access 2003

5/15/2018 Access 2003 - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/access-2003-55ab4f13754d3 1/45

Să ne familiarizăm cu Microsoft Access 2003 Microsoft Office Access 2003

Microsoft Access 2002

Acest articol este o adaptare după Capitolul 1 al cărțiiMicrosoft Office Access 2003 Step

by Step de Online Training Solutions, Inc.

Access face parte din sistemul Microsoft Office, de aceea obiectele de bază ale interfeței — meniurile,barele de instrumente, casetele de dialog — vor părea familiare celor care au utilizat alte produse Officesau alte programe Microsoft Windows. Cu toate acestea, Access diferă ca dimensiuni de majoritateaacestor programe și, de aceea, poate părea mai complex până ce devine familiar.

Acest articol vă face cunoscut conceptul de bază de date, vă dă câteva explicații despre Access și prezintăun tur al programului. Ilustrațiile părților bazei de date arată firma Garden, un magazin imaginar pentru plante și obiecte de grădină. Acest tur vă oferă o fundație solidă de la care să începeți lucrul cu Access pentru a crea propriile baze de date. După ce explorați structura bazei de date GardenCo, veți examinaunele obiecte utilizate pentru stocarea și manipularea datelor conținute. În sfârșit, veți învăța cum săexaminați înaintea imprimării și să imprimați diversele obiecte Access.

Ce se înțelege prin baze de date

În forma sa cea mai elementară, o bază de date este echivalentul pe computer al unei liste organizate deinformații. De regulă, aceste informații au un subiect sau un scop comun, cum ar fi lista de angajațiafișată aici:

ID Nume Prenume Titlu Data angajării

1 Dinescu Bogdan Reprez. vânzări 1 Mai 1992

2 Florescu Elena Vânzări 14 august 1992

3 Lupu Marian Reprez. vânzări 1 aprilie 1992

4 Filip Dan Reprez. vânzări 3 mai 1993

Această listă este aranjată într -un tabel având coloane și rânduri. Fiecare coloană (câmp) stochează unanumit tip de informație despre un angajat: prenumele, numele, data angajării etc. Fiecare rând(înregistrare) conține informații despre un angajat diferit.

Dacă o bază de date n-ar face mai mult decât să stocheze informații într -un tabel, ar fi tot atât de utilă precum o listă pe hârtie. Dar, întrucât baza de date stochează informații în format electronic, acestea pot manipulate în modalități mai eficiente, care le extind utilitatea.



De exemplu, cartea de telefon a localității dvs. este probabil așezată pe o etajeră în apropiere. Dacă vrețisă găsiți o persoană sau o firmă din localitate, aveți această posibilitate, pentru că informațiile din carteade telefon sunt organizate într-o manieră inteligibilă. Dacă vreți să luați legătura cu cineva aflat puțin madeparte, veți merge la o bibliotecă publică pentru a consulta colecția sa de cărți de telefon, care probabilcuprinde o carte pentru fiecare oraș mare din țară. Cu toate acestea, dacă vreți să găsiți numerele detelefon ale tuturor persoanelor din țară care au același nume cu dvs. sau numărul de telefon al vecinului bunicii dvs., aceste cărți nu vă vor fi de mare folos, întrucât nu sunt organizate pentru facilitarea găsirii

acestor informații.

Când informațiile publicate într -o carte de telefon sunt stocate într-o bază de date, este nevoie de mai puțin spațiu, costurile de reproducere și distribuire sunt mai mici și, dacă baza de date este proiectatăcorect, informațiile pot fi regăsite în numeroase modalități. Adevărata forță a unei baze de date nu constăîn capacitatea sa de a stoca informații, ci în posibilitatea de a regăsi rapid exact acele informații de careaveți nevoie din baza de date..

Descoperiți ce are deosebit Access

Programele de baze de date simple, precum componenta Database a Microsoft Works, pot stoca

informații doar într -un singur tabel, numit de multe ori fișier plat. Aceste baze de date simple suntdenumite deseori baze de date plate. Programele de baze de date mai complexe, precum Access, pot stocinformații în mai multe tabele corelate, realizând astfel ceea ce se se denumește ca baze de date

relaționale. Dacă informațiile dintr -o bază de date relațională sunt organizate corect, aceste tabelemultiple se pot trata ca o singură zonă de stocare și se pot extrage electronic informații din diverseletabele în orice ordine, potrivit necesităților.

Tabelul este doar unul din tipurile de obiecte cu care se poate lucra în Access. Următoarea reprezentaregrafică arată toate tipurile de obiecte Access:

Sfat Pentru compatibilitatea maximă cu bazele de date existente, formatul implicit pentru noile baze dedate create cu Access 2003, este Access 2000.



Dintre toate aceste tipuri de obiecte, numai unul — tabelul — este utilizat pentru a stoca informații.Restul este utilizat pentru gestionarea, manipularea, analizarea, regăsirea, afișarea sau publicareainformațiilor din tabel — cu alte cuvinte, pentru a face informațiile cât mai accesibile și, prin urmare, câtmai utile posibil.

De-a lungul anilor, Microsoft a depus mult efort pentru a face din Access nu numai unul dintre cele mai puternice programe de baze de date destinat consumatorilor, ci și unul dintre cele mai ușor de învățat și

utilizat. Întrucât Access face parte din sistemul Office, la utilizarea Access se pot utiliza multe dintehnicile cunoscute din alte programe Office, precum Microsoft Office Word și Microsoft Office Excel.De exemplu, se pot găsi comenzi, butoane și comenzi rapide de la tastatură cunoscute, pentru a deschideși edita informațiile din tabelele Access. Și,. întrucât Access este integrat cu alți membri ai suitei,informațiile se pot partaja ușor între Access și Word, Excel sau alte programe.

Deschiderea unei baze de date existente

Baza de date a firmei Garden conține informații despre angajați, produse, furnizori și clienți, informațiistocate într-o serie de tabele. Pe măsură ce parcurgeți acest articol, veți învăța să lucrați cu aceste tabele pentru a dezvolta o varietate de interogări, formulare, rapoarte, pagini de acces la date, macrocomenzi și

module ce pot fi utilizate pentru introducerea, editarea și manipularea informațiilor din tabele, înnumeroase modalități.

În acest exercițiu veți explora unele din obiectele bazei de date GardenCo. Multe detalii nu vor fiexplicate aici, aceasta fiind doar o prezentare generală.

1. Pe bara de activități, faceți clic pe butonul Start, indicați spre Toate programele, apoi spre MicrosoftOffice și faceți clic pe Microsoft Office Access 2003.

Ca și alte programe Office, de-a lungul părții de sus a ferestrei, Access are o bară de meniuri și una saumai multe bare de instrumente. Când faceți clic fie pe Nou, fie pe Căutare fișiere din meniul Fișier sau

când faceți clic pe Clipboard Office din meniul Editare, în stânga acestei ferestre se va afișa panoul deactivitate Fișier nou.



2. Va apărea panoul de comutare al bazei de date. Panoul de comutare se utilizează pentru a facilita accesula obiectele bazei de date necesare efectuării activităților uzuale.

3. Faceți clic pe Închidere panou de comutare (Close Switchboard) pentru a închide panoul de comutare.

Va apărea fereastra bazei de date GardenCo.

În partea de sus a ferestrei se află o bară de instrumente iar de-a lungul marginii din stânga se află baraObiecte, care listează obiectele bazei de date Access. Deoarece s-a selectat Tabele, panoul din dreapta alferestrei listează tabelele conținute în baza de date.

4. În meniul Fișier, faceți clic pe Închidere pentru a închide baza de date GardenCo.



Să explorăm tabelele

Tabelele sunt obiectele centrale ale bazelor de date. Scopul lor este de a stoca informații. Scopul fiecăruiadin celelalte obiecte ale bazei de date este de a interacționa într -un anumit mod cu unul sau mai multetabele. O bază de date Access poate să conțină mii de tabele, iar numărul de înregistrări conținut defiecare tabel este limitat mai mult de spațiul disponibil pe discul fix decât de orice altceva.

Sfat Pentru informații detaliate despre specificațiile Access, precum dimensiunea maximă a unei bazede date sau numărul maxim de înregistrări dintr -un tabel, faceți clic pe caseta Tastați o întrebare dinextrema dreaptă a barei de meniuri, tastați „specificații Access” și apăsați tasta ENTER.

Fiecare obiect Access are două sau mai multe vizualizări. Pentru tabele, cele mai obișnuite vizualizărisunt vizualizarea foaie de date, în care pot fi văzute și modificate datele tabelului și vizualizarea proiect ,în care poate fi văzută și modificată structura tabelului. Butonul Vizualizare comută vizualizareatabelului deschis între vizualizarea foaie de date și vizualizarea proiect. Aveți, de asemenea, posibilitateasă faceți clic pe săgeata orientată în jos din dreapta butonului Vizualizare și să selectați o vizualizare dinlista verticală.

Când vizualizați un tabel în vizualizarea Foaie de date, veți vedea datele din tabel pe coloane (câmpuri) șrânduri (înregistrări).

Dacă două tabele au în comun unul sau mai multe câmpuri, aveți posibilitatea să încorporați foaia de datea unui tabel în celălalt. Cu ajutorul foii de date încorporate, care se numește subfoaie de date, se pot vedeîn același timp informațiile din mai multe tabele. De exemplu, poate fi util să încorporați o foaie de date

Comenzi într-un tabel Clienți pentru a vedea comenzile plasate de fiecare client.

În acest exercițiu, veți explora tabelele din baza de date GardenCo în diverse vizualizări.

1. Pe bara Obiecte, faceți clic pe Tabele.2. Pe bara de instrumente din partea de sus a ferestrei Bază de date, faceți clic pe butonulDetalii.

Se va afișa o descriere a fiecărui obiect listat în fereastră, la dreapta numelui său.



Sfat Coloanele din fereastra bază de date se pot redimensiona prin glisarea barei verticale care separăcoloanele din antet. Aveți posibilitatea să setați lățimea unei coloane la lățimea celei mai largi intrări dinea, făcând dublu-clic pe bara verticală.

3. Faceți clic pe butonul Maximizare din colțul dreapta sus al ferestrei Bază de date .

Fereastra Bază de date se extinde, ocupând complet fereastra Access. Observați că primele trei elemente

din coloana Nume nu sunt tabele, ci trei comenzi rapide pentru crearea unui tabel nou.

