iniŢierea-auditului
TRANSCRIPT
INIŢIEREA AUDITULUI
În cadrul Etapei de pregătire a misiunii de audit intern, conform cadrului normativ, se vor
parcurge următoarele proceduri:
1.Iniţierea auditului
2.Colectarea şi prelucrarea informaţiilor
3.Identificarea şi analiza riscurilor
4.Elaborarea programului de audit
5.Şedinţa de deschidere
INIŢIEREA AUDITULUI
După preluarea din Planul de audit intern pe anul 2008 a misiunii planificate, care urmează să
fie efectuată, şeful echipei de auditori interni stabileşte obiectivele misiunii, împreună cu şeful
compartimentului de audit intern.
Procedura de iniţiere a auditului implică elaborarea documentelor care autorizează misiunea de
audit intern (Ordinul de serviciu), informează entitatea auditată despre misiunea planificată (Notificarea
privind declanşarea misiunii de audit intern) şi se asigură de existenţa independenţei auditorilor interni
faţă de cei auditaţi (Declaraţiile de independenţă).
a.În cadrul procedurii de iniţiere a auditului, primul document care se elaborează este Ordinul de
serviciu , care autorizează efectuarea misiunii de audit şi se întocmeşte de către şeful compartimentului
de audit intern pe baza planului anual de audit intern, aprobat de conducătorul entităţii , având drept
scop repartizarea sarcinilor auditorilor interni nominalizaţi pentru efectuarea misiunii si stabilirea
supervizorului acesteia.
Ordinul de serivicu reprezintă mandatul de intervenţie dat de către structura de audit intern
auditorului/echipei de auditori care va efectua misiunea, definirea domeniului si sferei de intervenţie şi
informarea responsabililor implicaţi în misiunea de audit intern şi cuprinde:
-cadrul juridic;
-domeniul auditului;
-obiectivele misiunii de audit intern;
-modalităţile de intervenţie la faţa locului;
-perioada efectuarii misiunii de audit intern;
-numele şi prenumele auditorilor.
În sinteză, procedura de elaborare a Ordinului de serviciu se prezintă astfel:
Şeful compartimentului
de audit intern Repartizează sarcinile de serviciu pe fiecare auditor în parte şi
stabileşte supervizorul misiunii de audit
Întocmeşte Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit
intern
Personalul de secretariat Alocă un număr Ordinului de serviciu
Asigură copii ale Ordinului de serviciu fiecărui membru al echipei
de audit
Supervizorul Avizează sau propune modificări la Ordinul de serviciu
Auditorii Iau la cunoştinţă despre emiterea Ordinului de serviciu şi modul de
repartizare a sarcinilor în cadrul acestuia
Îndosariază ordinal de serviciu în Dosarul permanent, secţiunea A.
Modelul privind completarea Ordinului de serivicu este următorul:
Procedura P01:Iniţierea auditului
D.G.F.P. a Judeţul X
Serviciul de Audit Intern
Nr..…. din……
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile Legii nr.672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr
38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit intern, a
Dispoziţiei DGFP a judeţului X nr 111/2008 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a
auditului intern în cadrul societăţii şi a Planului de audit intern pentru anul 2008,se va efectua o
Misiune de audit intern a Activităţii juridice, în perioada 15.07.2008-31.08.2008.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de desfăşurare a activităţii
juridice şi reprezentarea în instanţă în vederea susţinerii intereselor entităţii ,în conformitate cu cadrul
legislativ şi normativ, iar obiectivele acestuia au în vedere:
-Cauzele care au determinat respingerea in instanta a actiunilor formulate;
-Reprezentarea entitatii in instantele de judecata;
-Conducerea evidenţelor, cauyelor la care societatea este parte
-Întocmirea lucrărilor de sinteză şi a rapoartelor privind activitatea proprie
-Solicitarea declansarii lichidarii juridice in vederea recuperarii debitelor
-Investirea hotararilor judecatoresti si solicitarea punerii lor in aplicare de catre organul de
executare.
Menţionăm că misiunea care se va efectua va fi un audit de conformitate al modului de
organizare a activităţii juridice şi reprezentării intereselor entităţii în faţa instanţelor.
Echipa de auditori interni este formată din:
1.Tomescu Viorel, coordinator
2.Stănescu Ioana
Şef serviciu de Audit Intern,
Cristescu Gabriel
În practică, Ordinul de serviciu se mai utilizează şi în etapa de urmărire a recomandărilor pentru
verificarea stadiului implementării acestora la termenele stabilite, mai ales atunci când cei auditaţi nu
respectă procedurile stabilite de norme cu privire la raportarea modului de implementare a
recomandărilor.
