auditor in domeniul calitatii - curs 9

AUDITOR IN DOMENIUL CALITATII

curs online

1

TEMA 9:

Auditul Resurselor Umane

1. Definirea Auditului Resurselor Umane

2. Procesul de Auditare

3. Activitatea de Audit al Resurselor Umane

Cuprins curs:


Resursele umane sunt considerate in prezent cea mai de pret avutie a intreprinderii, de a caror gestionare depinde viitorul firmei.

Ansamblul schimbarilor din mediul intreprinderii, dezvoltarea informaticii de gestiune, schimbarea mentalitatilor, atat a managerilor cat si a salariatilor, au antrenat dezvoltarea sarcinilor domeniului gestiunii de personal.

in prezent gestiunea personalului nu se mai limiteaza la aspectele cantitative privind efectivele de personal si salariile, ci devine gestiunea oamenilor in timpul muncii, in organizatii , incluzand deci conditiile de munca, relatiile sociale sau relatiile industriale, informarea si comunicarea, climatul social, satisfactia de pe urma muncii prestate, motivatia si alte aspecte calitative referitoare la resursa umana.


umana.

in acelasi timp, schimbari profunde intervin si in domeniile traditionale (salarizare, recrutare, formare etc.) datorita modificarilor legislative, sociale, culturale si aparitiei unor institutii specializate care asigura servicii de consultanta in domeniul gestiunii de personal, cum sunt cabinetele de recrutare, organismele de formare, oficiile de informatica, auditorii sociali.

in domeniul gestiunii resurselor umane s-au conturat mai multe componente care pot fi sintetizate astfel: gestiunea efectivelor de personal; gestiunea relatiilor sociale; gestiunea relatiilor umane; controlul social; auditul social;


auditul social; cercurile de calitate.

Definitie:Auditul resurselor umane este considerat un sistem de consultare interna, o analiza analitica independenta a resursei umane din cadrul unei organizatii.

Conform Jacques Ingalens auditul unei resurse umane reprezinta o interpretare cu privire la calitatea resurselor umane ale unei organizatii, adica o analiza a aptitudinilor resursei umane in indeplinirea solicitarilor din partea organizatiei( aptitudini calitative si cantitative)

Conform Bill Coy un audit al resurselor umane reprezinta un proces de politici, proceduri de lucru, documentari, sisteme si modalitati de cercetare cu privire la activitatile resursei umane in organizatie


documentari, sisteme si modalitati de cercetare cu privire la activitatile resursei umane in organizatie

Conform J. Stettler si B. Collins : Un audit de resurse umane reprezinta o enumerare sau o auditie inainte de a realiza evaluarea sau aprecierea

Auditul resurselor umane evidentiaza necesitatea acestuia in cresterea eficacitatii unei organizatiiatat din punct de vederea al produselor/ serviciilor comercializate, cat mai ales la eficientizareaproductivitatii, a normelor impuse si mai ales a calitatii resursei umane.

Auditul resurselor umane reprezinta un instrument de analiza, cu urmatoarele caracteristici:

duce la identificarea si imbunatatirea a ceea ce lipseste intr-o organizatie insa nu precizeaza in mod direct si ceea ce trebuie facut in directia rezolvarii problemelor.

masoara gradul in care un angajator satisface obligatiile legale in gestionarea fortei de munca si


masoara gradul in care un angajator satisface obligatiile legale in gestionarea fortei de munca sipentru a implementa masurile corective care se impun.

furnizeaza feed-back in legatura cu functiunea de resurse umane, mai ales a modului in care aceasta isi desfasoara activitatile.

Intrebarile fundamentale ce definesc auditul resurselor umane sunt: Cum ar trebui sa fie forma de organizare ?Care este numarul si calificarea necesara ?

...a resursei umane a unei organizatii, pentru indeplinirea eficienta a obiectivelor companiei?

Un audit de resurse umane poate sa: identifice rezultatele recomande actiuni ..in baza informatiilor culese de audit


Auditul resurselor umane realizeaza o examinare a practicilor si a politicilor organizatiei ce implicaresursele umane.

