MBUNTIREA CAPACITII BENEFICIARILOR DE A IMPLEMENTA OPERAIUNI COFINANATE PRIN

AXELE PRIORITARE 1-6 ALE POSDRU 2007-2013

MANAGEMENTUL PROIECTELOR POSDRU

SUPORT DE CURS

ALBA-IULIA, APRILIE 2014

PROIECT COFINANAT DIN FONDUL SOCIAL EUROPEAN PRIN PROGRAMUL OPERAIONAL SECTORIAL DEZVOLTAREA RESURSELOR UMANE 2007-2013

INVESTETE N OAMENI!

MINISTERUL FONDURILOR EUROPENE AMPOSDRU

Stimai participani,

Proiectul mbuntirea capacitii beneficiarilor de a implementa operaiuni cofinanate prin axele

prioritare 1-6 ale POSDRU 2007-2013 se subsumeaz interveniilor finanate din DMI 7.1 pentru a asigura

sprijinul necesar organizaiilor beneficiare pentru o gestionare eficient i eficace a proiectelor, prin dou

tipuri majore de intervenie:

Sesiuni de formare

Sesiuni de suport operaional (tutoriat)

Implementat de AM POSDRU, prin Direcia de Monitorizare i Raportare, proiectul se va derula pe o

perioad de 18 luni, urmnd a se finaliza n aprilie 2015, i se adreseaz, n egal msur, att organizaiilor

beneficiare care au proiecte n implementare ct i acelor organizaii care vor contracta, n perioada imediat

urmtoare, pe apelurile lansate n anul 2013.

Consoriul format din Lattanzio e Associati SpA, n calitate de lider, Magnum SRL, n calitate de partener i

Ernst & Young SRL, n calitate de sub-contractor asigur att organizarea i desfurarea sesiunilor de

formare ct i a celor de suport operaional (tutoriat).

Lattanzio e Associati SpA este o societate de consultan orientat spre sprijinirea schimbrii instituionale n

administraiile publice, avnd o experien la nivel european de peste 12 ani n implementarea de proiecte n

sprijinul reformei administraiei publice.

Dimensiunea european a companiei i experiena n proiectarea i derularea activitilor de formare pentru

administraia public, precum i n proiecte de asisten tehnic i dezvoltare a capacitii instituionale

pentru o mai bun absorbie a fondurilor europene i o mai bun gestionare i implementare a proiectelor

cofinanate din fonduri europene, contribuie ntr-o manier esenial la realizarea obiectivelor acestui

proiect.

Ne onoreaz s fim alturi de AM POSDRU n acest demers i sperm ca printr-o bun derulare a sesiunilor

de formare s contribuim la o mai bun nelegere din partea tuturor participanilor la ceea ce noi am numit,

generic, managementul proiectul cofinanate din POSDRU.

n numele ntregii echipe care a colaborat la realizarea acestui suport de curs, v mulumim c v numrai

printre participani, v dorim s parcurgei cele 3 zile cu ncrederea c acestea sunt exclusiv n beneficiul

dumneavoastr i suntem convini c vei fi promotori activi n a mprti i colegilor dumneavoastr

cunotinele acumulate la acest curs.

Mult succes!

Acronime / Abrevieri:

AM Autoritatea de Management

ANAF Agenia Naional de Administrare Fiscal

ANC Autoritatea Naional pentru Calificri

ANOFM Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc

ANRMAP Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice

CAFR Camera Auditorilor Financiari din Romnia

CE Comisia European

CF Cererea de finanare

CGA Cheltuieli generale de administraie

CIM Contract individual de munc

CNDIPT Centrul Naional de Dezvoltare a nvmntului Profesional i Tehnic

CPP Cerere de Propuneri de Proiecte

CR Cerere de Rambursare a cheltuielilor

DCI Documentul Cadru de Implementare

DLAF Departamentul pentru Lupta Antifraud

FEDR Fondul European pentru Dezvoltare Regional

FSE Fondul Social European

GT Grup int

HG Hotrre de Guvern

JOUE Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

ISRS International Standard for Related Services (Standardul Internaional privind Serviciile Conexe)

ITM Inspectoratul Teritorial de Munc

MEN Ministerul Educaiei Naionale

MFE Ministerul Fondurilor Europene

OI Organismul Intermediar

ONG Organizaie Neguvernamental

OP Ordin de Plat

OUG Ordonan de Urgen a Guvernului

PFA Persoan Fizic Autorizat

POSDRU Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane

PV Proces verbal

RTF Raportul tehnico-financiar

TVA Taxa pe valoare adugat

0

CUPRINS CAPITOLUL I ................................................................................................................................................... 1 MANAGEMENTUL I IMPLEMENTAREA PROIECTELOR COFINANATE DIN POSDRU................ 1

I.1 CONSIDERAII GENERALE ................................................................................................................ 1 I.2 ASPECTE TEHNICE PRIVIND MANAGEMENTUL I IMPLEMENTAREA PROIECTELOR FINANATE N CADRUL POSDRU .......................................................................................................... 1 I.2.1 Noiuni de baz ...................................................................................................................................... 1 I.2.2 PROCESELE MANAGEMENTULUI DE PROIECT ......................................................................... 2

BIBLIOGRAFIE .......................................................................................................................................... 20

ASPECTE JURIDICE IN IMPLEMENTAREA PROIECTELOR POSDRU ................................................ 21

II.1 CONTRACTUL DE FINANARE ...................................................................................................... 21 II. 2 ACORDUL DE PARTENERIAT - IMPLEMENTARE ..................................................................... 23

II.3 CONTRACTELE CU EXPERII ......................................................................................................... 24 II.4 ACTE ADIIONALE I NOTIFICRI ............................................................................................... 28 II.5. ACHIZIII PUBLICE.......................................................................................................................... 29 II.6. SITUAII CE POT REPREZENTA CONFLICT DE INTERESE, NEREGUL SAU FRAUD ... 39 BIBLIOGRAFIE .......................................................................................................................................... 44

MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTELOR POSDRU ............................................................. 45

III.1 CONTURI BANCARE. CURS VALUTAR. ...................................................................................... 45

III.2 PLANIFICARE BUGETAR ............................................................................................................. 48 III.3 FLUXUL DE NUMERAR .................................................................................................................. 50 III.4 CONTABILITATE .............................................................................................................................. 51

III.5 PREFINANAREA ............................................................................................................................. 55 III.6 RAPORTARE FINANCIAR ............................................................................................................ 57 III.7 TAXA PE VALOAREA ADUGAT .............................................................................................. 60 III.8 AUDIT. ................................................................................................................................................ 61

III.9 ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR .............................................................................................. 63 III.9.1 Cheltuieli cu personalul .................................................................................................................... 63

III.9.2 Cheltuieli cu cazarea, transportul i diurna. ...................................................................................... 65 III.9.3 Cheltuieli pentru subvenii (ajutoare, premii) i burse...................................................................... 68 III.9.4 Cheltuieli pentru derularea proiectului. ............................................................................................ 69 III.9.5 Cheltuieli aferente taxelor ................................................................................................................. 70

III.9.6 Cheltuieli aferente activitilor subcontractate (externalizate) ......................................................... 71 III.9.7 Cheltuieli pentru nchirieri i leasing, necesare derulrii activitilor proiectului ............................ 72 III.9.8 Cheltuieli de informare i publicitate ................................................................................................ 73 III.9.9 Cheltuieli de tip FEDR...................................................................................................................... 73

III.9.10 Cheltuieli generale de administraie (Cheltuieli indirecte) CGA. ............................................ 74 BIBLIOGRAFIE .......................................................................................................................................... 76

1

CAPITOLUL I

MANAGEMENTUL I IMPLEMENTAREA PROIECTELOR COFINANATE DIN POSDRU

I.1 CONSIDERAII GENERALE

Asigurarea unei dezvoltri socio-economice durabile, incluzive i de reducere rapid a disparitilor fa de celelalte state membre UE este finanat din Fondul Social European (FSE) prin diferite programe. Unul dintre acestea este Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU).

Obiectivele specifice ale POSDRU pentru perioada 2007-20131 sunt:

Promovarea educaiei i formrii iniiale i continue de calitate, inclusiv a nvmntului superior i cercetrii;

Promovarea culturii antreprenoriale i creterea calitii i productivitii muncii; Facilitarea accesului tinerilor pe piaa muncii; Dezvoltarea unei piee a muncii modern, flexibil i inclusiv; Promovarea (re)inseriei pe piaa muncii a persoanelor inactive, inclusiv n mediul rural; mbuntirea Serviciului Public de Ocupare; Facilitarea accesului grupurilor vulnerabile la educaie i pe piaa muncii.

Astfel, POSDRU sprijin ndeplinirea obiectivelor comune la nivel european n ceea ce privete creterea participrii pe piaa muncii a unei fore de munc calificate i adaptabile.

n cadrul axelor prioritare 1-6 ale POSDRU, sunt finanate urmtoarele operaiuni: Proiecte de tip strategic, proiecte naionale, sectoriale i/sau multi-regionale; Proiecte de tip grant (proiecte regionale i locale); Proiecte de ajutor de stat (pentru formare profesional general i specific i pentru ocupare) i

proiecte de ajutor de minimis.

11 Organisme Intermediare, n baza atribuiilor delegate de ctre AM POS DRU, conform Acordului cadru de delegare de funcii, particip la implementarea programului: 8 Organisme Intermediare Regionale i 3 Organisme Intermediare Naionale (OI ANOFM, OI MEN i OI CNDIPT).

Modul n care Autoritatea de Management promoveaz strategiile n domeniul dezvoltrii resurselor umane este ilustrat n Documentul Cadru de Implementare a POS DRU (DCI POS DRU), principalul instrument de

implementare ce completeaz prevederile Programul Operaional (http://www.fseromania.ro, seciunea Documente Programatice).

I.2 ASPECTE TEHNICE PRIVIND MANAGEMENTUL I IMPLEMENTAREA PROIECTELOR FINANATE N CADRUL POSDRU

I.2.1 Noiuni de baz

Proiectul este un set de activiti grupate ntr-o succesiune logic, ordonate ntr-un grafic de timp care printr-o metodologie bine definit i utiliznd resurse limitate contribuie la ndeplinirea unuia sau mai multor obiective specifice.

1 Textul integral al POSDRU 2007-2013 este disponibil pe pagina de internet: http://www.fseromania.ro/index.php/posdru/programare

2

Grafic, proiectul poate fi definit astfel:

Un pachet distinct de activiti,

mijloace i investiii

pentru atingerea

unui scop/obiectiv,

stabilit pe baza nevoilor

grupului int,

utiliznd un

buget limitat

ntr-o perioad determinat,

urmnd un calendar

pre-definit

prin obinerea de

rezultate verificabile

reprezentnd contribuia

financiar a tuturor

prilor

contribuind la

obiectivele

de dezvoltare,

definite n relaia cu

nevoile grupului int

n raport cu indicatorii

programului

Beneficiarilor care au proiecte n implementare li se aplic prevederile Ghidului Solicitantului -

Condiii Generale, respectiv Ghidul Solicitantului - Condiii Specifice corespunztor liniei de finanare

n baza creia a fost depus Cererea de Finanare.

