UNIVERSITATEA TEFAN CEL MARE SUCEAVA

FACULTATE DE TIINE ECONOMICE I ADMINISTRAIE PUBLIC

SPECIALIZAREA:ADMINISTRAIE PUBLIC ID ANUL III SEM IIArhivistic i Documentaristic

Documentele i organizarea lor n instituiile publice

2015

Cuprins:

1. Introducere

2. Registratura

Adunarea actelor la intrare-ieire

nregistrarea actelor la intrare-ieire3. Evidena documentelor4. Gruparea documentelor n dosare5. Constituirea dosarelor.

6. Selecionarea dosarelor7. Folosirea documentelor8. Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv9. Depunerea documentelor la Arhivele Naionale10. Nomenclatorul arhivistic11. Concluzii

12. Bibliografie1.INTRODUCEREArhivistica este tiina care se ocup cu teoria i practica n arhive. Arhivele ca pstrtoare de prestigii i antichiti, ca pstrtoare a cunotinei de sine a popoarelor, constituie condiia sine qua non pentru reconstituirea unui popor.

Arhivele au devenit, o dat cu trecerea timpului, instituii tot mai mult apreciate i solicitate de societate. Ele conserv informaie de o varietate i utilitate extraordinare, constituind o memorie scris, un vast depozit de cunotine la care societatea se poate raporta permanent, n tendina ei general de progres. Dei statul arhivistului nu e nc pus n liter de lege, el i ndeplinete rostul prin munc tcut ntr-o lume care va trebui s-l aprecieze i s-l rsplteasc dup cuviin.Arhivele ocup un loc bine stabilit n problema documentrii. Cu ajutorul lor se pot studia numeroase teme din toate domeniile de cercetare.

Folosirea arhivelor, pstrtoare ale unor documente unice i adesea de valoare incalculabil, nu se poate face oricum. Empirismul i lipsa de sistematizare le distruge sau le ruineaz fcndu-le inutilizabile. Ca s se preantmpine aceste neajunsuri i ca s fie n acelai timp la ndemna oricrei cercetri, exist un specific al muncii n arhive.

tiina arhivistic, prin cercetrile ei fundamentale i aplicative, are scopul s creeze cele mai bune condiii pentru aceast munc, indiferent de cine este nevoit s fac apel la documentele din arhive.

Documentul reprezint orice obiect care cuprinde elemente ale cunoaterii sau tot ceea ce servete ca s conserve i sa transmit amintirea unui fapt, ntr-o form utiliabil, indiferent dac a fost conceput sau nu n acest scop.

2.REGISTRATURA

n fiecare instituie exist ntotdeauna un oficiu nsrcinat cu primirea tuturor actelor intrate, conexiunea celor privitoare la aceeai chestiune, transmiterea lor spre lucrare la locul competent i reprimirea lor dup svrirea lucrrii. Rspunsul se trece la expediere iar restul lucrrii, cu meniunea la acte, trece n arhiv. Toate aceste operaiuni sau lucrri se fac la registratur.

Lucrrile de registratur(de secretariat sau astfel zis corespondena oficial) sunt vechi cci dateaz o dat cu insui apariia statului. Scopul lor era s ajute funcionarea aparatului de stat. inerea la zi a acestor lucrri influeneaz n mare msur bunul mers i calitatea activitii ntregii instituii.

Controlul este o datorie esenial n orice munc. El ajut la nlturarea lipsurilor i greutilor n procesul de producie i obinerea unor rezultate de calitate. Organizarea muncii n aparatul administrativ are importan esenial, iar lucrrile de registratur i arhiv contribuie la buna desfurare a acestui proces organizatoric. Deci controlul este necesar i aici. i el se face n primul rnd prin studierea actelor, oglinda fidel a rezultatelor oricrei munci.

n ce privete procesul de producie, mecanismul registraturii este cel dinti obiectiv al controlului. Dac acesta decurge normal este sigur c i activitatea instituiei are mai puine deficiene.

n toate instituiile, lucrrile de registratur pot fi organizate dup trei principii:

-Centralizat, toate lucrrile sunt concentrate ntr-un organ mic;

-Descentralizat, lucrrile sunt efectuate de diferite servicii distincte n structura instituiei;

-Mixt, realizarea revine att organului central ct i serviciile, ns acestea subordonate celui dinti.

