Filiale şi reprezentanţe

Art. 21 al Legii nr. 845-XII din 03 ianuarie 1992 cu privire la antreprenoriat şi întreprinderi stabileşte caracteristicile esenţiale ale filialelor şi reprezentanţelor.

Diferenţe

Filiala Reprezentanţa

Filială se consideră subdiviziunea separată a întreprinderii care este situată în altă parte şi care exercită unele din atribuţiile acesteia.

Filialele au balanţe proprii care fac parte din balanţa centralizată a întreprinderii care le-a constituit.

Reprezentanţa se consideră subdiviziunea separată a întreprinderii care, fiind situată în altă parte, apără şi reprezintă interesele întreprinderii, încheie, in numele acesteia, tranzacţii şi efectuează alte acţiuni de drept.

Similitudini

Filialele şi reprezentanţele trebuie să fie indicate în documentele de constituire (de societate) ale întreprinderii respective. Filialele şi reprezentanţele nu sunt persoane juridice. Acestora li se atribuie bunuri din patrimoniul întreprinderii şi activează în baza

regulamentului aprobat de întreprindere. Conducătorul filialei şi reprezentanţei este numit de întreprindere şi activează în temeiul mandatului ce i s-a eliberat.

Mod de înregistrare

Filialele şi reprezentanţele întreprinderilor rezidente

Conform art. 15 al Legii nr. 1265-XIV din 05.10.2000 cu privire la înregistrarea de stat a întreprinderilor şi organizaţiilor, procedura de înregistrare a filialelor şi reprezentanţelor întreprinderilor este similară cu procedura de înregistrare a întreprinderilor şi se realizează în conformitate cu legislaţia în vigoare a Republicii Moldova. Conform art. 11 al legii mai susmenţionate, pentru înregistrarea subdiviziunilor se prezintă următoarele acte:

cererea de înregistrare de modelul aprobat de Cameră; hotărârea cu privire la fondare si regulamentul filialei sau reprezentanţei; buletinul de identitate al conducătorului filialei, ordinul de numire în funcţie şi procura de reprezentare a intereselor lui, precum şi certificatul

de înregistrare şi actele de constituire ale întreprinderii; documentul ce confirma depunerea de către fondatori (asociaţi) a cotei-părţi in capitalul social al întreprinderii in mărimea si in termenul

prevăzut de legislaţie; dovada achitării taxei de înregistrare; documentul, eliberat de organul fiscal teritorial, ce confirmă că fondatorii întreprinderii sau organizaţiei nu au datorii la bugetul public

naţional.

Filialele şi reprezentanţele întreprinderilor nerezidente

În cazul în care întreprinderea ce fondează reprezentanţa sau filiala nu este rezidentă în Republica Moldova, suplimentar se vor anexa:

extrasul din registrul comerţului naţional din ţara de origine a investitorului; certificatul de înregistrare a întreprinderii străine; documentele de constituire ale întreprinderii străine; certificatul de bonitate al întreprinderii străine, eliberat de banca deserventă.

1. Reprezentanţele întreprinderilor nerezidente se înregistrează pe teritoriul Republicii Moldova conform legislaţiei în vigoare, fără drept de persoană juridică şi fără dreptul de a desfăşura activitate economică.

2.  Filialele întreprinderilor nerezidente înfiinţate pe teritoriul Republicii Moldova obţin statut de întreprindere aparţinând integral investitorilor străini de la data înregistrării lor.

În acest sens Legea nr. 88-XIV din 18 martie 2004 cu privire la investiţiile în activitatea de întreprinzător, stabileşte o serie de elemente specifice pentru subdiviziunile întreprinderilor nerezidente:

Hotărârea Guvernului nr. 926 din 12 iulie 2002 privind aprobarea tarifelor la serviciile cu plată prestate de Camera Înregistrării de Stat a Ministerului Dezvoltării Informaţionale, stabileşte taxele ce urmează a fi achitate pe contul CÎS pentru înregistrarea unei filiale sau reprezentanţe. În consecinţă, taxele pot varia de la 693 lei pentru înregistrarea subdiviziunii în regim obişnuit (10 zile, de la momentul primirii cererii), până la 1051  lei pentru înregistrarea în termen de urgenţă – 1 zi.Atunci cand business-ul unei companii functioneaza conform asteptarilor sau chiar peste acestea, in mod firesc, se poate lua in considerare optiunea de extindere a activitatii si in alte arii geografice.Astfel ca, in functie de diversi factori sau elemente practice concrete, extinderea teritoriala a unei afaceri se poate face, spre exemplu, prin infiintarea unor filiale, reprezentante, sucursale, puncte de lucru, agent dependent etc.Vedeti in continuare ce elemente principale diferentiaza o filiala de o reprezentanta.1)   Filiala este o societate cu personalitate juridica proprie, independenta fata de societatea-mama care a infiintat-o si sub al carei control se afla; reprezentanta nu este o entitate cu personalitate juridica proprie (adica nu actioneaza in mod autonom si nu are o existenta de sine statatoare), ci se subordoneaza din punct de vedere juridic societatii-mama care a constituit-o.2)   Filiala are patrimoniu si capital social propriu, in timp ce reprezentanta are doar un ansamblu de bunuri necesare desfasurarii activitatii, bunuri ce i-au fost alocate de societatea-mama