Se recomand beneficiarilor de proiecte s verifice permanent portalul www.fseromania.ro i

portalurile OI delegate i s se raporteze la prevederile stipulate n Contractul de Finanare.

I.2.2 PROCESELE MANAGEMENTULUI DE PROIECT

Managementul de proiect se realizeaz prin procese, utiliznd cunotine, abiliti, instrumente i tehnici.

A. Iniierea: definirea nevoilor, cerinelor i obiectivelor proiectului. B. Planificarea: definirea indicatorilor i planificarea etapelor eseniale pentru atingerea scopului,

obiectivelor i rezultatelor propuse ale proiectului. C. Implementarea: integrarea resurselor umane, financiare i materiale astfel nct s se implementeze

planul de management pentru proiect.

D. Monitorizarea i Controlul/Evaluarea: msurarea i verificarea, n mod regulat, a progresului proiectului, precum i identificarea soluiilor/strategiilor, astfel nct s poat fi efectuate aciuni corective, dac este necesar, n vederea atingerii obiectivelor proiectului.

E. nchiderea/Raportarea: prezentarea rezultatelor evalurii prin raportare la indicatorii i obiectivele programului.

A. INIIEREA Etapa de elaborare a propunerii de proiect, etap n care se identific nevoile grupurilor int, precum i cele mai eficiente msuri pentru rezolvarea problemelor acestora, n conformitate cu obiectivele programului de finanare n contextul dat i prin utilizarea resurselor existente (fonduri, actori locali, politici i strategii).

3

B. PLANIFICAREA

Aceast etap presupune realizarea unei metodologii de structurare a proiectului, cu includerea tehnicilor, mijloacelor i resurselor, astfel nct s produc o mbuntire sustenabil a situaiei grupului int, n concordan cu indicatorii programului de finanare.

Primul pas n faza de planificare l reprezint elaborarea Matricei Logice, aceasta fiind principalul instrument care st la baza abordrii proiectelor. Matricea este rezultatul procesului de analiz logic a interveniei i include prezentarea sintetic a componentelor cheie ale proiectului. Matricea logic ne ajut s monitorizm proiectul, prezint riscurile i modul de gestionare a acestora.

Construirea Matricei Logice

Cunoscnd obiectivele proiectului (general i specific), trebuie s identificm: rezultatele pe care le urmrim, cum obinem rezultatele prin activiti, cum msurm rezultatele cu ajutorul indicatorilor, ce surse putem utiliza pentru verificarea indicatorilor, ce resurse/mijloace avem nevoie pentru atingerea obiectivelor, ce costuri implic activitile, de ce supoziii i riscuri trebuie s inem seama n implementare, care sunt relaiile logice dintre acestea i ce rspunsuri ne ofer.

1. Activitile sunt mijloacele de atingere a obiectivelor proiectului i se afl n relaie cauz-efect cu rezultatele. Arat CE VEI FACE n decursul implementrii pentru obinerea rezultatelor scontate. Desfurarea activitilor presupune costuri specifice, pe care trebuie s le estimai corespunztor pentru fiecare subactivitate n parte i s le introducei n matricea logic. Trebuie s avei n vedere toate resursele (materiale, umane, financiare) necesare implementrii activitilor.

2. Rezultatele sunt produsele activitilor desfurate n perioada de implementare a proiectului, iar realizarea lor conduce la ndeplinirea obiectivelor specifice i a obiectivului general. Managerii sunt direct rspunztori pentru producerea rezultatelor, msurabile prin indicatori. Relaia rezultat - obiectiv este cheia logicii proiectului.

3. Indicatorii de verificare msoar performana, modul n care au fost ndeplinite obiectivele (generale i specifice) i dac au fost obinute rezultatele, att pe parcursul, ct i la finalul proiectului. Indicatorii sunt cantitativi i calitativi.

4. Sursele de verificare - documente/informaii ce stau la baza rapoartelor interne elaborate n cursul proiectului, indic unde i sub ce form pot fi gsite informaiile despre ndeplinirea obiectivelor i rezultatelor.

5. Supoziiile i riscurile sunt condiii externe/factori externi, care nu sunt n controlul proiectului, dar ar putea influena implementarea i durabilitatea acestuia.

6. Pre-condiiile reprezint condiiile iniiale, independente de proiect, care trebuie ndeplinite nainte de nceperea activitilor i fr de care implementarea efectiv nu este posibil.

Planificarea proiectelor

Dup ce Matricea fost completat, ncepem planificarea detalit a activitilor proiectului.

Planificarea presupune stabilirea etapelor i activitilor ce trebuie realizate pentru atingerea obiectivelor, resursele necesare, dependenele dintre acestea i rezultatele ateptate ca urmare a realizrii fiecrei activiti.

4

Pentru eficien este nevoie s elaborm un plan bine structurat al activitilor.

Planificarea activitilor trebuie realizat detaliat (subactiviti i sarcini) astfel nct s permit monitorizarea i controlul facil al derulrii fiecarei etape, precum i al ntregului proiect.

Planul de activiti

Planul de activiti arat secvena logic de desfurare a acestora n timp i orice condiionri care exist ntre ele.

Graficul de implementare reprezint planificarea proiectului sub forma unei diagrame GANTT n care se includ toate activitile din Cererea de Finanare, sub-capitolul Activitile proiectului. Graficul trebuie s cuprind toate activitile i subactivitile proiectului (inclusiv activitile de achiziie), durata acestora (cu datele estimate de ncepere i de finalizare), corelate cu metodologia de implementare a proiectului, precum i organizaia responsabil pentru implementarea ei (ex: solicitant sau partener 1, 2 ...).

Planificarea trebuie fcut n funcie de secvenialitatea logic a activitilor, a duratei i a posibilelor dependene existente i include responsabilitile partenerilor. Graficul trebuie s fie complet i realist, fr s conin descrieri detaliate ale activitilor, ci doar denumirile acestora, n concordan cu planificarea. Completarea graficului de implementare a proiectului trebuie s nceap de la luna 1 care reprezint prima lun de implementare a proiectului, fr date calendaristice precise, doar luna 1, luna 2 etc.

GRAFIC ACTIVIT I

Nr.

crt.

Rezultate/

Activiti

Luna

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

R.1

A1

A2

R.2

A3

Planul identific jaloanele importante n implementare, utile n monitorizarea progresului (responsabilitatea managerial) i pentru atribuirea responsabilitii cu privire la respectivul jalon. Jaloanele proiectului (milestones) sunt momentele principale dup care se poate cuantifica evoluia acestuia. Cel mai adesea, indic un moment de schimbare, fie datorit relurii uneia sau mai multor faze precedente, fie ca urmare a demarrii de noi activiti sau ncheierii proiectului.

Jalonul, n opinia unor autori, reprezint finalitatea unor activiti dintr-o anumit categorie. Alii consider c jalonul este o sarcin fr durat prestabilit.

EXEMPLUL 1:

ntr-un proiect ce vizeaz, printre altele, crearea unui centru de consultan, un jalon poate fi spaiul pregtit pentru amplasarea mobilierului i echipamentelor, altul echipamente pregtite pentru lucru, altul personal instruit .a.m.d. Practic, ceea ce avem nevoie pentru a atinge rezultatul final.

Jaloanele nu au durat n sine, ci doar delimiteaz activitile. Ele pot fi considerate scopuri atinse, iar activitile vor fi mijloacele de atingere a acestor scopuri.

5

Pe baza obiectivelor pe termen scurt, se vor formula i jaloanele/reperele proiectului, vzute ca rezultate intermediare ale proiectului. Jaloanele se vor stabili la nivel de proiect, plecnd de la scop, sau pentru fiecare

obiectiv specific. Obiectivele i jaloanele vor sta la baza stabilirii indicatorilor de msurare a evoluiei i finalizrii proiectului, precum i pentru descompunerea proiectului n activiti i subactiviti.

EXEMPLUL 2

O1:

Creterea gradului de satisfacie a clienilor hotelului X

JALOANE O1:

20 angajai calificai n domeniile: recepioner (4), camerist (14), responsabil hotel (2)

Achiziionarea de echipamente necesare realizrii O1 (dotarea cu mobilier a hotelului X)

1. n etapa de planificare

2. Beneficiarul selecteaz att echipa proiectului, responsabil cu managementul general, ct i pe ceilali membri ai echipei de implementare ce vor realiza efectiv activitile n scopul atingerii obiectivelor propuse;

Se detaliaz resursele necesare fiecrei activiti;

Se stabilesc responsabilitile la nivelul beneficiarului;

Se estimeaz i se programeaz durata activitilor;

Se identific i se analizeaz riscurile ce pot s apar pe parcursul implementrii proiectului;

Se elaboreaz documentele de management ale proiectului:

descrierea obiectivului i a ariei de acoperire a proiectului,

livrabilele care trebuie realizate,

activitile necesare n vederea obinerii tuturor livrabilelor i a verificrii i validrii acestora conform standardului de calitate (ncadrate n etape ale proiectului),

planul resurselor umane,

ealonarea n timp a activitilor,

dependenele ntre activitile proiectului,

evaluarea i managementul riscului,

punctele de control ale progresului proiectului,

cerinele privind calitatea,

bugetul proiectului i planificarea bugetar n timp.

6

Activitile proiectului

Pentru a se asigura c toate resursele alocate sunt estimate corect n vederea atingerii obiectivelor specifice ale proiectului, beneficiarul va trebui s descompun activitile n sub-activiti, sarcini/uniti.

Fiecare activitate TREBUIE s se concretizeze, n urma implementrii ei, cu cel puin un REZULTAT

Tipuri de activiti: activiti de management de proiect, care se desfoar pe toat durata implementrii proiectului. activitile tehnice, ex: activitile de formare, evaluare, testare, pregtire curriculum, consiliere, etc. activiti specifice pentru respectarea cerinelor de informare i publicitate, ex. organizarea de

conferine de pres, tiprirea i distribuirea de materiale publicitare. activitile subcontractate, cu precizarea achiziiilor de echipamente sau bunuri, desfurate conform

prevederilor legale.

activitile de monitorizare i evaluare intern, inclusiv cele de raportare.

! Activitile trebuie s fie prezentate n ordinea logic i cronologic a desfurrii lor i trebuie defalcate pe subactiviti, pn la un nivel care s permit planificarea lor, alocarea responsabilitilor i estimarea resurselor necesare pentru elaborarea bugetului.