Organizarea modern a documentrii a condus la constituirea unui amplu i complex sistem de organisme, n care sunt implicai oameni i instituii de specialitate, mpreun cu instrumentele lor, publicaiile de informare, fiiere, programe de internet, elemente ce concur la stabilirea unei legturi rapide, economice i complete, ntre cercettor i documente2.

Alegerea modului de organizare depinde de formule organizatorice ale instituiei respective, dispoziia teritorial a diferitelor sale servicii, de caracterul i volumul lucrrilor, cum i de ali factori.

Adunarea actelor la intrare-ieire

Adunarea actelor la intrare

Actele se adun n instituie pe mai multe ci: prin nregistrarea direct a celui interesat, prin pot, prin curier, prin notificri ale instanelor judiciare i prin alte mijloace.

Actele oricum ar veni sunt primite de un funcionar anume nsrcinat cu aceasta n cadrul registraturii sau al serviciului de secretariat. Dac corespondena este nchis el o deschide i-i verific coninutul, napoind imediat emitentului pe aceea care nu corespunde, fiind greit ndrumat; cea corespunztoare se ia imediat n eviden.

Luarea n eviden se face nti prin aplicarea unei tampile cu numele instituiei, cu numrul de intrare i data nregistrrii; n unele cazuri este necesar s se noteze i ora primirii.

n unele instituii corespondena se deschide numai n prezena efului serviciului sau a reprezentantului su sau persoana careia i se transmite nominal. Dup ce s-a pus tampila de nregistrare se noteaz pe act i obiectivele de valoare de orice fel eventual anexate, pe care le extrage i le consemneaz la casier confirmnd primirea n registrul n care se noteaz obiectele predate, care i asum astfel rspunderea lor.

Adunarea actelor ieite

Actele date la ieire sau pentru expediat sunt totdeauna trimise efului serviciului intr-o map notat curierul de ieire care se pred efului registraturii.

Ca s-i poat duce aceast munc o registratur are nevoie de o serie de instrumente de lucru dintre care numim: registrul de intrare-ieire, condica de expediie, caiet de eviden, nomenclator, indici, fiier etc.

Nu putem strui mai mult asupra acestor instrumente de lucru, dar trebuie s artm pe scurt modul cum se face practic nregistrarea hrtiilor att la intrare ct i la ieire.

nregistrarea actelor la intrare-ieire

nregistrarea actelor la intrare

nregistrarea pentru actele oficiale ncepe cu 1 ianuarie i se sfrete cu 31 decembrie al fiecrui an solar sau civil. Pentru diverse motive, mai ales financiare, nregistrarea poate avea i alt sistem: 1 aprilie-31 martie, 1 iulie-30 iunie etc.

Actele pot fi nregistrate n ordinea lor de sosire sau n ordine progresiv cnd provin deodat de la aceeai instituie sau se refer la aceeai chestiune. n acest caz este suficient s nregistrm n extenso primul act, iar celelalte se adnoteaz succesiv cu ajutorul celei mai scurte formule, ca idem sau se ntrebuineaz virgulele() n orice csu unde nu se cere o meniune deosebit.

nregistrarea const n scrierea pe actele intrate a unor semne convenionale de clasare, a datei i numrului de ordine din registrul de intrare, dup ce s-a trecut n registru, n scris clar i fr tersturi, datele cerute de rubricile registrului.

nregistrarea actelor la ieire

Ca i la actele intrate tot astfel la ieirea lor se noteaz n registru datele cerute de coloanele respective din registru.

