how good is your intranet?

Cât de bun este

Intranetul vostru?

ZENITH CONSULTING

Paul şi George sunt vechi prieteni şi foşti colegi de şcoală. Paul lucrează pentru o companie dinamică, ce pune accent

pe comunicarea rapidă şi eficientă între angajaţi. George lucrează pentru o companie foarte mare, dar în care comunicarea internă nu este aşa de bună. George face parte din echipa de proiect pentru îmbunătăţirea Intranetului, ca

soluţie pentru îmbunătăţirea comunicării interne.

better together – www.zen-it.ro

Salut, Paul! Destul de bine. Ascultă, aş vrea să te întreb ceva. Mi-a spus Dan că tu eşti expert în

Intranet-uri.Salut, George!

Ce mai faci?


Intranet-ul nostru nu este prea bun, în schimb al

vostru e grozav. Ce software folosiţi?

Nu ştiu dacă sunt expert, dar te

ajut cu plăcere. Întreabă-mă.


Nu prea înţeleg. Credeam că totul ţine de

software… Dacă nu ai un software de calitate ce

poţi să faci?

Noi folosim Microsoft SharePoint, care e un instrument foarte bun, dar sunt

şi alte soft-uri destul de bune. Însă calitatea unui Intranet nu

depinde atât de mult de partea tehnică ci de modul în care e

structurat şi folosit de către oameni.


Stai să îţi dau un exemplu. Un pictor foloseşte pensule şi culori, nu? Cu

pensule bune poţi să îmbunătăţeşti calitatea detaliilor, iar nişte culori strălucitoare vor face ca tabloul să

arate mai frumos, dar este suficient?

Cred că înţeleg acum ce vrei să spui. Şi uneltele

sunt importante, dar cel mai mult contează artistul, viziunea şi

măiestria sa.


Exact. La fel e şi în cazul Intranet-ului. El este un instrument de lucru şi

depinde de voi cât de bine îl folosiţi şi ce valoare vă aduce.

Aha, ai dreptate. Dar tot nu poate fi aşa de complicat. Atunci o să

facem un Intranet mai frumos. Pe noi ne ajută o agenţie de

publicitate, iar ei au artişti foarte buni.


Da? Dar să ştii că un Intranet nu e tot una cu un site Internet. Fără

îndoială că şi aspectul contează, dar mai importantă e funcţionalitatea. Dă-mi voie să te întreb ceva: Câte

Intranet-uri aţi văzut voi?

N-am prea văzut. De unde vroiai să vedem? Companiile nu oferă

informaţii despre Intranet-urile lor. Adevărul e că, fără a avea termeni de

comparaţie, este foarte greu să înţelegi ce înseamnă un Intranet bun.


Mai e ceva. Un Intranet bun este şi un sistem de management. Te ajuta sa gestionezi informatia, facilitează derularea proceselor şi gestionarea

lor.De aceea, e bine sa ai în echipă şi pe

cineva care să se priceapă bine la management.

Dar ştii ceva? Cu puţin ajutor şi tu ai putea face un Intranet de calitate!

Ar fi grozav. Deşi am muncit foarte mult până

acum, n-am prea avut succes. La noi foarte

puţină lume foloseşte Intranet-ul.


Atunci hai să-l construim împreună!


Ce obiective aţi stabilit?

Şefii mei au vrut să avem un instrument prin care să comunicăm cu angajaţii.

Am pus o grămadă de conţinut, dar… dacă

nimeni nu-l citeşte cred că nu ne-am atins obiectivul.


Comunicarea eficientă nu

poate avea loc într-o singură direcţie. Mai trebuie ceva.

Ai dreptate. Ar trebui implicaţi în mod activ toţi angajaţii. Dar cum

facem asta?

Obiective:•Îmbunătăţirea comunicării interne•Facilitarea colaborării


Dacă le oferiţi informaţii

folositoare.

Aaa. Dar cum pot să ştiu ce nevoi are

fiecare?

Obiective:•Îmbunătăţirea comunicării interne•Facilitarea colaborării•Informaţii actualizate şi folositoare pentru munca de zi cu zi


În loc să te ocupi doar tu de editarea

conţinutului, permiti mai multor angajaţi

să publice informaţii, fiecare potrivit cu competenţa sa.

Dar nu cred că ar avea timp nimeni să

posteze.


Descentralizarea editării conţinutului.


Ai să râzi, dar aşa vor câstiga timp, nu vor

pierde.Doar că cineva trebuie să îi înveţe exact cum să structureze ceea ce

scriu.

Cum să câştige timp?




De exemplu: când cineva are nevoie de

ajutor ce face?

Nu ştiu. Caută prin cărţi, dă telefoane, îşi

întreabă colegii… câteodată caută şi pe

Intranet.




Câteodată? Aici ar trebui să găsească cel mai rapid răspuns. În felul acesta ar câştiga

foarte mult timp.

Recunosc că nu e prea uşor să găseşti ceva pe Intranetul

nostru. Am încercat să organizăm

informaţiile pe departamente…


Descentralizarea editării conţinutului.Structurarea conţinutului.



Descentralizarea editării conţinutului.Structurarea conţinutului:

Conţinut orientat pe proceseUn singur punct de stocare, prezentări diferiteStabilirea drepturilor de accesFeedback, Idei noi


Dar informaţia se poate structura în mai

multe feluri. De exemplu pe procese

sau pe activităţi. Important e să fie

strânsă într-un singur loc.

Da. Ca să fie uşor de actualizat si de

consultat. Atunci când toată lumea trimite informaţii pe email,

atunci totul se transformă in haos.

Se poate colabora mai bine folosind

Intranetul. În plus…

… în plus am putea colecta mai uşor informaţiile, iar

acestea ar fi permanent disponibile




Echipe virtuale:Colaborare pe proiecteComunitati de practica

Knowledge Management:Transfer de know-howLibrărie de documenteTraining, coaching, mentorship


Acum ai prins ideea.

Sunt convins că un astfel de Intranet ar

fi mult mai atrăgător. Toată

lumea şi-ar dori să-l folosească.




Echipe virtuale:Colaborare pe proiecte



Exact. Şi tu te vei putea concentra şi pe dezvoltarea

culturii corporative.

Am putea fi ca o mare familie.




Echipe virtuale:Colaborare pe proiecte


Cetăţenia corporativă


Suntem nişte arhitecţi

nemaipomeniţi!

Suntem. Dar nu te entuziasma prea

repede. Aceasta e doar o schiţă.


Aşa e, dar măcar acum ştiu cum ar trebui să arate un

Intranet bun.

Asta e foarte important. Mă bucur că te-am

putut ajuta.


Mulţumesc foarte mult. Totuşi, aş avea nevoie în

continuare de ajutor. Ştiu ca pe voi v-a ajutat o firmă de

consultanţă. Îmi poţi da datele lor de contact?

Desigur. Tot ei ne ajută şi în continuare. Ştii,

mereu există loc pentru îmbunătăţiri.

Uite cartea lor de vizită:

www.zen-it.ro

Adresa: Dr Nicolae Turnescu 12A, Bucureşti, 050467

Tel: (021) 317.51.00 Mobile: 0729.86.79.29Email: [email protected]

ZENITH CONSULTING

http://www.zen-it.ro/

mailto:[email protected]

how good is your intranet?

Business