analiza posturilor la organizația avon cosmetics românia

Analiza posturilor la organizația Avon Cosmetics România

Analiza posturilor este una dintre cele mai importante activităţi ale managementului RU şi se referă la conţinutul şi cerinţele posturilor şi nu la analiza persoanelor care le ocupă.

Principalele obiective ale analizei posturilor:

Simplificarea muncii (studiul metodelor de muncă şi reproiectarea posturilor) Stabilirea standardelor de muncă (normarea muncii) Susţinerea altor activităţi de personal (elaborarea fişelor de post, etc.)

Procesul analizei posturilor:

1. Analiza structurii organizatorice2. Folosirea informaţiilor analizei posturilor3. Selectarea posturilor ce vor fi analizate4. Colectarea datelor folosind tehnici acceptate de analiză5. Pregătirea descrierii postului6. Pregătirea specificaţiei postului7. Proiectarea postului8. Implementarea proiectării postului.

In ceea ce priveste politica de recrutare, Avon Romania este o companie care creste in general din interior, potrivit directorului sau de HR. "Exista un balans foarte bun intre promovarile interne si recrutarea externa, astfel fiind asigurate atat dezvoltarea carierei pentru angajatii existenti, cat si infuzia de 'sange proaspat'", apreciaza Golesteanu. El spune ca pozitiile manageriale devenite vacante sunt cel mai adesea ocupate de angajatii existenti ce au fost pregatiti pentru aceste promovari, in timp ce pentru pozitiile de "entry level" se fac, in general, recrutari directe.

Avon Cosmetics folosește următoarele metode de analiză a posturilor:

Interviul: Asigură o obiectivitate mai mare a informațiilor dar nu poate surprinde totalitatea elementelor funcționale și structurale ale unui post. Interviul este, in general, realizat individual. Interviul de grup este realizat cand avem mai multe posturi cu acelasi specific. In cazul interviurilor de grup gradul de obiectivitate este mai mare comparativ cu interviurile individuale.

Chestionarul de Analiză a postului:Informaţiile adunate pe baza acestui chestionar vor fi folosite pentru crearea unei structuri a postului care va indica compatibilitatea cu un anumit post. La completarea chestionarului, se folosesc toate resursele, cum ar fi fişa postului, cunoştinţele despre acesta şi experienţa în acest post.

