6 certificarea smc

8/17/2019 6 Certificarea SMC

1/15

58

CAPITOLUL 6

CERTIFICAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITĂȚII

Prin certificare se înţelege modalitatea de atestare a conformităţii sistemuluicalităţii, cu un referenţial prestabilit. Certificarea este realizată de un organism neutru

independent de beneficiar, denumit organism de certificare.

Dovada conformităţii cu referenţialul (standard sau document normativ) oreprezintă certificatul (sistemului calităţii).

Acesta arată superioritatea organizaţiei faţă de concurenţi şi demonstrează existenţa

unui sistem al calităţii eficient. Certificarea sistemului calităţii se desfăşoară, de regulă, prin parcurgerea

următoarelor etape:

pregătirea auditului de certificare;

examinarea documentelor sistemului calităţii;

efectuarea auditului de certificare; acordarea certificatului şi supravegherea respectării condiţiilor certificăr ii.

Procesul certificare a unui sistem de management al calitatii trebuie sa parcurga

doua mari etape:1. Consultanta

2. CertificareaFiecare etapa se realizeaza de catre o firma distincta, in baza unui contract.

Conform reglementarilor IAF (International Acreditation Forum) intre firmele care

realizeaza consultanta si cea care realizeaza certificarea nu trebuie sa fie nici o legatura

pentru a se putea asigura impartialitatea procesului.

CONSULTANTA

Etapele procesului de implementare sunt in cele mai multe cazuri aceleasi,

indiferent de profilul afacerii contractate. Singura variabila in derularea lor este durata

alocata fiecarei etape, ele variind functie de profilul si complexitatea sistemului demanagement analizat.

1. Ini tiere proces

Initierea procesului presupune:

Stabilire contact

Discutii introductive Negociere clauze contractuale

Semnare contract consultanta

http://www.ab-consult.ro/#option1http://www.ab-consult.ro/#option1


2/15

59

2. Evaluare de diagnoza in it iala are ca obiective:

Evaluarea (auditul de diagnoza) al organizatiei trebuie sa cuprinda:

Compararea sistemului actual de desfasurare a activitatii cu cerintele standarduluide referinta

Identificare elemente tehnico-organizatorice si practici curente

Identificarea situatiilor neconforme fata de cerintele standardului de referinta

Identificarea punctelor critice ale fluxului de activitati, care pot provoca intirzieri,

deficiente, etc. si deci implicit costuri suplimentare Resursele umane si materiale existente

Sistemele de inregistrari si evidenta existente.

3. Proiectarea sistemului

In urma Raportului de Evaluare elaborat pe baza auditului diagnoza, se trece la proiectareadocumentatiei. In aceasta etapa sunt identificate metodele si mijloacele necesare pentru

satisfacerea cerintelor de managementul definite in standardul de referinta, este stabilitastructura documentatiei sistemului ce urmeaza a fi implementat si este stabilit un plan de

actiune pentru desfasurarea etapelor viitoare a programului de consultanta.

4. I nstru irea managementul ui

Succesul actiunilor viitoare depinde intr-o foarte mare masura de constientizarea intregului

personal, dar mai ales a personalului de management (low & middle management). In acestscop, se organizeaza un curs -seminar de constientizare a echipei manageriale, cu

urmatoarea tematica:

Calitate: concept si evolutie Standarde in domeniul calitatii ISO seria 9000;

Acreditare si certificare;

Organizarea sistemului calitatii; Documentatia sistemului de management al calitatii;

Costurile calitatii.

5. Intocmir ea documentatiei

Documentatia unui sistem de management al calitatii cuprinde:

Manualul calitatii Procedurile sistemului calitatii

Instructiuni de lucru/descriere de procese

Alte documente ale calitatii

Echipa de proiect - structura:

http://www.ab-consult.ro/#option2http://www.ab-consult.ro/#option3http://www.ab-consult.ro/#option4http://www.ab-consult.ro/#option5http://www.ab-consult.ro/#option5http://www.ab-consult.ro/#option4http://www.ab-consult.ro/#option3http://www.ab-consult.ro/#option2


3/15

60

Reprezentantul Managementului pentru Asigurarea Calitatii in calitate de

Coordonator de proiect

Comitet de coordonare format din sefii principalelor compartimente;

Propuneri pentru echipele de lucru pentru fiecare procedura de sistem si pentrufiecare proces.