Scopul auditului :Identifica diferentele dintre ceea ce se intampla in realitate si ceea ce trebuie sa se intample intr-o organizatie

Eliminind diferentele identificate, o organizatie poate sa-si asigure o conducere eficienta a proceselor fiind mai eficienta in identificarea punctelor forte si slabe ale organizatiei si a domeniului in care se pot aduce imbunatatiri

Auditul resurselor umane evalueaza activitatea resurselor umane dintr-o organizatie cu scopul de a o imbunatati.

ROLUL AUDITULUI RESURSELOR UMANE

Scopul unui audit de resurse umane este de:

evaluare a eficacitatii functiunii de resurse umane si de a asigura regulile de conformitate.

demonstrarea contributiei departamentului de resurse umane la realizarea obiectivelor organizatiei;

cresterea gradul de profesionalism al departamentului de resurse umane;


asigurarea concordantei dintre strategia resurselor umane si strategia globala a organizatiei;

identificarea problemelor majore legate de personal;

garantarea respectarii continue a prevederilor si modificarilor aduse Codului Muncii;

asigurarea optimizarii costurilor de personal;

stimularea investitiilor in domeniul resurselor umane

compararea muncii resurselor umane din organizatie cu alte organizatii similare pentru asigurarea imbunatatirii continue

Cel mai important criteriu de respectare in domeniul auditului resurselor umane este aspectul legal.

Exista anumite riscuri legate de:

modalitatea angajarilor modalitatea concedierilor acordarea de beneficii angajatilor respectarea programului de lucru intocmirea regulamentelor de ordine interioara


intocmirea regulamentelor de ordine interioara intocmirea fiselor de post discriminarile de orice natura etc

Pentru a evalua gradul de expunere a unei companii in eventualitatea initierii unui proces juridictrebuie avute in vedere cerintele legale din fiecare din aceste riscuri, mentionate anterior

SCHEMA PROCESULUI AUDITARII RESURSELOR UMANE

Aceasta organizare schmatica trebuie saRaspunda de urmatoarele intrebari:

Cine este responsabil de audit?

Cine comanda auditul?

ORDONATORUL DE AUDIT

AUDITORUL

Specialistul- Expertul


Cine este auditat?

ORDONATORUL DE AUDIT organizatia sau departamenul care solicita auditarea

AUDITORUL (specialistul, expertul) persoana sau echipa ce implementeaza si rezum auditul

ENTITATEA AUDITATa resursele umane ale firmei

Specialistul- Expertul

ENTITATEA AUDITATA

Resursele uname ale organizatiei

Ordonatorul de audit este reprezentata o persoana (sau o echipa) fizica / juridica ce este interesataca resursele umane sa fie actioneze performant, competitiv si eficient in conformitate cu prevederileinterne ale organizatiei in atingerea obiectivelor specifice

Reprezinta autoritatea, entitatea imputernicita (organizatia), care stabileste principalele argumente cestau la baza definitii misiunii de audit. Din echipa de ordonatori de audit fac parte: consiliul de administratie al organizatie, actionarilor sau finantatorii organizatiei, conducatorul pentru structurile subordonate (departamentul de resurse umane).


conducatorul pentru structurile subordonate (departamentul de resurse umane).

Entitatea auditata este reprezentata de resursele umane ( angajatii) unei organizatiiDaca auditarea se realizeaza doar pentru anumit departament, atunci entitatea audiata va fireprezentata de angjarii respectivului departament.

Auditorul este Specialistul sau o echipa de specialisti solicitat sa faca evaluarea din punct de vedere calitativ a performantelor resurselor umane.

Expertul are o pozitie de arbitru, fiind in acelasi timp si: ordonatorului de audit - o opinie fundamentata a unui specialist in legatura cu calitatea resurselor umane cercetata entitate auditata - doreste sa prezinte situatia intr-un mod favorabil departamentului din care provine.