Exemplu de divizare a unei activiti principale n sub-activiti: Activitatea 2: Analiza nevoilor de formare:

2.1. Pregtirea/elaborarea i distribuirea chestionarelor 2.2. Colectarea chestionarelor i prelucrarea datelor 2.3. Analiza nevoilor de formare i propuneri pentru curriculum

Activitile trebuie s fie realiste i fezabile, adic s poat fi efectiv desfurate cu resursele materiale, umane i financiare ale proiectului. De aceea este important ca, odat cu stabilirea lor, s se aib n vedere i disponibilitatea sau modul de procurare al acestor resurse, de exemplu disponibilitatea resurselor umane i prevederea n bugetul proiectului a costurilor corespunztoare.

Rezultate anticipate

Aceast seciune conine rezultatele imediate obinute n urma desfurrii activitilor i care, mpreun, vor realiza obiectivul specific al proiectului.

Putem avea mai multe rezultate anticipate, corespunztoare fiecrei grupe de activiti. Ca urmare, rezultatele anticipate trebuie descrise n strns corelare cu activitile stabilite i prezentate n seciunea anterioar.

Rezultatele trebuie s fie corelate i cu indicatorii de realizare imediat (output) stabilii pentru a msura gradul de realizare.

Rezultatele prezentate n cadrul seciunii 3.3. Rezultate/realizri atinse pe perioada de raportare a RTF trebuie s fie corelate cu rezultatele din Cererea de finanare aprobat i din Actele Adiionale ce completeaz contractul, dac este cazul, precum i cu planificarea rezultatelor realizat n cadrul RTF anterior.

C. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI

Documente necesare unei implementri corecte a proiectului Responsabilitatea final pentru managementul i implementarea proiectului n relaia cu AM POSDRU i OI POSDRU delegat revine exclusiv beneficiarului, n conformitate cu contractul de finanare. Acesta,

7

mpreun cu partenerii si, trebuie s implementeze proiectul conform prevederilor contractului de finanare, a cererii de finanare, care face parte integrant din contract, i cu respectarea prevederilor regulamentelor i legislaiei comunitare i naionale n vigoare. n practic multe proiecte eueaz din cauza erorilor n implementare:

evaluarea eronat a resurselor necesare/disponibile planificare defectuoas organizare defectuoas

n practic, pentru o implementare a proiectului la standardul de calitate solicitat, se recomand elaborarea i aplicarea de proceduri specifice. Procedurile conin referine, standarde, metode i instrumente pentru atingerea acestora. Practic procedura reflect modul n care trebuie s se realizeze o sarcin, o activitate, relaia dintre parteneri, relaia cu furnizorii, etc.

Procedura de comunicare intern inclusiv fluxul documentelor. Aceast procedur stabilete modul

de comunicare n interiorul organizaiei, nregistrarea i circuitul documentelor, responsabilitile

celor implicai, etc. Procedura de comunicare extern include elemente de vizibilitate, metode i

tehnici de promovare a organizaiei, proiectului, livrabilelor, instrumente de comunicare, publicul

int vizat, materiale de comunicare/promovare, responsabilitile celor implicai, etc.

Procedura de recrutare i selecie a experilor din echipa de implementare. Procedura conine

instrumente de recrutare i selecie, documente de intrare (fia postului, CV-urile, scrisorile de

intenie, aplicaiile, etc.), anunul de recrutare, tehnicile i metodele ce vor fi utilizate, criteriile de

evaluare, componena comisiei de evaluare, publicitatea, modalitate de contestare a deciziei, etc.

Regulament de organizare i funcionare a echipei de implementare.

Cod de etic pe care trebuie s-l respecte echipa de implementare.

Proceduri de colaborare/lucru cu partenerii. Documentul care reglementeaz modul de comunicare,

de luare a deciziilor, rolurile i responsabilitile prilor, termenele i modalitatea de raportare ntre

pri, etc.

Proceduri specifice privind organizarea licitaiilor publice n vederea selectrii furnizorilor.

Proceduri specifice privind autorizarea corespunztoare a ncheierii contractelor cu furnizorii.

Proceduri specifice privind verificarea i autorizarea stadiilor de execuie a lucrrilor/prestrii

serviciilor din proiect. Proceduri specifice privind semnarea i autorizarea corespunztoare a

facturilor primite de la furnizori. Proceduri specifice privind autorizarea plilor ctre furnizori.

Procedura de evaluare a performanei. Procedura include scopul evalurii, stabilirea standardelor,

referinelor, frecvena, cine realizeaz evaluarea, instrumentele de evaluare, modul n care se aplic,

modul n care se comunic rezultatele evalurii, etc.

Procedura de monitorizare a activitilor. Cuprinde instrumente de monitorizare, frecvena

monitorizrii, cine face monitorizarea, etc. Proceduri specifice n ceea ce privete specificaiile

tehnice ale proiectului. Procedura de management al riscurilor (registrul riscurilor, plan de aciune

pentru diminuarea riscurilor, plan de acoperire a funciilor sensibile n cadrul echipei de

implementare, sistem de semnalare i tratare a disfuncionalitilor).

Procedura de arhivare a documentelor. Stabilete tipul i funciile documentelor, modul i forma n

care se arhiveaz, responsabilitile celor implicai, cine are acces la documente, etc.

! Pentru implementarea cu succes a proiectului, beneficiarul trebuie s aib n vedere: desfurarea activitilor conform metodologiei i la termenele prevzute n graficul din proiect, atingerea obiectivelor declarate i realizarea indicatorilor, utilizarea resurselor materiale, umane i financiare, conform prevederilor proiectului, furnizarea contribuiei proprii i a resurselor financiare necesare implementrii proiectului pn

la rambursarea cheltuielilor.

8

ATENIE!!!

O procedura nu nseamn mai mult birocraie, ea ne sprijin la modul concret s funcionam eficient n

cadrul organizaiei i s implementm corect, eficient i eficace proiectul nostru.

Lista prezentat de proceduri nu este exhaustiv, putei elabora i implementa orice alte proceduri care s va

sprijine n implementare.

AMPOSDRU sau OI POSDRU delegat verific funcionalitatea sistemului de control intern al beneficiarului i partenerului/partenerilor acestuia.

ECHIPA PROIECTULUI. COMUNICAREA I LUCRUL N ECHIP

Beneficiarul trebuie s asigure managementul i implementarea proiectului care const n totalitatea activitilor de planificare, implementare, monitorizare i control pentru a asigura ndeplinirea obiectivelor n condiiile prevzute de contract.

Echipa proiectului este format din dou grupe distincte de personal:

Echipa de management de proiect, care trebuie s cuprind obligatoriu minim trei categorii de personal:

un manager de proiect;

un responsabil financiar;

un consilier juridic.

Experii responsabili pentru realizarea activitilor tehnice specifice, care pot fi:

experi pe termen lung (minim 6 luni consecutive);

experi pe termen scurt (pn la 6 luni consecutive).

Managerul de proiect este direct rsponsabil de o bun implementare a proiectului din prima pn n ultima zi. Aceasta presupune inclusiv:

identificarea ateptrilor membrilor echipei, partenerilor, actorilor relevani n ceea ce privete

comunicarea;

determinarea informaiilor care sunt necesare n procesul de comunicare, n cadrul proiectului;

planificarea modului n care vor fi livrate informaiile (ntlniri, rapoarte, convorbiri telefonice, e-

mailuri, prezentri, edine de proiect etc.).

Unul dintre rolurile cheie ale managerului de proiect este s asigure conducerea echipei. Managerul de proiect trebuie s prezinte obiectivele proiectului echipei, s stabileasc mpreun cu aceasta o strategie clar care s fie asumat de toi partenerii, s distribuie sarcinile i responsabilitile, s motiveze echipa, s stabileasc proceduri i instrumente de comunicare n echip, s asigure o coordonare general a proiectului.

Proiectul este interdisciplinar i presupune un volum mare de activiti i resurse care pot fi gestionate doar n echip, prin utilizarea tuturor instrumentelor i metodelor de management de proiect.

Pentru ca un proiect s reueasc, membrii echipei trebuie s accepte s lucreze n echip i s accepte funcia managerului de decizie n privina resurselor (oameni, timp, bani, echipamente, informaii). Care sunt avantajele lucrului n echip?

Se creeaz sinergie (motivaie, direcie comun); Are loc distribuia sarcinilor; Organizarea activitilor i controlul lor se face mai uor; Rezolvarea problemelor este facilitat avnd n vedere c echipa, prin membrii si, acoper o palet

mai larg de abiliti; Exist un bun management al informaiei - se colecteaz i se distribuie mai multe idei; Se testeaz i se ratific deciziile; Este facilitat implicarea i interesul fiecrui membru; Se negociaz mai bine/conflictele se rezolv mai repede/mai eficace.

9

Echipa de management, condus de managerul de proiect, va fi responsabil cu managementul i monitorizarea intern a desfurrii activitilor pentru obinerea rezultatelor prevzute, respectiv realizarea indicatorilor precizai n cererea de finanare. Pentru exemplificare, prezentm mai jos o list a principalelor atribuii ale managerului de proiect i echipei sale:

Pregtirea i actualizarea graficului de implementare i a planurilor de achiziii; Pregtirea contractelor pentru personalul care urmeaz s fie angajat n cadrul proiectului; Urmrirea activitii desfurate de personalul proiectului conform metodologiei i graficului; Pregtirea i/sau verificarea dosarelor de licitaie i a altor documente aferente achiziiilor; Identificarea potenialilor furnizori; Aplicarea i/sau verificarea procedurilor de achiziie i contractare; Relaia cu furnizorii/subcontractorii; Verificarea activitii partenerilor de proiect; Elaborarea de acte adiionale i notificri pentru actualizarea contractului, precum i transmiterea

ctre OI n vederea aprobrii; ntocmirea rapoartelor i a cererilor de rambursare ctre OI, conform prevederilor contractului i

solicitrilor OI; Cheltuirea bugetului n conformitate cu prevederile contractului. Controlul i evidena cheltuielilor

proiectului.

! Rolul managerului de proiect este esenial pentru o implementare de succes;

Experii din echipa de implementare nu desfoar activiti de management de proiect i nu au atribuii n acest sens;

Activitile de tip management de proiect nu trebuie s fie duplicate/dublate/ suprapuse/completate de activitile desfurate de echipa de implementare;

Att instituiile publice, ct i celelalte tipuri de solicitani/parteneri eligibili, au obligaia de a respecta prevederile legislaiei naionale aplicabile, n funcie de tipul organizaiei, privind angajarea personalului.

RELAII DE PARTENERIAT

Parteneriatul ntre organizaii are la baz Acordul de Parteneriat, anex la contractul de finanare.

