Capitolul I Secretariatul i comunicarea n firmLocul i rolul secretariatului Ca si secretar intr-o organizatie sau firma trebuie ca aceste mijloace de comunicaresa fie bine stiute si bine puse in aplicare. De aceea am ales sa incep cu "Locul sirolul secretariatului" pentru a intelege pe deplin responsabilitaea pe care o are unsecretar in cadrul firmei la care lucreaza. In comunicare sunt diferite mijloaceprin care aceasta se desfasoara. Automatizarea tehnologiilor informaionale i comunicaionale aprodus schimbri majore i ireversibile n munc administrativ.Utilizarea eficient a acestor tehnologii implic continu perfecionarea operatorului uman, reluarea, de fapt, pe o alt treapt a activitilorde birou, iar birotic, c tiina, a aprut tocmai pentru a rspundeacestor necesiti. Aplicaiile biroticii au nceput cu birourilesecretariatelor, modificnd profund modul de lucru i de comunicare,dar i de formare.

Capitolul IComunicarea in firma Comunicarea intern: se refer la schimbul de mesaje ce se realizeaz n interiorul organizaiei, att pe vertical ct i pe orizontal. Comunicarea extern: Greeala cea mai frecvent care se face este c acest gen de comunicare este redus de obicei la comunicarea de tip managerial. Managerul este considerat verig de legtur ntre organizaie i mediul su extern n general i publicul specific n particular. Comunicare informativ: n informare, emitorul aplic un cod unui mesaj pentru a transmite unui receptor o informaie asupra unui referent. Comunicare reproductiv: n form de comunicare reproductiv, emitorul aplic mesajului un cod pentru a transmite unui receptor o informaie asupra unui referent. Comunicare distractiv: n aceast comunicare referirea la obiecte poate arta c semnificaiile mesajelor sunt rutine care nu corespund realitii. Din perspectiva comunicrii eficiente, acesta trebuie s decid ce mesaj anume vrea s transmit i cum va face acest lucru, astfel nct s se fac neles.n ceea ce-l privete pe manager, comunicarea cu ceilali este indispensabil pentru a coordona, motiva i inform personalul pe care-l conduce

Capitolul IIMijloace clasice de comunicareCorespondenta scrisaEste un lucru bine cunoscut c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz. Acest fapt este de o deosebit importan n cazul corespondenei de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al societii care-l trimite, un mesager interesat n a crea climatul favorabil pentru bun desfurare a unei tranzacii Structura scrisorii comerciale/oficialeSubordonat obiectivului avut n vedere la expedierea scrisorii crearea unei impresii positiv asupra partenerului form de prezentare a scrisorii contribuie la rndul su la obinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzaciei. Astfel, pe lng selectarea limbajului i a tonului adecvat pentru textul scrisorii, scrisoarea necesit i o form de prezentare atrgtoare, realizat prin folosirea unui material de scris corespunztor hrtie de calitate superioar, o panglic bun dar i o dactilografiere corect i estetic.Elementele componente ale scrisoriiAntetul: n mod obinuit, hrtia folosit pentru coresponden este prevzut cu antet tiprit sau gravat. Acesta se plaseaz n partea superior a colii de hrtie, de regul n mijlocul acesteia; uneori apar completri ale antetului n partea stnga sau chiar n subsol. Data emiterii corespondenei este plasat sub antet. n sistemul folosit de firmele americane, se obinuiete c denumirea lunii s precead cifra care indic ziua; de asemenea cifrele pot fi folosite i fr terminaii.

Capitolul IIReferinele se plaseaz de obicei n partea stng a colli de hrtie, sub dat n cazul formei bloc, sau pe aceeai linie cu dat care se plaseaz n partea dreapt n cazul formei dantelate. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a direciei, serviciului sau lucrtorului care se ocupa de problema respective, precum i pentru o facilitare a repartizrii corespondenei.Adresa destinatarului/interioar: se plaseaz n partea stng a colii de hrtie, sub linia de referin; scopul introducerii acestui element n scrisoare este identificarea corect a scrisorii de ctre serviciile potale, n special n cazul folosirii unui plic cu decupaj transparent. Acesta cuprinde numele destinatarului, calitatea sa, sediul instituitei creia ne adresm, inclusive tara de destinaie. Formula de salut: se plaseaz cu aproximativ 3 spaii sub adresa destinatarului. Modul n care o exprimam depinde de formula de adresare pe care am folosit-o ctre destinatar.Obiectul scrisorii: Formularea care constituie obiectul scrisorii se plaseaz spre mijlocul paginii un rnd sub formula de salut i se subliniaz; rolul su este de a prezenta succint problema care este tratat n corespondenta respective.Coninutul scrisorii: sau textul propriu-zis al scrisorii reprezint partea esenial a corespondentei i de aceea trebuie redactata cu deosebit grij. Formula de ncheiere i salut: se plaseaz de obicei cu 2-3 rnduri sub textul scrisorii, spre mijlocul paginii. Semntura: se plaseaz sub formula de ncheiere i salut, precedat fiind de numele firmei. Anexe: atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe, acestea se menioneaz n final, n captul de jos al colii de hrtie.