6. Implementarea

Etapa de implementare la client, sub asistenta consultantului, a sistemului calitatiidefinit de catre documentele elaborate in etapa anterioara, va cuprinde urmatoarele

activitati:

Audituri interne sub indrumarea consultantului pentru depistarea neconformitatilor

sau problemelor de implementare aparute; Workshop-uri pentru analizarea neconformitatilor si stabilirea actiunilor corective

si preventive.

7. Audit pre-certi fi care

Efectuarea unui audit al sistemului calitatii implementat, audit limitat strict la

cerintele standardului de referinta.Acest audit se va finaliza cu un numar de rapoarte de neconformitate si cu un raport

de recomandari finale.

Consultantul poate recomanda un organism de certificare cu care intretine relatii de

colaborare si poate asigura asistenta necesara pe toata durata certificarii.

8. Asistenta in cadrul audi tul ui de cert if icare

CERTIFICAREA

Prezentam in continuare metodologia de certificare a unui sistem de management alcalitatii de catre un organism de evaluare a conformitatii („de certificare”) si anume S.C.

ROM CERT EURO S.R.L.

Etapele ce trebuiesc parcurse in procesul de certificare a unui sistem de

management al calitatii sunt:

Primirea si inregistrarea cererii de certificare

Orice organizatie poate sa solicite de la SC ROM CERT EURO SRL, fara nici oingradire, Cererea de certificare cod PG-01-F1 si/sau informatii privind procesul de

certificare. Cererea de certificare cod PG-01-F1 este in acest sens disponibila si pe site-ul

SC ROM CERT EURO SRL.

http://www.ab-consult.ro/#option6http://www.ab-consult.ro/#option7http://www.ab-consult.ro/#option8http://www.ab-consult.ro/#option8http://www.ab-consult.ro/#option7http://www.ab-consult.ro/#option6


4/15

61

Solicitarea de informatii sau Cererea de certificare cod PG-01-F1 sunt inregistrate in

Registrul de intrari-iesiri si se raspunde solicitantului.

Procesarea cererii de certificare

In cazul in care se primeste solicitarea de informatii de certificare se transmite

gratuit solicitantului prin fax, posta, curier sau prin delegat, in maxim 15 zile, mapa cudocumente privind procesul de certificare.

Mapa cu documente privind procesul de certificare contine:

o scurta prezentare a organismului si a activitatilor pe care le desfasoara;

prezentarea avantajelor pe care le confera certificarea de catre SC ROM CERT EURO

SRL;

schema procesului de certificare SMC;

lista cu tarifele generale percepute de SC ROM CERT EURO SRL; lista organizatiilor certificate de SC ROM CERT EURO SRL la data respectiva;

modelul certificatului de conformitate care se emite de SC ROM CERT EURO SRL;

acorduri interne si internationale incheiate de SC ROM CERT EURO SRL;

cererea de certificare.

La primirea Cererii de certificare cod PG-01-F1, se deschide un dosar (dosarul decertificare) pentru organizatia respectiva si se trasmit solicitantului Chestionarul pentru

identificarea si evaluarea preliminara a solicitantului certificarii SR EN ISO 9001:2008 cod

PG-01-F2.

Dosarul clientului va avea acelasi numar ca si contractul de certificare.

Solicitantul trebuie sa completeze clar si precis fiecare rubrica din chestionar.

Atunci cand un element nu se aplica in cadrul sistemului practicat de solicitant, acesta vamarca rubrica corespunzatooare cu ,,Neaplicabil’’ (NA).

Solicitantul va returna chestionarul completat, semnat si stampilat de reprezentantul

sau autorizat prin fax, posta, e-mail (scanat) sau prin delegat, dupa cum va considera

necesar.

Primirea, inregistrarea si analiza chestionarului, incheierea contractului de

certificare

Se primeste si se inregistreaza in registrul intrari-iesiri Chestionarul cod PG-01-F2.