Fiecare partener este responsabil de coordonarea i/sau ndeplinirea activitilor din proiect asumate prin cererea de finanare, n vederea atingerii rezultatelor. Pe de alt parte, mai muli parteneri pot contribui la realizarea aceluiai set de activiti (funciile i activitile proiectului nu sunt duplicate sau realizate n paralel, ci sunt realizate n comun).

Pentru implementarea proiectului, partenerii vor asigura furnizarea de resurse umane (de exemplu experi pe termen lung i/sau scurt), resurse materiale (de exemplu sli de curs, echipamente, etc) i/sau expertiz (de exemplu studii, cercetri, analize, etc) necesare n vederea derulrii activitilor proiectului cum ar fi, de exemplu, managementul general al proiectului, achiziii publice, informare i publicitate etc., conform Cererii de Finanare i Acordului de Parteneriat.

Att Beneficiarul ct i Partenerul/Partenerii au posibilitatea de a subcontracta, la rndul lor, anumite activiti din cadrul proiectului, dac acest lucru a fost prevzut n Acordul de Parteneriat, n limita procentului stabilit prin contractul de finanare.

Nu este permis ca activitile ce revin liderului de parteneriat, n conformitate cu prevederile Acordului de Parteneriat i ale Cererii de Finanare, s fie desfurate de ctre experii Partenerului/Partenerilor sau vice-versa. Cu alte cuvinte, rolurile i responsabiltile ce revin fiecrui Partener, inclusiv liderului de proiect, vor fi ndeplinite prin utilizarea de resurse umane proprii i/sau externalizare de activiti. n cazul subcontractrii unor activiti din cadrul proiectului, responsabilitatea total revine n exclusivitate Beneficiarului, n conformitate cu dispoziiile legale.

10

D. MONITORIZAREA, EVALUAREA I CONTROLUL LA NIVELUL PROIECTULUI

Pe parcursul implementrii, managerul de proiect monitorizeaz i controleaz activitile i rezultatele realizate n raport cu cele planificate, att din punct de vedere a calitii, ct i din punct de vedere a duratei i resurselor alocate.

Monitorizarea intern este n sarcina managementului de proiect, n timp ce monitorizare extern este realizat de AMPOSDRU sau OI POSDRU delegat. Monitorizarea intern va urmri identificarea problemelor poteniale/reale pentru introducerea msurilor corective, n vederea asigurrii realizrii obiectivelor proiectului i obinerea rezultatelor estimate, prin:

colectarea de informaii cu privire la situaiile faptice; analiza progresului proiectului (desfurarea activitilor, utilizarea resurselor, realizarea

indicatorilor, identificarea neconcordanelor); verificarea conformitii fa de obligaiile contractuale, proceduri, obligaii de raportare; compararea situaiilor identificate cu intele propuse; formularea de previziuni cu privire la evoluia situaiilor identificate.

Monitorizarea proiectelor cofinanate din instrumentele structurale are 3 dimensiuni:

Financiar: Cu scopul de a msura gradul de utilizare a bugetelor proiectelor

Fizic/Tehnic: Cu scopul de a msura output-urile i rezultatele atinse n comparaie cu cele propuse

Procedural: Cu scopul de a msura nivelul de implementare a activitilor i etapelor din proiect n comparaie cu planificarea aprobat.

Exemplu de plan de aciune pentru realizarea buclei de monitorizare - control- monitorizare

Nr. crt. Aspect

verificat Constatri

Propuneri de

remediere Responsabil Termen Raportare Verificare

1

2

Echipa de management a proiectului, condus de managerul de proiect, va fi responsabil cu monitorizarea i controlul desfurrii activitilor pentru obinerea rezultatelor prevzute, respectiv realizarea indicatorilor precizai n CF sau proiect.

Mecanismul de monitorizare se proiecteaz nc din faza de planificare a proiectului i poate include urmtoarele instrumente:

Calendare lunare i plan de urmrire;

Rapoarte periodice pe activiti;

ntlniri periodice i ad-hoc la nivel de parteneriat;

Fie de pontaj;

Rapoarte de activitate ale experilor;

Graficul activitilor proiectului sau alte instrumente de planificare (Matricea de alocare a

resurselor);

Matricea cadrul logic;

Rapoarte tehnice i financiare (RTF);

Plan de aciune;

Rapoarte de monitorizare /Rapoarte de performan care s prezinte activitile realizate fa de

cele planificate.

11

! Ce verificm?

Activitile implementate sunt conform Contractului de finanare i informaiilor furnizate de beneficiar n cadrul RTF;

Locaiile de implementare sunt cele din contractul de finanare sau ultimele modificri n vigoare;

Implicarea i contribuia partenerilor sunt conforme prevederilor contractuale;

Rezultatele realizate sunt n conformitate cu prevederile Contractului de finanare i a informaiilor furnizate de beneficiar n cadrul RTF;

Existena documentelor justificative care s ateste faptul c rezultatele raportate au fost realizate;

Gradul de realizare a indicatorilor este n conformitate cu prevederile contractuale i informaiile prezentate n cadrul RTF;

Existena documentelor justificative care s ateste realizarea indicatorilor i grupului int;

Valoarea grupului int este n conformitate cu prevederile contractuale i informaiile prezentate n cadrul RTF;

Existena documentelor justificative privind publicitatea proiectului (comunicat de pres pentru lansare, pliante, brouri, postere, fluturai etc, lista de distribuire a acestora, publicitate audio-video);

Respectarea elementelor de identitate vizual stabilite conform contractului de finanare (panouri informative, materiale publicitare, logo-uri);

Publicitatea proiectului (internet, mass-media, etc) este asigurat;

Aplicarea regulilor cu privire la egalitatea de anse i cu privire la dezvoltarea durabil;

Resursele materiale achiziionate n cadrul proiectului sunt conforme cu cele prevzute n cadrul contractului de finanare;

Resursele materiale achiziionate n cadrul proiectul sunt utilizate conform prevederilor contractuale;

Resursele/condiiile logistice asigurate de Beneficiar/Parteneri sunt conform contractului de finanare;

Echipa de management a proiectului este aceeai cu cea prevzut n contractul de finanare/acte adiionale;

Existena documentaiei necesare pentru constituirea echipei de implementare a proiectului (experii au fost au fost selectai conform profilelor prevzute n contractul de finanare, dosare ce trebuie s conin: contracte de munc vizate de ITM, CV-uri, fie de pontaj, decizia pentru constituirea echipei de proiect, organigram, fie de post, etc.);

Respectarea planului de activiti i a termenelor prevzute n proiect;

Dificultile nregistrate n implementarea proiectului (comunicarea dintre echipa de proiect i beneficiarii proiectului, comunicarea dintre echipa de proiect i parteneri, probleme n implementarea activitilor proiectului). Aplicarea de msuri de ctre Beneficiar n vederea eliminrii acestora;

Respectarea temelor orizontale prevzute n contractul de finanare;

Existena produselor/serviciilor prestate care au fost facturate;

Cerinele privind arhivarea documentelor sunt respectate (nomenclator dosare, condiiile de pstrare, arhivare i depozitare);

Cheltuirea eficient a banilor.

Pentru optimizarea activitii de management a proiectului, se recomand delegarea ctre managerul de proiect a rspunderii i autoritii necesare care s i permit luarea, n timp real, a

deciziilor impuse de implementarea proiectului.

12

n cazul n care se constat o deviaie n realizarea activitilor fa de planificarea iniial, este recomandat ca managerul de proiect, mpreun cu experii implicai n activitile respective, s realizeze un plan de contingen. Planul de contingen include descrierea situaiei aprute, consecinele neinterveniei i opiunile existente pentru corectarea acesteia, mpreun cu planul de implementare a opiunilor i recomandri. Msurile corective ce au fost decise vor fi incluse n documentele de management ale proiectului, cu implicaii n implementarea acestuia, astfel nct, prin planificarea revizuit, s se respecte obiectivele proiectului n termeni de timp, calitate i resurse.

Monitorizarea

se realizeaz continuu, pe toat perioada de implementare a proiectului;

este un instrument de management care necesit elaborarea/utilizarea instrumentelor de monitorizare i proceduri interne clare;

urmrete resurse, activiti, rezultate, astfel nct s se cunoasc permanent starea acestuia;

este un instrument de avertizare a abaterilor fa de plan;

este o condiie necesar pentru control.

Evaluarea

se realizeaz periodic;

are n vedere rezultatele, obiectivul specific, obiectivul general;

Monitorizarea i evaluarea se efectueaz:

la nivel intern, de ctre echipa de management a proiectului;

la nivel extern: subcontractori/AM POSDRU sau OI POSDRU delegat;

Controlul

depinde de abilitatea i experiena managerului i a echipei sale;

se finalizeaz cu luarea de msuri.

Un aspect important ce trebuie avut n vederea unei monitorizri eficiente l reprezint managementul documentelor (livrabilelor). Acest lucru contribuie, de exemplu, la identificarea experilor care au elaborat documentele, n diferite stadii, ct i la localizarea documentelor n orice punct s-ar afla proiectul. Prin urmare, n cazul unui audit al proiectului, toate variantele livrabilelor pot fi disponibile i uor de identificat. Arhivarea documentelor trebuie asigurat corespunztor (nomenclator dosare, condiiile de pstrare, arhivare i depozitare). Arhivarea este important att n perioada implementrii ct i dup finalizarea proiectului, perioad n care pot interveni verificri suplimentare din partea autoritilor. Managementul livrabilelor conine fiiere i o bibliotec a tuturor produselor proiectului, controleaz accesul la ele i menine informaii referitor la starea lor.

Ce trebuie s asigure beneficiarul finanrii nerambursabile?

toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale. Toate documentele vor fi pstrate pn la 31.12.2021, cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU;

ndosarierea i pstrarea n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, conform prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1083/2006;

informarea AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat cu privire la locul arhivrii documentelor, n termen de 3 (trei) zile de la primirea unei astfel de solicitri;

dreptul de acces la spaiile unde se implementeaz sau s-a implementat proiectul, inclusiv accesul la documentele i fiierele informatice;

Dac deviaia intervenit modific planul de implementare a activitilor, Beneficiarul are obligaia de a nainta AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat o Notificare, n form scris, conform reglementrilor n vigoare privind modificrile contractuale.

13

furnizarea oricrei informaii tehnice sau financiare legat de proiect, solicitat de AM sau OI, Autoritatea de certificare i plat, Autoritatea de audit, Comisia European sau oricare organism autorizat s verifice sau s auditeze modul de implementare a proiectelor finanate din fondurile structurale.

E. FINALIZAREA PROIECTULUI

Raportarea grupului int i a indicatorilor

Grupul int al proiectului Grupul int este reprezentat de persoanele care beneficiaz n mod direct de rezultatele proiectului i este implicat n activitile acestuia. mbuntirea situaiei membrilor grupului int constituie de fapt esena proiectului.