Capitolul IIServiciul Potal Prin trimiteri potale se neleg comunicrile scrise, documentele, valorile i bunurile materiale care se ncredineaz unitilor potale pentru a fi transportate i nmnate la destinaie. Trimiterile potale se mpart n urmtoarele categorii: obiecte de coresponden; mandate; obiecte de mesagerie. Serviciul telegraficTelegrafia reprezint sistemul de telecomunicaii care asigura trimiterea comunicrilor prin folosirea unui cod de semne. n redactarea telegramelor trebuie s avem n vedere faptul c textul telegramelor trebuie scris cite, cu cerneal, cu litere de tipar sau la main, pe formular tip postal sau hrtie alb.Serviciul telefonicServiciul telefonic constituie un mijloc rapid de informare, care pune n legtur aproape imediat doi interlocutori, indiferent de distan la care se afla. Pentru realizarea eficacitii trebuie cunoscute de ctre secretariate o serie de reguli de folosire corect a telefonului.Faxul sau telefaxulFaxul, sau telefax, este transmiterea telefonic a materialelor tiprite scanate (text i imagini), n mod normal la un numr de telefon conectat la o imprimant sau alt dispozitiv de ieire. Documentul original este scanat cu un fax, care proceseaz coninutul (text sau imagini), ca o singur imagine grafic fixa, transformnd-o ntr-un bitmap, i apoi le transmite prin sistemul de telefonie.

Capitolul IIIMijloace moderne de comunicareNoul concept de comunicare, denumit i nou concept de bizcommunication presupune comunicarea eficient i receptarea activ a mesajului transmis prin filier Business. Globalizarea economic necesit reanalizarea din aceast perspectiv a mai multor aspecte, cum ar fi cele de colaborare i interaciune ntre organizaii, funciile manageriale, realizarea schimburilor de informaii i bunuri, analiza pieei etc. Comunicarea duce la schimbri, la influenarea activitii economice n contextul globalizrii, la schimburile de informaii i experien care duc la schimbarea mentalitii i a atitudinilor. Toate aceste schimbri sunt mijlocite de tehnologia informaional, ducnd la o definire a societii n termeni de comunicare. n contextul lrgirii ariei de comunicare a omului modern i implicit a dimensiunii educaionale a acesteia, metodele de interaciune educaional capt o tot mai mare amploare n practica colar i universitar. Este evident ns faptul c introducerea pe scar larg a mediului informatizat aduce cu sine schimbri profunde ale relaionrilor dintre persoane; iat un motiv suficient pentru care putem s nregistrm o perspectiv tot mai prezent a combinrii dintre eficiena intercomunicrii introdus de aceste metode i potenialitile mediilor electronice. Una dintre cele mai vechi metode care privete mbuntirea creativitii i interaciunii este metoda asaltului de idei (brainstorming). Recent, o serie de studii au artat cum cteva dintre criticile pe care la rndul su - aceasta le aduce cu sine n practica colar pot fi depite prin utilizarea computerului n ceea ce se numete brainstorming-ul electronic.

