Drepturi Egale i Tratament Egal pentru Romii din Moldova i Ucraina

MMMeeetttooodddooolllooogggiiiaaa MMMaaannnaaagggeeemmmeeennntttuuullluuuiii

dddeee PPPrrroooiiieeecccttt

Manual

2

BUN VENIT LA METODOLOGIA MANAGEMENTULUI DE PROIECT A CONSILIULUI EUROPEI n iulie 2001, Consiliul Europei a luat iniiativa de a pune la punct o Metodologie proprie a Managementului de Proiect (MMP), lund n considerare toate cele trei faze de baz ale ciclului managementului de proiect respectiv planificarea, implementarea i evaluarea proiectului. Metodologia pus la punct astfel completeaz i consolideaz metodologia stabilirii de obiective a Programului anual de Activiti. Acest manual este rezultatul unei serii de ateliere i cursuri de formare pilot, care au avut loc n noiembrie 2001. Atelierele i reuniunile organizate cu acest prilej au constituit o oportunitate pentru managerii de proiect ai Consiliului Europei de a discuta cu specialiti n metodologia managementului de proiect, din afara organizaiei. Manualul de MMP abordeaz conceperea unui proiect i instrumentele de management bazate n cea mai mare parte pe metoda Cadrului Logic. Aceast metod este deja utilizat pe scar larg de ctre organizaiile internaionale i ageniile guvernamentale din numeroase state membre ale Consiliului Europei. MMP are ca scop mbuntirea managementului de proiect i de program, oferind o structur de analiz, concepere, implementare i evaluare a proiectelor. Calitatea unui proiect este asigurat de respectarea a trei principii eseniale :

Stabilirea unor obiective coerente trasarea unei distincii clare ntre obiective i mijloacele prin care acestea pot fi ndeplinite ; asigurarea c obiectivele la diferite nivele sunt interconectate din punct de vedere logic ; luarea n considerare a factorilor externi majori care pot afecta semnificativ reuita proiectului.

Fezabilitatea practic a proiectului Identificarea sarcinilor i atribuirea precis a resursele adecvate fiecrei sarcini.

Efecte msurabile Definirea unor criterii realiste de evaluare care s msoare efectele interveniei la diferitele

nivele de obiective. Acest manual nsoete cursul de formare n MMP. El este referina de baz pentru cei care au urmat cursul de formare i vizeaz mbuntirea aplicrii tehnicilor i abordrilor nvate cu aceast ocazie. Manualul se adreseaz managerilor de proiect i managerilor de program din Consiliul Europei, precum i celor ce fac parte din echipele lor i sunt implicai n conceperea, implementarea i evaluarea proiectelor i programelor. Manualul include att teoria referitoare la MMP ct i aplicii practice pe marginea unui proiect concret derulat de Consiliul Europei mpreun cu Comisia European, pentru a exemplifica astfel celor ce utilizeaz manualul, cum poate fi aplicat teoria.

Urmeaz teoria !

Aplic-o n exerciii practice ! Verific cu ajutorul exemplului dat !

3

INTRODUCERE CICLUL MANAGEMENTULUI DE PROIECT Toate proiectele i programele sunt planificate i puse n aplicare conform unui anumit algoritm. Planificarea este faza n care capt contur o aciune specific. Apoi aciunea respectiv este realizat. n continuare, se face evaluarea aciunii ntreprinse i aceasta cu scopul de a se putea aprecia eficacitatea implementrii. Rezultatele evalurii urmeaz s fie integrate n planificarea urmtoarei aciuni. Ciclul de proiect n trei faze al Consiliului Europei Planificarea Faza de planificare ncepe odat cu identificarea ideilor n jurul crora se va construi proiectul. Pentru a formula abordarea general a proiectului ce vizeaz o anumit problematic, se poate recurge la : consultarea cu un grup int potenial, realizarea unui studiu de fezabilitate, analiza problemelor i chestiunilor ce preocup grupul int. La Consiliul Europei, aceasta se face fie prin conlucrarea cu Comitetele de pilotaj, fie prin intermediul Conferinelor Ministeriale si reuniunilor de experi, fie prin consultarea cu guvernele sau cu tere instituii partenere. Odat ce este formulat abordarea general a proiectului, managerul de proiect se folosete de Metodologia Managementului de Proiect (MMP) pentru a extrage din abordarea general, propuneri concrete de proiect. Matricea Cadrului Logic (Logframe) este elaborat spre a oferi un sistem de referin pentru evaluarea progreselor i pentru estimarea costurilor. Faza de planificare conclude dac se aprob proiectul propus i se decide finanarea proiectului sau dac proiectul este oprit. Implementarea Se stabilete un plan de lucru n funcie de care se elaboreaz calendarul sarcinilor, n relaie strns cu ciclul bugetar i cu necesitile de raportare periodic. Proiectul este demarat. Pe parcursul implementrii, evoluia proiectului este trecut n revist n mod regulat de ctre managerul de proiect. Orice ndeprtare de la obiectivele iniiale i de la planul de lucru iniial este analizat, ipotezele de lucru legate de proiect sunt verificate i, dac este necesar, sunt luate msuri corective. n aceast faz, managerul de proiect trebuie nu numai s supervizeze permanent implementarea, ci i s raporteze periodic la nivel ierarhic superior, comitetelor sau altor pri interesate. Evaluarea Evaluarea este o estimare obiectiv a unui proiect n curs sau deja realizat, a structurii sale, a efica-citii implementrii i a efectelor proiectului pe termen scurt i pe termen lung asupra grupului (grupurilor) int. Evaluarea trebuie s furnizeze informaii credibile i utile, s permit tragerea unor nvminte necesare pentru procesul decizional ulterior. Evaluarea trebuie s conduc la luarea unei decizii n ceea ce privete continuarea, modificarea sau oprirea proiectului iar nvmintele ce decurg vor trebui luate n consideraie n momentul planificrii i implementrii unor proiecte similare.