Se realizeaza de catre Managerul de contract o prima analiza privind confirmareadisponibilitatii SC ROM CERT EURO SRL a competentelor cerute de indeplinireasolicitarilor. Aceasta analiza vizeaza domeniul general al activitatilor de certificare

solicitate.

Daca solicitarea corespunde domeniilor pentru care SC ROM CERT EURO SRL

dispune de capabilitatea si resursele necesare, Directorul General intocmeste proiectulcontractului de certificare cod PG-01-F3.


5/15


6/15

63

SC ROM EURO CERT SRL primeste solicitarea de certificare si o trateaza conform

procedurii cod PG-01 Analiza cererii de certificare si a contractului de certificare.

Aspecte generale privind certificarea initiala

Procedura de auditare in vederea certificarii contine urmatoarele etape (prezentateschematic in Anexa 1):

1. Analiza documentelor sistemului de management al calitatii, intocmirea Raportuluide evaluare a documentatiei SMC si transmiterea acestuia la client.

2. Realizarea auditului de certificare initiala Etapa 1, intocmirea Raportului de auditEtapa 1 si difuzarea unui exemplar clientului.

3. Realizarea auditului de certificare initiala Etapa 2, intocmirea Raportului de de audit

Etapa 2 si difuzarea unui exemplar clientului. 4. Realizarea auditului de urmarire daca este cazul.

5. Acordarea/neacordarea certificarii.

Auditul de certificare initiala a unui sistem de management se efectueaza in doua etape:

etapa 1 si etapa 2.

In etapa 1 a auditului se efectueaza: evaluarea documentatiei sistemului de management al calitati al clientului;

evaluarea sisemului prin auditul etapa 1 pentru verificarea functonarii sistemului si a

existentei unei infrastructuri corespunzatoare.

Desemnarea echipei de audit

Directorul Departamentului Certificare desemneaza CEA si membrii echipei de audit, cuconsultarea prealabila a CEA. Echipa de audit (cu informatii minime despre membrii

acesteia) se anunta auditatului care trebuie sa-si dea acordul cu privire la componenta ei.

La solicitarea clientului se pot furniza suplimentar o serie de referinte despre fiecaremembru al echipei de audit. Toate aceste informatii se transmit clientului, cu suficient timp

inainte pentru a permite organizatiei clientului sa obiecteze impotriva numirii vreunui

auditor sau expert tehnic. In ceeasi adresa se solicita confirmarea de catre client si a datelor

auditurilor etapa 1 si etapa 2.

Echipa de audit trebuie sa aiba o pregatire corespunzatoarepentru a intelege cerintele deorganizare si sistemul pe care il evalueaza. Acestia trebuie sa fie capabili sa inteleaga daca

proiectarea si implementarea sistemului de management al calitatii este corespunzatoare si

organizatia are capabilitatea de a satisface cerintele specifice, ale standardului de referinta pentru orice produs/serviciu furnizat in domeniul pentru care solicita certificarea si a altor

cerinte.


7/15

64

In anumite cazuri particulare, unde exista cerinte critice si probleme specifice, auditorii in

afara de cunostintele de baza trebuie sa aiba instruiri specifice si sa fie familiarizati cu

reglementarile legale. In asemenea cazuri, in echipa de audit se poate introduce un expert

tehnic, dar care nu va audita singur (il va insoti pe CEA sau pe un alt auditor).

Directorul Deparatmentului Certificare numeste de asemenea Managerul de contract careva monitoriza derularea contractului.

Clientul poate recuza unul dintre auditori sau expertul tehnic daca considera ca exista

conflict de interese. In acest caz se va numi o alta componenta a Echipeide audit, membriirecuzati fiind inlocuiti. Se retransmite componenta echipei spre acceptare de catre client.

Dupa primirea acceptului, CEA si membrii Echipei de audit sunt instruiti si semneaza in

Fisa de evaluare pentru desemnarea CEA/auditorilor/expertilor cod PG-03-F2, in Fisa de

confirmare a instruirii auditorilor inaintea efectuarii auditurilor cod PG-03-F3 si Declaratia

de confidetialitate cod PG-03-F4.