Capitolul III Media (sau: mediile de mase) cuprinde toate sursele/mediile de informaie publice care ajung la un numr foarte mare de persoane, ca de exemplu televiziune,radio,Internet,presinclusiv apariiile periodice caziare, reviste sau foiletoane. Aceasta presupune c produsul respectiv este uor de obinut i are un pre accesibil pentru toate grupurile sociale. Televiziunea este mijlocul de comunicare de masa cu cel mai mare impact asupra societii. Tehnic vorbind, este definit ca un procedeu de descompunere, transmitere la distan i apoi de recompunere a imaginilor. Inventat ntre cele 2 rzboaie mondiale, nu s-a dezvoltat ca una dintre media publice dect de la sfritul anilor 1940, n Statele Unite apoi i n Europa. Internetul: nu mai este nicio noutate faptul c n ultima perioad de timp a avut loc o puternic dezvoltare a tehnicilor i tehnologiilor de comunicare.Fr o serie de mijloace informatice i de comunicare modern (intranet, internet, extranet, marketing on line, site, forum, blog etc.) o organizaie este practic izolat, ea neputnd comunica la viteza i cerinele pieei actuale, fiind astfel sortita dispariiei din societatea informaional. Pentru ca intranetul s fie utilizat la potenialul su maxim este necesar o scurt instruire a angajailor cu privire la folosirea acestuia, dar i accesul tuturor salariailor la acest canal de comunicare.E-mailulsaupota electronicdesemneaz sisteme pentru transmiterea sau primirea de mesaje, de obicei prinInternet. Tot e-mail-uri se numesc i mesajele individuale trimise prin aceste sisteme. Cuvntul provine dinenglezde laelectronic mail, pot electronic. Uneori pentru e-mail se mai ntrebuineaz i denumirea simplmail. Primul e-mail a fost trimis n 1971 de ctre programatorul Roy Tomlinson.

Capitolul IVCalculatorul: mijlocul cel mai utilizat de comunicareSistemele informaionaleDac sistemul decizional reprezint sistemul nervos al unei organizaii, sistemul informaional este sistemul circulator. El ofer materia prim (informaia) necesar n stabilirea i ndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenelor i responsabilitilor att manageriale, ct i de execuie din cadrul organizaiilor socio-economice.Procesarea datelor: se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice, dup reguli matematice i logice, i este larg rspndit n activitile care solicit un mare volum de calcule, de situaii i de rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc. Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz n mod diferit, n funcie de modul de organizare a acestora n colecii de date. Procesarea textelor: reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte. Obiectul procesrii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i n cuvinte, este supus unor operaii viznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea paginii, modul de aezare a textului n pagin. Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice cum sunt: desprirea automat a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului analizat.

Capitolul IVProcesarea documentelor: reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilor informatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor coninute n documente. Un document poate conine informaii provenite din surse diferite: situaii i rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente coninnd texte obinute n urma procesrii textelor, tabele i reprezentri grafice realizate de un procesor de tabele, schie i desene tehnice, grafic bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc. Procesarea sunetului: mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic, la sunete naturale sau la sunete muzicale. Procesarea de imagini: (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti oferite de celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrile cele mai moderne ale electronicii i informaticii. Informaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund), genernd privitorului uman senzaia vizual de micare.

Secretarul modern i calculatorulActivitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structural cu rol complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativ.

Capitolul IVMicrosoft Office i infraciuni informatice

Microsoft Officesau MS Office este osuit de programe de biroucreate de firmaMicrosoft Corporation, care sunt nsoite i de o aplicaie special suprapus lor pentru accesarea unitar simpl. Aplicaiile de birou incluse n MS Office: Word, Power Point, Excel, Access, Outlook, Frontpage, Photo Editor. Dezvoltarea fr precedent n domeniul tehnologiei informatice, la nivel mondial, are, din pcate, o parte negativ: s-a deschis o poart ctre producerea unor fapte antisociale, denumite criminale att n dreptul internaional penal, ct i n rapoartele prezentate de specialiti ai informaticii, fapte care nu ar fi putut exista n condiiile tehnice existente acum 15 ani, de exemplu. Sistemele de calculatoare ofer, n prezent, oportuniti noi, unele chiar sofisticate, de nclcare a legilor i creeaz un potenial ridicat de comitere a unor tipuri de infraciuni realizate altfel dect n modurile cunoscute, tradiionale. Dei societatea, n ansamblul ei, pltete pentru toate daunele economice cauzate de criminalitatea informatic, aceasta continu s se bazeze pe sistemele computerizate n aproape toate domeniile vieii sociale: controlul traficului aerian, al trenurilor i metrourilor, coordonarea serviciului medical sau al securitii naionale. O singur bre realizat n operarea acestor sisteme poate pune n pericol viei omeneti, ceea ce denot faptul c dependena societii de sistemele informatice a cptat o dimensiune mult mai profund dect cea intuit iniial