curso acces

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Curso de Access

Universidad Rey Juan Carlos

febrero-marzo 2007



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¿Qué es una base de datos?

• Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de losusuarios que tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, unaempresa, de sus productos, ventas y empleados.

• A este tipo de información se le llama datos.• Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir

y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos.• Debe permitir en principio:

– Introducir datos – Almacenar datos – Recuperar datos y trabajar con ellos

• Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel;

pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiarlas herramientas.• Se pueden usar carpetas, archivadores, etc. pero en un momento

dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque lasoperaciones siguen siendo las mismas.




Diferencias entre Access y Excel

• Access es multiusuario, Excel no.• Access es un gestor de bases de datos

relacionales, Excel no.• Access soporta más de 65.536 registros (filas),

Excel no.• Salvo la nueva versión de Excel que salió el 30

de enero del 2007, que ya soporta un millón defilas.

•

Por el contrario, Excel es mucho más intuitivo, ypara cálculos estadísticos o de carácter generales mucho mejor que Access.

• Además Excel genera gráficos con sencillez.




El concepto de lo relacional en lasbases de datos

• Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en dos grupos:simples (planas) y relacionales.

• Un ejemplo de una base de datos simple o plana es Excel, donde tenemostoda la información en un sola tabla.

• Esto implica que los datos comunes a varios registros tienen que repetirsepara cada uno de estos registros.• Un ejemplo sencillo: si tenemos una hoja de Excel con la información de

clientes con los campos de Nombre, Empresa, Ciudad, Dirección y Teléfono,los datos que puedan ser comunes (en este caso Empresa y Ciudad) serepetirían para cada Cliente.

• En una base de datos relacional, como lo es Access, puede haber más de unatabla con relaciones entre ellas.

• Por ejemplo, además de tener la tabla de Clientes podríamos crear una o mástablas con elementos comunes (en nuestro caso podrían ser Ciudades yEmpresas) y a continuación crear relaciones entre esta tablas.





• Ejemplo:• Tenemos una base de datos de un hospital.• Si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene

que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personalesdel paciente (dirección y teléfono) estarán repetidosmuchas veces.

• Si esto se multiplica por todos los pacientes la base dedatos contendrá gran cantidad de datos redundantes

innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la harámenos eficaz.• Para hacer una base de datos como ésta se usarán

necesariamente varias tablas que luego se relacionaránpor un campo común en ambas.





• De esta manera se consigue que no haya datos repetidos.• Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es

necesario volver a introducir sus datos personales.• Basta con introducir su código para que el Gestor de base de datos

sepa de que paciente se trata.• Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos

tablas contengan un campo en común (en este caso el código del


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• A esta forma de organizar la base de datos mediantedistintas tablas relacionadas por campos comunes se lellama base de datos relacional.

•

Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de unabase de datos plana.• No todos los programas de gestión de base de datos

tienen esta capacidad de manejar bases de datosrelacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos

considerar si necesitamos o no esta capacidad.• Generalmente todos los programas de base de datos depropósito múltiple de última generación tienen capacidadrelacional. Algunos de los más conocidos son Oracle, Fox,

Access, FileMaker, 4D, Butler, etc.




• Otra base de datos posible para un hospital sería ésta: guardar sóloinformación sobre los pacientes, los doctores y las especialidades.• Asumiendo que cada médico tiene sólo una especialidad, y que

cada paciente tiene asignado un médico de cabecera la estructura

de la base de datos sería ésta:




• Se observa que existen relaciones entre distintosobjetos de la realidad.• Estas relaciones deben respetarse para luego

poder recuperar información de manera precisa

y rápida.• Esta base de datos relacional estará formada portablas. con la característica de que las mismasse relacionan entre sí mediante uno o máscampos.

• Se puede decir que cada objeto de la realidadserá una tabla en nuestra base de datos y quehay que buscar la manera de reflejar lasrelaciones antes mencionadas.




El concepto de lo relacional en

las bases de datos• Hemos visto como lo relacional proporciona muchas ventajas frentea lo simple: permite ahorrarnos el tiempo que perderíamosingresando una y otra vez la misma información.

• Y además nos ayuda a reducir el número de errores y facilita la

tarea de actualización de datos.• Aquí podéis ver un ejemplo de cómo Access maneja las relaciones.




Uso de las bases de datos• El uso de una base de datos de un listín telefónico personal es muy

distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa oun banco.

• El listín telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, mientrasque las otras bases de datos necesitarán ser consultadas al mismotiempo por muchas personas desde distintos sitios.

• En la base de datos de un hospital muchas personas puedennecesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: unaenfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de losmedicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; ydesde administración necesitarán los datos sobre ese paciente paraelaborar el coste de su hospitalización.

• Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducirnuevos datos.




Uso de las bases de datos• Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un

ordenador al que no se puede acceder más que sentándosedelante.• Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos

iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayanrealizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y

cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sería fiable.• Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios aparecieron

las llamadas bases de datos de red.• Estas están situadas en un único ordenador llamado servidor y se

puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un

programa que permita el acceso a ellas (los llamados clientes).• Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios

usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno puedehacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugardiferente, está introduciendo datos en la base.




Uso de las bases de datos

• Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, queestán pensados para este uso y no se emplean para bases de datos

personales.•




Conceptos previos: Tablas, camposy registros

• Una tabla es una colección de datos con la misma estructura. Si sedisponen los datos en una columna, esa columna siempre tiene elmismo tipo de datos, por ejemplo un número de carné, un nombre,etc.

• Cada tabla consta, pues, de un cierto numero de campos, en cadauno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numérico,alfanumérico, fecha, etc.

• Un campo es cada una de las columnas de la tabla y el nombre dela columna es el nombre del campo.

• Un registro es cada una de las filas de la tabla, y está formado por

el dato de cada uno de los campos almacenados en una mismaoperación.• Ejemplo: una lista de clientes constituiría una tabla en Access. Esta

tabla consta de 4 campos: Nombre_cliente, NIF_Cliente, Calle y Número. Cada uno de los clientes es un registro.




Conceptos previos: Tablas, camposy registros




Conceptos previos: ¿Qué es unabase de datos?

• Una base de datos es un conjunto de tablas que se utilizan paragestionar un determinado tipo de información.

• Ejemplos: la base de datos de la gestión académica de unauniversidad, la base de datos de los pedidos de una empresa o labase de datos de Hacienda.

•

Por lo tanto, la base de datos está constituida por la estructura deinformación y la información en ella contenida.• Es frecuente denominar a Access como una base de datos. Para

ser exactos Access es una aplicación de gestión de base de datos.• Es la misma diferencia que existe entre un procesador de textos

como Word y un documento de Word .• Una base de datos consta de distintos objetos: tablas, índices,consultas, relaciones, informes, formularios, etc.• Todos los objetos de una base de datos se almacenan físicamente

en un sólo fichero. Este fichero tiene la terminación .mdb.




Conceptos previos: Pantalla•

Lo que Access muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquierventana del entorno Windows. En ella podemos distinguir:• Barra de Título: Consta de los siguientes elementos:

– Menú de control: contiene los comandos que permiten mover, minimizar, ampliaro cerrar una ventana cualquiera en Windows.

– Nombre de la aplicación: en este caso Microsoft Access, y nombre de la base dedatos si su ventana está maximizada.

– Botón Minimizar: minimiza la aplicación en la barra de tareas. – Botón Maximizar / Restaurar ventana: maximiza la pantalla mostrando la ventana

a pantalla completa. Cuando la ventana está maximizada restaura el tamaño dela ventana al tamaño estándar.

– Botón Cerrar: cierra la aplicación.• Barra de Menús: Contiene la lista de menús propios de Access. Se accede a

ellos haciendo clic con el ratón. Dentro de estos menús se encuentrandisponibles todos los comandos necesarios para realizar cualquier trabajo.Estos menús se adaptarán a la operación que se esté realizando, nomostrándose siempre los mismos. También son dinámicos y solo muestran lasúltimas operaciones realizadas. Si al abrir un menú nos encontramos que alfinal hay unas flechas indica que el menú contiene más elementos que semostrarán si pulsamos esta flecha.




Conceptos previos: Pantalla

• Barras de Herramientas: Se encuentran debajo de la barra demenús, y muestran algunos botones para realizar diversasfunciones. Estas barras de herramientas pueden ser modificadas porel usuario. Todo lo que se pueda hacer con un botón de una barrade herramientas, puede hacerse desde alguna opción de la barra demenús. Al igual que los menús son dinámicas.

• Barra de Estado: Aparece en la parte inferior de la pantalla, enella se presenta una breve información acerca del elemento que hasido seleccionado o del estado actual del entorno de Access.

• Paneles: Son unas barras de herramientas especiales que permitenrealizar operaciones. Hay paneles para las tareas de inicio,portapapeles, etc.

• Área de Trabajo: Es la zona que se utiliza para trabajar con labase de datos. Contiene la base de datos que se ha abierto ocreado en Microsoft Access. Se puede maximizar y minimizar comocualquier ventana de Windows. Dentro de esta área de trabajoaparecerá la base de datos con sus respectivos elementos: tablas,consultas, formularios, informes y macros.




Conceptos previos: Pantalla




Conceptos previos: Objetos de Access

• Tablas: – La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. El concepto

de tabla se ha explicado al ver la relación de Excel con las bases dedatos. Como resumen, una tabla es un conjunto de datos estructuradosen columnas (los campos) y filas (los registros). En las tablas de la basede datos es donde se almacena toda la información de la base de datos.

• Consultas: – Una consulta de selección es una operación realizada sobre la base de

datos mediante la cual se realiza una selección de datos según uncriterio. Esta consulta puede realizarse sobre una sola tabla o sobrevarias. Las consultas también se pueden realizar sobre otras consultasprevias o cualquier combinación de consultas y tablas.

– Además de las consultas de selección, existen también consultas deacción, de tal forma que el resultado de la consulta no es una respuestacon información de la base de datos, si no que es una acción sobre losmismos datos. Estas acciones pueden ser: insertar, borrar o modificarregistros y crear nuevas tablas.





• Formularios: – Es una ventana diseñada para la introducción y edición de datos. – El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los

registros de la tabla o consulta para la que se ha diseñado. – La ventaja frente a la presentación como hoja de datos es que

los campos se presentan de manera más adecuada al usuario,con un diseño que ayuda a su comprensión, utilizando loscontroles más adecuados a cada tipo de información.

• Informes: – Si el formulario es la forma idónea de introducir y editar los

datos, la mejor forma de mostrarlos es mediante un informe enuna página impresa o mediante su representación en la pantalladel ordenador.

– Access proporciona las herramientas para diseñar informes congran flexibilidad y posee funciones para agrupar registros ymostrar totales y subtotales de los campos deseados.




Crear una base de datos nueva•

Al iniciar el programa se presentará el panel deNuevo archivo, en el que podemos abrir y crearuna base de datos.




Crear una base de datos nueva• Si se selecciona Base de datos en blanco y se hace clic.

• Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base dedatos que se va a crear.• Se debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la

base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.




Crear una base de datos nueva• Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón

crear.

• Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access.Seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos quecomponen una base de datos; tablas, consultas, formularios,informes, macros y módulos.




Crear una base de datos nueva

• Para volver a esta ventana desde cualquier otra se pulsael botón .

• Seleccionado el objeto adecuado y pulsando el botón

ascvo , se crea un objetodel tipo seleccionado.• El botón de la barra de herramientas cambia

dependiendo del último objeto creado.•

Al pulsarlo se creará otro objeto similar al último creado.• Si se quiere elegir otro objeto sólo hay que hacer clicsobre la flecha de la derecha.

• Se desplegará el menú de todos los elementos de Access.





• En este menú se encuentran todos los elementos que componen Access.

• Para crear uno de ellos, basta con situar el ratón por encima de él y hacerclic.





• Otra forma de crear un elemento de Access sinseleccionar la pestaña es a través del menúInsertar.




Tablas

• Para empezar a trabajar con una base de datosprimero es necesario crear las tablas.

• Dentro de cada una hay que definir los camposque contendrán la información.

• Igual que cualquier otro objeto de la base dedatos, hay varias formas de crear una tablanueva: – desde el menú. – desde la barra de herramientas. – desde la ventana de la base de datos.




Tablas: Creación desde el menú

• Para crear una tabla desde los menús hayque seleccionar el menú Insertar y dentro

de este el comando Tabla.





• Aparece el siguiente cuadro de diálogo:





• Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crearuna tabla:

– Vista hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En laprimera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2, etc.,sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.

– Vista diseño: permite crear los campos manualmente y configurar eldiseño de la tabla.

– Asistente para tablas: el asistente pide las características de los campos yde la tabla y la genera automáticamente.

– Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra base dedatos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access.

– Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las originales,las modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas.




Tablas: Creación desde la barra deherramientas

• Para crear una tabla desde la barra de herramientas hayque pulsar el botón , y elegir el comando Tabla.

• Muestra el mismo cuadro de diálogo que si se hubiera

realizado desde el menú insertar.




Tablas: Creación desde la ventanade la base de datos

• Para poder crear una tabla desde esta ventana hay quetener seleccionado el botón de la barra de objetos.

T bl C ió d d l t




Tablas: Creación desde la ventanade la base de datos

• Ahora hay dos opciones:• Pulsar el botón : Nos volverá a presentar el mismo diálogo de creación

que el de la transparencia 32.• Pulsar cualquiera de las tres ordenes que contiene la vista:

– Crear una tabla en vista diseño. Corresponde a Vista diseño de los puntosanteriores.

– Crear una tabla utilizando el asistente. Corresponde al Asistente para tablas. – Crear una tabla introduciendo datos. Corresponde a Vista hoja de datos.

• Cualquiera de estas opciones es válida para crear una tabla. Pero lasopciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla son vistahoja de datos y vista diseño.

• Con la opción vista diseño se crea la estructura para luego rellenar los datos

en vista hoja de datos.• Pero también se puede empezar directamente en vista hoja de datos

introduciendo información y Access crea la estructura automáticamente.• Independientemente del método utilizado para crear una tabla, se puede

emplear la vista diseño en cualquier momento para personalizar más la tabla,por ejemplo para agregarle campos nuevos.




Tablas: El asistente de creación detablas

• El asistente consta de 3 fases: – Elegir los campos de las tablas: Se elegirá el tipo de tablas que

queremos que nos muestra y se seleccionarán las tablas paraque muestre los campos que podemos elegir.





– Nombre de tabla y clave principal: Se introducirá el nombre de la tabla ysi queremos que Access elija la clave principal por nosotros o no.





– Indicaremos si queremos modificar el diseño, introducir datosdirectamente o que el asistente cree un formulario paraintroducir los datos.




Tablas: Introduciendo datos

• Hacemos doble clic en la opción que está en azul:




Tablas: Introduciendo datos

• Obtenemos lo siguiente:




Tablas: Introduciendo datos• En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los

campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el nombre que se le quiera dar alcampo.

• Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas: – Pueden tener hasta 64 caracteres. – Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales,

excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), el acento grave (`) y corchetes ([ ]). – No pueden comenzar por un espacio en blanco. – No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31). – No pueden incluir comillas dobles (") – Nos se pueden repetir en la misma tabla.




Tablas: Introduciendo datos• Para escribir el primer registro se sitúa el ratón sobre el campo y se escribe el

primer dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar el ratón o latecla tabulador [ ].

• Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se añadenlos campos: apellidos, fecha de nacimiento y dirección.

• Access XP decidirá las características de los campos según los datos

introducidos, pero es conveniente revisarlas antes de introducir más datos,esto se hace en el modo de vista diseño.




Tablas: Vista Diseño• Parar pasar a la vista diseño, debemos seleccionar:

• Aparece una ventana donde se puede o bien definir un diseño paranuestra tabla, si no se había hecho antes, o bien se puede modificaro agregar campos nuevos. En una palabra, se puede cambiar elDiseño de la tabla.

Tablas: Vista Diseño




Tablas: Vista Diseño• Este diálogo se compone de tres partes. Arriba se nos muestran los campos, su tipoy la descripción. Abajo a la izquierda se nos muestra las propiedades del camposeleccionado y abajo a la derecha se nos muestra una ayuda sensible a lo que

estemos realizando.• En la parte superior tenemos tres columnas. En la primera columna se ven losnombres de los campos, en la segunda columna el tipo de datos que ha elegidoautomáticamente Access XP con los datos introducidos (si hemos creado la tabla envista hoja de datos) y en la tercera una descripción que podemos introducir al campoque Access podrá usar cuando se creen formularios e informes .

T bl Vi t Di ñ




Tablas: Vista Diseño• Ahora veremos el significado de cada propiedad del campo que nos apareceen la Vista Diseño de nuestra tabla:




Tablas: Vista Diseño•Tamaño del Campo:

• Aquí determinamos el espacio que queremosasignar al campo, el número máximo de caracteresque queremos almacenar.

• Para Texto este valor no puede ser mayor de 255.•

Para numérico por ejemplo, puede ser Entero Largo (entre -2.000 millones y 2.000 millones) o Doble (para valores decimales).

•Formato:•

Determina cómo se muestran los datos (porejemplo moneda o fecha).• Cuando un valor puede tener formato lo

seleccionamos desde la lista desplegable.




Tablas: Vista Diseño•Lugares decimales:

•

Aquí seleccionamos el número de decimales que Access muestra en los campos de tipo Moneda oNumérico.

•Máscara de entrada:•

Esta propiedad sirve para introducir datos válidos enun campo.• Por defecto no hay ninguna máscara de entrada

pero en ocasiones nos puede ser útil (sobre todopara las fechas).

•Título:• Es una propiedad opcional, nos sirve si queremos

que el nombre de un campo en vista de Hoja dedatos sea distinto del nombre del campo en la Vista

Diseño.

T bl Vi t Di eño




Tablas: Vista Diseño• Valor predeterminado:

• Nos puede ser útil si tenemos siempre el mismo valor en el campo

(o casi siempre).• Si por ejemplo en nuestra tabla de autores el apellido que más serepita es "García" podemos definirlo como el valor predeterminado.

• Para eso simplemente escribimos el valor predeterminado en lapropiedad del campo o pulsamos el botón con "..." para generarexpresiones complejas.

• Regla de Validación y Texto de Validación:• Son propiedades avanzadas que permiten limitar los valores que

introducimos en un campo (Regla) y definir el mensaje de errorcuando introducimos un valor prohibido por la regla (Texto).

•

Requerido:• Por defecto está puesto "No", pero si lo seleccionamos Access no

nos permitiría dejar un campo en blanco.

• Permitir longitud cero:• Permitir o No las cadenas de longitud cero. Por defecto es "No".





Tablas: Vista Diseño• Indexado:

• El indexado permite acelerar los procesos de búsqueda y

ordenación pero hace aumentar el tamaño de la base de datos. Pordefecto solo la clave principal (si la tenemos) aparece indexada, parael resto de los campos es opcional.

• Las opciones de esta propiedad:• Sí (Con duplicados): E l campo se indexará pero

permitiría tener valores repetidos (duplicados) en más de un

registro.• Sí (Sin duplicados): El campo se indexará pero no

admitirá valores duplicados.• No: El campo no se indexará.

• Para obtener una vista de todos los campos que tengamos indexadospulsar el menú Ver / Índices o el botón "Índices" de la Barra de herramientas.• Todo esto parece ser demasiada información pero en la prácticanormalmente no necesitamos configurar cada una de estas propiedades,muchas veces es suficiente dejar los valores por defecto.





• Ya podéis introducir todos los campos quequeráis en la tabla, y definir el tipo de datosque vais introducir en cada campo.




Tablas: Vista Diseño• Si estamos introduciendo una tabla nueva en Vista diseño, o al

pasar de la vista de datos a vista diseño, Access pedirá que se lede un nombre a la tabla.

• A continuación aparecerá otro mensaje comunicando que no seha creado una clave principal. Por el momento se pulsa No, yaque no se va a crear ahora, se verá más adelante en este manual.

Tablas: Tipos de Datos




Tablas: Tipos de Datos Valor Tipo de datos Tamaño

Texto Texto o combinaciones de texto y números, así

como números que no requieran cálculos, comolos números de teléfono. Es el predeterminado.

Hasta 255 caracteres o la longitud queindique la

propiedad Tamaño del campo.

Memo Estos campos son particularmente adecuados para dotar a cadaregistro de la tabla de un lugar para escribir todo tipo decomentarios. No es necesario definir su longitud, ya que lamisma se maneja de manera automática, extendiéndose amedida que se le agrega información. El texto allí colocado no

dispone de ninguna posibilidad de formato, ni de carácter ni depárrafo.

Hasta 65.535 caracteres.

Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor dela propiedad Tamaño del campo es Id.de réplica).

Fecha/Hora Valores de fecha y hora. 8 bytes.

Moneda Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculosmatemáticos en los que estén implicados datos que contenganentre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitosa la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a laderecha del mismo.

8 bytes.




Tablas: Tipos de Datos

Sí/No Valores Sí y No, y campos que contengan uno deentre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

1 bit.

Objeto OLE Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo deExcel, un documento de Word, gráficos, sonidos uotros datos binarios) vinculado o incrustado en una

tabla de Access.

Hasta 1 gigabyte (limitado por elespacio disponible en disco)

Hipervínculo Almacena una ruta UNC o una URL. Hasta 64000 caracteres.

Autonumérico Número secuencial (incrementado de uno a uno)único, o número aleatorio que Microsoft Accessasigna cada vez que se agrega un nuevo registro auna tabla. Los campos Autonumérico no se puedenactualizar.

4 bytes (16 bytes si el valor de lapropiedad Tamaño del campo es Id.La réplica).

Asistente parabúsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor de otratabla o de una lista de valores mediante un cuadrode lista o un cuadro combinado.

Tamaño igual al del campo claveprincipal utilizado para realizar labúsqueda.