Se reamintete c actul la ieire se nregistreaz n registru la numrul dat lui cnd a fost nregistrat la intrare i din care ia natere rspunsul: dac actul ia natere din iniiativ proprie ia numrul liber din csua coloanei nti a feei de intrare, iar peste celelalte casue de aici se noteaz din oficiu.

Circulrile i dispoziiile cu acelai caracter, adresate n acelai timp mai multor instituii sau persoane, au un singur numr n registrul de intrare.ieire.

Nu se nregistreaz la ieire tabelele statistice, mandatele potale, decretele i tot ce este nsoit de o scrisoare sau o list de transmitere, nregistrndu-se numai adresa nsoitoare.

3.EVIDENA DOCUMENTELOR

Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele intrate, ieite sau ntocmite pentru uy intern la registratura general, ntr-un singur registru de intrare-ieire sau n mai multe, fr ca numerele de inregistrare date documentelor s se repete.

nregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint actul de natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor.

Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.

Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uy intern se nregistreaz ca i documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate.

n cazul dosarelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la care rspunde.

4.GRUPAREA DOCUMENTELOR N DOSARE

Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie repartizat la un dosar. Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.

Prima operaiune n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de rspuns, ct i cu anexele lor, conturndu-se aezarea documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceast prim faz a formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor.

Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros dicernmnt, repartizndu-se la aceeai map numai documentele caree se refer la aceeai problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicaori prestabilii, care nsumeaz sub o form determinat grupa de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii, care nsumeaz sub o form determinat grupa de documente create ntr-o instituie.

Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente grupate pe probleme n termene de pstrare. El este un element analitic i servete att la registratur, n vederea repartizrii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, cci dosarul nu capt aceast accepiune dect este ncheiat i prefectat.

Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura schemei de organiuare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de pstrare.

n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane.

n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere majuscule.

n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc.

n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite.

Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se confirm la nivel central de Arhivele Naionale, i la nivel local de direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui.

Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrare-ieire a indicativului unde s-a clasat lucrarea.

5.CONSTITUIREA DOSARELORDocumentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea predrii dosarelor se efectueaz o serie de operaiuni.

Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesupt. La efectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.

Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarelor se separ dubletele, notele de nsemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin.

nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de asigurare a integritii fondului.

6.SELECIONAREA DOCUMENTELOR

Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct n cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv.

Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-istoric, n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte introducerea n circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub niciun aspect.

Efectuarea n bune condiii a selectrii documentelor este determinat de pregtirea i experiena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire al dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar cu dosar, s chibzuiasc dac documentele care se pstreaz permanent sunt suficient de cuprinztoare, concludente n ceea ce privete rolul creatorului n stat, economie,cultur etc. De asemenea, pentru selecionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de pstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i a informaiilor pe care le cuprind. Astfel exist riscul de a distruge documentele care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetena pot duce la pierderi irecuperabile de documente.

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate mpreun cu procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale, sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale.

Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Este evitat astfel pierderea unor informaii importante.

Documentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare.

7.FOLOSIREA DOCUMENTELOR

Bogia de informaii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i ndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional poate fi folosit pentru cercetarea tiinific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate.

Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documetele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii reatoare sau deintoare. Legea stabilete c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub form de reproducere, pentru protejarea lor.

n cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului, tersturi sau completri printre rnduri, rsounderea asupra exactitii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmn personal solicitantului sau mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot.

Dac n dosarul n care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.

Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fia va cuprinde numele i prenumele solicitantului, numrul i data nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden a cererilor i actelor eliberate.

Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr-un registru de depozit. n registru, dup rubrica cu numrul curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas; apoi rubrica unde se noteaz cota unitii arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert; urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc.); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului i funcia ndeplinit n unitatea deintoare; urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitantului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unitii arhivistice i semntura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observaii.

n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i anume fia de control care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fia de control va fi anulat. Ea cuprinde: denumirea fondului din care face perte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data.

Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr-un depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de control. n acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice,asigurat de dosarul numerotat legat i certificat.

