curso de acces - access

8/8/2019 Curso de Acces - Access

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Access 2000 paso a paso, 1 parteCurso

A

la hora de trabajar y ma-nipular un gran volu-men de datos,la clave

est en elegir un mtodoque los gestione y localicede una forma rpida, fiable

y eficaz. No basta tener unsistema con capacidad sufi-ciente como para almacenartoda la informacin, sinoque es necesario "algo" que,casi instantneamente, seacapaz de acceder a ella yque encuentre, de entre to-dos los datos que tienes al-macenados, los que te inte-resan en cada momento.Es

decir, la informacin no te

ser de utilidad a menos quepuedas entresacar de ella s-lo lo que te interese.

De qu te sirven cientosde datos almacenados masi-

vamente sobre los libros deuna biblioteca si para en-contrar el ltimo premio No-bel tienes que irlos revisan-do todos uno a uno?

No es el momento de per-derse entre datos,los tiem-pos actuales exigen eficacia

y un sistema que te la pro-porcione. Aunque no lo se-pas, seguro que tu relacincon las bases de datos es

mucho mayor de lo puedes

pensar, teniendo en cuentaque, en el sentido ms es-tricto, una base de datos esun conjunto de informacio-nes. No es acaso una basede datos tu listn telefnico?,o la lista de direcciones detus conocidos? No lo dudesms,est claro, la informa-cin te rodea y necesitas or-ganizarla.Nosotros te vamosa presentar a Microsoft

Access para que te ayudeen esta tarea.Ya slo te que-da emplear el tiempo enaprender a utilizar este pro-grama, lo dems ser coser

y cantar.

Aunque no te des cuenta, pasas el da rodeado de miles dedatos interesantes y atractivos que te gustara archivar y or-denar. Hoy en da, la informacin es un bien muy preciado yquieres quedarte con todo. Pero, dnde lo guardas?, cmolocalizas los datos archivados? Necesitas una base de datos.

Las bases de datos

Creacin de una base de datos

Diseo de tablas

Establecer relaciones

Access 2000 de la A a la Z

Introduccin a las bases de datos NIntroduccin y edicin de datos en tablas NDiseo de las primeras consultas NConsultas avanzadas NTrabajo con formularios e informes N

Antes de construir tu basede datos,es conveniente quete pares a pensar qu datosson los que vas a almacenar

y cmo quieres distribuirlos.Hazlo,siguiendo estos pasos:

Elementos

fundamentales

No empieces la casa por eltejado, si quieres consultartus datos tendrs, primero,que tenerlos almacenadosen algn lugar o soporte

fsico.

Tiempo atrs, esto seba a cabo manualmenficheros. Es el ejempla vieja biblioteca quenizaba el registro de sus socios a travs de de papel.Hoy en da, esto estmente desfasado y, contegracin de los orderes en el trabajo y en lcotidiana,a nadie se lerre escribir y guardpapel lo que ms fcite puede estar archiva

un ordenador.

1 Las bases de datos


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Access 2000 paso a paso, 1 parte Curso

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Por un lado, los programasmodernos que gestionan las

ases de datos son muchoms eficaces y rpidos, por

tro,ahorrars espacio.Ade-ms, todo estar seguro enu disco duro,en un nicorchivo que representa a tuase de datos.

Para seguir con el ejemplode la biblioteca, imagnate

ibliotecario por una vez ymrcate el objetivo de dise-ar la estructura de la basede datos que gestionar to-

dos los libros a tu cargo.No temas,es ms fcil de loque parece.Lo nico que ne-esitas es invertir un tiem-

po inicial en planificar la ba-e de datos Qu tipo de

datos deseas almacenar?Cmo quedarn organiza-

dos? Pues bien,la raz fun-damental de cualquier base

de datos son las tablas.Todoslos datos sobre un tema con-creto se almacenan en unade ellas,pudiendo existir enuna misma base de datos nu-merosas tablas.Por ejemplo,podra existir una con la in-formacin de los socios de

la biblioteca y otra con to-dos los datos sobre los libros

existentes. De este modo,quedaran separados los da-tos personales respecto a losde las obras.

Las tablas de Access sonmuy parecidas a las hojas declculo de Microsoft Excel,

ya que la informacin se or-ganiza en filas y columnas.En trminos informticos,

cada fila corresponde conun Registro e incluye infor-macin sobre una misma en-trada,por ejemplo sobre unsocio o un libro en concre-to. Del mismo modo,a la in-formacin detallada por co-lumnas que compone cadaregistro individual se la de-nomina Campo.Son ejemplode stos, el nombre, apelli-do y nmero de socio.

Para que puedas entendermejor lo que te hemos co-mentado hasta aqu , te

vamos a mostrar unas im-genes que describen grfi-camente estos conceptos.v Como puedes ver,existeun fichero general que coin-cide con la base de datos, yarchivadores que correspon-den a tablas independientes,en este caso con informacinpersonal de los socios.

A su vez, cada tabla estcompuesta de fichas que tie-nen los datos de cada socio.Esto ltimo, en Access, sonlos registros o filas de latabla.En definitiva,existirntantos registros en una tablacomo fichas de sociostengas.

Bases de datos

relacionales

Algo que ya hemos mencio-nado y que distingue ine-quvocamente a un sistemarelacional es el uso, en unamisma base de datos,de va-rias tablas.Si no fuera por esto, cual-quier hoja de clculo,como

Microsoft Excel,podra emu-lar a la perfeccin el fun-cionamiento de Access.

A continuacin, te explica-mos las caractersticas y las

ventajas de una base de da-tos relacional.

El uso de varias tablapermitir organizar laformacin por categoo temas. Como te hamos dicho,en el suputo de la biblioteca puexistir una tabla conformacin personal desocios,otra con los da

de los libros,y otra,ejemplo,con los de la torial.Todo ello depdiendo,claro,de la inmacin de que dispon

Podrs relacionar lasblas que crees entre sra que, aunque los daestn contenidos enblas diferentes, se puobtener,posteriormen

informacin de ambablas a la vez como si p

viniese de una sola.

Slo tendrs que inducir la informacinlas tablas una vez. Estahorrar tiempo y evitanto que dupliques laformacin innecesamente como que comerrores al teclearla.

Por ejemplo,si un mismocio saca varios librosprstamo,no ser necesapara quede constanciaello, que tengas que reppara cada prstamo tosus datos personales.Con slo incluir un cdque identifique al socioresto de los datos se dan conocidos.

Del mismo modo,si uncio cambia de telfonotendrs que cambiarlo endos sus prstamos,sino

con cambiar el nico re

Las tablas organizan lainformacin por temas

Una base de datos se divide en tablas. Cada una de ellas tiene fichas, que corresponden aos datos de una misma entrada, por ejemplo un individuo. Una ficha es un registro.

En una tabla los campos estn representado por columnmientras que los registros corresponden a cada fila.

on la ayuda de las bases de datos relacionales, como Access 2000, es posible organizar la informacin en varias tablas

ue, debidamente relacionadas, funcionan como una sola. As se trabaja ms comodamente y no se duplica informacin.

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V


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ObjetosEn Microsoft Access, losobjetos existentes o quese pueden crear en unabase de datos son las ta-blas, consultas, formula-rios, informes, pginas,macros y mdulos.

Cada uno de ellos sepuede manipular por se-parado en una ventanade trabajo individual.

Ventana debase de datos

Es la ventana que apare-ce al abrir una base dedatos de Microsoft Ac-cess. Contiene una fichadiferente para cada unode los objetos, ya seantablas, consultas, for-mularios, informes, ma-cros, etctera.

Pinchando en una deestas fichas puedes vertodos los objetos quetiene. As, si seleccio-nas la pestaa Tablas,el programa te mostrartodas las que hay yacreadas en esa base dedatos. Desde esta ven-tana se pueden crearnuevos objetos,modificar los ya exis-tentes e incluso elimi-nar los que no se consi-deren necesarios.

Cuadro detextoControl que, por ejemplo,en un formulario o infor-me proporciona un espa-cio para escribir o ver tex-to. Estars habituado aencontrar estos controlesen cualquier ventana deestilo Windows. Son el t-pico ejemplo de esa zonadonde sueles teclear elnombre de un archivo.

ControlObjeto grfico, como una

etiqueta, un cuadro detexto, una casilla deverificacin, un botn decomando o un rectngu-lo que se puede incluiren el diseo de, porejemplo, un formulario oinforme.Su utilidad vara muchode uno a otro, y puedenservir para mostrar infor-macin, activar opcio-nes, o ejecutar unaaccin determinada.

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tro de sus datos personalesla modificacin ser efecti-

va para todos ellos.

Planificar

una base de datos

Sin duda, ste es el trabajoms laborioso y complejo a

la hora de crear una base dedatos.Es decir,su diseo,lasposibles tablas que la com-pondrn y las relaciones exis-tentes entre ellas sern de-terminantes para su correcto

y eficaz funcionamiento.No existe una regla estrictaque te podamos facilitar, s-lo t, dependiendo de la in-formacin que tengas, po-drs determinar cmo serla base de datos y,para ello,lo primero es coger lpiz ypapel. Como ves, para em-pezar tendrs que olvidartepor unos instantes del or-denador y recurrir a los m-todos ms tradicionales.

Para que tengas un mode-lo en el cual basarte,te va-mos a mostrar la estructuraque podra tener la supues-ta base de datos de "tu bi-blioteca". Para no compli-carla demasiado, estarformada por tres tablas, ca-

da una de ellas con infor-macin de un tema diferen-te. Como ya te dijimos, lascolumnas sern los camposde informacin. En este grfico se ha par-tido de una tabla inicial que

recoge la informacin de loslibros prestados,como el n-mero de prstamo y las fe-chas de entrega y devolucin.Tambin aparece un campocon el Cdigo del libro.Su uti-lidad es muy amplia, ya que

cada vez que se preste esaobra no habr que poner elttulo y el autor. Con slo te-clear la referencia,el resto delos datos se tomarn de la ta-bla Librossin necesidad derepetirlos.Lo mismo ocurre

con el nmero de socio, esdecir,cada vez que alguiense lleve un libro no har fal-ta poner todos sus datos per-sonales. De este modo,tan-to los datos de los libroscomo los de los socios slo

hay que introducirlovez en sus respectivas tluego slo se har refcia a los cdigos. Tcuenta que nosotros mos hecho con tres tpero podras desglosala informacin. Por ejeuna tabla adicional q

cluya de los datos del etctera...Pero, claro, para que

esto se haga efectivo,ben relacionar las tabltre s (ms adelante plicaremos cmo) y adtendrs que aadir un

vo trmino a tu vocabu"Clave principal". Estabra se refiere a esos cade una tabla que identde forma exclusiva cagistro de ella.Es el caso del campo go Libro,N de Socio oPrstamo. Para que loprendas mejor,en la tabbros no podrn existlibros con el mismo cLlevado a trminos mtidianos: no habr doturas,en tu empresa,cmismo cdigo ni pexistir dos personas cmismo DNI. As se dista cada individuo del r

Aunque dos personas coincidieran en nombre y apellidosiempre se diferenciaran por su DNI o campo clave.