Personalul din echipa de management a proiectului nu face parte din grupul int. Experii care implementeaz activitile proiectului nu pot face parte simultan i din echipa de implementare i din grupul int. Ca urmare, aceste persoane nu pot fi implicate n proiect ca beneficiari direci ai activitilor desfurate; de exemplu nu pot fi cursani la programele de formare desfurate prin proiect pentru grupul int.

La selecia membrilor grupului int se vor avea n vedere acele criterii care s permit identificarea clar a acestora:

numrul, sexul, vrsta, structura (ex. statut social i pe piaa muncii), localizarea, caracteristici i nevoi comune.

Grupul int corespunde ca structur i numeric celui specificat n Contract i n ultimele acte adiionale aprobate (dac este cazul). Categoria de grup int, din cadrul formularului de nregistrare a grupului int, corespunde cu criteriile de eligibilitate stabilite n ghidul solicitantului aferent cererii de propuneri de proiecte n cadrul

creia a fost depus proiectul. Grupul int, n numrul i structura prevzut n cererea de finanare i ca urmare a eventualelor modificri prin acte adiionale, trebuie realizat n totalitate. Gradul de realizare al grupului int influeneaz bugetul proiectului. Dac gradul de realizare al indicatorilor este mai mic de 100%, acesta se aplic asupra valorii eligibile, prevzut la art. 3 din contractul de finanare, iar n cazul solicitrii de TVA, i asupra acestei sume. n cazul n care procentul este mai mare de 100%, se plafoneaz la aceast valoare (100%). n cazul nendeplinirii GT, finanarea prevzut la art. 3 din Contractul de finanare se va reduce proporional, conform unui algoritm de calcul propus de AMPOSDRU, cu respectarea instruciunilor n vigoare.

Participarea GT la realizarea indicatorilor trebuie probat pe baza documentelor justificative.

14

GRUP INT: STUDENI/DMI 2.1

Legea nr. 258 din 19 iulie 2007 - privind practica elevilor i studenilor i Ordinul nr. 3.955 din 9 mai 2008

15

Indicatorii proiectului

Indicatorii descriu, n termeni operaionali i msurabili (cantitate, calitate, timp), obiectivele proiectului. Acetia sunt instrumente de msurare a gradului de realizare a obiectivelor propuse.

Ca urmare, pentru msurarea succesului proiectului, proiectul are indicatori distinci, att pentru rezultate imediate, ct i pentru obiectivul/le specific/e ale proiectului. Indicatorii de msurare a realizrilor imediate (outputs de program i suplimentari DCI) constituie i indicatori de monitorizare, deoarece ei reflect realizrile imediate obinute n cadrul proiectului, de exemplu:

numrul participanilor din zonele rurale la programe integrate numr de participani la campanii de informare i consiliere

Indicatorii de msurare a obiectivelor specifice (results de program i suplimentari DCI) reflect schimbarea produs fa de situaia iniial, respectiv satisfacerea nevoilor identificate sau mbuntirea situaiei grupului int, de exemplu: ponderea participanilor din mediul rural la programe integrate certificai (%)

Indicatorii adiionali de realizare imediat (outputs) i indicatorii adiionali de rezultat (result) trebuie corelai cu datele prezentate n subseciunea Rezultate anticipate a cererii de finanare.

! Indicatorii proiectului contribuie DIRECT la atingerea indicatorilor de monitorizare i evaluare definii n Documentul Cadru de Implementare (DCI) POSDRU 2007-2013, cu toate modificrile i completrile ulterioare.

! Indicatorii proiectului sunt corelai cu DCI, Ghidul indicatorilor i Cererea de finanare.

! Indicatorii tehnici, prevzui n CF i n eventualele modificri prin acte adiionale, trebuie realizai n totalitate pn la final de proiect. Fac excepie, proiectele cofinanate din CPP Burse doctorale, n conformitate cu legislaia n vigoare.

! Gradul de realizare al indicatorilor influeneaz bugetul proiectului. Dac gradul de realizare al indicatorilor este mai mic de 100% acesta se aplic asupra valorii eligibile, iar n cazul solicitrii de TVA i asupra acestei sume.

! n cazul nendeplinirii Indicatorilor, finanarea prevzut la art. 3 din Contractul de finanare se va reduce proporional, conform unui algoritm de calcul propus de AMPOSDRU, conform instruciunii n vigoare.

! n cazul n care procentul de realizare al indicatorilor este mai mare de 100%, se plafoneaz la aceast valoare, cu excepia indicatorilor de program: indicatorilor de rezultat i suplimentari unde plafonarea va fi de 110% pentru a compensa, cel puin parial, nerealizarea altor indicatori sau GT.

ASPECTE DE REINUT PENTRU GRUPUL INT

trebuie s existe coresponden ntre indicatori i grupul int;

grupul int se raporteaz n momentul seleciei i implicrii n activitile proiectului, n schimb indicatorul aferent grupului int se raporteaz abia dup finalizarea activitii n care a fost implicat acesta;

registrul grupului int se completeaz conform formatului standard;

exist documente suport pentru fiecare persoan din grupul int (formular de nregistrare, acte de studii, CV, Carte de identitate, etc.);

sunt respectate prevederile din Ghidul Solicitantului privind eligibilitatea grupului int;

nu exist suprapuneri de persoane care fac parte din grupul int pe proiecte;

exist livrabile din punct de vedere al grupului int.

Raportul tehnico-financiar recomandri de completare, documente suport

Rezultatele monitorizrii proiectelor sunt rapoartele ntocmite de beneficiar.

16

Pentru asigurarea informaiilor necesare AMPOSDRU sau OI POSDRU delegat n vederea monitorizrii externe a implementrii proiectului, beneficiarul va elabora rapoarte tehnico financiare (RTF) periodice privind stadiul implementrii, conform modelului n vigoare. Aceste rapoarte conin informaii despre:

stadiul realizrii indicatorilor i al grupului int; activitile desfurate n perioada de raportare; stadiul realizrii activitilor, rezultatele obinute la momentul raportrii; abateri fa de planificarea iniial i atingerea rezultatelor ateptate; msurile specifice de informare i publicitate desfurate n cadrul proiectului; planificarea activitilor pentru perioada urmtoare.

Recomandri privind elaborarea RTF

! Desfurarea activitilor trebuie s respecte graficul de implementare asumat n Cererea de finanare/alte modificri contractuale aprobate.

! Subseciunea 3.1 Activiti implementate pe parcursul perioadei de raportare:

trebuie s conin o descriere detaliat a tuturor activitilor desfurate n perioada de raportare, precum i perioada n care s-au desfurat acestea;

! Seciunea 3: Subseciunea 3.3 Rezultate/realizri atinse pe perioada de raportare trebuie s conin rezultate cuantificabile pentru fiecare activitate desfurat n perioada de raportare; de asemenea, trebuie s existe o corelare ntre informaiile prezentate n aceast subseciune i subseciunea 3.1 Activiti implementate pe parcursul perioadei de raportare, Tabelul 2 Raport de realizare a rezultatelor din RTF i seciunea Rezultate anticipate din Cererea de Finanare;

Atenie!

Seciunile 3.1, 3.3 i tabelul 2 trebuie s fie corelate n prezentarea informaiilor.

Se vor descrie aciunile ntreprinse concret care conduc la realizarea activitilor, ndeplinirea rezultatelor asumate i implicit la realizarea indicatorilor.

Din descriere trebuie s reias modul n care acestea contribuie la realizarea indicatorilor asumai.

! Tabelul 1: Graficul de implementare a proiectului trebuie s fie cel asumat n Cererea de finanare sau ultimele notificri/acte adiionale n vigoare n perioada de raportare;

! Tabelul 2: Raportul de realizare a rezultatelor este un tabel sintez care cumuleaz informaiile transmise de la nceputul implementrii i pn la momentul raportat; Rezultatele (concrete i cuantificabile) trebuie s fie coroborate cu informaiile cuprinse n descrierea fiecrei activiti i cu subseciunea 3.3 Rezultate/realizri atinse n perioada de raportare; procentele de realizare trebuie s fie corelate cu stadiul implementrii fiecrei activiti; nu pot exista activiti aflate n curs de desfurare, deci nefinalizate, al cror procent de realizare s fie 100%.

! La seciunea 3 Progresul proiectului n perioada raportat se vor prezenta informaii cu privire la:

3.6 Informare i publicitate, 3.7 Respectarea regulilor cu privire la egalitatea de anse i 3.8 Respectarea regulilor cu privire la mediu. Se va realiza o detaliere a modului de aplicare a acestora i msurile concrete prin prisma activitilor desfurate n perioada raportat.

! RTF trebuie s respecte regulile de identitate vizual, conform ultimelor reglementri n acest sens Manualul de identitate vizual n vigoare.

AA DA AA NU

RTF trebuie transmis n formatul standard conform

instruciunilor n vigoare RTF include i ale seciuni fa de cele standard, iar tabelele prezint coloane i rnduri n plus fa de cele existente

RTF trebuie s fie tampilat i semnat de reprezentantul legal al Beneficiarului pe ultima

pagin, dup Tabelul 3: Planificarea activitilor

RTF nu este tampilat i asumat de reprezentantul legal i managerul de proiect

17

proiectului pentru urmtoarea perioad de raportare. De asemenea, trebuie s fie semnat de persoana care l-a elaborat i s aib nscris data elaborrii n ultimele dou rnduri ale tabelului de la nceputul RTF, primele dou pagini

Perioada de referin a RTF trebuie s fie corelat cu perioada de referin din Cererea de Rambursare

Perioada de referin a RTF este mai mic sau mai mare dect cea din Cererea de Rambursare

Denumirea i codul activitilor trebuie s corespund cu denumirea i codul din Cererea de finanare

Formularea i codificarea activitilor n mod diferit fa de cererea de finanare

Activitile trebuie desfurate n conformitate cu graficul de implementare

Activiti desfurate n avans fa de graficul de implementare - cheltuielile efectuate pentru

astfel de activiti nu pot fi validate, desfurarea n avans a unei/unor activiti trebuie aprobat prin notificare sau act adiional, n funcie de situaie

Aspectele ce vizeaz respectarea reglementrilor naionale i comunitare cu privire la egalitatea de anse i dezvoltare durabil trebuie detaliate.

Ex. liste de prezen la aciunile implementate n cadrul proiectului, scrisori de invitaie la diferite aciuni organizate etc.

