CAPITOLUL. PREZENTARE SGBD ACCESS 2013

ACCESS 2013 este un sistem de gestiune a bazelor de date care oferă următoarele facilități:

- Utilizează modelul relaţional în gestiunea bazelor de date.

- Gestionează cu succes baze de date de mărime medie și mică.

- Aplicaţiile ACCESS conţin un ansamblu de colecţii de obiecte tip: tabel (Table), interogare

(Query), formular (Form), raport (Report), macro (Macro), modul (Module).

- Dispune de o interfaţă prietenoasă pentru construirea obiectelor cu tipurile specificate anterior,

precum şi de numeroase componente de asistare (Wizard) a operațiilor de efectuat.

- Oferă posibilități pentru importul de date din Excel, Word, Access, dBase, ODBC Database,

XML, HTML, SharePoint list, precum și efectuarea unor legături (link) la Data Services.

- Permite exportul de date în Excel, Word, Access, dBase, ODBC Database, XML, HTML, PDF,

e-mail, SharePoint list.

- Este adaptat pentru lucru în reţele de calculatoare cu partajarea înregistrărilor.

- Dispune de instrumente de programare :

Declarativă (QBE, SQL, acţiuni în obiecte macro);

Procedurală (VBA).

- Datele gestionate în ACCESS pot fi publicate pe Web, astfel încât și alte persoane să poată

utiliza baza de date folosind un browser Web.

- Are posibilități de a creea tabele pe baza unei liste SharePoint, astfel că datele se pot utiliza de

către persoane care nu au instalat pe calulatorul personal SGBD Access.

- Interfaţa oferită de Access 2013, este o “interfaţă orientată spre rezultate”. Ea a fost proiectată

cu scopul de a-i permite utilizatorului să găsească şi să folosească mult mai uşor toate

caracteristicile avansate oferite de acest sistem de gestiune a bazelor de date.

În figura 1 este prezentată structura generală a ferestrei Access 2013.

Figura 1. Structura generală a ferestrei Access 2013.

Semnificația notațiilor este următoarea:

1. Bara de titlu

2. Bara cu meniul principal

3. Bara de instrumente și comenzi specifice

4. Panoul de navigare

5. Rubrica document

6. Bara cu selectorul de vederi

Așa cum rezultă din figura 1, elementele principale ale interfeţei Access 2013 sunt:

1. Bara de titlu:

Conține informații despre: numele bazei de date deschise, în stânga are butoane rapide pentru salvare și

corectare, iar în colțul din dreapta butoane de maximizare, minimaza, revenire și

închidere.

2. Bara cu meniul principal: File, Home, Create, External Data, Database Tools.

În mod implicit, această bară conţine cinci meniuri de comenzi:

File – are comenzi pentru deschiderea, închiderea, salvarea, tipărirea, sau crearea unei baze de

date, etc.

5

1 2

3

4

6

Home - cuprinde comenzile de bază Clipboard, comenzile de formatare caractere, alegere stiluri,

comenzi de inserare, comenzi de căutare, sortare, filtrare date.

Create - include comenzi ce permit crearea tuturor obiectelor Access: tabele, formulare, rapoarte,

interogări, macrouri și module.

External Data - conţine comenzi ce au ca efect importul/exportul datelor din alte fişiere de tip

Excel, Word, Access, dBase, ODBC Database, XML, HTML, SharePoint list, precum și efectuarea unor

legături (link) la Data Services.

Database Tools - are comenzi pentru crearea relaţiilor dintre tabele (Relationships), programarea

în limbajul Visual Basic, definirea unui meniu cu SwitchBoard Manager, compactarea, repararea bazei

de date, executarea macro-urilor, analiza bazei de date, migrarea datelor spre un SQL Server, splitarea

tabelelor, mutarea tabelelor într-un site Share Point .

Observaţie:

Dacă se deschide un obiect Access, de exemplu un tabel, în modul de proiectare (Design View) bara cu

meniul principal se extinde prin meniul Design cu comenzi specifice: de vizualizare, definirea unei chei

primare, inserarea de noi înregistrări, ştergere de înregistrări, vizualizare proprietăţilor tabelului şi

afişarea indexurilor tabelului, crearea/redenumirea sau ștergerea de data macro, afișarea relațiilor între

tabele și a dependențelor între obiecte (Figura 2).

Figura 2. Meniul principal extins cu noi comenzi

În cele ce urmează se prezintă o sinteză privind meniul FILE, care are asociate o serie de comenzi

frecvent utilizate precum: Info, New, Open, Save, Save As, Print, Close, Account, Options, așa cum

rezultă din figura 3.

Figura 3. Opțiunile meniului FILE

Semnificația comenzilor utilizate din meniul FILE este următoarea:

Info Afișează informații despre baza de date curentă, se pot afișa proprietățile ei,

are opțiuni de compactare, reparare, precum și de criptare cu parolă.

New Permite crearea unei baze de date noi. Sunt afișate toate modalitățile de

creare, dintre care utilizatorul va selecta varianta dorită. De obicei selectăm

BLANK DESKTOP DATABASE.

Open Deschide o bază de date Access existentă pe disc. Se afișează o listă cu cele

mai recente baze de date care au fost deschise în sesiunile anterioare.

Save Permite salvarea contextului de lucru curent.

Save As

Salvarea bazei de date cu un nume nou/vechi sau salvarea unui obiect cu

același nume sau cu nume diferit.

