excel lectia 4 vederi, scenarii si rapoarte

8/4/2019 Excel Lectia 4 Vederi, Scenarii Si Rapoarte

1/10

Microsoft ExcelVederi, scenarii si rapoarte

1

Vederi, scenarii si rapoarte

Puteti combina foile de calcul, vederile1 si scenariile2 n rapoarte ce pot fi apoi tiparitefolosind programul de completare3Report Manager. Din momentul adaugarii unui raport,acesta este salvat mpreuna cu dosarul de lucru, astfel nct puteti tipari raportul ulterior.

De exemplu, daca aveti un scenariu Best Case, un scenariu Worst Casesi doua vederipersonalizate diferite - Summarysi Details puteti crea un raport care va tipari scenariul BestCasecu vederea Detailssi un alt raport ce tipareste scenariul Worst Casecu vedereaSummary.

Crearea si utilizarea vederilor

Puteti salva aspectul curent al unui dosar de lucru astfel nct sa nu mai modificatiparametrii ori de cte ori vizualizati sau tipariti dosarul de lucru respectiv. Puteti salva parametriidiferiti ai vederii inclusiv liniile sau coloanele ascunse si parametrii de filtrare ca si parametriide tiparire. Daca ascundeti o foaie de calcul nainte de a adauga o vedere, atunci MicrosoftExcel va ascunde foia de calcul ori de cte ori afisati vederea respectiva.

nainte de a crea o vedere, setati dosarul de lucru asa cum doriti sa apara atunci cndva fi tiparit. Daca includeti parametrii de tiparire ntr-o vedere, atunci vederea va include fie zonacurenta de tiparire definita pentru fiecare foaie de calcul fie ntregul dosar de lucru daca foaia decalcul nu are definita zona de tiparire.

Crearea unei vederi

Pentru a crea o vedere se procedeaza astfel:1. Se stabilesc parametrii foii de calcul active ce se vor salva n vederea ce se va adauga

dosarului de lucru deschis.2. Se selecteaza comanda Custom Views din meniul View. Pe ecran se afiseaza caseta

de dialog Custom Views(vezi figura 1).

3. Se executa clic pe butonul Add al dialogului Custom Views. Pe ecran se deschidecaseta de dialog Add View(vezi figura 2).

1Vedere (view) Un set de parametrii de afisare si tiprire pe care l puteti denumi si aplica unui dosarde lucru. Puteti crea mai multe vederi pentru acelasi dosar de lucru, prin salvarea separat afiecrei vederi.

2Scenariu (scenario) Un set denumit de valori de intrare pe care l puteti substitui ntr-un model dedosar de lucru.

3Program de completare (add-in program) Component care poate fi instalat pe sistemul de calculpentru a aduga comenzi si functii n Microsoft Excel.

Figura 1. Caseta de dialog Custom Views.

Figura 2. Caseta de dialog Add View.


2/10


2

4. In caseta Name a dialogului Add View, se introduce un nume pentru vederea ce seadauga.

5. n zona Include in view a dialogului Add View, se stabilesc optiunile dorite astfel: Se activeaza caseta de validare Print settings, daca se doreste ca n vedere sa salveze

parametrii satbiliti pentru tiparire. Se activeaza caseta de validare Hidden rows, columns and filter settings, daca se

doreste ca n vedere sa se salveze si parametrii stabiliti pentru filtre si liniile sau

coloanele ascunse.6. Se executa clic pe butonul OK a casetei de dialog Add Viewpentru a o nchide si areveni n foaia de calcul.

Sugestie Deoarece Microsoft Excel listeaza n caseta de dialog Custom Viewstoatevederile dintr-un dosar de lucru, este indicat sa includeti numele foii active nnumele unei vederi pentru a o face mai usor de identificat.

Afisarea unei vederi

Pentru a afisa una din vederile adaugate unui dosar de lucru se procedeaza astfel:1. Din meniul View se selecteaza comanda Custom Views. Pe ecran se afiseaza caseta

de dialog Custom Views(vezi figura 3).

2. n lista Views, se selecteaza numele vederii ce se va afisa.3. Se executa clic pe butonul Show.

Pe ecran se va afisa vederea selectata, indiferent de foaia de calcul activa nmomentul deschiderii casetei de dialog Custom Views.