CADRUL LOGIC Ce este metoda Cadrului Logic ? Metoda Cadrului Logic analizeaz i prezint obiectivele proiectului ntr-un mod sistematic i logic. Ea presupune stabilirea unor relaii cauzale ntre obiectivele la diverse nivele i identific efectele proiectului i ale programului asupra grupului int i asupra beneficiarilor. Metoda invit la formularea unor ipoteze de lucru n legtur cu acei factori care pot scpa de sub controlul proiectului dar care totui pot influena succesul acestuia. Matricea Cadrului Logic (Logframe) rezum cele mai importante elemente ale alctuirii proiectului : Obiectivul programului De ce este realizat acest proiectul Obiectivul proiectului Care este scopul proiectului i pentru cine este el realizat Obiectivele i Activitile specifice

Cum urmeaz proiectul s-i ating obiectivul

Criteriile de evaluare Cum pot fi msurate efectele proiectului Sursele de verificare Unde pot fi gsite informaiile necesare pentru a evalua succesul

proiectului Ipotezele de lucru Ce factori externi sunt eseniali pentru succesul proiectului Resursele financiare Ct va costa proiectul

The Logical Framework MatrixEvaluation

CriteriaIntervention

LogicSources of Verification

Assumptions

Project Objective

Specific Objectives

Activities

Programme Objective

Financial Resources

Legenda :

- The logical framework matrix = matricea cadrului logic - Intervention logic = logica interveniei - Evaluation criteria = criteriile de evaluare - Sources of verification = sursele de verificare - Assumptions = ipotezele de lucru - Programme objective = obiectivul programului - Project objective = obiectivul proiectului - Specific objectives = obiectivele specifice - Activities = activitile - Financial resources = resursele financiare

4

n plus, matricea Logframe constituie un sistem de referin nu numai analiza i conceperea proiectului, ci i pentru implementarea i evaluarea unui proiect. Limitele metodei Metoda Cadrului Logic i-a dovedit utilitatea ajutndu-i pe cei care concep i implementeaz proiecte s structureze i s-i formuleze mai bine ideile i s le expun ntr-o manier clar i coerent. Dac concepia proiectului este greit sau dac, logica acestuia este deficitar, Logframe-ul scoate n eviden eventualele contradicii i incoerene. Logframe-ul este pur i simplu un instrument pentru ameliorarea planificrii, a implementrii i a evalurii unui proiect dat. Nu poate garanta ns i succesul acestui proiect. Succesul unui proiect depinde de nenumrai ali factori.

Factors for success

Reliable partners

Appropriate projectdesign to meet the needs

of the target groups

Good / careful planning

Competent and motivated team

Organisational capacity

Clearly identifiedtarget groups

Project success

Efficient project management

Fair representation of different interests through participation

Fair allocation of resourcesamong competing projects

and programmes

Having the necessary knowledge and

know-how

Legenda :

- Factors for success = factori de succes - Project success = succesul proiectului - Fair representation of different interests through participation = reprezentare fidel a diferitelor interese n

participarea la proiect - Good/ careful planning = planificare bun / atent - Appropriate project design to meet the needs of the target groups = concepia adecvat a proiectului astfel nct

s corespund nevoilor grupurilor int - Reliable partners = parteneri fiabili - Clearly identified target groups = grupuri int clar identificate - Having the necessary knowledge and know-how = posedarea cunotiinelor i competenelor necesare - Organisational capacities = competene organizaionale - Fair allocation of resources among competing projects and programmes = alocarea just a resurselor pentru

diversele proiecte i programe care concur la obinerea lor - Competent and motivated team = echip competent i motivat - Efficient project management = management eficace al proiectului

