rezultatelor selectării dosarelor în termen de 5 zile lucrătoare;

X

c) existenţa menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul cv-ul selectat;

X

d) concordanţa între numărul de cv-uri şi cele cuprinse în Procesul verbal;

-

e) existenţa tuturor semnăturilor persoanelor carfe participa la selectie în Procesul verbal de selecţie a angajatilor.

- -

1.10. Analiza modalităţilor de arhivare - -

Data: 20.11.2013

Auditor intern,

Ginju Andreea

Page 36: Misiune de Audit Buna

40

Procedura - P08: Colectarea dovezilor

Compartimentul de Audit Intern

TEST NR. 1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2012 – 31.12.2012

Obiectul testului:Modul de organizare al interviurilor

Obiectivele testului:Evaluarea modului de organizare si de evidenta a interviurilor

Descrierea testului:În anul 2013, au fost organizate 2 interviuri pentru ocuparea pentru ocuoparea a 2

posturi de vanzatoare. Candidatii admisi pentru interviu au fost selectati in urma cv-urilor depuse in cadrul magazinului.

Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.), implică verificarea:- existenţei posturilor ;- publicării anunţului de interviu pe site-ul firmei si in incinta magazinului la Info

Point cu cel puţin 15 de zile înaintea desfăşurării interviurilor;- depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la publicare;- îndeplinirii condiţiilor de vechime.

Examinarea Procesului verbal de selecţie a candidatilor:- verificarea selectării cv-urilor candidatilor în termen de 5 zile lucrătoare;- verificarea existenţei menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul cv-urilor

selectate.Testarea s-a concretizat în verficarea tuturor cv-urilor admise la interviuri daca

corespund cerintelor anuntului de angajare precum si modul de gestionare, planificare si sustinere a interviurilor.

Constatări Din verificările efectuate şi analiza efectuata asupra intregului proces de selectie si de

alegerea candidatilor s-a identificat faptul ca nu sunt consemnate intr-un raport intrebarile si raspunsurile candidatilor care participa la interviul final de angajare.

ConcluziiÎn baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2.

Data: 25.11.2013 Auditor intern, Supervizor, Magda Ioana Ginju Andreea

Page 37: Misiune de Audit Buna

40

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2012 – 31.12.2012

PROBLEMANeînregistrarea intr-un raport a candidatilor participanti, a intrebarilor si raspunsurilor

candidatilor

CONSTATAREA

Din analiza a 10 candidati supusi interviului, nu s-a operat in niciun raport intrebarile si raspunsurile aferente acestora pe toata durata a celor 2 interviuri.

CAUZE

- Nerespectarea atribuţiilor de serviciu prevăzute în fisa postului pentru persoana desemnata cu atributii de selectie a personalului.

CONSECINŢE

-Inexistenta unei situatii reale a candidatilor si a viitorilor angajati pentru firma.

-nerespectarea principiului de obiectvitate si de egalitate a sanselor

- fiind un interviu liber fara o testare adecvata si fara o dovada a raspunsurilor date nu se poate dimensiona cu exactitate capacitatea candidatilor de a indeplini cerintele postului.

RECOMANDĂRI

-realizarea de proceduri scrise pentru elaborarea unui intreviu standardizat

Întocmit, Supervizat, Magda Ioana Ginju Andreea

Page 38: Misiune de Audit Buna

40

LISTA DE VERIFICARE NR. 2Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1. Stabilirea elementelor de natură salarială Obiecte auditabile

1.1. Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natură salarială:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor

aferente stabilirii elementelor de natură salarială:- -

a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) precizarea modalităţilor de acordare a drepturilor salariale; - -

c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;

- -

d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale; - -

e) oferirea unor exemple în acest sens; - -

f) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale

procesului;- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind stabilirea drepturilor

salariale în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu

responsabilităţi în stabilirea drepturilor salariale- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -

b) au constatat disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -

c) au propuneri de perfecţionare a procedurii? - -1.5. Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: X TEST nr. 5

a) salariului de bază X - Liste de control- Centralizator privind sabilirea elementelor

b) indemnizaţiei de conducere X

c) sporului pentru complexitatea în muncă X

d) sporului de vechime în muncă X

e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte X

f) salariului de merit X

Page 39: Misiune de Audit Buna

40

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

de natură g) sistemului de premiere X

1.6. Analiza modalităţilor de arhivare a documentelor - -

Data: 28.11.2013

Auditor intern,Ginju Andreea

Page 40: Misiune de Audit Buna

40

Anexa nr. 16Procedura - P08: Colectarea dovezilor

Compartimentu de Audit Intern

TEST NR. 2

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2012 – 31.12.2012

Obiectul testuluiStabilirea elementelor de natură salarială

Obiectivele testuluiExaminarea respectării conformităţii privind acordarea drepturilor salariale

Descrierea testuluiEşantionul va cuprinde dosarele ale celor 6 angajati în anul 2012.Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, poz.

1.5 după cum urmează:- salariul de bază;- indemnizaţia de conducere;- sporul pentru complexitate în muncă;- sporul de vechime în muncă;- salariul de merit.

În acest scop, s-au elaborat liste de control, pentru fiecare angajat, care au fost completate cu drepturile salariale stabilite de auditori interni şi comparate cu cele din contractele de munca.

Pe baza listelor de control s-a elaborat Centralizatorul privind stabilirea elementelor de natuă salarială, prezentate în anexă.

ConstatăriDin testarea elementelor care au stat la baza întocmirii contractului de munca pentru

un angajat, conform Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natură salarială, prezentat în Anexă, s-a constatat acordarea eronată a salariului de bază pentru doamna Nicoleta Pavel, aferent funcţiei de asistent vanzari. S-a constat o neactualizare a contractului de munca dupa decizia de avansare la nivelul de asistenta.

Datorită constatării cu întârziere a erorii de către Serviciul salarizare, care avea obligaţia verificării conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ nu s-au efectuat platile necesare pentru luna in care s-a incadrat diferit contractul. Ulterior, sumele au fost recuperate de persoana in cauza.

Concluzii În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 2.

