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Unidad 1. Elementos bsicos deAccess 2007 (I)

Bsqueda

Vamos a vercules son los elementos bsicos de Access 2007, la pantalla, las barras,

etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dndeestn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda, por si en algn momentono sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos endisposicin de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.

Arrancar y cerrar Access 2007

Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2007.

Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierdade la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; alcolocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay

instalados en tu ordenador buscarMicrosoft Office y luego Microsoft Access, hacer clicsobre l, y se iniciar el programa.

Desde el icono de Access 2007 del escritorio .

Puedes iniciar Access 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuandorealices los ejercicios tambin puedes compaginar dos sesiones de la forma que te

explicamos aqu.

Para cerrarAccess 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botn cerrar

Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.

Hacer clic sobre el Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access .

La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentesfundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms

fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en generaltodas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, yaque cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, comoveremos ms adelante.

http://www.aulaclic.es/access2007/b_1_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/b_1_1_1.htmhttp://www.google.com/

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Pg. 1.1

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Unidad 1. Elementos bsicos deAccess 2007 (II)

Bsqueda

Las barras

La barra de Ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamostrabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar ycerrar.

La barra de Acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como

Guardar , Imprimir o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello hazclic en la flecha desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms frecuentes paraelegir.

Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadirotras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

http://www.google.com/

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La Banda de Opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas enpestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con lacreacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habitualespodramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porquetienen un color atenuado.

Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que teencuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellasopciones que te sern tiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta formaaparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (oconjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del

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ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocuparmenos espacio.

De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas.

Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic encualquier pestaa.

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aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir msinformacin sobre la accin a realizar como la opcinAbrir.

Opcin con otro men desplegable. Se reconocenporque tienen un tringulo a la derecha. Colocando elratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado deopciones. Por ejemplo, la opcin Administarpara accedera las opciones de administracin de la base de datos.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contieneindicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la

pantalla en la que estemos en cada momento.

Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (BloqNum), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos,Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones que aparecen a laderecha.

Estas vistas las iremos viendo a lo largo del curso.

Pg. 1.3

Unidad 2. Crear, abrir y cerrar unaBase de Datos (I)

Bsqueda

Conceptos bsicos de Access

Si quieres aprender o repasar conceptos bsicos de bases de datos o quieres conocer

http://www.google.com/

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los objetos que maneja Access 2007, consltalo aqu .

Crear una base de datosPara crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn deOffice (haciendo clic en el icono de Office en la partesuperior izquierda de la pantalla) que aparece a la derechade la pantalla.

Aparecerla ventanadeIntroduccin aMicrosoftOfficeAccess.

Selecciona la opcinBase dedatos enblanco.

En laparte inferiortambin

podrsseleccionaruna plantillapara crearuna nuevabase dedatosbasada enella.

A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

http://mostrar%28%27http//www.aulaclic.com.es/access2007/vb3/iniciar.htm');http://www.aulaclic.es/access2007/b_2_1_1.htm

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Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos.

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn

Buscar ubicacin .

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base dedatos que estamos creando y el lugar donde se guardar.

En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar lacarpeta donde vamos a guardarla base de datos.

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpetaseleccionada.

Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.

Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en:, te los explicamos aqu

.

http://www.aulaclic.es/access2007/a_2_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/a_2_1_1.htm

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En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base dedatos.

Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a MicrosoftOffice Access.

En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste.

Pulsar el botn Crearpara crear la base de datos.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la

extensin .ACCDB.

Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar susdatos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demsobjetos se crean a partir de stas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde dondepodremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.

En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto.

Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar .

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de quforma.

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Si quieres ver cmo funciona el Panel de Exploracin te recomendamos que visites este

avanzado .

Si quieres seguir con la unidad, pasa a la pgina siguiente...

Pg. 2.1

Unidad 2. Crear, abrir y cerrar unaBase de Datos (II)

Bsqueda

Cerrar la base de datos.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

http://www.aulaclic.es/access2007/a_2_1_2.htmhttp://www.google.com/http://www.aulaclic.es/access2007/a_2_1_2.htm

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Desde la ventana de Introduccin aMicrosoft Office Access:

Nada ms abrir Access desde su icono en elEscritorio o desde la opcin en Inicio Todoslos Programas aparecer la pantalla deIntroduccin a Microsoft Office Access.

En la parte derecha vers el marco Abrirbase de datos reciente.

Selecciona una que quieras abrir o haz clic en

el enlace Ms... para buscar el archivo de labase de datos que quieres abrir.

En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta seabrir el cuadro de dilogo Abrirpara que busques el archivo:

Elegir la carpeta donde est la base de datos que queremos abrir.

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Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.

Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en elcuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta.

Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombrede archivo: y hacer clic sobre el botn Abrir.

O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir directamente.

Para practicar los conceptos de esta unidad didctica realiza el Ejercicio de creacinde base de datos.

Ejercicios del Tema 2. Prueba evaluativa del Tema 2.

Pg. 2.2

Unidad 3. Crear tablas de datos (I) Bsqueda

Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poderintroducir datos en la basede datos en los temas siguientes y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nosproporciona Access 2007.

