1

CAIET DE SARCINI

PENTRU LICITATIA

ORGANIZATA DE CEC BANK S.A.

IN VEDEREA INCHEIERII UNEI POLITE DE ASIGURARE

CASCO A AUTOTURISMELOR AFLATE IN PROPRIETATEA CEC BANK S.A.

BUCURESTI 2014

2

CEC BANK S.A. cu sediul in Bucuresti, Calea Victoriei nr. 13, sector 3, telefon 021.311.

11.19, fax 021.202.50.31, organizeaza procedura de „licitatie” in vederea achizitionarii politei de asigurare CASCO pentru avarii si furturi ale mijloacelor auto aflate in proprietate CEC BANK S.A.

Anexa ce cuprinde mijloacele auto aflate in proprietatea CEC BANK S.A. se va solicita la Secretariatul Comitetului de Achizitii si Vanzari al CEC BANK S.A., in baza unui acord de confidentialitate semnat de persoana imputernicita din partea Ofertantului (Anexa 1). 1. Criteriile de calificare si selectie:

a. Situatia personala a ofertantului: i. Ofertantul si reprezentantul/-tii legal/-i nu a/au fost condamnat/-i in ultimii 5 ani printr-o hotarare judecatoreasca definitiva pentru coruptie, frauda sau spalare de bani;

ii. nu este in procedura de reorganizare judiciara, de lichidare judiciara sau administrativa, ori faliment sau activitatea comerciala ii este suspendata in conditiile legii la data depunerii sau deschiderii ofertei; sau este in stare de faliment ori lichidare, afacerile ii sunt conduse de un administrator judiciar sau activitatile ii sunt suspendate in conditiile legii la data depunerii sau deschiderii ofertei;

iii. nu face obiectul unei proceduri legale pentru declararea sa in una dintre situatiile prevazute mai sus;

iv. nu are inscrise mentiuni negative la Oficiul Registrului Comertului, cu privire la starea societatii sau a administratorilor ei; operatorul economic va prezenta certificat constator pentru licitatie privind procedura insolventei, conform prevederilor Legii nr. 26/1990 privind registrul comertului, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si a dispozitiilor art. 202, Titlu III din Ordinul nr. 2594/C/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de tinere a registrelor comertului, de efectuare a inregistrarilor si de eliberare a informatiilor;

v. nu se afla/nu s-a aflat in litigiu cu CEC Bank S.A. in anul calendaristic anterior; vi. nu prezinta informatii false sau prezinta informatiile solicitate de catre CEC Bank S.A.

in legatura cu situatia proprie aferenta cazurilor prevazute mai sus. b. Capacitatea de exercitare a activitatii profesionale:

- este infiintat si functioneaza legal; - experienta anterioara in derularea de contracte similare.

c. Situatia economica si financiara: - media cifrei de afaceri pe ultimii 3 ani (2010, 2011 si 2012) sa fie de minim 5.000.000

lei; - ofertantul nu trebuie sa aiba datorii restante la bugetul de stat ; Nota : daca din motive obiective, justificate corespunzator, asiguratorul nu are posibilitatea de a prezenta documentele solicitate, acesta are dreptul de a-si demonstra situatia economica si financiara prin prezentarea altor documente care sa prezinte o imagine a situatiei economice si financiare;

d. Capacitatea tehnica si/sau profesionala: - politele de asigurare CASCO incheiate de ofertant pentru parcuri auto ale institutiilor

financiare/bancare , in ultimii 3 ani (2011, 2012 si 2013) ; - retea teritoriala care sa asigure o arie de acoperire nationala.

e. Existenta unui sistem de management al calitatii ISO 9001/2008 sau echivalent. f. Situatie economica acceptabila pentru Banca.

2. Documentatie - pentru participare la procedura organizata de CEC Bank SA, fiecare

ofertant va prezenta obligatoriu urmatoarele:

2.1. Documente privind situatia personala a ofertantului:

- Declaratie pe propria raspundere din partea asiguratorului privind indeplinirea conditiilor de la 1.a. – in original;

3

- Certificat constatator emis de Oficiul Naţional al Registrului Comerţului, eliberat pentru licitatie (privind procedura insolventei, conform prevederilor Legii nr. 26/1990 privind registrul comertului, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si a dispozitiilor art. 202, Titlu III din Ordinul nr. 2594/C/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de tinere a registrelor comertului, de efectuare a inregistrarilor si de eliberare a informatiilor) – in original; - Certificat de cazier judiciar al societatii – in original.