3)    Filiala se infiinteaza si functioneaza intr-una din formele prevazute de lege pentru societatile comerciale (spre exemplu, societate pe actiuni, societate cu raspundere limitata) si are regimul juridic al formei de societate in care s-a constituit; reprezentanta nu este o forma de societate distincta, ci reprezinta doar o prelungire a societatii-mama care a constituit-o4)   Obiectul de activitate al filialei poate fi distinct de cel al societatii-mama si poate fi oricand modificat pe parcursul existentei entitatii, in asa fel incat sa serveasca cat mai bine interesele comerciale de la un anumit moment ale societatii respective (filialei); in schimb, obiectul de activitate al reprezentantei trebuie sa fie in concordanta cu obiectul de activitate al societatii-mama, reprezentanta neputand face operatiuni de alta natura sau contrare celor desfasurate de societatea-mama5)   In timp ce filiala isi exercita activitatea si intra in relatii comerciale cu alte persoane, in nume propriu, reprezentanta nu actioneaza in nume propriu, ci numai ca un intermediar intre societatea-mama si partenerii sai comercialiDiferentele dintre filiale si reprezentante, enumerate mai sus, sunt aplicabile in cazul oricarui tip de reprezentanta.  In plus fata de acestea, trebuie avute in vedere si urmatoarele diferente specifice doar reprezentantelor din Romania ale unor societati straine:6)   Filiala se inregistreaza la Registrul Comertului iar reprezentanta unei societati straine se inregistreaza la Ministerul Economiei in baza unor proceduri complet diferite. Vezi aici procedura de infiintare a unei reprezentante si aici procedura de infiintare a unei filiale sub forma unui SRL7)   Regimul fiscal al filialei este si el diferit fata de cel al reprezentantei: in timp ce filiala plateste un impozit pe profit de 16% sau de 3% – pentru micro-intreprinderi (vezi aici mai multe detalii despre impozitul pentru micro intreprinderi), reprezentanta unei societati straine datoreaza statului un impozit anual egal cu echivalentul in lei a 4.000 de euro.

Filiale şi reprezentanţeSocietăţile comerciale, în scopul extinderii comerţului lor, conform legislaţiei, îşi pot constitui „structuri societare” subordonate. Structura societară este definită ca o unitate autonomă reglementată de lege, care poate fi constituită şi utilizată de comerciant, în vederea expansiunii activităţii sale.

Structura societară se caracterizează prin următoarele:

este componentă a unui sistem societar, în care se integrează funcţional, juridic şi patrimonial, în afara căruia nu poate exista independent;

funcţia sa este un mijloc de expansiune a afacerilor societăţii din care face parte;

înfiinţarea acesteia este consecinţa funcţiei de organizare a societăţii care o constituie;

se subordonează societăţii care o constituie;

este o formă de organizare instituită de lege, trăsătură care o deosebeşte de alte subunităţi pe care societatea le poate organiza – secţii, ateliere etc.

Formele exogene uzuale, pe care le poate organiza o societate comercială, sunt: filiala şi reprezentanţa.

Sucursala, filiala şi reprezentanţa nu sunt structuri sinonime sau echivalente. Ele sunt entităţi distincte. Sucursala şi filiala sunt structuri exterioare societăţii, cu un regim juridic diferit. Deosebirea dintre ele ar consta în faptul că filiala, denumită şi societate filială, ar fi o unitate autonomă cu personalitate juridică proprie (de drept privat), dependentă economic de societatea fondatoare, prin determinarea de către aceasta din urmă a majorităţii capitalului social, pe când sucursala ar fi o dezmembrare un dezmembrământ fără personalitate juridică a societăţii care a organizat-o.