Tablas: Introducir datos en la tabla




Tablas: Introducir datos en la tabla • En Vista Hoja de Datos se pueden introducir datos.• En el primer registro sólo aparecerá una fila.• Se hace clic sobre ella y se escriben los datos en los campos.• En el momento en que se empiece a escribir se añadirá una fila

más.• En la primera columna de la fila sobre la que esté escribiendo

aparecerá un lápiz, y en la siguiente un asterisco.• Para pasar de un campo a otro pulse Intro o Tabulador.

• Cuando se quiere añadir otro registro sólo se tiene que pincharsobre la fila con el asterisco.




Tablas: Ejercicio1: Hospital:• Se van a crear 3 tablas:• Pacientes:

– Campos: Código del paciente, Nombre, Apellidos, Sexo,Fecha de nacimiento, DNI, Dirección, Población, Provincia yTeléfono.

• Médicos: – Campos: Código del médico, Nombre, Apellidos,

Departamento, Dirección, Teléfono, Fecha de nacimiento,DNI, y Salario.

• Visitas: – Campos: Nº de visita, Fecha de visita, Código del paciente,

Código del médico, Motivo de visita, Exploración, Pruebasrealizadas, Diagnóstico.• Además, tenéis que determinar el tipo de datos que

corresponden a cada campo, y en cada una de las tablas.

Tablas: Ejercicio1: Hospital:




Tablas: Ejercicio1: Hospital:• Las tablas presentarán el siguiente

aspecto:

bl l





• Insertamos los siguientes registros:




Tablas: Ejercicio2: Empresa:• Se van a crear 6 tablas:• Clientes:

– Campos: Id_Cliente, Nombre_Compañía, Nombre_Contacto,Cargo_Contacto, Dirección, Ciudad, Código_Postal, País, Teléfono y Fax.

• Empleados: – Campos: Id_Empleado, Apellidos, Notas, Nombre, Cargo,

Fecha_Nacimiento, Fecha_Contratación, Dirección, Código_Postal,Teléfono_Domicilio.

• Productos: – Campos: Id_Producto, Nombre_Producto y Precio_Unidad.

• Pedidos: – Campos: Id_Pedido, Id_Cliente, Id_Empleado, Fecha_Pedido,

Fecha_Entrega, Fecha_Envío y Forma_Envío.• Compañía de envíos:

– Campos: Id_Compañía_Envíos, Nombre_Compañía y Teléfono.• Detalles de pedido:

– Campos: Id_Pedido, Id_Producto, Id_Compañía_Envíos, Precio_Unidad,Cantidad y Descuentos.

bl j i i 2




Tablas: Ejercicio 2: Empresa:• Las tablas tendrán el siguiente aspecto:

T bl Ej i i 2 E




Tablas: Ejercicio 2: Empresa:• Insertamos los siguientes registros:

T bl Ej i i 2 E




Tablas: Ejercicio 2: Empresa:

T bl Ej i i 3 Mú i




Tablas: Ejercicio3: Música:

• Se van a crear 2 tablas:• Discos:

– Campos: Id_Disco, Título_Disco,

Intérprete, Número_Copias, Disponible,Id_Tipo_Producto, Carátula yTema_Principal.

• Tipo Productos: – Campos: Id_Tipo_Producto e

Tipo_Producto.

T bl Ej i i 3 Mú i




Tablas: Ejercicio 3: Música:• Las tablas tendrán el siguiente aspecto:

T bl Ej i i 3 Mú i




Tablas: Ejercicio 3: Música:• Insertamos los siguientes datos:

Tablas: Insertar imágenes




Tablas: Insertar imágenes• Nos creamos una nueva base de datos, que vamos a llamar

“Música” .• Dentro de ella, creamos una tabla que se llame “Discos”.• Esta tabla contendrá los siguientes campos: Id_Disco, Título_Disco,

Intérprete, Número_Copias, Disponible, Tipo_Producto, Carátula yTema_Principal.

• Una vez que están creados los campos, introducimos los siguientesregistros:

T bl I t i á




Tablas: Insertar imágenes•

Una vez que tenemos los registros creados vamos a insertar lascarátulas.• Para insertar imágenes pinchamos con el botón derecho del ratón

sobre la celda en la que queremos insertar la imagen, y acontinuación en Insertar Objeto:

T bl I t i á





• Nos sale el siguiente menú, en el queelegimos la opción Imagen de Paintbrush,y luego damos a Aceptar:

T bl I t i á





• Se nos abre una ventana del Paint:





Tablas: Insertar imágenes• A continuación nos vamos a la carpeta en la que tenemos

los archivos BMP de imagen.• Pinchamos con el botón derecho del ratón sobre la

imagen que vamos a insertar.• Abrir con Paint.

T bl In e t imágene





Se nos abre otra ventana del Paint con la foto que hemoselegido:

• Pinchamos en el botón y seleccionamos la foto.• Después hacemos Edición/Copiar.• Nos vamos a la otra pantalla de Paint que se nos abrió.






• Hacemos Edición/Pegar.

• Pinchamos Archivo/Actualizar Discos: tabla.

• Por ultimo Archivo/Salir y volver a Discos: tabla






Acabamos de insertar una imagen.• La tabla tendrá el siguiente aspecto:

Tablas: Insertar sonido




Tablas: Insertar sonido•

Hay tres posibles formatos para incrustardocumentos de audio en una base de datos de Access:

– Clips multimedia: Se pueden insertar tanto archivos

*.wav, como *.mp3. – Archivos de sonido: Sólo admite archivos *.wav. – Paquetes

• El mejor de todos, y el que vamos a utilizar seráPaquetes, aunque veremos como se crean cadauno de ellos.





Tablas: Insertar sonido•

Clip multimedia: – Botón derecho del ratón/Insertar objeto. – Aparece el siguiente menú:

– Pinchamos en “Clip Multimedia”, y damos a Aceptar.





Tablas: Insertar sonido• Clip multimedia:

–

Aparece el siguiente programa:

– Pinchamos Archivo/Abrir

– Elegimos el archivo que deseemos insertar, yobtenemos:





Tablas: Insertar sonido• Clip multimedia:

– Pinchamos Archivo/Actualizar tabla.

– Por último pinchamos Archivo/Salir y volver a tabla.

– El inconveniente de este tipo de formato es que sólo se puedeescuchar el archivo de sonido desde la tabla.

– Si uisiéramos escucharlo desde un formulario or e em lo no





Tablas: Insertar sonido• Archivo de Sonido:

• De nuevo: botón derecho de ratón/Insertarobjeto:

• Aparece el siguiente menú:

• Pinchamos en Archivo de Sonido, y Aceptar.





Tablas: Insertar sonido• Aparece el siguiente programa (grabadora de sonidos).

• Este programa te permite crear un archivo *.wav, o abrir

uno ya existente.• Pinchamos Edición/Insertar archivo.• Elegimos el archivo de sonido que deseamos.• Finalmente, pinchamos en Archivo/Salir y volver a tabla.





Tablas: Insertar sonido• El aspecto de la tabla sería el siguiente:

• Para escuchar los archivos de sonido,independientemente del formato elegido, hay que hacerdoble click sobre el archivo deseado.





Tablas: Insertar sonido• La última forma de insertar un archivo de sonido es la

siguiente:

• Aparece el siguiente asistente:





Tablas: Insertar sonido• Pulsamos Aceptar.

• Pulsamos Archivo/Importar:

• Elegimos el archivo que queremos incrustar:





Tablas: Insertar sonido• Si queremos que aparezca un icono que indique que se trata

de un archivo de sonido, pinchamos en Insertar icono:

• Y aparece el siguiente mensaje:

• Hacemos click en Aceptar, y aparece la siguiente ventana: – Elegimos el icono que más nos

guste para indicar que se trata de

un archivo de sonido, y damos a

Aceptar.





Tablas: Insertar sonido• El resultado es el siguiente:

• Aunque todavía no hemos visto los formularios, quedaría así:

Tablas: Insertar un campo




Tablas: Insertar un campo• El campo Sexo se encuentra entre Apellidos y Fecha de

Nacimiento.• Para introducir un campo nuevo entre dos ya existentes

pulsa la tecla .• El campo insertado aparecerá sobre el campo que estaba

seleccionado cuando se pulsó la tecla insertar campo eneste caso, estaba seleccionado "Fecha de nacimiento", por lo tanto el nuevo campo se creará encima de él y sele pondrá el nombre "Sexo".

• Para introducir el nombre del campo "Sexo" se tiene queseleccionar el campo Fecha de nacimiento, y pulsar

insertar campo:

Tablas: Mover un campo




Tablas: Mover un campo• A continuación se va a mover el campo "DNI" y se va a situar

debajo de "Fecha de nacimiento". • Para mover el campo, primero se debe seleccionar haciendo clic

sobre él.• El campo cambia de color y a su izquierda aparece una flecha.• Situando el cursor sobre esta flecha el cursor mismo se convierte en

otra flecha.• Si se pulsa en ese momento el botón del ratón se puede arrastrar el

campo a la posición que se quiera.• La tabla de pacientes quedará finalmente así:

Tablas: Editar registros





•

Modificar registros: – Es posible modificar los datos que contienenlos registros introducidos, sin más que situarel cursor en el campo que se quiere modificar

y establecer los cambios necesarios en el datoque contiene, pudiendo también eliminar eldato y dejar el campo en blanco o a cero.

– De este modo tan sencillo se pueden cambiar

datos que han sido mal introducidos,modificar datos que han variado o bienintroducir datos que no se habían introducidoanteriormente.





Tablas: Editar registros• Eliminar registros:

– Es posible que en alguna ocasión algunos de los registros introducidos enuna base de datos dejen de ser necesarios. – Su eliminación de la base de datos es sencilla si bien hay que tener

presente que el proceso es irreversible, por lo cual hay que tener muyclaro que el registro ya no va a ser necesario.

– Para eliminar un registro basta con activar el mismo, situando el cursoren uno de sus campos, y seleccionar la opción Eliminar registro del menúEditar, o bien hacer clic sobre el botón Eliminar registro de la barrade herramientas.

– Es posible eliminar varios registros a la vez, siempre que éstos esténcontiguos.

– Para ello hay que seleccionar el primer registro haciendo clic sobre suselector (cuadro gris situado a la izquierda del primer campo de cada

registro) y, sin soltar el botón del ratón, arrastrarlo hacia abajo hasta elúltimo registro que se quiere eliminar. – Los pasos siguientes son los mismos que para un registro, pudiendo

también, en este caso, ser eliminados pulsando la tecla Supr.

Tablas: Modificar el aspecto de la tabla




Tablas: Modificar el aspecto de la tabla• Modificar el tipo de letra:

– Hay que tener en cuenta que la modificación del tipo de letra afecta ala fuente con que se visualiza toda la tabla. – Los pasos a seguir son:1. Seleccionar la opción Fuente del menú Formato.2. El cuadro de diálogo que aparece es el que muestra la figura siguiente.

1. Establecer las opciones que se quieren modificar.

2. Hacer clic sobre el botón Aceptar para aplicar el tipo de letraseleccionado en la tabla.





Tablas: Modificar el aspecto de la tabla• Modificar el aspecto de las celdas:• También en este caso los cambios realizados en cuanto al formatode las celdas afectarán a todas las de la tabla.• Para establecer el formato de las mismas los pasos a seguir son:

1. Seleccionar la opción Hoja de datos del menú Formato. Aparecerá elcuadro de diálogo Formato de hoja de datos.

2. Activar las opciones que se precisen.





Tablas: Modificar el aspecto de la tabla• Modificar el ancho de las columnas:

– En muchas ocasiones es necesario modificar el ancho de lascolumnas de una tabla, con el fin de visualizar mejor los datoscontenidos en las mismas, bien por no verse el dato completo(ensanchamos) o porque la columna es demasiado ancha enproporción al dato que contiene (estrechamos).

– Se puede modificar el ancho de la columna utilizando la

opción Ancho de columna del menú Formato, aparecerá uncuadro de diálogo en el que se puede establecer el tamañorequerido.

– La opción Ajuste perfecto permite calcular el ancho exactopara que quepa el dato.

– El ancho afecta a la columna actual o a las seleccionadas

previamente.





Tablas: Modificar el aspecto de la tabla• Otra posibilidad es la de realizar la modificación directamente

sobre la tabla mediante el ratón, los pasos a seguir en este casoson:1. Situar el puntero del ratón en la primera fila de títulos, sobre

el borde derecho de la columna cuyo ancho se quieremodificar.

2. Cuando el puntero del ratón tome forma de doble flecha

negra, pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo,arrastrar el ratón hacia la derecha o la izquierda en función desi se quiere ampliar o reducir, respectivamente, el ancho de lacolumna (igual que en Excel).

3. Una vez establecido el ancho adecuado soltar el botón delratón.






• Para realizar el autoajuste con el ratón, hacerun doble clic sobre la línea de división de doscolumnas, la columna de la izquierda quedaráautoajustada.

• Si previamente se seleccionan varias columnas(haciendo clic en el nombre del campo yarrastrando hacia su derecha para abarcar yseleccionar los campos contiguos) elautoajuste afectará a todas las columnas

seleccionadas.





Tablas: Modificar el aspecto de la tabla• Modificar la altura de las filas:

– Al modificar la altura de una fila se modifica automáticamente la alturade todas las filas de la tabla.

– La forma de modificar la altura de las filas es similar a lo expuesto enel caso de las columnas, a través de la opción Alto de fila del menúFormato o mediante el ratón, situando el puntero del mismo sobre la

columna de selección (a la izquierda del primer campo del registro) ycuando tome forma de doble flecha negra pulsar el botón izquierdo delratón y arrastrar hasta conseguir la altura indicada.





Tablas: Modificar el aspecto de la tabla• Desplazar columnas:

– Es posible modificar la colocación de los campos en la tabla,independientemente de la situación de los mismos en la estructura dela tabla.

– De este modo la visualización de los campos en la hoja de datos sepuede adaptar a lo que en un momento dado se requiera.

– Los pasos a seguir para desplazar campos en una hoja de datos son:1. Hacer clic sobre el nombre del campo que se quiere mover,seleccionándose así toda la columna.

2. Situar el puntero del ratón de nuevo sobre el nombre del campo y pulsarel botón izquierdo.

3. Arrastrar el ratón, sin soltar el botón del mismo, a derecha o izquierda

hasta colocar la columna en el lugar indicado. – Una línea negra gruesa irá indicando la posición que tomará la columna que se

está desplazando, tal y como muestra la figura.

1. Una vez se alcance la posición indicada, soltar el botón del ratón .





Tablas: Modificar el aspecto de la tabla• Ocultar y visualizar columnas:

– Es posible ocultar columnas de la hoja de datos con el fin de que no sevisualicen los datos incluidos en ella, siendo el paso siguiente el devisualizar las mismas.

• Ocultar columnas: – Los pasos a seguir para ocultar columnas son:

1. Situarse en cualquier celda correspondiente a la columna que sequiera ocultar o bien seleccionar el campo por su columna.2. Seleccionar la opción Ocultar columnas del menú Formato. La

columna indicada queda oculta de manera inmediata.3. Si se desean ocultar varias columnas a la vez, seleccionarlas y

realizar el paso 2.





Tablas: Modificar el aspecto de la tabla• Mostrar columnas:

– Para volver a visualizar las columnas que se hayan ocultado los pasosa seguir son: – Seleccionar la opción Mostrar columnas del menú Formato. Aparece el

cuadro de diálogo en el cual se muestran todos los campos de la tabla,teniendo los campos que permanecen ocultos desactivada la casilla deverificación.

– Activar la casilla de verificación de aquellas columnas que se quierenvisualizar.

– Finalmente hacer clic en el botón Cerrar para visualizar las columnas.

Tablas: Clave principal




Tablas: Clave principal• La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla.• El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera

única.• No se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en

los campos de la clave principal.• No es obligatorio que una tabla tenga clave principal, pero si es

recomendable (sin clave no se pueden relacionar).• Para la tabla “Clientes” se tiene que pensar que campo no se repite.• Podría ser el campo “Nombre”, pero el nombre no es algo único.• Los campos “Nombre” y “Apellidos” juntos también se podrían repetir en

algún caso.• Se podría usar el campo “DNI”, pero decidimos que queremos crear un

código único para cada paciente.• Se selecciona el campo “Nombre” y se inserta un campo. Se llama

“Id_Paciente” y se elige el tipo de dato Autonumérico.• Este tipo de dato hace que Access genere un número único a cada registro

de la tabla.• De esta forma es totalmente seguro que el campo no tendrá ningún registro

repetido.





Tablas: Clave principal• Es decir los datos de un paciente no aparecerán repartidos en tres veces,

sino en una sola vez, de forma que cuando se quiera consultar el estadofísico de un paciente se tendrá la seguridad de que ahí están todos sus datosmédicos.

• Para establecer este campo como clave principal se hace clic sobre él y en labarra de Herramientas se pulsa el botón Establecer Clave Principal. Tambiénse puede realizar esta operación desde el Menú Edición/Establecer Clave

Principal.





Tablas: Clave principal• No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero

normalmente es conveniente hacerlo.• Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de

diálogo pidiendo que se establezca:

• Si se elige la opción "Si", Access creará automáticamente un campo Autonumérico que será la clave principal.

Tablas: Tipos clave principal




Tablas: Tipos clave principal• En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal:

Autonumérico, Campo simple y Campos múltiples.• Claves principales de Autonumérico

– Un campo Autonumérico puede establecerse para que elprograma introduzca automáticamente un número secuencial

cuando se agrega un registro a la tabla. – Designar un campo de este tipo como clave principal de unatabla es la forma más sencilla de crear una clave principal.

– Cuando no se establece una clave principal antes de guardaruna tabla recién creada, Microsoft Access pregunta si se desea

que cree una clave principal automáticamente. – Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access creará una

clave principal de Autonumérico.

Tablas: Tipos clave principal




Tablas: Tipos clave principal• Claves principales de Campo simple:

– Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números deidentificación o números de pieza, se puede designar ese campo como laclave principal.

– Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados oNulos, Microsoft Access no establece la clave principal.

• Claves principales de Campos múltiples: – En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de unsolo campo, se pueden designar dos o más campos como clave principal. – La situación más común en la que surge este problema es en la tabla

utilizada para relacionar otras dos tablas en una relación varios a varios. – Si no se está seguro de poder seleccionar una combinación de campos

apropiada para una clave principal de campos múltiples, probablemente

resultará más conveniente agregar un campo Autonumérico y designarlocomo la clave principal en su lugar.






• Clientes: Clave principal: Id_Cliente.• Empleados: Clave principal: Id_Empleado.• Productos: Clave principal: Id_Producto.• Pedidos: Clave principal: Id_Pedido.• Compañía de envíos: Clave principal:

Id_Compañía_Envíos.

• Detalles de pedidos: Clave principal compuesta:Id_Pedido e Id_Producto.





Tablas: Ejercicio 1: Empresa:• En el caso de la tabla de detalles de pedidos la clave

está formada por dos campos, y se establece de lasiguiente forma:

1. Abrimos la tabla en modo diseño:

Tablas: Ejercicio1: Empresa:




Tablas: Ejercicio1: Empresa:• Mientras mantenemos pulsada la tecla CTRL

seleccionamos los dos campos que formarán la claveprincipal (Id_Producto e Id_Pedido) pulsando en losbotones de la izquierda.

• Pulsamos sobre el botón para establecer la clave

quedando marcada la clave en ambos campos.

Tablas: Ejercicios 2 y 3:




Tablas: Ejercicios 2 y 3:• Hospital:

– Pacientes: • Clave principal: Código del paciente.

– Médicos: • Clave principal: Código del médico.

– Visitas: • Clave principal: Nº de visita.

• Música: – Discos:

• Clave principal: Id_Disco. – Tipo Productos:

• Clave principal: Id_Tipo_Producto.

Tablas




• Guardar la tabla:• Una vez haya definido la estructura de la tabla se pulsa el botón de Guardar

o se elige Archivo/Guardar.• El nombre que se le va a asignar a esta tabla es "Pacientes". • Conviene guardar la tabla siempre que se realiza algún cambio.• Abrir y trabajar una tabla: • Para abrir una tabla de una base de datos ya existente, primero se tendrá

que estar en esa base de datos.

• Para abrir una base de datos, se selecciona Archivo/Abrir, o se pulsa el botón.• Aparecerá una ventana de diálogo con las diferentes bases de datos, se

selecciona la que interese y se pulsa Aceptar.• Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de

datos, con múltiples pestañas. Se elige la pestaña y se hace clic sobre

la tabla que se desea abrir.• Se pulsa el botón Abrir, si se desea introducir datos, o Diseño si se deseaañadir un campo o variar las propiedades de los campos.

• Una vez se encuentra dentro de una de estas dos opciones siempre se tienela oportunidad de cambiar pulsando el botón cambiar de vistas:

Tablas: Relaciones




Tablas: Relaciones•

Diferencia de una base de datos relacional:• La diferencia de las bases de datos relacionales conrespecto a una base de datos plana consiste en que losdatos sólo se introducen una sola vez en una tabla, perogracias a las relaciones pueden aparecer en las tablasque se quiera.

• Cualquier modificación sólo hay que realizarla una solavez y automáticamente se realizará en todas las demástablas.

• De este modo se ahorra mucho tiempo, espacio yexactitud en los datos que siempre estarán actualizadosindependientemente de la tabla en la que estemos.

Tablas: Relaciones




Tablas: Relaciones• Tipos de relaciones: • Existen tres tipos de relaciones, que se explican a continuación.• Más adelante se verá cómo quedan guardadas relaciones de este

tipo en Access.• Relación uno a uno:

– Cada registro de la tabla A se relaciona sólo con un registro de una tabla

B y cada registro de la tabla B se relaciona sólo con un registro de latabla A.

– Relaciones de este tipo se almacenan guardando en la tabla el

identificador de la otra tabla con la que mantiene la relación. –

Tablas: Relaciones




Tablas: Relaciones• Relación uno a varios:

– Cada registro de la tabla A está relacionado con varios registrosde la tabla B y cada registro de la tabla B está relacionado conun sólo un registro de la tabla A.