Formularea unui Logframe nu trebuie privit ca un exerciiu pe marginea unei scheme directoare deja finalizate. Mai degrab trebuie s fie rezultatul eforturilor ntregii echipe i s implice o analiz atent, consultarea tuturor celor implicai i un demers creativ comun. 5

Logframe-ul trebuie privit ca un instrument dinamic, reevaluat i revizuit n permanen, n msura n care nsi evoluia proiectului i contextul n care acesta este realizat sunt supuse schimbrii pe ntreaga durat a implementrii. ACTORII Actorii sunt persoane, grupuri sau instituii care au un interes sau exercit o influen asupra reuitei proiectului. Pot fi clasificai n patru categorii : beneficiarii, partenerii de proiect, furnizorii de resurse i grupurile int. Beneficiarii Cei ce beneficiaz pe termen lung, fie direct, fie indirect, de aptitudini sporite (competene, cunotiine, etc.) i de calitatea serviciilor i produselor grupurilor int. Partenerii de proiect n anumite cazuri, proiectele Consiliului Europei sunt realizate n colaborare cu parteneri externi. Acetia nu sunt nici beneficiari, nici grupuri int, dar sprijinul pe care l aduc este esenial pentru succesul implementrii proiectului. Astfel de exemple ar fi : Ministerele de resort din diverse domenii, ageniile guvernamentale sau ONG-urile. Furnizorii de resurse Ofer finanare i / sau conducere politic i sprijin. Exemple : Comitetul de Minitri, statele membre sau statele nemembre ce ofer contribuii voluntare, Comisia European. Grupurile int Grupurile int sunt acele grupuri afectate n mod direct de ctre proiect i beneficiind de asemenea n mod direct de munca Consiliului Europei. Grupurile int includ : ministere, parlamente, autoriti locale, dar i instituii i organizaii, att publice ct i din zona societii civile, grupuri profesionale (de exemplu, judectori, procurori, avocai, etc.) i grupuri neprofesionale care joac un rol de dise-minatori n statele membre.

Target groups and Beneficiaries

Beneficiaries

Public and civilinstitutions andorganisations,

NGOs

Public and civilinstitutions andorganisations,

NGOs

Services and products providedby the Council of Europe with the support of Project Partners and Resource Providers.

Target group(s) Professionalgroups

Professionalgroups

Ministries,parliaments,

local authoritiesin member states

Ministries,parliaments,

local authoritiesin member states

Legenda : - Target groups and Beneficiaries = grupuri int i beneficiari - Beneficiaries = beneficiari - Target group(-s) = grup(-uri) int

6

7

- Public and civil institutions and organisations, NGOs = instituii i organizaii publice i private, ONG-uri.

- Professional groups = grupuri profesionale - Ministries, parliaments, local authorities in member states = ministere, parlamente, autoriti locale n

statele membre - Services and products provided by the Council of Europe with the support of Project Partners and

Resources Providers = servicii i produse furnizate de ctre Consiliul Europei cu sprijinul partenerilor de proiect i a furnizorilor de resurse.

RELAIA DINTRE PROGRAM I PROIECT Un program urmrete s-i aduc contribuia la unul dintre Obiectivele Strategice ale Consiliului Europei aa cum sunt ele definite n continuare : S apere i s promoveze respectarea drepturilor omului n toate statele membre, fr discri-

minare ; S favorizeze crearea i dezvoltarea procedurilor i instituiilor democratice la nivel naional,

regional i local ; S asigure respectarea statului de drept ; S promoveze identitatea cultural european innd cont de patrimoniul cultural european i

de diversitatea cultural european, cu un accent deosebit pe rolul educaiei n aceast direcie; S promoveze tolerana, coeziunea social i drepturile sociale.

Obiectivele Strategice nu fac parte din matricea Logframe a unui proiect. Ele explic raiunea general a programului. Ele se refer la orientrile majore ale Consiliului Europei i reflect voina politic a statelor membre. Obiectivele Strategice identific schimbrile pe termen lung pe care organizaia i propune s le produc pe scar european. Programele difer ntre ele ca grad de complexitate, dar orice program este compus dintr-un numr de proiecte. Fiecare proiect din cadrul unui program are propria sa matrice Logframe i contribuie la atingerea Obiectivului(-lor) Programului. Obiectivul(-ele) Programului este (sunt) atins(-e) numai n momentul n care proiectele ce compun Programul i-au atins propriile Obiective de Proiect. Logica actualului Program de Activiti al Consiliului Europei cere ca fiecare Obiectiv Strategic s fie compus din mai multe programe care, la rndul lor, s fie alctuite din mai multe proiecte. Astfel, fiecare proiect este legat prin intermediul unui program de un Obiectiv Strategic al Organizaiei. Anumite proiecte, ca, de exemplu, iniiativele comune ale Comisiei Europene i ale Consiliului Europei sau Proiectele Integrate, i pot aduce contribuia la mai mult de un Obiectiv Strategic al Organizaiei. Acest lucru nu nseamn n nici un caz c Metodologia de Management de Proiect i restrnge aplicabilitatea. Relaia ierarhic dintre fiecare Obiectiv Strategic, obiectivele programului su i obiectivele proiectelor componente este prezentat mai-jos :