Sfat Dacă nu doriți să apară aceste comenzi rapide în fruntea fiecărei liste de obiecte, din meniulInstrumente, faceți clic pe Opțiuni, faceți clic pe fila Vizualizare din caseta de dialog Opțiuni, deselectațicaseta Comenzi rapide obiecte noi, apoi faceți clic pe OK.

4. Faceți clic pe butonul Restabilire jos.

Fereastra Bază de date se va restrânge.

5. Faceți clic pe tabelul Categories (Categorii), apoi pe butonul Deschidere din partea de sus a ferestrei Bază

de date pentru a deschide tabelul în vizualizarea Foaie de date.

Această foaie de date conține o listă a categoriilor de produse vândute de firma Garden. Așa cum se poatevedea, există câmpuri pentru Category ID (codul categoriei), Category Name (Numele categoriei) șiDescription (Descriere).

6. Faceți clic pe semnul plus din stânga înregistrării pentru categoria Bulbs (Bulbi).

Un clic pe semnul plus duce la extinderea subfoii de date încorporate. Înregistrările pentru categorii dintabelul Categories (Categorii) și înregistrările pentru produse din tabelul Products (Produse) se vor afișasimultan.



Observați că semnul plus s-a transformat în semnul minus.

7. Faceți clic pe semnul minus din stânga înregistrării Bulbs (Bulbi) pentru a restrânge subfoaia de date. 8. Din meniul Fișier, faceți clic pe Închidere pentru a închide tabelul Categories (Categorii). Dacă vi se solicit

să salvați modificările aduse aspectului tabelului, faceți clic pe Da.

Sfat Fereastra se poate închide dacă faceți clic pe butonul Închidere din colțul dreapta sus al ferestrei.Când fereastra unui obiect este maximizată, acest buton are denumirea Închidere fereastră, pentru a evitaconfuzia cu butonul Închidere din extrema dreaptă a barei de titlu a ferestrei Access. Aveți grijă să facețiclic pe butonul corect, în caz contrar veți ieși din Access.

9. Faceți dublu-clic pe Orders (Comenzi) pentru a deschide tabelul în vizualizarea Foaie de date.

Zona de navigare din partea de jos a ferestrei precizează că acest tabel conține 87 de înregistrări și căînregistrarea activă este cea cu numărul 1.

10. Mutați selecția cu câte o înregistrare o dată, făcând clic pe butonul Înregistrarea următoare de câteva or



Selecția se mută în jos, în câmpul OrderID (Cod comandă), deoarece acest câmp conține punctul deinserare.

Sfat Selecția poate fi mutată cu câte o înregistrare, dacă apăsați tastele SĂGEATĂ SUS sau SĂGEATĂJOS, cu câte un ecran o dată, dacă apăsați tastele PAGE UP sau PAGE DOWN, sau la primul sau ultimulcâmp din tabel, dacă apăsați CTRL+HOME sau CTRL+END.

11. Vă mutați direct la înregistrarea 40, selectând numărul înregistrării curente, tastând 40 și apăsând ENTER12. Închideți tabelul Orders (Comenzi) printr-un clic pe Nu, dacă vi se solicită să salvați modificările aduseaspectului tabelului.

13. Faceți dublu-clic pe Products (Produse) în lista de tabele, pentru a-l deschide în vizualizarea Foaie de dat

Observați că acest tabel conține 189 înregistrări.

14. Î n bara de instrumente, faceți clic pe butonul Vizualizare pentru a comuta tabelul Products (Produse) lavizualizarea proiect.

vizualizarea Foaie de date, vedeți datele stocate în tabel, pe când în vizualizarea proiect vedeți structurainternă a tabelului.

Să explorăm interogările

Una dintre modalitățile prin care se pot regăsi informații dintr -o bază de date Access, este crearea deinterogări. Interogările se utilizează pentru a regăsi informații pentru a fi vizualizate, modificate sauanalizate în diverse moduri. De asemenea, rezultatele interogărilor se pot utiliza ca bază pentru alteobiecte Access.

O interogare este, în esență, o întrebare. De exemplu, vă întrebați, „Ce înregistrări din tabelul Clienți auvaloarea 98052 în câmpul Cod poștal?” Când executați o interogare (echivalentul punerii unei întrebări),Access caută toate înregistrările din tabelul sau tabelele specificate, le găsește pe acelea care corespundcriteriilor pe care le-ați definit și le afișează într -o foaie de date.

Pentru ca Access să poată răspunde întrebărilor pe care le puneți, interogările trebuie structurate într -unanumit mod. Fiecare tip de întrebare are un tip de interogare asociat. Tipurile principale sunt interogărilede selectare, de tip tabel încrucișat și cele cu parametri. Tipurile mai puțin utilizate sunt interogările deacțiune, de căutare automată și de tip SQL (Limbajul de interogare structurată - Structured Query

Language). Access conține experți care vă îndrumă în procesul de creare a interogărilor obișnuite, cele



mai puțin utilizate trebuind create manual într -o grilă de proiectare, în vizualizarea proiect. Iată cumarată o interogare obișnuită:

În partea de sus a ferestrei interogării se află patru ferestre mici care listează câmpurile din cele patrutabele ce vor fi incluse în această interogare. Liniile care conectează tabelele precizează că acestea sunt

corelate datorită câmpurilor comune. Primul rând al grilei conține numele câmpurilor ce se includ îninterogare, iar al doilea rând arată tabelul de care aparține fiecare câmp. Al treilea rând (cu eticheta Totaefectuează calcule cu valorile din câmp, iar al patrulea rând precizează dacă rezultatele interogării vor fisortate după acest câmp. Marcajul din caseta de selectare din al cincilea rând (cu eticheta Afișare) precizează că respectivul câmp va fi afișat în foaia de date a rezultatelor. (Dacă respectiva casetă deselectare nu este bifată, câmpul se poate utiliza în stabilirea rezultatelor interogării, dar nu va fi afișat). Așaselea rând (cu eticheta Criterii) conține criteriile care stabilesc ce înregistrări vor fi afișate, iar alșaptelea rând (cu eticheta Sau) inițializează alte criterii.

Nu vă faceți griji dacă pe moment toate acestea sună ceva mai complicat. Când veți aborda logicainterogărilor, vor fi perfect inteligibile. Și nu vă faceți griji dacă acestea par să solicite multă muncă.

Expertul Interogare este disponibil pentru a vă ajuta să structurați interogarea, iar dacă veți crea ointerogare care va rula de mai multe ori, salvați-o. Ea va face astfel parte din baza de date și se va afișa înfereastra bazei de date când veți face clic pe Interogări din bara Obiecte.

În acest exercițiu, veți explora câteva din interogările deja definite și salvate în baza de date GardenCo.

1. Pe bara Obiecte, f aceți clic pe Interogări.

Fereastra Bază de date va afișa toate interogările care au fost salvate ca parte a bazei de date GardenCo.

2. Faceți dublu-clic pe bara de titlu a ferestrei Bază de date pentru a maximiza fereastra.

Primele două intrări din această fereastră sunt comenzi pentru crearea interogărilor. Restul intrărilor suntinterogări care au fost deja create.

3. Faceți clic pe butonul Detalii.



Descrierea fiecărei interogări explică scopul său. Pictograma din coloana Nume este o indicație a tipuluiinterogării, ca și informațiile din coloana Tip, ce poate fi văzută derulând fereastra spre dreapta.

4. Faceți clic pe butonul Restabilire fereastră din bara de meniuri (nu bara de titlu), apoi faceți clic peRestabilire.

Fereastra Bază de date se va restabili la dimensiunea inițială.

5. Deschideți interogarea Products by Category (Produse după Categorie) în vizualizarea Foaie de date,selectând-o și făcând clic pe butonul Deschidere din partea de sus a ferestrei Bază de date.

Când deschideți interogarea, Access o prelucrează (proces denumit executarea interogării) și produce ofoaie de date care afișează rezultatele.

Bara de navigare precizează că sunt afișate 171 de înregistrări. Tabelul Products (Produse) conține 189înregistrări. Pentru a afla de ce lipsesc 18 înregistrări, trebuie să vedeți interogarea în vizualizarea proiect

6. Pe bara de instrumente, faceți clic pe butonul Vizualizare pentru a vedea interogarea în vizualizareaproiect



În partea de sus a ferestrei de interogare se află două casete care listează câmpurile tabelelor cu care valucra această interogare. Partea de jos este grila de proiectare, în care se formează interogarea. Fiecarecoloană a grilei se poate referi la un singur câmp dintr -un singur tabel de mai sus. Observați că s-aintrodus <> Yes (nu este egal cu Yes (Da)) în rândul Criterii pentru câmpul Discontinued (Întrerupt).Această interogare va căuta în consecință toate înregistrările care nu au valoarea Yes (Da) în acest câmp(cu alte cuvinte, care nu au fost întrerupte).

7. Ca probă, în rândul Criterii pentru câmpul Discontinued (Întrerupt), selectați textul <>Yes, type =Yes, apofaceți clic pe butonul Execuție de pe bara de instrumente.

Sfat De asemenea, o interogare se poate executa comutând la vizualizarea Foaie de date.

Interogarea s-a modificat astfel încât acum găsește toate înregistrările care au valoarea Yes (Da) încâmpul Discontinued (Întrerupt) (cu alte cuvinte, care au fost întrerupte).

Cele 18 produse a căror vânzare a fost întreruptă sunt responsabile pentru diferența dintre numărul de

înregistrări din tabelul Products (Produse) și numărul de înregistrări afișat de interogarea inițială.

8. Închideți fereastra interogării, făcând clic peNu când vi se solicită să salvați modificările de proiectare.

Să explorăm formularele

Tabelele Access sunt liste dense cu informații brute. Dacă creați o bază de date pe care o veți utiliza doardvs., probabil vă veți simți confortabil lucrând direct cu tabele. Dar dacă creați o bază de date care va fivizualizată și editată de persoane care nu știu multe despre ea — și nu doresc neapărat să știe maimulte — lucrul cu tabelele poate să fie împovărător. Pentru a rezolva această problemă, aveți posibilitate



să proiectați formulare care să ghideze utilizatorii prin baza de date, pentru a le ușura introducerea,regăsirea, afișarea și imprimarea informațiilor.