Crear una tabla dedatos.

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear paravisualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente losdatos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo dedatos que tiene la columna.

Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica

Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre unatabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos.

Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePointdesde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otraspersonans con acceso al mismo sitio.

http://www.aulaclic.es/access2007/epp_2_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_2_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_2_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_2_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_2_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_2_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_2_2_1.htmhttp://mostrar%28%27http//www.aulaclic.com.es/access2007/vb3/crear_tabla.htm');http://www.google.com/http://www.aulaclic.es/access2007/epr_2_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_2_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_2_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_2_2_1.htm

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Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodoconsiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que estatendr y otras consideraciones como claves, etc...

Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaaHoja de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:

Aparecer la vista de Diseo de la tabla:

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En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado unnombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).

A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen latabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilladefiniremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) paradefinir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna queestamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobrelo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en laprimera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derechoAccess nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

Para seguir pasa a la pgina siguiente...

Pg. 3.1

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Unidad 3. Crear tablas de datos (II) Bsqueda

Crear una tabla de datos (cont.).Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsarla tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos poneTexto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos,hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha yelegir otro tipo.

Para ms informacin sobre los diferentes tipos de datos haz

clic aqu .

Si deseas informacin sobre el asistente para bsquedas haz

clic aqu .

Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en lasegunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades delcampo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que

veremos con detalle en la unidad temtica siguiente.

http://www.aulaclic.es/access2007/a_3_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/b_3_2_1.htmhttp://www.google.com/

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A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.

Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir

un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tengaque introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer enla barra de estado de la hoja de datos.

Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de latabla.

La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirvede identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipode equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal,pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.

Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaaDiseo.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campoes la clave principal de la tabla.

Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos),seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y

una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el born anterior .

Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la claveprincipal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en latabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, elsistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

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O bien hacer clic sobre el botn Cerrar que se encuentra en la parte derecha almismo nivel que la pestaa.

Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso decreacin de tablas.

Ejercicios del Tema 3. Prueba evaluativa del Tema 3.

Pg. 3.3

Unidad 4. Modificar tablas de datos(I)

Bsqueda

Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificartanto la definicinde una tabla como los datos introducidos en ella.

Modificar el diseo de una tabla.Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir

una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...)tendremos que realizar una modificacin en su diseo:

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no loestuviera.

Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionarVista Diseo enel men contextual:

http://www.aulaclic.es/access2007/epp_3_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_3_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_3_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_3_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_3_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_3_3_1.htmhttp://www.google.com/http://www.aulaclic.es/access2007/epp_3_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_3_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_3_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_3_3_1.htm

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Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior.

Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo amodificar y realizar las sustituciones necesarias.

Para aadir un nuevo campo,

ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo,

o bien,

situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn de lapestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamosposicionados.

Para eliminar un campo,

posicionarse en el campo y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo.

o bien,

seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdoy cuando est remarcada pulsar la tecla Supro Del.

Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campotambin desaparecern.

Por ltimo, guardarla tabla.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de modificardiseo de tablas.

Introducir y modificar datos en una tabla.

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin.

Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y

http://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_1_1.htmhttp://mostrar%28%27http//www.aulaclic.com.es/access2007/vb3/hoja_datos.htm');http://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_1_1.htm

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seleccionar la opcin en el men contextual.

Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistasde objeto yelegirVista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.

En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un registro.

Escribir el valor del primer campo del registro.

PulsarINTRO para ir al segundo campo del registro.

Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTROpara introducir los datos del segundo registro.

En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendose almacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla.

Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla.

Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda delregistro.

El registro quedar seleccionado.

Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminarque se encuentra en elpanel Registros de la pestaa Inicio.

Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms quesituarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

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Si queremos cambiaralgo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la VistaDiseo haciendo clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso deintroduccin de datos.

Desplazarse dentro de una tabla.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de

desplazamiento:

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de latabla.

El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.

Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso estres.

Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas acontinuacin:

para ir al primer registro de la tabla.

para ir al registro anterioren la tabla.

para ir al registro siguiente en la tabla.

para ir al ltimo registro de la tabla.

para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.

Podemos irtambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma:

http://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_1_2.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_1_2.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_1_2.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_1_2.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_1_2.htm

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Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual.

Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.

PulsarINTRO.

Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando lasteclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA,FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHAdel teclado.

Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso dedesplazamiento en una tabla.

Pg. 4.1

Unidad 4. Modificar tablas de datos(II)

Bsqueda

Buscar y reemplazar datos.

Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno desus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin laherramienta Buscarde Access 2007.

Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con lavista Hoja de datos, a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremosbuscar y finalmente hacer clic en el botn Find de la pestaa Inicio:

Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazarsiguiente:

http://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_1_3.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_1_3.htmhttp://www.google.com/http://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_1_3.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_1_3.htm

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En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.

En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Pordefecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busqueen cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla.

En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:

Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con elvalor introducido en el campo.

Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero notiene porque coincidir exactamente con l.

Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.

Despus podemos indicarle Buscar:

Todos para buscar en todos los registros de la tabla.

Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el quenos encontramos situados.

Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta elltimo.

