curs (3)

CURS

Aplicaţia Excel. Calcul tabelar

6-7

Sumar

Lansare şi închidere. Pregătirea zonei de lucru Elemente generale. Stabilirea proprietăţilor celulelor Operaţii pe foi de calcul Liste personalizate Editarea formulelor şi folosirea funcţiilor Grafice (diagrame) Imprimarea foilor de calcul Lucrare aplicativă propusă spre rezolvare


2

1. Lansare şi închidere. Pregătirea zonei de lucru 1.1 Lansare şi închidere

Aplicaţiile de calcul tabelar sunt programe specializate pentru a prelucra date organizate sub formă de tabele. Un astfel de document creat folosind aplicaţia Excel, componentă a pachetului Office creat de compania Microsoft, se numeşte caiet (agendă) cu foi de calcul, iar extensia implicită a unui astfel de fişier este .xls. Cum spuneam, un document Excel este alcătuit din foi de calcul, care sunt de fapt, tabele, ce conţin linii (rânduri) şi coloane. La intersecţia unei linii cu o coloană se găseşte o celulă.

Pentru a deschide aplicaţia există mai multe posibilităţi:

Click pe butonul Start şi selectarea opţiunii Programs, iar din submeniul care apare, se selectează opţiunea Microsoft Excel.

Pentru a deschide rapid un registru de calcul se poate folosi My Computer sau Windows Explorer pentru a-l localiza şi apoi se exedută dublu clic pe icoana registrului de calcul. O data aplicaţia lansată se pot deschide rapid alţi regiştri de calcul prin tragerea icoanei lor din My Computer sau Windows Explorer în interiorul ecranului Excel.

Pentru accesarea rapidă a unui registru de calcul folosit recent se poate folosi secvenţa Start → Documents.

Pentru închiderea aplicaţiei: se execută clic pe butonul de închidere al programului sau se execută secvenţa File → Exit din bara de meniuri.

1.2 Setările paginii Când se vorbeşte despre setările paginii, de fapt se face referire la posibilităţile de

formatare a paginii, de setare a marginilor, de creare a antetului şi subsolului paginii şi de alegere a diferitelor caracteristici a paginilor registrului de calcul cu care se lucrează. Pentru a selecta setările paginii trebuie să se recurgă la secvenţa File → Page Setup. După apelarea acestei comenzi se deschide o casetă de dialog care are în componenţă 4 fişe şi anume: Page, Margins, Header/Footer şi Sheet.

2. Elemente generale. Stabilirea proprietăţilor celulelor În momentul în care este lansată în execuţie, aplicaţia Excel deschide o fereastră de lucru

care are următoarea componenţă:

Foaie individuală de calcul (Worksheet sau Sheet) Bara de titlu (Title Bar) Bara de meniuri (Menu Bar) Bara standard (Standard Bar) Bara de formatare (Formatting Bar) Bara de adrese (Adress Bar) Bara de instrumente (Toolbar) Zona de lucru Bara de stare (Status Bar) Barele derulante (Scroll Bars)


3

Registrul de calcul este un fişier creat cu aplicaţia Excel şi permite calculul tabelar. Cum

spuneam mai sus acesta mai poartă numele şi de “agendă cu foi de calcul” sau “caiet cu foi de calcul”.

Foaia individuală de calcul este formată din maxim 256 de coloane şi 65.536 de linii.

Coloanele au etichete dispuse în partea superioară a ferestrei documentului, notate de la A la Z şi continuând cu AA, AB … AZ ş.a.m.d.

Liniile sunt numerotate de la 1 la 65.536 în partea din stânga a ferestrei registrului de calcul.

Celula este elementul de bază al unei foi individuale de calcul şi este dată de intersecţia unei linii cu o coloană. Celula este unitatea fundamentală pentru stocarea datelor.

Ca şi observaţie, am putea aminti că fiecare celulă îşi capătă denumirea prin această intersecţie, iar referirea la ea se face printr-o referinţă la o celulă (Cell Reference). Exemplu: A10, C34 , etc.

Celula activă este celula selectată care este înconjurată de un chenar negru. Aceasta este celula care arată unde se află punctul de inserare la un moment dat şi care poate fi editată la acel moment (locul unde se pot introduce date).

Bloc (Range) este o noţiune care se referă la un grup dreptunghiular de celule selectate.

Domeniul (Discontinous Range) este format din mai multe celule sau blocuri de celule selectate.

închidere

randul 5

coloana E

bara de titlu bara de meniuri bara standard

casuta de adrese

bara de formate bara de formule minimizare

maximizare

bare de derularebutoane de navigare intre foi de lucru

etichete de foi de lucru

bara de stare

celula activă

celula


4

Adresa reprezintă referinţa unei celule (B2) şi, în acest caz, este dată de litera coloanei şi numărul rândului cu care se intersectează coloana, sau poate defini un bloc şi atunci este dată de adresa primei celule din colţul din stânga sus şi adresa ultimei celule din dreapta jos despărţite prin semnul “:” (A3:E6). Exemplu: Adresa celulei aflată la intersecţia coloanei B cu linia 2 este indicată ca fiind celula B2.

2.1 Regiştrii de calcul

Creearea unui registru de calcul nou: În momentul în care se lansează în execuţie aplicaţia, Excel deschide un nou registru de calcul şi îi atribuie un nume generic (ex: Book1). Dacă aplicaţia este deschisă şi doreşte crearea unui nou registru de calcul atunci trebuie folosită secvenţa File → New.

Deschiderea unui registru de calcul: Atunci când se doreşte deschiderea unui registru

de calcul creat anterior trebuie folosită secvenţa File → Open. În urma apelării acestei comenzi se deschide o casetă de dialog care permite ajungerea la registrul de calcul dorit.

Salvarea regiştrilor de calcul: În timp ce sunt introduse date de la tastatură acestea apar

pe ecranul şi volumul de informaţie din registru de calcul creşte. Dacă avem un volum mare de date de introdus şi de prelucrat, există la un moment dat riscul de a pierde informaţia, din diferite cauze, deoarece aceasta există numai pe ecran şi în memoria RAM. Pentru a evita acest lucru este necesară crearea unei copii de siguranţă a registrului de calcul în calculatorul personal. Prima dată crearea unei copii se realizează cu secvenţa File → Save As. În urma efectuării acestei comenzi se deschide o casetă de dialog unde se atribuie un nume registrului de calcul în lucru şi locul unde se salvează. După apariţia acestei căsuţe trebuie specificat un nume pentru registrul de calcul în câmpul File name şi locaţia fişierului în câmpul Save in. Locaţia fişierului poate fi orice folder de pe harddisk-ul personal sau orice folder dintr-o reţea de calculatoare. Iniţial, Excel oferă folderul My Documents dar acesta se poate schimba selectând o nouă resursă fizică sau un nou folder în meniul Save in. Numele registrului de calcul este urmat de extensia .xls. După ce se introduce numele unui registru de calcul trebuie efectuat click pe butonul Save pentru finalizarea operaţiei de salvare. Toate subsecvenţele nou create de la ultima salvare vor actualiza registrul de calcul existent fără să mai ceară numele lui. Salvările ulterioare se realizează cu secvenţa File → Save. 2.2 Proprietăţile celulelor

Celulele sunt elementele de bază din care sunt alcătuite foile şi regiştri de calcul, ele având rol important în stocarea şi manevrarea textului şi a datelor numerice. Câteva caracteristici de bază ale celulelor sunt:

Pot conţine până la 65 de mii de caractere ce pot fi text, numere, formule, date calendaristice, ore, imagini sau orice combinaţie a acestora. Cantitatea de text care se poate vedea într-o celulă depinde de lăţimea coloanei în care se găseşte celula şi de formatarea aplicată celulei.

Textul, numerele şi formulele introduise se pot vizualiza imediat în bara de formule.

De câte ori se activează o foaie de lucru, cel puţin o celulă se activeză (celula activă). Numele celulei apare în câmpul Name din bara de adrese iar conţinutul celulei se vizualizează în bara de formule.


5

După ce s-au introdus datele într-o celulă se apasă tasta Enter pentru a le accepta şi deplasa o celulă în jos sau Tab pentru a le accepta şi a te deplasa o celulă la dreapta. Dacă nu se apăsă tasta Enter multe din comenzi nu pot fi executate.

Pentru a goli conţinutul unei celulele aflate în editare înainte de a o finaliza, se poate apasa tasta Esc.

Dacă s-a validat conţinutul unei celule se poate reselecta celula şi se starge intrarea folosind tasta Del.