Print Permite previzualizarea pe ecran sau tipărirea la imprimantă a informaţiilor

din baza de date.

Close Închide baza de date.

Account Oferă informații privind accesul utilizatorului la baza de date Access,

termenii licenței Microsoft.

Options Permite stabilirea tuturor opțiunilor pentru utilizarea SGBD Access.

Observație:

Celelalte meniuri din bara cu meniul principal sunt explicate pe parcurs, prin intermediul operațiilor

practice pe care le execută acestea.

3. Bara de instrumente și comezi speciale conţine un set de comenzi particulare în funcție de opțiunea

din meniul principal ce a fost selectată.

De exemplu pentru opțiunea HOME apare bara cu instrumentele afișate în figura 4.

Figura 4. Bara de instrumente asociată meniului HOME

Pentru opțiunea DATABASE TOOLS apare bara cu instrumentele afișate în figura 5.

Figura 5. Bara de instrumente asociată meniului DATABASE TOOLS

4. Panoul de navigare este amplasat în stânga interfeței Access și include obiectele Access (tabele,

formulare, interogări, rapoarte, macrouri, module) create de utilizator, de unde apoi sunt apelate și

utilizate în funcție de necesitățile aplicației respective.

Figura 6. Panoul de navigare

Observaţie.

Ascunderea sau vizualizarea Panoului de navigare se realizează prin selecţia tastei F11 sau a butonului

.

5. Rubrica document sau zona de lucru cu documente – este utilizată pentru crearea, modificarea și

afișarea conținutului documentelor de tip: tabel, formular, raport, interogare, macro, modul. Este de fapt

zona în care se execută diverse operații cu documente de diverse tipuri.

Figura 7. Zona de lucru cu documente

6. Bara cu selectorul de vederi - conține butoanele Design View și Datasheet View, amplasate în

partea dreaptă, iar în partea stângă apar afișate unele informații despre obiectul selectat în zona de lucru

așa cum rezultă din figura 8.

Figura 8. Bara cu selectorul de vederi

Selectorul de vederi

Fiecare opțiune din cadrul interfeței Access are un meniu de context de unde utilizatorul poate să

efectueze o personalizare a operațiilor prin inserare de noi comenzi utilizând opțiunea Customize the

Quick Access Toolbar.

In cadrul ferestrei Customize the Quick Access Toolbar, se va alege comanda de adăugat din caseta

Choose commands from, de exemplu - Export to Excel spreadsheet, iar cu ajutorul butonului Add se

transferă noua comandă în bară, așa cum rezultă din figura 9. Dacă se dorește eliminarea unor comenzi

din bară se selectează comanda respectivă din panoul din dreapta, iar cu butonul Remove se execută

operația de ștergere.

Figura 9. Personalizarea operațiilor cu Customize the Quick Access Toolbar

Similar se poate personaliza meniul principal din panoul de comandă (ribonul), selectând Customize the

Ribbon din meniul de context și apoi transferând opțiuni din fereastra Choose commands from: în

fereastra Customize the Ribbon: și invers, așa cum rezultă din figura 10.

Figura 10. Personalizarea meniului principal cu opțiunea Customize the Ribbon

După lansarea în execuție a SGBD ACCESS 2013, pe ecran apare meniul principal de unde se alege varianta de

lucru și anume:

I. Crearea unei baze de date noi.

1. Se acționează succesiv butoanele: FILE NEW BLANK DESKTOP DATABASE

2. Pe ecran apare fereastra BLANK DESKTOP DATABASE unde în caseta File Name se introduce numele

bazei de date nou create, apoi se va selecta locul de memorare pe disc utilizând butonul de răsfoire.

3. Se acționează butonul CREATE și baza de date este creată.

Figura 11. Crearea unei baze de date noi

II. Crearea unei baze de date cu șablon furnizat de ACCESS (tip desktop)

1. Se acționează succesiv butoanele FILE NEW Selectarea unui șablon tip DESKTOP

2. Se alege de exemplu Desktop Contacts, unde în caseta File Name se introduce numele bazei de date ce

dorim să fie creată după șablonul ales, apoi se va selecta locul de memorare pe disc utilizând butonul de

răsfoire.

3. Se acționează butonul CREATE și baza de date este creată.

Figura 12. Crearea unei baze de date după un șablon

Pe ecranul de pornire a SGBD Access, sunt afișate modelele de aplicații puse la dispoziție de acesta. Aplicațiile

de tip desktop au la începutul denumirii cuvântul desktop, iar cele care au în pictogramă un glob sunt pentru

crearea bazelor de date web. Cele mai utilizate sunt: Project Management, Asset Tracking, Contacs, Issue

Tracking, Task Manager. Utilizatorii le pot apela și încărca cu date așa cum sunt furnizate sau pot modifica

structura tabelelor după nevoile lor.

III. Crearea unei baze de date cu aplicație web personalizată.

1. Se acționează succesiv butoanele FILE NEW Selectare variantă Custom Web App

2. Apare fereastra Custom Web App unde: în App Name se introduce numele bazei de date, iar în Web

Location se introduce adresa web unde va fi memorată baza de date.

3. Se acționează butonul CREATE și baza de date este creată.

Figura 13. Crearea unei baze de date cu aplicație web personalizată

În această variantă trebuie să avem access la un site web, precum și drepturi de utilizare a locației respective.

La o bază de date creată cu aplicație web au acces toți utilizatorii site-ului respectiv.