Si activamos la casilla Maysculas y minsculas diferencia a la hora de buscar entremaysculas y minsculas (si buscamos Mara no encontrar mara).

Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y seposicionar en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguirla bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar siguiente sucesivamente para encontrartodos los valores que buscamos.

Despus cerrar el cuadro de dilogo.

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Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reemplazar.

Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con lavista Hoja de datos a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos

reemplazar y finalmente hacer clic en el botn Reemplazar del marco Buscar de lapestaa Inicio.

O bien hacer clic sobre el botn Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaaReemplazar.

Vers el cuadro de dilogo de la siguiente forma:

La pestaa Reemplazartiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadropara introducir el valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn Reemplazar

que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botn Reemplazartodos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitucin.

Esta opcin hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrirresultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opcin Hacer coincidir todo elcampo.

Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso debuscar datos en una tabla.

Ejercicios del Tema 4. Prueba evaluativa del Tema 4.

Pg. 4.2

http://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_4_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_4_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_4_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_4_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_4_2_1.htm

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Unidad 5. Propiedades de los campos (I)

Introduccin

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un

control adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tablacuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos lascaractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir unalista de valores vlidos para el campo, esta ltima pestaa est explicada en el tema 3 juntocon el asistente de bsqueda.

Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otromientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de controlasociado al campo.

Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus dehaber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos.

A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentestipos de datos.

Tamao del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteresque se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50caracteres y valor mximode 255.

Para los campos Numrico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valoresenteros entre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

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Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y-4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y

4,94065645841247E-324 para valores positivos.

Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.

Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos enuna base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base dedatos .accdb)

Los campos Autonumrico son Entero largo.

A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.

Pg. 5.1

Unidad 5. Propiedades de los campos (II)

Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla oen un informe.

Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE yAutonumrico.

Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son:

Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos.

Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolomonetario asignado en Windows como puede ser .

Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.

Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

Estndar: presenta los valores con separador de millares.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).

Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica.

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor esslo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valoresde Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

http://mostrar%28%27http//www.aulaclic.com.es/access2007/vb3/formato_mascara.htm');

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Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo:Lunes 21 de agosto de 2000.

Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.

Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo:01/08/00.

El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999.

Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.

Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.

Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso yActivado/Desactivado.

S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso yDesactivado.

Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo queen la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin yno se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiarel control predeterminado en la pestaa Bsqueda de las propiedades del campo, en lapropiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuacin.

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los camposTexto se tendran que crear formatos personalizados.

Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de formatos haz clic aqu .

Lugares decimales

Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a untipo de dato Nmero o Moneda.

Mscara de entrada

Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los

valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara deentrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe

http://www.aulaclic.es/access2007/a_5_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/a_5_2_1.htm

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introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____.

Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita elestablecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn queaparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de mscaras de entrada haz clic

aqu .

Ttulo

Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera delcampo.

Por ejemplo, si un campo se llama Fnace indicamos Fecha de nacimiento como valoren la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnacveremos Fecha de nacimiento.

Pg. 5.2

Unidad 5. Propiedades de los campos (III)

Valor predeterminado

El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo sino introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo

va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar oespecificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo ala hora de introducir los datos de la tabla.

Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora declientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valorpredeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes,automticamente aparecer el valorValencia y no lo tendremos que teclear.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE yel Autonumrico.

Regla de validacin

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que seespecifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campopara que sea introducido correctamente.

Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100y 2000, sepuede especificar en esta propiedad >=100 Y

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el Autonumrico.

Para ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el generador de expresionesque se abre al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedadcuando hacemos clic en ella. Para conocer un poco ms sobre l visita nuestro avanzado

.

Texto de validacin

En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla siintroducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en lapropiedad anterior.

Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir losdatos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE yel Autonumrico.

Requerido

Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a estapropiedad el valorS, en caso contrario el valor ser el de No.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE yel Autonumrico.

Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedanintroducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.

Indexado

Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacenque las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleranlas operaciones de ordenacin y agrupacin.

Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedescrear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda.

Esta propiedad dispone de tres valores:

No: Sin ndice.

S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valoresduplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).

S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.

http://mostrar%28%27http//www.aulaclic.com.es/access2007/vb3/indices.htm');http://www.aulaclic.es/access2007/a_5_3_1.htm

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Si quieres saber ms sobre los ndices haz clic aqu .

Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a pasosobre propiedades de los campos.

Ejercicios propuestos del Tema 5. Prueba evaluativa del Tema 5.

Pg. 5.3

Unidad 6. Las Relaciones (I).

En esta unidad veremos cmo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones quepueden existir entre dos tablas de una base de datos.Si no sabes lo que es una relacin en bases de datos, te introducimos algunos conceptos

bsicos para entender las relaciones aqu .

Crear la primera relacin.

Para crear relaciones en Access 2007 primero

deberemos acceder a la ventana Relacionesdeberemos hacer clic en el botn Relaciones que seencuentra en la pestaa Herramientas de base dedatos.

Aparecer el cuadro de dilogoMostrar tabla de la derechaesperando indicarle las tablasque formarn parte de la relacina crear.

Seleccionar una de las tablasque pertenecen a la relacinhaciendo clic sobre ella,aparecer dicha tabla remarcada.