Atunci când se doreşte aplicarea de formate unei celule sau unui domeniu trebuie mai întâi selectate şi apoi, fie se foloseşte secvenţa Format → Cells, fie se face click dreapta pe zona selectată şi se deschide un meniu rapid din care se selectează comanda Format Cells. În urma apelării acestei comenzi se deschide o casetă de dialog numită Format Cells care conţine mai multe fişe.

În tabelul următor sunt prezentate formatele care pot fi aplicate celulelor precum şi o scurtă descriere a fiecăreia:

TIP FORMAT EXEMPLE DESCRIERE

GENERAL 10.6 $456,908.00

EXCEL afişează valoarea aşa cum este introdusă. Acest format afişează formatele pentru valută sau procent numai dacă sunt introduce.

NUMBER (Numar)

3400.50 -120.39

Formatul prestabilit NUMBER are 2 zecimale.

CURRENCY (Simbol

monetar)

$3,400.50 ($3,400.50)

Formatul prestabilit CURRENCY are 2 zecimale şi simbolul dolarului.

ACCOUNTING (Contabilitate)

$ 3,400.00 $ 978.21

Acest format se poate folosi pentru a alinia simbolul dolarului şi zecimalele în coloană. Formatul prestabilit – 2 zecimale şi simbolul dolarului.

DATE (Data) 11/7/99 Formatul DATE prestabilit cuprinde luna, ziua şi anul, separate de o bară oblică (/).

TIME (Ora) 10:00

Formatul TIME prestabilit conţine ora şi minutele, separate de două puncte; se poate opta însă şi pentru afişarea secundelor.

PERCENTAGE (Procentaj) 99.50%

Formatul prestabilit conţine 2 zecimale. Excel înmulţeşte valoarea din celulă cu 100 şi afişează rezultatul însoţit de simbolul pentru procent.

FRACTION (Fracţie) 9 ½

Formatul prestabilit poate reprezenta cel mult o cifră pe fiecare parte a barei.

SCIENTIFIC (Ştiinţific) 3.40E+03 Reprezintă un format ştiinţific de

reprezentare a numerelor.

TEXT 135RV90 Foloseşte formatul TEXT pentru a afişa atât text cât şi numere într-o celulă. Excel va afişa exact ceea ce


6

TIP FORMAT EXEMPLE DESCRIERE

se introduce .

SPECIAL 02110

Acest format este conceput special pentru afişarea codurilor poştale, a numerelor de telefon şi a codurilor personale, a.î. să nu fie necesară folosirea unor caractere speciale (Ex. “-“).

CUSTOM (Personalizat) 00.0% Acest format se foloseşte pentru a

crea propriul format .

Alignment - permite să alegerea modului de aliniere a conţinutului celulelor selectate.

Aplicaţia Excel are câteva reguli de aliniere a conţinutului unei celule care sunt aplicate

implicit la introducerea datelor dar care pot fi modificate, şi anume:

textul este aliniat întotdeauna la stânga în josul celulei

numerele sunt aliniate întotdeauna la dreapta în josul celulei

Dacă se doreşte modificarea alinierii implicite aplicaţia pune la dispoziţie câmpurile Horizontal pentru modificarea alinierii pe orizontală şi Vertical pentru modificarea alinierii pe verticală.

Pentru controlul textului în interiorul celulei avem următoarele posibilităţi:

- Wrap text permite ruperea textului în celulele al căror conţinut este mai lung decât mărimea celulei şi nu se vede în întregime sau depăşeşte lăţimea coloanei aferente.

- Shrink to fit permite vizualizarea întregului text dintr-o celulă pe lăţimea coloanei

aferente fără să se piardă din conţinut.


7

- Merge cells permite unirea mai multor celule într-o singură celulă.

Se poate modifica orientarea textului în interiorul unei celule cu ajutorul opţiunii

Orientation fie indicând cu mouse-ul poziţia finală, fie în câmpul Degrees se poate specifica gradele cu care să efectueze rotaţia.

Font - permite schimbarea fontului de lucru, înălţimea acestuia şi apliciarea diferitelor efecte conţinutului celulelor. Trebuie specificat faptul că fontul implicit este Arial de 10 puncte.

- Font permite alegerea fontului dorit.

- Font style permite alegerea modului de vizualizare al fontului şi anume, normal (Regular), înclinat (Italic), îngroşat (Bold) sau înclinat şi îngroşat (Bold Italic).

- Size permite stabilirea înălţimii pentru fontul ales.

- Underline permite sublinierea conţinutului selectat.

- Color permite atribuirea de culoare fontului curent.


8

- Effects permite aplicarea câtorva efecte conţinutului celulei şi anume:

Strikethrough permite tăierea cu o linie a textului selectat.

Superscript permite editarea puterii (A2).

Subscript permite editarea de indici (A2).

- Preview permite vizualizarea modificărilor făcute înainte de a le aplica.

Border – deoarece, în mod implicit, reţeaua de linii din interiorul unei foi de lucru nu se tipăreşte, atunci este necesară adăugarea de borduri celulelor cu conţinut. Reţeaua de linii se poate activa dar folosind bordurile foaia de calcul va fi mai eficientă şi va arăta mai bine. Bordurile atrag atenţia şi servesc drept elemente de separare.

- Pentru a aplica o bordură trebuie ales mai întâi un stil de linie din câmpul Style.

- Din câmpul Color se poate alege o culoare pentru stilul de linie ales anterior.

- Pentru a aplica un chenar este suficient să se folosească unul din cele 3 butoane din câmpul Presets.

- Pentur aplicarea numai a unei borduri trebuie folosită una din opţiunile din câmpul Border.

Patterns –permite aplicarea culorilor de fundal şi modele celulelor selectate. Pentru a aplica o culoare unei celule trebuie mai întâi să selectăm celula şi apoi se face

click pe culoarea dorită din câmpul Color. Dacă se doreşte aplicarea unui model atunci trebuie dat click pe butonul din dreapta câmpului Pattern care desfăşoară o listă din care se poate alege modelul precum şi culoarea modelului. În câmpul Sample se poate vizualiza fundalul şi modelul creat înainte de a-l aplica în celula selectată.

Programul Excel pune la dispoziţie 56 de culori uniforme şi 18 modele.

Protection – permite protejarea celulelor împotriva ştergerii sau alterării accidentale a unor informaţii.

- Locked - permite blocarea, atunci când este bifată, anumite celule al căror conţinut nu se doreşte a fi schimbat dar nu are efect decât dacă este protejată întreaga foaie de calcul.

- Hidden - permite ascunderea conţinutului unei celule.


9

3. Operaţii pe foi de calcul După cum s-a văzut în capitolul precedent registrul de calcul conţine, prin definiţie, în mod

implicit, trei foi de calcul, denumite Sheet1, Sheet2, Sheet3. Aceste foi de calcul pot fi apelate făcând clic pe eticheta foii de calcul aflate in partea stânga jos a ecranului sau prin utilizarea butoanelor de derulare a foilor din stânga etichetelor.

Regiştrilor de calcul standard li se pot aduce următoarele modificări:

La cele trei foi de calcul implicite se pot adăuga alte foi.

Numărul de foi pe registru de calcul este limitat doar de cantitatea de memorie a calculatorului pe care se lucrează.

Se modifica denumirile implicite ale foilor de calcul. Numele foilor de calcul pot avea maxim 31 de caractere.

Se pot stabili ordinea foilor de calcul şi se pot şterge foi de calcul.

Foile de calcul se pot grupa şi se pot crea mai multe foi identice simultan.

a) Inserarea şi ştergerea foilor de calcul: Dacă cele trei foi de calcul ale unui registru de calcul nu sunt suficiente se pot adăuga şi

altele folosind secvenţa Insert → Worksheet. Noua foaie de calcul va fi inserată la stânga foii active. Pentru a şterge o foaie de calcul trebuie parcursă secvenţa Edit → Delete Sheet. Noile foi adăugate sunt denumite în ordinea crescătoare a numerelor de identificare. O nouă foaie inserată se va numi Sheet4. Dacă aceasta este ştearsă şi se insereză o nouă foaie de calcul, cea nouă va primi numele Sheet5 chiar dacă Sheet4 nu mai există.

b) Copierea foilor de calcul: O modalitate de copiere a foilor de calcul este cea descrisă mai jos

Se execută click pe eticheta foii care doreşte a fi copiată.

Se apasă şi se ţine apăsată tasta [Ctrl]. Se trage eticheta de foaie spre stânga sau spre dreapta ─ va apărea un mic triunghi şi un simbol de pagină cu un semn plus (+).

