metode si tehnici utilizate in managementul public
TRANSCRIPT
Desfasurarea activitatii in institutiile publice presupune utilizarea unui ansamblu de
metode si tehnici, care sa permita realizarea obiectivelor stabilite la toate nivelurile
administratiei. In procesul de exercitare a functiilor managementului public, functionarii
publici cu functii de conducere si reprezentantii alesi sau numiti se confrunta cu o larga
varietate de nevoi sociale generale si/sau specifice pentru satisfacerea carora este necesara
folosirea unor metode si tehnici de management public generale si specifice.
1. Notiunea de metoda
Metoda administrativa reprezinta o modalitate sau un ansamblu de modalităţi care
faciliteaza realizarea unor obiective ale institutiilor din administratia publica.
De asemenea, metoda administrativa reprezinta un instrument utilizat de functionarii
publici, pentru a realiza sistemul de obiective al institutiei in care isi desfasoara activitatea.
In managementul public se aplica o serie de metode si tehnici specifice alaturi de cele
care se regasesc si in alte domenii ale stiintei.
Metoda administrativa presupune un mod organizat de gandire si actiune in vederea
obtinerii unor rezultate maxime cu eforturi minime.
2. Tipologia metodelor utilizate in managementul public
In functie de obiectivele urmarite, metodele aplicate in administratia de stat sunt
grupate in 3 categorii in acceptiunea lui Dumitru Brezoianu (vezi figura nr.22. Principalele
metode utilizate in managementul public):
Consultarea mai multor materiale de specialitate ne indreptateste sa facem inca de la
inceput o precizare referitoare la aceste metode.
Desi in cele mai multe lucrari de specialitate din domeniu aceste metode sunt
prezentate ca instrumente la indemana celor care isi desfasoara activitatea in sistemul
administratiei publice, totusi, dupa parerea noastra ele reprezinta in mare parte cateva
modalitati practice, adesea activitati chiar determinate de anumite situatii aparute in realizarea
obiectivelor administrative.
2.1. Metodele de executare
In acceptiunea noastra metodele din aceasta categorie sunt de fapt diverse forme de
exercitare a functiei de motivare a managementului public, se face distinctie intre metodele
aplicate in sistemul administratiei publice din diferite tipuri de state.
In categoria metodelor de executare sunt cuprinse:
- Metoda constrangerii;
- Metoda convingerii;
- Metoda cointeresarii.
2.1.1. Metoda constrangerii
Se aplica in mod expres in statele totalitare, care au fost transformate in instrumente de
dominare de catre o minoritate sociala privilegiata asupra majoritatii societatii, lipsita de
drepturi si asuprita. In statele nedemocratice, metoda constrangerii este principala metoda de
asigurare a executarii deciziilor administrative, a actelor organelor statului, in general.
2.1.2. Metoda convingerii
In tarile democratice in care organele de stat apara si promoveaza interesele cetatenilor
si actioneaza cu consecventa pentru cresterea bunastarii materiale si spirituale a membrilor
societatii este folosita metoda convingerii.
In statele in care se foloseste cu precadere metoda convingerii, deciziile administrative,
actele organelor statului sunt respectate si executate de bunavoie de catre functionarii publici
si de membrii societatii, constienti fiind ca prin aceasta actioneaza in propriul lor interes.
Consecinta fireasca a unei astfel de situatii o constituie faptul ca, in statele
democratice, principala si cea mai frecvent folosita metoda de executare a actelor organelor de
stat este metoda convingerii.
2.1.3. Metoda cointeresarii
Statul poate sa utilizeze si alte metode pentru a determina functionarii publici si
cetatenii sa-si indeplineasca obligatiile ce le revin, iar personalul implicat in sistemul
administratiei sa fie eficace.
Astfel, se pot acorda recompense materiale pentru realizari deosebite in propria
activitate. Stimulentele folosite amplifica gradul de cointeresare a functionarilor publici, in
special. Metoda cointeresarii presupune elaborarea unor sisteme de indicatori pentru
sensibilizarea angajatilor institutiilor publice fata de realizarea intereselor publice generale.