Obligatiile unei echipe de audit al resurselor umane:

sa identifice ce persoane sunt raspunzatoarede fiecare activitate desfasurata in departamen;

sa determine obiectivele cerute in vederea indeplinirii fiecarei activitati;

sa mentioneze politicile si procedurile folosite pentru a realiza aceste activitati;

sa intocmeasca un raport de calitate(imbunatatiri) corespunzator a obiectivelor, politicilor sipocedurilor de lucru;


pocedurilor de lucru;

sa dezvolte un plan de actiune pentru a putea evita greselile potentiale din fiecare activitate in parte;

sa urmareasca indeplinirea planului de actiune ulterior auditului in vederea evitarii pe viitor a problemelor descoperite in timpul auditarii.

Exista mai multe perspective de analiza a auditului resurselor umane:

din punct de vedere tehnico-organizatoric, din puct de vedere socio-psihologic si economic. din punct de vedere economic

a) Din punct de vedere tehnico-organizatoric, auditul resurselor umane este o forma de verificare a documentatiei si o analiza a indicatorilor per activitati, care analizeaza eficienta activitatilor uneiorganizatii.In practica in SUA si Europa de Vest auditul resurselor umane consta in:


In practica in SUA si Europa de Vest auditul resurselor umane consta in: analiza datelor analiza indicatorilor de fluctuatie a personalului, atitudinea resurselor umane fata de locul de munca gradul de satisfactie a personalului angajat

b) Din punct de vedere socio-psihologic reprezinta o evaluare a relatiilor de munca din companie pentru mentionarea factorilor esentiali ai motivarii si identificarea rezervelor de optimizare a activitatii firmei din punctul de vedere subiectiv al personalului

c) Din punct de vedere economic al auditului resurselor umane .

Sunt necesare urmatoarele analize:

stabilirea competitivitatii companiei se realizeaza comparand indicatorii sociali si economici aiunei tari cu normele de munca stabilite prin lege

stabilirea eficientei functionarii departamentului de resurse umane, - determina rolul pe care il detine o companie prin resursele sale in cresterea puterii concurentiale;


stabilirea eficientei economice a insusi auditului- se realizeaza prin compararea costurilor de audit cu efectele inregistrate in urma auditarii.

Principalele domenii ale auditului resurselor umaneFunctiile sistemului de auditare Continutul Auditului Resurselor Umane ( Ce se analizeaza?)

Formarea politicii de personal in organizatie

Conditiile politicilor de personal,Corespondenta cu strategia de dezvoltare a firmei: interdependentele inter-departamentale,specificul organizatiei , conditiile interne etc

Planificarea resurselor umane Evaluarea resurselor existente, Scopurilorperspectivelor de dezvoltare, Necesarul de personal din viitor de personal Fluctuatia de personal;

Utilizarea resurselor umane Gradul de ocupatie a personalului;Stabilitatea personalului;

Recrutarea si selectia resurselorumane

Evaluarea metodelor si procedurilor de recrutarecosturile recrutarii;


umane costurile recrutarii; eficienta recrutarii Eficienta procedurilor de selectie;

Evaluarea profesionala a resurselor umane

Metodele de evaluare a personalului, Eficienta metodelor de evaloareEfectele aduse de procesul de evaluare

Adaptarea resurselor umane metodele utilizate pentru integrarea personalului in organizatie, Eficienta metodelor de integrareIdentificare problemelor de adaptare

Training-ul resurselor umane scopurile si formele de training, Continutul programei de trainningeficienta si rezultatele programului de training;

Dezvoltarea carierei profesionale a resurselor umane

Analiza sistemului de dezvoltare a personalului din organizatie; analiza postului; analiza planuluide dezvoltare a personalului, eficienta metodelor utilizate;

Organizarea si desfasurarea procesului de munca

Analiza conditiilor de munca, tehnicile de securitate; analiza procesului de normare a muncii; evaluarea productivitatii muncii; analiza investitiilor din aceasta sfera si rezultatele obtinute;

Motivarea si stimularea resurselorumane

Analiza formelor de motivare, relatia lor cu motivarea personalului; analiza nivelului si structuriide salarizare; aprecierea concordantei dintre formele de motivare si scopurile organizatiei;