Atunci când triunghiul indică locul unde se doreşte să se plaseze copia, se eliberează butonul mouse-ului şi după aceea tasta Ctrl. Atenţie, dacă se eliberează mai întâi tasta Ctrl se obţine mutarea foii nu copierea ei.

c) Redenumirea foilor de calcul: Foile de calcul se redenumesc pentru a primi o oarecare informaţie asupra conţinutului lor.

Pentru a redenumi o foaie de calcul se pot folosi una din metodele următoare:

Pentru foaia de calcul activă se selecteză Format → Sheet → Rename .

Se execută click dreapta pe eticheta foii de calcul care se doreşte a fi redenumită, şi, din meniul rapid, se alege comanda Rename.

Toate aceste tehnici au acelaşi rezultat – numele foii curente este supraluminat şi poţi introduce textul dorit. Pentru a confirma intrarea se execută click în orice celulă din foaia de calcul respectivă, pe o altă etichetă sau apasă [Enter].


10

d) Inserarea şi ştergerea celulelor: Inserarea unei celule are ca efect deplasarea spre stânga sau în jos a conţinutului unui

rând sau a unei coloane, apărând în schimb una sau mai multe celule neconpletate, după caz. Pentru inserarea unei celule trebuie parcurşi următorii paşi:

Se selectează celula în faţa căreia sau deasupra căreia se doreşte să se insereze noua celulă.

Se execută click dreapta , din meniul rapid care apare se alege Insert... Din caseta de dialog se alege Shift cells right pentru a insera celula pe rând şi Shift cells down pentru a insera celula pe coloană.

Pentru ştergerea unei celule trebuie parcurşi următorii paşi:

Se selectează celula care se doreşte a fi ştearsă.

Se execută click dreapta. Din meniul rapid care apare se alege Delete...

Din caseta de dialog se alege Shift cells left pentru a şterge celula pe rând şi Shift cells up pentru a şterge celula pe coloană.

e) Ascunderea şi reafişarea liniilor şi coloanelor: Ascunderea şi reafişarea liniilor şi coloanelor este utilă pentru a interzice tipărirea anumitor

date care nu prezintă interes sau pentru a simplifica modul de afişare al unei foi de calcul eliminând conţinutul care aglomerează inutil foaia de calcul. Există două metode pentru a ascunde linii sau coloane:

Redimensionarea liniei sau coloanei până devine atât de subţire încât, practic, dispare.

Se selectează linia sau coloana şi apoi se alege Format → Rows → Hide pentru linii sau Format → Column → Hide pentru coloane sau prin executarea click dreapta pe selecţie şi din meniul rapid se alege Hide.

Atunci când o coloană sau linie este ascunsă apare o linie groasă între etichetele de linie sau de coloană vizibile, acolo unde, în mod normal, trebuia să fie linia sau coloana ascunsă. În locul unde sunt ascunse linii sau coloane cursorul mouse-ului se transformă intr-o săgeată dublă care este întreruptă de două linii paralele. Pentru reafişarea liniilor sau coloanelor ascunse se pot alege una din metodele:

Poziţionarea pe una din liniile groase dintre numerele rândurilor sau literele coloanelor şi când indicatorul mouse-ului se transformă într-o săgeată întreruptă cu două capete, se execută dublu click sau se trage de margini până se aduc la dimensiunea dorită.

Se selectează liniile sau coloanele din oricare parte a conţinutului ascuns şi se alege Format → Rows → Unhide sau Format → Columns → Unhide.


11

4. Liste personalizate

4.1 Ce sunt listele personalizate? Excel oferă un instrument puternic şi flexibil pentru crearea de titluri de coloane şi rânduri

cunoscut sub numele de liste personalizate (AutoFill). Acestea sunt liste instalate o dată cu programul şi permit crearea seriilor de etichete introducând doar unul din elementele din listă. Listele personalizate incluse în Excel cuprind următoarele:

lunile anului (formă completă sau abreviată);

zilele săptămânii (formă completă sau abreviată);

trimestre fiscale (T1, Trim.1, Trimestrul 1, etc.).

Exemplu: Dacă o foaie de calcul ţine evidenţa producţiei de lapte pentru o serie de luni, titlurile de coloană pentru lunile ianuarie până la decembrie nu trebuie să fie introduse individual. Este suficient să se introducă ianuar ie ş i să urmezi paşii:

Se execută click pe celula care conţine prima intrare din lista personalizată; Se introduce prima intrare (ianuarie); Când indicatorul mouse-ului ajunge în partea dreaptă jos a celulei se transformă într-o cruce neagră subţire;

Se ţine apăsat butonul mouse-ului, se trage indicatorul peste celulele care vor conţine titluri şi se eliberează butonul mouse-ului când numărul de celule selectate este egal cu cel care trebuie să conţină titlurile.

Observaţie 1. Caracteristica AutoFill nu se foloseşte doar pentru liste numerice. Se poate folosii aceaşi tehnică şi pentru a repeta intrările de text care trebuie să se repete.

Observaţie 2. Folosind această facilitate se pot introduce şi serii numerice (Exemplu: 3,5,7,9,11, ...) de la al câtelea element se doreşte. Ea va fi continuată începând cu acel element până la ultimul din listă. 4.2 Creearea listelor personalizate

Utilizatorul îşi poate creea propria listă parcurgând următorii paşi: Dacă există deja un grup de intrări într-un domeniu de celule, se selectează acest domeniu. Se alege Tools → Options. Se va deschide o casetă de dialog Options; Se execută click pe opţiunea Custom Lists; Având New List evidenţiată în mod prestabilit în câmpul Custom lists, se execută click pe caseta List entries;

Lista se poate introduce fie introducând elementele dorite pe rând, despărţindu-le cu virgulă şi spaţiu liber şi apăsând butonul Add, fie , dacă lista a fost selectată în prealabil, se poate apăsa butonul Import.

Se repetă paşii 2 – 5 pentru orice liste suplimentare pe care vrem să le creăm. Listele se separă între ele cu Enter.

4.3 Sortarea şi filtrarea listelor a) Sortarea listelor

Programul Excel poate sorta datele alfabetic, numeric sau după data calendaristică.

Pentru a sorta o listă trebuie parcursă secvenţa Data\Sort pentru a deschide o casetă de dialog Sort unde se selectează condiţiile de sortare.


12

Sortarea unei liste poate fi efectuată simultan după maxim trei câmpuri. Specifică în secţiunile Sort by şi Then by coloanele după care se efectuează sortarea în ordinea importanţei lor pentru sortare.

Pentru o sortare mai avansată se selectează butonul Options. Se deschide o casetă de dialog de unde se poate opta pentru:

sortarea listei de sus în jos (Sort top to bottom);

sortarea listei de la stânga la dreapta (Sort left to right); sortarea sensibilă a liste după tipul de literă (Case sensitive) ─ să sorteze separat intrări de tipul Data sau data;

sortarea listei în funcţie de listele personalizate cerute.

b) Filtrarea listelor Filtrarea listei permite doar afişarea informaţiei dorite. În cazul filtrărilor lista rămâne

nemodificată, dar se poate vizualiza la acel moment numai informaţia specificată în filtru. Filtrul poate fi modificat în orice moment pentru a afişa un alt set de înregistrări. Înregistrările filtrate pot fi formatate, editate şi chiar reprezentate grafic. Programul Excel pune la dispoziţie două tipuri de filtre:

AutoFilter (Filtrare automată) aplică un filtru simplu, automat, de selecţie a listei, care se poate apoi personaliza.

Advanced Filter (Filtrare avansată) permite unor criterii de filtrare mai complexe.

Pentru a efectua o filtrare automată a unei liste trebuie executată secvenţa Data → Filter → AutoFilter. Această comandă este un comutator. Dacă se repetă se poate dezactiva în orice moment filtrul automat. Într-o listă cu filtru automat programul Excel afişează butoane cu săgeată pentru fiecare intrare din linia cu titluri. Aceste butoane activează meniuri derulante care permit stabilirea înregistrarii individuale dorită la un moment dat sau mai multe înregistrări cu aceeaşi intrare în câmpul respectiv.

Pentru crearea unui filtru avansat trebuie parcurşi următorii paşi:

Se crează domeniul de criterii indicând titlul de coloană pe o linie şi imediat sub el criteriul care trebuie îndeplinit. Dacă este posibil, se plasează domeniul de criterii deasupra coloanei corespondente pentru a le vedea mai uşor pe amândouă.

Pentru a stabili mai multe criterii trebuie adaugate mai multe linii în domeniu de criterii.