Page 41: Misiune de Audit Buna

40

Data: Auditor intern, Supervizor,Magda Ioana Ginju Andreea

la

CENTRALIZATORprivind stabilirea elementelor de natură salarială

cuprinzând Listele de control nr. 1 - 6

Elemente testate

Salariul de bază

Indemnizaţii de conducere

Sporul pentru complexitate în muncă

Sporul de vechime în muncă

Salariul de merit

Angajati

Voisan Paula- Sef de magazin

X X X X X

Pavel Nicoleta – Asistenta vanzari

X X X X X

Dragomir Ioana –Asistenta vanzari

FIAP X X X X

Tamas Diana -vanzatoare

X X X X X

Gangiu Andreea -vanzatoare

X X X X X

Diana Munteanvanzatoare

X X X X X

Data: 1.12.2013Auditor intern,Ginju Andreea

Page 42: Misiune de Audit Buna

40

LISTA DE CONTROL NR. 1privind stabilirea elementelor de natură salarială pentru postul Asistent vanzari

Angajati

Dragomir Ioana –Asistent vanzari

Observaţii

Elemente testate

Salariul de bază XIndemnizaţii de conducere XSporul pentru complexitate în muncă

X

Sporul de vechime în muncă XSalariul de merit XSistem de premiere X

Data: Auditor intern,Ginju Andreea

LISTA DE CONTROL NR. 2privind stabilirea elementelor de natură salarială pentru postul de asistent la DBFC

Angajati

Tamas Diana–vanzatoare

Observaţii

Elemente testate

Salariul de bază XIndemnizaţii de conducere XSporul pentru complexitate în muncă

X

Sporul de vechime în muncă XSalariul de merit XSistem de premiere X

Data: 1.12.2013Auditor intern,Ginju Andreea

Page 43: Misiune de Audit Buna

40

LISTA DE CONTROL NR. 3privind stabilirea elementelor de natură salarială pentru postul de consilier superior la DBFC

AngajatiDiana Munteanvanzatoare Observaţii

Elemente testate

Salariul de bază Se va elabora FIAPIndemnizaţii de conducere XSporul pentru complexitate în muncă

X

Sporul de vechime în muncă XSalariul de merit XSistem de premiere X

Data: Auditor intern,Georgescu Ion

LISTA DE CONTROL NR. 4privind stabilirea elementelor de natură salarială pentru postul de consilier principal la DADR

angajati

Voisan Paula–Sef de magazin

Observaţii

Elemente testate

Salariul de bază XIndemnizaţii de conducere XSporul pentru complexitate în muncă

X

Sporul de vechime în muncă XSalariul de merit XSistem de premiere X

Data: 1.12.2013

Page 44: Misiune de Audit Buna

40

Auditor intern,Ginju Andreea LISTA DE CONTROL NR. 5privind stabilirea elementelor de natură salarială pentru postul de consilier superior la DAI

angajati

Gangiu Andreea – vanzatoare

Observaţii

Elemente testate

Salariul de bază XIndemnizaţii de conducere XSporul pentru complexitate în muncă

X

Sporul de vechime în muncă XSporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

X

Salariul de merit XSistem de premiere X

Data: 1.12.2013Auditor intern,Georgescu Ion

LISTA DE CONTROL NR. 6privind stabilirea elementelor de natură salarială pentru postul de consilier principal la DAI

angajati

Dragomir Diana Observaţii

Elemente testate

Salariul de bază XIndemnizaţii de conducere XSporul pentru complexitate în muncă

X

Sporul de vechime în muncă XSalariul de merit XSistem de premiere X

Data: 01.12. 2013Auditor intern,

Page 45: Misiune de Audit Buna

40

Ginju Andreea

LISTA DE VERIFICARE NR. 3Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1. Modificarea drepturilor salariale

1.1. Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natură salarială:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor

aferente fundamentării şi comunicării modificărilor drepturilor salariale:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) precizarea modalităţilor de acordare a drepturilor salariale; - -

c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului;

- -

d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale; - -

e) oferirea unor exemple în acest sens; - -

f) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale

procesului;- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind fundamentarea şi

comunicarea modificărilor drepturilor salariale în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Punerea de acord atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu

responsabilităţi în fundamentarea şi comunicarea modificărilor drepturilor salariale

- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -

b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -

c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -1.5. Examinarea datei ultimei actualizări a drepturilor salariale - -1.6. Recalcularea majorărilor salariale, urmare a creşterii vechimii în muncă - -1.7. Analiza creşterilor/diminuărilor salariale, urmare a evaluărilor anuale - -1.8. Analiza diminuărilor salariale, urmare a aplicării sancţiunilor: X Test nr. 6

a) modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul unitatii;

X - Liste de control

Page 46: Misiune de Audit Buna

40

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

- Centralizator privind diminuarea drepurilor salariale

b) existenţa deciziei sefului de magazin de diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de disciplină.

X

1.9. Verificarea existenţei concordanţei atribuţiilor din fişele posturilor cu cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională

- -

1.10. Verificarea operării în carnetele de muncă a diminuării drepturilor salariale

X- Liste de control - Centralizator privind diminuarea drepurilor salariale

1.11. Diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor

X

1.12. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -

Data: 10.12.2013

Auditor intern,

Ginju Andreea

Page 47: Misiune de Audit Buna

40

Anexa nr. 16Procedura - P08: Colectarea dovezilor

Compartimentul de Audit Intern

TEST NR. 3

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2012 – 31.12.2012

Obiectul testuluiModificarea drepturilor salariale

Obiectivele testuluiOperarea modificărilor drepturilor salariale

Descrierea testuluiS-a indentificat din cele 6 dosare analizate 2 cazuri de diminuare salariala pentru

anul 2012.Verificarea va consta în examinarea operării modificărilor salariale ca urmare a

sancţionării abaterilor de la regulamente în baza de date electronică în dosarele profesionale şi în carnetele de muncă ale salariaţilor.

Pentru salariatul sancţionat disciplinar s-a întocmit o listă de control pe baza elementelor prevăzute în Lista de verificare nr. 6, după cum urmează:

- modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de seful de magazin, dupa atentionarea ierarhicului superior.

- existenţa deciziei conducătorului entităţii de diminuare a drepturilor salariale la propunerea superiorului;

- diminuarea drepturilor salariale a fost operată în carnetul de muncă;- diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor.

Listele de control au fost preluate în Centralizatorul privind diminuarea drepturilor salariale urmare a aplicării sancţiunilor disciplinare, prezentate în anexă.

ConstatăriDin analiză s-a constatat că, într-un singur caz, respectiv cel al doamnei Diana

Muntean, sancţiunea de 5%, aplicată la salariul de bază, a fost operată în baza de date electronică şi reţinută din drepturile salariale, dar nu a fost operată şi în carnetul de muncă.

Concluzii În baza acestui test s-a întocmit FIAP .

Data: 15.12.2013 Auditor intern, Supervizor,Magda Ioana Ginju Andreea

Page 48: Misiune de Audit Buna

40

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2012 – 31.12.2012

PROBLEMANeînregistrarea modificărilor drepturilor salariale în carnetul de muncă

CONSTATAREA

Din analiza personalului care a fost sancţionat, în anul 2012, respectiv 2 salariaţi, s-a constatat că într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din drepturile salariale şi operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă.

