Ce este un Intranet?Ce este un Intranet?

Un spaţiu organizaţional privat, bazat pe un mediu de navigare familiar de tip Internet, care oferă angajaţilor posibilităţi de organizare a informaţiei, de acces rapid şi uşor la aceasta, de management al documentelor, de partajare a resurselor şi de colaborare.

Avantajele IntranetuluiAvantajele Intranetului

Uşor de întreţinut Interfaţă prietenoasă Gestiunea fluxurilor de lucru Flexibilitate Confidenţialitate Niveluri de acces pentru lucrul individual

şi în echipă Integrare back office – front office Costuri scăzute

Proiectarea unui Intranet Structura generală De ce Intranet? Instrumentele folosite Lansarea unui proiect Intranet Studiul sistemului informaţional existent –

metoda chestionarului Definirea relaţiei tehnologie-conţinut Definirea funcţiunilor - instrumente Crearea unui prototip Formarea Stabilirea administratorilor Întreţinerea reţelei Intranet

Server mesagerie

Server forum

Server FTP

Server WEB

Echipa de administrare Echipa de administrare intranet intranet

Departamentul IT Departamentul IT

Utilizatori intranet Utilizatori intranet

Managementul organizaţieiImplicarea şi susţinerea proiectului , evaluarea

experienţei, propuneri de ameliorare a structurilor ierarhice.

Comitetul editorial (de proiect)

Este format din reprezentanţii diferiţilor producători de situri şi dă avizul asupra conţinutului editorial.

Rezolvă potenţialele litigii dintre producătorii similari de informaţii.

Actorii implicaţi într-un proiect Intranet

Echipa de proiect

(unele sarcini ar putea fi

îndeplinite de aceeaşi persoană)

Un şef de proiect posedând competenţe tehnice şi organizaţionale (eventual şi de ergonomie)

pregăteşte demararea proiectului, analiza sistemului informaţional existent, stabilirea obiectivelor, studii la nivel organizaţional, specificaţii funcţionale, participă la alegerea produselor destinate utilizatorilorlegătură cu serviciul IT – integrarea în relaţiile ierarhiceevaluarea analizei SWOT şi eventuale reorientări analizează elementele înainte de trecerea acestora pe Internet se informează asupra altor realizări de acest tip

Un administrator şef

implementează prototipul, arhitectura sitului principal şi a siturilor generatoare alegerea software-ului destinat utilizatorilor garantează legătura dintre portalul principal şi siturile producătorilor

Unul sau mai mulţi comunicatori -animatori

informează, convinge, lansează în mod dinamicconferinţe, seminarii, navigări în sit, videoconferinţe etc. stimularea continuă a dezvoltării sitului

Unul sau mai mulţi formatori

defineşte instrumentele (produse software de gestiune a conţinuturilor)

Unul sau mai mulţi machetişti/graficieni multimedia sau infograficieni

dezvoltare prin prisma imaginilor statice şi animate, video – din ce în ce mai prezente pe Web. reconversie profesională a angajaţilor şi consiliere

Siturile generatoare

Un administrator pentru fiecare sit

este una din noile meserii din domeniul administrării. Construcţia sitului, organizarea şi întreţinerea acestuia reclamă o pregătire solidă şi simţ de organizare. realizează implementarea sitului, întreţinerea, analiza frecventă şi sintetizarea nevoilor utilizatorilor

Unul sau mai mulţi “validatori” de conţinut

verifică conţinutul editorial pentru postarea online

Cei care publică - editorii (toată lumea)

toată lumea poate publică pe Intranet, de la director la secretară, într-o manieră cât mai simplă posibil (vezi instrumentele pentru gestiunea conţinuturilor)

Serviciul TIC

participarea şi implicarea acestuia sunt indispensabile. trebuie să întreţină serverele, să stabilească legătura cu bazele de date trebuie să furnizeze instrumentele pentru forumurile de discuţii, poşta electronică etc.

Societatea care asigură service-ul intervenţii punctuale şi permanente la nivelul echipei şi proiectului.

De ce intranet şi nu Internet?

Confidenţialitate, rapiditate, securitate Acces uşor şi permanent la informaţii (accelerarea

ciclurilor de validare a informaţiei şi ţinerea la zi a documentelor)

Reducerea costurilor Extinderea câmpului de informaţii pentru tot

personalul Munca în condiţii şi cu instrumente ergonomice Ajutor în căutarea informaţiei Diseminare informaţii noi în timp real Utilizare activă, colaborativă, inovativă Crearea unei culturi organizaţionale Control on-line al angajaţilor

Instrumente folosite

Instrumente groupware Program/orar de lucru individual şi pe grupuri Agendă electronică Automatizarea proceselor (documente electronice+ flux = MDE) Bazele de date şi banca de date Chat (dialog scris şi video-conferinţe) Lucru partajat pe documente Forum Întrebări frecvente (FAQ) Gestiunea electronică a documentelor Gestiunea competenţelor (formarea echipelor de proiect) Software pentru workgrup

Servicii e-mail Editoare HTML, limbajul XML Portal (mai ales pentru exterior) Liste de diseminare (de discuţii şi de informări) Motoare de căutare

1. Lansarea unui proiect Intranet

Iniţiativa, argumentarea utilităţii proiectului

Obţinerea aprobării sau adoptarea unei decizii pozitive la nivel superior

Desemnarea unui şef de lucrări Formarea unui grup de lucru

Informare şi formareInformare şi formare

2. Studiul sistemului informaţional existent – metoda chestionaruluimetoda chestionarului

Inventarierea documentelor şi informaţiilor care vor trece pe Intranet

Analiza şi recrutarea personalului Identificarea elementelor de intranet

existente Analiza condiţiilor de interoperabilitate

situri Analiza resurselor informatice (SW şi HW)