Interlinked Objective Levels

Strategic Objective

ProgrammeObjectives

Programme Objective

Specific Objectives

Activities / Tasks

PROGRAMMESSTRATEGICOBJECTIVES PROJECTS

Project ObjectiveProject Objectives

Legenda :

- Interlinked Objective Levels = nivelele obiectivelor interconectate - Strategic objectives = obiective strategice - Programmes = programe - Projects = proiecte - Programme objectives = obiectivele programului - Project objectives = obiectivele proiectului - Project objective = obiectivul proiectului - Specific objectives = obiectivele specifice - Activities/ Tasks = activiti / sarcini

FAZA DE PLANIFICARE CONSTRUIREA LOGFRAME-ULUI

Prima coloan : Logica interveniei Prima coloan a Logframe-ului arat logica interveniei. Ea fixeaz strategia de baz ce se afl n spatele proiectului i arat ierarhia obiectivelor. Diagrama de mai-jos arat secvena n care se stabilete o ierarhie a obiectivelor n vederea planificrii proiectului.

8

Legenda : - Project planning = planificarea proiectului - Top-down approach = abordare de sus n jos - Project implementation = implementarea proiectului - Bottom-up approach = abordarea de jos n sus - Programme objective = obiectivul programului - Project objective = obiectivul proiectului - Specific objectives = obiective specifice - Activities/ Tasks = activiti / sarcini

Cele patru nivele de obiective sunt definite dup cum urmeaz : 1. Obiectivul Programului exprim impactul pe termen lung i schimbrile pozitive n ceea ce i privete pe beneficiari. Fiecare program poate avea unul sau mai multe Obiective de Program. 2. Obiectivul Proiectului este obiectivul pe care proiectul este presupus s-l ating. El definete succesul proiectului. Obiectivul Proiectului trebuie s rspund nevoilor grupului (grupurilor) int. El trebuie definit n termeni de beneficii durabile sau de schimbare pozitiv pentru grupul (grupurile) int. Este necesar ca fiecare proiect s aib un singur Obiectiv al Proiectului. Stabilirea cu precizie i consensul asupra a ceea ce definete exact succesul unui proiect constituie aadar o etap critic n conceperea proiectului. 3. Obiectivele Specifice descriu serviciile / produsele pe care Consiliul Europei trebuie s le furnizeze grupului int. 4. Activitile sunt aciunile ce sunt ntreprinse cu scopul de a atinge Obiectivele Specifice. Ele descriu proiectul n termeni operaionali. La acest nivel, resursele financiare trebuie atribuite cu claritate. Spre deosebire de planificarea proiectului, diagrama de mai-jos descrie modul n care proiectul este condus. Activitile la cel mai de jos nivel - realizarea lor duce la atingerea Obiectivelor Specifice. Obiectivele Specifice atingerea tuturor Obiectivelor Specifice n acelai timp duce la

realizarea Obiectivului Proiectului. 9

Obiectivul Proiectului contribuie la realizarea Obiectivului Programului.

A patra coloan : Ipotezele de lucru n anumite cazuri, numai proiectul ca atare nu poate atinge toate obiectivele identificate. Factori de natur extern pot afecta implementarea proiectului i durabilitatea lui pe termen lung ; n acelai timp, aceti factori rmn n afara controlului exercitat de ctre managerul de proiect. De aceea, anumite condiii necesare ca proiectul s fie dus la bun sfrit cu succes trebuie formulate. Aceste condiii trebuie ndeplinite pentru succesul proiectului i apar ca Ipoteze de lucru n cea de-a patra coloan a Logframe-ului. Ipotezele de lucru sunt fixate numai la nivelul Obiectivelor Specifice i al Obiectivelor Proiectului. Fezabilitatea proiectului poate fi astfel estimat prin intermediul unei abordrii de jos n sus dup cum este explicat mai-jos : Odat ce Obiectivele Specifice sunt atinse i Ipotezele de lucru la acest nivel sunt ndeplinite,

Obiectivul Proiectului va fi realizat ; Odat ce Obiectivul Proiectului a fost atins i Ipotezele de lucru la acest nivel sunt ndeplinite,

ne putem atepta la o contribuie semnificativ a proiectului la ndeplinirea programului.