Regulile cu privire la egalitatea de anse i dezvoltare durabil sunt prezentate la modul declarativ, fr a fi documentate

Documentele justificative CR respect modul de depunere, sunt complete i sunt organizate conform Instruciunii aplicabile

Documentele justificative aferente CR nu au luat

n considerare ultimele reglemementri aplicabile

Livrabilele trebuie asumate de autorii lor i toate versiunile de lucru raportate n RTF trebuie s fie identificabile

Versiunile de lucru ale documentelor, aa cum au fost raportate, nu sunt identificabile i nu se cunosc autorii lor

Pentru toate obiectivele orizontale POSDRU,

asumate n Cererea de Finanare, trebuie s existe o detaliere a modului de aplicare a acestora i msurile concrete, prin prisma activitilor desfurate n perioada raportat; dac n perioada de raportare nu s-au ntreprins msuri concrete n atingerea vreunui obiectiv orizontal se va completa nu este cazul

n RTF se va face o descriere a obiectivelor

orizontale fr a fi descrise msurile concrete prin prisma activitilor desfurate n perioada de raportare

Recomandri privind documentarea tehnic i stabilirea documentelor suport

Activitile proiectului sunt considerate a fi desfurate n momentul n care exist documente care atest desfurarea acelei activiti.

Tipuri de documente:

Documente ntocmite nainte de desfurarea unei activiti (ex. agenda unei ntlniri);

Documente ntocmite n timpul desfurrii unei activiti (ex. lista de prezen la un curs, minuta ntlnirii, fotografii la un eveniment, etc.);

Documente ntocmite dup desfurarea unei activiti (ex. raport de activitate, pontaj);

Documente de rezultat/produs care atest obinerea rezultatului vizat al activitii proiectului (de ex. un chestionar, un suport de curs).

18

EXEMPLE:

! Colectarea de date pentru

justificarea activitii experilor n cadrul proiectului

Beneficiarul trebuie s colecteze i s nregistreze informaiile despre activitile realizate n timpul i imediat dup finalizarea acestora, informaii ce vor fi folosite pentru elaborarea rapoartelor de activitate ale experilor.

Astfel de informaii ar putea fi: numrul de participani, mijloacele utilizate pentru diseminare/informare, partenerii care au participat la

realizarea activitii, modul n care au contribuit acetia.

! Gradul de detaliere al

informaiilor prezentate n RTF n cadrul RTF se vor prezenta informaii detaliate, clare, cuantificabile i identificabile.

De exemplu, pentru programele de formare, se vor prezenta informaii despre numrul de sesiuni realizate, numrul de sesiuni n desfurare, numrul de sesiuni finalizate pe ocupaii, denumirea programelor de formare, perioada de derulare, locul de desfurare, numrul de sesiuni organizate, numrul de persoane nscrise fa de numrul celor care au finalizat programul, dat pentru examenul final, numrul de persoane care au participat la examen, numrul de persoane certificate n urma susinerii examenului.

!Organizarea documentelor din

punct de vedere tehnic

Documentele vor fi organizate n foldere separate pentru fiecare

partener n parte. Se vor prezenta foldere pentru fiecare activitate,

care vor include foldere cu fiecare luna de implementare aferent perioadei de raportare.

Pentru fiecare lun de implementare, se vor prezenta livrabilele din punct de vedere tehnic.

Exemplu, P1-A1-Luna1-(Expert1)- document justificativ1, document

justificativ 2, scanat.

Pentru a putea fi recunoscut ca livrabil elaborat de expert, documentul

trebuie s fie asumat (s poarte numele, semntura, precum i elemente care s identifice perioada n care s-a realizat acel livrabil i crui partener i aparine). Dac la elaborarea unui anumit livrabil au participat mai muli experi, acesta se va prezenta ca document livrabil aferent fiecrui expert (la fiecare partener din echipa cruia face parte expertul), aferent fiecrei luni de raportare n care documentul a fost realizat. De asemenea, toate versiunile de lucru ale documentelor

raportate n RTF trebuie s fie identificabile.

Se va verifica funcionalitatea CD-urilor dup inscripionarea lor.

SUSTENABILITATEA PROIECTELOR

Sustenabilitatea reprezint modul de continuare a proiectului/a efectelor proiectului dup ncetarea finanrii prin POSDRU. Acesta este argumentat cu msurile preconizate a fi aplicate n cadrul proiectului sau dup ncheierea implementrii proiectului pentru a se asigura faptul c progresul sau beneficiile realizate pentru grupul int vor fi garantate n viitor.

Un exemplu de transferare a rezultatelor ctre alt grup int poate fi accesarea cursurilor online de ctre alte persoane interesate fa de cele din CF, respectiv (familie/prieteni/cunostine ale acestora aflate n cutarea unui loc de munc, viitori colegi). Beneficiarul trebuie s asigure sustenabilitatea proiectului, n conformitate cu prevederile contractului de finanare, a cererii de finanare subseciunea Sustenabilitatea proiectului.

De exemplu, dac prin proiect se menioneaz c centrele create vor fi preluate de Partenerul 1 mpreun cu ntreaga baz material, acest lucru va fi realizat n perioada ulterioar finalizrii proiectului.

19

! n cazul n care beneficiarul, prin cererea de finanare sau prin contractul de finanare are obligaia realizrii unor indicatori ulterior finalizrii proiectului, indicatorii prevzui vor trebui finalizai n consecin. Pentru acetia, vor fi prezentate documente justificative care s ateste faptul c activitile/indicatorii prevzui a fi realizai ulterior finalizrii proiectului au fost realizate/realizai.

! Beneficiarul trebuie s menin destinaia i s asigure exploatarea i mentenana echipamentelor achiziionate i a lucrrilor efectuate n cadrul proiectului (pentru cel puin 3 ani dup mplinirea perioadei de implementare a proiectului).

! Prin urmare, trebuie s se asigure c bunurile achiziionate prin proiect:

conin elementele de identitate vizual;

sunt utilizate n mod corespunztor n conformitate cu scopul declarat de ctre beneficiar i cu durata de via a activului;

se gsesc ntr-o stare fizic corespunztoare dup finalizarea proiectului;

pot fi identificate n contabilitatea Beneficiarului (numr de inventar, descriere corespunztoare n contabilitate/registrul mijloacelor fixe, etc.);

se gsesc la beneficiar sau au fost transferate altor parteneri ai beneficiarului.

! Beneficiarul trebuie s se asigure c cerinele privind arhivarea documentelor sunt respectate (nomenclator dosare, condiii de pstrare, arhivare i depozitare).

! Rapoarte/nregistrri contabile (computerizate sau manuale) n sistemul contabil al Beneficiarului, balan cu detalieri pe conturi analitice, registrul mijloacelor fixe i alte informaii contabile relevante trebuie pstrate dup finalizarea proiectului pn la 31.12.2021, cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU.

EGALITATEA DE ANSE

Pentru asigurarea principiului egalitii de anse, Beneficiarul de proiect, ct i partenerul/partenerii acestuia vor lua n considerare toate politicile i practicile n domeniul egalitii de anse astfel nct s nu se realizeze nicio deosebire, excludere, restricie sau preferin pe criterii de: ras, naionalitate, etnie, vrst, dizabilitate, limb, religie, convingere, gen, orientare sexual, boal cronic necontagioas, infectare HIV sau apartenen la o categorie social defavorizat. Acest obiectiv este unul din cele mai relevante aspecte pentru proiectele POSDRU i trebuie urmrit n toate etapele implementrii proiectului. Beneficiarul de proiect trebuie s se asigure c egalitatea de anse a fost integrat, att n identificarea grupului int, realizarea activitilor, ct i n managementul proiectului, inclusiv la selecia echipei. De asemenea, proiectul trebuie s asigure condiii care s permit accesul i participarea grupului/grupurilor int la activitile proiectului i evitarea discriminrii. Beneficiarul trebuie s menioneze i s detalieze n RTF orice sarcin specific care contribuie la asigurarea egalitii de anse n implementarea proiectului. Abordarea integratoare a egalitii de anse i de gen trebuie s fie combinat cu aciuni specifice pentru creterea participrii durabile i participarea femeilor la piaa muncii.

DEZVOLTAREA DURABIL este un alt obiectiv orizontal important al POSDRU.

n proiectele POSDRU pot fi abordate una sau mai multe din cele trei dimensiuni ale conceptului dezvoltrii durabile i anume dimensiunea ecologic, economic i social. n activitile specifice, beneficiarul va trebui s promoveze dezvoltarea durabil prin msuri de protecie a mediului, prevenire a polurii, conservare a mediului nconjurator, promovare a responsabilitii sociale, utilizare responsabil a resurselor naturale, dezvoltare echilibrat i echitabil. Promovarea acestui obiectiv se poate face att n cadrul sesiunilor de informare, ct i n cadrul programelor de formare n care participanii vor fi ncurajai s acioneze n scopul satisfacerii nevoilor prezentului, fr a compromite posibilitatea generaiilor viitoare de a-i satisface propriile nevoi. Beneficiarul trebuie s menioneze i s detalieze n RTF orice sarcin specific care contribuie la asigurarea acestui obiectiv orizontal al proiectului.

20

BIBLIOGRAFIE

Cererea de Finanare Decizia AMPOSDRU nr.53/2010 Documentul Cadru de Implementare POSDRU Ghidul Indicatorilor POSDRU Ghidul Solicitantului - Condiii Generale Instruciunile AMPOSDRU nr. 31, 41, 46, 60 i 60 bis, 64, 71, 79, 83 i 87 Legea nr. 202/2002 republicat n 2007, privind egalitatea de anse ntre femei i brbai Legea nr. 48/2002 pentru aprobarea Ordonanei Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea i

sancionarea tuturor formelor de discriminare Legii nr. 258 din 19 iulie 2007 privind practica elevilor i studenilor Manualul beneficiarului POSDRU Ordinul MMFPSPV 1924/30.09.2013 (CPP 88 i 107) Burse doctorale Ordinul MMFPS ORDIN Nr. 2428 din 26 octombrie 2011 (CPP 6 i 59) Burse doctorale Ordinul nr. 3.955 din 9 mai 2008 privind aprobarea Cadrului general de organizare a stagiilor de

practic n cadrul programelor de studii universitare de licen i de masterat i a Conveniei-cadru privind efectuarea stagiului de practic n cadrul programelor de studii universitare de licen sau masterat

OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare

Regulamentul Comisiei Europene 1083/2006 Strategia Naional pentru Dezvoltare Durabil (SNDD) a Romniei

21

CAPITOLUL II

ASPECTE JURIDICE IN IMPLEMENTAREA PROIECTELOR POSDRU

II.1 CONTRACTUL DE FINANARE

REGLEMENTRI

Beneficiarul implementeaz Proiectul pe propria rspundere, respectiv va rspunde pentru modul de aplicare sau nerespectare a reglementrilor cu privire la Contractul de finanare (instruciuni/legislaie comunitar/legislaie naional), precum i pentru prejudiciile cauzate terilor din culpa sa n perioada de implementare (respectiv pentru prejudiciile cauzate altor persoane cu intenie, din neglijen sau din impruden n timpul Proiectului).