Tiparirea unei vederiPentru a tipari o vedere se executa urmatoarele operatii:

1. Se deschide meniul View si se selecteaza comanda Custom Views. Pe ecran aparecaseta de dialog Custom Views.

2. In lista Views a dialogului (vezi figura 3), se selecteaza numele vederii ce se va tipari.3. Se executa clic pe butonul Show al dialogului Custom Views.4. Se executa clic pe butonul Print din bara instrumentelor Standard.Nota: Microsoft Excel salveaza n vedere zonele de tiparire definite anterior pentru

fiecare foaie de calcul din dosarul de lucru. Daca una dintre foile dosarului nuare zona de tiparire, atunci Microsoft Excel tipareste ntregul dosar de lucru.

Stergerea unei vederi

Pentru stergerea unei vederi se executa urmatoarele operatii:1. Se deschide meniul View si se selecteaza comanda Custom Views. Pe ecran se

afiseaza caseta de dialog Custom View.2. Se selecteaza, din lista Views (vezi figura 3), numele vederii ce se va sterge.3. Se executa clic pe butonul Delete al casetei de dialog Custom Views.

Figura 3. Caseta de dialog Custom Viewsavnd afisate maimulte vederi ale dosarului de lucru curent deschis.


3/10


3

Crearea si utilizarea scenariilor

Scenariul este un set al valorilor utilizate pentru a evalua rezultatul unui model de foaiede calcul. Puteti crea si salva grupuri diferite ale valorilor de pe o foaie de calcul si apoi comutape oricare dintre aceste noi scenarii pentru a vedea diferitele rezultate. Spre exemplu, dacavreti sa creati un buget dar nu sunteti siguri asupra veniturilor dvs., puteti defini diferite valori

pentru venituri si apoi sa comutati ntre scenarii pentru a executa o analiza de tipul ce-ar fidaca (what-if analysis4).In scenariul Worst Case, valoarea din celula B1

este $50,000, iar cea din celula B2 este $13,200.

Scenariul Best Caseschimba valorile din B1 la$150,000 si B2 la $26,000.

Crearea unui scenariu

Pentru a crea un scenariu se procedeaza astfel:1. Se deschide meniul Tools si se selecteaza comanda Scenarios. Pe ecran apare

caseta de dialog Scenario Manager(vezi figura 4).

2. Se executa clic pe butonul Add al dialogului Scenario Manager. Pe ecran se afiseazacaseta de dialog Edit Scenario(vezi figura 5).

3. In caseta Scenario name a dialogului Edit Scenario, tastati un nume pentru scenariu.

4Analiz de tipul ce-ar fi dac (what-if analysis) Un proces de modificare a valorilor din celulepentru a vedea cum afecteaz rezultatele formulelor de pe foaia de calcul.

Figura 4. Caseta de dialog Scenario Manager.

Figura 5. Caseta de dialog Edit Scenario.

Butonul CollapseDialog Box.


4/10


4

4. In caseta Changing cells a dialogului Edit Scenario, introduceti referintele celulelorpe care vreti sa le schimbati. Sau executati clic pe butonul Collapse Dialog Boxpentru a reduce caseta de dialog la caseta Changing values, selectati celulelerespective din foaia de calcul si apoi executati din nou clic pe butonul Collapse DialogBox pentru a readuce caseta de dialog la dimensiunea normala.

5. n zona Comment a dialogului Edit Scenario, introduceti, daca vreti, o scurtadescriere a scenariului.

6. n zona Protection, se selecteaza optiunile dorite. Selectarea casetei de validare Prevent changes sigura protejarea scenariilor

mpotriva modificarii lor. Selectarea casetei de validare Hide determina ascunderea scenariilor.

7. Se executa clic pe butonul OK. Pe ecran apare caseta de dialog Scenario Values(vezi figura 6).

8. n caseta de dialog Scenario Values, se introduc valorile dorite pentru celule ce semodifica.

9. Dupa introducerea valorilor, se executa clic pe butonul OK al dialogului ScenarioValuespentru a se crea scenariul.Pe a crea si alte scenarii, se executa clic pe butonul Add al dialogului ScenarioValuessi se repeta operatiile prezentate n punctele de la 3 la 9 (apare din nou casetade dialog Scenario Manager).