Instruirea auditorilor

Managerul de contract preda CEA documentatia aferenta, respectiv:

Fisa clientului cod PG-03-F1 (spre consultare);

documentele sistemului calitatii transmise de organizatie pe baza Procesului verbal de predare/primire documentele de catre CEA de la SC ROM CERT EURO SRL cod PG-

03-F5;

procedura “ Auditul de certificare initiala si certificarea initiala” cod: PG-03, inclusiv

anexele conform Listei documentelor primite-predate de CEA cod PG-03-F18;

standardul de referinta SR EN ISO 9001:2008 dupa care se face auditarea.Cand se considera necesar se dau si auditorilor documentele sistemului calitatii transmise

de organizatie pe baza unui Proces verbal de predare/primire documentele de la SC ROM

CERT EURO SRL cod PG-03-F5;

Analiza documentelor sistemului de management al calitatii

CEA examineaza documentele generale ale sistemului calitatii organizatiei auditate:

manualul calitatii si procedurile generale si de sistem.

Obiectivele evaluarii preliminare sunt acelea de a stabili daca: standardul SR EN ISO 9001:2008 ca referential este adecvat domeniului/domeniilor de

certificare solicitat(e);

domeniul de aplicare al SMC din manualul calitatii corespunde cu domeniul de

certificare din Fisa clientului cod PG-03-F1;


8/15

65

documentatia transmisa este completa (sau prezinta omisiuni) si trateaza toate cerintele

standardului de referinta si cerintele pentru care certificarea solicitata acopera toate

activitatile din domeniul de certificare.

CEA intocmeste Raportul de evaluare a documentatiei SMC cod PG-03-F6 si Managerul

de contract transmite clientului un exemplar.

In cazul in care documentatia este corecta si completa se poate planifica faza urmatoare, iar

cand documentatia este incompleta, completarea ei de catre solicitant nu va depasi 2 luni

de zile de la primirea rezultatului evaluarii. Nerespectarea acestui termen duce laintreruperea procesului de certificare.

Dupa primirea documentatiei revizuite, CEA o analizeaza si confirma inchiderea

neconformitatilor sau a observatiilor de la evaluarea initiala, daca documentele sunt

conforme, altfel se instiinteaza clientul pentru o noua revizuire. CEA inregistreaza

concluziile evaluarii in Raportul de evaluare a documentatiei SMC cod PG-03-F6. Dacadocumentatia este corecta, completa si clara se poate trece la etapa urmatoare.

Realizarea auditului de certificare initiala Etapa 1

Auditul initial de certificare Etapa 1 are drept scop:

evaluarea sediului c1ientului si a conditiilor specifice locatiei, si derularea discutiilorcu personalul c1ientului pentru a determina nivelul de pregatire pentru etapa a doua aauditului;

analiza stadiului sistemului clientului in raport cu cerintele standardului si a intelegeriide catre client a acestor cerinte, in particular cu privire la identificarea performantei

cheie sau a aspectelor, proceselor, obiectivelor si operatiunilor semnificative alesistemului de management;

colectarea informatiilor necesare referitoare la domeniul sistemului de management, procesele si locatia (locatiile) clientului si aspectele legale si reglementate aferente si

indeplinirea lor;

analiza alocarii resurselor pentru etapa 2 a auditului si stabilirea detaliilor, de comunacord cu c1ientul, pentru etapa 2 a auditului;

furnizarea unui punct de plecare pentru planificarea etapei 2 a auditului prin obtinerea

unei intelegeri suficiente a sistemului de management al clientului si a activitatilor dela fata locului, in contextul posibilelor aspecte semnificative;

evaluarea daca auditurile interne si analiza efectuata de management sunt planificate si

efectuate, si daca nivelul de implementare a sistemului de management demonstreazafaptul ca clientul este pregatit pentru etapa 2 a auditului.

Pentru cele mai multe sisteme de management este recomandat ca cel putin o parte dinetapa 1 a auditului trebuie sa fie efectuata la sediul c1ientului pentru a atinge obiectivele de

mai sus.


9/15

66

In plus, la vizitarea locatiei (locatiilor) fizice, „la fata locului" poate include acces de la distanta la

site (site-uri) electronice care contine (contin) informatii relevante pentru auditul sistemului

de management.