Para poner manos a la obra,dejar la teora, y comenzarcon la prctica empezarscon la creacin de una basede datos nueva.En este caso,ser muy parecida (en cuan-to a diseo) a la que hemosexaminado en esta entrega,pero llevada a un ejemploms cotidiano.As,el campoCOD_SOCIO ser ahoraCOD_AMIGO.Ya puedesdejar tu papel de bibliote-cario pblico,porque ahoralos prstamos sern a tus co-nocidos O nunca has echa-do de menos aquel libro quedejaste a "alguien" (que porcierto no devolvi) y ahorano recuerdas a quin?

Pues para eso est Access,para recordrtelo.

1Para iniciar Access 2000,haz click en el botn, sitate sobre la op-

cin y, finalmente,haz click en la opcin

. Al in ic iar una nueva sesin de Accessobtendrs un cuadro de di-

logo como ste:

2Como seguramente que-rrs crear una base de da-tos desde el principio, acti-

va el botn de opcin

y pulsa en . Lo pri-mero que te exige el pro-grama es elegir un lugar dealmacenamiento y nombrepara la nueva base de datos.

3Deja la ubicacin que,por defecto, te sugierey

asgnale el nombre.

Como ves, la extensin queAccess asigna a los archivoscreados en esta aplicacines "MDB", aunque no es ne-

cesario que la teclees.

4Para finalizar, ya slo tequeda pulsar el botny Access te mos-

trar en pantalla una ventanapara la nueva base de datosSabrs esto ltimo por el

nombre que la identifla barra de t

5La barra de la izquierda tiene un para cada uno deobjetos existentes ebase de datosEl modo de verlos echar en el botn copondiente.En este caso, no valdnada ya que, al ser unse de datos nueva, nninguno creado. A lode esta entrega diselos primeros.

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2 Creacin de una base de datos


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Las tablas, como ya te he-mos comentado,son los ob-

jetos ms importantes deuna base de datos,ya que enellas se almacenar toda lainformacin.

El resto de los objetos,que

irs viendo en sucesivas en-tregas,se disearn para ges-tionar dichos datos de unaforma ms cmoda, vistosa

y eficaz.Para que hagas tus "pini-

tos" con tablas,disears denuestra mano la estructurade la tabla denominada"Prstamos". Hazlo del si-guiente modo:

1Desde la ventana de labase de datosasegrate de que est pul-sado el botn y hazclick en . Obtendrsun cuadro de dilogo que teofrece distintos caminos pa-ra crear la tabla

En este caso, como quere-mos que comiences desdeel principio, selecciona laentrada y pul-sa el botn .

2Inmediatamente, apare-cer la ventana de dise-o de la tabla.Su aspecto ser muy similara ste:

Como puedes apreciar,estaventana aparece dividida endos paneles.El superior es una cua-drcula, donde cada fila re-

presentar a un campo.

Es decir, a la inversa que enlas tablas que te ponamosde ejemplo al principio deesta entrega,donde los cam-pos eran las columnas.

As mismo, en la parte infe-rior se mostrarn las pro-

piedades del campo de la fi-la activa, es decir, aquellasealada con el smbolo

3Pues bien, una vez des-crita esta ventana de di-seo,comienza la tarea de lacreacin de los campos deesta primera tabla.Para ello, es preferible quete asegures de tener maxi-mizada esta ventana hacien-do click en su icono:

Ahora,desde la posicin

teclea el nombre del primercampo

y, cuando lo hayas hecho,pulsa la teclaT para pasara la siguiente columna.

Antes de continuar, es con-veniente resaltar la impor-tancia de los acentos y delos espacios en blanco.

Para Access son un carcterms que tendr en cuentacuando posteriormente ha-gas referencia a los campospor su nombre. Por esta ra-

zn hemos optado por no

poner ninguno en los ttulosen maysculas y,en lugar deespacios en blanco, utilizarel guin bajo.

As,evitars posteriores erro-res al teclear.

4La utilidad de la segundacolumna en la que estssituado es la de indicar el ti-po de datos que se almace-narn en ese campo.

A sta la puedes considerarcomo una de las caracters-ticas ms importantes de uncampo. En este caso, des-pliega la lista,pinchando enla flecha de su derecha

, y elige el valor.

En este tipo de datos, Mi-crosoft Access asigna auto-mticamente un nmero en-tero (correlativo o aleatorio)para cada registro que se in-troduzca,sin necesidad deque el usuario tenga que te-clearlo. Esto es justo lo quebuscabas para reflejar queha aumentado el nmero deprstamos en una unidad.Ten en cuenta que los cam-pos de tipo autonumricono se actualizan.Por esta razn,si eliminas unregistro,el siguiente que in-troduzcas mantendr la nu-meracin que haba inicial-mente.

Alternativamente a esto,ve-

rs ms adelante el uso decampos de tipo numrico,donde es el usuario quienestablece la numeracin ma-nualmente.

5Antes de continuar, ase-grate de que en la par-te inferior est selecciona-do el valor por defecto

y sitate en la columna

El contenido de sta, a dife-rencia de las dos primeras,es opcional.Su utilidad es meramente in-formativa, ya que el textodescriptivo que t pongasen ella se reflejar en la ba-rra de estado cuando intro-duzcas o modifiques datosen la tabla.Para seguir el ejemplo, tie-nes que teclear

6Sitate en la segundafila para aadir un nue-vo campo y teclea en ella

el nombre de ste:.

Cuando pulses la tecla Telige como tipo de datos

, ya que eneste campo introducirs lue-go fechas, ms concreta-mente la fecha en querealizas el prstamo a tu

amigo.

7Sin dejar de situarteen esta segunda fila,des-plzate a la parte inferior

y haz click en la lista.

Pulsa la punta de flechaque ha aparecido en esta lis-ta y elige el formato con quequieres que aparezcan losdatos en la tabla.Para que coincidan con losde la imagen , elige la en-trada

Ahora la lista se ver as.

8Optativamente,rellena lacolumna Descripcincorrespondiente a este se-gundo campo con el texto

que consideres necesario.Y,a continuacin,sitate enla tercera fila.En ella, tecleael nombre de otro campo

(imaginaque pones plazo de entregaa tus conocidos) y asigna,igual que en el campo ante-rior,el valor enla segunda columna.

9En la tabla de la imagen el formato aplicado alas fechas de este campoapareca as:22-05-00.Si procedes como en el pa-so 7 anterior,comprobars

que no existe ningn for-mato que coincida con esto

Pero no te desilusiones,Ac-

cess cuenta con solucpara todo. No tieneque teclear en estapiedad los valores

De este modo,indicaprograma que los dases y ao deben aparecparados por un guin

Podrs comprobar quciona en la prxima ga, cuando introduzcdatos correspondienteste campo.

10 Sitate en la cfila y escribe nombre para el c

y en este ca ja el tipo de campel programa te su

.Pasa a la siguiente filadiendo el campo

y dejndolo el mismo.

Si has tenido la tentaciponer este campo comtipo numrico es mejono lo hagas.Toma por regla genera

como numricos aquvalores con los que realizar operaciones mticas (por ejemplocdigos de socio nun

vas a sumar entre s).Adems, al establecermo numrico, Accesstroducir los datos elimlos ceros que aparecedelante.

11Aunque ya tiencinco campos cren esta tabla, vas a realguno de ellos.Para eta el cursor en el pan

perior, sobre el c.

De este modo podrs vla parte inferior,las pdades correspondiente

te campo.

02 (Pg. 42)

3 Diseo de tablas


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12 Sitate sobre el cua-dro de textoadjunto a la pro-

piedady pulsa la tecla hasta eli-

minar el valor que aparecepor defecto . Seguida-mente,teclea .De este modo,has indicado

que el nmero de caracteresmximos que se podrn in-luir posteriormente para re-enar este campo sern cua-ro. ste es un modo devitar posibles errores al te-lear cualquier cdigo.s decir, Access nunca te de-ar escribir cdigos con

ms de cuatro caracteres.

13 A continuacin, de-bers situarte en lapropiedad que aparece pordebajo de la anterior,

, y teclearl siguiente cdigo:

.De este modo, le ests indi-

ando al programa que, deos cuatros caracteres queormarn el cdigo, el pri-

mero debe ser una letra obli-atoriamente (esto lo fija la).Con el smbolo > sealasAccess que ponga siempre

esa letra en maysculas.Conlos tres ceros restantes, es-ts obligando a introducirtres nmeros.

As nunca existirn cdigoscon menos de cuatro carac-teres y adems habrs defi-nido su tipo.

14 Colcate,ahora, en elcampo .En la zona de propiedadesasgnale un tamao al cam-po de y deigual forma teclea este c-digo como mscara de en-trada .Con esto ltimo,acabas deestablecer una entrada obli-gatoria de cuatro caracteresnumricos.

15 Como te dijimos alprincipio de esta en-trega,existe un concepto de-nominado Clave principalque sirve para que se dife-rencien los registros por uncampo determinado.En esta tabla, el campo queidentifica a cada registro esevidentemente "NUM_PRES-TAMO" .Este campo es autonumri-co, y por ello nunca se re-

petir su valor en otro re-gistro. Pero, por si acaso lohas establecido como nu-mrico,y,como es mejor cu-rarse en salud, sitate sobreese campo ypulsa en el botn:

El campo se ver as:, indicandoque es un campo clave y queen l no habr dos registroscon el mismo cdigo.

16 Ya esta definida la es-tructura de la tabla,ahora tienes que guardarla yasignarla un nombre.Para ello, pulsa en el icono

de la ventana de diseode la tabla,y obtendrs estemensaje

Contesta afirmativamente aeste mensaje y en el nuevocuadro teclea el nombre dela tabla:

Cuando pulses el botn,un nuevo objeto ha-

br aparecido

17Ahora, vas a crear las

dos tablas restantesmostradas en la imagen .Hazlo como ya sabes, intro-duciendo estos campos:

No olvides aplicarle al CO-DIGO_LIBRO las propieda-

des del punto 13y estable-cerlo como campo claveigual que se hizo en el paso15. En el caso del campoPRECIO_COMPRA, tras ele-gir el tipo asegra-te de que la propiedad

tiene el v.Este es un ta

o suficiente para precde libros (no es convente derrochar espacio) y

admite fracciones.Por otro lado,el campo mo permite introducir etexto con ms de 255racteres (hasta 65,535).Yltimo slo te permitirtroducir los valores S o Es decir si te han regalese libro o no.La tercera tabla constarlos campos:

El campo COD_AMIGObe ser el campo clave.Cudo guardes las tablas pod

ver el aspecto que tiene

03 (Pg. 42)

Una vez diseada la es-

ructura de cada una de lasablas y establecidas las cla-es principales,puedes pro-eder a relacionarlas.