1.Acest post presupune utilizarea unui vocabular de nivel universitar…

2. Acest post necesită înţelegerea sensurilor cuvintelor…

3. Acest post necesită abilităţi de folosire a cuvintelor compuse…

4. Acest post presupune folosirea cuvintelor în rezolvarea problemelor…

5. Acest post necesită recunoaşterea conceptelor comune între idei diferite în aparenţă…

6. Acest post solicită interpretarea cuvintelor compuse…

7. Acest post presupune lucrul cu numere…

8. Acest post necesită folosirea calculelor numerice…

9. Acest post necesită lucrul cu formule numerice…

10. Acest post necesită înţelegerea conceptelor derivate din numere…

11. Acest post necesită interpretarea informaţiilor pe baza cifrelor…

12. Acest post necesită utilizarea strategică a numerelor…

13. Acest post necesită capacitatea de a acţiona cu rapiditate…

14. Acest post necesită asumarea riscurilor în procesul de luare a deciziilor…

15. Acest post necesită să acorzi timp pentru o abordare chibzuită şi metodică…

16. Acest post necesită să te ocupi singur/ă de noi acţiuni…

17. Acest post necesită capacitatea de a te acomoda cu faptul că ceilalţi trasează planul acţiunii…

18. Acest post presupune obişnuinţa cu feedback frecvent din partea supervizorului.…

19. Acest post presupune lucrul într-un mediu competitiv…

20. Acest post presupune înţelegerea detaliilor necesare desfăşurării activităţii…

21. Acest post necesită abilitatea de a-i convinge pe ceilalţi…

22. Acest post necesită lucrul cu date financiare şi/sau cu proceduri administrative…

23. Acest post necesită înţelegerea sistemelor din cadrul companiei…

24. Acest post necesită să te acomodezi şi să te conformezi procedurilor operaţionale standard …

25. Acest post necesită ajutarea celorlalţi…

26. Acest post necesită preocuparea continuă pentru bunăstarea celorlalţi…

27. Acest post presupune pregătirea sau îndrumarea celorlalţi…

28. Acest post necesită desfăşurarea unor activităţi ştiinţifice şi/sau tehnice…

29. Acest post necesită căutare de informaţii şi/sau interacţiune cu documente tehnice…

30. Acest post necesită analizarea datelor şi conceperea ipotezelor…

31. Acest post necesită lucrul cu unelte şi/sau echipament mecanic…

32. Acest post necesită înţelegerea modului de funcţionare a unui angrenaj mecanic…

33. Acest post necesită lucrul în aer liber şi/sau cu utilaje…

34. Acest post necesită capacitatea de a gândi într-un mod original şi creator…

35. Acest post oferă libertatea de a fi original…

36. Acest post necesită acomodarea într-un mediu de muncă bine organizat…

37. Acest post permite o abordare bazată pe intuiţie în rezolvarea problemelor…

38. Acest post necesită abilitatea de a lua decizii într-o manieră realistă şi practică…

39. Acest post necesită capacitatea de a fi obiectiv/ă în luarea deciziilor…

40. Acest post necesită abilitatea de automotivare…

41. Acest post necesită abordarea mai multor obiective în acelaşi timp…

42. Acest post presupune acceptarea supervizării în ceea ce priveşte fixarea ritmului de lucru…

43. Acest post presupune responsabilitatea conducerii celorlaţi…

44. Acest post necesită abordarea cu diplomaţie a celorlalţi…

45. Acest post necesită permiterea altcuiva să fixeze cursul de desfăşurare a activităţilor...

46. Acest post necesită capacitatea de a lucra izolat/ă…

47. Acest post presupune lucrul în echipă …

48. Acest post necesită implicare activă în relaţiile interpersonale…

49. Acest post necesită acomodarea permanentă cu constrângerile organizaţionale …

50. Acest post permite contestarea abordării tradiţionale a sarcinilor…

51. Acest post necesită capacitatea de a te acomoda cu programul de rutină stabilit…

52. Acest post presupune menţinerea unei atitudini prudente şi vigilente…

53. Acest post necesită acceptarea motivelor celorlalţi aşa cum sunt prezentate…

54. Acest post necesită păstrarea unei atitudini pozitive privind oamenii şi rezultatele…

55. Acest post permite posibilitatea de a contesta ideile şi planurile celorlalţi …

56. Acest post presupune să fii motivat de un mediu de muncă cooperant şi armonios…

57. Acest post necesită preocuparea pentru nevoile celorlalţi…

Completarea formularului de inscriere: O metodă folosită in general de companiile care se ocupă vânzarea de produse cosmetice prin reprezentanții de vânzări.

Fișa de post

Existenţa unei fişe a postului are o triplã importanţã:

a) pentru ca raporturile de muncã sã se desfãşoare în condiţii bune, acestea conţinând o serie de informaţii privind limitele de responsabilitate, atribuţiile, interacţiunea cu alte posturi, condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească cel care ocupă postul respectiv; serveşte ca punct de pornire în întocmirea anunţurilor de recrutare;

b) în cazul unui conflict de muncă ajuns în instanţã, fişa postului poate fi folosită ca probă;

c) pentru construirea cu profesionalism a grilelor de salarizare (este un instrument de evaluare a performanţelor angajaţilor).

FIȘA POSTULUI Agent Call-Center

I.Descrierea postului

1.Titlul postului: Agent Call-Center

2.Departamentul de care aparține postul: Contact Center.

3.Relațiile de subordonare:Manager Departament Resurse Umane/Asistență

4.Descrierea sarcinilor:

Primește și răspunde intrebărilor și solicitărilor venite din partea Reprezentanților, Directorilor de zonă și Clienților atât prin telefon, cât și prin e-mail.

Soluționează solicitările primite din partea Reprezentanților, Directorilor de zonă și Clienților.

Furnizează informații referitoare la produse, programe, oferte și servicii. Păstrează un inalt standard al indicatorilor de performanța privind servirea clienților.

5.Mașini,echipamente și instrumente: Calculator,căști,

6.Condițiile de muncă:

muncă ce presupune comunicarea prin telefon muncă de birou responsabilitate ridicată pentru rezultate logistică: birou personal, laptop, telefon fix, acces la imprimantă, acces la copiator

7.Hazardul:există riscul să se ivească o pană de curent(se pierde legătura);

8. Programul de lucru:

Normă intreagă:40 de ore de lucru pe săptămână

program de lucru zilnic: 09.00-17.30

Jumătate de normă: 20 de ore de lucru pe săptămână program de lucru zilnic: 17.30-22.00

9.Nivelul de salarizare:

Remunerare conform politicii companiei

Transferul pe o poziție ierarhică superioară sau intr-un alt domeniu de activitate se face in funcție de nevoile organizaționale, dar și de acumularea de noi deprinderi și capacități specifice.