10. Cnd s-a terminar crearea scenariilor, se executa clic pe butonul Close din dialogulScenario Manager.

Editarea unui scenariu

Pentru a edita un scenariu se procedeaza astfel:1. Se deschide dosarul de lucru ce contine scenariul ce se va edita2. Din meniul Tools se selecteaza comanda Scenarios. Pe ecran va apare caseta de

dialog Scenario Manager(vezi figura 4).3. n lista Scenarios a dialogului Scenario Manager, se selecteaza scenariul ce se va

edita si apoi se executa clic pe butonul Edit. Pe ecran se va afisa caseta de dialogEdit Scenario(vezi figura 5).

4. Se fac schimbarile dorite si apoi se executa clic pe butonul OK. Pe ecran va aparecaseta de dialog Scenario Values(vezi figura 6).

5. n caseta de dialog Scenario Values, se corecteaza valorile celulele ce se modifica.6. Pentru a salva modificarile facute n scenariul selectat, se executa clic pe butonul OK

al casetei de dialog Scenario Values. Se revine n caseta de dialog ScenarioManager.

Pentru a edita si alte scenarii se repeta operatiile de la punctul 3 la 6.Pentru a reveni la caseta de dialog Scenario Managerfara a modifica scenariulcurent se executa clic pe butonul Cancel.

7. Dupa terminarea editarii scenariilor se executa clic pe butonul Close pentru a nchidecaseta de dialog Scenario Managersi a reveni n foaia de calcul.

Figura 6. Caseta de dialog Scenario Values.


5/10


5

Prevenirea modificarii unui scenariu

Pentru a preveni modificarea unui scenariu de catre alte persoane executati urmatoareleoperatii:

1. n meniul Tools se selecteaza comanda Scenarios. Pe ecran se va afisa caseta dedialog Scenario Manager.

2. n lista Scenarios, se selecteaza un scenariu.

3. Se executa clic pe butonul Edit. Pe ecran se va afisa caseta de dialog Edit Scenario.4. Pentru a preveni ca alte persoane sa modifice scenariile dvs., selectati caseta devalidare Prevent changes.Pentru a elimina un scenariu din lista Scenarios a casetei de dialog ScenarioManager, se selecteaza caseta de validare Hide.

5. Se executa clic pe butonul OK. Pe ecran apare caseta de dialog Scenari Values.6. n caseta de dailog Scenario Values, se executa clic pe butonul OK. n caseta de

dialog Scenario Manager, care apare pe ecran, se executa clic pe butonul Close.7. n meniul Tools, se indica comanda Protection si apoi se selecteaza optiunea

Protect Sheet. Pe ecran se va afisa caseta de dialog Protect Sheet(vezi figura 7).

8. Asigurati-va ca in caseta de dialog Protect Sheeteste selectata caseta de validareScenarios si apoi executati clic pe butonul OK, pentru a nchide caseta de dialog si areveni n foaia de clacul.

Note Puteti adauga scenarii atunci cnd foaia de calcul este protejata, dar nu puteti

edita sau sterge scenariile existente ct timp foaia de calcul este protejata, nafara cazului cnd deselectati caseta de validare Prevent changes din dialogulEdit Scenario. Puteti doar modifica valorile din celule foii de calcul, n afaracazului cnd celulele sunt blocate.

Daca n foia de calcul ce contine scenarii protejate exista un scenariu cu casetade validare Hide selectata, atunci scenariul respectiv nu este vizibil n listaScenarios a dialogului Scenario Manager.

Afisarea unui scenariu

Pentru a afisa unul din scenariile adaugate unui dosar de lucru se executa urmatoareleoperatii:

1. Se deschide dosarul de lucru ce contine scenariile pe care dorim sa le vizualizam.

2. n meniul Tools se selecteaza comanda Scenarios. Pe ecran se va afisa caseta dedialog Scenario Manager(vezi figura 7).3. n lista Scenarios a dialogului Scenario Manager, se selecteaza scenariul pe care

vrem sa-l vizualizam.4. Se executa clic pe butonul Show din dialogul Scenario Manager.

Pentru a vizualiza scenariul selectat, n unele cazuri este necesar fie sa mutamfereastra dialogului fie chiar sa o nchidem (executnd clic pe butonul Close).

Figura 7. Caseta de dialog Protect Sheet.

Previne editarea continutului celulelor.

Previne modificarea obiectelor.