În cadrul misiunilor ad-hoc, Ordinul de serviciu trebuie să fie aprobat şi de conducătorul
instituţiei publice, având în vedere că misiunea nu este cuprinsă în planul anual de audit intern.
b.În cadrul procedurii de iniţiere a auditului se elaborează al doilea document Declaraţia de
independenţă de către auditorii interni.
Independenţa auditorilor interni nominalizaţi pentru realizarea unei misiuni trebuie declarată,
motiv pentru care fiecare membru al echipei de audit intern va trebui să întocmească Declaraţia de
independenţă şi în acest sens, să îşi verifice incompatibilităţile personale pe care le-ar putea avea pentru
derularea misiunii.
Şeful compartimentului de audit intern va urmări să nu desemneze un auditor , acolo unde există
incompatibilităţi personale, decât dacă aceasta devine imperios necesară şi pentru care trebuie să
furnizeze o justificare rezonabilă , pentru demonstrarea obiectivităţii faţă de entitatea auditată.
Dacă în timpul efectuării misiunii de audit intern apare o incompatibilitate, reală sau presupusă,
auditorii sunt obligaţi să informeze de urgenţă şeful compartimentului de audit intern.
Declararea independenţei se realizează de către auditorii interni în faţa şefului compartimentului
de audit intern, înainte de începerea fiecărei misiuni, prin care îl asigură pe acesta că este independent
faţă de misiunea repartizată , nu se află în niciuna din situaţiile de incompatibilitate, prevăzute de
cadrul normativ, şi, în consecinţă, pe parcursul derulării misiunii vor putea fi obiectivi.
În sinteză, procedura de elaborare a Declaraţiei de independenţă se prezintă astfel:
Auditorii Completează Declaraţia de independenţă
Şeful compartimentului
de audit intern: Verifică Declaraţia de independenţă
Identifică incompatibilitatea semnalată de către auditori şi stabileşte
modalitatea în care aceasta poate fi atenuată sau eliminată
Aprobă declaraţiile de independenţă
Auditorii Îndosariază Declaraţia de independenţă în Dosarul permanent,
Secţiunea A
Informează de urgenţă conducerea dacă, în timpul misiunii, apare o
incompatibilitate, reală sau presupusă
Prezentăm în continuare Declaraţia de independenţă, întocmită de auditorul care va coordona
această misiune.
Procedura PO 2:Iniţierea auditului
D.G.F.P. a Judeţului X
Serviciul de Audit Intern
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Nume şi prenume:Tomescu Viorel
Misiunea de audit intern: Actualizarea activităţii juridice Data:14.07.2013
Nr.crt. Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/ strcutura auditată DA NU
1. Aţi avut/ aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu
cineva care ar putea să va limiteze măsura în care puteţi să vă
interesaţi, sa descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în
orice fel?
-
X
2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau
obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?
- X
3. Aţi avut/ aveţi funcţii sau aţi fost / sunteţi implicat(ă) în ultimii
3ani într-un alt mod în activitatea entităţii/ structurii ce va fi
auditată?
- X
4. Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor
finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?
- X
5. Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de
control ale entităţii ce urmează a fi auditată?
X -
6. Sunteţi soţ/ soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv
cu conducătorul entităţii/ structurii ce va fi auditată sau cu
membrii organului de conducere colectivă?
-
X
7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă
angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume , sau
organizaţie sau nivel guvernamental?
-
X
8. Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de
plată pentru entitatea/ structura ce va fi auditată?
-
X
9. Aţi ţinut anterior contabilitatea la structura/ entitatea ce va fi
auditată?
- X
10. Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la
entitatea/ structura ce va fi auditată?
- X
11. Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate
personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze
abilitatea dvs. de a lucra si a face rapoartele de audit imparţiale,
notificaţi şeful Serviciului de audit intern de urgenţă?
X
-
Auditor intern, Şef serviciu audit intern,
Tomescu Viorel Cristescu Gabriel
1. Incompatibilităţi personale:
a) Cu aproximativ 2 ani în urmă am lucrat la compartimentul personal ţinând evidenţa cărţilor de
muncă.
b) Auditorul nu are experienţă juridică, cu privire la analiza hotărârilor judecătoreşti formulate la
cauzele la care entitatea a fost parte şi interpretarea deciziilor date în comparaţie cu punctele de vedere
sau întâmpinările formulate pe timpul derulării acţiunilor în instanţă.