Project feasibilityIntervention Logic

Assumptions

ProgrammeObjective

ProjectObjective

SpecificObjectives +

+Assumptions

Assumptions

OperationalObjectives

Legenda : - Project feasibility = fezabilitatea proiectului - Intervention logic = logica interveniei - Programme objective = obiectivul programului - Project objective = obiectivul proiectului - Specific objectives = obiective specifice - Operational objectives = obiective operaionale - Assumptions = ipotezele de lucru

Cum s identificm Ipotezele de lucru ? Probabilitatea i semnificaia condiiilor externe ce trebuie ndeplinite sunt estimate ca parte component a evalurii gradului de risc legat de respectivul proiect. Anumii factori vor fi cruciali

10

pentru succesul proiectului, alii se vor dovedi de o importan marginal. Odat ce Ipotezele de lucru au fost identificate, ele sunt formulate n termenii situaiei dorite. Ele pot fi apoi verificate i evaluate. Figura de mai-jos prezint modul cel mai util de evaluare a importanei Ipotezelor de lucru.

Legenda :

- Feasibility flow chart =organigrama fezabilitii - Is the external factor/ assumption important ? = este important factorul extern/ ipoteza de lucru ? - Yes = da - No = nu - Will it be realised ? = se va realiza ? - Almost certainly = aproape sigur - Likely = posibil - Unlikely = puin posibil - Redesign the project by adding Activities/ Tasks or Specific Objectives ; reformulate the Project

Objective if necessary =modificarea proiectului prin adugarea de activiti / sarcini sau de obiective specifice ; reformularea obiectivului proiectului dac este necesar

- Do not include in logframe = a nu se include n logframe - Include as an assumption = a se include ca ipotez de lucru - The project is not feasible = proiectul nu este fezabil

11

FAZA DE IMPLEMENTARE Faza de implementare a proiectului este structurat cu ajutorul planurilor de lucru i a rapoartelor de progresie a proiectului. Pentru un ciclu bugetar anual, fiecare an este mprit n perioade de raportare de cte patru luni. La nceputul fiecrei perioade de patru luni, managerul de proiect produce un plan de lucru. La sfritul perioadei de raportare, managerul de proiect raporteaz asupra progresului la zi. Implementarea curent este comparat cu planul de lucru, diferenele sunt analizate i eventualele aciuni corective sunt propuse i integrate n planul de lucru pe perioada urmtoare. n aceast faz, trebuie s se revizuiasc Logframe-ul, s se foloseasc informaii suplimentare pentru a aduce la zi Criteriile de Evaluare i Sursele de Verificare i, dac este necesar, chiar s se revizuiasc Obiectivele i Ipotezele de lucru. PLANUL DE LUCRU Planul de lucru al unui proiect prezint sub form de secvene logice Activitile i Sarcinile ce trebuie implementate n cadrul unui proiect i atribuie responsabilitatea fiecrei Activiti / Sarcini de ndeplinit. Toate informaiile dintr-un un plan de lucru pot fi prezentate sub forma unei Diagrame Gantt. Mai jos este dat un astfel de exemplu. Forma de prezentare poate fi adaptat pentru a corespunde duratei presupuse a proiectului. Un plan de lucru general poate s specifice numai Activitile / Sarcinile pe o perioad de un an, n timp ce planurile de lucru mai detaliate pot specifica Activitile / Sarcinile pe perioade mai scurte, de patru luni, de o lun sau chiar de o sptmn.

Example Workplan

July 2001 August 2001 September 2001 October 2001 November 2001 December 2001 ReponsibilitiesPM DP ED

1.1 Gather systematic and exact data on the organisation of education systems in Europe

1.1.1 Assign a co-ordinator L1.1.2 Develop a common grid for analysis L S1.1.3 Establish team of experts and

conduct meetings L1.1.4 Appoint national correspondents

and distribute the anaylsis grid S L1.1.5 Organise and hold symposia L S S1.2 Prepare guides containing a brief

and coherent description of secondary education in all states which have signed the Cultural Conventionetc.

Notes:= duration of results= period in which single activites will be carried out= milestones

Milestone 1:Conceptual workshop

Key:PM = Project ManagerDP = Deputy Project ManagerED = Expert on Education SystemsL = Leading roleS = Supporting role

12

13

Legenda : - Example Workplan = exemplu de plan de lucru - Gather systematic and exact data on the organisation of education systems in Europe = colectarea de

date precise i sistematice referitoare la organizarea sistemelor de nvmnt n Europa - Assign coordinator = numirea unui coordonator - Develop a common grid for analysis = dezvoltarea unei grile comune de analiz - Establish team of experts and conduct meetings = stabilirea echipei de experi i organizarea

reuniunilor - Appoint national correspondents and distribute the analysis grid = numirea de corespondeni naionali

i distribuirea grilei de analiz - Organise and hold symposia = organizarea i inerea de simpozioane - Prepare guides containing a brief and coherent description of secondary education in all states which

have signed the Cultural Convention = pregtirea ghidurilor care s descrie pe scurt i n mod coerent nvmntul secundar n toate statele semnatare ale Conveniei Culturale