Când domeniul de criterii este complet se execută click în listă şi secvenţa Data → Filter → Advanced Filter. Se deschide o casetă de dialog .

Programul Excel selectează automat lista care urmează a fi filtrată dacă aceasta este înconjurată de linii şi coloane goale. Dacă domeniul din câmpul List range este incorect trebuie introduse adresele corecte.

Se specifică domeniul de criterii.

Pentru a filtra lista local se execută OK pentru a rula filtrul, lăsând opţiunea Filter the list in-place selectată.

Dacă lista trebuie filtrată în altă locaţie atunci se selectează opţiunea Copy to another location. Ca urmare apare un nou câmp Copy to unde trebuie specificată adresa domeniului unde se va face filtrarea.


13

5. Editarea formulelor şi folosirea funcţiilor 5.1 Editarea formulelor în expresii

Cu datele dintr-o foaie de calcul se pot efectua operaţii aritmetice de bază pentru a obţine rezultate mai elaborate pornind de la datele de intrare. Acest lucru se realizează folosind aşa-numitele formule Excel. Pentru a scrie formule Excel există câteva concepte de bază care trebuie respectate:

rezultatul formulei este afişat în celula în care s-a creat formula;

toate formulele încep cu semnul egal (=);

formulele pot folosi în calcul referinţe de celule sau numere reale (denumite valori constante);

operatorii aritmetici recunoscuţi de Excel sunt: +(adunare), - (scădere), * (înmulţire),/ (împărţire), ^ (ridicarea la putere) şi % (procent);

se pot introduce paranteze pentru a stabili ordinea de executare a operaţiilor aritmetice în formulă;

după ce s-a introdus formula , se poate vedea în bara de formule atunci când este activă;

când se editează o formulă, se poate vedea atât în bara de formule cât şi în celula în care este creată. Se poate modifica în oricare din aceste locuri.

Pentru a crea formule matematice care se bazează pe operaţii aritmetice simple trebuie să ştii cum se folosec operatorii aritmetici în formule, cum se stabileşte ordinea în care aplicaţia Excel va executa operaţiile şi cum se rezolvă mesajele de eroare.

Programul Excel foloseşte regulile matematice standard de efectuare a operaţiilor. Au prioritate înmulţirea şi împărţirea şi apoi se execută adunarea şi scăderea. Se respectă următoarele reguli:

Toate operaţiile din paranteză sunt efectuate primele.

Obţinerea unui număr negativ precede orice alte operaţii astfel încât în restul calculelor să se utilizeze valoarea negativă.

Procentajele (12%) vor fi calculate imediat după numerele negative, astfel încât valoarea reală (0,12) să fie utilizată in restul calculelor.

Ridicările la putere (10^3) vor fi calculate imediat după procentaje, astfel încât valoarea reală (1000) să fie utilizată în restul calculelor.

Înmulţirea este efectuată după operaţiile din paranteze şi înaintea tuturor celorlalte operaţii.

Împărţirea se efectuează după înmulţire şi se găseşte pe acelaşi nivel de efectuare cu aceasta.

Adunarea şi scăderea se efectuează după executarea tuturor împărţirilor.

Aplicaţie:

Se va calcula media obţinută de fiecare student al specializării Administraţie publică la examenul de informatică, ştiind că această medie este calculată din: 40% nota proiect şi 60% nota examen scris.


14

Foaia de calcul creată conţine următoarele informaţii:

în coloana A – numărul curent al studentului; în coloana B – numele şi prenumele studentului; în coloana C – nota obţinută la proiect; în coloana D – nota obţinută la examenul scris; în coloana E – se va calcula nota finală, astfel:

în celula E2 se va introduce formula: =C2*0.4+D2*0.6; se copiază formula din E2 în domeniul E3:E5, astfel:

- se aplică un clic în celula E2; - se poziţionează cursorul în colţul din dreapta jos al celulei;

- când cursorul îşi modifică forma (apare un cursor de forma unei cruci mici +) se apasă butonul stâng al mouse-ului şi se trage de cursor peste celulele E3 şi E5.

5.2 Utilizarea funcţiilor în Excel Excel oferă peste 300 de funcţii (formule predefinite), care permit crearea unor formule

complexe pentru o mare diversitate de aplicaţii: ştiinţifice, inginereşti, de afaceri etc. O funcţie este definită de numele şi argumentele ei. Argumentele unei funcţii se introduc

între paranteze. În cazul în care se folosesc mai multe argumente, acestea se separă prin virgulă. Dacă o funcţie nu are nici un argument, se scriu totuşi parantezele, numai că între ele nu se va mai nota nimic. De asemenea, funcţiile pot conţine atât argumente obligatorii cât şi argumente opţionale.

Cel mai folosit tip de argument este cel numeric, dar argumentele pot fi şi de tip text, dată oră sau matrice. Dacă un text este folosit ca argument într-o funcţie, el trebuie introdus între ghilimele.

Datorită numărului mare de funcţii încorporate în Excel acestea au fost grupate în mai multe categorii:

funcţii matematice funcţii financiare funcţii logice funcţii de căutare funcţii de lucru cu texte funcţii pentru lucrul cu date şi ore funcţii statistice, etc.

Pentru a introduce o funcţie în Excel se poate utiliza una din următoarele metode:

Funcţia este scrisă de utilizator. În acest caz se presupune că utilizatorul ştie sintaxa funcţiei.

Funcţia este introdusă folosind aplicaţia Function Wizard, care se lansează la aplicarea comenzii Insert, Function.

În lista Or select a category sunt afişate toate categoriile de funcţii încorporate în Excel. La selectarea unei categorii în caseta Select a function sunt afişate în ordine alfabetică funcţiile existente în categoria selectată.


15

După selectarea unei funcţii, se aplică un clic pe butonul OK pentru a trece la următoarea casetă de dialog .

În caseta de dialog a funcţiei alese, trebuie introduse argumentele necesare pentru func-ţia respectivă. Casete-le text pentru argu-mente trebuie să conţină valori sau referinţe de celule. Funcţia se termină de introdus selectând butonul OK.

În continuare vor fi prezentate funcţiile

Excel întâlnite mai frecvent, grupate pe categorii. 5.2.1. Funcţii matematice ABS (număr): returnează valoarea absolută a unui număr.

Exemple: ABS(–5) va returna valoarea 5 ABS(5) va returna valoarea 5

EXP (număr): calculează exponenţiala unui număr (e ridicat la puterea specificată de argumentul număr).

Exemplu: EXP(0) va returna valoarea 1 LN (număr): calculează logaritmul natural al numărului specificat.

Exemplu: LN(1) va returna valoarea 0 INT (număr): rotunjeşte un număr până la cea mai apropiată valoare întreagă.

Exemple: INT(7.6) va returna valoarea 7 INT(–7.6) va returna valoarea 8

MOD (a, b): calculează restul (modulul) lui a împărţit la b. Dacă b este 0, se va afişa valoarea de eroare #DIV/0.

Exemple: MOD(7, 6) va returna valoarea 1 MOD(32, 15) va returna valoarea 2

POWER (a, b): efectuează ridicarea unui număr a la puterea b. Exemplu: POWER(2, 2) va returna valoarea 4

RAND ( ): furnizează un număr aleator între 0 şi 1. Funcţia nu acceptă argumente. Apăsarea tastei F9 va produce generarea altor numere. ROUND (număr, număr de zecimale): rotunjeşte numărul specificat în primul argument la

numărul de zecimale specificat în al doilea argument. Exemple: ROUND(753.345, 2) va returna valoarea 753.35 ROUND(753.342, 2) va returna valoarea 753.34

ROUNDUP (număr, număr de zecimale): rotunjeşte în sus numărul specificat în primul argument, cu numărul de zecimale specificat în al doilea argument.

Exemplu: ROUNDUP(7.49, 1) va returna valoarea 7.5 ROUNDDOWN (număr, număr de zecimale): rotunjeşte în jos numărul specificat în primul

argument, cu numărul de zecimale specificat în al doilea argument. Exemplu: ROUNDDOWN(7.49, 1) va returna valoarea 7.4

SQRT (număr): extrage rădăcina pătrată din argumentul specificat. Exemplu: SQRT(4) va returna valoarea 2

SUM (număr1, număr2, …) calculează suma tuturor argumentelor. Argumentele pot fi valori, celule individuale sau domenii de celule, dar numărul lor este limitat la 30. Argumentele numerice sunt ignorate.

Exemplu: SUM(A1:B3) va calcula suma valorilor din celulele A1, A2, A3,B1,B2, B3


16

AVERAGE (număr1, număr2, …): calculează media aritmetică a tuturor argumentelor. Argumentele pot fi valori, celule sau domenii de celule, dar numărul lor este limitat la 30. Argumentele nenumerice sunt ignorate.