În principiu, un formular este o fereastră în care se pot plasa controale care fie oferă informațiiutilizatorilor, fie acceptă informațiile pe care aceștia le introduc. Access pune la dispoziție o casetă deinstrumente care include multe controale Windows standard, cum ar fi etichete, casete text, butoane deopțiuni și casete de selectare. Cu puțină inventivitate, veți utiliza aceste controale pentru a crea formulare

care arată și funcționează asemănător casetelor de dialog din toate programele Windows.

Formularele se utilizează pentru a edita înregistrările din tabelele subiacente sau pentru a introduce noiînregistrări. Ca și în cazul tabelelor și interogărilor, formularele se pot afișa în mai multe vizualizări. Treidintre cele mai des întâlnite sunt Vizualizare formular , în care se introduc date; vizualizare foaie de date,care arată în principiu ca un tabel și vizualizarea proiect, în care se lucrează cu elementele formularului pentru a ajusta aspectul și modul său de funcționare. Această ilustrație arată un formular în vizualizareaproiect:

Acest formular constă dintr -un formular principal legat la un singur tabel. Dar un formular poatecuprinde și subformulare legate la alte tabele. În formular, sunt aranjate controale etichetă, care conțintextul ce apare în formular în Vizualizare formular și controale casetă text , care vor conține date din

tabel. Cu toate că în vizualizare proiect se poate crea un formular pornind de la zero, probabil veți utilizamai des această vizualizare pentru a ajusta formularele create cu ajutorul unui expert.

În acest exercițiu, veți vedea câteva din formularele din baza de date GardenCo care au fost proiectate pentru ca vizualizarea tabelelor, editarea informațiilor existente și adăugarea de noi informații să fie maiușoare și lipsite de erori.

1. În bara de obiecte, faceți clic pe butonulFormulare, apoi faceți dublu-clic pe Switchboard (Panou decomutare) pentru a deschide panoul de comutare.



Formularul Switchboard are în partea de sus o bară de titlu particularizată, un titlu pentru baza de date

GardenCo și patru butoane de comandă. Primele două butoane deschid panouri de comutare — alteformulare — care au același nume cu butonul.

2. În panoul de comutare, faceți clic pe butonulForms (Formulare) pentru a afișa panoul de comutareForms (Formulare).

3. Faceți clic pe Edit/Enter Orders (Editare/Introducere comenzi) pentru a afișa formularul Orders(Comenzi).

Acest formular constă dintr -un formular principal și un subformular.

4. În bara de navigare, faceți clic pe butonul Înregistrarea următoare pentru a afișa informațiile respectivei înregistrări.

5. Faceți clic pe butonul Înregistrare nouă (cel cu un asterisc) pentru a afișa un formular necompletat undese poate introduce o comandă nouă.

6. Închideți formularul Orders (Comenzi), iar în panoul de comutare Forms (Formulare), faceți clic peReturn(Revenire) pentru a reafișa panoul de comutare principal.

7. Faceți clic pe butonul Close Switchboard (Închidere Panou de comutare).



8. În fereastra Bază de date, faceți dublu-clic pe Products (Produse) în lista Formulare pentru a deschideformularul.

Acest formular se utilizează pentru a edita înregistrările produselor curente sau pentru a introduceînregistrări noi.

9. Acum vedeți formularul în Vizualizare formular. În bara de instrumente, faceți clic pe săgeata orientată în jos de la dreapta butonuluiVizualizare, apoi faceți clic pe Foaie de date.

Acum formularul arată asemănător cu tabelul Products (Produse) în vizualizarea Foaie de date, dar fărălinii de grilă.

10. Faceți clic din nou pe butonul Vizualizare pentru a comuta la vizualizare proiect, apoi maximizați fereastrformularului.

11. În cazul când caseta de instrumente nu este afișată, faceți clic pe butonulCasetă de instrumente din barde instrumente.



Sfat Dacă această casetă de instrumente împiedică vederea, glisați-o, ținând mausul pe bara de titlu, într-un loc unde nu incomodează.

12. Indicați la fiecare din pictogramele din caseta de instrumente până se afișează numele instrumentului.

Acestea sunt instrumentele pe care le utilizați pentru a construi formulare particularizate pentru baza dedate.

13. Închideți caseta de instrumente.14. Închideți formularul Products (Produse).

Să explorăm rapoartele

Rapoartele se utilizează pentru a afișa informațiile din tabele în formate elegante și ușor accesibile, fie peecranul computerului, fie pe hârtie. Un raport poate include informații selectate din mai multe tabele șiinterogări, valori calculate pe baza informațiilor din baza de date și elemente de formatare precumanteturi, subsoluri și titluri.

Rapoartele pot fi văzute în trei vizualizări: vizualizarea proiect, în care aveți posibilitatea să manevrațiaspectul unui raport în același mod în care manevrați un formular; Examinare înaintea imprimării, în carvedeți raportul exact așa cum va arata la imprimare și Examinare aspect , care arată aspectul fiecăruielement, dar f ără toate detaliile din Examinare înaintea imprimării. Un raport în vizualizarea proiect aratăca acesta:



În acest exercițiu veți examina raportul care a fost salvat ca parte a bazei de date GardenCo, doar pentru avă face o idee despre posibilitățile pe care le aveți.

1. Pe bara Obiecte, faceți clic pe Rapoarte.

Primele două intrări din această fereastră sunt comenzi ce pot fi utilizate pentru a crea rapoarte. Restulintrărilor sunt rapoarte care au fost deja create.

2. Faceți clic pe Customer Labels (Etichete clienți), apoi pe butonul Examinare din partea de sus a ferestreiBază de date pentru a afișa raportul.

Acest raport imprimă numele și adresele clienților într -un format de etichetă poștală. Îl examinați într -ovizualizare în mare măsură asemănătoare cu Examinare înaintea imprimării din alte programe MicrosoftOffice.

Sfat Access pune la dispoziție un expert care vă poate ajuta să creați un raport de tip etichete poștale.Aveți posibilitatea de asemenea să utilizați tabelul Customer (Clienți) din această bază de date împreunăcu caracteristica de îmbinare a corespondenței din Word pentru a crea aceste etichete.

3. Faceți clic în formular pentru a modifica nivelul de panoramare.

Sfat Dacă raportul este prea mic pentru a fi citit în Examinare înaintea imprimării, aveți posibilitatea deasemenea să selectați un nivel de panoramare din caseta Panoramare de pe bara de instrumente.

4. Închideți raportul Customer Labels (Etichete clienți). 5. În fereastra Bază de date, selectați raportul Invoice (Factură), apoi faceți clic pe butonul Examinare

pentru a vedea factura.



6. Verificați fiecare pagină, făcând clic pe butoanele de navigare din partea de jos a ferestrei. 7. Pe bara de instrumente, faceți clic pe butonul Vizualizare pentru a afișa raportul în vizualizare proiect,

apoi maximizați fereastra raportului.



În această vizualizare, raportul arată ca un formular, iar tehnicile pe care le utilizați la creareaformularelor pot fi utilizate și pentru a crea rapoarte.

8. Închideți raportul.

Să explorăm celelalte obiecte Access

Tabelele, interogările, formularele și rapoartele sunt obiectele pe care le veți utiliza cel mai des în AccessAcestea se utilizează pentru a crea baze de date puternice și eficiente. Cu toate acestea, dacă este nevoiesă creați o bază de date sofisticată, se pot utiliza pagini de acces la date, macrocomenzi și module pentru extinde în mod substanțial capacitățile Access. Pentru a completa introducerea în bazele de date Access,secțiunea de față prezintă pe scurt aceste obiecte.

Pagini

Pentru a permite utilizatorilor să vizualizaze și să manevreze informațiile bazei de date prin intranet sauInternet, se pot crea pagini, cunoscute și sub denumirea de pagini de acces la date. Lucrul cu o pagină deacces la date în World Wide Web se aseamănă mult cu lucrul direct cu un tabel sau formular în Access —utilizatorii pot lucra cu datele din tabele, executa interogări și introduce informații în formulare.

Cu toate că publicarea informațiilor bazei de date pe Web pare a fi o acțiune destul de dificilă, Accessoferă un expert care face mare parte din munca migăloasă de creare a paginilor de acces la date. O paginăgenerată de expert poate fi utilizată ca atare sau poate fi personalizată în vizualizarea proiect.

Macrocomenzi

Macrocomenzile se utilizează pentru ca Access să răspundă la un eveniment, precum un clic pe un buton,deschiderea unui formular sau actualizarea unei înregistrări. Macrocomenzile pot fi utile în special când

vă așteptați ca baza de date să fie operată de persoane cu mai puțină experiență în Access.. De exemplu,aveți posibilitatea să faceți disponibile acțiuni de rutină specifice bazelor de date, precum deschiderea sauînchiderea de formulare sau imprimarea de rapoarte, prin plasarea de butoane de comandă în panourile decomutare. Și, grupându-le sub forma unui meniu de comenzi pe care utilizatorii să le efectueze printr -unclic pe un buton asociat unei macrocomenzi, vă asigurați că toți vor proceda în același mod.

Module

Modulele sunt programe Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) mai puternice decâtmacrocomenzile. VBA este un limbaj de programare de nivel înalt dezvoltat de Microsoft cu scopul de acrea programe Windows. Toate programele din sistemul Office pot utiliza un set comun de instrucțiuni

VBA, iar fiecare program are propriul său set de instrucțiuni. În timp ce macrocomenzile pot automatizaîntre patru și 60 de acțiuni, VBA include sute de comenzi și fi extins în orice mod cu ajutorul programelode completare de la terți. VBA poate fi utilizat pentru a efectua acțiuni mult prea complexe ca să fiegestionate cu macrocomenzi, precum deschiderea unei foi de calcul Excel și regăsirea unor informațiispecifice.

Sfat CD-ROM-ul de instalare Office cuprinde câteva baze de date eșantion care ilustrează multe dinprincipiile de creare și utilizare a unei baze de date. Una dintre acestea, baza de date Northwind Traders,este utilizată ca exemplu în multe din subiectele de Ajutor online pentru Access, de aceea este o bază de



date potrivită pentru explorare. În meniul Ajutor din Access, sub Baze de date eșantion, veți găsi olegătură la această bază de date.

Examinarea și imprimarea obiectelor Access

Deoarece Access este un program Windows, el interacționează cu imprimanta prin intermediul casetelor de dialog și driverelor Windows standard. Aceasta presupune că orice imprimantă ce se poate utiliza din

alte programe, poate fi utilizată și din Access, iar orice caracteristică specială a respectivei imprimante, precum imprimarea color sau duplex, este disponibilă și în Access.