– Aplicando esto a nuestro ejemplo, una relación de este tipo sedaría entre la tabla pacientes y la tabla médicos, ya que elmismo médico se hará cargo de varios pacientes.

– Un solo registro de la tabla de médicos se relaciona con varios

registros de la tabla de pacientes.

Tablas: Relaciones




• Relación varios a varios: – Cada registro de la tabla A puede estar relacionado con más de un registro de

la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con más de unregistro de la tabla A.

– En la base de datos del hospital tenemos dos tablas: médicos y pacientes, conuna relación directa entre ellos, un médico podría atender a muchos pacientes y

un mismo paciente podría ser atendido por varios médicos. – Varios registros de la tabla de médicos se relacionaría con varios registros de latabla de pacientes.

– Relaciones de este tipo se almacenan creando una tabla especial donde secolocan los identificadores de cada tabla y otros campos que puedan ser deutilidad, por ejemplo la fecha, la hora, comentarios acerca de la visita médica,

etc.–

Tablas: Relaciones




Tablas: Relaciones

• Ejemplo de relación varios a varios: – Tenemos la tabla “Pedidos" quecontiene campos "Producto" y "Cliente"

y mantiene la relación de uno a varioscon las tablas "Productos" y "Clientes" que a su vez mantienen la relación devarios a varios entre sí.

Tablas: Relaciones




• Crear relaciones ente dos tablas:• Para crear una relación entre las tablas de una base de datos

primero es necesario cerrar todas las tablas. Con las tablasabiertas no se puede crear o modificar una relación. Para poderutilizar la integridad referencial será necesario que las tablas notengan ningún registro.

• Desde la ventana Base de datos, se pulsa el botón o seselecciona el menú Herramientas/Relaciones. Automáticamente seabrirá la ventana Relaciones totalmente vacía.

Tablas: Relaciones




• Para añadir las tablas que van a estar relacionadas sepulsa el botón Mostrar tabla o se selecciona el menúRelaciones/Mostrar Tabla.

• Aparecerá una ventana con el listado de las tablas:

Tablas: Relaciones




Tablas: Relaciones• Se seleccionan aquellas tablas que van a formar

parte de una relación y se pulsa Agregar.• Después de pulsar Agregar en la ventana

Relaciones aparecerá la tabla en un recuadrocon todos los campos.• Cuando ya no se quieran agregar mas tablas se

pulsa el botón Cerrar.• Quedará abierta únicamente la ventana

Relaciones.

Tablas: Relaciones




• En este caso se van a incluir las tres tablas de nuestro ejemplo:Médicos, Pacientes y Visitas.

• Para crear las relaciones entre estas tres tablas se relacionaráprimero médicos con visitas y luego pacientes con visitas.

Tablas: Relaciones




• Para relacionar médicos con visitas el campo en común es el código deldoctor.

• Este dato está almacenado en la tabla médicos, por tanto, el campo searrastrará desde médicos hasta Visitas.

• Para arrastrar el campo primero se selecciona, se hace clic, y sin soltar elbotón del ratón se arrastra hasta situar el cursor sobre el campo Código deldoctor de la tabla Visitas.

• Al arrastrar el campo el cursor se convertirá en un rectángulo pequeño.• Tras arrastrar el campo se abrirá esta ventana:

Tablas: Relaciones




• Dentro de la ventana hay dos columnas en las dos debe estar uncampo con un contenido similar.

• No importa la coincidencia del nombre sino del contenido.• Médicos es la tabla primaria en esta relación (es la que contiene

los datos) y Visitas es la tabla secundaria (tomará los datos demédicos a través del campo común).

•

Si se pulsa el botón Tipo de combinación, se abrirá una ventanaexplicando los tres tipos de combinaciones.• Automáticamente aparece seleccionada la primera combinación.• En este ejemplo se puede dejar así.

Tablas: Relaciones




• Integridad referencial:• La integridad referencial es un conjuntode reglas de Access que garantizan que

las relaciones entre los registros detablas relacionadas son válidas y que nose eliminan ni modifican accidentalmentedatos relacionados que satisfacen dicharelación.

• Sirve para aumentar la seguridad en eltratamiento de los datos que coexistenentre dos tablas relacionadas.

Tablas: Relaciones




• Exigir integridad referencial:

• La integridad referencial son unas normas que mantienen la coherencia dedatos entre dos tablas relacionadas. Estas normas son:

1. No puede haber registros en la tabla secundaria que no estén en la primaria.2. No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la

secundaria.• Para poder exigir integridad referencial en una relación de uno a varios es

necesario que : 1. El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal.2. Los campos contengan el mismo tipo de datos a excepción de que la relación

se establezca entre un campo de tipo Autonumérico y un campo de tipoNumérico, siempre y cuando este último sea un Entero largo (por lo tanto los

dos campos con la misma longitud: entero largo).

1. No se pueden relacionar un campo de texto con uno de fecha, o uno numéricocon uno de texto.

2. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos.

Tablas: Relaciones




• Cuando se establece la integridad referencial (marcando la casillapertinente en el panel de modificar relaciones) se van a cumplir

obligatoriamente, las siguientes reglas:• No podemos introducir un valor para ese campo en la tabla relacionada si

antes no ha sido introducido en la tabla principal.• Ejemplos:

– No podemos tener en la tabla de pedidos un pedido realizado por un código decliente que no exista.

–

No podemos tener o anotar en la tabla de participantes un participante con unnúmero de socio que no exista en la tabla relacionada de socios (habría quedar de alta al participante previamente en la tabla socios.

– Una buena opción sería colocar en el formulario de inscripciones un botón decomando que nos lleve y abra el formulario de socios para poderle dar de alta.

– Al cerrar el formulario de socios una vez dado de alta, regresaríamos alformulario de inscripciones y como ese nuevo socio ya existe en la tabla desocios, nos permitiría su entrada).

– No podremos introducir tampoco a un empleado un código de entidad bancariasi no se ha introducido esa entidad previamente en la tabla entidades.

– No se puede asignar a un trabajador un código de categoría si esa categoríano está dada de alta en la tabla categorías.

– No se puede añadir un pedido en una tabla de pedidos de un artículo si elartículo no existe previamente en la tabla de artículos.

Tablas: Relaciones




• No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registroscoincidentes en la tabla relacionada.

• Ejemplos: – No podemos eliminar un cliente que está en la tabla de pedidos, es decir está

realizando un pedido. – No podemos eliminar un socio que está en la tabla de participaciones. – No podremos eliminar una entidad bancaria mientras existe un empleado que

domicilie su nómina por ella, no podremos eliminar una categoría profesionalde la empresa mientras algún empleado la tenga asignada.

– No se podría borrar un artículo mientras existen pedidos de ese artículo en latabla de pedidos.

– No se podría dar de baja un vehículo (de una base de datos de unayuntamiento) mientras en la tabla relacionada multas existan multas sobreese vehículo.

• No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si elregistro tiene registros relacionados.

• Ejemplos: – No podríamos cambiar el número de cliente en la tabla de clientes si este

cliente en este momento esta realizando un pedido, es decir está en la tablapedidos.

– No podríamos cambiar el número de socio en la tabla de socios si este socioen este momento esta participando en un torneo, es decir está en la tabla

participaciones.

Tablas: Relaciones




• Si se quiere exigir el cumplimiento de estas reglas, hay que

seleccionar la casilla de verificación Exigir integridad referencial alcrear la relación.

• Muy Importante: Esta opción es muy arriesgada ya que en Accessuna vez que se elimina un registro ya no se puede volver arecuperar.

• Es fundamental llevar una buena política de copias de seguridad.

Tablas: Relaciones




• Access verificará que los campos cumplen todas las

condiciones para que haya integridad referencial.• Si no se cumplen todas las condiciones no permitirá que

esa relación tenga integridad referencial.• Quedan activadas las dos acciones siguientes:

– Actualizar en cascada los campos relacionados: se estáindicando que si se modifica el valor de un campo desde unlado de la relación automáticamente se actualicen en todos losregistros relacionados.

– Eliminar en cascada los registros relacionados: si se borra un

registro de un lado de la relación se borrarán automáticamentetodos los registros que estaban relacionados con él.

Tablas: Relaciones




• Al establecer la integridad referencial en la figura siguiente se

observa que la relación es uno (1) a varios (∞), un cliente (cuyosdatos se encuentran en la tabla Clientes) puede haber realizadovarios pedidos (los datos de éstos se encuentran en la tablaPedidos).

Tablas: Relaciones




• Cuando ya se han especificado las características de la relación se pulsa elbotón Crear.

• Entre las dos tablas relacionadas aparecerá una línea.

• Esta línea simboliza la relación entre las dos tablas.

• Si la relación cumple la integridad referencial la línea será más gruesa.

• En nuestro ejemplo del hospital:

Tablas: Relaciones




• A continuación se creará la relación entre Pacientes y

Visitas.• Y se exigirá integridad referencial en las dos relaciones.• Para exigir la integridad referencial se hace doble clic

sobre la línea de relación, se volverá abrir la ventana de

la relación.

Tablas: Relaciones




• Una vez se ha terminado de crear las relaciones entre lastablas se guardan.

• Para guardar se selecciona el botón guardar o el menú Archivo/Guardar.

• Después de guardar ya se puede cerrar la ventana de

relaciones.• Si se cierra antes de guardar, se abrirá un mensaje de aviso.• Access permite guardar las relaciones en la Base de Datos.• Esto será muy importante para que siempre que se lleven a

cabo modificaciones en los datos se tenga en cuenta que lasrelaciones están presentes entre los mismos y no se puedaninfringir las reglas de consistencia vigentes.

Tablas: Relaciones




• Modificar y eliminar relaciones:• Ambas operaciones se realizan desde la Ventana de

relaciones, como ya se ha comentado anteriormente.• Para modificar una relación los pasos a seguir son:

– Hacer clic sobre la línea de la relación que se quiere modificar,ésta se visualizará con un trazo más grueso, indicando queestá seleccionada.

– Seleccionar la opción Modificar relación del menú Relaciones.Se muestra el mismo cuadro de diálogo que aparecía al crearla relación.

– Realizar las modificaciones necesarias. –

Hacer clic sobre el botón Aceptar.• Para eliminar una relación, basta con seleccionar larelación que se quiere eliminar y pulsar a continuación latecla Supr (o seleccionar la opción Eliminar del menúEdición).

Tablas: Ejemplos




• Ejemplo 1:• Supongamos que en la federación de golf (ejemplo de la base de datos

Socios del Club) se ha asignado un responsable tutor por cada uno de losniveles de juego de forma que a cada jugador le pasa a corresponder unresponsable deportivo en virtud de si su nivel de juego es principiante,medio o senior.

• Dicho tutor, tiene unos datos que lo identifican, tales como son su nombre,

apellidos, teléfono de contacto, fax, dirección de e-mail, dirección deoficina.• Sería preciso que en el registro de cada socio se dispusiera de toda la

información de su tutor o responsable deportivo.• Tras un análisis de la nueva situación, se deduce que si en la tabla socios

agregamos tantos campos como para albergar la información de dichostutores, a todos los socios con el mismo nivel de juego, les va acorresponder el mismo tutor, con lo que todos los datos del tutor estaríanrepetidos de forma masiva y redundante en la tabla socios (ocupandomucho espacio y lentificando el proceso básicamente).

• Quizás la mejor solución sea, en este caso, definir otra tabla llamadaTutores, en la que deberá existir un registro para cada nivel de juego y porlo tanto para cada tutor.

Tablas: Ejemplos




• La estructura de la tabla sería la siguiente:

• Se introducirán los datos de los niveles junto a susresponsables.

• Pero, ¿De que manera podríamos enlazar o relacionar estanueva tabla de tutores con la gran tabla de socios?

Tablas: Ejemplos




• Será necesario relacionar el nivel de juego de cada socio de la

tabla de socios con en código de nivel de la tabla de tutores.• Pero como son de distinto tipo (texto “en socios” frente a

numérico “en tutores”) no se podrá.• La solución es sustituir en la tabla de socios el campo nivel por el

campo codnivel (por ejemplo) de tipo numérico y luego colocar a

cada socio un código (el que corresponde a su nivel de juego) eneste campo de acuerdo a los niveles y tutores introducidos en latabla de tutores (1, 2 o 3).

1. Se deberá crear en la tabla de socios el campo codnivel.2. Mediante tres consultas de actualización, a aquellos que tengan

nivel de juego principiante, actualizaremos ese nuevo campocodnivel (de la tabla de socios) a 1.• De igual manera, los socios con nivel senior actualizaremos a 2 su

campo codnivel.• Y a 3 el campo codnivel de los socios con nivel senior.

Tablas: Ejemplos




3. A continuación deberemos (de forma recomendada, aunque eneste ejemplo no lo borremos) eliminar el campo nivel de la tablasocios ya que, a partir de ahora, se conocerá el nivel de juegogracias a un código en la tabla de socios, que se corresponderácon uno de los niveles y tutores de la tabla tutores.

4 Ahora tendremos que establecer la relación (en la pantalla de

Tablas: Ejemplos




•

A partir de este momento, podríamos crear consultas,formularios e informes en donde aparecen ambas tablasimplicadas, eso si, previamente relacionadas.

Tablas: Ejemplos




• Ejemplo 2: • Supongamos un ejemplo superficial de gestión de

sanciones de tráfico en una localidad.• Existen diferentes tipos de sanción (tipos de multa),

diferentes guardias o agentes, los vehículos, los cualespertenecen a un ciudadano o propietario, y por supuestosanciones.

• Las sanciones las "pone" un agente a un vehículo, undeterminado día, a una hora, en un lugar, y esainfracción es de un determinado tipo de entre las que sepueden sancionar.

• Un ciudadano puede tener mas de un vehículo.• La información habrá que disgregarla en diferentes

tablas, (la de vehículos se supone que la facilita tráficocon todos los vehículos), que deberán estarrelacionadas.

Tablas: Ejemplos




•

La siguiente imagen muestra un posibleplanteamiento:

Tablas: Relaciones: Ejercicio 1: Hospital:




• La siguiente imagen muestra el resultado:

Tablas: Relaciones: Ejercicio 2: Empresa:




• La siguiente imagen muestra el resultado:

Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas




• Ejemplo de una base de datos de unaUniversidad.

• La base de datos va a tener cinco tablas: “Alumnos” , “Asignaturas” , “Profesores” ,

“Departamentos” y “Matrículas” .• Tabla Alumno:

– Campos: DNI, Nombre, Apellido1, Apellido2,

Teléfono, Calle, Ciudad, Provincia, FechaNacimiento, Estado Civil.

– Clave Principal: DNI





• Tabla Asignatura: – Campos: Código Asignatura, Nombre, Créditos, DNI, Curso,Departamento. – Clave Principal: Código Asignatura.





• Tabla Profesores:

– Campos: DNI, Nombre, Apellido 1, Apellido 2, Fecha Nacimiento,Calle, Ciudad, Provincia, Estado Civil, Código Departamento,Cargo.

– Clave Principal: DNI.

• Tabla Departamentos: –

Campos: Código Departamento, Nombre Departamento. – Clave Principal: Código Departamento.





• Tabla Matricula:

– Y sabiendo que un alumno se puede matricular de muchasasignaturas y que una asignatura a su vez puede tenermuchos alumnos matriculados, y que un profesor puedeimpartir varias asignaturas, y una asignatura puede serimpartida por varios profesores, podemos definir esta tablacomo:

– Campos: DNI Alumno, DNI Profesor, Código Asignatura,Curso Académico, Nota. – Clave Principal: DNI Alumno, DNI Profesor, Código

Asignatura.

Ejercicio 3 de Relaciones de Tablas• I t d ió d d t




• Introducción de datos:





• Introducción de datos:

Ejercicio 3 de Relaciones de Tablasó




• Creación de Relaciones: – Seleccionamos la opción Relaciones de la barra de herramientas. – Agregamos las 5 tablas de nuestra base de datos y

establecemos las relaciones entre ellas, de forma que el e – esquema quede del siguiente modo:

Tablas: Propiedades de los campos




• Cada campo de una tabla dispone de una seriede características que proporcionan un controladicional sobre la forma de funcionar delcampo.

• Las propiedades aparecen en la parte inferiorizquierda de la ventana Diseño de tabla cuandotenemos un campo seleccionado.

Tablas: Propiedades de los campos




• Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General

donde indicamos las características generales del campo y laficha Búsqueda en la que podemos definir una lista devalores válidos para el campo.

• Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un

tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la fichaBúsqueda cambian según el tipo de control asociado alcampo.

• Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedadesde un campo después de haber introducido datos en él se

pueden perder estos datos introducidos.• A continuación se explican las propiedades de que

disponemos según los diferentes tipos de datos.

Tablas: Tamaño del campo




• Para los campos Numérico, las opciones son:

– Byte: (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre0 y 255. – Entero: para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. – Entero largo: para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648

y 2.147.483.647.

– Simple: para la introducción de valores comprendidos entre-3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

– Doble: para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y-4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valorespositivos.

– Id. de réplica: se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas. – Decimal: para almacenar números entre -10^28-1 y 10^28-1.

Tablas: Tamaño del campo




• Para los campos Texto, esta propiedaddetermina el número máximo de caracteres quese pueden introducir en el campo. Siendo pordefecto de 50 caracteres y valor máximo de255.

• Los campos Autonumérico son Entero largo.• A los demás tipos de datos no se les puede

especificar tamaño.

Tablas: Formato del campo




• Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma depresentar los datos en pantalla o en un informe.

• Se puede establecer para todos los tipos de datosexcepto el Objeto OLE y Autonumérico.

• Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son: – Número general: presenta los números tal como fueron

introducidos. – Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de

millares y el símbolo monetario asignado en Windows comopuede ser .€

– Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro. –

Fijo: presenta los valores sin separador de millares. – Estándar: presenta los valores con separador de millares. – Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de

porcentaje (%). – Científico: presenta el número con notación científica.

Tablas: Formato del campo• Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:




Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: – Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna

hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Estevalor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga.Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

– Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mescompleto. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.

– Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres.

Ejemplo: 21-Ago-2000. – Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y

año. Ejemplo: 01/08/00. – El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el

1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99

pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999. – Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. – Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35

Pm. – Hora corta: presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

Tablas: Formato del campo• Formatos Número y Moneda:




• Formatos Número y Moneda:

• Formato Fecha/Hora:

Tablas: Formato del campo• Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No,

V d d /F l A ti d /D ti d




Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.• Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo

son No, Falso y Desactivado.• El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de

verificación por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de estetipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efectode la propiedad formato.

• Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el controlpredeterminado en la ficha Búsqueda de las propiedades delcampo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuación.

• Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos,para los campos Texto se tendrían que crear formatospersonalizados.

Tablas: Lugares decimales




• Esta propiedad nos permite indicar elnúmero de decimales que queremosasignar a un tipo de dato Numérico o

Moneda.

Tablas: Título




• Se utiliza esta propiedad para indicar cómoqueremos que se visualice la cabecera delcampo.

• Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e

indicamos Fecha de nacimiento como valor enla propiedad Título, en la cabecera del campoFnac veremos Fecha de nacimiento.

Tablas: Valor predeterminado




• El valor predeterminado es el valor que se almacenará

automáticamente en el campo si no introducimos ningúnvalor.• Se suele emplear cuando se sabe que un determinado

campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, seutiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a serese valor y así que se introduzca automáticamente en el

campo a la hora de introducir los datos de la tabla.• Por ejemplo, si tenemos la tabla Clientes con el campo

Provincia y la mayoría de clientes son de la provincia Madrid,se puede introducir ese valor en la propiedad Valorpredeterminado del campo Provincia y así a la hora deintroducir los diferentes clientes, automáticamente apareceráel valor Madrid y no lo tendremos que teclear.

• Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos dedatos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico.

Tablas: Valor predeterminado




• Los campos Memo y Texto cuentan conesta propiedad para controlar que no sepuedan introducir valores de cadena queno contengan caracteres o estén vacíos.

Tablas: Máscaras de entrada:




• Una máscara de entrada es un formato que asignamos para laintroducción de valores en el campo.

• Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos ypara controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Porejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campoNúmero de teléfono que muestre exactamente cómo debeintroducirse un número nuevo: (___) ___-____.

• Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas quenos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos alhacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de lapropiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

• También podemos definir nuestras propias máscaras de entrada.•

Esta propiedad sólo se puede utilizar en campos con formato “texto” o “fecha” .• La propiedad Máscara de entrada puede contener hasta tres

secciones separadas por signos de punto y coma (;).





Sección Descripción

Primera

Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puedesutilizar para definir la máscara de entrada, mira la tabla que aparecea continuación.

Segunda

Especifica si Access almacena los caracteres de visualización

literales en la tabla al introducir datos. Si utilizas 0 para esta sección,todos los caracteres de visualización literales (por ejemplo, elparéntesis de una máscara de entrada de un número de teléfono) sealmacenan con el valor; si introduces 1 o dejas esta sección enblanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos en el control.

TerceraEspecifica el carácter que Access muestra para el espacio en el queel usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada. Paraesta sección puedes utilizar cualquier carácter; para mostrar unacadena en blanco, utiliza un espacio entre comillas (“ ").





• Al crear una máscara de entrada, puedesutilizar caracteres especiales para hacer que laintroducción de determinados datos (porejemplo, el código de área de un número de

teléfono) sea obligatoria y que los demás datossean opcionales (como la extensión deteléfono).

• Estos caracteres especifican el tipo de datos,

como el número o el símbolo que se debeintroducir para cada carácter de la máscara deentrada.

Tablas: Máscaras de entrada:• Puedes definir una máscara de entrada utilizando los siguientes




Puedes definir una máscara de entrada utilizando los siguientescaracteres:

Carácter Definición

0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria).

9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria).

#Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero seeliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos).

L Letra (A a Z, entrada obligatoria).

? Letra (A a Z, entrada opcional).

A Letra (A a Z, entrada obligatoria).

a Letra, espacio o dígito (entrada opcional).

& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).

C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).

. , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha.

< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.

> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.

\Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A).

Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo1: Empresa:




• Abrimos la base de datos “Empresa” .• Abrimos la tabla “Pedidos” en modo diseño, y señalamos el campo

“Fecha_Pedidos” .





•

Nos situamos con el ratón en la propiedad máscaras de entrada, yhacemos clic sobre el botón , que abrirá el asistente demáscaras de entrada.

• Seleccionamos la opción fecha corta o fecha mediana, según seprefiera, y pulsamos siguiente.




•

Hacemos clic en siguiente:

• Por último, hacemos clic en finalizar.





•

El resultado es el siguiente:





•

Ahora, vamos a hacer una prueba.• Nos vamos a la tabla pedidos en vista hoja de datos parta

introducir un nuevo registro:





• Ahora, vamos a abrir la tabla “Empleados” en modo diseño.• Vamos a hacer que no se puedan

introducir números de teléfonoincorrectos.• Los únicos números que aceptará nuestra

tabla serán los que empiecen por “91” , yque en total no tengan más de 9 dígitos.





• Señalamos la opción Número de teléfono,y hacemos clic en siguiente.





• Lo transformamos hasta que tenga elsiguiente aspecto:

• Hacemos clic en siguiente.






• Seleccionamos la primera opción, y hacemos clic ensiguiente.





• Por último hacemos clic en finalizar.





• Si guardamos la tabla y la cerramos y a continuación lavolvemos a abrir, el resultado es el siguiente:





• Tenemos que transformarlo de la siguiente manera:





• Si intentáramos introducir un nuevo registro enesta tabla aparcería lo siguiente:

Tablas: Máscaras de entrada: Ejemplo3: Música:




•

Abrimos la tabla “Clientes” enmodo diseño.• En este caso, los clientes

pueden ser de variasprovincias españolas y

por tanto, la únicacondición que queremosimponer es que todos losteléfonos empiecen

por 9, y tengan 9 dígitos en

total.





• El resultado es el siguiente:





• Si sustituyéramos los ceros por nueves:





• Al introducir el nuevo teléfono, aparecería el nuevecomo primer dígito obligatorio, pero no nos obliga aintroducir 9 dígitos en total.

• Podemos introducir menos.





• Abrimos de nuevo la tabla “Clientes” .• Vamos a conseguir que todos los nombre de clientes que

introduzcamos nuevos estén en mayúscula.• Si quisiéramos que todas las letras aparecieran como minúsculas

sustituiríamos el signo > por el de <.

• La “a” indica que se van a introducirletras (también nos permite introducir

espacios) pero no implica obligatoriedad.

Tablas: Máscaras de entrada:Ejemplo 3: Música:




Ejemplo 3: Música:


Tablas: Reglas de validación:

• E t i d d it t l l t d d




• Esta propiedad nos permite controlar la entrada de

datos según el criterio que se especifique. Hay queescribir el criterio que debe cumplir el valor introducidoen el campo para que sea introducido correctamente.

• Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté

comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar enesta propiedad >=100 Y <=2000.• Para formar la condición puedes utilizar el generador de

expresiones como te explicamos en la secuencia

animada.• Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de

datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico.


• EJEMPLO




• EJEMPLO:• Abrimos la base de datos “Empresa” .• Hacemos clic sobre la tabla “Pedidos”/Diseño.


• S ñ l l “F h d l did ”




• Señalamos el campo “Fecha del pedido”.• Nos situamos con el ratón en la propiedad de reglas de

validación, y hacemos clic en el botón para abrir elgenerador de expresiones.


• N it l tó l i d d d




• Nos situamos con el ratón en la propiedad dereglas de validación, y hacemos clic en el botón

para abrir el generador de expresiones.• Vamos a validar el campo comprobando que la

fecha de pedido es inferior a la fecha de hoyhaciendo primero clic en el signo “<“.


• L b f ió d l l




• Luego buscaremos una función que devuelva lafecha de hoy.

• Para ello hacemos doble clic enFunciones/Funciones incorporadas/Fecha/Hora/Fecha.


• Pa a ag ega la egla de alidación hacemos clic




• Para agregar la regla de validación hacemos clicen Pegar.

• Ahora tenemos nuestra regla de validacióncompleta.

• Finalmente hacemos clic en Aceptar.







Tablas: Texto de validación:• Access también ofrece la posibilidad de introducir un texto de

validación




validación.

• Esta propiedad permite que si en el campo se intenta introducir unvalor que no cumpla la regla de validación, aparecerá un mensajede error con el texto de validación que hayamos escrito.

Tablas: Campo requerido:• Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que

asignar a esta propiedad el valor Sí , en caso contrario el valor será el deNo




No.

• Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto elObjeto OLE y el Autonumérico.

• Ahora vamos a hacer que sea obligatoria la entrada de datos en el campodel ejemplo (Fecha_Pedidos).

• Para ello, hacemos clic en “Requerido” y seleccionamos “Sí”.

Tablas: Indexado• Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo.

í




• Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean

más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación yagrupación.

• Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápidala búsqueda.

• Esta propiedad dispone de tres valores: – No: Sin índice. – Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además

admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). – Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores

duplicados. – Si aplicamos la propiedad Sin duplicados, Access no nos permitirá

introducir un valor en este campo si este valor ya existe para otroregistro. Para que un campo pueda ser la clave principal de una tabla,

es requisito que el mismo sea un índice sin duplicados.

Tablas: Indexado• Ejemplo:




•

Abrimos la base de datos “Hospital”.• Abrimos la tabla “Médicos” .• Nos puede interesar crear un índice para poder buscar los

médicos de nuestro hospital según la especialidad(departamento en nuestro caso).

• Elegimos la opción de Sí conduplicados, ya que puede habervarios médicos con la misma

especialidad.

Tablas: Propiedades de campo: Ejercicio:

1. Modificar la estructura de la tabla “Clientes” de la base de datos“Música” siguiendo los pasos que vienen en la tabla




Música siguiendo los pasos que vienen en la tabla.

2. Probar cambiar el código del primer cliente por 100000000. – Observa como no nos deja por no cumplir la regla de validación.3. Volver a dejar el código original.4. Comprobar todas las demás propiedades que hemos incluido.

Nombre del campo Propiedades

NIF_Cliente No se puede introducir clientes cuyo código no esté comprendido entrelos valores 1 y 99999999.

Nombre_Cliente Tamaño:45

Calle Tamaño: 30

Localidad Tamaño: 15

Por defecto el valor será: Madrid ya que la mayoría de nuestros clientesestán en esta provincia.

Código_Postal Sólo admite números de 5 cifras e inferiores a 95000.

Número_Teléfono Con máscara de teléfono


• Para resolver el apartado del NIF del cliente tenemos que situarnoscon el ratón en la propiedad de regla de validación y escribir: <1 Y




con el ratón en la propiedad de regla de validación y escribir: <1 Y

<99999999.• Para mejorar la regla de validación hacemos clic sobre la propiedadTexto de validación para especificar el mensaje que deberá apareceren pantalla si introducimos un valor que no cumple la condiciónanterior.

• Escribimos: “Introducir Códigos comprendidos entre 1 y 3000”.


• Para resolver el apartado del nombre del cliente y de la calle, nossituamos con el ratón en la propiedad tamaño




situamos con el ratón en la propiedad tamaño.


• Para resolver el apartado de la localidad nos con el ratón en lapropiedad valor predeterminado y escribimos Madrid




propiedad valor predeterminado, y escribimos Madrid.

Tablas: Propiedades de campo: Ejercicio:• El apartado del número de teléfono ya lo hemos resuelto antes.• Para el código postal, tenemos que introducir una máscara de entrada:

00000




00000.

• Ya hemos visto que el 0 representa un dígito numérico obligatorio para queno puedan introducir letras y que si se introduce un valor, este deberácontener obligatoriamente cinco cifras.

• Queremos, también que sea menor de 95000, de modo, que tenemos queintroducir una regla de validación: <95000.

• Además, queremos introducir un texto de validación: “El código postal debe

ser inferior a 53000”.

Formularios• La introducción de los datos directamente sobre las tablas es

bastante incómoda.• No sólo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse con la




p p pbarra de herramientas, sino que además los registros están unoencima de otro.

• Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos queno correspondan a ese registro.

• Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas deuna forma más sencilla y más limpia.

• En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datosse introducen en la tabla a través de los formularios.• En una base de datos se puede crear más de un formulario basado

en una misma tabla.• Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos,

incluso puede tomar campos de diferentes tablas.• Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan derecogerla.• Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios

deben estar cerradas.• Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan.

Formularios: Crear un formulario• Para crear un nuevo formulario se selecciona la pestaña

de la ventana de la base de datos.• Se pulsa Nuevo aparecerá la siguiente ventana:




• Se pulsa Nuevo, aparecerá la siguiente ventana:

• En esta ventana se dan siete posibilidades distintas para crear unformulario.• Crear el formulario manualmente en Vista diseño, con asistentes o

con los autoformularios.

Formularios: Crear un formulario• Vista Diseño:

– Seleccionando esta opción se puede crear un formulario totalmente personalizado.




• Asistente para formularios: – Access crea automáticamente un formulario con los campos que el usuario seleccione. – Con este asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos.

• Autoformulario: columnas: – Access crea un formulario en columnas con todos los campos de la tabla. – Cada registro aparece de forma independiente con los campos ordenados en una columna.

• Autoformulario: tabular: – Crea automáticamente un formulario con todos los campos en formato tabular. – Los registros aparecen en filas y columnas. – En este tipo de formulario se presentan todos los registros que se hayan introducido.

• Autoformulario: hoja de datos: – Esta opción crea automáticamente un formulario con el formato de hoja de datos. – Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos.

• Asistente para gráficos: – Crea un formulario con un gráfico, muestra los datos en formato gráfico.• Asistente para tablas dinámicas:

– Crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinámica de Microsoft Excel. – Una tabla dinámica es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos

utilizando el formato y los métodos de cálculo que se elijan.

Formularios: Crear un formulario• Para continuar con el ejemplo del hospital se va a crear un

formulario de la tabla pacientes




formulario de la tabla pacientes.• Se selecciona Autoformulario: columnas y la tabla Pacientes.• Para seleccionar la tabla se pulsa

sobre la flecha de la derecha, se despliegan las diferentes tablasque existen en la base de datos.• Para seleccionar una se hace clic sobre ella.•

Si se quisiera extraer datos de varias tablas se tendría queseleccionar Vista Diseño ó Asistente para formularios, o bien crearuna consulta de varias tablas y hacer un formulario con ella.

Formularios: Crear un formulario• Al seleccionar la opción Autoformulario:




columnas Access automáticamente generará unformulario en columnas y lo abrirá en VistaFormulario:

Formularios: Vista Diseño• En Formulario hay tres vistas distintas, además




de la presentación preliminar.• Vista diseño:

– Como su nombre indica en esta vistafundamentalmente se varía el diseño del formulario.

– La ventana se compone de un menú y tres barras deherramientas:

Formularios: Vista Diseño




Formularios: Vista Diseño• La primera barra de herramientas se refiere al diseño de formularios.

• Puede aparecer integrada debajo del menú o de forma independiente tal




Puede aparecer integrada debajo del menú o de forma independiente tal

como aparece en el gráfico de debajo:

• El botón caja de herramientas sirve para abrir o cerrar el cuadro deherramientas.

• Y el botón autoformulario para crear un autoformulario cuando se desee.

• El resto de los elementos que componen la barra ya se han visto.• La siguiente barra de herramientas se refiere al formato del formulario, es

muy parecido a la barra de herramientas de un editor de textos.

Formularios: Vista Diseño• Objeto: dentro del marco aparecerá el objeto seleccionado. Si se pulsa la

flecha de la derecha aparecerán todos los objetos del formulario. Haciendoá á




clic sobre cualquiera de ellos el objeto se seleccionará y se le podrán aplicartodas las características de formato que se quiera. Seleccionando a través deeste menú los objetos sólo se pueden seleccionar de uno en uno.

• Fuente: al pulsar la flecha de la derecha se despliegan los diferentes tiposde fuentes que existen, y que se pueden aplicar a todos los objetos de unformulario.

•

Tamaño: sirve para dar mayor número de puntos a una fuente, y de estaforma aumentar el tamaño.• Color del borde o de la línea: pulsando sobre este botón se despliega

una paleta de colores predeterminados. Al elegir cualquiera de ellos estecolor se aplicará al objeto que esté seleccionado.

• Ancho del borde de la línea: hay seis grosores diferentes además del

que viene por defecto.• Efecto especial: hay seis efectos especiales para aplicar al campo: sin

relieve, con relieve, bajo relieve, grabado, sombreado y cincelado.

Formularios: Vista Diseño




• En el cuadro de herramientas se encuentran todos loselementos que componen el formulario, y se explicaránmás adelante.

Formularios: Vista Formulario• Esta vista es para introducir los datos en el formulario.• La barra de herramientas es la misma que la de Vista Hoja de




datos, ya que en ambas vistas se pueden introducir registros:

• Los elementos de la barra de herramientas son todos conocidos.

Formularios: Vista Hoja de Datos• En esta vista se introducen datos como si se tratara de una hoja de

cálculo.




• Esta vista es común con la Vista Hoja de datos de las tablas, laúnica diferencia con respecto a las tablas es que en el formulariopuede haber campos de diferentes tablas.

• El formulario creado automáticamente no es muy claro.• Las etiquetas de algunos campos no se ven completas, y los datos

de los diferentes campos se alinean en distintas posiciones.

Formularios: Vista Hoja de Datos• Para mejorar la presentación se pulsa el botón Vista de la barra de herramientas, y se cambia a Vista Diseño, el

aspecto del formulario será este:




Formularios: Controles• Estos son los diferentes tipos de controles:Cuadro de texto Sirven para mostrar o introducir datos




Cuadro de texto Sirven para mostrar o introducir datos

Etiqueta Crea una etiqueta

Grupo de opciones Formado por un grupo de casillas de verificación obotones de opción. Sólo permite que se active unaopción.

Botón de opciónPara valores Si/No. Se puede utilizar dentro de ungrupo de opciones.

Casilla de verificación Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de ungrupo de opciones.

Botón de alternar Para valores Si/No. No puede utilizarse dentro de ungrupo de opciones.

Cuadro combinado Permite seleccionar un elemento de una lista oescribir el dato directamente.

Cuadro de lista Permite seleccionar un elemento de una lista.

Formularios: Controles Botón de comando Inserta un botón que al ser pulsado ejecuta

instrucciones.




ImagenInserta un marco para incluir una imagen. No es unobjeto OLE. No se edita.

Marco de objetodependiente

Inserta un marco para incluir un objeto OLE quedepende del valor de un campo.

Marco de objeto

independiente

Inserta un marco para incluir un objeto OLE que nodepende del contenido de un campo.

Subformulario/subinforme

Permite introducir un formulario dentro de otro.

Salto de página Cuando el formulario tiene mas de una página, así seindica dónde empieza cada una.

Línea Inserta una línea en el formulario.

Rectángulo Inserta un rectángulo.

Formularios: Controles




• En el cuadro de herramientas hay otros botonesque no son controles:

• Pulsando este botón se podrá

seleccionar cada uno de los objetos.• Para utilizar el asistente de controles.• Para ver más controles.

Formularios: Controles• Manejo de controles:• Hay controles que muestran información que sólo está en el




• Hay controles que muestran información que sólo está en elformulario (controles independientes) estos son las etiquetas, laslíneas y los rectángulos. Los cuadros de texto, los marcos de objetomuestran información contenida en la tabla o consulta adyacente.

• Para realizar cualquier modificación en un control se hace clic sobreél.

• Para modificar el tamaño de la etiquetas y desplazar los campos se

selecciona la etiqueta:

Formularios: Controles• Manejo de controles:

– Seleccionar:




Seleccionar:• Para seleccionar varios campos se debe pulsar la tecla Mayúsculas o Control

y sin soltarla hacer clic sobre todos los elementos que se desee seleccionar.• Si por equivocación se seleccionara uno que no se quisiera, sin soltar la tecla

Mayúsculas se debe volver a hacer clic para deseleccionar.• También se puede seleccionar uno o varios elementos haciendo un cuadrado

con el ratón.• Para realizar esta operación se hace clic sobre una de las esquinas de lo que

va a ser el cuadrado, se arrastra el ratón en diagonal sin soltar el botón,cuando ese cuadrado abarque todo lo que se quiere seleccionar se suelta elbotón del ratón.


– Modificar el tamaño:




Modificar el tamaño: • Haciendo clic sobre los cuadraditos pequeños de las esquinas se

modifica el tamaño del objeto seleccionado.• El ratón se convertirá en una flecha que apunta en dos direcciones y

al estirar hacia una de ellas variará el tamaño. – Modificar la posición:

• Si se pulsa sobre la esquina superior izquierda el ratón se convertiráen una mano con el dedo índice apuntando hacia arriba.

• Haciendo clic se podrá mover la etiqueta o el campo de forma

independiente. Sin embargo si pasa el ratón sobre cualquiera de losbordes del campo o de la etiqueta el cursor será una mano abierta.• Si se hace clic y se mueve se moverá tanto el campo como la

etiqueta.





–

Alinear: • Para alinear varios elementos primero hay que seleccionarlos y luegoabrir el menú Formato/Alinear y se desplegará un menú paraseleccionar respecto a qué lado se deben alinear esos campos.

• En vista diseño también se pueden añadir más elementos a lapresentación de formularios que se verán más adelante.

– Modificando el formulario con respecto a la creación automáticadel programa, el aspecto del formulario será más claro:

Formularios• Una vez creado este formulario, se puede




introducir todos los datos que se quiera.• Para moverse entre los diferentes registros se

utilizan los botones que hay debajo delformulario:

Formularios: Asistente paraformularios • Otra forma de generar un formulario es




utilizando el asistente para formularios.• Tras pulsar Nuevo aparecerá esta ventana:

Formularios: Asistente paraformularios • En este caso se selecciona Asistente para formularios.




• Después se selecciona la tabla de la que se van a extraerlos campos y se pulsa Aceptar.• Aparecerá esta ventana:

Formularios: Asistente paraformularios • En esta ventana se eligen los campos que se desea que aparezcan en el

formulario.




• Aunque en la ventana anterior se ha seleccionado la tabla de la cual sequieren extraer los campos para el formulario, aún se puede cambiar de tablapulsando sobre la flecha que se encuentra bajo Tablas/Consultas.

• Una vez seleccionada la tabla se escogen los campos que se quiere queaparezcan en el formulario.

• Se pueden seleccionar todos los campos o sólo algunos.•

Incluso se pueden seleccionar campos de diferentes tablas para un mismoformulario.• Para seleccionar los campos del formulario se utilizan los botones que hay

entre Campos disponibles y Campos seleccionados:Pasar un campo

Pasar todos los campos

Eliminar un campo

Eliminar todos los campos ya seleccionados

Formularios: Asistente paraformularios • Para añadir un campo a la lista de Campos seleccionados:

primero se selecciona el campo con el ratón y después se




p p y ppulsa el botón .

• El campo aparecerá en la zona de la derecha: Camposseleccionados.

• A su vez el campo desaparecerá de la lista de Camposdisponibles.

• Tras seleccionar todos los campos que se quiere queaparezcan en el formulario se pulsa el botón Siguiente para continuar con la creación del formulario.

Formularios: Asistente paraformularios • Siempre se puede volver al paso anterior pulsando el botón Atrás

para volver y modificar alguna de las elecciones hechas.




• Si se pulsa el botón Cancelar se cancela la creación de un formulariosin guardar lo que se ha hecho.• Si se pulsa el botón Terminar el formulario quedará guardado hasta

el paso en el que se esté en ese momento.• Tras pulsar Siguiente aparece esta pantalla, en la que se debe

seleccionar el tipo de distribución de los campos.

Formularios: Asistente paraformularios • Al seleccionar cada opción aparece una muestra de cada

distribución en la ventana izquierda:




q

En columnas: cada columnatiene un campo y unaetiqueta.

Tabular: cada fila un registro.En la primera fila las etiquetas.

Formularios: Asistente paraformularios • Al seleccionar cada opción aparece una muestra de cada

distribución en la ventana izquierda:




q

Hoja de datos: es el mismoformato que el de las tablas. Justificado: los campos están juntos respetando la longitudde cada uno.

Formularios: Asistente paraformularios • Tras elegir el tipo de distribución se pulsa Siguiente.




• En esta ventana se selecciona el aspecto gráfico del formulario.• El color o la imagen de fondo.• El color de las etiquetas y los botones.• Se selecciona uno de los modelos de la lista y se pulsa Siguiente.

Formularios: Asistente paraformularios • En esta ventana se le da nombre al formulario.• Este es el último paso de creación del formulario, a partir de este




momento se pueden introducir datos a través del formulario.• También cabe la opción de seguir modificando el diseño del

formulario desde la Vista diseño.

Formularios: Asistente paraformularios • El formulario ya está creado, dependiendo de la

modificaciones personales tendrá un aspecto distinto,




p ppero la finalidad es la misma: introducir datos de unaforma más cómoda.

• Este podría ser el aspecto de un formulario retocadodesde la Vista diseño:

Formularios: Formulario consubformulario • Utilidad: Poder observar los datos de dos tablas que tienen algo en

común.




• Ejemplo: Cada paciente tiene asignado un médico de cabecera.• De esta forma cada médico tiene una lista de los pacientes que le

corresponden.• Con el subformulario será posible ver dentro del formulario de los

médicos la lista de los pacientes que le corresponde a cada médico.• De forma que tras crear el formulario médicos, con todos los datos

del médico, se va a crear dentro del formulario, el subformulario.• Para generar un subformulario de manera manual dentro de un

formulario primero se debe abrir el formulario principal en Vistadiseño.