CAUZE

- Nerespectarea atribuţiilor de serviciu prevăzute în fişa postului de către persoana autorizată cu operarea în carnetele de muncă;

CONSECINŢE

- Reflectarea nereală a situaţiei personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei vanzatorilor, în mod special în situaţia unui transfer.

RECOMANDĂRI

- Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere în anul 2012 pentru a se depista dacă există nereguli în modul de aplicare al sancţiunilor;

- Implementarea unui nivel de control intern ierarhic suplimentar.

Întocmit, Supervizat,

Magda Ioana Ginju Andreea

Page 49: Misiune de Audit Buna

40

LISTA DE VERIFICARE NR. 4

Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1.Gestionarea carnetelor de muncă Obiecte

auditabile 1.1. Examinarea procedurii privind gestionarea carnetelor de muncă:

1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor privind gestionarea carnetelor de muncă:a) aprobarea procedurii de către persoanele

competente;- -

b) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;

- -

c) precizarea modalităţii de gestionare a carnetelor de muncă;

- -

d) precizarea elementelor de identificare, familiale, de studii, profesionale şi salariale obligatorii, cuprinse în carnetele de muncă;

- -

e) precizarea persoanelor care au drept de acces pentru consultarea carnetelor de muncă;

- -

f) precizarea elementelor ce asigură securitatea carnetelor de muncă;

- -

g) oferirea unor exemple în acest sens. - -h) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -

1.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului;

- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind gestionarea

carnetelor de muncă;- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu

responsabilităţi în gestionarea carnetelor de muncă- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:

a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

Page 50: Misiune de Audit Buna

40

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1.5. Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la carnetele de muncă

- -

1.6. Analiza sistemului de securitate al carnetelor de muncă - -1.7. Verificarea existenţei procedurilor scrise pentru completarea

carnetului de muncăX Interviu

1.8. Verificarea completării cu datele de identificare extraprofesionale:

X TEST

a) nume şi prenume; X Liste de control privind evidenţa carnetelor de muncă

b) situaţia militară; X

c) starea civilă; X

d) documente care atestă studiile X1.9. Verificarea corectitudinii înregistrării elementelor salariale în

carnetele de muncă:X TEST

a) salariul de bază înscris în Decizia de numire este corespunzător categoriei, clasei şi gradului funcţiei;

X

Liste de control privind evidenţa carnetelor de muncă

b) sporul de vechime; X

c) indemnizaţia de conducere; X

d) sporul pentru titlul ştiinţific de doctor; X

e) sporul pentru complexitatea în muncă; X

f) sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte; X

g) salariul de merit X1.10. Punerea de acord a datelor înscrise din carnetele de muncă cu

cele din dosarele profesionale- -

1.11. Verificarea certificării carnetelor de muncă X TEST 1.12. Verificarea actualizării sistematice a carnetelor de muncă

(schimbarea numelui, schimbarea încadrării)X

- Interviu-FIAP2

1.13. Analiza modalităţii de arhivare a carnetelor de muncă - -

Page 51: Misiune de Audit Buna

40

Anexa nProcedura - P08: Colectarea dovezilor

ENTITATEA PUBLICĂ

Compartimemtul de Audit Intern

TEST NR. 4

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2012 – 31.12.2012Obiectul testului

Gestionarea carnetelor de muncă

Obiectivul testuluiModul de completare al carnetelor de muncă

Descrierea testului

Pentru verificarea modului de completare al carnetelor de muncă s-a verificat populaţia totală, conform foii de lucru anexate, respectiv 6 de carnete de muncă.

Testarea a urmărit completitudinea si corectitudinea datelor înscrise în carnetele de muncă pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 12, poz. 1. 9., 1.10 şi 1.12., astfel:

Verificarea completării cu datele de identificare extraprofesionale:- nume şi prenume;- situaţia militară;- starea civilă;- studii;

Verificarea corectitudinii înregistrării elementelor salariale în carnetele de muncă:- salariul de bază;- sporul de vechime;- indemnizaţia de conducere;- sporul pentru complexitatea în muncă;- salariul de merit;

Verificarea certificării carnetelor de muncă

Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control privind evidenţa carnetelor de muncă, prezentată în anexă.

ConstatăriÎn urma verificării eşantionului şi pe baza Listei de control privind evidenţa

carnetelor de muncă s-a constatat neînregistrarea unor date obligatorii şi/sau neactualizarea, în totalitate, a carnetelor de muncă, şi anume:

- starea civilă la 2 carnete de muncă şi anume: 117479, 115453;

Page 52: Misiune de Audit Buna

40

- sporul de vechime la 1 carnete de muncă, şi anume: 19999- Analiza a stabilit existenţa unor carnete de muncă incomplete încă de la angajarea

salariaţilor şi, de asemenea, a constatat lipsa de preocupare pentru completarea acestora.Concluzii

În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 12.

Auditor intern, Supervizor Magda Ioana Ginju Andreea

Page 53: Misiune de Audit Buna

40

Compartiment de Audit Intern

INTERVIU

privind verificarea existenţei procedurilor scrise (1.7.)

şi actualizarea carnetelor de muncă (1.12.)

adresat

salariaţilor care operează în carnetele de muncă

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2012 – 31.12.2012

Nr.crt.

ÎNTREBĂRI DA NUOBSERVAŢII

1.Aţi semnat o fişă a postului?

X

2. Activităţile pe care le desfăşuraţi sunt menţionate în fişa postului?

X

3. Există proceduri pentru completarea carnetului de muncă?

X

Lista de verificare nr. 12, poz. 1.7. şi 1.12.

4. Dacă da, vă rugăm să ni le prezentaţi. X5. Activitatea de actualizare a carnetelor de muncă intră în

atribuţiile dvs.?X

6. Activitatea de actualizare este trecută în fişa postului dvs.?

X

7. Vă rugăm să ne prezentaţi o copie de pe fişa postului. X8. Aţi efectuat lunar actualizarea carnetelor de muncă? X9. Când aţi efectuat ultimele actualizări? X Martie 201210. Vă rugăm să ne motivaţi aceasta în scris? X Nota de relaţii

Auditori, Intervievat, Magda Ioana Dragomir Diana

Page 54: Misiune de Audit Buna

40

AnexaProcedura - P08: Colectarea dovezilor

Compartimentul de Audit Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 2

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată 01.01.2012 – 31.12.2012

PROBLEMANeactualizarea carnetelor de muncă

CONSTATAREA

Din testul şi interviul efectuate a rezultat faptul că carnetele de muncă nu sunt actualizate, în special, la rubricile privind starea civilă şi sporul de vechime.