După cum ați văzut în acest articol, aveți posibilitatea să utilizați diverse obiecte Access — tabele,formulare, rapoarte și altele — pentru a afișa informațiile stocate în baza de date. În cadrul fiecărui obiecexistă câteva vizualizări disponibile: vizualizarea proiect, vizualizarea foaie de date și așa mai departe.Alegeți vizualizarea dorită, selectând-o din meniul Vizualizare (vizualizările disponibile vor depinde deobiectul care este activ).

La fel ca majoritatea programelor Windows, Access include comenzile Inițializare pagină, Examinare înaintea imprimării și Imprimare în meniul Fișier. Aceste comenzi sunt disponibile atunci când

utilizarea lor este posibilă, ceea ce se stabilește în funcție de obiectul afișat și de vizualizarea curentă arespectivului obiect.

Acest tabel arată relațiile pentru obiectele principale:

Vizualizare/Obiect Tabel Interogare Formular Raport

Proiect PP, P PP, P

Foaie de date PP, P PP, P PP, P

PivotTable PP, P PP, P PP, P

PivotChart PP, P PP, P PP, P

SQL

Formular PP, P

Examinare aspect

Dacă celula este umbrită, înseamnă că obiectul deține suport pentru respectiva vizualizare. Dacă într -ocelulă apare PP, înseamnă că respectivul obiect deține suport pentru Examinare înaintea imprimării învizualizarea respectivă. P precizează că respectivul obiect deține suport pentru Imprimare și Inițializare pagină în vizualizarea respectivă.

Obiectele mai rar întâlnite — Pagini, Macrocomenzi și Module — oferă mai puține comenzi devizualizare și de imprimare, după cum se arată aici:



Vizualizare/Obiect Pagină Macrocomandă Modul

Proiect PP, P

Pagină P

Examinare pagină Web

Cod P

Obiect P

Aceste tabele pot face ca procesul de examinare și imprimare a datelor să pară relativ complex, dar comenzile adecvate de imprimare sunt general disponibile atunci când este nevoie de ele.

Sfat Atunci când imprimați tabele în Vizualizare foaie de date, veți observa deseori că imprimarea cuorientare de tip Vedere oferă cea mai bună imagine.

În acest exercițiu, veți învăța să examinați și să imprimați informațiile despre angajați aflate într -un tabelși un formular din baza de date GardenCo.

1. Pe bara Obiecte, faceți clic pe Tabele.2. Faceți dublu-clic pe tabelul Angajați (Employees) pentru a-l deschide în vizualizarea Foaie de date.

Acest tabel conține informații despre nouă angajați. Se poate vedea că sunt mai multe câmpuri decât încap pe ecran.

3. În meniul Fișier, faceți clic pe Examinare înaintea imprimării pentru a afișa prima pagină a varianteiimprimate a foii de date.



4. Mutați indicatorul de-a lungul tabelului (indicatorul va lua aspectul unei lupe), apoi faceți clic pe pentru apanorama. Faceți clic din nou pentru a reveni la o vizualizare redusă.

5. Faceți clic pe butonul Înregistrarea următoare din partea de jos a ecranului pentru a examina pagina

următoare. Faceți clic încă o dată.

Se observă că vor apărea trei pagini scurte când imprimați această foaie de date.

6. În bara de instrumente, faceți clic pe butonul Inițializare pentru a afișa caseta de dialog Inițializarepagină.



Este aceeași casetă de dialog pe care ați fi văzut-o dacă ați fi făcut clic pe Inițializare pagină în meniulFișier. Această casetă de dialog se poate utiliza pentru a controla setările pentru marginile și aspectulpaginii.

7. În fila Pagină, faceți clic pe Tip vedere, apoi pe OK.

Pagina de examinare se afișează de-a latul ecranului și afișează mai multe câmpuri. Acum sunt numaidouă pagini.

8. Faceți clic pe butonul Imprimare pentru a trimite această foaie de date la imprimanta implicită.

Sfat Dacă respectivul computer este conectat la mai multe imprimante și doriți să realizați acțiunea pe oimprimantă diferită de cea implicită, în meniul Fișier, faceți clic pe Imprimare, apoi selectați imprimantadin lista aflată în partea de sus a casetei de dialog.

9. Faceți clic pe butonul Închidere pentru a închide Examinare înaintea imprimării. 10. În meniul Fișier, faceți clic pe Închidere pentru a închide foaia de date.11. În bara Obiecte, faceți clic pe Formulare.12. Faceți dublu clic pe formularul Employees (Angajați) pentru a-l deschide în Vizualizare formular.



Informațiile despre fiecare angajat apar într -o pagină distinctă. Observați că sunt două file în partea de su

a paginii, una pentru informațiile despre firmă și una pentru informațiile personale. 13. Faceți clic pe fila Personal Info (Informații personale) pentru a vedea informațiile listate aici, apoi reveni

la fila Informații firmă (Company Info).14. În bara de instrumente, faceți clic pe butonulExaminare înaintea imprimării pentru a examina

imprimarea.



Observați că examinarea arată numai informațiile din fila activă. Dacă doriți să imprimați informațiidintr-o altă filă, trebuie mai întâi să activați respectiva filă.

15. Faceți clic pe butonul Închidere pentru a închide fereastra Examinare înaintea imprimării.16. În meniul Fișier, faceți clic pe Imprimare pentru a afișa caseta de dialog Imprimare.

Caseta de dialog pe care o vedeți este dependentă de imprimanta instalată. Utilizați această casetă dedialog pentru a selecta o imprimantă, pentru a seta intervalul de pagini care se imprimă și pentru alteacțiuni.

17. Faceți clic pe Închidere pentru a închide caseta de dialog.

Elemente cheie

Access face parte din sistemul Microsoft Office, de aceea obiectele de bază ale interfeței — meniuri, barede instrumente, casete de dialog — funcționează, în principiu, similar cu alte produse Office sauprograme Microsoft Windows.

O bază de date este echivalentul pe computer al unei liste organizate de informații. Forța unei baze dedate constă în capacitatea sa de a regăsi rapid exact acele informații de care este nevoie. În Access, datesunt organizate în tabele compuse din coloane și rânduri, denumite câmpuri și înregistrări. Access este obază de date relațională, prin urmare mai multe tabele dintr-o bază de date pot fi tratate ca o singură

zonă de stocare de unde informațiile pot fi extrase în orice ordine sau format, potrivit necesităților. Un tabel este doar unul din obiectele cu care se operează în Access. Celelalte tipuri de obiecte sunt:

interogările, formularele, rapoartele, paginile de acces la date, macrocomenzile și modulele. Tabelele suobiectele centrale ale bazei de date, iar scopul tuturor celorlalte obiecte ale bazei de date este de ainteracționa cu unul sau mai multe tabele.

Fiecare obiect Access are două sau mai multe vizualizări. De exemplu, în vizualizarea Foaie de date seexaminează datele dintr-un tabel, iar în vizualizarea proiect se definește modul de afișare a datelor

Una din modalitățile de a găsi informații într-o bază de date Access, este crearea și executarea uneiinterogări. Interogările se utilizează pentru a localiza informații, astfel încât ele să poată fi vizualizate,modificate sau analizate în diverse moduri. Interogările pot fi examinate în vizualizările Foaie de date sau



Proiect, iar rezultatele unei interogări se pot utiliza și ca bază pentru alte obiecte Access, precumformulare sau rapoarte

Formularele ușurează acțiunile utilizatorilor de introducere, regăsire, afișare și imprimare a informațiilorstocate în tabele. Formularul este, în esență, o fereastră în care se plasează controale, care fie oferăinformații utilizatorilor, fie acceptă informațiile introduse de aceștia. Formularele pot fi examinate învizualizările Formular, Foaie de date sau Proiect.

Rapoartele afișează informațiile din tabele într-un format elegant și ușor accesibil, fie pe ecranulcomputerului, fie pe hârtie. Un raport poate include informații selectate din mai multe tabele șiinterogări, valori calculate pe baza informațiilor din baza de date și elemente de f ormatare precumanteturi, subsoluri și titluri. Rapoartele pot fi examinate în Vizualizare proiect, Examinare înainteaimprimării și Examinare aspect.

Paginile de acces la date, macrocomenzile și modulele extind substanțial posibilitățile programului AccesPaginile de acces la date permit utilizatorilor să vizualizeze și să manevreze informațiile bazelor de datedin intranet sau Internet. Macrocomenzile pot fi utilizate pentru a face disponibile acțiuni de rutină alebazei de date sub forma unor butoane de comenzi în formulare, ceea ce ajută utilizatorii mai puținexperimentați să lucreze cu baza de date. Modulele sunt programe Visual Basic for Applications (VBA). Ctoate că macrocomenzile pot automatiza multe acțiuni, VBA poate efectua activități mult mai complexedecât cele ce pot fi gestionate cu macrocomenzi.

Crearea unei baze de date noi

Microsoft Office Access 2003

Microsoft Access 2002

Acest articol a fost adaptat după Capitolul 2 din volumul Microsoft Office Access 2003 Ste

by Step editat de Online Training Solutions, Inc.

Crearea structurii bazei de date se face ușor. Dar o bază de date goală este la fel de inutilă ca un documenMicrosoft Office Word sau o foaie de lucru Microsoft Office Excel necompletate. Numai atunci cândtabelele sunt completate sau populate cu date, o bază de date începe să servească scopului său. Pe măsurăce adăugați interogări, formulare și rapoarte, ea devine mai ușor de utilizat. Dacă o particularizați cu un panou de comutare și cu instrumente personale, aceasta trece în domeniul unei aplicații bază de date.

Nu fiecare bază de date trebuie perfecționată până la punctul în care să fie clasificată drept aplicație.Bazele de date cu care lucrați numai dvs. sau câțiva utilizatori experimentați pot rămâne mai puțin prelucrate. Dar dacă vă așteptați ca un asistent administrativ să introducă date sau ca personalul deconducere al companiei să genereze propriile rapoarte, acordarea unui timp suplimentar pentru a crea oaplicație bază de date solidă va economisi mai târziu un important volum de muncă. În caz contrar vă vețafla continuu în situația de a repara fișiere deteriorate sau îndruma pe alții în activități aparent ușoare.