Exemplu: AVERAGE(A1:B3) va calcula media aritmetică a valorilor din celulele A1, A2, A3, B1, B2, B3.

COUNT (număr1, număr2, …): numără în argumentele specificate celulele care conţin numere. Funcţia poate avea între 1 şi 30 de argumente.

Exemplu: COUNT(A2:A5) va returna valoarea 3 atunci când domeniul A2:A4 conţine numerele 2,3,4, iar celula A5 este goală.

MAX (număr1, număr2, …): returnează valoarea celui mai mare argument. Funcţia poate avea cel mult 30 de argumente. Celulele goale, valorile de tip text, logic sau de tip eroare vor fi ignorate.

Exemplu: MAX(A1:A3) va returna valoarea 10, dacă numerele din acest domeniu sunt: 1,10, 7, 4.

MIN (număr1, număr2, …): returnează valoarea celui mai mic argument. Funcţia poate avea cel mult 30 de argumente. Celulele goale, valorile de tip text, logic sau de tip eroare vor fi ignorate.

Exemplu: MIN(A1:A3) va returna valoarea 1, dacă numerele din acest domeniu sunt: 1,10, 7, 4.

IF (condiţie, valoare adevărată, valoare falsă): evaluează o condiţie. Dacă condiţia este adevărată funcţia va returna al doilea argument – valoarea adevărată. Dacă condiţia este falsă funcţia va returna al treilea argument – valoarea falsă.

Exemple: 1) IF(A1<A2, “mai mic”, “mai mare”) va returna textul mai mic dacă celula A1 conţine

valoarea 7 şi celula A2 conţine valoarea 10. 2)

5.2.2. Funcţii logice

Funcţiile logice sunt folosite în cazurile în care trebuie evaluate mai multe condiţii. În general,

aceste funcţii nu se folosesc singure, ele apar ca argumente la alte funcţii (de exemplu în funcţia IF).


17

AND (condiţia1, condiţia2, …): returnează valoarea adevărată (TRUE) dacă toate condiţiile specificate în argumente sunt adevărate. Dacă cel puţin o condiţie nu este adevărată funcţia AND va returna valoarea fals (FALSE). OR (condiţia1, condiţia2, …): returnează valoarea adevărată (TRUE) dacă cel puţin o condiţie

din cele specificate în argumente este adevărată. Dacă nici o condiţie nu este adevărată funcţia OR va returna valoarea fals (FALSE). NOT (condiţie): returnează valoarea adevărată dacă condiţia este falsă şi dacă condiţia este

adevărată. 5.2.3. Funcţii pentru prelucrare text

Funcţiile text permit manipularea informaţiilor de tip text. Datele din foile de calcul pot fi

concatenate pentru a alcătui titluri, propoziţii, etichete.

CHAR (număr): returnează caracterul care corespunde codului ASCII specificat ca argument. Exemplu: CHAR(65) va returna caracterul A.

CONCATENATE (text1, text2, …): efectuează reuniunea tuturor argumentelor. Exemplu: CONCATENATE("Microsoft", "Excel") va returna textul Microsoft Excel.

EXACT (text1, text2): compară textele text1 şi text2. Dacă acestea sunt identice funcţia va returna valoarea adevărată (TRUE), astfel se va reţine valoarea logică FALSE. Funcţia face distincţie între literele mici şi mari. FIND (text_căutat, sursă start_num): caută primul argument, text_căutat în textul din al doilea

argument sursă începând cu poziţia specificată de start_num. În cazul în care acesta este găsit, funcţia FIND returnează poziţia de început a textului căutat. Dacă argumentul start_num este în afara limitelor sau dacă nu este găsită o valoare, se va afişa codul de eroare #VALUE. Dacă argumentul start_num nu este specificat, se presupune că acesta are valoarea 1.

Exemplu: FIND(B12, "ABCDE", 1) va returna valoarea 3 dacă celula B12 conţine caracterul C.

LEFT (text, num_car): afişează primele num_car caractere din partea stângă a unui text. Argumentul num_car trebuie să fie mai mare ca 0. Dacă se omite introducerea sa se va presupune că este egal cu 1.

Exemplu: LEFT(A1, 5) va returna valoarea Micro dacă în celula A1 se găseşte textul Microsoft.

RIGHT (text, num_car): afişează primele num_car caractere din partea dreaptă a unui text. Argumentul num_car trebuie să fie mai mare ca 0. Dacă se omite introducerea sa se va presupune că este egal cu 1.

Exemplu: RIGHT(A1, 4) va returna valoarea soft dacă în celula A1 se găseşte textul Microsoft.

LEN (text): calculează numărul de caractere din textul specificat de argument. Exemplu: LEN("Microsoft") va returna valoarea 9.

MID (text, start_num, num_car): extrage un număr de num_car caractere din text, începând cu poziţia start_num.

Exemplu: MID("Microsoft Excel 7.0", 11, 5) va returna textul Excel. LOWER (text): converteşte eventualele majuscule din text în litere mici.

Exemplu: LOWER("Microsoft Excel") va returna microsoft excel PROPER (text): determină afişarea textului cu litere mici, începuturile de cuvinte fiind scrise cu

majuscule. Exemplu: PROPER("Microsoft Excel") va returna Microsoft Excel.

TRIM (text): şterge toate blank-urile din text, astfel încât între cuvinte să rămână un singur spaţiu.

Exemplu: TRIM("Microsoft Excel") va returna Microsoft Excel. TEXT (valoare, format_text): converteşte o valoare numerică în text şi o afişează

corespunzător formatului indicat prin al doilea argument. Rezultatul apare afişat ca un număr


18

formatat, dar în realitate este de tip text. Se pot utiliza oricare din formatele numerice predefinite sau personalizate, prezentate în lecţia “Formatarea foilor de calcul”.

Exemplu: TEXT(457989, "$#, ##0.00") va returna $4,579.89

5.2.4. Funcţii pentru dată şi timp calendaristic Programul Excel ataşează fiecărei date calendaristice şi ore câte un număr serial. Numerele

seriale ataşate datelor calendaristice sunt mai mari ca 1, cele ataşate orelor sunt subunitare. Când efectuează calcule cu date şi ore, Excel foloseşte aceste numere seriale, numai formatul de afişare este de tip dată sau oră. Cele mai folosite funcţii de lucru cu date şi ore sunt:

DATE (an, lună, zi): returnează numărul serial pentru data specificată.

Exemplu: DATE (1900,1,1) va returna 1 (numărul serial al datei 1.1.1900) NOW ( ): calculează numărul serial al datei şi al orei extrase din ceasul intern al calculatorului.

Excel actualizează data şi ora doar la deschiderea sau recalcularea foii. Această funcţie nu are argumente, însă este necesară introducerea parantezelor.

Exemplu: NOW( ) va returna 01/ 01/ 07 10:43, dacă aceasta este data curentă. YEAR (dată calendaristică): extrage anul din data specificată.

Exemplu: YEAR(1/ 3/ 2007) va returna 2007. MONTH (dată calendaristică): extrage luna din data specificată.

Exemplu: MONTH(1/ 3/ 2007) va returna 1 (se consideră că data este introdusă în formatul lună/ zi/ an)

DAY (dată calendaristică): extrage ziua din data specificată. Exemplu: DAY(1/ 3/ 1999) va returna 3.

TIME(oră, minut, secundă): calculează numărul serial corespunzător numărului de ore, minute şi secunde indicate.

Exemplu: TIME(18, 4, 19) furnizează valoarea 0,752998. HOUR (oră): returnează numărul de ore corespunzătoar orei specificate.

Exemplu: HOUR(19:10:30) va returna valoarea 19. MINUTE (oră): returnează numărul de minute corespunzătoare orei specificate.

Exemplu: MINUTE(19:10:30) va returna valoarea 10. SECOND (oră): returnează numărul de secunde corespunzător orei specificate.

Exemplu: SECOND(19:10:30) va returna valoarea 30. 5.2.5. Funcţii financiare PMT (d, nr, s): returnează valoarea ratei necesare pentru achitarea unui împrumut s, cu

dobânda d*, pe perioada nr** (anual sau lunar). Exemplu: Se porneşte de la tabelul de mai jos şi se cere calculul ratei lunare pe care un client o are de achitat unei bănci.

Pentru a putea introduce simbolul € după o înregistrare se va da clic dreapta pe

înregistrarea respectivă → Format Cells → Number → Currency → Symbol → şi se alege simbolul monetar dorit.