Hacer clic sobre el botnAgregar.

Repetir los dos pasosanteriores hasta aadir todas lastablas de las relaciones a crear.

Hacer clic sobre el botnCerrar.

http://www.aulaclic.es/access2007/epp_5_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_5_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_5_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_5_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_5_3_1.htmhttp://mostrar%28%27http//www.aulaclic.com.es/access2007/vb3/crear_relacion.htm');http://www.aulaclic.es/access2007/b_6_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/a_5_3_2.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_5_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_5_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_5_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_5_3_1.htm

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Ahora aparecer laventana Relaciones conlas tablas aadidas en elpaso anterior.

Para crear la relacin:

Ir sobre el campo derelacin de la tabla principal(en nuestro caso codigo).

Pulsar el botn izquierdo

del ratn y mantenindolopulsado arrastrar hasta elcampo numero de la tablasecundaria(aulaClic_Facturas).

Soltar el botn del ratn.

Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente:

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En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas(aulaClic_clientes y aulaClic_Facturas) y debajo de stos el nombre de los campos derelacin (codigo y numero). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipode informacin y por lo tanto del mismo tipo.

Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de lascaractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios).

Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.

Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los camposrelacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.

Si quieres saber ms sobre integridad referencial y operaciones en cascada haz clic

aqu .

Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear.

Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.

Para practicar las operaciones descritas realiza el Ejercicio paso a paso de crearrelaciones.

Pg. 6.1

http://www.aulaclic.es/access2007/a_6_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_6_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_6_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/a_6_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_6_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_6_1_1.htm

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Unidad 6. Las Relaciones (II).

Aadir tablas a la ventana Relaciones.

Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en

la ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana:

Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones enla pestaa Herramientas de base de datos.

Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.

Aadir las tablas necesarias.

Cerrar el cuadro de dilogo.

Quitar tablas de la ventana Relaciones.

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:

Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones enla pestaa Herramientas de base de datos.

Despus podemos elegir entre:

hacer clic con el botn derecho sobre latabla y elegir la opcin Ocultar tabla del mencontextual que aparecer,

hacer clic sobre latabla para seleccionarlay hacer clic en el botnOcultar tabla en lapestaa Diseo.

Modificar relaciones.

Para modificar relaciones ya creadas:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:

hacer clic con el

botn derecho sobre larelacin a modificar y

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elegir la opcin Modificarrelacin... del mencontextual que aparecer,

o bien,

hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clicen el botn Modificar relaciones que encontrars en lapestaa Diseo de la banda de opciones.

Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relacionesestudiado anteriormente.

Realizar los cambios deseados.

Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Eliminar relaciones.

Si lo que queremos es borrar la relacin podemos:

hacer clic con elbotn derecho sobre larelacin a borrar y elegir laopcin Eliminardel mencontextual,

o bien,

hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, ya continuacin pulsar la tecla DEL o SUPR.

La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

Para practicar estas operaciones puedes realizar elEjercicio paso a paso de modificarrelaciones.

Pg. 6.2

Unidad 6. Las Relaciones (III).

http://www.aulaclic.es/access2007/epp_6_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_6_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_6_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_6_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_6_2_1.htm

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Limpiar la ventana relaciones

Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventanaRelaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvaresta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella nicamente las tablas que nosinteresen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrarrelaciones directas que describiremos a continuacin.

Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaaDiseo:

Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones.Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos,nicamente hemos limpiado la ventana.

A partir de ese momento podemos ir aadiendo a la ventana las tablas que nos interesan(con la opcin Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esastablas con la opcin Mostrar directas que explicaremos a continuacin.

Mostrar relaciones directas

Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relacionesbasadas en una tabla determinada para ello:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:

hacer clic con el botn derechosobre la tabla y elegir la opcin Mostrardirectas del men contextual queaparecer,

hacer clic sobre la tabla paraseleccionarla y hacer clic en el botnMostrar relaciones directas en la pestaaDiseo.

Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienenen estas relaciones.

Visualizar todas las relaciones

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Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:

hacer clic con el botnderecho sobre el fondo de laventana y elegir la opcinMostrar todo del mencontextual que aparecer,

pulsar elbotn Mostrartodas lasrelaciones enla pestaaDiseo.

Aparecern todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de ventanarelaciones.

Ejercicios del Tema 6. Prueba evaluativa del Tema 6.

Pg. 6.3

Unidad 7. Las Consultas (I) Bsqueda

En esta unidad veremos cmo crear consultas y manejarlas para la edicin deregistros de tablas creadas con Access 2007.

Tipos de consultas.Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de

una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Existen varios tipos de consultas:

Consultas de seleccin.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de unatabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremosconsultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Unaconsulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamenteen el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve acalcular).

http://www.aulaclic.es/access2007/epp_6_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_6_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_6_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_6_3_1.htmhttp://www.google.com/http://www.aulaclic.es/access2007/epp_6_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_6_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_6_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_6_3_1.htm

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Consultas de accin.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas deaccin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.

Consultas especficas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que setienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso yaque para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL, con el queaprenders a realizar estas consultas.

Crear una consulta.

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:

Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedesver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.

Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro dedilogo:

http://www.aulaclic.es/sql/index.htmhttp://www.aulaclic.es/sql/index.htmhttp://mostrar%28%27http//www.aulaclic.com.es/access2007/vb3/crear_consulta.htm');http://www.aulaclic.es/sql/index.htm

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El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla comodefinimos en el apartado anterior.

Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremosms adelante.

Nosotros explicaremos detenidamente la opcin Diseo de consulta que te permitircrear cualquiera de las anteriores por ti mismo.

Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que laconsulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar.

Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas.

Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.

Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.

Para seguir pasa a la pgina siguiente...

Pg. 7.1

Unidad 7. Las Consultas (II) Bsqueda

http://www.google.com/

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La vista Diseo.

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecenlas tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominadacuadrcula QBE definimos la consulta.

Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo.

Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante

iremos profundizando en la explicacin:

Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo avisualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campocalculado.

Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamosconsultas basadas en varias tablas.

Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.

Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en elresultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consultapero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consultanos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacion paraseleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la poblacin en el resultado yaque todos son de la misma poblacin.

Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda esuna condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de laconsulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por losoperadoresY (AND) y O (OR).

O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Aadir campos

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Para aadir campos a la cuadrcula podemos:

Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este secolocar en la primera columna libre de la cuadrcula.

Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar elbotn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemossobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos aadiendo.

Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a laderecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas queaparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducirla lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en la lista desplegable sloaparecern campos de la tabla seleccionada.

Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de unacolumna vaca de la cuadrcula.

Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consultapodemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').

Definir campos calculados

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin o de unafuncin.

Si quieres saber ms sobre cmo formar expresiones, haz clic aqu .

Encabezados de columna

Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.

Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, siqueremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delantedel nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para loscampos calculados.

En la consulta que aparece ms arriba tienes el ejemplo de la segunda columna, estatendr en el encabezado Mes_Factura y en la columna se visualizar el mes de la fecha dela factura (tenemos un campo calculado que utiliza la funcin mes( ), funcin que obtiene elmes de una fecha).

Cambiar el orden de los campos

Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estoscampos podemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando.

Para mover una columna arrastrndola:

Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flechahacer clic, la columna aparecer resaltada (est seleccionada).

http://www.aulaclic.es/access2007/b_7_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/b_7_2_1.htm

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Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha . Pulsar el botn del ratn y sinsoltarlo arrastrar la columna hasta la posicin deseada.

Para mover una columna cortndola:

Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y

cuando aparece la flecha hacer clic).

Hacer clic sobre el icono en la pestaa Inicio (o bien teclearCtrl+X), desaparecer lacolumna.

A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover lacolumna que hemos cortado con la opcin Insertar Columnas de la pestaa Diseo.

Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaa Inicio (o bienteclearCtrl+V).

Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera ymanteniendo la tecla May pulsada, seleccionar la ltima columna a seleccionar, seseleccionarn las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos.

Pg. 7.2

Unidad 7. Las Consultas (III) Bsqueda

Guardar la consulta

Podemos Guardar la consulta

haciendo clic sobre el botn de la barra de Acceso Rpido,

o bien,

seleccionando la opcin Guardardel Botn de Office .

Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo paradarle un nombre.

Se puede ponercualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.

A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.

Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn .

Ejecutar la consulta

http://www.google.com/

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Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde elPanel de Exploracin.

Desde el Panel de Exploracin:

Haciendo doble clic sobre su nombre.

Desde la vista diseo de la consulta:

Haciendo clic sobre el botn Ejecutarde la pestaa Diseo:

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es laparte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algndato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (exceptoalgunas consultas que no permiten esas modificaciones).

Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas.

Modificar el diseo de unaconsulta

Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:

Situarse en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre el nombre de laconsulta.

En el men contextual seleccionar .

Pg. 7.3

Unidad 7. Las Consultas (IV) Bsqueda

Ordenar las filas

http://www.aulaclic.es/access2007/epp_7_3_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_7_3_1.htmhttp://www.google.com/http://www.aulaclic.es/access2007/epp_7_3_1.htm

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Para ordenar las filas del resultado de la consulta:

Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacerclic sobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin.

Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo esnumrico, por orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si elcampo es de tipo fecha/hora, etc..., o bien puede serDescendente en orden inverso.

Podemos ordenartambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todaslas columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por laprimera columna de ordenacin, para un mismo valor de la primera columna, se ordenanpor la segunda columna, y as sucesivamente.

El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es decir siqueremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad

tenemos que tener en la cuadrcula primero la columna provincia y despus la columnalocalidad.

El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacindistinta para cada columna. Por ejemplo ascendente por la primera columna y dentro de laprimera columna, descendente por la segunda columna.

Seleccionar filas

Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio debsqueda es una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el

resultado de la consulta.

Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo paraseleccionar los alumnos de Valencia la condicin sera poblacin = "Valencia". Paraescribir esta condicin en la cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas de lacuadrcula el campopoblacion y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto dela condicin o sea ="Valencia".

Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos ponerdirectamente el valorValencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asumepor defecto el =.

Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre que seencuentra un texto lo encierra entre comillas.

Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (paracomparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes[ ]. Por ejemplo queremos poner la condicinprecio = coste en la queprecio y coste sondos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [coste], si no ponemos los corchetesaadir las comillas y entender Precio = "coste", precio igual al valor Coste no alcontenido del campo Coste.

Para indicarvarias condiciones se emplean los operadoresY y O.

En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operadorY,para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio >

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100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y1199.

En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operadorO, elregistro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las

condiciones.

Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas porel operadorY.

En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento estcomprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.

Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos quecolocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes).

Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:

Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fechanacimiento, los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero nicamente aparecernaquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellosde Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento.

Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia porencontrarse en la misma fila.

Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda deregistros.

Si quieres saber ms sobre los operadores de condicin que puedes utilizar, haz clic

aqu .

http://www.aulaclic.es/access2007/a_7_4_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/a_7_4_1.htm

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Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crearconsultas.

Pg. 7.4

Unidad 7. Las Consultas (V) Bsqueda

Consultas con parmetros

A menudo, en una consulta necesitamos utilizarun valor que no es conocido en esemomento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute laconsulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de unadeterminada Poblacin, la poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida.

En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro.

Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor quealmacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.

En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen dedatos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta

nos pide Introducir el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo como este:

En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsquedaque especifique que la Poblacin es igual al Valora introducir, de esta manera:

Ojo! cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entrecorchetes, de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre

de parmetro sino como un valor.

http://www.aulaclic.es/access2007/epp_7_4_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_7_4_1.htmhttp://www.google.com/http://www.aulaclic.es/access2007/epp_7_4_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_7_4_1.htm

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Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el botnParmetros de la pestaa Diseo.

En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros dela consulta donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato.

La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el botnParmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access compruebaautomticamente el tipo del valor introducido por el usuario.

Si quieres practicar esta caracterstica realiza el Ejercicio paso a paso de Consultascon parmetros.

Pg. 7.5

http://www.aulaclic.es/access2007/epp_7_5_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_7_5_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_7_5_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_7_5_1.htm

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Unidad 7. Las Consultas (VI) Bsqueda

Las consultas multitabla

Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo quedeber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de dondeobtiene esos datos.

Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseo de consulta)haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo:

Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consultaobtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de lasegunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas enel primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y as sucesivamente. Vemosque no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenacinpuede alcanzar dimensiones gigantescas.

Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven yentonces tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que alfinal nos interesan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de latabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del

curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de loscursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar lasdos tablas.

Combinar tablas

Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma querelacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unin de una de lastablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho si aadimos a la zona de tablastablas relacionadas, estas aparecern automticamente combinadas en la zona de tablasde la ventana Diseo de Consulta.

Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismonombre en las dos tablas aunque no exista una relacin definidad entre ellas.

Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de lastablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en elcampo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultadoy la consulta es ms eficiente.

Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana diseo de la consulta de lasiguiente manera:

http://mostrar%28%27http//www.aulaclic.com.es/access2007/vb3/crear_multitabla.htm');http://www.google.com/

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Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos losvalores de las filas del resultado son valores que estn en las tablas que se combinan.

Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de laotra tabla que cumpla la condicin, veamos un ejemplo:

En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no tengancurso asignado.

Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las filas que no tienenuna fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa.

Pg. 7.6

Unidad 7. Las Consultas (VII) Bsqueda

La composicin externa

La composicin externa se utiliza cuando queremos que tambin aparezcan las filasque no tienen una fila coincidente en la otra tabla.

Este tipo de combinacin se define de la siguiente manera:

Aadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta.

Combinar las dos tablas por los campos de unin:

Hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas.

En el cuadro de dilogo que aparecer haz clic en el botn Tipo de combinacin.

http://www.google.com/

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Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin

Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los camposcombinados (campos de unin) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir unacombinacin externa deberemos seleccionar la opcin 2 o la 3 segn lo que queramosobtener.

Si seleccionamos la opcin 2,

,

la combinacin aparecer de la siguiente forma:

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Si seleccionamos la opcin 3

,

la combinacin aparecer de la siguiente forma:

El sentido de la flecha nos indica de qu tabla obtendremos todos los registros.

Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas multitabla.

http://www.aulaclic.es/access2007/epp_7_7_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_7_7_1.htm

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Ejercicios del Tema 7. Prueba evaluativa del Tema 7.

Pg. 7.7

Unidad 8. Las Consultas de resumen (I)

Definicin

En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son unresumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de

resumen, tambin se conocen como consultas sumarias.

Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen unanaturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya quecorresponden a varias filas de la tabla origen.

Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila deuna consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que seencuentran en una sola fila del origen, mientras que una filade unaconsulta de resumencorresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que vaa originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos alo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos delorigen.

En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la quese visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por regin, en este caso cada filadel resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segundaconsulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o variasfilas de la tabla oficinas.

Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la pestaade Diseo.

http://www.aulaclic.es/access2007/epr_7_7_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_7_7_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_7_7_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_7_7_1.htmhttp://mostrar%28%27http//www.aulaclic.com.es/access2007/vb3/crear_resumen.htm');http://www.aulaclic.es/access2007/epr_7_7_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_7_7_1.htm

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En cualquiera de los dos casos seaade una fila a la cuadrcula QBE, lafila Total:

Todas las columnas queincluyamos en la cuadrcula deberntener un valor en esa fila, ese valor leindicar a Access qu hacer con losvalores contenidos en el campoescrito en la fila Campo:

Los valores que podemos indicaren la fila Total: son los que aparecenal desplegar la lista asociada a lacelda como puedes ver en la imagende la derecha:

Las funciones de agregado

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado enlos valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se puedenutilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valorescontenidos en las filas de la tabla.

Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de lacuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda quees seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin.

A continuacin describiremos esas opciones.

La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos quese suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). Elresultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor.

La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valorescontenidos en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo dedato del resultado puede cambiar segn las necesidades del sistema para representar elvalor del resultado.

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La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en lacolumna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dosregistros, el resultado es nulo.

La opcin Varcalcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en

el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado esnulo.

Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones deresumenno consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como unvalor, por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern losmismos con valores 0 que con valores nulos.

Las opciones Mn y Max determinan los valores menores y mayores respectivamentede la columna. Los valores de la columna pueden ser de tiponumrico, texto o fecha. Elresultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es detipo numricoMn devuelve el valor menorcontenido en la columna, si la columna es detipo textoMn devuelve el primer valoren orden alfabtico, y si la columna es de tipofecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior.

Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro delgrupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico en elque se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningn efecto sobre estasopciones.

La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos dela columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero.Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna

aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.

Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve elnmero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos queseleccionar la opcin Expresin y escribirlo as:

Para seguir con el tema pasa a la pgina siguiente...

Pg. 8.1

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Unidad 8. Las Consultas de resumen (II)

Agrupar registros

Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla

y producen una nica fila resultado.

La opcin AgruparPor permite definir columnas de agrupacin. Una consulta deresumen sin columnas de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos serealizan sobre todos los registros del origen.

Cuando se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos losregistros que tienen el mismo valor en la columna de agrupacin y cada grupo as formadogenera una fila en el resultado de la consulta y adems todos los clculos definidos serealizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma se pueden obtenersubtotales.

Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos

que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antesagrupndolos por el campo Poblacion. De esta manera la funcin cuenta() la calcularsobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma poblacin). La consulta quedaraas:

Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupacin.

Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan losregistros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupacin.

Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupacin, pasan a formarun nico grupo.

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Incluir expresiones

La opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez de un

nombre de columna.

Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que seanfunciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio( ),DesvEst( ), Mn( ), Max( )...) valores fijos o nombres de columna que aparezcan con laopcin AgruparPor.

En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se puedenanidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresin puedo ponerMax(nhoras)-Mn(nhoras) pero no Max(suma(nhoras)).

Incluir criterios de bsqueda

La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas delorigen de la consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo queremos saber cuntosalumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la tablaalumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definira de la siguienteforma:

Tambin podemos incluir un criterio de bsqueda en una columna que no tenga laopcin Dnde, en este caso la condicin se aplicar a las filas resultantes de laconsulta.

Para la condicin de seleccin se pueden utilizar los mismos operadores de condicinque en una consulta normal, tambin se pueden escribir condiciones compuestas (unidas

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por los operadores OR, AND, NOT), existe una limitacin, en la fila Criterios: no se podrponer un nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupacin.

Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas de resumen.

Ejercicios del Tema 8. Prueba evaluativa del Tema 8.

Pg. 8.2

Unidad 9. Las consultas dereferencias cruzadas (I)

Bsqueda

Introduccin

Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar unaconsulta resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entrada

en la que cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla.

Por ejemplo queremosobtener las ventasmensuales de nuestrosempleados a partir de lospedidos vendidos. Tenemosque disear una consultaresumen calculando la sumade los importes de lospedidos agrupando porempleado y mes de la venta.

La consulta quedara mucho ms elegante y clara presentanms compacto como el siguiente:

http://www.aulaclic.es/access2007/epp_8_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_8_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_8_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_8_2_1.htmhttp://www.google.com/http://www.aulaclic.es/access2007/epp_8_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_8_2_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_8_2_1.htm

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Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros deuna sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definiruna consulta normal para seleccionar las filas que entrarn en el origen o para combinarvarias tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas y esaconsulta ser el origen de la consulta de referencias cruzadas.

Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botn Siguiente> parapasar a la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...

Pg. 9.2

Unidad 9. Las consultas de

referencias cruzadas (III)Bsqueda

El asistente para consultas de referencias cruzadas(cont.)

En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemosdicho una de las columnas de agrupacin servir de encabezado de filas y la otra comoencabezado de columnas, si una de esas columnas puede contener muchos valoresdistintos y la otra pocos, elegiremos la primera como encabezado de filas y la segunda paraencabezado de columnas.

Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el

http://www.google.com/

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botn . Al pasar el campo a la lista Campos seleccionados: aparece en la zonainferior un ejemplo de cmo quedar la consulta; hemos seleccionado el campo nhoras yvemos que en la consulta aparecer una fila por cada valor distinto del campo nhoras.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de lalista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habr en elresultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos trescampos hayan en el origen de la consulta.

Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos.