2.2. Documente privind capacitatea de exercitare a activitati profesionale:

- Autorizatie ASF (CSA, dupa caz) de functionare - in copie

- Minim o scrisoare de recomandare de la clienti similari (banci, institutii financiare) in care se va specifica daca au avut o colaborare pe aceeasi linie de asigurare, respectiv asigurarea facultativa a autoturismelor (CASCO);

- Declaratia pe propria raspundere ca nu a fost sanctionat/avertizat de ASF cu privire la desfasurarea activitatii si nu face obiectul unui control al ASF pe baza reclamatiilor primite de la clienti – in original.

2.3. Documente privind situatia economica si financiara:

- Bilantul depus in ultimii 3 (trei) ani (2010, 2011 si 2012) precum si bilantul aferent lunii iunie 2013 - copie conform cu originalul;

- Certificatul de atestare fiscala privind obligaţiile de plata catre bugetul de stat, valabil la data depunerii ofertei - in original;

- Declaratie pe propria raspundere din partea asiguratorului privind capacitatea economica si financiara, respectiv media cifrei de afaceri pe ultimii 3 ani – in original;

- Scrisoare de bonitate de la banca unde se afla conturile principale - in original. 2.4. Documente privind capacitatea tehnica si/sau profesionala: - Declaratie pe propria raspundere privind politele de asigurare CASCO incheiate de ofertant pentru parcuri auto ale institutiilor financiare /bancare, in ultimii 3 ani (2011, 2012 si 2013) – in original; - Lista unitatilor teritoriale ale Asiguratului care va cuprinde, in mod obligatoriu, adresa, numar de telefon si fax, precum si persoana de contact, semnata pe fiecare pagina de persoana autorizata sa angajeze ofertantul intr-un contract. 2.5. Documente privind standarde de asigurare a calitatii ISO 9001/2008 sau echivalent – copie legalizata. Este admisa si o decalratie pe propria raspundere privind desfasurarea activitatii conform normelor de management al calitatii, in original ; Lipsa oricarui document precizat mai sus atrage dupa sine respingerea ofertei pentru prezenta procedura.

3. Garantii

3.1. Cuantumul garantiei pentru participare este de 1.000 lei Modul de constituire a garantiei de participare: - se va depune in contul nr. RO38CECEB00003RON0000001 (CECEROBU) deschis la CEC Bank S.A. sau - scrisoare de garantie bancara de participare la licitatie emisa in conditiile legii de o banca/institutie financiara din Romania, cu valabilitate 10 zile peste data de valabilitate a ofertei Garantia de participare constituita de ofertantii declarati necastigatori in contul indicat mai sus se restituie in termen de 5 (cinci) zile lucratoare de la semnarea contractului intre Banca si ofertantul declarat castigator, la solicitarea scrisa a ofertantului.

4

Garantia pentru participare, constituita de ofertantul a carui oferta a fost stabilita ca fiind necastigatoare, se restituie in cel mult 3 (trei) zile lucratoare de la data constituirii garantiei de buna executie. Comisioanele constituirii contului de garantie la CEC BANK S.A., respectiv a operatiunilor efectuate din contul respectiv, vor fi suportate de catre Ofertant. 3.2. Cuantumul garantiei de buna executie este de 10% din valoarea primei de asigurare (aceasta reprezentand pretul contractului) prevazuta in polita de asigurare Mod de constituire a garantiei de buna executie: - deschiderea unui cont de garantie bancara la CEC BANK S.A. sau - prezentarea unei scrisori de garantie bancara emisa in conditiile legii de o banca/institutie financiara din Romania cu valabilitate 10 zile peste data de expirare a contractului. Garantia de buna executie va fi constituita de catre contractant in scopul asigurarii Bancii de indeplinirea cantitativa si calitativa a contractului in perioada prevazuta in acesta, eliberarea acesteia realizandu-se la scadenta finala a politei de asigurare. Garantia de buna executie va ramane la dispozitia CEC BANK S.A si va fi returnata Prestatorului la solicitarea scrisa a acestuia, in termen de 15 (cincisprezece) zile lucratoare de la data solicitarii, daca CEC Bank S.A. nu emite pretentii asupra acesteia. CEC BANK S.A are dreptul de a emite pretentii asupra garantiei de buna executie, in limita prejudiciului creat, daca Prestatorul nu isi indeplineste, nu isi executa, executa cu intarziere sau executa necorespunzator obligatiile asumate prin contractul ce se va incheia. Comisioanele constituirii contului de garantie la CEC BANK S.A., respectiv a operatiunilor efectuate din contul respectiv, vor fi suportate de catre Prestator.