CAUZE

- Personalul angajat în cadrul firmei prin transfer de la alte unitate a prezentat carnete de muncă cu informaţii incomplete, nesolicitându-se aducerea imediată a actelor necesare,

- Efectuarea completării carnetelor de muncă de către persoane care nu au atribuţii şi competenţe stabilite prin fişa postului;

- Inexistenţa procedurilor scrise privind completarea carnetului de muncă.

CONSECINŢE

- Lipsa unei surse de informaţii complete privind datele de identificare, elementele salariale şi profesionale ale angajatilor din cadrul firmei.

RECOMANDĂRI

- Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de muncă şi a atribuţiilor prin fişele de post, seful de magazin;

- Desemnarea unei persoane pentru reverificarea stadiului actualizării carnetelor de muncă şi informarea cu rezultatele acesteia a şefului compartimentului de audit intern;

- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea carnetelor de muncă în care să fie înglobate activităţile de control şi persoanele responsabile;

- Realizarea unui sistem de pregătire profesională a personalului implicat în gestionarea carnetelor de muncă;

- Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări.

Page 55: Misiune de Audit Buna

40

Întocmit, Supervizat, Magda Ioana Ginju Andreea

LISTA DE VERIFICARE NR. 5OBIECTIVUL VII. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Nr. crt.

Activitate de audit DA NU Obs.

1.Arhivarea documentelor

Obiecte auditabile

1.1. Examinarea procedurii privind organizarea activităţii de arhivare a documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a

activităţii de arhivare:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;

- -

c) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -

d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; - -

e) stabilirea termenelor de predare a documentelor la sediul central;

- -

f) exemple în acest sens; - -

g) cuprinde modalitatea de predare-primire a documentelor la arhivă;

- -

h) conţine componenta de actualizare a procedurii. - -1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie

ale procesului;- -

1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; - -1.1.4. Stabilirea locaţiei şi ale condiţiilor pe care trebuie să le

îndeplinească aceasta;- -

1.1.5. Stabilirea responsabilităţilor privind arhivarea documentelor, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fazelor;

- -

1.1.6. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritmi de prelucrare ş.a.

- -

1.1.7. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu cele cuprinse în fişele

posturilor- -

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu - -

Page 56: Misiune de Audit Buna

40

Nr. crt.

Activitate de audit DA NU Obs.

responsabilităţi în activitatea de arhivare a documentelor1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:

a) consideră procedura corespunzătoare? - -

b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -

c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -1.5. Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la

activitatea de arhivare, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.)

X Interviu

a) verificarea numerotării, şnuruirii şi semnării procesului de predare-primire a dosarelor arhivate şi a existenţei opisului

X FIAP nr. 16

b) verificarea existenţei la dosarele arhivate a documentelor trecute în opis

X

Auditor intern,Ginju Andreea

Page 57: Misiune de Audit Buna

40

ANEXA

Compartimentul de Audit Public Intern

INTERVIUprivind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor

adresatdomnei Voisan Paula, sef de magazin la SC DEICHMANN COMERCIALIZARE INCALTAMINTE SRL

Întrebarea nr. 1: Activitatea de pregătire a dosarelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane, în vederea arhivarii este repartizată prin fişa postului unei persoane din cadrul Compartimentului de Resurse Umane?

Răspuns nr. 1: În cadrul Compartimentului de Resurse Umane nu este prevăzut un post de referent care să desfăşoare şi activitatea de arhivare.

Întrebarea nr. 2: Aveţi cunoştinţe privind normele de arhivare a documentelor?

Răspuns nr. 2: Da. Am cunoştinţe generale, dar nu am efectuat cursuri de pregătire de specialitate.

Întrebarea nr. 3: Dosarele cu documentele pregătite spre arhivare au fost numerotate, şnuruite şi opisate?

Răspuns nr. 3: Până la data prezentei misiuni, predarea-primirea documentelor la arhiva s-a realizat prin rotaţie de către sefii de magazin, fără a se efectua, în totalitate, verificarea conţinutului acestora.

Întrebarea nr. 4: Care consideraţi că a fost principala cauză care a generat aspectele negative relevate mai sus?

Răspuns nr. 4: Superficialitatea abordarii acei activitatii din partea angajatilor si nerespectarea normelor interne care vizeaza acest lucru.

Page 58: Misiune de Audit Buna

40

Întrebarea nr. 5: Mai aveţi ceva de adăugat?

Răspuns nr. 5: Nu.

Director Direcţia Resurse Umane, Rădulescu Dumitru

NOTĂ: Pentru constatarea de la nr. 4 se va elabora FIAP.

Page 59: Misiune de Audit Buna

40

Anexa Procedura - P08: Colectarea dovezilor

Compartimentul de Audit Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 3

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2012 – 31.12.2012

PROBLEMANerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Compartimentului

Resurse Umane

CONSTATAREA

Nu exista personal desemnat expres pentru realizarea operatiunii de arhivare.

CAUZE

- Efectuarea parţială a opisării dosarelor, aceasta fiind considerată ca o operaţiune neimportantă;

- Lipsa de personal aferent activităţii de gestiune a resurselor umane;- Nedesemnarea unei persoane care să aibă atribuţii în acest sens;- Inexistenţa procedurilor specifice de arhivare.

CONSECINŢE

- Dificultate în găsirea unor documente deja arhivate;- Posibilitatea pierderii/dispariţiei unor documente;- Timp suplimentar acordat operaţiunii de căutare care afectează activitatea curentă;

RECOMANDĂRI

- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate;

- Desemnarea unui salariat din cadrul Direcţia Resurselor Umane care va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva instituţiei.

Întocmit, Supervizare, Ginju Andreea

Page 60: Misiune de Audit Buna

40

Magda Ioana

10. PROCEDURA REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

Scopul :

Pregătirea şi organizarea documentelor astfel încât acestea să reprezinte o bază documentară relevantă, riguroasă şi solidă pentru formarea unei opinii privind obiectivele auditate.

Premise:

Auditorii revăd documentele de lucru din punct de vedere al conţinutului şi formei, asigurându-se că probele de audit cuprinse în dosarul misiunii de audit intern asigura formarea opiniei.

Procedura:

1. Revizuirea documentelor din punct de vedere al conţinutului si formei.

2. Efectuează modificările necesare in documentele întocmite.

3. Intocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru.

Page 61: Misiune de Audit Buna

41

11. PROCEDURA ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN

Scopul:

Prezentarea cadrului general, obiectivelor, constatărilor, concluziilor şi recomandărilor făcute de auditorii interni.