A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece esta ventana:

En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. Aqu slopodemos elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen, generar unacolumna con el valor como encabezado de columna.

En la parte inferior de la ventana se puede ver cmo quedar el resultado, vemos que alseleccionar el campo Fecha Inicio, aparecer en el resultado de la consulta una columnapor cada valor que se encuentre en la columna Fecha Inicio de la tabla Cursos.

Pulsando Siguiente, accedemos a una ventana que vemos en la siguiente pgina...

Pg. 9.3

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En esta ventana nos pregunta qu valor debe calcularen la interseccin de columna yfila.

En la lista Funciones: seleccionamos la funcin de agregado que permite calcular esevalor, y en la lista Campos: elegimos el campo sobre el cual actuar la funcin deagregado. Por ejemplo hemos seleccionado Codigo Curso y la funcin Cuenta, por lotanto en cada interseccin tendremos el nmero de cursos iniciados en ese mes con ese nde horas.

Si tienes dudas sobre las funciones de agregado repasa el tema Consultas de resumen.

El asistente nos permite tambin aadir a la consulta una columna resumen de cada fila,esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. En nuestroejemplo me dara el nmero total de cursos con el n de horas de la fila. Para que elasistente aada esta columna tenemos que activar la casilla S, incluir suma de filas.

Despus de pulsar el botn Siguiente> llegamos a la ltima ventana del asistente quepuedes ver en la siguiente pgina...

Pg. 9.4

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Unidad 9. Las consultas de referencias cruzadas (V)

El asistente para consultas de referencias cruzadas(cont.)

En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta, este nombretambin ser su ttulo.

Antes de pulsar el botn Finalizarpodemos elegir entre:

Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta, por ejemplo:

o bien

Modificar el diseo, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo deconsulta donde podremos modificar la definicin de la consulta.

La vista Diseo

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La vista diseo de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la de unaconsulta resumen con una fila aadida, la fila Tab ref cruz.

Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el asistente.Normalmente nosostros no tendremos que cambiar el diseo, si acaso el ttulo de lascolumnas que no sean encabezado de columna y el orden de las columnas que no seanencabezado de columna.

Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas dereferencias cruzadas .

Ejercicios del Tema 9. Prueba evaluativa del Tema 9.

Pg. 9.5

Unidad 10. Las consultas de accin(I)

Bsqueda

Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos

almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partirde los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o

http://www.aulaclic.es/access2007/epp_9_5_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_9_5_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_9_5_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_9_5_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_9_5_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_9_5_1.htmhttp://www.google.com/http://www.aulaclic.es/access2007/epp_9_5_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_9_5_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epr_9_5_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/ev_9_5_1.htm

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eliminar registros.

En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale una cuadro de dilogopara confirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla. Se pueden eliminar

estos mensajes, si quieres saber cmo haz clic aqu .

A continuacin te explicaremos cada uno de los tipos de consultas de accin.

Puede que tu configuracin de Access no te permita ejecutar este tipo de consultas.

Puedes ver como permitirlo aqu .

Consultas de creacin de tabla.

Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tablael resultado de una consulta de seleccin.

Se suelen utilizar para creartablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para unadeterminada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja quetarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminadoesa tarea las borramos. Tambin puede ser til para sacar datos en una tabla paraenviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas.

Para crear una consulta de Creacin de tabla:

Abrimos una nueva consulta en vista diseo.

Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nuevatabla.

Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en elresultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en lanueva tabla.

Hacemos clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo:

Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla:

http://www.aulaclic.es/access2007/a_10_1_2.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/a_10_1_2.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/a_10_1_1.htm

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Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.

Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datosactiva) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos queactivar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el

nombre de la base de datos donde se crear la tabla. Debe ser el nombre completo incluidala ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar....Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetasla base de datos donde queremos guardar la nueva tabla.

Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo deconsulta:

La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin en ella definimos laconsulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferenciaes que en la barra de ttulo despus del nombre de la consulta pone Consulta de creacinde tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn

de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino elnombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos

donde se crear:

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Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vistaHoja de datos de la pestaa Inicio. Esta opcin nos permite visualizar los datos sin que secree la nueva tabla.

La opcin Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de

la consulta. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn de la pestaa Diseo.

Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin,tambin nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.

Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de laconsulta y heredarn el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedadescomo clave principal, ndices, etc...

Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas de creacinde tablas

Pg. 10.1

http://www.aulaclic.es/access2007/epp_10_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_10_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_10_1_1.htmhttp://www.aulaclic.es/access2007/epp_10_1_1.htm

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Unidad 10. Las consultas de accin(II)

Bsqueda

Consultas de actualizacin.

Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datosalmacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Sepueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o slo los que cumplan unadeterminado condicin.

Para crear una consulta de actualizacin:

Abrimos una nueva consulta en vista diseo.

Aadimos la tabla que queremos actualizar.

Haz clic en el botn Actualizarde la pestaa Diseo:

A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filasOrden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar a:como puedes ver en el ejemplo que te ofrecemos a continuacin:

El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin detablas.

En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los

http://mostrar%28%27http//www.aulaclic.com.es/access2007/vb3/consulta_actualizacion.htm');http://www.google.com/

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