Limită inferioară: (pentru program part-time) 300 lei- Limită superioară 500 leiLimită inferioară: (pentru program full-time) 700 lei- Limită superioară 1100 lei

10.Beneficii: -Cadouri și petreceri de Crăciun;

-Bonusuri in funcție de performanțe;

-Eliberare adeverință de practică(pentru studenți).

11.Indicatori de performanță: Nr. de apeluri recepționate intr-o zi de lucru;

12.Comunicare: -pe verticală cu șefii;

-pe orizontală cu clienții, alți angajați, pentru a răspunde la intrebări,

disemina sau explica informația și pentru a prelua comenzi și adresa plângeri;

II.Specificația postului:

1.Studiile: Studii superioare (in curs sau finalizate);

2.Experiență:Nu este necesară;

3.Abilități: -Cunostinte de utilizare a calculatorului – MS Office (Word, Excel);

-Bune abilități de comunicare, atât verbal cât și in scris;

-Cunoștinte excelente de limba română;

-Capacitatea de lucru in echipă;

-Capacitatea de a găsi soluții.

4. Carnet de conducere: Nu este necesar

5. Disponibilitate pentru program prelungit: Nu este necesar

6. Limbi străine: Engleză-nivel mediu(scris și vorbit)

7. Altele: Rezistență la stres.

FIȘA POSTULUI Reprezentat vânzări directe

I.Descrierea postului:

1.Titlul postului: Reprezentat vânzări directe

2.Departamentul de care aparține postul: Departamentul de Vânzări

3.Relațiile de subordonare:Coordonator zonal,Asistent Manager.

4.Descrierea sarcinilor: - prezentarea catalogului in cercul de prieteni și cunoștințe; - preluarea comenzilor de la prieteni; - predarea produselor; - plătirea facturii către Avon, care are un termen de 14 zile de la primirea coletului;

5.Mașini,echipamente și instrumente: Broșuri Avon

6.Condițiile de muncă: Muncă pe teren,la birou.

7.Hazardul:există riscul ca un client să nu iși plătească produsele,distribuitorul să nu

livreze coletul la timp și să se piardă clienții;

8. Programul de lucru: In funcție de prioritățile agentului

9. Beneficii: * posibilitatea de a plasa comenzi pe internet, fără a mai fii necesară

deplasarea la sediul zonei;

* experiențe cu oameni diferiți, SE POATE DEMARA PROPRIA AFACERE având

ca partener pe unul dintre cei mai mari si mai de succes producători de cosmetice din lume;

* câștiguri intre 15% - 40%;

* curs gratiut cosmetică, machiaj și tehnici de vânzare cu diplomă

"Beauty&Business";

* cadourii motivaționale constând in cele mai populare produse Avon;

* inscriere gratuită;

* posibilitatea de promovare;

* livrarea coletelor la domiciliu;

* ajutor din partea Coordonatorului in activitate ;

* Este soluția perfectă pentru oricine iși dorește să câștige bani intr-un mod usor și

plăcut. Nu contează dacă aveți deja un loc de muncă.

11.Indicatori de performanță: Nr. de persoane cărora se vinde,costul facturilor;


-pe orizontală cu clienții;

II.Specificația postului: 1.Studiile: Studii medii (in curs sau finalizate);

2.Experiență:Nu este necesară;

3.Abilități: -Cunostinte de utilizare a calculatorului-Internet;

-Bune abilități de comunicare, atât verbal cât și in scris;

-Spirit persuasiv;

-Abilități de convingere.

4. Carnet de conducere: Nu este necesar

FIȘA POSTULUI Asistent Manager de țară

I.Descrierea postului

1.Titlul postului: Asistent Manager

2.Departamentul de care aparține postul: Administrativ.

3.Relațiile de subordonare:Director Regional

4.Descrierea sarcinilor: - preluarea și direcționarea apelurilor telefonice

- primirea vizitatorilor si anuntarea persoanelor de contact din societate

- preia, inregistrează, distribuie la compartimentele implicate corespondența

- indosariază și arhivează corespondența primită din partea partenerilor, clienților și a celorlalți angajați

- redactează corespondența de afaceri necesară desfășurării activității zilnice

- asigură transmiterii documentelor prin poștă, fax, e-mail

- actualizează baza de date documente

- asigură logistica de călătorie pentru conducerea firmei (rezervări hotel transport)

- elaborează și redactează documente și rapoarte cerute de management

- procură rechizite și consumabile de birou și alte materiale necesare funcționării biroului

- convoacă participanții la sedințele firmei

- participă la ședințele de lucru și redactează minuta intâlnirilor

- participă la organizarea evenimentelor din cadrul firmei -compileaza, sorteaza, copiaza si indosariaza documentele ce tin de activitatea adiminstrativa, de tranzactiile efectuate si de alte activitati