Relacionar tablas te permi-ir obtener, posteriormen-e, datos de varias tablas a laez en una consulta,formu-ario o informe.n este ltimo apartado vasrelacionar las tablas entre

a travs de los campos quehas establecido como claves.as relaciones que se crea-n sern idnticas a las mos-radas en la figura .

Antes de continuar con laprctica,es importante queepas que,cuando se esta-lece una relacin entre dosablas,una de ellas acta co-

mo principal y la otra comoecundaria o relacionada.

Por ejemplo, en la relacinxistente entre la tabla LI-

BROS y PRESTAMOS, la pri-mera actuar como prin-ipal y la otra como relacio-

nada. Recuerda que en apar-ado anterior estableciste ena tabla LIBROS el campo

COD_LIBRO como clave

principal. De este modo,en

la primera, en el campoCOD_LIBRO no se repetirningn valor, es decir no po-drn existir dos libros con elmismo cdigo.Por el contrario, en la se-gunda tabla, este mismocampo s se podr repetir.Esdecir, muchos amigos po-drn pedirte el mismo libro

y por lo tanto en distintosprstamos se repetir el mis-mo cdigo de libro. Puesbien,ahora llega el momen-to de crear las relaciones f-sicas reales entre las tablas.Hazlo del siguiente modo:

1Situado en la ventana debase de datos,haz clicken el botn:

de la barra de herramientas.En el cuadro de dilogo queaparece,asegrate de tenerseleccionada la pestaa

y podrs ver una lis-ta con todas las tablas quetienes creadas en tu base dedatos:

Haz click en la primera deellas y mantn pulsada la te-cla en la ltima.De este

modo todas quedarn se-leccionadas.

2Cuando,finalmente,pul-ses el botn yluego , podrs ver enla ventana de relaciones tresiconos representando a lastablas agregadas.

3Cambia los iconos querepresentan a las tablasde posicin. Para ello, sitael cursor en su correspon-diente barra de ttulos

y pincha y arrastra hasta si-tuarlo en la posicin msadecuada.Djalas de una for-

ma similar a sta:

4Para establecer la pri-mera relacin, sita elcursor sobre el campo clave

de la tabla LIBROS(aparece por ello ennegrita):

y pincha y arrastrahasta el campo delmismo nombre perode la tabla PRESTA-MOS

5Cuando sueltes el botnizquierdo del ratn, ob-tendrs un cuadro de dilo-go en el que debes activar lacasilla de verificacin

.De este modo, evitars quea la hora de introducir datosen las tablas des en prsta-mo un cdigo de libro queno est dado de alta previa-mente en la ta-bla LIBROS.O que, por error, eliminesde esta tabla lareferencia a unlibro que estprestado a al-

guien.

6Cuando pulses crear la relacinDel mismo modo,crea relacin entre las tablas AGOS y PRESTAMOS. Hapinchando desde el camCOD_AMIGO de la ta

AMIGOS al mismo campola tabla PRESTAMOS.El resultado final ser sCuando cierres la ventde relaciones,guardandocambios,estars dispuesincluir los datos en las tapero esto se tratar en oentrega.

4 Establecer relaciones


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La ventana principal de

Access 2000 se puededesglosar en numerosos

elementos, que nosotros tevamos a presentar de laa la De este modo, po-drs moverte a travs de es-ta ventana libremente ya queconocers el significado yutilidad de todas sus partes.

En la parte superior dela ventana se encuentra labarra de ttulo.Por un lado,cumple una funcin infor-mativa,muestra,siempre,elnombre de la aplicacin. Eneste caso, obviamente es

.Justo a la izquierda de estenombre aparece el icono:

que representa al men decontrol. Con un doble click

sobre l, puedes cerrar la

aplicacin Microsoft Access.A su vez,en la parte derechade esta barra de ttulos, haytres iconos.Haciendo un click en de-saparece la ventana de lapantalla, aunque esto no sig-nifica que haya finalizado elprograma. Solamente se haminimizado y podrs volvera verlo en pantalla si pulsasen el iconoque aparece,ahora,en la ba-rra de tareas.Mediante clicks en los ico-nos y podrs cambiarel modo de visualizacin delprograma. Con el primero,el programa toma un tama-o intermedio (susceptiblede redimensionar manual-mente) y con el segundo al-canza su tamao mximo.Finalmente, el botn , sir-

ve para cerrar el programa

al pulsar sobre l.

Bajo la barra de ttuloaparece la barra de menscon distintas opciones:

Recibe este nombre porque,haciendo click en cualquie-ra de las posibilidades quepresenta, se despliega unmen con diferentes co-mandos. Un solo click abreun men con las opcionesms frecuentes, mientrasque el doble click despliegael men completo.

Adems del ratn, existe laposibilidad de utilizar el te-clado.As, si mantienes pul-sada la tecla%y presionasla letra que aparece subra-

yada en el men, se desple-gar ste mostrando sus co-rrespondientes opciones.Por ejemplo,la combinacinde teclas%+v mostrar elmen en su correspon-

diente submen

Para elegir cualquiera de loscomandos de ste,ya slo esnecesario pulsar la teclasubrayada.Es decir, si pre-sionas la tecla d se ejecuta-r la entrada .

La barra de herramien-tas consta de numerosos ico-nos que ejecutan,medianteclicks,los correspondientescomandos. Son, realmente,accesos directos a las op-

ciones ms empleadasaplicacin. De este evitas tener que llegar a travs de los distintons y submens.Desde la pantalla actuades ver unos determiiconos algunos de los cse encuentran desactivEsto cambiar cuandejemplo abras una tabque dependiendo delto que se tengas abiertrecern y desaparecericonos. stos se dividgrupos, separados enpor una pequea barrtical como sta

En este primer gde iconos, al hacer cliel botn:

aparecer un cuadro d

logo que te pregunta

Access 2000 de la A a la ZAccess 2000 de la A a la Z

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Z

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B

O

Y

Z

N

C

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X

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D

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M

D

Q

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ipo de base de datos nuevaque quieres crear:

El ms habitual,y que coin-ide con el mtodo utili-ando en esta entrega, co-

responde al icono:

Haciendo click en

puedes abrir bases de datosxistentes y con

e guardan los cambios quests realizando en algn ob-eto, como una tabla, con-ulta,formulario,informe,et-tera.

Con el icono

mprimes los datos de la ta-bla,consulta,formulario,in-orme... que tengas selec-ionado en ese momento.

Del mismo modo,el botn

muestra una presentacinpreliminar del objetoeleccionado sin necesidad

de abrirlo.inalmente,al hacer click enl icono: ,

e abrir el objeto seleccio-nado y se realizar,autom-icamente, una revisin or-ogrfica de sus datos.unciona tanto con tablas,omo con consultas y for-

mularios.

El siguiente botn per-mite cortar objetos o con-roles

Su utilidad es, por tanto,mayor cuando abres objetos,

omo formularios o infor-mes, y trabajas con sus ele-mentos.El botn

irve para copiar el objetoque tengas seleccionado ena ventana de la base de da-os, por ejemplo una tabla.

Tras cortar o copiar, el ele-mento que estaba seleccio-nado pasa o se copia al por-apapeles y volver aparecer cuando lo peguestravs del botn:

Como ves,hasta que no se

ealice una copia previa es-

te icono no estar habilita-do.El icono:

se utiliza para copiar forma-tos (no contenido).Por ejemplo,tras abrir un for-mulario y seleccionar uncontrol, con un determina-do color de fuente, se copia

este formato de letra y se pe-ga en otro control existente.

El botn

deshace la ltima accinrealizada al hacer click en l.

Con

puedes vincular informacinentre las distintas aplicacio-nes de Office.Si haces click en la flecha si-tuada a la derecha de estebotn,aparecer una lista delos posibles vnculos:

Esta es una de las utilidadesms importantes,ya que per-mite,por ejemplo,combinarcorrespondencia en Wordutilizando los datos de la ta-bla o consulta seleccionadaen la ventana de base de da-tos de Access.

Si haces click en la fle-

cha del botnpodrs visualizar tres op-ciones. La primera de ellas,

, pone en fun-cionamiento un Asistenteque se encarga de analizarlos datos de la tabla que sele indique.Su finalidad es di-

vidir los datos en tablas re-lacionadas, de forma quepueda almacenar los datosde un modo ms eficiente.La segunda opcin,

, se puedeutilizar para optimizar el ren-dimiento del objeto selec-cionado de la base de datos.La tercera y ltima opcin,

, es muy intere-sante si quieres tener unacopia impresa de la estruc-tura de un objeto determi-nado. Por ejemplo, si pre-

viamente a la eleccin deesta opcin tenas seleccio-nada una tabla,el documen-tador proporcionar infor-macin sobre el nombre,tipo,descripcin,propieda-des,etctera,de los campos

de esa tabla.

Al hacer click en

se abrir el Editor de VisualBasic y se mostrar el cdi-go de determinados objetos,como formularios,informeso mdulos.

Con el uso dese muestran las propiedadesdel objeto o control selec-cionado.Es decir, si se pulsa desde la

ventana de base de datosobtendrs las propiedadesgenerales de, por ejemplo,la tabla elegida.Si lo que te-nas seleccionado era uncontrol (por ejemplo una lis-ta desplegable) de una for-mulario,las propiedades per-tenecern a ste y serntotalmente distintas.

Al pulsar el botn

se muestra la ventana de re-laciones. Esto ha sido vistocon ms profundidad en elltimo apartado de esta en-trega.

Al pulsar en la flecha del ico-no

se despliega una lista con losposibles objetos que se pue-den crear en Access:

Slo tienes que hacer clicken el tipo de objeto quequieres crear.

Un click en

inicia el Asistente general deayuda de Access.En l puedes introducir unconcepto de bsqueda y ha-cer que te presente infor-macin al respecto.

ste es el fondo de la

ventana de aplicacin de Mi-

crosoft Access. En ella se en-cuentra la ventana de base dedatos,donde se irn abrien-do los distintos objetos segnse utilicen, por ejemplo, unatabla o un formulario.

Esta es la barra de ttu-lo de la ventana de base de

datos. Seguido al botn

que sirve para cerrar la basede datos,aparece el nombrede la base de datos activa:

.A la derecha aparecen otra vez los botones .Sin embargo, esta vez no serefieren a toda la ventana de

Access, sino solamente a laventana de la base de datosNeptuno.

Esta es la ventana de ba-se de datos. Representa labase de datos que se hayaabierto y tiene los elemen-tos comunes a cualquier

ventana,como la barra de t-tulos o de herramientas.

A la izquierda tiene la barraque permite conmutar entrelos distintos tipos de obje-tos que pueden existir en

Access. En la zona central,ms amplia,se muestran to-dos los objetos (en este ca-so tablas) existentes en la ba-se de datos activa.

El contenido de esta zonadepender del objeto selec-cionado en la barra de obje-tos de la izquierda.

