Dosarul de personal al angajatului (I). Este acesta obligatoriu sau nu?În conformitate cu dispoziţiile Codului Muncii, art. 34:

Coroborate prevederile Codului Muncii cu cele ale art. 8 din Hotarârarea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă al salariaţilor:

Ar rezulta că angajatorul are o dublă obligaţie din acest punct de vedere, una de a înfiinţa şi de a gestiona, conform prevederilor legale, Revisalul şi cea de a întocmi şi gestiona dosarul de personal pentru fiecare salariat în parte. Acest dosar de personal va fi ţinut la sediul angajatorului în condiţii care asigură păstrarea acestuia în condiţii de securitate şi confidenţialitate şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

În plus faţă de aceste obligaţii, angajatorul trebuie să pună la dispoziţia unui salariat sau a unui fost salariat, la solicitarea acestora, orice documente din dosarul de personal în copie sau copii ale paginilor din registrul electronic, în conformitate cu art. 8 alin. 3 din Hotărârarea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă al salariaţilor.Prin copii se va înţelege copie certificată conformă cu exemplarul aflat la dosar, conţinând data, semnătura şi ştampila angajatorului. Această certificare se va face de către reprezentantul legal al societăţii su de persoana împuternicită în acest sens de către reprezentantul legal.Revisalul şi dosarul de personal vor fi păstrate pe o perioadă cuprinsă între cinci şi 49 de ani (în funcţie de natura documentului), astfel încât societatea trebuie să îşi asigure şi o soluţie de arhivare.

Ce trebuie să conţină dosarul?Art. 8 alin. 2 din Hotărârea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă al

salariaţilor cuprinde cu titlu general şi exemplificativ documentele care trebuie să stea într-un dosar de personal şi, de aceea, mulţi angajatori ajung să îl întocmească într-un mod eronat.

Astfel, un dosar de personal trebuie să conţină, în mod obligatoriu, actele premergătoare şi necesare angajării, respectiv:- Examenul de medicina muncii;- Oferta de angajare;- Contractul individual de muncă şi fişa postului;- Actele adiţionale la contractul individual de muncă;- Orice alte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea şi încetarea contractului individual de muncă (de exemplu, decizii de suspendare a contractului de muncă pe perioada concediului fără plată sau pe perioada concediului pentru creşterea şi îngrijirea copilului, decizii de încetare a contractului individual de muncă, demisii, cereri de încetare a contractului individual de muncă prin acordul părţilor), precum şi documente care certifică legalitatea şi corectitudinea înregistrărilor ce se operează în Revisal.

În vederea eficientizării activităţii de întocmire, gestionare, actualizare, rectificare şi de păstrare a dosarului de personal se poate apela la o structură-standard, pentru ca angajatorul să se asigure că nu pierde nimic din vedere. Astfel, dosarul de personal poate fi împărţit în următoarele capitole:

• Capitolul 1 – date cu caracter personal – acest capitol va conţine copii de pe cartea de identitate, paşaport, certificatul de naştere, certificatul de căsătorie, certificatul de naştere al copiilor şi hotărârea de divorţ. În plus, va conţine, în original, CV-ul, oferta de angajare, certificatul medical care atestă că salariatul este apt de muncă, cazierul judiciar, declaraţia pe propria răspundere dată de salariat privind adresa unde locuieşte efectiv (atunci când aceasta este diferită de adresa din cartea de identitate).

Notă: Este indicat ca orice solicitare a salariatului să fie consemnată şi să existe în dosarul de personal. De exemplu, chiar şi atunci când salariatul îşi schimba contul bancar în care i se virează salariul este indicat ca acesta să efectueze o cerere către societate prin care solicită plata salariului în contul indicat în conţinutul cererii. Această cerere va sta tot la dosarul de personal al salariatului.

• Capitolul 2 – studii, pregătirea profesională şi recalificări ulterioare – acest capitol va conţine copii de pe diploma de bacalaureat, diploma de absolvire a unor şcoli profesionale, diploma de absolvire a facultăţii, diploma de absolvire a unor cursuri de masterat, certificate de participare la cursurile de instruire sau perfecţionare, certificări de utilizare a PC-ului etc.

• Capitolul 3 – date privind dosarul profesional – acest capitolul va conţine contractul individual de muncă, fişa postului, actele adiţionale la contractul individual de muncă. În plus, acesta va conţine recomandări de la locurile de muncă anterioare, evaluările efectuate la actualul loc de muncă.

• Capitolul 4 – Declaraţii ale angajatului – acest capitol va conţine declaraţia pe propria răspundere dată de salariat privind locul funcţiei de bază şi numele Casei de sănătate unde acesta este înscris, declaraţia pe propria răspundere dată de salariat privind persoanele aflate în întreţinerea sa aferentă acordării deducerii, declaraţia pe propria răspundere dată de salariat privind primirea unui exemplar al Regulamentului intern al angajatorului, citirea şi luarea sa la cunoştinţă.

• Capitolul 5 – situaţia concediilor de odihnă şi a altor tipuri de concedii – acest capitol va conţine cereri de concediu (planificări concediu, concediu de odihnă, concediu pentru creşterea şi îngrijirea copilului etc.).