- Milestones 1 : conceptual workshop =jalon 1 : atelier conceptual - Responsibilities = responsabiliti

Notes = note Duration of results = durata rezultatelor Period in which single activities will be carried out = perioada n care vor fi desfurate activiti unice Milestones =jaloane

Key = legenda PM=Project manager = manager de proiect DP=Deputy project manager = manager adjunct de proiect ED=Expert on education systems = expert n sisteme de nvmnt L=Leading role = rol de conducere S=Supporting role = rol de asisten

Scara de timp potrivit pentru un plan de lucru va fi determinat n funcie de complexitatea proiectului, de considerentele de raportare i de ciclul bugetar. De asemenea, este posibil ca un numr de planuri de lucru s trebuiasc s fie concepute cu scri de timp diferite. Este necesar ns ca managerul de proiect s realizeze mcar un plan de lucru pe perioade de cte patru luni. TRECEREA N REVISTA A STADIULUI DE AVANSARE A PROIECTULUI Stadiul de avansare a proiectului este un proces care face comparaia ntre realizrile la zi ale proiectului i obiectivele planificate. Realizrile presupuse ale proiectului sunt comparate cu stadiul de avansare curent. Deviaiile semnificative de la planul iniial sunt identificate i analizate. Se decide de comun acord asupra aciunilor corective i acestea sunt integrate n perioada urmtoare i sunt atribuite membrii echipei responsabilitile ce decurg. Trecerea n revist a stadiului de avansare este ocazia ca managerul de proiect i membrii echipei s i evalueze n mod critic realizrile. Raportul asupra stadiului de avansare rezum procesul de trecere n revist i are un scop dublu :

- s nregistreze rezultatele trecerii n revist pentru echipa de proiect, inclusiv realizrile, problematica i eventualele provocri ;

- s comunice ctre palierul superior al managementului, informaiile relative la avansarea proiectului i aceasta ntr-o form standard, n vederea facilitrii procesului decizional.

Trecerea n revist a stadiului de avansare a proiectului i raportarea nu trebuie s fie considerate exerciii cu o valoare adugat redus sau pur i simplu icane administrative care se se adaug abuziv celorlalte sarcini de lucru. Managerii de proiect trebuie s acorde timpul necesar tuturor aspectelor managementului. Acesta reprezint un timp alocat n mod judicios. n realitate, o abordare structurat, identificarea n timp a problemelor i problematicii ce trebuie abordate, stabilirea cu

14

claritate a cine ce face, jaloanele proiectului, comunicarea structurat i standardizat duc mpreun la economisirea timpului alocat managementului. n acelai timp, va fi mai puin nevoie de coordonare din moment ce aciunile diverilor actori vor fi mai coerente. Raportarea nu se face n mod haotic. Problemele fiind anticipate cu suficient timp nainte, se reduce riscul de a reaciona ad-hoc, etc. Se poate formula mai clar c raportul de avansare a proiectului descrie stadiul de avansare n ceea ce privete atingerea Obiectivelor Specifice prin implementarea Activitilor / Sarcinilor, deoarece el compar rezultatele obtinute la acest moment cu rezultatele ateptate potrivit programului de lucru. Raportul trebuie s includ : O descriere a Activitilor i Sarcinilor pentru fiecare Obiectiv Specific, de realizat pe perioada

raportrii, n comparaie cu planul de lucru. Raportul trebuie s noteze orice deviere de la planul de lucru i msurile corective luate.

O descriere a problemelor, actuale sau poteniale, incluznd aciunile de remediere planificate i recomandrile necesare.

Toate modificrile Logframe-ului propuse n legtur cu Proiectul i/ sau cu Obiectivele Specifice (dac este cazul).

Planul de lucru pentru urmtoarea perioad.