Sucursalele sunt stabilimente (sedii) secundare ale societăţii-mamă, care nu au personalitate juridică şi se constituie cu capital de 100% al acesteia, dar care posedă, totuşi, o anumită autonomie juridică şi economică faţă de societatea-mamă.

Trebuie de menţionat că legiuitorul nostru utilizează termenul de „filială” pentru a desemna ceea ce în legislaţia şi doctrina occidentală ar fi o sucursală. Deşi nici în doctrina occidentală nu există o unanimitate de păreri în definirea noţiunii de filială, acesteia i se recunoaşte totuşi independenţa juridică (personalitatea juridică), iar discuţiile se poartă referitor la gradul de dependenţă de la care o societate poate fi considerată filială a alteia.

În doctrina rusă se menţionează că filialele societăţilor comerciale au dreptul să desfăşoare orice tip de activitate, dacă actul constitutiv nu prevede altceva. Filialele şi reprezentanţele nu au calitatea de persoană juridică.

Spre deosebire de doctrina rusă, în cea română filiala este o societate comercială cu personalitate juridică proprie, distinctă de societatea-mamă (societatea străină), care se află, însă, sub controlul acesteia în sensul că deţine sau exercită asupra ei orice altă formă de control.

Filiala este definită atât de Codul civil, cât şi de Legea cu privire la antreprenoriat şi întreprinderi nr. 845/1992, precum şi de Legea privind societăţile pe acţiuni nr. 1134/1997 . Vom face trimitere, privitor la filială şi reprezentanţă, la Legea despre societăţile pe acţiuni nr. 1134/1997, deoarece doar aceasta reglementează modalitatea înfiinţării, activităţii şi încetării activităţii filialelor şi reprezentanţelor.

Astfel, potrivit art. 8 alin. 2 din Legea privind societăţile pe acţiuni nr. 1134/1997, filială a societăţii este o subdiviziune separată a ei, care este situată în afara sediului societăţii şi poate să îndeplinească toate împuternicirile acesteia, inclusiv cele de reprezentare sau o parte din ele.

De asemenea, conform art. 21 pct. 2 din Legea cu privire la antreprenoriat şi întreprinderi nr. 845/1992, filiala se consideră o subdiviziune separată a întreprinderii, situată în altă parte, care exercita unele din atribuţiile acesteia.

Din definiţiile legale referitoare la filiale putem desprinde următoarele particularităţi, şi anume:

filiala este o dezmembrare fără personalitate juridică a societăţii care o înfiinţează, fiind dependentă de ea total atât juridic, cât şi patrimonial. Astfel, potrivit art. 8 alin. 5 din Legea privind societăţile pe acţiuni nr. 1134/1997, filiala nu este persoană juridică şi acţionează în numele şi în baza regulamentelor aprobate de societate .Ea face parte, din acest punct de vedere, din structura organică a societăţii fondatoare, singura care deţine calitatea de subiect de drept. Filiala dispune, totuşi, de o anumită autonomie, în limitele stabilite de societate. Ea întocmeşte propriul bilanţ trimestrial şi anual şi poate avea cont bancar;

filiala are ca scop dezvoltarea şi expansiunea comerţului societăţii atât în localitatea unde aceasta îşi are sediul principal, cât şi în alt loc, precum şi în alte localităţi din ţară şi chiar peste hotare. În acest scop, societatea înzestrează filiala cu bunuri care figurează în inventarul societăţii, dar şi în inventarul separat al filialei (art. 8, alin. 4 din Legea privind societăţile pe acţiuni nr. 1134/1997). Filiala are, deci, un patrimoniu distinct (dar nu propriu) pe care îl administrează;

filiala dispune de sediu propriu;

înfiinţarea, modificarea, precum şi încetarea activităţii filialei este o prerogativă a societăţii comerciale (persoanei juridice cu scop lucrativ) legal constituite.

Constituirea filialei

Dreptul de a constitui filiale îl are orice societate comercială care a fost înregistrată în Registrul de Stat al comerţului, acest drept fiind o parte componentă a capacităţii juridice a societăţii comerciale. Astfel, societatea este liberă să hotărască atât momentul şi locul înfiinţării filialei, cât şi toate problemele ce ţin de activitatea acesteia, cu singura obligaţie de a indica în statut denumirea şi sediul filialei (art. 35, alin. L, lit. p din Legea privind societăţile pe acţiuni nr. 1134/1997 şi art. 21, punct. 2 din Legea cu privire la antreprenoriat şi întreprinderi, nr. 845/1992). În lipsa unor asemenea prevederi, toate operaţiunile efectuate de societatea comercială prin intermediul filialei pot fi considerate ca activitate a unei întreprinderi neînregistrate, iar beneficiul încasat în bugetul de stat.