Auditul etapa 1 se poate face de catre echipa de audit sau doar de catre CEA.

In vederea pregatirii auditului initial de certifiare etapa 1, CEA intocmeste Planul de auditcod PG-03-F7 si are intrevederi cu echipa de audit pentru a pregati auditul, respectiv,

repartizarea sarcinilor de audit, precum si programarea activitatilor de auditare astfel incat

sa se incadreze in intervalul de timp stabilit de SDMC (in conformitate cu cerintele dinAnexele Ghidului IAF GD 2:2005 – Ghid IAF de aplicare a Ghidului ISO/IEC 62:1996.

Editia 4).

Managerul de contract transmite clientului Planul de audit cod PG-03-F7 insotit de o

adresa. Planul de audit cod PG-03-F7 poate fi transmis auditatului o data cu Raportul de

evaluare a documentatiei SMC cod PG-03-F6. Clientul trebuie sa aprobe Planul de auditcod PG-03-F7 si sa transmita la SC ROM CERT EURO SRL acceptul sau.

Desfasurarea auditului de certificare etapa 1 are loc in conformitate cu Planul de audit codPG-03-F7 si cu Chestionarul de audit SR EN ISO 9001:2008 cod PG-03-F9.

Etapele parcurse sunt urmatoarele :

1. Echipa de audit are o intrevedere cu conducerea organizatiei auditate (sedinta dedeschidere ocazie cu care se completeaza formularul Lista persoanelor participante la

sedinta de deschidere cod PG-03-F8).

Scopul sedintei de deschidere este:

de a prezenta membrii echipei de audit managementul auditatului;

de a reaminti scopul si domeniul auditatului;

de a prezenta un rezumat al metodelor si procedurilor care urmeaza sa fie utilizate

pentru efectuarea auditului; de a stabili caile oficiale de comunicare intre echipa de audit si auditat;

de a confirma ca sunt disponibile resursele si facilitatile necesare echipei de audit;

de a stabili ora si data pentru sedinta de inchidere si alte sedinte intermediare cumanagementul auditatului;

de a clarifica orice detalii neclare ale planului de audit.

2. Auditul se desfasoara conform Planului de audit cod PG-03-F7.

3. Auditorii procedeaza conform pct. 6.5. din SR EN ISO 19011:2003 utilizand

Chestionarul de audit SR EN ISO 9001:2008 cod PG-03-F9 pentru a-i facilita evaluarea.

Se completeaza cerintele “bolduite ” din chestionar.

4. CEA realizeaza inregistrarile in chestionarele utilizate, iar auditorii in Fisele deobservatii auditor/expert/auditor in formare cod PG-03-F11. Eventualele abateri de la

criteriile de audit sunt discutate cu CEA la sfarsitul fiecarei zile.

5. Inainte de sedinta de inchidere, CEA analizeaza impreuna cu auditorii constatarile si leincadreaza in neconformitati majore, minore si observatii, conform definitiilor de la

Cap.4.1 terminologie.


10/15

67

CEA completeza daca este cazul Fisele de neconformitate cod PG-03-F12 si Fisele de

observatie cod PG-03-F13.

6. Are loc o sedinta de inchidere a auditului de certificare cu participarea echipei de audit

si a conducerii organizatiei auditate. Sunt relevate neconformitatile si observatiile depistate

si se definitiveaza actiunile corective si termenele propuse de conducerea organizatiei.CEA prezinta sinteza aprecierilor asupra sistemului calitatii si se confirma data la care se

va difuza raportul de audit. Cu aceasta ocazie se completeaza Lista persoanelor

participante la sedinta de inchidere cod PG-03-F15.

Daca auditatul nu este de acord cu neconformitatile sau observatiile constatate sau cu

modul lor de incadrare poate face contestatie la organism in termen de 2 saptamani.

CEA redacteaza Raportul de audit Etapa 1 cod PG-03-F10. Acest document releva

constatarile auditului initial de certificare etapa 1, inclusiv identificarea oricarui subiect

susceptibil de a fi clasificat ca neconformitate in timpul etapei 2 a auditului. Raportul deaudit este proprietatea organismului. Raportul de audit Etapa 1 cod PG-03-F10 este

distribuit astfel: un exemplar auditatului, un exemplar clientului (daca clientul nu esteauditatul), daca este cazul si un exemplar in origial organismului de certificare.