* Argumentul d (dobânda) va fi utilizat sub formă procentuală. Implicit este dobânda anuală. Pentru a afla dobânda lunară, se va împărţi valoarea la 12. ** Argumentul nr (perioada) este implicit exprimat în ani. Dacă calculul se efectuează pentru o perioadă exprimată în luni, va trebui modificată corespunzător şi dobânda (din anuală în lunară).


19

În celula D2 se va scrie următoarea formulă: = PMT(B2/12, C2, A2) iar, efectul va fi:

.

PV (d, nr, s): returnează suma ce trebuie depusă în cont pentru a plăti o rată s, pe o perioadă nr (ani sau luni), dacă dobânda acordată este d. (PV = Present Value)

Exemplu: Se va putea calcula suma ce trebuie depusă în cont de către o persoană care împrumută bani din bancă pe o anumită perioadă de luni, cu o anumită dobândă anuală.

Pentru a ajunge la rezultatul de mai sus se va scrie următoarea expresie: = PV(A2/12, B2, C2). FV (d, nr, s): returnează suma ce se poate strânge în cont, după o perioadă nr (ani sau luni),

dacă dobânda este d iar rata depunerii este s. (FV = Future Value)

Exemplu: Se pa putea face un calcul asupra sumei care se strânge într-un cont bancar, presupunând că se face o depunere constantă lunară, cu o anumită dobândă, într-o anumită perioadă.

Pentru a ajunge la rezultatul de mai sus, vom apela la următoarea expresie: = FV(A2/12, B2, C2). Dacă cumva deponentul îşi deschide contul cu o anumită sumă, de exemplu 1000 €, expresia se modifică astfel: =FV(A2/12, B2, C2, 1000). 5.2.6. Funcţii de căutare

Două din cele mai utilizate funcţii de căutare din Excel sunt: VLOOKUP (valoare, domeniu, index_linie, tip_căutare) HLOOKUP (valoare, domeniu, index_coloană, tip_căutare)

Funcţiile VLOOKUP/HLOOKUP caută valoarea specificată în primul argument în prima linie/coloană din domeniul specificat în al doilea argument. Apoi funcţia extrage din coloana/linia corespunzătoare valorii găsite elementul indicat în linia/coloana specificată în al treilea argument: index linie / index coloană.

Valorile din prima linie/coloană a domeniului trebuie să fie ordonate crescător sau alfabetic. Argumentul tip_căutare are o valoare logică. El este opţional. Daca lipseşte se consideră ca are valoare TRUE (adevărată). Daca acest argument are valoare TRUE este găsită valoarea cea mai mare care este mai mică sau egală cu valoarea căutată; dacă are valoarea FALSE, este căutată valoarea exactă. Dacă aceasta valoare nu este găsită în prima linie/coloană din domeniul specificat este returnată eroarea #N/A.

Aceste funcţii sunt folositoare în aplicaţii de calcul a impozitelor şi a comisioanelor. Exemplu: Agenţii de distribuţie ai unei firme sunt plătiţi în funcţie de valoarea vânzărilor. Dacă valoarea vânzărilor este mai mică de 1.000 € comisionul este de 0%, între 1.000 € şi 3.000 € comisionul este de 4%, între 3.000 € şi 7.000 € comisionul este de 7%, peste 7.000 € comisionul este de 10%.

Se va crea următoarea foaie de calcul:

Pentru a ajunge la aflarea comisionului ce trebuie acordat agentului respectiv, în celula B9 se introduce formula: = VLOOKUP(B7, A2:B5, 2). Dacă în B7 se introduce valoarea 8.000 €, Excel caută această valoare în prima coloană din domeniul A2:B5, deci în celulele A2, A3, A4, A5, B2, B3, B4, B5.


20

Cum această valoare nu este găsită, funcţia găseşte cea mai mare valoare care este mai mică sau egală cu valoarea căutată, deci 7.000 €. Această valoare se găseşte pe linia 5 în aplicaţie. Din această linie, aplicaţia Excel returnează valoarea găsită în coloana 2 (al treilea argument al funcţiei), deci 10%. 5.3 Utilizarea adreselor absolute

Aşa cum am văzut, la copierea unei formule, Excel adaptează indicatorii de linie şi de coloană ai celulelor (referinţele celulei) în funcţie de noua poziţie din foaia de calcul.

Modul de adresare al celulelor folosit până în prezent (notaţia B2, D2, C2) foloseşte sistemul de adresare relativ.

Există multe situaţii în care, prin copierea unor formule, unele celule trebuie să rămână fixe (nu trebuie să se modifice indicatorii de linie/coloană). În acest caz se foloseşte sistemul de adresare absolut. În faţa indicatorilor care nu trebuie să se modifice se pune simbolul $. De exemplu $B$2. Exemplu: În celula A5 se introduce formula =$B$2. După copierea formulei din A5 în C8, în celula C8 formula va fi tot =$B$2. Prin copiere nu s-a modificat nici indicatorul de linie, nici cel de coloană.

La copierea pe linie/coloană indicatorii de linie/coloană nu se modifică. În aceste cazuri formulele pot conţine referiri mixte:

B$2 – linia este adresată absolut, coloana relativ. $B2 - linia este adresată relativ, coloana absolut.

6. Grafice (diagrame) Graficele (diagramele) permit prezentarea datelor unei foi de calcul într-o formă grafică. Se poate crea o diagramă pe foaia de calcul ce conţine datele sau pe o altă foaie. La modificarea datelor din foaia de calcul, diagrama este actualizată, astfel încât va reflecta modificările făcute.

Scopul diagramelor este reprezentarea grafică a datelor numerice. Programul Excel pune la dispoziţia utilizatorului un număr mare de tipuri de diagrame, în cadrul fiecărui tip existând un număr însemnat de subtipuri.

Pornim de la cazul unui exemplu tratat anterior, şi anume:

Pentru a ajunge la reprezentarea unei diagrame cu notele studen-ţilor şi media obţinută de către aceştia presupune parcurgerea mai multor etape:

Se vor selecta datele ce se doresc a fi reprezentate grafic, în cazul nostru domeniul B2:E5. În cazul în care intervalul nu este unul compact, adică întrerupt, se selectează coloana/coloanele dorite, se ţine tasta [Ctrl] apăsată şi se face selectarea altor coloane dorite.


21

Pentru crearea diagramelor, din meniul Insert se alege comanda Chart (sau în mod direct folosind butonul ), care lansează în execuţie un expert (asistent) ce va genera diagrama în patru paşi. Pasul 1. Se afişeză o ferastră de dialog care are două file: Standard Types şi Custom Types. Prima permite selectarea unui tip standard de diagramă din lista derulantă Chart. Fiecărui tip de diagramă îi corespunde un număr variabil de subtipuri, subtipul dorit se selecteză printr-un clic efectuat pe simbolul corespunzător subtipului afişat in subferastra Chart sub-type. Pentru a trece la pasul următor se va acţiona butonul de comanda Next ( ).

Pasul 2. Al doilea pas afişează o ferestră de dialog cu două file Data Range şi Series. Fila Data Range permite definire regiunii de celule utilizată la crearea diagramei. În cutia text corespunzătoare regiunii se tastează sau se desemnează cu mouse-ul referinţa la regiunea de celule(pentru care vrem sa realizăm diagrama). Dacă se alege opţiunea Rows atunci seriile de date sunt situate în diferite linii ale foii de calcul. Pentru a trece la pasul urmator se va acţiona butonul Next.


22

Pasul 3. Aici este afişată o ferastră de dialog prevazută cu şase file, ele permiţând selectarea sau deselectarea diferitelor opţiuni standard necesare generării diagramei:

Numele paginii Opţiunile care pot fi selectate Titles (titluri) Chart title: titlul ataşat diagramei

Category (X) axis: numele ataşat axei de categorie (X) Value (Y) axis: numele ataşat axei de valoare (Y)

Data labels (etichete de

date)

None (nu sunt afişate etichete de date) Show value (sunt afişate valorile corespunzătoare punctelor de date) Show percent (la diagramele de tip sector de cerc, pentru fiecare secţiune a diagramei se va afişa procentajul sectorului faţă de cercul întreg) Show label (pentru fiecare punct de date sunt afişate etichetele de categorie) Show label and percent (la diagramele de tip sector de cerc, pentru fiecare secţiune a diagramei se va afişa atât procentajul sectorului faţă de cercul întreg cât şi etichetele de categorie corespunzătoare sectorului)


23

Pasul 4. În această etapă se selectează locaţia diagramei. Dacă se alege butonul de opţiune As new sheet, atunci diagrama va fi plasată pe o nouă foaie de calcul. Dacă se alege butonul de opţiune As object in , diagrama va fi înlănţuită la o foaie de calcul stabilită de utilizator (de obicei în foaia de calcul care conţine datele diagramei). Pentru generarea diagramei se va acţiona butonul de comandă Finish.