2.2. Metodele de organizare si functionare
Din aceasta categorie fac parte cinci metode cunoscute in literatura de specialitate ca
instrumente folosite in procesul de organizare a activitatii desfasurate in cadrul institutiilor
administratiei publice. Prin metodele de organizare si functionare folosite in administratia de
stat prezentam in continuare:
- Metoda organizarii rationale a activitatilor administrative;
- Metoda sedintei;
- Metoda conducerii eficiente;
- Metoda valorificarii experientei in munca;
- Metoda structurarii corespunzatoare a programului functionarilor publici.
Consideram oportuna o precizare referitoare la metodele din aceasta categorie. Cu
exceptia metodei sedintei, care, dupa parerea noastra, constituie principala metoda folosita in
sistemul administratiei publice de catre functionarii publici situati pe diferite niveluri
ierarhice, toate celelalte descriu de fapt cateva proceduri si activitati prin care obiectivele
administratiei publice pot fi realizate.
2.2.1. Metoda organizarii rationale a activitatilor administrative
Aceasta metoda descrie, de fapt, modul in care activitatile administrative trebuie sa se
desfasoare pentru a servi realizarii obiectivelor managementului public.
Metoda presupune conceperea unui plan de activitate, care sa fie orientat, pe de o parte,
catre realizarea obiectivelor sociale si pe de alta parte, sa detalieze, la nivelul institutiilor
administrative, o serie de activitati menite sa sustina indeplinirea misiunii sociale a
managementului public.
Metoda organizarii rationale a activitatii administrative presupune conceperea unor
planuri de activitate pe ansamblul sistemului administrativ si a unor planuri de detaliu pentru
fiecare institutie publica.
2.2.2. Metoda sedintei
Intrucat cea mai mare parte a deciziilor administrative sunt adoptate in cadrul grupului,
respectiv prin consultarea managerilor publici in comisii si/sau plenuri, o deosebita importanta
prezinta metoda sedintei.
In esenta, utilizarea sedintei in institutiile publice consta in reunirea mai multor
persoane din sistemul administrativ, pentru un interval de timp, in vederea solutionarii, in
comun, a unor probleme cu caracter decizional, informational, de analiza si cercetare.
Sedinta constituie modalitatea principala de transmitere a informatiilor si de culegere a
feed-back-ului de la un numar mare de componenti ai sistemului administratiei publice.
Pot fi identificate cateva precizari referitoare la numarul de sedinte si tipul acestora in
administratia publica.
Dupa cum stim, parlamentul si guvernul isi desfasoara, in cea mai mare parte,
activitatea in cadrul unor sedinte, care sunt de informare, de analiza sau decizionale.
In consecinta, ori de cate ori este necesar, Primul Ministru, Presedintele Camerei
Deputatilor si/sau Presedintele Senatului reunesc ministrii, respectiv parlamentarii, pentru o
sedinta in plen.
De asemenea, sunt frecvente situatiile in care activitatea Parlamentului se desfasoara pe
Comisii si in cadrul acestora se organizeaza sedinte cu un numar restrans de parlamentari care
fac parte din comisiile de resort.
Desigur, metoda sedintei se foloseste si la nivelul administratiei locale de catre
functionarii publici si reprezentanti alesi si numiti in institutiile publice din administratia
locala.
Aceste sedinte au loc ori de cate ori functionarii publici si reprezentantii alesi sau
numiti cu functii de conducere considera necesar.
In institutiile publice, utilizarea metodei sedintei, are o serie de particularitati,
determinate de specificul domeniului.
Astfel, durata unei sedinte poate varia de la 15 minute la 2-4 ore, in functie de tipul
sedintei si/sau de nivelul administrativ pe care se utilizeaza.
Numarul participantilor la sedinta variaza, de asemenea, in functie de nivelul pe care
se utilizeaza metoda si de tipul deciziilor administrative care urmeaza a fi adoptate.
In utilizarea acestei metode se constata o serie de abateri de la regulile generale si
universale cu influente atat asupra calitatii deciziilor administrative, a functionalitatii
sistemului administrativ si a eficacitatii managementului public.
2.2.3. Metoda conducerii eficiente
Metoda consta intr-un ansamblu de modalitati orientate spre desfasurarea unor
activitati eficiente de catre managerii publici implicati in procesele de management si de
executie din institutiile publice.
Pentru aceasta, ei trebuie sa posede cunostinte in domeniul in care isi desfasoara efectiv
activitatea, in domeniul administrativ juridic, calitati morale, dar si calitati si cunostinte in
domeniul economic, al managementului, sociologiei si psihologiei.