Previne editarea scenariilor.Poate contine o parola de acces.


6/10


6

5. Pentru a vizualiza un alt scenariu se repeta operatiile de la punctele 3 si 4 n cazulatunci cnd dialogul Scenario Managereste afisat sau de la punctele 2 la 4 cnddialogul Scenario Managereste nchis.

Stergerea unui scenariu

Pentru a sterge un scenariu se procedeaza astfel:1. Se decshide dosarul de lucru ce contine scenariul ce se va sterge.2. n meniul Tools se selecteaza comada Scenarios. Pe ecran se va afisa caseta de

dailog Scenario Manager.3. n lista Scenarios a dialogului Scenario Managerse selecteaza scenariul ce se va

sterge si apoi se executa clic pe butonul Delete.

Unirea scenariilor

Daca modelele analizelor ce-ar fi daca ale scenaiilor din diferite dosarede lucru suntidentice, atunci ele pot fi unite.

Pentru a uni scenariile se executa urmatoarele operatii:1. Se deschid toate dosarele de lucru ce contin scenarii ce vor fi unite.2. Din meniul Tools se selecteaza comanda Scenarios. Pe ecran se va afisa caseta de

dialog Scenario Manager.

3. Se executa clic pe butonul Merge. Pe ecran va apare caseta de dialog MergeScenarios(vezi figura 11).

4. n caseta Book, se selecteaza numele unui dosar de lucru.5. n lista Sheet, se executa clic pe numele foii de calcul ce contine scenariile ce vor fi

unite. Toate celulele ce se modifica de pe foile de calcul sursa trebuie sa refere celulecorespondente ce se modifica de pe foaia de calcul activa. Microsoft Excel copiazatoate scenariile de pe foil de clacul pe foaia de calcul activa.

Figura 8. Caseta de dialog Merge Scenarios.


7/10


7

Crearea si utilizarea rapoartelor

Combinarea vederilor si scenariilor ntr-un raport tiparit

Pentru a combina vederile si rapoartele ntr-un raport tiparit se procedeaza astfel:1. Se deschide dosarul de lucru ce contine vederilr si scenariile pe baza carora se va

crea un raport pentru tiparit.2. n meniul View se selecteaza comanda Report Manager. Pe ecran se va afisa caseta

de dialog Report Manager(vezi figura 9).Nota: Daca comanda Report Manager nu apare n meniul View, se ncarca

programul de completare Report Manager din Microsoft Excel.

3. n dialogul Report Managerse executa clic pe butonul Add. Pe ecran va aparecaseta de dialog Add Report(vezi figura 10).

4. n caseta Report Name a dialogului Add Report, se tasteaza un nume pentru raportulce se va crea.

5. n caseta Sheet a dialogului Add Report, se selecteaza foaia de calcul care va formao sectiune a raportului.

6. Daca foaia de calcul aleasa la punctul anterior contine vederi, atunci se activeazacaseta de validare View si din lista View, care se afiseaza executnd clic pe sageata

de lnga caseta, se selecteaza vederea ce se va folosi pentru aceasta sectiune araportului.

7. Daca foaia de clacul aleasa la punctul 5 contine scenarii, atunci se activeaza casetade validare Scenario, iar din lista Scenario, care se afiseaza executnd clic pesageata de lnga caseta, se selecteaza scenariul ce se va utiliza aceasta primasectiune a raportului.

Figura 9. Caseta de dialog Report Manager.

Figura 10. Caseta de dialog Add Report.


8/10


8

8. Pentru a adauga sectiunea creata n lista Sections in this Report, se executa clic pebutonul Add din caseta de dialog Add Report.

9. Pentru a adauga toate sectiunile dorite n raportul ce se creaza, se repeta operatiile dela punctele 5 la 8.

Nota: Microsoft Excel tipareste sectiunile unui raport n ordinea n care ele sunt listaten caseta Sections in this Report.

10. Dupa crearea tuturor sectiunilor raportului, se executa clic pe butonul OK pentru anchide acest dialog si a reveni n caseta de dialog Report Manager.

11. Daca se doreste crearea unui alt raport pentru dosarul de lucru deschis, se repetaoperatiile descrise n acest algoritm, ncepnd cu punctul 3.