15

TERMENI CHEIE pentru Monitoring i Evaluare.1 Monitoring Estimarea continu i sistematic n timp a progresului unei secvene de lucru care permite actorilor s verifice dac lucrurile merg conform planului i s fac metodic reajustri. Evaluare Estimarea periodic a relevanei, realizrii, eficacitii, gradului de realizare i a durabilitii obiectivului general. Politic O politic este un plan global care cuprinde mai multe scopuri i proceduri i intenioneaz s ghideze i s influeneze deciziile prezente i viitoare, inclusiv legislaia i planificarea. Strategie O strategie este un plan detailat bazat pe obiective pe termen lung n vederea obinerii unor rezultate pozitive n situaii cum ar fi accesul la locurile de munc pentru romi, sau o aptitudine n planificarea pentru astfel de situaii. Program Un program este alctuit dintr-un numr de proiecte care au un obiectiv global comun. Proiect Un proiect este alctuit dintr-un numr de activiti cu obiective fixate, desemnate s produc un rezultat specific pe parcursul unei perioade de timp limitate. Ciclul proiectului Ciclul proiectului urmrete viaa unui proiect de la ideea iniial pn la ncheierea lui i dezvoltarea unui proiect ulterior sau a unei faze ulterioare a proiectului. Scopul proiectului Scopul proiectului este obiectivul central al proiectului. Scopul trebuie s vizeze aspectul central i s fie definit n termenii unor beneficii durabile pentru grupul (grupurile) int. Fiecrui proiect trebuie s i se aloce un singur scop. Obiective Un obiectiv este descrierea unei intenii a unui proiect sau program. ntr-un sens general, se refer la activitile, rezultatele, scopul proiectului i obiectivele globale. Mijloace / Inputuri Mijloacele sunt resursele fizice i nefizice (adesea desemnate ca Inputuri ) care sunt necesare pentru desfurarea activitilor planificate i pentru managementul proietului. Se face distincia ntre : resursele umane i resursele materiale. Activiti Aciunile (i mijloacele) care trebuie ntreprinse (puse la dispoziie) pentru a produce rezultatele scontate. Ele rezum ceea ce promite s realizeze proiectul.

1 Lista termenilor cheie se bazeaz pe Manualul de management al ciclului unui proiect, publicat de Comisia European, martie 2001 i pe Recomandarea Consiliului Europei CM/Rec.2008 (2005) relativ la politicile pentru roma i cltori n Europa. ADJP 2008

16

Output Un output este constituit din produsele clar identificate care rezult din activiti. Rezultate Rezultatele sunt produsele activitii desfurate, din combinaia crora se atinge scopul proiectului, altfel spus, prin atingerea rezultatelor, grupurile int ncep s se bucure de beneficii durabile. Impact i efecte Impact i efecte se definesc ca efectul proiectului asupra mediului su n sens larg i contribuia lui la obiectivele sectoriale mai largi, rezumate n obiectivele globale ale proiectului, i asupra realizrii obiectivelor politicii de ansamblu. Indicator Un indicator este o schimbare observabil sau un eveniment care aduce dovada unei schimbri, fie c este vorba de o schimbare pe termen scurt sau de una pe termen lung. Indicatorii pot reflecta efortul i efectul la toate nivelele, de la output-uri la obiective. Punctul de plecare Situaia iniial creia i se adreseaz proiectul se reflect n anchetele asupra situaiei actuale i trebuie s rezulte din analiza iniial. Punctul de plecare este important deoarece contribuie la msurarea schimbrilor. Etapele Jaloanele / etapele sunt un tip de indicator verificabil n mod obiectiv care furnizeaz indicaii asupra obiectivelor pe termen scurt i a celor pe termen mediu (n general activiti) ceea ce faciliteaz evaluarea realizrilor pe parcursul proiectului, mai degrab dect la ncheierea acestuia. Ele indic de asemenea momentele n care deciziile trebuie luate sau n care aciunile trebuie finalizate. Riscuri Factorii externi i evenimentele care pot afecta evoluia sau succesul proiectului i a cror posibilitate s se produc este mic. Riscurile sunt formulate ntr-un mod negativ de genul : reforma procedurilor penale eueaz . Relevan / Analiza nevoilor Adecvarea obiectivelor unui proiect la problemele reale, nevoile i prioritile unui grup int vizat i la cele ale beneficiarilor crora le este adresat proiectul, precum i adecvarea la contextul fizic i politic n care proiectul opereaz. Eficacitatea O estimare a contribuiei aduse de rezultate la ndeplinirea scopului proiectului i n ce msur au afectat Ipotezele de lucru realizrile proiectului. Rentabilitate Faptul c rezultatele au fost obinute cu un cost rezonabil, respectiv ct de bine Mijloacele i Activitile au fost transformate n Rezultate i calitatea rezultatelor obinute. Participare Participarea este implicarea activ a unei persoane sau a unui grup de persoane ntr-o activitate, dincolo de simpla lor consultare, fiind o form de angajare activ, continu i efectiv. Participarea este un element cheie n drepturile minoritilor. Beneficiari