• Dentro del cuadro de herramientas se encuentra el botón

Subformulario/Subinforme .• Se abre el formulario de Médicos con el que se va a trabajar, en

modo diseño.• Y se hace clic sobre el botón subformulario: .

Formularios: Formulario consubformulario • Se crea un rectángulo con el ratón en la zona donde se




quiera situar el subformulario.• Para crear el rectángulo se hace clic en lo que va a ser la

esquina superior izquierda y se desplaza el ratón endiagonal hacia la esquina inferior derecha.

• Cuando el rectángulo tenga la forma deseada se suelta el

ratón.• Dentro del rectángulo creado estará el subformulario.• Tras crear el rectángulo aparece la siguiente ventana de

diálogo, donde se elige si el formulario se hace a partir deuna tabla o de un formulario ya existente.

• El diseño será mejor si se escoge un formulario, pero paraeso el formulario de pacientes tiene que estar ya creado.• En este caso se selecciona Tabla o consulta.

Formularios: Formulario consubformulario



4/14/12 www.urjc.es4/14/12 www.urjc.es 233233• En la ventana siguiente se selecciona la tabla de Pacientes

Formularios: Formulario consubformulario




Formularios: Formulario consubformulario • En esta ventana hay que determinar el tipo de conexión que existe entre el




formulario principal y el subformulario.• El programa sugiere vínculos, si ninguno de ellos coincide con la relación real

que hay entre las dos tablas se selecciona Definir la mía propia, si alguno delos vínculos coincide con la relación real. Se selecciona y se pulsa Siguiente.

• En este caso, la relación que sugiere el programa no coincide con la realidad.

Formularios: Formulario consubformulario • Los campos de las dos tablas que coinciden en su contenido son




"Código del médico" de la tabla médicos con el campo "médico decabecera" de la tabla pacientes.• Para poder definir bien la relación se selecciona Definir la mía

propia.• El aspecto de la ventana variará:

Formularios: Formulario consubformulario • En Campos del formulario/informe se debe seleccionar el campo del formulario

Médicos que permite la relación con la otra tabla; Visitas.




• Y en Campos del subformulario/subinforme se debe seleccionar el campo quepermite la relación de la tabla Visitas con el formulario Médicos.

• Los campos que permiten la relación deben contener el mismo dato, no importa sunombre si no los datos que contengan.

• Para seleccionar los campos campo del formulario y del subformulario se pulsa la

flecha que hay en el primer recuadro bajo Campos del...• En la siguiente ventana se le da nombre al subformulario, ya que se almacenará

junto con los demás formularios.

Formularios: Formulario consubformulario • Tras realizar estos pasos el formulario de “Médicos”




quedará así en el Vista Diseño:

Formularios: Formulario consubformulario • En Vista Formulario se ve la utilidad del subformulario:




Formularios: Ejercicios: • Ejercicio 1: Crear los formularios, con

autoformulario en columnas, para las tablas




“Médicos” , “Pacientes” , y “Visitas” , de la base dedatos “Hospital” .• Ejercicio 2: Crear los formularios, con

autoformulario en columnas, para las tablas

“Clientes” , “Pedidos” , “Detalles de Pedido” , “Compañía de Envíos” , “Empleados” y “Productos” , de la base de datos “Empresa” .

• Ejercicio 3: Crear los formularios, conautoformulario en columnas, para las tablas

“Discos” , “Clientes” , “Empleados” “Pedidos” y “Desglose de pedidos” , de la base de datos “Música” .

Formularios: Ejercicios: • Solución del ejercicio 1:




• Para crear un autoformulario en columnas,vamos al menú Nuevo/Autoformulario encolumnas, y elegimos la tabla “Médicos” .

Formularios: Ejercicios: • El resultado es el siguiente:




• Finalmente, se guarda el formulario.

Formularios: Ejercicios: • Ejercicio 4: Abrir la base de datos “Hospital” .

Crear un subformulario “Visitas” , dentro del de




“Médicos” . El campo en común de estas dostablas es “Código del Médico” .• Ejercicio 5: Crear un subformulario “Pacientes” ,

dentro del de “Visitas” . El campo en común de

estas dos tablas es “Código del Paciente” .• Ejercicio 6: Abrir la base de datos “Empresa” . Crear un subformulario “Pedidos” , dentro del de

“Clientes” . El campo en común de estas dostablas es “Id_Cliente” .

• Ejercicio 7: Crear un subformulario “Productos” ,dentro del de “Detalles de Pedido” . El campo encomún de estas dos tablas es “Id_Producto” .

Formularios: Ejercicios: • Ejercicio 8: Crear un subformulario “Pedidos” , dentro del

de “Empleados” . El campo en común de estas dos tablas




es “Id_Empleado” .• Ejercicio 9: Abrir la base de datos “Música” . Crear un

subformulario “Pedidos” , dentro del de “Clientes” . Elcampo en común de estas dos tablas es “NIF_Cliente” .

• Ejercicio 10: Crear un subformulario “Pedidos” , dentro delde “Empleados” . El campo en común de estas dos tablases “NIF_Empleado” .

• Ejercicio 11: Crear un subformulario “Discos” , dentro delde “Desglose de Pedido” . El campo en común de estasdos tablas es “Id_Disco” .

• Ejercicio 12: Crear un subformulario “Desglose Pedidos” ,dentro del de “Pedidos” . El campo en común de estas dostablas es “Id_Pedido” .

Formularios: Ejercicios:

• Solución del ejercicio 4:




• Para crear un subformulario “Visitas” ,dentro del de “Médicos” , hay que abrireste último en vista diseño, y hacer clic en

el comando:

Formularios: Ejercicios: • Aparece el asistente de subformularios.

•




• Se puede hacer de dos formas.• La primera consiste en hacer los subformularios desde

una tabla o consulta existente.

Formularios: Ejercicios: • En la siguiente ventana, se elige la tabla “Visitas” , y se




insertan todos los campos de esta tabla.

Formularios: Ejercicios: • En la siguiente ventana, elegimos la segunda opción




“Definir la mía propia” , y seleccionamos el campo quetienen en común las dos tablas, en este caso “Código delMédico”.

Formularios: Ejercicios: • En la última ventana, escribimos el nombre del

subformulario que se va a crear “Subformulario Visitas” .




• Hacemos clic en Finalizar.

Formularios: Ejercicios: • El resultado es el siguiente:




Formularios: Ejercicios: • Como podemos observar, al hacer el subformulario




usando la tabla “Visitas” , aparece un “Subformulario Visitas” en la ventana de la base de datos.

Formularios: Ejercicios: • Esto no sucede al utilizar la segunda forma, que consiste en crear

un subformulario utilizando un formulario existente.




• Hacemos clic en el mismo comando que antes, y aparece elasistente.

• En esta ocasión, señalamos la segunda opción, y elegimos elformulario “Visitas” .

Formularios: Ejercicios: • En la siguiente ventana, señalamos la opción “Definir la mía propia” ,

al igual que en el caso anterior, y de nuevo elegimos el campo que

ú ó é




tienen en común, “Código del Médico” .

Formularios: Ejercicios: • Aparece la siguiente ventana, en la que se elige el nombre del

subformulario: “Visitas” .



4/14/12 www.urjc.es4/14/12 www.urjc.es 254254• Por último, hacemos clic en Finalizar.

Formularios: Ejercicios: • Como se puede observar, el resultado es diferente al obtenido en el

caso anterior.




Formularios: Asistente para tablasdinámicas • Crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinámica de

Microsoft Excel.• U t bl di á i t bl i t ti d i




• Una tabla dinámica es una tabla interactiva que puede resumirgrandes cantidades de datos utilizando el formato y los métodos decálculo que se elijan.

• Para continuar con el ejemplo del hospital se va a crear unformulario de la tabla pacientes.

• Se selecciona Autoformulario: columnas y la tabla Pacientes.• Para seleccionar la tabla se pulsa .

sobre la flecha de la derecha, se despliegan las diferentes tablasque existen en la base de datos.• Para seleccionar una se hace clic sobre ella.• Si se quisiera extraer datos de varias tablas se tendría queseleccionar Vista Diseño ó Asistente para formularios, o bien crear

una consulta de varias tablas y hacer un formulario con ella.

Formularios: Asistente para tablasdinámicas • Aparece el siguiente menú:




• Pinchamos en Aceptar, y aparece:

Formularios: Asistente para tablasdinámicas • Hacemos clic en siguiente:




• Hacemos clic en finalizar.

Formularios: Asistente para tablasdinámicas • Aparecen el siguiente menú, que nos permite ir arrastrando los

campos que deseamos que entren dentro de la tabla dinámica.• Ad á t bié it d t d d i t d id




• Además, también nos permite dentro de cada campo introducido,seleccionar los registros que deseemos.

• Como vemos, son muy útiles ya que nos permiten, muy fácilmente,realizar consultas dinámicas.

Formularios con gráficos• Vamos a crear un formulario con un

áf l l




gráfico que nos muestre en columnas lossalarios de los médicos de la base dedatos “Hospital” .

• Para ello, nos vamos a los formulario yhacemos clic en Nuevo/Asistente paragráficos.

• Después seleccionamos la tabla “Médicos” .

Formularios con gráficos• Aparece la siguiente ventana:




• Seleccionamos los campos Código delmédico y Salario y hacéis clic enSiguiente.





• Seleccionamos cualquiera de los dos primerosque os aparecen en la ventana (de columnas) yhacéis clic en Siguiente.





• Hacemos clic en Siguiente.





• Nos pide el título que queremos darle a gráfico.• Escribimos: Salario de los médicos.• Hacemos clic en Siguiente.

Formularios con gráficos• Nos aparece el formulario con el gráfico:




• Finalmente guardamos el formulario con elnombre: “Gráfico del Salario de los Médicos” .

Formularios con botones

• Para crear un formulario con botones,d b f l i




debemos crear un nuevo formulario envista diseño:

Formularios con botones• Aparece la siguiente ventana:




• Ahora, vamos a introducir en este formulario un

botón que nos dé la bienvenida a nuestra basede datos del hospital.

Formularios con botones• Para ello, hacemos clic sobre el botón , que está dentro de las

herramientas de los formularios:




• Ahora, nos vamos de nuevo al formulario y dibujamos el botón.

• Nos aparece el siguiente asistente.•

Hacemos clic en cancelar.

Formularios con botones• Cambiamos el nombre del botón: “Bienvenido al hospital” .• Hacemos clic con el botón derecho del ratón, y vamos a

“propiedades”




propiedades .• Donde pone “Otras” , en “Nombre” ponemos “Bienvenida” .• Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el botón, y luego

en generar evento:


• Aparece la siguiente ventana de Visual Basic.





• Escribid el siguiente código:




Private Sub Bienvenida_Click()

MsgBox Prompt:="Bienvenido a nuestro hospital", Buttons:=vbOKOnly +vbInformation

End Sub


• Guardad el formulario con el nombre “Bienvenida al hospital”.• Ejecutad el formulario y observad que efectivamente sale el




• Ejecutad el formulario, y observad que, efectivamente, sale elmensaje: “Bienvenido a nuestro hospital”.

• Ahora vamos a crear dentro de ese mismo formulario otros tres

botones que nos abran los formularios de “Médicos” , “Pacientes” y “Visitas” .• Para ello, volvemos a poner el formulario en “Vista Diseño” .


• Creamos otro botón debajo del que previamente habíamos creado.• Directamente sale el asistente Esta vez no le cerramos ya que hay




• Directamente sale el asistente. Esta vez no le cerramos, ya que hayuna opción que nos permite abrir formularios.

• Hacemos clic en Operaciones con formularios/Abrir formulario.


• Elegimos el formulario que queremos abrir porj l “Médi ” h li i i t




Elegimos el formulario que queremos abrir, porejemplo, “Médicos” , y hacemos clic en siguiente.


• Seleccionamos la pestaña que dice “Abrir elf l i t t d l i t ”




Seleccionamos la pestaña que dice Abrir elformulario y mostrar todos los registros” .• Hacemos clic en Siguiente.


• La siguiente ventana nos permite insertar uni t t t l ió ll




La siguiente ventana nos permite insertar unicono o texto para mostrar la acción que lleva acabo nuestro botón.

• Hay dos opciones:

Formularios con botones• Elegimos la segunda opción (la que muestra el

icono del formulario), y hacemos clic ensiguiente




siguiente.• Aparece la siguiente ventana, en la que

escribimos el nombre del botón, en este caso

“Médicos” .


•

Hacemos lo mismo para los formularios“P i t ” “Vi it ”




Hacemos lo mismo para los formularios “Pacientes” y “Visitas”.• Ahora queremos crear botones que nos abran

las tablas de “Médicos” , “Pacientes” y “Visitas” .• Para ello, nos vamos de nuevo al formulario en

vista diseño, y agregamos un nuevo botóndebajo de los ya existentes.

• Una vez creado nos vamos al botón derecho y agenerador de eventos.





• Hacemos clic en generador de macros.• Nos pide un nombre para guardar la macro. Nosotros escribimos:

“Abrir tabla Médicos”.





• En acción elegimos la acción que queremos que lleve a cabo el botón, eneste caso “Abrir tabla” , y en nombre de la tabla elegimos “Médicos” .

• Finalmente, le cambiamos el nombre al comando.

• Hacemos lo mismo con las otras dos tablas: “Pacientes” , y “Visitas” .

Formularios con botones• El resultado es el siguiente:



Ordenar, buscar, reemplazar y filtrar • Para ordenar los registros de la tabla de pacientes se abre

la tabla de pacientes desde la vista hoja de datos:




Ordenar: Ordenar los registros con un campo • Ordenar los registros con un campo: • El orden se puede aplicar a un solo campo o a varios.• En este caso se van a ordenar los pacientes por el apellido

alfabéticamente, lo primero es situarse en la columna de




alfabéticamente, lo primero es situarse en la columna de Apellidos.

• El orden alfabético puede ser ascendente o descendente.• Si no se ordenan los datos de los pacientes aparecen en el

orden en el que se introdujeron.• Para ordenar los pacientes según el apellido de forma

ascendente se pueden seguir tres procedimientos:1. Pulsar sobre el botón . Si se prefiere el orden descendente

2. Se selecciona el menú Registros/Ordenar/Orden Ascendente.

Ordenar: Ordenar los registros con un campo




3. Utilizar el menú que aparece al pulsar el botón derecho del ratón

situándose sobre la columna que se desea ordenar:

Ordenar: Ordenar los registros con un campo• Siguiendo cualquiera de estos tres procedimientos se pueden ordenar los

registros de un campo de forma ascendente o descendente.• El resultado del orden será este:




• Los campos de tipo Memo u Objeto OLE no se pueden ordenar.• Esto mismo se puede hacer desde la Vista Diseño seleccionando el

campo.

Ordenar: Ordenar los registros con varios campos

• En el ejemplo anterior se ordenaban los registros de los pacientessegún un único dato: su apellido.

• Si se quisiera ordenar esta misma tabla pero también en función delapellido, la edad y la provincia de procedencia el procedimientose ía distinto




p , y p p psería distinto.

• Desde la Vista Formulario sólo es posible ordenar los registros conun campo.

• Sin embargo la Vista Hoja de Datos permite seleccionar varios

campos para realizar este orden, siempre y cuando estos camposestén juntos en la Vista Hoja de Datos.• Para que los campos por los que queremos realizar el orden estén

juntos es necesario mover las columnas que contienen los datos.• Para mover una columna primero se tiene que seleccionar.

• Al pasar el ratón por encima el cursor del ratón se convierte en unaflecha negra , se pulsa el botón del ratón.• La columna ya está seleccionada si se colorea de negro.

Ordenar: Ordenar los registros con varioscampos

• Para mover la columna seleccionada se debe pulsar el botón izquierdo delratón de nuevo, y sin soltarlo arrastrar la columna a la nueva posición.

• Se debe soltar el botón cuando la unión de dos columnas esté más oscura.




• El campo trasladado aparecerá entre esos dos campos.

• Una vez los campos apellidos, edad y provincia están situados de formacontigua, se seleccionan los campos.

• Para seleccionarlos los tres con todos sus datos, se utiliza sólo la primera fila,

donde están los nombres de los campos.• Se hace clic sobre la primera cabecera y sin soltar el botón, se arrastra el

ratón hasta la última.• Al seleccionar la cabecera se selecciona toda la columna, de forma que sólo

hay que seleccionar la cabecera para seleccionar todos los registros quecontiene.





• Una vez seleccionadas las tres columnas se pulsa el botónde orden ascendente. Los datos se ordenarán según laprimera columna empezando de izquierda a derecha.





• Si hay dos registros iguales en la primera columna, el criterio deorden entre esos registros será la segunda columna.• Si volvieran a coincidir en la segunda entonces se ordenarán según

el tercer campo, y así sucesivamente.

Buscar datos• En las tablas se puede buscar un dato determinado.• Esta forma de búsqueda localiza un registro conociendo uno

de sus datos.• La diferencia de esta búsqueda con respecto a los filtros es




La diferencia de esta búsqueda con respecto a los filtros esque sólo localiza los registros con ese dato de uno en uno.

• Los filtros localizan todos los registros que tienen un dato encomún de una sola vez.

• En la tabla pacientes vamos a localizar a un pacienteprocedente de Madrid.• Para realizar esta operación primero es muy importante abrir

la tabla de pacientes y situar el cursor sobre el campoProvincia.

• Se selecciona el menú Edición/Buscar o se pulsa el botón .

Buscar datos• A continuación se abrirá esta ventana:




• Buscar: en este campo se determina el dato a buscar enlos registros.

• Buscar en: aquí se determina la dirección de la búsqueda

según la situación del cursor en la tabla.

Buscar datos




– Arriba: si se selecciona y el cursor está en mitad de la tabla,buscará sólo en la mitad superior de la tabla. Cuando llegue a la

parte superior de la tabla no seguirá buscando. – Abajo: si se selecciona pasará lo mismo pero hacia el final de la

tabla. – Todos: si se selecciona, el programa seguirá buscando hasta que

haya encontrado todos los registros que contengan ese dato

independientemente de la zona de la tabla en la que estén.• Coincidir: aquí se debe señalar si el texto que se ha

escrito en buscar debe coincidir con:

Buscar datos – Hacer coincidir todo el campo: los datos deben ser exactamente

esos en el registro completo. – Cualquier parte del campo: si sólo debe encontrarse ese texto

en alguna parte del registro.Comien o del campo el dato debe empe a po ese te to




– Comienzo del campo: el dato debe empezar por ese texto. – De esta forma se puede buscar un dato sin recordar la palabra

entera, por ejemplo el apellido de una persona si no se recuerdacómo se escribía:"Jiménez"; "Giménez", se puede poner sólo la

parte de la que uno esté seguro: "imenez". – O buscar todos los apellidos que terminen en "ez". – Todos los nombres que empiecen por:

Buscar datos – Mayúsculas y minúsculas: si en el campo Buscar se

escribe alguna mayúscula y se selecciona Mayúsculas y

minúsculas, el registro que se busca deberá tener lasmismas mayúsculas y minúsculas, aunque el texto sea




, g qy y , qel mismo.

– Buscar los campos con formato: buscará sólo aquelloscampos que coincidan exactamente con el formato

utilizado en Buscar. – Buscar sólo el campo activo: buscará los datos sólo en

la columna en la que estuviera el cursor antes deseleccionar Buscar.• Si se deselecciona esta opción buscará en todos los

campos, pero dependiendo de la extensión de labase de datos esto puede resultar mucho máslento.

Buscar datos• Una vez especificadas las características de la búsqueda

se procede a realizarla pulsando:

• Este botón sólo buscará el primer registro




Este botón sólo buscará el primer registroque cumpla las condiciones de búsqueda de forma quesólo se podrá utilizar una vez.

• Busca de uno en uno todos los registros,se podrá pulsar hasta que no haya más registros quecoincidan con la petición de búsqueda.

• Cuando se de la búsqueda por finalizadaporque ya no haya más registros con las condiciones, o

simplemente se quiera finalizar la búsqueda de formavoluntaria, se pulsa en este botón.

Reemplazar datos• Esta opción es muy similar, sólo que no sólo busca los

datos de registro en registro sino que además lossustituye por otro dato, o el mismo dato conmodificaciones.




• El funcionamiento de esta función es muy similar al deBuscar.

• Para reemplazar es necesario tener la tabla abierta y

situarse sobre la columna donde se va a buscar el dato asustituir.• Se selecciona el menú Edición/Reemplazar, a continuación

se abrirá esta ventana:



Filtros• Un filtro es un selección de algunos elementos de una

tabla o de un formulario.

• Aplicando un filtro es posible ver dentro de una tabla sóloaquellos registros que cumplen unas condiciones.




p pq g q p• El resto de los registros no desaparecen, sólo están

ocultos.• Access tiene tres tipos de filtros:

– Filtro por selección – Filtro por formulario – Filtro u orden avanzado

Filtros• Para aplicar un filtro se selecciona el menú

Registros/Filtro:




• O bien se utilizan los botones de la barra de

herramientas:• Para aplicar o desactivar un filtro se puede utilizar elbotón .

• Aplicará el último filtro utilizado y desactivará el filtro queen ese momento esté activado.

Filtros: por selección• Este filtro se aplica seleccionando dentro de la tabla el elemento que va a ser

la condición de filtrado.• Cuando la tabla o el formulario no es muy grande es sencillo de utilizar.

• En el ejemplo de los pacientes si se quiere a aplicar un filtro para mostrarsólo aquellos pacientes que se apelliden García, lo primero es situarse sobre




q p q p , pcualquier registro que tenga el apellido García.

• Después se pulsa el botón de Filtro por selección .• De la tabla aparecerán sólo aquellos registros en los cuales el campo

apellidos sea García, el resto desaparecerán:

• Para volver a ver todos los registros de la tabla bastará con pulsar sobre elbotón de quitar filtro .