4 . Depunerea ofertei

Ofertantul va prezenta oferta semnata si stampilata de persoanele autorizate sa angajeze ofertantul in contract astfel: documentele de calificare si ofertele se depun in doua exemplare, original si copie, introduse separat in cate un plic interior, acestea introducandu-se intr-un plic exterior, notand corespunzator plicurile interioare cu ORIGINAL si COPIE.

Toate documentele prezentate vor fi numerotate si indosariate conform unui opis.

Pe plicurile interioare se scrie numele si adresa contractantului si denumirea achizitiei, iar pe cel exterior textul:

Pe plicul exterior nu se vor face alte mentiuni decat cele de mai sus si nu se vor aplica stampile sau alte insemne particulare.

Plicul se va depune la Registratura Centralei CEC Bank din Bucuresti, Str. Ilfov nr. 4, sector 5 pana la data de 27.02.2014, ora 11:00

Ofertele depuse dupa data si ora stabilita nu vor fi luate in considerare.

La solicitarea scrisa a comisiei, ofertele (financiara si/sau tehnica) vor putea fi transmise ulterior si in format electronic (format Excel).

5. Criterii de atribuire

Criteriul de atribuire este oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere tehnico-economic.

CEC BANK S.A.

COMITETUL DE ACHIZITII SI VANZARI

Pentru licitatia privind achizitia

Politei de asigurare CASCO a autoturismelor apartinand CEC BANK S.A.

5

Ofertantii vor formula oferte pentru polite de asigurare cu valabilitate 6 luni si cu valabilitate 12 luni, in aceleasi conditii de asigurare.

Factori de evaluare Puncte

1. Prima de asigurare 60

2. Caracteristici tehnice 40

Total Maximum 100

Punctajele se vor stabilii dupa cum urmeaza:

A. Punctajul financiar se acorda astfel:

Prima de asigurare propusa:

a) pentru cea mai scazuta prima de asigurare se acorda 60 puncte,

b) pentru alta prima decat cea prevazut la lit a), punctajul se acorda astfel:

Punctaj oferta n (financiar) = prima minima*60/prima oferta n

B. Punctajul tehnic se acorda pentru urmatorii factori de evaluare dupa cum urmeaza:

1. Nivelul fransizei pe eveniment - 20 puncte.

a) pentru fransiza 0 se acorda 20 puncte,

b) pentru celelalte se acorda punctajul astfel:

Cea mai mica valoare diferita de zero a altui ofertant va fi punctata cu 99 % din punctajul maxim. Pentru ceilalti ofertanti se utilizeaza ca baza de referinta pentru ponderare cea mai mica valoare diferita de zero.

Punctaj oferta n = Fransiza cea mai mica diferita de zero * 19,8/ Fransiza oferta n

2. Riscuri suplimentare fata de cele solicitate in Anexa 2, in polita de asigurare – 10 puncte.

a) pentru oferta cu cel mai mai mare numar de riscuri suplimentare se acorda 10 puncte,

b) pentru celelalte se acorda punctajul astfel:

Punctaj oferta n = nr. riscuri oferta n * 10/nr. riscuri oferta cea mai buna

3. Limita maxima de despagubire pe eveniment - 5 puncte.

a) pentru oferta cu cea mai mare limita de despagubire se acorda 5 puncte,

b) pentru celelalte se acorda punctajul astfel:

Punctaj oferta n = Limita de despagubire oferta n * 5/Limita de despagubire maxima

4. Limita maxima de despagubire in agregat anual - 5 puncte.

a) pentru oferta cu cea mai mare limita de despagubire se acorda 5 puncte,

b) pentru celelalte se acorda punctajul astfel:

Punctaj oferta n = Limita de despagubire oferta n * 5/Limita de despagubire maxima 6. Evaluarea ofertelor In vederea evaluarii corespunzatoare a ofertelor, contractantul va respecta urmatoarele:

6

- daca se constata ca unul sau mai multi ofertanti au omis sa prezinte anumite documente prin care se confirma indeplinirea cerintelor privind situatia personala, capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, situatia economica si financiara, capacitatea tehnica sau profesionala, CEC BANK SA poate solicita ofertantilor respectivi sa prezinte documentele care lipsesc, cu acordarea unui termen de prezentare de minim 3 zile lucratoare de la data solicitarii;

- daca este cazul, se stabilesc clarificarile necesare privind calificarea, propunerea tehnica si financiara, precum si eventualele completari formale/ confirmari necesare pentru evaluarea fiecarei oferte. Daca ofertantul nu raspunde in termenul acordat, respectiv minim 3 zile lucratoare de la data solicitarii, oferta sa va fi respinsa;

- erorile aritmetice se pot corecta numai cu acceptul ofertantului. In cazul in care ofertantul nu accepta corectia acestor erori, atunci oferta sa va fi respinsa. La corectarea erorilor se va mentine pretul unitar si valoarea exprimata in litere;

- CEC BANK SA respinge ofertele necorespunzatoare, respectiv pe cele irelevante in raport cu obiectul contractului, in urmatoarele conditii:

o atunci cand este depusa de un ofertant care nu indeplineste cerintele minime de calificare;

o atunci cand nu satisface cerintele minime din caietul de sarcini; o atunci cand pretul ofertat este mai mare decat valoarea estimata.

- Ofertantii care au indeplinit cerintele minime de calificare si ale caror oferte tehnice indeplinesc cerintele minime din caietul de sarcini, iar oferta financiara se incadreaza in valoarea estimata, sunt considerate oferte admisibile.

- Asupra ofertelor declarate admisibile, CEC BANK SA va aplica criteriul de atribuire specificat la punctul 5 din caietul de sarcini.

Evaluarea ofertelor se realizeaza prin acordarea, pentru fiecare oferta in parte, pentru fiecare termen de valabilitate a politei de asigurare, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicarii algoritmului de calcul stabilit in documentatia de atribuire. Oferta admisibila cu cel mai mare punctaj este declarata oferta castigatoare.

Oferta declarata castigatoare nu poate fi modificata si constituie parte integranta a contractului.

Ofertantul care a fost declarat castigator va deschide un cont curent la Banca, iar platile aferente contractului se vor efectua in acest cont. In cazuri de egalitate Banca are dreptul de a solicita ofertantilor care au oferit cel mai mic pret o noua propunere financiara in plic inchis, caz in care contractul va fi atribui ofertantului a carui noua propunere financiara are cpretul cel mai scazut. Odata stabilita oferta castigatoare, CEC BANK S.A. va instiinta fiecare ofertant in termen de 3 zile lucratoare de la aprobarea rezultatului procedurii, daca oferta prezentata a fost declarata castigatoare sau nu. Instiintarea se va face prin fax. 7. Precizari suplimentare:

La intocmirea ofertei se va tine cont de urmatoarele date:

- structura parcului auto al bancii;

Pentru Asiguratorii interesati sa oferteze, Anexa ce contine structura parcului Auto se va solicita la Secretariatul Comitetului de Achizitii si Vanzari al CEC BANK S.A., in baza unui acord de confidentialitate semnat de persoana imputernicita din partea Ofertantului (Anexa 1).

- valoarea asigurata va reprezenta valoarea de piata a mijlocului auto, exprimat in moneda nationala. Asiguratorul va preciza criteriile avute in vedere la stabilirea valorii asigurate;

- oferta va fi ferma in lei pe toata perioada pentru care se incheie polita de asigurare;

- plata primelor de asigurare se va face in lei in rate lunare, prin virament;

7

- perioada de asigurare: polita se va incheia pe o perioada de 6/12 luni incepand cu data 01.03.2014, fiind posibila prelungirea contractului.

In cazul prelungirii contractului, asigurarea va putea beneficia de reduceri sau majorari ale primelor de asigurare, pentru absenta, respectiv existenta daunelor pe perioada contractata.

- autovehiculele, achizitionate ulterior incheierii politei, in perioada contractuala asa cum este prevazuta in polita de asigurare, vor intra in asigurare in aceleasi conditii;

- acoperirea riscurilor prezentate in Anexa 2.