El primer icono de estegrupo

sirve para abrir o ejecutar elobjeto que tengas seleccio-nado en esta ventana.Dependiendo del tipo de ob-

jeto,su aspecto y el resulta-do sern totalmente distin-to. El segundo, , telleva,del mismo modo,al di-seo,en este caso,del obje-to seleccionado.Ocurre exactamente igualque con el primer icono,yaque dependiendo del obje-to, el diseo de ste ser to-talmente distinto. No es lomismo disear una tabla queuna consulta.El ltimo icono del grupo,

, te permite crear unnuevo objeto.El tipo de ste se corres-ponder con el objeto se-leccionado en la barra de la

izquierda.

Al pulsar sobre

eliminas el objeto elegid

Los cuatro iconos dete grupo van cambiando epecto de los iconos y objede la ventana de la base detos. Cambia su tamao

forma de mostrarlos,ejemplo,horizontalmenten lista uno debajo de oEl ltimo de ellos

ofrece informacin adinal sobre el objeto.Por ejplo,en el caso de una tacundo fue creada.

Desde esta zona dbarra de objetos, y pinchdo desde alguno de sustones,se elige el tipo de

jetos con los que quietrabajar.As,si seleccionaicono y luego

crears una conta nueva.

En Access, los gruson accesos directos a otos de la base de datos que pertenecen.

Al hacer doble clickbre esta entrada, el proma abrir automticameuna nueva tabla (en esteso) en vista Diseo.

Se ejecutar un Asiste que te ayudar a la horcrear,por ejemplo,una ta

Crea automticameun nueva tabla y la muepreparada con diez caminciales para que comiena introducir datos. Depdiendo del tipo de datos teclees,as asignar los tide campos.

En esta zona se vendos los objetos existentela base de datos y que esclasificados segn el tipoobjeto seleccionado encolumna izquierda.

Informa sobre las acnes que se estn realizanPor ejemplo,en este casodica que la base de datost preparada para su edic

Indica funciones declado que estn activaseste caso el teclado nurico.Del mismo,si activateclaEvers a la izquie

.

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Ya ests en la segunda en-trega del curso de

Access 2000.Si seguiste la primera y has

estudiado y practicado, se-guro que ya eres un gran co-nocedor de la teora de ba-se de datos relacionales, dela creacin de tablas, y deldiseo de campos y de suspropiedades.

En definitiva, sabes cmodisear correctamente unabase de datos.Ahora,llega elmomento de poner manos ala obra y de trabajar "cara acara" con los datos y con lainformacin.Pero,claro,an-

tes de poder gestionar los

datos,tendrs que aprendera introducirlos en lo que tedijimos que era su soportefsico,las tablas. Adems, nobasta con saber teclear la in-formacin,en ocasiones ne-cesitars editarla para mo-dificarla e incluso eliminarla(nadie es perfecto y se co-meten errores).

Como ves,aunque los ci-mientos son importantes,tubase de datos sin informa-cin no es nada.As que no prolongues ms

la espera y disponte a pro-fundizar en el fascinantemundo de las bases de da-

tos. Algo nuevo te espera...

Los tiempos han cambiado. Afortunadamente ya no tienesque perderte en un mar de papeles para archivar todatu informacin. Con la ayuda de la tablas de Access puedes,de forma sencilla, almacenarla y organizarla. As aprendersa poner cada dato en su sitio. Ms fcil imposible!

Vista Hoja de datos

Desplazamiento y edicin de tabla

Aade y elimina registros

Modifica el aspecto de una tabla


Hasta este momento, y se-gn lo explicado en la en-trega anterior, tu relacincon las tablas ha sido a tra-

vs de la vista Diseo. Re-cuerda que,utilizando la ven-tana de diseo,creaste loscampos que iban a formarla

y definiste sus propiedades(tamao,formato, mscarade entrada ,claves prin-cipales , etctera...).

Por el contrario,la vista Ho-ja de datos de una tabla per-mite mostrar e introducir losdatos en ella. El sistema es

utilizar la tcnica tradicional

de filas y columnas emplea-da por las hojas de clculo.Es decir, cada fila o registrocontendr informacin re-ferente a una entrada (datossobre un socio determinadoo un libro) y cada columna ocampo contienen el mismotipo de informacin para ca-da uno de los registros de latabla (el cdigo de los libros,

los nombres de los sosus apellidos,etctera

Pues bien,sabiendo lte vas a encontrar en laHoja de datos,accededel siguiente modo:

1Una vez que hayas do la aplicacin Msoft Access 2000, obteun cuadro de dilogo qpermite elegir la base tos a abrir:

02

01

1 Vista Hoja de datos


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N 48

n ste, activa el botn depcin

en la lista inferior selec-iona el nombre de la base

de datos que quieres recu-perar y que debe ser la queomenzaste a crear en la en-rega anterior: .

i su nombre no apareciesen la lista anterior, deberseleccionar la entrada

para que alpulsar en el botn

btengas un cuadro de di-ogo que te permite locali-ar, entre unidades y carpe-as, el archivo de la base de

datos deseada.

2En nuestro caso, al pul-sar directamente sobre elotn aparece la

ventana de la base de datosMis_libros":

Ahora,vas a empezar la edi-in de datos en la tabla "LI-

BROS".Ten en cuenta que se-a un error comenzar a

ntroducirlos en la de "PRES-TAMOS", ya que entre estasdos tablas estableciste inte-

ridad referencial .sto implica,como ya te in-

dicamos,que hasta que nodes de alta en la tabla "LI-BROS" una obra determina-da, no se podr hacer re-erencia a ella en otra tabla.s decir, no se podr realizar

un prstamo de un libro queno est previamente regis-rado.

Tras este pequeo recorda-orio,y volviendo a la intro-

duccin real de datos, se-ecciona la tabla LIBROS

y,seguidamente,pulsa el botn .jate que si hubieras pulsa-

do en habras acce-dido a la ventana de diseode la tabla.

3Obtendrs la ventana dehoja de datos que mues-ra este aspecto:

Como ves, incluye tantascolumnas como camposcreaste en el diseo de estatabla,pero ningn registrocon datos,ya que todava nohas tecleado ninguno.No obstante,la primera filaaparece preparada para suedicin con el cursor a la es-

pera de que comiences a te-clear datos.Hazlo, escribiendo directa-mente en esta celda

4Observa como,gracias ala mscara de entradaque asignaste a este campo,el primer carcter (la "b") seha transformado en mays-culas sin necesidad de pul-sar la tecla . Adems, elsmbolo , que apareca a

la izquierda de la celda, seha transformado en:

para indicar que se est edi-

tando este registro, y ha apa-recido, por debajo,una nue-va fila

El smbolo:

que aparece representa a laltima fila en blanco dispo-nible en la tabla.

5Para introducir el ttulodel primer libro,pulsa latecla T y saltars a la si-guiente columna

Una vez all,teclea:

y vuelve a pulsar la teclaT.Del mismo modo,escribe elnombre del autor

6Observa como la celdade la derecha,tiene el va-lor cero ya escrito. Esto sedebe a que este campo es detipo numrico y por defec-

to presenta este nmero.PulsaT dos veces para si-tuarte en la columna

Te preguntars por qu nointroducir el precio del libro?Muy sencillo,ste te lo hanregalado y no sabes su pre-cio,por lo que lo dejars conel valor por defecto.Todo esto viene al caso pa-ra decirte que no podras ha-berlo hecho con el campo"COD_LIBRO", ya que una

de las caractersticas de loscampos claves es que nopueden contener un valornulo.Es decir,no se puedendejar en blanco (obviamen-te,no puede existir un librosin cdigo).

7Pues bien,ahora ests si-tuado en el campo de ti-po memo.Recuerda que eraaquel que te dejaba intro-ducir ms de 255 caracterespor registro.Por esta razn, se suele uti-

lizar para incluir comenta-rios ms largos,como expli-caciones, notas, o en estecaso un resumen del conte-nido del libro.Ten en cuenta que si escri-bes mucho,debes aumentarexcesivamente el ancho dela columna para ver todo loque tecleas. Como esto noes lo ideal,pu lsa la combi-

nacin de teclas + 2 yaparecer una nueva venta-na a modo de zoom:

desde la que podrs escribiry ver ms cmodamente elcontenido de la celda en laque estabas situado.

8Aprovechando esto,tecleaun breve resumen de la

obra,como por ejemploCuando termines, pulsa elbotn y lo escritohabr quedado incluido enla celda.Como se puede vera simple vista,la ltima co-lumna presenta una peque-a casilla:

que segn su estado repre-senta a uno de los dos posi-bles valores en un campo l-

gico (S/No).De este modo,si quieres establecer el valorafirmativo (te han regaladoel libro) haz click en la casi-lla y se mostrar as:

Si por el contrario quieresindicar que el libro ha sidocomprado por ti, vuelve apulsar en la casilla hasta questa quede as:

En esta ocasin,djala mar-cada y pulsaT.

9Te situars, automtica-mente,en la primera cel-da de un nuevo registro enla que debes teclear

.Rellena el resto del registrocon estos datos

El resumen te lo dejamos a tuantojo,ya que segn tus gus-tos ser ms o menos largo.

10 Si en lugar de ver elcampo lgico comouna casilla de verificacinprefieres que aparezcan lospropios valores S y No,pul-sa el botn:

y pasars a la vista Diseode la tabla.Una vez all, si-ta el cursor en la fila co-rrespondiente al campo "RE-GALADO"

03

Mscarade entrada

En una base de datos dAccess, es un formatoespecial que se utilizapara facilitar la insercide datos en un controlcampo. Consta de ca-

racteres que especificadnde se han de insertlos datos, cules ycuntos sern permiti-dos. Por ejemplo, unamscara puede obligarque, en un campo deteminado, slo se puedateclear cinco caracterenumricos.

Claveprincipal

Un campo clave es aquecuyos valores identificade manera nica cada r

gistro de una tabla. As,en un campo en el que introducen los nmerosde DNI nunca podr ha-ber dos iguales. Un campo clave no admite valores nulos y se utiliza parelacionar tablas entre s

Integridadreferencial

Reglas que sirven parapreservar las relacionesexistentes entre dos ta-blas cuando se introdu-cen o eliminan registrosPor ejemplo, si exiges itegridad referencial,Access impidir agregaregistros a una tabla relcionada cuando no exisun registro asociado enla tabla principal.

Ventana debase de dato

Ventana que aparece alabrir una base de Microsoft Access. Contiene lafichas Tablas, ConsultasFormularios, Informes,Pginas, Macros y M-dulos, en las que puede

hacer click para mostratodos los objetos de esetipo contenidos en la base de datos.

Botnde seleccin

Es cada uno de los botnes grises colocados ala izquierda de los regitros en la vista Hoja dedatos. Al pinchar enellos se selecciona el rgistro correspondiente

05

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y, en la parte inferior, hazclick en la pestaaCuando veas su contenido,tienes que desplegar la lista

yelegir el valor

11Seguidamente,vuelvea situarte en la pesta-a y asegrate deque la primera propiedad

tiene establecido el valor .Si es as,pulsa el botn:

para regresar a la vista Hojade datos y responde afirma-tivamente al mensaje deconfirmacin sobre si quie-res guardar las modificacio-nes.Una vez en la tabla,com-prueba que los valoresintroducidos en el campoREGALADO han cambiado.