Daca in urma auditului initialde certificare Etapa 1 rezulta neconformitati majore sau maimult de 5 necoformitati minore, are loc un audit de urmarire. Auditul de urmarire are ca

scop verificarea implementarii actiunilor corective pentru neconformitatile constate (printr-

o vizita pe teren sau verificarea dovezilor la sediul organismului).

In cadrul sedintei de inchidere se stabileste de comun acord cu clientul data auditului initialde certificare Etapa 2. Aceasta poate ramane data stabilita anterior sau se stabileste o noua

data.

Pentru determinarea intervalului dintre etapa 1 si etapa 2 a auditului, se vor lua in

considerare necesitatile clientului de a rezolva subiectele (susceptibile de a fi clasificate caneconformitati in etapa 2) identificate in timpul etapei 1 a auditului. Poate fi de asemeneanecesar ca organismul de certificare sa-si revizuiasca aranjamentele pentru etapa 2.

Se poate trece la etaapa 2 numai dupa stingerea eventualelor neconformtati si observatii.

Realizarea auditului initial de certificare Etapa 2

Scopul etapei 2 a auditului de certificare initiala este sa evalueze implementarea, inclusiv

eficacitatea sistemului de management al c1ientului. Etapa 2 a auditului are loc la sediul

(sediile) clientului.

Auditul de ertificare etapa 2 trebuie sa includa cel putin urmatoarele:

informatii si dovezi referitoare la conformitatea cu toate cerintele din standardulaplicabil sistemului de management sau din alte documente normative;

monitorizarea, masurarea, raportarea si analiza performaniei in raport cu obiectivelecheie si tintele (consecvent cu asteptarile standardului sistemului de management sau


11/15

68

ale altor documente normative aplicabile);

performanta sistemului de management al c1ientului in ce priveste conformarea culegislatia;

controlul operational al proceselor c1ientului;

auditarea interna si analiza efectuata de management; responsabilitatea managementului pentru politicile c1ientului;

legaturi intre cerinte normative, politici, obiective si tinte referitoare la performanta(consecvent cu asteptarile standardului sistemului de management sau ale altor

documente normative aplicabile), orice cerinie legale aplicabile, responsabilitati,

competente ale personalului, operatiuni, proceduri, date referitoare la performante siconstatarile si concluziile auditului intern.

In vederea pregatirii auditului initial de certifiare etapa 2, CEA intocmeste Planul de audit

cod PG-03-F7 si are intrevederi cu echipa de audit pentru a pregati auditul, respectiv,

repartizarea sarcinilor de audit, precum si programarea activitatilor de auditare astfel incatsa se incadreze in intervalul de timp stabilit de SDMC (in conformitate cu cerintele din

Anexele Ghidului IAF GD 2:2005 – Ghid IAF de aplicare a Ghidului ISO/IEC 62:1996.Editia 4).

Managerul de contract transmite clientului Planul de audit cod PG-03-F7 pentru etapa 2insotit de o adresa. Clientul trebuie sa aprobe Planul de audit cod PG-03-F7 si sa transmita

la SC ROM CERT EURO SRL acceptul sau.

Desfasurarea auditului de certificare etapa2 are loc in conformitate cu Planul de audit codPG-03-F7 si cu Chestionarul de audit SR EN ISO 9001:2008 cod PG-03-F9. Daca este

necesar se utilizeaza suplimentar si Chestionarul de audit specific conform listei de

chestionare.

Etapele parcurse sunt urmatoarele :

1. Echipa de audit are o intrevedere cu conducerea organizatiei auditate (sedinta dedeschidere ocazie cu care se completeaza formularul Lista persoanelor participante la

sedinta de deschidere cod PG-03-F8).