Filtros: por formulario• Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes y con un

gran número de registros.• Tras pulsar sobre el botón de filtro por formulario, el menú y

la barra de herramientas variarán:




• Pulsando en la primera fila de cada columna aparecerá una

flecha en la zona derecha de la celda.• Pulsando sobre esta flecha se despliega la lista de todos los

valores archivados en ese campo.• Si desea dejar en blanco esta casilla se pulsa el botón .

Filtros: por formulario• Si se prefiere se puede escribir directamente el valor

exacto que se está buscando o la expresión cuyoresultado se desea utilizar como criterio.

• Una vez establecidos los criterios en todos los




campos, este filtro se puede guardar, dentro de consultas.• Se pueden volver a aplicar filtros almacenados en

consultas.• Borra lo contenido en la cuadrícula del campo,

cuando no se quiera aplicar ninguna criterio en esecampo.

• Cierra esta ventana y vuelve a la tabla normal.

Filtros: Filtro u orden avanzado• Este filtro permite determinar con mayor minucia las características

del filtro.• Es muy similar a una consulta, y se almacena en Consultas.• Para aplicar este filtro es necesario seleccionar el menú

Registros/Filtro u orden avanzado ya que no hay ningún botón en la




Registros/Filtro u orden avanzado ya que no hay ningún botón en labarra de herramientas con esta función.

• Tras seleccionar este filtro se abrirá esta ventana:

Filtros: Filtro u orden avanzado

En la parte superior seencuentra la tabla sobre




p pencuentra la tabla sobrela que se está aplicandoel filtro, con la lista de

campos recuadrada.

En la parte inferior esdonde se concretan lascaracterísticas del filtro.

Filtros: Filtro u orden avanzado• Para crear el filtro hay que detallar el campo, el orden a seguir y los criterios:1. Campo: para incluir el campo o los campos con los que se va a crear el filtro,

se pueden emplear tres procedimientos distintos:1. Al hacer clic sobre la casilla campo aparece una flechita dentro, que

despliega la lista de todos los campos de la tabla.2. Seleccionando la tabla en la zona superior y haciendo doble clic sobre el

campo




campo.3. Seleccionando la tabla en la zona superior y arrastrando el campo hacia

la zona inferior.•. Se pueden utilizar tantos campos como se consideren necesario para crear el

filtro.•. Para seleccionar todos los campos en una celda se selecciona el *, el filtrado

se realizará en todos los campos de la tabla.2. Orden: establece el orden que se seguirá cuando se encuentre más de un

registro que cumpla las condiciones del filtro. El orden puede ser ascendente,descendente o simplemente no seguir un orden.

3. Criterios: en esta casilla se escribe el criterio que debe seguir el filtro. Se

puede escribir:•. Un texto: se teclea y el programa lo pondrá automáticamente entrecomillas.

•. Una expresión: utilizando los operadores "Entre...Y" o los operadores decomparación (<, >,<>, <=,>=)

Filtros: Filtro u orden avanzado• Siguiendo con la tabla Pacientes, se va a aplicar un filtro para ver

únicamente los nombres de aquellos pacientes procedentes de Madridy con menos de 18 años.

•

Lo primero que se debe hacer es seleccionar el menúRegistros/Filtro u orden avanzado.




• En esta ventana se determinarán las condiciones del filtro tal y comoaparecen en esta imagen:

Filtros: Filtro u orden avanzado• Al escribir >18, el número 18 se ha escrito sin comillas y

el programa las añadido automáticamente.•

Lo mismo sucede con el criterio de provincia, se escribesin las comillas, y el programa las añade de formaá




automática.• Una vez se han establecido todos los criterios de filtrado

se pulsa la tecla para aplicar el filtro.• Automáticamente se abrirá la tabla de Pacientes, pero

sólo con los registros que cumplan las condiciones defiltrado.

Consultas• La consulta es una solicitud de información a la base de datos.• Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un

conjunto de tablas.• El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinámica"; en

esta hoja se encuentra la información extraída de las tablas.




esta hoja se encuentra la información extraída de las tablas.• Pero la información no se guarda en la hoja de respuestas, sino que

sigue estando almacenada en las tablas.• En determinados tipos de consulta se puede modificar la

información de las tablas, pero la consulta sigue siendo una formade acceder a la tabla, no un objeto que almacene información.• La consulta muestra lo que la tabla almacena según los criterios

solicitados.• La consulta es un filtro avanzado, y funciona prácticamente de la

misma forma.• Lo único que los diferencia es que los filtros sólo se pueden activar

desde una tabla o desde un formulario.



Consultas: Tipos

• Consulta de selección: – Es la más sencilla, se indican unos criterios para ver sólo lo que interesa

de una tabla.




– Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinámicas, esta parece unatabla pero no lo es, sólo muestra los datos de una tabla o de variastablas según los criterios de la consulta.

– Aunque la hoja de respuestas dinámica no es una tabla se puedenintroducir datos en las tablas a través de ella.

• Consulta de tablas de referencias cruzadas: – Presenta los datos con títulos en las filas y en las columnas; la apariencia

es la de una hoja de cálculo. – De esta forma se resume en muy poco espacio mucha información de

una forma muy clara.

Consultas: Tipos• Consulta de acciones

– Es una forma de modificar registros de una o varias tablas a través de

una sola operación. – A través de este tipo de consulta también se puede crear una nueva




p ptabla, eliminar o añadir registros, modificarlos, etc.

• Consulta de unión: – Combina campos que coinciden en más de una tabla.

• Consulta de paso a través: – Envía instrucciones a una base de datos SQL.

• Consulta de definición de datos: – Se puede modificar una base de datos de Access utilizando instrucciones

de SQL.

Consultas: Crear una consulta• Para crear una consulta hay que seleccionar la pestaña

de la ventana de la base de datos.• Si no se está en la ventana Base de datos, para volver a ella se

pulsa el botón base de datos .• En la ventana Consultas puede aparecer algún elemento creado si




En la ventana Consultas puede aparecer algún elemento creado sise ha guardado algún filtro:

Consultas: Crear una consulta• Para crear una consulta nueva se pulsa el botón Nuevo.• Aparecerá esta ventana:




Consultas: Crear una consulta• Estas son las opciones que ofrece Access para crear una

consulta:•

Vista diseño: permite realizar una consulta sin la ayuda delasistente.A i t t lt ill lt




• Asistente para consultas sencillas: crea una consultaautomáticamente, según los campos seleccionados.

• Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una

consulta que muestra los datos con un formato compacto,parecido al de una hoja de cálculo.• Asistente para consultas destinados a buscar duplicados: crea

una consulta en la que se buscan registros con valoresduplicados en un campo.

• Asistentes para consultas destinados a buscar nocoincidentes: crea una consulta que busca registros que notienen registros relacionados en otra tabla.

Consultas: Crear una consulta sin asistentes

• Dentro de la ventana de Nueva Consulta se selecciona laopción Vista Diseño y se pulsa Aceptar.

• Automáticamente se abrirá la ventana de la consulta einmediatamente otra ventana donde se debe elegir enbl / l l l




que tabla/s se va a realizar la consulta.

Consultas: Crear una consulta sin asistentes• En este ejemplo se va a elegir la tabla Pacientes.• Tras seleccionar la tabla se pulsa Agregar.•

Se pueden seleccionar más tablas, e incluso consultas.• Una vez se hayan elegido los elementos sobre los que se quierarealizar la consulta se pulsa Cerrar




realizar la consulta se pulsa Cerrar.• Si tras cerrar se quiere volver a abrir la ventana de agregar Tablas

se pulsa el botón o se selecciona el menú Consulta/MostrarTabla.

• El aspecto de la ventana de una consulta es este:


• Al igual que en los filtros, la ventana se divide en dossecciones:

• La superior: muestra los elementos sobre los que se va arealizar la consulta.




• La inferior: muestra los criterios que se van a aplicar en laconsulta a la tabla o consulta seleccionada.

• El proceso de creación de los criterios es muy similar al delos filtros.

• En las consultas hay un elemento más, que da la opciónde que un criterio de selección se vea o no. Esta opciónes Mostrar.

Consultas: Crear una consulta sin asistentes• Campo:• En esta casilla se pueden seleccionar todos los campos de la

tabla ( con el *) o de uno en uno, seleccionando cada uno en

una columna.• La forma de incluir el nombre de un campo en esta casilla es:




La forma de incluir el nombre de un campo en esta casilla es: 1. Arrastrando el nombre del campo desde la sección superior.2. Haciendo doble clic en la tabla de la sección superior.3.

Haciendo clic sobre la casilla campo y pulsando sobre la flechaque aparece. Se desplegará una lista de los campos paraseleccionar.

• Tabla:• En esta casilla figura la tabla de la que procede el campo

seleccionado en esa columna.• Esta opción es muy importante cuando se trabaja concampos de varias tablas.

Consultas: Crear una consulta sin asistentes• Orden: • Ascendente, descendente o sin orden.• Este orden se aplicará a los registros que se obtengan en la consulta según

la columna en la que se esté indicando el orden.• El criterio se establece en un campo y se ordenan los resultados en función

del campo que se quiera




del campo que se quiera.• Para seleccionar el tipo de orden que se quiere se hace clic sobre la casilla

Orden, aparecerá una flecha en la zona derecha de la casilla.• Al pinchar sobre la flecha aparece un menú con los tipos de orden aplicables

a la consulta.• Mostrar: • Esta casilla tiene un pequeño cuadrado, al hacer clic dentro de este

cuadrado se está indicando al programa que se muestre ese campo.• Esto tiene sentido cuando se quiere indicar un criterio más para restringir la

búsqueda, pero no se quiere mostrar en el resultado de la búsqueda.• Si la casilla esta activada este criterio aparecerá.• Si no está activada .

Consultas: Crear una consulta sin asistentes• Criterios:

En esta casilla se introduce la condición/es que debecumplir un campo para que el registro aparezca en la

respuesta a la consulta.• Cuando se ejecuta la consulta el programa analiza la




Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza laexpresión de la casilla criterios.

• Dentro del campo se buscan todos los valores que

coincidan con el criterio.• Los criterios pueden introducirse en uno o más campos

de una consulta.• O incluso introducir varios criterios en un mismo campo.•

No es necesario rellenar todas las casillas en cadacolumna.• Todo depende de lo que se quiera pedir al programa.

Consultas: Crear una consulta sin asistentes• Ejercicio:• Una forma más sencilla de ver una búsqueda es un ejemplo.• Con la tabla de Pacientes se va a realizar el siguiente ejemplo: Buscar los

pacientes que vivan en Madrid.• En este ejemplo sólo se establece un criterio en un campo: "Provincia", y el

criterio "Madrid"




criterio Madrid .• De todos aquellos registros en los cuales el campo Provincia sea Madrid se

le pide que muestre: el nombre y el apellido de los pacientes, además delcriterio, que no está oculto.

• Si no se le añaden más campos no mostrará más datos del registro quecumple el criterio.

Consultas: Crear una consulta sin asistentes• Para ejecutar la consulta se pulsa el botón o se selecciona

el menú Consulta/Ejecutar.•

El programa devolverá el o los registros que cumplan con esecriterio, si es que los hay.• Para mostrar los resultados se abrirá la Hoja de respuesta




• Para mostrar los resultados se abrirá la Hoja de respuestadinámica en la Vista Diseño.

• En esta hoja aparecerán únicamente los datos solicitados en

la Consulta.

Consultas: Crear una consulta sin asistentes• Para modificar los criterios de una consulta se cambia a la Vista

Diseño.• Si se quiere que se muestren todos los datos de los pacientes

procedentes de Madrid habrá que hacerlo de la siguiente forma.




• Se ha establecido el criterio Madrid en el campo Provincia.• A continuación en lugar de detallar cada campo en una columna se

han seleccionado todos los campos en una sola celda con elasterisco.

• Se ha ocultado el criterio, pero se muestran todos los campos de laTabla Pacientes.


• S j t l lt l d lt d á




• Se ejecuta la consulta pulsando es resultado seráeste:

Consultas: Establecer criterios • Dentro de la casilla criterio se escribe una expresión, bien de

texto, numérica o numérica con operadores.• Gracias a los operadores, además de palabras, se puedenimponer otro tipo de condiciones a las búsquedas dentro de




imponer otro tipo de condiciones a las búsquedas dentro delos registros.

• Rangos de valores: – Para buscar un rango de valores dentro de un campo seutilizan estos operadores: – Entre...Y: por ejemplo para seleccionar los pacientes

mayores de 18 años pero menores de 50. En la casillaCriterios se escribirá: Entre 18 Y 50.

– <,>,>=,<=,<>: operadores de comparación.

Consultas: Establecer criterios • Varios criterios

–

En diferentes campos: criterio Y: cuando se escriben varioscriterios en el mismo renglón el programa buscará un registroque cumpla todos los criterios.




que cumpla todos los criterios.

– El criterio Y se puede utilizar en un mismo campo: >80 Y <100 – En un mismo campo: criterio O: cuando se pone un criterio en

la casilla "Criterio", otro en la casilla o, y si se quiere máscriterios en las filas de debajo.

– El programa buscará un registro que cumpla al menos uno de

Consultas: Establecer criterios




• Este criterio también se puede utilizar en distintoscampos:

• Seleccionará los re istros ue o el cam o rovincia sea

Consultas: Los comodines • Se utilizan para buscar datos genéricos, que empiezan por

una letra, que terminan por otra, etc.

• * Representa cualquier número de caracteres, por ejemplo:todos los nombres que terminen por "ez” : *ez.• Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un nombre




• Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un nombrecompuesto y uno de los dos nombres es "Luis".

• Se debe escribir el siguiente criterio: Como *Luis* o Como *

+ Luis + *.• Access agregará las comillas.• # se utiliza para consultas sobre fechas.• Si queremos que nos muestre los registros de una fecha en

particular debemos escribirla del siguiente modo:#15/02/2007#.

• Al introducir una expresión con uno de estos operadores, Access añadirá automáticamente el operador "Como".

Consultas: Selección de registros con datos o sin datos • Se puede seleccionar un registro por el criterio de si en

el campo hay un dato, o si está vacío.• Pacientes que tienen teléfono: Es Negado Nulo




• Pacientes que no tienen teléfono: Nulo o es Nulo

Consultas: • Fecha actual:

• Se pueden seleccionar los registros que tengan la fechaactual.




• Por ejemplo en una empresa para seleccionar los pedidosque haya que entregar ese día.

•

En criterios se escribe Fecha().• Condición variable: • Para hacer una condición variable; que realice una

pregunta cada vez que se abra o ejecute la consulta, secoloca la pregunta entre corchetes [ ] debajo del campo

que se desea variar (consultas con parámetros).

Consultas: • Criterios con cálculo:

• Dentro de un criterio se puede realizar un cálculo haciendoreferencia a otro campo.• Por ejemplo en la base de datos de una empresa de venta de




• Por ejemplo en la base de datos de una empresa de venta dematerial de construcción se va a consultar:

• Se pide que liste a aquellos clientes cuyo Importe sea mayor

a la cantidad por 10.• Se ha creado el campo importe que no existía, que es un

campo calculado.• Los campos van siempre entre corchetes.

Consultas: • Dentro del criterio se ha realizado una operación y en

función del resultado se han seleccionado o no losregistros.




Consultas: Guardar las consultas

• Siempre es recomendable que se prueben varias veces

las consultas para asegurarse que el resultado es elesperado.• Una vez se comprueba que el resultado es el que se




• Una vez se comprueba que el resultado es el que seesperaba, hay que pensar en guardar o no la consulta.

• Todo depende de la frecuencia con la que se vaya a usaresa consulta.

• Si se va a usar más veces es conveniente guardarla parano tener que rediseñarla la próxima vez.

• La consulta se puede guardar desde la Vista Diseño o la

Vista Hoja de datos.• Se selecciona el botón guardar o el menú

Archivo/Guardar.

Consultas: Campos calculados• Se puede crear un campo que realice una operación con varios

campos de una misma tabla.• En nuestro ejemplo del hospital se ha creado el campo calculado

"Importe".




• Pasos para crear un campo calculado:1. Se selecciona una columna en blanco, se escribe el nombre del nuevo

campo seguido de dos puntos. "Importe:" 2. Se escribe la operación, cuando se hace referencia a un campo este

debe ir entre corchetes [ ]. • "Importe: [Cantidad] *[Precio Unidad] • Si sólo se va a operar con un campo, se puede seleccionar el

campo de la lista de campos y al añadir un símbolo de

operación: /*-+ el programa añadirá el corchete al campo ypondrá un nombre al nuevo campo.• El nombre será Expr, Expr1, etc.

Consultas: Consultas con asistentes

• Asistente para consultas sencillas: – El Asistente para consultas sencillas crea consultas

que recuperan datos de los campos especificados enuna tabla o consulta, o en varias tablas o consultas.




• Asistente para consultas de referencias cruzadas: – Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula

totales resumidos basándose en los valores de cadafila y columna. – Calcula una suma, una media, un recuento u otros

tipos de totales de los registros y luego agrupa elresultado en dos tipos de información: uno haciaabajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos y otroa lo largo de la parte superior.

Consultas: Consultas con asistentes

• Asistente para consultas de buscar duplicados: – Con este asistente se puede determinar si existen registros duplicados

en una tabla o determinar qué registros de una tabla comparten elmismo valor. – Por ejemplo, se pueden buscar valores duplicados en un campo de




dirección para determinar si existen registros duplicados para el mismopaciente.

– También se pueden buscar valores duplicados en un campo de población

para todos los pacientes de una misma ciudad. – Puede ser una herramienta útil si se han importado datos desde otra

base de datos, ya que permite depurarlos.• Asistente para buscar registros no coincidentes:

– Mediante este Asistente se pueden buscar registros en una tabla que notenga registros relacionados en otra tabla.

– Por ejemplo, puede buscar pacientes que no hayan realizado ningunavisita.

– También es útil si se han importado datos desde otra base de datos, yaque permite depurarlos.

Consultas: Consultas con parámetros• Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita

pedir un dato antes de ejecutarla y buscar según ese dato.

• Una consulta que tiene uno o varios parámetros necesitará queéstos se indiquen para buscar datos en la tabla.• Por ejemplo para realizar una consulta sobre los nombres de los




Por ejemplo, para realizar una consulta sobre los nombres de losmédicos que trabajan en un determinado departamento de unhospital, se tendrá que hacer una consulta por especialidadutilizando el procedimiento habitual.

• Si se utiliza una consulta diseñada con parámetros se podrá decirqué especialidad se busca cada vez que se ejecute una nuevaconsulta.

• El proceso es muy parecido al de una consulta normal.• Se selecciona la tabla, se seleccionan los campos y los criterios.• En este caso se va a utilizar la tabla de médicos.

Consultas: Consultas con parámetros

• Después de crear una consulta normal se selecciona elmenú Consulta/Parámetros.

• Se abrirá esta ventana:



4/14/12 www.urjc.es4/14/12 www.urjc.es 339339• Parámetro: no debe tener el mismo nombre que el

campo.•


• Se crean los parámetros deseados, cada parámetro tieneun nombre y un tipo de datos.

• El nombre no puede ser igual al nombre de un campo dela tabla y el tipo de datos debe corresponder con el tipo




de datos del campo por el que se va a buscar.• En el campo por el que se va a buscar hay que añadir el

criterio.• En este caso el criterio es el nombre del parámetro entre

corchetes:


• Cuando se ejecute la consulta aparecerá una ventanaque pide el valor del parámetro.




• Dentro del recuadro en blanco se escribe la especialidadsobre la que se desea obtener la lista de médicos que

trabajan allí.• Después se pulsa Aceptar.


•

Esta será la hoja de respuestas dinámica:




Consultas: Consultas basadas enmás de una tabla

•

Se crean de la misma forma que las anteriores, sólo quea la hora de agregar tablas se puede agregar más deuna.




una.• De esta manera es posible reflejar las relaciones entre

las tablas, y recuperar los registros relacionados de las

dos tablas.• De cada tabla se seleccionan los campos que se

necesitan, arrastrándolos y pegándolos en las celdas dela consulta.

•

Se agregan los criterios que se crean convenientes, de lamisma manera que en las consultas basadas en una solatabla.

Consultas: Consultas avanzadas• Hasta ahora hemos visto consultas de selección, consultas con

parámetros y consultas con campos calculados.• Para seleccionar otro tipo de consulta más compleja se debe crear

una consulta de selección, y después ir al menú consulta/…:




Consultas: Consultas avanzadas

• Consulta de creación de tabla: – Este tipo de consulta puede ser usada cuando se quiera crear

una tabla nueva a partir de registros provenientes de ejecutaruna consulta. – La nueva tabla no heredará las propiedades de los campos ni




La nueva tabla no heredará las propiedades de los campos, nila clave principal que tuviera la tabla origen.

• Consulta de actualización: – Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera

actualizar varios registros de una tabla, de una sola vez. – Se pueden ver los registros a actualizar antes de ejecutar la

consulta y que sean modificados permanentemente.

Consultas: Consultas avanzadas

• Consulta de datos anexados: – Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se

quiera añadir registros a una tabla de otra que yacontenga algunos.

á




– Entonces, se podrán agregar datos que estaban enotra tabla de Access o bien en otros formatos de

Tabla, como pueden ser DBase, Paradox.• Consulta de eliminación: – Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se

quiera eliminar varios registros de una tabla quecumplan determinados criterios.

Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas:• Ejercicio 1: Base de datos: “Hospital”:•

Vamos a crear una consulta que nos muestretodos los registros de pacientes de Madrid.




Consultas: Ejercicios: Consultassencillas:

• Continuación del ejercicio 1: Base de datos: “Hospital”:

• Hay otra forma:




Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas:• Ejercicio 2: Base de datos: “Hospital”:

– Vamos a crear una consulta que nos muestre todoslos registros de pacientes de Madrid o Toledo.