Premise:

În elaborarea proiectului de raport de audit intern, auditorii utilizează probele de audit consemnate în Fişele de identificare şi analiza problemelor si in Formularul de constatare si raportare a iregularităţilor.

Procedura:

Auditorii 1. Redactează proiectul raportului de audit (Anexa 8).

2. Precizează pentru fiecare constatare din proiectul raportului de audit proba de audit care susţine respectiva constatare;

3. Transmite şefului Departamentului de Audit Intern proiectul raportului de audit împreună cu probele de audit;

Şeful Departamentului

de Audit Intern

4. Analizează proiectul raportului de audit;

5. Stabileşte dacă există constatări în proiectul de raport de audit care trebuie să fie transmise departamentului juridic pentru revizuire din punct de vedere juridic;

Auditorii 6. Efectuează modificările propuse de şeful

Departamentului de Audit Intern;

7. Include proiectul de raport de audit în dosarul misiunii de audit intern.

Page 62: Misiune de Audit Buna

42

PROIECT RAPORT DE AUDIT INTERN

PROIECT RAPORT DE AUDIT INTERN

Pagina de titlu si cuprinsul

Cuprinde denumirea misiunii de audit intern.

Introducere

Se precizează denumirea misiunii, tipul de audit şi baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări speciale).

Se prezintă datele de identificare a misiunii de audit intern (echipa de auditori, structura/activitatea auditată, durata misiunii de audit, perioada auditată, persoanele contactate în timpul misiunii de audit).

Se precizează activitatea / activităţile auditată(e) şi sunt prezentate informaţiile sintetice referitoare la aceasta (acestea).

Se prezintă modul de desfăşurare a misiunii de audit intern (caracterul misiunii de audit şi tehnicile de audit utilizate: sondaj / verificări exhaustive, documentare; proceduri şi metode utilizate; documente utilizate în cursul misiunii; materiale întocmite în cursul misiunii de audit intern).

Sunt sintetizate recomandările misiunilor de audit anterioare, şi sunt subliniate acele recomandări care, până în momentul derulării prezentei misiuni de audit, nu au fost implementate.

Precizarea obiectivelor

Obiectivele de audit prezentate în raportul de audit intern coincid cu cele înscrise în programul de audit.

Precizarea elementelor metodologice

Sunt precizate: metodologia, tehnicile şi instrumentele de audit intern folosite în cadrul misiunii de audit intern.

Page 63: Misiune de Audit Buna

Constatările şi recomandările auditorilor

Auditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit intern în ordinea în care sunt înscrise în programul de audit.

Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, clar, cu trimiteri la anexele raportului de audit intern unde se află probele de audit reţinute. Se prezintă distinct constatările cu caracter pozitiv (în vederea generalizării) de constatările precizând iregularităţile semnalate, pentru care se precizează căile de eliminare a deficienţelor semnalate.

Concluziile auditorilor sunt formulate în baza constatărilor făcute şi a probelor de audit reţinute. Concluziile trebuie să fie pertinente, obiective şi nu trebuie să fie disproporţionate în raport cu constatările pe care se bazează.

Constatările care implică răspundere juridică vor fi redactate cu precizarea explicită a actelor normative încălcate şi sunt consemnate în acte constatative bilaterale anexate raportului de audit intern. Aceste cazuri vor fi comunicate imediat atât conducerii cat si celor ce se ocupa cu Guvernanta.

Page 64: Misiune de Audit Buna

Compartimentul de Audit Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN- PROIECT -

STRUCTURA AUDITATĂ:

COMPARTIMENTUL RESURSELOR UMANE DIN CADRUL FIRMEISC DEICHMANN COMERCIALIZARE INCALTAMINTE SRL

Misiunea de audit:

GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

ALBA IULIA2013

Page 65: Misiune de Audit Buna

I. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formată din: GINJU ANDREEA - auditor coordonator al misiunii; DRAGOS DIANA- auditor MAGDA IOANA- auditor

Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu 01/15.11.2013 Baza legală a acţiunii de auditare:

- Planul de audit intern pe anul 2013 aprobat de conducerea firmei;- Legea nr. 672/2002 privind auditul intern;

Durata acţiunii de auditare: 01.11.2013 – 01.12.2013

Perioada supusă auditării: Obiectivele misiunii de audit: Organizarea recrutării personalului cu principalele subobiective:

- organizarea interviurilor; Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele

subobiective:- stabilirea elementelor de natură salarială;- modificarea drepturilor salariale;- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.

Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor; Evoluţia carierei personalului; Pregătirea profesională continuă a personalului Gestionarea carnetelor de muncă; Arhivarea documentelor.

Tipul de auditare: Audit de regularitate.

Tehnici utilizate:a) verificarea în vederea asigurării validării, realităţii şi acurateţei înregistrărilor în

carnetele de muncă şi dosarele profesionale.Tehnici de verificare utilizate:

Page 66: Misiune de Audit Buna

- comparaţia: pentru deciziile de numire şi datele înscrise în carnetele de muncă, în dosarele profesionale şi în bazele de date;

- examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea carnetelor de muncă, dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.;

- garantarea: pentru verificarea realităţii datelor din documentele ce au stat la baza justificării înregistrărilor;

- urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost real efectuate.

b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor;

c) eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de

întocmire şi emitere a documentelor.

Instrumente de audit: - chestionarele;- liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le

îndeplinească fiecare obiectiv auditabil. Documente şi materiale examinate în cadrul Compartimentului de Resurse Umane: Verificarea la faţa locului a vizat următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada 01.01.2012 - 31.12.2012:

- documente privind organizarea şi susţinerea interviurilor, procese verbale de selectare a dosarelor candidaţilor, procese verbale privind susţinerea probelor de concurs ş.a.)

- decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;- carnete de muncă, dosare profesionale, fişe de post, Regulamentul de Organizare şi

Funcţionare;- foile colective de prezenţă;- cererile de concedii de odihnă, fără plată etc.;- Registrul de evidenţă a salariaţilor;- alte documente.

Materiale întocmite pe timpul auditării:- foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;- liste de verificare pe obiective (LV);- fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP);- documente de lucru; - Tabel puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu ;- programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului;- Chestionarul de control intern (CCI);- rapoarte preliminare de audit, minutele şedinţelor de deschidere, de închidere etc.