Valoarea contractului poate fi redus oricnd total/parial, dac apar dificulti n cadrul bugetului de stat, precum i n cazul n care indicatorii tehnici prevzui nu sunt ndeplinii.

Durata de implementare este de maxim 24 de luni (pentru proiecte de tip grant) sau 36 de luni (pentru proiecte de tip strategic), fr posibilitatea prelungirii acestor perioade.

Externalizarea2 nu poate depi 49% din valoarea eligibil a Proiectului. Contractul se poate modifica prin acordul prilor: prin aprobarea unei notificri sau prin ncheierea

unui act adiional. Contractul se poate modifica automat n situaia apariiei unor modificri determinate de schimbri n

legislaia naional i/sau european care vor intra n vigoare la data menionat n actul normativ respectiv.

Contractul se reziliaz n cazul n care nu a nceput implementarea Proiectului n termen de 3 luni de la data prevzut pentru nceperea perioadei de implementare.

Beneficiarul nu poate s transfere Contractul, obligaiile i/sau drepturile contractuale ctre o alt entitate.

Proprietatea, titlurile i drepturile de proprietate intelectual i industrial privind rezultatele Proiectului, raportrile i alte documente legate de acesta aparin Beneficiarului. Beneficiarul va acorda AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, dup caz, dreptul de a utiliza gratuit i dup cum consider necesar toate documentele rezultate n urma Proiectului, oricare ar fi forma acestora, dac nu se ncalc drepturile existente de proprietate industrial i intelectual.

OBLIGAIILE BENEFICIARULUI

s respecte prevederile din Manualul de identitate vizual3 pentru POSDRU 2007-2013 (aa cum a fost modificat prin Instruciunea4 nr. 36/26.10.2010) - manualul conine prevederi referitoare la elementele care trebuie folosite n vederea promovrii identitii vizuale a Uniunii Europene, a Instrumentelor Structurale n Romnia i a FSE/POSDRU, inclusiv exemple grafice;

s asigure managementul i implementarea Proiectului n conformitate cu prevederile legale n vigoare (instruciuni/legislaie comunitar/legislaie naional);

s respecte prevederile legislaiei naionale n vigoare (OUG 34/2006) n domeniul achiziiilor publice sau ale instruciunilor/deciziilor emise de AMPOSDRU (Ordinul 1120/2013);

s raporteze stadiul implementrii prin rapoarte tehnico-financiare; s acorde tuturor organismelor abilitate dreptul de acces la locurile i spaiile unde se implementeaz

sau a fost implementat Proiectul;

s pstreze toate documentele originale5, inclusiv documentele contabile, pn la 31 decembrie 2021, cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU;

s asigure arhivarea documentelor, astfel nct acestea s fie uor accesibile pentru a fi verificate;

2 Externalizare = acord scris/contract ncheiat n baza legislaiei relevante prin care beneficiarul/partenerul ncredineaz o activitate sau o parte limitat a unei

activiti asumate prin cererea de finanare unei tere persoane juridice, alta dect entitile partenere. 3 http://www.fseromania.ro/images/doc2013/manual_identitate_vizuala_posdru.pdf 4 http://www.fseromania.ro/images/downdocs/instructiunea_36.pdf 5 Pentru contractele de finanare semnate n conformitate cu Ordinul nr. 1168 din 21/03/2011, Ordinul nr. 1183 /29 martie 2011 sau Ordinul nr. 1184/29

martie 2011, beneficiarii vor pstra, n copie "Conform cu originalul", i documentele partenerilor, pn la 31 decembrie 2021, cu posibilitatea prelungirii termenului pn la nchiderea oficial a POSDRU.

22

s menin destinaia i s asigure exploatarea i mentenana bunurilor i/sau echipamentelor achiziionate i a lucrrilor efectuate n cadrul Proiectului pe o perioad de cel puin 3 ani dup finalizarea perioadei de implementare a Proiectului;

s asigure sustenabilitatea proiectului conform prevederilor Cererii de finanare, pentru cel puin 3 ani de la data finalizrii implementrii.

OBLIGAIILE AMPOSDRU I OIPOSDRU DELEGAT s informeze Beneficiarul, n timp util, cu privire la orice decizie luat cu impact asupra Proiectului; s furnizeze informaiile sau clarificrile necesare pentru implementarea Proiectului; s asigure cel puin o vizit de monitorizare pentru fiecare an de implementare a Proiectului; s efectueze rambursarea cheltuielilor conform prevederilor contractuale i normelor n vigoare.

RECOMANDRI

Citii foarte bine Contractul i Ghidul solicitantului aferente Cererii de propuneri pentru care ai aplicat;

Verificai eligibilitatea grupului int i a indicatorilor din proiect potrivit Ghidului indicatorilor POSDRU i Instruciunilor aferente;

Verificai coerena informaiilor din Cererea de finanare (activiti rezultate indicatori grup int) i, dac sunt necesare modificri, v recomandm s le facei n primele 2 luni ale perioadei de implementare.

GREELI FRECVENTE

Inaciunea de a solicita punctul de vedere al AMPOSDRU/OIPOSDRU cu privire la situaiile care afecteaz implementarea Proiectului.

Confuzia de a considera perioada de valabilitate a Contractului ca fiind egal cu perioada de implementare a proiectului.

Nerespectarea regulilor cu privire la identitatea vizual aplicabile rezultatelor proiectului.

ATENIE

Durata contractului de finanare contractul rmne n vigoare i dup finalizarea perioadei de implementare a proiectului, respectiv Contractul de finanare nceteaz la data executrii integrale a oricreia i a tuturor obligaiilor prilor contractante.

Punctul de vedere oficial al AMPOSDRU/OIPOSDRU n cazul n care apar situaii care afecteaz implementarea Proiectului sau exist neclariti cu privire la clauzele Contractului de finanare, solicitai n scris punctul de vedere oficial al AMPOSDRU/OIPOSDRU cu privire la aceste aspecte.

Documentele corespunztoare utilizrii finanrii - trebuie pstrate pn la data de 31 decembrie 2021 (cu posibilitate de prelungire a termenului) i puse la dispoziia organismelor abilitate s efectueze verificri.

Garanii constituite n favoarea unei instituii de credit n termen de maxim 10 zile lucrtoare de la semnarea Contractului de credit, transmitei AMPOSDRU/OIPOSDRU o copie a contractului de credit i gaj/ipotec.

Contractul se reziliaz - dac se constat faptul c proiectul face obiectul unei alte finanri din fonduri publice naionale i/sau comunitare i/sau a mai beneficiat de finanare din alte programe naionale sau comunitare.

Riscul financiar beneficiarul trebuie s ia n calcul riscul financiar cu privire la implementarea Proiectului.

23

II. 2 ACORDUL DE PARTENERIAT - IMPLEMENTARE

REGLEMENTRI

ACORDUL DE PARTENERIAT:

va cuprinde totalitatea drepturilor i obligaiilor prilor n implementarea proiectului. va fi completat, semnat i tampilat att de ctre Solicitant/Beneficiar (n calitate de Partener

principal) ct i de ctre toi ceilali Parteneri implicai n proiect. rambursarea cheltuielilor fcute de ctre fiecare parte implicat se recupereaz pe baz de documente

justificative trimise de Parteneri la Solicitant/ Beneficiar.

este valabil cel puin pe toat perioada de implementare a Proiectului. se completeaz n limba romn, se deruleaz i se interpreteaz conform actelor normative din

Romnia.

clauzele acestuia vor fi aplicabile mutatis mutandis i partenerilor, respectiv partenerilor li se vor aplica att prevederile contractului de finanare ct i cele ale Acordului de Parteneriat, unde este aplicabil (de ex: partenerii vor respecta regulile de vizibilitate conform Manualului, reglementarile

cu privire la cheltuielile eligibile i vor ine o contabilitate analitic etc.). activitile liderului de parteneriat nu pot fi realizate de ctre experii Partenerului, sau vice-versa6. se poate modifica doar prin Act adiional (care va fi naintat mpreun cu forma actualizat a

Acordului de parteneriat)7.

partenerii selectai pot fi: naionali i/sau transnaionali. partenerii pot fi implicai n pregtirea, implementarea proiectului, furnizarea de expertiz, resurse

umane i materiale i finanarea proiectului (respectiv, n cel puin dou dintre urmtoarele aspecte: implementarea proiectului, furnizare de expertiz, resurse umane i materiale i/sau finanarea proiectului).

capacitatea financiar i operaional a unui parteneriat se evalueaz pentru parteneriatul dezvoltat i nu pentru fiecare membru n parte.

partenerul are obligaia de a asigura accesul nengrdit al autoritilor naionale i europene cu atribuii de verificare, control i audit.

PARTENERII TRANSNAIONALI: sunt organizaii cu personalitate juridic din statele membre ale Uniunii Europene8; trebuie s desfoare activiti relevante n cadrul proiectului i au n obiectul de activitate i

activitatea/activitile din cadrul proiectului pentru care au rol de parteneri; trebuie s declare sediul permanent la Administraia Financiar cnd activitatea ntreprins pe

teritoriul Romniei are un anumit grad de permanen i durata acesteia depete 6 luni calendaristice

9;

pot fi exclui din Proiect, prin rezilierea Contractului de finanare, dac nu furnizeaz n termen de 30 de zile de la solicitare documentele suport solicitate de ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU.

NLOCUIREA PARTENERILOR

Retragerea unui partener este permis doar prin nlocuirea acestuia cu un partener nou; Condiii cumulative pentru nlocuire:

Existena unei motivaii ntemeiate (de ex: partenerul solicit n scris Beneficiarului); Justificarea Beneficiarului cu privire la dificultile majore generate de meninerea

respectivului partener n Proiect;

Existena unor motive obiective care afecteaz unul din parteneri.

NOUL PARTENER trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine: ndeplinete condiiile aferente partenerilor conform Ghidului Solicitantului;

6 Instruciunea nr. 47/26.04.2011 7 Instruciunea nr.44/11.04.2011 8 Art.23 din OUG 64/2009 9 Art.8 Cod fiscal

24

Desfoar activiti relevante pentru domeniul proiectului sau demonstreaz c prin activitile pe care le desfoar se afl i activitatea/activitile aferente rolului de partener;

Demonstreaz o capacitatea financiar i operaional la un nivel egal cu vechiul partener; Are sediul sau capacitatea operaional de a aciona n cadrul acelorai regiuni de dezvoltare ca i

partenerul iniial.

RECOMANDRI

Informai partenerii n termen util cu privire la modificrile legislative/ a regulilor cu impact direct asupra implementrii proiectului.

Stabilii cu partenerii reguli clare de implementare i asigurai-v c respect regulile de implementare POSDRU pentru activitile pe care le realizeaz n mod direct.