– Hay dos formas:




y


– Vamos a crear una consulta que nos muestre todoslos registros de pacientes de Madrid y Toledo.

– Al ejecutar, no tendría que mostrar ningún registro.




j q g g


– Vamos a crear una consulta que nos muestre todoslos registros de pacientes que sean mujeres deMadrid.





– Vamos a crear una consulta que nos muestre todos los

registros de pacientes cuyos apellidos terminen en “ez” . – Vamos a hacerlo de 2 formas, y vais a observar la

diferencia entre las dos




diferencia entre las dos. – Primera forma:

Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas:• Continuación del ejercicio 5: Base de datos: “Hospital”:

– Segunda forma:





– Vamos a crear una consulta que muestre todos los

registros de pacientes que tienen teléfono.






registros de pacientes que no tienen teléfono.




Consultas: Ejercicios: Consultas sencillas:• Ejercicio 8: Base de datos: “Empresa”:


registros de pedidos cuya fecha de envío sea el05/02/2007.






registros de clientes que provengan de “España” o “Suecia” o Bélgica”.






registros de pedidos cuya fecha de pedido coincida con lafecha actual.




Consultas: Ejercicios: Consultas conparámetros:

• Ejercicio 11: Base de datos: “Hospital”: – Vamos a crear una consulta que muestre todos los

registros de pacientes según el sexo que tengan, y quenos permita decirle si queremos que nos muestre loshombres, o las mujeres.




– Para ello, creamos una consulta sencilla del siguientemodo:


• Continuación del ejercicio 11: Base de datos: “Hospital”: – A continuación vamos al menú consulta/parámetros:




– Al ejecutar nos pregunta:



registros de médicos según el departamento al quepertenezcan.






registros de pacientes según la provincia de la queprovengan, y según su sexo.





• Ejercicio 14: Base de datos: “Empresa”: – Vamos a crear una consulta que muestre todos los

registros de pedidos, dependiendo de la fecha de envíoque tengan.






registros de clientes según el país al que pertenezcan.




Consultas: Ejercicios: Consultas concampos calculados:


registros de la tabla “Detalles de pedido” y que a su vez,calcule el importe monetario de cada pedido.




Consultas: Ejercicios: Consultas concampos calculados:


registros de la tabla “Detalles de pedido” y que a su vez,calcule el importe monetario de cada pedido, si éste esmayor de 20000 euros.




Consultas: Ejercicios: Consultas deactualización:

• Ejercicio 18: Base de datos: “Hospital”: – Vamos a crear una consulta de actualización que si es

ejecutada, suba un 10% el sueldo a los empleados, eneste caso, los médicos del hospital. – Para ello, creamos una consulta sencilla, y nos vamos al




menú consulta/consulta de actualización.


• Continuación del ejercicio 18: Base de datos: “Hospital”: – Por último, completamos la consulta del siguiente modo:





• Ejercicio 19: Base de datos: “Empresa”: – Esta consulta nos permite aumentar el precio de los

productos, dependiendo del tipo de producto (consultacon parámetros).





• Ejercicio 20: Base de datos: “Empresa”: – Esta consulta nos permite aumentar el sueldo de los

empleados de la empresa, dependiendo del cargo queocupen (consulta con parámetros).





• Ejercicio 21: Base de datos: “Empresa”: – Esta consulta nos permite cambiar el tipo de contrato de

los empleados de la empresa, que tengan el cargo de “Dependiente” .



Consultas: Ejercicios: Consultas deeliminación:

• Continuación del ejercicio 22: Base de datos: “Hospital”: – Como vemos, esta consulta es una consulta de

eliminación y de parámetros (Código). – A continuación, completamos la consulta de la siguiente

forma:





• Ejercicio 23: Base de datos: “Hospital”: – Vamos a crear una consulta de eliminación para la tabla

“Clientes” . – Esta consulta eliminará registros de esta tabla, según el

código de cliente introducido. (Consulta con parámetros).





• Ejercicio 24: Base de datos: “Empresa”: – Vamos a crear una consulta de eliminación para la tabla

“Clientes” . – Esta consulta eliminará registros de esta tabla, según la

ciudad que introduzcamos. (Consulta con parámetros).





• Ejercicio 25: Base de datos: “Empresa”: – Vamos a crear una consulta de eliminación para la tabla

“Productos” . – Esta consulta eliminará registros de esta tabla, según lel

producto que introduzcamos. (Consulta con parámetros).




Consultas: Ejercicios: Consultas decreación de tabla:

• Ejercicio 26: Base de datos: “Hospital”: – Vamos a crear una consulta de creación de tabla.

– La nueva tabla se llamará Coste anual médicos. – Esta tabla contendrá, el coste anual que supone cada médico

para al hospital.P ll lt ill l t bl édi




– Para ello, creamos una consulta sencilla para la tabla médicos,y a continuación, vamos al menú consulta/consulta de creación

de tabla.


• Continuación del ejercicio 26: Base de datos: “Hospital”: – A continuación nos pide introducir el nombre de la nueva tabla:




– Por último, completamos la consulta del siguiente modo:


• Ejercicio 27: Base de datos: “Hospital”: – Complicamos el ejercicio anterior introduciendo parámetros.

– Además de hacer todo lo que hacía la consulta anterior, nospregunta qué departamento nos interesa.





• Ejercicio 28: Base de datos: “Hospital”: – Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla llamada

“Coste total del hospital” que contendrá, como su propionombre indica, el coste total del hospital.





• Ejercicio 29: Base de datos: “Empresa”: – Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla llamada

“Coste anual por empleado” , dependiendo del cargo que ocupe (consulta con parámetros).




• Ejercicio 31: Base de datos: “Música”: – Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla llamada

“Coste anual empleados” , que nos calculará el coste anual quesupone cada empleado para la empresa de música.






“Coste anual de los empleados de limpieza” , que nos calcularáel coste anual que supone cada empleado de limpieza para laempresa de música.






“Coste anual de empleados dependiendo del puesto detrabajo” , que nos calculará el coste anual que supone cadaempleado, dependiendo de su cargo, (consulta con parámetros)para la empresa de música.






“Coste total tienda de discos” , que como su propio nombreindica, nos calculará el coste total que soporta esta empresa.




Consultas: Ejercicios: Consultas dereferencias cruzadas:

• Ejercicio 35: Base de datos: “Hospital”: – Esta consulta de referencias cruzadas nos dará, como

resultado, una tabla, en la que el eje X contendrá los nombresde los pacientes, y sus apellidos, y el eje Y, contendrá lasdiferentes provincias a las que pueden pertenecer los distintospacientes.





• Ejercicio 36: Base de datos: “Hospital”: – Esta consulta de referencias cruzadas nos dará, como

resultado, una tabla, en la que el eje X contendrá los códigosde los médicos, y el eje Y, contendrá los sueldos que reciben.





• Ejercicio 37: Base de datos: “Música”: – Esta consulta de referencias cruzadas nos dará, como

resultado, una tabla, en la que el eje X contendrá los NIF de losclientes de la tienda de música, y el eje Y, contendrá loscódigos de identificación de cada producto.

– Esta consulta nos dirá cuantas copias de cada producto compród li




cada cliente.

Consultas: Ejercicios: Consultas de datosanexados:

• Ejercicio 38: Base de datos: “Hospital”: – Esta consulta de datos anexados añadirá a la tabla “Coste anual

médicos” más filas, que provendrán de la tabla “Médicosnuevos” , que vamos a crear a continuación. – La tabla contendrá los mismos campos que la tabla médicos.




– Introduciremos 2 nuevos registros:


• Continuación del ejercicio 38: Base de datos: “Hospital”: – Ahora crearemos una consulta sencilla para la tabla “Médicos

nuevos” e iremos al menú consulta/consulta de datosanexados.





• Continuación del ejercicio 38: Base de datos: “Hospital”: – A continuación, completaremos la consulta con la siguiente

información.





• Ejercicio 39: Base de datos: “Hospital”: – A continuación, vamos a crear una consulta que añada los dos

registros de la tabla “Médicos nuevos” a la tabla “Médicos” .




Informes• Un informe es un objeto de Access.• Los informes no guardan información, sólo son una presentación

gráfica de los datos contenidos en tablas o los hallados enconsultas.

• Esta presentación gráfica está orientada a la impresión de losdatos.




• El diseño puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo dela utilidad que se le vaya a dar al impreso.

• Diferentes formas de crear un informe: • Dentro de la ventana de la base de datos se selecciona la pestaña

de Informes .• Para crear un informe nuevo se hace clic sobre el botón Nuevo.•

Para modificar el diseño de un informe ya creado se seleccionaDiseño.

• Para ver cómo se imprimirá el informe se selecciona Vista Previa.

Informes• Tras seleccionar Nuevo aparecerá la ventana

dónde se indican los diferentes modos de

creación de un informe:




Informes1. Vista Diseño: permite crear

manualmente un informe sin ayudade los asistentes.2 Asistente para informes: el asistente




2. Asistente para informes: el asistente

guía al usuario para la creación devarios modelos de informes.

Informes3. Autoinforme columnas: es una forma automática de crear un

informe en columnas.• Sólo hay que seleccionar la tabla o la consulta de la cual van a

extraerse los datos.• Los nombres de los campos aparecen en la columna izquierda

y a la derecha el dato.E d i t l l b d l




• En cada registro vuelven a aparecer los nombres de loscampos.

Informes4. Autoinforme tabular: esta opción crea de forma automáticamente

un informe.

1. El diseño es en filas y columnas, como en una hoja de cálculo.2. En la primera fila aparecen los nombres de los campos y en el

resto de las filas los datos.




Informes5. Asistente para gráficos: es un asistente que crea informes gráficos. – El asistente ayuda a elegir los campos a incluir en el gráfico y

el tipo de gráfico que se quiere.



4/14/12 www.urjc.es4/14/12 www.urjc.es 399399 – Con este asistente se seleccionarán campos que se desea que

Informes6. Asistente para etiquetas: ayuda a la creaciónde informes tipo etiquetas.

• Con este formato se pueden confeccionar etiquetaspostales.

• El asistente ayuda a la elección de los campos a




incluir en la etiqueta y al diseño de la misma.

Informes: Asistente para informes• Con este asistente se pueden crear informes genéricos

con diseños variados.

• Tras haber seleccionado Asistente para informes en laventana de nuevo Informe, se debe seleccionar la tablao la consulta con la que se va a elaborar el informe:




Informes: Asistente para informes• Se pulsa Aceptar.




• En esta ventana se seleccionan los campos quese quiere que aparezcan en el informe.

Informes: Asistente para informes• Si se quiere en esta ventana se puede variar de tabla o

incluso tomar campos de diferentes tablas.

• Para seleccionar los campos se utilizan estos botones:

Seleccionar un campo




pSeleccionar todos los camposDeseleccionar un campoDeseleccionar todos los camposseleccionados

Informes: Asistente para informes• Una vez ya se han seleccionado los campos que

aparecerán en el informe se pulsa Siguiente:




Informes: Asistente para informes• En esta ventana se especifican los niveles de

agrupamiento.

• Por ejemplo agrupar los registros por la especialidad.• Para añadir o quitar un agrupamiento se utilizan las

flechas que hay entre los dos recuadros.R d i i d t l l i d




• Recuadro izquierdo: muestra los campos seleccionados

para el informe.• Recuadro derecho: muestra los campos del informe

agrupados según se haya seleccionado.• Si no se toca nada los campos aparecerán sin

agrupación, tal y como están en la imagen superior.

Informes: Asistente para informes• Botones de agrupamiento:

Sitúa en el nivel superior el campo seleccionado,creando dos grupos en el recuadro derecho.

Elimina el grupo creado y vuelve a situar ese campocon los demás




con los demás.

Aumenta la prioridad del grupo seleccionado.Disminuye la prioridad del grupo seleccionado.

Informes: Asistente para informes• Botones de agrupamiento: • Para agrupar los campos del informe por especialidad se

selecciona el campo especialidad en el recuadroizquierdo y se pulsa .

• La ventana quedará así:




Informes: Asistente para informes• Una vez determinado el agrupamiento de los

campos se hace clic sobre Siguiente:




Informes: Asistente para informes• En esta ventana se establece si se quiere modificar el orden en el que

aparecerán los registros.

• Se pueden ordenar por uno o por varios campos de forma ascendente o

descendente.• En los campos en blanco se selecciona el nombre del campo y pulsando la

tecla variará , varía el orden a aplicar, ascendente o descendente.

• Tras haber determinado el orden de los registros se hace clic sobre




Siguiente para continuar.

Informes: Asistente para informes• En esta ventana se selecciona el tipo de distribución del informe.

• Seleccionando cada tipo de distribución la pantalla izquierda mostrará gráficamentede qué se trata.

•

Para un informe sólo se puede utilizar un tipo de distribución. También se puedemodificar la orientación de la página.

• Con la opción "Ajustar el ancho del campo" cabrán todos los campos en una solalínea del ancho de la página, pero es posible que no se vea el contenido completo.

• Esto se puede intentar mejorar, bien cambiando posteriormente el tamaño de la




Esto se puede intentar mejorar, bien cambiando posteriormente el tamaño de laletra, o bien seleccionando menos campos.

• Tras pulsar Siguiente aparecerá esta ventana para seleccionar un diseño

predeterminado de los que presenta el programa.

Informes: Asistente para informes• Según se vayan seleccionando los nombres del recuadro derecho

el aspecto del recuadro izquierdo variará.• Este diseño no tiene por qué ser definitivo, se podrá modificar

posteriormente.• Se selecciona un diseño y se pulsa Siguiente.




Informes: Asistente para informes• En esta última ventana se le asigna un nombre al informe que se ha creado

y se decide si se quiere ver el aspecto del informe; "Vista previa" o si sequiere modificar el diseño del informe.

• Una vez se seleccionan las opciones que se quieran utilizar se pulsaTerminar.

• La creación del informe ha finalizado.• Si se ha seleccionado ver la vista previa del informe lo que se verá será

esto.




• Para modificarlo se pulsa en el botón de cambio de vista .

Informes: Asistente para informes• Si se ha seleccionado modificar el diseño del informe la

ventana que se abrirá será ésta.• Para ver cómo va quedando se pulsa el botón cambio de

vista .




Informes: Asistente para informes

• Si una vez confeccionado y cerrado el informe se deseahacer algún cambio, se selecciona la pestaña Informes yse pulsa el botón Diseño.

• Desde Vista Diseño se hacen todos los cambiosreferentes al aspecto del informe. Se pueden modificarlas fuentes de los campo añadir logotipos texto




las fuentes de los campo, añadir logotipos, texto.

• Para cambiar un campo se selecciona el campo haciendoclic sobre él.• A continuación, se busca en la hoja de propiedades la

que se quiera modificar.•

Para ver cómo quedará el informe impreso se utiliza la Vista preliminar.

Informes: Ejercicios:

• Ejercicio 1: –

Realizar un informe para los pacientes. – Con nivel de agrupamiento: Ninguno – Ordenamos por apellidos y ponemos un orden

ascendente




ascendente.

• Ejercicio 2: – Realizar un informe para las visitas. – Ordenamos por fecha de visita, orden descendente. – Con nivel de agrupamiento: Número de visita.



Informes: Asistente para etiquetas• Para crear etiquetas con el asistente se selecciona Asistente para etiquetas.• La tabla que se va a utilizar es la de Pacientes.• Tras seleccionar el asistente y la tabla se pulsa Aceptar.




• En esta ventana se debe elegir el tamaño de las etiquetas.• Todo depende del papel de impresión de etiquetas que se tenga.

Informes: Asistente para etiquetas• En la segunda columna se encuentran las dimensiones de la etiqueta, para

seleccionar por medida.• Estas dimensiones se pueden ver en dos tipos de medidas, inglesa o

métrica, dependiendo de la que esté seleccionada en Unidad de medida.

• Además del tamaño de las etiquetas se puede seleccionar si el papel en elque se imprimirán las etiquetas es continuo o si son hojas sueltas.• Tras seleccionar todo se pulsa Siguiente.




Informes: Asistente para etiquetas• En esta ventana se selecciona el formato del texto de las

etiquetas.• El nombre de la fuente, el tamaño, si es normal, fina, negrita, etc.

y el color de la letra.• A continuación se seleccionarán los campos que aparecerán en la

etiqueta.




Informes: Asistente para etiquetas• Se pueden seleccionar todos los campos o sólo aquellos que

interesen.• Para seleccionar un campo se hace doble clic sobre el campo o

bien se utiliza el botón que hay entre los dos recuadros.• Los campos aparecerán todos en la misma línea si no se pulsa la

tecla intro después de insertar un campo.• En este ejemplo se han seleccionado estos campos, con este

orden:




Informes: Asistente para etiquetas• En la primera línea se han insertado dos campos.• En las siguientes se ha pulsado intro después de añadir cada campo.• El orden que presenten las etiquetas puede ser el que se utilizó cuando se

introdujeron los datos u otro distinto.



4/14/12 www.urjc.es4/14/12 www.urjc.es 421421• En esta ventana Access permite seleccionar el campo por el que se

ordenarán las etiquetas para la impresión.

Informes: Asistente para etiquetas• En este caso se ha decidido ordenar las etiquetas de los pacientes por el

apellido.




• En esta ventana se indica el nombre del informe y el paso que sedará a continuación, bien ver la vista previa de las etiquetas, obien modificar el diseño de las etiquetas en Vista Diseño.

• Tras seleccionar todo se pulsa Aceptar.

Informes: Ejercicios:• Ejercicio 1: Abrir la base de datos “Hospital” . Hacer los

informes con la opción autoinforme en columnas, de

“Pacientes” , “Médicos” , y “Visitas” .• Ejercicio 2: Abrir la base de datos “Empresa” . Hacer los

informes con la opción autoinforme en columnas, de“Clientes” “Empleados” “Pedidos” “Detalles de




Clientes , Empleados , Pedidos , Detalles de

Pedido” , “Compañía de envíos” y “Productos”.• Ejercicio 3: Abrir la base de datos “Música” . Hacer los

informes con la opción autoinforme en columnas, de “Clientes” , “Empleados” , “Discos” , “Pedidos” , “Desglose

Pedidos” y “Tipo Productos” .

Informes: Ejercicios:• Solución del ejercicio 1: •

Abrimos la base de datos “Hospital” .• Vamos a hacer el informe para “Médicos” .• Para ello, hacemos clic en Nuevo/Autoinforme

en columnas y seleccionamos la tabla




en columnas, y seleccionamos la tabla

“Médicos” .

Informes: Ejercicios:• El resultado es el siguiente:




• Finalmente, guardamos el informe.

Informes: Ejercicios:• Ejercicio 4: Abrir la base de datos “Hospital” .

Hacer un informe con un gráfico sobre lossalarios de los médicos.

• Ejercicio 5: Abrir la base de datos “Empresa” .Hacer un informe con un gráfico sobre el




Hacer un informe con un gráfico sobre el

sueldo de los empleados.• Ejercicio 6: Abrir la base de datos “Música” .

Hacer un informe con un gráfico sobre elsalario de los empleados.

Informes: Ejercicios:• Solución del ejercicio 4: • Abrimos la base de datos “Hospital” .• Para hacer un informe con un gráfico sobre los

salarios de los médicos, hacemos clic enNuevo/Asistente para gráficos, y seleccionamos




p g y

la tabla médicos.

Informes: Ejercicios:• Aparece la siguiente ventana en la que

elegimos los campos “Código del médico” , y

“Salario” .




Informes: Ejercicios:• En la siguiente ventana se elige el tipo de

gráfico que se desea realizar.• Nosotros elegimos cualquiera de los dos

primeros (de barras).




Informes: Ejercicios:• Aparece la siguiente ventana:




• Hacemos clic en Siguiente.

Informes: Ejercicios:• Aparece la siguiente ventana:




• En esta ventana se elige el título del gráfico: “Gráfico

Salarios Médicos” .• Hacemos clic en Finalizar.






Hacer etiquetas para los médicos.

• Ejercicio 8: Abrir la base de datos “Hospital” .Hacer etiquetas para los pacientes.• Ejercicio 9: Abrir la base de datos “Empresa” .

Hacer etiquetas para los clientes los




Hacer etiquetas para los clientes, los

empleados y los productos.• Ejercicio 10: Abrir la base de datos “Música” .

Hacer etiquetas para los clientes y los

empleados.

Informes: Ejercicios:• Solución del ejercicio 7: • Abrimos la base de datos “Hospital” .

• Para hacer etiquetas para los médicos,hacemos clic en Nuevo/Asistente paraetiquetas, y seleccionamos la tabla “Médicos” .





elegimos unidad de medida métrica, y la

primera opción posible.




Informes: Ejercicios:• Aparece la siguiente ventana en la que se

puede cambiar el tipo de letra, el tamaño, el

color, etc.




Informes: Ejercicios:• En la siguiente ventana se eligen los campos.




Informes: Ejercicios:• En la siguiente ventana se puede elegir el

campo o campos que se deseen para ordenar

las etiquetas.• Nosotros las ordenamos por “Código delMédico” .




Informes: Ejercicios:• Aparece la siguiente ventana en al que

escribimos el nombre del informe: “Etiquetas

Médicos” .




• Hacemos clic en Finalizar.






Hacer un subinforme de la tabla “Pacientes”

dentro del informe de “Visitas” , previamenterealizado, utilizando el campo que tienen ecomún (Código del Paciente).

• Ejercicio 12: Abrir la base de datos “Hospital”.




Ejercicio 12: Abrir la base de datos Hospital .

Hacer un subinforme de “Visitas” dentro delinforme de “Médicos” , previamente realizado,utilizando el campo que tienen e común(Código del Paciente).

Informes: Ejercicios:• Solución del ejercicio 11: • Abrimos la base de datos “Hospital” .