8.PSTRAREA DOCUMENTELOR I ORGANIZAREA DEPOZITULUI DE ARHIV

Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se nelege preocuparea pentru asigurarea existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii utile a documentelor de arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i organizatorice.

Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s pstreze documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii sau comercialozrii lor. Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau n ncperi amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variaiilor de temperatur i umiditate, surselor de infecie, pericolului de foc, inundaii sau infiltraii de ap.

Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar. Dac creatorul deine documente de mai multe tipuri, acestea se depoziteaz pe categorii.

Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaii de climatizare. Se vor asigura curenia i ordinea interioar prin desprfuire, curire mecanic, dezinsecie i deratizare, ultimele dou operaiuni, cel puin odat la 5 ani.

n depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i termene de pstrare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n jos i de la stnga la dreapta iar rafturile i poliele se numeroteaz.

9.DEPUNEREA DOCUMENTELOR LA ARHIVELOR NAIONALE

Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional se depun la Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel:

Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor;

Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;

Actele de stare civil, dup 100 de ani de la nregistrarea lor;

Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea lor;

Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fie continuat de alta, eful compartimentului de arhiv ntocmete un proces-verbal n prezena reprezentantului Arhivelor Naionale, n care se consemneaz: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta est semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiinat i de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentantului Arhivelor Naionale. Documentele cu valoare tiinific vor fi preluate de Arhivele Naionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale.

Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare, numrul lui fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmne la unitatea creatoare sau deintoare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Naionale.

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interes naional, crora statul le acord protecie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integritii lor sau nu iau msuri privind evidena, selecionarea i pstrarea acestor documente.

Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i se pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de mputerniciii Arhivelor Naionale iar plngerea mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se face n termen de 15 zile de la primirea comunicrii, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia.

Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, elaborate n spiritul noii legislaii arhivistice, cuprinznd norme accesibile tuturor lucrtorilor din sectorul ragistratur-arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv prin coala Naional de Perfecionare Arhivistic asigur desfurarea ntregii activiti arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri.

10.NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

De-a lungul timpului, scritorii de acte i creatorii de arhive au ntrebuinat diferite denumiri prin care i-au individualizat lucrrile. Fiecare ar i are nomenclatura sa, valabil n timp i loc.

Desfurarea activitii arhivistice pe baze tiinifice a impus ntocmirea unor instrumente de lucru corespunztor, cum ar fi nomenclatorul dosarelor i indicatorul termenelor de pstrare.

ndrumrile date i nsemnrile luate cu grij pentru repartizarea corect a documentelor n dosare, modul de pstrare n cancelarii i depozite, ne conduc la concluzia c au existat preocupri pentru stabilirea de probleme pe dosare. Toate acestea au servit la ntocmirea nomenclatorului.

Nomenclatorul arhivistic sau nomenclatorul documentelor de arhiv este instrumentul de lucru care pune ordine n constituirea dosarelor i orienteaz ntreaga organizare ulterioar a activitii de arhiv. De aceea el poate fi definit ca un tabel sistematic n care sunt desfurate, pe structura 11411w2211 schemei de organizare a instituiei, unitile arhivistice concepute pe probleme i termene de pstrare, sau o list sistematic a grupelor de documente care se presupune c se vor alctui pe anul n curs.

Oricum l-am defini, fr ntocmirea i aplicarea nomenclatorului arhivistic la registratur i compartimente, nu poate fi conceput constituirea corect a arhivei curente.

Arhiva curent presupune rigoare i ordine, ceea ce poate asigura numai aplicarea nomenclatorului arhivistic.

Gruparea documentelor pe baza nomenclatorului are mare nsemntate nu numai n activitatea curent ci i n activitile ulterioare: constituirea unitilor arhivistice, inventarierea i selecionarea acestora, valorificarea informaiilor din documente.