-calculeaza, inregistreaza si verifica date si alte informatii, cum ar fi dosare sau rapoarte

-mentine si actualizeaza inventarele, dosarele, listele de email, sistemele de baze de date, manual sau folosind computerul

- actualizeaza lista de telefoane

-revizuieste dosarele si alte documente pentru a obtine informatiile necesare ca sa raspunda la solicitari

-studiaza si revizuieste procedurile companiei sau ale departamentului

-pastreaza confidentialitatea privind documentatia interna si procedurile companiei

5.Mașini,echipamente și instrumente: automobil de serviciu,telefon mobil.

6.Condițiile de muncă:

muncă ce presupune comunicare foarte extinsă in mai multe direcții și modalități ( in persoană, prin telefon, e-mail, fax)

muncă de birou muncă foarte structurată responsabilitate ridicată pentru rezultate logistică: birou personal, laptop, telefon fix, acces la imprimantă, acces la copiator

7.Hazardul:pierderea unor informații ce pot afecta bunul mers al companiei,

8. Programul de lucru:

Normă intreagă: 40 de ore de lucru pe saptamana

program de lucru zilnic: 8.30-17.30

pauza de masa: 12.00-13.00

9.Nivelul de salarizare:

Remunerare conform politicii companiei Limită inferioară: (pentru program full-time) 2000 lei- Limită superioară 3500 lei

10.Beneficii: -Cadouri de sărbători,Bonusuri in funcție de performanțe

11.Indicatori de performanță: Bunul mers al organizației,Comunicarea eficientă cu celelalte de partamente și șefii;


-pe orizontală cu clienții, alți angajați.

II.Specificația postului:

1.Studiile: Studii superioare finalizate;

Cursuri speciale: comunicare, planificare și organizare, editare pe calculator,etc

2.Experiență:minim 2 ani pe poziții administrative;

3.Abilități:

Management al stresului

Management al timpului

Evaluare si luare de decizii

Selectarea rapida a informatiei relevante

Monitorizare

Fluenta verbala si scrisa

Utiizare a programelor de calculator (Microsoft Office si baze de date)

Abilitati de a utiliza corect limbile romana si engleza

Excelente abilitati interpersonale

Abilitati de a munci in echipa

Gandire critica

Ascultare creativa

Claritatea discursului

Intelegere si exprimare orala si scrisa

Capacitate de analiza si sinteza

Aptitudini de invatare

Planificare si organizare a operatiilor si activitatilor

Atentia concentrata si distributiva

Rezistenta la efort intelectual prelungit

Abilitati foarte bune de luare a deciziilor

Calitati personale: Loialitate

Responsabilitate

Prudenta

Tenacitate

Rigoare

Adaptabilitate

Eficienta

Inteligenta

Atentie sporita la detalii

Cooperare

Autocontrol

Activa

Integritate profesionala ( atitudine profesionala impartiala, profil etic)

Deschidere si flexibilitate (open-minded)

4. Carnet de conducere: Categoria B(constituie un avantaj)

5. Disponibilitate pentru program prelungit: prelungirea programului de lucru până la

3h in zilele mai incărcate.