• Para hacer un subinforme de la tabla “Pacientes” dentro del informe de “Visitas” ,tenemos que abrir el informe “Visitas” en vistadiseño




diseño.• Una vez hemos abierto el informe, hacemos clic

en el botón


elegimos la primera opción “Usar tablas y

consultas existentes” .





elegimos la tabla “Pacientes” y todos los

campos de esta tabla.





elegimos “Definir la mía propia” y el campo que

tienen las dos tablas en común, en este caso, “Código del Paciente” .




Informes: Ejercicios:• Por último, aparece la siguiente ventana, en la

que se elige el nombre del subinforme:

“Subinforme Pacientes” .




Las macros • Una macro es un objeto más de la base de datos.

• Este objeto ejecuta unas instrucciones concretas deforma automática, en el orden determinado por elusuario.

• Una macro puede ser: enviar a imprimir un informe deforma automática, abrir automáticamente un formulario,




, ,

o una hoja de datos de una tabla, o ejecutarautomáticamente una consulta.• Las macros se ejecutan a través de botones de

comando, estos botones se pueden incluir en un informeo un formulario.

Las macros • Las macros se crean exactamente igual que los demás

objetos de Access.• Se selecciona la pestaña Macros y se pulsa Nuevo.• Se abrirá la ventana para definir las macros.




Las macros • Para comenzar la macro se debe hacer clic sobre la flecha que

aparece en la celda de Acción:




• En la columna Acción se indican en cada fila las diferentesacciones a ejecutar en secuencia.

• En la columna Comentario se puede escribir una explicación de loque realiza esa acción.

Las macros • En la parte inferior de esta pantalla, una vez se ha seleccionado una acción,

aparecen los Argumentos de Acción.

• Dependiendo de la acción seleccionada tendrá más o menos argumentos.

• Cada acción tiene un número de argumentos con valores distintos.

• Un argumento con el mismo nombre puede actuar de forma distintadependiendo del objeto sobre el que actúe.




Las macros: Argumentos de acción • Nombre del Informe/Formulario/Tabla: objeto de la base de datos

sobre el que recae la acción.•

Al hacer clic en el campo aparecerá una flecha en la zona derecha,si se pulsa, se despliega la lista de todos los informes que haya enla base de datos (si la Acción es Abrir Informe).

• Vista: indica la vista en la que se activará el objeto seleccionado. – Variará según el objeto del que se trate, un informe tiene tres




g j q

vistas, pero un formulario tiene cuatro vistas.

Formulario Informe Tabla

Las macros: Argumentos de acción • Nombre del filtro:

– Con el filtro se utilizan criterios de selección, de esa forma sólo se obtendrándeterminados datos por sus características.

– Se puede utilizar un filtro o una consulta existente, con la condición de quecoincida en número de campos con el objeto que se desee abrir.

• Condición WHERE: – Es una cláusula del lenguaje SQL, que permite seleccionar determinados

registros de una tabla o consulta.

Si l i b d filt l di ió WHERE t j t á




– Si se seleccionan nombre de filtro y la condición WHERE entonces se ejecutarásobre el resultado de aplicar el filtro.

– Un ejemplo de la condición WHERE:

Las macros: Argumentos de acción • Para redactar la condición se hace clic sobre los puntos

suspensivos, se abrirá el generador de expresiones:




• Para seleccionar un campo de una tabla o de un formulario seabre la carpeta que corresponda.

• Luego se selecciona el campo y después la condición que debecumplir para que sea seleccionado.

Las macros: Argumentos de acción • Modo de datos:

– En esta opción se indica la forma en la que se va a trabajar sobre losdatos que se muestren.

• Agregar: – Permitirá agregar nuevos registros a la tabla en la que esté basado el

formulario, el informe o la consulta.• Modificar:

– Permite agregar nuevos registros y modificar los existentes.




Permite agregar nuevos registros y modificar los existentes.• Sólo lectura:

– No permite realizar ningún cambio en los registros ni añadir ninguno,sólo consultar los registros existentes.

• Modo de la ventana: – Esta opción es el modo en el que se trabajará el objeto seleccionado. – Los posibles modos son normal, oculta, icono, diálogo. – El modo normal muestra el objeto según las propiedades normales.

Las macros: Guardar una macro • Una vez se han determinado todas las acciones sucesivas, y

los argumentos de acción de cada acción, se guarda la

macro pulsando el botón guardar .• Aparecerá la siguiente ventana en la que se debe adjudicar

un nombre a la macro creada:




• Si no se pulsara el botón guardar y se cerrara la ventana dela macro Access preguntará si se desea almacenar la macroo no:

Las macros: Ejecutar una macro • Desde la ventana de la base de datos, seleccionando la

pestaña macros, aparecerán todas las macros creadas.•

Se selecciona la macro que se desee ejecutar.• Se pulsa el botón Ejecutar.• Automáticamente se ejecutará la macro

correspondiente.• Si aún se está en la ventana de la macro se puede




p

ejecutar seleccionando el botón ejecutar o el menúMacro/Ejecutar.• Tras pulsar ejecutar todas las acciones se realizarán de

una sola vez.• Si se desea observar primero cada uno de los pasos de

la macro se selecciona el botón paso a paso y despuésse pulsa el botón ejecutar .

Las macros: Ejecutar una macro • Aparecerá cada acción en una ventana con sus

argumentos y la posibilidad de ver en cada paso lo que

se ha puesto en la Macro, para depurarla en el caso deque tenga algún error.




Las macros: Ejecutar una macro • Paso a paso: pulsando este botón se ejecuta la acción

que se muestre en ese momento en la ventana, y

muestra la ventana de la siguiente acción.• Detener: para detener la macro.

– Se cerrará la ventana de Paso a paso y se cancelará la macro.

• Continuar: continúa ejecutando la macro pero sin




mostrar la ventana de Paso a paso antes de realizarcada acción.• Para modificar una macro: se selecciona la carpeta

macros en la ventana de la base de datos.

– Se selecciona la macro a modificar y se hace clic en el botónDiseño. – Entonces se quita o modifica lo que se crea conveniente.

Las macros: Ejercicios: 1. Crear una macro que abra todos los formularios de labase de datos “Hospital” , en vista diseño.

2. Crear una macro que abra todos los informes de la basede datos “Hospital” , en vista preliminar.

3. Crear una macro que abra todas las tablas de la base dedatos “Hospital” , en vista hoja de datos.Crear una macro que visualice (en vista preliminar) e




4.Crear una macro que visualice (en vista preliminar) eimprima el informe “Etiquetas Pacientes” .

5. Crear una macro que abra el formulario “Pacientes” , envista formulario, y con una condición WHERE: que nosponga sólo los pacientes que sean hombres.

Las macros: Ejercicios: • Solución del ejercicio 5:

• También podríamos escribir:




• En este caso, al ejecutar la macro nos pide el sexo de lospacientes, y nos da toda la información de los pacientes quetengan ese sexo.

Las macros: Ejercicios: • Ejercicio 6:• Crear una macro en la base de datos

“Empresa” , que abra el formulario “Clientes” ,según el país.

• Solución:




Las macros: Ejercicios: • Ejercicio 7:• Crear una macro en la base de datos

“Empresa” , que abra el formulario “Empleados” , según su cargo.

• Solución:




Módulos • Los módulos permiten ampliar las posibilidades

de Access.• Con ellos se pueden hacer procedimientos y

funciones que no estén ya creados en Accesspara efectuar distintas operaciones en la base




de datos.• Los procedimientos y funciones se programanen lenguaje Visual Basic, que escapa al alcancede este manual, por lo que se puede consultar

la Ayuda o bien los manuales completos en elcaso de querer crear módulos.

Seguridad: Duplicar tablas. Copias de seguridad • Dada la importancia de los datos que se tienen en las

tablas, sobre todo en las tablas denominadas maestras(las que contienen la información principal a lo largo detodo un proceso de gestión) es interesante adquirir elhábito de realizar asiduamente copias de seguridad delas tablas con una periodicidad prefijada de antemanoen el puesto de trabajo.

• Por ejemplo, todos los miércoles y viernes, se realizará




j p , y ,

una copia de seguridad de la tabla socios (o clientes, opedidos, o aquellas para las que requiramos un nivel deseguridad mayor).

• Si se perdiera la tabla original por la causa que fuera,siempre podríamos retomar el proceso a partir de la

tabla de seguridad renombrándola de nuevo como laoriginal.

Seguridad: Duplicar tablas. Copias de seguridad • ¿Como hacerlo?• Posicionándonos sobre la tabla en el panel de tablas, haciendo clic

con el botón derecho del ratón, se presenta el menú de contexto

de la tabla.• Elegimos la opción Copiar.• A continuación, posicionándonos en cualquier lugar vacío del panel

de tablas, desde el menú de contexto de nuevo, elegimos laopción de Pegar.




• Se nos solicita el nombre para la nueva tabla, réplica (sinvinculación) de la original.

• Una buena estrategia puede ser asignarla nombres del tipo:"Seguridad socios febrero del 2.007".

• Al realizar la copia de original el siguiente día asignarle el nuevo

nombre que recuerde la fecha en que fue realizada borrando acontinuación la copia de seguridad previa (para que no se nosvayan acumulando).

Seguridad: Duplicar tablas. Copias de seguridad • En Access XP, en el centro de control de la base de datos, en el panel

izquierdo donde tenemos las solapas de Tablas, Consultas, Formularios, etc.disponemos en la parte inferior de la posibilidad de crear grupos, a modo

de carpetas.• Nos podríamos crear un grupo llamado Seguridad y en él albergar accesosdirectos a las tablas de seguridad así como accesos directos a ciertasconsultas (se verán en otros capítulos posteriores) o cualquier objeto quedeseemos tener a parte pero organizado.




Seguridad: Duplicar tablas. Copias de seguridad • Para crear un grupo nuevo, bastará con llamar

al menú de contexto estando con el puntero

señalando dentro del apartado Grupos (debajode un grupo que inicialmente viene llamadoFavoritos).

•




Se elige del menú de contexto la opción NuevoGrupo.• También mediante el menú de contexto sobre

un grupo creado podríamos cambiarlo de

nombre, eliminarlo, etc.

Seguridad: Copia de seguridad de la base dedatos

• Para realizar una copia de seguridad de la basede datos completa:




Seguridad: Copia de seguridad de la base dedatos

• Y nos aparece la siguiente ventana:




Seguridad• Otra opción muy útil de Access es que permite evitar que entren

en el diseño de los formularios e informes, creando un MDE desdeel menú Herramientas/Utilidades de la base de datos/Crear MDE.

• En el MDE se trabaja igual que en el MDB pero sin tener acceso a

diseño.• En el MDB tú puedes seguir diseñando.




Seguridad• Los archivos *.mde te permiten crear

nuevas tablas y consultas, pero no tedejan modificar los formularios, ni losinformes.

•




Sólo te deja visualizarlos.• Por tanto, no te permiten acceder a lavista diseño de los formularios ni de

los informes.

Seguridad: Introducir contraseñas• Podemos introducir dos tipos de contraseñas: contraseñas para

usuarios, y contraseñas para la base de datos.• Abrimos la base de datos “Hospital” en modo exclusivo.• Vamos a crear una contraseña par la base de datos.• Nos vamos al menú Herramientas/Seguridad/Establecer

contraseña para la base de datos.




Seguridad: Introducir contraseñas• Aparece el siguiente menú, en el que escribimos la

contraseña que deseemos, en este caso “Hospital” .




• Hacemos clic en Aceptar.• Cerramos la base de datos, y la volvemos a abrir, para

comprobar que funciona.

Seguridad: Introducir contraseñas• Para eliminar la contraseña de la base de datos, volvemos a abrir

la base de datos “Hospital” en modo exclusivo.• Nos pide introducir la contraseña de la base de datos, ya que

todavía no la hemos eliminado.• Vamos al menú Herramientas/Seguridad/Anular la contraseña

establecida para la base de datos.




Seguridad: Introducir contraseñas• Nos vuelve a pedir la contraseña anterior.




• De esa forma la base de datos a anulado la contraseña, y dehecho si la volvemos a abrir, comprobamos que efectivamente, nonos pide ninguna contraseña.

• Si lo que queremos es cambiar la contraseña de la base de datos,debemos anular (como acabamos de hacer) la contraseñaanterior, y siguiendo el proceso que hemos visto al principio deeste apartado crear una nueva contraseña.

Seguridad: Introducir contraseñas• Ahora vamos a ver como podemos crear contraseñas para los

usuarios.• Para ello, abrimos la base de datos “Hospital” de nuevo, y vamos

al menú Herramientas/Seguridad/Cuentas de usuario y de grupo.• Aunque para introducir una contraseña en un grupo de trabajo da

igual que base de datos abramos, porque esta contraseña seaplicará a todas las bases de datos que tengamos dentro denuestro ordenador.




Seguridad: Introducir contraseñas• Aparece el siguiente menú, en el que señalamos la pestaña

“Cambiar contraseña de inicio de sesión”.




• En este caso el usuario para el que introducimos una clave es

“Administrador” , si quisiéramos introducir una clave para otrousuario, en el primer menú cambiaríamos el usuario.• En contraseña nueva escribimos “access” , y en confirmar también

y por último, hacemos clic en aceptar.

Seguridad: Introducir contraseñas• Para comprobar que efectivamente funciona, cerramos Access

completamente.• Volvemos a abrir Access, y concretamente abrimos una base de

datos diferente, por ejemplo, “Empresa” , para comprobar queefectivamente se ha aplicado a todas nuestras bases de datos.• Para eliminarla, de nuevo volvemos al menú

Herramientas/Seguridad/Cuentas de usuario y de grupo.




Seguridad: Introducir contraseñas• De nuevo aparece el siguiente menú, en el que hacemos clic en

“Borrar contraseña” , y posteriormente, en aceptar.




• Si cerramos Access completamente, y volvemos a abrir cualquierbase de datos, vemos como, efectivamente, ya no nos pideninguna contraseña de usuario.

Seguridad: Introducir contraseñas• Sin embargo, si lo que queremos es cambiar la clave del usuario

hacemos clic en la pestaña “cambiar contraseña de inicio desesión” .

• Escribimos la contraseña anterior “access” , y en las otras doscasilla, la nueva contraseña.• Por último hacemos clic en aceptar.




Comprimir y restaurar una base de datos• Ahora vamos a aprender a comprimir y restaurar una base dedatos.• Hay dos formas internas de compactar una base de datos:

– Comprobamos lo que ocupaba la base de datos antes de sercomprimida.

– Abrimos la base de datos “Música” , que habéis creado vosotros. – Para ello, vamos a Herramientas/Utilidades/Compactar y reparar. – Comprobamos que se ha reducido el tamaño de la base de datos

considerablemente.




Comprimir y reparar una base de datos• Segunda forma: – Además, en versiones 2000 o superior, tenéis la posibilidad de

compactar siempre al cerrar la base de datos automáticamente. – Ir al menú:

Herramientas/Opciones/Pestaña General/Compactar al cerrar.




Comprimir y reparar una base de datos• También hay una utilidad externa que te permitecompactar y reparar una base de datos.

– Para ello, ir al link: – http://support.microsoft.com/default.aspx/kb/273956 – Una vez ahí, hacéis clic en Download the

JETCOMP.exe package now, para descargar lautilidad.

http://support.microsoft.com/default.aspx/kb/273956

http://support.microsoft.com/default.aspx/kb/273956




– Ejecutáis el programa, y os pide que introduzcáis eldirectorio donde queréis que se extraigan los archivosdel programa.

– Dentro de los archivos extraídos, el archivo ejecutable

es el llamado: jetComp.exe

Importar y vincular tablas• Una operación muy interesante para quienes antes de

trabajar con Access tienen la información introducida y

organizada en forma de tabla pero en otros entornos detrabajo como Excel, Word, Dbase, etc. es la de poderimportar convirtiendo de formato a formato Access dichainformación.

• Microsoft Access permite importar o vincular una tabla




de datos contenida en otra base de datos de Access (dela versión que se está empleando o de versiones

anteriores), e incluso datos de otros programas yformatos de archivo, como pueden ser los de Microsoft

Excel, dBASE, Microsoft FoxPro o Paradox.

Importar y vincular tablas• ¿Qué diferencias existen entre importar y vincular?• Si se importan los datos se crea una copia de la información

en una tabla nueva de la base de datos.• En este caso la tabla o archivo de origen no se modificará.• Tras realizar esta operación de importar, la tabla creada en

Access no depende en absoluto de la original, no existe nexode unión entre ambas.

• La diferencia entre importar y vincular consiste en que al




importar datos éstos se convierten en una parte integral dela base de datos e independientes de la base de datosdonde se originaron.

• En cambio, cuando vinculamos los datos, éstos permanecenen su origen .

• El procedimiento para vincular es el mismo, solo en vez de"Importar" tenemos que seleccionar "Vincular tablas".

Importar y vincular tablas• Microsoft Access utiliza iconos diferentes para

representar las tablas que están guardadas en

la base de datos actual y las tablas vinculadas,siendo el de estas últimas distinto en funcióndel tipo de archivo vinculado.

• Hay que tener en cuenta que al eliminar el




icono que representa a una tabla vinculada seelimina el vínculo con la tabla pero no la tablaexterna, manteniéndose el archivo originalintacto.

• Se rompe "el cordón umbilical" que existe entreambas fuentes de datos.

Importar y vincular tablas• ¿Cuándo importar y cuándo vincular?• Se importarán los datos cuando éstos sólo se vayan a utilizar

desde Microsoft Access, de este modo se agiliza el trabajocon el programa ya que sus propias tablas las gestiona másrápidamente.

• Si los datos que desea utilizar los actualiza otro programadiferente de Microsoft Access, es mejor vincularlos.

• Si utiliza esta opción, puede conservar los métodos actuales




de actualizar, administrar y compartir los datos y puede almismo tiempo, utilizar Microsoft Access para trabajar con losdatos.

• Por ejemplo, puede crear consultas, formularios e informesque utilicen los datos externos, combinen datos externos

con los datos de tablas Microsoft Access e incluso presentary editar los datos mientras otros los estén utilizando en elprograma original.

Importar y vincular tablas• Importar o vincular datos:• El proceso para importar datos es muy similar al de vincularlos siendo los

pasos a seguir los que se indican a continuación:1. Hacer clic sobre el menú Archivo y a continuación sobre la opción Obtener

datos externos.2. Si se quieren importar los datos hacer clic sobre la opción Importar y si se

quieren vincular sobre Vincular tablas.

• La siguiente imagen muestra el aspecto del cuadro de diálogo que sepresenta.




Importar y vincular tablas3. En la lista desplegable Buscar en seleccionar la carpeta en la cual

se encuentra el archivo que se quiere importar o vincular y en lalista Tipo de archivo (abajo) seleccionar la extensióncorrespondiente a dicho archivo (desplegando del triangulito de la

derecha, aparecen todos los formatos contemplados por Accesspara importar). – Finalmente seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botón Importar o

Vincular.

4. En función del tipo de archivo seleccionado se presentará un Asistente que guiará el proceso de importación.




– En el ejemplo se van a importar los datos contenidos en una hoja decálculo de Excel, en este caso se presenta en primer lugar el siguientecuadro de diálogo en el cual se deberá indicar la hoja del libro de Excelque contiene los datos (Hoja1, Hoja2... o el nombre que tuviera).

Importar y vincular tablas



4/14/12 www.urjc.es4/14/12 www.urjc.es 4934937. Seguir las indicaciones del Asistente, el cual permite establecer ciertas

características para cada uno de los campos de la tabla que se va a crear(el nombre que va a tener cada campo, si van a ser indexados o no. Pensar



Importar información de otra

base de datos• También se pueden importar tablas, consultas, formularios, etc. de

otra base de datos que ya esté creada.• Para ello, hacemos click en Archivo/Obtener datos

externos/Importar.





base de datos• Nos sale el siguiente menú:




• Elegimos la base de datos de la que vamos a importar los objetosy hacemos click en Importar.


base de datos• Elegimos el tipo de objeto que queremos importar, y damos a

aceptar.





Exportar datos a Excel• Abrimos Excel, y vamos al menú: Datos/Obtener datos

externos/Importar datos.




Exportar datos a Excel• Elegimos la base de datos “Hospital” , y aparecerá el siguiente

menú:• Vamos a la pestaña “Avanzadas” , y elegimos la opción

“Read/Write” , para que nos permita leer los datos, y escribirnuevos.




Exportar datos a Excel• Aparece el siguiente menú, que nos permite elegir la

tabla que deseamos importar.

• Elegimos la tabla “Médicos” , y aparece el siguientemenú:




Exportar datos a Excel• Aparece el siguiente menú, en el que nos pregunta si

queremos que los datos se añadan en la hoja que

tenemos abierta o en otra nueva.• Elegimos “hoja de cálculo existente” , y hacemos clic enaceptar.




Exportar datos a Excel• El resultado es el siguiente:




Imprimir tablas, formularios e

informes• Ya sabemos cómo abrir una tabla en el modo

de presentación hoja de datos.• En ese caso pulsaremos el botón imprimir

aparecerá el aviso que tenéisabajo indicándonos que el objeto está siendo

i d l di iti d i ió




enviado al dispositivo de impresión.

Imprimir tablas, formularios e informes• Si, en cambio, seleccionamos la opción Imprimir del menú Archivo,

se mostrará el cuadro de diálogo de control de la impresión de lafigura siguiente.




• Pulsando aquí el botón aceptar imprimiremos todos los registros de la tabladel mismo modo que si utilizáramos el botón que mostramosanteriormente.

• Para realizar una impresión más acabada utilizaremos el Informe que, juntocon el Formulario, constituyen los dos medios más apropiados para brindarinformación de las bases Access a personas no especializadas en el tema.

Imprimir relaciones• Para imprimir las relaciones de una base de datos, abrimos la base

de datos “Neptuno” .• Hacemos clic en herramientas/relaciones.• Hacemos clic en archivos/imprimir relaciones.

curso acces

Documents