7. Imprimarea foilor de calcul 7.1 Setarea paginii a) Opţiuni de setare ale paginii extrasă dintr-o foaie de calcul După prelucrare, datele pot fi tipărite. Există mai multe opţiuni referitoare la setarea paginii. Aceste opţiuni pot fi accesate, pentru a alege sau a modifica, din meniul File submeniul funcţie Page Setup. În fereastra Page Setup ce se deschide, se poate alege atât orientarea scrisului în pagină (pe lungime – Portret, pe lăţime – Landscape), cât şi dimensiunea paginii, care poate fi una implicită (A4, A5, Letter, Legal) sau una determinată propriu. Iniţial există o setare implicită a paginii, dar atunci când se doreşte modificarea explicită a marginilor se va lucra cu fila Margins existentă în fereastra Page Setup.

Datele în pagină pot fi aliniate atât orizontal cât şi vertical


24

În această fereastră pot fi modificate dimensiunile marginilor din stânga, dreapta, sus, jos, dar şi introducerea şi poziţionarea antetului şi subsolului. b) Introducerea antetelor şi subsolurilor Pentru a introduce un antet sau un subsol într-o foaie de calcul, există următoarele două posibilităţi:

apelarea funcţiei Header and Footer din meniul View

deschiderea filei Header/Footer din fereastra Page Setup.

Orice opţiune ar fi aleasă, pe ecran va apărea fereastra Page Setup, în care se pot introduce, sau după caz, modifica un antet sau un subsol existent.

În această fereastră, pentru a introduce un antet sau un subsol va trebui accesat butonul

Custom Header (pentru antet) sau Custom Footer (pentru subsol). O acţiune pe unul dintre aceste butoane va deschide o nouă fereastră în care se pot particulariza antetul sau subsolul.

În această fereastră există 3 opţiuni, prin intermediul cărora utilizatorul poate plasa

antetul/subsolul la stânga, centrat sau la dreapta.

Tot aici se găsesc şi o serie de butoane cu care antetul/subsolul poate fi particularizat într-un mod dorit.

Formatarea textului se poate realiza prin butonul .

Inserarea numărului paginii curente se face prin butonul .


25

Numărul total de pagini rezultă prin butonul .

Data curentă se introduce prin apăsarea butonului .

Timpul curent cu preluare din sistem se introduce prin butonul .

Se poate introduce şi locaţia fişierului apăsând butonul .

Dacă se doreşte ca în antet/subsol să apară doar numele fişierului, se apasă butonul .

Pentru a introduce şi numele foii de calcul se apasă butonului .

Microsoft Excel oferă posibilitatea inserării imaginilor în antet/subsol. Acest lucru se poate

realiza apăsând butonul . După particularizarea antetului, pentru a vedea rezultatul se apasă butonul OK.

8. Lucrare aplicativă propusă spre rezolvare 8.1 Cerinţe aplicaţii propuse 1. Să se realizeze o agendă cu foi de calcul Excel, care va fi salvată pe locaţia C:\Aplicaţii Excel cu numele “Exemplu Excel.xls”. 2. Agenda va conţine o primă foaie de calcul denumită ‘Serii’ în care se vor face următoarele calcule analitice:

3. Agenda va conţine o a doua foaie de calcul denumită ‘Funcţii’, care va avea următorul conţinut, în care să se completeze spaţiile colorate cu expresiile corespunzătoare:


26

4. Să se creeze o nouă foaie de calcul cu numele ‘Note studenţi’:

a) Să se completeze prin funcţii sau expresii cu formule, celulele rămase libere; b) Să se sorteze tabela, astfel încât în faţă să apară cei admişi în ordinea descrescătoare a

mediilor, iar în spate cei respinşi în ordine alfabetică; c) Să se întocmeasacă un grafic cu numele studenţilor şi notele finale obţinute de aceştia.

5. Să se creeze o foaie de calcul ‘Aplicatie contabila’:


27

a) Să se completeze prin funcţii şi/sau formule celulele rămase libere. Elementele reprezentând valori băneşti se înregistrează cu două zecimale după virgulă;

b) Să se creeze un antet cu numele firmei ‘S.C. CORIMEX S.R.L.’ şi data curentă, precum şi un subsol reprezentând pagina curentă din numărul total de pagini;

c) Să se creeze un formular prin intermediul căruia să se mai adauge o înregistrare care să se completeze prin înregistrări, respectiv, prin formulele deja create;

d) Să se creeze un filtru pe denumirea materialelor. 6. Să se creeze o foaie de calcul ‘Situaţie analitică’: a) Să se calculeze valoarea totală atât cea netă cât şi cea brută; b) Să se reprezinte grafic produsele prin denumirea lor după cantitatea intrată şi după cea ieşită. 7. Se va crea o nouă foaie de calcul ‘Salarii angajati’, cu următorul conţinut:

a) Să se realizeze comentarii sub forma unei legende pe câmpurile: - SPOR VECHIME:

3-5 ani - 5% 5-10 ani - 10% 10-15 ani - 15% 15-20 ani - 20% > 20 ani - 25%

- SALARIU BRUT: Salariu baza + Spor vechime + Prime - SOMAJ (CONTRIBUŢIA ŞOMAJ): 1% din Salariul de baza - CASS (CONTRIBUŢIA SĂNĂTATE): 6.5% din Salariul brut - CAS (CONTRIBUŢIA ASIGURĂRI SOCIALE): 9.5% din Salariul brut - IMPOZIT: 16% din (Salariul brut – Contributia somaj – Contributia sanatate – Contributia CAS) - REST PLATA: Salariul brut – Contributia de somaj – Contributia de sanatate – Contributia CAS – Impozit b) Să se completeze prin formule şi funcţii corespunzătoare, celule rămase albe. Toate elementele de calcul numerice vor reprezenta numere întregi (vechimea în muncă calculată în ani va fi scrisă în formă cursivă – italică). 8.2 Indicaţii şi răspunsuri 1. Se deschide aplicaţia de calcul tabelar Microsoft Excel, după care se acţionează opţiunea File → Save (Save as...), în lista ascunsă Save in se alege locaţia corespunzătoare, iar cu ajutotul butonului Create new Folder se crează un director cu numele dorit pe locaţia corespunzătoare. În căsuţa File name se editează numele fişierului ce va avea ataşată extensia implicită .xls.