Conform Mc Connell exista 16 categorii de activitati analizate de Auditul Resurselor Umane :

1. Misiunea departamentului de resurse umane; 2. Organizarea departamentului de resurse umane; 3. Angajatii departamentului de resurse umane; 4. Relatiile de munca cu alte organizatii; 5. Recrutarea si selectia; 6. Educarea, training-ul si dezvoltarea;


6. Educarea, training-ul si dezvoltarea; 7. Relatiile intre angajati; 8. Beneficiile; 9. Compensatiile; 10. Planificarea resurselor umane; 11. Dezvoltarea organizatiei; 12. Diversitatea si echitabilitatea oportunitatilor de angajare; 13. Masuri de protectie a muncii; 14. Paza si protectia; 15. Echipamente si facilitati; 16. Documentarea si sistemul informational.

1.Misiunea departamentului de resurse umane- analizeaza obiectivul principal si scopul departamentului de resurse umane in cadrul organizatiei, si legatura sa cu misiunea generala a firmei.

2. Organizarea departamentului de resurse umane urmareste relatiile departamentului cu celelalte departamente si cu angajatii firmei.

3. Angajatii departamentului de resurse umane urmareste in special selectia, training-ul, motivarea si dezvoltarea resurselor umane

4. Relatiile de munca analizeaza rolul resurselor umane in relatiile firmei cu orice tip


4. Relatiile de munca analizeaza rolul resurselor umane in relatiile firmei cu orice tip de sindicat, organizatie, asociatie pentru forta de munca, incluzand aici si campaniile pentru organizarea fortei de munca.

5. Recrutare si selectie sunt analizate metodele de evaluare si obtinere a candidatilor calificati, atat din surse interne cat si din surse externe, pentru ocuparea posturilor din toata organizatia.

6. Educarea, training-ul si dezvoltarea analizarea training-ului performant, al abilitatilor angajatului si dezvoltarea carierei acestuia, utilizand atat resurse interne cat si externe.

7. Relatiile dintre angajati -analizeaza politicile si procedurile ce determina conditiile de angajare / demitere, incluzand aici si alte activitati specifice ale resurselor umane

8. Beneficiile -reprezinta totalitatea compensatiilor in natura (nu in bani) oferite angajatilor de catre organizatie. Aici includem (dar nu limitam) asigurarile de sanatate, planurile de pensiiprivate, concediile platite

9. Compensarile - reprezinta totalitatea platilor in bani facute de organizatie catre angajat si, de


9. Compensarile - reprezinta totalitatea platilor in bani facute de organizatie catre angajat si, de asemenea, sistemele de evaluare a posturilor, de determinare a nivelului salariilor si a modificarii lor, de determinare a comisioanelor, a platilor stimulative, a bonusurilor etc.

10. Planificarea resurselor umane, - analizeaza colectarea si analiza datelor ce determinaplanurile strategice( pe termen lung) si tactice( pe termen scurt)

11. Dezvoltarea organizatiei - se pune baza pe imbunatatirea comunicarii si mai buna intelegere a tuturor obiectivelor, activitatilor etc. din cadrul organizatiei

12. Diversitatea si echitabilitatea oportunitatilor de angajare -se refera la dezvoltarea si implementarea de programe ale fortei de munca pentru a maximiza oportunitatile si posibilitatile de angajare a oamenilor productivi, care poseda caracteristici, calificari si talente diferite.

13. Normele de protectie a muncii reprezinta o cerinta obligatorie in asigurarea respectarii prevederilor legale locale, guvernamentale si / sau nationale respectand regulile si practicile de siguranta stabilite de catre firma.

14. Securitatea in munca - mentinerea si protejarea angajatilor, a bunurilor acestora, a bunurilor firmei, a documentelor cu referire la resursa umana, a informatiilor si a facilitatilor oferite angajatilor.