Access ia asupra sa o mare parte din acțiunile dificile și de rutină pentru crearea și particularizarea uneibaze de date oferind experți ce pot fi utilizați pentru crearea unei întregi baze de date sau a unor tabele,formulare, interogări sau alte obiecte. În general, este mai simplu să utilizați un expert pentru a crea cevaasemănător cu ceea ce vă trebuie, apoi să îl modificați, decât să creați același lucru prin mijloace proprii.

Creați mai întâi două baze de date pornind de la zero, întâi utilizând un expert pentru a crea rapidstructura unei baze de date complexe de gestionare a persoanelor de contact, completând apoi cu tabele,

interogări, formulare și rapoarte. Către sfârșitul acestui articol veți avea o bază de date care conține treitabele.

Crearea într-o modalitate simplă a structurii unei baze de date

Acum câțiva ani, crearea structurii unei baze de date pornind de la zero presupunea mai întâi analizareanecesităților și apoi proiectarea bazei de date pe hârtie. Se decidea ce informații trebuiau urmărite și cumtrebuiau stocate în baza de date. Crearea structurii unei baze de date era laborioasă, iar după crearea ei șidupă introducerea datelor, modificarea era dificilă. Experții au schimbat acest proces. Angajamentul pentru o anumită structură a bazei de date nu mai este decizia majoră de altădată. Utilizând Expertul bazede date, se pot crea o duzină de aplicații baze de date în mai puțin timp decât era necesar schițării uneia p

hârtie. Experții Access pot să nu creeze exact aplicația bază de date pe care o vreți, dar pot crea rapid cevfoarte asemănător.

Acest exercițiu utilizează Expertul baze de date pentru a crea o structură nouă de bază de date. Baza dedate nouă va conține, în acest caz, structura unei baze de date de gestionare a persoanelor de contact.

Sfat Expertul baze de date utilizează șabloane predefinite pentru a crea aplicații baze de date suficientde complexe. În plus față de șabloanele furnizate de Access, veți găsi șabloane și alte resurse urmândlegătura către Șabloane la Office Online care se află în panoul de activitate Fișier nou.

1. Porniți Access, apoi faceți clic pe Creare fișier din panoul de activitate.

2. În zona Șabloane a panoului de activitate, faceți clic pe Pe computerul meu, apoi faceți clic pe fila Bazede date pentru a afișa șabloanele disponibile.

3. Faceți dublu clic pe Gestionare contacte.



Va apărea caseta de dialog Fișier nou bază de date și astfel aveți posibilitatea să dați un nume noii bazede date și să specificați locul de stocare.

Sfat Folderul implicit de stocare a fișierelor bază de date Access este Documentele mele. Acest folder implicit poate fi schimbat cu orice alt folder, făcând clic pe Opțiuni din meniul Instrumente când bazade date este deschisă, introducând o cale nouă în caseta Folder implicit pentru baze de date din filaGeneral, apoi făcând clic pe OK.

4. Răsfoiți la folderul în care doriți să salvați baza de date, apoi faceți clic peCreare.

Se va afișa fereastra Bază de date, apoi veți vedea prima pagină a Expertului baze de date, care precizeaztipul de informații care vor fi stocate în această bază de date.

5. Faceți clic pe Următorul pentru a trece la pagina a doua a Expertului baze de date.



Această pagină prezintă trei tabele care vor fi incluse în baza de date Persoane de contact. Caseta dindreapta listează câmpurile ce pot fi incluse în tabelul selectat în caseta din stânga. Câmpurile obligatoriiau un indicator de selectare în casetele lor de selectare. Câmpurile opționale au font italic. Pentru ainclude în tabelul selectat un câmp opțional, selectați caseta sa de selectare.

6. Faceți clic pe numele fiecărui tabel, apoi răsfoiți prin lista sa de câmpuri pentru a vedea ce este disponib7. Făcând clic pe Următorul pentru a trece la pagina următoare a expertului, precizați că vreți să includeți

toate câmpurile selectate în cele trei tabele. .

Va apărea pagina următoare a expertului afișând o listă de stiluri predefinite care stabilesc cum vor arătaelementele bazei de date.

Sfat Oricând butonul Înapoi din partea de jos a paginii expertului este activ (nu este gri), poate primiun clic pentru a vă întoarce la paginile anterioare și a modifica selecțiile. Dacă butonul Terminare esteactiv, aveți oricând posibilitatea să faceți clic pe el pentru indica unui expert să lucreze fără să maiintroduceți alte date. Majoritatea opțiunilor setate de expert pot fi modificate ulterior, astfel încât a faceclic pe Terminare nu înseamnă că tot ce creează expertul este definitiv încremenit.

8.

Faceți clic pe fiecare stil pentru a vedea cum arată. 9. Faceți clic pe Estompare, apoi pe Următorul.10. Faceți clic pe fiecare stil de raport pentru a vedea cum arată. 11. Faceți clic pe Aldin, apoi pe Următorul.12. Schimbați numele bazei de date propuse în Persoane de contact, lăsați neselectată caseta de selectare

Da, aș vrea să adaug o imagine, apoi faceți clic pe Următorul.

Butonul Următorul nu este disponibil din această pagină, indicând că aceasta este ultima pagină aexpertului. În mod implicit, caseta de selectare Da, pornește baza de date este selectată, iar caseta deselectare Afișare Ajutor privind utilizarea unei baze de date este neselectată.

13. Lăsați setările implicite așa cum sunt și faceți clic pe Terminare.

Procesul de creare a unei baze de date poate dura de la câteva secunde la câteva minute. În timp ceexpertul creează baza de date, o casetă de avertizare relatează ce se întâmplă și cât din proces este deja parcurs. Când expertul termină lucrul, deschide baza de date Persoane de contact nou creată având panoude comutare afișat.



Panoul de comutare se va deschide și fereastra Bază de date se va minimizează. (Se poate vedea bara sade titlu în colțul din stânga jos al ferestrei Access.)

14. În Panoul principal de comutare, faceți clic pe butonul Închidere .

Verificarea lucrului f ăcut de expert

Utilizarea unui expert pentru a crea o bază de date este o modalitate simplă și lipsită de probleme, dar totul se termină aici? Expertul baze de date creează o aplicație bază de date, o completează cu un panou

de comutare, câteva tabele și câteva alte obiecte. În multe cazuri tot ce vă rămâne pentru a avea oaplicație bază de date funcțională este să adăugați date. Dacă ceea ce a realizat expertul nu prea se potrivește cu ceea ce doriți, aveți posibilitatea să modificați oricare obiect al bazei de date sau să utilizațialt tip de expert pentru a adăuga mai multe obiecte.

De exemplu, dacă indicați Expertului baze de date să creeze o bază de date de gestionare a persoanelor decontact, el creează trei tabele. Nu creează nici o interogare pentru acest tip de bază de date, dar o face pentru alte tipuri de baze de date. Expertul creează formulare care se pot utiliza pentru introducerea sauvizualizarea datelor, precum și două rapoarte care se pot utiliza pentru a lista persoane de contact sausintetiza apelurile date sau primite în timpul săptămânii. La sfârșit, creează un panou de comutare pentruca utilizatorii să acceseze rapid părțile bazei de date necesare pentru efectuarea anumitor activități.

În acest exercițiu, veți utiliza panoul de comutare pentru a face un tur rapid prin baza de date Persoane decontact creată de Expertul baze de date. Unele dintre obiecte nu pot fi verificate dacă baza de date nuconține informații și, de aceea, veți introduce pe parcurs informații în câteva tabele.

1. Dacă panoul de comutare pentru baza de date Persoane de contact nu este afișat, în fereastra Bază dedate, sub Formulare, faceți dublu clic pe Panou de comutare.

2. În panoul de comutare, faceți clic pe butonulIntroducere/Vizualizare alte informații pentru a afișa fereastra Panou de comutare formulare.



Panoul de comutare formulare are două butoane: primul deschide un formular în care se pot introduce sauvizualiza tipurile de persoane de contact, iar al doilea revine la fereastra Panou principal de comutare.

3. Faceți clic pe Introducere/Vizualizare tipuri persoane de contact pentru a afișa formularul Tipuripersoane de contact.

Dacă tabelul subiacent Tipuri persoane de contact a conținut înregistrări, acest formular nu se poateutiliza pentru a le vizualiza. Singura acțiune posibilă este să adăugăm o nouă înregistrare.

4. În caseta Tip pers. contact, tastați Furnizor și apăsați ENTER.

Access furnizează intrarea pentru câmpul ID tip contact. Access ține evidența acestui număr și introduceurmătorul număr disponibil în acest câmp ori de câte ori adăugați o înregistrare nouă.

5. Repetați pasul anterior pentru a introduce înregistrări pentru Cumpărător și Expeditor. 6. Utilizați butoanele de navigare din partea de jos a formularului pentru a derula înregistrările din tabelul

Tipuri Persoane de contact. Apoi faceți clic pe butonul Închidere pentru a închide formularul.

Sfat Pentru majoritatea programelor de computer, salvarea periodică a lucrului este importantă pentru evita pierderea în cazul defectării computerului sau a întreruperii alimentării. În cazul programului

Access, nu numai că nu este importantă, dar nici nu este posibilă salvarea manuală a datelor. Când mutaț punctul de inserare în afara unei înregistrări după introducerea sau editarea informațiilor, Access salveazăînregistrarea. Această sabie cu două tăișuri înseamnă că nu trebuie să vă faceți griji că pierdețimodificările, dar trebuie să rețineți și că modificările la introducerea de date devin definitive și pot fianulate numai editând din nou înregistrarea.

7. Faceți clic pe Reîntoarcere la panoul principal de comutare.8. Faceți clic pe Introducere/Vizualizare persoane de contact.



Va fi afișat formularul Persoane de contact. Utilizați acest formular de două pagini pentru a introduceînregistrări în tabelul subordonat Persoane de contact sau pentru a vizualiza înregistrări care deja se aflăîn acest tabel. Formularul are două butoane în partea de jos pentru a comuta între cele două pagini șipentru a deschide alte formulare din care se pot face apeluri (Formare număr) sau unde se pot înregistrainformații despre comunicările pe care le-ați avut cu persoana de contact (Apeluri).

9. Introduceți unele informații în acest formular — numele și prenumele dvs. — și observați că laintroducerea numelui, Access furnizează un ID contact.

10. În partea de jos a formularului, faceți clic pe butonul2 pentru a merge la pagina 2, apoi extindeți lista detipuri de persoane de contact.