Organizarea Compartimentului Resurse Umane. Compartimentul a funcţionat în perioada supusă auditării cu un număr de 6 salariaţi, dintre care un post de sef de magazin şi doua persoane asistent vanzari restul de 3 vanzatoare. Organizarea şi funcţionarea direcţiei a fost în conformitate cu organigrama şi Regulamentul de organizare şi funcţionare.

Page 67: Misiune de Audit Buna

Pentru toţi salariaţii sunt întocmite fişe ale posturilor prin care sunt stabilite relaţiile ierarhice şi sarcinile de serviciu.

Activităţi desfăşurate în cadrul Compartimentului Resurselor Umane:- întocmirea statelor de funcţii pe care le supune spre avizare conducerii;- răspunderea privind aplicarea corectă a reglementărilor legale în domeniul salarizării personalului, precum salariul de bază, sporul de vechime, indemnizaţiile, alte sporuri;- fundamentarea corectă şi acordarea premiilor;- aplicarea corectă a prevederilor legale privind efectuarea şi salarizarea muncii peste programul normal de lucru;- fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile;- verificarea foilor colective de prezenţă privind operarea corectă a timpului lucrat şi nelucrat;- organizarea concursurilor de recrutare, promovare şi avansare a personalului;- întocmirea şi actualizarea carnetelor de muncă;- întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale;- pregătirea şi perfecţionarea profesională continuă a salariaţilor.

Echipa de auditori prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale activităţile care se desfăşoară în cadrul CRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus

II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI

1. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

1.2. Organizarea interviurilor

În anul 2012, s-au organizat 2 interviuri pentru ocuparea posturilor vacante în cadrul filialei din Alba Iulia respectiv 2 posturi de vanzatoare conform cerintelor specificate in antul de angajare postat de seful de magazin.

Inscrierea candidatilor pentru interviu a reprezentat depunerea cv-urilor pe site-ul firmei sau la sediul filialei din Alba

Candidatii admisi pentru interviu au provenit doar din selectia cv-urilor depuse in cadrul magazinului fara a se tine cont si de cele depuse pe site-ul firmei din lipsa de personal pentru selectia si trcerea in revista a tuturor cv-urilor.

Consecinţele nerespectarii egalitatii sanselor intre candidati poate aduce la o selectie defectuasa si la posibilitatea omiterii unui angajat calificat si pregatit pentru postul afisat.

În acelaşi timp, s-a constatat faptul ca interviul nu este standardizar si nu este organizar de catre conducatorul unitatii respectiv sefa de magazin ci de catre responsabilulk ierarhic acesteia. Intrebarile si raspunsurile pe parcursul celor doua sesiuni de interviu nu au fost consemnate intr-un raport astfel se pune la indoiala alegerea obiectiva a candidatului.

Pentru prevenirea unor asemenea consecinţe echipa de auditori recomandă elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea interviurilor

Page 68: Misiune de Audit Buna

de asemenea specializarea si pregatirea profesionaal a sefului de magazin pentru a desfasura aceasta activitate pentru a fi capabil a forma propria echipa cu personal bine pregatit care sa satisfaca cerintele filialei din Alba Iulia.

2.1. STABILIREA ELEMENTELOR DE NATURA SALARIALA

2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

2.1.2. Indemnizaţii de conducere (11)………………………………………………………….

2.1.3. Sporul pentru complexitatea în muncă (12)………………………………………………………….

2.1.4. Sporul de vechime în muncă (13)………………………………………………………….

2.1.5. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14)………………………………………………………….

2.1.6. Salariul de merit (15)………………………………………………………….

2.1.7. Sistemul de premiere (16)………………………………………………………….

2.2. Modificarea drepturilor salariale

2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17)

În acest caz, auditorii şi-au focalizat atenţia asupra diminuării salariilor, urmare a constatărilor unei misiuni anterioare de audit în cadrul căreia a fost analizată conformitatea acordării sporurilor salariale.

Din analiza modificărilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancţionat, în anul 2012, respectiv a unui număr de 2 salariaţi, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de verificare nr. 6, s-a constatat că într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din drepturile salariale şi operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă.

Echipa de auditori a stabilit că principala consecinţă a acestui fapt a fost reflectarea eronată a situaţiei personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei funcţionarilor publici, în mod special, în situaţia unui transfer.

Page 69: Misiune de Audit Buna

Recomandarea auditorilor pentru depistarea şi evitarea unor situaţii similare s-a îndreaptat spre organizarea unor verificări sistematice privind operarea diminuărilor salariale la persoanele care au fost sancţionate de către conducere şi implementarea unui nivel de control suplimentar.

2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale (18)………………………………………………………….

2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru (19)………………………………………………………….

2.3.2. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia (20)

Un element important al activităţii de evidenţă a efectuării muncii peste programul normal de lucru, constă în fundamentarea acestuia în vederea compensării în timp liber echivalent sau în bani, în conformitate cu Codul Muncii

Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse în Lista de verificare nr. 7, poz. 1.5.-1.8., s-a constatat că nu există organizat un sistem de evidenţă şi de recuperare a timpului peste programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat că efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusă în scris de şeful ierarhic, deşi aceste lucruri sunt stipulate în cadrul normativ.

Din această cauză, în practică nici nu s-a mai urmărit compensarea în timp liber corespunzător, în următoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate în bani, ceea ce a reprezentat o cheltuială semnificativă pentru entitate care putea fi evitată.

Echipa de auditori recomandă utilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile, după efectuarea acesteia, precum şi pentru plata orelor suplimentare, în cazul în care compensarea nu a fost posibilă.

De asemenea, se recomandă şi desemnarea unei persoane responsabile pentru reverificarea evidenţei timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi a modului de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ.

3. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR

3.1. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperărilor (21)………………………………………………………….

Page 70: Misiune de Audit Buna

3.2. Utilizarea foilor colective de prezenţă (22)

În vederea analizei sistemului de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor, a fost urmarire fisele de prezenta a celor 6 anagajati pentru lunile martie si august. În urma verificărilor efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru evidenţierea prezenţei, precum şi inexistenţa unui sistem de justificare a neconcordanţei dintre perioadele planificate pentru concediile de odihnă şi efectuarea acestora, fapt care poate conduce la efectuarea unor plăţi nejustificate care, de altfel, ar putea fi evitate.

Recomandările echipei de auditori s-au concretizat spre desemnarea unor persoane care să aibă responsabilitatea prezenţei personalului stabilite prin fişele posturilor.

3.3. Evidenţa concediilor de odihnă (23)………………………………………………………….

3.4. Evidenţa concediilor de medicale (24)………………………………………………………….

3.5. Evidenţa concediilor de studii (25)………………………………………………………….

4. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

4.1. Concordanţa obiectivelor entităţii şi evoluţia carierei personalului (26)

Din analiza efectuată de auditori în baza Testului nr. 9, realizat în conformitate cu Lista de verificare nr. 9, nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile personalului cuprinse în fişele posturilor.

5. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

7.1. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă (30)

Din testarea efectuată prin Testul nr. 12 şi a interviului adresat persoanelor care operează în carnetele de muncă, în baza Listei de verificare nr. 12 poz. 1.7. -1.12., s-a constatat faptul că acestea nu sunt aduse la zi de persoanele care au responsabilitatea completării sistematice a lor.

Problema neactualizării carnetelor de muncă are o primă consecinţă inexistenţa unor informaţii complete de identificare ale salariaţilor din cadrul entităţilor. Pe baza analizei, echipa de auditori propune o serie de recomandări, după cum urmează:

- Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de muncă şi a atribuţiilor prin fişele de post;

- Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizării carnetelor de muncă şi informarea cu rezultatele acesteia a şefului compartimentului de audit intern;

Page 71: Misiune de Audit Buna

- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea carnetelor de muncă în care să fie înglobate activităţile de control şi persoanele responsabile;

- Realizarea unui sistem de pregătire profesională a personalului implicat în gestionarea carnetelor de muncă;

- Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări.

7.2. Actualizarea carnetelor de muncă (31)………………………………………………………….

9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

9.1. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane (44)………………………………………………………….

9.2. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor (45)………………………………………………………….

9.3. Predarea dosarelor la arhiva sediului central………………………………………………………….

III. CONCLUZII

Echipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează Activitatea privind gestiunea resurselor umane din entitatea auditată conform grilei:

NR. CRT.

OBIECTIVUL

APRECIERE

FUNCŢIONAL

DE ÎMBUNĂTĂŢIT

CRITIC

1. Organizarea recrutării person-alului

X

2. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

X

3. Evidenţierea prezenţei, învoir-ilor şi concediilor

X

4. Evoluţia carierei personalului X5. Pregătirea profesională con-

tinuă a personaluluiX

6. Gestionarea carnetelor de muncă

X

7. Arhivarea documentelor X

Precizăm, faptul că constatările prezentate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor efectuate consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori

Page 72: Misiune de Audit Buna

şi însuşite de către factorii de management ai entităţii. Aceste evaluări au la bază discuţiile care au avut loc cu privire la recomandările auditorilor în şedinţele de închidere şi conciliere ale misiunii, apreciate de către participanţii la aceste şedinţe, ca fiind realiste şi fezabile, şi materializate în minutele şedinţelor de închidere şi conciliere.

Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor umane că se înscrie în parametri normali pentru această perioadă de introducere a auditului intern în entităţi. De asemenea, prin implementarea recomandărilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoaşte o ameliorare semnificativă.

Auditorii,Magda IoanaGin ju Andreea

Page 73: Misiune de Audit Buna

12. PROCEDURA TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN

Scopul:

Activitatea / structura auditată să aibă posibilitatea de a analiza proiectul raportului de audit şi de a formula punctul său de vedere la constatările şi recomandările echipei de audit.

Premise:

Proiectul raportului de audit transmis la activitatea / structura auditată trebuie să fie complet, bine fundamentat pe baza probelor colectate, cuprinzând toate opiniile şi recomandările echipei de audit.

Procedura:

Şeful Departamentului

Audit Intern

1. Transmite proiectul de raport la structura / activitatea

auditată.Structura / entitatea

auditată

2. Analizează proiectul de raport de audit intern;

3. Solicită, dacă se consideră necesar, o reuniune de conciliere;4. Transmite contestaţia sa la proiectul de raport în termen de 7 zile de la data primirii proiectului de raport de audit.

Şeful Departamentului

Audit Intern

5. Analizează contestaţia depusă de structura auditată;

6. Stabilesc dacă se justifică convocarea unei reuniuni de conciliere;

Auditorii 11.Precizează în raportul de audit aspectele reţinute din

contestaţia entităţii auditate, dacă este cazul;

12. Includ în dosarul misiunii de audit contestaţia structurii auditate.

Page 74: Misiune de Audit Buna

13. PROCEDURA REUNIUNEA DE CONCILIERE

Scopul:

Discutarea contestaţiei depuse de conducătorul structurii / activităţii auditate şi a constatărilor şi propunerilor formulate în proiectul de raport de audit. Stabilirea calendarului de implementare a recomandărilor şi a persoanelor responsabile cu implementarea recomandărilor.

Premise:

Reuniunea de conciliere este pregătită de auditori, care formulează punctele lor de vedere referitoare la contestaţia depusă de entitatea auditată.

Procedura:

Auditorii 1. Pregătesc, în termen de 15 zile de la primirea

contestaţiei depuse de structura / activitatea auditată, reuniunea de conciliere;

2. Informează conducerea structurii / activităţii auditate asupra locului, datei şi orei reuniunii de conciliere;

Auditorii, şeful

Departamentului de audit intern şi conducerea structurii / activităţii auditate

3. Analizează constatările, concluziile şi

recomandările din proiectul de raport de audit în vederea clarificării punctelor de vedere divergente. Stabilesc calendarul de implementare a recomandărilor.

Auditorii 4. Întocmesc o Minută a reuniunii de conciliere

Page 75: Misiune de Audit Buna

14. PROCEDURA MONITORIZAREA MISIUNII

Scopul:

Asigurarea faptului că în misiunea de audit intern au fost atinse, în condiţii de calitate, toate obiectivele stabilite.

Premise:

Şeful Departamentului de Audit Intern răspunde de supervizarea misiunii de audit

intern.

Procedura:

Auditorii 1. Prezintă şefului Departamentului de Audit Intern

documentele din dosarul misiunii de audit intern.Şeful Departamentului de

Audit Intern

2. Stabileşte măsurile necesare pentru ca misiunea de

audit să-şi realizeze obiectivele;

3. Verifică executarea riguroasă a programului de audit al misiunii;4. Verifică existenţa şi relevanţa probelor reţinute de auditori;5. Verifică dacă raportul de audit intern este clar, riguros, concis, acoperă obiectivele de audit stabilite etc;6. Verifică dacă raportul de audit intern a fost elaborat la termenul fixat.

Page 76: Misiune de Audit Buna

Procedura P18: Supervizarea

COMPARTIMENTUL AUDIT INTERN

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2012 – 31.12.2012.Întocmit: Dragos Diana – auditor intern.Avizat: Ginju Andreea – auditor intern.

Nr.crt.