Chestionar 1 – publicaţii şi documente

DepartamentulDepartamentul ServiciulServiciul Persoana de contact: nume şi telefonPersoana de contact: nume şi telefon Titlul documentuluiTitlul documentului Scurtă descriereScurtă descriere Natura informaţiei: text, desene, poze, audio-Natura informaţiei: text, desene, poze, audio-

video, tabele, grafice, animaţievideo, tabele, grafice, animaţie Suport actual: hârtie, magnetic (software utilizat)Suport actual: hârtie, magnetic (software utilizat) Nr. paginiNr. pagini Periodicitate: anual, lunar, săptămânal, altelePeriodicitate: anual, lunar, săptămânal, altele Are cuprins şi/sau index?Are cuprins şi/sau index? Există deja pe un server Internet?Există deja pe un server Internet?

Chestionar 2 – Bazele de date

DepartamentulDepartamentul ServiciulServiciul Persoana de contact: nume şi telefonPersoana de contact: nume şi telefon Denumirea bazei de dateDenumirea bazei de date Obiectul din baza de dateObiectul din baza de date Software-ul utilizatSoftware-ul utilizat Hardware-ul pe care este memoratăHardware-ul pe care este memorată Volumul de informaţii stocateVolumul de informaţii stocate Numărul mediu zilnic de conexiuni Numărul mediu zilnic de conexiuni Documentele conţin şi altceva decât text?Documentele conţin şi altceva decât text?

Chestionar 3 – priorităţi de integrare în intranet

DepartamentulDepartamentul

ServiciulServiciul

Persoana de contact: nume şi telefonPersoana de contact: nume şi telefon

Publicaţii şi documente (sau baze de date) Publicaţii şi documente (sau baze de date)

susceptibile de integrare în intranet (în ordinea susceptibile de integrare în intranet (în ordinea

descrescătoare a priorităţii) descrescătoare a priorităţii)

Chestionar 4 – dorinţa de integrare în intranet

DepartamentulDepartamentul

ServiciulServiciul

Persoana de contact: nume şi telefonPersoana de contact: nume şi telefon

Ce servicii doriţi să aveţi la dispoziţie (da/nu)?Ce servicii doriţi să aveţi la dispoziţie (da/nu)? Muncă în colaborareMuncă în colaborare

Structura organizaţionalăStructura organizaţională

Structura funcţionalăStructura funcţională

Revista preseiRevista presei

AlteleAltele

3. Definirea relaţiei tehnologie-conţinutprin mijloace proprii sau externalizare

Anuar general (folosind LDAP)Anuar general (folosind LDAP) Funcţii de mesagerie electronicăFuncţii de mesagerie electronică Spaţiu Internet (Web) pe servereSpaţiu Internet (Web) pe servere Facilităţi pentru utilizatori şi dezvoltatori Facilităţi pentru utilizatori şi dezvoltatori

de aplicaţiide aplicaţii Suport tehnic (Linux, Unix, NT)Suport tehnic (Linux, Unix, NT) Urmărirea activităţii reţeleiUrmărirea activităţii reţelei Motoare de căutare a informaţieiMotoare de căutare a informaţiei

4. Alegerea instrumentelor software

Editoare de pagini HTML

Instrumente de prelucrare a imaginilor

Instrumente pentru transferul fişierelor

Asigurarea unui sistem simplu de

publicare pe Intranet

5. Crearea prototipului

Atribuirea unui nume Intranetului Postarea portalului Intranet Descrierea arborescenţei Intranet Punerea la dispoziţia siturilor generatoare

a modelelor pentru pagini Web şi a unei biblioteci de imagini grupate pe domenii

Ghid de utilizare

6. Formarea şi instruirea

Direcţii specifice de formare Direcţii specifice de formare

şi perfecţionare pentru şi perfecţionare pentru

toată echipa implicată în toată echipa implicată în

proiectul Intranet – de la proiectul Intranet – de la

administratorul şef la administratorul şef la

validatori şi editori, de la validatori şi editori, de la

siturile generatoare la siturile generatoare la

întregul intranetîntregul intranet

7. Stabilirea administratorilor de situri generatoare (sub-situri)

Alegerea unui Webmaster: Informatician Pregătire economică specializată Cunoştinţe HTML Organizare sit Gestiunea imaginilor

Implicit, sarcina o preia administratorul Implicit, sarcina o preia administratorul sitului principalsitului principal

8. Întreţinerea reţelei Intranet

Crearea reflexelor Intranet (consultare, producţie, actualizare, cooperare etc.)

Asigurarea punerilor la zi frecvente şi rapide pentru diversele elemente ale Intranetului

Indicatori de supraveghere (perspective tehnice, financiare, calitative, de personal etc.)

Prevenirea riscurilor unui intranet: obiective şi subiective

9. Învăţarea unui alt fel de a munci O nouă prezentare a documentelor Activitate inovativă şi creativă O nouă perspectivă organizaţională,

funcţională şi ierarhică Trecere de la individualism la

activitate în echipă (colaborativă) Impact major ergonomic şi psihologic

Comunicare şi socializare prin împărtăşirea Comunicare şi socializare prin împărtăşirea experienţei comuneexperienţei comune

Ce este un Extranet?

Un spaţiu organizaţional extins, care include furnizori, parteneri, clienţi şi telelucrători care comunică şi partajează informaţiile critice pentru afaceri

O extensie parametrizată a unui intranet (matrice de extraneturi)