Pentru o conducere eficienta este necesara o foarte buna cunoastere a realitatii sociale,
a intereselor sociale care stau la baza stabilirii obiectivelor din cadrul sistemului administrativ.
De asemenea, metoda conducerii eficiente presupune stabilirea unor raporturi de
munca eficiente intre functionarii publici cu functii de conducere in sistem si ceilalti
colaboratori si subordonati.
2.2.4. Metoda valorificarii experientei de munca
O influenta considerabila asupra calitatii proceselor de management si de executie din
sistemul administrativ si asupra rezultatelor activitatii functionarilor publici are experienta in
munca care provine din derularea intr-un timp indelungat a acelorasi operatii sau a unora
foarte apropiate in ceea ce priveste particularitatile lor.
Experienta imprima functionarului public o foarte buna abilitate, ceea ce conduce la
realizarea rapida si eficienta a sarcinilor.
Efectuarea permanenta a acelorasi operatii poate avea insa si efecte negative in
momentul in care intervine rutina, comoditatea, lucrarile fiind executate in mod mecanic fara
nici un fel de efort intelectual.
Rutina poate atrage pasivitatea, elimina nu numai dorinta imbunatatirii muncii,
introducerii de modalitati noi, superioare de indeplinire a sarcinilor, ci genereaza chiar o
atitudine refractara fata de inovatii, tendinta de limita orice fel de schimbare in activitatea
desfasurata.
Prin folosirea metodei valorificarii experientei in munca, personalul din sistemul
administratiei publice este incurajat sa-si valorifice potentialul profesional dobandit in timp,
dar si capacitatea creativa pentru gasirea unor solutii eficiente la ineditele probleme sociale
care apar in diferite perioade.
2.2.5. Metoda structurarii corespunzatoare a programului functionarilor publici
Aceasta metoda constituie o importanta modalitate de sporire a eficacitatii muncii
tuturor functionarilor publici.
In structura programului de activitate al functionarilor publici cu functii de conducere
apar o serie de particularitati, date de specificul activitatii de administratie, comparativ cu alte
activitati.
Aceasta metoda a aparut ca urmare a multiplelor situatii de prelungire exagerata a
duratei zilei de munca, in special a functionarilor publici cu functii de conducere si de
utilizarea necorespunzatoare a timpului de catre functionarii publici implicati atat in procesele
de management, cat si de executie.
Principalele cerinte care sa permita desfasurarea corespunzatoare a programului
functionarilor publici sunt:
- Confort;
- Climat organizational deschis, stimulativ;
- Dotare tehnica adecvata etc.
Este cunoscut faptul ca orice activitate desfasurata fara intrerupere un interval mai
mare de timp, in conditii de concentrare nervoasa, are drept consecinta o puternica stare de
oboseala, ceea ce conduce in mod direct la scaderea capacitatii de munca, deci a eficacitatii
functionarului public.
Programarea corespunzatoare a timpului de lucru al functionarilor publici presupune si
stabilirea unui raport optim intre consumul efectiv de energie si perioada de odihna necesara.
Pentru a se putea preintampina aparitia oboselii exagerate si premature a personalului
din administratie este necesar, in primul rand, sa fie cunoscute cauzele care o provoaca, pentru
ca, in functie de ele, sa se adopte masurile corespunzatoare de eliminare sau, daca nu este
posibil, cel putin pentru diminuarea intensitatii acestora.
Utilizarea metodei structurarii programului de lucru al functionarilor publici implica si
cunoasterea influentei factorilor de solicitare fizica si nervoasa ai mediului ambiant care au un
impact direct asupra calitatii si productivitatii muncii angajatilor din sistemul administrativ.
Intre factorii de solicitare fizica amintim factorii de microclimat, temperatura,
umiditatea, circulatia aerului, radiatiile, iluminatul si nu in ultimul rand, zgomotul.
Crearea unei ambiante placute necesita imbinarea influentei acestor factori mai ales
intre culoare si lumina, in sensul utilizarii unor combinatii de culori care, dincolo de gust,
trebuie sa satisfaca si alte cerinte, sa se coreleze cu gradul de iluminare a incaperii etc.