Persoanele care creeaz documente, la compartimente, cunosc cel mai bine unde este locul doocumentelor i care este valoare lor, implicit termenul de pstrare. Un nomenclator bine ntocmit i aplicat corect, de la nceputul anului, nseamn un sprijin esenial n constituirea arhivei curente.Pentru ntocmirea nomenclatorului arhivistic trebuie s se implice conducerea unitii, care s solicite, propuneri de la toate compartimentele. Aceste propuneri trebuie s fie sub form de tabele.

n nomenclator grupele de documente se repet de attea ori de cte ori se creaz n activitatea unitii de ctre diferitele sale compartimente.

Nomenclatorul arhivistic se ntocmete sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente, categoriile de documente grupate pe probleme i termene de pstrare. n tabel compartimentele sunt aezate dup organigrama unitii, fiecare avnd ca simbol o liter majuscul.

n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile exacte ale departamentelor sau direciilor, n ordinea n care figureaz n schema de organizare i se numeroteaz cu cifre romane.

n rubrica a doua se trec compartimentele care compun departamentul sau direcia respectiv i se noteaz cu litere majuscule.

n rubrica a treia se consemneaz cuprinsul documentelor ce constituie unitatea arhivistic. Numerotarea unitilor arhivistice se face cu cifre arabe.

n rubrica a patra se consemneaz termenul de pstrare pentru fiecare categorie de documente.

Rubrica a cincea este rezervat pentru observaii.

Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul unitii arhivistice dup nomenclator.

La nregistrarea documentelor, indicativul unitii arhivistice va figura n registrul de intrare ieire al corespondenei i pe fiecare documentn parte, fcndu-se n acest fel, corelaia dintre registru i acte.

Dup ntocmirea raportului de nomenclator, el va fi verificat de ctre arhivistul de la Arhivele Naionale care rspunde de unitate, completat sau modificat cu sugestiile acestuia i apoi definitivat, prin dactilografiere la un rnd i jumtate.

Nomenclatorul trebuie aprobat de ctre conducerea unitii i apoi trimis cu adresa, n dou exemplare, pentru confirmare.

Dup confirmare nomenclatorul arhivistic devine instrument oficial de lucru cu aplicare obligatorie. Nomenclatorul arhivistic se aplic de la nceputul anului n curs.

Conceput ca un tabel sau o list sistematic a grupelor de documente care se vor crea n anul n curs ca i n cei urmtori, nomenclatorul arhivistic este principalul instrument de lucru fr de care nu se poate concepe constituirea corect a arhivei curente.

La stabilirea termenelor de pstrare cuprinse n nomenclator trebuie avute n vedere i prevederile Codului Civil, Codului Penal, Legii contenciosului administrativ, Legii contabilitii nr. 82/1991 ca i nevoia practic de documentare.

Fr ndoial c asemenea liste ntocmite pe ramuri de activitate ar fi mult mai utile, dar deocamdat ntocmirea lor este anevoioas.

11.CONCLUZII

Arhivele au o important funcie tiinific, fiind depozitare de material scris care deine informaii preioase de natur istoric.

Arhivele se constituie ntr-o adevrat i preioas coal a viitorului istoric, aici se desfoar activiti cu caracter instructiv, organizndu-se pentru cei dornici s cunoasc tezaurul arhivistic expoziii permanente i temporare. Acestea au anumite teme i sunt organizate cu prilejul unor aniversri, comemorri sau diferite manifestri tiinifice.

Aadar arhiva este n ziua de azi unul din cele mai importante centre de cultur i tiin ale societii moderne.12.Bibliografie

1. Aurel Avramescu, Virgil Cndea, Introducere n documentarea tiinific, Ed. Academiei. Bucureti, 1960 p.109.

2. Nedelea Marilena-Oana, Note de curs, Universitatea ,,Stefan cel Mare, Suceava, 2015, pag. 96

3. www.arhivelenationale.ro

Nedelea Marilena-Oana, Note de curs, Universitatea ,,Stefan cel Mare, Suceava, 2015, pag. 96

Aurel Avramescu, Virgil Cndea, Introducere n documentarea tiinific, Ed. Academiei. Bucureti, 1960 p.109.

PAGE 1