Mai este de menţionat că filialele pot fi înfiinţate odată cu constituirea societăţii, caz în care se vor indica datele stipulate de lege în actele constitutive sau după fondarea societăţii, în cursul existenţei acesteia. În acest caz, se impune o modificare a statutului, care se realizează în condiţiile art. 35, alin. 5 şi art. 50, alin. 3 şi 4 din Legea privind societăţile pe acţiuni nr. 1134/1997. În consecinţă, dacă în actele constitutive nu există specificarea privind constituirea filialei concrete, adunarea generală va modifica actul constitutiv în acest sens.

La înfiinţarea unei filiale trebuie respectate următoarele etape: în primul rând, trebuie luată hotărârea de constituire a filialei. Această hotărâre este adoptată fie de adunarea generală a societăţii (cu majoritatea simplă de 50% plus unu), fie de consiliul societăţii, dacă acest drept este prevăzut în statut printre prerogativele consiliului. Al doilea pas îl constituie adoptarea de către adunarea generală a societăţii a hotărârii de modificare a statutului, în sensul completării acestuia cu datele referitoare la filiala ce se constituie. Fiind o hotărâre asupra unei chestiuni ce este de competenţa exclusivă a adunării generale, aceasta se adoptă cu votul a cel puţin două treimi din voturile reprezentate la adunare. În sfârşit, în termen de 7 zile de la data adoptării deciziei, societatea este obligată să comunice Camerei Înregistrării de Stat informaţiile privind modificările efectuate în statut, în vederea trecerii acestora în Registrul de Stat (art. 18 din Legea cu privire la înregistrarea de stat a întreprinderilor şi organizaţiilor nr. 1265/2000).

Abia după parcurgerea tuturor acestor etape se va putea trece la constituirea propriu-zisă a filialei. Acest lucru se realizează în practică prin adoptarea unui regulament al filialei şi afilierea unui patrimoniu cu care aceasta îşi va desfăşura activitatea. Regulamentul, care es te un adevărat statut al filialei, trebuie să cuprindă date privind:

firma filialei, care va include firma societăţii care a înfiinţat-o cu indicarea sediului filialei, cuvântul „filială”, şi, facultativ, genul de activitate a filialei, precum şi altă informaţie care nu este interzisă de legislaţie (art. 21, punct. 5 din Legea cu privire la antreprenoriat şi întreprinderi nr. 845/1992);

sfera de activitate a filialei;

sediul filialei;

patrimoniul transmis filialei cu care aceasta îşi va desfăşura activitatea;

modul şi condiţiile de funcţionare a filialei;

împuternicirile administratorului filialei şi ale altor persoane cu funcţii de răspundere;

responsabilitatea filialei;

numărul contului (subcontului) bancar ale filialei;

alte date necesare.

Regulamentul filialei se aprobă de adunarea generală a acţionarilor care numeşte şi conducătorul filialei, cu excepţia cazului dacă această prerogativă este prevăzută în statut printre împuternicirile consiliului societăţii comerciale.

Conducătorul filialei îşi va exercita funcţiile în limitele admise de regulament, iar la încheierea convenţiilor cu terţele persoane va prezenta mandatul ce i-a fost acordat de societatea fondatoare. Filiala încheie contracte cu terţele persoane în numele societăţii fondatoare. În consecinţă, toate drepturile şi obligaţiile asumate de filială revin societăţii fondatoare. Dependenţa filialei se exprimă şi prin faptul că, pe de o parte, aceasta răspunde cu patrimoniul său pentru obligaţiile asumate de alte structuri ale societăţii, iar, pe de altă parte, şi societatea răspunde cu tot patrimoniul pentru obligaţiile asumate de filială.

Desfiinţarea filialei este, de asemenea, o prerogativă a societăţii care a constituit-o. Hotărârea de desfiinţare poate fi luată fie de adunarea generală a societăţii, fie de consiliul societăţii, dacă acesta a fost împuternicit în acest context prin statut.

În concluzie putem caracteriza filiala ca fiind o structură societară lipsită de patrimoniu propriu şi personalitate juridică, care funcţionează independent, autonom şi durabil, într-un sediu propriu şi căreia i se încredinţează, ca prelungire a capacităţii societăţii care o constituie, printr-un mandat specializat, îndeplinirea uneia sau mai multor categorii de operaţiuni, ce fac parte din obiectul de activitate a societăţii.