As,donde estaba marcada

la casilla aparece, ahora, elvalor S y donde no lo esta-ba se ve No

No tengas en cuenta el lti-mo valor, ya que corres-ponde a la fila en blancoque todava no est editada

y que, al igual que con elprecio,muestra un valor por

defecto.

12 A partir de este mo-mento,slo queda in-troducir el resto de los regis-tros de la tabla. Nosotros,obviamente,te vamos a mos-trar slo algunos ejemplos delos miles que podran existir

13

Cuando hayas intro-ducido todos los cam-

pos que consideres necesa-rios, cierra la tabla pulsandoen el botn

y, cuando te sites de nuevoen la ventana de base dedatos , haz dobleclick sobre el nombre de latabla .Nuevamente,vers que noexiste ningn registro en

su interiorPara solucionarlo,debes pro-ceder como hasta ahora.

Aade registros as:Comprueba que en el cam-po COD_AMIGO slo pue-des teclear valores numri-cos y stos tienen que serobligatoriamente cuatro.

14 Cierra la tabla AMI-GOS y haz doble clicken para abrir-

la. El aspecto ser similar aste:El texto delprimer campo te recuerdaque este campo lo estable-ciste como autonumrico,

es decir que l solo se ir in-crementando en una unidada cada nuevo registro.Comprubalo, pulsando di-rectamente la tecla Ty te-cleando el contenido de la si-guiente celda:

Habrs podido comprobarque, justo cuando has

comenzado a escribir ene l segundo campo, e l valor del primero se ha

transformado en

cumpliendo as la funde un campo de este t

15 Termina de reel registro condatos

y desde el ltimo cpulsa la teclaT.

Al intentar situarte

siguiente registro , odrs este mensaje:Se puede decir ms alro no ms claro: no pintroducir el valor "B10

que este cdigo de libha sido dado de alta pmente en la tabla LIBRdecir,no existe.Slo ppulsar el botn pinchar en .Lueg

sa la tecla tres vecra borrar los nmeros.Lteclea , que esque deberas haber incido desde el principio

16 Termina de relletabla de un momilar a ste:

04 (Pg. 39)

A partir de ahora, en elcampo lgico REGALADOtendrs que teclear S oNo. Recuerda que el valorafirmativo debe llevar til-de para no confundirsecon el si condicional.

ConsejoComputer Hoy

En ocasiones,despus dehaber introducido la infor-macin en una tabla,surge lanecesidad de modificar al-guno de sus valores.Para con-seguirlo, previamente es ne-cesario situarse en el lugarcorrecto.Es decir,en la cel-da, columna o fila a modifi-car.Aunque Access est pen-sado para utilizar el ratn,hayque tener en cuenta que,a lahora de introducir datos, elmovimiento constante del te-

clado al ratn puede reducir

la velocidad de entrada de da-tos.Por esta razn,Access haheredado procedimientos deentrada de datos similares alos de cualquier aplicacinDOS a travs de combina-ciones de teclas.A continua-cin, te vamos a detallar to-das las posibilidades para queen cualquier momento ten-gas dnde elegir.

1Para seguir el ejemploabre,por ejemplo,la tablaARTICULO y fjate que en la

parte inferior de la ventanade la hoja de datos se mues-tran los botones de despla-zamiento

El cuadro del centro indica elnmero del registro actual,es decir, el que muestra elsmbolo

en la parte superior. A la de-recha aparece el nmero to-tal de registros .En es-

te ejemplo se estara

visualizando el registro 1 deun total de 16.

2Tambin puedes utilizarestos botones para des-plazarte por los registros.

As, los botones , , y te permitirn despla-

zarte al primer,anterior, si-guiente y ltimo registro res-pectivamente. Prueba concada uno de ellos para que

puedas ver el resultado.

3Del mismo mododes utilizar la

central , ,para s i tuarforma directa, en un minado registro. Por plo, si seleccionas ese

y, t ecl eas un o nu evocuando pulses$ te rs automticamentese nmero de registr

Esta funcin,puede remuy til cuando trabajgran cantidad de datosas situarte, por ejemp

el registro nmero 500

2 Desplazamiento y edicin de una tabla


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N 48

Para aadir o eliminar re-istros en una tabla utiliza es-os mtodos:

ntroducir registrosIntroduce nuevos registros

de este modo:

1Ya has visto que, cuandocreas una nueva tabla,s-a contiene un nico registron blanco con un asterisco*) situado en el botn deeleccin y queepresenta al ltimo registron blanco disponible parasa tabla. Obviamente, si-uando el cursor en ese re-istro,tendrs disponible un

nuevo registro.Otro modo de acceder di-ectamente a este registro enlanco es pulsando sobre el

otn .

2Para introducir nuevos re-gistros de forma separa-da, sin ver los ya existentes,despliega el men ylige .

Desaparecern los registrosque ya tuvieras y slo tendrsuno en blanco para comen-ar a introducir los nuevos.

Para volver a visualizar todos,debes acceder a yhacer click sobre la opcin

.

Eliminar registrosUn modo de eliminar re-istros innecesarios es ste:

1Haz click en el selector delregistro a borrary toda la fila quedar selec-cionada. Seguidamente, pul-sa#y obtendrs un mensa-

je pidiendo confirmacin.

Si pulsas lo borrars.En este caso elige paramantener el registro.

2Para borrar varios regis-tros a la vez,selecciona elprimero como en el puntoanterior,mantn pulsada latecla y pincha en el lti-mo registro a incluir en la se-leccin.Cuando pulses# seeliminarn todos las filas con-tenidas en el intervalo.

3

Como novedad, Access2000 te permite suprimir

registros de una tabla rela-cionada secundaria desde laprincipal. Por ejemplo, abrela tabla LIBROS y haz click enel icono

Obtendrs, en otra tabla in-dependiente,informacin so-bre los prstamos de ese li-bro.En este caso,slo uno:Si quieres eliminar este prs-tamo repite lo hasta aqu ex-plicado.

Al pulsar

dejars de visualizar los da-tos de la tabla relacionada.

05 (Pg. 39)

3 Aade y elimina registrosCambia el aspecto prede-

terminado de una tabla si-guiendo alguna de estas op-ciones:

Ancho y alto decolumnas y filas

El cambio de anchura deuna columna es algo muy til,sobre todo cuando su conte-nido es largo.

1Sita el puntero a la dere-cha del nombre del cam-po cuya columna quierescambiar de anchura

2Arrastra hacia la derechao izquierda segn quierasaumentar o disminuir el an-cho de esa columna.

Procede igual con cualquierfila,situndote en el selectorde fila

pero arrastrando hacia arribao abajo para determinar la al-tura de todas las filas de latabla.

Mover columnasIndependientemente de la si-tuacin de los campos en eldiseo de la tabla,es posiblemover las columnas en la vis-ta hoja de datos.As de fcil:

1Haz click sobre el nombredel campo que quieresmover y,desde esa posicin:

pincha y arrastra a otra posi-cin de la tabla. Al hacerlo,una lnea vertical te indicarel lugar que ocupar

2Cuando sueltes el ratn,quedar fijada:

Del mismo modo,vuelve a si-tuarla en la posicin inicial.

Ocultar yvisualizar columnasPodrs ocultar columnas con

el fin de que no se visualicenlos datos incluidos en ella oque no se impriman.

1Sita el cursor en cual-quier celda de la tabla,des-pliega el men y se-lecciona .

2Obtendrs un cuadro dedilogo con todos loscampos de la tabla.Desactivala casilla correspondiente alos que quieras ocultar

y pulsa para ver el re-sultado

Si quieres volver a visualizaralguna columna, procedeexactamente igual, aunqueahora activando la casilla.

Establecerel tipo de letraPara visualizar los datos de latabla con un determinado ti-po de letra,haz lo siguiente:

1Despliega el meny elige la opcin.

Obtendrs un cuadro de di-logo que te permitir cambiar

los formatos de letra.

2Elige,por ejemplo,el tde fuente el color:

Cuando pulses vel resultado:

3Para recuperar el aspto habitual,repite el p

1 y establece las opciy .

Ordenar los datosInicialmente,los registrosuna tabla se ordenan po

clave principal (si existe)obstante,en cualquier mmento podrs ordenarlos otros campos.

1Sitate en cualquier cede la columna por la quieras ordenar

A continuacin,haz clickbre los botnes:

segn quieras ordenarforma ascendente o descdente.

2Para seguir el ejemppulsa sobre el primerolos botones y obtendrsresultado como ste:

4 Modifica el aspecto de una tabla

Combinaciones de teclas para tablas!

A continuacin, vamos amostrarte las teclas o combi-naciones de ellas ms tiles

y empleadas a la hora de des-plazarte por una tabla, a tra-vs de sus registros, o para

modificar los datos existentesdel modo ms rpido y sen-cillo posible.

Accin TeclasSalta al siguiente campo. Si en l existe contenido,ste quedar totalmente seleccionado. TTe desplaza y selecciona, si lo hay,el contenido del campo anterior. +TAlterna entre la presentacin del cursor al final delcontenido de una celda y la seleccin del campo entero. 2Cuando el campo est seleccionado, desplaza al primercampo del registro actual. HCuando el campo est seleccionado, te desplaza al ltimocampo del registro actual. NDesplaza el cursor al primer campo de toda la tabla +HDesplaza el cursor al ltimo campo de toda la tabla +NDeshace los cambios efectuados en el campo actual.Una doble pulsacin deshace todo el registro. e


12/26N 4940

Tu base de datos est re-pleta y rebosante de in-formacin y crees que

posees todos los conoci-mientos del mundo. Abresuna de tus tablas y com-pruebas la gran cantidad dedatos que posees.

Ests encantado,ests ma-ravillado,ests...ests...qui-zs un poco asustado?, c-mo vas a manejar todo ese

volumen de informacin?,cmo conseguirs sabercunto te cost aquel libro,cuyo ttulo no consigues re-cordar y de cuyo autor slorecuerdas el primer apelli-do? Si te has hecho o plan-teado alguna de estas pre-guntas, vas por el buencamino,ya que eres cons-

ciente de algo que te dijimos

en la primera entrega de es-te curso:No es suficientecon almacenar datos sinms, es necesario un pro-grama que los gestione ade-cuadamente.

Esto, despus de habertepresentado a Access, lo tie-nes. Ahora, slo te faltaaprender a utilizar las op-ciones que el programa teofrece en cuanto a bsque-da y localizacin de registrosse refiere.

De ese modo, te vas a ini-ciar en el mundo de las con-sultas y de las bsquedas enuna base de datos.Ya vers como, al final de

esta entrega,descubres quees ms fcil de lo que creas

y no habr registro que se te

resista.

Ya has introducido toda la informacin de tu biblioteca odiscoteca en tu flamante base de datos. Y bien? A que escomo tener un coche, pero sin carn de conducir? Ahora teensearemos cmo manejar esos datos sin estrellarte.