Scopul sedintei de deschidere este:

de a prezenta membrii echipei de audit managementul auditatului;

de a reaminti scopul si domeniul de certificare al auditatului;

de a prezenta un rezumat al metodelor si procedurilor care urmeaza sa fie utilizate pentru efectuarea auditului;

de a stabili caile oficiale de comunicare intre echipa de audit si auditat;

de a confirma disponibilitatea resurselelor si facilitatilor necesare echipei de audit;

de a stabili ora si data pentru sedinta de inchidere si alte sedinte intermediare cu

managementul auditatului; de a clarifica orice detalii neclare ale planului de audit.

2. Auditul se desfasoara conform Planului de audit cod PG-03-F7, conform pct. 6.5. din SR

EN ISO 19011:2003.

Se utilizeaza urmatoarele documente necesare pentru a-i facilita evaluarea:

Chestionarul de audit SR EN ISO 9001:2008 cod PG-03-F9.


12/15

69

Pentru domenii reglementate se poate utiliza suplimentar si Chestionarul de audit

specific conform listei de chestionare, pentru verificarea cerintelor legale aplicabile.

3. CEA realizeaza inregistrarile in chestionarele utilizate, iar auditorii in Fisele de

observatii auditor/expert/auditor in formare cod PG-03-F11. Eventualele abateri de la

criteriile de audit sunt discutate cu CEA la sfarsitul fiecarei zile.

4. Inainte de sedinta de inchidere, CEA analizeaza impreuna cu auditorii constatarile si le

incadreaza in neconformitati majore, minore si observatii, conform definitiilor de la

cap.4.1 terminologie.

CEA completeza daca este cazul Fisele de neconformitate cod PG-03-F12 si Fisele deobservatie cod PG-03-F13.

5. Are loc o sedinta de inchidere a auditului de certificare cu participarea echipei de audit

si a conducerii organizatiei de auditare. Sunt relevate neconformitatile si observatiile

depistate si se definitiveaza actiunile corective si termenele propuse de conducereaorganizatiei. CEA prezinta sinteza aprecierilor asupra sistemului calitatii si se confirma

data la care se va difuza raportul de audit, daca nu se intocmeste inainte de sedinta deinchidere. Cu aceasta ocazie se completeaza Lista persoanelor participante la sedinta de

inchidere cod PG-03-F15.

Daca auditatul nu este de acord cu neconformitatile sau observatiile constatate sau cu

modul lor de incadrare poate face contestatie la organism in termen de 2 saptamani.

CEA redacteaza Raportul de audit Etapa 2 cod PG-03-F10. Acest document releva

constatarile auditului initial de certificare etapa 2 si contine recomandar de imbunatatire(Echipa de audit nu trebuie sa recomande solutii tehnice). Acesta contine anexat si

Angajamentul privind respectarea regulamentului SC ROM CERT EURO SRL de aplicare

a marcii de certificare pentru SMC cod PG-03-F16 si este distribuit astfel: un exemplar

auditatului, un exemplar clientului (daca clientul nu este auditatul), daca este cazul si unexemplar in origial organismului de certificare.

Raportul de audit este proprietatea organismului.

Se difuzeaza auditatului si un exemplar din Chestionarul de evaluare a satisfactiei

clientului cod PS-09-F1 cu rugamintea de a fi returnat ulterior organismului de certificare.

Daca in urma auditului initial de certificare Etapa 2 rezulta neconformitati majore sau maimult de 5 necoformitati minore, are loc un audit de urmarire. Auditul de urmarire are ca

scop verificarea implementarii actiunilor corective pentru neconformitatile constate (printr-

o vizita pe teren sau verificarea dovezilor la sediul organismului).

Acordarea/neacordare certificarii

In vederea acordarii/neacordarii certificarii sunt esentiale concluziile auditului de

certificare initiala.

Echipa de audit trebuie sa analizeze toate informaiiile si dovezile de audit colectate in


13/15

70

timpul etapei 1 si etapei 2 a auditului, sa analizeze constatarile auditului si sa convina

concluziile de audit.

Informaiiile furnizate de echipa de audit organismului de certificare pentru decizia de

certificare trebuie sa includa, cel puitn:

rapoartele de audit; comentariile asupra neconformitaiilor si, atunci cand este aplicabil, corectiile si

actiunile corective intreprinse de client;

confirmarea informaitiilor furnizate catre organismul de certificare si utilizate inanaliza cererii;

o recomandare de acordare sau neacordare a certificarii impreuna cu toate conditiile

sau observaitile.