Lista afișează trei tipuri pe care le-ați introdus în tabelul Tipuri persoane de contact prin formularul Tipupersoane de contact.

11. Faceți clic pe unul din tipuri de persoane de contact. 12. Întoarceți-vă la prima pagină, faceți clic pe caseta Telefon serviciu pentru a plasa punctul de inserare

acolo, tastați 5550100, apoi apăsați ENTER. 13. Faceți din nou clic în caseta Telefon serviciu, apoi faceți clic pe Formare număr.

Va apărea caseta de dialog Formare automată număr, afișând conținutul casetei active selectate înformular ca număr ce poate fi format.

Sfat Această casetă de dialog nu face parte din Access; este un utilitar Microsoft Windows. Când facețclic pe butonul Formare număr codul Visual Basic for Applications (VBA) atașat butonului apeleazăutilitarul. Dacă ați fi făcut clic pe Inițializare, s-ar fi afișat caseta de dialog Inf ormații amplasare. (Dac

nu aveți instalat un modem, va apărea caseta de dialog Instalare modem nou.)

14. Faceți clic pe Revocare pentru a închide caseta de dialog Formare automată număr, apoi faceți clic pebutonul Apeluri.



Va apărea formularul Apeluri. Acest formular cuprinde subformularul Listare apeluri, care listează toateapelurile anterioare înregistrate, și subformularul Detalii apeluri, care afișează detalii ale apelului selectatSe pot înregistra informații despre comunicările (apeluri telefonice, schimburi de mesaje de poștăelectronică etc.) pe care le-ați avut cu respectiva persoană de contact.

15. Faceți clic în celula Subiect a înregistrării noi și tastați Informații despre comenzi ca subiect.

Access adaugă o linie nouă de înregistrare, unde câmpurile Dată apel și Oră apel au ca valori implicitedata și ora curente.

16. Faceți clic în caseta Note de apel, apoi tastați o notă scurtă. 17. Faceți clic pe butonul Închidere pentru a închide formularul Apeluri, apoi închideți formularul Persoane

de contact.18. Faceți clic pe Examinare rapoarte pentru a afișa fereastra Panou de comutare rapoarte.



19. Examinați cele două rapoarte scurte făcând clic pe butonul fiecăruia, citindu-le, apoi închizându-le.

Când examinați raportul Sinteză apeluri săptămânale, aveți posibilitatea să introduceți un interval de datecalendaristice de inclus în raport. Dacă acceptați intervalul implicit care este săptămâna curentă, sintezaapelurilor adăugate acum va fi inclusă în raport.

20. Faceți clic pe Reîntoarcere la panoul principal de comutare, apoi faceți clic pe butonul Închidere pentru

închide fereastra Panou principal de comutare fără a închide baza de date. 21. Faceți dublu clic pe bara de titlu a ferestrei Bază de date pentru a restabili fereastra.

22. Explorați toate obiectele din baza de date făcând clic pe fiecare tip din bara Obiecte, apoi deschizând

tabelele, formularele și rapoartele individuale.

Nu veți acea posibilitatea să deschideți direct formularul Perioadă de raportare, deoarece este proiectat săfie deschis de codul VBA care furnizează informațiile necesare formularului.

23. Închideți baza de date.

Crearea tabelelor într-un mod simplu

Când utilizați Expertul baze de date pentru a crea o bază de date de gestionare a persoanelor de contact,baza de date are toate componentele necesare pentru a stoca informațiile de bază despre persoane. Dar să presupunem că Firma Garden trebuie să stocheze tipuri diferite de informații pentru tipuri diferite de persoane de contact. De exemplu, pot să păstreze tipuri diferite de informații despre angajați, cumpărătorși furnizori. Pe lângă informațiile standard — cum ar fi nume, adrese și numere de telefon — firma poatdori să urmărească și aceste tipuri diferite de informații:

Codul numeric personal al angajaților, data angajării, starea civilă, rețineri și salariu Comanda cumpărătorului și starea contului său Persoana de contact de la furnizor, starea curentă a comenzii și reducerile



În timpul construirii bazei de date, ați avut posibilitatea să adăugați numeroase alte câmpuri la tabelulPersoane de contact și completa apoi numai pe cele necesare fiecărui tip de persoană de contact, dar aglomerarea tuturor acestor informații într -un singur tabel îl va dezorganiza curând. Este mai bine săcreați o bază de date cu câte un tabel pentru fiecare tip de persoană de contact: angajat, cumpărător șifurnizor.

Expertul baze de date nu oferă exact această combinație de tabele, astfel încât pe parcursul acestui

exercițiu veți crea o bază de date cu o structură vidă. Apoi, veți adăuga o serie de tabele utilizândExpertul tabel.

1. În meniul Fișier, faceți clic pe Nou.2. În zona Nou a panoului de activitate Fișier nou, faceți clic pe Bază de date necompletată.3. În caseta de dialog Fișier nou bază de date, răsfoiți până la folderul unde doriți să salvați baza de date,

apoi faceți clic pe Creare.

Access va afișa o fereastră bază de date care nu conține nici un tabel, interogare, formular sau alt obiect bază de date. (Aveți posibilitatea să confirmați că baza de date este goală, făcând clic pe fiecare tip deobiect din bara Obiecte.)

4. În bara de instrumente a ferestrei Bază de date, faceți clic pe butonulNou pentru a afișa caseta de dialogTabel nou.

Sfat În loc să faceți clic pe butonul Nou, în bare de instrumente Bază de date, faceți clic pe săgeata dela dreapta butonului Obiect nou, apoi pe Tabel; sau faceți clic pe Tabele din bara Obiecte, apoi dubluclic pe Creare tabel utilizând Expertul; sau faceți clic pe Tabel din meniul Inserare, apoi dublu clic pExpert tabel.

5. Faceți dublu clic pe Expert Tabel.

Va apărea prima pagină a expertului. Aveți posibilitatea să afișați o listă de tabele de afaceri sau de tabele personale. Deși aceste categorii sunt în general orientate spre utilizare personală sau de afaceri, în funcțiede natura afacerii sau a preferințelor proprii, este posibil să găsiți tabelul eșantion într -una din liste.



6. Răsfoiți în câteva minute lista De afaceri, apoi selectați opțiuneaPersonal pentru a vedea aceste exemplede tabele.

Fiecare categorie conține o listă de exemple de tabele. Când faceți clic pe un element din lista Exemplede tabele, lista Exemple de câmpuri afișează toate câmpurile disponibile pentru acel tabel. (Dacă vătrebuie mai multe câmpuri, acestea pot fi adăugate după crearea tabelului.) Selectând un element din listaExemple de câmpuri și apoi făcând clic pe butonul >, determină deplasarea câmpului selectat în lista

Câmpuri din tabelul nou. Făcând clic pe butonul >>, toate exemplele de câmpuri se deplasează în listaCâmpuri din tabelul nou. Butoanele < și << elimină unul sau toate câmpurile din lista tabelului nou.

7. Selectați opțiunea De afaceri, apoi selectați Cumpărători din lista Exemple de tabele.8. Faceți clic pe butonul >> pentru a copia toate câmpurile în lista Câmpuri din tabelul nou, apoi faceți clic

pe Următorul.

Se va afișa pagina următoare a expertului, în care poate fi furnizat un nume pentru tabelul nou șispecificat dacă expertul trebuie să seteze o cheie primară pentru tabel. Cheia primară constă din unul saumai multe câmpuri care diferențiază înregistrările unele de altele.

9.

Acceptați Cumpărători ca nume al tabelului, faceți clic pe Nu, voi defini eu cheia primară, apoi faceți clicpe Următorul.

Expertul sugerează IDCumpărător drept câmp care identifică unic înregistrările, apoi solicită precizareatipului de date pe care îl va conține acest câmp.

10. Faceți clic pe Numere și/sau litere introduse de mine la adăugarea de noi înregistrări, apoi faceți clic peUrmătorul.

Se va afișa ultima pagină a expertului, în care se poate selecta unul din cele trei butoane de opțiune dinaceastă pagină pentru a stabili dacă tabelul va trebuie deschis în Vizualizare proiect sau în Vizualizare

foaie de date, sau dacă formularul generat de expert se trebuie deschis pentru introducerea de date.11. Acceptați selecția implicită, Să introduc date direct în tabel, apoi faceți clic pe Terminare pentru a crea ș

deschide tabelul Cumpărători. 12. Derulați orizontal prin tabel pentru a vedea toate câmpurile create de expert pe baza selecțiilor din prim

pagină. Închideți apoi tabelul.

Tabelul Cumpărători apare în fereastra Bază de date.

13. Porniți din nou Expertul tabel, de această dată făcând dublu clic pe Creare tabel utilizând Expertul dinfereastra Bază de date.

14. Selectați opțiunea De afaceri, faceți clic pe Angajați, apoi mutați numai următoarele câmpuri în lista

Câmpuri din tabelul nou, selectând fiecare câmp din lista Exemple de câmpuri și făcând clic pe butonul >

IDAngajat

Prenume

NumeDeFamilie

Titlu

Adresă

Localitate

StatSauProvincie

CodPoș tal

TelefonAcasă



Data naș terii

DatăAngajare

Fotografie

Note

15. În lista Câmpuri din tabelul nou, selectați StatSauProvincie, faceți clic pe butonul Redenumire câmp,schimbați numele câmpului în Stat, apoi faceți clic pe OK.

16. Faceți clic de două ori pe butonul Următorul pentru a trece cu două pagini înainte, denumiți tabelul

Angajați și permiteți Access să creeze o cheie primară.

Întrucât există deja un tabel în baza de date, expertul încearcă să stabilească o relație între tabele șiafișează o pagină nouă.

17. Faceți clic pe Următorul.18. Faceți clic pe Terminare, apoi închideți tabelul Angajați. 19. Repetați pașii de la 13 la 18 pentru a crea un tabel denumit Furnizori care cuprinde toate câmpurile

furnizate (nu uitați să redenumiți StatSauProvincie). Faceți clic pe Terminare pentru a accepta toatesugestiile și opțiunile implicite.

20. Închideți tabelul Furnizori.

Acum sunt listate trei tabele în panoul Tabele din fereastra Bază de date.

Îmbunătățirea modului de afișare a datelor

Când utilizați Expertul tabel pentru a crea tabele și a le completa cu câmpurile specificate, expertulsetează o varietate de proprietăți pentru fiecare câmp. Aceste proprietăți determină ce date pot fiintroduse într-un câmp și cum vor arăta pe ecran datele.