Como ya te hemos dicho,en cualquier base de datos esposible filtrar registros

especficos.Tal vezpara ver slo la informacinrelativa a un determinado au-tor, o para localizar el telfo-no de aquel alumno que apro-b todas las asignaturas enenero.Es decir,la funcin delas consultas de seleccin esla de filtrar los registros deuna manera temporal para de-

jar slo aquellos en los queests interesado.

No obstante, tambin po-drs utilizar las consultas pa-ra, una vez editados los da-tos, modificarlos o inclusopara preparar el material ne-

cesario para elaborar for-

mularios e informes.Pero va-yamos por pasos (las prisasnunca fueron buenas),lo pri-mero es comenzar con la se-leccin de registros.

Crear una consultade seleccin

Estas consultas son las mshabituales y utilizadas. Per-miten realizar preguntas auna base de datos con el finde obtener una informacinconcreta,que puede prove-nir de una o varias tablas, eincluso, en casos ms avan-zados, de otras consultas.La respuesta a tus cuestio-nes se presentar en la de-

nominada Hoja de respues-

tas dinmicas.La aparde esta hoja es similar una tabla, es decir, la macin solicitada setrar en filas y columadems, algo muy imtante que tienes que en cuenta es que las mcaciones que realices ta hoja se actualizartomticamente,en las de donde proceden ltos obtenidos.Sabiendo todo esto,ade a crear tu primerasulta de seleccin:

1Una vez hayas abiebase de datosy desde su ventana dede datos ,haen la pestaa

comprueba como el c

02 (Pg.42)

01 (Pg. 42)

1 Consultas de seleccin

Consultas de seleccin

Uso de criterios

Operadores de comparacin

Campos calculados

Consultas de totales

Consultas de agrupacin


Curso Access 2000 paso a paso, 3 parte

j

p

y
http://choy47.pdf/http://choy48.pdf/http://choy48.pdf/http://choy47.pdf/


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N 49

nido de esta ventana est va-o, ya que todava no hasreado ninguna consulta ensta base de datos. Para so-ucionarlo,disponte a crear

una consulta haciendo clickn el botn .

2Obtendrs un cuadro de

dilogo que te proponearios mtodos para crear laonsulta

Por ejemplo,podras utilizarl Asistente que te guiar aa hora de crearla o,comoa a ser el caso,crearla ente-

amente t mismo desdea ventana de diseo. Paralegir esta ltima opcin,se-ecciona la entrada denomi-

nada y pulsa elotn .

3Access te llevar a la ven-tana de diseo de la con-ulta, y sobre ella presenta- el siguiente cuadro de

dilogo:

Como ves,si ests situado ena pestaa , se mues-ran todas las tablas que exis-en en esta base de datos yn las que podrs basar tuonsulta.En esta ocasin,vasutilizar una sola tabla, porso selecciona su nombre

y, luego, haz click,onsecutivamente, sobre

y .Obtendrsa ventana de diseo de laonsulta:

on la tabla que se va a uti-zar agregada en la parte su-

perior.Para que trabajes ms

cmodamente en esta ven-tana, es conveniente quepulses en su botn paramaximizarla.

4El siguiente paso consis-te en lograr que la cua-drcula de la parte inferiorcontenga slo los campos

que se van a utili-zar en la consulta y en el or-den ms conveniente.

La forma ms sencilla derealizar esta operacin es irhaciendo doble click sobrecada uno de los campos de

la tabla superior a incluir enla cuadrcula.Por ejemplo,como en esta consulta quie-res que se muestre el TITU-LO y que te indique,adems,si ese libro fue regalado,hazdoble click, primero, sobreel nombre de campo

y luego en .

5Comprueba que Accesshabr ido situando uncampo a continuacin deotro:

Para no complicar ms estaprueba, haz click directa-mente en el botn:

de la barra de herramientasy visualizars el re-

sultado. En este caso, lo ni-co que has hecho ha sido de-

cirle a Access que de todos

los campos de la tabla slo temuestre dos:

Y como se ve, lo has conse-guido.

6Ahora, vas a modificar eldiseo de tu consulta.Para ello,obviamente,debesregresar a la vista diseo.Podrs hacerlo pulsando enel botn:

Una vez all,para que desa-

parezca el campo REGALA-DO y que en su lugar apa-rezca AUTOR, tienes dosformas de hacerlo: elimi-nando el primero y aa-diendo el segundo o reali-zando directamente lasustitucin.Para eliminar uncampo debes hacer click ensu indicador de columna:

y pulsar#.Para sustituirlo,despliega la lista

que aparece al situarte enese campo y elige,en estecaso,la entrada

Cuando se vea as,

la sustitucin se habr con-seguido satisfactoriamente.

7Llega el momento de in-dicar el orden en queaparecern los registros enla hoja de respuestas, paraello sita el cursor en la fila

de la columna por la quequieres ordenar. En ese mo-mento,despliega la lista

y elige el valor adecuado, se-

gn quieras ordenar de ma-yor a menor o al revs.En es-te caso selecciona

8Por otro lado,debes,des-de aqu, indicar los cri-terios que deben cumplir losregistros que se mostrarn.En esta ocasin pondrs unomuy sencillo pero, en pr-ximos apartados de esta mis-

ma entrega, te indicaremosuna gran variedad de ellos.

As que sitate en

y teclea

Cuando pinches en cual-quier otra fila distinta,observa que aparecen co-millas para indicar que esun criterio de tipo texto:

.

9Como informacin adi-cional te indicamos que,aunque en este caso las ca-sillas

deben aparecer activadas(para que se muestren en losresultados las dos columnas),podras preferir no activarpor ejemplo la segunda y as,aunque se cumpla el criterioque en ella se indica,no apa-rezca su contenido.

10 Bueno,pues lleg lahora de ver los resul-tado. Pincha como antes, ycomo a partir de ahora ha-rs muchas veces, el botn:

El resultado ser este

Es decir,tienes tres libroStephen King. Si hubiedesactivado la casilla quindicamos en el paso anrior, no te aparecera lalumna AUTOR repitientres veces su nombre, aque s los tres ttulos.

Consultarvarias tablasCuando sea necesario oner informacin de variablas a la vez, debers agarlas a la ventana de disde la consulta.Si hayrelacionespredefinidas entre ellas,cess las incluir automtmente.Si por el contrariose crearon desde la ventde relacionesr necesario definirlas dela propia ventana de dis

exactamente igual que loras desde aquella.

A continuacin,te vamoexponer una serie de cutiones que tienes que teen cuenta a la hora de bajar con varias tablasuna consulta de selecci

1Desde el diseo deconsulta, pulsa sobrbotn:

y, en el cuadro de dilque obtienes,selecciona

mero la tabla por ltimo los botoy .

Fjate como en la parteperior aparece la nuevabla junto con la relacexistente entre sta y la

ya tenas (LIBROS):

2

Por otro lado,en algocasin te encontra

con la necesidad de utilms tablas de las queprincipio requieres.Un ejemplo,imagina quecesitas informacin de labla LIBROS y de AMIGOSro no de los PRESTAMOEn esta situacin,lo ms nmal es que pulses sobreta ltima tabla,que prenes #,para borrarla d

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05 (Pg

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RegistroEn una tabla de una ba-se de datos, los regis-tros se correspondencon cada una de sus fi-las. Contienen datosacerca de, por ejemplo,una persona, un objeto,

una accin, etctera.Y existen tantos regis-tros como filas haya enla tabla.

Ventana debase de datos

Ventana que aparece alabrir una base de datosde Microsoft Access.Contiene una ficha dife-rente para cada uno delos objetos: tablas, con-sultas, formularios, in-formes, macros, etcte-ra. Pinchando en una de

estas fichas, puedes vertodos los objetos quetiene. As, si seleccio-nas la pestaa Tablas,el programa te mostrartodas las tablas que hayya creadas en esa basede datos.Desde esta ventana sepueden crear nuevosobjetos, modificar losya existentes e inclusoeliminar los que no seconsideren necesarios.

Campo

Este elemento se co-rresponde, en una tablade una base de datoscomo Access, con cadauna de las columnasque la forman.Y cada una contiene unelemento de informa-cin especfico, como,por ejemplo, el nombre,el apellido, el nmero detelfono, la direccin,etctera.

Barra deherramientas

Barra que aparece nor-malmente en la partesuperior de una aplica-cin y que contiene unconjunto de botones enlos que se puede hacerclick para ejecutar co-mandos de men de usofrecuente.Estas barras se puedenpersonalizar por elusuario, para adecuar-las, en cada momento, asus preferencias y nece-sidades.

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ventana de diseo,y que re-pitas el paso 1 para agregarla tabla .

Ambas tablas se veran as:

Como ves, no existe, ni sepueden crear relaciones en-tre ellas. Sera imprescindi-ble agregar la tabla PRESTA-MOS ya que acta comoenlace entre las dos. Ade-ms, si creases alguna con-sulta con ambas tablas sin re-lacionar,el resultado no seracoherente con la informa-cin real.Si aades la tercera tablaaparecern todas las rela-ciones:

3Algo ms a tener en cuen-ta es que cuando se rela-cionan dos tablas, indepen-dientemente de que exista ono integridad referencial

entre ellas,Accesscombina aquellos registrosde ambas tablas que contie-nen el mismo valor en loscampos relacionados.

Para que lo entiendas mejor,al combinar LIBROS y PRES-TAMOS, en un principio s-lo aparecern aquellos librosque hayan sido prestados.Dicho de otro modo, los li-bros que no estn entrega-dos no aparecern en la con-sulta, ya que su cdigo(campo por el que se rela-cionan las tablas) debeaparecer en ambas y esto s-lo ocurre cuando se prestauna obra.Para ver un ejemploprctico,haz click sobre la ta-bla AMIGOS y pulsa la tecla

# para borrarla de la con-sulta y quedarte con:

4Del mismo modo,cambiala parte inferior para quequede del siguiente modo:

Comprueba que la segunda

fila te indica el nombre de la

tabla a la que pertenece elcampo de cada columna ypulsa el botn:

El resultado son los diezprstamos realizados (algnlibro se ha prestado varias

veces). Lo que no aparece,ni siquiera indicado, es

el nombre del resto de lasobras que no han sido pres-tadas

5Solucinalo regresandoa la vista diseo,situn-dote sobre la relacin

y haciendo doble click so-bre ella. Aparecer un cua-

dro de dilogo con informa-cin sobre la relacin

Asegrate de activar el bo-tn de opcin

y pulsa .

6El primer cambio que ob-servars estar en la pro-pia lnea de la relacinEl segundo,cuando pulses:

y puedas ver los nuevos re-

sultados:

Como comprobars,apare-cen todos los libros y suspedidos pero, adems, tam-bin se incluyen las obras noprestadas aunque con el l-timo campo en blanco.