- acordarea cu titlu gratuit a asigurarii de accidente a conducatorului auto, inclusiv a persoanelor din autoturism, in limita numarului de persoane ce pot fi legal transportate (asa cum prevad documentele de identificare auto) ;

- in caz de dauna totala, despagubirea se va face la valoarea asigurata. 8. Solutionarea contestatiilor

8.1. Dreptul la contestatie:

- orice ofertant care a participat la procedura si care se considera vatamat intr-un drept ori intr-un interes legitim printr-un act al Bancii, poate inainta contestatie.

8.2. Posibilitatea de contestare:

- impotriva rezultatului procedurii de atribuire se poate formula contestatie;

- contestatia este o cale administrativa de atac si nu inlatura dreptul la actiune al celui care se considera lezat in drepturile sale prin actul Bancii sau prin lipsa acestuia;

- este indreptatit la contestatie numai cel care considera ca a fost lezat in drepturile sale prin comunicarea privind rezultatul procedurii sau prin lipsa acesteia.

8.3. Forma si conţinutul contestatiei

- contestatia se formuleaza in scris si va cuprinde:

a. datele de identificare a contestatorului;

b. obiectul contestatiei;

c. motivele contestatiei;

d. dovezile pe care se intemeiaza;

e. semnatura contestatorului sau a imputernicitului acestuia, precum si stampila persoanelor juridice.

- obiectul contestatiei il constituie numai comunicarea privind rezultatul procedurii.

- contestatia se depune la Registratura Centralei CEC BANK S.A. din str. Ilfov nr. 4, sector 5.

8.4. Termenul de depunere a contestatiei

- contestatia se depune in termen de 3 zile lucratoare de la data comunicarii rezultatului procedurii, sub sanctiunea decaderii.

8.5. Solutionarea contestatiei

- se realizeaza de catre comisia permanenta de solutionare a contestatiei numita prin Ordin al Presedintelui Bancii;

- rezultatul solutionarii contestatiei se comunica catre contestatar de catre comisia de solutionare a contestatiei;

- solutia comunicata este definitiva.

8.6. Retragerea contestatiei

- contestatia poate fi retrasa de contestatar pana la solutionarea acesteia.

- comisia de solutionare va comunica contestatarului ca s-a luat act de renuntarea la contestatie.

8

9. CEC BANK S.A. are dreptul de a anula procedura de achizitie in oricare dintre urmatoarele cazuri:

- se constata nereguli importante in derularea procedurii de achizitie, afectand principiul concurentei loiale;

- toate ofertele depuse nu satisfac exigentele benificiarului;

- nici una dintre ofertele prezentate nu corespund prevederilor din procedura. 10. Termene de plata, conditii de incheiere a politei. Polita de asigurare va fi incheiata la nivelul Centralei CEC BANK SA pentru toate autoturismele ce vor intra in asigurare. Primele de asigurare se vor plati pe baza unui decont de prima emis de asigurator, in contul deschis la CEC BANK SA, in conformitate cu cele stabilite in polita de asigurare. Pentru autoturismele care ies din patrimoniul bancii pe perioada derularii contractului se va returna prima de asigurare pentru perioada de timp ramasa pana la incheierea acestuia. Asiguratorul va acorda o perioada de gratie la plata primelor de asigurare de 30 zile. In cazul in care una dintre parti nu reuseste sa isi indeplineasca obligatiile asumate prin contract sau le indeplineste cu intarziere, cealalta parte are dreptul de a percepe o penalitate de maxim 0,01% pe zi de intarziere din valoarea serviciilor neefectuate, dar nu mai mult decat valoarea asupra carora se calculeaza.

Nota informativa: structura parcului auto va putea suferi modificari pe parcursul derularii politei intrucat vor exista atat cazuri in care unele autovehicule vor fi scoase la vanzare, respectiv scoase din evidentele Bancii, precum si noi achizitii de autovehicule.

Date de contact : Pentru precizari suplimentare, va rugam sa va adresati Secretariatului Comitetului de Achizitii si Vanzari, la numarul de telefon 021.202.50.00, interior 51771.

In speranta unei colaborari cat mai fructuoase, va rugam a ne transmite oferta Dumneavoastra in termenul solicitat.