15. Facilitati si echipamente - necesare pentru indeplinirea in conditii optime a indatoririlor fata de firma, a indeplinirii misiunii departamentului resurselor umane si pentru maximizarea utilitatii lor pentru organizatie.


si pentru maximizarea utilitatii lor pentru organizatie.

16. Documentarea si sistemul informational reprezinta ansamblul datelor, informatiilor, fluxurilor si circuitelor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie la stabilirea si realizarea obiectivelor organizatiei.

OBIECTIVELE AUDITULUI RESURSELOR UMANE

a. Obiective organizationale - Frecvent se foloseste tipul de interviu prin care participantii in acest proces revad descrierea postului si ajusteaza continutul acestuia. Un exemplu de obiectiv organizational poate fi formulat astfel: Sa asigure coerenta performantelor si contributiilor individuale cu misiunea, strategia si obiectivele generale.

b. Obiective psihologice - Individul simte nevoia sa situeze contributia sa in raport cu normele, sa cunoasca asteptarile superiorilor sai.

c. Obiective de dezvoltare - Sa se cunoasca modul in care persoana poate evolua intr-o


c. Obiective de dezvoltare - Sa se cunoasca modul in care persoana poate evolua intr-o organizatie, sa furnizeze mijloace pentru imbunatatirea sa; o mai buna cunoastere a obiective de dezvoltare.

d. Obiective tehnice. Pot fi: evolutia individuala; atribuirea anumitor prime/ sporuri / bonusuri; evolutia in cariera(promovare, transferar, retrogradare, acreditari, certificari, etc); analiza unor nevoi de formare; constituirea pe baza de performante

ETAPELE AUDITULUI RESURSELOR UMANE

1.Cunoasterea aspectelor legale nationale referitoare la gestionarea resurselor umane;

2.Strangerea de informatii referitoare la mediul operativ si despre procedurile necesare legate de practicile si politicile utilizate in gestionarea resurselor umane

3.Analiza informatiilor in sensul analizei practicilor si politicilor de gestionare a resurselor umane, pentru a fi evitate situatiile in care angajatii sa pretinda daune, despagubiri;


despagubiri;

4.Prezentarea unei planificari a actiunilor cu referire la modul cum trebuie

Metode si tehnici utilizate in etapa de culegere a informatiilor calitative sicantitative:

1. Observarea instantanee, 2. Interviul3. Chestionarul4. Ancheta de opinie,5. Inspectia


5. Inspectia6. Testul7. Consultarea arhivelor si a bazelor de date8. Fotografierea zilei de munca9. Esantionarea.

Metode si tehnici utilizate in etapa de evaluare a informatiilor culese : 1. Scara Thurstone; 2. Scara Lickert; 3. Scara Guttman4. Scale de evaluare grafice5. cale de evaluare cu pasi multiplii; 6. Scala standardizata;


7. Scala pe puncte; 8. Scale de evaluare axate pe comportament; 9. Scale de observare a comportamentului. 10. Metoda incidentelor critice; 11. Scala gradata a comportamentelor; 12. BARS (Behavionally Anchored Rating Scales).

Metode si tehnici utilizate in etapa de analiza a rezultatelor :1. Metode de vizualizare analizele factoriale, analiza componentelor principale (ACP), analiza corespondentelor (AFC), analiza preferintelor.

2. Metode de structurare vizeaza clasificarea sau ordonarea indivizilor dupa valorile variabilelor selectionate.

3. Metode de interactiune dintre variabile - regresiile,


3. Metode de interactiune dintre variabile - regresiile, analizele canonice, analizele discriminante.

4. Analizele de segmentare analiza documentelor privind resursele umane analiza comparativa sau benchmarking-ul

Metode si tehnici utilizate in etapa de planificare a actiunii :

1.Revizuirea informatiilor stranse si identificarea categoriilor ce necesita imbunatatiri.

2.Clasificare a acestor categorii in functie de gravitatea problemelor aparute.

3. Completarea unui formular specific intocmirea unui raportul de audit


4.Implementarea activitatilor specificate, delegarea sarcinilor specifice si controlul rezultatelor

auditor in domeniul calitatii - curs 9

Documents