Reprezentanţa (agenţia)

În doctrină, reprezentanţa, numită şi agenţie, se deosebeşte substanţial de filială, deoarece ea nu poate să practice activităţi de producere, de prestare a serviciilor sau executare de lucrări pentru clientelă, aşa cum o poate face filiala sau societatea însăşi.

În literatura juridică reprezentanţa a fost definită ca o prelungire a personalităţii juridice a societăţii-mamă din străinătate, care poate efectua numai acte juridice şi fapte materiale pe seama acesteia, acţionând în calitate de mandatar sau comisionar al societăţii-mamă şi de aceea nu poate efectua decât operaţiuni economice concordante cu obiectul de activitate al societăţii-mamă, neconstituind o modalitate de efectuare a investiţiilor străine în ţara respectivă.

Noţiunea de reprezentanţă (agenţie) este definită atât de Codul civil, nr. 1107/2002, de Legea cu privire la antreprenoriat şi întreprinderi nr. 845/1992, cât şi de Legea privind societăţile pe acţiuni 1134/1997. Astfel, potrivit art. 8, alin. 3 din Legea privind societăţile pe acţiuni nr. 1134/1997, reprezentanţa societăţii este o subdiviziune separată a ei, situată în afara sediului societăţii, care reprezintă şi apără interesele ei. De asemenea, conform art. 21, punct. 2 din Legea cu privire la antreprenoriat şi întreprinderi nr. 845/1992, reprezentanţa se consideră subdiviziunea separată a întreprinderii, care este situată în altă parte şi care apără şi reprezintă interesele întreprinderii, încheind în numele acesteia tranzacţii şi înfăptuind alte acţiuni de drept.

Reprezentanţa îndeplineşte, prin natura ei, o funcţie specializată, şi anume cea de intermediar între societatea care a înfiinţat-o şi terţele persoane care contractează cu ea. În această calitate, reprezentanţa exercită atribuţii de mandatar, încheind acte juridice cu terţele persoane de la locul de sediu în numele şi pe seama societăţii care i-a dat împuternicirea. Reprezentanţa este, deci, lipsită de personalitate juridică proprie, care aparţine exclusiv societăţii care a constituit-o.

În ceea ce priveşte modul de constituire şi regimul juridic al reprezentanţei, facem trimitere la analiza efectuată cu ocazia cercetării filialei, întrucât nu există diferenţe majore între cele două structuri ale societăţii

Articolul 21. Filialele si reprezentantele intreprinderii 1. Intreprinderea are dreptul de a constitui filiale sireprezentante cu drept de a deschide subconturi. 2. Filiala se considera subdiviziunea separata a intreprinderii careeste situata in alta parte si care exercita unele din atributiileacesteia. Reprezentanta se considera subdiviziunea separata a intreprinderiicare este situata in alta parte si care apara si reprezinta intereseleintreprinderii, incheie, in numele acesteia, tranzactii si infaptuiestealte actiuni de drept. Filialele si reprezentantele trebuie sa fie indicate in documentelede constituire (de societate) a intreprinderii respective. 3. Filialele si reprezentantele nu sint persoane juridice. Acestorali se atribuie bunuri din patrimoniul intreprinderii si activeaza inbaza regulamentului aprobat de intreprindere. Seful filialei (reprezentantei) este numit de intreprindere siactiveaza in temeiul mandatului ce i s-a eliberat. Filialele au balante proprii care fac parte din balanta centralizataa intreprinderii care le-a constituit. 4. Intreprinderea poarta raspundere pentru obligatiile asumate defiliale si reprezentante, iar ultimele poarta raspundere pentruobligatiile intreprinderii. 5. Prin derogare de la punctele 1, 3 si 4 ale prezentului articol,filialele si reprezentantele intreprinderilor statelor straine seinfiinteaza ca persoane juridice. Filialele si reprezentantele intreprinderilor statelor straine isidesfasoara activitatea in conformitate cu legislatia Republicii Moldovasi cu regulamentele aprobate de intreprinderea fondator.Particularitatile infiintarii lor se reglementeaza de legislatie.

[Pct.5 introdus prin Legea nr.1167 din 30.04.97]

6. Firma filialei (reprezentantei) va contine firma intreprinderiicare a constituit-o cu indicarea sediului filialei (reprezentantei),cuvintul "filiala" ("reprezentanta"). precum si, la dorintaantreprenorului, genul de activitate al filialei si alta informatie carenu este interzisa de legislatie.