12. Pentru a nchide caseta de dialog Report Managersi a reveni n foaia de calcul seexecuta clic pe butonul Close.

Crearea unui raport rezumat al scenariilor

Pentru a crea un raport rezumat al scenariilor este necesar ca mai nti sa se creezescenariile, daca nu sunt deja create.

Crearea unui raport rezumat al scenariilor presupune executarea urmatoarelor operatii:1. Se deschide dosarul de lucru ce contine scenariile pentru care se doreste realizarea

unui raport rezumat.

2. Din meniul Tools se selecteaza comanda Scenarios. Pe ecran va apare caseta dedialog Scenario Manager(vezi figura 11).

3. n caseta de dialog Scenario Managerse executa clic pe butonul Summary. Peecran se va afisa caseta de dialog Scenario Summary(vezi figura 12).

4. n caseta de dialog Scenario Summaryse selecteaza optiunea Scenario summarysau Scenario PivotTable. Pentru exemplificare s-a selectat optiunea Scenariosummary.

5. n caseta Result cells a dialogului Scenario Summary, se introduc sau se selecteaza(folosind butonul Collapse Dialog Box al casetei de text Result cells) adreselecelulelor care refera celule ale caror valori sunt schimbate de catre scenariileadaugate. n cazul adreselor multiple, acestea se vor separa prin virgule.

6. Se executa clic pe butonul OK al casetei de dialog Scenario Summary.

Figura 11. Caseta de dialog Scenario Manageravnd selectata un scenariu.

Datele unuia dintrescenariile adaugate.

Butonul Summary.

Figura 12. Caseta de dialog Scenario Summary.


9/10


9

Raportul rezumat generat se va afisa pe o foaie de calcul separata, a carei etichetaeste Scenario Summary (vezi figura 13).

Nota: Nu este obligatoriu sa existe celule cu rezultate pentru generarea unui raportrezumat al scenariilor. Ele sunt necesare doar ntr-un raport de tip Pivot Tableal scenariilor.

Editarea unui raport creat cu Report Manager

Pentru a edita un raport creat folosind Report Managerse executa urmatoarele operatii:1. Se deschide dosarul de lucru ce contine raportul de editat.2. n meniul View se selecteaza comanda Report Manager. Pe ecran se va afisa caseta

de dialog Report Manager(vezi figura 9).3. n lista Reports a dialogului Report Manager, se selecteaza raportul ce se va edita si

apoi se executa clic pe butonul Edit. Apare caseta de dialog Edit Report(vezi fig. 14).4. Pentru a adauga o noua sectiune n raport, n zona Section to Add se selecteaza foia

de calcul, vederea si scenariul dorit si apoi se executa clic pe butonul Add al dialoguluiEdit Report.Pentru a sterge o sectiune, se selecteaza sectiunea din lista Sections in this Reportsi apoi se executa clic pe butonul Delete al dialogului Edit Report.Pentru a schimba ordinea sectiunilor, n lista Sections in this Report se selecteaza

sectiunea ce se va muta si apoi se executa clic pe butonul Move Up sau Move Down.Se selecteaza caseta de validare Use Continuous Page Numbers pentru a numerotaconsecutiv paginile raportului (u separat pentru fiecare sectiune).

5. Pentru a indica terminarea editarii raportului se executa clic pe butonul OK aldialogului. Se revine n caseta de dialog Report Manager.

6. Pentru a nchide caseta de dialog Report Managersi a reveni n foaia de calcul seexecuta clic pe butonul Close.

Figura 13. Raportul rezumat generat pentru scenariile adugate n dosarul de lucru.

Figura 14. Caseta de dialog Edit Report.


10/10


10

Figura 15. Caseta de dialog Print.

Tiparirea unui raport creat cu Report Manager

Pentru a tipari un raport creat cu Report Managerse procedeaza astfel:1. Se deschide dosarul de lucru ce contine raportul ce se va tipari.2. Din meniul View se seleteaza comanda Report Manager. Pe ecran se va afisa caseta

de dialog Report Manager.3. n lista Reports se selecteaza raportul ce se va tipari.

4. Se executa clic pe butonul Print. Aparecaseta de dialog Print(vezi figura 15).5. n caseta Copies, se tasteaza numarul

copiilor ce se vor tipari.6. Pentru a lansa operatia de tiparire a

raportului se executa clic pe butonul OK.

excel lectia 4 vederi, scenarii si rapoarte

Documents