Verificai alocarea activitilor i a bugetului n cadrul partenerilor i, dac dorii s facei modificri, v recomandm s le facei n primele 2 luni de contract.

GREELI FRECVENTE

Inexistena unor reguli clare asumate de ctre partener cu privire la comunicarea realizat ntre beneficiar i parteneri n cadrul proiectului.

Netransmiterea documentelor suport de ctre partenerul transnaional, situaie care poate duce la rezilierea Contractului de finanare, cu implicaii directe i asupra beneficiarului.

ATENIE

ONG-urilor cu statut de utilitate public, din punct de vedere al implementrii proiectelor finanate din POSDRU, le sunt aplicabile toate condiiile de implementare aferente categoriei respective (i nu cele aferente autoritilor publice).

Nu este permis creterea numrului de parteneri, n raport cu numrul de parteneri iniial10. Nu este permis nlocuirea Beneficiarului cu un Partener sau cu o alt entitate juridic (excepii:

Beneficiarul poate fi nlocuit dac este preluat de o alt entitate juridic sau dac Beneficiarul este o instituie internaional al crei statut este modificat)11.

Este permis nlocuirea Primriei, Consiliului Local/Judeean n calitate de Beneficiar/Partener cu comuna, oraul, municipiul sau judeul aferent, dup caz12.

Obligaiile i drepturile partenerului nlocuit nu pot fi preluate de partenerii existeni13. O instituie public va putea schimba partenerul - entitate privat doar prin publicarea inteniei de a

cuta un nou partener - entitate privat, prin menionarea principalelor activititi ale proiectului i a condiiilor minime de ndeplinit.

n cazul unor corecii financiare decise de AM/OI urmare sesizrii unor nereguli, acestea vor fi suportate i de ctre parteneri, n limita activitilor acestora, ntr-un raport direct cu corecia respectiv.

II.3 CONTRACTELE CU EXPERII

REGLEMENTRI

Experii implicai n derularea proiectelor pot fi: i. Pe termen lung (respectiv, vor desfura activiti pentru o perioad de minim 6 luni consecutive)

ii. Pe termen scurt (respectiv, vor desfura activiti pentru o perioad de maxim 6 luni consecutive)

10 Instruciunea nr. 31/28.09.2010 11 Instruciunea nr. 31/28.09.2010 12 Instruciunea nr. 37/26.10.2010 13 Instruciunea nr. 31/28.09.2010

25

Plafoane de referin conform GHIDULUI SOLICITANTULUI CONDIII GENERALE, Proiecte de grant i proiecte strategice 2010, maximum pe or pentru proiecte strategice/grant (venit brut):

i. Manager de proiect: 250 lei

ii. Expert de tip A: 200 lei

iii. Expert de tip B: 150 lei

iv. Expert de tip C: 100 lei

v. Personal administrativ, secretariat si personal auxiliar 50 lei

Plafoane de referin conform GHIDULUI SOLICITANTULUI CONDIII GENERALE, Proiecte de grant i proiecte strategice 2013, pentru experii proprii (angajai) ct i pentru experii externalizai (subcontractai):

Niveluri maximale ale remunerrii zilnice a personalului din cadrul echipei de management:

1) MANAGER PROIECT: 945 lei (experiena profesional >5 ani), 1260 lei (experiena profesional 5-10 ani), 1575 lei (experiena profesional >10 ani);

2) SPECIALIST (de ex: responsabil financiar, consilier juridic): 630 lei (experiena profesional 3 ani), 1100 lei (experiena profesional 7 ani), 1260 lei (experiena profesional >7 ani);

3) PERSONAL SUPORT (de ex., asistent manager): 250 lei (experiena profesional 2 ani).

Nivele maximale ale remunerrii personalului din cadrul echipei de implementare:

1. EXPERTIZ INTERNAIONAL

Plafon max. de decontare/experiena profesional < 5 ani 5-10 ani >10 ani

Remunerare maxim lunar 11340 Lei 15120 Lei 20790 Lei

Remunerare maxim zilnic 945 Lei 1260 Lei 1730 Lei

2. EXPERTIZ NAIONAL

Plafon max. de decontare/experiena profesional < 5 ani 5-10 ani >10 ani

Remunerare maxim lunar 7560 Lei 11340 Lei 17000 Lei

Remunerare maxim zilnic 630 Lei 945 Lei 1400 Lei

3. PERSONAL ADMINISTRATIV I AUXILIAR - studii superioare

Plafon max. de decontare lunar < 3 ani 3 ani i peste

4725 Lei

4. PERSONAL ADMINISTRATIV I AUXILIAR - studii medii

Plafon max. de decontare lunar < 3 ani 3 ani i peste

4095 Lei 5040 Lei

5. PERSONALULUI AUXILIAR

Plafon max. de decontare lunar < 3 ani 3 ani i peste

3780 Lei 4400 Lei

EXPERII PE TERMEN LUNG - trebuie notificai obligatoriu, mpreun cu Cv-ul persoanei introduse (original, semnat, datat) i Cv-ul persoanei nlocuite (copie), precum i cu documente justificative (diplome, certificate, adeverine, etc.)14

14 Instruciunea nr. 44/11.04.2011

26

ECHIPA DE MANAGEMENT

modificarea echipei trebuie notificat obligatoriu, mpreun cu Cv-ul persoanei introduse (original, semnat, datat) i Cv-ul persoanei nlocuite (copie), precum i cu documente justificative (diplome, certificate, adeverine, etc.)15

externalizarea echipei de management se admite prin act adiional/notificare la Contractul de finanare, care va avea ca obiect, dup caz:

i. modificarea seciunii Managementul Proiectului16,

ii. modificarea Anexei II Bugetul proiectului

iii. modificarea seciunii Justificarea bugetului cererii de finanare

EXPERII partenerului transnaional sumele aferente emise prin factur se deconteaz de la Cap. bugetar Alte tipuri de costuri, cheltuieli aferente activitilor externalizate17.

EXTERNALIZAREA ECHIPEI DE MANAGEMENT

Solicitanii/Partenerii instituii publice i/sau structuri/entiti, finanate integral/parial din bugetul de stat, vor aplica, pentru salarizarea experilor proprii (angajai), limitele i plafoanele stabilite prin legislaia naional aplicabil.

CONTRACTAREA EXPERILOR N PROIECT:

Prin Contract individual de munc, cu respectarea prevederilor legale (Codul muncii); Prin Contract prestri servicii subcontractare/externalizare (valabil PFA, cabinete individuale de

avocatur etc.), cu respectarea regulilor privind achiziiile; Prin Contracte civile (conform prevederilor Codului civil, art.1851), cu respectarea prevederilor

Codului fiscal (Art.7.alin.2.1.) referitoare la independena activitilor prestate (valabile pentru experii pe termen scurt).

OBLIGAIILE EXPERILOR IMPLICAI:

vor completa Raport lunar de activitate i Fi lunar de pontaj18; nu vor depi limita maxim de 13 ore/zi, respectiv 65 ore/sptmn, reprezentnd numrul de ore

lucrate n cadrul proiectelor finanate din POSDRU, inclusiv norma de baz (aa cum este declarat de ctre expertul respectiv), stabilite prin contractele individuale de munc ncheiate.

RECOMANDRI

Verificai la contractare expertiza numr ani experien, analiza postului, colectai documente suport de la expert care s fac dovada pregtirii acestuia.

Verificai bugetul i alocrile pentru fiecare poziie, luai n calcul concediile de odihn dar i situaiile de realocare, mrire a numrului de ore/zile, dac va fi cazul.

Luai n considerare includerea n contracte a clauzelor de confidenialitate, proprietate intelectual, conflict de interese, penaliti de ntrziere, recuperarea sumelor pentru neexecutarea sau executarea parial a contractului, etc.

Verificai implicarea experilor cu contracte individuale de munc n proiecte POSDRU, pentru a nu depi 13ore/zi, 65ore/sptmn.

GREELI FRECVENTE Necalcularea orelor aferente experilor implicai cu contract individual de munc n proiecte finanate

POSDRU i depirea limitei maxime de 13 ore/zi, respectiv 65 ore/sptmn, reprezentnd numrul de ore lucrate n cadrul proiectelor finanate din POSDRU i norma de baz.

15 Instruciunea nr. 44/11.04.2011 16 Instruciunea nr. 60/11.05.2012 17 Instruciunea nr. 44/11.04.2011

18 Instruciunea 62/30.08.2012

27

ncheierea de contracte civile cu experi pe termen scurt cu care Beneficiarul stabilete o relaie de dependen, situaie care duce la reconsiderarea contractului civil ca fiind contract individual de munc, cu aplicare sanciunilor aferente (Inspecia muncii/Administraia financiar).

Netransmiterea ctre AM/OI a notificrii cu privire la introducerea unui expert pe termen lung n proiect.

ATENIE

Pentru PERSOANELE ANGAJATE sunt eligibile inclusiv cheltuielile cu concediul de odihn al salariailor implicai, corespunztor timpului efectiv lucrat pentru Beneficiar/Partener n implementarea proiectului, cu respectarea prevederilor Codului Muncii (art. 145 alin. 2) i legislaiei naionale aplicabile. De ex. un expert lucreaz 8 luni ntr-un an i are 21 de zile de concediu/an, atunci el va avea dreptul la: 21/12 luni x 8 luni = 14 zile.

Un EXPERT PE TERMEN SCURT19 nu poate fi reangajat n cadrul proiectului, la expirarea perioadei iniiale, tot pe o poziie de expert pe termen scurt, indiferent dac reangajarea presupune aceleai responsabiliti sau responsabiliti diferite.

O persoan care a fost angajat ca EXPERT PE TERMEN SCURT poate fi reangajat n cadrul proiectului cu condiia notificrii ca expert pe termen lung, cu excepia membrilor nominalizai n comisiile de examinare n conformitate cu prevederile legislative aplicabile.

EXPERII DIN ECHIPA DE IMPLEMENTARE nu pot desfura activiti de management de proiect i nu au atribuii n acest sens.

EXPERTUL CONTABIL i AUDITORUL FINANCIAR vor fi selectai cu respectarea prevederilor legislaiei n vigoare privind achiziiile publice.

PERSONALUL DIN AUTORITILE ADMINISTRAIEI PUBLICE CENTRALE I STRUCTURILE DIN SUBORDINEA ACESTORA I PERSONALUL DIN INSTITUIILE PUBLICE LOCALE

Proiecte implementate de autoriti publice: Un FUNCIONAR PUBLIC desemnat prin act administrativ poate face parte din echipa

proiectului finanat din fonduri comunitare nerambursabile. FUNCIONARII PUBLICI, care exercit atribuii ca auditor sau de control asupra activitii

derulate n proiect i funcionarii publici care fac part