Uso de criterios

Como ya viste en el aparta-do Crear una consulta de se-leccin, los criterios per-

miten establecer lascondiciones que debencumplir los registros a mos-trar en la Hoja de respuestade la consulta.Debes teneren cuenta que,si en la fila decriterios se introducen va-rias condiciones para varioscampos,deben cumplirse to-das ellas simultneamente y

que la forma de incorporar

un criterio depende del ti-po de datos del campo.Comprubalo as:

1El caso de lostextos ya lo hasvisto en apartadosanteriores. Te re-cordamos que el

criterio puedes introdentre comillas. Si no ces, el propio Access cargar de ello.

As que no te asustes srecen unas comillas qno has escrito. Por etrario,los nmeros seducen tal cual, sin n

smbolo adicional (sloma como separador decLas fechas se incorportre # y los campos lgicgn el formato elegidejemplo con S y No.Sabiendo esto, repite so 5 anterior,pero selnando la opcin inicia

y, luego,transforma la inferior de la ventana go que coincida con e

2Antes del resultadoplicacin:buscas unprestado,del autor SteKing, que te haya co2.800 pesetas (por lono regalado) y presta10 de marzo del 2000Pulsa el botn:

y lo encontrars:

Operadoresde comparacin

Ahora,vas a realizar unplo utilizando operadocomparacin.Te ayudla hora de simplificar lterios de bsqueda.Ntante, para que ampl

posibilidades tetramos en un cel resto de operes de este tippuedes utilizconsultas.

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1Imagina que quieres ob-tener la misma informa-cin que en la consulta delapartado anterior, pero slo

de los libros que han costa-do ms de 3.000 pesetas.Lo primero,como siempre,essituarte en el diseo de la con-sulta y cambiar la parte infe-rior para adecuarla a esto:

2Por ltimo, ejecuta laconsulta pulsando:

y vers todos los libros pres-tados que cuesten ms de

3.000 pesetas,(si quisieses que fueran to-dos los libros, no slo losprestados, tendras que re-petir el paso 5 del puntoConsultar varias tablas).

Operadores lgicosTambin son muy importan-tes los operadores Y y Or,que permiten establecer va-rias condiciones a la vez enun mismo campo.Compru-balo con estos ejemplos:

1Cambia la consulta ante-rior para que quede asdefinida:

(Antes hemos eliminado la ta-bla PRESTAMOS).

Acabas de indicar al progra-ma que quieres ver aquelloslibros cuyo precio es mayoro igual de 2.000 pesetas pe-ro que a la vez no valen msde 3.500.Es decir,tienen quecumplir ambas condicionesa la vez.Cuando pulses:

vers esos libros:

En este caso aparecen obrasno prestadas, ya que no seha utilizado la tabla PRES-TAMOS en combinacin.

2Vuelve al diseo e intro-duce, ahora,estos crite-riosCon ello ests indicando quequieres ver todos los libros,

ya sean, indistintamente,deStephen King o de Isaac

Asimov. Ejecuta la consul-ta y el programa te indicar

cuntos hay y ordenados porautorA estas alturas, viene bienformularse una pregunta:

qu hubiera ocurrido si elcriterio hubiese sido

?Obviamente, no hubiesesobtenido ningn registro

coincidente,ya que no exis-te una obra que sea de am-bos autores a la vez.

Los patronesLos patrones o comodinesson tiles sobre todo en loscampos de tipo texto.Existen dos:* y ?El primero sustituye a ungrupo indeterminado de ca-

racteres y el segundo a unsolo carcter.Comprubalo as:

1Para que lo entiendas me-jor, parte de la base deque slo conoces un frag-mento del ttulo de un libroo de que no quieres equi-

vocarte al escribirlo porquees bastante largo o compli-cado.En este caso, debersteclear un criterio de esteestilo

Fjate que, al hacer click encualquier fila fuera del cri-terio, ste cambiar a

.La palabra Comose aade,automticamente, cuando seutilizan patrones.

2Finalmente, para ver elresultado ejecuta la con-sulta y obtendrs los datoscorrespondientes al libro olibros cuyo ttulo comienza

por los caracteres escritos

Campos calculadosEn cualquier tipo de con-sulta se pueden crear cam-pos calculados,que no per-tenecen a ninguna tabla, yque se crean a partir de unaexpresin que est formadapor campos ya existentes yoperadores. La sintaxis decualquier campo calculadoes sta:Nombre del nuevo cam-

po:Expresin. Este ltimo

concepto es el clculel programa Access drealizar. Comprubaleste ejemplo:

1Regresa al diseo consulta y teclea,ecolumna en blancoCon ello indicas que enuevo campo, denomSubida, debe aparecnuevo precio, que sprecio de compra m10% de incremento qhas estimado.Como puedes ver, cadque hagas referenciacampo ya existente de

poner su nombre entrchetes.

2Tras asegurarte deactivada la casilla la columna del campculado,pulsa el botn

y vers un nuevo campdisposicin

Aunque no te hemostrado todos los resultte aseguramos que todflejan un increment10% a excepcin,claro

de los libros regalado

Al introducir criterios,Access no distingue entremaysculas y minsculas,pero s los acentos y losespacios en blanco.

ConsejoComputer Hoy

Operadores comparativos!

Los operadores de comparacin permiten cotejar un valordeterminado, para as obtener los registros que pasen es-te filtro. Se utilizan frecuentemente con datos numricos.

Operador Descripcin> Mayor que< Menor que= Igual>= Mayor o igual que


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N 49

RelacinRelacionar tablas tepermitir obtener datosde varias tablas en unaconsulta, formulario...Normalmente, las tablase relacionan entre s atravs de un campo

clave que facilita loperacin.En cualquier relacinexistente, una tabla ac-tuar como principal yotra como secundaria orelacionada.

Claveprincipal

Un campo clave es aqucuyos valores identificainequvocamente cadaregistro de una tabla.As, en un campo en elque se introducen los n

meros de DNI nunca podr haber dos iguales. Ucampo clave no admitevalores nulos y se utilizpara relacionar tablas etre s. En una tabla queposea un campo de esttipo, los registros quedrn ordenados automtcamente por l.

Ventanade relaciones

Las relaciones entre ta-blas se establecen y modifican desde la ventanade relaciones.Realmente es una ventana tpica de Windows ela que se puede mostracualquier tabla o consuta existente en la base ddatos a la cual pertenecA partir de este momento, slo tienes que ir estableciendo las relacio-nes que habr entre lasdistintas tablas.

Integridadreferencial

Reglas que sirven parapreservar las relaciones

existentes entre dos ta-blas cuando se introdu-cen o eliminan registrosPor ejemplo, si exiges itegridad referencial,Access impedir agregaregistros a una tabla relcionada cuando no exisun registro asociado enla tabla principal. O elimnar de la tabla principalun registro que tenga scoincidente en la tablasecundaria.

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Guardaruna consulta

Al igual que ocurra con lasablas,las consultas son tam-in objetos susceptibles deer archivados.Para ello, de-es seguir estos pasos:

1Despliega el meny elige la opcin

. En el nuevocuadro de dilogo que apa-rece,teclea un nombre parala consulta

2Tras pulsar yquedar la consulta archi-vada, haz click en su botn

para cerrarla.Podrs veren la ventana de base dedatos un nuevo objeto

dentro de laseccin .Ten en cuenta que cada vez

que la abras,por ejemplo ha-ciendo doble click sobre

ella, se ejecutar con todossus posibles criterios y mos-trando la informacin ac-tualizada. Es decir, si has aa-dido o eliminado registrosen cualquiera de las tablasen las que estaba basada laconsulta, al abrirla se mos-trarn los nuevos registros

existentes que tambin cum-plen los criterios.

Aparte de las consultas deeleccin simples que has

visto, Access permite agru-par registros segn el valorde un determinado campo yesumir dichos grupos me-

diante clculos tales comoumar,contar, calcular pro-

medios,etctera.

Calcular totalessobre los registros

Para comenzar con este tipode consultas vas a partir delaso ms sencillo.s decir, aquel en el queealizas una determinadaperacin matemtica conodos los registros.

Para esto,es obvio que ten-drs que realizarlo sobre unampo de tipo numrico,co-

mo PRECIO_COMPRA.Hazlo as:

1Repite los pasos del 1 al3 del primer apartado desta entrega,como si estu-ieses creando una consul-a de seleccin.

Una vez visualices la venta-na de diseo de la consulta,pulsa en el botn:

de la barra de herramientasuna nueva fila aparecern la parte inferior

2En este ejemplo,vas a uti-lizar esta fila para calcu-ar el nmero total de librosel precio ms caro.

Para conseguirlo, aade losampos que se muestran ensta imagen:

En ese momento, despliegala lista

y elige el valor . Enla segunda columna esta-blece el valor

3Cuando ejecutes la con-sulta, el clculo ser in-mediato:

Es decir, te indica que tienes16 libros y el precio del mscaro.Sabiendo esto,puedesir probando con otros cl-culos, como mnimos, pro-medios,etctera...

Agrupacinde registros

En el apartado anterior tehabrs dado cuenta de que,al agregar campos en la cua-drcula inferior, se presen-taba inicialmente la opcin

.Esta funcin permite que losclculos indicados en otrascolumnas se realicen sobrecada uno de los grupos deregistros que se forman apartir de los valores del cam-po de la columna Agruparpor . Para que lo entiendasmejor, haz lo siguiente:

1Convierte la parte inferioren algo parecido a esto:para decirle al programa quete muestre los libros agru-pados por autor y de esosgrupos que te diga cul esms caro.

2Comprubalopulsando elbotn:

y vers algo as:Es decir, te est indicandoque,por ejemplo,de todos loslibros de Stephen King el mscaro vale 2.800 pesetas.

Uso de criterios

Al igual que utilizabas filtrosen consultas de seleccinsimples,tambin puedes uti-lizarlos en las consultas de

totales y agrupacin.Imagina que, siguiendo elejemplo anterior,quieres ob-tener el precio mximo porautor, pero aexcepcin delas obras deIsabel Allen-de. Cons-guelo as:

1Lo prime-ro es modi-ficar el diseode la consultahasta quequede as:

2 A conti-nuacin,ejecuta laconsulta, y compruebaque en el re-sultado noaparece laentrada co-rrespondien-

te al autorobviadoHasta aqu,te

hemos adentrado en el di-seo de consultas y en eluso de las opciones funda-mentales para su creacin.

Ahora, sers capaz de co-menzar a practicar con ellasaunque todava necesitaspracticar y sobre todo estu-diar los conceptos ms avan-zados sobre consultas, quete ensearemos en la prxi-ma entrega.

Slo te falta un paso ms pa-ra ser un experto en todo loreferente a las consultas de

Access.

2 Consultas de agrupacin y consultas de totales


17/26N 5036

Se puede decir que, demodo general, en Ac-cess 2000 existen dos ti-

pos de consultas: las de se-leccin y las de accin.

Las primeras,vistas en laentrega anterior, seleccionan

un conjunto de registros,deuna o varias tablas,para mos-trrtelos. Las segundas,msdinmicas, permiten modi-ficar los datos de tablas yaexistentes de forma auto-mtica, as como crear ta-blas nuevas a partir de otrasde tu base de datos.