2. Pot fi negociate/ diminuate/ eliminate incompatibilităţile:
a) Da
b) Nu
Dacă da, explicaţi cum anume:
a) Misiunea planificată nu are nici o tangenţă cu activitatea de personal, obiectivul său fiind
organizarea activităţii juridice şi modul cum sunt susţinute interesele societăţii în faţa instanţelor.
b) Pentru evaluarea hotărârilor judecătoreşti şi a punctelor de vedere prin întampinările formulate pe
timpul derulării acţiunilor în instanţă, echipa de control se va suplimenta cu un specialist cu experienţă
în domeniul juridic, salariat al ordonatorului principal de credite, în cadrul Direcţiei Juridice a forului
superior, respectiv Ionescu Mircea.
Şef serviciu audit intern,
Data:14.07.2013 Cristescu Gabriel
În continuare, prezentăm modelul Declaraţiei de independenţă, întocmită de celălalt membru al
echipei de audit intern:
D.G.F.P. a Judeţului X
Serviciul de Audit Intern
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Nume şi prenume:Stănescu Ioana
Misiunea de audit: Actualizarea activităţii juridice Data:14.07.2013
Nr. crt. Incompatibilităţi în legătura cu entitatea/ structura
auditată
DA NU
1. Aţi avut/ aveţi vreo relaţie oficială , financiară sau personală
cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să
vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de
audit în orice fel?
-
X
2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii
sau obiective care ar putea să va influenţeze în misiunea de
audit?
-
X
3. Aţi avut/ aveţi funcţii sau aţi fost/ sunteţi implicat(ă) în ultimii
3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/ structurii ce va fi
auditată?
-
X
4. Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor
finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?
- X
5. Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de
control ale entităţii/ structurii ce urmează a fi auditată?
- X
6. Sunteţi soţ / soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea
inclusiv cu conducătorul entităţii / structurii ce va fi auditată
sau cu membrii organului de conducere colectivă?
-
X
7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o
fostă angajare sau primirea de redevenţe de la un grup anume,
sau organizaţie sau nivel guvernamental?
-
X
8. Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente
de plată pentru entitatea / structura ce va fi auditată?
- X
9. Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea / structura ce va fi
auditată?
- X
10. Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect
la entitatea / structura ce va fi auditată?
- X
11. Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate
personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă
afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit
imparţiale , notificaţi şeful Serviciului de audit intern de
urgenţă?
X
-
Auditor intern, Şef serviciu audit intern
Stănescu Ioana Cristescu Gabriel
1.Incompatibilităţi personale:
2.Pot fi negociate / diminuate / eliminate incompatibilităţile:
Dacă da, explicaţi cum anume:
Data: 14.07.2013 Şef serviciu audit intern
Cristescu Gabriel
Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare o situaţie de incompatibilitate, şeful
compartimentului de audit intern va verifica incompatibilităţile personale ale auditorilor interni şi va
proceda la eliminarea sau diminuarea lor, eventual prin transferarea atribuţiilor între auditorii interni.
c.În cadrul procedurii de iniţiere a auditului se elaborează şi se transmite entităţii auditate al
treilea document, respectiv Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern.
Compartimentul de audit intern notifică entitatea auditată cu 15 zile calendaristice, înainte de
data prevăzută în planul annual de audit intern pentru declanşarea misiunii.
Scopul notificării entităţii auditate despre declanşarea misiunii de audit intern are rolul de a
asigura inceperea misiunii la data stabilită prin plan si desfăşurarea corespunzătoare a acesteia.
Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern trebuie să cuprinda:
Domeniul şi sfera entităţii auditate
Informaţii privind scopul misiunii de audit intern
Principalele obiective stabilite în vederea auditării
Perioada de derulare a misiunii de audit intern
Informarea cu privire la intervenţiile la faţa locului care vor avea loc pe parcursul misiunii de
audit intern şi al căror program va fi stabilit ulterior
Solicitarea de date, informaţii şi documente.
În sinteză, procedura de elaborare a Notificării privind declanşarea misiunii de audit intern se
prezină astfel:
Auditorii: Pregătesc adresa de notificare către părţile interesate în vederea
transmiterii acesteia cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de
audit public intern
Şeful compartimentului
de audit intern Verifică adresa de notificare
Semnează adresa de notificare
Personalul de
secretariat Alocă un număr adresei de notificare şi o transmite entităţii/ structurii
auditate
Auditorii Includ domeniile de interes (dacă se comunică) în programul de audit
Îndosariază copia adresei de notificare în Dosarul permanent-
Secţiunea A.