Acestora li se adauga unii factori psihosociali, cu influenta hotaratoare asupra stilului
de management, a calitatii procesului de conducere din administratia publica.
Desi in sistemul administrativ din Romania asemenea factori sunt putin luati in
considerare in actiunile de rationalizare a activitatii functionarilor publici cu functii de
conducere, totusi ele prezinta utilitate practica deoarece influenteaza in mod considerabil
eficacitatea managementului.
2.3. Metodele de cercetare
Asa cum am precizat la inceputul acestui capitol, in cadrul tipologiei metodelor
utilizate in sistemul administratiei de stat am prezentat o a treia categorie, cea a metodelor de
cercetare.
Desi in literatura romana de specialitate, Alexandru Negoita mentioneaza doua metode,
respectiv: metoda analitica si metoda critica. In opinia noastra, cele doua asa-zis metode
reprezinta doua etape ale procesului complex de cercetare, care se deruleaza in sistemul
administratiei publice.
In consecinta, in opinia noastra, din a treia categorie face parte metoda analizei
diagnostic. Aceasta presupune parcurgerea mai multor etape, dupa cum urmeaza:
1. Documentarea sau investigarea domeniului care urmeaza a fi abordat;
2. Identificarea simptomelor pozitive si negative;
3. Analiza cauzala detaliata a disfunctionalitatilor si aspectelor pozitive;
4. Formularea propunerilor de perfectionare.
Imbunatatirea, perfectionarea continua a organizarii si functionarii sistemului
administrativ impune o continua observare si investigare a proceselor de management si de
executie.
Schimbarile rapide din cadrul societatii contemporane impun ca fiecare institutie din
sistemul administratiei publice sa se adapteze noilor conditii pentru a servi in mod
corespunzator cerintelor prezente si de viitor ale societatii.
Simularea permite experimentarea unor idei, noi sisteme, metode, tehnici si proceduri
noi, pentru a se identifica impactul social si gradul in care noul contribuie mai rapid si mai
eficient la realizarea obiectivelor managementului public, respectiv la satisfacerea nevoilor
sociale generale si specifice ale cetatenilor.
Diagrama cauza-efect faciliteaza extinderea procesului de analiza a mediului intern al
administratiei si fiecarei institutii publice dar si a celui extern, international care influenteaza
semnificativ continutul proceselor de management si de executie din sectorul public in
perioade diferite.
Metodele administrative prezentate constituie cateva dintre cele mai potrivite mijloace
care stau la dispozitia functionarilor publici cu functii de conducere, si nu numai, pentru a-si
imbunatati propria activitate si pentru a participa eficient la satisfacerea interesului public al
cetatenilor unei tari.
BIBLIOGRAFIE
❖ Management Public- Armenia Androniceanu, Ed. Economica, Bucuresti, 1999.
❖ Lawton A.- Publishing Sector Management, Theory Critique and Practice, St. Martin
Press, New York, 1994
❖ Malcomson P.- The Canadian Regim, Broadview Press, Montreal, 1996.
❖ Martinez M.- The Management of Change, ICSA Publishing, London, 1990.
❖ Maurice D.- Readings in Public Administration, Chapman & Hall, London, 1986.
❖ Mosher F.- American Public Administration: Past, Present and Future, Alabama
University
Press, 1984.
❖ Nicolescu O. s.a.- Management, Economica, Bucuresti, 1997.
❖ Oliver D.- Public Administration: Concepts, Readings, Printice Hall, Chicago, 1982.
❖ Owen Hughes- Public Mangement & Administration, St. Martin Press, New York,
1994.
❖ Painter I.- Management in The Public Sector, Chapman & Hall, Maxwell, 1989.
❖ Pal L.- How Ottawa Spends 1998-1999, Oxford University Press, Ottawa, 1998.
❖ Pollit, Ch.- Management Techniques for The Public Sector: Pulpit and practice
International Journal Press, Montreal, 1995.
❖ Ranson S.- Management for the Public Domain, St. Martin Press, New York, 1994.
❖ Raw R.- The New Public Management, Special Edition of Public Administration,
vol.69, nr.1 1993.
❖ Legea nr.189/1998
❖ Legea nr.191/1998
❖ H.G. nr.775/1998
❖ Normele Ministerului Muncii si Protectiei Sociale nr.3242/26.10.1995.