date de tip data calendaristica


28

2. Pentru a formata o coloană întreagă se dă click pe numele acesteia, în cazul nostru ‘A’, şi se realizează elementele de formatare dorite. Rezolvarea problemei se face în modul următor: - Progresie aritmetică cu raţia 2 de la 2 la 30: în celula B2 se scrie valoarea 2, se iese din zona de editare şi se selectează celula respectivă. Apoi se intră opţiunea Edit → Fill → Series..., ca şi tip se bifează butonul Linear, Step Value = 2, iar Stop Value = 30. - Progresie geometrică cu raţia 2 de la 2 la 30: în celula B4 se scrie valoarea 2, se iese din zona de editare şi se selectează celula respectivă. Apoi se intră opţiunea Edit → Fill → Series..., ca şi tip se bifează butonul Growth, Step Value = 2, iar Stop Value = 30. - Seria numerelor de la 1 la 15: în celula B6 se scrie valoarea 1, iar în C6 valoarea 2. Se selectează cele două celule, şi se trage butonul AutoFill, colţul dreapta-jos, pe linie, până la valoarea 15. - Seria numerelor de la 3 la 30 din 3 în 3: în celula B8 se scrie valoarea 3, iar în C8 valoarea 6. Se selectează cele două celule, şi se trage butonul AutoFill, colţul dreapta-jos, pe linie, până la valoarea 30. - Crearea unei liste proprii (vocalele, lista specializărilor din facultate, zilele săptămânii): se accesează Tools → Options → Custom Lists, iar în pagina List entries se scrie sub forma unei liste, folosind ca separator semnul “,”, elementele listei. Dupa aceea se actionează butonul Add. Odată creată, o listă poate fi folosită prin editarea unui elemnt al listei, selectarea celulei respective, şi folosirea butonului AutoFill pentru apariţia celorlalte elemente ale listei. 3. Pentru a introduce un nume unei noi foi de calcul se dă click dreapta pe numele implicit al acesteia (în acest caz Sheet2) şi se editează numele dorit. Domeniul poate fi privit la nivel de fiecare celulă, la nivel de fiecare linie sau coloană, sau la nivelul întregului interval compact. Suma valorilor din domeniu – C6: =SUM(B2;C2;D2;B3;D3;C3;B4;C4;D4) Produsul valorilor din domeniu – C8: =PRODUCT(B2:D2;B3:D3;B4:D4) Maximul valorilor din domeniu – C10: =MAX(B2:B4;C2:C4;D2:D4) Minimul valorilor din domeniu – C12: =MIN(B2:D4) Media aritmetică a valorilor din domeniu – C14: =AVERAGE(B2:D4) Numărul de elemente din domeniu – C16: = COUNT(B2:D4) Determinantul matricei din domeniu – C18: =MDETERM(B2:D4) 4. Pentru a introduce un nume unei noi foi de calcul se dă click dreapta pe numele implicit al acesteia (în acest caz Sheet3) → Rename şi se editează numele dorit, adică, în acest caz, “Note studenti”. - Unificarea celulelor A1, B1, C1, D1, E1 şi F1 se face prin prealabila selectare a acestora, apoi se dă click dreapta → Format Cells... → Alignment → şi se bifează Merge Cells. - Scrierea într-o celulă pe două rânduri se face prin acţionarea grupului de taste Alt + Enter acolo unde se doreste ruperea rândului. - Pentru a scrie textul “NOTA” pe verticală, se selectează celula respectivă, se acţionează click dreapta → Format Cells... → Alignment → în zona Orientation se stabileşte orientarea dorită. - Bordurile se realizează prin selecţia prealabilă a celulelor asupra cărora se doreşte aplicarea bordurilor → Format Cells... → Border → şi se alege tipul, culoarea şi modul de punere a bordurii. - Fundalul pe celulă se realizează prin selecţia prealabilă a celulelor asupra cărora se doreşte aplicarea fundalurilor → Format Cells... → Patterns → şi se alege culoarea sau stilul predefinit de model de fundal.


29

a) - Pentru a introduce nota finală pe fiecare student se poziţionează cursorul mouse-ului în celula E4, (în dreptul primului student), şi se editează: =ROUND(AVERAGE(C4;D4);0) – apoi, se trage din colţul dreapta jos din butonul AutoFill, pentru completarea întregului domeniu E4:E11. - Pentru a introduce clauza Admis/Respins pe fiecare student se poziţionează cursorul mouse-ului în celula F4, şi se editează: =IF(E4>=5;"ADMIS";"RESPINS") - Pentru calculul maximului pe probă se poziţionează cursorul mouse-ului în celula C13, şi se scrie: =MAX(C4:C11) – după care se foloseşte butonul AutoFill în dreapta. - Pentru calculul minimului pe probă se poziţionează cursorul mouse-ului în celula C14, şi se scrie: =MIN(C4:C11) – după care se foloseşte butonul AutoFill în dreapta. - Pentru calculul mediei pe fiecare probă, inclusiv nota finală, se poziţionează cursorul mouse-ului în celula C15, şi se scrie: =AVERAGE(C4:C11) – după care se foloseşte butonul AutoFill în dreapta. - Pentru calculul procentului de promovabilitate în celula G4 (în dreptul primului student) se editează: =IF(E4>=5;1) – după care se foloseşte butonul AutoFill pentru toţi studenţii. Apoi, în celula rezervată pentru calculul procentului de promovabilitate, E16 se editează: =COUNT(G4:G11)/COUNT(E4:E11) – după care se ascunde coloana G (prin selectarea numelui său → click dreapta → Hide), iar în celula procentului se acţionează click dreapta → Format Cells... → Number → Percentage. b) Pentru sortare se selectează întregul domeniu B4:F11 → meniul Data → Sort → se bifează No header row → în Sort By se alege coloana F → opţiunea de sortare Ascending. Apoi, se selectează domeniul înregistrărilor pentru cei admişi şi se face sortare în mod similar în funcţie de notă, în mod descendent. Apoi, se selectează domeniul înregistrărilor pentru cei respinşi şi se face sortare în mod similar în funcţie de nume şi prenume, în mod ascendent. c) Pentru a ataşa un grafic se selctează numele studenţilor şi notele lor (ţinând tasta Ctrl apăsată → meniul Insert → Chart... → se selectează tipul şi sub-tipul de grafic dorit → titlul şi denumirile axelor X şi Y → locaţia dorită, care poate fi în foaia de calcul curentă sau în altă foaie de calcul. 5. a) În celula H5, reprezentând Stocul final al primului produs, se scrie =E5+F5-G5 după care foloseşte butonul AutoFill pentru restul produselor din listă. - În celula J5, reprezentând Valoarea netă a primului produs, se scrie formula =H5*I5 după care foloseşte butonul AutoFill pentru restul produselor din lită. - În celula K5, reprezentând Valoarea brută a primului produs, se scrie formula =J5*1,19 după care foloseşte butonul AutoFill pentru restul produselor din lită. Pentru a scrie valori numerice cu un număr de zecimale dorit după virgulă se dă click dreapta pe celula / setecţia de celule → Format Cells... → Number → Number → şi se alege numărul de elemente după virgulă. b) Pentru a introduce antete şi subsoluri se alege meniul View → Header and Footer, iar din butonul Custom Header se defineşte antetul, iar din butonul Custom Footer se defineşte subsolul. Antetul, conform cerinţelor va arăta în felul următor:


30

Subsolul, conform cerinţelor va arăta în felul următor:

Observaţie: Antetele şi subsolurile nu sunt vizibile în zona de lucru, doar pe foaia imprimată sau în cazul previzualizării acesteia. c) Pentru crearea unui formular (formă sau ecran) se selectează oricare din celulele din tabel, apoi se accesează meniul Data → Form.... d) Crearea unui filtru se face prin poziţionarea pe una dintre celulele din table, după care se accesează opţiunea meniu Data → Filter → şi se bifează AutoFilter. Un filtru va avea forma celui definit mai jos:

6. a) Valorea totală netă este reprezentată de următoarea formulă de calcul: =SUM('Aplicatie contabila'!J5:J9) , iar, valoarea totală brută este reprezentată de: =SUM('Aplicatie contabila'!K5:K9) b) Realizarea unui grafic a fost prezentată anterior, diferenţa constă în selectarea foii de calcul curente pentru afişarea respectivului grafic. 7. a) Introducerea unui comentariu pe câmp se fece prin click dreapta pe numele câmpului asupra căruia se doreşte adăugare de comentariu → Insert Comment → şi se editează textul dorit, după care se poate trage de margini pentru dimensionarea corespunzătoare a ferestrei de comentariu. Un comentariu poate fi modificat prin Edit Comment. obţinut prin acelaşi meniu de context clic dreapta. Un comentariu se poate dezactiva prin click dreapta pe zona cu comentariu → Delete Comment. Se poate opta pentru afişarea permanentă a comentariului prin opţiunea Show/Hide Comments. b) Expresiile de completare a celulelor albe este definită mai jos. Ea s-a făcut ca şi în cazurile precedente asupra primului produs din listă, după care cu butonul AutoFill se face aplicarea automată a formulei pentru celelalte înregistrări. - Vechime în muncă: =TRUNC((TODAY()-D3)/365;0) - Spor vechime: =IF(E3<=3; 0%*F3; IF(E3<=5; 5%*F3; IF(E3<=10; 10%*F3; IF(E3<=15; 15%*F3; IF(E3<=20; 20%*F3; 25%*F3)))))


31

- Salariu brut: =F3+G3+H3 - Şomaj: =1%*F3 - CASS: =6,5%*I3 - CAS: =9,5%*I3 - Impozit: =16%*(I3-J3-K3-L3) - Rest plată: =I3-J3-K3-L3-M3

Afişarea cu valori întregi se face prin selectarea zonei respective, iar, cu click dreapta se

alege Format Cells → Numer → Number → şi se selectează 0 elemente după virgulă. Indicaţie: Rezolvarea problemelor propuse s-a făcut având setaţi separatorul “virgulă matematică” fiind “,” şi delimitatorul parametrilor funţiilor fiind “;”. Pentru alte setări decât cele existente, rezolvarea problemelor anterioare trebuie să fie adaptată. Pentru a stabili setările de delimitatori dorite, se intră în opţiunea Start → Settings → Control Panel → Regional and Language Options → pagina Regional Options → Customize → şi se modifică după preferinţă opţiunile Decimal Symbol şi List Separator.