Prezentăm în continuare, modelul documentului Notificare privind declanşarea misiunea de
audit intern.
Procedura 03: Iniţierea auditului
D.G.F.P. a Judeţului X
Serviciul de Audit Intern
Nr….. din……
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Către:Oficiul juridic
De la: Şeful Serviciului de audit intern
Referitor la: misiunea de audit intern “Actualizarea activităţii juridice”
Stimate domnule :Director Tănăsescu Aurel
În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2013, urmeză ca în perioada 15.07.2013-
31.08.2013 să efectuăm o misiune de audit intern având ca temă Actualizarea activităţii juridice.
Echipa de auditori va examina responsabilităţile asumate de către Oficiul Juridic şi va determina
dacă aceasta îşi îndeplineşte obligaţiile în mod efectiv şi eficient.
Obiectivele misiunii de audit intern vor fi reprezentate de:
-cauzele care au determinat respingerea în instanţă a acţiunilor formulate
-reprezentarea entităţii în instanţele de judecată
-conducerea evidenţelor, cauzelor la care societatea este parte
-întocmirea lucrărilor de sinteză şi a rapoartelor privind activitatea proprie
-solicitarea lichidării judiciare în vederea recuperării debitelor
-investirea hotărârilor judecătoreşti şi solicitarea punerii lor în aplicare de către organul de executare.
Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord şedinţa de deschidere în vederea
discutării diverselor aspect ale misiunii de audit, cuprinzând:
-prezentarea auditorilor
-prezentarea şi discutarea obiectivelor misiunii de audit intern
-programul intervenţiei la faţa locului
-scopul misiunii de audit intern
-alte aspecte privind organizarea şi desfăşurarea misiunii.
Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră , vă rugăm să ne puneţi la dispoziţie
următoarea documentaţie necesară privind activitatea de gestiune a resurselor umane:legile şi
reglementările ce se aplică activităţilor dumneavoastră, organigrama direcţiei dumneavoastră,
Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce
trebuie realizate pe linia organizării activităţii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor,
misiunilor de audit anterioare care se referă la această temă.
Dacă aveţi unele întrebări privind această acţiune, vă rog să contactaţi pe domnul Tomescu
Viorel- auditor intern, coordonatorul misiunii sau pe şeful compartimentului de audit intern.
Şef serviciu audit intern,
Cristescu Gabriel Data :30.06.2013
Scopul Notificării privind declanşarea misiunii de audit intern este acela că entitatea, care
urmează a fi auditată, să fie înştiinţată asupra misiunii si a principalelor obiective care vor fi auditate ,
durata misiunii, intervenţia la faţa locului şi eventual să efectueze o serie de activităţi pregătitoare în
vederea desfăşurării în bune condiţii a misiunii şi anume: aducerea la zi a evidenţelor, existenţa
titularilor posturilor implicaţi direct în auditare şi pentru asigurarea furnizării de materiale şi informaţii
necesare auditorilor interni.
În acelaşi timp, dacă există motive întemeiate, entitatea auditată să aibă posibilitatea sa obţină o
amânare / suspendare a începerii misiunii de audit intern.
În practică, pe lângă misiunile de audit intern planificate, în mod excepţional, pot să mai fie
realizate şi misiuni ad-hoc.
Misiunile ad-hoc sunt misiuni de audit care se desfăşoară în conformitate cu cadrul normativ în
vigoare si au caracter excepţional în sensul că nu sunt cuprinse în planul anual de audit intern, deoarece
au fost propuse pe parcursul derulării planului, după aprobarea acestuia.
Din aceste considerente, pentru misiunile ad-hoc nu se creează nici o excepţie în cadrul normativ
şi ele se desfăşoară cu respectarea cadrului metodologic general şi a normelor proprii de exercitare a
activităţii de audit intern, aprobate de conducerea entităţii.
Precizăm că Direcţia de Audit Public Intern din cadrul Ministerului Economiei şi Finanţelor a
propus scurtarea perioadei de notificare a entităţii auditate de la 15 zile la 3 zile lucrătoare, pentru
misiunile ad-hoc, modalitate aprobată de UCAAPI şi ulterior adoptată şi de alte entităţi publice.
Odată cu Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern entităţii auditate îi va fi
transmisă şi Carta auditului intern, document prin care i se comunică drepturile şi obligaţiile pe care
le au auditorii pe parcursul desfăşurării misiunilor de audit intern.