• Capitolul 6 – situaţia disciplinară a salariatului – aici vor fi trecute procedurile şi sancţiunile disciplinare aplicate salariatului în cazul săvârşirii unei abateri disciplinare (dosarul

de cercetare disciplinară prealabilă, decizia de aplicare a sancţiunilor disciplinare în conformitate cu legislaţia în vigoare), dacă este cazul.

• Capitolul 7 – accesul la dosarul de personal – aici va fi documentul prin care se precizează persoanele care gestionează acest dosar, procedura aferentă eliberării de copii ale documentelor aflate la dosarul de personal, procedura aferentă accesului altor persoane din cadrul angajatorului la dosarul de personal.

Pentru o identificare mai uşoară, ideal este ca toate documentele să fie puse în dosar în ordine cronologică în fiecare capitol şi, ulterior încetării contractului de muncă, este indicat ca toate filele dosarului să fie numerotate şi numărul lor să fie înscris pe coperta dosarului înainte de arhivare.

Persoanele care au acces la astfel de dosare sunt obligate a păstra confidenţialitatea datelor cu caracter personal.În cazul în care, din motive obiective, angajatorul nu poate elibera documentele prevăzute mai sus, salariatul sau fostul salariat poate solicita Inspectoratului Teritorial de Muncă eliberarea unei adeverinţe din care să rezulte elementele conţinute în Revisal. Inspectoratul va elibera această adeverinţă în termen de 15 zile de la data înregistrării cererii.

SancţiuniRefuzul nejustificat al angajatorului de a elibera salariaţilor sau foştilor salariaţi copii de pe documentele prevăzute la art. 8 alin. 3 din Hotarârarea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă al salariaţilor reprezintă contravenţie şi se sancţionează cu o amendă cuprinsă între 300 şi 1000 de lei.Refuzul nejustificat al angajatorului de a pune la dispoziţia Inspectoratului Teritorial de Muncă dosarul personal al angajatului constituie tot contravenţie şi se sancţionează cu amendă cuprinsă între 5000 şi 8000 de lei.

Dosar de personal (2014) – informații actualizate cu privire la documentele necesare (util)Dupa cum stiti deja (din anii trecuti), daca urmariti frecvent blogul nostru, orice angajator are obligatia:- de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati (la angajare);- de a pastra dosarele de personal in bune conditii la sediul social;- de a prezenta dosarele de personal inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente – dupa opinia noastra:1 – Cererea de angajare – model aici2 – CV si scrisoare de intentie3 – Minuta de informare – angajare – model aici4 – Contractul individual de munca – model 2014 aici5 – Fisa medicina muncii – obligatorie la angajare – info aici6 – Acte de studii – diplome, atestate, etc.7 – Certificate de calificare – pe meserii (daca este cazul)8 – Fisa postului – cautare fise post aici9 – Fisa de identificare a factorilor de risc profesional – model oficial aici10 – Fişa de solicitare a examenului medical la angajare – model conform legislatie – click aici11 – Confirmarile inscrierilor in Revisal a noului contract (print din aplicatie)12 – Contractul privind constituirea garantiei materiale din partea gestionarului – daca este cazul – model aici

IN CAZUL INTOCMIRII UNUI ACT ADITIONAL LA CONTRACTUL INITIAL – SE COMPELTEAZA DOSARUL DE PERSONAL CU URMATOARELE:1 – Minuta informare – cu privire la actul aditional la CIM – model aici2 – Actele aditionale la CIM – model cadru aici3 – Fisa postului – modificata conform act aditional (daca este cazul)4 – Confirmarile modificarilor in Revisal pentru actul aditional (print din aplicatie)ATENTIE – Situaţia privind locurile de muncă vacante – Anexa nr. 1A s-a modificat in 2014 (atasat noul model) – model oficial document

DOSARUL DE PERSONAL CONTINE SI URMATOARELE:1 – Deciziile de suspendare/reactivare a CIM – cand angajatul intra/iese in/din concediul de crestere a copilului;2 – Deciziile colective de marire a salariului minim – MODEL DECIZIE PENTRU 01.07.20143 – Alte decizii cu privire la contractul de munca sau actele aditionale la acestea4 – Cererile pentru intrarea in concediul de odihna – model cerere CO (2014) aici

5 – Cererile pentru intrarea/iesirea din CIC6 – Adeverinte solicitate de salariat in scopuri personale7 – Alte cereri si informari ale salariatului8 – Notificarile depuse de angajator in cazul in care angajatul este detasat in alte tari – model oficial aiciContributii angajat si angajator 2014 – cote contributii salariale valabile in acest an – click aici

DOSARUL DE PERSONAL CONTINE OBLIGATORIU SI:1 – Rezultatele evaluarii anuale a salariatului – model fisa evaluare aici2 – Adeverinte de vechime eliberate – model adeverinta vechime 2014 (oficiala)3 – Adeverinte de venit eliberate (avand in vedere ca nu mai exista fise fiscale) – model aici4 – Alte documente rezultate din relatia dintre angajat si angajator