Proprietățile câmpurilor setate de Access sunt un bun punct de plecare și majoritatea lor corespund caatare. Însă să presupunem că unele proprietăți nu corespund necesităților. Aveți posibilitatea să modificaț

unele proprietăți fără influența datele stocate în tabel; altele pot afecta datele, astfel încât e bine să nufaceți modificări radicale cât timp nu aveți suficientă experiență în lucrul cu Access.

1. În fereastra Bază de date, faceți dublu clic peAngajați din panoul Tabele pentru a deschide tabelul înVizualizare foaie de date.



Sfat Fereastra Tabel poate avea o altă dimensiune decât aceasta. Observați că numele fiecărui câmpcare e compus din două cuvinte (cum ar fi CodPoștal) are un spațiu între cuvinte, în timp ce numelespecificat în expert nu are spații. Amintiți-vă aceasta când veți privi tabelul mai târziu, în Vizualizareproiect.

Sfat La fel ca în cazul altor aplicații Microsoft Office, aveți posibilitatea să modificați dimensiuneaferestrei mutând indicatorul la un colț și, când indicatorul devine o săgeată cu două capete, făcând clic și

glisând pentru a extinde sau a reduce dimensiunea ferestrei.

2. Din bara de instrumente, faceți clic pe butonul Vizualizare pentru a afișa tabelul în Vizualizare proiect.

În Vizualizare proiect, partea de sus a ferestrei conține o listă a câmpurilor din tabel. Coloana Numecâmp conține numele pe care le-ați specificat dvs. sau expertul la crearea tabelului. Observați că nu exist

spații în nume. Coloana Tip de date specifică tipul de date pe care îl poate conține câmpul. ColoanaDescriere poate să conțină o descriere a câmpului.

Sfat Aveți posibilitatea să utilizați nume de câmpuri care includ spații, dar aceasta poate influențamodul în care trebuie scrise interogările și modulele, astfel încât este mai bine să aveți nume fără spații.

Observați pictograma Cheie primară de la stânga câmpului IDAngajat. Valoarea din câmpul cheie primară este utilizată pentru a identifica în mod unic fiecare înregistrare; adică, nu pot exista douăînregistrări care să aibă aceeași valoare în acest câmp. Aveți posibilitatea să vă asumați responsabilitateaintroducerii acestei valori sau să lăsați ca Access să vă ajute în această alegere. Când tipul de date al unuicâmp este setat la AutoNumerotare, Access completează acest câmp din fiecare înregistrare nou cu

următorul număr disponibil. Sfat Dacă nu mai doriți ca tabelul să aibă o cheie primară, selectați câmpul desemnat drept cheie

primară în partea de sus a ferestrei, apoi faceți clic pe Cheie primară din meniul Editare. Dacă doriți săatribuiți altui câmp rolul de cheie primară, selectați acel câmp, apoi faceți clic pe Cheie primară dinmeniul Editare pentru a-l activa.

3. Faceți clic în celula Tip de date pentru câmpul IDAngajat — cel cu AutoNumerotare — apoi faceți clic pesăgeata care apare.



Celula se extinde pentru a afișa o listă a tuturor tipurilor de date posibile. Fiecare celulă tip de dateconține această listă utilizată pentru a seta tipul de date potrivit pentru fiecare câmp. Setarea tipului dedate restricționează intrările de date la acel tip specific. Dacă încercați să introduceți date incompatibile ctipul de date, Access le va respinge.

4. Apăsați tasta ESC pentru a închide lista fără a modifica tipul de date. 5. În partea de jos a ferestrei tabelului, faceți clic pe fiecare casetă din secțiuneaProprietăți câmp.

Numărul de proprietăți din secțiunea Proprietăți câmp diferă în funcție de diferitele tipuri de date. Deexemplu, tipul de date AutoNumerotare are șase proprietăți, din care patru au liste verticale din care se pot selecta setări. Făcând clic pe fiecare proprietate, apare o descriere a acelei proprietăți în zona dindreapta.

Sfat Pentru mai multe informații despre o anumită proprietate, faceți clic în caseta sa, apoi apăsați tastaF1 pentru a vedea subiectul adecvat de ajutor din Access Online.

Proprietatea Dimensiune câmp stabilește dimensiunea și tipul de valoare care poate fi introdus în câmp.De exemplu, dacă această proprietate este setată la Întreg lung, câmpul va accepta intrări de la – 2.147.483.648 la 2.147.483.647. Dacă tipul de date este AutoNumerotare, intrările din acest câmp vor porni de la 1, așa că se poate imagina un număr de două miliarde de angajați înainte de a depăși limiteleacestui tabel.

Setarea Incremental pentru proprietatea Valori noi specifică faptul că Access ar trebui să utilizezenumărul următor disponibil în secvență. Alternativa (care se poate vedea prin extinderea listei pentru

această celulă) este Aleator.Proprietatea Format stabilește modul în care se afișează datele din câmp pe ecran sau la imprimare; nucontrolează modul de stocare al datelor. Unele tipuri de date au formate predefinite, dar se pot creaformate particularizate.

Rețineți că atunci când ați afișat tabelul în Vizualizare foaie de date, unele nume de câmpuri aveau spațiiModalitatea în care sunt afișate numele câmpurilor în Vizualizare foaie de date este controlată deproprietatea Legendă. Dacă există o intrare pentru această proprietate, aceasta este utilizată în loculnumelui real al câmpului.



Setarea Da (Fără dubluri) pentru proprietatea Indexat indică faptul că informațiile din acest câmp vor findexate pentru a face căutarea mai rapidă și că valorile dublate nu sunt permise. Pentru câmpul cheie primară, această proprietate este setată automat la Da (Fără dubluri), dar un câmp poate fi indexat chiarfără a fi cheie primară.

Notă Capacitatea de a aplica o etichetă inteligentă unui câmp este o caracteristică nouă a Office 2003.Consultați secțiunea Etichete inteligente din acest articol pentru mai multe informații.

6. Având încă selectat câmpul IDAngajat (cum indică săgeata din selectorul de rând), faceți clic în casetaFormat, apoi tastați 000 (trei zerouri).

Numărul ID generat de Access va fi afișat acum cu trei cifre. Dacă numărul nu are trei cifre, va ficompletat în stânga cu zerouri.

7. Faceți clic pe câmpul Fotografie, apoi schimbați tipul de date din Obiect OLE în Text.

Expertul tabel a inclus câmpul Fotograf în acest tabel și a setat tipul lui de date la Obiect OLE astfel încâîn câmp să se poată stoca o imagine grafică. Dar veți stoca numele de fișier al imaginii, nu imaginea

însăși, așa că tipul de date Text este mai potrivit. 8. Faceți clic în câmpul TelefonAcasă pentru a afișa proprietățile câmpului.

Tipul de date pentru câmpul TelefonAcasă este Text, chiar dacă datele vor fi șiruri de numere. Întrucâtacest tip de intrare poate să conțină paranteze, liniuțe și spații, nefiind un tip de număr utilizat în calcule,

tipul de date Text este cel potrivit.Privind la secțiunea Proprietăți câmp corespunzătoare acestui câmp, veți vedea că aceste câmpuri cutipul de date Text au mai multe proprietăți decât câmpurile cu tipul de date AutoNumerotare.

Proprietatea Dimensiune câmp pentru un câmp cu tipul de date Text stabilește numărul de caractere care pot fi introduse în câmp. Dacă încercați să introduceți prea multe caractere, Access afișează un mesaj deavertizare și nu veți avea posibilitatea să părăsiți câmpul până când nu reduceți numărul de caractere pânăla cel permis.

http://office.microsoft.com/ro-ro/access-help/crearea-unei-baze-de-date-noi-HA001158521.aspx#BMsmarttags






Proprietatea Legendă este setată la Telefon acasă. Acest nume va fi utilizat în partea de sus a coloaneicâmpului în Vizualizare foaie de date. Expertul furnizează aceste nume descriptive, dar aveți posibilitateasă le schimbați.

9. Faceți clic în câmpul DatăAngajare pentru a afișa proprietățile câmpului.

Proprietatea Format pentru acest câmp este setată la Dată scurtă, care arată astfel: 21.04.2003. Dacă esteintrodusă o dată validă în aproape orice format standard, cum ar fi 21 Aprilie 03, această proprietateafișează data ca 21.04.2003.

Notă Exercițiile din acest articol care utilizează formatul dată scurtă au afișarea anului setată la patrucifre (zz/LL/aaaa). Aceasta se setează în caseta de dialog Opțiuni regionale și lingvistice din MicrosoftWindows XP. Pentru a verifica sau a modifica această setare pe computer, faceți clic pe Start, pe Panou

de control, pe Opțiuni regionale, de limbă, de dată și oră, apoi faceți clic pe pictograma Opțiuniregionale și lingvistice. Procesul este asemănător în versiunile anterioare de Windows, dar unele numede comenzi sunt puțin diferite.

Acest câmp are, de asemenea, proprietatea Mască intrare setată la 99.99.00;0. Masca intrare controleazaspectul datelor în timpul introducerii lor și formatul în care sunt stocate. Fiecare 9 reprezintă un număr opțional, iar fiecare 0 reprezintă unul obligatoriu. Când vă deplasați la acest câmp pentru a introduce odată în Vizualizare foaie de date, veți vedea o mască cu următorul aspect: __/__/__. Masca indică faptulcă data trebuie să fie introdusă în formatul 21.04.01, dar imediat ce apăsați ENTER pentru a vă deplasa lacâmpul următor, data se va modifica la formatul specificat de proprietatea Format.

O altă proprietate interesantă este Regulă de validare. Nici unul dintre tabelele generate de expert nuutilizează reguli de validare deoarece regulile sunt mult prea specifice datelor care se introduc pentru a fianticipate, dar să vedem rapid cum funcționează aceste reguli.

10. Faceți clic în caseta Regulă de validare, apoi tastați <Now(). Apoi faceți clic în caseta Text de validare șitastați Data introdusă trebuie să fie cea de azi sau anterioară.

Se creează o regulă care stabilește că data introdusă trebuie să fie anterioară instanței curente de timp(mai mică decât aceasta), așa cum este stabilită de ceasul de sistem al computerului în care stocată baza



de date. Dacă introduceți o dată din viitor, Access nu o va accepta și va afișa textul de validare într -ocasetă de avertizare.