Lucrarea

Propunerea şefului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului

Răspunsul auditorilor

Revizuirea răspunsurilor auditorilor de către şeful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern

1. Declaraţia de independenţă

Nu există incompatibilitate

De acord De acord

2. Analiza riscurilor Să se întocmească obiectul auditabil Evaluarea pregătirii profesionale

De acord, a fost introdus

De acord

3. Analiza riscurilor Ataşarea operaţiilor corespunzătoare riscurilor semnificative la obiectele auditabile

De acord, riscurile semnificative au fost înlocuite in documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit intern cu operaţiile auditabile corespunzătoare

De acord

….….….

Intervenţia la faţa locului – Realizarea pregătirii

La această activitate aţi adresat nota de relaţii managerulu.Vă recomand sa o adresaţi

De acord, nota de relaţii a fost adresată doamnei Diana Pavel, aflat

De acord

Page 77: Misiune de Audit Buna

Nr.crt.

Lucrarea

Propunerea şefului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului

Răspunsul auditorilor

Revizuirea răspunsurilor auditorilor de către şeful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern

profesionaleunui angajat aflat sub pregătire.

în programul de pregătire

Page 78: Misiune de Audit Buna

15. PROCEDURA DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN

Scopul:

Se urmăreşte trimiterea raportului de audit intern la persoanele cuprinse în lista de difuzare a raportului.

Premise:

Raportul de audit intern este trimis conducerii structurii / activităţii auditate, managementului societăţii şi celor însărcinaţi cu Guvernanta.

Procedura:

Auditorii 1. Transmit raportul de audit intern şi planul de acţiune

pentru implementarea recomandărilor şefului Departamentului de Audit Intern;

Şeful Departamentului

de Audit Intern

2. Semnează Raportul de audit intern şi planul de acţiune

pentru implementarea recomandărilor;Auditorii 3. Transmit raportul de audit intern şi planul de acţiune

pentru implementarea recomandărilor structurii / activităţii auditate, managementului si Comitetului de Audit;

Conducătorul structurii

/ activităţii auditate

4. Primeşte raportul de audit intern şi planul de acţiune

pentru implementarea recomandărilor.

Page 79: Misiune de Audit Buna

Anexa nr. 25Procedura: Urmărirea recomandărilor

Compartimentul de Audit Intern

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

ENTITATEA SC DEICHMANN COMERCIALIZARE INCALTAMINTE SRL

Compartimentul de audit intern

Compartimentul Resurse UmaneMisiunea de audit intern:Gestiunea resurselor umane

RecNo.

RecomandareaImplementat

Parţial implementat

Neimplementat

4. Instruirea membrilor care organizarea interviurie precum şi a persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii

X

7. Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia

X

8. Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii

X

10. Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2013 şi informarea Compartimentului Audit Intern asupra rezultatelor verificării

X

11. Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere pe anul 2013 pentru a se depista dacă mai există şi alte situaţii de acest gen

X

12. Efectuarea unei reverificări privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului comparti-mentului de audit intern asupra rezultatelor obţinute

X

13. Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea X

Page 80: Misiune de Audit Buna

ENTITATEA SC DEICHMANN COMERCIALIZARE INCALTAMINTE SRL

Compartimentul de audit intern

Compartimentul Resurse UmaneMisiunea de audit intern:Gestiunea resurselor umane

timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de control şi a responsabilităţilor adecvate

14. Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenţierea prezenţei personalului şi justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă, pe o perioadă de 6 luni

X

18. Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de muncă şi a atribuţiilor prin fişele de post

X

20. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea carnetelor de muncă în care să fie înglobate activităţile de control şi persoanele responsabile

X

21. Realizarea unui sistem de pregătire profesională a personalului implicat în gestionarea carnetelor de muncă

X

22. Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări X

32. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate

X

33. Desemnarea unui salariat din cadrul Compartimentului Resurselor Umane care va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva firmei

X

Instrucţiuni1. Introduceţi recomandările de audit după cum sunt prezentate în Raportul de audit

2. Verificaţi coloana corespunzătoare: implementat, parţial implementat, neimplementat

3. Introduceri data planificată pentru implementare în Raportul de audit şi data implementării

Entitatea/structura auditată: Compartimentul Resurse UmaneData şi semnătura conducătorului: Voisan PaulaAuditor:Ginju AndreeaData şi semnătura:

Page 81: Misiune de Audit Buna

Anexa nr. 26Procedura – P18: Supervizarea

COMPARTIMENTUL DE AUDIT INTERN

FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată 01.01.2004-31.12.2005Perioada misiunii 01.04-15.05.2005Auditor evaluat: Dragos Diana Luat la cunoştinţă:

Întocmit: GINJU ANDREEA

Data:

Bugetul de timp efectiv: 274 oreBugetul de timp planificat: 2001 2 3 4 5 Observaţii

În etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi a estimat corespunzător riscurile activităţii

X

Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii obiec-tivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat

X

Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanal-izate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a resurselor de audit

X

A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi conducerea structurii de audit intern;

X

A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de audit intern

X

Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în procesul de audit

X

Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp XAuditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi reco-mandările când au fost identificate problemele

X

Normele de audit intern, au fost respectate XConstatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii, re-spectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme identifi-cate

X

Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte XExistă probe de audit care să susţină concluziile auditorului XProcedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare

X

Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în conformi-tate cu normele de audit intern

X

Bugetul de timp a fost respectat XNivel de productivitate personală al auditorului intern. X

Page 82: Misiune de Audit Buna

NOTA:Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj:

1 pentru nesatisfăcător 2 pentru slab 3 pentru satisfăcător 4 pentru bine 5 pentru foarte bine

În practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explicaţii scrise.

Page 83: Misiune de Audit Buna

Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii

Şeful structurii de audit intern trebuie să elaboreze un Program de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit, adică respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor şi a bunei practici internaţionale de către toţi auditorii interni.

Prin Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii se realizează o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacităţii globale a programului de calitate.

Evaluarea constă în supervizarea realizării misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de către şeful structurii de audit intern, prin care acesta examinează eficacitatea normelor de audit intern şi dacă procedurile de asigurare a calităţii misiunii de audit sunt aplicate în mod corespunzător garantând calitatea Raportului de audit intern.

Supervizarea va permite depistarea deficienţelor în anumite etape din derularea misiunii şi va permite iniţierea de activităţi de îmbunătăţire a viitoarelor misiuni de audit intern şi asigurarea perfecţionării profesionale a auditorilor.

Evaluarea se realizează după fiecare misiune de audit intern. Este formalizată prin întocmirea Fişei de evaluare a misiunii de audit intern.

Page 84: Misiune de Audit Buna