6. Limbi străine: Engleză-nivel avansat(scris și vorbit)

7. Altele: Rezistență la stress.

Evaluarea factorială a postului ”Operator Call Center”bazată pe punctaj

FACTORI PUNCT

AJ

MAXIM

PONDERE SUBFACTORI

PUNCTAJ ALOCAT PE NIVELURI

PONDEREA

SUBFACTO

RILOR DIN

TOTALUL

POSTULUI1 2 3 4 5APTITUDINI

CAPABILITĂ

ȚI

300 30%

1.Cunoștințe profesionale 7 14 21 28 35

2.Aptitudini analitice și de judecată

12 24 36 48 60

3.Apt.de planificare și organizare

8 16 24 32 40

4.Abilități de comunicare și relaționare

14 28 24 56 70

5.Studii 12 24 36 48 60

6.Experiență 7 14 21 28 35

EFORT

100 10%

7.Fizic 4 8 12 16 20

8.Mental 10 20 30 40 50

9.Emoțional 6 12 18 24 30

CONDIȚIIL

E

POSTULUI

200 20%

10.Condiții de muncă 12 24 36 48 60

11.Echipamente și material utilizate

16 32 48 56 80

12.Riscuri 12 24 36 48 60

RESPONSABI

LITĂȚI

400 40%

13.Pt.decizii și acțiuni 16 32 48 56 80

14.Pt.resurse umane 10 20 30 40 50

15.Pt.resurse financiare 10 20 30 40 50

16.Pt.resurse materiale și informaționale

10 20 30 40 50

17.Privind dezvoltarea de planuri și proceduri

9 18 27 36 45

18.Privind Cercetarea-Dezvoltarea

7 14 21 28 35

19.Privind rel.cu clienții și furnizorii

18 36 48 72 90

TOTAL

PUNCTAJ

1000 100%

Evaluarea factorială a postului ”Operator Call Center”bazată pe punctaj

FACTORI PUNCT

AJ

MAXIM

PONDERE SUBFACTORI


PONDEREA

SUBFACTO

RILOR DIN

TOTALUL


CAPABILITĂ

ȚI

300 30%

1.Cunoștințe profesionale 7 14 21 28 35 1.118%


12 24 36 48 60 7.66%


8 16 24 32 40 3.83%


14 28 24 56 70 11.18%

5.Studii 12 24 36 48 60 7.66%

6.Experiență 7 14 21 28 35 1.11%

EFORT

100 10%

7.Fizic 4 8 12 16 20 0.638%

8.Mental 10 20 30 40 50 7.98%

9.Emoțional 6 12 18 24 30 2.87%

CONDIȚIIL

E

POSTULUI

200 20%

10.Condiții de muncă 12 24 36 48 60 3.83%


16 32 48 56 80 12.77%

12.Riscuri 12 24 36 48 60 7.66%

RESPONSABI

LITĂȚI

400 40%

13.Pt.decizii și acțiuni 16 32 48 56 80 5.11%

14.Pt.resurse umane 10 20 30 40 50 1.59%

15.Pt.resurse financiare 10 20 30 40 50 1.59%


10 20 30 40 50 6.38%


9 18 27 36 45 1.43%


7 14 21 28 35 1.11%


18 36 48 72 90 14.37%

TOTAL

PUNCTAJ

1000 100% 626

100

99.886

Evaluarea factorială a postului ”Reprezntant Vânzări directe”bazată pe punctaj

FACTORI PUNCT

AJ

MAXIM

PONDERE SUBFACTORI


PONDEREA

SUBFACTO

RILOR DIN

TOTALUL


CAPABILITĂ

ȚI

300 30%



12 24 36 48 60 5.48%


8 16 24 32 40 3.65%


14 28 24 56 70 15.98%

5.Studii 12 24 36 48 60 5.48%

6.Experiență 7 14 21 28 35 1.59%

EFORT 7.Fizic 4 8 12 16 20 2.74%

100 10% 8.Mental 10 20 30 40 50 4.56%

9.Emoțional 6 12 18 24 30 2.74%

CONDIȚIIL

E

POSTULUI

200 20%



16 32 48 56 80 10.95%

12.Riscuri 12 24 36 48 60 5.48%

RESPONSABI

LITĂȚI

400 40%


14.Pt.resurse umane 10 20 30 40 50 2.28%



10 20 30 40 50 4.56%


9 18 27 36 45 2.05%


7 14 21 28 35 1.59%


18 36 48 72 90 20.54%

TOTAL

PUNCTAJ

1000 100% 626

100

99.93

Evaluarea factorială a postului ” Asistent Manager de țară ”bazată pe punctaj

FACTORI PUNCT

AJ

MAXIM

PONDERE SUBFACTORI


PONDEREA

SUBFACTO

RILOR DIN

TOTALUL


CAPABILITĂ

ȚI

300 30%



12 24 36 48 60 1.66%


8 16 24 32 40 4.42%


14 28 24 56 70 9.68%

5.Studii 12 24 36 48 60 6.64%

6.Experiență 7 14 21 28 35 3.87%

EFORT

100 10%

7.Fizic 4 8 12 16 20 0.01%

8.Mental 10 20 30 40 50 6.91%

9.Emoțional 6 12 18 24 30 2.48%

CONDIȚIILE

POSTULUI 200 20%



16 32 48 56 80 7.74%

12.Riscuri 12 24 36 48 60 6.64%

RESPONSABI

LITĂȚI

400 40%


14.Pt.resurse umane 10 20 30 40 50 4.15%



10 20 30 40 50 5.53%


9 18 27 36 45 4.98%


7 14 21 28 35 2.90%


18 36 48 72 90 9.96%

TOTAL

PUNCTAJ

1000 100% 723 100

Din evaluarea factorială a posturilor se observă o creștere a punctajului total alocat pe

niveluri,ceea ce ne ajută să identificăm posturile din punct de vedere ierarhic/al nivelului de

salarizare.

analiza posturilor la organizația avon cosmetics românia

Documents