Notă Proprietățile Format, Mască intrare și Regulă de validare sunt esențiale pentru asigurarea cănumai informațiile valide sunt introduse în tabele. Dar, dacă nu sunteți atent, veți face introducerea dedate dificilă și supărătoare. Testați proprietățile cu grijă înainte de a distribui baza de date altor persoane.

11. Faceți clic pe butonul Vizualizare pentru a vă întoarce la Vizualizare foaie de date și faceți clic peDa lasolicitarea de salvare a tabelului.

Sfat Când încercați să comutați de la Vizualizare proiect la Vizualizare foaie de date după efectuareaunor modificări (și uneori chiar dacă nu ați făcut nici o modificare), vi se prezintă o casetă de avertizarecare vă cere salvarea tabelului. Dacă faceți clic pe Nu, rămâneți în Vizualizare proiect. Dacă faceți clic pDa, Access salvează modificările și comută la Vizualizare foaie de date. Dacă doriți să comutați întrevizualizări fără a salva modificările neintenționate, faceți clic pe Nu, apoi faceți clic pe butonul Închideral tabelului. Când Access afișează o altă casetă de avertizare, faceți clic pe Nu pentru a închide tabelulfără salvarea modificărilor.

12. Introduceți o dată viitoare în câmpurile Data nașterii și Data angajării.

Câmpul Data nașterii, care nu are o regulă de validare, acceptă orice dată, dar câmpul Data angajării nuacceptă o dată peste limita celei setate pe computer.

13. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de avertizare, modificați valoarea Data angajării la o dată dintrecut, apoi faceți clic pe butonul Închidere pentru a închide tabelul Angajați.

14. În fereastra Bază de date, faceți clic pe Furnizori, apoi pe butonul Proiect pentru a deschide tabelul înVizualizare proiect.

15. Ștergeți câmpurile Țară/Regiune, TermeniPlată, AdresăPoștăElectronică și Note făcând clic pe selectorulde rând și apăsând tasta DEL.

Sfat Access vă avertizează că ștergerea câmpului AdresăPoștăElectronică cere ștergerea câmpului și aindexurilor lui. Faceți clic pe Da. (Veți vedea această avertizare din nou la pasul 17; faceți clic pe Da defiecare dată pentru a șterge câmpurile.)

16. Închideți tabelul Furnizori făcând clic peDa pentru a salva modificările. 17. Deschideți tabelul Cumpărători în Vizualizare proiect și ștergeți următoarele câmpuri: NumeFirmă,

FirmăSauDepartament, TitluContact, Interior, NumărFax, AdresăPoștăElectronică și Note. 18. Faceți clic pe câmpul IDCumpărător, apoi modificați proprietatea Dimensiune câmp din 4 în 5.19. Modificați următoarele câmpuri și legendele lor (observați că nu sunt spații în numele noi ale primelor

două câmpuri, dar sunt spații între cuvintele din legendele lor):

Numele inițial al câmpului Numele nou al câmpului Legendă nouă

PrenumeContact Prenume Prenume

NumeContact NumeDeFamilie Nume de familie

AdresăFacturare Adresă Adresă



StatSauProvincie Reg. Regiune

Țară/Regiune Țară Țară

20. Închideți tabelul Cumpărători, făcând clic peDa pentru a-l salva.

Manevrarea coloanelor și rândurilor tabelelor

Când schimbați structura unui tabel adăugând câmpuri și modificând proprietățile câmpurilor înVizualizare proiect, sunt afectate datele stocate în tabel. Dar uneori veți dori să ajustați tabelul pentru aobține o vizualizare mai bună a datelor. Dacă veți căuta un număr de telefon, de exemplu, dar numele șinumerele de telefon sunt despărțite de câteva coloane, va trebui să derulați fereastra tabelului pentru aobține informația de care aveți nevoie. Poate veți dori să rearanjați coloanele sau să ascundeți unelecoloane pentru a vedea toate câmpurile care vă interesează.

Coloanele și rânduri unui tabel Access pot fi manevrate fără a fi afectate în vreun fel datele subordonate.Coloanele și rândurile pot fi dimensionate, iar coloanele pot fi ascunse, mutate sau înghețate. Formatarea

tabelului poate fi salvată astfel încât tabelul să arate la fel la următoare deschidere sau se poate renunța latoate ajustările aduse tabelului fără a fi salvate.

În acest exercițiu, vom vedea cum se pot manevra coloanele și rândurile unui tabel. Pentru ca valoareaformatării tabelului să fie mai evidentă, următoarele două ilustrații arată mai multe înregistrări din tabeluCumpărători. Se poate adăuga însă o singură înregistrare la tabelul Customers și apoi continua — asigurându-vă că tastați o valoare de cinci caractere în câmpul CustomerID (cum ar fi "YOURO," pentruRob Young) ca identificator unic pentru cumpărător.

1. Deschideți tabelul Customers în Vizualizare foaie de date. 2. Glisați bara verticală de la muchia din dreapta a titlului de coloană Address la stânga până când coloana

devine de două ori mai îngustă.

Coloana este acum prea îngustă pentru a afișa adresa în întregime.

3. Indicați spre bara verticală dintre titlurile de coloană Address și City, apoi faceți dublu clic.



Coloana de la stânga barei verticale este lățimea minimă care va afișa tot textul din acel câmp din toateînregistrările. Această tehnică este utilă în special în tabelele de mari dimensiuni unde nu se poatedetermina cu ușurință lungimea celei mai lungi intrări a unui câmp.

4. În partea stângă a foii de date, glisați în jos bara orizontală dintre oricare două selectoare de rânduripentru a crește înălțimea tuturor rândurilor din tabel.

5. În meniul Formatare, faceți clic pe Înălțime rând pentru a afișa caseta de dialog Înălțime rând.6. Selectați caseta de selectare Înălțime standard, apoi faceți clic pe OK.

Înălțimea tuturor rândurilor revine la setarea implicită. (De asemenea, din această casetă de dialogrândurile pot fi setate la orice altă înălțime.)

7. Faceți clic pe coloana First Name, apoi pe Ascundere coloane din meniul Formatare.

Coloana First Name va dispărea, apoi coloanele de la dreapta alunecă spre stânga. Dacă selectați câtevacoloane înainte de a face clic pe Ascundere Coloane, văr dispărea toate.

Sfat Aveți posibilitatea să selectați coloane adiacente făcând clic pe titlul uneia, menținând apăsată tastSHIFT și făcând apoi clic pe antetul celeilalte coloane. Se vor selecta cele două coloane și orice altecoloane dintre ele.

8. Pentru a restabili câmpul ascuns, din meniul Formatare, faceți clic pe Reafișare coloane pentru a afișacaseta de dialog Reafișare coloane.



9. Selectați caseta de selectare First Name, apoi faceți clic pe Închidere.

Access va reafișa coloana First Name.

10. Glisați partea dreaptă a ferestrei Bază de date spre stânga pentru a-i reduce dimensiunea astfel încât sănu se mai vadă toate câmpurile din tabel.

11. Indicați spre titlul de coloană Customer ID, mențineți apăsat butonul mausului și glisați până la titlurile dcoloană First Name și Last Name. Apoi, cu cele trei coloane selectate, din meniul Formatare, faceți clic p Înghețare coloane.

Primele trei coloane vor rămâne vizibile în timp ce derulați fereastra orizontal pentru a vedea coloanelecare se află în afara ecranului, la dreapta.

12. În meniul Format, faceți clic pe Dezghețare totală coloane pentru a restabili starea normală a coloanelor

Etichete inteligente

O etichetă inteligentă apare ca un meniu de comenzi rapide care afișează opțiuni relaționate cu un anumittip de conținut. De exemplu, dacă Word recunoaște că anumite cuvinte tastate pot reprezenta numele une persoane, va plasa dedesubt o linie punctată roșie. Dacă mutați indicatorul mausului peste cuvintelesubliniate, Word va afișa un buton Acțiuni Etichetă inteligentă. Când faceți clic pe acest buton, Word vafișa o listă de acțiuni posibile care cuprinde trimiterea unui mesaj de poștă electronică, planificarea unei

întâlniri și adăugarea la lista persoanelor de contact. Etichetele inteligente au fost introduse ca parte a Windows XP și au avut suport în unele programe OfficeXP. Cu Office 2003, acestea au fost extinse și la Access.

Când creați un tabel în Access, aveți posibilitatea să aplicați o etichetă inteligentă sau mai multe la fiecarcâmp. Când informațiile din respectivul câmp se afișează într -un tabel, formular sau interogare, iarindicatorul mausului este mutat deasupra textului, se afișează butonul Acțiuni Etichetă inteligentă șicâteva acțiuni ce pot fi efectuate pentru respectivul tip de informații.



Deocamdată nu există prea multe etichete inteligente disponibile pentru a fi utilizate în Access, dar elesunt create de dezvoltatori terți care le pun la dispoziție pe Web.

Aspecte cheie

Access cuprinde experți care vă ajută să creați rapid și cu ușurință baze de date și obiecte ale acestora,precum tabele, interogări, formulare și rapoarte.

În Vizualizare proiect, aveți posibilitatea să modificați orice obiect pe care l-ați creat cu ajutorul unuiexpert.

În loc să stocați toate informațiile într-un singur tabel, aveți posibilitatea să creați mai multe tabelediferite pentru fiecare tip specific de informații, cum ar fi datele de contact ale angajaților, datele decontact ale clienților și datele de contact ale furnizorilor.

Proprietățile determină ce fel de date por fi introduse într-un câmp și cum vor arăta datele pe ecran. ÎnVizualizare proiect aveți posibilitatea să modificați unele dintre proprietăți fără a afecta datele stocate întabel, dar modificarea altor proprietăți poate să afecteze datele, de aceea trebuie luate măsuri deprecauție când faceți modificări.

Aveți posibilitatea să ajustați structura unui tabel — manevrând sau ascunzând coloane și rânduri — fărăa afecta datele stocate în tabel.

Când creați un tabel în Access, aveți posibilitatea să aplicați una sau mai multe etichete inteligente la

fiecare câmp. Când informațiile din respectivul câmp sunt afișate într-un tabel, formular sau interogare,iar indicatorul mausului este deplasat deasupra textului, se va fi afișat butonul Acțiuni Etichetăinteligentă și pot fi efectuate câteva acțiuni adecvate respectivului tip de informații.

access 2003

Documents