De este modo tienes todoslos flancos cubiertos,es de-cir, dispones de consultasque slo filtran y te mues-tran los registros que buscasen un momento determina-

do, y por otro lado,puedesutilizar otro tipo de consul-tas que realizan unas accio-nes determinadas para au-tomatizar tareas, y parafacilitarte y agilizarte el tra-bajo en Access.

No obstante,debes teneren cuenta que stas ltimas,aunque muy tiles, puedenllegar a ser peligrosas si lasutilizas de modo incorrectoo las tomas a la ligera. Re-cuerda que actan directa-mente sobre los datos de labase de datos modificndo-los e incluso eliminndolos.De modo que mal utilizadas,pueden llevarte a perder,sinremisin, informacin va-liosa de tus tablas.Y lo peor, lo harn tan au-

tomticamente que no te ha-brs dado ni cuenta de loque ha pasado.

Pero,no temas, para queesto no ocurra y trabajescon conocimiento de causa,

vamos a mostrarte todos losentresijos de este tipo deconsultas.As que,dispnte

a aprender.

Existen cuatro tipos de con-sultas:de creacin de tablas,de datos anexados,de elimi-nacin y consultas de actua-lizacin.A continuacin vasa aprender a disearlas y a co-nocer el efecto que producensegn el tipo de relacinexistente entre tablas.

Consultas decreacin de tablasTal y como te hemos expli-

cado en la introduccin de

esta entrega, este tipo deconsultas permite crear unatabla nueva a partir de losdatos de otra u otras tablaso consultas.Esto puede re-sultar interesante para rea-lizar copias de seguridad,al-macenar registros antiguoso para la creacin de tablasque sern exportadas haciaotras aplicaciones.

En este caso,para seguir elejemplo, crears una nuevatabla que incluya algunos

datos sobre los prstamos de

libros a uno de tus amigos.Para conseguirlo debes se-guir los pasos que a conti-nuacin te detallamos y po-drs comprobar como elcomienzo es exacto al dise-o de una consulta habitualde seleccin (no es tan dif-

cil como creas):

1Desde la ventana dese de datos:

1 Consultas de accin

Consultas de accin

Consultas especiales

Introduccin a las bases de datos NIntroduccin y edicin de datos en tablas NDiseo de las primeras consultas NConsultas avanzadas N

Trabajo con formularios e informes N

Curso Access 2000 paso a paso, 4 parte

Foto:AxelSpringer.Montaje:ComputerHoy.

Llega el momentode darle algo deaccin a tus con-sultas. No temas,no tendrs queaprender artesmarciales, simple-mente, vamos amostrarte el usode otro tipo deconsultas ms di-nmicas y avanza-das. Pues lo dicho:ponte en accin!


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N 50

haz click en el botn y luego en

para indicar la crea-in de una nueva consulta.

2En el cuadro de dilogoque obtienes

elecciona la opciny, seguidamen-

e,pulsa .Obtendrs una nueva ven-ana:

n la que debes asegurarte

de tener activada la pestaa.

3Como ya es obvio, en la

ventana anterior debeseleccionar el nombre de lasablas que van a intervenirn la consulta para agregar-as en su diseo. Para hacer-o, haz click sobre ,

mantn pulsada la teclay pulsa en . De

ste modo,ambas tablas que-darn seleccionadas:

4Ya slo te queda pulsarlos botones y

para situarte en laentana de diseo de la con-ulta y visualizar las dos ta-las en la parte superior pre-

paradas para su uso

5Indcale al programa quela consulta que vas a di-

ear es de creacin de ta-la desplegando el men

y eligiendo elomando:

.De este modo,obtendrs un

uadro de dilogo que tepermitir establecer el nom-

re de la nueva tabla y su

ubicacin:

As , por ejemplo, tecleacomo nombre de la nuevatabla y deja, comodestino, la base de datosactual, manteniendo activa-do el botn de opcin

.

Si deseases almacenar lanueva tabla en una base dedatos distinta a la actual,

, deberas activarel botn de opcin

, y especi-ficar el nombre de esta nue-

va base de datos en el cua-dro .

6Cuando pulses el botn

podrs compro-

bar que Access interpreta es-ta nueva consulta como deaccin, por el mensaje queaparece en la barra de ttulo:

Ahora,debes aadir,en las co-lumnas de la parte inferior,los campos que tendr lanueva tabla "NUEVA" o losque vayas a utilizar para es-pecificar los criterios que de-ben cumplir los registros quese van a copiar en ella.Paraseguir este ejemplo, debesconvertir la cuadrcula infe-

rior en algo similar a esto:

Aunque suponemos que aestas alturas ya sabes comohacer esto perfectamente, terecordamos que, en las ta-blas de la parte superior, de-bes ir haciendo doble clicksobre el nombre de cadauno de los campos y se irnaadiendo uno tras otro encolumnas consecutivas.Tambin te recordamos queel criterio "Roberto" espe-cifica que slo debe apare-cer la informacin de aque-llos registros cuyo nombrede amigo sea ese mismo yque no hace falta que aa-

das las comillas, ya que elpropio programa te las in-cluir.

7Ya tienes la consulta de-bidamente diseada pe-

ro,en este tipo de consultas,es conveniente que antes deproceder con su ejecucincompruebes los resultadosque se producirn.Ya que nodebes olvidar que esta con-sulta es de accin.Para ello en lugar de pulsarel botn:

como has hecho hasta aho-ra, haz click en:

y podrs admirar una "vistaprevia" de lo que ser tu

nueva tabla

Es decir,contendr todos loscuatro campos que se mues-tran en la imagen ante rior,pero slo con informacinreferente a los tres prsta-mos realizados a tu amigo"Roberto".Si necesitases msinformacin, por ejemplo,de los libros prestadosdeberas regresar al diseode la consulta,aadir la ta-bla que posee esos datos,esdecir,la tabla "LIBROS" y losnuevos campos.

8Una vez comprobadoslos resultados, retorna a

la ventana de diseo ha-ciendo click en el botn:

y ejecuta la consulta ha-ciendo,ya s, click en:

Access te presentar un

mensaje

que te informa del nmerode registros que va a copiaren la nueva tabla (en este ca-so 3). Para que esto se haga

efectivo pulsa sobre el bo-tn .

9 Aunque no hayas sidoconsciente de ello, Ac-

cess ha creado una nueva ta-bla de nombre "NUEVA" conlos tres registros anteriores.

Antes de que compruebessu existencia procede a ce-rrar y guardar, la consultaactual ,pulsando en

y, luego,en el botn delcuadro de dilogo de con-firmacin que aparece.Seguidamente, teclea unnombre para la consulta

y cuando hagas click ente situars en la ven-

tana de la base de datos don-de podrs ver el nombre detu nueva consulta

A la izquierda de ste, apa-rece un nuevo smbolo que

caracteriza a este tipoconsultas:

10Si ahora seleccioel botn

drs ver, a la derecha, labla recin creadaSi haces doble click so

ella para abrirla o, lo qu

lo mismo, la seleccionpulsas el botn drs ver su contenidoque coincidir con la vprevia del punto 7. Co

ves,has conseguido crepartir de todos los datodos tablas, una sola quajusta a tus necesidades

11Si ahora cierras labla,te sitas en la c

sulta psando en haces doble click sobre o pulsas el botn consulta se ejecutar etentar volver a crear labla "NUEVA". Como en ecaso ya existe, Access psentar un mensaje de

vertencia, indicando qutabla existente ser elimda antes de volver a cre

ya que no pueden existiruna misma base de dados tablas con el misnombre.As,si por errorrraras la tabla "NUEVAejecutar la consulta decin Crea_tabla_Nuev

volveras a crear la tablatalmente actualizada.

Si quisieras que el criterioespecificado en el campo

"NOMBRE" se tuviese encuenta pero que no seaadiese ese campo a lanueva tabla, deberas de-sactivar la casilla de veri-ficacin

ConsejoComputer Hoy


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Consultas dedatos anexados

Mediante este tipo de con-sultas podrs aadir regis-tros de una tabla a otra.Elproceso es muy similar al delas consultas de creacin detablas slo que,en lugar de

crear una estructura de ta-bla, se limita a aadir regis-tros a una tabla existente.

1Repite los pasos del 1 al4 del apartado anterior,

teniendo en cuenta que enel punto 3,las tablas que es-ts aadiendo son las quecontienen los datos a agre-gar en la tabla destino.

2Para establecer esta con-sulta como de datos ane-

xados, accede al men y elige la opcin

.En el cuadro de dilogo queaparece:

despliega la primera lista pa-ra elegir la tabla destino a laque se aadirn los regis-tros. En este caso, la quecreaste en el punto anterior

.Opcionalmente,podrs ac-

tivar el botn de opcinsi la quie-res llevar a una tabla de unabase de datos distinta a la ac-tual.

3Cuando pulses el botn

, y del mismo mo-do que ocurra en el aparta-do anterior,en la barra de t-tulos podrs ver el tipo deconsulta de que se trata:

.De igual manera,si te fijasen la cuadrcula de la parteinferior podrs ver una nue-

va fila

caracterstica de este tipo deconsultas.En este caso,tu in-tencin es la de aadir a latabla "NUEVA" la misma in-formacin pero de tu ami-ga Rosario.Por eso, debes agregar losmismos campos que posee

esta tabla

4La fila debecontener los campos de

la tabla destino a los queagregarn los nuevos regis-tros. Como coinciden ennombre,tanto en la tabla ori-gen como en la destino, Ac-cess la ha rellenado auto-mticamente por ti.

Para que se agreguen slolos registros correspon-dientes a Rosario aade elcriterio

5Pulsa el botn:

para previsualizar los regis-tros que se aadirn:

en este caso los libros pres-tados a esta amiga.Seguida-mente,pulsa sobre:

y luego en:

para ejecutar finalmente laconsulta.

As, cuando respondas afir-mativamente al mensaje deconfirmacin sobre la eje-cucin de la consulta

dos nuevos registros se ha-brn copiado en la tablaNUEVA.

6Procede exactamenteigual que en el punto 11

anterior para archivar la con-sulta y,tras darle un nombre,podrs visualizarla en la ven-tana de base de datos juntocon un nuevo smbolo quela distingue como consultade datos anexados

7Para comprobar el resul-

tado haz doble click so-bre la tabla y podrs

ver como ahora tiene cincoregistros:

Consultasde actualizacin

Este tipo de consultas per-mite modificar automtica-mente los datos almacena-dos en las tablas. Esto es,sustituir el contenido de unoo varios campos por un nue-

vo valor, en aquellos regis-tros que cumplan unos de-terminado criterios. Podrsmodificar varios registros ala vez de un modo tan sen-cillo como este:

1Repite el paso 1 del apar-tado anterior pero aade

la tabla "LIBROS" ya que, eneste tipo de consultas,las ta-blas que se agregan corres-ponden a las que tienen losregistros a modificar o

curso de acces - access

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