Toate aceste informatii se regasesc in Rapoartele de audit.

Comitetul de certifiare ia decizia de certificare pe baza unei evaluari a constatarilor siconcluziilor auditului si a oricaror altor informaiti relevante (de exemplu: informaiii

publice, comentarii din raportul de audit de la client) conform proedurii PG-05 Evaluarea

finala. Decizia referitoare la certificarea SMC.

Aspecte administrative

Managerul de cntract urmareste derularea contractului prin intermediul formularului

Monitorizarea contractului de certificare SMC cod PG-03-F19.

CEA completeaza formularul Lista documentelor primite-predate de CEA cod PG-03-F18

pe care il preda Managrului de contract impreuna cu Fisele de evidenta a auditurilor cod

PS-08-F3, in vederea efectuari platii de catre organismul de certificare.

INREGISTRARI

Formulare utilizate

Fisa clientului -cod PG-03-F1

Fisa de evaluare pentru desemnarea CEA/auditorilor/expertilor -cod PG-03-F2

Fisa de confirmare a instruirii auditorilor inaintea efectuarii auditurilor -cod PG-03-F3

Declaratie de confidetialitate -cod PG-03-F4

Proces verbal de predare/primire documentele de catre

CEA de la SC ROM CERT EURO SRL - cod PG-03-F5

Raport de evaluare a documentatiei SMC -cod PG-03-F6 Plan de audit -cod PG-03-F7

Lista persoanelor participante la sedinta de deschidere -cod PG-03-F8

Chestionar de audit SR EN ISO 9001:2008 -cod PG-03-F9

Chestionar de audit specific conform listei de chestionare -

Raport de audit Etapa 1 -cod PG-03-F10

Fisa de observatii auditor/expert/auditor in formare -cod PG-03-F11


14/15

71

Fisa de neconformitate -cod PG-03-F12

Fisa de observatie -cod PG-03-F13

Raport de audit Etapa2 -cod PG-03-F14

Lista persoanelor participante la sedinta de inchidere -cod PG-03-F15

Angajament privind respectarea regulamentului SC ROM CERT EURO SRLde aplicare a marcii de certificare pentru SMC -cod PG-03-F16

Lista documentelor primite-predate de CEA -cod PG-03-F18

Monitorizarea contractului de certificare SMC -cod PG-03-F19

Anexa 1 Schema de certificare SMC SR EN ISO 9001:2008 -

Fisa de evidenta a auditurilor -cod PS-08-F3

Chestionar de evaluare a satisfactiei clientului -cod PS-09-F1


15/15

72

ANEXA 1 - ETAPELE ŞI FAZELE CERTIFICĂRII ETAPELE PROCESULUI DE CERTIFICARE AL UNUI

ISTEM DE MANAGEMENT AL CALITATII

NU

DA

DA

NU Dovezi

NU DA

NU

DA

Analiza cerere de certificare si incheierea contractuluide certificare conform procedurii cod PG-01

Analiza documentelor sistemului

de management al calitatii

Audit initial de certificare-Etapa 1

Revizuirea documentelor sitransmiterea la SC ROM CERT

EURO SRL in termen de 60 de zile

Rezolvarea neconformitatilor/observatiilor in termen de 60 zile

Audit initial de certificare_Etapa 2

Rezolvarea neconformitatilor/observatiilor in termen de 60 zile

Audit de urmarire

Documentele sunt complete siclare? Intocmirea Raportului deevaluare a documentatie SMC sitransmiterea acestuia catre client.

S-au identificat neconformitati sau

observatii? Intocmirea Raportuluide audit etapa 1 si difuzarea unui

exemplar catre client.

S-au identificat neconformitati sauobservatii? Intocmirea Raportului

de audit etapa 2 si difuzarea unui

exemplar catre client.

Luarea deciziei de acordare acertificarii conform procedurii

cod PG-05.

Luarea deciziei de neacordare a

certificarii conform procedurii

cod PG-05

6 certificarea smc

Documents