17

Beneficiarii sunt cei care beneficiaz ntr-un mod sau altul de implementarea proiectului. Se poate face difereniere ntre : Partenerii Proiectului Cei care sunt sprijinii cu fonduri cu scopul de a asigura conceperea i implementarea unui proiect, de exemplu, ministerele, ageniile de implementare ; Grupuri int, beneficiari direci Grupul/ entitatea care va fi afectat (-) n mod concret de ctre proiect, mai precis de Scopul Proiectului, grup cu care proiectul lucreaz strns i pentru care proiectul este conceput. Grupurile int sunt actorii cheie. Beneficiarii intermediari Cei care sunt sprijinii n cadrul proiectului pentru a oferi servicii grupurilor int. Ei sunt actori. Beneficiarii finali Cei care, dincolo de nivelul grupurilor int, beneficiaz de proiect pe termen lung la nivelul ntregii societi sau a unui sector n sens larg ; de exemplu copiii datorit creterii cheltuielilor pentru sntate i nvmnt. Sexe Diferenele sociale care sunt atribuite i preluate de ctre femei i brbai i care variaz de-alungul timpului i de la o societate la alta sau de la un grup la altul. Genurile se deosebesc prin sex, ceea ce se refer la diferenele determinate biologic ntre brbat i femeie. Egalitatea ntre sexe Promovarea egalitii ntre femei i brbai n ceea ce privete accesul lor la serviciile i infrastructurile sociale i economice i la beneficiile aduse de dezvoltare este esenial. Obiectivul este reducerea disparitilor dintre brbai i femei, incluznd sntatea i educaia, accesul la locurile de munc i activiti economice i procesul decizional la toate nivelele. Toate programele i proiectele trebuie s contribuie activ la reducerea disparitilor ntre sexe, n aria lor de intervenie. Actor Orice persoan, grup de persoane, instituie sau ntreprindere care poate avea o relaie cu proiectul/ programul este un actor al proiectului/ programului. Direct sau indirect, pozitiv sau negativ, actorii pot influena sau fi influenai de ctre evoluia i rezultatele proiectelor sau programelor. n general, pot fi deosebite mai multe subgrupe. Analiza actorilor Analiza actorilor implic identificarea tuturor grupurilor de actori care pot fi afectai (pozitiv sau negativ) de ctre intervenia propus, identificarea i analiza intereselor, problemelor, potentialelor lor, etc. Concluziile acestei analize sunt integrate n alctuirea proiectului. Logica interveniei Strategia subiacent proiectului. Este descrierea narativ a proiectului la fiecare dintre cele patru nivele ale ierarhiei obiectivelor folosite n Logframe. Abordarea cadrului logic O metodologie de planificare, management i evaluare a programelor i proiectelor, implicnd analiza actorilor, analiza problemelor, analiza obiectivelor, analiza strategiilor, elaborarea matricei Logframe i a calendarelor pentru activiti i resurse. Logframe

18

Matricea care prezint logica interveniei unui proiect, ipotezele de lucru, indicatorii verificabili n mod obiectiv i sursele de verificare. Analiza SWOT Analiza punctelor forte i a punctelor slabe ale organizrii, precum i a oportunitilor i riscurilor cu care este confruntat organizarea. Acest instrument poate fi folosit n toate fazele ciclului proiectului.

----------------------------

19

EXERCIII PRACTICE

Prezentate de dr. Alan Phillips

SCHEMA SWOT

Punctele forte. Punctele slabe. Oportuniti. Riscuri

PUNCTELE FORTE

PUNCTELE SLABE

OPORTUNITATI

RISCURI

20

IMPLEMENTAREA INTERNA A DREPTULUI INTERNAIONAL

MECANISME DE IMPLEMENTARE

Aciuni ce trebuiesc ntreprinse dup ratificarea dreptului internaional

Actori Dreptul Aciunea programPoliticieni de marc Judectori la nivel nalt

Constituii Politica naional Strategia naional

Politicieni de marc Judectori la nivel nalt

Legi constituionale Politica guvernamental

Parlamentari Procurori Minitri, Ministrul Finanelor Oficialiti de nalt nivel

Legislaie Politica ministerial Strategia ministerial Obiective Prioriti

Oficialiti Decrete administrative Programe & Ministerul de Finane proiecte ce trebuie realizate Economiti Interpretare Subobiective Experi Diseminare inte & indicatori Formare Organizaii Operaie Planificare Mass-media Comunicare Corporaii Atribuirea bugetului Pilotare Profesii Atribuirea resurselor Implementare Instituii publice Atribuirea resurselor Toti cetenii Judectori Oficialiti de nalt nivel Indivizi Procurori Autoriti locale Familii Avocai Administratori locali Comuniti Membrii ai completelor de

judecat Agenii locale

Organizaii Poliia Personal cu experien ONG-uri Societatea civil Bogai Locuitori din mediul urban Brbai Tineri Minoriti incluznd : Sraci Locuitori din mediul rural Femei Vrstnci Majoriti

ADJP rev 2 Nov 2006

21

Tabelul Actorilor

Actorii Interese & informaii necesare

Proiectul potenial

Impact/ Putere

Prioritatea interesului

Actori primari

Actori secundari

Actori externi

Anex : Diagram

MECANISME DE IMPLEMENTARE